LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK. ORIENTERING/DRØFTING Tema: Kommunal beredskapsarbeid v/beredskapskoordinator

Transkript

1 LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 05/13 Dato: kl Sted: Rådhuset, kommunestyresalen MØTEBOK Tilstede: Arild Tharaldsen, nestleder Jon Harald Rømteland, medlem Edita Schultz, medlem Henny Heskestad, medlem Nils L. Ulstrup, møtte for Le Maitre Andre til stede: Rune Stokke, rådmann Per Loftesnes, beredskapskoordinator Revisor Silje Djuvik Støle Revisjonssjef Irene Loka Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Benjamin Le Maitre Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE ORIENTERING/DRØFTING Tema: Kommunal beredskapsarbeid v/beredskapskoordinator SAK 16/13 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 17/13 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2014 SAK 18/13 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL SAK 19/13 KONSEKVENSER AV KONKURRANSEUTSETTING AV REVISJONEN FASTE POSTER Nytt fra revisor: Planlegging Nytt fra sekretær: EVENTUELT - Saker meldes til leder i begynnelsen av møtet REFERATER Ref. 12/13 Kommunerevisjonen Vest, møtebok representantskapet Ref. 13/13 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte Underskrift: Arild Tharaldsen Nestleder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor

2 ORIENTERING Tema: Kommunalt beredskapsarbeid. Beredskapskoordinator orienterte om kommunens beredskapsarbeid. Konklusjon: Kontrollutvalget takket for en grundig orientering om beredskapsarbeidet. Utvalget ba om å få tilbakemelding fra administrasjonen om rutinene for vannprøvetaking i Tarvannet tilfredsstiller kravene. SAK 16/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 17/13 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2014 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2014 på kr Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg.

3 Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, vedtatt budsjett for Agder Sekretariat, vedtatt budsjett for 2014 Kontrollutvalgssekretariatet Agder Sekretariat er sekretær for kontrollutvalget i Lindesnes kommune og for de øvrige femten eierkommuners kontrollutvalg. Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte og legger i sitt budsjett opp til at driftstilskuddet for den enkelte kommune økes fra kr i 2013 til kr i For ytterligere informasjon vises til styrets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kommunerevisjonen Kommunerevisjonen Vest utfører revisjonsarbeidet for Lindesnes kommune og for de øvrige ti eierkommunene. Representantskapet behandlet budsjettet i møte og budsjettet innebærer som tidligere 460 timer til regnskapsrevisjon m.m. og 250 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Totalt sett forslås Lindesnes kommunes tilskudd til revisjonen økt fra kr i 2013 til i For ytterligere informasjon vises til representantskapets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kontrollutvalgets utgifter Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en felles pott i kommunen. Budsjettforslaget: Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års budsjettramme for kontroll og tilsyn Vedtatt til budsjett for Kommunerevisjonen Vest for 2014 Vedtatt budsjett for Agder Sekretariat for 2014 Budsjettforslag 2014 Vedtatt budsjett 2013 Vedtatt budsjett 2012 Tilskudd til Kr Kr Kr revisjonsdistrikt Andel av Kr Kr Kr sekretariatstjenester Kontrollutvalgets Kr Kr Kr utgifter Totalbudsjett Kr Kr Kr

4 Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2014 på kr Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. SAK 18/13 GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget godkjenner plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Prosjektene gjennomføres innenfor de tildelte budsjettrammer det enkelte år. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Bakgrunn for saken: Det gjenstår 2 år av valgperioden. Av hensyn til en best mulig ressursutnyttelse vil det være fornuftig å legge en plan for gjennomføring av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i 2014 og Kommunestyret har jo som kjent vedtatt planer for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon etter innstilling fra kontrollutvalget. Vedtatt plan for forvaltningsrevisjon : Prioritet Prosj. nr. Navn/beskrivelse 1 1 Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. 2 7 Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være å vurdere eksisterende rutiner, og foreta kontroll av om større anskaffelser er i samsvar med rutiner og lov om offentlige anskaffelser Det kan være aktuelt å undersøke kommunens rutiner og retningslinjer for styring av byggeprosjekter Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt er å vurdere om Lindesnes kommune følger retningslinjer for beregning av selvkost Det kan være aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til kommunens bruk av spesialundervisning. Prosjekt nr. 1 Politiske vedtak utføres høsten 2013.

