MØTEINNKALLING KOMMUNESTYRET. Det gjennomføres inntil 30 minutters offentlig spørretime før kommunestyrets møte settes. SAKLISTE

Transkript

1 FOLLDAL KOMMUNE Møtested: Kommunehuset Nyberg Møtedato: Torsdag Tid: kl MØTEINNKALLING KOMMUNESTYRET Det gjennomføres inntil 30 minutters offentlig spørretime før kommunestyrets møte settes. SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/14 12/1025 FORVALTNINGSREVISJON I SELSKAPENE FOLLDAL VEKST AS OG FOLLDAL EIENDOM AS 2/14 13/478 FORSKRIFT OM KOMMUNALT FORSØK MED SNØSKUTERLØYPER FOLLDAL, Egil Eide ordfører Eventuelt forfall skal godkjennes av leder/ordfører. Representanter som mener de er inhabile i en sak varsler leder/ordfører om dette. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling Møtet er åpent for publikum. Gruppemøte avholdes mandag før kommunestyremøte på kommunehuset Nyberg. AP kl SP kl SV kl

2 Sak 1/14 FORVALTNINGSREVISJON I SELSKAPENE FOLLDALVEKST AS OG FOLLDAL EIENDOM AS Arkiv: 216 Arkivsaksnr.: 12/1025 Saksbehandler: Egil Eide Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 62/12 Kommunestyret /13 Kommunestyret /14 Kommunestyret Vedlegg: 1. Revisjon Fjell IKS: Forvaltningsrevisjon i selskapene Folldal Vekst AS og Folldal Eiendom AS. Datert Rådmannen i Folldal: Uttalelse til overnevnte rapport, datert Uttalelsen er vedlagt rapporten 3. Styrene i Folldal Vekst AS og Folldal Eiendom AS: Uttalelse til overnevnte rapport, datert Uttalelsen er vedlagt rapporten Melding om vedtak sendes til: Kontrollutvalg Fjell IKS, Os kommunehus, 2550 OS I ØSTERDALEN Revisjon Fjell IKS, Kommunehuset, 2550 OS I ØSTERDALEN Andre dokumenter i saken: 1. PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FOLLDAL KOMMUNE , datert MELDING OM POLITISK VEDTAK - PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FOLLDAL KOMMUNE , datert KONTROLLUTVALGET BEHANDLING AV SELSKAPSKONTROLL FOLLDAL KOMMUNE , datert PROSJEKTBESKRIVELSE AV SELSKAPSKONTROLL FOLLDAL EIENDOM AS OG FOLLDAL VEKST AS, datert SVAR - PROSJEKTBESKRIVELSE AV SELSKAPSKONTROLL FOLLDAL EIENDOM AS OG FOLLDAL VEKST AS, datert MELDING OM POLITISK VEDTAK - TIL UTTALELSE; PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FOLLDAL KOMMUNE , datert VARSEL OM SELSKAPSKONTROLL-FORVALTNINGSREVISJON I FOLLDAL EIENDOM AS OG FOLLDAL VEKST AS, datert FORELØPIG RAPPORT TIL UTTALELSE, datert UTTALELSE FRA RÅDMANN, datert SELSKAPSKONTROLL - FORVALTNINGSREVISJON I FOLLDAL EIENDOM AS OG FOLLDAL VEKST AS, datert FORVALTNINGSREVISJON SELSKAPENE FOLLDAL VEKST OG FOLLDAL EIENDOM - MØTEBOK, datert Folldal kommune Møteinnkalling: Kommunestyret Side 2 av 9

