Rapport fra prosjekt for. Gjennomgang av den samlede administrasjon ved Universitetet i Tromsø

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Rapport fra prosjekt for. Gjennomgang av den samlede administrasjon ved Universitetet i Tromsø"

Transkript

1 Rapport fra prosjekt for Gjennomgang av den samlede administrasjon ved Universitetet i Tromsø November 2001

2 Styringsgruppen for prosjekt for gjennomgang av den samlede administrasjonen ved Universitetet i Tromsø viser til universitetsstyrets vedtak i sak S , og legger fram rapporten fra gjennomgangen. Tromsø

3 DEL 1 - INNLEDNING PROSJEKTMEDARBEIDERE MANDAT FOR ARBEIDET STYRINGSGRUPPENS TILNÆRMING TIL GJENNOMGANGEN MANDAT FOR PROSJEKTGRUPPENE ARBEIDET I PROSJEKTET Budsjett...9 DEL 2 - FUNKSJONSGJENNOMGANG OG TILRÅDNINGER FUNKSJONER DIREKTE KNYTTET TIL UNIVERSITETETS PRIMÆROPPGAVER Gradsforvaltning Forskningsadministrasjon Markedsføring, studentrekruttering og informasjonsarbeid FORVALTNINGSFUNKSJONER Arkiv Bygg og infrastruktur HMS, likestilling og kompetanseutvikling Post Tilsetting, lønn, permisjoner og fravær Økonomistyring (budsjett), regnskap og innkjøp SERVICEFUNKSJONER IT- infrastruktur IT- tjenester LEDELSE...30 DEL 3 - SENTRAL ORGANISERING...33 AVSLUTNING

4 Sentrale forslag til tiltak Prosjektet har framskaffet betydelig innsikt i de ulike administrative funksjonene, og legger fram konkrete forslag til organisatorisk utvikling av administrasjonen. Den samlede gevinsten av alle enkelttiltak ventes å være en bedret kommunikasjon på tvers av avdelingsinndelinger og nivåer, som samlet gir effektiviserings- og kvalitetsgevinster på arbeidet som utføres i administrasjonen. Dette vil medvirke til å høyne kvaliteten på forskning og undervisning, og slik styrke primærfunksjonene ved institusjonen. De konkrete forslagene omfatter blant annet omorganiseringer, forbedringer i enkeltfunksjoner, kompetanseutvikling og oppfølginger: = Sentralisering av arkivfunksjonen (side 17) = Flytting av postfunksjonen til Teknisk avdeling (side 21) = Nedlegging av innstillingsråd (side 23) = Ny funksjonsfordeling mellom lokal og sentral IT (side 29) = Oppretting av sentral førstelinjetjeneste ( helpdesk ) for IT- problemer (side 30) = Innføring av lederevalueringer på alle nivå i organisasjonen (side 32) = Styrking av området personaladministrasjon (side 22) = Doktorgradsadministrasjon - medarbeidersamtaler for stipendiater (side 13) = Forum for elektroniske medier (side 15) = Prosjektgruppe for studentrekruttering (side 15) = Etablering av forum for studiekonsulenter (side11 ) = Etablere en gruppe med superbrukere på Felles studentsystem (FS). (side 11) = Opprettelse av IT- tjenestegruppe (side 29) = Servicefunksjoner for studenter og andre brukere (side 16) = Forskningsadministrativt nettverk (side 12) = Forskningsdokumentasjon (side 13) = Operativ kartlegging av markedsføringskompetanse(side 16) = Forskningsadministrativ kompetanse(side14) = Kartlegging av markedsføringskompetanse ( side 16) = Generell kartlegging av kompetansebehov(side 20) = Kartlegging av muligheter for samordning av databaser(side30) = HMS-opplæring (side20) = Opplæringsprogram innen IKT (side30) = Kurs i saksbehandling (side 18) = Dataregister over ansatte(side21) = Vurdere frikjøp av hovedverneombud (side 20) = Elektronisk arkiv (side 18) = Elektronisk mottak og forsendelse(side18) = Overtakelsesplan for lokale nett(side26) = Kartlegging av status på datautstyr(side 27) = Forskningsstrategi (side12) = Sentrene under Forskningsavdelingen (side 13) = Kommunikasjonsstrategi (side 14) = Utredning av personaldatasystem(side 22) - 4 -

5 Del 1 - Innledning Prosjektet for gjennomgang av den samlede administrasjonen ved Universitetet i Tromsø avslutter med denne rapporten oppdraget fra Universitetsstyret gitt i sak S Målet for gjennomgangen er å få til en bedre utnyttelse av ressursene og skape en mer fleksibel organisasjon. En grunnleggende idé for arbeidet i prosjektet har vært å legge til rette for en kontinuerlig evaluering og omstilling av administrasjonen. Rapporten inneholder konkrete forslag til forbedringer i det administrative arbeidet og bruken av administrative ressurser. De administrative funksjonene skal ha som hovedmål å bidra til bedre forskning og undervisning. I oppfølgingen av prosjektet er det derfor viktig at det skapes en holdning i hele organisasjonen for at de ulike funksjonene støtter opp om hverandre i en verdikjede som har et kvalitativt godt sluttprodukt som mål. Hovedvekten av de foreslåtte tiltakene er derfor begrunnet i bedret samhandling og forståelse for felles arbeidsoppgaver på tvers av nivåer og enheter. For flere funksjoner er det nødvendig med kompetanseoppbygging for å få til en mer effektiv og bedre utnyttelse av eksisterende systemer. Styret gjorde i møte slikt enstemmig vedtak: 1.Overordnet mål for prosjektet er å tilrettelegge for en administrativ struktur som bistår forskning, undervisning og formidling på en effektiv og forsvarlig måte. 2. Prosjektet organiseres og gjennomføres i henhold til beskrivelsen i saksforelegget. I fase 1 gjennomgås den samlede administrasjon ved Universitetet. I fase 2 vurderes avdelingsinndelingen i sentraladministrasjonen. 3. Styret oppnevner følgende personer til styringsgruppen for prosjektets fase 1 Jan Larsen, assisterende direktør, leder Solveig Wiesener, personaldirektør Morten Thoresen, informasjonsdirektør Eirik Liland, fakultetsdirektør, Det humanistiske fakultet Kirsti Anderssen, fakultetsdirektør, Det medisinske fakultet Trude Haugli, dekan, Det juridiske fakultet Kjell-Arne Røvik, professor, Det samfunnsvitenskapelige fakultet Bjørn Solheim, prodekan, Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Knut Heen, prodekan, Norges fiskerihøgskole en representant fra Hovedsammenslutningene Stig T. Johnsen, student 4. Universitetsstyret gir Universitetsdirektøren fullmakt til å utforme nærmere beskrivelse av mandat for styringsgruppen og prosjektleder. 5. Universitetsstyret gir Universitetsdirektøren fullmakt til å engasjere prosjektleder i prosjektperioden. Kostnadene til ekstern konsulentbistand skal holdes innenfor en budsjettramme på kr Kostnadene innarbeides i - 5 -

6 forslag til budsjettfordeling, som blir behandlet i styremøte 14. desember Styret utvidet i møtet styringsgruppen for prosjektet med to medlemmer: Rektor orienterte om = Prosjektet gjennomgang av den samlede administrasjon og fikk styrets tilslutning til at styringsgruppen utvides med to personer slik at alle tre arbeidstakerorganisasjonene er representert Styringsgruppen har etter styrets justering bestått av: Jan Larsen, assisterende direktør, leder Kirsti Anderssen, fakultetsdirektør, Det medisinske fakultet Trude Haugli, dekan, Det juridiske fakultet Knut Heen, prodekan, Norges fiskerihøgskole Stig T. Johnsen, student Eirik Liland, fakultetsdirektør, Det humanistiske fakultet Egil Børge Mikalsen, Forskerforbundet Randi Olsen, 2FO Kjell-Arne Røvik, professor, Det samfunnsvitenskapelige fakultet Morten Thoresen, informasjonsdirektør Bjørn Solheim, prodekan, Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Coby Weber, NTL Solveig Wiesener, personaldirektør 1.0 Prosjektmedarbeidere Prosjektet har hatt 11 prosjektgrupper i arbeid fra medio mai til medio september. Følgende personer har bidratt i arbeidet: Terje Aspen, Ingvild Broch, Karen Marie Christensen, Berit Eliassen, Atle Engebretsen, Jan Erik Frantsvåg, Reinert Grammeltvedt, Morten Hald, Svenn Hanssen, Marit Anne Hauan, Thale Henden, Alf Håkon Hoel, Torfinn Holand, Frank Holen, Olaug Husabø, Anne Høydal, Stein Høydalsvik, Idar Indrevoll, Ola Marius Johnsen, May Kongsli, Terje Larsen, Geir Lyngsmark, Tor Lægreid, Tove Marienborg, Per Markussen, Kai Mathisen, Geir Mikkelsen, Sissel Myrvang, Marit Nilsen, Eilif Nilssen, Rune Nilssen, Tor Arne Olsen, Bodil Paulsen, Kathrine Julin Pettersen, Roger Riise, Runa Ryeng, Georg Sager, Ingrid B. Salvesen, Kyrre Soleng, Morten Sætran, Siri Sørland, Åshild Tempel, Ann-Karin Tobiassen og Stig Wennevold. I februar ble det dessuten opprettet en referansegruppe for prosjektet. Referansegruppens oppgave har vært å gi faglige råd til prosjektleder Gruppen har ikke hatt beslutningsmyndighet i prosjektet. Den har bestått av Hans Kristian Hernes, Synnøve Jenssen og Rudi Kirkhaug. Fra har Bengt Flygel Nilsfors vært tilsatt i full stilling som prosjektleder og fungert som sekretær for styringsgruppen. 2.0 Mandat for arbeidet I henhold til beskrivelsen i saksforelegget og vedtaket i sak S ble det slått fast at det overordnede målet for prosjektet er å legge til rette for en administrativ struktur som bistår forskning, undervisning og formidling på en effektiv og forsvarlig måte

7 Det ble videre vedtatt at prosjektet skulle gjennomføres i to faser hvor en i første fase skulle gjennomgå den samlede administrasjonen ved universitetet og i fase to vurdere avdelingsinndelingen i sentraladministrasjonen. Styringsgruppen ble sammensatt for å gjennomføre første fase av prosjektet (jf. sak S ). Etter ønske fra prosjektleder sa gruppen seg villig til å styre begge fasene i prosjektet. Ut fra det innsamlede materialet i prosjektet har det vært vanskelig å skulle se de opprinnelige to fasene i mandatet skilt fra hverandre. 3.0 Styringsgruppens tilnærming til gjennomgangen Bakgrunnen for Universitetsstyrets ønske om en gjennomgang av administrasjonen ved universitetet var blant annet anbefalinger i Institusjonsevalueringen. Universitetsstyret vedtok i møte i sak S følgende styringssignal for Sentraladministrasjonen: Universitetsdirektøren skal foreta en gjennomgang av den samlede administrasjonen ved UiTø, herunder avdelingsstrukturen, blant annet i lys av evalueringsrapporten fra ekstern komité. I sak S ble handlingsplanen for oppfølgingen av evalueringsarbeidet godkjent i Universitetsstyret. I tillegg til gjennomgangen av den samlede administrasjonen inneholdt handlingsplanen 24 andre utrednings- og oppfølgingsoppgaver direkte knyttet til evalueringen. I sak S ble Universitetsstyret forelagt en statusrapport om oppfølgingen av institusjonsevalueringen. For styringsgruppen har det vært viktig å gjøre seg nytte av rapportene fra det øvrige oppfølgingsarbeidet til Institusjonsevalueringen. Innholdet i Stortingsmelding nr Gjør din plikt - Krev din rett, Kvalitetsreform av høgre utdanning er også en viktig del av grunnlaget for det arbeidet prosjektet har gjennomført. Ut fra tilrådingene fra Internevalueringen samt de føringene som lå i saksframlegget til opprettelsen av prosjektet, ble det gjennom de innledende diskusjonene i styringsgruppen tidlig klart at en kartlegging og gjennomgang på de fleste felt måtte trenge dypere enn hva tilfellet var i Internevalueringen. Innfallsvinkelen til kartleggingsarbeidet i prosjektet har vært å se administrasjonen som et sett med funksjoner, som skal støtte best mulig opp om universitetets kjernevirksomheter. De administrative støttefunksjonene ble delt i 11 hovedområder, og det ble opprettet prosjektgrupper for gjennomgangen av disse. Styringsgruppen vurderte bruk av eksterne konsulenter til dette arbeidet, men så det som vanskelig å få fram grundige rapporter på et såpass omfattende felt innenfor prosjektets budsjettrammer. I tråd med styringsgruppens ønske om å øke forståelsen mellom de ulike enhetene i organisasjonen kan en se prosjektgruppenes arbeid som en naturlig og fruktbar start på dette. 4.0 Mandat for prosjektgruppene Styringsgruppen har lagt vekt på at en gjennom dette prosjektet skal skaffe en god oversikt over oppgavene som i dag utføres i administrasjonen. I fortsettelsen av kartleggingen har en også ønsket å diskutere dagens oppgaver opp mot aktuelle gjøremål for administrasjonen

