Retningslinje for omstillingsprosesser i Alta kommune

Transkript

1 Retningslinje for omstillingsprosesser i Alta kommune Omstillingsprosjektet Godkjent dato:..... Prosjektgruppa v/rådmann.. Styringsgruppa v/ordfører HTV Utdanningsforbundet.. HTV Fagforbundet Alta kommune 0

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning og formål... s. 2 2 Ulike definisjoner og forklaring av begreper.. s. 2 3 Målsetting og trepartssamarbeid... s Målsetting for omstillingsprosjektet Trepartssamarbeid 4 Prinsipper og spilleregler... s Omstilling skal gjennomføres under trygghet Respekt for enkeltmennesket Skjerming av spesielle grupper 4.2 Arbeidsmiljøet skal vektlegges 4.3 Medarbeidernes rett til medbestemmelse skal ivaretas 4.4 Lov- og avtaleverk skal legges til grunn 5 Organisering og informasjon... s Planlegging av omstillingsprosessen 5.2 Roller og ansvar Rådmannens lederteam sitt ansvar og rolle Virksomhetsleders rolle og ansvar Tillitsvalgtes rolle og ansvar Medarbeidernes rolle og ansvar Lønns- og personalavdelingens rolle og ansvar 5.3 Informasjon Generell informasjon Informasjon til overtallige medarbeidere 6 Organisatoriske tiltak i omstillingsprosessen... s Bemanningsplan 6.2 Stillingsbank innhold og oppgaver 7 Tiltak på individnivå for den enkelte medarbeider. s Omstillingssamtalen 7.2 Personaloversikt 7.3 Tilbud om annen stilling i kommunen 7.4 Kompetanseutvikling 7.5 Avtalefestet pensjon (AFP) 7.6 Avtalebasert fratreden 7.7 Oppsigelse 7.8 Fortrinnsrett til stilling 7.9 Lån i pensjonsordningen i Alta kommune 8 Sjekkliste for omstillingsprosjektet s.12 9 Økonomi... s Regelverk og aktuelle henvisninger. s.15 Alta kommune 1

3 1 Innledning og formål Omstilling betyr å endre, å gjøre noe annerledes, og kan være helt nødvendige og positive utviklingsprosesser. I dag skjer endringer hyppigere enn før, og det er ofte mer snakk om kontinuerlige prosesser enn avgrensede og enkeltstående tiltak. Forskning og praksis viser at det er mulig å organisere og gjennomføre omstillinger på måter som gjør at de fleste medarbeidere opplever endringene som positive. I kommuneplanen Alta Vil er det fastsatt at Alta kommune skal være en endringsvillig organisasjon. Vårt verdigrunnlag skal være vår plattform, og åpenhet, trygghet og respekt skal ligge til grunn for all dialog, saksbehandling og tilbakemelding. Behovet for omstilling vil ofte være styrt av utenforliggende forhold som endringer i brukernes behov og/eller endrede økonomiske rammebetingelser. Som regel vil det ligge en eller flere politiske beslutninger eller prioriteringer til grunn for større omstillingsprosesser, men også interne omorganiseringsbehov kan føre til ulike omstillinger. Noen ganger vil det også være behov for endringer i bemanningen eller nedbemanning. Formålet med retningslinjen er å gi et grunnlag for økt bevissthet og kunnskap om hvordan organisasjonen, ledere og medarbeidere kan møte og håndtere omstillingsprosesser på en god og ryddig måte. Retningslinjen er styrende for valg av framgangsmåte hvis det er behov for nedbemanning som skaper overtallighet. Arbeidsgivers saksbehandling står helt sentralt, og det finnes en rekke lover og avtaler som skal sikre at omstilling skjer etter en betryggende prosess. Retningslinjen er ment som en hjelp til å sikre at formaliteter ikke glemmes, og at vi gjør tingene riktig første gang. Denne retningslinjen retter seg i første omgang spesielt mot omstillingsprosjektet Formålet med omstillingen er: 1. Etablere en effektiv og fremtidsrettet politisk og administrativ organisering av Alta kommune. 2. Bidra til at nivået på tjenesteproduksjonen blir økonomisk bærekraftig i kommende økonomiplanperiode. 3. Bidra til forbedret helhetstenkning i den kommunale organisasjon 4. Bidra til å få på plass mer kostnadseffektive løsninger innenfor tjenesteproduksjonen. 5. Etablere forpliktende kompetanseutviklingsplaner, herunder fokus på lederkompetanse og medarbeiderundersøkelser. 2 Ulike definisjoner og forklaring av begreper Omstilling: Med omstilling menes enhver endring av organiseringen av personell og oppgaver i kommunen. Det kan være omfordeling av arbeidsoppgaver og personell på ulike områder, endringer i arbeids- og tilsettingsforhold eller overflytting av oppgaver til andre foretak. Tiltakene kan variere i art og omfang, og ved større omstillingsprosesser vil det ofte være tale om en kombinasjon av ulike tiltak. Alta kommune 2

