Anbudsinnbydelsen består av to mapper og omfatter følgende: JURIDISKE BETINGELSER GENERELL INFORMASJON KOMMERSIELLE FORHOLD ANBYDERS SVARBILAG

Transkript

1 Del A 1. Dokumentene Anbudsinnbydelsen består av to mapper og omfatter følgende: Mappe 1: Del A - ANBUDSPROSEDYRE Del B - Del C - Del D - Del E - Vedlegg 1 - Vedlegg 2 - Vedlegg 3 - Vedlegg 4 - Vedlegg 5 - Vedlegg 6 - JURIDISKE BETINGELSER GENERELL INFORMASJON KOMMERSIELLE FORHOLD SPESIFIKASJONER Rutetraséer og avgangstider Forberedende installasjon elektronisk billetteringssystem Takstregulativ for Telemark Oversikt over skoleskyss grunnskole Oversikt over skoleskyss videregående skole Utlånsavtale billettsystem Mappe 2: ANBYDERS SVARBILAG 2. Roller i prosessen 2.1 Vestviken Kollektivtrafikk AS vil være kontraktspart for de(n) anbyder(e) som tegner kontrakt for persontransport i rute i Telemark fylke, og betegnes i dokumentene som oppdragsgiver. 2.2 Telemark fylkeskommune tildeler utøver de nødvendige løyver for persontransport i rute på de aktuelle strekninger for kontraktsperioden. Anbyder bærer risikoen for at vilkårene for å få tildelt løyve er oppfylt. 2.3 Med anbyder forstås de(t) selskap(er) som deltar i anbudskonkurransen Anbud 2010 Telemark. 2.4 Med utøver forstås de(t) selskap(er) som tildeles kontrakt for Anbud 2010 Telemark. 3. Informasjon om anbudsprosessen 3.1 Anbudsprosessen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse etter Lov om Yrkestransport og tilhørende forskrifter. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 1 av

2 3.2 Det er ikke foretatt prekvalifisering av anbydere. 3.3 Anbudsinnbydelsen annonseres offentlig gjennom utlysning i Doffin databasen og for EØS området i Official Journal of the EC, TED (Tenders Electronic Daily). Det kan også bli aktuelt å annonsere i lokal- og rikspresse. 3.4 De offisielle anbudsdokumentene i papirformat fås utlevert eller tilsendt ved henvendelse til oppdragsgiver mot et depositum på kr 1.000,-. Depositumet betales tilbake ved innlevering av anbud innen anbudsfristen. Anbudsdokumentene kan også fritt hentes ut fra oppdragsgivers hjemmesider på adressen Alle anbydere oppfordres til å registrere seg når de tar ut anbudsdokumentene elektronisk. Anbyder skal ved slik registrering oppgi en kontaktperson som oppdragsgiver kan kontakte i forhold som angår anbudskonkurransen. Alle registrerte anbydere vil bli fulgt opp med skriftlig informasjon om alle forhold om rettelser, suppleringer, spørsmål og svar og evt. annet vedrørende anbudet. Oppdragsgiver tar ikke ansvar for å informere anbydere som ikke er registrert. 3.5 Oppdragsgiver har satt opp følgende foreløpige tidsplan for anbudsprosessen frem til vedståelsesfristens utløp: Konkurransen kunngjøres Frist for å stille spørsmål til anbudsgrunnlaget Frist for innlevering av anbud kl Anbudsåpning kl Vedståelsesfrist (3 måneder fra anbudsfristen) Valg av anbyder, som det skal inngås kontrakt med, antas å finne sted i løpet av oktober 2009, dog slik at forskyvninger kan finne sted innenfor den periode tilbudet er bindende jmf. vedståelsesfristen. Oppstart av oppdraget er Ferietid medfører at behandling av henvendelser og spørsmål i forbindelse med anbudet kan ta noe ekstra tid de første 3-4 ukene etter kunngjøring. 3.6 Det vil bli gjennomført en lukket anbudsåpning etter at anbudsfristen er gått ut. Innkomne anbud vil bli undergitt skriftlig administrativ behandling hos oppdragsgiver og avgjørelse om tildeling av kontrakt vil bli foretatt av oppdragsgivers administrasjon. 3.7 Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger en saklig grunn. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste alle anbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Hvis anbud ikke er levert inn i henhold til anbudsdokumentene, har oppdragsgiver rett til å forkaste anbudet. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 2 av

