Strategisk IT-plan for Vennesla kommune

Transkript

1 Strategisk IT-plan for Vennesla kommune Hovedmål: Vennesla kommune skal ut ifra en kost/nytte vurdering bruke IT der ansatte, samarbeidspartnere og/eller publikum er tjent med det. 1

2 1. INNLEDNING OPPSUMMERING PROSJEKTORGANISASJON STATUS HVA FUNGERER BRA? HVA KAN BLI BEDRE? MÅL HOVEDSATSINGSOMRÅDER DØGNÅPEN FORVALTNING ELEKTRONISK SAMHANDLING I HELSE OG OMSORGSEKTOREN IT I GRUNNOPPLÆRING IT i skole IT i barnehage ANDRE SATSINGSOMRÅDER LOKALDEMOKRATI OG DELTAKELSE I INFORMASJONSSAMFUNNET GEOGRAFISK INFORMASJON INFORMASJONSSIKKERHET GRØNN IT IT FUNKSJONEN KOMPETANSEUTVIKLING INTERKOMMUNALT IT-SAMARBEID STRATEGISK IT-LEDELSE IT-ARKITEKTUR BREDBÅND INTEGRASJON AV IT-SYSTEMER E-HANDEL FRI PROGRAMVARE SAKSBEHANDLING/ARKIVERING KOMMUNIKASJON/TELEFONI STANDARDISERING

3 1. Innledning For at vi som kommune kan møte morgendagens utfordringer på en god måte er det viktig å ta i bruk tilgjengelig teknologi. Skal vi kunne møte fremtidens behov for arbeidskraft til nødvendige tjenester er dette helt avgjørende. IT vil bl.a. være helt sentralt for å kunne møte utfordringene i eldreomsorgen på en god måte. Kommunestyret vedtok i desember 2009 at det skal utarbeides en IT-strategi for neste 4 års periode. Denne skal være knyttet opp mot økonomiplanen. Planen rulleres hvert andre år, mens økonomivedlegget rulleres årlig i samsvar med budsjettarbeidet. Oppfølgingsansvaret ligger hos organisasjonsseksjonen. IT-strategien inneholder ledelsens syn på hvilke mål og retningslinjer som skal ligge til grunn for kommunenes samlede bruk av IT 1.1 Oppsummering IT-strategien bygger på følgende mål: Vennesla kommune skal ut ifra en kost/nytte vurdering bruke IT der ansatte, samarbeidspartnere og/eller publikum er tjent med det. For å kunne oppfylle hovedmålet, er det skissert 5 effektmål: Vennesla kommune blir mer åpen og tilgjengelig, slik at det blir enkelt for publikum å nå oss. Effektivitet og kvalitet på tjenestene blir bedre. Økt bruk av IT kan frigjøre ressurser, som igjen kan brukes på andre områder. Heving av de ansattes digitale kompetanse. Utvikle mer fullautomatiske prosesser Strategien bygger på KS sin ekommune Kommunen har lagt hovedfokus på følgende tre satsingsområder: Døgnåpen forvaltning Elektronisk samhandling i helse og omsorgsektoren IT i grunnopplæringen Døgnåpen forvaltning: Vennesla kommune ønsker å bli mer åpen og tilgjengelig, og å utvikle mer fullautomatiske prosesser. Tilgjengeliggjøring av flere elektroniske skjema og politiske saker, vil gi innbyggerne en bedre service, og samtidig kunne bidra til å øke innbyggernes politiske engasjement. Innføring av politiker-pc vil gi en enklere og raskere distribusjon av sakspapirer og vedlegg. Økt bruk av sosiale medier vil legge til rette for raskere dialog med kommunen, samtidig som en treffer nye brukergrupper. Det er et stadig økende behov for tilrettelegging av nye digitale kommunikasjonsformer til våre innbyggere, noe som vi ønsker å ivareta på en best mulig måte. Elektronisk samhandling i helse og omsorgsektoren Vi ønsker å gi en helhetlig, effektiv og faglig forsvarlig omsorgstjeneste, der IT vil være et viktig virkemiddel for å oppnå økt effektivitet og kvalitet i både produksjon og virksomhetsstyring. Økt bruk av IT skal gi effektiv arbeidsflyt, tilpasset kvalitet på tjenestene, samt bidra til å møte morgendagens utfordring med mangel på arbeidskraft. Bedre utnyttelsen 3

4 av allerede eksisterende administrative systemer og økt digital kompetansen, vil sikre mer korrekt informasjon og bedre tilgjengelig for de ansatte. Fokuset vårt vil være å hente ut effektiviseringsgevinsten i forbindelse med innføring av ny teknologi. IT i grunnopplæringen Både kunnskapsløftet og rammeplanen for barnehager gir føringer og krav til bruk av digitale verktøy i grunnopplæringen. Sektorene har behov for en betydelig satsing på IT i årene fremover for å kunne gi barn og unge digital kompetanse. Ansatte i skolen må ha nødvendige kunnskaper og ferdigheter til å bruke digitale verktøy i sitt faglige, pedagogiske arbeid. En økning av antall PC-er i klasserommene, utvidet bruk av elektroniske tavler og kursing av personell er sentrale satsingsområder. Det er en kjensgjerning at for kommende generasjoner vil bruk av teknologi være en naturlig del av hverdagen. For å imøtekomme de mål og effektmål som IT-strategien legger opp til, vil det også være avgjørende å ha fokus på en del andre satsingsområder. Ny teknologi, økt kompleksitet, utvidet integrasjon og mer selvbetjente løsninger øker kravene til informasjonssikkerhet. Sikkerhetsansvaret ligger hos ledelsen, men den enkelte ansatte skal ha et bevist forhold til personopplysninger som behandles. Årlig sikkerhets-gjennomgang, informasjon, opplæring og risikovurderinger skal være en løpende prosess. Kommunen ønsker å ivareta miljømessige forhold(grønn IT) i sin strategi. Ha fokus på muligheten til et mer energieffektivt serverrom, redusere papirutskrifter, foretrekke miljøvennlige produkter ved anskaffelse og bedre utnyttelsen på allerede eksisterende ITutstyr. Den teknologiske utviklingen vil gå stadig raskere, og teknologier smelter sammen. ITfunksjonen er ikke bare oppsetting av PC-er, men stadig ny teknologi som medfører behov for en definering av ansvarsområde for IT-tjenesten. Utfordringen fremover blir å dekke de ulike behovene brukerne både i og utenfor organisasjonen står overfor. En annen utfordring kommunen står overfor er å kunne gi tilstrekkelig og riktig tilpasset ITkompetanse til den enkelte ansatte. Det å utnytte IT-systemenes muligheter og bruke de som et verktøy til effektivisering, vil gi kvalitetsheving og mer tilfredse ansatte. IT-samarbeid bør prioriteres der det basert på behov i organisasjonen, kan gi gevinster i form av økt kvalitet på tjenester og/eller en bedret økonomi. Det hevdes at IT er 20 % teknologi og 80 % organisasjonsutvikling. Et viktig lederperspektiv vil være vilje/evne til å endre organisasjonen i takt med at nye løsninger blir utviklet og innført. Strategisk IT-ledelse vil være å ha kjennskap til den teknologiske utvikling, kunne se nytten av denne, og være en aktiv pådriver for dette i hele organisasjonen. Et hjelpemiddel for å sikre at IT støtter opp om de strategiske mål kommunen setter, vil være en plan for bruk av IT (IT-arkitektur). IT-arkitekturen beskriver sammenhengen mellom kommunens strategiske mål og teknologiske behov. Vennesla kommune bør utarbeide en beskrivelse av IT-arkitekturen basert på overordnede mål og tiltak, og legge disse til grunn ved nyanskaffelser. Et annet aspekt vil være å sikre tilstrekkelig båndbredde til kommunal virksomhet, samt legge til rette for tilbud til innbyggerne. I forbindelse med tilrettelegging av flere elektroniske tjenester, vil en utbygd infrastruktur være attraktivt for kommunens innbyggere. 4

