Strategidokument Bystyrets kontor

Transkript

1 Strategidokument Bystyrets kontor

2 Innhold 1 HVORFOR UTARBEIDE ET STRATEGIDOKUMENT? BEMANNING OG BUDSJETT Stillinger, - status og utviklingstrekk Budsjett, - status og utviklingstrekk LEDELSE OG ORGANISASJONSSTRUKTUR VISJON OG HOVEDMÅL OPPGAVEOMRÅDER OG PRIORITERINGER Drift av politiske utvalg Vedlikehold og utvikling av det politiske styringssystemet Representasjon og ordfører Valg Ungdommens bystyre Økonomi, personal og driftsoppgaver Informasjon og IKT

3 1 HVORFOR UTARBEIDE ET STRATEGIDOKUMENT? Bystyrets kontor har et selvstendig ansvar for alle sider ved det folkevalgte systemet i kommunen. Ansvaret spenner fra den daglige driften av bystyret og bystyrekomiteene til folkevalgtopplæring og tilrettelegging slik at det politiske systemet kan fungere etter vedtatte mål og regler. Dette strategidokumentet er det fjerde i rekken. Tidligere dokumenter ble utarbeidet i 2003, 2006 og Hensikten med dokumentet har vært og er tredelt. For det første skal dokumentet synliggjøre kontorets mål og prioriteringer. For det andre skal dokumentet være styrende for kontorets ansatte, og for det tredje skal dokumentet danne grunnlag for regelmessig vurdering av oppnådde mål og resultater. Strategidokumentet inneholder visjon og mål for kontoret, informasjon om bemanning, budsjett, ledelse, organisasjon samt beskrivelse av oppgaver, mål, utfordringer og prioriterte oppgaver innen kontorets ulike oppgaveområder. Det vil årlig bli utarbeidet egne handlingsplaner som omfatter mer konkrete tiltak innenfor oppgaveområdene. Så langt det er hensiktsmessig skal oppfølging av mål og resultater basere seg på prinsippene for balansert målstyring, og oppnådde resultat skal framkomme gjennom årsrapporter og ved revisjon av strategidokumentet. Strategidokumentet vil ligge til grunn for arbeidet ved kontoret for perioden Dokumentet skal som før underlegges en mer gjennomgripende revisjon i starten av neste valgperiode (årsskiftet ). Strategidokumentet legges frem til politisk behandling i Forretningsutvalget, og dokumentet vil deretter publiseres på kontorets nettsider. 3

4 2 BEMANNING OG BUDSJETT 2.1 Stillinger, - status og utviklingstrekk Bystyrets kontor har de siste årene opplevd betydelige endringer i oppgaver, krav og forventninger. I 2004 var det 16 ansatte ved kontoret. Fra 2008 og frem til 2012 har kontoret både vært igjennom en prosess med en økning av antall ansatte fra 19 til 30, for deretter å gå igjennom en nedbemanning fra 30 til 21. Opp- og nedbemanningen skyldes i første rekke etableringen og avviklingen av bydelsstyreordningen. Bystyrets kontor har 22 årsverk per Stillingen som rådgiver for ordføreren er for tiden ubesatt. Fordeling av årsverk fremgår av oversikten i tabell 1 som viser utviklingen fra 2004 og frem til Tabell 1: Bemanning i årsverk Stillingskategorier/ funksjoner Årsverk 2004 Årsverk 2006 Årsverk 2008 Årsverk 2012 Konsulenter sentrale utvalg Rådgivere sentrale utvalg Rådgiver økonomi/regnskap Representasjon og sekretær ordfører Drift/IKT/innkjøp Sentralbord Bystyredirektør Nettbaserte systemer og registre Arkiv 1 1 Rådgiver valg Rådgiver Ungdommens bystyre 1 1 Rådgiver for ordfører 1 1 Rådgiver personal 1 1 Rådgiver informasjon 1 1 Konsulenter bydelsstyrer 4 Rådgivere bydelsstyrer 4 Totalt

