Varamedlemmer møter etter nærmere avtale/i tråd med tidligere praksis. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann.

Transkript

1 LIERNE KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: onsdag 6. april 2005 kl STED: Nordli samfunnshus, liss- salen Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale/i tråd med tidligere praksis. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann. Møtet holdes for lukkede dører jfr. Kommunelovens 77 pkt 8. Rådmannen og økonomisjef/skatteoppkrever er invitert til å møte ved behandlingen av sakene 6-8. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 006/05 LIERNE KOMMUNES ÅRSREGNSKAP 2004 M/REVISJONSBERETNING KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL KOMMUNESTYRET 007/05 LIERNE KOMMUNES ÅRSBERETNING FOR /05 KONTROLLRAPPORT FOR SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN I LIERNE KOMMUNE /05 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON- IGANGSETTINGSVEDTAK 010/05 FORSLAG TIL NYTT REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET 011/05 EVENTUELT/REFERATER Grong, Kåre Viken (sign) leder Kopi: Rådmannen Økonomisjefen Per Morten Bjørgum kontrollsekretær Dir.tlf / E-post: permbj@online.no SIDE 1 AV 1

2 SAK 006/05 LIERNE KOMMUNES ÅRSREGNSKAP 2004 M/REVISJONSBERETNING KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL KOMMUNESTYRET Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Lierne kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 006/05 L05 Lierne formannskap Lierne kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å fastsette Lierne kommunes årsregnskap for 2004 slik det foreligger. be rådmannen om en vurdering av selvkostberegningene innen vann, feiing og slamtømming i forkant av budsjett- og økonomplanprosessen med formål å fastlå om dagens avgiftsnivå er riktig eller for høyt Vedlegg: 1. Revisjonsberetning til Lierne kommunes årsregnskap datert Årsavslutningen brev fra KomRev Trøndelag IKS til rådmannen, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Lierne kommunes årsregnskap for 2004 (utsendt fra kommunen) 2. Årsrapport 2004 for Stjørdal kommune (utsendt fra kommunen) 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv (FOR ) 4. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR ). Saksopplysninger: Krav om årsregnskap: Kommuneloven fastslår at alle kommuner og fylkeskommuner skal ha et årsregnskap. Følgende siteres fra loven: 48. Årsregnskapet og årsberetningen. 1. Kommuner og fylkeskommuner skal for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. 2. Årsregnskapet skal omfatte alle økonomiske midler som disponeres for året, og anvendelsen av midlene. Alle kjente utgifter og inntekter i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes. Årsregnskapet skal føres i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk. 3. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv årsregnskapet. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. Ved parlamentarisk styreform skal rådet avgi innstilling som nevnt. Vedtaket må angi disponering av regnskapsmessig overskudd eller dekning av regnskapsmessig underskudd. 4. Underskudd på årsregnskapet som ikke kan dekkes på budsjettet i det år regnskapet legges fram, skal føres opp til dekning i det følgende års budsjett. Under særlige forhold kan kommunestyret og fylkestinget, etter å ha foretatt de nødvendige endringer i økonomiplanen, vedta at underskuddet skal dekkes over inntil ytterligere to år. 5. I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene. SIDE 2 AV 2

3 6. Departementet kan gi forskrift med nærmere regler om årsregnskapet, årsberetningen og regnskapsføringen. Årsregnskapets innhold: Krav til kommunale årsregnskap framkommer i forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR ). I forskriftens 3, 1. ledd heter det om årsregnskapet: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Driftsregnskapet skal omfatte: 1. Alle løpende inntekter og innbetalinger i året. 2. Løpende inntekter og innbetalinger avsatt i tidligere regnskapsår som er anvendt i regnskapsåret 3. Anvendelsen av midler som nevnt i nr. 1 og 2 i driftsregnskapet, herunder avsetninger av slike midler for anvendelse i senere regnskapsår og til finansiering av investeringer i årets investeringsregnskap. Investeringsregnskapet skal omfatte: 1. Bruk av lånemidler. 2. Inntekter fra salg av anleggsmidler, og inntekter og innbetalinger knyttet til investeringsprosjekter, jf. likevel fjerde og femte ledd. 3. Øvrige inntekter og innbetalinger som ikke er løpende. 4. Inntekter og innbetalinger som nevnt under nr. 1-3 avsatt i tidligere regnskapsår som er anvendt i regnskapsåret. 5. Inntekter i driftsregnskapet anvendt for investeringer i årets investeringsregnskap. 6. Utlån, forskutteringer og tiltak av investeringsmessig karakter dekket inn ved inntekter og innbetalinger som nevnt under nr. 1-5, herunder avsetninger. 7. Øvrige finansieringstransaksjoner knyttet til utlån og forskutteringer. Krav til revisor: Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv (FOR ) pålegger kommunestyret å påse at kommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt omtalte forskrifts kap 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Lierne kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS avd. Grong. Revisjonen er gjennomført av Tone Røttesmo (oppdragsansvarlig revisor) og Jon Olav Håpnes (revisor). KomRev Trøndelag IKS og de omtalte revisorene tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon: Kontrollutvalgets rolle ved regnskaprevisjon framgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 4. Herfra siteres: 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7. Uttalelse om årsregnskapet SIDE 3 AV 3

