Innkalling. Felles Studieadministrativt Tjenestesenter FSAT. Møte i styret for Felles studieadministrativt tjenestesenter. Til:

Transkript

1 Felles Studieadministrativt Tjenestesenter FSAT FSAT Innkalling Møte i styret for Felles studieadministrativt tjenestesenter Til: Styremedlemmer Observatører Vertsorganisasjonen UiO Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) Christen Soleim, UiB (Leder) Gunnar Bendheim, NTNU Kjetil Solvik, NMH Marianne Øhrn Johannessen, UiA Anne Ringen Pedersen, Nord universitet Kristian Myhre, NSO Anne Kathrine Foss Haugen, FSAT Joar Nybo, KD Johannes Falk Paulsen Grete Christina Lingjærde Agnethe Sidselrud (referent) Tid: Onsdag 21. september 2016 kl. 10:00-15:00 Møtested: FSAT, Fridtjof Nansens vei 19, Oslo (se veibeskrivelse) FSAT Innkalling til møte i styret for FSAT Side 1

2 Agenda Kl Sak 1. Referat fra styremøte 15. juni 2016 Vedtaksssaker: Sak 2. Tertialrapport for FSAT 2. tertial Sak 3. Tiltak for operasjonalisering av strategi for FSAT Sak 4. Hovedprioriteringer og budsjett for 2017 Orienteringssaker: Sak 5. Orientering om gjennomføring av opptak 2016/2017 Sak 6. Status for fusjoner Sak 7. Plattform for mulig sammenslåing av FSAT og CRIStin Sak 8. Etatstyring 2016: Tilbakemeldinger til FSAT Sak 9. Seminar i KD om organisering av forvaltningsoppgaver i kunnskapssektoren 30. august Sak 10. Eventuelt Kl Lunsj Kl Seminar for oppstart av arbeidet med risikovurderingen av FSAT. Ekstern konsulent Trond Wincentsen fasiliterer dette. Vi planlegger å starte med en SWOT-analyse. FSAT Innkalling til møte i styret for FSAT Side 2

3 Dokumenter til FSAT-styremøte Sak 1 Referat fra styremøte 15. juni 2016 FSAT Sak 2 Sak 3 Sak 4 Sak 5 Sak 6 Sak 7 Sak 8 Sak 9 Vedtakssaker Tertialrapport 2. tertial Saksfremlegg med forslag til vedtak Tertialrapport 2. tertial Strategi for FSAT tiltak for operasjonalisering Saksfremlegg med forslag til vedtak Tiltaksplan Arbeidsoppgaver og budsjett for 2017 Saksfremlegg med forslag til vedtak Arbeidsoppgaver og utkast til budsjett Orienteringssaker Opptak 2016 Saksfremlegg Notat Status for arbeid med fusjoner Saksfremlegg Notat Plattform for mulig fusjon mellom FSAT og CRIStin Saksfremlegg Utredning oversendt KD Etatstyring 2016: Tilbakemeldinger til FSAT Saksfremlegg Brev fra KD av Følgebrev Brev fra KD av Vedlegg Seminar i KD 30.august Saksfremlegg Vedlegg - Program for seminaret Vedlegg Faktaark FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT Hilsen Christen Soleim Leder for FSAT-styret Grete Christina Lingjærde Direktør for FSAT FSAT Innkalling til møte i styret for FSAT Side 3

4 <Tom side>

5 Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT Referat Møte i styret for FSAT 15. juni 2016 Til stede: Styremedlemmer: Christen Soleim, UiB Heidi Adolfsen, UiT Marianne Øhrn Johannessen, UiA Kjetil Solvik, NMH Gunnar Bendheim, NTNU Kristian Myhre, NSO Richard Borge, FSAT Observatør: Lars Arne Aasen, KD Vertsorganisasjonen: Johannes Falk Paulsen, UiO Felles studieadministrativ tjenestesenter FSAT: Grete Christina Lingjærde Anne Kathrine Foss Haugen Agnethe Sidselrud (referent) Forfall: Møteleder: Referent: Joar Nybo, KD Christen Soleim, UiB Agnethe Sidselrud Dato: Sist endret:

6 Dagsorden Sak 1. Referat fra styremøte 3. mars 2016 Sak 2. Orienteringer a) Møte 7. april mellom FSAT og KD om Gjedrem-utvalgets rapport b) Seminar om effektivisering og omstilling i kunnskapssektoren 19. april c) FS-Kontaktforum i København april d) Fellesseminar for FSAT i Gdansk april e) Studiedirektørmøte i Kristiansand april f) Møte 11. mai mellom FSAT og KD om status for opptak 2016 g) Møte 11. mai mellom KD, FSAT, HOD og CRIStin h) Møte 12. mai i Studieadministrativt utvalg i UHR i) Møte 24. mai i arbeidsgruppe for IKT-strategi og helhetlige løsninger Vedtakssaker: Sak 3. Tertialrapport 1. tertial Sak 4. Strategi for FSAT tiltak for operasjonalisering Sak 5. Evaluering av styrets arbeid for perioden høst 2015 vår 2016 Sak 6. Evaluering av direktør ift resultatmål for perioden høst 2015 vår 2016 Sak 7. Resultatmål for direktør for perioden høst 2016 vår 2017 Sak 8. Risikoanalyse av FSAT plan for gjennomføring Drøftingssaker Sak 9. Hovedprioriteringer og arbeidsoppgaver 2017 Sak 10. Risikovurdering for opptak 2016 Orienteringssaker Sak 11. Oppfølging av Gjedrem-utvalgets rapport v/arne Lunde Sak 12. Plattform for mulig fusjon mellom FSAT og CRIStin videre prosess Sak 13. Status for fusjoner Sak 14. Årsrapport for drift 2015 Sak 15. Årsrapport for Felles klagenemnd 2015 Sak 16. Eventuelt FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 2

7 Det var ingen saker til Eventuelt: Dagsorden ble godkjent. 1. Referat fra møte i styret for FSAT 3. mars 2016 Det var ingen merknader til referatet. Referatet ble godkjent. 2. Orienteringer a. Møte 7. april mellom FSAT og KD om Gjedrem-utvalgets rapport Styreleder orienterte. Det ble avholdt et møte mellom styret for FSAT, ledergruppen i FSAT og Kunnskapsdepartementet v/trond Fevolden og Arne Lunde den 7. april. Tema for møtet var oppfølging av Gjedrem-utvalgets rapport og videre prosess. På møtet ble hovedpunkter i innholdet i FSATs høringsuttalelse presentert, bl.a. ønsket om samorganisering av FSAT med CRIStin. b. Seminar om effektivisering og omstilling i kunnskapssektoren 19. april Styreleder orienterte. Kunnskapsdepartementet inviterte styreledere og daglig ledere/direktører i alle foretak og selskaper som er underlagt KD til et seminar med tema omstilling, effektivisering og fusjoner. Fra FSAT deltok Christen Soleim og Rigmor Bjørkli. På seminaret ble analysen til Produktivitetskommisjonen presentert. Produktiviteten i offentlig sektor har gått ned, samtidig som digitaliseringstakten avtar. NTNU v/styreleder presenterte sine erfaringer fra fusjonsprosessen. I gruppesamtalene ble det understreket av både Uninett og FSAT at begge virksomhetene har som formål å sikre effektivisering og bidra til gevinstrealisering ved hjelp av fellesløsningene for sektoren. Innleggene på seminaret og gruppearbeidet ga en innføring i god ledelse i fusjonsprosesser og viste viktigheten av å få forståelse for hvorfor endring er nødvendig. c. FS-Kontaktforum i København april Direktøren orienterte. Vårens kontaktforum ble avholdt i København april. På seminaret deltok ca. 70 FS-kontaktpersoner og ansatte i FSAT. Følgende innlegg ble holdt: - Det danske ministeriet om deres studentsystemer og situasjon i dansk UHsektor. - Uninett om dataporten - Kripos om rutiner for håndtering av trusselutsatte studenter - FS-institusjonene med erfaringer fra fusjonsarbeid - Presentasjon av STAR-løsningen - Nytt fra FS. d. Fellesseminar for FSAT i Gdansk april Direktøren orienterte. FSAT arrangerte et todagers seminar for FSAT og CRIStin i Gdansk april. På programmet sto presentasjon fra Universitetet i Warszawa om det største studentsystemet for UH-sektoren i Polen, samt presentasjon fra FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 3

8 myndighetene for forvaltning av den offisielle UH-statistikken for Polen. Dag to ble brukt til felles arbeid med strategiplanen og tiltakene for operasjonalisering. e. Studiedirektørmøte i Kristiansand april Styreleder orienterte. Styreleder og direktøren deltok på studiedirektørmøtet i Kristiansand april. På seminaret ble det presentert arbeidsoppgaver for FSAT for Studiedirektørene ga følgende innspill til arbeidsoppgavene: - Ønske om mer fokus på forvaltningskompetanse i opptaket og forvaltning av opptaksforskriften. - Ønske om at EVU-weben prioriteres. Ønske om dokumentopplastning i EVUweb. - Utvidelse av EPN til å være et verktøy for planlegging av studieprogram. Ønske om bl.a. lenking til pensum i BIBSYS. - Få bedre løsninger for administrasjon av mobilitet. - Utvidelse av studentbevisappen. - Forenkling av rapportering til DBH. - Digitale løsninger for administrasjon av klage - Integrasjon knyttet til digital eksamen - Løsninger i FS for problemstillinger relatert til fusjoner og campus-administrasjon Utkastet til Arbeidsoppgaver 2017 er justert i tråd med innspill fra studiedirektørene. f. Møte 11. mai mellom FSAT og KD om status for opptak 2016 Styreleder orienterte. Kunnskapsdepartementet har kalt inn styreleder og direktøren i FSAT til et møte for å få status for opptak Opptaket i år påvirkes av endringer på flere felt: FSATs løsning for søkerportal er i år omskrevet til ny teknisk plattform, med produksjonssetting tett opp til 1. februar, dvs den faste datoen for åpning av portalen for søkere. KD har innført høyere matematikkrav og mulighet for søkere å kvalifisere seg gjennom en forprøve. FSAT har fått ansvar for å utvikle og forvalte løsning for å håndtere påmelding til forkurset i matematikk. Saksbehandlerkapasiteten i opptaket ble vurdert da en del nøkkelpersoner i Samordna opptak har sluttet. KD har behov for mer statistikk for å kunne bistå politisk ledelse og henvendelser fra media. Det ble laget en risikovurdering av opptaket Risikovurderingen ble oversendt departementet (se sak 10). g. Møte 11. mai mellom KD, FSAT, HOD og CRIStin Styreleder orienterte. På møtet 11. mai deltok styreleder for CRIStin, daglig leder for CRIStin, styreleder for FSAT, direktør for FSAT, representanter fra Kunnskapsdepartementet og fra Helse- og omsorgsdepartementet. Tema for møtet var muligheter for sammenslåing av FSAT og CRIStin. Prosessen følges opp av Kunnskapsdepartementet som bestiller en utredning av muligheter og konsekvenser av eventuell sammenslåing av FSAT og CRIStin fra (se sak 11). h. Møte 12. mai i Studieadminstrativt utvalg i UHR Styreleder orienterte. FS og FSATs prioriteringer er tema på hvert møte i Studieadministrativt utvalg i UHR. Det ble gitt status for arbeid med hovedprioriteringer i I tillegg ble innspillene fra Studiedirektørsamlingen presentert for utvalget. Utvalget ga innspill til prioriteringene. Referat fra møtet i utvalget sendes til styret for FSAT når det foreligger. FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 4

9 i. Møte 24. mai i arbeidsgruppe for IKT-strategi og helhetlige løsninger Direktøren og Johannes Falk Paulsen orienterte. Arbeidsgruppen leverer første delrapport 1. juli for å rekke å gi innspill til utdanningsmeldingen. Sluttrapporten leveres i desember Utvalget ser FS som et studieadministrativt system som skal støtte institusjonene. Utvalget diskuterer løsninger knyttet til sentrale organer som leverer fellesløsninger vs løsninger som utvikles i nærhet til læringsmiljøet. 3. Tertialrapport for 1. tertial Direktøren innledet. Rapporten gir status for de vedtatte hovedprioriteringene: 1. Starte arbeidet med implementeringen av ny strategi 2. Bidra i institusjonenes fusjonsarbeid 3. Implementere en driftsmodell for alle institusjonene 4. Gjennomføre en risikovurdering for virksomheten 5. Starte arbeidet med samordning av masteropptaket og det internasjonale opptaket 6. Ta i bruk ny nettsøknad for opptak til studieåret 2016/ Gjennomføre opptaket til studieåret 2016/ Forvalte og videreutvikle FS med applikasjoner, GAUS og RUST iht plan 9. Ferdigstille Vitnemålsbanken 10. Følge opp rådene fra rådgivende gruppe for STAR 11. Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehus-prosjektet iht avtale 12. Starte arbeidet med omskriving av NVB 13. Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk Rapporten synliggjør status med trafikklys-farger. Arbeid på alle felt går etter planen. Styret ga følgende innspill til rapporten - Styret er fornøyd med status for arbeidet med hovedprioriteringene. Fargekodene gir en god oversikt over overordnet status. - Styret ønsker at innledningen utvides med et avsnitt som beskriver eventuelle avvik på et overordnet nivå. - Kommentarer til regnskapet ønskes flyttet helt frem i dokumentet. Det er ønske om kommentar rundt prognosen for året. - Det forventes at mindreforbruket reduseres og at prognosen endres ved neste tertialavslutning. - Styret ønsker at FSAT vurderer å sette inn ekstra ressurser for å fremskynde prioriterte aktiviteter. Vedtak: Styret vedtar den fremlagte rapporten med de innspill som fremkom på møtet: Styret ønsker oppsummerende kommentarer i innledningen til tertialrapporten. Styret ønsker forbedring av periodisering i regnskapet og forventer at mindreforbruket reduseres i neste tertial. Prioriteringer og budsjettdisponeringer for 2016 opprettholdes. 4. Strategi for FSAT tiltak for operasjonalisering Styreleder innledet. Styret for FSAT har vedtatt Strategi for FSAT på møtet Implementering av Strategi for FSAT er et av hovedmålene for På møtet ble det lagt frem forslag til operasjonalisering av strategien i form av aksjonspunkter tilordnet hvert strategisk mål. Styret for FSAT ba om ytterligere konkretisering av FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 5

