Saksframlegg. Sørlandet sykehus HF. Revisjon av Fullmaktsstyring i SSHF - nivåer og fullmakter

Transkript

1 Arkivsak Dato Saksbehandler Per B Qvarnstrøm Saksframlegg Styre Sørlandet sykehus HF Møtedato Sak nr Sakstype Beslutningssak Sakstittel Revisjon av Fullmaktsstyring i SSHF - nivåer og fullmakter Forslag til vedtak 1) Revidert Fullmaktsstyring i SSHF nivåer og fullmakter tas til orientering. Elektroniske vedlegg til saken Revidert Fullmaktsstyring i SSHF nivåer og fullmakter Styret for Sørlandet sykehus HF Side 1/6

2 Bakgrunn for saken Konsernrevisjonen kom i sin rapport 02/2015 med en del anbefalinger knyttet til fullmaksstruktur- og fullmaktsdokumenter. Et av tiltakene var å revidere og oppdatere Fullmaktsstyring i SSHF nivåer og fullmakter. Endret klinikkstruktur og nytt ledernivå (seksjonsleder) gjør det også nødvendig med en oppdatering at dokumentet. Fullmaktsstyring i SSHF nivåer og fullmakter er ikke lagt fram for styret siden det ble utarbeidet i Saksopplysninger Dokumentet Fullmaktsstyring i SSHF nivåer og fullmakter er basert på mal fra HSØ og angir laveste nivå ulike fullmakter kan ligge. Ledere på ulike nivå kan sette andre begrensninger i stillingsbeskrivelsen og/eller driftsavtalen enn det som framkommer i dokumentet. Det er noen avvik fra malen i SSHF-dokumentet, og dette er angitt i fotnoter i dokumentet. Seksjonsleder er tatt inn i dokumentet og har innen sitt ansvarsområde samme fullmakter som avdelingssjef (tidligere avdelingsleder). Prosjektleder er også tatt inn på listen over aktuelle fullmaktsnivå. Konklusjon Administrerende direktør har sine fullmakter fra styret, og kan tildele fullmakter internt i SSHF. Det er presisert i dokumentet at administrerende direktør kan tildele fullmakter til enkeltpersoner/-stillinger ut over det som er angitt i dokumentet. Det gjelder f.eks. fakturaer som følger av avtaler og forpliktelser som allerede er inngått. Eksempler er pensjonspremie KLP, tjenestepriser fra Sykehuspartner, gjestepasientkostnader, medikamentkostnader. Styret for Sørlandet sykehus HF Side 2/6

3 Endringer i dokumentet Fullmaktsstyring i SSHF nivåer og fullmakter Nedenfor er endringene i dokumentet listet opp under hovedoverskriftene 1 4 i fullmaktsdokumentet. Vedlagte revidert fullmaktsdokument har fotnoter på alle de punktene SSHF avviker fra HSØ-malen. 1. Forsiden Oppdatert stillingstitlene Lagt inn seksjonsleder med samme fullmakt som avdelingssjef Lagt til prosjektleder Adm. direktør kan tildele fullmakter til enkeltpersoner/-roller ut over nivåene i matrisen Presisert at fullmakt kan innskjerpes i driftsavtale/stillingsbeskrivelse. 2. Overordnede fullmakter Punktet tas ut siden Driftsavtale er erstattet med Oppdrag og bestilling. Dett er ikke en avtale som inngås, men krav fra eier. Inngå driftsavtale med RHF Fullmakt til å inngå driftsavtale SSHFs oppdrag i form av Driftsavtale og foretaksprotokoller. Driftsavtale og foretaksprotokoller forelegges styret til etterretning Adm. direktør Påtalereglene i straffeloven er opphevet og ny str.l har kun offentlig påtale. Det betyr at fullmaktsreglene om påtale er uaktuell og fjernes. Alle borgere kan anmelde en sak til politiet, og politiet begjærer selv påtale etter egen vurdering. For SSHF handler det nå om hvem som skal få fullmakt til å anmelde på vegne av foretaket. Begjære påtale Fullmakt til å begjære påtale på vegne av foretaket Styret skal informeres om alle begjæringer om påtale. Klinikkdirektør Styret for Sørlandet sykehus HF Side 3/6

