SØRUM KOMMUNES LØNNSPOLITIKK

Transkript

1 SØRUM KOMMUNES LØNNSPOLITIKK

2 Vedtak og endringsprotokoll Vedtatt/endret av Dato Saksnummer 360 Økonomi og /01688 administrasjonsutvalget Arbeidsmiljøutvalget /01688

3 INNHOLD 1 INNLEDNING MÅL OG STRATEGIER Generelt om lønnsnivået i kommunen STILLINGSGRUPPENE I HOVEDTARIFFAVTALEN LØNNSFASTSETTELSE VED TILSETTING Ansvar og myndighet ved tilsetting Utlysning av ledig stilling Arbeidsavtale og ansiennitetsberegning Videredelegering av ansvar og myndighet Tillitsvalgtes rolle ANSVAR OG MYNDIGHET VED LØNNSØKNING I LØPET AV ARBEIDSFORHOLD Øvrige forhandlinger Forhandlinger etter HTA kapittel 4.A Forhandlinger etter HTA kapittel 4.A Forhandlinger etter HTA kapittel 4.A Forhandlinger etter HTA kapittel SENTRALE FORHANDLINGER LOKALE FORHANDLINGER Administrative forberedelser Lederes ansvar ved lokale forhandlinger Tillitsvalgtes ansvar ved lokale forhandlinger Forhandlingsprosedyre Kriterier for lønnsfastsettelse Kompetanse Formell kompetanse Erfaringsbasert kompetanse Oppnådde resultater Rekruttere og beholde Skjevheter Likelønn... 9

4 1 INNLEDNING Hovedtariffavtalen (HTA) forutsetter at det utarbeides en lokal lønnspolitikk som grunnlag for lønnsforhandlinger i kommunen. Det tas initiativ til jevnlig revidering av den lokale lønnspolitikken for å sikre at den til en hver tid samsvarer med Sørum kommunes mål. I den siste revideringen har tydeliggjøring og tilpasning av forhandlingsprosedyrene og de lokale lønnskriteriene blitt vektlagt, samt økt involvering og myndiggjøring av virksomhetsledere med hensyn til lønnsfastsettelse. Det foreliggende dokumentet skal være et verktøy for en målrettet og strategisk lønnspolitikk som støtter opp under nåværende organisasjon. 2 MÅL OG STRATEGIER Lønnspolitikken skal bidra til at Sørum kommune: Rekrutterer og beholder riktig og tilstrekkelig kompetanse til å løse sine oppgaver med god kvalitet Har konkurransedyktig lønn på linje med kommunene i regionen Har kriterier for lønnstillegg ved lokale forhandlinger som tilgodeser kompetanseheving og gode resultater Strategier for å nå disse målene: Lederlønn ses i sammenheng med mål og resultater nedfelt i lederavtalen Det gjøres selektive satsninger mot utvalgte kompetanseområder etter felles kompetansekartlegging Mulighetene i tariffsystemet utnyttes bedre (herunder opplæring av ledere med tilsettingsmyndighet) 2.1 Generelt om lønnsnivået i kommunen Sørum kommune skal til enhver tid ha et lønnsnivå innenfor de ulike stillingskategoriene som er konkurransedyktig med sammenliknbare virksomheter, uten at kommunen er lønnsledende i arbeidsmarkedet. Markedsutsatt personell kan vurderes spesielt, men lønnsnivået i privat sektor er ikke førende for lønnsnivået i kommunen. 1

5 3 STILLINGSGRUPPENE I HOVEDTARIFFAVTALEN Kommunale stillinger er fordelt på tre forskjellige kapitler i HTA Hvert av disse kapitlene har ulike bestemmelser om hvordan lønnsfastsettelse og forhandlinger skal foregå: Kapittel 3.4 Lønn for lederstillinger i kapittel 3.4 fastsettes i sin helhet lokalt av kommunen. I Sørum kommune er avlønning av ledere nært knyttet til mål- og resultatoppnåelse i samsvar med den enkelte lederavtale. Kapittel 4 Lønnsfastsettelse for stillinger som omfattes av kapittel 4 foregår i hovedsak gjennom sentrale forhandlinger. De sentrale partene (Kommunenes Sentralforbund og fagorganisasjonene) fastsetter minstelønnssatser basert på utdanningskrav og forhandler om generelle lønnstillegg. En andel av den totale lønnsveksten som fremforhandles blir som oftest avsatt til lokale forhandlinger i kommunen for disse stillingsgruppene. Kapittel 5 Stillinger som er innplassert i kapittel 5 får hele sin lønn fastsatt lokalt i kommunen. Det vises til kriteriene for lønnsfastsettelse ved lokale forhandlinger (se punkt 5.4). Hvorvidt en stilling skal omfattes av kapittel 3, 4 eller 5 fremkommer av oversiktene i HTA. 4 LØNNSFASTSETTELSE VED TILSETTING 4.1 Ansvar og myndighet ved tilsetting Tilsettingsutvalget i virksomheten/administrativ avdeling har myndighet til å tilsette og ansvar for å fastsette lønn ved tilsetting innenfor rammen av virksomhetens budsjett og bestemmelsene i HTAs kapittel 4 og Utlysning av ledig stilling Ved utlysning av stilling kan det i annonsen fastsettes et lønnsnivå basert på HTAs minstelønnssatser eller alternativ lønnsplassering (særskilt vurdering). Dette forutsetter at leder har avklart hvilke kvalifikasjoner og hvilket utdanningsnivå det er behov for. Alternativt kan det annonseres med lønn etter avtale slik at endelig lønnsplassering drøftes ved tilsetting. I stillinger hvor det kreves særskilt utdanning må tilfredsstillende dokumentasjon på utdanningen sendes til Organisasjon og tjenesteutviklingsavdelingen (OTU) i god tid før tiltredelse. Virksomhetsleder kan se lønns- og driftsbudsjettet under ett og eventuelt øke lønn på stillinger i virksomheten mot reduksjon i driftsbudsjettet. Ansatte kan lønnes høyere, men 2