5 Alle ansatte har, i tillegg til sine kjerneoppgaver, flere tilleggsoppgaver. Det er laget et internt avløsersystem som aktiveres ved fravær og ved stor arbeidsmengde. Med bakgrunn i nedleggelse av bydelsstyrene og nedbemanning på kontoret er det foretatt en ny gjennomgang av oppgaver. Avløsersystemet er også under oppdatering. 2.2 Budsjett, - status og utviklingstrekk Det har vært en økning i budsjett, fra 34.0 millioner i 2000 til 61.9 millioner i Økningen er delvis en konsekvens av flere oppgaver og ansatte og delvis en konsekvens av økning i stillinger og godtgjørelser på politisk side. Budsjettet for valg varierer mellom år hvor det avvikles valg og år det ikke avvikles valg. Tabell 2: Budsjett Budsjettposter Bystyret 19,7 21,3 21,9 30,2 32,4 31,9 Bydelsstyrene 4,9 0 Valget 9,9 1,3 10,8 1,4 13,2 1,4 Administrasjon Bystyrets kontor 10,8 12,3 12,3 13,7 16,7 15,3 Administrasjon bydelsstyrene 5,8 2,1 0 Adm. Ungdommens bystyre 1,1 1,1 1,0 Administrasjonslokaler 5,1 5,2 5,2 7,0 6,5 5,7 Motpost avskrivninger -0,6 Bystyrets kontor 45,0 40,1 50,2 64,0 72,0 61,9 5

6 3 LEDELSE OG ORGANISASJONSSTRUKTUR Kontoret har hatt en flat organisasjonsstruktur hvor alle ansatte har blitt fulgt opp av og rapportert direkte til bystyredirektøren. Kontorets virksomhet har videre vært gruppert i samordningsenheter for rådgivere, konsulenter og støttetjenester. Denne grupperingen endres ved at kontorets virksomhet grupperes i følgende fire samordningsenheter: drift av politiske utvalg og Ungdommens bystyre ordfører og representasjon valg personal og organisasjon, økonomi og regnskap, drift, IKT og informasjon Etter at Bystyrets kontor har redusert bemanningen som følge av avviklingen av bydelsstyreordningen, er det mer hensiktsmessig å gruppere alle ansatte som har direkte ansvar for drift av politiske utvalg i en samordningsenhet. Alle oppgaver knyttet til ordfører og representasjon grupperes sammen. Valget er også en hensiktsmessig samordningsenhet. Den fjerde enheten er støttetjenester (personal og organisasjon, økonomi og regnskap, drift, IKT og informasjon). Dette vil for det første gi en tettere oppfølging og mulighet for samordning på et lavere nivå. For det andre vil det gi bedre rom for overordnet ledelse og ressursutnyttelse. Følgende organisasjonsmodell legges til grunn for den videre utvikling av Bystyrets kontor: 6

7 Det utpekes en samordningsansvarlig for drift av utvalg og en samordningsansvarlig for personal, økonomi, drift mv.. På valg er det allerede en samordningsansvarlig, mens de 2 ansvarlige for ordfører og representasjon følges direkte opp og rapporterer til bystyredirektør. Alle ansatte har oppgaver innen flere oppgaveområder. Til enhver tid vil det også være prosjektbaserte oppgaver som samordnes og styres på andre måter. Hva som vil være viktige prosjektoppgaver i perioden fremgår av gjennomgangen av oppgaveområdene i kapittel 5. Oppgavemengden varierer med det politiske aktivitetsnivået og oppgavemengden er også gjennomgående større i valgår. I valgår vil alle ansatte direkte eller indirekte involveres i forberedelse og gjennomføring av valg. 7

