Oppsummering av eksterne innspill

Transkript

1 Arbeidsgruppe for å utarbeide Strategi 2017 for Arkivverket TS Oppsummering av eksterne innspill H1 Tilrettelegge arkivdanning Overordnet 1: Situasjonsbeskrivelse og statusvurdering Utfordringer i arkivdanningen: Det er nødvendig å styrke arbeidet med privatarkiver (Kulturrådet m.fl.) Elektronisk kommunikasjon skjer i en rekke kanaler: telefon, tekstmeldinger, sosiale medier, m.m. Antallet dokumenter som fanges av sak/arkivssystemene synker. Det er nødvendig å utvikle praktiske løsninger for å fange informasjonen i de nye kanalene og for å skille klint fra hvete. Hvem har ansvaret? (Leverandør). En viktig utfordring er å sette klare skiller mellom formell og uformell kommunikasjon i en verden hvor dette skjer i nye og ulike kanaler (Leverandør). En synkende andel av arkivdokumentasjonen fanges opp av sak/arkivsystemene. Saksbehandling dokumenteres i økende grad i fagsystemer. Fremtiden er spesialsystemer! (Leverandører). Saksbehandlingen foregår i større grad i databaser og fagsystemer som ikke er integrert med arkivsystemet (Arkivledernettverket i departementene) Kommunenes fagsystemer mangler gjennomgående funksjoner for uttrekk. Systemene er ikke tilrettelagt for bevaring, og kommunenes har ikke råd til å kjøpe dyre konsulenttjenester heller ikke for å fremstille uttrekk fra Noark-4-systemer (KAI-institusjoner) I kommunesektoren er det spesielt utfordrende med dokumentfangst og integrasjoner mot elektronisk arkiv fra de utallige fagsystemer enhver kommune benytter (Norsk arkivråd) En viktig utfordring for arkivfeltet blir å fokusere på forenkling, og dermed større bruk av arkivløsningene som vil gi bedre arkivdanning (Leverandør) Det kreves en bevisstgjøring blant kommunenes ledelse på at det elektroniske materialet skal kunne langtidsbevares på en sikker måte - og det koster faktisk ressurser (KDRS) Arkivpersonalet i forvaltningen har ikke tilstrekkelig IT-kompetanse (Leverandør) Det er behov for en bedre regional samordning av arbeidet med statlige, kommunale og private arkiv (Kulturrådet) Det bør utvikles regionale institusjoner med bredere oppgavefelt, kompetanse og tjenestespekter. Lokalt og regionalt arkivarbeid bør sikres et tydelig mandat og politisk forankring (Kulturrådet) Riksarkivarens og Arkivverkets rolle i arkivdanningen: Arkivverkets mangler evne og vilje til å samarbeide med kommunal sektor (KAI-inst.) Arkivverket, spesielt statsarkivene, kan per i dag for lite om arkivdanning i praksis i kommuner (KAI-inst.). Det overordnede ansvaret for arkivdanning må ut av Arkivverket og koordineres med andre aktører som KS, DIFI m.fl. (KAI-inst.) Kulturdepartementet har mistet sin legitimitet som ansvarlig for arkivdanning, Riksarkivet er i ferd med å miste den. Det kreves en kraftig og seriøs innsats for å holde fagfeltet organisatorisk samlet (Norsk arkivråd) Regjeringens digitaliseringsstrategi legger opp til at dialogen med innbyggere og næringsliv i kommunene skal være digital følgelig også arkivdanningen. Men Riksarkivaren prioriterer i for liten grad de daglige arkivfunksjonene i kommunal og statlig sektor. Statsarkivene er ikke i stand til å gi kommunene veiledning på det digitale området (KS)