10 aksjonspunktene. FSAT har hatt en bred prosess for arbeidet med konkretisering av aksjonspunktene. Det ble utarbeidet en liste med konkrete tiltak tilordnet aksjonspunktene. Listen angir konkret hva som skal gjøres og når oppgaven skal utføres. Årsplanarbeidet skal ha kontinuerlig fokus på de strategiske målene, og arbeidsoppgavene fremover skal ha tydelig kobling til aksjonspunktene og tiltakene. Styret ga følgende innspill til listen med tiltakene: - Styret ba om at man hever blikket og supplerer med strategiske tiltak utover FSATs indre liv. - Punktet om innovasjon må få flere konkrete tiltak for å fremme en innovasjonskultur i organisasjonen. Styremedlem Marianne Øhrn Johannessen supplerer med tiltak på dette punktet. - Brukerundersøkelser vil være viktige for å øke FSATS prosesskompetanse. Det skal være relevante brukerundersøkelser som oppfølging av strategien. Dette vil også tydeliggjøre FSATs rolle i sektoren. - Det skal utarbeides konkrete tiltak i forhold til leveranser av statistikk via datavarehuset. - Digital eksamen har høyt fokus i sektoren og det bør være flere tiltak til neste fase av digital eksamen. - Punktet om standardiserte kurs bør utvides med en kurspakke som avlaster institusjonene i å kurse ansatte. - Tiltakene som refererer til organisasjonsutvikling og til lederutvikling bør konkretiseres ytterligere. Styret inviteres også til å sende konkrete tekstlige innspill på e-post til direktøren. Innspillene innarbeides i dokumentet og endelig versjon sendes til styret for en siste kommentarrunde på e-post før behandling på neste styremøte. Vedtak: Styret for FSAT ber om at innspill gitt på møte innarbeides i dokumentet. Dokumentet legges frem for endelig beslutning på neste styremøte. 5. Evaluering av styrets arbeid for perioden høst 2015 vår 2016 Styreleder innledet. Styrets evaluering av eget arbeid er en fast årlig vedtakssak. Styret inviteres til diskusjon rundt arbeidsform, formalia, styrets integritet, forhold til direktøren og organisasjonen, arbeid med sine hovedoppgaver. Styret diskuterte saken og følgende momenter fremkom: - Styret er godt orientert om status for gjennomføring av oppgaver ved FSAT. - Det er ønskelig at det avholdes tre styremøter per semester. Dersom det holdes to møter i stedet for tre, ønsker styret å informeres om eventuelle avvik ved hjelp av et nyhetsbrev. - Styret vurderer det slik at møtene er godt ledet med deltakelse, engasjement og med gode og åpne diskusjoner blant styremedlemmene. FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 6

11 - Styret bør bli tydeligere i bestillingene for å sikre at sakene behandles på riktig nivå og på riktig tidspunkt. - Det er ønskelig at sakene i fremtiden deles i to kategorier: v-saker og o-saker. Lange rapporter bør som hovedregel ikke legges inn i samlefilen, men lenkes opp. Vedtak: Styret vedtar evalueringen av sitt arbeid i perioden høst 2015 vår 2016 og ber direktøren legge opp praksis rundt gjennomføring av styremøtene i samsvar med momentene som er trukket frem under evalueringen. 6. Evaluering av direktøren ift resultatmål for perioden høst 2015 vår 2016 U.off. jfr. offl Resultatmål for direktøren for perioden høst 2106 vår 2017 Styreleder innledet. Styret for FSAT fastsetter resultatmål for stillingen som direktør for FSAT for en periode av 12 måneder. Resultatmålene danner grunnlaget for direktørens arbeid og prioriteringer. Resultatmålene vil også være utgangspunktet for den årlige evalueringen av FSATs direktør. Styret drøftet saken og følgende momenter fremkom: - Årsplanrealiseringen skal prioriteres høyere opp på listen. - Det bør være et tydeligere fokus på måloppnåelse knyttet til arbeidet med digitalisering og integrasjoner. - Punktet om sammenslåingen med CRIStin flyttes lenger ned på listen. - I forbindelse med saksfremleggene ønskes en oppsummering og mer analytisk, strategisk innledning med relevans for styret - Synlighet i sektoren, dialog med institusjonsledelse, brukermedvirkning, styrking av FSATs prosesskompetanse og bidrag til kompetanseheving i sektoren bør inkluderes i resultatmålene. - Styrking av FSATs arbeid med strategiske økonomiske analyser er viktig. Dette vil gi mer overordnet diskusjon knyttet til FSATs prioriteringer. Det vil også kunne bidra til en synliggjøring av hvordan FSAT s virksomhet bidrar til gevinstrealisering for institusjonene i sektoren. Vedtak: Styret for FSAT vedtar de fremlagte resultatmålene for FSATs direktør for perioden høst 2016 vår 2017 med de innspill som fremkom på møtet. Endelig versjon av dokumentet med resultatmål legges ved referatet. 8. Risikoanalyse for FSAT plan for gjennomføring Direktøren innledet. Styret for FSAT har vedtatt risikovurdering av FSAT som en av hovedprioriteringene i Årsplan for FSAT for Etter at FSAT har vært ett år i drift som én organisasjon, legges det frem forslag til temaer for risikovurderingen og en tidsplan for gjennomføringen. FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 7

12 Vedtak: Styret vedtar det fremlagte forslaget til gjennomføringsplan. 9. Hovedprioriteringer og arbeidsoppgaver for 2017 Styreleder innledet. Det legges frem forslag til arbeidsoppgaver for Styret inviteres med dette til drøfting. Hovedprioriteringene for 2017 og budsjettet for 2017 vedtas på styremøtet i oktober. Styret drøftet utkastet og følgende momenter fremkom: - I plandokumentene må det skilles mellom løpende drift og utvikling. Det må framgå tydelig hvilke ressurser som er bundet opp i drift og igangsatte prosjekter. Utviklingsprosjekter må angis med startpunkt og sluttidspunkt og avhengigheter bør tas med. Dette vil synliggjøre handlingsrommet for styret slik at styret kan prioritere oppgavene. - Gevinstrealisering Det bør synliggjøres hvilke prosjekter som gir mest avkastning for institusjonene da dette vil være viktig i forbindelse med prioriteringen. - Styret ønsker at digital eksamen fase 2 og løsninger for begrunnelse og klage til eksamen gis høyere prioritet Endelig forslag til prioriteringer legges frem for styret i neste møte. 10. Risikovurdering for opptak 2016 Kunnskapsdepartementet har bedt FSAT om å rapportere status for gjennomføring av opptak for 2016/2017. FSAT har i den forbindelse gjennomført en risikoanalyse for gjennomføring av opptak Risikoanalysen ble lagt frem for styret for drøfting. 11. Oppfølging av Gjedrem-utvalgets rapport v/arne Lunde Styreleder innledet. Kunnskapsdepartementet satte i april 2015 ned en gruppe for å vurdere organiseringen av forvaltingsoppgavene til Kunnskapsdepartementet og underliggende organer. Gruppen avleverte Rapporten Kunnskapssektoren sett utenfra 6. januar Kunnskapsdepartementet har sendt rapporten ut på høring med frist 11. april. Styret for FSAT vedtok FSATs høringssvar på styremøtet 3. mars Arne Lunde fra Kunnskapsdepartementet orienterte om videre prosess i forbindelse med oppfølging av rapporten. Departementet registrerer stort behov i sektoren for å vite hva skjer i prosessen. Departementet har opprettet et prosjekt («Organseringsprosjektet») for oppfølging av arbeidet med struktur i UH-sektoren. Prosjektet tar utgangspunktet i følgende rapporter og utredninger: - Strukturmeldingen FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 8

13 - Produktivitetskommisjonenes rapporter: - Stortingsmeldingen Digital agenda og Digitaliseringsrundskrivene - Gjedrem-Fagernes-rapporten Prosjektet inviterer styreledere og direktører/daglige ledere til et seminar i slutten av august for orientering om videre prosess. Styret tok saken til orientering. 12. Plattform for mulig fusjon mellom FSAT og CRIStin videre prosess Kunnskapsdepartementet har bedt FSAT og CRIStin om å vurdere hvordan de mest sentrale utfordringene ved en eventuell sammenslåing av FSAT og CRIStin kan løses, herunder hvordan helseforetakene og helsesektoren vil bli ivaretatt både på styrings- og driftssiden i forslag til en eventuell sammenslåing av de to institusjonene. Kunnskapsdepartementet legger til grunn at et mulig tidspunkt for en eventuell sammenslåing, kan være 1. januar 2017, og ber om at dette tas i betraktning i vurderingen. Departementet legger til grunn at en eventuell sammenslåing ikke er til hinder for at også andre virksomheter kan bli slått sammen med en slik organisasjon senere. Styret har drøftet et forslag til et svarbrev til Kunnskapsdepartementet. Brevet er utarbeidet i samarbeid med styret for CRIStin. Merknader fra FSAT styre innarbeides i forslag til svarbrev før det sendes til CRIStin styret for behandling. Brevet behandles på styremøte i CRIStin-styret 17. juni. 13. Status for fusjoner Det forelå et notat med status for arbeid med fusjoner i UH-sektor. Arbeidet går etter planen. Styret tok saken til orientering. 14. Årsrapport for drift var det første ordinære driftsåret for FSAT etter at driftsavtalen ble inngått mellom FSAT og USIT. Årsrapport for 2015 var lagt frem for styret til orientering. Styret tok saken til orientering. 15. Årsrapport for Felles klagenemnd 2015 Årsrapport for arbeidet i Felles klagenemnd i 2015 ble lagt frem for styret til orientering. Styret tok saken til orientering. FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 9

14 Styret ønsker for fremtiden at lange rapporter oppsummeres kort i saksfremlegget med en oversikt over momenter som styret bør være kjent med. 16. Eventuelt Ingen saker. FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 10

15 Felles Studieadministrativt Tjenestesenter - FSAT FSAT AS Til styret Sak 2 Tertialrapport for 2. tertial for FSAT Det legges frem tertialrapport for 2. tertial 2016 for FSAT. Rapporten består av: Virksomhetsrapport per 2. tertial med hovedvekt på status for de vedtatte hovedprioriteringene for FSAT Regnskapet per 30. august 2016 for FSAT Oppsummerende kommentarer: Rapporten for 2. tertial viser fremdrift på alle prioriterte områdene og at arbeidet går etter planen. Gjennomføring av opptaket 2016 var den sentrale aktiviteten i 2. tertial. Hovedopptaket ble gjennomført etter planen og i henhold til fastsatte frister. Regnskapsresultat for 2. tertial viser en tilfredsstillende prognose for resultat for årsavslutning. I tråd med styrets kommenterer i 1. tertial, har det blitt jobbet med å redusere mindreorbruket. Forslag til vedtak: Styret vedtar den fremlagte rapporten med de innspill som fremkom på møtet. Prioriteringer og budsjettdisponeringer for 2016 opprettholdes. Vedlegg: Tertialrapport for 2. tertial for FSAT FSAT

16 <sideskift>

17 Tertialrapport for FSAT Andre tertial

18

19 I. Generelt Dette er tertialrapport for FSAT for andre tertial Punktene i rapporten refererer til plandelen (side 30-38) av dokumentet «Årsrapport : Årsrapport 2015, mål og planer for 2016.» Overordnet vurdering: Rapporten for 2. tertial viser fremdrift på alle prioriterte områdene og at arbeidet går etter planen. Gjennomføring av opptaket 2016 var den sentrale aktiviteten i 2. tertial. Hovedopptaket ble gjennomført etter planen og i henhold til fastsatte frister. Regnskapsresultat for 2. tertial viser en tilfredsstillende prognose for resultat for årsavslutning. I tråd med styrets kommenterer i 1. tertial, har det blitt jobbet med å redusere mindreforbruket. FSAT Tertialrapport 2. tertial 2016 FSAT 1

20 Regnskap pr FSAT regnskap per artsrapport August 2016 Inntekt - kostnad Artsrapport styringskart Regnskap Budsjett Avvik (budsjett - regnskap) Årsbud Prognose Overført fra i fjor Overført fra i fjor Overført fra i fjor Total Inntekter Inntekt fra bevilgninger Salgs- og leieinntekter Eksterne inntekter og bidrag Inntekter Total Personalkostnader Fast lønn Overtid Timelønn og honorarer Feriepenger, AGA og pensjon Offentlige refusjoner Andre personalkostnader Personalkostnader Total Investeringer Investeringer Investeringer Total Driftskostnader Kjøp av tjenester Andre driftskostnader Kurs, konferanser og reiser Driftskostnader Total Nettobidrag fra eksternfinansierte prosjekter Overhead 0 0 Egenandel 0 0 Frikjøp Nettobidrag fra eksternfinansierte prosjekter Total Grand Total Kommentar til regnskapet for 2. tertial: FSAT Tertialrapport 2. tertial 2016 FSAT 2

21 Den økonomiske situasjonen for FSAT er preget av mer forutsigbarhet og stabilitet i 2016 enn i 2015, og vurderes som tilfredsstillende. Resultatet for inntekter og personalkostnader ligger på samme nivå som ved 2. tertialavslutning i Resultatet for 2. tertial mangler noen eksterne inntekter for 2. tertial (bl.a. CRIStin-utvikling og husleie). Resultatet viser større tall for investeringer. Dette resultatet skyldes flyttekostnader, fordi FSAT har arbeidet med innredning av nye lokaler, innkjøp av ny fløy i Fr. Nansens vei 19, samt innredning av den nye fløyen. Resultater viser større utgifter på Driftskostnader sammenlignet med resultat for august 2015 (29 mill. i 2016 versus 20 mill. i 2015). Økningen i forbruket på 9 mill. i2016 i forhold til august 2015 tilsvarer økningen i det budsjetterte beløpet for driftskostnader i 2016 (41 mill. i 2016 versus 31 mill. i 2015). Prognosen på for årsavslutning forventes å reduseres med ca. 4 mill. i løpet av 3. tertial på grunn av investeringen i innkjøp av verktøyet Tableau på ca. 2 mill, samt økte lønnskostnader i løpet av 2016 på ca. 2 mill. FSAT Tertialrapport 2. tertial 2016 FSAT 3