3 Saksopplysninger: Kontrollutvalg Fjell IKS har oversendt sin møtebok fra , sak 21/2013, og ber om at denne saken legges frem for kommunestyret på vanlig måte. Saken legges frem slik det fremgår av møteboken for kontrollutvalget uten endringer. Saksdokumenter: 1. Revisjon Fjell IKS: Forvaltningsrevisjon i selskapene Folldal Vekst AS og Folldal Eiendom AS. Datert Unntatt off. Off.l. 13. Rapporten er unntatt offentlighet p.g.a. revisors taushetsplikt. Kontrollutvalget må oppheve graderingen. Utvalget kan ikke unnta dokumentet offentligheten etter denne lovhjemmelen, og sekretariatet kan ikke se at rapportens innhold gir grunn til annen gradering. Graderingen oppheves ved utsending til kontrollutvalget. 2. Rådmannen i Folldal: Uttalelse til overnevnte rapport, datert Uttalelsen er vedlagt rapporten 3. Styrene i Folldal Vekst AS og Folldal Eiendom AS: Uttalelse til overnevnte rapport, datert Uttalelsen er vedlagt rapporten 4. Folldal Kommunestyre: Plan for selskapskontroll, vedtatt i kommunestyret i sak 62/12, den Ikke vedlagt 5. Kontrollutvalget i Folldal: Vedtak i sak 04/13 Ikke vedlagt 6. Kontrollutvalget i Folldal: Vedtak i sak 11/13, prosjektbeskrivelse for forvaltningsrevisjon 2013 Ikke vedlagt 7. Kommunestyret i Folldal: Vedtak i sak 12/13 den : Prosjektbeskrivelse for forvaltningsrevisjon i selskapene Folldal Vekst AS og Folldal Eiendom AS Ikke vedlagt Saksframlegg: Revisjon Fjell IKS har på grunnlag av de vedtak som kontrollutvalget i Folldal og kommunestyret i Folldal har fattet, utarbeidet Forvaltningsrevisjon i selskapene Folldal Vekst AS og Folldal Eiendom AS. Rapporten er datert og skal behandles av kontrollutvalget i Folldal som avgir innstilling til kommunestyret i Folldal som fatter endelig vedtak. Rapporten er utarbeidet på grunnlag av plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalgets innstilling skal i hht forskrift og departementets fortolkning av denne, legges uendret frem for kommunestyret ved kommunestyrets behandling. Revisor har i kapitel 1.1 gjennomgått bakgrunnen for prosjektet. Kapitel 1 inneholder for øvrig de grunnleggende bestemmelser og forutsetninger for denne type forvaltningsrevisjon. I kapitel 2 gjennomgås formål, problemstilling, metode og revisjonskriterier. Formålet med prosjektet er gjengitt som: 1. Har selskapene Folldal Vekst AS og Folldal Eiendom AS nådd målsettinger som lå til grunn for etablering av selskapene? 2. Er organiseringen av kommunenes arbeid med eiendomsforvaltning og næringsutvikling i to aksjeselskaper en hensiktsmessig måte å løse kommunens oppgaver på? Side 3 av 9

4 I kapitel 3 gjennomgås problemstilling 1. Dette er en grundig gjennomgang av tilgjengelig materiale, basert på de revisjonskriterier som er gitt. Revisjonens konklusjon her er (side 12): 1. Intensjonen og etableringen av selskapene er etter vår vurdering god 2. Sammenblanding av kommunalt ansatt og utleie som daglig leder til Folldal Vekst AS og Folldal Eiendom AS er ikke en god måte å organisere den daglige driften på. Det er behov for sterkere rolleavklaring 3. Målsettinger og oppnåelse av disse kan i liten grad bekreftes eller avkreftes å være oppnådd da det i liten grad finnes målsettinger å måle resultater opp mot og at oppnådde resultat ikke er redegjort for 4. Økonomien i begge selskaper har hatt en negativ utvikling og det må foretas grep for å snu utviklingen I kapitel 4 gjennomgås problemstilling på samme måte. Revisjonens konklusjon her er (side 15 og 16): Organisering i 2 ulike selskaper er etter vår vurdering hensiktsmessig ut fra at det er ulike typer oppgaver som skal løses og at risiko for mulig tap og underskudd er forskjellig Vi mener at organiseringen med felles styre og administrasjon i de to selskapene ikke er god. En løsning hvor styre og administrasjon er organisert i to ulike miljøer og med adskilt kapasitet ville vært bedre. Dersom kommunestyret ikke er fornøyd med resultatene som oppnås gjennom de etablerte selskapene, bør det tas opp til vurdering om den valgte modellen er riktig. En fristilt organisering av det kommunale næringsarbeidet forutsetter at kommunestyret angir en tydelig retning for kommunens tiltaksarbeid. I kapitel 5 kommenterer revisjonen rådmannens og de to selskapenes uttalelser. Disse er vedlagt rapporten, og saksbehandler finner ikke grunn til å kommentere disse nærmere. Kontrollutvalget og kommunestyret bør vurdere disse uttalelsene. Revisjonen har for øvrig ikke funnet grunnlag for å endre innholdet i rapporten pga disse uttalelsene. I kapitel 6 (side 18) følger revisjonens anbefalinger. Disse er: 1. Folldal kommune bør utarbeide konkrete målsettinger for virksomheten i selskapene Folldal Vekst AS og Folldal Eiendom AS 2. Samarbeidsavtalene mellom kommunen og selskapene bør gjennomgås og revideres, hvor avtalene i større grad avklarer og regulerer rolledelingen mellom politisk nivå i kommunen, administrasjonen i kommunen, administrasjonen i selskapene og styrene i selskapene 3. Næringskonsulentens organisatoriske plassering i Folldal kommune bør vurderes samt at det vurderes hvor daglig leder i selskapene bør være ansatt 4. Det bør avklares hvordan den fremtidige virksomheten i Folldal Vekst AS skal finansieres 5. Det bør utarbeides en plan og mal for rapportering fra selskapene til formannskapet og ordfører Side 4 av 9