5 Integrasjon av IT-systemer må sees på i forhold til tilrettelegging for automatiserte prosesser, selvbetjeningsløsninger hvor det kan gi gevinst i form av lavere kostnader og/eller bedre tjenester. Utnyttelse av fri programvare gir en større frihet, eierskap og fleksibilitet enn annen programvare. Kommunen vil legge til rette for benyttelse av åpen kildekode der det er hensiktsmessig. For å sikre optimal bruk og utnyttelse av nye systemer, er det viktig med et godt forarbeid, god prosjektledelse og tilpasset opplæring av brukerne. Sammen med en kost/nytte vurdering, vil dette gi mulighet for en realisering av innsparingspotensialet. En kommune som satser på IT vil framstå som attraktiv og fremtidsrettet og kan være et viktig element i arbeidet med rekruttering av ansatte i årene fremover 1.2 Prosjektorganisasjon Prosjektarbeidet startet med en dagsamling hvor KS, rådmannens lederteam, fagforeningene, IT-tjenesten og ansatte fra skole, Pleie/Omsorg og Servicetorget deltok. Kristin Flåt Viksnes har vært prosjektleder, Heidi Engestøl har vært styringsgruppas representant i Prosjektgruppa. Enhetslederne deltok i prosessen gjennom ide-dugnad med innspill fra enhetene. Deres innspill er tatt i betraktning ved det videre arbeidet. Styringsgruppe Rådmannens Lederteam Prosjektgruppe Kristin Flåt Viksnes Jorunn S. Hansen Dagne Ropstad Odd Arild Nordli Randi S. Hagen Spesialistgruppe Hans Petter Furuborg Frank Aavitsland Kristin Flåt Viksnes Arbeidsgruppe PLO Dagne Ropstad Kristin Flåt Viksnes May Lene Uberg Arna Bue Anita Aasan Hilde Voreland Solveig Nordvold Arbeidsgruppe Grunnopplæring Jorunn S. Hansen Kristin Flåt Viksnes Leif Rune Holsen Kari Oanh Thi Nguyen Wenche Holte Frode Aarø Arbeidsgruppe Døgnåpen forvaltning Odd Arild Nordli Kristin Flåt Viksnes Ruth Brenna Randi S. Hagen Rune Iveland 5

6 1.3 Status Vennesla kommune har i dag totalt 1260 PC-er i nettverket. Ca 660 av disse tilhører lærere og administrasjon, de øvrige 600 brukes av våre 1800 elever. PC tettheten på elevsiden er 3 elever pr PC. Antall datasystemer som benyttes i kommunen er ca. 50. IT-tjenesten og systemansvarlige tilbyr interne kurs for ansatte etter behov. Vi har 2.8 årsverk på IT(0,3 årsverk brukes i organisasjonsseksjonen), samt 1,3 årsverk iflg. GSI tall i skolen. Samlet driftsbudsjett på ca. 4.7 mill pr. år. Investeringsbudsjettet er i snitt 2,5 mill. pr år i planperioden. 1.4 Hva fungerer bra? Nærhet til de ansatte Kommunestørrelse som gir mulighet for oversikt og kjennskap. Det er en styrke at den ene vet hva den andre gjør, og at alle kan noe om alt Kursrom tilgjengelig for alle typer kurs, godt brukt, men har større kapasitet God PC dekning Gode systemer og høy oppetid Serviceinnstilt Lite byråkratisk Kostnadseffektive Systemansvarlig for hvert fagsystem. Hovedoppgavene er kontakt med leverandør, være oppdatert på ny funksjonalitet, holde interne kurs og å være superbruker ut i organisasjonen. 1.5 Hva kan bli bedre? Brukernes kompetanse Dagens IT-verktøy blir ikke utnyttet optimalt. Ansatte mangler i ulik grad kunnskap til å bruke system og utstyr. IT-kompetansen er varierende, og det er noe den enkelte enhet må ta tak i. Et fortløpende og tilpasset opplæringstilbud innenfor IT er derfor nødvendig. Viktig at det settes kompetansekrav til den enkelte ansatte og til lederne. Utnyttelse programvare I dag har vi ca. 50 ulike fagsystemer. Programmene utvikles stadig med utvidet funksjonalitet. Flere av systemene kan utnyttes enda bedre, og det er ønske om mer samhandling mellom systemene. Gjenbruk av data på tvers av systemene, vil kunne spare registrering av data. Det er en utfordring å få leverandører til å samarbeide om integrasjon, men med statlig påtrykk ser stadig flere leverandører at de må ivareta dette. Påtrykk gjennom et godt samarbeid i Knps vil i større grad kunne påvirke leverandørene til å utvikle løsninger som dekker felles behov. Det ligger store potensial i allerede eksisterende løsninger, ved å ta i bruk flere funksjoner, gi bredere opplæring og legge om daglige rutiner. Superbrukere Ansatte som har utvidet kjennskap til fellessystemene (Office-pakke, Explorer o.l.) er viktig. Disse må håndplukkes, og gis mulighet for kursing og frikjøp av tid for å kunne ta rollen. En av de beste former for opplæring kommer fra kollega til kollega i små drypp. Informasjon Det er en utfordring å få ut informasjon til alle. Pleie og Omsorg er et av områdene som trenger gode rutiner. Også innenfor skolen kan ranselpost være en utfordring å få ut til riktig 6

