STYREMØTE MANDAG 22. JUNI

Transkript

1 STYREMØTE MANDAG 22. JUNI Sted: Fylkeshuset, Hamar Tid: Til stede Fra styret: Kåre Haugli, Ingrid Sløgedal, Arne Johan Austrheim og Bente Kvile Buflod Fra administrasjonen: Trond Eklund Johansen Forfall: Gunleik Groven og Silvia Breuss Grøndahl Saksliste FRA TIDLIGERE MØTE 04/09 30-ÅRSJUBILEUMSMARKERING /09 AU REFERAT- OG ORIENTERINGSSAKER /09 AU REGNSKAPSRAPPORT 1. TERTIAL /09 AU TILSETTING - KONSULENTSTILLING /09 AU TILDELING - STIPEND... 4 DETTE MØTET 15/09 REFERAT- OG ORIENTERINGSSAKER /09 REGNSKAPSRAPPORT 1. HALVÅR /09 REVIDERT BUDSJETT Hamar, Kåre Haugli(s.) nestleder Protokoll sendes til: Styremedlemmene Varamedlemmene Medlemsorganisasjonene Lokale musikkråd NMR sentralt og regionalt Musikkens studieforbund VOFO Hedmark VOFO Oppland Lokalrevisjon AS Kultur og kompetanse - Hedmark fylkeskommune Kultur og idrett Oppland fylkeskommune Trond Eklund Johansen daglig leder Utskrift av enkeltsaker sendes til: Side 1 av 7

2 Fra tidligere møte 04/09 30-årsjubileumsmarkering Hedmark og Oppland musikkråd fyller 30 år i år. Datofesting blir litt uklart, siden Oppland sangog musikkråd er stiftet , og Hedmark sang- og musikkråd den årsjubileet for Hedmark musikkråd ble markert med en konsert, senere merkedager er ikke blitt markert utad. Styret inviteres til en drøfting av innholdet i en evt markering på høstparten Her er et par forslag Lage en artistgalla, ala idrettsgallaen og engasjere tidligere stipendvinnere som artister Invitere til en mønstring som viser tverrsnittet av vår virksomhet Vurdering Siden den eksakte dagen (25.11.) allerede er disponert til personalsamling, og at vi ikke har store ressurser til å leie inn underholdningskrefter foreslås en mindre markering i forbindelse med avslutningen av høstens sangkurs. Sted: Aulaen, Hedmarksmuseet Inviteres: Tidligere styremedlemmer og daglige ledere. Medlemsorganisasjoner og samarbeidspartnere. Norsk musikkråd og Musikkens studieforbund. Presse. Program: Sangkurs (2) synger, tidligere kurs, tidligere stipendmottakere, innslag fra gjester/ansatte Bankett: Markering etterpå for inviterte på Hamarstua spiseri Markeringen legges til avslutningskonserten for høstens sangkurs Endelig program utvikles av AU C:\WSync\Datafiler HMR\Styret\2009\Protokoll 0622.doc Side 2 av 7