8 I mandatet til prosjektgruppene har styringsgruppen holdt fram tre viktige utfordringer for universitetet som helhet: 1. Økt konkurranse om nye studenter 2. Tilgang på og forvaltning av eksterne forskningsmidler 3. Fleksibilitet i organisasjonen Generelt mandat for prosjektgruppene: Gjennomgangen av den samlede administrasjonen ved Universitetet i Tromsø har som hovedmål å legge til rette for en administrativ struktur som bistår forskning, undervisning og formidling på en effektiv og forsvarlig måte. Det er derfor naturlig at prosjektet fokuserer på administrasjonen som et sett funksjoner som skal støtte best mulig opp om universitetets kjernefunksjoner. De administrative støttefunksjonene er i prosjektet gruppert i 11 hovedområder, og det er opprettet prosjektgrupper for hver av disse. Styringsgruppen ser det som viktig at prosjektgruppene i sitt arbeid har fokus rettet mot at administrasjonen best mulig skal tjene organisasjonens primære oppgaver. Konkurransen om nye studenter og om eksterne forskningsmidler er kanskje universitetets viktigste utfordringer framover. Det er også stadig viktigere at hele organisasjonen lettere kan tilpasse seg nye krav i omgivelsene. Gjennomgangen bør danne grunnlaget for en kontinuerlig evaluering og omstilling i den forstand at vi i framtida kan se for oss en mer fleksibel administrasjon. Prosjektet har som ambisjon både å kunne foreslå nye oppgaver og å peke på nødvendige endringer i forhold til dagens rutiner og organisering slik at de framtidige utfordringer kan møtes på en hensiktsmessig måte. Prosjektgruppene skal: 1. Foreta analyser og kort beskrive status for de aktuelle funksjonene i lys av effektivitet og kvalitet for brukerne. 2. Vurdere om enkeltfunksjoner bidrar positivt i verdikjeden og om de fremdeles bør opprettholdes. 3. Vurdere funksjonen i lys av mulige framtidige utfordringer for organisasjonen. 4. Foreslå alternativer for endring i forhold til dagens rutiner, arbeidsfordeling og organisering. 5. Synliggjøre eventuelle behov for kompetanseutvikling i forhold til de foreslåtte alternativene. Det forutsettes at gruppene bruker organisasjonen aktivt der de selv mener å mangle kompetanse. Funksjonsområdene som nylig er utredet i andre sammenhenger skal også vurderes, men her bør gruppene legge tidligere utredninger til grunn for analyse og beskrivelse. Enkelte grupper vil på bakgrunn av tidligere utredninger få konkretiseringer lagt til i mandatet. Det ventes at arbeidet i gruppene vil ta omlag to måneder. Hvis det ikke framkommer forhold som gjør at en gruppe vil være avhengig av resultatene fra en annen gruppe vil arbeidet i alle 11 gruppene pågå parallelt. I tillegg til det generelle mandatet ble enkelte grupper spesielt bedt om å følge opp innholdet i Stortingsmelding 27 samt interne strategidokument for de aktuelle funksjonsområdene

9 5.0 Arbeidet i prosjektet Det praktiske arbeidet i prosjektet kom ikke i gang før prosjektleder tiltrådte i februar. At prosjektet allerede før oppstarten var to måneder forsinket har gjort at alle involverte har opplevd et sterkt tidspress. Styringsgruppens arbeid Styringsgruppen hadde sitt første møte Gruppen har hatt 12 møter i prosjektperioden. Gruppen har også avholdt et todagers seminar med fokus på resultatene i prosjektgruppenes rapporter. Mellom møtene har medlemmene i styringsgruppen bidratt med innspill til prosjektleder. Leder for styringsgruppen og prosjektleder har i hele prosjektperioden hatt faste møter. Prosjektleder Prosjektet har i prosjektperioden hatt kontorplass ved Institutt for statsvitenskap. Organisatorisk har prosjektleder vært knyttet til universitetsdirektøren med leder for styringsgruppen som nærmeste overordnede. Prosjektleder har fungert som sekretær for styringsgruppen, og har hatt ansvaret for den daglige drift. Prosjektet har gjennom hele prosjektperioden hatt et eget nettsted hvor relevant informasjon rundt prosjektet har blitt gjort tilgjengelig. Prosjektgrupper De 11 prosjektgruppene som har vært i arbeid i prosjektperioden har vært satt sammen av personer med nært kjennskap til de funksjonene som er blitt utredet. De fleste gruppesammensetningene har vært balansert i forhold til hvor i organisasjonen deltakerne har sitt arbeidssted. Flere grupper har også hatt vitenskapelig personale og/eller eksterne medlemmer. Ingen av prosjektgruppene har hatt mindre enn fire møter i arbeidsperioden. Rapportene fra prosjektgruppene har vært svært nyttige for styringsgruppens muligheter for å komme med konkrete forslag til forbedringer. Flere av rapportene vil også kunne være nyttige som grunnlag for å endre på oppgaver og rutiner som ikke er diskutert i denne rapporten. Referansegruppen De tre medlemmene i referansegruppen er alle tilsatt ved Institutt for statsvitenskap. Den fysiske nærheten mellom medlemmene i gruppen og prosjektleder har bidratt til at funksjonen med en faglig referanse- og rådgivningsgruppe har fungert godt. 5.1 Budsjett I tillegg til prosjektleders lønn er budsjettrammene for prosjektet kr Av denne rammen er omlag (30%) brukt til løpende utgifter i prosjektet

10 Del 2 - Funksjonsgjennomgang og tilrådninger Gjennomgangen av administrasjonen ved Universitetet i Tromsø viser at en på flere felt kan forbedre samhandlingen, ressursutnyttelsen og kvaliteten på arbeidet som utføres. Ved siden av kvalitetsforbedringer i de ulike administrative funksjonene er det et mål å bidra til at mest mulig av universitetets samlede ressurser blir brukt til primæraktivitetene. Veksten i administrative stillinger, som alle universitetene opplevde på begynnelsen av tallet, har de siste årene avtatt. For perioden er den prosentvise veksten i administrative stillinger ved UiTø under halvparten av veksten i vitenskapelige stillinger (12% og 26 % - ifølge tall fra rapporten Administrativ endring i høyere utdanning i årene Forskerforbundets skriftserie 5/2001). Til sammenlikning viser tall for perioden en prosentvis vekst for administrative tilsatte på 91 % og for vitenskapelige på 85%. I tallmaterialet fra DBH finner en for perioden at UiTø er det eneste universitetet hvor forholdstallet mellom administrative stillinger og andre stillingsgrupper er redusert. For at denne utviklingen skal kunne fortsette er det viktig at man legger til rette for kontinuerlig evaluering av de administrative funksjonene. I det strategiske arbeidet må man gjøre prioriteringer slik at en ikke legger nye oppgaver til det administrative apparatet uten å vurdere de stillingsmessige konsekvensene. I arbeidet med oppfølgingen av Stortingsmelding 27 bør alle enheter også vurdere eksisterende funksjoner i forhold til de endrede betingelsene. De administrative oppgavene spenner over et stort og mangfoldig felt. I Internevalueringen fra 1999 har rapportene ulike tilnærminger, men felles er at analysene er på et overordnet nivå. Ingen av rapportene tar for seg spesifikke administrative problemstillinger, men alle tre peker på områder med forbedringspotensialer. Forbedringer i de administrative funksjonene lar seg ikke fange i et enhetlig grep. Det er en rekke funksjonsspesifikke justeringer som gir resultater for hver enkelt funksjon. Samtidig er det viktig å legge til rette for et bedre samspill mellom de ulike leddene i organisasjonen. Til tross for at mange av informantene i evalueringen understreket at kommunikasjon og samarbeid fremstår som en av universitetets sterke sider, så viser flere av rapportene i administrasjonsgjennomgangen at det nettopp er på dette feltet vi har mye å hente. Den sentrale ideen bak arbeidet med gjennomgangen av administrasjonen har vært at alle administrative oppgaver er støttefunksjoner for universitetets kjerneaktiviteter. For å holde fokus mot administrasjonen som et sett med støttefunksjoner har styringsgruppen valgt å dele disse inn i tre hovedgrupper: Funksjoner knyttet til primæraktivitetene, forvaltningsfunksjoner og servicefunksjoner. Det er ikke vanntette skott mellom disse. Mange administrativt ansatte har arbeidsoppgaver innenfor flere av funksjonene, og flere funksjoner er tett sammenvevd. Ledelsesfunksjonen griper inn i og er viktig for utøvelsen av samtlige andre funksjoner. Prosjektet har med innfallsvinkelen funksjoner ikke tatt utgangspunkt i den eksisterende organisasjonsstrukturen ved UiTø. I stedet for at oppmerksomheten er blitt rettet mot enkelte enheter har prosjektgruppene satt oppgaveløsningen i fokus for gjennomgangen

11 1.0 Funksjoner direkte knyttet til universitetets primæroppgaver Gradsforvaltningen, forskningsadministrasjon og deler av markeds- og informasjonsarbeidet er administrative funksjoner som er tettest knyttet til universitetets primæroppgaver. Fordi også gruppen av vitenskapelig ansatte har viktige oppgaver innen disse feltene vil det ofte være flytende overganger i hva som er den administrative eller den vitenskapeliges ansvar. Gjennomgangen av administrasjonen konsentrerer seg om de oppgavene som ligger til det administrative apparatet. 1.1 Gradsforvaltning Opptak, eksamensavvikling, studieplaner og veiledning er de fire hovedfunksjonene prosjektet har sett på under funksjonen gradsforvaltning. Ingen andre administrative funksjoner vil som gradsforvaltningen bli berørt av reformen innen høyere utdanning. Det er derfor lite hensiktsmessig å skulle foreslå bindende tiltak for disse funksjonene i forkant av reformarbeidet. Prosjektet foreslår at rapporten fra gruppen gradsforvaltning (Vedlegg 1) tas med i det videre arbeidet med oppfølgingen av stortingsmelding 27 som er beskrevet i styresak S Styringsgruppen ønsker imidlertid å presisere at en fremtidig organisering av flerfaglige prosjektgrupper og gjennomgående studieløp ikke må ha som konsekvens at den forskningsbaserte forankringen av fagene svekkes. Prosjektgruppen peker i sin rapport på to områder hvor en uavhengig av reformarbeidet kan starte arbeidet for å bedre kvaliteten og effektiviteten i det studieadministrative arbeidet. Det ene er en økt grad av teamorganisering i forhold til en førstelinjetjeneste for studenter. En slik tjeneste kan settes sammen gjennom en kopling av involverte enheter. Dette kommer rapporten tilbake til i neste kapittel (side 16 Tiltak nr.6 og under Sentral organisering). Det andre er å knytte studiekonsulentene på de ulike enhetene tettere sammen gjennom et forum for studiekonsulenter. Her finnes det i dag en årlig møteplass gjennom det årlige studiekonsulentseminaret, men en mangler en arena for hyppigere møter mellom konsulenter på ulike nivå og enheter. Et slikt forum med faste møter vil i første omgang kunne vise seg verdifullt i reformarbeidet som nå pågår. I tillegg til et fast forum for studieadministrative saker må det opprettes en gruppe med studiekonsulenter fra hvert fakultet samt personal fra sentral IT- og studieavdeling, som skal være superbrukere på Felles studentsystem (FS). Denne gruppen skal både ha til oppgave å legge til rette for at systemet utnyttes i størst mulig grad, påpeke svakheter ved systemet i forhold til koplingen til andre systemer, og være premissleverandører og ansvarlig for den generelle kompetanseoppbyggingen for brukerne av systemet. Tiltak: 1. Forum for studiekonsulenter. Ansvar: Studiedirektøren og fakultetsdirektørene Frist: Våren Etablere en gruppe med superbrukere på Felles studentsystem (FS). Ansvar: Studiedirektøren Frist: Våren