4 Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 8. Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. Regnskap og revisjonsberetning: Lierne kommunes årsregnskap er avlagt den av kommunes fagsjef for regnskap og rådmannen. Driftsregnskapet viser kr ,- til fordeling drift og et resultat i balanse. Revisjonen mener at: Årsregnskapet er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling 31. desember 2004 og for resultatet i regnskapsåret i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk De disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger Uten at det har betydning for hovedkonklusjonen sitert over, har revisjonen i tillegg kommentert to forhold i revisjonsberetningen. Dette gjelder: Regnskapsmessig føring av tilskudd fra Fylkesmannen i Nord- Trøndelag ang. omstillingstiltak i forbindelse med rovdyrproblematikken Ikke samsvar mellom årsberetning og årsregnskap innenfor rammeområde 3 idet årsberetningen viser et merforbruk på kr ,- mens regnskapet viser et mindreforbruk på kr ,-. Mangel på samsvar skyldes at tilskudd til ressurskrevende brukere (kr ,-) er budsjettert på rammeområde 8, mens inntekten er ført på rammeområde 3. Årsavslutningen Revisors brev til rådmannen av : Tidligere har kontrollutvalget fått forelagt et internt notat- revisors arbeidspapir- ifbm behandlingen av årsregnskap og revisjonsberetning. Fra i år vil dette notatet i stedet bli utformet som et brev til rådmannen der revisjonen tar opp ulike forhold knyttet til årsregnskapet. I dette brevet kommenterer revisor enkelte forhold i årsregnskapet som revisjonen ikke er fornøyd med /enige i, uten at forholdene har en slik karakter at regnskapet ikke kan godkjennes. Forhold som omtales er: Garantiforpliktelse Næringsmiddeltilsynet- revisjonen foreslår egen note for dette i neste års regnskap SIDE 4 AV 4

5 Investeringsregnskapet- Kommentar på at strykning av udekket beløp kr ,- burde vært utført før avsetning til ubundne driftsfond. Videre kommentar på udekket beløp kr ,91 gjeldende utvidelse Sørli kirkegård, forutsatt lånefinansiert uten at lån er tatt opp. Regnskapet- avlagt i balanse ved at det avsettes kr ,- mindre til disposisjonsfond enn budsjettert- Selvkostberegninger: Det bør vurderes om vannavgift, feieravgift og slamtømmingsavgift er for høye, og når det gjelder slamtømmingsavgift også vurderes om det skal foretas tilbakebetaling av avgift. Regnskapsmessig føring av tiskudd fra Fylkesmannen ang. omstilling ifbm rovviltproblematikk nevnt i revisjonsberetningen kommenteres ytterligere- med skisse til hvordan disse midlene etter revisjonens syn bør håndteres regnskapsmessig. Saksbehandlers vurdering: Tidsfrister og arbeidsforhold: Lierne kommunes årsregnskap er jfr. Revisjonsberetningen mottatt av revisjonen den Frist for kommunene til å avlegge endelig regnskap er jfr. Kommunelovens ledd) 15. februar, mens årsberetning skal avgis uten ugrunnet opphold og seinest 31. mars. Årsberetning ble mottatt innen fristen. At regnskapet ble avlagt etter fristen skyldes mellom anna innføring av nytt økonomisystem og innføirng av momskompensasjonsordningen. Revisjonen skal avgi revisjonsberetning uten unødig opphold etter at årsregnskapet er avlagt og seinest 15. april. Revisjonsberetning skal avgis 15. april også der årsregnskap ikke foreligger eller er ufullstendig (negativ beretning). Krav til kommunal behandling er at regnskapet skal være fastsatt av kommunestyret innen utgangen av juni. Lierne kommune har planlagt behandling av årsregnskapet i formannskapet og kommunestyret Kontrollutvalget har møte for å kunne avgi innstilling før formannskapets behandling. Revisjonsberetningen kom saksbehandler i hende 30.03, samme dato som sakspapirer til kontrollutvalgets møte burde vært sendt ut. Som det vil framgå blir det her unødvendig korte frister, spesielt mellom avgivelse av revisjonsberetning og utsending av møteinnkalling til kontrollutvalget. Saksbehandler kunne ha ønsket noe bedre tid til å forberede saksframlegg ang. årsregnskapet. For seinere år vil det være ønskelig med behandling av årsregnskapet i kontrollutvalgene i perioden siste uke av april til ut mai måned. Behandling i formannskap og kommunestyre kan da skje i løpet av juni måned, fortsatt innenfor fristen. Om regnskapet og årsavslutningen: Jamfør revisjonsberetningen er regnskapet og årsavslutningen i tråd med lover, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Revisjonen har kommentert to konkrete forhold i revisjonsberetningen og i tillegg noen forhold i eget brev til rådmannen. Dette er forhold der revisjonen er uenig i kommunens måte å regnskapsføre enkeltposter på, og eventuelt foreslår andre måter å gjøre det på. Som det framgår er ikke de nevnte forhold av alvorlig art, og de får heller ingen betydning for revisjonens hovedkonklusjon om at regnskapet kan godkjennes. SIDE 5 AV 5