8 4 VISJON OG HOVEDMÅL Bergen kommune er parlamentarisk styrt. Det vil si at det er etablert et skille mellom bystyrets organer og byrådet. Mens størsteparten av den kommunale administrasjonen er underlagt byrådet, er Bystyrets kontor underlagt bystyret og Forretningsutvalget. Hovedprinsippet er at alle regler og retningslinjer som gjelder for kommunens administrasjon for øvrig, også gjelder Bystyrets kontor. Det er lagt til grunn at Bystyrets kontor skal ha kapasitet og kompetanse til å løse sine oppgaver på egenhånd. De politiske organer som betjenes av Bystyrets kontor er: bystyret, bystyrekomiteene, ordføreren, Forretningsutvalget, Valgstyret og Klagenemnden. I tillegg har Bystyrets kontor ansvar for Ungdommens bystyre. Visjonen for Bystyrets kontor er: Bystyrets kontor skal være et brukerorientert kontor, og først og fremst bidra til at de folkevalgte kan utøve sine verv på en hensiktsmessig måte. Med utgangspunkt i visjonen legges følgende mål til grunn for arbeidet ved Bystyrets kontor: a. Tilføre folkevalgte kompetanse til å utføre sine verv på en god måte. b. Tilrettelegge for demokratiske og effektive møte- og behandlingsformer. c. Gjøre politiske prosesser og beslutninger kjent. d. Informere allmennheten om påvirkningsmuligheter. e. Legge til rette for frie, direkte og hemmelige valg. f. Tilrettelegge for barn og unges innflytelse i kommunepolitikken. g. Synliggjøre og skape felles forståelse for vedtatte regler i det politiske styringssystem. h. Videreutvikle en brukerorientert administrasjon mot publikum, ordfører, heltidspolitikere og øvrige folkevalgte. 8

9 5 OPPGAVEOMRÅDER OG PRIORITERINGER 5.1 Drift av politiske utvalg Oppgaver Bystyrets kontor skal tilrettelegge for demokratiske og effektive møte- og behandlingsformer i bystyrets organer. I dette ligger bl.a. utsending av sakskart og saker, annonsering av møter, sekretariatsfunksjon under møter og protokollskriving. Kontoret skal videre gi råd og veiledning til folkevalgte i faglige og formelle spørsmål og sørge for at de folkevalgte får de arbeidsbetingelser og den godtgjørelse de har krav på. I tillegg omfatter oppgaveområdet tilrettelegging for politiske aktiviteter som høringer, befaringer og reiser, samt informasjon til publikum om møter, politiske prosesser, beslutninger og ikke minst muligheter for påvirkning. Mål a. Utvalgsmedlemmer skal i god tid før møtene, få tilstrekkelig informasjon om sakene som skal behandles gjennom saksdokument, muntlig informasjon og/eller befaringer. b. Systemet for papirløse møter skal være tilpasset brukernes behov. c. Utvalgsmedlemmer skal raskt få veiledning og svar på spørsmål om formelle regler for møter mv. d. Utvalgsmedlemmene skal kunne ta i bruk hensiktsmessig programvare for å utveksle forslag og merknader i forkant av møter og under møter. e. Byens innbyggere skal få fortløpende informasjon om sakene, skal kunne være til stede i åpne møter og skal få rask informasjon om innstillinger og vedtak. Utfordringer og prioriteringer Papirløse møter og raske endringer i kommunikasjon og samhandling via nettbaserte systemer, krever at Bystyrets kontor må legge til rette for bruk av plattformer som er hensiktsmessige for politikere og publikum. Dette vil bli prioritert. Bystyrets kontor vil i perioden legge vekt på å heve IKT-kompetansen ved kontoret for å kunne gi bedre bistand til politikere og for å effektivisere eget arbeid med papirløse møter. Videre vil det bli prioritert å få på plass bedre system for elektronisk kommunikasjon og samhandling mellom politikere, administrasjon og publikum (se også under oppgaveområde 5.7 Informasjon og IKT). 9