4 Stillingsbank: Stillingsbank er en sentralisert og styrt systematisering av rutiner og tiltak for å ha nødvendig oversikt, individuelt og organisatorisk, over personer og/eller oppgaver som kan flyttes på. Poenget et at ledige stillinger må det holdes kontroll på. Stillingsbankens rutiner skal være skriftlige og forutsigbare, bl.a. i forhold til sikring av dokumentasjon. Bemanningsplan: Med bemanningsplan menes et grunnlagsdokument for den enkelte virksomhet som gir oversikt over de oppgaver / mål virksomheten har det antall arbeidstakere virksomheten har for å utføre oppgavene og nå de målene som er satt den kompetanse arbeidstakerne må ha for å kunne gjøre oppgavene Overtallighet: Begrepet overtallig brukes der en har medarbeidere som enten ikke er rettighetshaver til stilling eller er en av flere rettighetshavere. Stillinger som utgår kobles til aktuelle medarbeidere, og innehavere av disse stillingene blir definert overtallig. Grunnpreget i den enkeltes medarbeiders arbeidsavtale er et svært viktig moment. Dersom stillingsinnholdet endres, men ikke slik at det fører til vesentlige endringer i grunnpreget i arbeidsavtalen, har stillingsinnehaver rett til å fortsette i stillingen. Vi vil kunne få flere rettighetshavere til stilling/stillinger. Utvelgelse skjer i hht. kvalifikasjonsprinsippet i Hovedtariffavtalen, 3.3. Se for øvrig dreieboken pkt. 21 for mer detaljert oversikt. Der det er flere rettighetshavere enn ledige stillinger, vil vi få overtallige medarbeidere. Tiltak for enkeltmedarbeidere gjelder kun for medarbeidere som blir definert overtallige som følge av omstilling. Tiltakene gjelder også for medarbeidere som har permisjon fra sin stilling, og som blir definert overtallige. Medbestemmelse via informasjon, drøfting og forhandling: Lover og avtaler regulerer hvilke saker som bare skal informeres om, hva som skal drøftes og hva som skal forhandles om. Kommuner og arbeidstakerorganisasjonene har inngått hovedavtale hvor det i formålet står at medvirkning og medinnflytelse gjennom informasjon og drøftinger skal kunne gjennomføres uansett hvor eller på hvilket nivå beslutningen tas. For dette omstillingsprosjektet har partene inngått et trepartssamarbeid hvor de ansatte via sine tillitsvalgte skal sikres reell medbestemmelse basert på god og jevnlig dialog, og med basis i Hovedavtalens bestemmelser. Arbeidsgiver skal så tidlig som mulig informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd når det gjelder omorganisering / omlegging av driften, jf. HA og AML 8-1 og 8-2. Virksomhet: En virksomhet er en enhet i kommunen som produserer varer eller tjenester. En virksomhet ledes av en virksomhetsleder som har ansvar og myndighet for den Alta kommune 3

5 daglige drift innenfor både personal-, økonomi- og fagområdet. Kommunalleder innenfor tjenesteområdet som virksomheten hører til er nærmeste overordnede til virksomhetsleder og har det overordnede ansvaret for virksomheten. Virksomhetsleder: Virksomhetsleder er den som i arbeidsgivers sted leder den enkelte virksomhet / avdeling i samsvar med gitte fullmakter. Virksomhetsleder har ansvar og myndighet i forhold til den daglige drift innenfor personal-, økonomi- og fagområdet som virksomheten hører til. Nærmeste overordnede til virksomhetsleder er kommunalleder i Rådmannens lederteam. 3 Målsetting og trepartssamarbeid Alta kommune skal ha en klar idé om målsettingen med omstillingen og en overordnet strategi for å nå denne. Rådmannens lederteam må sammen med virksomhetslederne gjøre målene kjent for medarbeiderne. Samarbeid og medvirkning skal bidra til god kvalitet på prosessen. 3.1 Målsetting for omstillingsprosjektet Prosjektet skal oppfylle følgende resultatmål: 1. Redusere Alta kommunens utgiftsbehov permantent med 40 millioner fra og med Få på plass en ny politisk og administrativ organisering. 3. Definere prioriterte innsatsområder, som er politisk forankret. 4. Alta kommune skal fremstå som en organisasjon med ansvarliggjorte og beslutningsmyndige ledere nærmest mulig brukerne. 5. Implementere et helhetlig målstyringssystem. 3.2 Trepartssamarbeid I Alta kommune er det for omstillingsprosessen inngått en samarbeidsavtale mellom politisk ledelse, fagforeningene og administrativ ledelse. Følgende premisser er lagt til grunn for trepartssamarbeidet: Alta kommunes verdigrunnlag åpenhet, trygghet og respekt skal ligge til grunn for arbeidet. De ansatte skal via sine tillitsvalgte sikres reell medbestemmelse i OU-prosessen basert på god og jevnlig dialog, og med basis i Hovedavtalens bestemmelser. Fagforbundets og utdanningsforbundets hovedtillitsvalgte er ansattes representanter i styrings- og prosjektgruppa. Alle ansvarlige for delprosjektene skal gjennomføre involverende prosesser med ansatte og fagforeningene. Arbeidsmiljøet skal bli ivaretatt. Ingen ansatte skal sies opp som direkte følge av OU-prosessen, men ansatte må påregne å endre sitt nåværende arbeids- og ansvarsområde og tjenestested. Hovedtariffavtalens kap.1. pkt ligger til grunn for lønnsplassering ved eventuell overgang til lavere lønnet stilling. Det skal gis opplæring og økning av kompetanse for å mestre nye oppgaver og funksjoner. Det skal etableres læringsarenaer for idé-utveksling, erfaringsdeling og kritiske tilbakemeldinger. Alta kommune 4