22 Aktiviteter Styret for FSAT har valgt følgende hovedprioriteringer for 2016: 1. Starte arbeidet med implementeringen av ny strategi 2. Bidra i fusjonsarbeidet 3. Implementere en driftsmodell for alle institusjonene 4. Gjennomføre en risikovurdering for virksomheten 5. Starte arbeidet med samordning av masteropptaket og det internasjonale opptaket 6. Ta i bruk ny nettsøknad til opptaket til studieåret 2016/ Gjennomføre opptaket til studieåret 2016/ Gjennomføre løpende kompetansevurdering av utenlandsk utdanning 8. Forvalte og videreutvikle FS med applikasjoner, GAUS og RUST iht plan 8.1. Produksjonssette saksflytsystem for FS 8.2. Ferdigstille utrulling av ny Studentweb, ny Søknadsweb og Semesterkvitteringsapplikasjonen 8.3. Digitalisere arbeidsprosesser knyttet til eksamen: sensur, begrunnelse, klage og tilrettelegging 9. Ferdigstille Vitnemålsbanken 10. Følge opp rådene fra rådgivende gruppe for STAR 11. Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehus-prosjektet iht avtale 12. Starte arbeidet med omskriving av NVB 13. Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk I det følgende kommenteres og vurderes status for hovedprioriteringer for FSAT for Starte arbeidet med implementeringen av ny strategi Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. Styret for FSAT har vedtatt Strategi for FSAT 17. desember Den nye strategiske planen for FSAT trekker frem behovet for å videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører, initiere standardisering og digitalisering av prosesser, og drive frem innovative løsninger og nyskapning. I tillegg har strategien satt mål om å videreutvikle FSAT som profesjonell leverandør av brukertilpassede tjenester av høy kvalitet, samt bygge opp et robust og ledende fagmiljø. Det ble i andre tertial av 2016 utarbeidet et tiltaksplan for operasjonalisering av strategien, i form av aksjonspunkter og konkrete tiltak tilordnet hvert strategisk mål. Tiltaksplanen angir konkret hva som skal gjøres og når oppgaven skal utføres. Årsplanarbeidet for neste periode skal ha kontinuerlig fokus på de strategiske målene, og arbeidsoppgavene fremover skal ha tydelig kobling til aksjonspunktene og tiltakene. Tiltaksplanen ble lagt frem og behandlet i FSATs styre 3. mars og 15. juni Endelig versjon vedtas 15. september FSAT Tertialrapport 2. tertial 2016 FSAT 4

23 2. Bidra i fusjonsarbeidet Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. Kunnskapsdepartementet vedtok ny struktur i UH-sektor, og flere universiteter og høyskoler gjennomfører omfattende fusjonsprosjekter i perioden FSAT bisto 17 institusjoner i fusjonsarbeidet (til sammen 6 fusjonsprosjekter). Det er inngått avtale med institusjonene om bistand med til sammen 1 årsverk. I andre tertial startet arbeidet med fusjonene hvor FS-basene fusjoneres i februar/mars Det gjelder - Universitetet i Bergen og Kunst- og designhøgskolen i Bergen - Høgskolen i Sørøst-Norge - Høgskolen på Vestlandet (Høgskolen Stord/Haugesund, Høgskolen i Bergen og Høgskolen i Sogn og fjordane) - VID Vitenskapelige Høgskole og Høyskolen Diakonova FSAT arrangerte et seminar i Bergen i juni for alle fusjonsdeltakerne. Det var delvis plenumspresentasjoner og delvis egne spor for IT-medarbeidere og egne spor for FS-medarbeidere. I andre tertial er det fokus på rydding i data før prøvefusjon 1. Alle institusjonene har mottatt filer det skal ryddes i og arbeidet følges opp. Prøvefusjon 1 blir i oktober/november og FSAT forbereder dette i andre tertial. 3. Implementere én driftsmodell for alle institusjonene Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. Et av de vedtatte hovedmålene for 2016 er å implementere én enhetlig driftsmodell for alle FS-institusjonene. Pr 2015 var det 3 institusjoner som ikke driftes av FSAT: UiB, NHH og UiO. I andre tertial ble drift av FS for UiB ble flyttet til USIT helgen juni. Flyttingen var godt forberedt og testet grundig på forhånd. UiB gjorde en veldig god jobb med testing av FS og tilhørende integrasjoner i flyttehelgen. Til sammen resulterte dette i så godt som ingen supporthenvendelser etter flyttingen. Det er bestemt at drift av FS for NHH skal foretas helgen oktober. Testflytting skal gjøres i slutten av andre tertial. Etter 9. oktober vil det kun være UiO som drifter på egenhånd. FSAT Tertialrapport 2. tertial 2016 FSAT 5

24 4. Gjennomføre en risikovurdering for virksomheten Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. FSAT ble opprettet med mål om å bidra til effektivisering og standardisering av studieadministrative prosesser. For å sikre måloppnåelse og gevinstrealisering ved sammenslåing av de tre miljøene FS, SO og SUN, gjennomfører FSAT en risikovurdering for virksomheten. Risikovurderingen skal deretter følges opp på halvårs basis. Det ble i andre tertial laget en fremdriftsplan for en samlet risikovurdering av FSAT samt forslag til temaer som risikovurderingen bør inneholde. Planen ble behandlet og vedtatt på styremøte 15. juni. Arbeidet med gjennomføringen fortsetter i 3. tertial. 5. Starte arbeidet med samordning av masteropptaket og det internasjonale opptaket Status for fremdrift i henhold til plan: (gult) Kommentar: Arbeidet går etter planen. UHR nedsatte en arbeidsgruppe for utredning av alternative modeller for samordning av masteropptak med det overordnede målet å effektivisere og standardisere masteropptaket for UH-sektor. Styret for FSAT ønsker at det samordnete masteropptaket forvaltes og utvikles av FSAT, og satte derfor i gang en utredning av økonomiske konsekvenser forut for oppstart av et samordningsprosjekt. Arbeid med å spesifisere hva som må utvikles og hva det krever av ressurser for å kunne kjøre et samordnet masteropptak, har startet. Utviklingsarbeidet har ikke startet pga manglende resursser. I andre tertial har det vært et møte med Kunnskapsdepartementet angående utredning om et samordnet fagskoleopptak. KD arbeider nå med en stortingsmelding om fagskoler. 6. Ta i bruk ny nettsøknad til opptaket til studieåret 2016/2017 Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. Ny nettsøknad er en leveranse fra SO 3.0-prosjektet, som ble avsluttet juni Ny nettsøknad ble tatt i bruk 1. februar for opptaket som gjennomføres i Nettsøknaden gjør det enkelt og oversiktlig for søkerne å søke på opptak og svare på tilbud om opptak til høyere utdanning i Norge. I andre tertial var det jobbet med følgende sentrale oppgaver: Synkronisering av data mellom gammelt og nytt miljø. Arbeidet med dette fortsatte fra første tertial. Det ble kontinuerlig arbeidet med å få en fungerende synkronisering gjennom opptaket. Ledige studieplasser. Arbeidet med dette var fullført og testet innen 20. juli, når det ble åpnet. FSAT Tertialrapport 2. tertial 2016 FSAT 6

25 Søknad til forkurs for lærerutdanning. Arbeid med å lage løsning for å kunne søke om forkurs til lærerutdanning. Dette var testet og klart i begynnelsen av juni før påmeldingen åpnet. Dette var det første året med nye opptakssystemer, og det var forbundet med høyere risiko. For å redusere risikoen har arbeidet har blitt tett fulgt opp med interne statusmøter hver fjortende dag, og hyppig kontakt med USIT drift om etablering av driftsmiljø. Det har vært krevende å både å ha nytt system og innføring av ordning med forkurs i matematikk til lærerutdanning. Begge deler har vært store og krevende oppgaver. Innføring av ny nettsøknad har vært vellykket. 7. Gjennomføre NOM-opptaket til studieåret 2016/2017 Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Prosjektet ble avsluttet i hovedsak i henhold til plan. Videre implementering er overlatt til linjeorganisasjonen. I andre tertial har opptaket til studieåret 2016/2017 blitt gjennomført i henhold til fastsatte frister og regelverk. Sentrale tall: Antall tilbud gitt i hovedopptaket Antall JA-svar mottatt i hovedopptaket Antall tilbud gitt i suppleringsopptaket Antall JA-svar mottatt i suppleringsopptaket Antall tilbud gitt totalt frem til 21. aug. (inkl. ledige studieplasser) tallene er fra tilbud til studieplasser tilbud til studieplasser tilbud til studieplasser Ledige studieplasser: Antall registrerte søkere ved sesongslutt til ledige studieplasser ift studieønsker Antall søkere som ikke søkte ordinært innen 15. april Antall tilbud på ledige studieplasser gitt per dato søkere med totalt studieønsker 7918 søkere med totalt studieønsker Antall JA-svar per dato søkere med totalt studieønsker FSAT Tertialrapport 2. tertial 2016 FSAT 7

26 Hovedopptaket har blitt gjennomført i henhold til planen. Suppleringsopptaket ble gjennomført med to avvik. (Behandles som egen orienteringssak på styremøte 21. september 2016). 8. Forvalte og videreutvikle FS med applikasjoner, GAUS og RUST iht plan Status for fremdrift i henhold til plan: Status for saksflytsystem Status for arbeidsprosesser knyttet til eksamen og sensur (grønt) (gult) (gult) Kommentar: Arbeidet går etter planen. Kommentar: Frem til integrasjon mellom Ephorte og FS er på plass, vil ikke alle institusjoner kunne fult ut utnytte systemet Kommentar: Funksjonalitet for å be om begrunnelse og klage i Studentweb er planlagt i Denne arbeidsprosessen er knyttet til saksflytsystemet, og avhenger av integrasjon med arkiv. Produksjonssette saksflytsystem for FS FSATs bidrag til effektivisering, standardisering og digitalisering av studieadministrative arbeidsprosesser i UHsektoren inkluderer produksjonssetting av saksflytsystem for FS. Systemet er en «søm» mellom FS og de institusjonelle arkiv- og saksbehandlingssystemer, og vil særlig bidra til å lette arbeidet med godkjenning og innpassing av ekstern utdanning. Det er gjennomført en analyse av gevinstrealisering for systemet. Systemet vil sørge for betydelige kostnadsbesparelser og økt datakvalitet som følge av desentral datafangst. Institusjoner som bruker Ephorte vil ikke kunne utnytte dette systemet fullt ut før integrasjon mellom Ephorte og FS er virksom. I 2015 ble kravspesifisering av saksflytsystem initiert, bl. a. som del av Fagpersonweb. Utviklingsarbeidet er planlagt for andre halvdel av 2016 og starter i tredje kvartal Integrasjon med folkeregisteret og Kontakt og reservasjonsregisteret I andre tertial ble det inngått avtale om tilknytning til folkeregisteret. Det ble laget integrasjoner for å kunne hente opplysninger fra folkeregisteret for FS-basen, Studentweb og Søknadsweb. Arbeidet vil fullføres i tredje tertial. Ferdigstille utrulling av ny Studentweb, ny Søknadsweb og Studentbevisappen Studentweb: Utrulling av Studentweb ble ferdigstilt i 1. tertial, og gammel versjon av Studentweb er tatt ut av produksjon Søknadsweb: Ny Søknadsweb er i 1. tertial tatt i bruk ved alle institusjoner, og den gamle applikasjonen er tatt ut av produksjon. Studentbevisappen: FSAT inngikk avtale med Computas i første tertial for videreutvikling av Studentbevisappen. Ny versjon av denne appen har fått en arkitektur enn den opprinnelige, og vil bl. a. baseres på innlogging via den nye Dataporten-tjenesten. Appen vil også utvikles for Windows phone. Ny versjon var klar i slutten av juni og ble deretter testet. Den ble lagt ut 8. august. Antall unike pålogginger fra 8. august til 2. september er Digitalisere arbeidsprosesser knyttet til eksamen: sensur, begrunnelse, klage og tilrettelegging Det arbeides kontinuerlig med digitalisering av prosesser knyttet til eksamen: oppgaveproduksjon, tilrettelegging, sensur, begrunnelse, klage og tilrettelegging. Hele prosessen for vurdering skal digitaliseres. Fagpersonweb skal utvides til også å kunne brukes til sensurregistrering. Det vil gi en stor gevinst administrativt, da det vil fjerne dobbeltregistrering av sensur og dermed redusere risiko for feilregistrering. FSAT Tertialrapport 2. tertial 2016 FSAT 8

27 I andre tertial ble det arbeidet med søknadsmodul i Studentweb. Dette er en modul hvor en student kan søke om innpassing av ekstern utdanning. Andre moduler og applikasjoner: Brukerstøtte og systemvedlikehold foregår kontinuerlig for alle systemene. FS: Det er klargjort for rapportering for campus til DBH. Fagpersonweb: Ny versjon av Fagpersonweb er planlagt fullført i løpet av tredje tertial. Det er nødvendig å flytte Fagpersonweb til en nyere teknisk plattform. RUST: Det er startet en gjennomgang sammen med UiO om å forbedre funksjonalitet i RUST/FS. FS-Planleggingsgruppe og ekspertgrupper: Planleggingsgruppen har i perioden hatt et møte. Det har vært to møter i undervisningsgruppen, ett møte i vurderingsgruppen og ett møte i doktorgradsgruppen. Kontakt med andre aktører. Som en del av forvalting og utvikling av FS med tilhørende applikasjoner og tilgrensende systemer, har FSAT jevnlig kontakt med Kunnskapsdepartementet, Datatilsynet, Lånekassen, NOKUT og NSD. 9. Ferdigstille Vitnemålsbanken Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. Utvikling av en vitnemålsbank vil gi stor besparing ved institusjonene, en god og etterspurt tjeneste for norske borgere, og kvalitetssikret informasjon til bruk i ansettelsesprosesser. Prosjektet ble påbegynt i 2015 og ferdigstilles i FSAT har fått midler til å fullføre vitnemålsbanken og den vil bli produksjonssatt Dette er en løsning der eier av resultater kan dele disse med arbeidsgivere og andre. En første versjon av vitnemålsportalen ble produksjonssatt som del av EMREX-nettverket i januar, og denne gjelder kun aktive studenter, for deling av resultater med andre utdanningsinstitusjoner. Det har vært arbeidet videre med generell løsning for deling av resultater via lenke, og nødvendig funksjonalitet for vitnemålsportalen vil være på plass tidlig i høstsemesteret. Det arbeides videre med stabilt produksjonsmiljø for tjenesten. Det er opprettet kontakt med flere leverandører av rekrutteringssystemer, og det vil bli gjennomført workshop i høst for disse for integrering med vitnemålsportaling. Høstsemesteret vil også bli brukt for å informere næringslivet om den nye tjenesten. FSAT Tertialrapport 2. tertial 2016 FSAT 9

