Merknadsrapport. Rapportdato:

Transkript

1 Merknadsrapport Tilsynsdato: Rapportdato: Saksnummer: Tilsynsobjekt: Adresse: Medvirkende fra tilsynsobjektet: Tilsynslag PT: Beredskapslagre til Telenor Norge AS Oslo Fåberg - Bodø Morten N. Skogvik, - Leder/Crime Protection & Public Security/ Security Tor-Odd Danielsen, Spesialrådgiver Samfunnssikkerhet Egil Arvid Andersen, Spesialrådgiver Samfunnssikkerhet Karina Spilde, rådgiver Svein Reistad, leder mobil aksess, avdelingsleder Fåberg Frank Dalseng, logistikkansvarlig Fåberg sentrallager Jarle Kiil Jarle Langeland Rolf G. Roland Merknadsrapporten godkjent av: Rune Kanck (sign) Seksjonssjef Jarle Kiil (sign) Tilsynsleder

2 Innhold 1. Innledning Bakgrunn Formål Tilsynsmetode Praktisk gjennomføring av tilsynet Dokumentasjonsgjennomgang Innledning PTs vurdering av Beredskapsplan Fåberg PTs vurdering av ROS-kartlegging om behov for utstyr ved beredskapslager PTs vurdering av Sikkerhetsprosedyrer for beredskapslagre, herunder adgangskontroll, samt oversikt over selskap og personer som har tilgang til nevnte beredskapslagre PTs vurdering av Registreringsprosedyrer for lagring av utstyr samt prosedyre for bestilling og uttaksprosedyrer av beredskapsutstyr PTs vurderinger av Telenors rutiner for bruk og utlån av beredskapsutstyr PTs vurdering av Prosedyrer for vedlikehold av utstyr samt vedlikeholds status av beredskapsutstyr på Fåberg lager og Bodø lager Tilsyn ved Telenors beredskapslager PTs vurdering av lager på Fåberg PTs vurdering av lager i Bodø PTs konklusjoner etter tilsynet Avvik og anmerkninger etter ekomlov og ekomforskrift Avvik og anmerkninger etter forpliktelser i beredskapsavtalene... 7 Side 2 av 7

3 1. Innledning Telenor Norge AS (Telenor) ble av Post- og teletilsynet (PT) i brev datert varslet om tilsyn av utvalgte beredskapslagre og beredskapsutstyr som er finansiert av myndighetene. Hjemmelsgrunnlaget for tilsynet er ekomloven 10-1 og 10-3 jf Tilsynet fant sted i perioden og foregikk ved Telenors hovedkontor i Oslo, ved lageret i Fåberg og ved lageret i Bodø. Åpningen av tilsynssaken er ikke grunnet mistanke til -eller misligholdelse av Telenors plikter etter ekomloven eller inngåtte beredskapsavtaler. Tilsynet er gjennomført som et ledd i PTs ordinære tilsynsvirksomhet Bakgrunn Tilsynet inngår som et ledd i PTs generelle oppfølging av tilbydere med stor kundemasse, og omfattende teknisk infrastruktur som også andre tilbydere er avhengige av. Tilsynsobjektene ble valgt ut fra dagsaktuelle utfordringer i ekomnettene. Telenors lager i Bodø er regionlageret for bl.a. Lofoten. Lofotkraft har varslet fare for omfattende strømutfall grunnet vedlikehold av en av to strømforbindelser til Lofoten. Av denne grunn har Fylkesmannen i Nordland under utarbeidelse en konsekvensanalyse i tilfelle langvarig bortfall av strøm der bruk av reserve- og beredskapsmateriell blir et sentralt punkt. Fåberg er Telenors hovedlager for reservedeler, utbygging og beredskapsutstyr. Plassjef og leder logistikk har vært ansvarlig for utvikling av Telenors reservedelsdatabase som også inneholder en database for 1.2. Formål Formålet med tilsynet var å kontrollere om krav etter ekomloven 2-10 og krav etter ekomforskriften 8-2 er oppfylt. Videre var formålet å kontrollere at avtalte forpliktelser i beredskapsavtaler for årene 2010 til og med 2012, punkt 4.2, 5.2, 5.3 og 5.4 er oppfylt. Følgende myndighetsfinansierte utstyr ble inspisert: mobile nødstrømsaggregater mobile basestasjoner/radiolinjeutstyr satellitt-telefoner reservemateriell til ekominstallasjoner Grunnlag for tilsyn: lov om elektronisk kommunikasjon 2-10 jf og 10-4 forskrift om elektronisk kommunikasjonsnett og elektronisk kommunikasjonstjeneste 8-2 beredskapsavtaler med Telenor for årene 2010 til og med 2012 årsrapporter for beredskapsavtaler i årene 2010 til og med 2012 fra Telenor utstyr registrert i PTs beredskapsdatabase pr. juni 2013 Side 3 av 7

