ARBEIDS- OG ANSVARSFORDELING FOR SKRIFTLIGE SKOLEEKSAMENER VED UNIVERSITETET I TROMSØ

Transkript

1 Godkjent av universitetsdirektøren 28. mars Oppdatert av seniorrådgiver Tor-Erik Fossli, Avdeling for utdanning, 5. april Vedlegg 1 til kapittel 12 ARBEIDS- OG ANSVARSFORDELING FOR SKRIFTLIGE SKOLEEKSAMENER VED UNIVERSITETET I TROMSØ Innhold Formål... 1 Virkeområde... 1 Felles studentsystem og Syllabus... 1 Arbeids- og ansvarsområder for Avdeling for utdanning... 2 Arbeids- og ansvarsområder for fakultetene... 4 Alternativ arbeids- og ansvarsdeling for gjennomføring av skriftlige skoleeksamener... 8 Tidsfrister for planlegging og avvikling av skriftlige skoleeksamener... 8 Relevante dokumenter for planlegging og avvikling av skriftlige skoleeksamener... 8 Formål Ved Universitetet i Tromsø (UiT) er ansvaret for skriftlige skoleeksamener delt mellom fakultetene og administrasjonen. Dette dokumentet skal bidra til kvalitetsmessig god planlegging og samhandling i forbindelse med avvikling av skriftlige skoleeksamener ved UiT. Virkeområde Overordnet beskrivelse av eksamensforvaltningen ved UiT er gitt i kvalitetssystemets Kapittel 12 Forvaltning av eksamens og sensur ved Universitetet i Tromsø og i Kapittel 19 Individuell tilrettelegging til eksamen. Dette vedlegget gir en detaljert beskrivelse av de elementer, rutiner og ansvarsfordeling som gjelder arbeidet med skriftlige skoleeksamener som avvikles i universitetets eksamenslokaler. Skoleeksamensavvikling i lokalene i Åsgårdveien 9 er beskrevet i et eget vedlegg fordi rutiner og arbeidsdeling mellom fakultetene og Avdeling for utdanning (UTA) er forskjellig fra eksamensavviklingen i øvrige eksamenslokaler (se Vedlegg 2 til kapittel 12 Arbeids- og ansvarsfordeling for skriftlige skoleeksamener i Åsgårdveien 9). Beskrivelsen av arbeids- og ansvarsfordelinga som er gitt i dette dokumentet er gjeldende, med mindre annen ansvars- og arbeidsdeling er avtalt særskilt mellom fakultet og UTA. Lokale prosedyrer, rutiner, arbeids- og ansvarsfordeling for arbeidet med skoleeksamener på fakultets- og instituttnivå, skal være beskrevet i enhetenes egne prosedyrebeskrivelser. Felles studentsystem og Syllabus Felles studentsystem (FS) har en sentral rolle i planleggingen av eksamensavviklingen, og for den informasjonen som universitetet publiserer om tidspunkt for skriftlige skoleeksamener. Bruken av FS, herunder kvaliteten på de data som legges inn i FS, er avgjørende for gode resultater i eksamensarbeidet. Elektronisk behandling av studentopplysninger ved UiT er for øvrig beskrevet i kvalitetssystemet i Kapittel 17 Behandling av studentopplysninger. Sentrale eksamensrelaterte oppgaver i FS: beskrive vurderingskombinasjoner for alle emner registrere eksamensdatoer for alle emner ta ut rapport med alle vurderingsenheter fordelt på dato ta ut rapport med oversikt over alle individuelle tilrettelegginger Side 1

2 Syllabus Rom- og timeplanleggingssystemet Syllabus brukes til å reservere eksamensrom og for å skaffe oversikt over ledig romkapasitet i universitetets lokaler. Arbeids- og ansvarsområder for Avdeling for utdanning Avdeling for utdanning (UTA) har ansvar for å reservere eksamensrom og administrere eksamensvakter på eksamenssted. I det følgende gis en detaljert og kronologisk beskrivelse av de oppgavene som medfølger: Oppgaver i Felles studentsystem (FS): Eksamensplanleggingen gjøres med utgangspunkt i den informasjonen som er lagt inn i FS. UTA har et særlig ansvar for å følge opp og vedlikeholde data i vurderingsmodulen i FS. Dette innebærer følgende oppgaver: vedlikehold av vurderingskombinasjoner for alle emner lage nye vurderingskombinasjoner og/eller endre eksisterende når nye beskrivelser fra fakultetene gjør det