5 Vedtatt plan for selskapskontroll : Specto AS (Tidligere Lindesnes Asvo AS) Jeg har sammen med revisjonssjef kommet frem til følgende forslag til plan for gjennomføring av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i : Vår 2014 Høst 2014 Vår 2015 Høst 2015 FR Lov om offentlige anskaffelser FR Styring av byggeprosjekter Selskapskontroll Specto AS FR = forvaltningsrevisjon SK = selskapskontroll Overordnet analyse for FR Plan for selskapskontroll Dette forslaget bygger på at antall timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll holdes på dagens nivå. Vurderinger: Plasseringen på tidslinjen er omtrentlig og det vil kunne bli forskyvninger. I forvaltningsrevisjonssaker vil revisjonen fremlegge forslag til prosjektplan for kontrollutvalget før prosjektet gjennomføres. Kontrollutvalget kan gjøre endringer i prioriteringen hvis det skulle være behov for det. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget godkjenner plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Prosjektene gjennomføres innenfor de tildelte budsjettrammer det enkelte år. SAK 19/13 KONSEKVENSER AV KONKURRANSEUTSETTING AV REVISJONEN Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige vedtak: Kontrollutvalget mener Lindesnes kommune bør beholde dagens revisjonsordning med følgende begrunnelse: - Kommunerevisjonen Vest drives etter selvkost. - Kontrollutvalget er tilfreds med kvaliteten. - Kommunerevisjonen Vest er en uavhengig organisasjon. - Oppsigelsestiden er på 2 2,5 år. - Ingen andre kommuner har signalisert at de vil trekke seg ut. - Selskapsavtalen gir ikke rom for at Kommunerevisjonen Vest kan gi pris. - Store kostnader for Lindesnes kommune med å utarbeide anbudsunderlag.

6 - Stor usikkerhet omkring krav til avstemming og dokumentasjon uten å få ekstra regning. Kontrollutvalget er opptatt av mest mulig effektive revisjonstjenester. For å oppnå dette er det viktig at kommunen har gode rutiner. Kontrollutvalgets enstemmige innstilling: Kommunestyret velger å opprettholde dagens revisjonsordning med henvisning til kontrollutvalgets begrunnelse. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Selskapsavtale for Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Bakgrunn for saken: Historikk: Kommunestyret har som kjent gjennom sitt budsjettvedtak for 2013 bedt kontrollutvalget vurdere å legge revisjonen ut på anbud. Utvalget drøftet saken i januarmøtet, sak 5. Kontrollutvalget var på dette tidspunkt kjent med at det var satt i gang en prosess med vurdering av kostnader til nåværende revisjonsordning i regi av ordførere og rådmenn i Lister. Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 5: Kontrollutvalget ber eierne om å samles for å diskutere denne problemstillingen. Den 6. mars ble det avholdt et eiermøte i Kommunerevisjonen Vest i regi av selskapets representantskap. Konklusjonen på dette møtet ble at Agder Sekretariat ble bedt om å undersøke og lage et notat/utredning om følgende forhold: - Hvordan gjennomføre konkurranseutsetting av revisjonen? - Innhente opplysninger fra kommuner som har privat revisjon - Kan Kommunerevisjonen Vest delta med anbud i en eventuell konkurranseutsetting? På bakgrunn av denne konklusjonen ble det innkalt til fellesmøte for kontrollutvalgslederne den 23. april. Fellesmøtet drøftet saken og kom til følgende konklusjon: Enstemmig uttalelse fra fellesmøtet: 1. Fellesmøtet for ledere av kontrollutvalg mener det er prinsipielt feil at Agder Sekretariat skal utrede denne saken etter anmodning fra eiermøte i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS, avholdt 6. mars Fellesmøtet viser for øvrig til at: Det er kontrollutvalget som er det eneste organ som har rett til å avgi innstilling til kommunestyret/bystyret/fylkestinget når det gjelder valg av revisjonsordning og ved valg av revisor.