3 Avviste og forkastede anbud vil ikke bli returnert. 3.8 Enhver kostnad ved utarbeidelse, innlevering og avklaring av anbudet skal dekkes av anbyder. 3.9 I perioden fram til frist for innlevering av anbudet har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller andre endringer av konkurransegrunnlaget. Alle registrerte anbydere vil bli fulgt opp med skriftlig informasjon om rettelser, suppleringer eller andre endringer av konkurransegrunnlaget. Om nødvendig vil oppdragsgiver forlenge fristen for innlevering av anbud Oppdragsgivers økonomiske handlingsrom for kjøp av kollektivtransporttjenester fastsettes i all hovedsak av Telemark fylkeskommune. Også markedsforhold, politiske vedtak, kommunale og fylkeskommunale planer og bestemmelser, kostnadsutvikling og omfang på offentlige støtteordninger til kollektivtransport m.m. vil være forhold som kan påvirke innretningen og omfanget av leveransen. I konkurransegrunnlaget for anbud 2010 Telemark har oppdragsgiver i hovedsak lagt til grunn dagens ruteproduksjon med enkelte tilpasninger. Om nødvendig vil ruteproduksjonen bli opp- eller nedjustert når de økonomiske rammene for kollektivtransport blir fastsatt i forbindelse med fylkeskommunens behandling av budsjett 2010 og langtidsplan Det vises også til vedtak i fylkestinget i Telemark i sak om avtaler om kjøp av kollektivtransport i Telemark fra Telemark fylkeskommune opprettheld rammeavtala med Vestviken Kollektivtrafikk AS (VKT), vedtatt , og gjev følgjande føringar for prosess mot nye avtalar om kollektivtransport : - I Grenland oppretthaldas nettoavtale med dei politiske føringar som allereie er vedtatt. Det kan vere opning for å ta inn heile eller delar av Vestmarområdet i anbodet. Framtidig avtale vert inngått for en periode på 6 år med moglegheit for å prolongere. - Ein revisjon av Kollektivplan for Telemark frå 2003 blir sett i gang umiddelbart. Denne skal leggje føringar for vidare utvikling av kollektivtransporten i Telemark frå I denne skal problemstillingane knytt til framtidige kontraktsformer i Telemark elles, greias ut. Dessutan korleis ein best kan sikre rettane åt dei tilsette hjå leverandørane ved evt. framtidige skifte av leverandørar, kva krav ein må stille til leverandørane om kvalitet i bussparken med tanke på trafikktryggleik, miljøomsyn, universell utforming osfr. - Dei økonomiske rammene for nye avtalar blir avklart i fylkeskommunen si handsaming av Langtidsplanen (LTP) Anbydere kan kontakte Telemark fylkeskommune og kommunene for innhenting av ytterligere opplysninger og oppdragsgiver oppfordrer anbydere å gjøre seg kjent med fylkeskommunale og kommunale utviklingsplaner og politiske vedtak. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 3 av

4 4. Retningslinjer for utarbeidelse og innsendelse av anbudet 4.1 Spørsmål angående anbudskonkurransen skal gjøres skriftlig og oversendes per til Dersom spørsmål kommer fra tredjeparter; herunder konsulenter, underleverandører o.l. som er engasjert av en anbyder, skal det fremgå hvilken anbyder tredjepart representerer. Dersom E-post ikke kan benyttes sendes spørsmålene skriftlig til: Vestviken Kollektivtrafikk AS Postboks 8 - Sentrum, N 3101 Tønsberg, Norge Kontaktinformasjon for øvrig : Telefon : E-post : anbud.telemark@vkt.no Kontaktperson : Wenche Fougner Siste frist for spørsmål er Om oppdragsgiver ønsker å gjøre endringer eller gi tilleggsinformasjon i/til anbudsdokumentene som følge av informasjon eller spørsmål som er fremkommet, vil alle registrerte anbydere motta informasjon om dette. 4.3 Dersom anbudet leveres inn som et samarbeidsforetak (joint venture e.l.) mellom flere parter, skal kopi av avtale mellom partene, som bekrefter partenes roller, ansvar og forpliktelser i samarbeidsforetaket i forhold til oppfyllelse av vilkårene i en kontrakt mellom utøver og oppdragsgiver, vedlegges. Det stilles krav til at partene skal være solidarisk ansvarlig. 4.4 Anbudet som sendes inn skal undertegnes av en person som har fullmakt til å forplikte anbyder, og det skal legges ved dokumentasjon som bekrefter dette. 4.5 Anbudet skal være på norsk og leveres i ett eksemplar på papir slik dette er angitt i Mappe 2 - Anbyders svarbilag. Anbyder skal i tillegg levere en komplett versjon på minnepinne eller CD. Anbyders samlede informasjon skal organiseres og inndeles slik det framkommer i innholdsfortegnelse og dokumentstruktur i Anbyders svarbilag og dette gjelder både papirkopi og elektronisk versjon. Krav om innsynsrett med henvisning til offentlighetslova kan medføre krav om innsyn i anbud som oppdragsgiver mottar. Innsyn vil uansett ikke bli gitt før tildelingen av oppdraget er gjennomført. Hvis anbudet inneholder forretningshemmeligheter skal anbyder også levere en komplett elektronisk versjon av anbudet hvor forretningshemmeligheter er sladdet. Den sladdede versjonen av anbudet skal legges i egen mappe på minnepinnen / CD en og skal innholde all dokumentasjon slik det er angitt i Mappe 2-Anbyders svarbilag. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å vurdere om sladdet informasjon er å anse som forretningshemmeligheter og i tvilstilfeller å kunne ta dette opp med anbyder. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 4 av