nødvendig kontrollere alle vurderingskombinasjonene manuelt ved å sammenligne informasjon fra Emne på nett (EpN) med informasjonen som ligger i FS oppretting av vurderingsenheter/vurderingstid koordinering og oppretting av vurderingsenheter mot undervisning før studweb åpnes for studentene påminne fakultetene om at de skal registrere eksamensdatoforslag i FS innen gitt frist uttak av liste fra FS med oversikt over antall kandidater fordelt på eksamensdato. Listen tas ut når fristen for å levere eksamensmelding er utløpt, og er grunnlaget for eksamensplanleggingen (NB Etter eksamensmeldingsfristen kan det derfor ikke skje endringer i FS uten at UTA er særskilt forespurt) utarbeide felles regelverk for avvikling av skriftlig skoleeksamen ved UiT. Oppgaver knyttet til eksamensrom og fordeling av kandidater og eksamensvakter Med mindre annet er avtalt med fakultetene, har UTA ansvar for å reservere eksamensrom til skriftlige skoleeksamener. Rommene reserveres i Syllabus. UTA har ansvar for følgende oppgaver: reservering av eksamensrom som er disponible i eksamensperioden fordeling av alle emner med skriftlig skoleeksamen på eksamensrom fordeling av kandidater på eksamensrom fordeling av, og tilkalling av, eksamensvakter utpeking av hovedvakt på det enkelte eksamensstedet, og å gjøre dette kjent for fakultetene gjøre avklaringer med fakultetene om eventuelle endringer av eksamensdato på bakgrunn av rom- og vaktkapasitet publisering på nett av fakultetsvise oversikter over eksamensdatoene for skriftlige skoleeksamener innen 1. november for høsten og 1. mai for våren. Administrasjon av eksamensvakter Med mindre annet er avtalt med fakultetene, har UTA ansvar for å administrere eksamensvaktene. UTA har ansvar for følgende oppgaver: administrasjon av eksamensvakter Side 2

3 utsteding av parkeringskort til eksamensvaktene kontrollering av vaktenes godkjente timelister og utbetaling av lønn når eksamensperioden er over rekruttering, skolering og generell opplæring av nye eksamensvakter (gjelder ikke faglige spørsmål). Eksamensavvikling i universitetets felles PC-rom (rom B-130) i Administrasjonsbygget UTA har et utvidet ansvar for eksamensavviklingen i PC-rommet i Administrasjonsbygget og har ansvar for følgende oppgaver 1 : utsending av oversikt over potensielle PC-brukere til ansvarlig i IT-avdelinga sikring av at dørene til PC-rommet er åpnet innen kl på eksamensdagene bringing av eksamensoppgavene til PC-rommet etter at fakultetene har levert oppgavene til UTA klargjøring av PC-ene til eksamen (slå på, hente eksamensfil i Word, skrive inn riktig emnekode og kandidatnummer, lagre filen med emnekodenavn på C-området på maskinen) sjekke om skriveren virker, og at den har nok papir sørge for at det er tilstrekkelig omslagsark, ekstra kladdepapir, trekkskjema, ordensregler og tags/pinner i lokalet (gjøres av eksamensvaktene) sletting av eksamensbesvarelsene fra alle PC-ene etter eksamen er fullført. Avvikling av utsatte prøver og kontinuasjonseksamener i hovedperiodene Ved utsatt eksamen og kontinuasjonseksamen kan det være opp til 20 forskjellige emner som avvikles samtidig i eksamenslokalet. Det er på den bakgrunn hensiktsmessig at Avdeling for utdanning tar ansvaret for avvikling av utsatte prøver og kontinuasjonseksamen. Disse eksamenene avvikles som hovedregel i siste halvdel av februar for våren og i siste halvdel av september for høsten, i universitetets eksamenslokaler i Administrasjonsbygget (rom B.154 og Aud. Max). Utsatte prøver og kontinuasjonseksamener som avvikles utenfor disse periodene, er fakultetenes ansvar (se beskrivelse i eget punkt). Med mindre annen ansvars- og arbeidsdeling er avtalt mellom fakultet og UTA, har UTA ansvar for følgende oppgaver i