7 Det er kontrollutvalgets ansvar at innstillingen er grundig forberedt, herunder at det innhentes eventuelle synspunkter fra andre instanser i kommunen før innstillingen blir avgitt. Det er kommunestyret/bystyret/fylkestinget som skal gjøre vedtak om revisjonsordning og foreta valg av revisor. Det har ikke fremkommet ønsker fra noen andre kontrollutvalg/kommuner om å gjøre endringer når det gjelder etablert revisjonsordning. Kontrollutvalget drøftet denne saken på nytt i møte den og fattet følgende vedtak i sak 11/13: Kontrollutvalget ber Agder Sekretariat om å utrede konsekvensene av å konkurranseutsette revisjonen. Det er en utfordrende oppgave å lage en utredning om dette temaet. Jeg vil først si litt om hvilke valgmuligheter kommunen har når det gjelder valg av revisjonsordning. Deretter vil jeg beskrive de to mest aktuelle modeller for framtidig revisjonsordning, samt forsøke å belyse konsekvensene av konkurranseutsetting. Mine kommentarer og vurderinger vil både være av generell karakter og mer konkrete når det gjelder situasjonen i Lindesnes. Litt om de ulike revisjonsordninger Kontrollutvalget har følgende muligheter for kjøp av revisjonstjenester: egen kommunal revisjon deltakelse i interkommunalt samarbeid/selskap. Det kan omfatte disse alternativene: - å forbli i den ordningen man har i dag - å omstrukturere eksisterende ordning, for eksempel ved en sammenslåing av flere enheter - å etablere et nytt selskap i egenregi - å søke om opptak i et eksisterende selskap/samarbeid å konkurranseutsette revisjonsoppdraget helt eller delvis Beskrivelse av aktuelle revisjonsmodeller. Mest aktuelle revisjonsmodeller for Lindesnes er: a) beholde dagens revisjonsordning gjennom deltakelse i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS b) konkurranseutsette revisjonen De fleste av landets kommuner har revisjonsordning i egenregi, mens anslagsvis 7 % av kommunene har konkurranseutsatt revisjonen. Det kan være flere grunner for at man har valgt konkurranseutsetting. De vanligste årsakene er ønske om en rimeligere ordning eller at man ønsker høyere kompetanse / bedre kvalitet. Det har også i flere kommuner vært et politisk motivert valg å konkurranseutsette flest mulig tjenester, deriblant revisjon.

8 Nåværende revisjonsordning Kommunerevisjonen Vest. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er revisor for alle 11 kommuner i regionene Lindesnes og Lister. Det innbefatter regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunene, samt revisjon av kirkelige fellesråd, menighetsråd, kommunale foretak, overformynderier (tom 2013), stiftelser etc. Konkurranseutsette revisjonen. Å konkurranseutsette revisjonen vil innebære følgende: å avikle dagens revisjonsordning, altså tre ut av Kommunerevisjonen Vest innenfor rammene som IKS - loven og selskapsavtalen setter utarbeide konkurransegrunnlag og kvalitetssikre dette gjennomføre anbudskonkurranse valg av ny revisor gjennom politisk behandling i kontrollutvalg og kommunestyre Ved gjennomføring av en anbudsrunde i det private markedet vil kommunen da være forpliktet ut fra regelverk om offentlige anskaffelser til å velge den tilbyder som best oppfyller anbudskravene. Kommunen vil i de fleste tilfeller ikke ha noen garanti for at den eksisterende interkommunale revisjonsenheten vil/kan delta i en eventuell anbudsrunde. Dette kan i mange tilfeller være vanskelig i og med at et selskap som driver i egenregi kun kan selge tjenester utenom kontrakt for ca. 10 % av den totale omsetningen. Konsekvenser av uttreden av eksisterende revisjonsordning. Å velge en ny type revisjonsordning vil ofte si at den revisjonsordning man har i dag må avvikles. Hvilke regler som gjelder ved uttreden vil være regulert i lovverket ( IKS loven) m/forskrifter. Dette er imidlertid kun en minimumslover, og det vil derfor være de avtaler som er inngått mellom deltakerne (selskapsavtale) som først og fremst regulerer hvilke regler som gjelder ved uttreden. Enkelte selskaper i egenregi kan ha inngått avtaler der kommunene forplikter seg til å kjøpe alle revisjonstjenester fra det aktuelle selskapet/samarbeidet. Det vil i disse tilfellene ikke være mulig å konkurranseutsette bare deler av revisjonen uten å si opp hele denne avtalen. Dette er situasjonen for Lindesnes kommune i forholdet til Kommunerevisjonen Vest. Dersom kommunen velger en annen leverandør enn nåværende egenregiordning, vil man også måtte si opp eksisterende avtaler med det interkommunale selskapet. Det medfører at kommunen skal ha tilbake sitt innskudd i selskapet, samtidig som det også påhviler utgifter til felles forpliktelser som må løses ut (for eksempel pensjonsforpliktelser) Oppsigelsesfristen i avtalen vil ofte være ett år fra oppsigelse er foretatt. Dette er minstefristen i IKS loven. Ny revisor vil derfor ikke kunne tiltre før etter utløp av denne oppsigelsestiden. Når det gjelder Kommunerevisjonen Vest har eierne fastsatt en oppsigelsestid på om lag to og et halvt år (noe avhengig av når oppsigelsen skjer). Fordeler / ulemper ved aktuelle revisjonsordninger. Dersom kommunen pr. i dag er medlem i en interkommunal revisjonsordning, vil disse ofte ha kompetente og erfarne medarbeidere på kommunalt regnskap, kunnskaper om offentlig forvaltning, kjennskap til lokale forhold m.m. Det kan være store forskjeller fra distrikt til

