Oppmøte kl. 13:00 på Gjerdet barnehage - synfaring

Transkript

1 Midsund kommune Møteinnkalling Utval: Formannskapet Møtestad: Kantina, Kommunehuset Dato: Tid: 13:00 Forfall må meldast til utvalssekretær på telefon som syt for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter etter nærare melding. Oppmøte kl. 13:00 på Gjerdet barnehage - synfaring SAKSLISTE Saksnr Innhald Arkivsaknr PS 11/63 PS 11/64 Godkjenning av protokoll Referatsaker PS 11/65 Forprosjekt Midsund skule 2009/537 PS 11/66 Kartlegging av inneklima på Teige - Tilstandsvurdering - vegen vidare 2011/282 PS 11/67 Budsjett Økonomiplan /455 Drøftingar: Folkevaltopplæring Gjennomgang notat politisk struktur Midsund, Helge Orten ordførar Ann Torill Vaksvik sekretær

2 PS 11/63 Godkjenning av protokoll

3 PS 11/64 Referatsaker

4 Midsund kommune Rådmannen Arkivsak: 2009/ Arkiv: 610 Saksbeh: Stian Løken Dato: Saksframlegg Forprosjekt Midsund skule Utvalsak Utval Møtedato 11/65 Formannskapet Kommunestyret Forslag til vedtak: 1. Forprosjekt som vedlagt saka vert teke til orientering og godkjent. 2. Ramme for investering i utbygging av skule blir å innarbeide i budsjett/økonomiplan Saksutgreiing: Midsund kommunestyre vedtok i budsjett for 2009 å gjennomføre planlegging for ombygging og utbygging av Midsund skule til fellesskule for årstrinn, folkebibliotek og vaksenopplæring. Bestillinga var ein skule med fleksibilitet og som var framtidsretta og funksjonell. Det vart satt ei ramme på 52,5 mill kroner til prosjektet. I februar 2009 vart det halde eit felles oppstartsmøte for alle involverte der ein orienterte om prosjektet. Frå våren 2009 vart det arbeida med romprogram, anbod og val av prosjekterande. Arbeidet med skisse- og forprosjekt er beskrevet i vedlagt forprosjekt. I arbeidet med prosjektet har det vorte klart at det ikkje er mogleg å planlegge ei ombygging og utbygging av Midsund skule innanfor den økonomiske ramma som er satt for prosjektet dersom

5 ein skal planlegge ein skule som stettar krava som er sett til prosjektet. Ombygging og utbetring av eksisterande bygg er eit minimum av endringar for å få ein hensiktsmessig ungdomsskulefløy og ei egna personalavdeling. I tillegg mindre endringar av kulturskule og storsal. Det er i prosjektet ikkje vurdert kva endringar og utbetringar som bør gjerast på Midsund skule og Raknes skule kvar for seg dersom ein ikkje gjennomfører utbygginga av fellesskulen, og alternativkostnadar er ikkje kalkulert. Begge skulane har utfordringar i den daglege drifta grunna manglar ved bygga i tillegg til etterkvart nødvendig vedlikehald- og oppussingsarbeid. Manglar ved skulane går mellom anna på grupperom, garderobeløysing, arbeidsplassar for ansatte, uteområdet ved Midsund skule, knapt med undervisningsareal ved Raknes skule. I tillegg kjem lokala til kulturskulen og storsalen. Denne lista er ikkje uttømmande. Forslag til nødvendige tiltak vil måtte komme som ei eiga utgreiing. Det visast vidare til vedlagt forprosjekt datert Vurdering: Rådmannen vurderar med dette at utgreiing av fellesskule er avslutta ved behandling av forprosjekt. Om kommunestyret ikkje finn å kunne starte eit byggeprosjekt i tråd med forprosjektet rår rådmannen til at det vert starta eit nytt prosjekt som kartlegg alternativkostnadar ved vidare drift innanfor dagens skulestruktur. Omfang og gjennomføring av ei slik utgreiing må sjåast i samanheng med administrative ressursar og forslag til budsjett for Rådmannen vurderar to vegar vidare for prosjektet: Alternativ 1: Gjennomføring av utbyggingsprosjekt av Midsund skule etter langtidsbudsjettet med endra investeringsbudsjett i samsvar med forprosjekt Midsund skole. Alternativ 2: Kommunestyret ber rådmannen om å legge fram prosjektplan for utredning av alternativkostnadar til oppgraderingar av Midsund og Raknes skule innanfor dagens skulestruktur innan behandling av budsjett for Økonomiske / administrative konsekvensar: renter renter Midsund skule - prosjekt 82 nybygg fellesskule 3,22 % 4 % Anskaffelseskostnad Kompensert merverdiavgift Bruk av ubundne investeringsfond Netto kostnad - grunnlag lånefinansiering Alternativ 1 grunnlag Rente Avdrag Prognose på finanskostnad Alternativ 2 (uten bruk av 12 mill kr i fond) Rente