3 11/09 AU Referat- og orienteringssaker Innkomne saker fra: 1. Rigmor Tollan Søknad om tilskudd til arrangement Seterstevne 2009, 22.3 Avslag med veiledning til andre steder å søke 2. Musikkens studieforbund Studierammer 2009 både ordinære og særlige målgrupper, Grunnlag = gj.snitt antall timer i 2007 og 2008 (7-8% under behovet) Timesatsene økes til <95/kr time og <25 kr/time (u lærer) kr settes av til landsomfattende kurs (medlemsorg og musikkråd) 3. Musikkens studieforbund Overføringer til fylkesmusikkrådene, 27.3 Basistilskudd kr kr/fylke og timetilskudd på basis av studietimer 4. Sangløftet Tildeling av støtte til kurs i gregorianikk, kr 5. Musikkutstyrsordningen Tildeling av støtte til storbandkurs, kr Saker sendt til: 6. Oppland fylkeskommune Samarbeidsavtale, signert, Musikkutstyrsordningen Akseptskjema, kurstilskudd, Medlemsorganisasjoner m fl Invitasjon til rådsmøte (oppfølging av sak 7/09), Sangløftet Akseptskjema, prosjekttilskudd, Invitasjoner/innkallinger Hvem? 10. Hedmark fylkeskommune Møte om musikkarkiv, Elverum, Trond 11. Norsk kulturskoleråd, Hedm Årsmøte og konferanse, Hamar Trond 12. Jevnaker musikkråd Årsmøte og medlemsmøte, Jevnaker, Trond 13. Hedmark fylkeskommune Kulturplan for Hedmark, Hamar, Trond 14. Gran musikkråd Årsmøte og medlemsmøte, Brandbu, Trond 15. VOFO Hedmark Årsmøte, Elverum, Arne 16. Turneorganisasjonen Ungdommens kulturmønstring, Hamar, Trond 17. VOFO Oppland Årsmøte og foredrag, Lillehammer, Trond 18. VOFO sentralt Konferanse og årsmøte, Hurdal, Trond 19. NMR/MSF Musikkting/Rep.skapsmøte, Drammen, Ingrid/Trond Utfyllende informasjon 4 I. Sløgedal refererte fra kurset bra med folk på konsert, god opplevelse for deltakere og meget dyktig kursholder. 12 Godt frammøte, tett samarbeid med kommunen, som stiller med sekretær for rådet. 15 Godt frammøte. E. Rasmussen var med fra NMR sentralt. Kommunen orienterte v/kulturleder G. Øverlier. Rådet har formell plass ift tildeling av kommunale midler. Lokaler er et hett tema både ift øving og konsert. 15 Trond gjenvalgt som vara til styret 17 Trond foreslått til styreverv 19 Sakspapir ble delt ut hvis flere ønsker dem, ta kontakt. Kåre og Ingrid konfererer om sakene i forkant av møtet. Referatsakene tas til orientering C:\WSync\Datafiler HMR\Styret\2009\Protokoll 0622.doc Side 3 av 7

4 12/09 AU Regnskapsrapport 1. tertial 2009 Saksdokumenter 1. Driftsregnskap pr Resultatregnskap pr Så langt i år er regnskapsresultatet bedre enn året før. Det er imidlertid noen forhold som styret skal være oppmerksom på: 1. Periodisering av inntekter gjør at våren er bedre enn høsten, siden tilskudd fra MSF utbetales nå for hele året 2. Pensjonskostnader ligger høyere enn budsjettert pga etterslep etter lønnsoppgjøret i Reisekostnadene er vesentlig høyere enn tidligere, et resultat av økt lokal aktivitet og større område å dekke Styret godkjenner orienteringen, budsjettet for 2009 revideres i neste møte 13/09 AU Tilsetting - konsulentstilling Saksdokumenter 1. Søkerliste pr Søknadene (legges fram på styremøtet) Utlysningen stod i Hamar Arbeiderblad, Oppland Arbeiderblad og Gudbrandsdølen Dagningen torsdag etter påske, og i tillegg ble den lagt ut på nav.no og omtalt både i Hamar dagblad og på musikk.no. Telefonresponsen har vært stor, og spesielt etter omtalen i lokalavisa og på nettet. Vurdering Det har kommet inn 16 søknader ved fristens utløp. Vurderingskriteria utfra søknaden: utdanningens relevans til arbeidet relevant yrkesbakgrunn Vurderingskriteria sammenholdt med dagens bemanning: genremessig tilknytning til musikk alder AU foretar intervju og kommer med innstilling til neste styremøte Søker nr 2, 10 og 12 innkalles til intervju onsdag 20. mai Ny vurdering (e-postutveksling i AU), etter referansesjekking Søker nr 4. og nr 7. innkalles i tillegg til de tre som er innkalt. Utvidet referansesjekking gjorde at disse to søkerne med fordel kan kalles inn i tillegg, slik at utvalget er bedre. C:\WSync\Datafiler HMR\Styret\2009\Protokoll 0622.doc Side 4 av 7