6 For seinere år kan det være nyttig å lytte til revisjonens kommentarer, eksempelvis når det gjelder budsjettering av tilskudd til ressurskrevende brukere. Angående tilskuddsmidler fra Fylkesmannen i Nord- Trøndelag er føringen av denne posten også kommentert i revisjonsberetningen for regnskapsåret En registrerer at kommunens administrasjon og revisjonen fortsatt er uenige om føringen av posten. I forhold til selvkostberegninger og eventuelt for høye avgifter til vann, feiing og slamtømming vil det være naturlig at kommunestyret ber rådmannen om en vurdering av de nevnte forhold i forkant av budsjett- og økonomiplanprosessen høsten 2005, for dermed å kunne fastsette om dagens nivå er riktig eller for høyt når avgiftene for neste år skal fastsettes. SIDE 6 AV 6

7 SAK 007/05 LIERNE KOMMUNES ÅRSBERETNING FOR 2004 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Lierne kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 007/05 L 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget finner Lierne kommunes årsmelding for 2004 oversiktlig og informativ. Årsmeldingen gir et godt bilde på kommunesn virksomhet i 2004, og er deremd godt egnet som styringsverktøy for kommunestyret. Kontrollutvalget mener bruk av tabeller, statistikk og fargebilder hever inntrykket av årsmeldingen betydelig. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Lierne kommunes årsberetning 2004 (utsendt direkte til KU s medlemmer) Saksopplysninger: Om behandlingen av kommunens årsberetning heter det i Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner): 10. Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Som det framgår legges årsberetningen fram for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet behandles. Kontrollutvalget gis gjennom denne behandlingen mulighet for å uttale seg om kommunens årsberetning. KU kan eksempelvis kommentere hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er SIDE 7 AV 7

8 hvorvidt årsberetningen gir en oversiktlig og informativ framstilling av kommunens virksomhet foregående år andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere Saksbehandlers vurdering: Saksbehandler mener Lierne kommunes årsberetning for 2004 er informativ og har en lett tilgjengelig presentasjonsform. Bruk av målsetninger fra kommunens årsplan som overskrifter ved presentering av gjennomførte tiltak gjør etter saksbehandlers mening årsmeldinga til et meget godt kontrollverktøy for politikerne i Lierne. Bruk av tabeller, fargebilder og tegninger bryter opp teksten, og gjør årsberetningen til et relativt lettlest dokument sjøl om den er på 60 sider. I forhold til benyttede fotografier burde vel fotograf vært oppgitt. Tabeller som viser utviklingen over tid gir et godt bilde av situasjonen i forhold til foregående år. Innenfor hvert rammeområde kunne alle medlemmer i de respektive politiske utvalg (ikke bare leder og nestleder) vært listet opp, og gjerne med partitilhørighet. SIDE 8 AV 8