10 5.2 Vedlikehold og utvikling av det politiske styringssystemet Oppgaver Området vedlikehold og utvikling av det politiske styringssystemet omfatter utredning, saksproduksjon, folkevalgtopplæring og informasjon. De viktigste oppgavene er produksjon av saker om oppdateringer og revisjon av reglement og fullmaktsbestemmelser og å legge bedre til rette for de politiske utvalgenes arbeid med budsjett og politisk tilsyn. Bystyrets kontor skal jevnlig oppsummere erfaringer med reglement, fullmakter og andre områder relatert til det politiske styringssystemet og foreslå forbedringer. Mål a. Gi folkevalgte innsikt i egne og andres roller og en felles forståelse for grunnprinsipper og kjøreregler i det politiske styringssystem. b. Bidra til at bystyrekomiteene arbeider med politisk tilsyn og kontroll overfor byrådet. c. Bidra til at de folkevalgte spiller en aktiv og synlig rolle i Bergen kommunes internasjonale arbeid og profilerer Bergen nasjonalt og internasjonalt. d. Kartlegge hvordan de folkevalgte kjenner til og forstår ulike sider ved det politiske styringssystemet. Utfordringer og prioriteringer Den største utfordringen er å utvikle og opprettholde en felles forståelse for det politiske systemet med sine formelle og uformelle spilleregler, fullmaktsfordeling og forholdet mellom posisjon og opposisjon. Hva som skal være bystyresystemets rolle, innretning og dimensjonering er noe det bør være tverrpolitisk enighet om. De folkevalgte har selv ansvar for å ivareta og videreutvikle det politiske systemet. Som administrasjon for de folkevalgte har Bystyrets kontor et ansvar for at formelle regler og bestemmelser blir ivaretatt. Etter at bydelsstyrene ble nedlagt har bystyrekomiteene ansvar for løpende dialog med innbyggerne, lag, organisasjoner mv.. Bystyrets kontor skal legge forholdene til rette for at bystyrekomiteene kan ivareta denne oppgaven. I første del av inneværende periode vil Bystyrets kontor prioritere å ferdigstille arbeidet med egenbestemmelser og andre bestemmelser som regulerer de folkevalgtes aktivitet. I løpet av inneværende år vil det bli lagt frem saker om innsynsrett for folkevalgte, budsjettfullmakter for politiske organ på bystyresiden, fullmakter for bystyrekomiteene og erfaringer med ulike ordninger, bl.a. private forslag. Reglement for Ungdommens bystyre skal gjennomgås, både for å få til forbedringer og for å tilpasse dette reglementet til endringer i øvrige reglementer. 10

11 Ulike opplæringstilbud for nye folkevalgte og i komiteene skal prioriteres. De høyest prioriterte områdene vil være budsjettbestemmelser og budsjettarbeid, bystyrets og byrådets fullmakter og fullmaktsfordeling, reglement og politisk tilsyn. I tillegg vil det bli prioritert å gjennomføre fagopplæring for de komiteene som melder inn ønsker om dette. Bystyrets kontor vil, som i de foregående valgperiodene, lage et hefte med oppdaterte reglement og fullmaktsbestemmelser. I samarbeid med byrådet skal også heftet om det parlamentariske styringssystemet i Bergen kommune oppdateres. Bystyrets kontor tilrettelegger for deltakelse under vennskapsbysamlingene som går av stabelen hvert andre år. I 2013 er Bergen vertskapsansvarlig. Det vil derfor være en prioritert oppgave å forberede denne samlingen med representanter fra kommunens vennskapsbyer Århus, Åbo og Göteborg. 5.3 Representasjon og ordfører Oppgaver Bystyrets kontor tilrettelegger for ordførerens representasjon ved offisielle besøk, kommunale mottakelser og ved byomfattende arrangement av nasjonal eller internasjonal karakter. Oppgaveområdet omfatter behandling av søknader, planlegging, tilrettelegging og teknisk gjennomføring av selve arrangementene. Det administrative ansvaret for ivaretakelse av representasjon og ordføreres aktiviteter er fordelt på to personer. Mål a. Bidra til at Bergen kommune videreutvikler sitt omdømme som vertskapsby. Lage plan for håndtering av mottak av representasjonsarrangement. Lage opplæringsplan og plan over internasjonalt arbeid ved kontoret ref. representasjon. Utarbeide strategi/ opplæringsplan for besøk av andre nasjonaliteter, jf. UD. b. Ha et støtteapparat som til enhver tid ivaretar krav og forventninger til Bergen som vertskapsby. c. Bygge ut ordførerens nettsider slik at innholdet blir lettere tilgjengelig og oppdatert. Utfordringer og prioriteringer Representasjonsoppdrag og større arrangementer er fordelt over hele året, men har høysesong vår/ sommer. En utfordring er å ha tilstrekkelig kapasitet i perioder med mange arrangementer og oppdrag. Det må legges stor vekt på opplæring for alle som kan få slike vertskapsoppdrag. 11