28 10. Følge opp rådene fra rådgivende gruppe for STAR Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. Rådgivende gruppe for STAR-prosjektet leverte sin anbefaling av videreføring av arbeidet med datavarehus for studiedata i januar I andre kvartal er ekspertgruppen for STAR formelt opprettet. Første møte er i september. Basert på tilbakemeldingene fra institusjonene om behovet for antall brukere på Tableau, har FSAT vært i dialog med vår leverandør om ny lisensmodell. FSAT har utarbeidet en ny modell som sikrer at institusjonene kan ha så mange brukere på Tableau server som de har behov for. Dette vil gjøre det mye enklere for institusjonene og ta Tableau i bruk i hele organisasjonen. 11. Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehusprosjektet for økonomidata iht. avtale Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. FSAT har avtale om levering av utviklingstjenester til CRIStin, NSD, UiO/UiB og UiO (Avdeling for Fagstøtte). Det er inngått avtaler for 9,4 årsverk. CRIStin For CRIStin 2.0-prosjektet har det blitt jobbet med andre versjon av APIet for systemintegrasjon med portalen SPREK og Biobankregisteret. 2. fase av integrasjonsprosjektet med SPREK er godt i gang og det jobbes med endringer og utvidelser av APIet, samt tilpasning av webapplikasjonen for prosjekter for å støtte nye krav. En ny versjon av webapplikasjonen er klar for produksjon. Løpende oppgaver har vært vedlikehold av databaser, webapplikasjonene og webservicene som er i produksjon. ITAR Løpende oppgaver har vært drift av importtjenesten og import av data om publikasjoner fra bibliografiske datakilder (Scopus). Datavarehus for økonomi ved UiO og UiB I annet tertial er det avholdt fire styringsgruppemøter i datavarehusprosjektet for økonomi. Hovedfokus for styringsgruppen er innføringen av Tableau for økonomimedarbeidere ved Universitetet i Oslo (UiO) og Universitetet i Bergen(UiB). Prosjektet er organisert med prosjektleder fra FSAT og delprosjektledere fra UiO og UiB. Prosjektet har sluttdato våren FSAT har i tillegg fulgt opp alminnelig drift av datavarehusløsningen slik det følger av avtalen med UiO og UiB. Driften oppfattes som stabil og velfungerende. UiO og UiB har kommet med endringsønsker og disse er blitt løst fortløpende. FSAT Tertialrapport 2. tertial 2016 FSAT 10

29 12. Starte arbeidet med omskriving av NVB Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. Arbeidet med den nasjonale vitnemålsdatabasen består av fire elementer: vedlikehold av kontrollmotoren, innsamling av vitnemål, bruk og videreformidling av vitnemål, og brukerstøtte til fylkeskommuner og videregående skoler. I 2016 vil FSAT vedlikeholde de eksisterende dokumentene og starte omskriving av systemet til ny teknisk plattform. Nyutvikling fremover vil innebære nytt system for innsamling av vitnemål og nytt system for utlevering av elektroniske vitnemål til FS. I andre tertial har det blitt ansatt to personer som skal arbeide med videreutvikling av NVB og styrke kapasiteten. De starter henholdsvis 5. september og 1. oktober. 13. Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. FSAT skal opptre med drifts- og kostnadseffektivitet gjennom hele organisasjonen. I andre tertial fortsatte alle seksjoner i FSAT sitt arbeid med å videreutvikle rutiner som sikrer at dobbeltarbeid unngås og løsninger gjenbrukes der dette er mulig også utenfor egen organisasjon. FSAT skal sikre at roller og ansvar er tydelig definert i organisasjonen og arbeide for å sikre en felles rolleforståelse. Det ble laget et første utkast til myndighetskart for FSAT. Arbeidet med roller og ansvar i organisasjonen fortsatte i 2. tertial. FSAT Tertialrapport 2. tertial 2016 FSAT 11

30 <Tom side>

31 Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT AS Til styret Sak 3 Tiltaksplan for operasjonalisering av strategi for FSAT 1. Bakgrunn og tidligere behandlinger i styret for FSAT Styret for FSAT har vedtatt Strategi for FSAT på møtet Implementering av Strategi for FSAT er et av hovedmålene for På møtet ble det lagt frem forslag til operasjonalisering av strategien i form av aksjonspunkter tilordnet hvert strategisk mål. Styret for FSAT har bedt om ytterligere konkretisering av aksjonspunktene. På styremøtet ble det lagt frem en liste med konkrete tiltak tilordnet aksjonspunktene. Listen angir konkret hva som skal gjøres og når oppgaven skal utføres. Styret ba om at følgende kommentarer innarbeides i tiltaksplanen: - Styret ba om at man hever blikket og supplerer med strategiske tiltak utover FSATs indre liv. - Punktet om innovasjon må få flere konkrete tiltak for å fremme en innovasjonskultur i organisasjonen. Styremedlem Marianne Øhrn Johannessen supplerer med tiltak på dette punktet. - Brukerundersøkelser vil være viktige for å øke FSATS prosesskompetanse. Det skal være relevante brukerundersøkelser som oppfølging av strategien. Dette vil også tydeliggjøre FSATs rolle i sektoren. - Det skal utarbeides konkrete tiltak i forhold til leveranser av statistikk via datavarehuset. - Digital eksamen har høyt fokus i sektoren og det bør være flere tiltak til neste fase av digital eksamen. - Punktet om standardiserte kurs bør utvides med en kurspakke som avlaster institusjonene i å kurse ansatte. - Tiltakene som refererer til organisasjonsutvikling og til lederutvikling bør konkretiseres ytterligere. 2. Overordnete kommentarer til den fremlagte versjonen og videre arbeid med tiltaksplanen Styrets kommentarer er innarbeidet og nye tiltak er markert med rødt i den fremlagte versjonen. Dokumentet legges med dette frem for endelig beslutning. Strategisk plan for FSAT med delmål, aksjonspunkter og tiltak for operasjonalisering danner grunnlag for FSATs årsplansarbeid. For å sikre riktig balanse mellom det overordnete strategiske blikket og de ulike målene knyttet til FSATs indre liv, samt hensiktsmessig detaljeringsnivå i FSATs styringsdokumenter og arbeidsplaner, vil strategiske hovedmål, delmål og aksjonspunkter gjenspeiles i FSATs årsplan, mens de konkrete tiltakene vil videreføres i form av arbeidsplaner for de ulike systemene og tjenestene. Begge perspektivene (det strategiske og det konkrete) vil adresseres på en egnet måte i tertialrapportene. Forslag til vedtak: Styret for FSAT vedtar den fremlagte tiltaksplanen for operasjonalisering av FSATs strategi for med de endringene som fremkom på møtet. Styret ber direktøren om å iverksette arbeid med de konkrete tiltakene. Tiltakene skal kobles til FSATs årsplanarbeid. Vedlegg: - Strategi for FSAT: Tiltaksplan for operasjonalisering FSAT AS

32 <sideskift>

33 Felles studieadministrativt tjenestesenter FSAT 1 Strategi Tiltaksplan for operasjonalisering av strategiske mål

34 2 Strategiske mål 1. FSAT skal være en profesjonell leverandør av tjenester og systemer av høy kvalitet til norske utdanningsinstitusjoner. 2. FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering. 3. FSAT skal være langt framme internasjonalt og drive frem innovative løsninger. 4. FSAT skal videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører. 5. FSAT skal ha et ledende fagmiljø som er robust og preget av lite sårbarhet.

35 3 1. FSAT skal være en profesjonell leverandør av tjenester og systemer av høy kvalitet til norske utdanningsinstitusjoner FSAT skal være institusjonenes foretrukne alternativ for studieadministrative systemer og tjenester. FSAT skal støtte utdanningsledelse ved institusjonene gjennom utvikling av gode teknologiske løsninger, systemer og tjenester. FSAT skal sikre at brukerinstitusjonene kan tilby førsteklasses tjenester og systemer for sine sluttbrukere; studenter, vitenskapelig ansatte- og administrativt ansatte. FSAT skal utvikle og iverksette gode og transparente rutiner for testing og produksjonssetting av nye versjoner av de løsningene som utvikles. FSAT skal ha rutiner som sikrer at brukerinstitusjonene opplever forutsigbarhet og god informasjon om nye versjoner av systemer og endringer i administrative prosesser. Aksjonspunkter: Systematisk styrking av brukermedvirkning. Evaluering av dagens eksisterende fora for brukerkontakt. Vurdering av nye fora som inkluderer fagpersoner. Jevnlig gjennomgang av rutiner for produksjonssetting av nye tjenester og nye versjoner av eksisterende tjenester. Jevnlig gjennomgang av rutiner for informasjon om nye versjoner av systemer og endringer i administrative prosesser. Videreutvikle systemer for testing og leveranse av våre applikasjoner FSAT skal sørge for at data fra de databasene som utvikles gjøres tilgjengelig for ledelsen ved brukerinstitusjonene i et egnet grensesnitt.

36 4 1.FSAT skal være en profesjonell leverandør av tjenester og systemer av høy kvalitet til norske utdanningsinstitusjoner FSAT skal være profesjonelle i kommunikasjon og samarbeid med brukerne, eksterne samarbeidspartnere og andre eksterne aktører. FSAT skal videreføre og styrke den nasjonale opptaksmodellen og viktige systemer og funksjoner i opptaksarbeidet. FSAT skal sikre høy kompetanse og profesjonalitet i forvaltningsoppgaver og nemndarbeid. FSAT skal videreutvikle og profesjonalisere sine modeller for driftstjenester, systemutvikling, systemtesting og produksjonssetting av systemer og tjenester. Aksjonspunkter : Utarbeide kommunikasjonsplan for FSAT Igangsette et web-prosjekt for fsat.no for gjennomgang av informasjonsporteføljen ut mot FSATs ulike brukergrupper Utarbeide grafisk profil for FSAT Profesjonalisere samarbeidet med driftsleverandører Forenkle produksjon av statistikk og rapporter om søkerinformasjon. Videreføre arbeidet med oppgradering av ITsystemer for tjenesten samordna opptak FSAT skal videreføre dagens økonomimodell og sikre at inntektene fra brukerinstitusjonene bidrar til å løse institusjonenes behov for studieadministrative systemer og tjenester på en kostnadseffektiv måte. Legge til rette for ytterligere samordning av studentopptak. Utarbeide datamodeller og prosessbeskrivelser på enhetlig måte

37 5 1. FSAT skal være en profesjonell leverandør av tjenester og systemer av høy kvalitet til norske utdanningsinstitusjoner Støtte utdanningsledelse gjennom utvikling av gode teknologiske løsninger: Tiltak Videreutvikle rutiner for testing og produksjonssetting av løsningene - Jevnlig gjennomgang av rutiner for testing - Beskrive ansvarsfordeling mellom institusjonene og FSAT - Utarbeide maler for testplaner - Rutiner for driftsmeldinger om avvik - Videreutvikle rutiner for krisehåndtering Periode Videreutvikle rutiner for informasjon om endringer i administrative prosesser - Jevnlig gjennomgang av rutiner for informasjon - Utarbeide opplegg for superbrukerkurs ved store endringer Utarbeide datamodeller og prosessbeskrivelser på enhetlig måte - Utarbeide liste med felles begreper - Videreutvikle dokumentasjon i felles publiseringsløsning - Rutiner for felles opplæring av nye ansatte

38 6 1. FSAT skal være en profesjonell leverandør av tjenester og systemer av høy kvalitet til norske utdanningsinstitusjoner Systematisk styrking av brukermedvirkning: Tiltak Periode Evaluering av dagens eksisterende fora for brukerkontakt og vurdering av behov for nye fora som inkluderer fagpersoner - Gjennomgang av mandat for Planleggingsgruppe for FS - Utarbeide klart mandat for ekspertgruppene - Gjennomgang av mindre aktive ekspertgrupper - Evaluering av periode for oppnevning Evaluering av dagens eksisterende fora for brukerkontakt i NOM Støtte utdanningsledelse gjennom utvikling av gode teknologiske løsninger: Tiltak Periode Gjøre tilgengelig databasedata for ledelsen i et egnet grensesnitt Utrede en lisensmodell som gir tilgang for flest mulig brukere Forenkle produksjon av statistikk og rapporter om søkerinformasjon Samarbeid med sektoren om løsninger for rapporter om studentinformasjon

39 7 1.FSAT skal være en profesjonell leverandør av tjenester og systemer av høy kvalitet til norske utdanningsinstitusjoner Profesjonell kommunikasjon: Tiltak Periode Utarbeide kommunikasjonsplan for FSAT Igangsette et webprosjekt for fsat.no - Etablere rutiner for vedlikehold av fsat.no - Utrede behovet for en webrådgiver Utarbeide grafisk profil for FSAT Utrede muligheter for å erstatte dagens diskusjonsforum med løsningen Facebook-at-work Gjennomgang av innhold på nettsiden for tjenesten samordna opptak Gjennomgang av tekster til e-brev og e-postmeldinger brukt i saksbehandlingen Effektivisere saksbehandlingen og korte ned saksbehandlingstiden for søknader om kompetansevurdering (med potensielle søkere som målgruppe)

40 8 1.FSAT skal være en profesjonell leverandør av tjenester og systemer av høy kvalitet til norske utdanningsinstitusjoner Styrke den nasjonale opptaksmodellen: Tiltak Utarbeide en enklere løsning for produksjon av statistikk om søkerinformasjon: - Gjennomføre og evaluere pilotprosjekt for datavarehus og bruk av Tableau for det samordnete opptaket - Vurdere etablering av et hovedprosjekt for å få ytterligere statistikkproduksjon over på datavarehus og Tableau. Legge til rette for selvbetjeningsløsninger for lærestedene. - Revidere årsrapporten for det samordnete opptaket i samarbeid med brukerne - Rydde opp i og strukturere statistikkbiblioteket for det samordnete opptaket Periode

41 9 1.FSAT skal være en profesjonell leverandør av tjenester og systemer av høy kvalitet til norske utdanningsinstitusjoner Styrke den nasjonale opptaksmodellen: Tiltak Legge til rette for ytterlige samordning av studentopptak Legge til rette for og eventuelt implementere samordning av opptak til studier i utøvende musikk, utøvende kunst og mastergradsstudier Periode Videreutvikle funksjonalitet for det samordnete opptaket til grunnutdanninger på ny plattform Vurdere opplasting og lagring av sensitiv informasjon; samarbeid med FS Forbedre studiekatalog. Involvere læresteder, søkere, rådgivere. Forbedre resultatutveksling Legge til rette for økt datafangst fra DSF, folkehøgskolene og vernepliktsverket Vise GSK-vedtak i nettsøknaden Få på plass innsamling av digital kontaktinformasjon for søkere som ikke ligger i kontaktregisteret Bedre integrasjon mot Lånekassen

42 10 1.FSAT skal være en profesjonell leverandør av tjenester og systemer av høy kvalitet til norske utdanningsinstitusjoner Styrke den nasjonale opptaksmodellen: Tiltak Videreutvikle funksjonalitet for det samordnete opptaket til grunnutdanninger på ny plattform Implementere bruk av sikker digital postkasse Utvikle en vurderingstjeneste som også gjelder poeng, inklusive automatisk poengberegning for søkere med flere elektroniske vitnemål/kompetansebevis Vise tidligere års opptak Bedre system for lagring og visning av meldinger Automatisere utsending av SMS og e-post Bedre brukergrensesnitt for forvaltere Bedre logging av søkernes endringer Bedret tekstredigeringsfunksjoner i GitHub Videreutvikle Snr-tjenesten Vedlikeholde og oppdatere diagnose, evt. Lage et nytt diagnosesystem Periode