6 Avdrag Prognose på finanskostnader Grunnlag for prognose på finanskostnader: Anskaffelseskostnad jf forprosjekt 100 million kroner Kompensert moms inkludert i kostnad 20 million kroner Bruk av ubunde investeringsfond 12 million kroner (jf økonomiplan ) Levetid skulebygg 40 år Renter 3 md. Nibor per 8. august ,22 % Alternativ rente 4,00 % Forutsetningar All momskompensasjon reduserer kommunen sine samla låneopptak. Alternativ 1 er med bruk av 12 million kroner av ubundne investeringsfond, jf gjeldende økonomiplan. Alternativ 2 utan bruk av fondsmidler til eigenkapital. Ann Heidi P. Orvik Inge Rakvåg Stian Løken Konstituert rådmann Teknisk sjef Rådgjevar Vedlegg (prenta): - Forprosjekt Midsund skole, Datert Teikningar forprosjekt Midsund skole - Retningslinjer om kompensasjon for utgifter til renter til investeringar i skole- og svømmeanlegg fra Husbanken Vedlegg (uprenta): Særutskrift går til: Midsund skule v/rektor Raknes skule v/rektor Fau Midsund skule v/leiar Fau Raknes skule v/leiar Elevrådet Midsund skule v/elevrådsformann Verneombod Midsund skule Verneombod Raknes skule Hovudverneombod Utdanningsforbundet Midsund

7 Delta Midsund Fagforbundet Midsund Økonomiavdelinga v/økonomisjef Råd for funksjonshemma v/leiar

8 Midsund kommune Teknisk Arkivsak: 2011/282-8 Arkiv: 614 Saksbeh: Inge Rakvåg Dato: Saksframlegg Kartlegging av inneklima på Teige - Tilstandsvurdering av bygget- vegen vidare Utvalsak Utval Møtedato 11/66 Formannskapet Forslag til vedtak: Formannskapet ber rådmannen arbeide med ei alternativ løysing for Kommunehuset på ein anna stad. Herunder må det og arbeidast med nødvendige tiltak for å avgrense inneklimaproblemet på kort sikt. Saksutgreiing: Ved Kommunehuset i Midsund har det over tid blitt rapportert om innsig av vatn på einskilde rom, og uttrykt bekymring for effekten på inneklima. Midsund kommune er tilslutta bedriftshelsetenesta Hjelp 24 og har brukt dei til å gjere inneklimamålingar ulike stader i Kommunehuset (8 prøver) og Løa (5 prøver). Målingane i Løa er tidlegare rapportert, og tiltak med redusert bruk av denne delen av bygget samt byggetekniske tiltak er gjennomført. Det som står igjen her er å finne varige lokalitetar til 10 års rekneskapen til økonomiavdelinga. Dette har vi ikkje funne endeleg løysing for, men behovet er ca 100 hyllemeter godkjent arkivplass. Målingane frå 8 stader i Kommunehuset er no kjent, og viser små teikn til unormal førekomst av muggsoppsporar. Denne klassifiseringa nyttast når verdiane innandørs er noko større ein utelufta og/ eller man har små innslag av artar man forbinder med fuktskada bygningar. Vidare tiltak kan vurderast. Luftanalysane gir små indikasjonar på at det førekjem vekst av muggsopp i deler av dei undersøkte lokala. Det er og ved målingane opplyst frå dei tilsette om rar lukt på ein del kontor, og aukande helseplagar hos både kjente allergikarar og andre. Det er og opplyst å vere