6 Det skal utformes en informasjonsstrategi for OU prosjektet internt og eksternt. Kommunestyret fatter vedtak i saker som gjelder organisatoriske og strukturelle endringer. Administrasjonsutvalget og Formannskapet innstiller i saker som skal til Kommunestyret. 4 Prinsipper og spilleregler Prinsippene utgjør en plattform som Alta kommune skal bygge all omstilling på, og de er basert på Retningslinje for omstillingsprosesser i Alta kommune, gjeldende lov- og avtaleverk og Alta kommunes arbeidsgiverpolitikk. 4.1 Omstilling skal gjennomføres under trygghet Det er viktig at omstillingsarbeid ikke først og fremst oppfattes som en belastning, men som et bidrag til å utløse kreativitet og til å gi både organisasjonen og den enkelte medarbeider nye muligheter og utfordringer Respekt for enkeltmennesket Når vi går inn i en omstillingsprosess er det viktig å ha respekt og forståelse for at det er enkeltmennesker som berøres. Det er menneskelig å reagere med skepsis på krav til omstilling som kommer fra andre. Krav til endring kan lett tolkes som signaler på at den jobb som er utført har vært gjort dårlig, eller enda verre - at den har vært overflødig og kan legges ned. I en slik situasjon vil det være menneskelig å føle seg krenket og gå i forsvar og derved motsette seg endringene. Da er det særdeles viktig at både leder og tillitsvalgte informerer og skaper forståelse for hvilken prosess medarbeidere skal gjennom Skjerming av spesielle grupper Medarbeidere over 62 år og medarbeidere som er i en arbeidsavklaringsfase skal i størst mulig grad unntas fra omplasseringskravet. Felles for dem er at de kan ha større problemer med å tilpasse seg til et nytt arbeid og derfor bør gis en ekstra beskyttelse i den pågående prosessen. For medarbeidere under attføring vises det til Arbeidsmiljøloven 13, nr. 2 og IA-avtalen. 4.2 Arbeidsmiljøet skal vektlegges Gjennom omstilling kan det oppstå situasjoner hvor medarbeidere opplever at arbeidspresset øker. En opplevelse av økt arbeidspress kan, hvis opplevelsen varer over tid, utgjøre en alvorlig belastning for den enkelte og gi utslag både fysisk og psykisk. For å unngå en slik negativ utvikling, er det særlig viktig at det i tillegg til forebyggende tiltak også utarbeides gode rutiner for kartlegging og observasjon av arbeidsmiljøet på den enkelte arbeidsplass. Det vises i denne sammenheng spesielt til det systematiske arbeidet med helsemiljø og sikkerhet i Alta kommune. 4.3 Medarbeidernes rett til medbestemmelse skal ivaretas Medarbeidernes rettigheter og behov for trygghet kan best ivaretas gjennom åpne prosesser hvor samarbeid og medbestemmelse på et tidligst mulig tidspunkt mellom virksomhetsleder, tillitsvalgte og medarbeidere er et viktig element. Alta kommune 5

7 Alta kommune vil ivareta arbeidsmiljølovens 4-2 som stiller krav om at arbeidsgiver skal sørge for nødvendig medvirkning for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø under omstillingsprosesser. 4.4 Lov- og avtaleverk skal legges til grunn Forholdet mellom arbeidsgiver og den ansatte i omstillingsprosesser er regulert gjennom lov- og avtaleverket. Det er viktig å presisere at bestemmelsene her skal legges til grunn for all aktivitet som berører de ansatte. Spørsmål og problemer som vil melde seg, skal i størst mulig grad løses i samarbeid mellom leder og tillitsvalgt enten ved drøftinger eller ved forhandlinger der lov eller avtaleverk gir hjemmel for det. 5 Organisering og informasjon 5.1 Planlegging av omstillingsprosessen Grunnlaget for planlegging skal være definert gjennom en klar målsetting for omstillingsprosessen. Det må bygges opp en organisasjon som skal håndtere prosessen, og det fremtidige personal- og kompetansebehov må avklares. Omstillingsarbeidet er først og fremst arbeidsgivers ansvar. Dette innebærer at arbeidsgiver skal sørge for å: planlegge omstillingen og kartlegge konsekvenser organisere omstillingen som et prosjekt med et tydelig mandat ha et tett og nært samarbeid med de tillitsvalgte og vernetjenesten ha tett dialog med medarbeiderne i virksomhetene og felles støttefunksjoner utarbeide en bemanningsplan for virksomhetene ha et nært samarbeid med lønns- og personalavdelingen som administrerer stillingsbanken motivere medarbeidere til endringsvilje og mobilitet i organisasjonen motivere organisasjonen til å motta evt. overtallige medarbeidere særlig ivareta de grupper som kan synes spesielt utsatte i omstillingsprosessen I tillegg skal følgende områder sikres i planleggingsfasen: tiltak for å kvalitetssikre arbeidsmiljøet utarbeide plan for evaluering av gjennomførte tiltak 5.2 Roller og ansvar Rådmannens lederteam sitt ansvar og rolle Rådmannen er den øverste administrative leder av kommunen og har hovedansvaret sammen med sitt lederteam for omstillingsprosesser som berører hele kommunen. Det kreves et nært samarbeid og involvering av politisk ledelse. Prosessen kan videre organiseres som et samarbeid mellom lederteamet, tillitsvalgte, Alta kommune 6

