10. Februar 2016 GENERALFORSAMLING

Transkript

1 10. Februar 2016 GENERALFORSAMLING

2 Saksliste 1. Godkjenne de stemmeberettigede. 2. Godkjenne innkallingen, saksliste og forretningsorden. 3. Velge dirigent, referent samt to representanter til å underskrive protokollen. 4. Behandle gruppas årsberetning. 5. Behandle rapporter fra internrevisjonene og gruppas regnskap i revidert stand 6. Behandle innkomne forslag og saker. 7. Fastsette medlemskontingent. 8. Vedta gruppas budsjett. 9. Behandle idrettslagets organisasjonsplan. 10. Foreta følgende valg: a. Basketstyret: Leder, nestleder, kasserer, fire styremedlemmer b. Arrangementskomité med fire medlemmer c. Lagkontakter d. Trenerkontakt e. Dommerkontakt 11. Eventuelt 12. Avslutning på Lyche

3 Sak 1: Godkjenne de stemmeberettigede De møtende medlemmer på generalforsamlingen viser sitt oppmøte ved å fremvise sitt medlemskort med gyldige NTNUIoblat. Dette telles av styret som nedskriver antallet møtende medlemmer i protokollen. Forslagstiller: Forslag til vedtak: Basketstyret Generalforsamlingen godkjenner de stemmeberettigede som har møtt.

4 Sak 2: Godkjenne innkallingen, saksliste og forretningsorden Forslagsstiller: Basketstyret Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner utsendt innkalling og saksliste. Forretningsorden tar utgangspunkt i vanlig folkeskikk.

5 Sak 3: Velge dirigent, referent samt to representanter til å underskrive protokollen Forslagsstiller: Forslag til vedtak: Basketstyret Dirigent: Referent: Til å signere protokollen: Ingvild Kvarstein Kristine Bertheussen Presenteres på generalforsamlingen

6 Sak 4: Behandle gruppas årsberetning Årsberetning fra gruppen presenteres av basketstyret. [Årsberetning er presentert i vedlegg 1] Forslagsstiller: Forslag til vedtak: Basketstyret Generalforsamlingen godkjenner den fremlagte årsberetningen med eventuelle merknader.

7 Sak 5: Forslagsstiller: Forslag til vedtak: Behandle rapporter fra internrevisjonene og gruppas regnskap i revidert stand Basketstyret Generalforsamlingen godkjenner de fremlagte rapporter og generalregnskapet. Rapport fra internrevisjonen For regnskapsåret 2015 har det blitt gjennomført tre internrevisjoner i NTNUI Basket. Følgende blir blant annet kontrollert i internrevisjonene: Dokumentasjon av utgifter og inntekter Føring av inntekter og utgifter på ulike regnskapskontoer. Føring av inntekter mot innvilget budsjett for HSstøtte. Lister over gruppens materiell og lister med medlemmer med bindingstid i NTNUI. Kontroll av medlemskap. De tre internrevisjonene ble utført 10. april, 13. september 2015 og 10. Januar 2016 ble årsrevisjonensendt inn til godkjenning av NTNUI HS. Internrevisjonene blir ledet av kasserer. Leder og materialansvarlig deltar også på internrevisjonen.

