Brukerdokumentasjon- Undervisningsmodulen i FS

Transkript

1 Brukerdokumentasjon- Undervisningsmodulen i FS Innholdsfortegnelse Informasjon om kursdokumentasjonen Generelt Bakgrunnsdata... 4 Emne samlebilde Undervisningsenheter... 7 Opprette undervisningsenheter Personroller Undervisningsaktiviteter Oppretting av undervisningsaktiviteter Undervisningsmodulen og andre systemer Fronter UniUntis Undervisningsopptak Hvorfor? DIREKTE påmelding versus SØKNAD Rutiner for Undervisningsopptak ved SØKNAD Oversikt over rapporter og rutiner Oppgaver Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 1

2 Informasjon om brukerdokumentasjonen Brukerdokumentasjonen er utarbeidet i forbindelse med kurs i Undervisningsmodulen i september Dokumentasjonen er sist revidert i mai Hanne Bruvik Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 2

3 1. Generelt FS har en egen modul for undervisning. Modulen inneholder en rekke bilder, rutiner og rapporter. De viktigste er undervisningsenhet samlebilde og undervisningsaktivitet samlebilde. Feltene i bildene i FS er enten gule, turkise eller hvite. Gule felter er obligatoriske felter som MÅ fylles ut, blå felter er viktige for rapportering og SKAL fylles ut, mens hvite felt er felter som KAN fylles ut. Vi oppfordrer uansett at hvite felter fylles ut så godt som mulig, for informasjonens del. Data om undervisning brukes også av andre systemer. Både Fronter og UniUntis kan bruke data herifra. Det er derfor viktig å huske på at de ulike systemene kan ha litt ulike behov i forhold til hvilke data som må registreres. Vi oppfordrer til nært samarbeid mellom nøkkelpersoner på fakultetene Hva kan undervisningsmodulen brukes til? Undervisningsmodulen kan blant annet brukes til: Bedre kontroll over undervisningen Påmelding til undervisning via StudentWeb/Undervisningsopptak Praksisadministrasjon Publisering på nett, i LMS og timeplanleggingssystem. Timeplanlegging God mulighet til enkel gjenbruk av data i FS Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 3

4 2. Bakgrunnsdata Emne samlebilde En rekke prosesser i undervisningsmodulen styres av data knyttet til emner i modulen Studieelementer. Emne samlebilde-hele Felt Forklaring Verdi Varighet und. Antall og tidsenhet (eks 10 uker) for undervisning. Denne informasjonen overføres ikke til timeplanleggingssystemet. Periode underv. Emnetype: Antall forsøk lovlig undervisning Emnets "levetid" med hensyn til at det gis undervisning i emnet Noen emner kan være definert bare for undervisningsformål, slik at eksamen tas i flere enkeltemner. Praksisemner er emner hvor undervisning foregår ved eksterne institusjoner (skoler helseinstitusjoner osv.) Antall ganger en student skal kunne melde seg til undervisning på et emne. Man kan angi årstall/termin for når første oppmelding skal telles fra. Dette er mest aktuelt til bruk ved praksisadministrasjon. Emnet må være aktivt innenfor den tidsperioden man ønsker å opprette undervisning for På HiOA brukes først og fremst alternativene Vurdering og Praksis. Relevant ved opptak til undervisning via SW. Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 4

5 Parametere til bruk i forbindelse med søknad/opptak til undervisning i emner med adgangsbegrensning Beregn kval UM Kvalifisertstatus på undervisningsmelding J beregnes automatisk ved rutine i undervisningsmodulen. Dersom man ikke har hake J her, så må registrering av kvalifisertstatus utføres manuelt på hver enkelt undervisningsmelding Påkrevd Ja-svar Angir om studenten må registreres med Jasvar for å bli tatt opp på Undervisning- Dette kan enten gjøres av studenten i SW eller manuelt på undervisningsmeldingene. Meldinger uten J må slettes med rutine Påkrevd fremmøte Enkeltemneopptak Påkrevd akt. ønske Ventelistenr. Venteliste Studierettkrav Påmelding Etteranmelding Angir om studenten må registreres med fremmøte første dag for å bli tatt opp på emnet. Det er mulig å registrere Ja for hele kullet i undervisningsenhet samlebilde Angir om alle studenter med GSK skal kunne melde seg til undervisning i emnet, uavhengig av deres studierett. For å kunne melde seg til eksamen, må studentene som ikke har studierett, først ha fått tilbud om undervisning på emnet. Angir om studenten må registrere ønske om å delta på en eller flere undervisningsaktiviteter/partier ved bruk av StudentWeb. Angir om studenter som ikke når opp i konkurransen i første omgang tildeles ventelistenr. Feltet forutsetter hake J i feltet venteliste. Bruk av Venteliste(under) og Ventelistenr. Forutsetter at man faktisk gir nye studenter plass om noen takker nei/ ikke møter opp. Studenter som ikke får tilbud får tilbudsstatus IT (Ikke tilbud) hvis ikke feltet venteliste er haket av. Angir hvorvidt studenter må ha gyldig studierett på studieprogrammet(ene) som emnet hører inn under for å kunne melde seg til undervisning. Angir hvordan påmelding kan skje, enten via søknad, direkte, eller manuell (blank betyr søknad). Angir hvordan påmelding kan skje etter ordinær frist/ordinært opptak, Enten via søknad, direkte eller manuell. J ved enkeltemneopptak eller liknende der evt. ledige plasser kan gis til andre studenter, ellers N Avhenger av praksis Brukes ikke på HIOA i dag- Bruk derfor N J hvis studentene selv skal melde seg til gruppeundervisning i StudentWeb J dersom J feltet Venteliste. Hvis J her bruk også hake på ventelistenr. Bør ha J ellers kan alle med tilgang til SW melde seg til emnet. Avhenger av rutiner-vi anbefaler bruk av DIREKTE Avhenger av rutiner-vi anbefaler bruk av DIREKTE Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 5