43 11 1.FSAT skal være en profesjonell leverandør av tjenester og systemer av høy kvalitet til norske utdanningsinstitusjoner Tilby god veiledning og informasjon til utdanningsinstitusjonene Tiltak Periode Gjennomføre kurs i saksbehandling. Utvikle relevant kurspakke Arrangere årlige konferanser og seminarer (Oppstartsseminaret og Oppsummeringsseminaret, FS- Brukerforum og FS-Kontaktforum) Avlaste sektoren - Vurdere overtakelse av behandling av søkere om særskilt vurdering og dispensasjon fra GSK-kravet Gjennomgang av struktur og innhold i veilederen Boka vår Gjennomgang av struktur og innhold i veilederen Vurderingshåndbøkene Forvalte og videreutvikle omregningstabeller - Utvikle flere tabeller - Vurdere muligheter for digitalisering av dette arbeidet - Videreutvikle ny arbeidsmetode - Utrede muligheter for samarbeid med de to andre seksjonene i FSAT

44 12 1.FSAT skal være en profesjonell leverandør av tjenester og systemer av høy kvalitet til norske utdanningsinstitusjoner Profesjonalisere samarbeidet med driftsleverandør: Tiltak Periode Etablere fast møtestruktur for dialogen med driftsleverandør Rutine for utarbeidelse av årsplan for samarbeidet Gjennomføre risikovurdering av driftsløsning Samarbeid mellom Seksjon for utvikling og Seksjon for forvaltning om å utarbeide gode rutiner for continous deployment på nye applikasjoner Standardisere driftsmodell - Sikre fortsatt stabil drift for eksisterende og nye tjenester - Ta alle institusjonene over på en driftsmodell - Etablere driftsmiljø for Vitnemålsbanken - Etablere et miljø for krisehåndtering av databasene

45 13 1.FSAT skal være en profesjonell leverandør av tjenester og systemer av høy kvalitet til norske utdanningsinstitusjoner Styrke systemer i opptaksarbeidet Tiltak Omstrukturere og videreutvikle NVB for å styrke data- og tjenestekvalitet Periode Bedre integrasjon av NVB mot nettsøknaden Fornye alle tjenester i NVB Økt datakvalitet i NVB («reimport») Kompetansebevis i NVB Brukervennlig testmiljø for forvaltningen uten programmeringskompetanse Sentral kjøring mot kontrollprogrammet Integrasjon mot GREP Integrasjon mot Visma Flyt Henting av vitnemål i det samordnete opptaket via webservice Omstrukturering av kravdokumentet Integrasjon mot vitnemålsportalen Etablering av diskusjonsforum for føringsregelverket

46 14 1.FSAT skal være en profesjonell leverandør av tjenester og systemer av høy kvalitet til norske utdanningsinstitusjoner Videreføre dagens økonomimodell, forvalte inntektene fra institusjonene på en kostnadseffektiv måte: Tiltak Periode Lage årshjul for virksomhetsstyring og rapportering Videreutvikle dokumentasjon og rutiner for arbeidet med økonomiforvaltning

47 15 2.FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering FSAT skal sikre effektiv studieadministrasjon, god kommunikasjon mellom aktørene og god integrasjon mellom tjenestene i UH-sektoren. FSAT skal bidra til at institusjonene gjenbruker løsninger og unngår dobbeltarbeid. FSAT skal prioritere digitalisering av de arbeidsprosessene sektoren til enhver tid har behov for (herunder opptak, utveksling og eksamen), og arbeide for integrasjonsløsninger som støtter prosessene og sikrer effektiv utnyttelse av sektorens systemportefølje. FSAT skal lage felles rutiner og rutinebeskrivelser for studieadministrative prosesser og sikre enhetlig bruk av systemene og tjenestene. FSAT skal forenkle løsninger og arbeide for å hindre for stor kompleksitet i systemene og tjenestene. Aksjonspunkter : Fullføre prosjektet Digital eksamen i samarbeid med UNINETT og UH-sektoren. Være med i videre arbeid som en bidragsyter og innovasjonsaktør. Fortsette arbeid med utarbeidelse av felles rutiner og rutinebeskrivelser for studieadministrative prosesser. Lette overgangen til digitale tjenester for institusjonene Fortsette arbeidet med å etablere en nasjonal Vitnemålsbank/Vitnemålsportal. Lage etterspurte integrasjonsløsninger Arbeide proaktivt for å forenkle rapporteringen til DBH Deltakelse i europeisk samarbeid for digitalisering av prosesser som gjelder studentmobilitet

48 16 2.FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering FSAT skal sørge for at aggregerte styringsdata fra systemene gjøres tilgjengelig for ledelsen ved brukerinstitusjonene i egnede grensesnitt. FSAT skal sørge for at løsningene som utvikles er ledelsesforankret ved institusjonene og at de ivaretar behovene til alle brukerinstitusjonene. FSAT skal følge DiFis nasjonale standarder for IT-arkitektur og basere utviklingen av nye systemer på arkitekturprinsipper som det er allmenn enighet om i sektoren. FSAT skal delta aktivt i arkitekturarbeidet på nasjonalt plan i sektoren. FSAT skal sikre at de teknologivalgene som gjøres er godt forankret i de IT-faglige miljøene i sektoren. Aksjonspunkter : Implementere STAR-løsningen i sektoren Etablere møtefora for forankring av FSATs tjenesteportefølje blant ledere i sektoren Etablere møtefora for forankring av FSATs tjenesteportefølje blant IT-ledere i sektoren Gjennomføre ny risikoanalyse for FSAT og for drift av systemene Delta aktivt i arbeidet innenfor offentlig sektor med arkitektur. FSAT skal sikre at driften av systemene er stabil og gjøres med minimal risiko.

49 17 2.FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering FSAT skal i løpet av strategiperioden ta alle brukerinstitusjonene over på en driftsmodell. FSAT skal tilby teknologiske løsninger som er tilrettelagt for god kommunikasjon med andre systemer og med sluttbrukerne, basert på bruk av det fremste innen interaksjonsdesignkompetanse. FSAT skal arbeide for sikre løsninger og for å redusere risikoen i alle studieadministrative prosesser. Aksjonspunkter : Gjennomføre prosjektet for overtakelse av driftsansvar av FS for Universitetet i Bergen og Universitetet i Oslo Fortsette arbeidet med utarbeidelse av felles rutiner og rutinebeskrivelser for studieadministrative prosesser. FSAT skal bidra til at studieadministrasjonen blir enklere og mer effektiv.

50 18 2.FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering Digitalisere arbeidsprosessene for UH-sektoren Tiltak Periode Fullføre prosjektet Digital eksamen i samarbeid med Uninett og UH-sektor Digital eksamen fase 2: Utvikle digital løsning for sensurering Digital eksamen fase 2: Vurdere videre arbeid med løsninger for digital eksamen i dialog med relevante brukerfora Videreutvikle Vitnemålsbanken - Etablere dialog med næringslivet Lage integrasjonsløsninger - Utvikle kurs «Webservices for nybegynnere» - Utrede problemstillinger knyttet til bruk av EmWeb i sektoren - Videreutvikle rutiner for håndtering av henvendelser fra andre leverandører - Styrke bruk av dataporten i FSATs løsninger - Videreutvikle integrasjonen med Lånekassens systemer Delta i europeisk samarbeid for digitalisering av prosesser

51 19 2.FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering Standardisere og forenkle løsninger for UH-sektoren Tiltak Periode Forenkle rapporteringen til DBH - Utrede og kravspesifisere WS-løsning - Utrede løsning for rapportering fra FSATs datavarehus Gjøre styringsdata tilgjengelige i egnet grensesnitt - Implementere STAR-løsningen i sektoren Etablere møtefora for ledere i UH-sektoren inkl. IT-ledere Delta i UH-sektorens arbeid med arkitektur Fortsette arbeid med å age felles rutiner for studieadministrative prosesser Ajourholde og videreutvikle brukerdokumentasjon - Utarbeide mer prosessorientert brukerdokumentasjon med Undervisningsmodul som pilot - Avholde fellesseminar om rutinebeskrivelser Forenkle rutiner for kursadministrasjon ved FSAT - Utrede muligheter for bruk av EVU-web

52 20 2.FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering Standardisere og forenkle løsninger for kompetansevurdering av utenlandsk utdanning Tiltak Periode Digitalisere veiledningsmateriell som seksjonen utvikler Digitalisere interne arbeidsprosesser og saksbehandling Arbeide med å forenkle komplekse regelverk Videreutvikle felles rutiner og rutinebeskrivelser Digitalisering av vurderingssaker - Redusere saksbehandlingstiden - Redusere ressursbruken Digitalisere arbeidet i Felles klagenemnd og Nasjonal klagenemnd Tiltak Utrede et system for sikker elektronisk oversendelse av dokumenter, inklusive sensitive dokumenter Periode

53 21 3.FSAT skal være langt framme internasjonalt og drive frem innovative løsninger FSAT skal ha kultur, struktur og god kapasitet for innovasjon og nyskapning, og samtidig trekke veksler på innovasjonskraften hos brukere og samarbeidspartnere. FSAT skal ivareta morgendagens krav til effektiv studieadministrasjon og saksbehandling. Aksjonspunkter : Deltakelse i Nordforum-nettverket Deltakelse i International Association of Admissions Organisations (IAAO) Deltakelse i de nordiske opptaksorganisasjonene årlige møter FSAT skal delta aktivt på internasjonale arenaer for å fange opp trender og utviklingstrekk innen utdanningsledelse, studieadministrasjon og digitale løsninger. FSAT skal ha en aktiv rolle i sektoren og legge til rette for å spre kunnskap om trender og utviklingstrekk. FSAT skal delta i det internasjonale samarbeidet om standardisering og datautveksling mellom studieadministrative systemer. FSAT skal stimulere til innovasjon blant medarbeidere og samarbeidspartnere, for å kunne levere innovative løsninger med høy kvalitet. Presentasjoner av FSATs tjenester på EUNIS og på SUHS-konferansene. Deltakelse i EU-prosjektene: EMREX, Erasmus without Paper Deltakelse på relevante internasjonale konferanser og kurs, knytte kontakt med kolleger i Norden, Europa og relevante samarbeidspartnere. Deltakelse i innovasjonsforum Tilrettelegge for at ansatte kan arbeide innovativt Tilrettelegge slik at ansatte kan prøve ut ny teknologi

54 22 3.FSAT skal være langt framme internasjonalt og drive frem innovative løsninger Delta i det internasjonale samarbeidet Tiltak Periode Aktivt samarbeid og ledende, proaktiv rolle i Nordforum-nettverket Sentral rolle i International Association of Admissions Organisations (IAAO) Deltakelse og bidragsytelse i de nordiske opptaksorganisasjonenes årlige møter Aktivt bidrag og deltakelse i nordiske samarbeidsgrupper Presentasjoner av FSATs tjenester på EUNIS-konferanse Aktivt bidrag og deltakelse i EU-prosjektene: EMREX, Erasmus without paper Deltakelse i EAIE-konferansen og i UK-NARIC-kurs og konferanser Deltakelse på relevante internasjonale konferanser og kurs

55 23 3.FSAT skal være langt framme internasjonalt og drive frem innovative løsninger Stimulere til innovasjon og levere innovative løsninger Tiltak Periode Deltakelse i Innovasjonsforum i Norge Utvikle kultur for innovasjon internt Idemyldring jevnlig på agenda Vurdere behovet å sette ned tverrfaglige team som arbeider med målbilder innenfor ulike aspekt i studieadministrasjon Tilrettelegge for at ansatte kan arbeide innovativt - Gjennomføre seminar for ansatte med innovasjon som tema - Arbeide innovativt med kurs og dokumentasjon - Gjennomføre jevnlig Fedex-aktiviteten i FSAT Tilrettelegge for at ansatte kan prøve ut ny teknologi - Fedex-aktiviteten i FSAT Delta på kurs for å finne nye løsninger Ta en proaktiv rolle i sektoren, spre kunnskap om utviklingstrekk: Presentasjoner av FSATs tjenester på aktuelle konferanser (herunder SUHS)

56 24 4.FSAT skal videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører FSAT skal være en tydelig aktør med bredt samarbeid med UH-sektoren. FSAT skal være aktiv overfor eier og brukerinstitusjonene for å bygge gode relasjoner som sikrer handlingsrom til å gjøre de mest hensiktsmessige valgene. Aksjonspunkter : FSAT skal bidra til samarbeid og til å avklare grenseoppgangen mellom de ulike aktørene som forvalter IT-systemer og tjenester for UH-sektoren. FSAT skal arbeide for at nasjonale opptak (for eksempel masteropptak og opptak av internasjonale gradsstudenter) samordnes, og legge til rette for at FSAT kan påta seg denne oppgaven på vegne av sektoren. FSAT skal arbeide for at NOKUTs seksjon for godkjenning av høyere utenlandsk utdanning blir en del av FSAT. Samarbeid gjennom Samhandlingsforum og BOTT-samarbeidet Klargjøre grenseoppgang og kommunisere dette til øvrige brukere Gjennomføre prosjekt for utredning av løsningene for samordning av fagskoleopptak Legge til rette for sammenslåing av FSATs og NOKUTs miljø for godkjenning av utenlandsk utdanning. FSAT skal være et nasjonalt kompetansesenter for godkjenning av norsk og utenlandsk videregående utdanning.

57 25 4.FSAT skal videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører FSAT skal arbeide for at det etableres et tettere strategisk samarbeid mellom NSD/DBH og FSATs datavarehusgruppe om enklere rutiner for datautveksling og om å tilby statistikk og analyse for sektoren. FSAT skal arbeide for en tydelig rolleavklaring mellom UNINETT og FSAT om hvem som har ansvar for hvilke leveranser og tjenester, og hvor der er muligheter for samarbeid med synergier for sektoren. Aksjonspunkter : Etablering av samarbeid med NSD, SSB og NIFU som en del av STAR Gjennomgang av dagens samarbeidsfora og møteplasser med brukerinstitusjonene Gjennomføre møte med UNINETT for rolleavklaring med FSAT FSAT skal arbeide for styrket brukermedvirkning fra institusjonene og sikre medvirkning i utviklingen av de tjenestene og systemene som tilbys. FSAT skal opprette en referansegruppe med utdanningsledere fra institusjonene for å bidra med prioriteringsråd. FSAT skal gjennomgå og tilpasse dagens samarbeidsfora og møteplasser med brukerinstitusjonene til den nye organiseringen av FSAT og de nye strukturene i sektoren.