8 NTNUI Basketball Resultat periode Side 1 / 1 NTNUI Basketball Balanse periode Side 1 / 1 Periode 2015 Budsjett Salgsinntekt Salg av materiell, avgiftsfritt Egenandel, reise (fra egne medlemmer) , Egenandel, stevne/arrangement (fra egne Tilskudd, særforbund (hver gruppes Sum salgsinntekt ,88 Annen driftsinntekt Hs-midler , , Ekstraordinære hs-midler , , Korreksjon tidligere år Treningsavgift/gruppeavgift (fra medl. til Inntekter tilstelning/fest Dugnadsinntekter Sum annen driftsinntekt , ,92 Sum driftsinntekter , ,92 Varekostnad Startkontingent , Reise buss/bil/tog/fly 8 220, , Dommergebyr Klubbmateriell Lagdrakter , Trener-/instruktørutdanning Dommerutdanning 3 50 Sum varekostnad , ,92 Annen driftskostnad Utgifter egne møter 324, Utgifter tilstelning/fest , Forbundskontingent Kretskontingent , Korrigering av fordringer internt 0,50 Sum annen driftskostnad , ,00 Sum driftskostnader , ,92 Sum driftsresultat ,54 Annen renteinntekt Renteinntekter (kreditrenter i desember) -43,25 Sum annen renteinntekt -43,25 Sum ordinært resultat før skattekostnad ,79 Sum ordinært resultat ,79 Kortsiktige fordringer Fordring mosjonsutvalget Fordring hs , , Fordring medlemmer 15 Sum kortsiktige fordringer , ,77 Kontanter bankinskudd o.l Bankkonto, drift , ,32 Sum kontanter bankinskudd o.l , ,32 Sum omløpsmidler , ,09 Sum eiendeler , ,09 Egenkapital Egenkapital , ,09 Sum egenkapital , ,09 Leverandørgjeld Leverandørgjeld -30 Sum leverandørgjeld -30 Sum kortsiktig gjeld -30 Sum gjeld & egenkapital , , Periode Noter til NTNUI Baskets årsregnskap for året 2015 Balanserapport 1595 Utestående egenandel Gjensidige cup for én spiller (Shakers). Resultatrapport 3152 Egenandel medlemmer for bl.a. Gjensidige cup Utbetalt støtte fra HS Ekstrabevilgning: reisestøtte nasjonalt sluttspill Treningsavgift fra alle medlemmer Dugnadsinntekter fra bl.a. mosjonstimer og lagerrydding. Lavere enn forventet Seriekontingent 8 lag, lagavgift og egenandel Gjensidige cup Reiseutgifter 2 lag 1M Innkjøp av draktsett til Noobs og Priests. Fikk innvilget ombudsjettering (opprinnelig søkt om støtte til draktsett Noobs og Benchwarmers) Egenandel dommersamling høst Søkte om ekstrabevilgning, men ikke innvilget.

9 Sak 6: Behandle innkomne forslag og saker Ingen innkomne forslag eller saker.

10 Sak 7: Forslagsstiller: Forslag til vedtak: Fastsette spillerkontingent Basketstyret Generalforsamlingen vedtar de foreslåtte spillerkontingentene for NTNUI Basket. Salgssted Kontingentgruppe Spillerkontingent NTNUI Basket (Heltår/halvtår) NTNUI Basket kasserer v/lagkontakter Alle som deltar i seriespill på et av NTNUIs basketballag. * Kr 400/200 Denne kontingenten er gyldig fra og med august *Spillerkontingenten er til for å dekke utgiftene gruppa har i forbindelse med seriespill (startkontingent, dommerutgifter m.m.).

11 Sak 8: Forslagsstiller: Forslag til vedtak: Vedta gruppas budsjett Basketstyret Generalforsamlingen vedtar det foreslåtte budsjettet for kommende års virksomhet.

12 Sak 8: Budsjett

13 Sak 8: Budsjett

14 Sak 8: Budsjett

15 Budsjett: HSdel Sak 8: Budsjett Gruppe: Basketball Konto Kontonavn Totalt Søker5støtte5 Estimert55HS: til støtte 3810 Budsjettert5støtte5fra5HS OPPSUMMERING: DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER BUDSJETTERT5DRIFTSRESULTAT : %555(veil.) 4010 Startkontingent % 4031 Reise-buss/bil/tog/fly % 4032 Reise-SM-buss/bil/tog/fly 40-% 4033 Reise,-massearrangement 40-% 4034 Reise-Treningssamling 40-% 4110 Dommergebyr % 4311 Klubbmateriell % 4312 Lagdrakter % 4341 HallN/baneleie-trening 100-% 4342 HallN/baneleie-kamp/konkurranse 85-% 4410 Trener/instruktørutdanning 65-% 4420 Dommerutdanning % 4430 Kurs 65-% 6110 Investering-i-"varig"-anlegg/større-klubbmateriell 50-% 7210 Forbundskontingent 85-% 7220 Kretskontingent % 7230 Lagavgifter 85-%