5 14/09 AU Tildeling - stipend Saksdokumenter 1. Søkerliste pr Hedmark og Oppland musikkråd har siden 1991 delt ut stipend til unge talenter fra regionen. I budsjettet for 2009 er det satt av kr til dette. I 2008 delte rådet ut kr. Stipendet har vært kunngjort slik: 1) gjennom vår internettside 2) ved utsending til medlemsorganisasjoner, kulturskoler, videregående skoler og folkehøgskoler m/musikklinje og lokale musikkråd Søkerliste i mottatt rekkefølge: Navn/hjemsted/instr. Om søkeren 1. Christina Elnæs Raufoss sang Marte Skattebo Røn althorn 1990 MÅL : artist gått musikklinje, Gjøvik vgs Deltatt i div talentkonkurranser MÅL : musikkpedagogutdanning elev i kulturskole 7 år medlem i korps - 10år UKM-deltaker (+ turne i Valdres) Deltatt på brass band kurs (3 år) Formål Kurs i komplett sangteknikk Kjøp av sanganlegg til eget bruk Kostnad: ikke oppgitt Søker til nasjonalt brassbandkurs Kostnad: kr (+ reise) Vurdering Søker nr 1. oppgir kurs under planlagt utdanning, men spesifiserer kjøp av eget sanganlegg under hva hun søker stipend til. Det siste er noe på siden av statuttene. Søker nr 2. søker til et velrennomert kurs i regi av Norges musikkorps forbund. Her er NMFs egen beskrivelse av kurset: Hovudfokuset på kurset er samspel i korps på høgt nivå. I tillegg vert det gruppe- og ensemblespel. Det vert også høve til solospel med pianist, meisterklassar og kammerkonsertar. Et kurs med høyt musikalsk nivå - for dem som ønsker å delta på noe utenom det vanlige! Dirigent og musikalsk ansvarleg: Bjørn Sagstad I tillegg vil du møta eit stjernelag av instruktørar. Kurset vil enda opp med turne med fleire konsertar. Marte Skattebo tildeles kr i stipend for å delta på Nasjonalt brassband kurs august på Manger folkehøgskole. C:\WSync\Datafiler HMR\Styret\2009\Protokoll 0622.doc Side 5 av 7

6 15/09 Referat- og orienteringssaker Innkomne saker fra: 1. Hedmark fylkeskommune Tilskudd storbandkurs, ,- Til sammen ,- (inkl ,- fra 08) 2. Hamar musikkråd Referat styremøte, 7.5. Forslag til sak fra styret: Oppløsning av Hamar musikkråd? 3. Tone Østli Søknad stipend, 7.5. Mottatt etter AU-behandling 4. Per Ivar Tamnes Takker ja til stillingen, Søker kan starte fra uke 34 ( ) 5. NMR/Forhandlingsutvalget Informasjon om framdrift ny TONO-avtale, Saker sendt til: 6. Søkere konsulentstilling Melding om mottat søknad, Styret Notat sonderingsmøte, teater, Vedlegg 8. Søkere konsulentstilling Melding om innstilling, Per Ivar Tamnes Tilsettingbrev fagkonsulent, 25.5 Vedlegg 10. Søkere - stipend Melding om tildeling, Medlemsorganisasjoner Referat rådsmøte (28.5.) i Moelv, 10.6 Vedlegg Invitasjoner/innkallinger Hvem? 12. Kongsvinger kommune Møte om regionalt kulturhus, 25.5 Trond 13. VOFO Regionkonferanse, Hurdal Trond 14. NMF/MSF Representantskap/Musikkting, Drammen Ingrid/Trond 15. Hamar musikkråd Årsmøte, Hamar, Trond 16. Oppland fylkeskommune Musikerkonferanse, Gjøvik, Trond 17. NMR/Rom for lyd Kurs i romakustikk, sept? 09 Per Ivar/Trond 18. Interreg Sverige-Norge EU-messe, Karlstad, Ingen 19. Norsk musikkråd Landskonf for lokale musikkråd, Hurdal, Påmelding neste møte 20. Norsk musikkråd Personalsamling, Trondheim, Per Ivar/Trond Referatsakene tas til orientering med disse merknadene 4 - Per Ivar Tamnes tilsettes fra sluttdato for engasjementet justeres tilsvarende 7- Utredning av samarbeid med Oppland teaterråd er positivt, og støttes 11 - AU følger arbeidet med revisjon av tilskuddsordningene i Oppland C:\WSync\Datafiler HMR\Styret\2009\Protokoll 0622.doc Side 6 av 7