6 ikke lavere enn satsene i minstelønnstabellen i HTA kapittel 4. Lønn kan benyttes som virkemiddel for å rekruttere til stillinger med lav søkermasse. Alle stillinger på HTA kapittel 4 skal ansiennitetsberegnes og det skal fastsettes hva minstelønn i stillingen ville vært. Stillinger hvor det antas et høyt antall søkere vil ikke være aktuell for denne typen særskilt lønnsinnplassering. Ved tilsetting må lønnsfastsettelse vurderes opp mot lønn til eksisterende medarbeidere med tilsvarende oppgaver og ansvar. Det er til enhver leders ansvar at medarbeidernes lønnsnivå er innenfor virksomhetens/enhetens økonomiske rammer. Ved tilsetting i stillinger på HTA kapittel 5 fastsettes all lønn lokalt (direkteplassering uten ansiennitetsberegning) Arbeidsavtale og ansiennitetsberegning Når tilsettingsutvalget har foretatt ansettelse skriver virksomheten innstilling og vedtak i kommunens sak- og arkivsystem i henhold til rutiner i rekrutteringsprosessen i kvalitetssystemet. Alle ansatte skal ha arbeidsavtale, jfr. arbeidsmiljølovens 14-5 og innstilling og vedtak er grunnlaget for arbeidsavtalen. OTU beregner ansiennitet og minstelønn etter bestemmelsene i HTA 12 på bakgrunn av innsendt fullstendig dokumentasjon av den ansattes utdanning og tidligere arbeidsforhold. Det er leders ansvar å sørge for at OTU mottar fullstendig sett med vitnemål og attester ved tilsetting slik at den ansatte får riktig lønn fra første dag. OTU effektuerer tilbud om stilling og arbeidsavtale i faste stillinger og lengre vikariater på vegne av virksomheten. Feil eller mangler i innstilling og vedtak eller mangelfull dokumentasjon meldes virksomheten gjennom avvikssystemet og saken vil ikke bli effektuert før disse er rettet og fullstendig dokumentasjon på utdanning og tidligere arbeidsforhold foreligger. Ved tilsetting i kortere tilsettingsforhold; ringevikarer, engasjementer og vikariater med varighet inntil seks måneder beregner virksomheten selv ansiennitet og benytter midlertidig arbeidsavtale for tilkallingsvikarer (standardtekst i Public 360 Personalforvaltning). Virksomheten må følge bestemmelsene i HTA 12 med hensyn til fastsetting av lønn i slike stillinger. Ved midlertidig arbeidsforhold med varighet utover 6 måneder utsteder OTU tilbudsbrev og arbeidsavtale på grunnlag av innstilling og vedtak fra aktuell virksomhet/avdeling Videredelegering av ansvar og myndighet Myndighet i personalsaker kan delegeres videre fra virksomhetsleder til nestleder eller enhetsleder i henhold til kommunens videredelegeringsreglement. Det skal framgå av skriftlig delegering arkivert på nestleders/enhetsleders personalmappe om myndighet til 3