58 26 4.FSAT skal videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører Styrke brukermedvirkning Tiltak Periode Gjennomgå og tilpasse dagens samarbeidsfora til den nye organiseringen av FSAT og de nye strukturene i sektoren - Vurdere å opprette referansegrupper for større utviklingsprosjekt - Vurdere å opprette nasjonale utvalg (Nasjonalt utvalg for norsk utdanning, Nasjonalt utvalg for utenlands utdanning) - Gjennomgang av fora for brukerkontakt i NOM Gjennomgang av tjenester for skoleverket, inklusive rådgivertjenesten Deltakelse og bidra på møter og seminarer i regi av fylkeskommunene Etablere e-opplæring/kurs for programrådgivere, ansatte i jobbsjansen, NAV-kontorer. Finne løsninger for direkte tilbakemeldinger og innspill fra søkere og studenter Diskutere relevante temaer for brukerundersøkelser (Oppsummeringsseminaret, FS-kontaktforum) Jobbe videre med løsningen for brukertesting som involverer brukere (bl.a. toppnivå-ledelse, studenter, søkere, studieadmin. ansatt og fagpersoner)

59 27 4.FSAT skal videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører Profesjonell samarbeid med sektoren og andre aktører Tiltak Videreutvikle rutiner for behandling av forespørsler om utlevering av data fra FSATs systemer Periode Avklare grenseoppgangen mellom de ulike aktørene Tiltak Periode Delta i Samhandlingsforum og BOTT-samarbeidet Gjennomføre møte med UNINETT for rolleavklaring med FSAT

60 28 4.FSAT skal videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører Arbeide for et tettere samarbeid med DBH i NSD Tiltak Periode Etablere samarbeid med NSD, SSB og NIFU som en del av STAR Arbeide for at nasjonale opptak samordnes Tiltak Gjennomføre prosjekt for utredning av løsningene for samordning av fagskoleopptak Periode Styrke FSATs rolle som nasjonalt kompetansesenter for godkjenning av norsk og utenlandsk videregående utdanning Tiltak Periode Legge til rette for sammenslåing av FSATs og NOKUTs miljø for godkjenning av utenlandsk utdanning. - I påvente av fusjon etablere godt samarbeid med grupper og enkelte personer i NOKUT

61 29 5.FSAT skal være en spennende arbeidsplass med et ledende og robust fagmiljø Aksjonspunkter : FSAT skal rekruttere og beholde medarbeidere med høy kompetanse innen teknologiutvikling, forvaltning og studieadministrasjon. FSAT skal drive aktiv rekruttering av høyt kompetente medarbeidere. FSAT skal legge til rette for interessante arbeidsoppgaver for kompetanseutvikling for den enkelte medarbeider. FSAT skal tilby gode lønns- og arbeidsvilkår. FSAT skal utvikle et sterkt fagmiljø, forankret i teamarbeid og kompetansedeling. Personalseminar Organisasjonsutvikling Lederutvikling Utarbeidelse av en kompetanseplan for FSAT Legge til rette for kompetansedeling og økt faglig samarbeid. Gi ansatte mulighet til faglig utvikling og se dette i sammenheng med fordeling av arbeidsoppgaver. FSAT skal ha faglige fora for informasjon og kunnskapsdeling Utarbeide strategi for rekruttering i FSAT.

62 30 5.FSAT skal være en spennende arbeidsplass med et ledende og robust fagmiljø Organisasjonsutvikling: Tiltak Periode Utarbeide gode rutiner for intern kommunikasjon, både horisontalt og vertikalt. Styrke intern kommunikasjon Videreutvikle interne rutinebeskrivelser for FSAT Bygge det nye FSAT: Videreutvikle intern møtestruktur Opprettholde fellesseminarer der seksjonene presenterer sine arbeidsoppgaver for hverandre Opprettholde FSAT-seminar Vurdere etablering av temadager Videreutvikle nyhetsbrev Etablere dialog med lignende virksomheter for utveksling av best practice Lederutvikling: - Gjennomføre lederutviklingsprogram for hele ledergruppen - Legge til rette for bruk av kollegaveiledning Evaluere intern organisasjonsstruktur

63 31 5.FSAT skal være en spennende arbeidsplass med et ledende og robust fagmiljø Drive aktiv rekruttering av høyt kompetente medarbeidere Tiltak Periode Styrke ekstern rekruttering Videreutvikle opplæringsplaner for nyansatte for de ulike virksomhetsområder Lage strategi for rekruttering og rekrutteringsplan Tilby gode lønns- og arbeidsvilkår: Tiltak Periode Utvikle og vedta lønnspolitikk for FSAT

64 32 5.FSAT skal være en spennende arbeidsplass med et ledende og robust fagmiljø Legge til rette for kompetanseutvikling og kompetansedeling Tiltak Utarbeide kompetanseplan for FSAT - Kartlegge kompetanse Legge til rette for kompetansedeling og økt faglig samarbeid - Etablere faglige fora for informasjon og kunnskapsdeling - Påse at man har tilstrekkelig bemanning for kritiske systemer - Rotasjon av oppgaver og ansvarsområder i Seksjon for kompetansevurdering - Utrede og vurdere muligheter for hospitantordninger i Norge og i utlandet - Deltakelse i faglige nettverk - Øke organisasjonens kompetanse på regler om personvern - Etablere ordning med prosjektledere/gruppeledere der dette ikke er implementert Periode Medarbeiderundersøkelse

65 Felles studieadministrativt tjenestesenter FSAT FSAT AS Til styret Sak 4 Arbeidsoppgaver og budsjett for Bakgrunn og tidligere behandlinger i styret for FSAT Styret for FSAT har drøftet arbeidsoppgaver og hovedprioriteringer for 2017 på møte 15. juni Dokumentet er justert i tråd med styrets kommentarer. Arbeidsoppgavene har også vært drøftet med studiedirektørene på direktørmøte i Kristiansand og i UHRs Studieadministrative utvalg, og er justert i tråd med deres innspill. 2. Hovedprioriteringer for 2017 Hovedprioriteringene for 2017 er delvis en videreføring av prioriteringer fra 2016 samt viktige momenter som fremkom i prosessen med operasjonalisering av FSATs strategi og tilbakemeldinger fra brukerinstitusjonene. Det foreslås at følgende områder prioriteres spesielt i 2017: Videreføre arbeidet med implementeringen av strategi Tilrettelegge for flere opptak i Søkerportalen: o Nasjonalt masteropptak o Opptak til musikkutdanninger og andre kunstfaglige utdanninger o Nasjonalt fagskoleopptak Systemstøtte og verktøy for utdanningsledelse Utredning og utvikling av metode og plan for arbeid med gevinstrealisering 3. Forslag til budsjett Budsjett 2017 er utarbeidet på bakgrunn av arbeidsoppgaver behandlet i styret på møte 15. juni Det er foretatt ressursestimering for hver arbeidsoppgave med tanke på tiden som skal settes av til hver oppgave og antall årsverk. Det er i tillegg foretatt en vurdering av fordeling av nøkkelpersonene og personer med riktig kompetanse som trengs på de ulike arbeidsoppgavene (for å synliggjøre avhengigheter mellom oppgavene). FSAT AS

66 Budsjettet er justert med 3,5 % for lønns og prisvekst. Usikkerhetsmomentene er: - Størrelse på neste års bevilgning og effektiviserings kutt - Tildeling til Vitnemålsbanken (FSAT søkte 6 mill. for driftsfase f.o.m. 2017) - Størrelse på eventuelle overføringene fra FSAT brukte 106 mill. i 2016 og i 2017 er kostnadene beregnet til 117 mill. Da vi ikke kan regne med ytterligere økte bevilgninger foruten 6 mill. for vitnemålsbanken, foreslås det å øke brukerbetalingen for FS, slik at kostnadene for de ønskede arbeidsoppgavene og aktiviteter dekkes. De prioriterte arbeidsoppgavene vil føre til store ressursbesparelser ved institusjonene noe som er viktig i den fremtidige omstillingsfasen og digitaliseringen i sektoren. Forventet overskudd for FSAT ligger mellom 4 og 6 millioner. Det foreslås derfor å øke FS- brukerbetalingen med mellom 6,5 og 12,5 % for å sikre nødvendige ressurser for å dekke økt aktivitet og oppgaveomfang i Det legges med dette frem et forslag til arbeidsoppgaver og budsjett for Forslag til vedtak: Styret for FSAT vedtar det fremlagte forslaget til arbeidsoppgaver og forslag til budsjett for Vedlegg: - Arbeidsoppgaver og budsjett 2017 FSAT AS

67 Forslag til arbeidsoppgaver, prioriteringer og budsjett 2017 Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) Arbeidsoppgaver og ressurser for FSAT i 2017 I dette dokumentet presenteres oppgaver knyttet til de fem strategiske målene for Først kommer oppgaver, deretter beskrivelse av oppgavene og til slutt oversikt og prioritering. Innspill om oppgaver har kommet fra brukere, læresteder, planleggingsgruppe, ekspertgrupper og studiedirektørmøtet. FSAT disponerer i ,3 årsverk. 1. FSAT skal være en profesjonell leverandør av tjenester og systemer av høy kvalitet til norske utdanningsinstitusjoner FSAT skal forvalte og videreutvikle systemene og tjenestene etter sektorens behov: 1.1. Felles studentsystem (FS) 1.2. Samordna opptak (SO) 1.3. Gjennomføre løpende kompetansevurdering av utenlandsk utdanning 1.4. Godkjenning av utenlandske studier (GAUS) 1.5. Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB) 1.6. Register for utestengte studenter (RUST) 1.7. Vitnemål- og karakterportalen («Vitnemålsportalen») (fra 2017) 1.8. Datavarehus STAR (STAR) 1.9. Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehusprosjektet i henhold til avtale FSAT må kontinuerlig vedlikeholde og oppdatere systemene for å bedre tjenesten og sikkerheten. FSAT må ha kapasitet og kompetanse for å kunne levere tjenestene og systemene. 2. FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering 2.1. Ny betalingsmodul i FS tilpasset elektronisk handelsfaktura 2.2. Integrasjon med mellom FS og arkiv 2.3. Nytt Saksflytsystem knyttet til FS (ROMS) 2.4. Tilrettelegge for opptak opptak til musikkutdanninger, fagskole, master og internasjonale studier i søkerportalen 2.5. Kartlegge mulighet for internt system for saksbehandling av vurderingssaker 2.6. Produksjon av statistikk fra RUST (internt system) 2.7. Datavarehus for opptaksdata (foreløpig internt system) 2.8. Integrasjoner mellom FSATs systemer og andre systemer 2.9. Rapportverktøyet Tableau Studentweb Søknadsweb Ny versjon av Evuweb 1

68 2.13. EpN tilrettelegge for eksamen og studieprogram Ny versjon av Fagpersonweb Forberede saksbehandlerklient for opptak Learning agreement for inn- og utreisende Doktorgradsopptak i Søknadsweb Nomination - nytt brukergrensesnitt Dataporten Europeisk eid 3. FSAT skal være langt framme internasjonalt og drive frem innovative løsninger 3.1. EMREX- overføring av resultater mellom norske og utenlandske institusjoner 3.2. Erasmus without paper 3.3. Videreutvikle Studentbevis-app 3.4. Initiere og delta i internasjonalt samarbeid 4. FSAT skal videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører 4.1. Bidra i fusjonsarbeid 4.2. Høy grad av brukermedvirkning for å videreutvikle systemene og tjenestene etter sektorens behov 4.3. Høy grad av brukerpåvirkning for å standardisere bruk av systemene 4.4. Bidra til gevinstrealisering for studieadministrasjonen for institusjonene 4.5. Være aktive, bidra og delta i aktuelle fora 4.6. Styrket samarbeid med/avklart forhold til DBH, UNINETT og NOKUT 4.7. Brukerundersøkelse 5. FSAT skal ha et ledende fagmiljø som er robust og preget av lite sårbarhet 5.1. Videre arbeid med strategien 5.2. Oppfølging av risikovurdering 5.3. Kompetanseheving av de ansatte 5.4. Arbeidsmiljøundersøkelse 2

69 Beskrivelse av de ulike oppgavene 1. FSAT skal være en profesjonell leverandør av tjenester og systemer av høy kvalitet til norske utdanningsinstitusjoner 1.1. Felles studentsystem med applikasjoner GAUS og RUST Brukerstøtte og systemvedlikehold foregår kontinuerlig for alle systemene. I 2016 vil en rekke moduler og applikasjoner ferdigstilles og produksjonssettes. Dette omfatter Fagpersonweb, Søknadsweb, Saksflytsystem, STAR for FS samt Feide Dataporten og integrasjon med TimeEdit og kortsystemer. Det er planlagt videreutvikling av Studentweb. Det arbeides kontinuerlig med digitalisering av prosesser knyttet til eksamen: sensur, begrunnelse, klage og tilrettelegging. FSATs bidrag til effektivisering, standardisering og digitalisering av studieadministrative arbeidsprosesser i UHsektoren inkluderer produksjonssetting av saksflytsystem for FS. Systemet er en «søm» mellom FS og de institusjonelle arkiv- og saksbehandlingssystemer, og vil særlig bidra til å lette arbeidet med godkjenning og innpassing av ekstern utdanning. Det er gjennomført en analyse av gevinstrealisering for systemet. Systemet vil sørge for betydelige kostnadsbesparelser og økt datakvalitet som følge av desentral datafangst. Nye oppgaver inkluderer bl.a. utvikling av ny versjon av EpN og Evuweb. Det er planlagt modernisering og utvidelse av integrasjon mot Lånekassen og integrasjon med Folkeregisteret. Det er estimert 24 årsverk til forvaltning, vedlikehold og videreutvikling av FS, GAUS og RUST Samordna opptak og gjennomføring opptaket (NOM) til studieåret 2017/2018 Opptaket til studieåret 2017/2018 planlegges gjennomført i henhold til fastsatte frister og regelverk. Den praktiske gjennomføringen vil innebære noen endringer, siden arbeidet med et nytt opptakssystem pågår. Løpende gjennomføring av kompetansevurdering: ASK (Avdeling for kompetansevurdering) behandler følgende søkergrupper i opptaket: søkere med utenlandsk utdanningsbakgrunn, søkere med IB og EB, Steinerskole, søkere som ber om tidlig opptak, særskilt vurdering samt søknader om dispensasjon i forhold til kravene til generell studiekompetanse. Til sammen er dette en søkermasse på omlag 4000 søknader. Opptaksforvaltning og kompetansevurdering Opptaksforvaltning og kompetansevurdering av utenlandsk videregående utdanning er viktig for FSAT, så det skal arbeides både med styrking av saksbehandlingskapasitet og kunnskapsdeling. Det er estimert 6 årsverk innen opptaksforvaltning og 11 årsverk innen kompetansevurdering. Forkurs Hvis KD viderefører og eventuelt øker bruk av forkurs knyttet til opptak til studier, så må FSAT tilrettelegge at dette kan gjøres på en smidig og automatisert måte. Det er estimert 1 årsverk til videreutvikling av forkurs. 3