7 mottaker. Informasjon til innbyggere, ved for eksempel spyling av kommunale rør, vanningsrestriksjoner, krisesituasjoner m.m. har nye muligheter. Det blir viktig å utnytte mulighetene som fins, samt også tenke i nye baner. Bemanning Utfordringene fremover avhenger av hva som blir vedtatt. Ved iverksetting av tiltak for å nå de mål som settes, vil det være viktig å også ta stilling til nødvendige ressurser. Grenseoppgang IT-tjenesten får i dag henvendelser om alt som kan kobles mot en PC, eller som har innslag av digitalt utstyr/verktøy. Det er viktig å sette klare grenser for hva som er IT-tjenesten sitt ansvar, og hva den enkelte enhet er ansvarlig for. Det bør utarbeides en arbeidsfordeling for å definere klare ansvarsområder. Dette for å sikre nødvendige service der den skal være. Standardisering: Vi har allerede gjort en del når det gjelder standardisering. Det gjenstår å utarbeide standarder på innkjøp av digitalt utstyr, samt pålegge innkjøperne i større grad å følge disse anvisninger. I forhold til driftsoppgaver vil en standardisering være med på å forenkle driften. 2. Kommunens mål og satsningsområder for IT bygger på statlige føringer, KS sin ekommune 2012, og på IT strategi for Knutepunkt Sørlandet. IT-strategien skal bidra til å nå følgende mål: Hovedmål: Vennesla kommune skal ut ifra en kost/nytte vurdering bruke IT der ansatte, samarbeidspartnere og/eller publikum er tjent med det. Det er i tillegg satt ned fem effektmål, som beskriver retning og ambisjon. Effektmål: Vennesla kommune blir mer åpen og tilgjengelig, slik at det blir enkelt for publikum å nå oss. Effektivitet og kvalitet på tjenestene blir bedre. Økt bruk av IT kan frigjøre ressurser, som igjen kan brukes på andre områder. Heving av de ansattes digitale kompetanse. Utvikle mer fullautomatiske prosesser 7

8 3 Hovedsatsingsområder 3.1 Døgnåpen forvaltning Det er et økende ønske og behov hos befolkning og næringsliv at offentlige tjenester tilbys på nettet. Flere og flere ønsker å ordne sine saker i forhold til kommunen fra sin egen PC. Det er derfor viktig for Vennesla kommune å videreutvikle nettsteder, der innbyggere og næringsliv gis enkel tilgang til informasjon og tjenester. Økt grad av selvbetjening for innbyggeren muliggjør også forenkling/bortfall av interne arbeidsprosesser. Sentrale myndigheter har utviklet nettportalene Minside og Altinn med tanke på nettopp innbyggere og næringsliv. Gjennom tilknytning til Minside/Altinn får innbyggerne tilgang via Minid. Minside er et offentlig servicekontor på Internett, som kan forenkle hverdagen for innbyggerne ved å gjøre offentlige tjenester mer tilgjengelige. Innlogging skjer vha. Minid, som gir deg personlig inngang til elektroniske tjenester fra det offentlige. Mulighet til å sende inn søknader, skjema og registreringer og oversikt over informasjon som er registrert om deg i ulike offentlige registre. Minside lagrer bare de data som trengs for at du kan opprette din egen personlige side. Vi har i dag to skjema som er fullelektroniske, det er Søknad på stilling og Søknad om barnehageplass. I løpet av høsten vil innføring av elektronisk skjemaløsning være på plass. I første omgang bestiller vi: Søknad om Kulturskoleplass, inn/utmelding SFO og rekvisisjon av oppmålingsforretning. I tillegg vil vi ta i bruk Byggsøk. : Tilby flere elektroniske tjenester på Internett Brukervennlige og tilgjengelige nettsider, som ivaretar Nasjonale krav til sikkerhet. Oppdatert informasjon om kommunens tjenester og planer lett tilgjengelig på Internett. : Få installert og lært å bruke Innsyn 24:7 og MinID Oppdatere Public 360 fra versjon 3.1 til 4.0 Etablere Byggsøk Legge grunnlaget for å ta i bruk flere elektroniske skjema som kommuniserer med bakenforliggende systemer P360 oppgradering krever overgang til ny Office-versjon i Elektronisk samhandling i helse og omsorgsektoren Vennesla kommune skal gi helhetlige, effektive og faglig forsvarlige omsorgstjenester til innbyggerne. Befolkningsprognoser viser en stor økning i antallet eldre i årene fremover, samtidig som vi får forholdsvis færre yngre. Det vil si at mange vil trenge tjenester, og det vil være færre til å utføre disse tjenestene. I tillegg vil det komme nye brukergrupper, og vi må påregne økning og kontinuerlig endring av omsorgstjenesten. IT vil være et viktig virkemiddel for å oppnå økt effektivitet og kvalitet i både produksjon og virksomhetsstyring. Den tekniske plattformen/infrastrukturen er på plass. Utstyrsituasjonen(PC-er, skrivere, kabling m.m.) er p.t. rimelig god, men det vil være behov for løpende supplering, bl.a. fordi antall brukere vil øke i forbindelse med at nye IT - funksjoner/tjenester tas i bruk. Fagsystemene som brukes i omsorgstjenesten er godt benyttet, men det er fortsatt en utfordring å bedre utnyttelse og kvalitet. 8

9 HELSENETT (el-meldingsutveksling) skal tilknyttes i 2010 mellom sykehus, legesenter, NAV og kommunen. Kvalitetssystem, PPS (sykepleieprosedyrer) eller PDA(lommedatamaskin) er ikke innført. Smarthusteknologi brukes ved behov, men det er viktig å følge utviklingen her. Ellers deltar vi i to prosjekter: Digital kompetanse sammen med Lyngdal, Lindesnes og Songdalen kommune. Pilotforsøk med smarthus i omsorgstjenesten, som eies av Knutepunkt Sørlandet. Vi har et fast samarbeid om Profil (dokumentasjon- og saksbehandlersystem for Pleie og Omsorg) med de kommunene i Aust- og Vest Agder som bruker systemet. Ved innføring av ny teknolog må det tas høyde for tid til innføring, bruk og oppfølging. Kompetanseutvikling er nødvendig for full utnyttelse av systemene. Omsorgsteknologi skal brukes av alle som har behov. Økt bruk av IT skal gi effektiv arbeidsflyt og tilpasset kvalitet på tjenestene, samt bidra til å møte morgendagens utfordring med manglende arbeidskraft. Omsorgstjenestens ansatte skal ha kompetanse til å bruke IT- verktøy effektivt Utvide bruk av omsorgsteknologi* Prosjekt innføring konsulent 2012 Innkjøp Notus Portal Innføring PDA Utvidet bruk av omsorgsteknologi* Prosjekt innføring konsulent 2013 Utvidet bruk av omsorgsteknologi* 2014 Utvidet bruk av omsorgsteknologi* *Utvidet bruk av omsorgsteknologi er et samlebegrep på ulike typer sensorer, sporingsenheter, roboter og andre typer teknologiske hjelpemidler. Ny teknologi kan spille en hovedrolle i å takle utfordringene med økning i behov for omsorgstjenester og store helseutgifter. Ifølge Teknologirådet kan ny teknologi forbedre kvaliteten og øke produktiviteten i omsorgstjenestene. Det koster penger, men de vil spares fort inn igjen. Nye stillinger og nye systemer må kjøpes for å kunne bygge opp og utvikle nytt. En har likevel tro på at over tid vil dette spares inn igjen. Vi har ikke klare tall å vise til, men viser til vurderinger fra Teknologirådet. Omsorgsteknologi, som smarthusteknologi, vil bidra til at personer klarer seg lengre i eget hjem og behovet for sykehjemsplass reduseres. Dette har vi erfaring med i dag. Et konkret eksempel fra hjemmetjenesten her: En person hadde et akutt behov for hjelp hjemme. Hjemmesykepleie ble satt inn to ganger daglig. Pårørende var der om natta. Etter at trygghetsalarm, døråpner og flere andre smarthus-innstallasjoner var på plass ble hjemmesykepleien redusert til en gang pr. uke. Besparelse for kommunen for et år: ca.kr