9 SAK 007/05 KONTROLLRAPPORT FOR SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN I LIERNE KOMMUNE Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Joar Stiklestad/ Lierne 05 Lierne kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 007/05 Lierne kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar skattefogdens kontrollrapport 2004 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Lierne kommune til orientering. 2. Kontrollutvalget forutsetter at skattefogdens merknader blir fulgt opp. 3. Kontrollutvalgets vedtak oversendes kommunestyret Vedlegg: 1. Skatteoppkreverens kommentarer til skatteregnskapet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Kontrollrapport for skatteoppkreverfunksjonen i Lierne kommune fra Skattefogden i Nord- Trøndelag (utdelt i møte ) 2. Brev av fra Skattedirektoratet til kommunene- Kommunens behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten Saksopplysninger: I følge brev av fra Skattedirektoratet er nå staten gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen har fra overtatt den formelle revisjon av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkrever, utføres av regionale kontrollenheter lokalisert ved fem skattefogdkontor. For vår region (region Midt: Nord- og Sør-Trøndelag, samt Møre og Romsdal) er den interne kontrollen tillagt Sør-Trøndelag skattefogdkontor. Tidligere behandling av skatteregnskapet har ikke vært formelt regulert i forskrift eller instruks. Men i merknadene til skatteoppkreverinstruksen ( 3-2) er det gitt anbefalinger som har dannet grunnlaget for en fast praksis med behandling av halvårsregnskapene for skatt i kontrollutvalget og i kommunestyret. Denne praksisen skal nå opphøre. I Skattedirektoratets brev av er det gitt en redegjørelse for den nye statlige behandlingen av skatteregnskapene, og det anses ikke lenger naturlig at kommunestyret skal foreta en formell desisjon av den enkelte kommunes skatteregnskap. Men etter Midlertidig instruks for skattefogdens kontroll av skatteregnskapet skal skattefogden innen den året etter regnskapsåret utarbeide en kontrollrapport for skatteoppkreverfunksjonen i den enkelte kommune. Denne rapporten omfatter også regnskapskontrollen som utføres av de regionale kontrollenhetene. Rapporten sendes til SIDE 9 AV 9

10 kommunestyret i den enkelte kommune med kopi til fylkeskommunen, Skattedirektoratet, Riksrevisjonen, skatteoppkrever og kommunens kontrollkomitè. Kommunestyret/kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten fra skattefogden en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet anser det videre likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret/kontrollutvalget. Selv om skatteregnskapet ikke lenger skal desideres av kommunestyret, synes det naturlig å legge fram rapporten for skatteoppkreverfunksjonen som kommunestyret/kontrollutvalget fortsatt skal motta kopi av. Det samme gjelder kontrollrapporten som kommunestyret har fått tilsendt fra skattefogden. Som tidligere vil det være skatteoppkreverens redegjørelse som har størst informasjonsverdi, da den også inneholder utdrag av det tallmaterialet som selve regnskapet representerer. Kontrollrapporten fra skattefogden har nå avløst den tidligere revisjonsberetningen. Hovedtall for skatteregnskapet- Lierne kommune: Skatte- og avgiftsinngang , Utestående restanser Det vises for øvrig til skatteoppkrevers kommentarer til skatteregnskapet (vedlegg) Skattefogdens kontrollrapport: Skattefogdens kontrollrapport viser for Lierne kommunes del at: Det er etablert tilstrekkelige rutiner som sikrer at skatteregnskapet i det alt vesentligste er korrekt, fullstendig og tidsriktig bokført og rapportert Skatteoppkrevers behandling av restansene er tifredsstillende Tilstrekkelige rutiner er utarbeidet for innkrevingsarbeidet, og gjøremål i den forbindelse er utført på en forsvarlig måte Tilstrekkelige rutiner for arbeidsgiverkontroll er etablert Videre avdekker kontrollene noen forbedringspunkter: Marginavsetningen er for lav, og skattefogden anbefaler at kommunen vurderer sin marginavsetning Skattefogden minner om at nasjonalt krav om kontroll av 5 % av leverandører av LTO (Lønns- og trekkoppgaver) på sikt vil bli gjort gjeldende også for Nord- Trøndelag. Det vil si at arbeidsgiverkontrollen må intensiveres noe fra dagens 3 %. Saksbehandlers vurdering: Det er gjennom skattefogdens kontrollrapport ikke avdekket vesentlige feil/mangler ved Lierne kommunes skatteregnskap for Enkelte forbedringspunkter er påpekt, og det forutsettes at disse følges opp. SIDE 10 AV 10