12 1.2 Forskningsadministrasjon De forskningsadministrative oppgavene og tjenestene spenner fra strategiarbeid til rene servicefunksjoner. Målet for forskningsadministrasjon er at universitetet skal framstå som en veldrevet forskningsinstitusjon gjennom å legge til rette for faglig utvikling og kvalitetsutvikling, samt bidra til ekstern ressurstilgang. Funksjonene som ligger til det administrative apparatet er i dag i hovedsak konsentrert om forskningsavdelingen med sentrene på sentralt nivå og noen stillinger på fakultetene. Økende krav til ekstern finansiering, større og flerfaglige prosjekter, økende grad av internasjonalisering, strengere krav til rapportering og evaluering og ønsker om økt kommersialisering er faktorer som setter et stadig større krav til administrative tjenester. Det samlede volumet på forskningsadministrative tjenester er i dag for lite i forhold til behovet. Dette har bidratt til at den administrative belastningen på det vitenskapelige personalet har økt de siste årene. Noen av utfordringene framover er derfor å definere hvilke forskningsadministrative funksjoner det administrative apparatet kan fylle for å frigjøre tid til forskning hos den vitenskapelige staben. Universitetet mangler i dag en tydelig strategi for forskningen (jf. tiltak 14 i sak S ). En savner derfor et grunnlag for å utforme retningslinjer for hvordan de administrative ressursene skal prioriteres. For en liten institusjon som Universitetet i Tromsø er det likevel viktig at en legger til rette for en mest mulig effektiv organisering hvor en unngår at funksjoner dupliseres på flere nivå. For å dekke institusjonens forskningsadministrative behov (vedlegg 2 side 10) kan en se for seg en grovmasket modell hvor det sentrale leddet i første rekke dekker funksjoner knyttet til institusjonsstrategisk arbeid og koordinering, mens fakultetene har servicefunksjonene ovenfor den enkelte forsker og forskergrupper. Styringsgruppen anbefaler at rapporten og grunnlagsmaterialet fra prosjektgruppen forskningsadministrasjon blir brukt i det videre arbeidet med utviklingen av området. Flere av forslagene til tiltak vil være avhengige av en sterkere satsing på det forskningsadministrative området både sentralt og lokalt. Hvis resultatet av en sterkere satsning på funksjonen ikke skal bli flere administrative stillinger må en omprioritere oppgaver på flere nivå i organisasjonen. Tiltak: 1. Forskningsstrategi Det er de overordnede retningslinjene for det aktuelle saksfeltet som skal være styrende for hvilke administrative funksjoner som vektlegges, og universitetet har derfor startet et arbeid for en tydeligere overordnet forskningsstrategi. Dette arbeide må bygge på fakultetenes forskningsstrategier, og det er derfor viktig at disse foreligger i forkant av strategiarbeidet (jf. tiltak 14 i sak S ). Ansvar: Universitetsdirektøren Frist: Forskningsadministrativt nettverk For å styrke servicefunksjonene er det viktig at institusjonen bygger opp kunnskap om formelle regelverk og andre praktiske spørsmål i forhold til eksterne finansieringskilder. Universitetet må også ha kompetanse på støttefunksjoner for kommersialisering, etikk og internasjonalisering. En begynnelse på dette arbeidet er at alle fakultetene har en forskningsadministrativ ansvarlig med nær kobling til

13 fakultetsledelsen. Denne personen skal ved siden av å dekke forskningsadministrative serviceoppgaver ved fakultetet også inngå i et internt nettverk av forskningsadministratorer koordinert av Forskningsavdelingen. Ansvar: Universitetsdirektøren Frist: Våren 2002 / kontinuerlig 3. Doktorgradsadministrasjon Det er behov for en tettere kopling mellom studie- / forskningsadministrasjon og den personaladministrative siden av forskerutdanningen. Det er også behov for en tettere administrativ oppfølging av doktorgradsavtalene på fakultetsnivå. Det foreslås innført medarbeidersamtaler for stipendiatene med instituttleder. Ansvar: Fakultetene Frist: Våren 2002 / kontinuerlig 4. Forskningsdokumentasjon Framtidige forskningsbudsjetter, økende krav til rapportering og generelle informasjonshensyn tilsier at universitetet bør etablere en egen database med forskere og prosjekter hvor alle relevante data er samlet på et sted. En mest mulig fullstendig database betyr ikke at det vitenskapelige personalet skal belastes med å registrere data flere ganger enn hva tilfellet er i dag. I stedet skal en ha et sted hvor en registrerer opplysninger om prosjekter og publikasjoner i én dynamisk database. Formatet på databasen må være slik at den lar seg kople til andre systemer samtidig som den må være søkbar via ulike vev-løsninger. En slik måte å publisere data på gir muligheter for å presentere stoffet med ulike ansikter uten at registreringen må gjøres flere ganger. Prosjektet foreslår i tråd med anbefalingen i sak S at arbeidet med slik database blir startet opp gjennom etablering av et eget prosjekt under Forskningsavdelingen. Ansvar: Universitetsdirektøren Frist: Oppstart av prosjekt våren Sentrene under Forskningsavdelingen I rapporten fra prosjektgruppen som har utredet forskningsadministrasjonen foreslås det at Amundsensenteret og SEMUT legges ned som egne sentre og at Kvinnforsk enten blir lagt under Universitetsstyret eller etablert som eget institutt (vedlegg 2, side 12 og 13). Styringsgruppen anser det som viktig at senterorganiseringen vurderes både ut fra fleksibilitetshensyn og ut fra effektivisering av knappe personalressurser på den forskningsadministrative siden. For Amundsensenteret og SEMUT vil en løsning i forhold til sentrenes koordinerende funksjon være en flytting til Forskningsavdelingen. Det understrekes at senterfunksjonen må vurderes på et bredere grunnlag enn den administrative innfallsvinkelen som dette prosjektet har mandat til. Prosjektet foreslår at det med bakgrunn i rapportene fra Institusjonsevalueringen og prosjektgrupperapporten (vedlegg 2) legges fram en egen sak for styret hvor en vurderer de ulike senterfunksjonenes framtid og organisering både ut fra administrative og universitetspolitiske hensyn. Styringsgruppen mener at en her også bør vurdere universitetets øvrige sentre i lys av de funksjonene de er opprettet for å fylle, og det bør tas stilling til om senterorganiseringer skal være midlertidige

14 Ansvar: Universitetsdirektøren Frist: Våren Forskningsadministrativ kompetanse Det foreslåtte forskningsadministrative nettverket bør være premissleverandører for hvilke kompetanseoppbyggingstiltak det forskningsadministrative personalet til enhver tid har behov for. Et eksempel kan være kompetanseoppbygging i forhold til ulike finansieringskilders regelverk. Det er dessuten behov for juridisk kompetanse knyttet til forskningsadministrative spørsmål. Denne kompetansen skal være en service for hele institusjonen og bør derfor organiseres sentralt. Prosjektet foreslår at det legges til rette for juridisk rådgiverkompetanse i tilknytning til forskningsadministrasjonen. Denne kompetansen bør sees i sammenheng med en fleksibel utnytting av den samlede juridiske kompetansen sentralt. Ansvar: Universitetsdirektøren Frist: Kontinuerlig 1.3 Markedsføring, studentrekruttering og informasjonsarbeid De viktigste faktorene for å drive markedsføring, studentrekruttering og informasjonsarbeid er kvalitativt god forskning og en forskningsbasert undervisning. Administrasjonens oppgave er å legge til rette for god kommunikasjon mellom universitetet og omverden generelt, og mellom administrasjonen og interne brukerne. En del av kommunikasjonen er presentasjonen av tjenester. I denne sammenhengen er det viktig å danne seg et bilde av behov brukerne etterspør og i framtiden etablere tilbud som møter de utfordringene universitetssamfunnet står overfor. Forutsetningen for ekstern kommunikasjon er en god intern kommunikasjon. Prosjektgruppens rapport (Vedlegg 3) på dette området viser at den interne koordineringen av kommunikasjonen i organisasjonen ikke fungerer tilfredstillende. Informasjons-, rekrutterings- og markedsføringsarbeid drives på alle nivå i organisasjonen i dag, og slik bør det også være. Den kommunikasjonsmessige utfordringen ligger hovedsaklig i en bevisstgjøring av hvem de ulike målgruppene er. Til grunn for universitets kommunikasjon med omverden må det dessuten ligge en felles forståelse av hvilke verdier vi ønsker å formidle. Vi må tale et forståelig og tydelig språk, som danner grunnlag for den nødvendige operative differensieringen mellom ulike brukergrupper. I tillegg til kvalitet på forskning og undervisning må universitetet ha en profil som åpen og tilgjengelig, og som er fundert i en overordnet strategi. Styringsgruppens hovedinntrykk er ikke at det er for lite personalressurser på området. Det er imidlertid absolutt nødvendig med en sterkere samordning av eksisterende ressurser for å fylle de framtidige utfordringene på området. Organiseringen av tjenestefunksjonene blir fulgt opp under kapittelet organisering. Både på sentralt og lokalt nivå i organisasjonen er det nødvendig med en kvalitativ styrking av førstelinjetjenesten overfor studenter. I dagens informasjonssamfunn hvor konkurransen om å bli hørt og sett er økende, er det derfor viktig for universitetet å skaffe seg kompetanse og tyngde på markedsføringssiden. Denne kompetansen må knyttes tett opp til den strategiske ledelsen. Tiltak: 1. Kommunikasjonsstrategi

15 Universitetets overordnede strategi må gi tydelige signaler i forhold til organisasjonens utadrettede profil. På bakgrunn av en slik strategi, samt en kartlegging av brukere og omgivelsenes behov, vil en ha et grunnlag for et mer målrettet arbeid på feltet kommunikasjon. Ansvar: Universitetsdirektøren Frist: Kontinuerlig 2. Prosjektgruppe for studentrekruttering I en internasjonal konkurransesituasjon er den eksterne utfordringen å skape et troverdig og spennende bilde av UiTø hvor vi framstår som det beste tilbudet innenfor høyere utdanning ikke bare for nordnorske studenter. Dette betyr at vi i større grad enn i dag må sette rekrutteringsarbeidet i fokus på alle nivå i organisasjonen. Studentrekrutteringen omfatter både ordinære og EVU-studenter. Internt er utfordringen å utnytte de samlede ressursene til beste for rekrutteringen til universitetet. Prosjektet foreslår derfor at det i første omgang etableres en mer permanent prosjektgruppe for studentrekruttering i den hensikt å bedre samhandlingen internt, være pådriver for rekrutteringsarbeidet og være premissleverandører i utviklingen av funksjonen. Gruppen må spille en aktiv rolle i arbeidet med en bedret service for studenter (jf. tiltak 6). En må også videreføre praksisen med å knytte studenter til dette arbeidet ved bruk av midlertidige engasjementer. Ansvar: Universitetsdirektøren Frist: Opprettes våren Forum for elektroniske medier Universitetet må i større grad utnytte potensialet som ligger i elektroniske medier (Internett, etc.) både til ekstern og intern kommunikasjon. En forutsetning for at dette skal lykkes er at man senker terskelen for innlegging av stoff og at man velger løsninger som lar seg gjenbruke i ulike formater slik at en f.eks. lettere kan differensiere mellom intern og ekstern informasjon. På internettsiden er det allerede satt i gang et prosjekt WEBSIM. Prosjektet er startet uten å ha på plass midler til utviklingen av systemet. Arbeidet som allerede er gjort er dekket gjennom IT- og Informasjonsavdelingens ordinære budsjetter. Prosjektet har som mål at innlegging av informasjon skal kunne gjøres helt uten kunnskaper om programmering og filstrukturer, og vil bety en lettelse i arbeidsmengden for de som i dag utfører dette arbeidet ved enhetene. Gjennom WEBSIM er det allerede opprettet en arbeidsgruppe for de tekniske løsningene med representanter fra ulike enheter. Denne gruppen må utvides og etableres som et fast internettforum. En forenkling og effektivisering på den tekniske siden gir muligheter for å bruke tiden til å høyne kvaliteten på materialet som publiseres. Det må utarbeides og innføres nye rutiner for kvalitetsikring av innlagt materiale på universitetets nettsider ved alle enheter. Ansvar: Universitetsdirektøren Frist: Grafisk produksjon Universitetet har i dag flere grafikere med ulik tilknytning til virksomheten. Prosjektet foreslår at man ser disse ressursene samlet og utreder et eventuelt fast serviceapparat for å profesjonalisere og effektivisere de grafiske tjenestene i organisasjonen