6 Andre undervisningsrelaterte parametere Aut. Und. melding Angir om studenter ved melding til eksamen automatisk skal meldes til undervisning ved undervisningsmelding i StudentWeb. Hovedinstrument Emner som inngår i utdanningsplan skal ha verdien N i dette feltet, da det innenfor utdanningsplanen er egen funksjonalitet for oppdatering av undervisnings- og eksamensmeldinger Ikke aktuelt for HIOA Kommentar URL Merknad StudWeb Tekstfelt 250 tegn, generelt kommentarfelt, vises ikke i StudentWeb. Link på StudentWeb, oftest brukt til emnepresentasjonsside på nett Merknad som vises for student ved melding til vurdering/undervisning StudentWeb. Merknaden vises kun når oppmelding skjer via eksamensmeldingssiden (dvs. ikke ved oppmelding via utdanningsplanen) Til internt bruk Ikke aktuelt for HIOA per i dag Kun aktuelt for emner som ikke inngår i utdanningsplaner Undervinduer Felt Forklaring Verdier Und. sted Stedkode, kapasitet og merknad. Brukes bare når Ikke aktuelt for HIOA undervisning delegeres til andre institusjoner. For praksisutplassering brukes Undervisningsaktivitet/parti knyttet til sted. Und. termin Definerer i hvilke og i hvor mange terminer det gis undervisning + informasjon relatert til dette. Se kapittel 3 for detaljer Und. termin periode Angir hvilken periode termin start gjelder. Brukes for emne som avholdes regelmessig, men som ikke starter Pensum Und. Enhet Fork. krav i samme termin hvert år Pensum og målbeskrivelse for emnet fra og med en oppgitt år-termin. Pensuminformasjon vises og kan skrives ut ved hjelp av rapporten FS Pensum for emne. Oversikt over undervisningsenheter som er koblet til emnet. Oversikt over forkunnskapskrav som må være avlagt for å kunne melde seg til undervisning og eksamen i emnet Kun til informasjon. Publiseres ikke noe sted per i dag Kun oversiktsbildeinformasjon om dette legges inn i en annen tabell Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 6

7 3.Undervisningsenheter En undervisningsenhet er et element i FS som gir informasjon om at det skal gis undervisning i et bestemt emne i et bestemt semester. Undervisningsenheten kan brukes i forbindelse med påmelding i StudentWeb, automatisk romoppretting i Fronter samt til å opprette undervisningsaktiviteter for et emne. Bildet Undervisningsenhet samlebilde Felt Forklaring Verdi Emne Emnekode enheten gjelder for Emnekode År-termin År-termin enheten gjelder for År-termin Terminnr Hvilken termin enheten gjelder Vanligvis 1 for de fleste emner. Ved flersemestersemner bruk nr. for gjeldende termin. Påmelding (start-slutt) Datointervall, angir periode for påmelding Bruk offisielle frister for Etteranmelding(start-slutt) til aktiviteten på StudentWeb. Datointervall, angir periode for etteranmelding til aktivitet på StudentWeb semesterregistrering Brukes kun ved to opptaksrunder Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 7

8 Svarfrist Frist for å takke ja/nei til tilbud om undervisning Gjelder dersom man har hake for «påkrevd Jasvar» i emne samlebilde Trekkfrist Frist for å trekke undervisningsmeldingen. Avhenger av lokal praksis Periode for Angir i hvilken periode pakkepåmelding Ikke aktuelt for HIOA pakkepåmelding Status lukket J/N LMS-eksport LMS-rom-mal Eksport Tplan skal foregå for emnet på StudentWeb Om opptaket til undervisningsenheten er lukket, dvs. det er kapasitetsbegrensninger og det skal foretas opptak. Dersom undervisningsenheten ikke er lukket, så vil alle som er kvalifisert til å begynne på emnet, kunne gjøre det. Ved J må man også angi en opptaksgruppe Angir hvorvidt det automatisk skal overføres data om medlemmer koblet til enheten til evt. Fronterrom. Dersom det skal opprettes fronterrom automatisk fra enheten må det legges inn rommal i dette feltet. Dette angir om rommet skal opprettes Angir om informasjon om enheten skal J, hvis ikke kan alle som er kvalifisert til å begynne på emnet kunne melde seg til undervisning. J dersom man ønsker overføring til Fronter. Dersom du er usikker på om det skal være eksport sett J for sikkerhets skyld Bruk fakultetets rommal Brukes ikke på HIOA i dag. overføres til timeplanssystemet. Deltaker kapasitet Antall Feltet er kun for informasjon og benyttes ikke av opptaksrutinen. Antall tilbud som skal gis Antall Feltet er kun for informasjon og benyttes ikke av opptaksrutinen. Merknad web Felles Undervisning Tekstlig informasjon som gis studenter via StudentWeb når studentene melder seg til undervisning. Denne vises i motsetning til merknaden på emne samlebilde i utdanningsplanen når studentene melder seg til undervisning. Felt for å angi felles undervisning med annen vurderingsenhet eller etterutdanningskurs. Brukes dette på HIOA? Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 8