11 Saksbehandler anbefaler at kontrollutvalget tar kontrollrapportene til orientering, og innstiller overfor kommunestyret å gjøre det samme. SIDE 11 AV 11

12 SAK 008/05 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON- IGANGSETTINGSVEDTAK Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Lierne kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 008/05 L 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon iverksettes iht prosjektplan. Analysen utføres ved hjelp av kommunens planverk, og skal gjøres på avdeling-/sektor- eller virksomhetsnivå. Oppgaven utføres av KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS i fellesskap. Arbeidsfordelingen avtales nærmere mellom selskapene. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 3. Eksempelskjema overordnet analyse (deles ut og presenteres nærmere i møtet) 4. Forskrift om kontrollutvalg 5. Avtale mellom KomRev Trøndelag og KomSek Trøndelag IKS om arbeidsfordelingen (ikke klar ennå) Saksopplysninger: Etter endringene i kommuneloven og ny forskrift om kontrollutvalg, er kontrollutvalgenes rolle endret. Det er innført et klarere skille mellom bestiller og utfører av revisjonstjenestene, der kontrollutvalget er bestiller og aktuelt revisjonsselskap er utfører. I forhold til forvaltningsrevisjon har kontrollutvalget jfr forskriftens 10 planleggings- og bestilleransvar. Fra forskrift om kontrollutvalg gjengis 10: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet, ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. SIDE 12 AV 12

13 Kontrollutvalget (KU) har iht. ovenstående ansvaret for at det blir utarbeidet en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Som det framgår av første ledd er minstekravet at en slik plan utarbeides en gang i løpet av valgperioden, og da i løpet av det første året etter kommunestyrets konstituering. Kommunestyret/fylkestinget står fritt til å bestemme om plan eventuelt skal utarbeides oftere, og eventuelt delegere rullering i valgperioden til kontrollutvalget. Bestemmelsene om overordnet analyse (OA) i andre ledd pålegger KU ansvaret for at en overordnet analyse av kommunens/fylkeskommunens virksomhet legges til grunn for plan for forvaltningsrevisjon. Hensikten med analysen er å framskaffe relevant informasjon om kommunens/fylkeskommunens virksomhet som gjør kontrollutvalget i stand til å prioritere mellom ulike områder ved gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Målet med analysen er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen, sett i forhold til lovverk, forskrifter, kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger. Risiko- og vesentlighetsvurderinger: I uttrykket risiko- og vesentlighetsvurderinger ligger at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens/fylkeskommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik, slik at disse områdene kan prioriteres i forhold til forvaltningsrevisjon. Hvem kan/skal utføre analysen: Kontrollutvalget står fritt i forhold til hvem som skal utføre analysen. Det kan være kontrollutvalgets sekretariat, kommunens revisor eller andre. Selskapene KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS har gjennom avtale skissert en arbeidsfordeling mellom selskapene. Offentlighet: Både overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon vil være offentlige dokumenter, jfr. KRD sine kommentarer til forskriftens 10. Offentlighet inntrer i det kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er gjort. Da blir både den overordna analysen og plan for forvaltningsrevisjon i utgangspunktet et offentlig dokument. Det må foreligge særlig unntakshjemmel for å unnta dokumentene fra offentlighet når de er ferdig utarbeidet. Aktuell unntakshjemmel er Offlov 6 (dokumentets innhold). Vurdering av offentlighet må gjøres i hvert enkelt tilfelle dersom analyse eller plan inneholder taushetsbelagte opplysninger. Om overordna analyse Norsk kommunerevisorforbund (NKRF) har utviklet en modell for overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Ansatte i KomSek Trøndelag og KomRev Trøndelag har vært på kurs i denne modellen, og elementer av den vil kunne benyttes i vårt arbeid. Den overordna analysen skal bygge på risiko- og vesentlighetsvurderinger. Det vil si at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Videre tas de risikoreduserende tiltak som er iverksatt med i analysen, dette kan eksempelvis være rutinebeskrivelser osv. Tilslutt gjør kontrollutvalget på bakgrunn av analysen en prioritering i forhold til hvilke områder som er aktuelle for forvaltningsrevisjonsprosjekter. SIDE 13 AV 13