16 Ansvar: Informasjonsdirektøren Frist: Operativ kartlegging av markedsføringskompetanse En mer målrettet profilering av universitetet vil kreve en profesjonalisering på markedsføringssiden. Prosjektet mener at det bør utredes om denne kompetansen finnes i organisasjonen i dag, og om det er mer lønnsomt for universitetet å kjøpe slik kompetanse eksternt enn å bygge den opp internt. Ansvar: Informasjonsdirektøren Frist: Våren Servicefunksjoner for studenter og andre brukere Både interne og eksterne brukere vil ha behov for ulike administrative servicefunksjoner. Kartleggingen på området viser at det ytes service på flere områder uten at den administrative funksjonen har dette som sitt primære mål. Dette gjør at brukerne i stor grad må lete seg fram til rette instans for å få den hjelp administrasjonen kan tilby. Gjennom en sterkere fokusering på de ulike målgruppene vil det være lettere å sette brukerne av de administrative tjenestene fremst, og lage løsninger basert på funksjon i stedet for organisasjon. Universitetet bør i økende grad ta i bruk teamorganisering på tvers av eksisterende fagenheter for å oppnå en høyere kvalitet på ulike servicefunksjoner (jf. side 34 Sentral organisering). Ansvar: Universitetsdirektøren Frist: Kontinuerlig 2.0 Forvaltningsfunksjoner Med forvaltningsfunksjoner mener vi oppgaver som for en stor del er pålagt oss enten gjennom lov eller gjennom internt regelverk. Funksjonene er støttefunksjoner for forskning og undervisning i den forstand at velfungerende funksjoner bidrar til å styrke de primære oppgavene ved et universitet. 2.1 Arkiv Innføringen av et felles datasystem for journalføring, arkivering og saksbehandling (DocuLive) i 1997/98 var en reform med konsekvenser for utformingen av arkivfunksjonen ved UiTø. Før denne reformen var det relativt stort mangfold av delarkiver ved de enkelte avdelinger, og arkivstrukturen generelt var til dels uklar. Dokumentene var kun tilgjengelig i det lokale arkivet, og derfor heller ikke lett tilgjengelig på tvers av enhetene. Etter innføringen av DocuLive, ligger følgende prinsipper til grunn for arbeidet med å forbedre arkivfunksjonen ved universitetet: a. Intern korrespondanse skal kun registreres hos en avsender. Dette bidrar bl.a til spart arbeidstid. b. En sak skal bare arkiveres ett sted, dvs. at en sak kun skal finnes komplett i ett arkiv

17 c. Bedre tilgang for brukerne til arkivsaker. Dette muliggjøres med en felles arkivdatabase. Et problem her er imidlertid for dårlig funksjonalitet for søking i saksbehandlermodulen i DocuLive. d. Hvert fakultet/hver enhet skal ha kun ett arkiv. Det har vært gjennomført en viss sentralisering av arkivfunksjonen ut fra dette prinsippet, og antall arkiver er redusert fra over 20 til 13. Begrunnelsen for dette har vært hensynet til mer forsvarlig arkivdrift. e. Mer vekt på felles opplæring av de ansatte i arkivfunksjonen, bl.a. for å utvikle mer enhetlige prosesser for arkivdrift og for saksbehandling. Arkivfunksjonen står overfor store utfordringer med hensyn til å ytterligere knytte saksbehandlingen ved de ulike avdelinger/enheter tettere opp mot arkivene. Dette er nå teknisk muliggjort blant annet gjennom innføringen av felles arkiv- og dokumenthåndteringssystem. Det gjenstår imidlertid en del arbeid før dette nye systemet ikke bare er tatt inn, men også effektivt tatt i bruk. For å få det til, må det satses på to områder: Systemutvikling: Funksjonaliteten i DocuLive er ikke god nok, og det må jobbes kontinuerlig overfor leverandør for å forbedre dette. Her må brukernes erfaringer med systemet trekkes inn og legges til grunn for forbedringsarbeidet. Kompetanseutvikling: Det må satses enda mer på opplæring og kompetanseheving hos de ansatte. Organisasjonsgjennomgangen har avdekket at mange ansatte har altfor svake kunnskaper i grunnleggende bruk av edb-baserte styringssystemer. Tiltak: 1. Sentralisering av arkivfunksjonen. Prosjektgruppen som har foretatt gjennomgangen av arkivfunksjonen (Vedlegg 9) konkluderer med at det vil være rasjonelt å foreta ytterligere intern sentralisering av arkivfunksjonen ved universitetet. Styringsgruppen slutter seg til denne vurderingen. Bakgrunnen er overgangen til arkiv og saksbehandlersystemer hvor det ikke lenger er nødvendig med fysisk nærhet mellom arkivet og brukerne. Hovedargumentet for intern sentralisering er todelt: = = Det gir muligheter for reduksjon av stillinger i tjenesten totalt sett. Et sentralarkiv gjør det mulig å bygge opp en mer profesjonell, standardisert tjeneste, som i neste omgang også vil innebære en klar kvalitetsheving på arkivfunksjonen. Ett sentralarkiv gir også muligheter til stordriftsfordeler i form av sparte utgifter til lokaler og utstyr. Ansvar: Universitetsdirektøren Frist: Utredes våren Elektronisk fordeling av dokumenter Elektronisk fordeling av dokumenter vil innebære at inngående dokumenter registreres og skannes og legges rett i arkivet, mens dokumentet blir tilgjengelig elektronisk hos leder og saksbehandler, (jf. punkt 9.4 i vedlegg 9). Dette bygger på eksisterende

18 funksjonalitet i DocuLive og kan iverksettes når dette bestemmes av ledelsen og rutiner er tilrettelagt. Ansvar: Universitetsdirektøren Frist: Våren Elektronisk mottak og forsendelse Overgang til elektronisk mottak og forsendelse av ekstern korrespondanse tas i bruk så snart løsninger for elektronisk signatur er på plass. Før dette bør det vurderes om dokumenter som ikke krever signatur kan sendes elektronisk til parter som godtar dette. Prosjektgruppen økonomistyring, regnskap og innkjøp (vedlegg 5) anbefaler også at det legges til rette for elektronisk signatur. Ansvar: Universitetsdirektøren Frist: Kartlegging av muligheter vår Elektronisk arkiv Overgang til elektronisk arkiv i tråd med Riksarkivarens regelverk utredes. Det foreslås at det nedsettes ei arbeidsgruppe som skal se på hvordan forholdene kan tilrettelegges, både organisatorisk og teknisk, for å få en godkjenning fra Riksarkivaren. Ansvar: Universitetsdirektøren Frist: Utredning Felles bortsettingsarkiv Det må satses på felles forskriftsmessige bortsettingsarkiv i Teorifagbygget, slik at investeringer i lokale tiltak for å tilfredsstille kravene til arkivlokaler kan unngås. Ansvar: Universitetsdirektøren Frist: Kontinuerlig 6. Kurs i saksbehandling Utvikling og igangsetting av kurs i generell saksbehandling og dokumenthåndtering hvor offentlighetsloven og forvaltningsloven inngår. Kurset bør være et tilbud til alle saksbehandlere og obligatorisk for nytilsatte. Ansvar: Personaldirektøren / PEK Frist: Bygg og infrastruktur Funksjonene under bygg og infrastruktur er med unntak av betjentfunksjonen ved institutter og fakultet knyttet til en avdeling i sentraladministrasjonen (Vedlegg 10). Plan og driftsavdelingen har i den senere tid arbeidet med en intern omorganisering, og dette arbeidet ble ferdigstilt 15. oktober. Avdelingen skiftet da navn til Teknisk avdeling. Avdelingen har ansvaret for daglig drift og vedlikehold av bygningsmassen, samt arealforvaltningen og videreutvikling av eksisterende bygg. Avdelingen har også ansvar for renovasjon, vakthold og sikring av universitetets bygg

19 Omorganiseringen av avdelingen har til hensikt å bedre servicenivået på saksbehandlingen overfor enhetene. En tar sikte på å i sterkere grad ta seg av de driftsoppgavene som ligger i eksisterende bygningsmasse. Avdelingen har tidligere gjennomført vellykkede omstruktureringer på funksjonsnivå: Et eksempel på dette er renholdsfunksjonen, som gjennom en effektiviseringsprosess har redusert antallet årsverk med 15% til tross for at arealet har økt. Styringsgruppen ser det ikke som riktig å foreslå tiltak ut over innholdet i rapporten før Universitetsdirektøren har evaluert den nye omstruktureringen av avdelingen, men bifaller rapportens forslag om å legge posttjenesten til Teknisk avdeling (jf. 2.4 Tiltak nr. 1). 2.3 HMS, likestilling og kompetanseutvikling Helse, miljø og sikkerhetsarbeidet er et linjeansvar i tråd med andre administrative lederoppgaver ved UiTø. Ansvaret ligger hos universitetsdirektøren, fakultetsdirektøren og instituttleder - der hvor dette ikke er delegert til administrativ leder. HMS-arbeidet sentralt er lagt til Personalavdelingen og består av vernesjef, sosialkurator, HMS-koordinator (50%) og ansvarlig for stoffkartoteket (midlertidig stilling). HMS arbeid i personalavdelingen er av overordnet og strategisk karakter mens detaljsakene er delegert til fakultetene og instituttene /avdelingene. Universitetet har 46 verneombud fordelt på 6 hovedverneområder. Tre av hovedverneombudene er frikjøpt i tilsammen 50% stilling. Universitetet har et sentralt arbeidsmiljøutvalg (AMU), som er et besluttende og rådgivende samarbeidsorgan med representanter både fra arbeidstaker- og arbeidsgiversiden. I prosjektgruppens rapport (vedlegg 8) beskrives HMS-arbeidet på instituttnivå som problematisk på grunn av usikkerhet rundt ansvarsforholdene. Den store utfordringen ligger i å få til et systematisk HMS arbeid, som blant annet innebærer årlige HMS-runder; ved alle enheter. Skal HMS-arbeidet fungere er det viktig at alle ansatte har klarhet i hvem som er nærmeste personalansvarlige, og ikke minst at den ansvarlige instituttleder eller administrative leder erkjenner ansvaret. Likestillingsarbeid er en del av det daglige ansvaret for ledere og ansatte på alle nivå i organisasjonen. Universitetet har en likestillingsleder med arbeidssted i Personalavdelingen, som skal være pådriver i likestillingsarbeidet ved UiTø. Ved hvert fakultet er det dessuten et likestillingsombud med et særlig ansvar for at tilsettingsprosedyrene blir fulgt. I tillegg til å påse at eksisterende regelverk blir fulgt, er det en viktig oppgave å utarbeide ulike informasjonsstrategier og tiltak på feltet. Mentorprosjektet, som har som mål å øke andelen kvinnelige professorer, er et slikt strategisk prosjekt hvor det administrative apparatet bidrar. Styringsgruppen beklager at rapporten kun er utarbeidet av likestillingslederen uten at prosjektgruppen har satt den inn i et større system. Det er derfor vanskelig å ta stilling til rapportens forslag om organisatorisk plassering for likestillingsfunksjonen. Kompetanseutvikling er en funksjon som skal bidra til å skape økt effektivitet og bedre kvalitet for alle funksjoner. Det er nylig vedtatt en strategiplan hvor universitetet som inneholder viktige endringer i forhold til arbeidsdeling, organisering og framtidig satsning for området kompetanseutvikling. Det er viktig at tiltakene i strategiplanen følges opp og gjennomføres. Utvikling av de ansattes kompetanse er tema i flere av prosjektgrupperapportene, og det synes åpenbart at opplæring av ansatte i framtida må være et viktig tema for alle strategiske nivå i organisasjonen. Framtidige strategiplaner må presisere kompetansekrav for berørte grupper av ansatte, og ansvarlige ledere må kartlegge behovet for opplæring i forhold til dette. Hvis Universitetet skal lykkes i arbeidet med kompetanseutvikling må sentrale bevilgninger på området stå i forhold til behovet i organisasjonen

