Dekkhotell 4.3 BRUKERVEILEDNING Merovinger

Transkript

1 Dekkhotell 4.3 BRUKERVEILEDNING Merovinger

2 INNHOLD DEKKHOTELL VERSJONER... 4 DEKKHOTELL STANDARD OG PROFF... 4 NEDLASTING OG INSTALLASJON... 5 NEDLASTING AV INSTALLASJONSPAKKEN... 5 INSTALLASJON AV DEKKHOTELL... 5 HVIS DU BRUKER WINDOWS VISTA ELLER WINDOWS HVA ER FIREBIRD DATABASE SERVER?... 8 KJØRE DEKKHOTELL FRA KLIENTENE I ET NETTVERK (FLER-BRUKER)... 9 SYSTEMOPPSETT FIRMAOPPLYSNINGER OG BRUKS- OG VEDLIKEHOLDSAVTALEN SYSTEM PRISGRUPPER FOR OPPLAG SMS (KUN DEKKHOTELL PROFF) E-POST RESSURSADMINISTRERING TIMEDEFINERING FASTE PAUSER HELLIGDAGER RESSURSERGRUPPER, RESSURSER OG OPPGAVER FARGEKODER FOR STATUS PÅ ARBEIDSORDRE (KUN DEKKHOTELL PROFF) KUNDEGRUPPER HVA ER KUNDEGRUPPER BRUKSOMRÅDER LAGEROPPBYGGING NIVÅER KAPASITET SORTERING ANNET OPPSETT BENYTTE SELSKAPETS LOGO PÅ RAPPORTER NÅR DEKKHOTELL STARTER HOVEDBILDET MARKERING AV ET ANTALL KJØRETØY I SØKERESULTATET OMRÅDET FOR KJØRETØYDETALJER AUTOSØK ENDRE NESTE TIMEBESTILLING PÅ KJØRETØYET ENDRE ARBEIDSORDRE PÅ NESTE TIMEBESTILLING ENDRE OPPLAG BETALT TIL DATO GJØRE OPPSLAG I MOTORVOGNREGISTERET FRA HOVEDBILDET OPPSLAG I MOTORVOGNREGISTERET PÅ FRITT INNTASTET REG.NR OPPRETTE KUNDER OG REGISTRERE KJØRETØY OPPRETTE EN NY KUNDE ENDRE EN EKSISTERENDE KUNDE REGISTRERE ET KJØRETØY PÅ EN KUNDE ENDRE OPPLYSNINGENE PÅ ET KJØRETØY OVERSIKT OVER TIMEBESTILLINGER PÅ ET KJØRETØY OVERSIKT OVER SENDTE MELDINGER TIL KJØRETØYETS EIER/KONTAKTPERSON. 26 REGISTRERE EN OPPFØLGING PÅ ET KJØRETØY ANGI AT EN OPPFØLGING ER UTFØRT side 2

3 GJØRE OPPSLAG I MOTORVOGNREGISTERET FRA NY/ENDRE KJØRETØY BILDET OPPFØLGINGSKALENDEREN ÅPNE OPPFØLGINGSKALENDEREN SKRIVE UT ET NOTAT FRA OPPFØLGINGSKALENDEREN GÅ TIL OPPFØLGINGEN PÅ KJØRETØYET FRA OPPFØLGINGSKALENDEREN LAGEROVERSIKT KAPASITET SJEKK FEIL I LAGER TIMEBESTILLING FÅ OVERSIKT REGISTRERE EN TIME TIL EN DEKKHOTELL KUNDE REGISTRERE EN TIME TIL EN DROP-IN KUNDE ENDRE EN TIME FLYTTE EN TIME SLETTE EN TIME OPPRETTE EN ARBEIDSORDRE TILKNYTTET EN TIME ENDRE EN ARBEIDSORDRE TILKNYTTET EN TIME SKRIVE UT ETIKETTER FRA TIMEBESTILLING AUTOMATISK TIMETILDELING TIL ETT ELLER FLERE KJØRETØY VISE LISTE OVER AUTOMATISK TILDELTE TIMER SLETTE AUTOMATISK TILDELTE TIMER SENDE MELDINGER TIL KUNDER SENDE E-POST FRA HOVEDBILDET SENDE E-POST FRA OPPFØLGINGSKALENDEREN SENDE E-POST FRA RESSURSALLOKERING SEND E-POST BILDET SENDE SMS FRA HOVEDBILDET SENDE SMS FRA OPPFØLGINGSKALENDEREN SENDE SMS FRA RESSURSALLOKERING SEND SMS BILDET side 3

4 DEKKHOTELL VERSJONER DEKKHOTELL STANDARD OG PROFF Dekkhotell kommer i to versjoner Dekkhotell Standard for små hotell og Dekkhotell Proff for større hotell med behov for timebestillinger til verksted, ressursstyring og avansert lageroversikt. Oversikt over funksjoner i de forskjellige versjonene: Standard Proff Lageroppbygging og plassering X X Ressursadministrering X Ressursoversikt og allokering X Kapasitet i lager og lagerstatistikk X Mulighet for registrering av forskjellige dimensjoner og lignende pr hjul X X Kundeoversikt og avanserte søkemuligheter X X Mulighet for oppgaver relatert til merkede kjøretøy i søkeresultatet X X Etikettutskrift X X Oppfølgingskalender X X E-post utsendelse til kunder X X SMS utsendelse til kunder X Automatisk tildeling av timer til ett eller flere kjøretøy X Timebestilling til verksted dekkhotell kunder X Timebestilling til verksted drop-in kunder X Generere arbeidsordre til verkstedmedarbeider X Status på arbeidsordre og fargekoder som angir disse X Fakturagrunnlag med oppdragsdetaljer og betalt status X Automatisk online oppdatering av programmet X X Utskrift av timeliste fra verksted basert på fra- og til-dato X Online oppslag mot motorvognregisteret for kjøretøyets tekniske data X Online oppslag mot motorvognregisteret for fritt inntastet regnr X Automatisk oppslag mot motorvognregisteret ved registrering av kjøretøy X Synkroniser siste hjulskiftdato med timebestillinger for valgte oppgavetyper X Mulighet for prisgrupper for opplag i hotellet X X side 4

5 NEDLASTING OG INSTALLASJON NEDLASTING AV INSTALLASJONSPAKKEN Dekkhotell installasjonspakken lastes ned på Merovingers nedlastingsside. Adressen til siden er: Før nedlastingen starter vil Windows spørre om du vil starte programmet automatisk eller lagre filen på din harddisk. Velg [Lagre] og lagre filen på et valgt sted på den datamaskinen som skal kjøre Dekkhotell. Dette er din PC (hvis du skal kjøre Dekkhotell på kun én PC ** en-bruker **) eller på din server (hvis flere brukere skal kjøre Dekkhotell fra mer enn én PC på samme tid ** fler-bruker **). Når nedlastingen er ferdig kan du starte installasjonspakken. INSTALLASJON AV DEKKHOTELL Kjør installasjonspakken. Det første spørsmålet du får er hvilket språk du vil benytte under installasjonen av Dekkhotell. Velg Norsk og klikk [OK]. Neste steg er en ren informasjonsside. side 5

6 Klikk [Neste >]. Les gjennom lisensavtalen mellom deg som bruker og Merovinger som produsent. Velg Jeg aksepterer lisensbetingelsene og klikk [Neste >]. Velg i hvilken mappe du vil installere Dekkhotell. Du bør velge en lokasjon som det blir tatt regelmessig backup av hvis dette blir utført i ditt nettverk (fler-bruker) eller på din PC (enbruker). side 6