forbindelse med utsatte prøver og kontinuasjonseksamener (i tillegg til oppgavene som er beskrevet for ordinære eksamener): eksamensmelde kandidatene i FS på bakgrunn av oppmeldingsskjemaene som fakultetene har godkjent på forhånd og sendt til UTA merke eksamenslokalene og dører med oppslag på strategiske plasser (gir informasjon om eksamensavvikling, slik at andre kan vise hensyn) merke med oppslag hvor og når aktuell eksamen avvikles (romnummer/ romadresse/emnekode og eksamenstid) sørge for orden i rommet(-ene) sette ut bordkort med emnekode (dagen før eksamen) og sørge for tilstrekkelig omslag, ekstra kladdepapir, innføringspapir, trekkskjema, ordensregler, tags (pinner), kopi-sett, sorte penner, og plassere dette på rommet som benyttes av vaktene til innlevering og kontroll av besvarelsene lage liste med oversikt over tillatte hjelpemidler til hvert emne 1 Oppgavene må være fullført innen kl slik at eventuelle feil med PC-ene kan rettes opp før eksamen starter. IT-avdelingen stiller med kontaktperson. Side 3

4 klargjøre eksamenslokalene til kl på hver eksamensdag merke spesielt de plassene hvor de enkelte kandidatene med ekstra tid til å skrive eller hvile skal sitte sende/levere besvarelsene og kandidatlistene til fakultet for kopiering/utsending til sensor(-ene). Arbeids- og ansvarsområder for fakultetene Fakultetene har ansvar for å administrere eksamensoppgavene, kandidatenes eksamensbesvarelser, og for den praktisk avviklingen av skriftlige skoleeksamener i eksamenslokalene. I det følgende gis en beskrivelse av disse oppgavene, sortert i kronologisk rekkefølge. Oppgaver i Felles studentsystem (FS) Emnebeskrivelsene danner grunnlaget for eksamensavviklingen. Denne informasjonen må samsvare med vurderingskombinasjonene i FS for å sikre korrekt gjennomføring av eksamen. I god tid før eksamen, må fakultetene se til at kandidatlistene ajourføres i FS. Dette gjelder alle typer eksamener, og er nødvendig for at kandidat- og sensurlister skal bli korrekte. Fakultetene har ansvar for følgende oppgaver: sikre at samtlige vurderingskombinasjoner er beskrevet i EpN og oppdatert i FS med karaktergivende og obligatoriske aktiviteter, eksamensvarighet i timer, karakterregel og kontinuasjonsadgang (eventuelt hvilke karaktergivende aktiviteter som skal kunne tas på nytt) foreta undervisningsplanlegging, herunder kontroll av emnekollisjoner og fastsetting av eksamensdatoforslag registrere forslag til eksamensdatoer for alle emner med skoleeksamener i FS (vurderingsenhet samlebilde, i feltet eksamensdato) innen 1. desember for vårens eksamener og innen 1. juni for høstens eksamener kontakte UTA dersom tungtveiende grunner taler for å endre en allerede fastsatt eksamensdato foreta opprydding og kontroll av hvilke vurderingsenheter som faktisk skal avvikles etter at UTA har opprettet vurderingsenhetene i FS for hvert semester. Varsle UTA om eventuelle vurderingsenheter som skal slettes, eller som mangler, før studweb åpnes se til at kandidatlistene ajourføres, spesielt viktig ved kontroll av arbeidskrav varsle kandidater som har vurderingsmeldt seg i emner som ikke gis, om at eksamensmeldingene blir slettet, og underrette UTA som følger opp arbeidet i FS behandle søknader og legge inn vedtak om individuelle tilrettelegginger i FS innen 1. april for våren og 15. oktober for høsten. Dersom det innvilges søknader etter dette, må fakultetene særskilt varsle UTA om dette. Opplys om hvilken eksamen det gjelder og dato for denne daglig kjøre rapport FS for å fange opp eventuelle nye tilrettelegginger i eksamensperioden (på grunn av nye vedtak og/eller kandidater som meldes til eksamen etter fristen for oppmelding) be kandidatene via e-post om å bekrefte til fakultetet at de skal bruke innvilget PC senest 14 dager før eksamen, og plassere kandidatene i FS på tilrettelagte rom opprette eksternt eksamenssted i FS i tilfeller der fakultetet har imøtekommet søknad om ekstern eksamensavvikling fordele emner og kandidater på eksamenssted i FS så tidlig som mulig dersom/når det er avklart at det blir ekstern avvikling. Side 4