10 Vi vet at en stor del eldre over 80 år er utsatt for fallulykker. En sensor i sengen kan registrere at man står opp om natten. Den kan være koplet slik at lyset i rommet tennes automatisk. Dette vil kunne hindre mange fall, som typisk skjer i mørket på vei til badet. Vi vet også at svært mange er engstelige for å bli liggende uten å kunne få tak i hjelp. Bruk av fallalarm, som gir beskjed til pårørende evt. hjemmesykepleien når fall skjer, kan redusere behovet for vilkårlige tilsyn. Drift av en sykehjemsplass på Venneslaheimen koster i dag ca ,- i året. 3.3 IT i grunnopplæring IT i skole Digital kompetanse er ferdigheter, kunnskaper, kreativitet og holdninger vi trenger for å kunne bruke digitale medier for læring og mestring i kunnskapssamfunnet. Gjennom kunnskapsløftet og læreplanene er det å kunne bruke digitale verktøy definert som en grunnleggende ferdighet. Dette legger føringer for grunnopplæringen, og medfører behov for betydelig satsing på IT i skolene. Ny forskrift om vurdering og store utfordringer innefor det spesial-pedagogiske arbeidet fører til at vi må ha et spesielt fokus på disse områdene i planperioden. God infrastruktur og lett tilgjengelige digitale læringsressurser og vurderingsformer, er en forutsetning for en digital hverdag. Organisatorisk, pedagogisk og teknologisk utvikling må sees i sammenheng. Vi ønsker å legge til rette for høyere PC-tetthet, samt bedre tilgangen til ulike digitale læringsressurser. Bruk av variert læringsverktøy er med på å fremme læring og øke brukernes digital kompetanse. Kompetanse er anvendt kunnskap. Teknologien gir nye muligheter for informasjonsutveksling, samarbeid og dialog mellom skole og hjem. Dokumentet IT-strategi for grunnopplæringen definerer våre satsingsområder og legger føringer for skolenes lokale IT-planer. Høsten 2010 starter arbeidet med den pålagte innføringen av FEIDE (Felles Elektronisk IDEntifikasjon). Med denne identiteten kan elever og ansatte legitimere seg overfor ulike digitale tjenester, nettsteder, portaler, bibliotek og andre tjenester som er beregnet for utdanningssektoren. Prosjektet vil involvere skole og IT-tjeneste i 2010/2011. Økt satsing på IT i skolen gir utfordringer i forhold til å opprettholde og vedlikeholde det digitale utstyret. Vi ser derfor et stort behov for å styrke den sentrale IT-tjenesten. Elever og ansatte i grunnskolen i Vennesla kommune skal være aktive brukere av digitale verktøy, digitale kommunikasjonsformer og digitale læringsressurser. Økt satsing på digitale læringsressurser o 2 elever pr PC på ungdomstrinnet i tillegg til datarom o Minimum 5 PC-er i hvert klasserom på barnetrinnet i tillegg til datarom o Interaktive tavler i hvert klasserom Ta i bruk FEIDE våren 2011 Skolene skal bruke digitale verktøy for å bedre kommunikasjonen skole/hjem Ta i bruk It s learning for bedre vurderingspraksis 10

11 De økonomiske gevinster ved investering i digitale utstyr i skolen er i mindre grad til stede, men en økt satsing på IT i grunnopplæringen gir gevinster som kan forsvare kostnadene. En forbedret tilgang til infrastruktur og digitale verktøy øker utnyttelsen, og en har forventninger om høyere effektivitet og økt læringsutbytte for elevene. Større tilgjengelighet og daglig bruk av digitalt utstyr i undervisningen medvirker til at ansatte i skolen følger med i utviklingen, holder seg oppdatert og øker sin egen digitale kompetanse. Vi ønsker en høyere pc-tetthet pr elev enn i har i dag, spesielt på ungdomstrinnet. Vi har vurdert kostnadene knyttet opp mot nytten av at elever i ungdomstrinn skal få sin egen bærbare PC til bruk de 3 årene. Gjennomsnittlig elevtall pr trinn på ungdomsskolene er ca 200. Ved kjøp av bærbar PC til hver elev, vil det gi en årlig kostnad på om lag 1,6 mill kr. Det vil også medføre betydelig behov for midler til drift og administrering av denne ordningen, i størrelsesorden ca 1,1 mill kr per år. En vil også få en utfordring i forholdt dagens kapasitet på nettverket i skolene når alle ungdomsskoleelever skal ha hver sin PC til bruk i skolehverdagen. Det vil medføre kostnader knyttet til kabling og trådløse nettverk. Gruppa som har jobbet med IT-strategi i grunnopplæringen anbefaler en PC-tetthet på 2 elever pr PC på ungdomstrinnet. Et realistisk mål på barnetrinnet er 5 PC pr klasserom i tillegg til datarom. Dette er en kostnad vi mener kan forsvares opp mot nytteverdien det gir. Investering av interaktive tavler i klasserommene kan legge til rett for aktiv utprøving av ulike aktiviteter i fagene. Undervisningen blir mer variert og mulighetene for å tilrettelegge for tilpasset opplæring styrkes. Dette kan gi effekter i form av elevers engasjement og motivasjon for læring. Erfaringer viser at digitale medier kan være en mer effektiv læringsressurs, og kan gi innsparing av undervisningsmateriell i form av kart, oppslagsverk etc. Skal satsingen på digitale læremidler gi god effekt, må support på systemer og materiell være god IT i barnehage Rammeplanen for barnehagens innhold og oppgaver sier følgende om bruk av IT (informasjons- og kommunikasjonsteknologi) i barnehagene: Barn bør få oppleve at digitale verktøy kan være en kilde til lek, kommunikasjon og innhenting av kunnskap. Kunnskapsdepartementet har utarbeidet et eget temahefte om IT i barnehagene som sier mer om bruk av digitale verktøy i barnehagehverdagen. En forutsetning for en digital hverdag, er en god og velfungerende infrastruktur, nok og tjenlig utstyr, samt kompetanse (vilje til opplæring og bruk). For å kunne realisere mål og tiltak som skissert, må det innarbeides økonomi i den enkelte barnehages budsjett og i økonomiplan. Barnehagene vil trenge bistand fra kommunens ITtjeneste til bla. tekniske problem, innkjøp og installering. setting: De kommunale barnehagene i Vennesla skal til enhver tid ha nødvendig ITkompetanse og -utstyr slik at alle : Barn i barnehagene benytter digitale verktøy i lek, læring og kommunikasjonsssammenheng på en naturlig og positiv måte i forhold til alder og modenhet Ansatte i barnehagene er aktive brukere av tilgjengelige digitale verktøy i sitt faglige, pedagogiske arbeid sammen med barna 11

