Årsmøte Kvaløya Sportsklubb

Transkript

1 Årsmøte Kvaløya Sportsklubb Sted: Slettaelva Grendehus Torsdag 24. mars 2011 kl. 19:00 SAKSLISTE sak 1) sak 2) sak 3) sak 4) sak 5) sak 6) Godkjenning av stemmeberettigede Godkjenning av innkalling, saksliste og forretningsorden Valg av dirigent, sekretær, og to til å underskrive protokollen Behandle klubbens årsmelding Behandle klubbens regnskap i revidert stand Behandle innkomne saker Sak 7) Fastsette medlemskontingent for 2012 Sak 8) Sak 10) Vedta klubbens budsjett Foreta valg: a) Leder b) Styremedlem jr./sen Barneidrett Ungdomsrepresentant Styremedlem 6 vararepresentanter c) Øvrige valg i henhold til årsmøtevedtatt organisasjonsplan, jf. 12 pkt. 9 d) Kontrollkomité på 2 medlemmer med 2 vararepresentanter e) Engasjere statsautorisert/registrert revisor til revisjon av klubbens regnskap f) Representanter til ting og møter i de organisasjoner klubben er tilsluttet g) Valgkomité med leder, 2 representanter og 2 vararepresentanter for neste årsmøte 1

2 Sak 4 Behandle årsmeldingen Årsmelding Kvaløya Sportsklubb 2010 Styret Styret i den nye klubben har vært sammensatt som følger: Styreleder: Erling Sandsdalen (2010) Nestleder/økonomiansvarlig: Pål Wilhelmsen ( ) Leder fotball yngres: Kirsti Reinertsen Lilleby ( ) Leder fotball jr/senior: Tore Ellingsen (2010) Leder svømming: Jens-Ole Thyholdt ( ) Leder ungdom: Ingrid Gerhardsen (2010) Leder barneidrett: Stig Johnsen (2010) Styremedlem Trond Haug (2010) Styremedlem Marianne Bech ( ) Varamedlemmer: Fotball yngres: Guri Nilsen (2010) Fotball jr/senior: Per Erik Nilsen (2010) Svømming: Steffen Bærø (2010) Ungdom: Garry Fagerbakk (2009) Barneidrett: Lars André Hansen (2010) Varamedlem Birgit Henriksen (2010) I tillegg har følgende personer vært tillitsvalgte: Kontrollkomite: Vararepresentant Representant for SSK i Storelva Idrettspark AS: Utsending til kretstinget i Troms fotballkrets: Utsending til årsmøte i Idrettsrådet: Leder for valgkomiteen: Medlem av valgkomiteen: Medlem av valgkomiteen: Stig Tore Richardsen Arne Kristian Dønland Mona Hemmingsen Bjørn Are Hemmingsen Pål Wilhelmsen Hege Hausner Marit Andreassen Gudmund Pettersen Revisor PricewaterHouseCoopers er engasjert som revisor. Fusjonen av Slettaelva Sportsklubb og Kvaløysletta idrettslag ble vedtatt i ekstraordinære årsmøter i de to klubbene 19. januar I årsmøtet i den nye klubben 29. april 2010 ble navn, logo og klubbfarger besluttet Styret har i 2010 avholdt 10 ordinære styremøter og det har blitt behandlet rundt 100 saker. I tillegg har styreleder, økonomileder og styrerepresentantene deltatt på en rekke andre møter i forbindelse med lagsstruktur, Åpen dag, Troms idrettsråd og kretsting Styrets arbeid har vært ulønnet. 2