5 6. Strategisk næringsplan for Folldal kommune bør ferdigstilles og denne bør i langt større grad inneholde mål som i ettertid kan evalueres. Saksvurdering: Sekretariatet er av den oppfatning at Revisjon Fjell IKS har avgitt en rapport i tråd med vedtatt prosjektbeskrivelse, samt kontrollutvalgets og kommunestyrets forutsetninger. Sekretariatet vil tilrå at kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger. Sekretariatets forslag til innstilling til kommunestyret: 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Forvaltningsrevisjon i selskapene Folldal Vekst AS og Folldal Eiendom AS tas til etterretning. 2. Rådmannen bes om å følge revisors anbefalinger og besørge flg: Folldal kommune bør utarbeide konkrete målsettinger for virksomheten i selskapene Folldal Vekst AS og Folldal Eiendom AS Samarbeidsavtalene mellom kommunen og selskapene bør gjennomgås og revideres, hvor avtalene i større grad avklarer og regulerer rolledelingen mellom politisk nivå i kommunen, administrasjonen i kommunen, administrasjonen i selskapene og styrene i selskapene Næringskonsulentens organisatoriske plassering i Folldal kommune bør vurderes samt at det vurderes hvor daglig leder i selskapene bør være ansatt Det bør avklares hvordan den fremtidige virksomheten i Folldal Vekst AS skal finansieres Det bør utarbeides en plan og mal for rapportering fra selskapene til formannskapet og ordfører Strategisk næringsplan for Folldal kommune bør ferdigstilles og denne bør i langt større grad inneholde mål som i ettertid kan evalueres. 3. Rådmannen bes om å rapportere til kontrollutvalget om iverksatte tiltak innen 1. mai Kontrollutvalgets behandling: Norvald Veland og Svein Magne Evavold fra Revisjon Fjell IKS orienterte om den fremlagte rapport og besvarte spørsmål. Kontrollutvalget fremmet flg omforente forslag til nytt pkt 2: 2. Kontrollutvalget konkluderer med at foreliggende rapport og tidligere fremlagte utredninger gir godt grunnlag for å finne ei god løsning for fremtiden for løsning av Folldal kommunes arbeid med næringsutvikling og eiendomsforvaltning. Sekretariatets forslag til vedtak med kontrollutvalgets omforente forslag til nytt pkt. 2 ble enstemmig vedtatt. Sekretariatets forslag til pkt 2 og 3 blir 3 og 4 i kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret. Side 5 av 9

6 Kontrollutvalgets innstilling overfor kommunestyret: 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Forvaltningsrevisjon i selskapene Folldal Vekst AS og Folldal Eiendom AS tas til etterretning. 2. Kontrollutvalget konkluderer med at foreliggende rapport og tidligere fremlagte utredninger gir godt grunnlag for å finne ei god løsning for fremtiden for løsning av Folldal kommunes arbeid med næringsutvikling og eiendomsforvaltning. 3. Rådmannen bes om å følge revisors anbefalinger og besørge flg: Folldal kommune bør utarbeide konkrete målsettinger for virksomheten i selskapene Folldal Vekst AS og Folldal Eiendom AS Samarbeidsavtalene mellom kommunen og selskapene bør gjennomgås og revideres, hvor avtalene i større grad avklarer og regulerer rolledelingen mellom politisk nivå i kommunen, administrasjonen i kommunen, administrasjonen i selskapene og styrene i selskapene Næringskonsulentens organisatoriske plassering i Folldal kommune bør vurderes samt at det vurderes hvor daglig leder i selskapene bør være ansatt Det bør avklares hvordan den fremtidige virksomheten i Folldal Vekst AS skal finansieres Det bør utarbeides en plan og mal for rapportering fra selskapene til formannskapet og ordfører Strategisk næringsplan for Folldal kommune bør ferdigstilles og denne bør i langt større grad inneholde mål som i ettertid kan evalueres. 4. Rådmannen bes om å rapportere til kontrollutvalget om iverksatte tiltak innen 1. mai Side 6 av 9