12 Bergen kommune har få egne representasjonslokaler. Det skal foretas en gjennomgang av hvilke typer lokaler som er egnet for ulike typer arrangement og som kan bidra til å markedsføre byen som vertskapsby på en enda bedre måte. Bergens rolle som vertskapsby for større og mindre arrangementer synliggjøres blant annet gjennom ordførerens rolle som vert for og deltaker på arrangement. Det vil bli prioritert å bygge ut ordførerens nettsider slik at de viser bredden i ordførerens aktiviteter, ordførerens deltagelse på arrangementer og synliggjør ordførerens vertskapsrolle i ulike sammenhenger. I tillegg vil det bli prioritert å utarbeide skriftlige rutiner og etablere systemer for planlegging og gjennomføring av arrangementer som sikrer god gjennomføring også i perioder med høyt press og ved fravær. Internasjonalt arbeid er inkludert i forretningsstrategi i andre selskap og det er viktig at Bergen kommune arbeider bevist med dette. Synliggjøring av Bergen internasjonalt blir viktigere og viktigere. 5.4 Valg Oppgaver Bystyrets kontor er ansvarlig for den administrative tilretteleggingen av valg. Valgoppgavene er ikke de samme i valgår og mellomvalgår. I valgår tilrettelegges og utstyres lokaler for forhåndsstemmegivningen, valgdagen og valgoppgjøret. Valgmedarbeidere rekrutteres og læres opp, og det informeres om hvem som kan stemme, når og hvor. Det produseres saker til valgstyret og valgstyrets arbeidsutvalg mht. valggjennomføringen, informasjonsplaner, oppnevning av stemmestyrer, godkjenning av valget mv. I mellomvalgår evalueres erfaringene fra foregående valg, og rutiner videreutvikles og oppdateres. Valgdatasystemene evalueres særskilt. Behov for endring i valgdistriktene og bruk av alternative valglokaler vurderes ut fra kriteriet om universell utforming. Valgutstyr og valgmateriell oppgraderes. De fleste ansatte ved Bystyrets kontor er engasjert i valgoppgavene i valgår, og innenfor en del oppgaveområder er valgoppgavene en del av ansattes faste oppgaver også i mellomvalgårene. Medarbeidere fra byrådsavdelingene deltar også i valgarbeidet i valgår og mellomvalgår. Mål a. Gi god informasjon om hvem som har stemmerett og om når, hvordan og hvor de kan stemme. b. Valglokaler for forhåndsstemmegivningen og valgdagen skal ha en universell utforming, og lokaliseres slik at de er lett tilgjengelig for velgerne både i bydelene og i sentrum. c. Opplæringsprogrammet for valgarbeidet skal sikre alle valgmedarbeidere god og oppdatert valgfaglig og valgteknisk kompetanse ved gjennomføring av valg. 12

