Saknr. 16/12 Saksbeh. Paul Røland Jour.nr 12/4671 Fagavd. Drammen Eiendom KF Mappe Avgj. av Styret Møtedato

Transkript

1 DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING Saknr. 16/12 Saksbeh. Paul Røland Jour.nr 12/4671 Fagavd. Drammen Eiendom KF Mappe Avgj. av Styret Møtedato SAK 16/12 NY BOLITJENESTE SAMORDNING MED DRAMMEN EIENDOM KF Innstilling til: Styret i Drammen Eiendom KF Forslag til vedtak: Styret slutter seg til at det inngås forvaltningsavtale med Boligtjenesten i samsvar med utkast som følger saken. Paul Røland daglig leder 1

2 Hensikten med saken 1. Hensikt Hensikten med denne saken er å avklare forvaltningsavtale som sikrer samordning av ny Boligtjeneste og Drammen Eiendom KF. 2. Bakgrunn I økonomiplan for har bystyret lagt til grunn følgende: For å sikre økt effekt av det boligsosial arbeidet etableres en egen Boligtjeneste som en matriseorganisasjon av medarbeidere fra NAV, Kontor for tjenestetildeling og Drammen Eiendom. Det er søkt tilskudd fra Husbanken for å finansiere ledelse av boligtjenesten. Følgende oppgaver er planlagt lagt til boligtjenesten. Tildeling av kommunale utleieboliger Tildeling og vurdering av midlertidige boliger Ansvar for husleiekontrakter og husleie Ansvar for gjennomføring av tverrfaglig saksbehandling i tildelingsprosessen Startlån og bostøtte og øvrige økonomiske virkemidler Ambulant boveiledning, operativ og med tverrfaglig kompetanse (økonomi, sosialfaglig etc.) Ansvar for styringsinformasjon om boligsosialt arbeid Kartlegging av boevne og veiledningsbehov Drift av boligskolen Utarbeide bestillinger til Drammen Eiendom KF. 3. Organisatoriske tilpasningsbehov Etablering av prosjekt boligtjeneste innebærer at grenseflatene mellom boligtjenesten, berørte virksomheter og Drammen Eiendom KF blir endret. Det er derfor behov for en organisatorisk tilpasning i prosjektperioden til Nedenfor er det skissert en løsning for slik tilpasning. Skissen er drøftet med ansattes organisasjoner og berørte ansatte i boligavdelingen i Drammen Eiendom KF uten at det er fremkommet innsigelser eller merknader. 4. Alternative tilpasninger Hovedgrepet ved å etablere Boligtjenesten er å skape en enhet som kan ivareta kommunens boligsosiale satsning på en helhetlig og samordnet måte. Grenseflatene mellom Drammen Eiendom KF og boligtjenesten kan tenkes løst på ulike måter og med ulike grenseflater. Det legges til grunn at det pt. ikke er aktuelt å overføre eierskapet til eiendomsmassen fra Drammen eiendom KF til boligtjenesten. Det er i første rekke en samordning sett i et brukerperspektiv som er ønsket. Og at det derfor er driftsmessig samordning som bør tilstrebes. Et viktig moment er at vi oppnår en tydelige og enhetlig ledelse av dette tjenesteområdet. 5. Hva som omfattes. I et driftsperspektiv er Drammen Eiendom KF i dag organisert med en egen boligavdeling som etablerer leiekontrakter, følger opp leieforhold, utfører 2

3 driftsoppgaver knyttet til boligeiendommene og indre vedlikehold. Ytre vedlikehold utføres av drifts- og vedlikeholdsavdelingen i Drammen Eiendom KF, mens økonomiforvaltningen utføres av administrasjonsavdelingen. Ved siden av kontraktsoppfølging er det et spørsmål om resten av boligavdelingen bør omfattes av den nye boligtjenesten. På den ene siden kan de hevdes at det er uheldig å skape avstand fra det eiendomsfaglige miljøet i Drammen Eiendom KF for øvrig. På den annen side er det er kjensgjerning at ansatte som drive med drift og vedlikehold av boligene har et nært samarbeid med kontraktsansvarlige i det daglige kundearbeidet. Dette være seg driftsproblematikk, adferd, kontraktsoppfølging som ofte kan ha et sterkere kundeperspektiv enn eiendomsfaglig. 6. Ledelse Boligavdelingen er i dag ledet direkte av daglig leder i Drammen eiendom KF. Dette har vært ment som en midlertidig løsning. Da boligavdelingen trenger en egen avdelingsledelse. For å formalisere lederrollen i prosjektperioden er en nærliggende mulighet at prosjektleder for boligtjenesten gjennom en forvaltningsavtale gis fullmakter til å utøve lederskap overfor berørte ansatte i Drammen Eiendom KF. Dette innebærer at boligavdelingen blir integrert del av matriseorganisasjonen i boligtjenesten slik bystyret har forutsatt. Eventuelle dilemmaer, interessemotsetninger og strategiske spørsmål tar prosjektleder opp i styringsgruppen hvor Helse- og sosialdirektør og daglig leder i Drammen Eiendom KF deltar. /pr. Vedlegg: utkast til forvaltningsavtale 3