20 Tiltak: 1. HMS-opplæring Ledelsen ved alle enheter må bevisstgjøres i sitt ansvar for HMS-arbeidet. Den ansvarlige leder og verneombud fra samme enhet skal følge samme grunnopplæring innen HMS. Ansvar: Universitetsdirektøren Frist: Bevisstgjøring om HMS-spørsmål Lederopplæring / lederutvikling både for administrative og valgte ledere bør bevisstgjøre ledere på oppgaver og ansvar innenfor HMS-arbeidet. Rapporten (vedlegg 8) er ved siden av HMS- handboka gode utgangspunkt for dette. Ansvar: Personaldirektøren / PEK Frist: Kontinuerlig 3. Vurdere frikjøp av hovedverneombud Prosjektgruppen foreslår en utvidelse av ordningen med frikjøp av hovedverneombud og ledende hovedverneombud. For å styrke HMS-arbeidet ved institusjonen bør dette vurderes som et mulig tiltak. Ansvar: Universitetsdirektøren Frist: Våren Vurdere stilling ved stoffkartoteket Det midlertidige engasjementet ved stoffkartoteket foreslås i rapporten omgjort til en permanent stilling. Styringsgruppen ønsker at Universitetsdirektøren vurderer saken. Ansvar: Universitetsdirektøren Frist: Våren Generell kartlegging av kompetansebehov Med bakgrunn i gjennomgangen av administrasjonen og de rapportene som foreligger fra de ulike prosjektgruppene må en på flere felt starte arbeidet med kartlegging av behovene og planlegging av målrettet kompetanseutvikling. Ansvar: Berørte ledere / Personaldirektøren Frist: Kontinuerlig 2.4 Post Prosjektgruppen som har foretatt gjennomgangen av posttjenestefunksjonen ved UiTø konkluderer med at denne i hovedsak fungerer tilfredsstillende (Vedlegg 9). Styringsgruppen slutter seg til denne konklusjonen. Når det gjelder forslaget om organisering av posttjenesten så er denne også i samsvar med rapporten fra prosjektgruppen som har vurdert bygg og infrastruktur

21 Tiltak: 1. Flytting av postfunksjonen til Teknisk avdeling Posten er organisert som en del av Økonomiavdelingen. Overføring av denne tjenesten til Teknisk avdeling vil være hensiktsmessig. I dag er postbetjentene samlokalisert med driftssentralen, mens man ligger i relativt stor fysisk avstand til Økonomiavdelingen. Det i seg selv gjør at posten bedre kan koordineres av Teknisk avdeling. Det er større samsvar mellom oppgavene i Teknisk avdeling og postfunksjonen enn mellom posten og økonomiavdelingen. Stikkordet her er innslaget av manuelt, praktisk arbeid. Det betyr, at dersom posten legges inn under Teknisk avdeling, vil det øke virksomhetens fleksibilitet, bl.a. ved at man ved sykdom og arbeidstopper langt lettere kan få hjelp fra ansatte ved driftssentralen. Ansvar: Universitetsdirektøren Frist: Våren Bedret adressering Adresseringen må bedres og den enkelte ansatte må bli bevisst på viktigheten av korrekt adressering. Det er viktig at en ved etablering av forkortelser på navn på institutter/enheter samordner dette slik at unødvendige forvekslinger og misforståelser oppstår. Ansvar: Alle enheter Frist: Kontinuerlig 3. Dataregister over ansatte UiTø bør ha et oppdatert dataregister over alle ansatte med korrekt arbeidssted som postbetjentene har tilgang til. Et slikt dataregister savnes på flere områder, og en database med aktuelle opplysninger over alle ansatte bør prioriteres. En slik database bør ses i sammenheng med det personaladministrative datasystemet (jf. Tiltak nr.1 side 22) Ansvar: IT- og personaldirektøren Frist: Portobesparelser Prosjektgruppen har sjekket postfakturaene for første halvår 2001 og finner at UiTø kunne spart kr ,- (eksklusiv mva.) i perioden januar - juni ved å sende mer post som vanlig A-post med kilopris isteden for å sende post som A-, B- eller C- massepost. Det er viktig at UiTø til enhver tid velger den rimeligste løsningen så lenge dette ikke går ut over leveringstiden. Ansvar: Alle enheter Frist: Kontinuerlig 5. Redusere mengden intern-post Til tross for dagens teknologi sendes det mange brev og kopier mellom enhetene. For arbeidsgruppa synes det unødvendig at signerte brev sendes fysisk mellom enhetene. På den måten vil UiTø spare både arbeidstid og penger. En reduksjon av mengden internpost avhenger av nye dokumentrutiner i DocuLive (jf. Tiltak nr. 2 side 17)

Rapport AG 2. Forslag til organisering av tekniske og administrative funksjoner ved MOF i fremtidens fakultet Synnøve Myhre Leder av AG 2

Rapport AG 2. Forslag til organisering av tekniske og administrative funksjoner ved MOF i fremtidens fakultet Synnøve Myhre Leder av AG 2 Rapport AG 2. Forslag til organisering av tekniske og administrative funksjoner ved MOF i fremtidens fakultet 20.09.12 Synnøve Myhre Leder av AG 2 AG2 sammensetning Synnøve Myhre, administrasjonssjef,

Detaljer

Universitetsstyret Universitetet i Bergen. Arklykode Styresak 53) Sak nr 2014/1673 Møte

Universitetsstyret Universitetet i Bergen. Arklykode Styresak 53) Sak nr 2014/1673 Møte Universitetsstyret Universitetet i Bergen Arklykode Styresak 53) Sak nr 2014/1673 Møte 24 09 14 Orientering om framdrift i organisasjonsutviklingsprosjektet Bakgrunn Universitetsstyret vedtok mål og rammer

Detaljer

Høring om forslag til ny organisasjons- og beslutningsstruktur ved UiO

Høring om forslag til ny organisasjons- og beslutningsstruktur ved UiO Høring om forslag til ny organisasjons- og beslutningsstruktur ved UiO Høringssvar fra: SFF, Senter for immunregulering Stillingskategori: Vitenskapelig Enhet: Rapport: MED En organisasjons- og beslutningsstruktur

Detaljer

Prosjektplan vedtatt i fakultetsstyremøte sak 67/15

Prosjektplan vedtatt i fakultetsstyremøte sak 67/15 Prosjektplan vedtatt i fakultetsstyremøte 16.12.15 sak 67/15 HF 2018 PROSJEKT STUDIEPROGRAMPORTEFØLJE Prosjektplan og organisering Det humanistiske fakultet ved Universitetet i Bergen skal ha en framtidsrettet

Detaljer

Oppfølging av den administrative bemanningsplanen

Oppfølging av den administrative bemanningsplanen UNIVERSITETET I BERGEN Oppfølging av den administrative bemanningsplanen Allmøte 20. november 2013 Fakultetsdirektør Trine Moe Assisterende fakultetsdirektør Kim Ove Hommen Dagsorden Bakgrunn Prosjektgruppens

Detaljer

UNIVERSITETET I BERGEN

UNIVERSITETET I BERGEN UNIVERSITETET I BERGEN Styre: Styresak: Møtedato: Fakultetsstyret 67/15 16.12. 2015 Dato: 09.12.2015 Arkivsaksnr: 2015/12606-RAL Prosjekt studieprogramportefølje ved HF: HF 2020 Dokumenter i saken: Fakultetsstyresak

Detaljer

Studieadministrasjon ved mat.nat. hvor står vi, hvor går vi? Tilpasning til ny ledelsesmodell og Kvalitetsreformen

Studieadministrasjon ved mat.nat. hvor står vi, hvor går vi? Tilpasning til ny ledelsesmodell og Kvalitetsreformen Studieadministrasjon ved mat.nat. hvor står vi, hvor går vi? Tilpasning til ny ledelsesmodell og Kvalitetsreformen Gruppens medlemmer Studiesjef Elisabeth Müller Lysebo, leder, fakultetssekretariatet Seniorkonsulent

Detaljer

Prosjekt Internt handlingsrom Universitetet i Oslo Presentasjon for PK-nettverket v/irene Sandlie

Prosjekt Internt handlingsrom Universitetet i Oslo Presentasjon for PK-nettverket v/irene Sandlie Prosjekt Internt handlingsrom Universitetet i Oslo 2010-2013 Presentasjon for PK-nettverket 01.11.13 v/irene Sandlie UiOs strategi 2020 UiO skal styrke sin internasjonale posisjon som et ledende forskningsuniversitet,

Detaljer

Administrativt utviklingsarbeid ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet. Hva gjør vi nå? Møter i Styringsgruppen og

Administrativt utviklingsarbeid ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet. Hva gjør vi nå? Møter i Styringsgruppen og Administrativt utviklingsarbeid ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Hva gjør vi nå? Møter i Styringsgruppen 14.03.05 og 16.03.05 1 Mål med utviklingsarbeidet Styringsgruppen skal legge til

Detaljer

Sak: Satsing på fleksible videreutdanningstilbud ved HiST

Sak: Satsing på fleksible videreutdanningstilbud ved HiST Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolestyret Vedtakssak HS-møte 13.06.12 Dato: 2012 Til: Høgskolestyret Fra: Rektor Sak: HS-V-16/12 Satsing på fleksible videreutdanningstilbud ved HiST Saksbehandler/-sted:

Detaljer

UNIVERSITETET I BERGEN

UNIVERSITETET I BERGEN UNIVERSITETET I BERGEN Styre: Styresak: Møtedato: Universitetsstyret 115/15 26.11.2015 Dato: 13.11.2015 Arkivsaksnr: 2014/1649 Strategi 2016-2022, arbeid med oppfølging Henvisning til bakgrunnsdokumenter

Detaljer

Handlingsplan for hovedvirkemidler for perioden Det medisinsk-odontologiske fakultet, Universitetet i Bergen

Handlingsplan for hovedvirkemidler for perioden Det medisinsk-odontologiske fakultet, Universitetet i Bergen Handlingsplan for hovedvirkemidler for perioden - 2018 Det medisinsk-odontologiske fakultet, Universitetet i Bergen 1. Forholdet til samarbeidspartnere Fakultetet skal styrke og videreutvikle samhandlingen

Detaljer

Strategi for Sesam Vedtatt av styret ved Senter for samiske studier 3. mai 2010

Strategi for Sesam Vedtatt av styret ved Senter for samiske studier 3. mai 2010 Universitetet i Tromsø UiT SENTER FOR SAMISKE STUDIER - SESAM Strategi for Sesam 2010-2013 Vedtatt av styret ved Senter for samiske studier 3. mai 2010 Senter for samiske studier Strategi- og handlingsplan

Detaljer

Status og videre planer

Status og videre planer Administrativt utviklingsarbeid ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Status og videre planer Solstrandsamlingen 21.- 22.april 2005 1 Utviklingsarbeidets målsetning: å legge til rette for en

Detaljer

UNIVERSITETET I BERGEN

UNIVERSITETET I BERGEN UNIVERSITETET I BERGEN Styre: Styresak: Møtedato: Universitetsstyret 92/16 25.08.2016 Dato: 12.08.2016 Arkivsaksnr: 2014/11584 Universitetet i Bergens infrastrukturutvalg, aktiviteter og planer Henvisning