7 Sak 2/14 Sak 2/14 FORSKRIFT OM KOMMUNALT FORSØK MED SNØSKUTERLØYPER- SAKSFRAMLEGG Arkiv: K01 &13 Arkivsaksnr.: 13/478 Saksbehandler: Synnøve S. Bakken Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 3/14 Forvaltningsstyret /14 Kommunestyret Vedlegg: Forskrift om kommunalt forsøk med snøskuterløyper. Melding om vedtak sendes til: Fylkesmannen i Hedmark Miljøvernavdelingen Postboks HAMAR Det kgl. Miljøverndepartement Postboks 8013 Dep 0030 OSLO Andre dokumenter i saken: 1. HØRING - FORSLAG TIL ENDRINGER I FORSKRIFT FOR BRUK AV MOTORKJØRETØYER I UTMARK OG PÅ ISLAGTE VASSDRAG - SAMT INVITASJON TIL Å SØKE OM Å DELTA I FORSØKSORDNING MED ETABLERING AV SNØSCOOTERLØYPER, datert FORSØKSORDNING MED ETABLERING AV SNØSCOOTERLØYPER- INFOBREV TIL FORSØKSKOMMUNENE, datert SVAR-HØRING AV FORSLAG TIL ENDRINGER I FORSKRIFT FOR BRUK AV MOTORKJØRETØYER I UTMARK OG PÅ ISLAGTE VASSDRAG, datert FYLKESMANNENS ROLLE I FORSØKSORDNINGEN MED SNØSCOOTERLØYPER, datert SØKNAD OM Å DELTA I FORSØKSORDNING MED ETABLERING AV SNØSKUTERLØYPER I FOLLDAL KOMMUNE, datert Saksopplysninger: Folldal kommune har gjennom sitt arbeid med revidering av retningslinjer for motorferdsel i utmark gjort følgende vedtak i kommunestyret den , sak nr. 26/13: «5 nytt punkt g: Folldal kommune ser positivt på etableringen av løyper for fornøyelseskjøring med snøskuter, som Regjeringen har åpnet for, og vil se på muligheten for deltagelse når kriteriene foreligger.» Med bakgrunn i dette vedtaket søkte Folldal kommune om å delta i ordningen med etablering av snøskuterløype for fornøyelseskjøring. Forsøksordningen med etablering av snøskuterløyper skulle opprinnelig begrenses til 40 kommuner. Regjeringen har nå besluttet å iverksette forsøksordningen, og samtidig utvide den. Slik at den omfatter alle kommunene som hadde meldt sin interesse for å delta, deriblant Folldal. Folldal kommune Møteinnkalling: Kommunestyret Side 7 av 9

8 Sak 2/14 Ordningen er utarbeidet som et forsøk etter forsøksloven. Departementet har utarbeidet en standard forskrift som gir nærmere bestemmelser for forsøket, herunder om planprosessen kommunen må gjennomføre og hvilke begrensninger og hensyn som gjelder for anlegging av løypene. Formålet med forsøket framkommer av 1 i standardisert forskrift om kommunalt forsøk med snøskuterløyper, som er å undersøke virkningene av at kommunene gis myndighet til å etablere snøskuterløyper i snødekt utmark og på islagte vassdrag for: naturmangfold, friluftsliv og folkehelse kommunens praktisering av tillatelse- og dispensasjonsbestemmelsene i motorferdselsregelverket lokal næringsvirksomhet, herunder leiekjøring Forskriften skal sikre helhetlig vurdering av berørte interesser når slike løyper etableres. Kommunen kan starte planprosessen for etablering av løyper før forskriften er stadfestet dersom den ønsker det. Kommunen kan imidlertid ikke treffe planvedtak om snøskuterløyper eller andre vedtak forskriften gir hjemmel for før forskriften er stadfestet. Regjeringen understreker at kommunene i forsøket bør ha som mål å gjennomføre gode lokale prosesser, og vektlegge hensynet til støy og andre ulemper for friluftsliv, naturmangfold, bolig- og hytteområder, jf forskriftens 3. Ordningen oppheves senest 31. desember 2018 og vil ikke komme på plass før vintersesongen 2015 pga planprosessen som kreves. Utmarkskommunenes Sammenslutning (USS) og Miljøverndepartementet har lagt ut informasjon til kommunene om iverksettelse av ny forsøksordning for snøskuterløyper. «Kommunale planer for snøskuterløyper skal gjennomføres som en planprosess i samsvar med plan og bygningslovens regler. Det vil si at plan- og bygningslovens bestemmelser om medvirkning, samarbeid, samråd, offentlighet og informasjon skal gjelde for behandlingen av motorferdselsplaner i kommunene. Næringsinteresser, beboerforeninger, grunneiere, turlag og andre friluftsorganisasjoner, miljøorganisasjoner, velforeninger, hytteforeninger og lignende skal få anledning til å uttale seg. I tillegg til utredningskrav som alltid skal oppfylles i en planprosess, stiller forskriften 3 krav om at kommunen foretar en kartlegging og verdsetting av friluftslivsområdene i kommunen. Videre skal kommunen utrede virkningene skuterløypene vil ha for friluftsliv og naturmangfold i plan- og influensområdet. Det er begrensninger for hvor snøskuterløyper kan etableres. Snøskuterløyper skal ikke stride mot arealformålet og bestemmelsene i arealplan, jf. plan- og bygningsloven 11-6 og Skuterløyper kan heller ikke legges i verneområder, foreslåtte verneområder eller nasjonale villreinområder. Ut fra hensynet til villreinen må kommunen også vurdere forbud i randområdene til de nasjonale villreinområdene, der ferdsel vil kunne påvirke leveområdet for villrein direkte. Kommunene må gjøre tilsvarende vurderinger for de 13 villreinområdene som ikke er utpekt som nasjonale. Videre skal det tas hensyn til støy, friluftsliv, naturmangfold, bolig- og hytteområder, kulturminner og kulturmiljø og sikkerhet. Det kreves videre skriftlig samtykke fra både offentlige og private grunneiere før det kan tillates snøskuterkjøring over deres eiendom. For å delta i forsøket må kommunene vedta forskriften i kommunestyret og sende denne inn for stadfesting hos departementet innen 1. april Kommunene som er med plikter å bidra til evalueringen av forsøket. «Mer informasjonen om dette er lagt ut på Miljøkommune.no Side 8 av 9