7 16/09 Regnskapsrapport 1. halvår Saksdokumenter 1. Resultatregnskap, Prosjektregnskap, storbandkurs, Regnskapsrapporten pr viser et overskudd så langt på kr Dette gir imidlertid ikke et korrekt bilde, og kan ikke ganges med 2 og gi årets overskudd. Dette kommer av at mange tilskudd for framtidige arrangement (som f eks storbandkurset) har kommet inn, og utgiftene kommer i forbindelse med gjennomføringen. Se derfor begge rapporter i sammenheng, så blir en del store poster i hovedregnskapet forklart. Disse postene kommenteres spesielt: 3110 Her er kulturhusprosjektet på Hamar i ferd med å bli ferdig = ca kr 3300 Inntekter av voksenopplæringsaktivitet bedre enn budsjett pga større aktivitet 3420 Utbetales pr halvår, og er i rute 3520 Denne posten er usikker pga nedleggingen av musikkverkstedordningen 5430 Ekstra kostnad pga tidligere lønnsjusteringer 6545 Større enn forutsatt pga PC-kjøp (gammel PC bla for liten for regnskapsprogrammet) Styret godkjenner orienteringen 17/09 Revidert budsjett 2009 Saksdokumenter 1. Forslag til revidert budsjett for 2009, På grunn av store endringer i inntektene, fikk styret i oppgave å revidere budsjettet når konkrete inntekter ble avklart. Nå er avtalen med Oppland fylkeskommune undertegnet, og dermed kan budsjettet konkretiseres. Budsjettet for 2009 godkjennes C:\WSync\Datafiler HMR\Styret\2009\Protokoll 0622.doc Side 7 av 7

8 HEDMARK OG OPPLAND Resultatregnskap 1 detaljert Regnskapsår 2009( ), F.o.m. periode 1 t.o.m. periode 13., Avdeling (Ingen), Budsjett Budsjett 2009, Valuta NOK, Kilde Hovedbok Periodeutvalg Periodeutvalg i fjor Budsjett denne periode Driftsresultat Driftskostnader Annen driftskostnad 7700 STYREMØTER 1 600, , , ÅRS-/LEDERMØTE 0, , , REGIONALE MØTER 0,00 0, , BANK OG KORTGEBYRER 50,00 97,50 100, ANDRE KOSTNADER 445, , ,00 Annen driftskostnad , , ,00 Driftskostnader , , ,00 Driftsresultat , , ,00 Finansinntekter og finanskostnader Finansinntekter Annen renteinntekt 8050 RENTEINNTEKTER 0, ,00 0,00 Annen renteinntekt 0, ,00 0,00 Annen finansinntekt 8060 Purregebyr, kunder -250,00-150,00 0,00 Annen finansinntekt -250,00-150,00 0,00 Finansinntekter -250, ,00 0,00 Finansinntekter og finanskostnader -250, ,00 0,00 Resultat før ekstraorinære inntekter og kostnader , , ,00 Resultat før skattekostnad , , ,00 Årsoverskudd / Underskudd , , , UDEKKET TAP 0, ,10 0,00 Annen egenkapital 0, ,10 0,00 Oppskrivninger og overføringer (Aksjeselskap) 0, ,10 0,00 Disponeringer 0, ,10 0,00 Skrevet av Trond Eklund Johansen :57:27. Side 2