3 Aktiviteter og geografisk område KSK er et breddeidrettslag som har sitt tyngdepunkt på Kvaløysletta og Slettaelva. Klubbens hovedaktiviteter er fotball, svømming, barnetrim og allidrett for barn, dametrim, gubbetrim og volleyball for moden ungdom.. Klubben har også tilbud til ikke organisert ungdom gjennom Fargerik svømming og Åpen hall. Klubben har kontor i Storelvahallen og leier Klubbhus i Grendehuset på Slettaelva. Strategiarbeid og klubbutvikling Som følge av arbeidet med sammenslåing av klubbene er Klubbutviklingsprosjektet blitt utsatt i tid. Arbeidsgruppa for anleggsutvikling (med leder Atle Noralf Larsen) har jobbet videre. Det er i samarbeid med skolen og uteromsutvalget igangsatt oppgradering av skolebanen inkludert kunstgress. Planen om ballbinge ved skolebanen er droppet som følge av innvendinger fra skolen. Administrasjon I 2010 har klubben hatt daglig leder i 50 % stilling, sekretær i 50% stilling, regnskapsfører i 20 % stilling og administrator av svømmegruppa og Fargerik svømmeopplæring i 10 % stilling. Det har vært mange utfordringer med igangkjøringen av den fusjonert klubben både når det gjelder den administrative og sportslige siden. Regnskapet kjøres i Mamut på leieserver hos Smart Solution. Dette gir tilgang for flere i administrasjonen og muliggjør å bruke systemet også som medlemskartotek. Her gjenstår fortsatt arbeid /utvikling for å gjøre dette til et enda mer rasjonelt system. Arbeidsmiljøet Arbeidsmiljøet vurderes som godt. Det har ikke vært skader/ulykker i regnskapsåret. Likestilling Medlemsoversikten nedenfor viser at det er 697 (65%) gutter og 382 (35%) jenter i klubben. Av 111 tillitsvalgte var 72 % menn. Klubben følger opp likestillingen i forbindelse med representasjon i utvalg, årsmøter mv. Styret har fokusert på rekruttering av flere jentespillere i fotball i de yngste klassene. Dette har resultert at det i 2011 starter opp flere lag i alderklassene 7-11 år. Påvirkning av det ytre miljø Det drives ikke virksomhet i klubben som forurenser det ytre miljø. Sportslige aktivitet Det har vært høy aktivitet i alle grupper i Fotballgruppa har hatt 29 lag med i sommerserien for Yngres avdeling og 4 lag for junior/senior.. Vi har i tillegg hatt lag med både i lokale, nasjonale og internasjonale turneringer og i vinterserien. Våre egne fotballturneringer ble godt gjennomført med god deltagelse både i KSK- turneringa over to helger i Storelvahallen og Coop Cup i Skarphallen.. Åpen hall-tilbudet om lørdagskveldene var også populært i Det ble på slutten av året igangsatt aktivitet for å etablere et Åpen hall tilbud også for barn i alderen 6-12 år. Dette er organisert av fotballagene på Yngres avdeling og aktiviteten starter i januar Svømmegruppa hadde god oppslutning i 2010 med 246 deltakende barn og unge i svømmeopplæringen. Det ble gjennomført familieturer til Grottebadet, Polarbadet og Boden i Sverige. Svømmegruppa er delaktig i idrettsprosjekt Integrering i idrettslag med Fargerik svømmeopplæring". Prosjekt for å stimulere minoritetsgrupper, inaktive barn og ungdommer i samfunnet til idrett og fysisk aktivitet. Det benyttes samme opplæringsplan som i den ordinære medlemsbaserte opplæringa i KSK, men har er aldersspreding mellom 4 og 50 år. All opplæring i prosjektet er lagt til Stakkevollan svømmehall om søndager. Prosjektet hadde i 2010 ca besøk. 3

4 Aktivitetsnivået har vært høyt og variert blant ungene på barnetrim og allidrett. I tillegg har KSK også tilbud på dame- og gubbetrim samt volleyball. Sportslige resultater måles kun for 11 er-lagene innen fotball. Her vil vi spesielt trekke fram senior damer som vant Grand Cup serien. De aldersbestemte lagene hadde flott innsats og inntrykket er at de er på høyde med det andre lag i tilsvarende aldersgrupper i Troms presterer. Klubben har på junior og seniorsiden et junior herrelag, et A-lag damer som spiller i 2. divisjon og et A-lag herrer som spiller i 4. divisjon. Medlemsoversikt I 2010 har antall medlemmer vært 1079 (tabell 1). Medlemstallet omfatter også alle de som har bidratt i ulike roller i klubben gjennom tillitsmannsapparatet. Flere medlemmer deltar dessuten i to eller flere aktiviteter. Antall medlemmer i 2010 Alder Gutter Jenter Sum SUM Tabell 1. Antall medlemmer i Kvaløya Sportsklubb fordelt på alder og kjønn. Sportsplan for fotball Sportsplanen for fotball har vært tilgjengelig for medlemmene, men det er behov for at den oppdateres.. Planen er at den vil bli oppdatert når sportlig leder og sportslig utvalg kommer i gang på nyåret i Lagskonto Med bruk av Mamut som regnskapssystem er det lagt opp til å forenkle lagenes regnskapsføring. Alle midler går nå gjennom klubbens sentrale bankkontoer og det er opprettet et prosjektregnskap pr. lag. Overskudd som lagene har ved årsskiftet vil være til deres disposisjon påfølgende år Fasiliteter Den nye kunstgressbanen i tilknytning til Storelvahallen ble ferdig høsten Den nye banen gir en vesentlig forbedring for trening og kamper for de eldste lagene. I samarbeid med Slettaelva skole, Tromsø kommune og med bidrag fra SNNs gavefond og Grendehuset ble det på høsten igangsatt oppgradering av skolebanen. Med stor dugnadsinnsats fra enkeltmedlemmer i klubben er det gjort klart til å legge kunstgress på tidligsommeren Dermed vil 5-erlagene få en helt ny trenings og hjemmekamparena. Sponsorer Hovedsponsorer til klubben er: Coop Nord BA, Bladet Tromsø og Puma/Intersport. I tillegg Tromsprodukt Catering, Postbanken, Tromskraft, Skanska, Nor Bygg, Linken, Troms Kraft, Mack, Tromsø Taxi, Lerøy Aurora.og Siva. Nye sponsorer fra 2010 er Møller Bil. Dugnadsarbeidet Dugnadsarbeidet er en av de viktigste bærebjelkene i klubben. Det bidrar til nødvendige inntekter, men er også "limet" som holder engasjementet i gang i KSK og bidrar til positivt miljø og samhold i klubben. De obligatoriske dugnadene som varetelling på Obs, flaskeinnsamling og turneringer, har vært gjennomført på 4