7 Velg Enbruker installasjon hvis du skal kjøre Dekkhotell systemet på kun én PC og kun én bruker på samtidig. Velg Flerbruker installasjon hvis du skal kjøre Dekkhotell systemet i et nettverk (Dekkhotell installert på en server og flere samtidige brukere fra flere klientdatamaskiner). Hvis du installerer Dekkhotell flerbruker må du i de aller fleste tilfeller krysse av på Firebird Databaseserver. Dette installerer selve databasemotoren på serveren som benyttes av Dekkhotell. Hvis du vet at du har en Firebird database server installert fra tidligere bør du ikke velge dette. Installerer du Dekkhotell en-bruker skal du IKKE krysse av på Firebird Databaseserver. Klikk [Neste >]. Dekkhotell installasjonen oppretter en startmeny-mappe i din Windows. Velg navnet på denne gruppen og plassering av denne. Klikk [Neste >]. side 7

8 Velg om Dekkhotell installasjonen skal opprette oppstartikoner på Windows skrivebordet og i hurtigstartsmenyen. Klikk [Neste >]. Se gjennom valgene du har gjort og fullfør installasjonen ved å klikke [Installér]. HVIS DU BRUKER WINDOWS VISTA ELLER WINDOWS 7 Dette gjelder kun hvis du installerer en-bruker versjonen av Dekkhotell. Windows Vista og Windows 7 har begrensninger når det gjelder kontakt med databaser som ligger lokalt under Programfiler (Program Files) på din harddisk. Så hvis du benytter Vista eller 7 må du høyreklikke på Dekkhotell snarveien som opprettes under installasjonen og velge Egenskaper. Klikk på fanen Kompatibilitet. Kryss av valget Kjør dette programmet som administrator. Du vil med dette godta at Dekkhotell har kontakt med den lokale databasen. HVA ER FIREBIRD DATABASE SERVER? Dekkhotell krever en database server som lagrer og håndterer de data som registreres under bruken av systemet hos kunden. Firebird er en gratis (open source) database. Du kan lese mer om Firebird database server her: Du kan lese mer om hva "open source" er her: side 8

9 KJØRE DEKKHOTELL FRA KLIENTENE I ET NETTVERK (FLER-BRUKER) Dekkhotell systemet ligger i sin helhet på nettverkets server. For å kjøre systemet på nettverkets klientmaskiner må området med installasjonen deles ut til brukerne før man oppretter en snarvei til Dekkhotell programfilen på hver enkelt PC. Følg disse punktene: 1. På serveren, høyreklikk på mappen du installerte Dekkhotell i og velg Deling og sikkerhet. Følgende skjermbilde vises: 2. Kryss av i Del denne mappen på nettverket og angi ønsket Navn på delt ressurs. Klikk [OK] (en hånd vil vises på den mappen du valgte å dele). 3. På hver klient PC, start Windows Utforsker og bla deg til Mine nettverksteder / Hele nettverket / Microsoft Windows Nettverk / <ditt nettverk> / <servernavn> / <navn på delt mappe>. 4. Høyreklikk på filen Dekkhotell.exe og velg Lag snarvei. 5. Høyreklikk på snarveien som ble opprettet og velg Klipp ut. 6. Lukk alle vinduer, høyreklikk på Windows bakgrunnen din og velg Lim inn. side 9

10 SYSTEMOPPSETT MENY: Fil -> Systemoppsett Det er noen innstillinger som må settes før systemet er klart til bruk. Dette gjelder for eksempel systemoppsett, kundegrupper, lageroppbygging og etikettoppsett (hvis du skal benytte en etikettskriver). FIRMAOPPLYSNINGER OG BRUKS- OG VEDLIKEHOLDSAVTALEN MENY: Fil -> Systemoppsett Firmaopplysninger På fanen Firmaopplysninger registreres informasjon om ditt selskap. Informasjonen benyttes blant annet til lisenshåndtering og kommer på utskrifter fra systemet. Firmanavn må ikke endres etter at lisenskoden er registrert. Hvis dette er nødvendig må det avtales mottak av ny lisenskode og denne må byttes samtidig som firmanavnet endres. Lisenskoden er knyttet til ditt firmanavn, det vil si at du ikke kan endre firmanavn etter at du har lagt inn en gyldig lisenskode. Prosessen med å kjøpe Dekkhotell og motta en gyldig lisenskode er som følger: Last ned installasjonsfilene og installer Dekkhotell Versjonen kan brukes umiddelbart men har en begrensning på 15 kjøretøy og 1 måneds bruk Send en e-post til post@merovinger.com og bekreft at du vil kjøpe Dekkhotell Du vil motta en giro i PDF format (Acrobat Reader) som må betales og inneholde en melding til betalingsmottaker med firmanavnet som lisensen skal knyttes til. En gyldig lisensnøkkel som gjelder i 12 måneder sendes til deg på e-post Start Dekkhotell og gå inn på siden for Systemoppsett og legg inn riktig firmanavn og lisensnøkkelen Etter 11 måneder vil du motta en e-post med informasjon om at det er 1 måned igjen av din bruks- og vedlikeholdsavtale. Hvis du velger å ikke kjøpe en ny bruks- og vedlikeholdsavtale for de neste 12 måneder vil Dekkhotell fortsatt fungere i ytterligere ett år, men det kan ikke legges inn flere kjøretøy. Etter 24 måneder uten en ny avtale opphører Dekkhotell å fungere. Bruks- og vedlikeholdsavtalen omfatter bruk av Dekkhotell systemet av valgfritt antall samtidige brukere, support per e-post og alle oppdateringer av systemet. Merovinger arbeider for tiden med å opprette en nettbasert betalingstjeneste som baserer seg på bruk av bank- og kredittkort. Dette vil forenkle betalingsprosessen og automatisere utsendelsen av lisensnøkler. side 10

11 SYSTEM MENY: Fil -> Systemoppsett System På fanen System registreres gjennomgående funksjonalitet i systemet. Innstillinger som påvirker hvordan deler av systemet oppfører seg. Fargene som angir sommer- eller vinterdekk (+ m/u pigg) er gjennomgående for systemet. Blant annet er det den fargen som viser hvilket sett med dekk som ligger i hotellet i søkebildet og i "Ny / endre kjøretøy"-bildet. Husk skjermverdier mellom kjøringer angir om du vil at systemet skal lagre dine søkekriterier og om du har valg Autosøk av eller på (les mer om Autosøk under avsnittet Hovedbildet). Valget Vedlikehold oppfølging ved utskrift av etiketter betyr at utskrift av etiketter kan knyttes opp mot en allerede registrert oppfølging. Oppfølgingen du i så fall velger å koble til når etikettene skrives ut vil automatisk bli satt til utført. Valget Skriv ut 4 etiketter automatisk ved første gang tildeling av lagerplass betyr at din etikettskriver automatisk vil skrive ut 4 etiketter tilhørende dekkene så snart du eller systemet har gitt dem en plass i lageret. Valget Skriv ut 4 etiketter automatisk ved endring av lagerplass betyr at din etikettskriver automatisk vil skrive ut 4 etiketter tilhørende dekkene så snart du i systemet har fullført flytting til en annen lokasjon i lageret. Standard katalog for automatisk backup er der systemet legger sikkerhetskopi av dine Dekkhotell data. Dette skjer to ganger om dagen og de 14 siste sikkerhetskopiene blir tatt vare på. Sikkerhetskopiering av Dekkhotell data kan også gjøres manuelt under menyen Fil -> Sikkerhetskopier database. Valget Foreslå lagerplass automatisk ved nyregistrering av kjøretøy vil gi et forslag av neste ledige plass i lageret hver gang du registrerer et nytt kjøretøy. Utvelgelsen er basert på første ledige på hvert nivå. Eksempel: Ditt lager har 3 nivåer Høyde, Rad, Hylle med kapasiteter på henholdsvis 4, 2 og 3. Da vil systemet først sjekke Hylle 1 om det er noen ledige Høyder i Rad 1. Hvis ikke sjekkes Høyder i Rad 2 osv. Hvis Hylle 1 er full fortsetter systemet med sjekk av Hylle 2, Rad 1, Høyde 1. Hvis vi antar at første ledige plass er Hylle 2, Rad 2, Høyde 3, vil da systemet ha vært gjennom alle Høydene i alle Radene i Hylle 1, før den har vært gjennom alle Høydene i Rad 1 Hylle 2. Så Hylle 2 Rad 2 Høyde 1, så Hylle 2 Rad 2 Høyde 2, før den finner ledig plass til hjulene i Hylle 2 Rad 2 Høyde 3. Valget Søk opp bil automatisk ved nyregistrering vil si at systemet automatisk utfører et oppslag i motorvognregisteret på angitt registreringsnummer under registrering av nytt kjøretøy. I listen knyttet til "Synkroniser siste hjulskift dato med timebestillinger for oppgavetyper:" kan det angis hvilke oppgavetyper som eventuelt skal påvirke automatisk setting av siste hjulskift dato for kjøretøyene som har får utført slike oppgaver. Knappen [Synkroniser nå] vil gå side 11