2 Arkivverket må ikke bare ha depotbriller. Det må også interessere seg for arkivdokumentasjon som ikke skal avleveres, men som likevel har viktig administrativ eller rettslig verdi for arkivskapere o.a. i bruksfasen (Norsk arkivråd). En del av det vi driver med (kanskje en stor del) vil ikke bli avlevert, men er altså like fullt viktig for oss. (Arkivledernettverket i departementene) Arkivverket må møte de nye utfordringene i forbindelse med dokumentfangst. Det må også involvere seg i utviklingsarbeid i tilknytning til e-forvaltning, og ikke nøye seg med klassisk saksbehandling og Noark-systemer (KAI-inst.) Det bør være et klart skille mellom [Arkivverkets] operative oppgaver, lovforvaltning og utviklingsoppgaver (Kulturrådet) Strategiformulering(er): Arkivfeltet har en stor pedagogisk utfordring i å få samfunnet til å forstå hensikten med arbeidet med arkiv. For mange arkivskapere medgår masse tid og penger. Arkivverkets bør etterstrebe samme enklere strategi som Nasjonalbiblioteket: å høste informasjon fra systemer i stedet for å kreve uttrekk og testing etter dagens ressurskrevende prosedyrer (Leverandør) Implementering av løsninger for dokumentfangst fra alle typer «nye» medier som e-post, sms, sosiale medier (Norsk arkivråd) Implementering av løsninger for dokumentfangst fra fagsystemer uten arkiveringsfunksjonalitet, samhandlingsløsninger av typen SharePoint, osv. (Norsk arkivråd) Overordnet 2: Oppfølging av arkivmeldingen: En av dagens aller viktigste utfordringer er å utvikle strategier og rutiner for bevaring og formidling av elektroniske privatarkiver i vid forstand (Arbark) Arkivmeldingen har satt opp et tiltak for digitalt skapt arkiv i kommunal sektor, og dette er knyttet til digitalt depot. Det er ikke sikkert at dette er det riktige tiltaket å prioritere, og i alle fall ikke uten at behovet eller innretningen er drøftet med kommunesektoren (KS) H1.1: Utforme standarder og regelverk Det er behov for lovpålagt bevaring av privatarkiv (LLP) Det er vanskelig med et gammelt regelverk som ikke er tilpasset moderne arkivdanning (Departementenes arkivledergruppe) Dagens lov- og forskriftsverk er tilpasset papirtankegang. - Korleis vera i framkant med utviklinga når lovverket er i bakkant? (KAI-inst., Leverandører) Regelverket for elektronisk arkivdanning bør oppdateres slik at det er samsvar med den teknologiske utviklingen (Landbruksdep.) Noark: Standard/grensesnitt dekker ikke utviklernes og kundenes behov (Leverandører) Godkjenningsopplegget for Noark-systemer oppleves uryddig (Leverandører) Noark-leverandører som har fått systemet godkjent av Riksarkivarens, har likevel ikke fullgod funksjonalitet for å fremstille arkivuttrekk uten kjøp av kostbare konsulenttjenester fra vedkommende leverandør (KAI-inst.) Noark 5 er ikke blitt den forenkling man kunne ønsket. Den er omfattende på unødvendige områder. Kravene kan ofte være vanskelige å forstå. Implementering er kostbart. Leverandører burde deltatt i utviklingen, og bidrar gjerne ved revisjon. (Leverandør) Motsetningen mellom personvern og arkivplikt blir stadig viktigere. Vi ser daglig at arkivplikten kommer til kort overfor personvernlovgivningens bestemmelser. De viktigste hindrene for en tjenlig arkivmessig håndtering av e-post og lignende media er hverken av 2

3 teknisk eller økonomisk karakter. De er av juridisk og politisk natur. Det trengs en bred offentlig debatt om dette, der sentrale aktører må gi klare meldinger. (Bergen byarkiv) H1.2: Kartlegge og ajourholde oversikt over arkivdanning H1.3: Foreta bk-vurdering (statlig og kommunalt arkivmateriale) Det mangler rutiner for bevaring/kassasjon av innholdet i elektroniske arkiver (Norsk arkivråd). Kassasjon i en elektronisk verden: Riksarkivet overfører papirløsninger til elektronisk virkelighet. Fremfinning i enorme datamengder burde være et tema, men det er lite diskusjon om dette (Leverandør) Forslaget [fra Riksarkivaren] til nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser er etter det vi kan se, krevende å implementere. Det er i svært liten grad gjennomført kassasjon de siste årene (Arkivledernettverket i departementene). Nye kassasjonsregler (foreliggende utkast?) henger i liten grad sammen med hvordan det jobbes (Norsk arkivråd) H1.4: Definere uttrekksmetode for digitalt arkivmateriale som er vedtatt bevart H1.5: Avtale og gjennomføre avleveringer Vi må kunne føle oss trygge på at vi kan foreta elektroniske avleveringer som fungerer og det må være nødvendig testverktøy tilgjengelige for de som skal/kan bruke dem (Norsk arkivråd) Digitale avleveringer bør kunne overføres elektronisk til depot (Leverandører) Avlevering i Noark 4-format er krevende, kostbart og vanskelig i forhold til kundene. Noark 5-formatet representerer en positiv forenkling. Men Riksarkivet gir uklare råd (Leverandører) H1.6: Gjennomføre tilsyn i statlig og kommunal forvaltning Riksarkivarens tilsyn overfor kommunal sektor er i all hovedsak rettet inn mot arkivlokaler for eldre og avsluttede papirarkiv. Det viktigste er imidlertid å føre tilsyn med det digitalt skapte arkivmaterialet, og særskilt fagsystemene, hvor det er størst fare for uhjemlet arkivtap. Riksarkivaren bør intensivere sine tilsyn med digitalt skapte arkiv - også for andre løsninger enn de ordinære sakarkivsystemene (KS). Det er viktig å skille tilsyn fra veiledning (KS) H1.7: Samarbeide med kommunale aktører om arkivdanning og arkivbevaring En av de viktigste utfordringene fremover gjelder depotløsningene både for elektroniske og manuelle arkiver. Samarbeidet mellom Riksarkivet og KAI-miljøet om digitale depotløsninger (DIAS) har fungert svært godt. (KAI-inst.) Digital langtidslagring er krevende, og et samarbeid er nødvendig. KDRS har de nødvendige ressursene til å tilby samordnede depottjenester til medlemskommunene. Dette krever et samarbeid med Arkivverket mht. utnyttelsen av ressurser praktisk og på systemsiden (KDRS) Samarbeid med Arkivverket om privatarkiver generelt og elektroniske privatarkiver spesielt er ønskelig (KAI-inst.) Samarbeid med Arkivverket er ønskelig for å møte følgende andre utfordringer: - verktøy for håndtering og testing av avleveringer, Noark-5, digitalt sikringsmagasin (el-depot), drift av el-depot, dokumentfangst generelt (KAI-inst.) 3