8 personalavdelingen og tverrfaglige arbeidsgrupper. Det er av avgjørende betydning at Rådmannens lederteam er tilgjengelig og aktivt bidrar i styringen av omstillingsprosessene. Kommunallederne har et overordnet ansvar for omstillingsprosesser som berører virksomhetene innenfor sitt ansvarsområde. På samme måten har assisterende rådmann hovedansvaret for felles støttefunksjoner. Hovedansvaret for å ivareta overtallige ledere ligger hos kommunalleder / assisterende rådmann Virksomhetsleders rolle og ansvar Virksomhetsleder har hovedansvaret for omstillingsprosessen i den enkelte virksomhet, men vil trenge bistand både fra lønns- og personalavdelingen og kommunalleder. Det er av avgjørende betydning at nærmeste leder er tilgjengelig og aktivt til stede. Muligheten til dialog med leder kan bidra til å redusere usikkerhet og stress hos medarbeiderne. Hovedansvaret for å ivareta evt. overtallige medarbeidere ligger hos virksomhetsleder. Hvis det blir kjent at stillinger skal inndras, skal virksomhetsleder så snart som mulig starte planlegging og kartlegge konsekvenser i samarbeid med kommunalleder og tillitsvalgte Tillitsvalgtes rolle og ansvar Tillitsvalgte skal gjennom deltakelse i planlegging, gjennomføring og evaluering bidra til at tiltak gjennomføres til det beste for den enkelte medarbeider og for organisasjonen. Når begrepet tillitsvalgt benyttes i dokumentet, vil det i de fleste tilfeller være tillitsvalgt i henhold til Hovedavtalens definisjoner; hovedtillitsvalgt eller plasstillitsvalgt. Det kan også være verneombud eller annen person en ansatt ønsker skal bistå seg. Tillitsvalgte har full anledning til å delta i omstillingssamtalene hvis medarbeidere ønsker det Medarbeidernes rolle og ansvar Medarbeiderne kan ikke yte effektivt hvis de ikke vet hva som forventes av dem. Et grunnleggende behov ved omstilling er behovet for forutsigbarhet. Nye roller kan føre til usikkerhet rundt egen arbeidssituasjon, spesielt om omstillingen innebærer nye arbeidsoppgaver og ny tittel. Medarbeiderne har plikt til å ta ansvar for å vurdere sin egen og kollegers arbeidssituasjon og aktivt medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk for å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø Lønns- og personalavdelingens rolle og ansvar Lønns- og personalavdelingen skal bistå assisterende rådmann, kommunalledere og virksomhetsledere. Lønns- og personalavdelingen skal bistå virksomhetsledere i å finne løsninger i forhold til den enkelte medarbeider. De evt. overtallige medarbeiderne skal spesielt prioriteres. Personalavdelingen har det utøvende ansvaret for arbeidet med stillingsbanken. Alta kommune 7

9 5.3 Informasjon Generell informasjon Ledelsen (virksomhetsleder, kommunalleder, rådmann, ass.rådmann) skal sørge for at medarbeiderne til enhver tid får nødvendig og riktig informasjon om planlagt og pågående omstillingsarbeid. Hvordan kommunikasjonen mellom leder og medarbeidere bør være, avhenger av hva man vil formidle. Faktainformasjon og lignende kan gis via intranett, nærværspost, e-post og brev, men personlig informasjon skal gis ansikt til ansikt. Det sikrer dialog og mulighet for tilbakemelding og kan effektivt hindre misforståelser. I tillegg gir det opplevelsen av å bli sett og hørt. På arbeidsplasser hvor mange medarbeidere blir berørt av omstilling, er det også nødvendig å arrangere møter med hele personalgruppen. Hvis medarbeidere fortløpende får nødvendig og riktig informasjon, vil det begrense muligheten for at det oppstår spekulasjoner og utrygghet som etter hvert kan belaste arbeidsmiljøet. Slike møter arrangeres av virksomhetsleder, gjerne i samarbeid med plasstillitsvalgte og evt. med bistand fra lønns- og personalavdelingen, rådmann / ass.rådmann og kommunalleder Informasjon til overtallige medarbeidere Informasjon til den enkelte medarbeider som er overtallig (jfr. definisjonen i pkt. 2), skal først og fremst skje via omstillingssamtaler. Det er virksomhetsleders ansvar å sørge for at omstillingssamtalene bidrar til at medarbeideren til enhver tid har nødvendig og riktig informasjon. 6 Organisatoriske tiltak i omstillingsprosessen I omstillingsarbeid er det nødvendig å tenke tiltak som retter seg både mot organisasjons- og individnivå. Organisasjonsnivået kan være innenfor den enkelte virksomhet, felles støttefunksjoner, på tvers av virksomheter, mindre faggrupper etc. Tiltakene skal bidra til at kommunen håndterer sitt overordede arbeidsgiveransvar i omstillingsprosjektet på en god måte. Dreieboka i pkt. 6.2 forteller detaljert hvordan omstillingsprosessen vil foregå og de handlinger / tiltak som kan settes i verk. Organisatoriske tiltak: Felles møteplasser for informasjon og dialog om ulike tema: - Generelt om omstillingsprosessen og de endringer som planlegges - Organisasjonskultur og endringsvilje - Kvalitet i tjenesten Kartlegging av arbeidsprosesser og arbeidsflyt for å avdekke forbedringspunkter i egen tjenesteproduksjon Bemanningsplan Stillingsbank 6.1 Bemanningsplan Alle virksomheter skal i utgangspunktet ha en bemanningsplan som gir oversikt over de oppgaver / mål virksomheten har Alta kommune 8