12 gjennom alle kjøretøy med valgte oppgavetyper registrert på seg og oppdatere kjøretøyenes "siste hjulskift dato" tilbake i tid. PRISGRUPPER FOR OPPLAG MENY: Fil -> Systemoppsett Prisgrupper opplag På fanen Prisgrupper opplag kan du registrere forskjellige prisgrupper i forbindelse med typer opplag som din bedrift tilbyr. Det kan for eksempel være en pris for kun opplag og andre priser for opplag som også inkluderer diverse tjenester. Registrer navn på gruppene. Disse navnene brukes til å angi prisgruppe på kjøretøy. Du kan også angi selve prisen for gruppene og en beskrivelse, for eksempel "Med vask og polish". Hvis du ønsker å vise prisgrupper med fargekoder i hovedbildet krysser du av for dette og angir en farge til hver gruppe. Dersom ingen prisgrupper er registrert vises ikke prisgruppeinformasjon i andre bilder. SMS (KUN DEKKHOTELL PROFF) MENY: Fil -> Systemoppsett SMS På fanen SMS angis din masse-sms leverandør. Masse-SMS benyttes til utsendelse av reklame eller beskjeder til en eller flere av dine kunder. Et eksempel kan være påminnelse om at en kunde har time hos deg. Et annet kan være en melding om tilbudspris til alle i en kundegruppe. Skjermbildet kan variere noe, da de forskjellige tilbyderne støtter forskjellige funksjoner. Det er for eksempel ikke alle som har muligheten Sendt fra for å angi avsender til SMSen. Les avsnittene Sende meldinger til kunder for informasjon om hvordan man sender meldinger til en eller flere kunder. side 12

13 E-POST MENY: Fil -> Systemoppsett E-post På fanen E-post angis detaljer om din e- post server. Dette kreves for at systemet skal være i stand til å sende e-post. Du vil finne de detaljene som behøves på nettsidene til din e-post leverandør (for eksempel Telenor, Tele2 og lignende). E-post benyttes til utsendelse av reklame eller beskjeder til en eller flere av dine kunder. Et eksempel kan være påminnelse om at en kunde har time hos deg. Et annet kan være en melding om tilbudspris til alle i en kundegruppe. Les avsnittet Sende meldinger til kunder for informasjon om hvordan man sender meldinger til en eller flere kunder. STANDARDMELDINGER (KUN DEKKHOTELL PROFF) MENY: Fil -> Systemoppsett Standardmeldinger På fanen Standardmeldinger kan du angi diverse meldinger som du sender ofte, slik at du slipper å skrive de samme tingene flere ganger. Et eksempel kan være innkalling til dekkskift. Da kan du skrive som vist i illustrasjonen og velge å automatisk inkludere informasjon om mottakernes time i ditt verksted i meldingene som sendes ut. side 13

14 RESSURSADMINISTRERING MENY: Fil -> Ressursadministrering TIMEDEFINERING Du kan definere hvor lang arbeidsdagen er i ditt verksted. Dette er tiden som vil vises som full dag i Timebestillinger (se kapittelet som omhandler timebestilling). I tillegg til når dagen starter kan du angi hvor lang en time er i forbindelse med besøk i ditt verksted. Ved automatisk tildeling av timer til en eller flere kunder vil de alltid tildeles innenfor arbeidsdagen og vil vare i angitt timebestillingsenhet. Forskjellige fargekoder i Timebestilling viser tildelte timer, men også fri- og helligdager, samt pauser. Disse fargekodene kan du endre selv. HVORDAN: Klikk på fargeboksen ved siden av typen du ønsker å endre og velg farge. FASTE PAUSER Mange verksted har faste tider hvor det ikke er noen aktivitet, eksempelvis samtidig lunsj for alle verkstedansatte. For å kunne administrere tildelingen av timer så nøyaktig som mulig, er det en fordel å kunne registrere disse tidene i systemet så de kan holdes utenfor automatisk registrering av timer. Disse tidene vil få den bakgrunnsfargen du har definert til Pauser (se forrige avsnitt). TIPS: Pausene kan også defineres per ressurs, slik at aktiviteten kan reduseres i stedet for helt å opphøre i pausen. HELLIGDAGER Helligdagsregisteret gjør at systemet ikke tildeler timer på disse dagene. Du kan også registrere egne helligeller fridager. side 14

15 RESSURSERGRUPPER, RESSURSER OG OPPGAVER Du kan opprette ressursgrupper som inneholder ressurser. Disse benyttes til tildeling av timer også automatisk tildelte timer for at du skal kunne planlegge hvilke ressurser du har til rådighet til enhver tid. Oppgaver kan knyttes til ressursgruppene. Til sammen gir disse koblingene systemet i stand til å allokere ressurser i forbindelse med automatisk tildeling av timer til dine kunder. Hvis du for eksempel har en ressursgruppe du har gitt navnet "Dekkskifteplass" og har tre bukker "Plass A", "Plass B" og "Plass C" i gruppen og gruppen er knyttet til en oppgave "Dekkskift", så kan du tildele en oppgave "Dekkskift" til så mange kunder du måtte ønske på en gang. Siden du da har tre plasser i gruppen vil systemet forstå at du kan behandle tre kjøretøy per timebestillingsenhet. For mer informasjon om hvordan man automatisk tildeler timer til en eller kjøretøy, se avsnittet Automatisk tildeling av timer til ett eller flere kjøretøy i kapittelet Timebestilling. side 15

16 FARGEKODER FOR STATUS PÅ ARBEIDSORDRE (KUN DEKKHOTELL PROFF) Under fanen Arbeidsordre kan du angi farger som skal angis til de forskjellige statusene som kan knyttes til en arbeidsordre. I tillegg hvor fargekodene skal benyttes. side 16