9 HEDMARK OG OPPLAND Resultatregnskap 1 detaljert Regnskapsår 2009( ), F.o.m. periode 1 t.o.m. periode 13., Avdeling (Ingen), Budsjett Budsjett 2009, Valuta NOK, Kilde Hovedbok Periodeutvalg Periodeutvalg i fjor Budsjett denne periode Driftsresultat Driftsinntekter Salgsinntekter 3110 SALGSINNTEKTER - TJENESTER 0, , , KURSINNTEKTER , , , DRIFTSTILSKUDD, MSF , , , VO-TILSKUDD, egne tiltak , , , VO-TILSKUDD, fylkeskommunen , , , DRIFTSSTØTTE - paraplyorg , , , TILTAKSSTØTTE 0, ,00 0, PROSJEKTSTØTTE 0, ,00 0, VO-TILSKUDD KOMMUNER , , , REISEUTG - REFUNDERBARE 1 176,00 0,00 0, ADM.STØTTE - MVO/FRIFOND , , , ANDRE TILSKUDD - NMR , ,06 0,00 Salgsinntekter , , ,00 Annen driftsinntekt 3606 LYDFESTINGSUTSTYR 0, , , SPONSORINNTEKTER ,00 0,00 0, ANDRE INNTEKTER 0, , ,00 Annen driftsinntekt , , ,00 Driftsinntekter , , ,00 Driftskostnader Lønnskostnad 5010 FASTE LØNNINGER , , , LØNN, ikke innberetningspliktig < 2000 kr/år 0, , , LØNN, INSTRUKTØRER , , , PÅLØPTE FERIEPENGER , , , GRUPPELIV 0, ,24 0, MOTKONTO - 52** 0, ,24 0, GODTGJØRELSE STYRE/RÅD 0, , , ARBEIDSGIVERAVGIFT , , , ARB.GIV.AVG. PÅL. FERIEPENGER 2 925, ,92 0, GRUPPELIV/PENSJONSKOSTNADER , , ,00 Lønnskostnad , , ,00 Annen driftskostnad 6300 HUSLEIE , , , Fellesutgifter 7 700, , , LOKALLEIE 0, , , Kurskostnader 3 530, , , UTSTYR ,23 858, , VEDLIKEHOLDSAVTALER, kopi, regnskap mv 2 247, , , REPARASJONER OG VEDLIKEHOLD, UTSTYR 380,00 157, , REVISJONSHONORAR , , , HONORAR SELVSTENDIG NÆRINGSDRIVENDE , , , KONSERTUTGIFTER 450, , , KONTORREKVISITA 0,00 939, , AVISER, TIDSSKRIFTER, BØKER MV , , , KONTINGENTER 1 070, , , MØTER, KURS, OPPDATERING MV. 0, , , TELEFON 1 525, , , BILGODTGJØRELSE, oppgavepliktig 2 519, , , REISEKOSTNADER, IFLG..BILAG,ikke oppgavepliktig 955, , , DIETTKOSTNADER, oppgaveplikig 320,00 145, , ANNONSE- OG REKLAMEKOSTNADER , , , GAVER 600,00 0,00 500, TILSKUDD, PROSJEKTER 1 536, , , KOMMUNALT VO-TILSKUDD, til lag , , , STIPEND 0, , ,00 Skrevet av Trond Eklund Johansen :57:27. Side 1