9 Sak 2/14 Folldal kommune reviderer for tiden sin sti- og løypeplan. Vi ser det som viktig at evt. forsøksordningen med etablering av snøskuterløyper blir sett i sammenheng med vinterløypene i sti- og løypeplanen. Vi har også lagt ut informasjon på Folldal kommunes nettside, der vi ber om innspill til aktuelle snøskuterløyper. Rådmannens saksvurdering: Viser til vedtaket kommunestyret gjorde den , sak 26/13. Folldal kommune skulle se på muligheten for deltagelse når kriteriene forelå. Kriteriene foreligger nå. Forskriften gir noen begrensinger i adgang til å etablere snøskuterløyper, jf 4, skal bla snøskuterløype ikke legges i verneområder, foreslåtte verneområder eller nasjonale villreinområder. Andre villreinområder som ikke er nasjonale skal behandles på samme vis som nasjonale. Det kreves videre skriftlig samtykke fra både offentlige og private grunneiere før det kan tillates snøskuterkjøring over deres eiendom. Med teiginndelingen vi har i Folldal med mange små teiger som går fra dalbotn og opp til fjellet, kan det by på problemer å få tillatelse fra alle berørte grunneiere. Folldal kommune må derfor bruke en del ressurser for å være med på forsøksordningen. I planprosessen i første om gang. Videre plikter kommuner som deltar i forsøket å medvirke til evaluering av forsøket ved å opplyse om forvaltningspraksis eller annen informasjon som etterspørres, og gjøre plandokumenter og annet materiale tilgjengelig. Kommuner plikter å føre register over ulykker med snøskuter og over brudd på forskrifter som kommunen blir kjent med, jf. 8. Rådmannen er usikker på om ressurser som kommunen må sette inn for å delta i forsøksordningen som varer kun i 4 år er verdt det. Arbeidet må påregnes å bli så omfattende at det vil gå utover framdrift på annet planarbeid. En minner her om at kommunens administrative ressurser ble redusert med bl.a. 30 % stilling innen TLU fra Vi har heller ikke mottatt innspill på ønsket løypetrase, slik at vi er usikre på hvor ivrige folk i bygda er på å få til dette. Rådmannen forholder seg til vedtaket som flertallet i kommunestyret gjorde den i sak 26/13 og foreslår derfor å være med på kommunalt forsøk med snøskuterløyper. Rådmannens innstilling: Forvaltningsstyret tilrår overfor kommunestyret at forskrift om kommunalt forsøk med snøskuterløyper fastsettes og trer i kraft straks og oppheves den Behandling i Forvaltningsstyret : Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Forvaltningsstyret : Forvaltningsstyret tilrår overfor kommunestyret at forskrift om kommunalt forsøk med snøskuterløyper fastsettes og trer i kraft straks og oppheves den Side 9 av 9