5 en god måte i I tillegg kommer de dugnadene som hvert enkelt lag tar initiativ til for å bedre sin lagøkonomi. Politiattester Ordningen ble innført 1. januar 2009 og følges opp kontinuerlig. Godkjent vandelsattest er obligatorisk for alle som jobber med barn og unge under 18 år. Økonomi Det har i 2010 blitt satt fokus på fakturering og inndriving av medlemskontingenter, men det må fortsatt legges arbeid i å inndrive eldre fordringer. Det er videreført systemer for budsjettering av junior/senioravdeling og oppfølging av dette i forhold til støtteapparatet. Rutinene med at alle inntekter og kostnader skal registreres i klubbens regnskap ser ut til å fungere godt. Regnskap mot budsjett Regnskapet er utarbeidet basert på forutsetningen om fortsatt drift. KSK har i 2010 hatt et driftsår hvor regnskapet har et lite underskudd, kr ,00, etter at det er satt av kr 25000,00 til tap på fordringer. De enkelte lag har dessuten redusert sin opparbeidede saldo i klubben med ca kr ,00. Klubbens resultat er dermed tilsvarende redusert. Sammenlignet med budsjett for 2010, er inntektene totalt i tråd med budsjett, men det må understrekes at inntekter som ikke var budsjettert, bl.a. utdannelseskompensasjon og momsrefusjon har bidratt til dette. Totalt utgjør disse to postene ca kr ,-. Vi har hatt ekstraordinære kostnader med utskifting til nye drakter. Et bidrag fra SNNs gavefond har derfor lettet denne utskiftingen. Avslutning Arbeidet i 2011 har i all hovedsak vært preget av problemstillinger knyttet til at vi fusjonerte KIL og SSK i Sammenslåingen av KIL og SSK var nødvendig for å gi et best mulig tilbud til barn, ungdom og voksne i bydelen. KSK er nå en stor klubb med svært mange aktive utøvere der fotball naturlig nok utgjør den største aktiviteten. Svømmegruppa i klubben er også stor og dekker et betydelig behov for svømmeopplæring, ikke bare i bydelen vår. Svømmegruppa har medlemmer fra andre bydeler i Tromsø der det ikke er organisert svømmeopplæring på samme måte som hos oss. Vi skal være stolte av det arbeidet som utføres i regi av svømmegruppa. Når det gjelder fotball har vi hatt en del utfordringer knyttet til sammenslåing av lag, ulike oppfatninger av hva vi som klubb skal prioritere osv. Ved sammenslåingen av klubbene var det en klar premiss at KSK skal være en breddeklubb som skal gi et tilbud til alle medlemmer. Det prinspippet skal vi fortsatt holde på! Vi har i løpet av året som har gått fått inn en sportslig leder, Frank Josefsen, og organisert et sportslig utvalg. Det er vi glad for, så stor som klubben nå har utviklet seg til å bli er det viktig at vi har en sportslig leder og et sportslig utvalg. Som en bydelsklubb med en stor medlemsmasse og seniorlag både på herre og damesiden har vi en del utfordringer rent økonomisk. Det medfører betydelige kostnader å drive en klubb på denne størrelsen, ikke minst er det utfordringer knyttet til seriespill og reiser for seniorlagene. Seniorlagene er i all hovedsak ansvarlige for egen drift, noe som medfører betydelig arbeid med dugnader, men også egenandeler for den enkelte spiller. Vi skulle gjerne ønsket oss flere sponsorer som kunne bidra til finansieringen av driften i klubben. Samtidig skal det påpekes at vi som klubb ikke skal være misfornøyde med de sponsorinntektene vi har, og jeg ønsker på vegne av klubben å takke alle våre sponsorer! Uten dere hadde det ikke vært mulig å drive Kvaløya Sportsklubb. Så skal vi selvfølgelig ikke glemme alle foreldre og utøvere som bidrar sterkt til å opprettholde aktivitetsnivået i klubben. Jeg vil rette en stor takk til dere alle! Uten den innsatsen dere nedlegger hadde vi ikke hatt noen klubb på Kvaløysletta/Slettaelva. Kombinasjonen av sponsorinntekter og dugnadsinnsats er altså fundamentet for driften av Kvaløya Sportsklubb. Foreldrene gjør en stor innsats som trenere og 5