9 distrikt. Noen vil ha store robuste interkommunale revisjonsselskaper, mens andre selskaper er mindre og mer sårbare både når det gjelder kompetanse og antall ansatte. Dette er en ordning som har fungert i mange år. Det er gjengs oppfatning at selskapet yter tjenester av høy kvalitet. Selskapet er revisor for 11 kommuner og har en stabil bemanning. En av styrkene med den kommunale revisjonen er nærheten til kundene og gode muligheter for nødvendig bistand og oppfølging. Mange av de største private revisjonsselskapene i markedet har ansatt medarbeidere som tidligere har arbeidet i kommunal/interkommunal revisjon. De kan også derfor sitte på stor kompetanse på dette området. De største selskapene er også landsdekkende, og har derfor et stort miljø både av regnskapsrevisorer og forvaltningsrevisorer tilgjengelig. Det gjør dem også mindre sårbare i forhold til leveringsfrister, og de vil ofte kunne garantere at oppdrag leveres innen frister. Det blir hevdet av enkelte at prisen til revisjon kan reduseres betydelig ved å bytte fra kommunal til privat revisjon. Endelig svar på et en slik påstand er det ikke mulig å få før man har prøvd ut konkurranseutsetting. Erfaring fra kommuner i Rogaland viser at det ikke er store kostnadsforskjeller mellom kommuner som har valgt privat revisjon framfor kommuner som velger å kjøpe tjenester fra et selskap som driver i egenregi. Det er gjort sammenligninger mellom kommuner med privat revisjon og kommuner med kommunal revisjon. Det mest nærliggende eksempelet jeg kjenner til er en sammenligning mellom Vestby kommune (revidert av BDO AS) og Farsund kommune (revidert av Kommunerevisjonen Vest). Etter å ha gjort tallene sammenlignbare var det ikke store forskjeller. Det kan tyde på at Kommunerevisjonen Vest driver effektivt. Situasjonen kan selvsagt være annerledes i øvrige kommuner. Ellers er det sannsynlig at det fokus det har vært på utgifter til kommunal revisjon de senere år i seg selv kan ha medvirket til at kommunal revisjon driver enda mer effektivt enn tidligere. Prinsipielt skal en effektiv drevet kommunal revisjon av tilstrekkelig størrelse og med god kvalitet kunne levere billigere tjenester enn en privat revisjonsløsning i og med at det ikke ligger noe fortjenesteelement i kommunal revisjon i motsetning til privat revisjon. Kvalitet og kompetanse på økonomifunksjonen i kommunene varierer. Det antas at det ved eventuell overgang til privat revisjon må påregnes enda større krav til kvalitet/dokumentasjon. Hvordan dette vil påvirke revisjonshonorar og egen ressursbruk på økonomikontoret i Lindesnes sammenholdt med dagens situasjon vites ikke. Et privat revisjonsselskap vil som tidligere nevnt ofte stille større krav til kommunen om avstemming av regnskaper m.m. før de foretar sin revisjon. Dette kan føre til at det brukes færre timer, og dermed kan det fort veie opp for en eventuelt noe høyere pris. I hvor stor grad dette betyr at økonomikontorene må bruke mer ressurser for å unngå høyere revisjonshonorarer er uvisst. Oppdrag på revisjonstjenester vil som oftest være begrenset til 3-5 år. Det vil derfor bli en ny vurdering av hvor tilfreds man er med tjenesten/dagens ordning ved ny konkurranseutsetting. Selv om det er mulig å søke om opptak i et selskap som driver i egenregi igjen etter at første