12 : Hver barnehages årsplan skal vise hvordan IT brukes i det pedagogiske arbeidet slik at målene nås. Personalets digitale kompetanse kartlegges. Det lages en samordnet kompetanseutviklingsplan for de kommunale barnehagene som skal vise hvilken digital kompetanse det er behov for å styrke. Det opprettes en IT-ansvarlig i hver barnehage som har ansvar for utstyr, kollegaveiledning og erfaringsdeling for å skape god praksis. De IT-ansvarlig danner en superbruker-gruppe for de kommunale barnehagene. Denne gruppen er kontaktleddet mellom barnehagene og IT-ansvarlige i kommunen. Styrer må innarbeide økonomiske konsekvenser i årlige budsjett i planperioden. 4. Andre satsingsområder 4.1 Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet Et godt fungerende lokaldemokrati kjennetegnes ved at innbyggerne har tillit til politikerne. Det forventes at de setter dagsorden, styrer ressursbruken på en god måte, er ombud for innbyggerne og leverer det de lover. For at dette skal kunne fungere optimalt, er god kommunikasjon og samhandling med innbyggerne en forutsetning. Datateknologi kan være et nyttig verktøy i denne samhandlingen. Det må likevel være slik at publikum kan nå kommunen på telefon eller ved personlig kontakt. Hjemmeside med nye og flere muligheter for interaktive tjenester og informasjon til publikum er tatt i bruk. Her kan publikum finne protokoller og sakslister til politiske råd og utvalg, samt følge kommunestyremøter direkte via internett. Publikum kan også kommunisere med servicetorget på e-post og facebook. Postlistene legges i dag ut til informasjon for innbyggere, politikere og media. : Flere digitale kanaler for dialog mellom innbyggerne, kommunen og de folkevalgte Legge til rette for at kommunens ledelse aktivt skal ta i bruk sosiale medier Kommunens nettsider skal være i samsvar med kvalitetskriteriene til Norge.no og LOS (informasjonsstandard for offentlige tjenester) IT er med i opplæringsprogrammet for nye folkevalgte Gjennom bruk av IT skal Vennesla kommune bidra til økt deltakelse i politiske beslutningsprosesser : Sosiale medier som for eks. chat, blogg - tas i bruk. Tilstrebe universell utforming for ny informasjons og kommunikasjons-teknologi. Sette krav i fremtidige anbudsdokumenter Innføre PC med kommunikasjonsløsning til politikerne i 2011 Kommunal for Internett(søke-/publiseringsverktøy) PolitikerPC: Elektronisk basert distribusjon byr på flere fordeler: - Enklere og raskere distribusjon av sakslister og vedlegg. - PC-en vil i tillegg kunne fungere som et hjelpemiddel både som vanlig skrivemaskin, men også som informasjonsinnsamler via internett oppkopling. Kommunal for Internett: Systemet vil gjøre det mye lettere for publikum å søke vha. nøkkelord etter saker som har vært oppe til politisk behandling 12

13 4.2 Geografisk informasjon Geografisk informasjon spiller en viktig rolle både i samfunnsplanlegging, naturforvaltning og utvikling av tjenester rettet mot næringslivet og innbyggerne. Korrekt og oppdatert informasjon er avgjørende for kommunal saksbehandling og utvikling av kvalitativt gode tjenester. Kommunene har hovedansvaret for kartlegging, lagring og formidling av geodata i samarbeid med bl.a. Statens kartverk. Kommunens ansvar framgår av Plan- og bygningsloven 5 og 20-1 samt Lov om rett til miljøinformasjon. Tilgang til relevante geodata er også en forutsetning for kommuneplanarbeidet og planer som bygger på denne. Kommunene skal være en effektiv distributør av geodata med god kvalitet. Samfunnet og den enkelte skal vite hvilke tjenester som forventes, til hvilken pris og med hvilken kvalitet. Ajourhold og kvalitetsheving av geodata blir også stadig viktigere i forbindelse med utvidet bruk av selvbetjente løsninger. På kommunens hjemmeside har vi flere karttjenester, for eksempel: Infoland Infoland er en elektronisk markedsplass for formidling av eiendomsinformasjon, kart- og plandata. Her kan du bestille kart og opplysninger om eiendommen elektronisk. Vennesla kommune kartløsning - GIS/LINE WebInnsyn Skal du søke kommunen om tiltak (bygging), kan du henvende deg til Servicetorget på epost eller telefon for å få ut kartgrunnlag. Direktoratet for naturforvaltning - Naturbase Her kan du se data om natur og friluftsliv som Direktoratet for naturforvaltning (DN) har registrert i fagsystemet Naturbase. geonorge - klikk her geonorge er det nasjonale nettstedet for kartdata og annen geografisk stedfestet informasjon i Norge. Her kan du søke etter, få informasjon om og tilgang til det som er tilgjengelig av slik informasjon. : Oppdatere informasjon og utvidet tjenestetilbud i interkommunale nettportaler. Brukervennlige løsninger for kartdata. Tilrettelegge kommunens geodata for innbyggere og næringsliv. Ta i bruk elektronisk byggsak. : Etablere Byggsøk med alle nødvendige vedlegg på kommunens hjemmeside. 4.3 Informasjonssikkerhet Ny teknologi og økt kompleksitet øker kravene til informasjonssikkerhet. Integrasjon mellom datasystemer og tilrettelegging for mer selvbetjente løsninger mot publikum krever større fokus på sikkerhet. For å få tilgang til offentlige tjenester på Internett, må det være på plass løsninger som sikrer og ivaretar personlig pålogging. Å ivareta og forbedre sikkerheten må være en løpende prosess. Det er lagt vekt på at sikkerhetsansvaret ligger hos ledelsen. Alle ansatte må forstå og følge de rutiner og prosedyrer som danner grunnlag for god sikkerhet. Kommunens nåværende ITreglement legger stor vekt på sikkerhetsaspektet ved bruk av IT. For skole/barnehage er det viktig å legge gode føringer fra de starter med bruk av IT. I skolene benyttes Du bestemmer fra Datatilsynet - et pedagogisk opplæringshefte. Rutiner er utarbeidet i tråd med Datatilsynets retningslinjer, og arbeidet med informasjonssikkerhet vil fortsette i planperioden. 13