6 støtteapparat. Vi ser også at det legges ned betydelig innsats for å samle inn penger til deltakelse i turneringer. Kvaløya, Erling Sandsdalen Pål Wilhelmsen Tore Ellingsen Kirsti R. Lilleby Styreleder Nestleder Styremedlem Styremedlem Jens-Ole Thyholdt Trond Haug Stig Johnsen Ingrid Gerhardsen Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Marianne Bech Styremedlem 6

7 Sak 5: Behandle klubbens regnskap i revidert stand Regnskap Kvaløya Sportsklubb 2010 Inntekter Regnskap 2010 Budsjett 2010 KIL 2009 Kafe-,loddsalg/profil.prod ) Sponsor/sam.arb ) Dugnadsarbeid ) Medlemskont Aktivitetavg ) Egenandeler ) Tilskudd ) Andre inntekter ) Sum inntekter Varekostnad Varer ) Nedskriving varelager Sum varekostnad Lønnskostnader ) Avskrivning Kostnader hall/bane ) Drift- og utstyr klubbhus ) Kjøp drakter,utstyr/premie ) Rekvisita ) Turneringsavgift ) Avgifter svømming/fotball ) Bilgodtgj./reisekostnader ) Andre kostnader ) Sum driftskostnader Driftsresultat Finansposter Finansinntekter Finanskostnader Nedskriving aksjer Sum finansposter Årsresultat