4 1.3. Tilsynsmetode Tilsynet ble gjennomført ved dokumentgjennomgang, intervjuer og ved fysisk kontroll av anlegg og systemer. Med hjemmel i ekomloven 10-3 hadde PT på forhånd bedt om og mottatt følgende dokumentasjon: 1. beredskapsplaner som er relevante for beredskapslagre 2. ROS-analyser som er relevante for nevnte beredskapslagre 3. sikkerhetsprosedyrer for nevnte beredskapslagre herunder adgangskontroll 4. oversikt over selskap og personer som har tilgang til nevnte beredskapslagre 5. registreringsprosedyrer for lagring av utstyr 6. rekvirerings- og uttaksprosedyrer 7. prosedyrer for bruk 8. prosedyrer for vedlikehold av utstyr 9. vedlikeholds-status for myndighetsfinansiert utstyr ved nevnte beredskapslagre Etter gjennomført dokumentgjennomgang og fysisk tilsyn på nevnte beredskapslagre, har PT utarbeidet en egen tilsynsrapport. Tilsynsrapporten er en faktarapport og inneholder en oversikt over tilsynet og de funn som ble gjort knyttet opp mot de krav som regelverket stiller. PTs tilsynsrapport etter tilsynet er oversendt Telenor for kommentarer og merknader. Tilsynsrapporten og merknadene fra Telenor danner grunnlaget for merknadsrapporten. Merknadsrapporten inneholder PTs vurdering av Telenors systemer for håndtering av myndighetsfinansiert beredskapsutstyr og fysisk lagring av dette. Anmerkningene i denne merknadsrapporten er knyttet opp mot de krav som regelverket og beredskapsavtalene stiller. 2. Praktisk gjennomføring av tilsynet Åpningsmøtet for tilsynet ble avholdt 19. august kl Etter en kort presentasjon av deltakerne, hensikten med tilsynet, herunder henvisning til gjeldende lovhjemler, ble programmet gjennomgått for å forankre praktiske detaljer og tidspunkter for tilsynet de neste dagene. Tilsynet ble gjennomført ved Telenors operasjonssenter på Fornebu, ved sentrallageret på Fåberg og ved regionlageret i Bodø. 3. Dokumentasjonsgjennomgang 3.1. Innledning All etterspurt dokumentasjon som forespurt i varsling av tilsynet datert , er oversendt PT. (Oversikt 1-9 se punkt 1.3 over) Ved oppstart av tilsynet presenterte Telenor de ulike rutinene knyttet til deres håndtering av Side 4 av 7

5 Telenor har utarbeidet et eget logistikkhåndteringssystem; RepBase. RepBase er først og fremst utviklet for å ivareta Telenors eget behov for registrering og kontroll med reservedelsutstyr. I tillegg har RepBase en egen modul for Systemet har en stor grad av automatisering. Antatt utlånstid blir spesifisert av bestiller og Fåberg holder kontroll på utlevert / utlånt utstyr, og purrer ved forsinket tilbakelevering. Etter oppstartsmøtet ble rekvirering av beredskapsutstyr inklusivt det myndighetsfinansierte, demonstrert ved Telenors operasjonssenter på Fornebu. Det er operasjonssenteret som i all hovedsak rekvirer beredskapsutstyr. I situasjoner der operasjonssenteret er utilgjengelig, for eks. som følge av sambandsbrudd, kan sentral ansvarlig for lageret på Fåberg også rekvirere utstyr fra hovedlager og fra regionlagrene PTs vurdering av Beredskapsplan Fåberg Etter gjennomgangen finner PT at Beredskapsplan Fåberg er i tråd med hensikten og at den ivaretar myndighetenes krav til disponering av myndighetsfinansiert beredskapsutstyr i en kriseeller beredskapssituasjon PTs vurdering av ROS-kartlegging om behov for utstyr ved beredskapslager ROS-analysen representerer etter PTs syn, et nyttig verktøy for Telenor til å avdekke hvilken type utstyr som vil være aktuelt å bruke i en større krise eller beredskapssituasjon. Kartleggingen vil videre være til støtte og hjelp for Telenor ved pålegg om anskaffelse av myndighetsfinansiert beredskapsutstyr. PT finner dokumentet i tråd med hensikten og at det ivaretar de krav som stilles etter ekomloven PTs vurdering av Sikkerhetsprosedyrer for beredskapslagre, herunder adgangskontroll, samt oversikt over selskap og personer som har tilgang til nevnte beredskapslagre Etter avtale med Telenor ble det i forkant av tilsynet bestemt at dette dokumentet ikke skulle inneholde navn på personell som har tilgang til beredskapslagrene. Telenor informerte om at personale som har ansvar eller ivaretar oppgaver knyttet til forvaltning av lagret materiell, samt eventuelt personale som er knyttet til drift av lagerlokalene, kan gis egenhendig adgang. Ansvarlig for lageret skal sikre at kun godkjent personale gis adgang. PT finner dokumentet i tråd med hensikten og at det også ivaretar sikkerhetsbehovet for 3.5. PTs vurdering av Registreringsprosedyrer for lagring av utstyr samt prosedyre for bestilling og uttaksprosedyrer av beredskapsutstyr «RepBase» er en database for registrering, uthenting og retur av beredskapsutstyr jf. beskrivelsen i punkt 3.1 Innledning. Side 5 av 7