13 d. Valgstyret og valgstyrets arbeidsutvalg skal ha oppdatert kunnskap om de lover og retningslinjer som regulerer valggjennomføringen. Utfordringer og prioriteringer Kommunal- og regionaldepartementet har utviklet et elektronisk valgdatasystem som kommunene kan ta i bruk fra og med stortingsvalget Departementet foreslår også endringer i gjennomføringen av forhåndsstemmegivningen. Begge ordningene vil føre til behov for endringer i valggjennomføringen i kommunene. Det nye valgdatasystemet inneholder nye funksjonaliteter som stiller nye krav til valglokalene og til opplæringen av valgmedarbeiderne. Rutiner for gjennomføring av valget må gjennomgås og tilpasses det nye valgdatasystemet og eventuelle endringer i gjennomføringen av forhåndsstemmegivningen. Alle valglokaler må vurderes på nytt ut fra mulighetene for stabil nettilgang i valglokalene. Valgmedarbeiderne må få opplæring i bruk av pc til elektronisk avkryssing i manntallet og føring av stemmestyrets møtebok. Bystyret har vedtatt innføring av 2 dagers valg og det må utarbeides en plan for organisering og kostnader ved innføring av 2 dagers valg. Lokalisering og åpningstider ved søndagsvalget må vurderes mht. best mulighet tilgjengelighet for velgerne. 5.5 Ungdommens bystyre Oppgaver Bystyrets kontor legger til rette for den daglige driften av Ungdommens bystyre (UB) og tre komiteer. Dette består av månedlige møter i tre uformelle arbeidsgrupper og tre komiteer, samt fellesmøter (unntatt januar, juli og desember). I tillegg kommer det månedlige møter i ledergruppen og diverse prosjektgrupper. Kontoret har i tillegg ansvar for planlegging og gjennomføring av et årlig opplæringsopplegg for nye representanter i januar/februar. Bystyrets kontor har ansvar for intern og ekstern kommunikasjon og samarbeid med andre organ i og utenfor kommunen. I tillegg har kontoret ansvar for videreutvikling av ordningen med UB. Mål a. Legge til rette for at UBs syn blir hørt i saker som angår barn og unge i Bergen kommune. b. Legge til rette for god kontakt mellom UB og skolene/elevrådene. c. Synliggjøre UB sin aktivitet og ungdoms muligheter for påvirkning. d. Arbeide for at alle ungdomsskoler og videregående skoler blir representert i UB. 13

14 Utfordringer og prioriteringer Representantene i UB har mye kompetanse om det å være ung i Bergen kommune. For å utnytte denne kompetansen vil det i inneværende periode bli prioritert å få på plass gode rutiner for samarbeid mellom UBs komiteer og byrådsavdelingene og mellom UBs komiteer og bystyrekomiteene/kontaktpersonene. Det er en utfordring å forankre UB i skolene og få skolene til å velge representanter til UB. Det vil derfor bli prioritert å etablere rutiner som forbedrer informasjonsflyten mellom Bystyrets kontor og skolenes kontaktlærere og mellom skolens representant og skolens elevråd. Andre prioriterte oppgaver vil være å synliggjøre UB sine meninger gjennom media og Facebook, ta initiativ til og arrangere «Barn og unges spørretime» annethvert år, videreføre det nasjonale samarbeidet og erfaringsutvekslingen i storbynettverket og jobbe med å komme tidligere inn i prosessene, særlig i saker som oversendes fra byrådet og som skal behandles i bystyret. 5.6 Økonomi, personal og driftsoppgaver Oppgaver Økonomifunksjonen ivaretar oppgaver knyttet til regnskap, budsjettarbeid, fakturering, rapportering, internkontroll og kvalitetssikring. Personalarbeidet består av rådgivning innenfor personalfeltet, personaloppfølging, utvikling av organisasjonen og personalet, samt lønnsarbeid. Oppgaver innen økonomi og personalområdet følges opp fortløpende, både når det gjelder daglige driftsoppgaver og støttefunksjoner for resten av avdelingen. Fagområdene har i tillegg samarbeid med og rapportering til Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap, og benytter seg også av byrådsavdelingen for rådføring i ulike saker. Driftsoppgavene omfatter praktisk tilrettelegging og støtte for ansatte og folkevalgte når det gjelder alt fra inventar, utstyr og drift av kontorfasiliteter, mens sentralbordet yter service ved telefon- og direktehenvendelser ved kontoret. Mål a. Sikre god økonomisk styring i henhold til vedtatt budsjett og gjeldende regelverk for Bergen kommune. b. Utrede og gjennomføre endringer innen økonomifunksjonen ved kontoret. c. Utforme tydelige prinsipper og retningslinjer for ivaretakelse av arbeidsgiveransvaret. d. Tilstrebe ledelse som motiverer, har helhetsperspektiv og avklarer forventninger på en tydelig måte. e. Legge til rette for gode opplæringsmuligheter og intern kompetansedeling. 14