14 Kommunen benytter i dag ekstern leverandør til å drifte vår tekniske sikkerhetsløsning, for å oppnå høyest mulig sikkerhetsnivå. Sikkerhetsløsninger i tråd med Datatilsynets krav til informasjonssikkerhet. Tjenesteportal som ivaretar nasjonale krav til sikkerhet. Alle ansatte skal ha et bevist forhold til personopplysninger som behandles i elektroniske system. Årlig sikkerhetsgjennomgang Opplæring, og informasjon angående informasjonssikkerhet med samme praksis i hele organisasjonen. Gjennomføre risikovurderinger ved innføring av nye IT-løsninger. Utarbeide IT-reglement i skolen, som inneholder både rettigheter og plikter tilrettelagt de ulike aldersgruppene. Opplæring nyansatte 4.4 Grønn IT Innenfor IT står man overfor økende utfordringer når det gjelder å holde en miljøvennlig profil. Analyser viser at om man fortsetter som i dag, vil det IT-relaterte energiforbruket øke kraftig. Resirkulering av datautstyr forlenger utstyrets levetid. Å redusere reisevirksomhet/bilbruk vha elektronisk overvåking/fjernstyring av tekniske anlegg er energibesparende. Økt fokus på en grønnere IT hverdag bør også inneholde tiltak for å redusere antall utskrifter. Med terminalserverløsning for skolene oppnår vi positive miljøtiltak, mindre energiforbruk og lenger levetid. IT-tjenesten har tatt i bruk virtuelle løsninger(servere), noe som gir betydelig lavere strømutgifter, redusert behov for kjøling, optimal utnyttelse av eksisterende utstyr, samt redusert behov for kassering. Returordning av kassert IT-utstyr sikrer en miljøriktig håndtering. I dag benyttes Follow Me Print en utskriftsstyring som ivaretar sikkerhet, og begrenser utskriftsmengden. Kommunen ønsker å ivareta miljømessige forhold i sin IT-strategi. Legge til rette for et mer energieffektivt serverrom Redusere papirutskrift ved flere elektroniske tjenester Bedre utnyttelse av eksisterende IT-utstyr Foretrekke miljøvennlige produkter ved IT-anskaffelser Vurdere flytting av serverrom, for å bedre arbeidsmiljøet, og legge til rette for et mer energieffektivt rom Utvide bruken av Follow Me Print Redusert papirbruk, sparer utgifter til papir, toner samt redusert slitasje. Elektronisk overvåking av tekniske anlegg, gir redusert reisevirksomhet, samt effektiv styring og raskere feilretting. Flytting av serverrom kan legge til rette for gjenbruk av varme, en oppnår et lavere energiforbruk, mindre støy, samt bedre sikkerhet ifht brann og innbrudd. 14

15 4.5 IT funksjonen Den teknologiske utviklingen vil gå stadig raskere i årene som kommer. Internett, mobiltelefon og nettbank er naturlige redskap for store deler av befolkningen. For 15 år siden var dette i sin spede start, og Internett hadde ikke tatt skikkelig av. Nå utvides teknologibegrepet til å omfatte nye funksjoner og løsninger. Flere ulike teknologier vil smelte sammen (teknologikonvergens), slik at man har mange ulike funksjoner i samme dings (eks: mobiltelefonen er radio, mp3-spiller, video, kamera og telefon mm) IT-verden er ikke lenger bare en PC, det er en utvidelse med mange digitale medier, og mobiltelefonen tar over mange av funksjonene. IT-tjenesten består i dag av 2,5 årsverk. Bemanningen har ikke økt siden 2002, men PC-er, servere og antall brukere har økt med 50 %. Kompleksiteten rundt integrasjon, drift og andre pålegg har bare økt. Brukerstøtten har vært god, men behovet øker i takt med utvidelsen. For å kunne opprettholde god brukerstøtte, god kompetanse, dekke etterspørsel og videreutvikle kommunens bruk av IT, er en bemanningsøkning nødvendig. I forhold til teknologikonvergens (sammensmelting av digitale tjenester), bør det foretas en grenseoppgang for å fastsette IT-tjenesten sitt ansvarsområde. Systemansvarlig er bindeledd mellom IT-tjeneste og leverandør, samt opplæringsansvarlig overfor de ansatte. Superbrukere skal avlaste IT-tjenesten på spørsmål vedr. fellesprogrammer(office-pakken, Explorer o.l.), men har et stort forbedringspotensiale. Yte best service innenfor definert område Sørge for rask, enkel og kostnadseffektiv service overfor brukere av kommunens ITsystemer Dyktige, motiverte og engasjerte superbrukere. Opprette et godt system rundt superbrukere Definere ansvarsområde for IT-tjenesten Kursing av IT-personell Økt stillingsressurs med 100 % stilling En bemanningsøkning vil kunne opprettholde en god IT-tjeneste, som igjen sikrer at ansatte kan jobbe effektivt og utnytte systemene. En bemanningsøkning kan også gi bredere kompetanse til IT-tjenesten, som igjen kan gi enda mindre behov for eksterne konsulenter. Økt satsing på kursdeltakelse, kan komme flere en IT-tjenesten til gode. Et godt system rundt superbrukerne, vil avlaste IT-tjenesten, og gi de ansatte rundt i enhetene nærhet til kompetente superbrukere. 4.6 Kompetanseutvikling En av kommunens store utfordringer fremover er å sørge for at alle ansatte har tilstrekkelig og riktig tilpasset IT-kompetanse. For ledere dreier det seg om å ha bestillerkompetanse i forhold til å se effekten av og utnytte IT som et strategisk hjelpemiddel. For å kunne hente ut gevinster knyttet til denne satsingen, er det avgjørende at ledere på alle nivåer evner å se hvilke muligheter som ligger i riktig utnyttelse av IT. Både politiske og administrative ledere må ha tilstrekkelig strategisk IT-kompetanse for å kunne forstå, og ta strategiske beslutninger på IT-området. 15