Detaljer

Høring om forslag til ny organisasjons- og beslutningsstruktur ved UiO

Høring om forslag til ny organisasjons- og beslutningsstruktur ved UiO Høring om forslag til ny organisasjons- og beslutningsstruktur ved UiO Høringssvar fra: De fast vitenskapelig ansatte i allmenn litteraturvitenskap ved ILOS Stillingskategori: Vitenskapelig Enhet: Rapport:

Detaljer

Handlingsplan for hovedvirkemidler for perioden 2014-2016 Det medisinsk-odontologiske fakultet, Universitetet i Bergen

Handlingsplan for hovedvirkemidler for perioden 2014-2016 Det medisinsk-odontologiske fakultet, Universitetet i Bergen Handlingsplan for hovedvirkemidler for perioden 2014-2016 Det medisinsk-odontologiske fakultet, Universitetet i Bergen 1. Forholdet til samarbeidspartnere styrke og videreutvikle samhandlingen med og være

Detaljer

Utredning av fakultetsorganisering: Mandat og oppnevning av UMBs representanter i prosjektgruppe

Utredning av fakultetsorganisering: Mandat og oppnevning av UMBs representanter i prosjektgruppe 1302 1901 US-SAK NR: 170/2009 SAKSANSVARLIG:UNIVERSITETSDIREKTØR SIRI M LØKSA SAKSBEHANDLER(E): PERSONAL-OG ORGANISASJONSDIREKTØR ELIZABETH DE JONG ARKIVSAK NR: 2009/1462 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITSKAP

Detaljer

U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N

U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Styre: Styresak: Møtedato: Fakultetsstyret ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet 6/11 22.02.2011 Dato: 14.02.2011 Arkivsaksnr: 2010/925/lae Helse, miljø og sikkerhet

Detaljer

Det medisinske fakultet. Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet R-SAK RÅDSSAK Fakultetsrådet. Dekanus. Revidert strategi for DMF

Det medisinske fakultet. Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet R-SAK RÅDSSAK Fakultetsrådet. Dekanus. Revidert strategi for DMF NTNU Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Det medisinske fakultet R-SAK 20-06 RÅDSSAK 20-06 Til: Fra: Gjelder: Saksbehandler: Fakultetsrådet Dekanus Revidert strategi for DMF Bjørn Tore Larsen

Detaljer

Saksnotat til Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet og Saksfremlegg til Styret ved St. Olavs Hospital HF

Saksnotat til Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet og Saksfremlegg til Styret ved St. Olavs Hospital HF 1 av 5 Det medisinske fakultet Saksnotat til Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet og Saksfremlegg til Styret ved St. Olavs Hospital HF Til/Utvalg: Fakultetsstyret ved DMF og Styret for St. Olavs

Detaljer

Styre- og utvalgsarbeid sekretærens oppgaver og rolle

Styre- og utvalgsarbeid sekretærens oppgaver og rolle Styre- og utvalgsarbeid sekretærens oppgaver og rolle Kari Tove Elvbakken Administrasjonsseminar 27.09.11 Universitetets styrer og utvalg Universitetsstyret Fakultetsstyrene Styret ved Bergen museum Universitetsbibliotekets

Detaljer

UNIVERSITETET I BERGEN

UNIVERSITETET I BERGEN UNIVERSITETET I BERGEN Styre: Styresak: Møtedato: Universitetsstyret 8/17 23.02.2017 Dato: 10.02.2017 Arkivsaksnr: 2014/11859 Organisering av universitetets strategiske satsinger - Forslag til organisering

Detaljer

FORSLAG OM EKSTERN REPRESENTASJON I FAKULTETSSTYRET VIDERE PROSESS

FORSLAG OM EKSTERN REPRESENTASJON I FAKULTETSSTYRET VIDERE PROSESS UNIVERSITETET I BERGEN Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Arkivkode: Fakultetsstyresak 52 Saksnr.: 2013/9976 Møte: 12. september 2013 FORSLAG OM EKSTERN REPRESENTASJON I FAKULTETSSTYRET VIDERE

Detaljer

Mål og strategier for HMS-arbeidet ved Det medisinske fakultet 2014 2020

Mål og strategier for HMS-arbeidet ved Det medisinske fakultet 2014 2020 Mål og strategier for HMS-arbeidet ved Det medisinske fakultet 2014 2020 Forbedring gjennom klare ansvarsforhold og samarbeid Ledelse Klare ansvarsforhold Universell utforming God infrastruktur Risiko

Detaljer

Etablering av et fakultet for kunst, musikk og design ved UiB fase III

Etablering av et fakultet for kunst, musikk og design ved UiB fase III Etablering av et fakultet for kunst, musikk og design ved UiB fase III Innkalling til møte i styringsgruppen Tirsdag 6. september kl. 12.00 15.00, Møterom 2, Muséplassen 1 Sak 1/16 Sak 2/16 Sak 3/16 Sak

Detaljer

fakultetsadministrasjonen ved HF

fakultetsadministrasjonen ved HF Forslag Omorganisering til oppfølging av av den fakultetsadministrasjonen ved HF administrativ bemanningsplan ved HF Presentasjon av rapport fra prosjektgruppe. Allmøte 30.04.14 Agenda 1) Bakgrunn 2) Prosjektgruppens

Detaljer

Evaluering av dagens styringsmodell

Evaluering av dagens styringsmodell US 98/2015 Evaluering av dagens styringsmodell Universitetsledelsen Saksansvarlig: Rektor Saksbehandler(e): Jan Olav Aarflot, Elizabeth de Jong Arkiv nr: 15/03694-1 Forslag til vedtak: 1. Universitetsstyret

Detaljer

NTNU S-sak 48/07 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet ØK Arkiv: 2007/9127 N O T A T

NTNU S-sak 48/07 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet ØK Arkiv: 2007/9127 N O T A T NTNU S-sak 48/07 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 20.08.2007 ØK Arkiv: 2007/9127 N O T A T Til: Styret Fra: Rektor Om: Overordnet prinsipp for budsjettfordeling og inntektsfordelingsmodellen

Detaljer

Utlysning av stilling som Personal- og organisasjonsdirektør

Utlysning av stilling som Personal- og organisasjonsdirektør 1302 1901 US-SAK NR: 176/2009 SAKSANSVARLIG: ELIZABETH DE JONG SAKSBEHANDLER: CHRISTIAN ELIND ARKIVSAK NR 2009/1060 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP ADM.DIREKTØR Utlysning av stilling som Personal-

Detaljer

Revisjon av forskerutdanningen ved Det humanistiske fakultet Forslag fra dekanatet februar 2011

Revisjon av forskerutdanningen ved Det humanistiske fakultet Forslag fra dekanatet februar 2011 Revisjon av forskerutdanningen ved Det humanistiske fakultet Forslag fra dekanatet februar 2011 Innhold Innledning og sammendrag...2 Ansvarsforhold og delegering...2 Veilederfunksjonen...2 Kravet om tilknytning

Detaljer

SAKSTIHEL: Omorganisering av HMS og etablering av BHT-funksjon ved UiO

SAKSTIHEL: Omorganisering av HMS og etablering av BHT-funksjon ved UiO UNIVERSITETET I OSLO UNIVERSITETSDIREKTØREN Til Universitetsstyret Fra Universitetsdirektøren Sakstype: Vedtakssak Møtesaksnr.: V-sak 5 Møtenr. 2/2011 Møtedato: 01.03.11 Notatdato: 22.02.11 Arkivsaksnr.:

Detaljer

Utkast til styresak oversendes for høring i AMU, se vedlegg. Det er ønskelig at AMU diskuterer og uttaler seg i forhold til videre veivalg.

Utkast til styresak oversendes for høring i AMU, se vedlegg. Det er ønskelig at AMU diskuterer og uttaler seg i forhold til videre veivalg. 1 av 1 HMS-avdelingen 21.10.2011 AMU-sak 34/11 Notat Til: AMU Kopi til: Fra: Rektor Signatur: HMS - organisering og ressurser Utkast til styresak oversendes for høring i AMU, se vedlegg. Det er ønskelig

Detaljer

Instituttrådenes og fakultetsstyrets størrelse og sammensetning

Instituttrådenes og fakultetsstyrets størrelse og sammensetning Universitetet i Bergen Styret for Det samfunnsvitenskapelige fakultet Arkivkode: 011.1 Fak.sak: 22/2009 Sak nr.: 2009/2588 Møte: 09.06.09 Instituttrådenes og fakultetsstyrets størrelse og sammensetning

Detaljer

Organisering og standardisering innenfor studieadministrasjon

Organisering og standardisering innenfor studieadministrasjon Organisering og standardisering innenfor studieadministrasjon Beskrivelse av gjennomføringstiltak og opplegg for gjennomføring og oppfølging Jmf. notat for gjennomføringsplan for Universitetsstyrets vedtak

Detaljer

Organisering og standardisering innenfor studieadministrasjon

Organisering og standardisering innenfor studieadministrasjon Organisering og standardisering innenfor studieadministrasjon Beskrivelse av gjennomføringstiltak og opplegg for gjennomføring og oppfølging Jmf. notat for gjennomføringsplan for Universitetsstyrets vedtak

Detaljer

Strategi for samarbeid mellom HiT og arbeidslivet 2012-2014

Strategi for samarbeid mellom HiT og arbeidslivet 2012-2014 Strategi for samarbeid mellom HiT og arbeidslivet 2012-2014 Innledning I tildelingsbrevet fra Kunnskapsdepartementet til Høgskolen i Telemark (HiT) for 2011 ble det stilt krav om at alle høyere utdanningsinstitusjoner

Detaljer

Styring og ledelse. Stillingsbeskrivelse dekanstillinger

Styring og ledelse. Stillingsbeskrivelse dekanstillinger US 63/2016 Styring og ledelse. Stillingsbeskrivelse dekanstillinger Universitetsledelsen Saksansvarlig: Rektor Saksbehandler(e): Jan Olav Aarflot, Heidi Blom Arkiv nr: 16/00948 Forslag til vedtak: Universitetsstyret

Detaljer

Styrings- og administrasjonsreglement for Det medisinske fakultet, UiO

Styrings- og administrasjonsreglement for Det medisinske fakultet, UiO Styrings- og administrasjonsreglement for Det medisinske fakultet, UiO Behandlet i fakultetsstyret 3. september og 14. oktober 2003. Godkjent av Rektor 16. oktober 2003. Sist endret av fakultetsstyret

Detaljer

Universitetet i Stavanger Styret ved Universitetet i Stavanger

Universitetet i Stavanger Styret ved Universitetet i Stavanger Universitetet i Stavanger Styret ved Universitetet i Stavanger US 10/16 Orientering om OU-prosessen Saksnr: 16/01398-1 Saksansvarlig: Halfdan Hagen, HR-direktør Møtedag: 10.03.2016 Informasjonsansvarlig:

Detaljer

Prosjektet Frisklivsdosetten. Statusrapport 01.07.2014

Prosjektet Frisklivsdosetten. Statusrapport 01.07.2014 Prosjektet Frisklivsdosetten Statusrapport 01.07.2014 Innholdsfortegnelse Statusrapport... 1 Erfaringer og vurderinger fra pilotrunde:... 2 Prosjektgruppa... 2 Metoden... 2 Prosjektmedarbeidere... 2 Kickoff...