9 I bildet er det flere overgangsknapper/faner: Undervisningsenhet samlebilde Und.aktivitet overgang til bildet undervisningsaktivitet for denne undervisningsenheten Und.meld overgang til bildet undervisningsmelding Sett møtt status setter J i feltet for møtt på alle undervisningsmeldte (ref. emne samlebilde) Sett svar status -setter J i feltet for svar på alle undervisningsmeldte (ref. emne samlebilde) Renum. Venteliste renummerer ventelisten, brukes kun dersom en har tatt opp noe fra ventelisten og de som fortsatt står på venteliste må få nytt ventelistenr. Ledig kapasitet Viser ledig kapasiteten på partiene. Fanene i underbildet gir diverse informasjon knyttet til enheten. Dette er informasjon du også finner i andre bilder/tabeller. Undervisningsenhet samlebilde-underbilder Und.melding: viser en oversikt over undervisningsmeldinger som er koblet til enheten Studenter med opptak: viser hvilke studenter som har fått opptak til emnet Personrolle: Viser hvilke fagpersoner som er knyttet til undervisningsenheten (se side 12 for mer info om personroller) Opptaksgruppe: Viser hvor mange tilbud som skal gis på enheten og evt. Poenggrense (se kapitel 6 om info om poenggrenser) Aktivitet: viser aktivitetene som er koblet til enheten. Språk: -overstyrer informasjon angitt om språk i bildet Emne i tilfelle det varierer fra termin til termin (ikke tatt i bruk av StudentWeb). Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 9

10 Opprette undervisningsenheter For hvert semester det skal arrangeres undervisning må det opprettes en egen undervisningsenhet i FS. Dette kan gjøres manuelt eller ved hjelp av en rutine. Dersom man skal lage for et eller noen få emner er det enklest å gjøre dette manuelt. Dersom man skal opprette for mange emner samtidig er det lurt å bruke rutinen. Opprette undervisningsenheter manuelt Man kan opprette undervisningsenheter manuelt på to måter: 1. Man kan legge til en ny rad på fanen Und.Enhet i emne samlebilde (se under). Her legger du inn info om hvilket år og semester enheten skal opprettes for, samt hvilket terminnummer enheten gjelder for. For emner som bare går over ett semester er terminnummer alltid 1. På emner som går over flere semestre må man passe på å lage enhet for riktig terminnummer. Oppmeldingsfrister må legges inn på undervisningsenheten dersom studenten skal melde seg til undervisning i StudentWeb, og man må sette inn hake J for lukket dersom opptaket til undervisningsenheten er lukket, dvs. det er kapasitetsbegrensninger og det skal foretas opptak. Dersom undervisningsenheten ikke er lukket, så vil alle som er kvalifisert til å begynne på emnet, kunne gjøre det. Feltet «Prioriteres» er ikke implementert i StudentWeb per nå, så der kan man sette N. Emne samlebilde-fane und.enhet 2. Man kan også opprette undervisningsenheter ved å legge til en ny rad i bildet «undervisningsenhet samlebilde» Her legger man til samme informasjon som over. I dette bildet er det også mulig å legge inn informasjon om følgende: Svarfrist Trekkfrist Felles undervisning LMS-eksport Timeplan-eksport Deltaker kapasitet Antall tilbud som skal gis Merknad StudentWeb Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 10

11 Undervisningsenhet samlebilde Opprette undervisningsenheter med rutine oppretting av undervisningsenheter Rutine oppretter undervisningsenheter for et helt sted (institutt, fakultet) eller emne. Man kan også sette studienivå som kriterie i rutinen. For at du skal kunne opprette undervisningsenheter med rutinen må det også ligge (minst) en rad for aktuelt semester i fanen Und.termin i emne samlebilde på de aktuelle emnene. Du må ha hake J i feltet «generere undervisningsenheter». Skal ikke alle emnene på et sted ha undervisningsenhet må du endre på informasjonen som ligger inne på und.termin, eller eventuelt sette emnet midlertidig som utgått før du kjører rutinen. OBS: Husk å endre dette tilbake etter at rutinen er kjørt. Emne samlebilde-und.termin Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 11

12 Rutine oppretting av undervisningsenheter Ta med undervisningsaktiviteter for siste år: Kopierer undervisningsaktiviteter fra forrige år emnet gikk. Dvs. rutinene kopierer fra høst til høst og fra vår til vår. Opprett aktiviteter etc kun for nye und.enheter: Hakes av dersom du allerede har opprettet og overført for tidligere opprettede enheter Ta med fagpersoner fra siste år: Kopierer fagpersoner fra forrige høst/vår. Dersom det er mange av de samme personene er det en tidsbesparende løsning. Men dersom det er stor endring siden sist kan ryddejobben i ettertid være større enn å legge inn fagpersonene på nytt. Ta med timeplaner fra siste år: HiOA: bruker ikke timeplaner i FS per nå, så her trenger dere ikke hake. Sett J for publisèr LMS på nye emner: Denne angir om informasjon om «medlemmene» (studenter og ansatte) automatisk skal overføres til Fronterrom. Her er det lurt å ha hake. Det opprettes ikke Fronterrom med mindre det legges in rommal på enhetene. Opprett enheter for emner med uregelmessig undervisning: Hake dersom du har emner som har hake for at de går uregelmessig og skal ha undervisning for det kommende semesteret. Frister: Legg inn påmeldingsfrister (og evt. andre) dersom dere bruker StudentWeb til påmelding til undervisning/aktiviteter. Personroller Det kan knyttes en personrolle til undervisningsenheten. I nedtrekksmenyen vises fagpersoner som er knyttet til samme sted som emnet. For at en lærer skal få tilgang til Fronterrommet som er opprettet fra FS må han/hun legges til med riktig personrolle. Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 12