17 KUNDEGRUPPER MENY: Fil -> Kundegrupper HVA ER KUNDEGRUPPER Du kan sortere kunder etter kundegruppe. For eksempel kan det være at du vil opprette spesielle avtaler med kunder du har via foreninger eller andre selskap. Disse kundegruppene må først registreres i systemet. En farge kan knyttes til hver av kundegruppene for enkelt å kunne se hvilken gruppe kundene eventuelt er gruppert under. HVORDAN: Høyreklikk på en kundegruppe og velg Endre gruppefarge. BRUKSOMRÅDER Du kan for eksempel søke fram alle kundene i en kundegruppe i hovedbildet. HVORDAN: Velg hvilken kundegruppe du vil søke i Søkekriterier og klikk [Søk] Når du har søkt fram alle kundene i en kundegruppe kan du for eksempel gi dem suksessive timer i timebestilling/ressursallokering automatisk (kun Dekkhotell Proff). HVORDAN: Høyreklikk i resultatlisten for et søk og la systemet automatisk tildele neste ledige time til et kjøretøy, eller suksessivt til alle kjøretøyene i søket (se avsnittet om "Automatisk timetildeling til en eller flere kjøretøy"). LAGEROPPBYGGING MENY: Fil -> Lageroppbygging NIVÅER Systemet må tilpasses din lagerplass. Hvis du for eksempel har flere hyller med x antall hjulsett i høyden vil det for eksempel være naturlig å ha Antall nivåer = 2 hvor nivå 3 er Hylle og nivå 4 er Høyde. Har du flere bygg, flere rader i hvert bygg, flere hyller i hver rad og med flere høyder i hver hylle, kan du eksempelvis bygge opp lageret slik: Antall nivåer = 4, Nivå 4 = Bygg, Nivå 3 = Rad, Nivå 2 = Hylle og Nivå 1 = Høyde. Området forhåndvisning viser hvordan lageroppbygningen vil se ut i registreringsbildene. side 17

18 KAPASITET (KUN DEKKHOTELL PROFF) I Dekkhotell Proff kan man definere lagerets kapasitet. Dette gjøres for å kunne se hvor fullt lageret er, for å kunne sjekke om noen hjul er lagret feil (utenfor lagerets definerte grenser) og for å muliggjøre automatisk tildeling av plass i lageret. Definer kapasiteten i ditt lager ved å sette dimensjoner på hvert nivå (se NIVÅER). Hvis du for eksempel har fire nivåer (Bygg, Hylle, Rad, Høyde) kan du som et eksempel på kapasitet ha 2 Bygg, 4 Rader i hvert Bygg, 10 Hyller per Rad og 4 Høyder per Hylle. Det gir en kapasitet på 320 hjulsett. Valget Antall enheter (hjulsett) pr. lokasjon vil være 1 hvis du lager ett hjulsett (4 hjul) i hver Høyde i dette tilfellet. SORTERING (KUN DEKKHOTELL PROFF) I Dekkhotell Proff kan man definere lagerets sortering. Dette gjøres for å tilpasse lagerstyringen etter de navnestandardene som passer i ditt lager. Både tall og bokstaver kan benyttes og det anbefales å benytte disse vekselvis, for eksempel slik som vist på bildet. Kombinert med kapasitetsinnstillingene vil lageret her gå fra Bygg (A-B), Hylle (1-4), Rad (A-J) og Høyde (1-4). Det vil si at for eksempel lagerplass A3F2 er gyldig, mens for eksempel A5F2 er ugyldig. side 18

19 ANNET OPPSETT BENYTTE SELSKAPETS LOGO PÅ RAPPORTER På de rapportene som inneholder logo kan selskapet benytte sine egne bildefiler. Vær oppmerksom på at bildefilene som benyttes vil vises i sitt originale format og sin originale størrelse. Det betyr at selskapet må tilpasse sine bilder til hver enkelt rapport slik at de passer inn og får det utseende man er ute etter. Bildefilene må være i grafikkformatene JPG (jpeg) eller BMP (bitmap). Følg disse punktene for å benytte egne bilder: ALLE UTSKRIFTER BENYTTER SAMME BILDEFIL Lagre bildefilen som rptlogo.jpg eller rptlogo.bmp Plasser bildefilen i samme mappe som du installerte Dekkhotell (samme som Dekkhotell.exe) INDIVIDUELLE BILDEFILER TIL ENKELTE UTSKRIFTER Lagre bildefilen med samme navn som utskriften du vil benytte den på, men med.jpg eller.bmp endelse. De forskjellige utskriftene med logo/bildefiler i Dekkhotell er rptcontract (kontrakten), rptcustomer (kundelisten), rpttaskconfirmation (timebekreftelsen) og "rptcontractend" (kontrakt opphør). Plasser bildefilen i samme mappe som du installerte Dekkhotell (samme som Dekkhotell.exe). Hvis Dekkhotell finner en bildefil med samme navn som utskriften den skal skrive ut (men med.jpg eller.bmp endelse) benyttes denne. Hvis denne ikke finnes benyttes rptlogo.jpg (eller rptlogo.bmp ). Hvis denne filen heller ikke finnes vises utskriften uten logo. ETIKETTOPPSETT MENY: Fil -> Etikettoppsett Det er vanlig å sette etiketter på hjulene før de får sin plass i Dekkhotellet. De kan enkelt skrives ut fra systemet til hvert enkelt kjøretøy, men etikettoppsettet må registreres. Første steg er å velge hvilken skriver som benyttes til etiketter. Alle etikettskrivere som fungerer i Windows XP fungerer også i Dekkhotell. Velg din etikettskriver fra listen under Navn på skriver. I området Etikett oppsett velges i de fleste tilfeller etikettenes mål automatisk. Hvis dette ikke skjer kan ikke informasjonen leses fra skriverens programvare og må legges inn manuelt. På pakken som etikettene ligger i når de kjøpes står hvilke mål som skal benyttes. Relativ toppmarg og venstremarg angir en forskyvning i forhold til standard marg, hvis dine etiketter i kombinasjon med skriftstørrelse behøver dette. I tillegg til mål kan du velge orientering av skriften på etiketten, skrifttype og om størrelsen på denne (skrifttypen) skal avvike fra standard. side 19

20 NÅR DEKKHOTELL STARTER HOVEDBILDET Når Dekkhotell starter kommer du til hovedbildet (søkebildet). NB! Skjermbildet varierer noe avhengig av om du har Dekkhotell Proff eller Dekkhotell Standard. Her kan du søke etter hele eller deler av navn, adresser, registreringsnummer og andre opplysninger som er registrert på kundene. Øverst ligger området Søkekriterier hvor du skriver inn det du skal søke etter. Eksempel på søk kan være alle etternavn som inneholder han med registreringsnummer som begynner på AR. Da skriver du han i feltet ved Etternavn: og AR i feltet ved Reg.nr:. Søket er uavhengig av store/små bokstaver. Du søker med [Søk] knappen og sletter eventuelle søkekriterier du ikke vil benytte lenger med [Blanke felt]. TIPS: du kan skjule eller vise felter i hovedbildet med [x][-] knappene øverst i venstre hjørne av seksjonene i bildet. TIPS: du kan endre relaterte data ved å klikke på verdiene under seksjonen Bildetaljer. Ved å klikke på verdien ved siden av "Reg.nr." vil du for eksempel åpne Endre kjøretøy bildet. Under søkekriteriene er resultatområdet. Her kommer det opp et visst antall kjøretøy avhengig av hvor mange du har registrert og hvilke søkekriterier du har valgt. Hvis du ikke angir noen søkekriterier vil du få opp alle kjøretøyene. Vær oppmerksom på at en kunde kan komme opp flere ganger hvis det er registrert flere kjøretøy på denne kunden. TIPS: du kan gjøre en del endringer og oppgaver knyttet til kunde og kjøretøy ved å høyreklikke på det aktuelle kjøretøyet (og koblet eier) i resultatlisten. side 20