10 det antall arbeidstakere virksomheten har for å utføre oppgavene og nå de målene som er satt den kompetanse arbeidstakerne må ha for å kunne gjøre oppgavene Hvis en virksomhet berøres i omstillingsprosjektet gjennom endret organisering og endrede arbeidsoppgaver, må det kartlegges hva disse endringene vil innebære for virksomheten. Da må det settes opp en ny bemanningsplan som beskriver: de oppgaver virksomheten skal ha etter omstillingen det antall arbeidstakere som skal utføre oppgavene den kompetanse de aktuelle arbeidstakere må ha for å kunne gjøre oppgavene I den grad omstillingen kan skje uten bortfall eller reduksjon av tjenestekvaliteten, vil dette arbeidet i seg selv ha medvirket til å bevisstgjøre virksomhetens ressursbruk. 6.2 Stillingsbank innhold og oppgaver Stillingsbanken skal i hovedsak gi: Oversikt over ledige stillinger innenfor områder der det kan bli overtallighet og ved øvrige virksomheter i kommunen Oversikt over overtallige medarbeidere og deres kvalifikasjoner Oversikt over medarbeidere som snart går ut i lengre permisjon m.v. (fødselsperm, studieperm, offentlige verv etc.) Oversikt over medarbeidere som er oppsagt og har fortrinnsrett til ledige stillinger Oversikt over overtallige som går i vikariater, prosjekter eller lignende Oversikt over vakante stillingshjemler Det er lønns- og personalavdelingen som har ansvar for å administrere stillingsbanken på vegne av rådmannen. Ledige stillinger skal vurderes opp mot overtallige medarbeidere og oppsagte medarbeidere med fortrinnsrett, før disse eventuelt kan lyses ut. Det skal først vurderes om tilføring av ekstra kompetanse kan gjøre at medarbeidere som allerede har et ansettelsesforhold til Alta kommune kan gå inn i ledige stillinger. Intern utlysning skal uansett forsøkes der man antar at man har nødvendig kompetanse i kommunen. Når man har andre fagstillinger, eller stillinger som krever spesialkompetanse, som blir ledige og hvor man har behov for nyrekruttering, skal man også her først vurdere om det er mulig å øke kompetansen til medarbeidere som allerede har et ansettelsesforhold til Alta kommune. Det vil da være tilstrekkelig med intern utlysning. Hvis det ikke er tilfelle (mangel på fagfolk eller lignende) kan stillingen lyses ledig eksternt. Alta kommune 9

11 7 Tiltak på individnivå for den enkelte medarbeider Noen av tiltakene er hjemlet i lov og avtaleverk og er obligatoriske å gjennomføre, mens andre vil avhenge av økonomiske prioriteringer og politiske vedtak. De generelle ansettelsesprosedyrer i kommunen gjelder fortsatt, og tiltakene for enkeltansatte som skisseres i dette kapitlet har sin avgrensning knyttet til omstillingsprosjektet Tiltak for enkeltansatte: Omstillingssamtalen Personaloversikt Tilbud om ledig stilling i kommunen Kompetanseutvikling Avtalefestet pensjon (AFP) Avtalebasert fratreden Oppsigelse Fortrinnsrett til stilling Lån i pensjonsordningen i Alta kommune 7.1 Omstillingssamtalen Hovedkontakten mellom overtallig medarbeider og virksomhetsleder skjer via omstillingssamtaler. Hensikten med samtalene er å nå frem til en løsning tilpasset hver enkeltes forutsetninger, kombinert med organisasjonens mål og muligheter. Samtalene skal være individrettet og bidra til å skape kontakt og trygghet. Innholdet i samtalene behandles fortrolig. Det vil som oftest være nødvendig med flere samtaler, og den overtallige medarbeideren kan ha med seg en tillitsvalgt når løsninger drøftes. Personalrådgiver kan også bidra i omstillingssamtalene for å belyse prinsippene som er nevnt foran i retningslinjen samt informere om ulike tiltak som kan gjennomføres. Det utarbeides en mal til innholdet av en omstillingssamtale. 7.2 Personaloversikt For virksomheter som er gjenstand for omstilling og har medarbeidere som er definert overtallige, utarbeides en personaloversikt som inneholder nødvendig informasjon som kompetanse, ansiennitet og eventuelle personlige ønsker om tiltak. Virksomhetsleder har ansvar for at personaloversikten settes opp. Oversikt for den enkelte medarbeider utarbeides i omstillingssamtalen, og brukes som grunnlag for å vurdere medarbeidere i forhold til ledige stillinger. Personalrådgiver kan bistå virksomhetsleder i arbeidet, og oversikten settes opp etter en fastlagt mal. 7.3 Tilbud om annen stilling i kommunen annet passende arbeid Alle medarbeidere som blir overtallige meldes inn til stillingsbanken og vurderes i forhold til tilbud om annet passende arbeid, jfr. Aml 15-7,2. Hovedtariffavtalen ligger til grunn for lønnsplassering ved eventuell overgang til lavere lønnet stilling. Alta kommune 10