15 f. Sikre et godt fysisk og sosialt arbeidsmiljø som fremmer gode kollegiale relasjoner, trivsel og trygghet på arbeidsplassen g. Yte god service ved telefon- og direktehenvendelser til kontoret. h. Yte god service overfor politikere og gruppesekretærer mht kontorfasiliteter, innkjøp mv. i. Følge innkjøpsreglementet for Bergen kommune. Utfordringer og prioriteringer Bystyrets kontor har de siste årene opplevd betydelige svingninger i oppgaver, krav og forventninger. Opp- og nedbemanningen som følge av opprettelse og nedleggelse av bydelsstyrene har vært krevende prosesser for kontoret. Etter at kontoret har vært gjennom slike endringer, er det en hovedutfordring å bygge egen organisasjon og kultur på nytt. Det er viktig å skape gode rutiner og kvalitetssikringssystemer som en del av arbeidet med å stabilisere organisasjonen og forhindre usikkerhet blant de ansatte, og å engasjere hele kontoret i utviklingen av egen organisasjon og virksomhet. Kontoret er på mange måter i en fase hvor virksomheten skal grupperes og defineres på nytt. Stor variasjon i oppgaver mellom valgår og ikke-valgår krever fleksibilitet i arbeidsfordelingen. For Bystyrets kontor vil det hele tiden være en utfordring å balansere krav og forventninger fra politisk ledelse og mer generelle krav til å ivareta basisoppgaver. En prioritert oppgave i perioden vil være å skape gode rutiner og samarbeidsforhold internt og i forhold til folkevalgte, hva angår bl.a. oppgave- og ansvarsfordeling, intern og ekstern informasjonsflyt og opplæring. Slike rutiner vil være et viktig utgangspunkt for å sikre at kontoret og kontorets ansatte til enhver tid har den kompetansen og informasjonen de trenger for å utføre sine arbeidsoppgaver på best mulig måte. For å opprettholde et høyt servicenivå når det gjelder henvendelser til kontoret, er det viktig å sikre at den interne informasjonsflyten til og fra sentralbordet blir ivaretatt, både i forhold til egne ansatte og folkevalgte. Dette er ett av de prioriterte områdene som berører alle fagområdene. Det er også en utfordring å ivareta ekspedisjonsfunksjonen ved fravær, og her jobbes det med å få på plass en bedre og mer oppdatert teknisk løsning som sikrer større fleksibilitet for besvarelser av telefonsentralen for å bedre den interne avløsningsrutinen. I tillegg vil det bli prioritert å utarbeide klare rutiner for innkjøp og bestillinger. 5.7 Informasjon og IKT Oppgaver Sentralt i kontorets informasjonsarbeid er produksjon og publisering av artikler, planlegging, koordinering og utføring av informasjonstiltak og vedlikehold og oppdateringer av nettsider. Viktige oppgaver er også videreutvikling av nettsidenes oppbygging og innhold og av informasjonsformidlingen kontoret ivaretar. 15