5 Oppgavesett for skriftlige skoleeksamener Informasjonen som er påført oppgavesettenes forside er avgjørende for selve gjennomføringen på eksamensdagen. Dersom all informasjon er påført, unngås uklarheter og diskusjoner i eksamenslokalet. Fakultetene har ansvar for følgende oppgaver: påføre på konvolutten, kontaktpersoner i tillegg til de faglige (for eksempel studiekonsulent eller eksamensansvarlig) kontrollere at fagansvarlig/ trøster er oppført med telefonnummer på forsiden av oppgavesettet, når vedkommende skal møte kandidatene i lokalet, at timetallet på eksamen er korrekt og at eventuelle tillatte hjelpemidler er påført og godkjent. Hvis ingen hjelpemidler er tillatt, skal det skrives ingen hjelpemidler sikre at eksamensoppgavene er tilgjengelig i god tid før eksamensdagen kontrollere om det er kandidater som skal ha nynorsk eller engelsk oppgavesett, og integrere dette i oppgavesettet sammen med samtlige vedlegg (ett samlet oppgavesett per emne er nødvendig for en sikker gjennomføring fordi det ofte er flere ulike eksamensemner samtidig per eksamenslokale/rom) kontrollere at nødvendig antall oppgavesett er kopiert opp, og at alle eksamensspørsmål/vedlegg følger oppgavesettet ta ut kandidatliste fra FS (velg fødselsnummer, navn, kandidatnummer, sign siste side, sumfelt, språk osv.) sikre at kandidatliste fra FS følger hvert oppgavesett (kandidater som sitter andre steder skal stå på egen liste) oppgavesettet må være hovedvakt ved aktuelt eksamenssted i hende senest kl på eksamensdagen. For eksamener i Åsgårdveien 9 finnes egne ordninger, se beskrevet i Vedlegg 2 til kapittel 12 Arbeids- og ansvarsfordeling for skriftlige skoleeksamener i Åsgårdveien 9. Hjelpemidler til skriftlige skoleeksamener Det forutsettes at fakultetene informerer både kandidatene og eksamensvaktene grundig om tillatte hjelpemidler slik at dette er avklart på forhånd. Fakultetene har ansvar for følgende oppgaver: sikre at kun godkjente hjelpemidler er på eksamenspultene (for eksempel kalkulator, ordbøker, mat og skrivesaker) godkjenne alle typer kalkulatorer (dette må gjøres av fagansvarlig siden eksamensvaktene eller annet eksamenspersonell ikke har kompetanse til å vurdere dette) godkjenne eventuelle ordbøker ved å fylle ut skjema som kandidaten selv bringer til eksamen (dette må gjøres av fagansvarlig siden eksamensvaktene eller annet eksamenspersonell ikke har kompetanse til å vurdere dette) sørge for at hjelpemidler er tilgjengelig til aktuell eksamen, herunder bringe til eksamenslokalet (lovsamling som skal låses inn på eget rom, eventuelle preparater etc) og å forestå utlevering av hjelpemidlene til kandidatene lage liste med oversikt over tillatte hjelpemidler til hvert emne til oppslag på døra til eksamenslokalet med kopi til hovedvakt (viktig for å unngå uklarheter og usikkerhet mellom kandidater og eksamensvakter). Eksamenspapir Tiden før kl på eksamensdagen er hektisk. Eksamenskandidatene og vaktene må ha så få spørsmål og problemstillinger å forholde seg til som mulig. For å unngå uklarheter og usikkerhet om hvilke kandidater i et gitt lokale som skal ha hvilket papir, må alle kandidatene benytte samme Side 5