12 Dersom det ikke finnes faste stillinger, vil det være aktuelt å tilby vikariater, prosjektstillinger eller lignende mens man arbeider med å finne permanente løsninger. Det skal være best mulig samsvar mellom opprinnelig stilling når det gjelder arbeidsoppgaver og stillingsinnhold i den stillingen man tilbys. Annen ledig stilling vurderes ut fra følgende rekkefølge ut fra hva som er mulig å tilby: 1. Tilsvarende stilling 2. Gjenkjennbar stilling 3. Passende stilling I denne sammenhengen plikter man å vurdere annet passende arbeid innenfor alle deler av kommunen. Tilbud om stilling gis under forutsetning av at den overtallige besitter nødvendig kompetanse eller kan tilegne seg slik kompetanse innen rimelig tid. Med rimelig tid menes i denne sammenheng det tidsrom som en stilling kan stå vakant (helt eller delvis) mens den nye medarbeideren oppgraderer sin kompetanse. 7.4 Kompetanseutvikling Tiltak for å heve kompetansen til overtallige medarbeidere slik at de kan utføre andre oppgaver i organisasjonen, skal i all hovedsak forankres ut fra de behov virksomheten eller organisasjonen har. Tiltak for den enkelte utformes nærmere på grunnlag av omstillingssamtalen. For enkelte medarbeidere kan det være nødvendig å gjennomgå interne opplæringstiltak eller deltidsstudier. Medarbeidere uten formell utdanning vil i større grad enn utdannet personell rammes av omstillingsprosesser der bl.a. kravet til kompetanse er større. For å imøtekomme behovene til medarbeidere der det er lite aktuelt å tilby opplæring av teoretisk art, skal det utvises fleksibilitet i utforming og tilrettelegging av tiltak av mer praktisk art. Tiltak som kan tilbys overtallige medarbeidere: Hospitering på annen arbeidsplass Selvstudier knyttet til ny kunnskap om for eksempel data Ulike typer studiepoengstudier som kan gi formelle kvalifikasjoner for stillingen Lærlingeordninger Interne opplæringstiltak i form av kortvarige kurs (3-6 dager) Annen opplæring basert på individuell vurdering og avtale Valg av tiltak og vilkår som settes til den ansatte besluttes av Rådmannens lederteam i samråd med virksomhetsleder. Overtallige medarbeidere som skal delta på tiltak som skissert over, tilbys permisjon med lønn samt dekning av utgifter til ulike typer kurs / opplæring internt/eksternt. 7.5 Avtalefestet pensjon (AFP) Avtalefestet pensjon - AFP - i kommunal sektor har som formål å gi større fleksibilitet og valgmulighet til hel eller delvis pensjonering for eldre yrkesaktive. Fratreden med AFP er et tilbud om frivillig fratreden med pensjon. Alta kommune 11

13 AFP-ordningen omfatter medarbeidere i offentlig sektor for arbeidere i KS-området. Pedagogisk personell som er omfattet av Hovedavtalen i Statens tariffområde, har egne retningslinjer for AFP. Lønns- og personalavdelingen kan veilede nærmere om AFP ordningen. 7.6 Avtalebasert fratreden Mulige virkemidler knyttet til offentlige ytelser og pensjonsavtaler utredes individuelt. I avtalebasert fratreden inngår ikke avtale om sluttpakke eller sluttavtale. 7.7 Oppsigelse Dersom en overtallig medarbeider får tilbud om annet arbeid og takker nei, og det heller ikke blir inngått avtale om andre tiltak som er skissert foran i dette kapitlet, vil det være aktuelt å vurdere oppsigelse av arbeidsforholdet. Arbeidsmiljølovens regler om oppsigelse skal i så tilfelle følges. 7.8 Fortrinnsrett til stilling Arbeidstakere som er sagt opp på grunn av virksomhetsmessige forhold har fortrinnsrett til ny ansettelse i samme virksomhet, med mindre det gjelder en stilling arbeidstakeren ikke er kvalifisert for. Fortrinnsretten gjelder også for arbeidstaker som er midlertidig ansatt og som ikke får fortsatt ansettelse (ikke vikariat). Den gjelder dessuten for arbeidstaker som har akseptert tilbud om redusert stilling i stedet for oppsigelse. Fortrinnsretten gjelder i et år regnet fra oppsigelsestidens utløp og er hjemlet i arbeidsmiljøloven Rangering av fortrinnsretten må vurderes i hvert enkelt tilfelle ut fra gjeldende lov- og avtaleverk. 7.9 Lån i pensjonsordningen i Alta kommune Arbeidstakere i Alta kommune er tilsluttet pensjonsordning enten i Statens Pensjonskasse (lærere), KLP (sykepleiere) eller Vital Forsikring ASA (øvrige), og alle ordningene gir medlemmer mulighet til å søke om lån. Arbeidstakere som går av med særalder, pensjonsalder eller blir ufør og som har lån gjennom pensjonsordningen, beholder den avtalte nedbetalingsplanen for lånet. Øvrige som slutter får ikke beholde fordelene, men får tilbud om renter på vanlige vilkår. 8 Sjekkliste for omstillingsprosjektet Dreieboken viser trinnene i omstillingsprosessen med detaljert oversikt over alle handlingene som kan være nødvendig å gjennomføre. Arbeidsgiver er den som i arbeidsgivers sted leder den enkelte virksomhet eller felles støttefunksjon i samsvar med gitt fullmakter. Aktivitet Trinn 1: 1 Omstilling / omorganisering vedtas gjennomført for både administrativ og politisk organisering Ansvar Utført dato Kommunestyret og Alta kommune 12