13 Per i dag har vi følgende roller i FS: Rolle IMS Tilgang FORELESER - Gir tilgang til aktiviteter i UniUntis FAGWEB 2 Gir tilgang til FW samt slettetilgang i Fronter FRONTER1- eier 7 Gir eiertilgang til Fronter samt tilgang til FagpersonWeb FRONTER2-skrive 2 Gir skrivetilgang i Fronter, samt tilgang til FagpersonWeb FRONTER3- slette 6 Gir slettetilgang til Fronter, men ingen tilganger til FagpersonWeb FRONTER4- lese 1 Gir lesetilgang til Fronter, men ingen tilgang til FagpersonWeb SENSOR 6 Gir slettetilgang til Fronter og lesetilgang til FagpersonWeb Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 13

14 4.Undervisningsaktiviteter Undervisningsaktiviteter er de delene undervisningen i et emne består av. Disse kan variere fra semester til semester og er knyttet til enheten Frem til nå har undervisningsaktiviteter kun vært brukt til praksisadministrasjon på HIOA. Med ny fronterinstallasjon og nytt timeplanssystem har vi fått nye bruksområder for undervisningsaktiviteter. I tillegg vil dette kunne brukes til gruppepåmelding på StudentWeb. Aktiviteter laget i FS kan gjenbrukes senere semestre om dette er ønskelig. Undervisningsaktivitet samlebilde- hele Felt Beskrivelse Verdi Institusjonsnr. 215 Emne Emnekode Emnekode aktiviteten gjelder for År-termin Tid og termin Årstallet og terminen aktiviteten skal gå Terminnr. Terminnummer Terminen aktiviteten skal gå 1 for de fleste emner, for emner med undervisning over flere semestre velges den terminen aktiviteten gjelder for Aktivitetskode Refererer til hvilken plass aktiviteten har i Se under om struktur på Aktivitetsnavn hierarkiet Navn på aktiviteten. Aktivitetsnavnet vises i StudentWeb og UniUntis. undervisningsaktivitetene Et forklarende navn som beskriver aktiviteten Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 14

15 Aktivitet eier Refererer til hvilken plass aktiviteten har i hierarkiet Se under om struktur på undervisningsaktivitetene Inst. Und. Institusjon undervisningen gis ved (dersom forskjellig fra egen institusjon). Kun aktuelt ved praksisadministrasjon Sekvens nr. Refererer til hvilken plass aktiviteten har i hierarkiet (toppen skal ha sekvens nr. 0) Se under om struktur på undervisningsaktivitetene Disiplin Angir hvilken type undervisning gis på aktiviteten. Obligatorisk dersom man skal generere undergrupper Form Angir hvilken form undervisningen har. Obligatorisk dersom man skal generere undergrupper Gruppe nr. Angir hvilket nr. gruppen har. Partinummer. Ved generering av partier kommer dette opp automatisk Timetall pr. uke Antall uketimer undervisning for undervisningsaktiviteten Overføres ikke til timeplanssystemet per nå Kan ønskes av student Angir om aktiviteten kan ønskes av student Må ha verdi "J" dersom studenter skal kunne melde seg på via StudentWeb Antall ønsket Antall plasser ønsket for aktiviteten Overføres ikke til noen systemer Kapasitet totalt Deltakerkapasitet for aktiviteten. Denne benyttes ved opptak av studenter til partier per i dag Maks antall studenter man har plass til på den aktuelle aktiviteten Antall partier Antall partier innenfor aktiviteten Trenger ikke fylles ut Faglærer behov Hvor mange lærere trengs til aktiviteten Trenger ikke fylles ut Fjernundervisning Angir om aktiviteten representerer et Ekvivalent Publiseres Lavpri. - fordeling fjernundervisningstilbud. Angir om undervisningsaktivitetene på underliggende nivå er ekvivalente dvs. om det gis samme undervisning i gruppene. Angir om aktiviteten skal publiseres i kataloger Gjelder for emner med påmeldingstype DIREKTE og angir om aktiviteten i utgangspunktet er lukket for fordeling, dvs. at aktiviteter med "J" i dette feltet vil få tildelt studenter sist Denne skal ha verdi "J" dersom studentene skal velge en av flere likestilte undervisningsaktiviteter på nivået under, for eksempel ved gruppe- eller seminarundervisning. Denne skal ha verdi "N" dersom studentene skal gå på alle undervisningsaktivitetene på nivået under. Ikke aktuelt for HIOA per nå Avhenger av praksis Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 15

16 Kun høy søkning Forts. neste sem. Samkjøres (Emne) Gjelder for emner med påmeldingstype SØKNAD og angir om aktiviteten kun åpnes for opptak dersom det er høy søkning på emnet totalt sett. I StudentWeb vises aktiviteten med en parentes der studenten skal prioritere mellom ulike partier. Studenten får melding dersom de bare prioriterer partier med parentes. J/N om aktiviteten fortsetter neste semester Aktivitet som denne aktiviteten er samkjørt med. I tilfeller hvor to aktiviteter innenfor ulike emner egentlig er samme aktivitet og skal samkjøres i forhold til opptak o.l. Det er aktiviteten som refereres i disse feltene som er "sjef", og referansen skal kun gå en vei. Avhenger av praksis Kun aktuelt for flersemestersemner Dette kan brukes om to emner med ulike emnekoder skal ha felles aktiviteter. Det brukes også ved felles opptak til aktiviteten i StudentWeb. Påmeldingsfrist Frist for påmelding til aktiviteten Bruk samme frister som på enheten Etteranmeldingsperidode Etteranmeldingsstart og frist for aktiviteten Bruk samme frister som på enheten hvis aktuelt Eksport Tplan Angir om informasjon skal overføres til timeplanssystem J dersom aktiviteten skal overføres til timeplanssystemet Ønsket type rom Brukes ikke på HIOA Publisèr egen Brukes ikke på HIOA Webside Eksport LMS Angir om det skal opprettes Fronterrom for aktiviteten J dersom man ønsker Fronterrom LMS- rom-mal Man må oppgi rommal dersom rom skal Bruk fakultetets mal opprettes Fellesaktivitet Om dette er en fellesaktivitet der alle Trenger ikke fylles ut studenter skal delta Språk Språk for aktiviteten dersom denne er Ikke aktuelt annerledes enn for enheten Kull/klasse Hvilken kull/klasse aktiviteten er knyttet til Bør brukes ved overføring til timeplansystemet Foregående aktivitet Aktivitetskode for foregående aktivitet - for kopiering av aktiviteter som strekker seg over flere semestre. Underbilder i Undervisningsaktivitet samlebilde Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 16