6 type eksamenspapir. Det er besluttet at det våren ikke skal benyttes såkalt gjennomslagspapir, men at eksamen skal besvares på enkeltark som legges i omslag 3. Fakultetene har ansvar for følgende: at det ikke benyttes ulike typer eksamenspapir til skoleeksamener sørge for at kandidater med individuell tilrettelegging, eller som av andre grunner er fysisk adskilt fra de øvrige eksamenskandidater, får utlevert samme type eksamenspapir som de andre kandidatene på emnet sørge for at følgende finnes i lokalet 4 : o tilstrekkelig mengde eksamenspapir og riktig variant av eksamenspapir (linjert/ruter) o omslagsark o kladdepapir o trekkskjema o ordensregler på norsk/engelsk/samisk (finnes på nett) o tags (pinner) o kopi-sett Plasser dette på rommet som benyttes av vaktene til innlevering og kontroll av besvarelsene. Rommet må kunne låses, og fakultetene må etablere gode rutiner for handtering av nøkler. Klargjøring og bruk av eksamenslokaler For eksamenslokalene i Åsgårdveien 9 og universitetets felles PC-rom i Administrasjonsbygget har UTA et særlig ansvar, jamfør beskrivelsene i egne avsnitt ovenfor og i Vedlegg 2 til kapittel 12 Arbeids- og ansvarsfordeling for skriftlige skoleeksamener i Åsgårdveien 9. For andre lokaler som benyttes til skriftlige skoleeksamener, ligger disse oppgavene til fakultetene. Klargjøring av eksamenslokaler innebærer mange oppgaver, blant annet å gi alle som trenger det nøkler/nøkkelkort, se til at lokalene er tilstrekkelig oppvarmet og påse at belysningen er god. Fakultetene må samarbeide med Avdeling for bygg og eiendom (BEA) om flere av disse oppgavene. Fakultetene har ansvar for følgende: sikre at alle som trenger det får tilgang til lokalene (nøkler/nøkkelkort med riktige tilgangskode osv.) merke eksamenslokalene og dører med oppslag på strategiske plasser som gir informasjon om eksamensavvikling (slik at andre studenter gjøres kjent med dette og kan ta hensyn. Dette er spesielt viktig for kandidater som avvikler eksamen på egne rom) merke med oppslag hvor og når aktuell eksamen avvikles (romnummer/ romadresse/emnekode og eksamenstid) sette ut bordkort med emnekode (dagen før eksamen) og sørge for orden i rommet klargjøre eksamenslokalene til kl for hver eksamensdag lage bordkort eller lignende med studentens navn og den aktuell tilretteleggingen (skrivetid, hviletid, spesiell stol osv). Bordkort skal plasseres i god tid før eksamenskandidatene ankommer plassere ut stoler, spesialutstyr og/eller besørge annen særskilt oppfølging for kandidater med individuell tilrettelegging 2 Alle fakultet har meldt at de ønsker å benytte gjennomslagspapir til skoleeksamen. UTA vil våren 2011 fremskaffe papir til utprøving, og tar sikte på at gjennomslagspapir kan tas i bruk i eksamensavviklingen fra og med høsten Unntak fra dette er eksamener som fakultetene arrangerer selv i egne lokaler. 4 For eksamenslokalene i Åsgårdveien 9 tar UTA ansvar for at det er papir tilgjengelig. Se beskrevet i Vedlegg 2 til kapittel 12 Arbeids- og ansvarsfordeling for skriftlige skoleeksamener i Åsgårdveien 9. Side 6

7 reservere og merke spesielle eksamensrom, og skaffe nødvendig utstyr på bakgrunn av de tilretteleggingene som er innvilget kontakte UTA for å få kontaktinformasjon til aktuelle vakter til individuell tilrettelegging slik at fakultetet kan avtale tid og sted direkte med eksamensvakt sikre at fagansvarlig/ trøster får informasjon om hvor kandidatene med individuell tilrettelegging er plassert sikre at også eventuelle kandidater som avvikler eksamen eksternt får mulighet til å snakke med fagansvarlig/ trøster Avslutning av eksamen og henting av eksamensbesvarelser Fakultetene har ansvar for følgende: hente eksamensbesvarelsene i eksamenslokalet sammen med utfylte kandidatlister, og å kvittere for dette i hovedvaktboka for kopiering/utsending til sensor(-ene) låse inn resterende eksamenspapir og rydde/klargjøre lokalet til neste eksamensdag Eksamensavvikling i universitetets