6 PT finner at RepBase er et meget velegnet verktøy for registrering, uthenting og kontroll av 3.6. PTs vurderinger av Telenors rutiner for bruk og utlån av beredskapsutstyr Dokumentene inneholder rutiner for bruk og utlån av mobile aggregater, mobile basestasjoner, beredskapsradiolinjeutstyr, mobile repeatere, mobil fastnettsentral, likerettere og portable kjøleanlegg. PT finner at Telenors rutinebeskrivelser for bruk og utlån av myndighetsfinansiert beredskapsutstyr tilfredsstiller myndighetenes krav og forventninger om rask og sikker håndtering av dette utstyret. Telenor har i sin rutinebeskrivelse beskrevet at bestilling av myndighetsfinansiert beredskapsutstyr for utlån til andre tilbydere, skal komme via PT. Entydige kriterier for denne type utlån vil bli utarbeidet av PT og innlemmet i fremtidige beredskapsavtaler PTs vurdering av Prosedyrer for vedlikehold av utstyr samt vedlikeholds status av beredskapsutstyr på Fåberg lager og Bodø lager Telenors dokumentasjon viser en oversikt over vedlikeholdsprosedyrene for de mobile reservekraftsaggregatene og for de små bærbare aggregatene. I tillegg vedlegger Telenor oversikter for gjennomført vedlikehold av ovennevnte utstyr ved lagrene på Fåberg og i Bodø. PT finner at Telenors prosedyrer for vedlikehold av myndighetsfinansiert beredskapsutstyr tilfredsstiller myndighetenes krav som spesifisert i beredskapsavtalene. 4. Tilsyn ved Telenors beredskapslager 4.1. PTs vurdering av lager på Fåberg Tilsyn av Fåberg lager ble gjennomført I tillegg til Telenors ansvarlige for samfunnssikkerhet og beredskap, deltok Telenors plassansvarlig samt Telenors ansvarlig for beredskapsutstyrslogistikk. PT foretok stikkprøvekontroll iht. utskrift fra PTs beredskapsdatabase og fant ingen avvik. Et mobilt nødstrømsaggregat ble startet opp og funnet i orden. Stikkprøvekontrollen viste at utstyret på lageret er i overenstemmelse med listen over utstyr i PTs beredskapsdatabase. Lagret var godt organisert, oversiktlig og utstyret godt merket. Telenors fysiske sikkerhetstiltak ved beredskapslageret var tilfredsstillende. Side 6 av 7

7 4.2. PTs vurdering av lager i Bodø Tilsyn ved Telenors lager i Bodø ble gjennomført Lageret og de administrative rutinene ivaretas av lokal DHL-representant i Bodø. I tillegg til Telenors ansvarlige for samfunnssikkerhet og beredskap, deltok ansvarlige for Telenors reservedelslager og ansvarlig for beredskapslager i Bodø. Det ble gjennomført en demonstrasjon av bestilling og uthenting av beredskapsutstyr på beredskapslageret. Uthenting av utstyret ble gjennomført av lokalt personell. Testing av resultat ved feilplukk ble også demonstrert. Stikkprøvekontrollen viste at utstyret på lageret er i overenstemmelse med listen over utstyr i PTs beredskapsdatabase. Også i Bodø var lagret var godt organisert, oversiktlig og utstyret godt merket. De fysiske sikkerhetstiltakene ved beredskapslageret fungerte tilfredsstillende. 5. PTs konklusjoner etter tilsynet Kvaliteten på tilsendt dokumentasjon har vært meget god. PT har ved dokumentgjennomgang og ved tilsyn fått tilgang og svar på alle ønskelige spørsmål. Telenors organisering av beredskapslagrene er etter PTs vurdering effektiv og formålstjenlig. PT har ikke innvendinger til «outsourcing» av regionlager til DHL eller andre så lenge disse ivaretar Telenors egne, og myndighetenes pålagte krav til sikkerhet og tilgjengelighet til PT finner videre logistikkhåndteringsverkøyet i RepBase som meget formålstjenlig. RepBase gir Telenor et godt verktøy for sikker og effektiv håndtering av beredskapsutstyr finansiert av myndighetene. Telenor opplyser i sine kommentarer til tilsynsrapporten at de har under utarbeidelse rutiner for å sikre tilgang til nødvendig beredskapsutstyr også hvis utfall av kommunikasjonssystemer gjør det umulig med sentral koordinering via RepBase Avvik og anmerkninger etter ekomlov og ekomforskrift Med utgangspunkt i krav etter ekomloven 2-10 og ekomforskriften 8-2 finner PT ingen avvik i Telenors håndtering av 5.2. Avvik og anmerkninger etter forpliktelser i beredskapsavtalene Etter tilsyn med avtalte forpliktelser i beredskapsavtalene med PT for årene 2010 til og med 2012, punkt 5.3 «Registrering og utplassering av beredskapsutstyr», finner PT at det mangler enkelte opplysninger i PTs beredskapsdatabase om Ettersom PTs beredskapsdatabase er under revidering, finner PT å kunne gi Telenor utsettelse med å registrere de manglende opplysningene til revidert beredskapsdatabase tas i bruk. Side 7 av 7