17 Undakt-Oversikt over undervisningsaktivitetene som er koblet til aktiviteten Undakt praksis- Oversikt over undervisningsaktivitetene som er koblet til aktiviteten Timeplan-Oversikt over timeplansforekomster som er koblet til aktiviteten Spesialtilbud- Gir oversikt over studenter med J for spesialtilbud i aktivitetsønske i bildet undervisningsmelding Student på parti- Oversikt over studenter som har fått plass på aktiviteten Praksisperiode- Oversikt over studenter med praksis og periode for praksis Veiledningspraksis- Beskriver studenter utplasser på eksternt praksissted Personrolle-Oversikt over personer som er koblet til aktiviteten, se forrige kapittel for bruk av roller Oppretting av undervisningsaktiviteter Det må være opprettet undervisningsenhet for det aktuelle emnet for aktuelt semester for at du skal kunne lage undervisningsaktiviteter (se over for hvordan disse opprettes). Manuelt Man kan opprette undervisningsaktiviteter manuelt på to måter. Lag ny rad i overbildet i «undervisningsaktivitet samlebilde» og fyll ut nødvendig informasjon (se over). Dersom «toppaktiviteten» er opprettet kan man også lage nye aktiviteter ved å legge inn ny rad i fanen Undakt. I nedre del av bildet undervisningsaktivitet samlebilde Undervisningsaktivitet samlebilde- fane Undakt Dersom man skal opprette mange like underaktiviteter til en bestemt aktivitet trenger man ikke opprette disse manuelt. Man kan bruke knappen «gen/red partier». I bildet fyller man inn hvor mange partier man ønsker å opprette, hvor mange deltakere man ønsker per parti. Start for nummereringen og intervall mellom gruppenumrene. Man kan også legge inn datointervall for undervisningen, dette er info som ikke overføres til timeplanssystemet og det er derfor ikke relevant for «vanlig» timeplanlegging. MEN det brukes i forbindelse med praksis, så dersom du oppretter praksisgrupper kan periode for undervisning legges inn her dersom den er lik for alle gruppene. Dersom dette er partier som studentene skal kunne velge mellom på StudentWeb må du huske hake for «kan ønskes av student». Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 17

18 Undervisningsaktivitet samlebilde-generer/rediger partier-knappen Automatisk Kopiering av aktiviteter fra andre enheter Dersom man vet om et emne i FS som har et undervisningsaktivitetshierarki som er slik man ønsker at nytt emne skal bygges opp kan man bruke rutine « kopiering av undervisningsaktiviteter fra enhet til enhet». Denne kan brukes på tvers av fakulteter og semestre. Her fyller man ut emne og termin (+ terminnummer for emner som går over flere semestre) på emnet man skal kopiere fra og tilsvarende informasjon om emnet man skal kopiere til. Her er det også mulig å kopiere over studenter så dersom man eksempelvis har studenter som skal fortsette å gå på samme grupper på et annet emne kan man hake av for «kopier studenter» Oppretting av undervisningsenheter (se over), I denne rutinen kan man også kopiere informasjon om undervisningsaktiviteter fra forrige høstsemester (for høsten) eller forrige vårsemester (for våren). Dersom man ikke har laget aktiviteter sist høst/vår emnet gikk, man ønsker å lage nye aktiviteter eller man ønsker å bruke struktur fra et annet semester må man enten kopiere fra et emne med lik struktur eller bygge opp manuelt. Struktur på undervisningsaktivitetene Struktur på undervisningsaktivitetene registreres i et hierarki hvor det benyttes tallkoder. Det må alltid registreres en overordnet undervisningsaktivitet, med aktivitetskode 0, denne må ha 0 som aktivitetseier. Den overordnede aktiviteten inneholder de faktiske aktivitetene som registreres i underbildet "Und.akt". VIKTIG: Den overordnede undervisningsaktiviteten (0-nivå), vil ikke komme over til timeplanleggingssystemet. Hvis en undervisningsaktivitet har undernivåer, vil undernivåene komme over til Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 18