70 Omskriving av opptakssystemene til det samordnete opptaket I prosjektet SO3.0 ble store deler av opptakssystemene skrevet. Det er nødvendig å fortsette dette arbeidet med omskriving av de resterende delene, som opptakskjøring, filoverføring, diagnoser, endring av fnr, bestilling av snr-nr og vurderingstjenesten. Opptaksregelverket skal vedlikeholdes i samsvar med endringer i forskrift om opptak til høyere utdanning. Det bør også foretas en helhetlig gjennomgang/ videreutvikling av verktøy for informasjon til søkere i søkerportalen, nettsidene, epost-system, sosiale medier, mm. I tillegg må systemet endres å ta i bruk digital postkasse. En må også se på muligheter til å kunne digitalt ta i mot dokumenter med sensitive opplysninger. Høsten 2016 vil FSAT og lærestedene sammen gjennomgå erfaringer fra årets opptak, og da kartlegge hva som bør forbedres til opptaket i Det er estimert 6 årsverk til videreutvikling av opptakssystemene i Arbeidet må fortsette i årene fremover Godkjenning av utenlandske studier GAUS Applikasjonen vedlikeholdes og det skal arbeides videre med overføring av data for NOKUT til GAUS Det er estimert 2 månedsverk til vedlikehold og videreutvikling av GAUS Omskriving av NVB Den nasjonale vitnemålsdatabasen består av fire elementer: vedlikehold av kontrollmotoren, innsamling av vitnemål, bruk og videreformidling av vitnemål, brukerstøtte til fylkeskommuner og videregående skoler. NVB er grunnsteinen i opptaksarbeidet og den viktigste faktoren i digitalisering og effektivisering av opptaket. Kontrollprogrammet må vedlikeholde i samsvar med endringer i det totale føringsregelverket og for å ta igjen etterslep. Det bør utvikles rutiner og funksjonalitet for å opprettholde nødvendig kvalitet i NVB, og det bør utvikles bedre grensesnitt for vedlikehold av kontrollprogrammet. Det er et stort ønske fra mange læresteder å utvide NVB til også å inneholde kompetansebevis. I 2017 vil FSAT vedlikeholde de eksisterende dokumentene og starte omskriving av systemet til ny teknisk plattform. Nyutvikling fremover vil innebære nytt system for innsamling av vitnemål og nytt system for utlevering av elektroniske vitnemål til FS. Det er estimert 2 årsverk til videreutvikling av NVB Register for utestengte studenter (RUST) Arbeid med vedlikehold av systemet foregår kontinuerlig. Det er i 2016 startet et arbeid med å se på nasjonale vedtak i sammenheng med lokale vedtak om utstenging. Det er estimert 2 månedsverk til vedlikehold og videreutvikling av RUST Arbeid med Vitnemålsportalen Utvikling av en vitnemålsbank vil gi stor besparing ved institusjonene, en god og etterspurt tjeneste for norske borgere, og kvalitetssikret informasjon til bruk i ansettelsesprosesser. Første versjon Vitnemålsportalen skal settes i produksjon i løpet av I 2017 skal Vitnemålsportalen videreutvikles for å gi en bedre tjeneste og med mer funksjonalitet. Det er estimert 5 årsverk til videreutvikling og forvaltning av Vitnemålsportalen. Det er søkt KD om midler til dette. 4

71 1.7. Arbeid med STAR Ny ekspertgruppe for STAR starter sitt arbeid i 2016 og gruppen skal jobbe med spesifikasjon av rapportbehov på FS-siten, spesifikasjon av løsning for deling av rapporter på FS-siten, spesifikasjon av rutiner for bruk av institusjonelle sitene og vedlikehold og videreutvikling av rapportmaler og datakilder på site med STARrapportmaler (FS-Datavarehus site). Det er estimert 2 årsverk til videreutvikling av STAR Leveranse av utviklingstjenester FSAT har avtale om levering av utviklingstjenester til CRIStin, NSD, UiO/UiB og UiO (Avdeling for Fagstøtte). Det er inngått avtaler for 9,4 årsverk. 2. FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering 2.1. Ny betalingsmodul Etter omlegging av undervisningsmodulen, er betalingsmodulen i FS den eldste modulen, der det er behov både for teknologisk oppgradering og gjennomgang av en del prinsipper for hvordan denne skal fungere. Løsning er bygget over tid, og inneholder reskontrofunksjonalitet som støtter både kontakt- og regnskapsprinsippet. Integrasjon er utviklet mot en rekke økonomisystemer, i hovedsak mot hovedbok, men også mot reskontro i økonomisystem. Modulen er i de fleste tilfeller svært enkelt å benytte, da den for studenter flest baserer seg på selvbetjening via StudentWeb. Men løsningen bak er relativt komplisert, da den støtter flere prinsipper/ulike prosesser. Kontantprinsippet er beholdt for semesteravgifter, da dette er noe som institusjonene ønsker minst mulig arbeid med. Inntektsføring gjøres ikke før beløpet er betalt. For private høgskoler inntektsføres derimot kravet når det oppstår. Det er behov for en samordning av rutinene for hvordan studentavgifter skal behandles, både i FS og økonomisystem. Skal f eks alle studenter inn som kunder i reskontro i økonomisystemet, noe som noen institusjoner gjør i dag. Da vil FS fungere som et rent forsystem for reskontroen i de ulike økonomisystemene. I dag er FS forsystem for noen institusjoner og full reskontro for andre. I henhold til digitaliseringsrundskrivet er vi pålagt å tilrettelegge slik at kan sendes ut elektronisk handelsfaktura (EHF) fra FS. Det er estimert 2-3 årsverk på ny betalingsmodul Integrasjon mellom FS og arkiv FSAT har hatt en ekspertgruppe for arkiv siden ca Gruppen har både representanter fra institusjoner som bruker Ephorte og Public360. Integrasjonen med Public 360 har kunnet levere kontakter fra FS til P360 ganske lenge. Det er ca. 2 år siden dette ble testet for de første institusjonene. Uninett satte de første institusjonene i produksjon med P360 januar 2014 og brukte det meste av fjoråret og første kvartal i 2015 for å få ut P360 på institusjonene. Høsten 2014 støttet styringsgruppa for P360 (e.l.) i Uninett at integrasjonen skulle utvides med godkjenningssaker. Sommeren 2015 fikk FSAT klarsignal for at det var teknisk mulig å sende saker fra Godkjenningsmodulen til P360. Etter testing skal løsningen rulles ut til alle P360-institusjonene. Ekspertgruppe for arkiv har tidligere ment at overføring av opptakssaker er det mest aktuelle området for utvidelse av integrasjonen. Sammen med et saksflytsystem så vil dette bidra til digitalisering av prosessen for godkjenning av ekstern utdanning, både norsk og utenlandsk. FSAT skal utvikle en integrasjon mellom FS og Ephorte. Det er estimert 2 månedsverk til integrasjon mellom FS og arkiv. 5

72 2.3. Saksflyt (ROMS) Flere av prosessene som administreres gjennom FS er nærmest fulldigitalisert. Dette gjelder f eks opptak. For noen av prosessene mangler det funksjonalitet for en enklere kommunikasjon med studenter og lærere, før konklusjoner i en sak er på plass. For slik funksjonalitet er det beskrevet et enkelt, selvstendig saksflytverktøy som kan fungere på tvers av modulene i FS. Med dette vil f eks godkjenningsprosessen kunne fulldigitaliseres, fra studenten søker i Studentweb, til f eks ekstern utdanning er innpasset i utdanningsplan. Det er estimert ett årsverk for utvikling og implementasjon ved institusjonene. Arbeidet startes høsten Tilrettelegge for opptak til musikkutdanninger, fagskole, master og internasjonale studier i søkerportalen Det er et sterkt ønske i sektoren om et felles nasjonalt masteropptak. For å kunne benytte Søkerportalen som er utviklet til det samordnete opptaket, til flere andre opptak, så kreves det en god del endringer i systemet. FSAT ønsker å tilrettelegge for økt brukt av Søkerportalen. Disse endringene vil også gjøre det mulig å tilby et samordnet opptak til musikkutdanninger. Kunnskapsdepartementet har gitt signaler om at FSAT muligens vil bli bedt å forvalte nasjonalt samordnet opptak til fagskoleutdanninger. Det er estimert 1,5 årsverk til å tilrettelegge for flere opptak i nettsøknaden Kartlegge muligheter for å effektivisere saksbehandling av vurderingssaker FSAT mottar løpende søknader om vurdering av generell studiekompetanse. Det er årlig rundt 800 søknader. I dag foregår dette på papir, og vi ønsker å se på muligheten til å effektivisere og digitalisere denne prosessen Forenkle produksjon av statistikk fra RUST FSAT mottar jevnlig ønske om statistikk fra både Kunnskapsdepartmentet og media. Vi ønsker å forenkle og effektivisere dette arbeidet, slik at forvaltningen kan ta ut statistikk uten at utviklerne er involvert. Det er estimert 1 månedsverk til statistikkproduksjon fra RUST Arbeid med datavarehus for opptaksdata I 2016 startet FSAT er prosjekt for å effektivisere produksjon av statistikk over opptaksdata. Kunnskapsdepartmentet har behov for flere typer statistikk, både jevnlig og mer ad hoc. For å kunne gjøre produksjonen raskere blir mange av rapportene nå laget i datavarehus for opptaksdata. I 2017 vil FSAT videreføre arbeidet med å få laget flere typer rapporter for å kunne tilfredsstille KDs krav og forventninger om rapporter med opptaksdata. På sikt vil dette kunne erstatte statistikktjenesten SOST som lærestedene i dag benytter. Datavarehus for opptaksdata bidrar til å effektivisere FSATs arbeid med produksjon av statistikk og rapporter. Det er estimert 0,5 årsverk til datavarehus for opptaksdata Integrasjoner Integrasjon med TimeEdit Integrasjon med TimeEdit har vært forsøkt tidligere, men har ikke da vært mulig å gjennomføre på grunn av begrensninger i TimeEdit. TimeEdit er kommet i ny versjon, og har bedre integrasjonsmuligheter. Mange av FSinstitusjonene benytter TimeEdit i dag, og mye av datagrunnlaget for timeplanlegging finnes i FS. Med en integrasjon vil en slippe mye dobbeltregistrering. Integrasjonen ble utviklet og testet i Det er estimert 1 månedsverk for 2017 på å implementere integrasjonen ved institusjonene. 6

73 Integrasjon med kortsystemer Informasjon om studentkort og bilde av student benyttes i flere sammenhenger. Utveksling av studentkortinformasjon har vært gjort i mange år, og denne løsningen trenger en teknologisk oppdatering. I noen grad har noen institusjoner også laget løsninger for å utveksle bilder. Ved innføring av studentbevis-app (semesterkvittering) er det også behov for å videreformidle bilde av student til denne app-en. En standard webservice for å få tilgang til studentkort og bilde av student i FS ble utvikler i 2015, men er ikke tatt i bruk ved noen institusjon enda. Dette forutsetter utviklingsarbeid på institusjonene/hos leverandør av kortsystem. Det er estimert 0,1 årsverk til å hjelpe institusjonene med implementasjon i Rapportverktøyet Tableau Tableau er nå tatt i bruk av de fleste institusjonene. FSAT skal arbeide for å lage gode rapporter som tilrettelegges for brukerne. Sommeren 2016 ble lisensmodellen endret slik at en nå har et ubegrenset antall lisenser Studentweb For å kunne digitalisere eksamensprosessen, så skal det utvikles funksjonalitet for at studenter skal kunne be om begrunnelse og sende klage på sensur. I den forbindelse må en også se på løsninger for å kunne motta og arkivere dokumenter med sensitive opplysninger. Det er også behov for å utvikle bedre grensesnitt for mobiltelefon. Når ny undervisningsmodul er ferdig, så må Studentweb tilpasses denne. Det er estimert 0,5 årsverk til Studentweb Søknadsweb Søknadsweb må tilpasses til kontakt- og reservasjonsregisteret og til resultatutveksling. Når ny undervisningsmodul er ferdig, så må Søknadsweb tilpasses denne. Det er estimert 0,5 årsverk til Søknadsweb Evuweb ny versjon Etter- og videreutdanning er et område der prosessene og organiseringen er nokså ulik på tvers av institusjonene. Dagens Evuweb ble utviklet midt på 2000-tallet, og har kun hatt en teknologioppgradering siden den tid. Det er behov for å modernisere både grensesnittet og funksjonaliteten for applikasjonen. Det diskuteres ved flere institusjoner å skaffe alternative løsninger om det ikke kommer opp en ny felles løsning på dette. Kravspesifikasjon for ny løsning ble utarbeidet i Arbeidsomfanget av en ny løsning er ikke klart pr nå, og utviklingen av denne planlegges i hovedsak gjort i Estimert tidsbruk er 2-3 årsverk for utviklingen EpN Ny versjon av EpN ble satt i produksjon i Denne mangler funksjonalitet for å registrere strukturell informasjon om vurdering og undervisning. Arbeidet med dette ble satt på vent da arbeid med ny Studentweb ble påbegynt. Funksjonaliteten er nødvendig å få inn for å ta gammel EpN ut av produksjon (benyttes i dag av NTNU). Gammel EpN er en WO-applikasjon, og vil være den siste WO-applikasjonen når ny Studentweb settes i produksjon. Denne funksjonaliteten vil gi mindre dobbeltregistrering, og en vil kunne fase ut gammel teknologi med en slik oppgradering. Det er også et stort behov for å kunne arbeide med studieprogrammer i EPN, slik at EpN skal 7