10 Vedtatt i årsmøtet 2008 DRIFTSINNTEKTER REV 2009 MERKNAD/FORKLARING PÅ ENDRINGER Salgsinntekter 3110 SALGSINNTEKTER - TJENESTER Overslag ift salg av tjenester til ulike prosjekter (kulturhusprosjekter - Web for HSF - MSF studieplanutvalg) 3200 KURSINNTEKTER Inkl storbandsommerkurs (vi har hatt nedgang ift planlagt aktivitet på resten) 3300 DRIFTSTILSKUDD, MSF Er en kombinasjon av tidligere 3110 og Tidligere ble tilskuddet til Oppland lagt inn som salg (3110) 3350 VO-TILSKUDD, EGNE KURS Av dette er VO-tilskudd til sommerkurs (storband) 3410 VO-TILSKUDD, FYLKET NB Denne posten kan falle bort fra Ny lov + forskrift vil være avgjørende DRIFTSSTØTTE - FYLKET Hedmark ,- (indeksjusteres) Oppland (jfr avtale) VO-TILSKUDD KOMMUNER Pga aktivitetsøkning har denne posten økt litt i år! Går i sin helhet videre til lokale lag (se 7670) 3520 ADM.TILSKUDD - MVO/FRIFOND Her er det knyttet stor usikkerhet til vår rolle ift ny ordning - velger å la det stå inn til videre avklaring 3550 ANDRE TILSKUDD - NMR Tilskudd fra Sangløftet til Gregorianikk-kurs og seniorkorsatsing Sum salgsinntekter Annen driftsinntekt 3606 LYDFESTINGSUTSTYR ANDRE INNTEKTER Tilskudd til storbandsommerskole (kun det som er planlagt inn i år) Sum annen driftsinntekt SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER REV 2009 MERKNAD/FORKLARING PÅ ENDRINGER Lønnskostnad 5010 FASTE LØNNINGER mnd l.tr (konsulent aug-des) er lagt til 5050 LØNN U/OPPGAVEPLIKT < 2000 kr/år LØNN, INSTRUKTØRER Justert etter aktiviteten i 08/vår PÅLØPTE FERIEPENGER Kostnadene for nytilsatt er tatt med 5330 GODTGJØRELSE STYRE/RÅD ARBEIDSGIVERAVGIFT Følge av ekstra instruktører 5430 GRUPPELIV/PENSJONSKOSTNADER Kostnadene for nytilsatt er tatt med Sum lønnskostnad

11 Annen driftskostnad REV 2009 MERKNAD/FORKLARING 6300 HUSLEIE Ingen endring 6305 FELLESUTGIFTER Ingen endring 6310 LOKALLEIE - KURS Lagt til for leie av Solbakken fhs (losji/kost sommerkurs) 6320 KURSKOSTNADER Lagt til for noter/materiell sommerkurs 6545 UTSTYR Ny PC + kontormøbler i forbindelse med konsulentstilling 6550 VEDLIKEHOLDSAVTALER REP. OG VEDLIKEHOLD, UTSTYR REVISJONSHONORAR HONORAR SELVST. NÆRING Tatt høyde for instruktører sommerkurs 6730 KONSERTUTGIFTER Tatt med leie av Scene U - storbandkonsert og Aulaen (jubileumskonsert) 6800 KONTORREKVISITA Vi har rimelige vilkår her, og med litt påholdenhet skal dette kunne gå 6840 AVISER, TIDSSKRIFTER, BØKER MV Oppjustert - dekker Musikkfokus, Musikk i skolen og KultMag 6850 KONTINGENTER VOFO Hedmark/VOFO Oppland/Folkeakademiet/Musikk i Skolen 6860 MØTER, KURS, OPPDATERING MV Egenandel personalsamlig nov TELEFON Oppjustert - ny stilling 7100 BILGODTGJØRELSE Oppjustering pga erfaring fra ny stilling 7140 REISEKOSTNADER, IFLG.BILAG Oppjustering pga erfaring fra ny stilling 7150 DIETTKOSTNADER Bremses 7320 ANNONSE- OG REKLAMEKOSTNADER Annonsering av kurs og ledig stilling 7380 GAVER TILSKUDD, KURS Til samarbeidsprosjekter (Vestoppland fhs) 7670 KOMMUNALT VO-TILSKUDD, TIL LAG STIPEND STYREMØTER Møter her er rimeligere enn å leie lokaler 7710 ÅRS-/LEDERMØTE REGIONALE MØTER Deltakelse på landskonf i Hurdal (lok mr) 7770 BANK OG KORTGEBYRER ANDRE DRIFTSUTGIFTER Sum annen driftskostnad SUM DRIFTSKOSTNAD Driftsresultat