19 timeplanleggingssystemet, men ikke hovednivået. Hvis undervisningspartier blir lagt på den overordnede undervisningsaktiviteten (0-nivå), vil studentene ikke kunne melde seg på partiet på StudentWeb. Bruk rapporten FS Diagnose - Undervisning for å se om det finnes slike feil på din stedkode. I tilfeller der en undervisningsaktivitet inneholder parallelle aktiviteter, for eksempel ved gruppeundervisning eller seminargrupper der studentene skal følge en av gruppene, vil det dannes et nivå under den gitte undervisningsaktiviteten. Dette registreres med aktivitetskode med to eller flere nivåer (se eksempelet under) hvor det første tallet er aktivitetskoden til hovedaktiviteten Praksisgrupper i dette tilfellet, og deretter får hver gruppe sitt nummer. Undervsningsaktivitet samlebilde-«hierarkitre» Innenfor hvert emne er det undervisningsaktivitetene på det laveste nivået innenfor hver tallkode som blir eksportert til timeplanleggingssystemet. Eksempel: Aktivitetskode 2 (Forelesninger i anatomi) har et underliggende nivå (2-1 Forelesning om skjelettet, 2-2 Forelesning om nervesystemet osv.). Det er disse forelesningene som skal ha undervisning, og det er derfor dette nivået som blir eksportert. Typer undervisning På hvert nivå må det registreres data om undervisningen som timeplanleggingssystemet og StudentWeb skal ta hensyn til. I tilfeller hvor studentene skal fordeles på grupper (enten administrativt eller ved påmelding), må disiplin, form og partinummer være utfylt. Disiplin angir hvilken type undervisning undervisningsaktiviteten har. Eks. teori, fordypning osv. Form angir om undervisningsaktiviteten er gruppeundervisning, forelesning, lab. undervisning, praksis etc. Kapasitet for undervisningen Når det finnes undervisningspartier som kan velges av student og emnet har SØKNAD i første Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 19

20 periode og DIREKTE i neste eller hele perioden: Når emnet har SØKNAD teller opptaksrutinen fra tallet for 'Tilbud skal gis' på opptaksgruppe under undervisningsenhet samlebilde. Deretter kjøres rutinen for å tildele plasser på parti. Derfor er det viktig at summen av antall plasser på parti til sammen blir det samme tallet som antall 'Tilbud skal gis', slik at studenter ikke får plass på emnet, men ikke på partiet der undervisningen foregår. Samtidig får du "helgardert" dersom emnet i neste periode skal ha DIREKTE. Når emnet har DIREKTE er det tallet for kapasitet totalt på partiene som StudentWeb teller antall ledige plasser fra, ikke fra tallet på 'Tilbud skal gis' under undervisningsenheten. Det betyr at dersom man innvilger en plass på undervisningsenheten manuelt, må man huske på også å gi studenten plass på parti, slik at det blir orden i antall ledige plasser. Undervisningsmodulen har mange muligheter for overføring av data til timeplanssystem, men per i dag brukes bare enkelte av feltene på HIOA. Dette er både på grunn av valg av timeplanssystem og på grunn av uttrekket av data fra FS. Ved en eventuell endring i måten man legger timeplaner på kan man vurdere om det vil være hensiktsmessig å legge mer av dataene i FS. Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 20

21 5. Undervisningsmodulen og andre systemer Fronter HIOA sin nye Fronterinstallasjon henter mer informasjon fra FS enn de to tidligere installasjonene. Dette innebærer at man kan opprette Fronterrom automatisk på bakgrunn av informasjon fra FS- for eksempel på bakgrunn av undervisningsenheter og undervisningsaktiviteter. Når man bruker undervisningsaktiviteter til å opprette Fronterrom vil alle studenter som får en undervisningsmelding i et emne automatisk bli innmeldt i den aktuelle gruppen. I ny fronterinstallasjon oppfordres det til automatisk opprettede rom basert på undervisningsenheter og aktiviteter. Når studentene melder seg til undervisning vil de da automatisk få tilgang til de undervisningsrommene de skal være med i og trenger ikke legges til manuelt. Hva må til for at dette skal virke? Rommet må være opprettet ut ifra undervisningsenheten/undervisningsaktiviteten og må ha J i feltet for eksport LMS. I tillegg må rommal være valgt. Undervisningsenhet samlebilde Studenten må i tillegg ha en undervisningsmelding i det aktuelle emnet og/eller plass på den aktuelle gruppen: Undervisningsenhet samlebilde-fane studenter med opptak Undervisningsaktivitet samlebilde-fane student på parti Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 21

22 UniUntis Aktiviteter overføres fra og med i høst 2014 hvis betingelsene over er oppfylt. Man kan da lage et undervisningshierarki i FS og kopiere dette mellom ulike emner og man kan gjenbruke informasjon fra tidligere semestre. Undervisningsaktiviteter som enten er koblet til fagpersoner med rollen FORELESER eller har koblet en kullklasse til seg, samt ha J for eksport T.Plan vil overføres til timeplansystemet UniUntis. Undervisningsaktivitet samlebilde-fane Personrolle Undervisningsaktivitet samlebilde-hele Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 22

23 Per i dag overføres ikke koblingen mellom studenter og enheter/aktiviteter til UniUntis. Vi jobber (våren 2014) mot USIT for å få endret uttrekket fra FS til Untis. Når dette er klart vil vi kunne koble studenter til undervisningsenheter og undervisningsaktiviteter i stedet for kullklasser slik vi gjør i dag slik at studentene vil kunne få en personlig timeplan som viser kun de aktivitetene de skal følge og ikke hele klassens timeplan. «Arv» av data i undervisningsaktivitetshierarkiet Aktiviteter som har andre underliggende aktiviteter, blir ikke selv overført til UniUntis. De blir bare brukt på den måten at dataene arves. Arv skjer når den overliggende aktiviteten har data og de samme feltene er tomme i den underliggende aktiviteten. I utgangspunktet gjelder det alle feltene. Arv vil altså ikke overskrive data, det gjelder kun der det mangler data. (Eks. vil personrolle på nivå 1 overføres til 1-1, 1-2, 1-3 osv.) Data som legges på nivå 0 vil arves ned til alle undernivåene så sant det ikke ligger annen informasjon på underenhetene Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 23