felles PC-rom (rom B.130) i Administrasjonsbygget Avdeling for utdanning har et særlig ansvar for klargjøring og bruk av dette rommet (jf. beskrivelse i eget punkt). Fakultetene har ansvar for følgende: sikre at det er eksamensoppgaver og kandidatlister i PC-rommet. Dette skal leveres til UTA dagen før eksamen sikre at eksamenskandidater får rom og PC i tilfeller der PC-rom i Administrasjonsbygget er fullt Godkjenning av eksamensvaktenes timelister Avdeling for utdanning har et særlig ansvar for eksamensavviklingen i Åsgårdveien og i universitetets felles PC-rom i Administrasjonsbygget. For andre eksamenslokaler skal fakultetene: sende til UTA godkjent vaktliste med kontrollert timetall for vaktene. Hovedvaktene og eksamensansvarlig på fakultetet må kontrollere listene og bekrefte kontrollen ved å signere på vaktlista Avvikling av utsatte prøver og kontinuasjonseksamener utenom hovedperiodene Avdeling for utdanning har et særlig ansvar for avvikling av utsatte prøver og kontinuasjonseksamen som avvikles i eksamenslokalene i Administrasjonsbygget (se beskrevet i eget avsnitt). Fakultetene har imidlertid selv ansvar for gjennomføringen av eventuelle utsatte prøver og kontinuasjonseksamener som avvikles i andre lokaler og utenom de ordinære periodene i siste halvdel av februar og august. Eksempler på dette er rammeplanstyrte utdanninger og praktiske/estetiske eksamener ved utøvende utdanninger. Fakultetene har i slike tilfeller ansvaret for følgende oppgaver (i tillegg til oppgavene som er beskrevet for ordinære eksamener som UTA ikke påtar seg): kontrollere og godkjenne skjema for melding til utsatt prøve/ kontinuasjonseksamen sende godkjente skjema for melding til ordinær utsatt prøve/kontinuasjonseksamen samlet til UTA innen 22. august for høsten og 22. januar for våren sørge for tilstrekkelig antall eksamensoppgaver til eksamenslokalet og levere disse til eksamenstjenesten v/uta innen klokken kl dagen før eksamen Side 7

8 Alternativ arbeids- og ansvarsdeling for gjennomføring av skriftlige skoleeksamener Enheter ved universitetet som ønsker å ta hånd om den praktiske avviklingen av sine skriftlige skoleeksamener alene, har full anledning til dette. Fakultetet skal da skriftlig orientere Avdeling for utdanning hvilke emner eller grupper av emner dette gjelder. Orienteringen skal gis innen fristen for å registrere forslag til eksamensdatoer for alle emner med skoleeksamener i FS, det vil si innen 1. desember for vårens eksamener og innen 1. juni for høstens eksamener. Tidsfrister for planlegging og avvikling av skriftlige skoleeksamener Tidsfrister Beskrivelse 1. juni/1. desember Frist for å registrere eksamensdatoer i FS for emner som gis henholdsvis for høst- og vårsemesteret. 1. juni/1. desember Frist for å skriftlig orientere UTA om de emner hvor fakultetene ønsker å ta hånd om den praktiske avviklingen av de skriftlige skoleeksamenene alene. 22. august og 22. januar 1. september/1. februar Frist for å sende godkjente skjema for melding til utsatt prøve/kontinuasjonseksamen samlet til UTA for henholdsvis høst- og vårsemesteret. Frist for å endre registrerte eksamensdatoer og for å levere eksamensmelding for henholdsvis høst- og vårsemesteret. 15. oktober/1. april Frist for å legge inn vedtak om individuell tilrettelegging i FS for henholdsvis høst- og vårsemesteret. 1. november/1.mai Frist for å publisere eksamensdatoene for henholdsvis høst- og vårsemesteret. mai Relevante dokumenter for planlegging og avvikling av skriftlige skoleeksamener Alle relevante dokumenter, retningslinjer og skjema som er nødvendig for avvikling av skriftlige skoleeksamener finnes som vedlegg i kapittel 12 og kapittel 19 i UiTs Kvalitetssystem for utdanningsvirksomhet. Side 8