9 funn av synleg misfarging, fuktskadar og/ eller vekst av muggsopp på fleire rom ved prøvetakinga. Det er sett fram teori på at klima siste to vintrar har medverka til situasjonen i form av langvarig kulde med mykje isdanning på veggved og tak. Om dette er deler av årsaka kan ein pårekne ein aukande vekst av muggsoppsporar gjennom den varmare årstida, og slik aukande skader på bygning og helseplagar hos dei tilsette. Folkehelsas gjeldande norm seier at fukt- og råteskade skal ikkje førekomme. Synleg mugg og mugglukt skal ikkje førekomme. Med dagens kunnskap kan det ikkje setjast ein talfesta norm. Internasjonale ekspertgrupper har valt å setje som kriterium at det ikkje skal førekomme vekst og formering av muggsopp i ei bygning. Ein god del allergikarar reagerer på stoffar på og i mikroorganismar. Reaksjonar kan arte seg som høysnue, astmaanfall, eksem ol. Reaksjonane kan utløysast utan at det kan påvisast påfallande store mengder av muggsoppsporer i lufta. Hjelp 24 anbefalar vidare undersøking av forholda først og fremst i romma merka Øyavis/ fotorom og Øyavis redaksjon. Dette anbefalast som bygningsteknisk vurdering med fokus på fukt-/ muggsoppskadar. Dei gjer merksam på at ved avdekking/ riving av muggsoppinfisert materiale frigjerast store mengder muggsoppsporer som det er uheldig å puste inn. Det krevjast godkjent verneutstyr, samt vernetiltak mot spreiing til tilstøytande rom. Hammerø & Storvik Prosjekt AS v/ Arnold Askeland har utarbeida Tilstandsvurderingar. Føreløpig rapport av Rapporten lister opp diverse tiltak men som foreløpig ikkje er kalkulerte. Vurdering: Rådmannen har orientert hovudverneombod og dei tilsette med arbeidsstad Kommunehuset inkl soknet og Øyavis om funna, og at det vil fremjast sak til Kommunestyret for avklaring av politiske forventningar til det vidare arbeid. Dei tilsette har sett fram forventningar om at dei i løpet av kort tid får nærare informasjon om farane ved det kartlagde, og når arbeidsmiljøet kan påreknast fullt ut forsvarleg igjen. Fleire tilsette har oppgitt å ha hatt aukande problem med allergi/ helseplagar som kan ha samanheng med dei funn som no er gjort. For dei tilsette er det av vesentleg interesse at arbeidsmiljøet er fullt ut forsvarleg så snart som råd, og at saka gjevast prioritet. Rådmannen er i dialog med teknisk sjef og Hjelp 24 for å få på plass ein handlingsplan i tråd med anbefalingar og forventningane frå dei tilsette. Dette vil ta noko tid, men førebels tilbakemelding frå teknisk sjef med bakgrunn i huset sin alder og problemstillingane som er kjend så langt, er at når ein begynner å opne i konstruksjonen må ein pårekne å finne meir, og at investeringane i dette bygget vil vere omfattande. Tilstandsvurderingar. Foreløpig rapport av Tilstandsrapporten gir en oversikt og vurderingar av kjende vassintreningar i bygningskroppen basert på visuelle observasjonar. Rapporten vurderer behov for ekstra undersøkingar og beskriver ulike tiltak. Tiltaka er foreløpig ikkje kalkulerte. Rapporten beskriv omfattande tiltak som inneber store kostnadar. Dessutan er omfanget av råte og sopp uoversiktleg med omsyn til kva for bygningsdelar som er råka. Om Kommunehuset rustas opp slik rapporten beskriv, vil dette ha konsekvensar for Midsund kommune i lang tid. Før saka føres for langt, er det difor viktig å gjere ei vurdering av om Teige er hensiktsmessig som Kommunehus for Midsund kommune:

10 Planløysning, størrelse og innhald Parkeringsforhold og adkomst som tilfredsstiller krav til universell utforming Trafikksituasjon og utbygging av riksvegen Viss det ikkje er aktuelt å gjøre store investeringar i bygget som rapporten beskriv, kan det likevel være aktuelt med avgrensa tiltak for om mogeleg å få redusert inneklimaproblemet. Dette er kortsiktige tiltak med stor usikkert om det er tilstrekkelig for å betre problema i bygget. Men kanskje det kan gi eit betre inneklima i deler av bygget. Av slike tiltak kan nemnast: Riving av løa. Ny taktekking på mellombygget og utskifting av material som tydeleg er angrepet av sopp. Det må byggjes ny fasade mot nord. Montering av ventilasjonsanlegg i einskilde rom (mindre anlegg som dekkjer eitt eller noen få tilstøytande rom) Uavhengig av val av alternativ for arbeidslokale vil rådmannen arbeide med å få avlevert alle arkiv til vårt depot hos IKA Møre og Romsdal, då arkivet sine krav til lokalitetar bitt oss opp i forhold til alternative løysingar på kontorlokale. Rådmannen ser 2 alternative for vegar vidare: Alternativ 1. Etablere eit forprosjekt som beskriv nødvendige tiltak på Kommunehuset for oppgradering av bygget etter dagens lover og reglar. Alternativ 2. Arbeide med ei alternativ løysing for Kommunehuset på ein anna stad. Herunder må det og arbeidast med nødvendige tiltak for å avgrense inneklimaproblemet på kort sikt, saman med verneombod og tilsette. Økonomiske / administrative konsekvensar: Uavhengig av kva ein vel av alternativ vil kommunen få betydelege kostnader og stå framføre ein vanskeleg driftssituasjon. Kor mykje dette vil koste evnar ikkje rådmannen å talfeste på noverande tidspunkt, og det vil eg kome attende til i ei seinare sak. Det er viktig på noverande tidspunkt å få tilbakemelding frå Formannskapet om ønska utvikling for arbeidet vidare. Ann Heidi Orvik Konst. rådmann Inge Rakvåg Teknisk sjef Vedlegg (prenta): Tilstandsvurderingar. Føreløpig rapport av Vedlegg (uprenta): Mappe Særutskrift går til:

11 Midsund kommune Personalkontoret Arkivsak: 2011/455-1 Arkiv: Saksbeh: Ann-Heidi Paulsen Orvik Dato: Saksframlegg Budsjett Økonomiplan Drøftingsnotat Utvalsak Utval Møtedato 11/67 Formannskapet Forslag til vedtak: Formannskapet sluttar seg til rådmannen sine føringar og opplegg for budsjettprosess 2012, samt økonomiplan Saksutgreiing: Den økonomiske situasjonen for Midsund er stram og vi har ikkje midlar på ubunde driftsfond. Det gjer at vi for nye tiltak, som ikkje kompenserast gjennom auke rammeoverføring, må finne dekning innanfor dagens driftsnivå. Inntektsgrunnlag 2012 Kva som kjem av overføringane til kommunane for 2012 får vi ikkje svar på før statsbudsjettet leggast fram fredag 7. oktober Då vil vi og få deflator og lønns- og prisvekst for Underskot 2008 Dei siste åra har vi av ulike grunnar ikkje fått gjennomført vedtekne investeringar som planlagt og deler av momskompensasjon som skulle gått inn i drift til dekkje opp tidlegare års underskot har vi måtta stryke.

12 Rest underskot frå 2008 på 1.6 million kroner er innarbeidd i revidert budsjett 2011, men om det kjem større forsinkelser på investeringane også i 2011 kan det bli vanskelig. Gjerdet barnehage Økonomiske konsekvensar av ny drift Raknes-/Gjerdet barnehage må innarbeidast frå og med Lønnsvekst Lønnsauka i 2011 er på landsbasis rekna å vere 1 % høgare enn budsjettert lønnsvekst og er ikkje kompensert gjennom rammeoverføringane. For Midsund utgjer det om lag 1 million kroner. Pensjon KLP og SPK KLP si prognose på premie og premieavvik for 2012 kjem først i september. Både KLP og SPK har sendt varsel om at auke i premien for 2011 som følgje av lønnsoppgjeret. Varsel juni 2011: KLP premie sykepleiere 19,7 % KLP premie fellesordning 14,63 % begge desse ligg over det som blir sett av i dag Robek Midsund kommune blei 28. juni 2011 meldt inn på Robek fordi vi ikkje har klart å dekke inn heile underskotet frå 2008 i Når det gjeld investeringar frå og med 2012 må vi ha Fylkesmannen si godkjenning for å kunne foreta nye låneopptak. Vurdering: Rådmannen legg fram følgjande forslag til føresetnader for budsjett 2012 og økonomiplan for formannskapet Skatt og rammetilskot budsjetterast i samsvar med KS sin prognosemodell Skjønnsmidlar settast lik tildelt for 2011 Utrekna ramme til samhandlingsreforma avsettast fullt ut til dekning av faktura frå helseforetaket Realvekst settast lik null Refusjon for særlige ressurskrevende tenester går ned frå og med 2012 med ein brukar mindre innanfor refusjonsordninga. Finansområdet Renter og avdrag på lån Rentenivå for 2012 på lån settast foreløpig til ei gsn rente på 3,6 %, men vurderast løpande fram til forslag frå formanskapet leggast fram (Per 8. august 2011 ligger effektiv rent på eit 3 md. Niborlån i KBN på 3,22 %) Avdrag på lån betalast etter krav/reglar minimumsavdrag Avsetning til disposisjonsfond - fylkesmannen si tilråding om eit netto driftsresultat på 3 % av brutto driftsinntekter (over tid) utgjer for Midsund 4.3 million kroner.