21 MARKERING AV ET ANTALL KJØRETØY I SØKERESULTATET I søkeresultatet kan man markere ett eller flere kjøretøy og således får visse funksjoner til å gjelde kun mot de merkede kjøretøyene. Funksjonene det gjelder er blant andre automatisk tildeling av timer, sending av SMS og sending av e-post. Over resultatlisten ser man hvor mange som er i søkeresultatet totalt (Antall i søk:) og hvor mange man eventuelt har markert (Antall merket:). Man markerer ved å holde SHIFT tasten inne (for å legge til enn blokk) eller CTRL tasten inne (for å legge til en og en). Dette er likt som standard Windows funksjonalitet for merking. I tillegg kan man holde venstre musknapp nede (uten noen tast på tastaturet samtidig) og dra musen over de man vil merke. OMRÅDET FOR KJØRETØYDETALJER Under resultatområdet er området Kjøretøydetaljer. Her ser du et detaljert bilde av det kjøretøyet som er valgt i resultatområdet (sort pil helt til venstre og fet skrift). I tillegg til å se detaljer på det aktuelle kjøretøyet kan du her også lagre merknader på dette kjøretøyet, krysse av om en oppfølging er utført (se avsnittet Registrere en oppfølging på et kjøretøy ) og angi kjøretøyets første opplagsdato. I dette området finnes også kalendervalget siste hjulskift. Her kan de angi når det aktuelle kjøretøyet hadde siste hjulskift. Denne datoen kan senere benyttes i sortering ved søk, eller til begrensing av søk i søkefeltene Siste hjulskift etter: og Siste hjulskift før:. For å redigere opplysningene på et kjøretøy kan du enten a) dobbeltklikke på et kjøretøy i søkelisten, b) høyreklikke på et kjøretøy i søkelisten og velge Vedlikehold (ny/endre kjøretøy) eller c) velge et kjøretøy i søkelisten og klikke på knappen [Vedlikehold] nederst til høyre i området Bildetaljer. Før man kan søke fram kjøretøy må man selvfølgelig legge inn noen kunder og kjøretøy. Dette er forklart i kapittelet Opprette kunder og registrere kjøretøy. AUTOSØK Hovedbildet har en autosøk funksjon. Innstilling to autosøk er plassert ved siden av [Søk] knappen. Funksjonelt betyr autosøk at systemet søker i databasen etter hvert som du skriver i søkefeltene (med en liten pause etter siste tastetrykk), samt at søkekriteriene lagres og hentes opp igjen neste gang Dekkhotell startes. ENDRE NESTE TIMEBESTILLING PÅ KJØRETØYET (KUN DEKKHOTELL PROFF) Hvis det er registrert en timebestilling på kjøretøyet som ikke er ferdigbehandlet vil du kunne endre detaljer på denne herfra. Det er alltid den timen som er tidligst (i kronologisk rekkefølge) som det er direkte referanse til her: HVORDAN: Høyreklikk på kjøretøyet i søkelisten og velg "Endre timebest. opplysninger". For å lese mer om timebestillinger, referer til kapittelet om "Timebestilling". ENDRE ARBEIDSORDRE PÅ NESTE TIMEBESTILLING (KUN DEKKHOTELL PROFF) Hvis det er registrert en timebestilling på kjøretøyet og den har en arbeidsordre registrert på seg kan du gjøre endringer på ordren herfra. Det er alltid den timen som er tidligst (i kronologisk rekkefølge) som det er direkte referanse til her: HVORDAN: Høyreklikk på kjøretøyet i søkelisten og velg "Endre arbeidsordre". For å lese mer om arbeidsordrer, referer til avsnittet "Registrere en arbeidsordre" under kapittelet om "Timebestilling". side 21

22 ENDRE OPPLAG BETALT TIL DATO Du kan endre dato for når betalt opplag utløper fra søkelisten: HVORDAN: Høyreklikk på kjøretøyet i søkelisten og velg "Oppdater opplag betalt til dato". DU kan endre opplag betalt til dato for det spesifikke kjøretøyet eller alle denne kundens kjøretøy. side 22

23 GJØRE OPPSLAG I MOTORVOGNREGISTERET FRA HOVEDBILDET (KUN DEKKHOTELL PROFF) Du kan gjøre et online oppslag mot motorvognregisteret for å innhente tekniske data for et kjøretøy basert på et registreringsnummer i ditt register: HVORDAN: Klikk på knappen med jordkloden (ved siden av "Reg.nr.:" i Bildetaljer seksjonen) for å gjøre oppslaget. ALTERNATIV: Høyreklikk på kjøretøyet i søkelisten og velg "Oppslag i motorvognregisteret" (snarvei CTRL+M) De tekniske detaljene til kjøretøyet vises i en liste. Du kan skrive ut en rapport med de samme tekniske data ved å klikke på [Skriv ut] knappen. OPPSLAG I MOTORVOGNREGISTERET PÅ FRITT INNTASTET REG.NR. (KUN DEKKHOTELL PROFF) Du kan også gjøre et oppslag på et kjøretøy som ikke er i ditt register. HVORDAN: Høyreklikk et vilkårlig sted i området for søkeresultat og velg "Frioppslag i motorvognregisteret". ALTERNATIV 1: MENY: Oppgaver -> Frioppslag i motorvognregisteret ALTERNATIV 2: Bruk snarvei CTRL+ALT+M side 23

24 OPPRETTE KUNDER OG REGISTRERE KJØRETØY OPPRETTE EN NY KUNDE MENY: Kunde -> Ny kunde (snarvei F2) Skjermbildet Ny kunde gir deg diverse felt for å registrere kundeopplysninger. Merk at denne registreringen ikke har noe med noe spesifikt kjøretøy å gjøre. Det er kun navn og kontaktinformasjon til kunden som registreres her. For å lagre den nye kunden, klikk [Lagre]. Hvis du allikevel ikke vil opprette den nye kunden, klikk [Angre]. ENDRE EN EKSISTERENDE KUNDE MENY: Kunde -> Endre kunde (snarvei F3) Skjermbildet Endre kunde er likt som Ny kunde, men du får opp eksisterende informasjon på denne valgte kunden slik at du kan endre den. [Angre] vil føre tilbake de opplysningene kunden hadde før du gjorde eventuelle endringer. [Lagre] vil lagre endringene dine, mens [Lukk] vil lukke bildet hvis du A. ikke har endret noe, eller B. har angret eller lagret. ALTERNATIV 2: Klikk på [Endre] øverst til høyre i bildet Ny / endre bilder (se nedenfor). REGISTRERE ET KJØRETØY PÅ EN KUNDE HVORDAN: Dobbeltklikk på kunden i resultatfeltet for søk eller - klikk på [Vedlikehold] nederst til høyre i hovedbildet. Bildet Ny / endre kjøretøy vil vises. Den nye kunden har naturlig nok ingen kjøretøy enda, så skjermbildet vil se slik ut: side 24