16 IT-tjenesten sin kompetanse og bemanning innenfor drift og utvikling er avgjørende for realisering av IT-strategien. Alle ansatte må ha et minimum av kunnskap. Kommunen må samtidig sette spesifikke kunnskapskrav til de ulike grupper. Det må gis tilbud om kurs på riktig nivå, som lederne legger til rette for. Ved nyansettelse bør det settes et minstekrav til IT-kunnskap, eller krav om tilegnelse av slik kunnskap. Bruk av digitale verktøy er en av de fem grunnleggende ferdigheter i Kunnskapsløftet. For at elever skal lykkes med bruk av digitale verktøy i alle fag og på alle trinn, må organisatorisk, pedagogisk og teknologisk utvikling sees i sammenheng. Oppfølgende ledelse, god planlegging, inkludering av de ansatte og avsatt tid til kompetanseutviklingstiltak i fellesskap er viktig. Den digitale skolen krever en styrket pedagogisk IT-kompetansen hos personalet. Ved innføring av nye elektroniske systemer, må det legges vekt på god opplæring, dokumentasjon og brukerstøtte, slik at systemene kan utnyttes optimalt. Dette er ofte undervurdert i forbindelse med innføring av nye systemer. Enkelte yrkesgrupper har liten erfaring med bruk av IT. Det er da spesielt viktig å sette av tilstrekkelig tid og ressurser til implementering og opplæring. Utnytte IT-systemenes muligheter, og bruke det som et verktøy til effektivisering Øke bruk og utnyttelse av IT-verktøy gjennom økt IT-kompetanse Brukere som er aktive, motiverte og mestrer Kompetanseutviklingsplan utarbeidet i alle enheter Heve nivået for strategisk IT-kompetanse blant ledere og folkevalgte Heve IT-kompetansen hos ansatte innefor alle enheter Fordeling av oppgaver og ansvar i forbindelse med kompetanseutvikling. Hvilke oppgaver skal løses i fellesskap, og hvilke skal løses i de enkelte enheter. Systemeier, superbruker, ansvar Organisasjonseksjonen Kartlegge digital kompetanse, utarbeide utviklingsplan og gjennomføre målrettet opplæring. IT må inngå i kommunens kompetanseplanlegging Utvikle ledere til å møte morgendagens teknologiske utfordringer Økt kvalitet på leveranser kan bidra til en effektiv forvaltning og tjenesteyting, kvalitetsheving og mer tilfredse ansatte. En kommune som satser på IT vil framstå som attraktiv og fremtidsrettet og kan være et viktig element i arbeidet med rekruttering av ansatte i årene fremover. 4.7 Interkommunalt IT-samarbeid Kommunal og Regionaldepartementet(KRD) sier på sin nettside følgende: Kommunesektoren møter kontinuerlige utfordringer knyttet til behovet for å samordne den kommunale virksomheten på tvers av de administrative grensene til beste for innbyggerne. En utfordring for kommunene er å dekke opp for mangel på spesialkompetanse og beholde personer i nøkkelposisjoner. Dette kan være spesielt gjeldende for mindre kommune. Mangel på kompetanse og arbeidskraft gir utfordringer for alle kommunens roller. Vennesla kommune er en del av Knutepunkt Sørlandet samarbeidet, hvor det pågår prosjekter som vurderer samarbeid på flere områder. Vi har i dag et samarbeid med Iveland kommune omkring drift av noen datasystemer(pleie og omsorg og Barnevern) 16

17 Det er ulike syn på samarbeid, og gevinster knyttet til dette. Vi ønsker å se på mulighetene, samt kunne stille krav til kost/nytte. Kan se for oss felles systemer innenfor økonomi, sak/arkiv og portal på sikt. Teknologien legger ikke hindring for samarbeid, men gir oss gode muligheter for samarbeid selv om løsningene er ulike. Søke samarbeid med andre kommuner basert på behov i organisasjonen Høyere strategisk utviklingskompetanse Samarbeid med andre skal gi gevinster i form av økt kvalitet på tjenester og/eller en bedret økonomi Dokumentere at IT prosjekter har bidratt til bedre tjenester, effektivisering og frigjøring av ressurser. Vennesla kommune skal til enhver tid vurdere deltakelse i samarbeid med andre kommuner der det vil være naturlig, og basert på reelle behov i organisasjonen. Seminar/fagdager med andre kommuner og leverandører. Ta stilling til evt. felles organisering av IT drift og fremtidig IT-strategi for Knutepunkt Sørlandet i løpet av 1. halvår Strategisk IT-ledelse Strategisk IT-ledelse handler i stor grad om omstilling og uttak av gevinster. For å kunne hente ut gevinster av kommunenes IT-satsing, er kompetanse på området avgjørende. Behov for nye løsninger må være forankret i reelle behov som støtter seg på strategiske virksomhetsmål. Alle ledere må ha en grunnleggende forståelse for mulighetene IT kan gi enheten. Effektive beslutningsprosesser skal sikre at beslutninger på IT-området treffes på rett nivå og på et godt dokumentert grunnlag. Vennesla kommune skal ha stabile og brukervennlige IT-løsninger med god kapasitet Sikre effektive beslutninger på IT-området Dokumentere resultater av prosjekter Strategisk IT-ledelse skal inngå som en naturlig del av lederopplæringen Utarbeide en styringsmodel som gjør oss bedre rustet til å nå målene som er satt 4.9 IT-arkitektur IT-arkitektur er en reguleringsplan for bruk av IT, som beskriver sammenheng mellom kommunens strategiske mål og teknologiske behov. Arkitekturprinsippene er bygd opp av ulike kriterier: Tjenesteorientering - Komponenttenking der det tilbys og benyttes informasjon gjennom et overordnet og utadrettet tjenestetilbud Interoparabilitet - Evnen et IT-system har til korrekt utveksling av informasjon med andre system Tilgjengelighet - Elektroniske brukertjenester skal være universelt utformet, kunne benyttes av innbyggerne/næringsliv fleksibelt med tanke på tid, sted og medium (kanal). Sikkerhet - Med sikkerhet menes at informasjon og tjenester i IT-systemene skal tilfredsstille formelle og risikobaserte krav til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Åpenhet - IT-systemer er basert på åpne eller godkjente standarder, og kan tas i bruk uten spesielle krav til teknologi hos brukerne. I tillegg være tilgjengelige (transparente). 17

18 Fleksibilitet - Tjenester skal etableres og utvikles på en slik måte at de i løpet av sin livssyklus skal tåle endringer i bruk, innhold, organisering, eierskap og infrastruktur. Skalerbarhet - Tjenestens utvikling og implementering skal ikke være begrensende for tjenestens livssyklus og grad av utnyttelse. Tilrettelagt for endringer i graden av utnyttelse, i form av antall brukere, datamengde og livslengde til tjenestene. Disse prinsippene bør legges til grunn ved alle nyanskaffelser av datasystemer fremover, avhengig av hva som er hensiktsmessige, og hvilke konsekvenser de får. Anvendelsen må avveies i forhold til den konkrete situasjonen og kommunens strategi. Noen ganger vil det være tilstrekkelig å kun legge enkelte av prinsippene til grunn, men en slik konklusjon kan først skje etter en vurdering av prinsippene. Tjenesteorientert, åpenhet, skalerbarhet og delvis fleksibilitet preger IT-tjenesten sin arbeidsform. Når det gjelder tilgjenglighet, legger strategien her føringer for tilgjengelighet 24/7. Sikkerhetsarbeidet er en kontinuerlig prosess. Sikre at IT støtter opp om de strategiske mål kommunen setter Legge arkitekturprinsippene til grunn ved nyanskaffelser Utarbeide en beskrivelse av IT-arkitektur basert på overordnede mål og strategier 4.10 Bredbånd Bruk av flere elektroniske tjenester krever at båndbredden er tilstrekkelig. Kommunen ser på det som viktig å sikre god bredbåndsdekning for kommunale lokasjoner, samt legge til rette for tilbud til innbyggerne. De fleste av kommunens lokasjoner har i dag fiber. Det legges trekkrør i alle nye grøfter. I den grad det er økonomisk forsvarlig, trekkes egen fiberkabel. I de fleste nye boligområder legges det til rette for fiberoppkobling. Det leies fiberkommunikasjon til flere av kommunens lokasjoner, da kommunen på investeringstidspunktet ikke hadde mulighet til å forsvare en så høy investering. Egen fiber i størst mulig grad til kommunal virksomhet Tilfredsstillende bredbånd til alle kommunale lokasjoner Legge til rette for utbygging av bredbånd til innbyggerne Vurdere overtakelse av allerede trukne fiber ved kontraktsgjennomganger og kontraktsutløp. Legge trekkrør i egne grøfter, slik at muligheten for å trekke fiber er tilstede. Enhet for teknisk forvaltning må til enhver tid ha oppdaterte kart i forhold til hvor både trekkrør og fiberkabler er lagt. Pålegge utbyggere av nye boligområder å tilrettelegge for bredbånd Oppkjøp av leid fiber (2011) Fiber Hægeland (2013) Det er i stor grad penger å spare på å legge egen fiber, med betydelig reduserte driftsutgifter. Å leie koster kr ,- ekskl. mva pr. lokasjon. Hvis vi investerer i egen fiber, er 18