4 Arkivverket må delta i det kommunale miljøet, og være en sparringspartner som er tilgjengelig når arkivdanningsinstitusjonene ber om råd og veiledning (KAI-inst.) H1.8: Samarbeide med andre bevaringsmiljøer om strategi for å bevare digitale privatarkiver H1.9: Gjøre arkivdanningen og dens betydning synlig i det offentlige rom H1.10: Gjennomføre/delta i arkivundervisning H2 Bevare og forvalte arkiver H2.1: Utbygge tilstrekkelig magasin- og mottakskapasitet Bevisstheten om at elektroniske arkiver må sikres og bevares for ettertiden, er lav på kommunal sektor. Bevaring har en kostnad som ofte ikke er med i prosjektene når helelektroniske saksbehandlingsløsninger innføres. Kommunenes ledelse må bevisstgjøres om at elektronisk arkivmateriale skal kunne langtidsbevares på en sikker måte - og det koster ressurser (KDRS) Samlokalisering i arkivsenter vil være ressursbesparende med mange fellestjenester, og øke effektiviteten. Institusjonene vil utfylle hverandre med henblikk på samlinger og kompetanse, og dermed være bedre for brukerne (KAI-inst.) H2.2: Motta avleveringer og foreta kvalitetskontroll H2.3: Integritetssikre digitale avleveringer H2.4: Katalogisere mottatt materiale Arkivverket bør sørge for at ASTA blir fritt tilgjengelig, og at løsningen videreutvikles og forenkles (KAI-inst.) H2.5: Konservere bevart analogt arkivmateriale H2.6: Vedlikeholde bevart digitalt arkivmateriale H2.7: Utvikle verktøy for håndtering og testing av digitale avleveringer H2.8: Digitalisere analogt arkivmateriale Politikerne ønsker økt satsning på digital formidling som krever digitalisering av papirarkiver. Dette krever imidlertid store investeringer (KAI-inst.) H2.9: Fremstille bruksversjoner av digitalt skapt arkivmateriale H3 Gjøre arkivmateriale tilgjengelig H3.1: Betjene og veilede arkivbrukere på Arkivverkets lesesaler H3.2: Besvare løpende brukerhenvendelser som mottas pr. brev, telefon eller e-post H3.3: Behandle forespørsler om innsyn i tilgangsbegrenset materiale H3.4: Attestere kopier av materiale til rettslig bruk H3.5: Gjøre arkivmateriale tilgjengelig på nett Det er behov for bedre digital tilgjengelighet, inkludert brukertilgang til elektronisk skapt arkiv (Kulturrådet) 4

5 Digitalisert materiale gir større utfordringer mht. søk etc. Derfor trengs nøkler som automatisk kan trekke ut sentrale begreper fra skannet materiale som så gir bedre søkemuligheter, en slags OCR-lesing av dokumenter på sentrale begreper (DIS-Norge) Søkegrensesnitt: Det er behov for funksjonalitet for fonetisk søk for kompensere for varierende skrivemåter, typisk av navn. Eksempel: Søk på Eidsvold gir treff på Ejdsvoll og andre skrivemåter. (DIS-Norge) H3.6: Gjøre kataloginformasjon tilgjengelig på nett H3.7: Administrere digital brukertjeneste (forskertjeneste) med tilgangsbegrenset materiale H3.8: Publisere vitenskapelige kildeutgivelser H3.9: Gjennomføre og publisere arkivforskning Arkivforskningen bør styrkes. Arkiv bør etableres klarere som akademisk disiplin (Kulturrådet) Det utføres lite forskning og utvikling på arkivdanning. Dette er uheldig med tanke på faglig utvikling og fremdrift (Norsk arkivråd) Forskning og utvikling på arkivområdet bør ha fokus på bevaring og tilgjengelighet (Leverandør) H3.10: Synliggjøre arkivene som samfunnsressurs og øke brukspotensialet Det bør legges større vekt på aktiv formidling, sosial inkludering og kritisk dialog med publikum og offentlighet (Kulturrådet) 5