16 Sak 9: Forslagsstiller: Forslag til vedtak: Behandle idrettslagets organisasjonsplan Basketstyret Generalforsamlingen vedtar foreslått organisasjonsplan for gruppa. NTNUI Basket Organisasjonsplan Generalforsamlingen!NTNUI!HS Generalforsamlingen! NTNUI!Basket (130!medlemmer) Styret 7!styremedlemmer! +!8!lagkontakter Leder Nestleder Kasserer Dugnad Materiell Arrangement Web Lagene Trenerkontakt Dommerkontakt Arr.komité 4!medlemmer! Skribenter Fotografer 8!Lagkontakter 5B10!trenere (2015:!6!stk) 16!dommere!(2x!lag) (2015:!13!stk)!130!spillere

17 Stillingsbeskrivelser 2015styret Leder Josefine Caroline Stokke Haugom Lederen har hovedansvaret for gruppa. Holder oversikt over det som skjer og har kommunikasjon opp mot hovedstyret i NTNUI, forbundet (NBBF) og regionen. To ganger i året holder også NTNUIs hovedstyre (HS) gruppeledersamlinger hvor du blir kjent med HS og resten av gruppelederne. Leder setter opp sekretariat/hallvakter, og løser eventuelle uforutsette problemer. Lederen må signere overganger, dispensasjoner og andre viktige dokumenter. En av lederens viktige oppgaver er også å ha regelmessig kontakt med andre i styret, samt arrangere styremøter. Arbeidsmengden varierer med ambisjonene til stryet/leder. Lederen kan gjerne være en person som har vært i styret før, men det er ikke et krav. Etter endt verv får alle gruppeledere får attest fra hovedstyret, noe som tar seg bra ut på CV. Som leder av grupper i NTNUI får du også tilgang til et ledelsesemne på NTNU, IØ1000 Ledelse i praksis som gir deg 15 studiepoeng og går over to semestre. Du vil få god ledererfaring og du kan tjene studiepoeng på dette vervet om du ønsker det. Nestleder Ingvild Kvarstein basketnestleder@ntnui.no Stillingen er til for å assistere leder og kasserer, samt resten av styret i sitt arbeid. De spesifikke ansvarsområdene skal fastsettes av styret for å gjøre arbeidsfordelingen rettferdig for medlemmene i styret. Vervet skal lette arbeidsmengden til resten av styret uten å være et veldig omfattende verv. En viktig oppgave er å fungere som en kontaktperson for gruppa og besvare epost som ikke trenger å besvares av leder. I praksis vil det i stor grad si å besvare henvendelser fra folk som vil bli med i gruppa, og også spørsmål fra andre i styret og gruppa. Kasserer JohnaBognæs basketkasserer@ntnui.no Kasserer har ansvaret for gruppas bankkonto og betalinger som må gjøres. Stillingens viktigste oppgave er arbeidet med regnskap og budsjett, samt å opprettholde kontakten med hovedstyret for økonomisk støtte. Det trengs ingen forkunnskaper, da det blir kursing fra hovedstyret og opplæring fra avtroppende kasserer i startfasen. Tidligere kasserer lager også informasjonsskriv, slik at lite uventet skal dukke opp i løpet av regnskapsåret. Alle gruppekasserere får attest fra hovedstyret, noe som ser bra ut på CV.