19 investeringskostnaden høy, men uten driftsutgifter vil det på lang sikt være mer lønnsomt. Dette gjelder ikke lokasjoner i utkanter, slik som Hægeland. Der er vi avhengig av tilbydere som kan være med å ta et spleiselag, noe som vi flere ganger har benyttet. Vi kan redusere årlige driftsutgifter med kr ,- om vi overtar fiber til 3 sentrale lokasjoner som har avtaleopphør i februar Integrasjon av IT-systemer De siste årene har integrasjon mellom portalløsninger, sak-/arkivløsninger og fagsystemer kommet i fokus. Mangel på integrasjon og muligheter for sømløs overføring av data mellom ulike løsninger, er trolig den største hindringen for automatisert saksbehandling. Årsaken er at løsningene er levert av forskjellige leverandører, og at de ikke snakker sammen. Mangel på integrasjon gjør også at man i noen tilfeller ikke kan ta ut alle gevinstene ved innføring av datasystemer. Vennesla kommune har integrasjon mellom flere av sine fagsystemer. Systemene brukes ikke fullt ut, noe som kan gi begrenset gevinst ved integrasjon. Har nå på plass integrasjon mellom telefoni og kalendersystem. Integrere systemer der det er naturlig og gir en gevinst i form av lavere kostnader og /eller bedre tjenester Tilrettelegge IT systemene for automatiserte prosesser Tilrettelegge IT systemene for selvbetjening for innbyggere og næringsliv Ved alle fremtidige innkjøp av IT systemer skal man vurdere behovet for integrasjon med andre systemer gjennom å se på arbeidsflyten Sørge for at systemene brukes fullt ut Aktuelle systemer skal knyttes opp mot MinSide/Altinn, Min ID og / eller Kommune 24:7 for innbyggere og næringsliv Kartlegging av integrasjonsbehov 4.12 E-handel I 2000 gjorde Vennesla kommune et helhjertet forsøk på å innføre E-handel. Alt skulle ligge til rette for en smidig innføring, men etter nærmere 1 ½ år i prosjekt, endte det opp med at prosjektet ble lagt på is. Grunnen til dette var at produktet var uferdig, kataloger og nettsteder fra leverandøren sin side manglet, og effektiviseringsgevinsten uteble. Det ble gjort mye arbeid fra kommunens side for å få dette på plass, men tiden var ikke inne. I dag benytter vi elektronisk faktura, skanner inngående fakturaer, bestiller mye varer via nettsider. Dette utvides med flere leverandører etter som tiden går. Ved nye innkjøpsavtaler, settes det som forutsetning at elektronisk faktura kan leveres, og at nettsider med pålogging er god utbygd Fri programvare Fri programvare gir mer frihet, eierskap og fleksibilitet enn annen programvare, og mer kontroll over IT-investeringene. Det er ingen som dikterer hva man kan gjøre eller hvilken leverandør som må benyttes. Man kan gjøre endringer i programvaren etter eget ønske, og man kan dele programvaren med andre, om ønskelig. Det er viktig å ha frihet til å velge best 19

20 løsning for hver oppgave, samt å kunne legge press på leverandørene, spesielt ved nyanskaffelser, slik at systemene gir oss mulighet til å velge. Det finnes i dag en mengde fri programvarer (åpen kildekode) som med stor fordel kan benyttes i skolen, og som dekker de fleste formål. De mest kjente er operativsystem, kontorpakker, nettleser, e-post og bildebehandling. Elevene i Vennesla har tatt i bruk OpenOffice som et alternativ til Microsoft Office. Gratis pedagogiske programmer spesielt tilpasset bruk i skolen blir i dag i økende grad benyttet. Svært få av de administrative programmene vi benytter i dag er tilrettelagt for bruk av fri programvare. Ved nye anskaffelser er det derfor viktig å ta høyde for dette. Vennesla kommune skal prioritere standardisering og åpne kildekoder ved valg av nye IT-løsninger, der det er hensiktsmessig. Økt bruk av fri programvare og gratis pedagogiske programvare i skolen. Lage en plan for bruk av fri programvare. Lage en oversikt over gratis programvarer spesielt tilpasset bruk i skolen. Innenfor skole kan en i større grad benytte fri programvare. Dette pga. færre integrasjoner, enklere programvare og mindre statlige krav til samkjøringer Saksbehandling/arkivering Arkivloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven og personopplysningsloven stiller krav til offentlige organer når det gjelder arkiv. Arkiv består av dokumenter på et medium som lagrer informasjon for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. Arkivloven og forskriftene gjelder for alle typer arkiv og stiller krav til oppbevaring, håndtering og tilgjengeliggjøring. Dette gjelder også informasjon og dokumentasjon som håndteres i sak-/arkivsystem og fagsystem. Elektronisk arkiv er en forutsetning for elektronisk kommunikasjon og effektivisering av interne prosesser. Brukernes forventninger til tjenestetilbudet, kvalitet og service har økt de senere årene. Effekten av IT kan ofte ikke tas ut før en har gjennomført en intern kompetanseheving. Dagens situasjon Arkivet har i dag Noark 4 standard, og Sak/arkivsystemet Public 360 har versjon 3.1. Av elektroniske skjema har vi søknad om barnehageplass og søknad på stilling. Kun sistnevnte er integrert med arkivet. Gamle papirarkiv lagres ikke i tilfredsstillende lokaler. Vi har et fellesarkiv for herredshuset og noen enheter, men flere satellitter har fortsatt egne arkiv. Alle arkivverdige dokumenter konverteres til PDF-format. De fleste saksbehandlere behersker Public 360, men fremdeles er det ansatte som vil kunne profitere på en kompetansehevning. : Et fremtidsrettet og sentralisert elektronisk arkiv basert på Noark 5 standard : Etablere felles postmottak og arkiv på Herredshuset Oppgradere de nødvendige arkivlokalene rundt på enhetene, slik at de tilfredsstiller dagens krav Sette krav til at ledere og saksbehandlere blir bevisste brukere av Public 360/arkiv 20