14 2 Informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd så tidlig som mulig i planleggingen av omstillingen. Signert trepartsavtale Planlegging av omstillingen, strategi for gjennomføring og forberedende arbeid i arbeidsgrupper bundet ut i et høringsdokument 4 Ulike møter for å informere alle ledd i organisasjonen om omstillingsprosjektet 5 Vedtak om første fase med etablering av Rådmannens lederteam 6 Samlokalisering og utvikling til et Rådmannens lederteam. Avklare arbeids- og ansvarsområder 7 Avklare hvilke forventninger og krav som skal stilles til en virksomhet og ledelse av virksomheter i Alta kommune 8 Informasjon til alle ansatte om omstillingsprosessen både status p.t. og videre framdriftsplan må gjøre kjent i organisasjonen Trinn 2: 9 Utarbeide delegasjonsreglement for virksomhetslederne (på bakgrunn av dagens adm.delegasjon gitt til Rådmannen) 10 Skaffe oversikt over dagens virksomheter, inkl. stillingshjemler og antall ansatte, jf. pkt. 2 i retningslinjen 11 Oppretting av stillingsbank som skal administreres av lønns- og personalavdelingen 12 Identifisering av hvilke virksomheter og felles støttefunksjoner som berøres i omstillingsprosessen 13 Gjennom hele prosessen vurderes det om arbeidstakere kan flyttes til arbeidsoppgaver som skal videreføres etter omstillingen i kraft av styringsretten 14 Drøftinger med tillitsvalgte etter Hovedavtalen del B 3-1 ut fra konklusjonene i pkt.12. Hvordan prosessen skal drives, jf. stadfesting av nytt kart (se pkt.16), hvilke utvelgelseskriterier skal benyttes ved innplassering i nytt kart, hvilke virkemidler kan man å benytte 15 Utarbeide bemanningsplan i de virksomheter som berøres av omstillingen, jf. pkt. 6.1 i retningslinjen. 16 Foreslått nytt organisasjonskart med tilhørende bemanningsplan må behandles i de rette organer: Orienteres om i Arbeidsmiljøutvalg, vedtas i Administrasjonsutvalg og Formannskap Trinn 3: Innplassering i nytt organisasjonskart 17 Gi de ansatte i organisasjonen og spesielt de direkte berørte virksomheter informasjon om vedtak. Prosjektgruppa Sept.-des 2010 Prosjektgruppa Sept Febr 2011 Rådmann, prosjektgruppa og virksomhetsledere Okt.-des Kommunestyret Rådmannens lederteam Prosjektgruppa Styringsgruppa Prosjektgruppa Rådmannens lederteam Rådmannens lederteam Personalsjef Prosjektgruppa Styringsgruppa Kommunalleder /ass.rådmann Personalsjef Rådmannens lederteam Virksomhetsleder i samarbeid med kommunalleder og tillitsvalgte Rådmannens lederteam Virksomhetsleder i samarbeid med Alta kommune 13

15 Informere om utvelgelseskriterier og virkemidler som er vedtatt benyttet i sammenhengen, hvordan omstillingssamtaler skal gjennomføres og når. 18 Omstillingssamtale 1: En dialog om situasjonen, ansatt i fokus på kortere/lengre sikt, repetering av milepæler og vedtak i omstillingsprosessen, informasjon om tilbud om stilling i ny organisering, tiltak som evt. er vedtatt, evt. endring av oppgaver, endring i stillingsbrøk/kode, øvrige endringer, kartlegging av evt. rettslig krav på stilling, dvs. gi ansatt støtte/hjelp/tidsriktig og korrekt informasjon i situasjonen. Referat føres, signeres av begge som dokumentasjon. Tillitsvalgt kan delta hvis medarbeider ønsker det. For de som får tilbud, gis rimelig betenkningstid og svarfrist. Omstillingssamtale 2-3: Det er erfaringsmessig behov for å sette av tid for ytterligere samtaler for ansatte. Alternative muligheter og bruk av de ulike virkemidlene kan være forhold de ansatte ønsker å drøfte i prosessen. Mål om å komme til enighet rundt gitte tilbud. 19 Overtallighet er når: Ansatt ikke har rettslig krav til stilling Ansatt er en av flere rettighetshavere til stilling, men havner bak etter vedtatte kriterier Ansatt innehar stilling som utgår i nytt kart. 20 Omstillingssamtale 3-4: Avholde individuelle drøftinger med den enkelte overtallige og deres tillitsvalgt for å drøfte tilbud og virkemidler. Mål er innplassering i alternativ stilling. De overtallige kobles opp mot stillingsbanken, lete etter muligheter og konkret tilbud til ansatt om annen stilling, jf. pkt. 7.3 i retn.linjen. Arbeidsgiver må i forbindelsen sende skriftlig forhåndsvarsel om overtallighet etter forvaltningslovens Innplassering: I Alta kommune benyttes følgende oppsett for innplassering i nytt organisasjonskart: 1. Tilsvarende stillinger 2. Gjenkjennbare stillinger 3. Passende stillinger kommunalleder / ass.rådmann Kommunalleder / ass.rådmann / virksomhetsleder Virksomhetsleder /kommunalleder / ass.rådmann i samarbeid med lønns- og personalavd. Virksomhetsleder /kommunalleder / ass.rådmann i samarbeid med lønns- og personalavd. Virksomhetsleder i samarbeid med lønns- og pers.avdelingen For hvert enkelt punkt gjelder vedtatte kriterier for utvelgelse: 1. Ansiennitet 2. Kompetanse 3. Sosiale forhold Tilbud om passende stilling er normalt en Alta kommune 14