74 utvides med funksjonalitet for å kunne gjøre det. Det vil være nødvendig med god dialog med institusjonene for å utvikle EPN til å bli et godt verktøy innen utdanningsledelse. Det er estimert 2 årsverk til utviklingsarbeidet Fagpersonweb Fagpersonweb kommer i ny versjon høsten I 2017 skal det arbeides med ny funksjonalitet for å kunne registrere sensur. Dette vil være en av de siste brikkene for og få fulldigitalisert eksamensprosessen. Det er estimert 3 årsverk til Fagpersonweb Learning agreement for inn- og utreisende For utvekslings- og godkjenningsprosessene er learning agreement det som gis minst støtte for i dagens løsninger. Dette skyldes også at konseptet/prosessene er nokså vage, og er implementert ulikt på tvers av institusjonene/landene. Å standardisere dette innenfor norsk høyere utdanning vil være til hjelp både for norske institusjoner og utenlandske partnere (på linje med innføringen av Nomination). Også for studentene, både inn- og utreisende, vil dette gi en bedre funksjonalitet som er enklere å forholde seg til. Forholdet mellom learning agreement og utdanningsplan må avklares. Det må utvikles funksjonalitet i Studentweb, Søknadsweb, FS-klienten og muligens i Fagpersonweb. Estimert omfang er 0,5 årsverk Doktorgradsopptak i Søknadsweb For doktorgrad er det en egen funksjonalitet i FS for opptak, som ikke understøttes av web-løsninger for søkere. Den baserer seg altså på manuell registrering av søkere. Det meste av funksjonalitet som trengs for doktorgradsopptak eksisterer allerede i opptaksmodulene i FS, sammen med Søknadsweb. Det er behov for noen få utvidelser, og noen rutineendringer på institusjonene for å ta i bruk opptaksmodulen også for doktorgradsopptak. Arbeidet med registering av søknader blir selvbetjente, og opptaksarbeidet vil teknisk sett skje på samme måte som for alle andre opptak. Det vil da også kunne tas vekk funksjonalitet fra doktorgradsmodulen som da ikke lengre trengs. Estimert omfang er 0,5 årsverk Nomination nytt brukergrensesnitt Applikasjonen Nomination vil være den siste som ikke er implementert med moderne brukergrensesnitt (FUN). Den benyttes av internasjonale koordinatorer av utvekslingsavtaler som nominerer søkere til norske utdanninger. Estimert omfang utvikling er 1 månedsverk Dataporten Dataporten er en utvidelse av funksjonalitet innenfor Feide-systemet. Uninett har i 2015 gjennomført en pilottesting av tjenestene innenfor Dataporten, og FS har vært sterkt involvert på tjenestesiden i dette arbeidet. Det FS vil ha spesielt nytte av innenfor Dataporten er en funksjonalitet som gir tredjepartsløsninger tilgang til studentinformasjon, der studenten selv er den som åpner opp for at 8

75 løsningen skal få denne tilgangen. Dette vil åpne opp for nye applikasjoner, både app-er og webapplikasjoner, mot studentdata uten at FS eller institusjonene trenger å prioritere eller styre denne utviklingen. Dataporten ble produksjonssatt i Arbeidet med utvikling innenfor FS er estimert til 0,2 årsverk i Europeisk eid FSAT vil i samarbeid med Difi utvikle integrasjon med europeiske eid-er. Det er behov for dette i forhold til det samordnete opptaket, Studentweb og Søknadsweb. Estimert omfang er 0,3 årsverk Verktøy for utdanningsledelse FSAT vil utarbeide forslag til verktøy som støtter utdanningsledelse med studieprogramplanlegging og ledelsesinformasjon på programnivå. Estimert omfang er 2 månedsverk. 3. FSAT skal være langt framme internasjonalt og drive frem innovative løsninger 3.1. Studentmobilitet Emrex FS har i en årrekke deltatt i internasjonalt samarbeid for en digitalisering av informasjonsutveksling i forbindelse med studentutveksling. Dette arbeidet har resultert i europeiske standarder for både modeller og formater. Resultatutvekslingen som settes i gang mellom norske institusjoner nå i høst baserer seg på disse standardene. Administrasjon av studentmobilitet er svært kostbart, sammenlignet med administrasjon av norske studenter som følger et normalt løp. Samtidig oppfordres studentene til å reise på utvekslingsopphold, og institusjonene ønsker utenlandske studenter velkommen. En digital informasjonsutveksling som er til å stole på, vil gi mer effektiv behandling. Nordforum, som FS deltar i, har satt sammen et prosjekt EMREX for å utveksle resultater på tvers av landegrensene. I 2016 ble det gitt Erasmus+ midler for gjennomføring av EMREX, som et treårsprosjekt. Hoveddelen av utviklingen er gjennomført i 2016, blant annet er det laget en tidlig versjon av Vitnemålsportalen som vil være en del av EMREX-nettverket. I 2016 vil det gjennomføres en Field trial av løsningen, og den vil bli evaluert i Estimert omfang er 0,5 årsverk Studentmobilitet Erasmus Without Paper Et Erasmus+ - prosjekt, der FSAT inngår som partner, er Erasmus Without Paper (EWP). EWP har som målsetting å fulldigitalisere utdanningsinstitusjonenes prosesser som gjelder studentmobilitet. Prosjektet skal beskrive disse prosessene, og utvikle grensesnitt og systemer for datautveksling mellom institusjonene. FSAT sin rolle i EWP er som leder av Work package for standardisering, og utvikle integrasjonene mot FS som den norske delen av EWP. Estimert omfang er 0,5 årsverk. 9

76 3.3. Videreutvikle Studentbevisapp Arbeid med studentbevisapp fortsetter i De fleste institusjoner tar den i bruk i løpet av Internasjonalt samarbeid FSAT viderefører arbeid i ulike internasjonale fora: Nordforum, IAAO (international assosiation of assesing officers), EUNIS, EU-prosjekter. 4. FSAT skal videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører 4.1. Bidra i fusjonsarbeidet Kunnskapsdepartmentet vedtok ny struktur i UH-sektor, og flere universiteter og høyskoler gjennomfører omfattende fusjonsprosjekter i perioden FSAT kommer til å bistå flere institusjoner i fusjonsarbeidet i Første gruppe med fusjoner ble ferdigstilt våren I 2017 skal det gjennomføres prøvefusjoner, fusjon av databaser (februar/mars 2017) og etterarbeid fremt il semesterstart Det er estimert 1 årsverk til fusjonsarbeid Høy grad av brukermedvirkning for å videreutvikle systemene og tjenestene etter sektorens behov For systemene og tjenestene som FSAT leverer er det svært viktig å ha grad av brukermedvirkning. Det gjøres gjennom seminarer: oppstartsseminar, oppsummeringsseminar, fs-kontakforum, FS-brukerforum, ulike utvalg og ekspertgrupper. Dette arbeidet skal videreføres. FSAT skal gjennomgå hvordan brukermedvirkningen skal organiseres, og etablere gode rutiner for kontinuerlig brukermedvirkning Høy grad av brukerpåvirkning for å standardisere bruk av systemene Data fra systemene til FSAT brukes i mange andre systemer, og endringer en gjør i ett system får ofte konsekvenser for ett eller flere andre systemer. FSAT skal være pådrivere for forenkling og standardisering, og utvikle rutinebeskrivelser i samarbeid med brukerne Bidra til gevinstrealisering for studieadministrasjonene ved institusjonene FSAT skal opptre med drifts- og kostnadseffektivitet gjennom hele organisasjonen. Det skal i 2017 videreutvikles rutiner som sikrer at dobbeltarbeid unngås og løsninger gjenbrukes der dette er mulig også utenfor egen organisasjon. FSAT skal sikre at roller og ansvar er tydelig definert i organisasjonen og arbeide for å sikre en felles rolleforståelse. FSAT skal i samarbeid med sektoren utarbeide metoder for systematisk oversikt over gevinstrealisering for studieadministrasjonen nasjonalt og ved institusjonene. Det er estimert 1 årsverk til dette arbeidet. 10

77 4.5. Være aktive, bidra og delta i aktuelle fora FSAT skal arbeide for å være aktive pådrivere til digitalisering og en synlig aktør i sektoren Styrket samarbeid med / avklart forhold til DBH, UNINETT og NOKUT Det er viktig for FSAT å ha et avklart forhold og god rolleforståelse til andre aktører i sektoren. Det er spesielt viktig i forhold til DBH, UNINETT og NOKUT. FSAT skal aktivt arbeide for styrket samarbeid med sentrale aktører i sektoren Brukerundersøkelser FSAT skal gjennomføre brukerundersøkelser med ulike relevante brukergrupper som for eksempel søkere, studenter, studieadministrativt personale og ledelse. 5. FSAT skal ha et ledende fagmiljø som er robust og preget av lite sårbarhet 5.1. Videreføre arbeidet med implementeringen av strategi Den strategiske planen for FSAT trekker frem behovet for å videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører, initiere standardisering og digitalisering av prosesser, drive frem innovative løsninger og nyskapning. Strategien setter i tillegg mål om å videreutvikle FSAT som profesjonell leverandør av brukertilpassede tjenester av høy kvalitet, samt bygge opp et robust og ledende fagmiljø. I 2016 lages det tiltaksplaner, som skal følges opp i Oppfølging av risikovurdering for virksomheten FSAT ble opprettet med mål om å bidra til effektivisering og standardisering av studieadministrative prosesser. For å sikre måloppnåelse og gevinstrealisering ved sammenslåing av de tre miljøene FS, SO og SUN, skal FSAT gjennomføre en risikovurdering for virksomheten i Risikovurderingen skal deretter følges opp på halvårs basis Kompetanseheving av de ansatte FSAT er en leverandør av spesialiserte tjenester og systemer, og det er derfor svært viktig at de ansatte er kompetente og oppdaterte på hva som skjer på de aktuelle områdene. Kompetanseheving skjer gjennom kurs, seminarer og workshop Arbeidsmiljøundersøkelse Etter at både sammenslåing av FS, SO og SUN med påfølgende omorganisering samt at samlokalisering er gjennomført, skal det foretas en arbeidsmiljøundersøkelse blant de ansatte. 11

78 Oversikt over oppgaver og prioritering Oppgaver innen for FS, GAUS og RUST For FS, GAUS og RUST er det for 2017 totalt budsjettert med 24 årsverk for utvikling og brukerstøtte. I tillegg er det for Vitnemålsportalen budsjettert med 5 årsverk. Det er søkt om midler fra KD for forvaltning og videreutvikling av Vitnemålsportalen. Tabellen under gir en oppstilling over oppgaver for 2017 som er en videreføring av oppgaver som er påbegynt i 2016 eller tidligere. Dette har totalt et omfang på 20 årsverk. Videreføring av oppgaver fra 2016: Ressursestimat 2017 Brukerstøtte 6 årsverk Systemvedlikehold 4 årsverk STAR: utvikle og videreutvikle rapporter i Tableau 2 årsverk Studentweb: Vedlikehold, be om begrunnelse og klage, søke om 0,5 årsverk tilrettelegging Søknadsweb: kontakt- og reservasjonsregisteret 0,3 årsverk Ny Fagpersonweb: Produksjonssetting og vedlikehold, sensurregistrering 3 årsverk Ny Undervisningsmodul: utvikling og produksjonssetting 2 årsverk Vitnemålsportalen videreutvikling og forvaltning 5 årsverk Saksflytsystem (ROMS) 1 årsverk GAUS: integrasjon med NOKUTs system 1 månedsverk RUST vedlikehold 2 månedsverk Studentmobilitet EMREX 0,5 årsverk Erasmus without paper 0,5 årsverk Integrasjon med TimeEdit produksjonssetting 0,1 årsverk Integrasjon med kortsystem produksjonssetting 0,1 årsverk Tabellen under viser nye oppgaver som kan påbegynnes i 2017/2018 (hvor det må foretas en prioritering). For 2017 er omfanget inntil 4 årsverk. Nye oppgaver 2017/2018 Ressursestimat 2017 Ressursestimat 2018 EpN: Ny versjon med utvidet funksjonalitet (for å få faset 2 årsverk ut WO-versjonen) og tilrettelagt for studieprogram Learning Agreement for inn- og utreisende: utvikling 0,5 årsverk eid: utvikle og tilrettelegge 0,3 årsverk Evuweb: Ny versjon med utvidet funksjonalitet (for å få 2-3 årsverk faset ut gammel teknologi) Ny betalingsmodul: spesifisering i 2017 og utvikling årsverk Doktorgradsopptak i Søknadsweb: utvikling 0,5 årsverk Nomination nytt brukergrensesnitt 1 månedsverk Integrasjon mellom FS og arkiv 2 månedsverk Statistikkproduksjon i RUST 1 månedsverk Tilrettelegging for dataporten 0,2 årsverk Verktøy for undervisningsledelse 2 månedsverk Metode for oversikt over gevinstrealisering 0,5 årsverk 0,5 årsverk 12

79 Anbefalt prioritering av arbeidsoppgaver Evuweb og EpN i 2017 FSAT anbefaler at en først utvikler EpN og deretter tar Evuweb. Vi har ett sett med utviklere, og erfaring viser at det er best å ha fokus på en applikasjon om gangen. Det gir mer effektiv utnyttelse av resursene. EpN er siste applikasjon som er skrevet i verktøyet WebObjects, dette verktøyet er utdatert, og har ikke blitt supportert på mange år. USIT som drifter applikasjonen ønsker at vi snarest mulig avslutter bruk av WO-applikasjoner, på grunn av manglende support fra utgiver og sikkerhetsaspekter. EpN finnes i dag som to varianter, en gammel WO som NTNU bruker og en nyere utviklet i jboss-seam. NTNU har ikke kunnet gå over til den nye da den mangler funksjonalitet for å registrere eksamens--og undervisningsinformasjon. Ny versjon av EPN vil inneholde både eksamens-, undervisningsinformasjon og studieprogram. På denne bakgrunn foreslår FSAT at EPN prioriteres foran Evuweb. 13

80 Oppgaver som videreføres i Oppgaver innen opptak Videreføring av oppgaver fra 2016: Ressursestimat 2017 Opptaksforvaltning 6 årsverk NVB forvaltning 2 årsverk Forkurs 1 årsverk Datavarehus for opptaksdata 0,5 årsverk Videreutvikling og forbedring av de nye opptakssystemene 6 årsverk FSAT har 6 årsverk til utvikling innenfor opptak, slik at oppgavene må videreføres de kommende årene. Oppgaver det må prioriteres mellom. Det er inntil 2 årsverk som kan fordeles for høsten Nye oppgaver i 2017/2018: Ressursestimat 2017 Ressursestimat 2018 NVB utvikling 1 årsverk 1 årsverk Tilrettelegge nettsøknad til flere typer opptak 1, 5 årsverk Kartlegge mulighet for internt system for saksbehandling av vurderingssaker 3 månedsverk Omskriving av opptakssystemer til nytt miljø (nødvendig for å kunne kjøre flere typer opptak) Ikke estimert. Arbeid har startet med å spesifisere og estimere. 14

81 FSAT anbefaler at oppgaven med å tilrettelegge nettsøknaden til flere typer opptak prioriteres, og at en starter med omskriving av de deler av opptakssystemene som ikke ble fornyet i SO3.0. Oppgaver som videreføres i FSAT ser at det er et stort behov for flere ressurser innen opptak. FSAT vil i årene fremover sannsynligvis få oppdrag om både fagskole- og masteropptak, slik at systemene bør skrives om til å kunne kjøre flere typer opptak. I dag er de tilrettelagt for NOM-opptak. Musikkutdanningene i Norge har også ønsket å kunne ha et felles opptak, og det vil være mulig når opptakssystemene er tilpasset flere opptak. Oppgavene for å tilrettelegge for flere typer opptak vil være krevende. FSAT bør være i forkant og starte på dette arbeidet allerede nå, og styrke utviklingskapasiteten innen opptak. 15