4 3. Anskaffelse SSHF har hatt at kun adm. direktør kan signere på kontrakter etter gjennomført konkurranse. Det endres i tråd med HSØ som har ulike beløpsgrenser. Endres til: Signere kontrakt Fullmakt til å signere kontrakt etter gjennomført konkurranse i henhold til lovmessige krav (spesielt lov om offentlige anskaffelser, m/forskrifter) Innenfor budsjettåret: Adm. dir.: Innenfor budsjett Klinikkdir.: Avd.sjef: Seksjonsleder: Utenfor budsjettår Adm.dir.: II..ØK.INK.IKJ Innkjøpshåndbok Seksjonsleder Adm. direktør SSHF har til nå hatt «Budsjettansvarlig» som laveste nivå på bestillinger innen rammeavtalene. I praksis er det ulike medarbeidere som bestiller i Clockwork, og punket endres til at «Budsjettansvarlig kan utnevne rekvirenter». Attestasjon kan tildeles uavhengig av ledernivå. Utarbeide bestilling, der det finnes rammeavtale Fullmakt til å utarbeide bestillinger i de tilfeller det finnes rammeavtale. Rekvirent i Clockwork Budsjettansvarlig utnevner rekvirenter Tilsvarer å attestere kostnader. Se under HR for innleie fra vikarbyrå Styret for Sørlandet sykehus HF Side 4/6

5 4. HR Dette er kun teksten markert med grønt i dette punktet som ligger i HSØ-malen. Det øvrige tas derfor ut siden endringer må gjøres innen økonomiske rammer og andre retningslinjer som gjelder i SSHF. Godkjenne individuelle arbeidstidsordninger innenfor fastsatt ramme Fullmakt til, innenfor rammer/retningslinjer ved Helseforetaket, å godkjenne individuelle arbeidstidsendringer Individuell tilrettelegging innenfor rammene av arbeidsavtalen, og som ikke utløser økonomiske konsekvenser Individuell tilrettelegging innenfor rammene av arbeidsavtalen, som utløser økonomiske konsekvenser Endringer i arbeidstid ut over standard arbeidsavtale. Enhetsleder Avdelingssjef Org.direktør Punktet om lønnsforhandlinger finnes ikke i HSØ-malen og tas ut fra matrisen. Fullmakt til lønnsforhandlinger er lagt inn i stillingsbeskrivelsen til forhandlingssjefen. Punkt om å inngå avtaler og endre vaktordninger ivaretas i andre styrende dokumenter. Lønnsforhandlinger Fullmakt til å forhandle lønn i lønnsforhandlinger Forhandlingsleder gjennomfører årlige forhandlinger, og det utarbeides årlig fullmakt fra adm. direktør til forhandlingsleder som spesifiserer rammene for forhandlingsprosessen. Fullmakt til å inngå avtaler om nye eller endrede vaktordninger mv som utløser økonomiske virkemidler Fullmakt delegeres fra adm. direktør eller klinikkdirektør innenfor gitte rammer og beløpsgrenser jf s1 denne prosedyre. Adm. direktør Adm. direktør / Klinikkdirektør Styret for Sørlandet sykehus HF Side 5/6

6 Punkt om senioravtale finnes ikke i HSØ-malen. Tas ut og ivaretas i andre styrende dokumenter. Senioravtaler Fullmakt til å inngå senioravtaler som innebærer særskilt arbeidstid og avlønning, ut over ordinær overenskomst. (Gjelder alle grupper av ansatte.) Klinikkdirektør skal innhente råd fra organisasjonsdirektør før avtaler inngås. Klinikkdirektør Punkt om stipendavtaler finnes ikke i HSØ-malen. Tas ut og ivaretas i andre dokumenter. Inngå avtaler om studiestipend Fullmakt til å signere avtaler om studiestipend for AIOB/jordmorstudenter Fullmakten gjelder kun innenfor tildelt budsjettramme Org.direktør Styret for Sørlandet sykehus HF Side 6/6