10 anbudsrunde har gått ut, vil dette i så fall måtte vurderes nøye. Kommunen bør ha et langsiktig perspektiv på sitt eierskap/deltakelse i et slikt selskap. Det vil som sagt være transaksjonskostnader om en trer ut av revisjonsselskapet. I tillegg vil anbudsprosessen (utarbeidelse av konkurransegrunnlang, kvalitetssikring og gjennomføring av selve konkurransen) koste betydelige beløp. (anslagsvis + / - kr ). Utgiftene vil være størst første gang, men også ved hver anbudsrunde i fremtiden vil det medgå betydelige beløp som må bevilges. En eventuell uttreden av nåværende revisjonsordning for Lindesnes kommunes del, vil innebære en svekkelse av Kommunerevisjonen Vest. Dette selskapet er forhindret fra å påta seg andre oppdrag enn de som følger med eierkommunenes virksomhet. Følgelig vil en uttreden fra en kommune medføre at selskapet må redusere antall stillinger med mindre øvrige eierkommuner i større grad vil benytte seg av selskapets tjenester til for eksempel forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Det er ikke fremkommet ønsker fra noen andre kontrollutvalg om å gjøre endringer når det gjelder etablert revisjonsordning. I hvilken grad de øvrige kommuners konklusjon har betydning for Lindesnes kommune standpunkt i denne saken vites ikke. Når det gjelder uavhengighet kan det diskuteres hvem som er mest uavhengig av privat eller offentlig revisjon. Uten å gå for langt inn i den debatten, vil jeg anføre at begge kan ha tilstrekkelig uavhengighet. I forhold til nåværende revisjonsordning har jeg ikke opplevd at det har blitt stilt spørsmålstegn ved uavhengigheten. En fordel med dagens ordning er det kan skje en kunnskapsoverføring mellom kommunene i og med at Kommunerevisjonen Vest reviderer alle distriktets kommuner. Ellers er det jo et prinsipielt spørsmål om man vil sitte som eier/deltaker i et eget revisjonsselskap. Dette er mer et politisk spørsmål som jeg ikke vil gå nærmere inn på. Oppsummering: Kontrollutvalget har etter vår vurdering disse mulighetene vedrørende kjøp av revisjonstjenester: 1. Kommunen kan holde fast ved de avtaler som er inngått med eksisterende selskap om kjøp av tjenester i egenregi. 2. Kommunen kan tre ut av eksisterende ordning for så å sette revisjonstjenestene ut på anbud. Kommunen er da forpliktet ut fra regelverk om offentlige anskaffelser til å velge den tilbyder som best oppfyller anbudskravene. Kommunen har ingen garanti for at kostnadene blir lavere Kommunen må først og fremst vurdere fordeler og ulemper ved skifte av revisjonsordning ut fra den revisjonsordningen man har i dag. De hovedpunkter som vurderes vil ofte være - Kvalitet/kompetanse knyttet til nåværende ordning - Leveringsfrister - Pris - Uavhengighet - Transaksjonskostnader ved uttreden av eksisterende ordning

11 Kontrollutvalget er underlagt kommunestyret, både når det gjelder vedtatte budsjetter og endelig valg av revisjonsordning. Kontrollutvalget må derfor forholde seg til det vedtaket kommunestyret fatter når det gjelder valg av revisjonsordning. Vår anbefaling er at kontrollutvalget gir en grundig begrunnelse for sin tilråding til kommunestyret. Forslag til innstiling: Saken legges frem uten forslag til innstilling. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT - Saker meldes til leder i begynnelsen av møtet REFERATER Ref. 12/13 Kommunerevisjonen Vest, møtebok representantskapet Ref. 13/13 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte Referatene ble tatt til etterretning.