25 Øverst i Kjøretøy området kan du legge inn detaljer om det nye kjøretøyet. Kundegruppe refererer til kundegruppene du eventuelt registrerte tidligere. Prisgruppe refererer til prisgruppen som kjøretøyet benytter (se avsnittet Prisgrupper for opplag). Kundegruppe og Prisgruppe kan velges fra en liste. Reg.nr. og Merke er detaljer om kjøretøyet. Hjul info (sommer), Hjul info (vinter) inneholder detaljer om hjulene som legges i opplag for dette kjøretøyet. Hjul info-feltene er fritekst hvor du kan legge inn stikkord om hva slags felger det er og andre merknader knyttet til det aktuelle hjulsettet. Opplag siden er første dato du tok i mot hjul til dette kjøretøyet. De neste feltene vil være avhengig av lageroppbyggingen din. Her skriver du inn hvor hjulsettet blir plassert, for eksempel Hylle C, høyde 2 eller lignende. Valgene for hjulsett i lager angir hvilket av hjulsettene du har i hotellet for øyeblikket ("sesong-valg"). Klikk på [sommer], [vinter] eller for å velge dette. Under sesong-valget kan du detaljere felger og dekk som er knyttet til sesongen. Hvert enkelt hjul kan ha sine separate opplysninger. Hvis det ikke er angitt noe hjulsett i lager vil systemet velge automatisk ut fra årstiden. TIPS: siden det vanligste er at alle hjulene har likelydende detaljer vil informasjonen på første linje automatisk kopieres til de tre under, men kun dersom disse tre ikke inneholder detaljer fra før. Hvis du ønsker å overskrive informasjonen i de tre nederste linjene (HF+VB+HB) selv om de allerede har informasjon i seg, kan du kopiere informasjonen fra linje en med [Kopier] knappen. Knappesettet til høyre er en standard navigator. Denne er knyttet til informasjonsområdet over (Kjøretøy) og knappene betyr (fra venstre): 1.Til første datalinje 2.Til forrige datalinje 3.Til neste datalinje 4.Til siste datalinje 5.Ny datalinje (Nytt kjøretøy i dette tilfellet) 6.Slett datalinje (Slett kjøretøy i dette tilfellet) 7.Endre datalinje 8.Bekreft/lagre endringer på datalinje 9.Angre endringer av datalinje 10.Oppdater datalinje. TIPS: navigatorene brukes flere steder i systemet og det er alltid tydelig hvilke data de er knyttet opp mot. TIPS: hurtigtaster for bruk til registrering er [Insert] = nytt kjøretøy, [Delete] = Slett kjøretøy, [F12] = Lagre. ENDRE OPPLYSNINGENE PÅ ET KJØRETØY HVORDAN: Dobbeltklikk på kjøretøy i resultatfeltet for søk eller klikk på [Endre] nederst til høyre i hovedbildet. Bildet Ny / endre kjøretøy vil vises. Endre opplysningene på den eller de kjøretøy du ønsker. Klikk på haken (knapp nr. 8 fra venstre i navigatoren) for å lagre. OVERSIKT OVER TIMEBESTILLINGER PÅ ET KJØRETØY (KUN DEKKHOTELL PROFF) HVORDAN: Dobbeltklikk på kjøretøyet i resultatfeltet for søk eller klikk på [Endre] nederst til høyre i hovedbildet. Bildet Ny / endre kjøretøy vil vises. Velg hvilket kjøretøy du vil se oversikt for. I fanen Timebestillinger for: <regnr>, får du se en oversikt over timebestillinger for kjøretøyet og status for i disse. TIPS: Du kan endre en timebestilling herfra. HVORDAN: Høyreklikk på timebestillingen du vil endre og velg "Endre timebest. opplysninger". For å lese mer om opprettelse av timebestillinger, referer til kapittelet om "Timebestilling". TIPS: Du kan endre en arbeidsordre herfra (hvis det er registrert en på timen). HVORDAN: Høyreklikk på timebestillingen du vil endre og velg "Endre arbeidsordre". For å lese mer om opprettelse av arbeidsordrer, referer til avsnittet "Registrere en arbeidsordre" under kapittelet om "Timebestilling". side 25

26 OVERSIKT OVER SENDTE MELDINGER TIL KJØRETØYETS EIER/KONTAKTPERSON HVORDAN: Dobbeltklikk på kjøretøyet i resultatfeltet for søk eller klikk på [Endre] nederst til høyre i hovedbildet. Bildet Ny / endre kjøretøy vil vises. Velg hvilket kjøretøy du vil se oversikt for. I fanen Sendte meldinger til: <navn på eier>, får du se en oversikt over meldinger som er sendt i forbindelse med kjøretøyet. Listen inneholder både meldinger som er sendt til eier og kontaktperson tilknyttet kjøretøyet. NB! SMS meldinger er kun støttet i Dekkhotell Proff. E-post er støttet i både Proff og Standard. REGISTRERE EN OPPFØLGING PÅ ET KJØRETØY HVORDAN: Dobbeltklikk på kjøretøyet i resultatfeltet for søk eller klikk på [Endre] nederst til høyre i hovedbildet. Bildet Ny / endre kjøretøy vil vises. Velg hvilket kjøretøy du vil registrere en oppfølging på i området Kjøretøy. I fanen Oppfølging for: <regnr>, klikk på + (knapp 5 fra venstre) i navigatoren. Skriv inn dato og tidspunkt for oppfølgingen og en beskrivelse. Hvis tidspunktet er bekreftet med kunden kan du samtidig skrive ut en oppfølgingsbekreftelse ved å klikke på Skriv ut (til venstre for navigatoren). ANGI AT EN OPPFØLGING ER UTFØRT Det er to måter å gjøre dette på, enten fra hovedbildet: HVORDAN: Søk deg fram til kjøretøyet med oppfølgingen. I området Detaljer ser du nest oppfølging. Hvis dette er den oppfølgingen som er utført, klikk på sjekkboksen ved Utført?...eller fra Ny / endre kjøretøy. HVORDAN: Velg det kjøretøyet som inneholder den utførte oppfølgingen. Klikk på Utført? på datalinjen til den aktuelle oppfølgingen. Her kan du også slå av utført status for oppfølginger når det eventuelt er behov for dette (feilregistreringer, kunden ikke fornøyd etc.). side 26

27 GJØRE OPPSLAG I MOTORVOGNREGISTERET FRA NY/ENDRE KJØRETØY BILDET (KUN DEKKHOTELL PROFF) Du kan gjøre et online oppslag mot motorvognregisteret for å innhente tekniske data for et kjøretøy basert på registreringsnummer: HVORDAN: Klikk på knappen med jordkloden (ved siden av "Reg.nr.: XXXXX" omtrent midt nede i vinduet, under Fører / kontaktperson) for å gjøre oppslaget. De tekniske detaljene til kjøretøyet vises i en liste. Du kan skrive ut en rapport med de samme tekniske data ved å klikke på [Skriv ut] knappen. side 27

28 OPPFØLGINGSKALENDEREN ÅPNE OPPFØLGINGSKALENDEREN MENY: Oppgaver -> Oppfølgingskalender (snarvei F7) Skjermbildet Oppfølgingskalender viser en oversikt over hvilke oppfølginger som eventuelt er utestående og hvilke som er utført. Dagens oppgaver viser alle oppfølgingene som er registrert på den datoen du velger i kalenderen (øverst). Alle datalinjer som er merket rødt er ikke utført og alle utførte er merket grønt. I området under dagens oppgaver vil du kunne få en oversikt over alle oppfølginger ut fra hva du velger av de fire mulighetene. Oppgaver neste 7 dager viser alle oppfølginger de neste 7 dagene (etter datoen du har valgt i kalenderen øverst). Alle framtidige oppgaver viser alle oppfølginger framover i tid dagene (etter datoen du har valgt i kalenderen øverst). Alle utestående oppgaver viser alle oppfølginger som ikke er utført (uavhengig av datoen du har valgt i kalenderen øverst). Alle oppgaver viser alle oppfølginger, utførte og ikke utførte (uavhengig av datoen du har valgt i kalenderen øverst). SKRIVE UT ET NOTAT FRA OPPFØLGINGSKALENDEREN HVORDAN: Høyreklikk på den aktuelle oppfølgingen. Velg Skriv ut oppfølgingsnotat. GÅ TIL OPPFØLGINGEN PÅ KJØRETØYET FRA OPPFØLGINGSKALENDEREN HVORDAN: Høyreklikk på den aktuelle oppfølgingen. Velg Gå til oppfølging/kjøretøy. side 28