16 Kontorets IKT-arbeid omfatter praktisk IKT-bistand vedrørende bruk av tavle-pcer, teknisk utstyr i møterom, bruk og vedlikehold av databaser og elektroniske registre og vurdere anskaffelser av nye verktøy. Som systemeier for flere IKT-system, må Bystyrets kontor til enhver tid vurdere behov for oppgraderinger/videreutvikling av systemene, utarbeide kravspesifikasjoner, ha dialog med leverandører og inngå avtaler. Mål a. Informere om bystyresidens aktiviteter og beslutninger og synliggjøre pågående politiske prosesser. b. Informere byens befolkning om styringssystemet og muligheter for påvirkning. c. Etablere kommunens nettsider som primærkanal for informasjon, jf. statlig satsing på digitalt førstevalg. d. Vurdere etablering av et nettsted (politikerportal) som samler all informasjon om politisk aktivitet og kommunikasjon mellom Bystyrets kontor og de folkevalgte. (Må ses i sammenheng med nytt intranett.) e. Etablere nettstrømming (streaming) fra bystyremøtene (både direkteoverføring og publisering av opptak på nett i etterkant). f. Bidra til videreutvikling av systemet for papirløse møter. g. Videreutvikle valgmodulen i kommunens system for forvaltning, drift og vedlikehold av eiendommer (FDV) h. Kontinuerlig oppdatere og videreutvikle databaser og elektroniske registre. Utfordringer og prioriteringer Utviklingen innenfor digitale løsninger for informasjon og kommunikasjon er rask og skaper forventninger til måten Bystyrets kontor kommuniserer både med innbyggerne og med de folkevalgte på. Bystyrets kontor vil i perioden vurdere å ta i bruk nye digitale løsninger i informasjonsarbeidet for å bedre informasjonsflyten mellom de folkevalgte og administrasjonen, og også for kommunikasjon politikerne imellom. Sentralt i denne prosessen vil være å vurdere hvilke muligheter som ligger i eksisterende programvare (som f.eks. OneNote) og hvilke muligheter prosessen med etablering av et nytt intranett i Bergen kommune skaper, samt å nyttiggjøre seg disse. I tillegg vil det bli prioritert å få på plass nettstrømming fra bystyremøtene. Krav og forventninger til informasjon og kommunikasjon er ikke mulig å innfri innenfor rammen av kontorets ressurser til informasjonsarbeid. For Bystyrets kontor er dette et område som utkrystalliserer seg som spesielt viktig å styrke innsatsen på. Kontinuiteten i informasjonsarbeidet utfordres også av at arbeid med valg beslaglegger anslagsvis % av stillingsressursene i perioden fra mars til oktober i valgår. Overgangen til papirløse møter har ført til økt behov for IKT-kompetanse ved kontoret og det er fortsatt en utfordring å dekke behovet for IKT-støtte til brukerne samt vurdere behov for 16

17 videreutvikling av systemet. Bystyrets kontor har de siste årene hatt en underdekning innen praktisk IKT-støtte og innen arbeid rettet mot videre utvikling av nettbaserte systemer som kan bidra til både forenklinger og modernisering av driften. Denne underdekningen dreier seg både om kapasitet og kompetanse. For inneværende valgperiode vil behovet for IKT-kompetanse øke ytterligere som følge av at det skal anskaffes nytt valgsystem og eventuelt anskaffes system for politikerportal, nettstrømming av bystyremøtene og møteadministrasjonssystem. Når det gjelder behov for IKT-kapasitet til drift av nye system, har Bystyrets kontor så langt løst mange av de økende driftsoppgavene ved opplæring av egne ansatte, omprioritering av oppgaver og bortfall av oppgaver knyttet til papirutsendelse. Bystyrets kontor vil i perioden satse på å øke kompetansen innen IKT for de ansatte slik at de i større grad kan ivareta driftsoppgaver som krever spesiell IKT-kompetanse. Når det gjelder anskaffelse av og videreutvikling av systemer, vil Bystyrets kontor være helt avhengig av hjelp fra IKT Konsern dersom kontoret ikke får ansatt en person med IKT-kompetanse til å ivareta dette arbeidet. 17