Detaljer

Høring Rapport og finansiering av universiteter og høyskoler

Høring Rapport og finansiering av universiteter og høyskoler Kunnskapsdepartementet v/ Universitets- og høyskoleavdelingen Postboks 8119 Dep 0032 Oslo Deres ref.: 15/162 Vår ref.: Dato: 09.02.15 Høring Rapport og finansiering av universiteter og høyskoler Vi viser

Detaljer

Til: Møtedato: Sak: Universitetsstyret /15. Avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen Prinsipper og mål for arbeidet med Adm2020

Til: Møtedato: Sak: Universitetsstyret /15. Avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen Prinsipper og mål for arbeidet med Adm2020 Universitetsledelsen Arkivref: 2015/3236/ALO000 Dato: 20.10.2015 SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Sak: Universitetsstyret 27.10.2015 58/15 Avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen Prinsipper og mål for

Detaljer

Del 1 Arbeidsmiljøutvalget

Del 1 Arbeidsmiljøutvalget ÅRSRAPPORT FRA ARBEIDSMILJØUTVALGET (AMU) VED UNIVERSITETET I TROMSØ 2012 1 2 Del 1 Arbeidsmiljøutvalget Arbeidsmiljøutvalgets mandat og sammensetning I henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser i kapittel

Detaljer

RAPPORT FRA ARBEIDSGRUPPA FORSKNINGSADMINISTRASJON

RAPPORT FRA ARBEIDSGRUPPA FORSKNINGSADMINISTRASJON RAPPORT FRA ARBEIDSGRUPPA FORSKNINGSADMINISTRASJON Følgende har vært medlemmer i arbeidsgruppen: Førsteamanuensis Andrew Kristiansen, Forskerforbundet Prodekan Tove Leming, AFL Prodekan Marie-Theres Federhofer,

Detaljer

NTNU O-sak 25/06 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet OA/TS Arkiv: N O T A T

NTNU O-sak 25/06 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet OA/TS Arkiv: N O T A T NTNU O-sak 25/06 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 27.11.2006 OA/TS Arkiv: Til: Styret Fra: Rektor Om: Personalpolitikk for NTNU N O T A T Innledning Det ble i løpet av 2005 gjennomført en

Detaljer

Fakultet for helse- og sosialvitenskap; Høring til Børresens-utvalgets sluttrapport om administrativ organisering

Fakultet for helse- og sosialvitenskap; Høring til Børresens-utvalgets sluttrapport om administrativ organisering Fakultet for helse- og sosialvitenskap Institutt for helsevitenskap Deres dato 1 av 5 2016/3914 vkr Deres referanse NTNU Fakultet for helse- og sosialvitenskap; Høring til Børresens-utvalgets sluttrapport

Detaljer

Administrasjonsreglement for Det utdanningsvitenskapelige fakultet

Administrasjonsreglement for Det utdanningsvitenskapelige fakultet Administrasjonsreglement for Det utdanningsvitenskapelige fakultet Godkjent av rektor på fullmakt 30. januar 2004, med senere endringer godkjent av rektor på fullmakt 30. september 2005 og 18. mars 2011.

Detaljer

UiB og Uni Research utredning

UiB og Uni Research utredning U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N UiB og Uni Research utredning Rk Møte i arbeidsgruppe 22.1.2016 Anne Lise Fimreite Bakgrunn Universitetsstyret har ansvar for at vedtak som institusjonen fatter

Detaljer

Gode og likeverdige tjenester til pasientene og kostnadseffektivisering for helseforetakene. Strategiplan Pasientreiser ANS

Gode og likeverdige tjenester til pasientene og kostnadseffektivisering for helseforetakene. Strategiplan Pasientreiser ANS Gode og likeverdige tjenester til pasientene og kostnadseffektivisering for helseforetakene Strategiplan Pasientreiser ANS 2011-2013 Pasientreiser ANS har i 2010 videreutviklet sin rolle som en nasjonal

Detaljer

Stillingsbeskrivelse og utlysningstekst dekanstillinger

Stillingsbeskrivelse og utlysningstekst dekanstillinger US 89/2016 Stillingsbeskrivelse og utlysningstekst dekanstillinger Universitetsledelsen Saksansvarlig: Administrasjonsdirektør v. personal- og organisasjonsdirektør Saksbehandler(e): Catherine Caillé,

Detaljer

0 NTNU. Notat. Utredning av administrativ organisering. 1 av 5

0 NTNU. Notat. Utredning av administrativ organisering. 1 av 5 0 NTNU Fakultet for arkitektur og billedkunst Dato Referanse 14.04.2016 1 av 5 Notat Til: Gruppe for administrativ organisering Kopi til: Fra: Dekan Signatur: Utredning av administrativ organisering Rektor

Detaljer

Vedlegg 1: Presentasjon av EVU-virksomheta ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet (SVfak.)

Vedlegg 1: Presentasjon av EVU-virksomheta ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet (SVfak.) INNSPILL FRA UNDERGRUPPE FOR ETTER- OG VIDEREUTDANNING (EVU) TIL ARBEIDSGRUPPA FOR STUDIEADMINISTRASJON I DET NYE FAKULTET FOR SAMFUNNSVITENSKAP, HUMANIORA OG LÆRERUTDANNING Utfordringer for EVU og forslag

Detaljer

BIBSYS kommunikasjonsstrategi 2010-2011

BIBSYS kommunikasjonsstrategi 2010-2011 BIBSYS kommunikasjonsstrategi 2010-2011 Innledning BIBSYS Kommunikasjonsstrategi gir de overordnede føringene for hvordan forvaltningsorganet skal utøve sin kommunikasjonsvirksomhet. Målgruppen for BIBSYS

Detaljer

Framtidens fakultet. Prosess og status organisasjonsplan

Framtidens fakultet. Prosess og status organisasjonsplan Universitetet i Bergen Det medisinsk-odontologiske fakultet Styresak: 105/2012 Sak nr.: 2010/13430 Møte: 7.11.2012 Framtidens fakultet. Prosess og status organisasjonsplan 1. Innledning Det vises til fakultetsstyresaker

Detaljer

Fusjon UiT-HiTø - hvordan ivaretas personalet?

Fusjon UiT-HiTø - hvordan ivaretas personalet? Fusjon UiT-HiTø - hvordan ivaretas personalet? Seminar FBF/FAP 12. desember 2008 Personalbehandling i forhold til endringsprosesser Vilkår for den enkeltes engasjement og deltakelse i endringsprosesser

Detaljer

Innhold Forord 1. Dette er Artsdatabanken 2. Målbilde for Mål og strategier

Innhold Forord 1. Dette er Artsdatabanken 2. Målbilde for Mål og strategier Strategisk plan 2013 2017 Innhold Forord 1. Dette er Artsdatabanken 2. Målbilde for 2017 3. Mål og strategier 1 2 4 5 Strategisk plan 2013 17 1 Forord Artsdatabanken har nå vært operativ i 8 år, og er

Detaljer

OMSTILLING AV IT-TJENESTER. Ved UiB

OMSTILLING AV IT-TJENESTER. Ved UiB OMSTILLING AV IT-TJENESTER Ved UiB Endrede rammebetingelser, krav og forventninger gjør omstillinger nødvendig og ønskelig Det pågår en rekke omstillinger i organisasjonen Trekker disse omstillingene i

Detaljer

Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Personal- og organisasjonsavdeling

Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Personal- og organisasjonsavdeling Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Personal- og organisasjonsavdeling Fakultetstyrene og dekaner, prodekan Instituttstyrene og instituttledere Vår ref. 16/00948 Deres ref. Dato 07.07.16 Informasjon

Detaljer

Tabell: Ansvar, roller og oppgaver knyttet særlig til arbeid med kvalitetsrapport og kvalitetsutvikling

Tabell: Ansvar, roller og oppgaver knyttet særlig til arbeid med kvalitetsrapport og kvalitetsutvikling Studenten Studentene har rett til og ansvar for å engasjere seg i arbeidet med forbedring av utdanningen og undervisningen. -Har rett til og ansvar for å delta aktivt i emneevalueringer, studentundersøkelser,

Detaljer

Føringer i fusjonsplattformen. Møte i gruppe for faglig organisering 18.09

Føringer i fusjonsplattformen. Møte i gruppe for faglig organisering 18.09 Føringer i fusjonsplattformen Møte i gruppe for faglig organisering 18.09 Høy kvalitet Våre studenter skal oppleve undervisning, læring og læringsmiljø med høy kvalitet og høye kvalitetskrav. Utdanningene

Detaljer

TILTAK 2006 (kroner) 2007 (kroner) Sum (kroner) Bukkerittet KIBIN

TILTAK 2006 (kroner) 2007 (kroner) Sum (kroner) Bukkerittet KIBIN Evaluering gjort av Tone Ibenholt Davoteam Davinci 6. SIVA 6.1. Organisering og aktiviteter i SIVA SIVA deltok med en ekstern konsulent i forprosjektgruppen fra oppstarten i 2006 og fram til våren 2007.

Detaljer

26. MARS Underveisevaluering. Mandat og framdrift

26. MARS Underveisevaluering. Mandat og framdrift 26. MARS 2014 Underveisevaluering Mandat og framdrift Mandat underveisevaluering av styring og ledelse, faglig og administrativ organisering, med særlig vekt på forholdet mellom faglig og administrativ

Detaljer

Fakultetsstyret fattet følgende vedtak om fordeling på møtet 30. oktober 2012:

Fakultetsstyret fattet følgende vedtak om fordeling på møtet 30. oktober 2012: Det medisinske fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: MED HELSAM Institutt for helse og samfunn Dato: 06.11.2012 Saksnr..: 2012/3359 METTEGR DISPOSISJONSSKRIV 2013 - INSTITUTT FOR HELSE OG SAMFUNN Det

Detaljer

Retningslinjer for forskningsgrupper ved Finnmarksfakultetet

Retningslinjer for forskningsgrupper ved Finnmarksfakultetet Retningslinjer for forskningsgrupper ved Finnmarksfakultetet Godkjent av fakultetsstyret den 03.12.2014. Fakultetets mål fastsettes gjennom strategiplan og forslag til satsingsområder. Disse må utformes

Detaljer

Politisk dokument Styring og ledelse i universitets- og høyskolesektoren

Politisk dokument Styring og ledelse i universitets- og høyskolesektoren Holbergs gate 1 / 0166 Oslo T: 22 04 49 70 E: nso@student.no W: www.student.no Politisk dokument Styring og ledelse i universitets- og høyskolesektoren «Styring og ledelse handler om å ta samfunnsoppdraget

Detaljer

En helhetlig administrasjon ett felles prosjekt! Et prosjekt i støpeskjeen

En helhetlig administrasjon ett felles prosjekt! Et prosjekt i støpeskjeen U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N En helhetlig administrasjon ett felles prosjekt! Et prosjekt i støpeskjeen Oppstartsmøte styringsgruppen Mandag 14. mars 2016 Innledningen til prosjektet - styresakene

Detaljer

UNIVERSITETS- og FUSJONSPROSJEKTET Delprosjekt 3 Administrativ organisering

UNIVERSITETS- og FUSJONSPROSJEKTET Delprosjekt 3 Administrativ organisering UNIVERSITETS- og FUSJONSPROSJEKTET Delprosjekt 3 Administrativ organisering Mandatet skal behandles av fellesstyret. Det tas forbehold om justeringer i mandatet som følge av dette. 1 Bakgrunn: Det vises

Detaljer

NTNU S-sak 3/09 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet PEK Arkiv: N O T A T

NTNU S-sak 3/09 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet PEK Arkiv: N O T A T NTNU S-sak 3/09 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 06.01.09 PEK Arkiv: N O T A T Til: Styret Fra: Rektor Om: Tilsetting av dekaner og prorektorer - Prosedyre og utlysningstekst Tilråding: 1.