29 LAGEROVERSIKT (KUN DEKKHOTELL PROFF) KAPASITET MENY: Oppgaver -> Lageroversikt (snarvei F9) Hva du ser i bildet Lageroversikt er avhengig av hvordan du har konfigurert lageret. Hvis du for eksempel har fire nivåer (BYGG, HYLLE, RAD og HØYDE) som i eksempelet under veiledning til oppsett i avsnittet Lageroppbygging, vil du få en lageroversikt som er omtrent slik: 1. nivå Se beleggsprosent, kapasitet og antall enheter som er lagret i hvert toppnivå (Bygg i dette tilfellet). For å se detaljer om nivået under dette, klikk Vis detaljer. Du vil da gå til det neste nivået under det du står på. Hvis du for eksempel klikker på Vis detaljer for BYGG A, vil du få detaljer om HYLLEr under BYGG A. 2. nivå vil være ganske likt, men søylene vil da representere belegget på HYLLE-nivå. 3. nivå side 29

30 På dette nivået vil vise detaljer om hvilke lokasjoner som er benyttet og hvem som benytter dem. Y-aksen representerer i dette lageroppsettet HØYDEr, mens X-aksen er RADer. Ledige plasser er hvite, benyttede plasser er grønne og benyttede, men overbookede, er røde. Ved å klikke i hver enkelt rute kan man i den nederste delen se hvilke kjøretøy som er tilknyttet lokasjonen. side 30

31 SJEKK FEIL I LAGER MENY: Oppgaver -> Lageroversikt (snarvei F9) -> knapp [Sjekk feil i lager] Skjermbildet viser overbookinger (for mange enheter på samme lokasjon i lageret) og ugyldige lokasjoner (for eksempel hvis plassering er angitt som F2 og kapasitet er med start på A og 1, er lagerkapasiteten maksimum D4). Den øverste delen er oppsummeringer av de forskjellige feilene og den nederste delen er hvilke kjøretøy hver feil gjelder. Merk: Feillisten kan også skrives ut. Bruk knappen [Skriv ut feilliste] nede til høyre. side 31

32 TIMEBESTILLING (KUN DEKKHOTELL PROFF) FÅ OVERSIKT MENY: Oppgaver -> Timebestilling (snarvei F8) Skjermbildet Timebestilling en oversikt over timer som kan bestilles på en og en dag av gangen. Øverst i høyre hjørne kan du se hvilken dato du ser på i øyeblikket. Hvis det er dagens dato vil den vises med blå skrift. Alle andre datoer vises meg grå skrift. Øverst i venstre hjørne er "hjem" knappen [hus] som kan benyttes til å hoppe tilbake til hovedbildet og du kan du se mer eller mindre av dagen ved å bruke zoom-valget. Vis høyde 100% er standardvalget og viser hele arbeidsdagen slik den er konfigurert i oppsett (se avsnittet om oppsett av systemet). Ved siden av zoom, er valg av dato. Her kan du enten velge en dato fra kalender (drop-down) eller skifte til forrige- eller neste dag med pilknappene. Selve dagen er delt opp i intervaller (eller timer slik de er definert i avsnittet om oppsett). Standard intervall eller time er 30 minutter). Disse vises vertikalt på venstre side av bildet. Horisontalt er bildet delt opp i ressurser som timene skal tilegnes til. Grå rader betyr at timen er utenfor normal arbeidsdag eller er angitt som fast pause (se Systemoppsett). Hvis det er registrert et notat på timen er dette angitt med et ikon med? nede til høyre. Hvis timen er tildelt automatisk av systemet (se avsnittet om "Automatisk timetildeling til en eller flere kjøretøy"), vil det vises an A og et ID-nummer i hjørnet på timen. På dagens dato vil en blå horisontal linje fortløpende vise hvilken time som er aktiv. side 32

33 REGISTRERE EN TIME TIL EN DEKKHOTELL KUNDE HVORDAN: Høyreklikk på en ledig time og velg "Opprett timebestilling" På fanen "Dekkhotell" angir man time til kunder som allerede er i Dekkhotell. Skriv inn registreringsnummer (eller søk etter et registreringsnummer eller navn), velg varighet og oppgave. Registrer hvilken type hjulsett som føres tilbake i lager (hvis dette er et dekkskift) og legg eventuelt inn informasjon/merknad i feltet "Info". REGISTRERE EN TIME TIL EN DROP-IN KUNDE HVORDAN: Høyreklikk på en ledig time og velg "Opprett timebestilling" På fanen "Drop in kunde" angir man time til kunder som ikke er i Dekkhotell og heller ikke skal legges inn der. Registrer den mengden informasjon som ønskes, og velg varighet og oppgave. Merk: Drop in kunden registreres ikke som en Dekkhotell kunde og vil ikke komme opp i søk i Dekkhotell søkebildet senere. ENDRE EN TIME HVORDAN: Høyreklikk på timen du vil endre og velg "Endre timebestilling for <regnr>" Skjermbildet er det samme som ved registrering av ny time (se over) og alle opplysningene kan endres, bortsett fra varighet. Hvis du skal endre varighet på en time må du slette den (se "Slette en time" lenger ned) og opprette en ny. side 33

34 FLYTTE EN TIME HVORDAN: Høyreklikk på en ledig time og velg "Klipp ut" og så "Lim inn" Du kan flytte en time til hvilket som helst tidspunkt og dag, bare det er i framtiden og timen der du vil ha den er ledig med samme varighet. SLETTE EN TIME HVORDAN: Høyreklikk på en ledig time og velg "Slett time" Timen vil slettes helt hvis du svarer bekreftende på kontrollspørsmålet om du virkelig vil slette timen. Merk at slettingen ikke kan angres. Hvis det er knyttet en arbeidsordre til timen vil det fremkomme ekstra informasjon i advarselen for sletting. Hvis brukeren allikevel velger å slette timen, vil også arbeidsordren og bilagsgrunnlaget for denne bli slettet. OPPRETTE EN ARBEIDSORDRE TILKNYTTET EN TIME HVORDAN: Høyreklikk på en eksiterende time og velg "Opprett arbeidsordre" Bildet "Arbeidsordre" vil åpnes og du vil kunne legge inn relevant informasjon. Arbeidsordren er grunnlaget for tre utskrifter, en til verkstedarbeideren, en til kunden (kundebilag) og en til økonomiavdelingen (bilagsliste). Utskriften til verkstedarbeideren inkluderer informasjon om kjøretøyet og timen, status og tekstene relatert til internt notat, kundebilag tekst og detaljlinjer, samt om timen er betalt eller ikke. I internt notat skriver du inn meldinger relatert til arbeidsoppgaven/timen som kun ansatte skal se. Utskriften til kunden (kundebilaget) inkluderer informasjon om kjøretøyet og timen, status og tekstene relatert til kundebilag tekst og detaljlinjer, samt om timen er betalt eller ikke. I kundebilagets tekst skriver du inn hva som skal utføres i forhold til din avtale med kunden. Detaljlinjene kan angis med oppgave/produkt og detaljer for hver linje. Bilagslisten til økonomiavdelingen inkluderer alle timene som er betalt siden forrige utskrift, eller innefor den perioden som brukeren angir som basis for utskriften. TIPS: du kan endre opplag betalt til dato for kjøretøyet ved å klikke på Opplag betalt til: side 34