18 Stillingsbeskrivelser 2015styret Dugnadsansvarlig Fredrik I. Forså Dugnadsansvarlig har ansvaret for organisering og delegering av dugnadsarbeid, etablere nye relasjoner med bedrifter som kan bidra til inntektsgivende arbeid for basketgruppa, samt vedlikeholde gamle. En viktig del av oppgaven er å være aktiv med å finne nye dugnader, ved facebookgrupper, telefon og epost. Dugnadsansvarlig sammen med kasserer bidrar til å holde et godt økonomisk grunnlag for gruppa. Materialansvarlig Maria N. Foshaug Materialansvarlig har hovedansvaret for gruppas utstyr. Dette gjelder drakter, vester, skuddklokkene, førstehjelpsutstyr, baller og diverse andre småting. Foretar også opptellinger, vedlikehold og bestillinger av nytt utstyr når det trengs. Materialopptelling gjøres ved internrevisjonene hvert kvartal, dette skal inn til kasserer. Webansvarlig/serketær Kristine Bertheussen Sekretæren har som oppgave å skriver referat på styremøtene. Sekretæren har også overordnet ansvar for mailinglistene (med hjelp fra lagkontaktene). I tillegg har webansvarlig ansvaret for å oppdatere websiden (org.ntnu.no/ntnuibasket) og Facebook-siden (NTNUI Basket). Disse bør oppdateres jevnlig med informasjon om tryouts, kamper (resultater), arrangementer o.l. til våre egne spillere og publikum. Arrangementansvarlig Heidi P. Svenkerud basketarrangement@ntnui.no Er en stilling som er til for å bedre gruppas sosiale samhold. Denne personen, sammen med en liten komité på 3-4 stk., arrangerer diverse interne turneringer, felles sammenkomster og fester for basketlagene. Målene de siste årene har vært å arrangere mist en mix-turnering etter tryouts i starten av sesongen og ca. tre fester per sesong. Resten av styret skal være behjelpelig både med planlegging og selve gjennomføringen av arrangementene.

19 Sak 10: Foreta følgende valg a. Basketstyret: Leder, nestleder, kasserer, fire styremedlemmer Forslagsstiller: Forslag til vedtak: Lagkontaktene og basketstyret Generalforsamlingen velger de innstilte til Basketstyret for kommende års virksomhet. Der det mangler forslag til innstilling ønskes det at det melder seg kandidater fra generalforsamlingen som det stemmes over. Leder: Karoline Skjelsvik Kittens Nestleder: Josefine Caroline Stokke Haugom Shakers Kasserer: Semyon Buldakov Priests Webansvarlig: Emil Orvik Kollstrøm Priests Materialansvarlig: Astri Bakke Bø Kittens Arrangementansvarlig: Pia Susann Hofstad Jensen Noobs Dugnadsansvarlig:

20 Sak 10: Foreta følgende valg b. Arrangementskomité med fire medlemmer Forslagsstiller: Forslag til vedtak: Lagkontaktene og basketstyret Generalforsamlingen velger de innstilte til arrangementskomitéen for kommende års virksomhet. Arrangementansvarlig /Leder arr.kom.: PiaSusann Hofstad Jensen Noobs Medlem: Heidi Pernille M. Svenkerud Chickens Medlem: Ina Osdal Saure Noobs Medlem: Ella Birgit Dundas Brandt Noobs Medlem: Thea Selmer Myhrvold Kittens

21 Sak 10: Foreta følgende valg c. Lagkontakter Forslagsstiller: Forslag til vedtak: Basketstyret Generalforsamlingen godkjenner de foreslåtte lagkontaktene. NTNUI Nerds NTNUI Geezez NTNUI Priests NTNUI Benchwarmers NTNUI Shakers NTNUI Chickens NTNUI Killer Kittens NTNUI Noobs Niklas Skåra Bohan Zhang Eirik Søreide Hansen Eirik H. Skjærseth Cathrine Kristoffersen Sannes JohnaKristine Bognæs Vilde Aamodt Kveim PiaKristina Heigrestad

22 Sak 10: Foreta følgende valg d. Trenerkontakt Forslagsstiller: Basketstyret Forslag til vedtak: Generalforsamlingen utpeker en ny trenerkontakt for kommende år. Trenerkontakt: Kristine Barstad Lindholm e. Dommerkontakt Forslagsstiller: Forslag til vedtak: Basketstyret Generalforsamlingen godkjenner basketstyrets foreslåtte dommerkontakt. Dommerkontakt: UyenDan Nguyen

23 Sak 11: Eventuelt a. NBBF Midt styrevalg Regionstinget 18. mars 2016 Styreleder 1 år Nestleder 1 år Styremedlem 1 år Styremedlem 1 år Styremedlem 2 år Styremedlem 2 år Styremedlem 2 år Varamedlem 1 år Varamedlem 2 år Revisor 1 år Revisor 2 år Valgkomite 1 år Valgkomite 2 år b. Betaling av dommere Dommerkvittering c. Resultattavla

24 Sak 12: Avslutning på Lyche