Detaljer

S 3/10 Faglig organisering av Det nye universitetet

S 3/10 Faglig organisering av Det nye universitetet Interimsstyret for samorganisering og samlokalisering av NVH og UMB S 3/10 Faglig organisering av Det nye universitetet Interimsstyret hadde første drøfting av faglig organisering på seminaret 21. oktober

Detaljer

Innspill på organisasjonsmodeller Fra arbeidsgruppe FoU-administrasjon 5. april 2013

Innspill på organisasjonsmodeller Fra arbeidsgruppe FoU-administrasjon 5. april 2013 Innspill på organisasjonsmodeller Fra arbeidsgruppe FoU-administrasjon 5. april 2013 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Detaljer

UNIVERSITETET I BERGEN

UNIVERSITETET I BERGEN UNIVERSITETET I BERGEN Styre: Styresak: Møtedato: Fakultetsstyret ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet 33/ 2013 18.06.2013 Dato: 10.06.2013 Arkivsaksnr: 2012/897-LAE Oppfølging av evalueringen av de

Detaljer

Bemanningsplan for ledelsesfunksjoner ved Institutt for sykehusmedisin

Bemanningsplan for ledelsesfunksjoner ved Institutt for sykehusmedisin Bemanningsplan for ledelsesfunksjoner ved Institutt for sykehusmedisin Nr. Tittel (SKO) % Ansvarsomårde/Oppgaver Kvalifikasjonskrav 1 Instituttleder (SKO 1475) 100 Hovedoppgave: Overordnet ledelse og utvikling

Detaljer

Gode og likeverdige tjenester til pasientene og kostnadseffektivisering for helseforetakene. Strategiplan Pasientreiser ANS

Gode og likeverdige tjenester til pasientene og kostnadseffektivisering for helseforetakene. Strategiplan Pasientreiser ANS Gode og likeverdige tjenester til pasientene og kostnadseffektivisering for helseforetakene Strategiplan Pasientreiser ANS 2011-2013 Pasientreiser ANS har i 2010 videreutviklet sin rolle som en nasjonal

Detaljer

FS-135/2013 Spørsmål om utarbeiding av profilfilm for NMBU

FS-135/2013 Spørsmål om utarbeiding av profilfilm for NMBU FS-135/2013 Spørsmål om utarbeiding av profilfilm for NMBU Møtedato: 25. oktober 2013 Saksansvarlig: Mette Risbråthe Saksbehandler: Mette Risbråthe Etter avtale med Fellesstyrets leder legges saken fram

Detaljer

NTNU S-sak 74/06 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Arkiv: N O T A T

NTNU S-sak 74/06 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Arkiv: N O T A T NTNU S-sak 74/06 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 07.11.2006 Arkiv: N O T A T Til: Styret Fra: Rektor Om: Organisering av NTNUs sentrale ledelse Tilråding: Styret slutter seg til framlagt

Detaljer

Universitetet i Stavanger Styret ved Universitetet i Stavanger

Universitetet i Stavanger Styret ved Universitetet i Stavanger Universitetet i Stavanger Styret ved Universitetet i Stavanger US 49/15 Studieportefølje ved UiS, opptaksrammer og dimensjonering av studier 2016 Saksnr: 15/02525-1 Saksansvarlig: Bjarte Hoem, fung. utdanningsdirektør

Detaljer

Universitetet i Bergens strategi 2016-2022, "Hav, Liv, Samfunn".

Universitetet i Bergens strategi 2016-2022, Hav, Liv, Samfunn. Styre: Styresak: Møtedato: Universitetsstyret 30/16 28.04.2016 Dato: 14.04.2016 Arkivsaksnr: 2014/1649 Universitetet i Bergens strategi 2016-2022, "Hav, Liv, Samfunn". Plan for arbeid med oppfølging. Henvisning

Detaljer

UiO : Universitetet i Oslo Universitetsdirektøren

UiO : Universitetet i Oslo Universitetsdirektøren UiO : Universitetet i Oslo Universitetsdirektøren Til Fra Universitetsstyret Universitetsdirektøren Sakstype: Møtesaksnr.: Møtenr.: Møtedato: Notatdato: Arkivsaksnr.: Saksbehandler: Orienteringssak O-sak2

Detaljer

TILTAK FOR FAGLIG STYRKING

TILTAK FOR FAGLIG STYRKING Institutt for medier og kommunikasjon Det humanistiske fakultet Vedtatt av IMKs styre 10. september 2013 TILTAK FOR FAGLIG STYRKING IMKS MÅL OG UTFORDRINGER Utgangspunktet for prosess faglig styrking er

Detaljer

Høring om forslag til ny organisasjons- og beslutningsstruktur ved UiO

Høring om forslag til ny organisasjons- og beslutningsstruktur ved UiO Høring om forslag til ny organisasjons- og beslutningsstruktur ved UiO Høringssvar fra: Trine Syvertsen, Einar Lie, Gro Bjørnerud Mo, Mette Halskov Hansen Stillingskategori: Vitenskapelig Enhet: Rapport:

Detaljer

S 4/10 Budsjettmessige og administrative anbefalinger

S 4/10 Budsjettmessige og administrative anbefalinger Interimsstyret for samorganisering og samlokalisering av NVH og UMB S 4/10 Budsjettmessige og administrative anbefalinger Samorganiseringen av NVH og UMB vil føre til en reorganisering av virksomhetene

Detaljer

Faglig referansegruppe. 21. september 2016 Cecilie Ohm, Kari Fuglseth, Henrik Tøndel

Faglig referansegruppe. 21. september 2016 Cecilie Ohm, Kari Fuglseth, Henrik Tøndel Faglig referansegruppe 21. september 2016 Cecilie Ohm, Kari Fuglseth, Henrik Tøndel Agenda Organisering av prosessen og referansegruppens mandat, Cecilie Premissene fra fase II, Cecilie Delprosessene i

Detaljer

Utkast til Prosjektskisse

Utkast til Prosjektskisse Utkast til Fellesprosjekt mellom Aker universitetssykehus HF (AUS) Rikshospitalet HF (RH) og Ullevål universitetssykehus HF (UUS) for fellesorganisering av de ikke-medisinske tjenester (IMT) 7. desember,

Detaljer

FAUSKE KOMMUNE. Sammendrag: SAKSPAPIR ADMINISTRATIV STRUKTUR

FAUSKE KOMMUNE. Sammendrag: SAKSPAPIR ADMINISTRATIV STRUKTUR SAKSPAPIR FAUSKE KOMMUNE JournalpostID: 10/1511 Arkiv sakid.: 10/395 Saksbehandler: Ingrid K. Alterskjær Sluttbehandlede vedtaksinnstans: Sak nr.: 006/10 ARBEIDSMILJØUTVALG Dato: 02.03.2010 011/10 PARTSAMMENSATT

Detaljer

Internasjonalisering. Prosjekt Læring i arbeidsliv og utdanning. Internasjonalt utvalg 19.06.12

Internasjonalisering. Prosjekt Læring i arbeidsliv og utdanning. Internasjonalt utvalg 19.06.12 Internasjonalisering Prosjekt Læring i arbeidsliv og utdanning Internasjonalt utvalg 19.06.12 Definisjon internasjonalisering En etablert definisjon for internasjonalisering i høyere utdanning: The process

Detaljer

PROTOKOLL FRA. Styret for Det matematisk- naturvitenskapelige fakultet. Mandag 25. oktober 2010

PROTOKOLL FRA. Styret for Det matematisk- naturvitenskapelige fakultet. Mandag 25. oktober 2010 PROTOKOLL FRA Styret for Det matematisk- naturvitenskapelige fakultet Mandag 25. oktober 2010 Til stede: Vitenskapelig tilsatte: Teknisk-administrativt tilsatte: Eksterne representanter: Studentrepresentanter:

Detaljer

Prosjektplan Strategisk personalplanlegging ved DMF

Prosjektplan Strategisk personalplanlegging ved DMF 1 Prosjektplan Strategisk personalplanlegging ved DMF Innledning I Styresak 19/07 ble NTNUs personalpolitikk vedtatt og som en oppfølging og implementering av denne ble HR-prosjektet Fra personal til HR

Detaljer

HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET

HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET Sak 24/14 Orienteringssaker Vedlegg Strategi 2020 Operasjonalisering gjennom programmer Saksbehandler Ansvarlig direktør Mette Nilstad Saksmappe 2014/12 Ingerid Gunnerød Dato

Detaljer

Underveisevalueringen Orientering i LAMU 10.juni 2015

Underveisevalueringen Orientering i LAMU 10.juni 2015 10.06.2015 Underveisevalueringen Orientering i LAMU 10.juni 2015 Sak 39 - Styringsmodell på institusjonsnivå, inkludert vedtak om HiOAs organisasjonsstruktur fra 01.08.15 FØLGENDE BLE VEDTATT i. Styret

Detaljer

PORTEFØLJESTYRING. og veien dit.. Jon Skriubakken Strategirådgiver IT. www.telemark.no

PORTEFØLJESTYRING. og veien dit.. Jon Skriubakken Strategirådgiver IT. www.telemark.no PORTEFØLJESTYRING og veien dit.. Jon Skriubakken Strategirådgiver IT Det skjer ikke av seg selv NOEN må ville Skal vi lykkes! I TFK strategirådgiver og stabssjef Forankring Forankring i egne styringsdokumenter

Detaljer

10/2009. Interimsstyret ved Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning Møtedato: 17/ /309 JFO001/011.4

10/2009. Interimsstyret ved Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning Møtedato: 17/ /309 JFO001/011.4 10/2009 Til: Interimsstyret Interimsstyret ved Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning Møtedato: 17/04 Arkivref: 2009/309 JFO001/011.4 BEMANNINGSPLANER FOR HSL-FAKULTETET Bakgrunn I

Detaljer

Forskning for fremtiden - en fremtid for forskningen

Forskning for fremtiden - en fremtid for forskningen Forskning for fremtiden - en fremtid for forskningen Teamet Ottersen/Bostad med viserektorkandidatene Hennum og Jorde Demokrati Faglighet Synlighet - i utdanning og forskning Teamet Ottersen/Bostad vil

Detaljer

Organisering og standardisering innenfor studieadministrasjon

Organisering og standardisering innenfor studieadministrasjon Organisering og standardisering innenfor studieadministrasjon Beskrivelse av gjennomføringstiltak og opplegg for gjennomføring og oppfølging Jmf. notat for gjennomføringsplan for Universitetsstyrets vedtak

Detaljer

Sak nr.:2013/6256 Møte: FRAMTIDENS FAKULTET ORGANISERING AV TEKNISK TJENESTER

Sak nr.:2013/6256 Møte: FRAMTIDENS FAKULTET ORGANISERING AV TEKNISK TJENESTER UNIVERSITETET I BERGEN Det medisinsk-odontologiske fakultet Styresak: 49/13 Sak nr.:2013/6256 Møte: 12.6.2013 FRAMTIDENS FAKULTET ORGANISERING AV TEKNISK TJENESTER Det vises til fakultetsstyre-sak 105/2012,

Detaljer

Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer. Anna Aabø Leder Ekstern representant

Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer. Anna Aabø Leder Ekstern representant MØTEPROTOKOLL Utvalg: Fakultetsstyret for Fakultet for naturvitenskap og teknologi Møtested: Institutt for kjemi, Forskningsparken 3, Breivika Møtedato: 24.10.2014 Tidspunkt: 12:15 Følgende faste medlemmer

Detaljer

SAK M 25/13. Forslag til retningslinjer og kriterier for professor emeritusordning ved Tromsø Museum Universitetsmuseet

SAK M 25/13. Forslag til retningslinjer og kriterier for professor emeritusordning ved Tromsø Museum Universitetsmuseet Tromsø Museum - Universitetsmuseet SAK M 25/13 Til: Museumsstyret Møtedato: 23. september 2013 Arkivref.: 2013/3744 IBA004/ Forslag til retningslinjer og kriterier for professor emeritusordning ved Tromsø

Detaljer

NTNU S-sak 5/16 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 28.01.2016 Saksansvarlig: Ida Munkeby Saksbehandler: Trond Singsaas N O T A T

NTNU S-sak 5/16 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 28.01.2016 Saksansvarlig: Ida Munkeby Saksbehandler: Trond Singsaas N O T A T NTNU S-sak 5/16 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 28.01.2016 Saksansvarlig: Ida Munkeby Saksbehandler: Trond Singsaas Til: Styret Fra: Rektor Om: Organisering av NTNUs ledelse N O T A T Tilråding:

Detaljer

Styresak: 142/11 Sak nr.: 10/13430 Møte: Framtidig organisering av Det medisinsk-odontologiske fakultet

Styresak: 142/11 Sak nr.: 10/13430 Møte: Framtidig organisering av Det medisinsk-odontologiske fakultet Universitetet i Bergen Det medisinsk-odontologiske fakultet Styresak: 142/11 Sak nr.: 10/13430 Møte: 16.11.11 Framtidig organisering av Det medisinsk-odontologiske fakultet 1. Innledning Fakultetsstyret

Detaljer

Hvorfor kan jeg ikke utføre mine oppgaver uten dyktige forskningsadministrative medarbeidere?

Hvorfor kan jeg ikke utføre mine oppgaver uten dyktige forskningsadministrative medarbeidere? 1 Presentasjon for NARMA tirsdag 27. november 2012 Hvorfor kan jeg ikke utføre mine oppgaver uten dyktige forskningsadministrative medarbeidere? Prorektor forskning Kari Melby, NTNU 2 Mine erfaringer bygger

Detaljer