24 6.Undervisningsopptak Hvorfor? For studier der studentene skal velge ulike emner er det en fordel at studentene selv kan velge hvilke emner de skal ta og hvilken undervisning de skal følge. For studier der alle skal følge samme emner kan man likevel ha påmelding til grupper. Ved påmelding til undervisning og aktiviteter i StudentWeb har man en god oversikt over hvem som følger hvilken undervisning og kan enkelt skrive ut lister og rapporter over de ulike gruppene. Ved å la studentene selv melde seg til gruppeundervisning slipper administrasjonen unna en stor manuell jobb. Ved en eventuell endring i måten vi timeplanlegger på vil det også kunne bidra til bedre timeplaner for en del studenter. Ved en økt bruk av undervisningsmodulen vil studentene få et større ansvar for sin egen utdanningsplan og vil derfor bli mer ansvarliggjort. DIREKTE påmelding versus SØKNAD Ved DIREKTE påmelding er det prinsippet om «førstemann-til-mølla» som gjelder. Det vil si at studentene melder seg på undervisningen (og får plass) fortløpende frem til emnet er fullt. Denne måten å gjøre et opptak på krever ikke at man har et opptaksregelverk for emnet. På forhånd må man passe på at alle data som ligger inne er riktige, men etter dette går opptaket av seg selv frem til fristen går ut og opptaket avsluttes. Denne påmeldingstypen krever noe forarbeid, men lite etterarbeid. Ved direkte påmelding får studentene svar på opptaket med én gang og administrasjonen trenger ikke foreta seg noe i ettertid (unntak: emne med forkunnskapskrav- med hake N for kontrollèr forkunnskapskrav). Direkte påmelding egner seg dersom alle studentene som har tilgang til emnet skal få plass. Eller om det er begrenset kapasitet på emnet, men man ikke har klare kriterier for hvem som skal prioriteres. Forutsetningen for å bruke SØKNAD er at man ønsker å gjøre en prioritering av de ulike søkerne, i forhold til hvem som skal få plass. For å få dette til å fungere må man legge inn et opptaksregelverk for de enkelte emnene. Dette kan passe på emner som har begrenset kapasitet og et skille på hvem som skal få plass. Et eksempel er dersom noen studenter har emnet som obligatorisk og andre har emnet som valgfritt. Denne påmeldingstypen krever noe mindre forarbeid enn DIREKTE påmelding men krever ganske mye etterarbeid. Dersom man opererer med mer enn én opptaksrunde, kan man kombinere de to ulike opptakstypene ved å for eksempel ha SØKNAD i første runde og DIREKTE i andre runde. Dersom man legger inn et opptaksregelverk vil dette kun gjelde når man har søknadstype SØKNAD, ved søknadstype DIREKTE vil alle som er kvalifisert for å kunne ta emnet (kobling mellom studieprogram og emne samt fork.krav) få plass dersom emnet har ledig kapasitet. Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 24

25 Hva må til? Emne samlebilde-hele Påmeldingstype SØKNAD eller DIREKTE dersom man skal ha påmelding til grupper/undervisning Oppmelding i StudentWeb- Hake J + aktiv periode for undervisning i feltet «periode underv» Lukket: Emnet må ha J ellers får alle som er kvalifisert plass Kontroll f.krav: angir om forkunnskapskrav skal sjekkes ved påmelding. Hvis N her må det kjøres rutine i ettertid for å sjekke dette. Studieprogram: Studieprogrammene som skal kunne ta emnet må ligge koblet til emnet under fliken studieprogram Und.enhet.: Emnet må ha en undervisningsenhet for det gjeldende semesteret. Undervisningsenhet samlebilde Emnet må ha informasjon om hvor mange tilbud som skal gis i fliken opptaksgruppe i undervisningsenhet samlebilde. Undervisningsaktivitet samlebilde Har man grupper på emnet som studentene skal kunne velge må disse også ligge inne med kapasitet per gruppe- summen av plasser på de ulike gruppene må være lik antall tilbud som skal gis. Rutiner for Undervisningsopptak ved SØKNAD 1. FS Sett publiser NEI Denne rutinen kjøres før arbeidet begynner. Når det er satt publiser opptak nei kan ikke studenten se søknaden sin i StudentWeb. Det er derfor en fordel å ikke kjøre rutinen for tidlig for å unngå spørsmål fra studentene. 2. FS Beregning av kvalifisert - und.påmeldte Rutinen kjøres for sted eller emne. Hvis en student har fått >N i kolonnen "Kval.", er det verdt å sjekke studenten i Student samlebilde for å se om det kan være en feil. Kvalifisert kan bety forskjellige ting f.eks.: - å fylle faglige forkunnskapskrav som er registrert i FS, (se Emne samlebilde >Fork.krav) - å være aktiv på et studieprogram som er knyttet til emnet (se Emne samlebilde >Studieprogrammer). Hvis det er grunn til å endre bakgrunnsdataene, gjør det før dere kjører rutinen med oppdatering av database (ikke på individnivå, her må dataene endres etter oppdatering). Dersom man opererer med mer enn én opptaksrunde vil studenter som får «Ikke kvalifisert» i første opptaksrunde blir vurdert på nytt i neste runde. 3. FS Poengtildeling - und.påmeldte- Emnet må være tilknyttet rangeringsregelverket (gjøres når emnet opprettes), og ligge i riktige emnekombinasjoner i Emnekombinasjon samlebilde. Dersom man opererer med mer enn én Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 25