16 interesseavveining mellom virksomhetens behov og de ulemper en oppsigelse vil påføre den ansatte. Her må man drøfte seg fram til hvor langt Alta kommune skal strekke seg i forhold til det som oppfattes som en passende stilling, jf. treparts-avtalen som sier at alle skal tilbys stilling. Trinn 4: Oppsigelse og fortrinn 22 Oppsigelse av arbeidstakere på grunn av arbeidsmangel hvis det ikke lykkes med omplassering. 23 Oppsagte arbeidstakere meldes inn til stillingsbanken. Faste ansatte har rettslig krav på stilling etter aml 15-7 når oppsigelsen skyldes virksomhetens forhold. Midlertidig ansatte har også rettslig krav på stilling hvis de har vært tilsatt i minst 12 måneder de siste to år. 24 Ved oppsigelse: Orientering om alle muligheter og virkemidler, bl.a hos NAV som følge av en oppsigelse begrunnet i virksomhetens forhold 25 Evalueringer tas ikke i detaljer her! Kommunalleder /ass.rådmann / virksomhetsleder Kommunalleder /ass.rådmann/ virksomhetsleder Kommunalleder/ ass.rådmann / virksomhetleder 9 Økonomi Retningslinjen for omstillingsprosesser i Alta kommune forutsetter at det hvert år avsettes ressurser (tid og økonomi) til gjennomføring av både omstillingsprosessen og tiltak som nevnt i pkt.6 og 7. Oppretting av stillingsbank og utarbeiding av bemanningsplaner for virksomhetene er tiltak som inneværende omstillingsprosjekt har synliggjort behovet for. For å få dette til kreves det at det settes av ressurser til å få gjennomført tiltakene. Deretter må det legges inn som faste arbeidsoppgaver for henholdsvis lønns- og personalavdelingen og virksomhetene. 10 Regelverk og aktuelle henvisninger KS har satt opp en oversikt i forhold til omorganisering: Avtaleverket HA del B 1-4: Omstilling og utvikling Kapittel 1 3 HTA - Oppsigelse, omplassering Lover / Forskrifter Arbeidsmiljøloven Kapittel 15 - Opphør av arbeidsforhold Arbeidsmiljøloven Kapittel 16 - Arbeidstakernes rettigheter ved virksomhetsoverdragelse Kommuneloven Kapittel 4 - Kommunens og fylkeskommunens administrasjon Kommuneloven 24 Kommunale og fylkeskommunale stillinger Alta kommune 15

17 Personalhåndboka Kap 3 Endring og opphør - arbeidsavtaler 3.1 Regler ved oppsigelse og endring av arbeidsavtaler 3.4 Omorganisering, nedbemanning, virksomhetsoverdragelse mv Ny kommuneinndeling - konsekvenser for arbeidsavtalen Bemanningstilpasning Rundskriv B-14/08: Endring og opphør av arbeidsforhold - ny bok fra KS Advokatene B-05/08: Medbestemmelse i interkommunale samarbeidsprosjekter/ordninger Annet veiledningsmateriale fra KS Bemanningstilpasning: Framgangsmåte for arbeidsgiver Bruk av sluttpakker i kommunal sektor Fortrinnsretten - arbeidstakers returrett ved nedbemanning Fristilling - motesak eller et viktig verktøy for arbeidsgiver? Nedbemanning: utvelgelseskriterier Rettspraksis ARD : Drøftingsplikt ved endringer og omstillinger HRD : Virksomhetsoverdragelse, Vest-Ro Slakteri-dommen HRD : Virksomhetsoverdragelse, Nemko-dommen HRD : Virksomhetsoverdragelse, Miljøtransport-dommen HRD : Virksomhetsoverdragelse, Psykiatridommen Virksomhetsoverdragelse - Braathendommen Virksomhetsoverdragelse - "Østvang Fritid-dommen" Sivilombudsmannen Sak 2010/0516 Endring av arbeidsavtale i forbindelse med omorganisering Sak 1957/2007:Utlysning av stillinger i forbindelse med omorganisering Fortrinnsrett for overtallig arbeidstaker Personalbehandling ved omorganisering av arbeidsplass - tilsetting (sak ) Annet / aktuell litteratur: Omstilling? Har du husket det viktigste? Alta kommune 16