8 Noter til regnskap Kvaløya Sportsklubb 2010: I regnskapet er inntekter inntektsført på faktureringstidspunktet og på innbetalingstidspunktet for inntekter som ikke er fakturert, men innbetalt over bank. Kostnader er ført på dato for inngående faktura og på utbetalingstidspunktet når det ikke foreligger inngående faktura. Kjøreregninger er belastet på tidspunkt hvor kjøringen er foretatt. Sammenligningstall: Det er satt inn budsjett 2010 for den nye klubben, samt regnskapstall for Kvaløya idrettslag Utover dette er det ikke utarbeidet sammenligningstall i forbindelse med fusjonen av de to klubbene. Lagene har i løpet av året, redusert sin opparbeidede saldo i klubben med ca kr ,00. Klubbens resultat er dermed tilsvarende redusert. 1) Hovedinntektene kommer fra annonse- og kiosksalg Coop Cup 2010, kr ,-, kiosksalg KSKturneringa, kr ,-, Åpen hall, kr ,- og Bingospill kr. 5840,-. 2) Klubben har følgende sponsorer: Coop Obs!, Bladet Tromsø, Tromskraft, Postbanken, Tromsprodukt Catering, Skanska, Nor Bygg, Mack, Tromsø Taxi, Linken, Siva, Lerøy Aurora, Norinnova og Møller Bil. Økningen fra budsjett skyldes to nye sponsorer. 3) De største dugnaden er varetelling Obs! som gjennomføres av hele klubben. I tillegg har enkelte lag skaffet seg egne dugnader. Lagene har gjennomført færre dugnader enn budsjettert. 4) Aktivitetsavgift og egenandeler går til driften av det enkelte lag. Lagene selv beregner behovet for innkreving av egenandeler for å dekke lagets kostnader. 5) Hovedparten av inntektene kommer fra staten. Kr ,-. Herav er kr ,- er øremerkede Storbymidler som går til drift av Fargerik svømming og Åpen hall. Klubben har mottatt kr ,45 i Grasrotmidler (Norsk Tipping). 6) Her inngår arbeid utført for Storelva idrettspark, kr ,-, Tilskudd til draktkjøp fra SNNs gaveforn, kr ,-, påmeldingsavgift Coop Cup og KSK-turneringa, kr ,-. Dessuten diverse inntekter som flaskeinnsamlinger, inngangspenger fargerik svømming, kakesalg, blomstersalg og gaver. 7) Innkjøp varer gjelder bla. innkjøp til kioskdrift Coop Cup og KSK-turneringa. 8) Lønn gjelder 1, 3 årsverk, 0,5 årsverk daglig leder, 0,5 årsv. Sekretær, 0,2 årsv. Regnskapsfører og 0,1 årsverk Administrator svømmeavdeling og Fargerik svømming. Lønn Daglig leder: kr ,-. 9) Hall og baneleie er lagenes kostnader inkl. halleie Coop Cup og KSK-turneringa. 10) Utgjør leie klubbhus Slettaelva Grendehus kr ,-, godtgjørelse for lagerrom utstyr trenere kr ,-, samt tele/datautstyr administrasjon kr.87907,17. I dette beløpet er inkl. serviceavgift og leiekjøring av regnskap, drift av hjemmeside og mailserver samt innkjøp av datautstyr. 11) Ca halvparten av kostnaden ligger i utskifting til nye spillerdrakter. Samt innkjøp av utstyr, som baller, vester mv. 12) Inkjøp av medisinsk utstyr, tape, isposer kr ,50, Kontorrekvisita kr ,62, tlf. og porto kr ,89. 13) Lagenes påmeldingskostnader ved deltaking i turneringer. 14) Hovedpostene er dommerkostnader, kr ,50, admin.kostnadsdekning tillitsvalgte, kr ,-, overgangsgebyr fotball, kr ,- og avgifter til krets og forbund kr ,-. 15) Her utgjør dekning av kjøring trenere kr ,56 og lagenes reisekostnader kr ,31. 16) Hovedpostene er revisjons- og regnskapshonorar kr ,-, reklamekostnader kr ,-, forsikringspremier (gjelder seniorlagene) kr ,- og tap på fordringer kr ,- inkl. tapsavsetning på kr ,-. 8

9 Balanse Kvaløya Sportsklubb KIL Eiendeler Varige driftsmidler Områdemidler Aksjer i Storelva Kunde- og andre fordringer Bankinnskudd Sum eiendeler Gjeld og egenkapital Egenkapital Egenkapital Periodens resultat Sum egenkapital Gjeld Leverandørgjeld Skyldig andre off. avgifter Skyldig lønn/feriepenger Sum gjeld Sum gjeld og egenkapital Kvaløya, Erling Sandsdalen Pål Wilhelmsen Tore Ellingsen Kirsti R. Lilleby Styreleder Nestleder Styremedlem Styremedlem Jens-Ole Thyholdt Trond Haug Stig Johnsen Ingrid Gerhardsen Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Marianne Bech Styremedlem 9

10 Revisjonsrapport fremlegges på årsmøtet. 10

11 Sak 6) Behandle innkomne saker Styret foreslår følgende endringer i vedtektene: 4 Medlemskontingenter og avgifter. Tilføyes: Tillitsvalgte får 50% rabatt på medlemskontingenten. Sak 7 Fastsette medlemskontingenter for 2012 Styret foreslår følgende kontingentsatser for 2012: Enkeltmedlemskap kr. 900,00 Familiemedlemskap kr. 1400,00 Øvrige satser uendret. 11

12 Sak 8) Vedta klubbens budsjett Budsjett Kvaløya Sportsklubb 2011 Inntekter Budsjett 2011 Regnskap 2010 Kafe-,loddsalg/profil.prod Sponsor/sam.arb Dugnadsarbeid Medlemskont Aktivitetavg Egenandeler Tilskudd Andre inntekter Sum inntekter Varekostnad Varer Nedskriving varelager Sum varekostnad Lønnskostnader Avskrivning Kostnader hall/bane Drift- og utstyr klubbhus Kjøp drakter,utstyr/premie Rekvisita Turneringsavgift Avgifter svømming/fotball Bilgodtgj./reisekostnader Andre kostnader Sum driftskostnader Driftsresultat Finansposter Finansinntekter Finanskostnader Nedskriving aksjer Sum finansposter Årsresultat