13 Rådmannen foreslår at vi setter av noko i reserve til å dekkje opp ved auke i finanskostnader inkl rentekompensasjon (rentefond) negativ endring i momskompensasjon driftsdel avsetning til dekning av tiltak som erfaring tilseiar at i perioden og som ikkje kan dekkast opp innafor vedteken ramme, som nye tiltak innanfor barnevern, økonomisk sosialhjelp spesialpedagogiske tiltak skule og barnehage mv. Investeringar 2012 og i planperioden Så lenge Midsund kommune er i Robek-registeret skal Fylkesmannen godkjenne alle låneopptak, noko som vil medføre at vi ikkje lengre kan rekne med å få satt i verk alle investeringar vi har i økonomiplana vår. Momskompensasjon frå investeringar Det beste er om vi i budsjett 2012 legg opp til at all momskompensasjon går tilbake til investering og reduserer behov for lån. Kravet for 2012 er at minst 60 % skal tilbake til investering. Løpande drift bør ikkje finansierast med momskompensasjon frå investeringar Ramme til einingane: netto ramme forslag til modell Rådmannen meiner at vi frå budsjett 2012 legg opp til ein anna modell for rammebevilgning som stemmer meir med dagens organisering, sjå døme vedlagt Det nye kommunestyret bør vedta nye budsjettreglement, reglement for rapportering og reglement for delegasjon av mynde som vi kan bruke i dei kommande budsjettprosessane. Dei må også ta stilling til det med ramme, nivå, netto eller brutto mm Premieavvik pensjon KLP og SPK Rådmannen foreslår at kommunen samlar på eige ansvar avsetning til premieavik og til amortisering av tidligere års premieavvik frå og med Dagens ordning er at vi legg til premieavvik til løpande pensjonskostnader og fordeler alt ut på einingane. Premieavvik skal førast på eigne funksjonar 170 og 171 i Kostra. Utan rom for vekst er ei vidareføring av dagens driftsnivå utgangspunkt for budsjett Einingsleiarane må i sine budsjettforslag grunngje behov for og belyse økonomiske konsekvensar av nye tiltak Andre forhold som formannskapet bør ta stilling til Behov for kutt i driftsnivå- rammer til einingane: Dersom vi gjennom rammeoverføringar og andre inntekter ikkje får dekning for budsjetterte finanskostnader, avsetningar og forslag til rammer for einingane for 2012 må vi gjennomføre kutt. Auke i inntekter er det grunnlag for å vurdere eventuell auke i kommunen sine inntekter framover som med til dømes innføring av eigedomsskatt Økonomiplana Det er viktig for rådmannen å få signal/innspel på kva som skal innarbeidast i økonomiplana Investering - vidareføring av det som ligg i økonomiplana Midsund skule prosjekt fellesskule innarbeiding i økonomiplana Myratun, eventuell forskyving Nytt aktivitetsenter PU, skal den heilt ut

14 Med fleire Nye investeringar Arkiv, korleis løyse utfordringane gitt muggsopproblematikk Kommunehuset, investering i IKA Møre og Romsdal sitt depot samt manglande oppbevaringskapasitet Kommunehus behov for utbetring, jf muggsopproblematikk, hms og manglande tilgjengelegheit I tillegg kjem mange andre ønska prosjekt. Det nye kommunestyret vil kome med sine forslag i november Drift Rådmannen har bedt om innspel frå leiarane på korleis dei ser på utfordringar i planperioden med tanke på eventuelle endringar i tenestebehov: Barnehage Skule Vaksenopplæring Helse Eldreomsorg Sosialhjelp Barnevern Teknisk, bygg anlegg, vedlikehald, veg, kartarbeid, planlegg Kommuneplan Andre planer Administrative ressursar, som oppvekstadministrasjon Kultur Andre Leiarane vil og rapportere på tenestekvalitet og mogleg tenesteomfang med dei føresetnader som ligg til grunn for budsjett og langtidsplan i dette notat og etter nærare bestilling frå Kommunestyret. Framdriftsplan for budsjett og økonomiplanarbeidet hausten 2012 Ansvar Frist/tidspunkt Formannskapet sine premiss for budsjett 2012 Oppstartsmøte 23. august Einingane sine grunnlag til budsjett Oversending til rådmann 05. september Statsbudsjettet 07. oktober Leiarmøte Orientering om 18. oktober statsbudsjett 2012 Kommunestyret Konstitueringsmøte 13. oktober Rådmannen orienterer om forutsetningar i statsbudsjettet for 2012 Formannskapet Drøftingsmøte xx. oktober Einingane sine forslag Oversending til rådmann 01. november Rådmannen sitt forslag Utsending/skrivefrist 22. november Formannskapet si instilling 29. november Kommunestyret sitt vedtak 15. desember

15

16 Vedlegg 1 Refusjon særlig ressurskrevende tenester flyttast til planområde 3

17 Ann-Heidi Paulsen Orvik Konst.rådmann Anne Oterhals Økonomisjef