4 FORVALTNINGSAVTALE Mellom Boligtjenesten og Drammen Eiendom KF 1. Bakgrunn I økonomiplan for har bystyret lagt til grunn følgende: For å sikre økt effekt av det boligsosial arbeidet etableres en egen Boligtjeneste som en matriseorganisasjon av medarbeidere fra NAV, Kontor for tjenestetildeling og Drammen Eiendom. Det er søkt tilskudd fra Husbanken for å finansiere ledelse av boligtjenesten. Følgende oppgaver er planlagt lagt til boligtjenesten. Tildeling av kommunale utleieboliger Tildeling og vurdering av midlertidige boliger Ansvar for husleiekontrakter og husleie Ansvar for gjennomføring av tverrfaglig saksbehandling i tildelingsprosessen Startlån og bostøtte og øvrige økonomiske virkemidler Ambulant boveiledning, operativ og med tverrfaglig kompetanse (økonomi, sosialfaglig etc.) Ansvar for styringsinformasjon om boligsosialt arbeid Kartlegging av boevne og veiledningsbehov Drift av boligskolen Utarbeide bestillinger til Drammen Eiendom KF. 2. Organisatoriske tilpasningsbehov Etablering av prosjekt boligtjeneste innebærer at grenseflatene mellom boligtjenesten, berørte virksomheter og Drammen Eiendom KF blir endret. Det er derfor behov for en organisatorisk tilpasning i prosjektperioden til Det er i første rekke en samordning sett i et brukerperspektiv som er ønsket. Og at det derfor er driftsmessig samordning som bør tilstrebes. Et viktig mål å oppnå en tydelige og enhetlig ledelse av dette tjenesteområdet. 3. Omfang I et driftsperspektiv er Drammen Eiendom KF i dag organisert med en egen boligavdeling som etablerer leiekontrakter, følger opp leieforhold, utfører driftsoppgaver knyttet til boligeiendommene og indre vedlikehold. I det videre legges det til grunn av hele den nåværende boligavdelingen i Drammen Eiendom KF omfattes av samordningen. (jfr. Vedlagte navneliste på 8 personer). 4

5 4. Partene Boligtjenesten er organisert som et matriseorganisert prosjekt hvor leder av prosjektet rapporterer formelt til Helse og sosialdirektør. For forhold som angår Drammen Eiendom KF fattes beslutninger på vegne av daglig leder i Drammen Eiendom KF innenfor denne avtalen. Eventuelle dilemmaer, interessemotsetninger og strategiske spørsmål tar prosjektleder opp i intern styringsgruppen hvor Helse- og sosialdirektør og Daglig leder i Drammen Eiendom KF deltar. 5. Ledelse Prosjektleder i Boligtjenesten delegeres gjennom denne forvaltningsavtalen personalansvar for de 8 medarbeiderne som i dag er organisert i DEKF s boligavdeling. Herunder ledelse, oppgavefordeling og personalforvaltning (medarbeiderutvikling, permisjoner, sykefravær, mv.). DEKF betaler lønn og sosiale utgifter knyttet til disse ansatte. Lokale lønnsforhandlinger gjennomføres av Drammen Eiendom KF. Prosjektleder deltar i forhandlingsmøter med ansattes organisasjoner. Daglig leder i Drammen Eiendom KF har fortsatt anvisningsansvar og beslutningsansvar når det gjelder ansettelsesmessige forhold knyttet til de ansatte. 6. Forvaltning Drammen Eiendom KF er eier av eiendommene og har selv ansvar for kjøp/salg, bygging, tyngre oppgradering og utvendig vedlikehold. Drammen Eiendom KF skal fortsatt ha ansvar for anskaffelse av boliger gjennom kjøp og bygging etter bestilling fra boligtjenesten / bystyret. Boligtjenesten gis ansvar og myndighet til å forestå utleieforvaltning samt drift og innvendig vedlikehold av boligene på vegne av Drammen Eiendom KF med de samme oppgaver som de berørte ansatte utfører i dag. Grenseflatene mellom Drammen eiendom KF og øvrige virksomheter i kommunen skal være i tråd med de grenseflater ansvars og risikofordeling som er beskrevet i nåværende interne samhandlingsrutine. Dette innebærer at kontrakter inngås på vegne av Drammen Eiendom KF som formell utleier. Leieinntektene faktureres på samme måte som i dag av Drammen Eiendom KF. Boligtjenesten har gjennom denne forvaltningsavtalen myndighet til: - Tildeling av bolig - Inngåelse av kontrakter - Avvikling av leieforhold - Kontakt med og oppfølging av beboere - Oppfølging av forhold til naboer og Borettslag - Gjennomføring av drift- og indre vedlikehold av boligeiendommene 7. Økonomiregime I prosjektperioden fungerer økonomiregimet som i dag. Dette innbærer at inntekter og utgifter knyttet til boligvirksomheten bokføres hos Drammen Eiendom KF. Drammen 5