26 opptaksrunde og noen studenter som melder seg til emner i første runde, og som får IT- Ikke tilbud(eks. pga høy poenggrense i første runde), blir poengberegnet på nytt ved emneopptakets andre runde. 4. FS Undervisningsopptak Sjekk at undervisningsenhetene har riktig antall plasser, riktig poenggrense og at kapasitet totalt og kapasitet emne stemmer overens. (Undervisningsaktivitet samlebilde-arkfane: undakt- når seminar er valgt i overbildet) Dersom man opererer med mer enn én opptaksrunde per semester er det viktig å bruke ulike opptak for i ettertid kunne skille på de ulike opptakene. Velg for eksempel Forhåndsopptak(FOR) i første runde og hovedopptak (HOVED) i andre runde. Velg opptaksgruppe A- Hvis du får opp kommentaren "Mangler akt.ønske" på noen av studentene eller legg inn aktivitetsønske på studenten slik: Modul Undervisning>Bilder >Undervisningsmelding. Tast inn emnet og finn frem til studenten eller tast inn studenten og finn emnet. Legg til Aktivitetsønske ved å legge til ny rad i bildet aktivitetsønske og legg inn relevant informasjon 5.FS Fordeling av undervisningsmeldte (med opptak) på partier (gjelder kun dersom man har ulike partier på emnet) Haken for verdi La stå må på!!! Sjekk at summen av kapasiteten på alle partier i Undervisningsaktivitet samlebilde blir lik kapasiteten i Undervisningsenhet samlebilde>opptaksgruppe. Ellers blir det slik at studenten får plass på emnet, men ikke på seminar-/gruppeundervisningen Rutinen fordeler studenter på grupper/seminarer osv. som er registrert med epleikon i Undervisningsaktivitet samlebilde, og der det er et tall i "Kapasitet totalt" på aktiviteten med brilleikon. Fyll inn sted eller emne og aktuell undervisningstermin. Hak av for "Verdi J for La stå" og oppdater databasen når du er fornøyd med partifordelingen. 6. Eksamensmelder undervisningsmeldte med rutinen FS Husk hake for «inkluder oppgaveemner». 7. Publiserer undervisningsopptak med FS Eventuelt manuelt opptak Du gir studenten undervisningsopptak ved å sette J for kval, I(innvilget opptak) i feltet for tilbudsstatus og J i feltene opptatt og publiser opptak i undervisningsmeldingen til studenten. For eksempel i fanen und.meld i student samlebilde. Dersom du også ønsker at det skal genereres en vurderingsmelding for studenten kan du sette J i feltet for generer vurd.meld. Husk at studenten må få plass på undervisningsaktivitet- dette kan gjøres i bildet Undervisningsmelding i feltet aktivitetsønske eller ved bruk av bildet under. Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 26

27 Manuell partiplassering av undervisningspåmeldte studenter til undervisningsaktiviteter Ved manuell plassering må studentene meldes til undervisning før de kan plassere på undervisningsparti. Før en starter å partiplassere er det viktig å kjøre rutine FS Publiser undervisningsopptak med «Sett publiser NEI» før studenter plasseres på partiene for at det ikke skal fremkomme på studentweb fortløpende. I øvre venstre del av bildet får du opp en oversikt over alle studenter med undervisningsmelding i emnet for den aktuelle terminen (det er også mulig å sortere dette på klasse). I øvre høyre del av bildet har du oversikt over aktivitetene som finnes, samt kapasitet(k), Antall plasser brukt(b) og ledig kapasitet(l). Fremgangsmåte: a) Hent opp emne, år og termin i bilde Plassering av student på undervisningsparti. Undervisningsmeldte studenter fremkommer da i øvre venstre rute. b) Klikk på aktuell student som skal plasseres, navn vises da med fete typer. Dobbeltklikk på aktuell aktivitet i øvre høyre vindu, og denne kobles til studenten. Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 27

28 For å publisere plasseringen på StudentWeb må rutine FS Publiser undervisningsopptak kjøres. Dersom denne kjøres før alle er plassert vil resterende plasseringer publiseres fortløpende på StudentWeb. Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 28

29 7. Oversikt over rapporter og rutiner Under er en oversikt over noen av rapportene og rutinene som er koblet til modulen: Rapporter: FS Undervisningsemner. Denne bestilles for Sted eller studieprogram + semester(årtermin). Denne lister opp alle emner som har en forekomst av undervisningstermin knyttet til seg i Emne samlebilde, i den oppgitte terminen. Den viser også alle personroller tilknyttet emne og/eller undervisningsenheten for gitt semester. FS Undervisningsenheter. Denne bestilles også for Sted eller studieprogram+ semester(år-termin) Denne lister opp alle forekomster av undervisningsenheter for stedet i den aktuelle år-terminen. Den viser meldingsfrist, om enheten er lukket, kapasitetstall og om det eventuelt er ledige plasser på enheten og på underordnede aktiviteter/partier. Den tar også med personrolle hentet fra emne og/eller undervisningsenhet FS Diagnose Undervisning Denne rapporten gir en oversikt over emner hvor det er feil i registreringen. Et eksempel på feil er at det er registrert en timeplansforekomst på 0- nivå for emnet. Rutiner FS oppretting av undervisningsenheter- Beskrevet over FS Kopiering av undervisningsaktiviteter fra emne til emne-beskrevet over Påmelding av klasse til undervisning/partiplassering- Undervisningsmelder og evt. fordeler studenter på partier. FS Kopiering av undervisningspåmeldte fra und.enhet til und.enhet- dersom studenter skal følge «samme» parti på et annet emnet(undervisningsenhet) kan man kopiere dem over parti for parti. FS sletting av undervisnings/ vurderingsmeldinger med N for Ja-svar eller Møtt 8.Oppgaver Bruk emner fra egen enhet- Bli enige med de andre på fakultetet så ikke dere bruker samme emnene. 1. Opprett undervisningsenheter for to emner: manuelt og med rutine Lage aktiviteter først manuelt og deretter kopiere struktur fra et annet emne (for eksempel SYBA 1000) 3. Registrere info for overføring til Fronter og UniUntis 4. Registrere personroller Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer 29