5 4.6 Anbudet skal leveres eller sendes i lukket innpakning til oppdragsgiver. Postadresse : Besøksadresse : Vestviken Kollektivtrafikk AS Vestviken Kollektivtrafikk AS Postboks 8 - Sentrum Jernbanegt. 2 N 3101 Tønsberg, Norge Tønsberg 4.7 Anbudet skal være merket Anbud 2010 Telemark. 4.8 Anbudet skal være oppdragsgiver i hende senest fredag kl Anbud som kommer inn etter anbudsfristens utløp vil bli avvist som for sent innkommet Anbudsåpningen vil finne sted kl samme dag jfr. pkt Anbudet er bindende for anbyder i tre (3) måneder fra siste frist for innlevering av anbudet jfr. pkt Retningslinjer for evaluering og innstilling av innkomne anbud 5.1 Avklaringer av anbudene som det vil være nødvendig å ta opp med anbyder, vil enten bli sendt ut skriftlig eller bli tatt opp direkte i avklaringsmøter. Anbyder må påregne at det vil være nødvendig med avklaringsmøter, og anbyder plikter i så fall å stille med personer som kjenner og kan besvare spørsmål om innholdet i det innsendte anbudet. 5.2 Dersom anbyders egenkapital, finansielle stilling eller økonomiske ressurser vurderes som utilstrekkelig til å oppfylle kontraktsforpliktelsene, har oppdragsgiver rett til å avvise anbudet. 5.3 Ved sammenligning mellom anbudene vil den anbyder som gir det økonomisk mest fordelaktige resultat for oppdragsgiver bli valgt. Vurderingskriteriene vil være: 1. Pris / godtgjørelse Pris inkl. både tilbudt pris på den spesifiserte leveranse og tilbudt pris for produksjonsendringer. 2. Miljøbelastning fra bussene og drift forøvrig Materiellstandard vedr. bl.a. utslipp og drivstoffalternativer. Tiltak for miljøvennlig drift og kjørestil. Miljøbelastning fra drift av anlegg. Miljøprogram og miljøsertifisering. Oppdragsgiver bemerker at utslipp av klimagasser vil bli tillagt størst vekt ved vurdering av miljøbelastning. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 5 av

6 3. Kvalitet og funksjonalitet på bussene Materiellstandard inkl. vognenes generelle standard, alder og utrustning med hensyn til økt kundetilfredshet. Standard med hensyn til universell utforming. Setekapasitet og total kapasitet. 4. Erfaring og profesjonalitet Erfaring og profesjonalitet inkl. anbyders erfaring, tilfredsstillelse av krav i konkurransegrunnlaget og kvalitetssikringssystem. Anbyders system og beredskap for å håndtere kundehenvendelser og avvikssituasjoner i forbindelse med løpende drift og i forbindelse med oppstart av kjøringen som omfattes av denne kontrakten. Oppdragsgiver vil vekte de ulike kriteria slik : TILDELINGSKRITERIER VEKTING AV HVERT KRITERIUM Pris / godtgjørelse % Miljøbelastning fra bussene og 5-15 % drift forøvrig Kvalitet og funksjonalitet på 5-10 % bussene Erfaring og profesjonalitet 5-10 % 5.4 Det er ikke anledning til å ta forbehold til konkurransegrunnlaget om dette ikke er angitt spesielt. Det er tillatt å ta forbehold om forsinket levering for nye busser i inntil 6 måneder etter oppstart av kjøringen som omfattes av denne kontrakt for busser som gir vesentlige reduksjon av utslipp av klimagasser sammenlignet med nye konvensjonelle busser. Anbydere som velger å benytte denne retten skal angi hvilket bussmateriell som vil bli benyttet i perioden fram til nytt bussmateriell kan innfases og det kreves at materiellet oppfyller normale krav til kvalitet og standard i de områdene de skal benyttes. 5.5 Alle anbydere vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket anbud som er valgt. Det vil bli gitt klagefrist i.h.t. regelverket. Kontrakt vil bli inngått etter utløp av klagefristen. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 6 av