6 Eiendoms systemer (Facilit, Agresso og ESA) skal benyttes. Det etableres egne rutiner for økonomiforvaltning, restanseoppfølging, rapportering og kontroll. a. Budsjettering Budsjettet fastsettes som i dag av styret i Drammen Eiendom KF etter føringer fra bystyret. Detaljbudsjett for boligområdet utarbeides i samråd med Boligtjenesten. b. Utfakturering Leiepriser og regulering av disse fastsettes av Drammen Eiendom KF i samsvar med bystyrets vedtak og i samråd med boligtjenesten. DEKF sørger for utfakturering. Søknader om tilretteleggingstilskudd husbankmidler søkes på av medarbeiderne i boligtjenesten vegne av Drammen Eiendom KF som i dag. c. Kostnader til eiendomsdrift og indre vedlikehold Boligtjenesten v/leder delegeres anvisningsmyndighet innenfor Drammen Eiendom KF s boligavdeling, ansvar 210 innenfor vedtatt budsjett. Prinsipielle og strategiske valg knyttet til eiendommene tas opp med daglig leder i Drammen Eiendom KF. d. Innkjøp Innkjøp skal gjennomføres i henhold til Drammen kommunes innkjøpsregelverk og som hovedregel innenfor Drammen Eiendom KF sine rammeavtaler. 8. Innleie Innleie av boliger fra private utleiere skal inngås av boligtjenesten på vegne av Drammen Eiendom KF og forvaltes av boligtjenesten. Løpende kontakt mot utleiere håndteres av boligtjenesten. 9. Tjenesteomfang. Utvikling av standardkrav til boliger og tilleggstjenester som skal leveres (for eksempel tele, internett mv. og prising av dette fastsettes av partene i fellesskap). 10. Samhandling Det etableres følgende faste samhandlingsarenaer 1. Intern styringsgruppe bestående av prosjektleder i boligtjenesten, virksomhetsledere i NAV, Kontor for tjenestetildeling og Drammen Eiendom KF. 2. Månedlig oppfølgingsmøter hvor Prosjektleder i Boligtjenesten og daglig leder i Drammen Eiendom KF deltar. Her avklares økonomi-/drifts spørsmål og bestillinger til Drammen Eiendom KF fra Boligtjenesten. 3. Løpende daglig kontakt og minst ett fast møte pr. måned mellom Boligtjenesten og Drammen Eiendom KF,s økonomiforvaltning. Formålet med dette møte er å sikre oppfølging av husleier og restanser. 6

7 4. Møter etter behov mellom drift- og vedlikeholdsansvarlige i Boligtjenesten og drift- og vedlikeholdsavdelingen i Drammen Eiendom KF. Planlegging av vedlikeholds- /oppgraderingstiltak avtales spesielt i forbindelse med budsjettarbeidet. 11. Varighet Denne ordningen løper inntil videre i prosjektperioden og kan avvikles med øyeblikkelig virkning av begge parter. Dersom det oppstår uenighet i fortolkningen løses dette via rådmannen. Drammen, den... Boligtjenesten.. Drammen Eiendom KF 7

8 Vedlegg til notat om Samordning av Boligtjenesten og Drammen Eiendom KF Medarbeidere som pr. dd. ansvarsmessig inngår i Boligtjenesten Beate Hovden Gisle Johansen Per Fjordvang Vinjar Andersen Stefan Rozek Thomas Berge Steinar Eek Kjetil Løvås Ole Bjarne Mosland: OBM har ansvar for økonomiforvaltningen innenfor boligområdet i Drammen Eiendom KF og rapporterer formelt til daglig leder. Beslutninger om økonomiforhold som berører beboere (utfakturering, inkasso, restanseoppfølging, nedbetalingsavtaler mv). knyttet til boligområdet skal tas av Øistein Brinck. /pr. 8