14 Ressursbruk: Det er i forskriften sagt lite om ressursbruk for overordna analyse og utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. NKRF melder at ned mot 40 timer er et minimum for en overordna analyse for en kommune. Kortfatta prosjektplan: Dato Tiltak Ansvarlig Igangsettingsvedtak Kontrollutvalget Apr-okt Overordnet analyse gjennomføres KomSek og KomRev Overordnet analyse- prioritering av aktuelle områder Kontrollutvalget for forvaltningsrevisjon Arbeid med plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget Nov-des Gjøre ferdig plan for forvaltningsrevisjon KomSek og KomRev Innstille plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget Des/jan Vedta plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret Vurdering: Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon er nye oppgaver for kontrollutvalgene, sekretariatet og revisjonsselskapet. Det er utfordrende å gå i gang med en så vidt stor oppgave når både sekretariatet og revisjonsselskapet er nystartede selskaper. Ingen av selskapene er innkjørt ennå, med hensyn på ressursbruk, arbeidsoppgaver, bemanning osv. Samtidig er oppgaven også ny for kontrollutvalgenes medlemmer, kommunestyrene og kommuneadministrasjonen. Saksbehandler mener derfor at vi for 2005 bør legge opp til en minimumsversjon av overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon, og komme sterkere tilbake ved rullering av overordna analyse og plan for Overordna analyse- minimumsversjon: a) Kommunens mål på overordna nivå og sektornivå identifiseres gjennom kommunens planverk b) Skjema for overordna analyse benyttes til å identifisere risikofaktorer og gjøre en risikovurdering innenfor det enkelte mål c) Kontrollutvalget prioriterer mellom de ulike mål/sektorer d) Plan for forvaltningsrevisjon utarbeides på bakgrunn av pkt c) og behandles av kontrollutvalget og kommunestyret Når det gjelder ressursbruken er det vanskelig å anslå denne. Kommunene varierer i størrelse, kompleksitet, og det er også forskjell på hvor lett identifiserbare målene deres er. NKRF anslår at ca. 40 timer per kommune på den overordna analysen er et minimum. Siden det nå er første gang at overordnet analyse skal gjennomføres og oppgaven er ny både for kontrollutvalgene, KomRev og KomSek, vil en anta at det minst vil gå 40 timer per kommune, sannsynligvis mer. SIDE 14 AV 14

15 KomSek sin tidsbruk ifbm overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon må løses innenfor de rammer som er lagt gjennom budsjett og vil ikke medføre økte kostnader for kommunene, ut over de andeler de allerede betaler til selskapet. SIDE 15 AV 15

16 SAK 010/05 FORSLAG TIL NYTT REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Lierne kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 010/05 L 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å fastsette nytt reglement for kontrollutvalget i Lierne kommune. Tidligere reglement vedtatt må da oppheves. Vedlegg: Forslag til nytt reglement for kontrollutvalget i Lierne kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Lierne kommunestyre vedtok i møte den reglement for kontrollutvalget. Etter ny forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet , er det nå behov for å revidere dette reglementet så det blir i samsvar med ny forskrift. Siden revideringen medfører større endringer i reglementet, presenteres det som nytt reglement. Følgende endringer er gjort: 1: Kommende krav om at minst ett av KU- medlemmene skal være medlem i kommunestyret er innarbeidet. Ellers uendret. 2: Ny sekretariatsløsning gjennom selskapet KomSek Trøndelag IKS er tatt inn. 3: Det henvises til nytt vedlegg til reglementet hvor KU sine oppgaver er listet opp. 4: Uendret 5: Noe omarbeidet, bla med at oppdragsansvarlig revisor er kommet i stedet for distriktsrevisor. 6: SIDE 16 AV 16

17 Noe omredigert, innhold som før. Saksbehandlers vurdering: Det kan diskuteres om det er behov for et eget reglement for kontrollutvalget i tillegg til forskrift med kommentarer. Som et arbeidsredskap for utvalget, sekretariatet og kommunestyret, kan det dog være nyttig med et reglement for å fordele roller og arbeidsområder. Gjennom reglementet synliggjøres en felles forståelse av KU sine oppgave SIDE 17 AV 17

18 SAK 011/05 EVENTUELT/REFERATER Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Lierne kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 011/05 L 05 SIDE 18 AV 18