35 ENDRE EN ARBEIDSORDRE TILKNYTTET EN TIME HVORDAN: Høyreklikk på en eksiterende time og velg "Endre arbeidsordre" Hvis det allerede er registrert en arbeidsordre på en time kan denne endres. Bildet "Arbeidsordre" vil åpnes og du vil kunne legge inn relevant informasjon. SKRIVE UT ETIKETTER FRA TIMEBESTILLING HVORDAN: Høyreklikk på en ledig time og velg "Skriv 4 etiketter" Etikettutskrift fra timebestilling er tilknyttet oppfølgingskalenderen hvis "Vedlikehold oppfølging ved utskrift av etiketter" er valgt i systemoppsettet (kap. SYSTEMOPPSETT). Du vil i "Oppfølging" kunne velge om utskrift av etikettene betyr at oppfølgingen som er registrert på kjøretøyet er utført eller ikke. Hvis du mener at den er det klikker du på "Sett som utført". AUTOMATISK TIMETILDELING TIL ETT ELLER FLERE KJØRETØY HVORDAN: Høyreklikk i resultatlisten for et søk og la systemet automatisk tildele neste ledige time et kjøretøy, eller suksessivt til alle kjøretøyene i søket. Skjermbildet for automatisk tildeling av time til en eller flere kjøretøy baserer seg på et starttidspunkt og typer ressurser som skal være med i tildelingen. Som illustrasjonen viser bestemmer du dette ved å angi start tidspunktet som tildelingen skal starte fra, varighet for oppgaven som skal utføres på kjøretøyene og hvilke av dine ressurser som skal benyttes. I tillegg kan du velge om lørdager og søndager skal være med i tildelingen. Du kan også angi klokkeslettet som systemet skal tildele timer til per dag, hvis du for eksempel ønsker å planlegge å jobbe utover vanlig arbeidsdag i denne perioden. Når du har angitt de nødvendige opplysningene, for eksempel at tildelingen skal starte fra 21. april 2008, at oppgaven allokerer en ressurs i 30 minutter og at ressursene skal være tre plasser (dette kan f.eks. være bukker e.l.), så vil systemet suksessivt tildele ledige 30 minutters perioder på de valgte ressursene til alle de ønskede kjøretøyene har fått time f.o.m. starttidspunktet. Merk: hvis du har valgt p tildele timer til et merket utvalg av bilder (i motsetning til alle i søkelisten), vi overskriften i dette bildet være "For merkede (<antall> kjøretøy)". VISE LISTE OVER AUTOMATISK TILDELTE TIMER HVORDAN: Høyreklikk på en av timene som er med i en tildeling (indikert med A + et IDnummer i hjørnet på en timerute) og velg "Vis relaterte tildelinger" side 35

36 En liste over alle relaterte tildelinger vises. SLETTE AUTOMATISK TILDELTE TIMER HVORDAN: Høyreklikk på en av timene som er med i en tildeling (indikert med A + et IDnummer i hjørnet på en timerute) og velg "Slett relaterte tildelinger" En liste over alle relaterte tildelinger vises og du får et spørsmål om du faktisk vil slette alle tildelingene eller ikke. side 36

37 SENDE MELDINGER TIL KUNDER SENDE E-POST FRA HOVEDBILDET HVORDAN: Høyreklikk på en kunde og velg Send E-post (snarvei F6) E-post utsendelse fungerer ved at man enten sender en melding til personer tilknyttet et av kjøretøyene som er søkt fram, til personer tilknyttet alle som er søkt fram på en gang eller til alle man har merket i søkeresultatet. SENDE E-POST FRA OPPFØLGINGSKALENDEREN HVORDAN: Høyreklikk på en timebestilling og velg Send E-post SMS utsendelse fungerer ved at man enten sender en melding til personer tilknyttet et av kjøretøyene som er søkt fram, eller til personer tilknyttet alle kjøretøyene som er søkt fram på en gang. SENDE E-POST FRA RESSURSALLOKERING (KUN DEKKHOTELL PROFF) HVORDAN: Høyreklikk på en timebestilling og velg Send E-post SMS utsendelse fungerer ved at man enten sender en melding til personer tilknyttet et av kjøretøyene som er søkt fram, eller til personer tilknyttet alle kjøretøyene som er søkt fram på en gang. SEND E-POST BILDET Bildet for å sende e-post er likt uansett hvor man gjør det fra. Men hvis man sender fra en timebestilling eller en oppfølging er det ikke mulig å sende til flere enn personer som er tilknyttet det ene kjøretøyet som er tilknyttet timebestillingen eller oppfølgingen. 1. Velg om meldingen skal sendes til valgt kjøretøy, alle merkede eller alle i søk 2. Angi om eier, fører eller begge skal motta meldingen 3. Skriv emne på e-posten 4. Skriv meldingstekst eller velg fra en standardtekst du har lagret i oppsett av standardtekster 5. Velg prioritet på e-posten (eventuelt) 6. Klikk om du vil ha lesekvittering fra mottaker(ne) (eventuelt) 7. Velg et eller flere vedlegg som skal sendes med e-posten (eventuelt) 8. Velg om meldingen skal inneholde et automatisk tillegg med informasjon om neste time som er registrert på kjøretøyet 9. Klikk [Send e-post] side 37

38 SENDE SMS FRA HOVEDBILDET (KUN DEKKHOTELL PROFF) HVORDAN: Høyreklikk på en kunde og velg Send SMS (snarvei F5) SMS utsendelse fungerer ved at man enten sender en melding til personer tilknyttet et av kjøretøyene som er søkt fram, til personer tilknyttet alle kjøretøyene som er søkt fram på en gang eller til alle man har merket i søkeresultatet. SENDE SMS FRA OPPFØLGINGSKALENDEREN (KUN DEKKHOTELL PROFF) HVORDAN: Høyreklikk på en timebestilling og velg Send E-post SMS utsendelse fungerer ved at man enten sender en melding til personer tilknyttet et av kjøretøyene som er søkt fram, eller til personer tilknyttet alle kjøretøyene som er søkt fram på en gang. SENDE SMS FRA RESSURSALLOKERING (KUN DEKKHOTELL PROFF) HVORDAN: Høyreklikk på en timebestilling og velg Send E-post SMS utsendelse fungerer ved at man enten sender en melding til personer tilknyttet et av kjøretøyene som er søkt fram, eller til personer tilknyttet alle kjøretøyene som er søkt fram på en gang. SEND SMS BILDET Bildet for å sende SMS er likt uansett hvor man gjør det fra. Men hvis man sender fra en timebestilling eller en oppfølging er det ikke mulig å sende til flere enn personer som er tilknyttet det ene kjøretøyet som er tilknyttet timebestillingen eller oppfølgingen. 1. Velg om meldingen skal sendes til valgt kjøretøy, alle merkede eller alle i søk 2. Angi om eier, fører eller begge skal motta meldingen 3. Skriv meldingstekst eller velg fra en standardtekst du har lagret i oppsett av standardtekster 4. Velg om meldingen skal inneholde et automatisk tillegg med informasjon om neste time som er registrert på kjøretøyet 5. Klikk [Send SMS] side 38