7 lønnsfastsettelse er delegert. Ved tilsetting av virksomhetsledere har tilsettingsutvalg på kommunalsjefs nivå tilsvarende myndighet. Lønnsfastsetting som fører til merforbruk utover virksomhetens ramme vil ikke bli kompensert. 4.2 Tillitsvalgtes rolle Tillitsvalgte skal involveres i vurderingene knyttet til lønnsnivå og lønnsfastsettelse både før stillinger utlyses og ved tilsetting av nye medarbeidere jfr. Hovedavtalen del B 3-1d. I tråd med Sørum kommunes Arbeidsreglement 2.2 skal tillitsvalgte være representert i det lokale tilsettingsutvalget. Ingen enkeltlønn eller lønn for grupper av medarbeidere skal endres uten at tillitsvalgte har hatt anledning til å delta i forhandlinger. Det sentrale forhandlingsutvalget har ansvar og myndighet i alle lønnsforhandlinger. Ved lokale forhandlinger skal endringer i lønnsnivå for uorganiserte også framlegges for fagforeningene før arbeidstakerne informeres om resultatene. 5 ANSVAR OG MYNDIGHET VED LØNNSØKNING I LØPET AV ARBEIDSFORHOLD Myndighet til å vedta lønnsøkninger for arbeidstakere utenom de ordinære, årlige lønnsforhandlingene er lagt til kommunens sentrale forhandlingsutvalg. Slike forhandlinger kan gjennomføres etter krav fra fagorganisasjonene eller anmodning fra virksomhetsleder/administrativ leder (se punkt 5.1 for de aktuelle forhandlingstemaene). Virksomhetsledere skal konsulteres og gis anledning til å tiltre forhandlingsutvalget i forbindelse med den enkelte sak. Dersom en arbeidstaker ber om lønnssamtale jfr. HTA kapittel , skal denne gjennomføres mellom arbeidsgiver og arbeidstakeren. Møtetidspunkt for lønnssamtalen avtales innen 14 dager. Arbeidstaker har rett til å la seg bistå av sin tillitsvalgte. Det er viktig å bemerke at ingen avtaler om faktiske lønnsendringer kan inngås i selve lønnssamtalen. Denne myndigheten er forbeholdt det sentrale forhandlingsutvalget. Leder gis imidlertid anledning til å fremsette forslag om lønnsøkninger/tilbud som et ledd i forhandlingsprosedyren. Forslagene må forankres i vedtatte lønnskriterier (se punkt 7.5). 5.1 Øvrige forhandlinger Utenom ordinære lokale forhandlinger kan det føres forhandlinger i henhold til HTA kapittel 4.A.2 Særskilte forhandlinger, 4.A.3 Beholde og rekruttere, 4.A.4 Kompetanse og 5.3 Annen lønnsregulering. Den lokale lønnspolitikken legges til grunn også for slike forhandlinger Forhandlinger etter HTA kapittel 4.A.2 Forhandlinger etter kapittel 4.A.2 kan gjennomføres dersom: 4

8 det er foretatt betydelige organisatoriske og/eller bemanningsmessige endringer det er skjedd betydelige endringer i en stillings arbeids- og ansvarsområde arbeids- og ansvarsområdet er endret som følge av at arbeidstakeren har fullført kompetansegivende etter-/videreutdanning. Hvorvidt endringene skal anses som betydelige må bygge på en konkret vurdering av innholdet i den aktuelle stillingen Forhandlinger etter HTA kapittel 4.A.3 Gjennomføring av forhandlinger etter kapittel 4.A.3 må ha grunnlag i spesielle problemer med å beholde eller rekruttere kvalifiserte arbeidstakere. Dette innebærer betydelig utfordringer med å få tilsatt arbeidstakere med tilstrekkelig kompetanse i vakant stilling. At det vil være nødvendig å lære opp en ny medarbeider er ikke å anse som et rekrutteringsproblem. Denne muligheten er heller ikke ment å brukes til å kjøpe igjen arbeidstakere som ønsker å slutte Forhandlinger etter HTA kapittel 4.A.4 Forhandlinger etter kapittel 4.A.4 kan gjennomføres dersom arbeidstakere har gjennomført formell etter-/videreutdanning som er relevant for den aktuelle stillingen. På samme måte som ved forhandlinger etter kapittel 4.A.2 må eventuelle lønnstillegg baseres på en vurdering av innholdet i stillingen, graden av ervervet spisskompetanse og hvorvidt kompetansetiltaket var planfestet, avtalt og eventuelt betalt av arbeidsgiver. Det åpnes for å anvende avansementstillinger (stillingsbenevnelser) for stillinger på kapittel 4 i HTA jfr. vedlegg 1 i HTA «Vedlegg 1 Stillingskoder med hovedbenevnelse og rapporteringsbenevnelser/ avansementsstillinger» Forhandlinger etter HTA kapittel 5.3 Forhandlinger etter kapittel 5.3 i HTA (kun aktuelt for stillinger på kapittel 5) kan gjennomføres der det foreligger spesielle behov for å beholde og rekruttere arbeidstakere. Ved skifte av stilling eller vesentlig endring av arbeidsområdet for denne typen stillinger skal det foretas en lønnsvurdering for stillingsinnehaver basert på ny eller endret stilling. Det må meldes skriftlig krav til det sentrale forhandlingsutvalget. Dokumentet må beskrive hvilken forhandlingsbestemmelse det ønskes å forhandle etter, konkret begrunnelse og hva kravet er (kr/kode etc.). Utdanning skal dokumenteres med vitnemål. 6 SENTRALE FORHANDLINGER Lønnsutvikling for stillinger som omfattes av kapittel 4 i HTA avtales i primært ved sentrale forhandlinger mellom Kommunenes Sentralforbund (KS) og fagorganisasjonene. Sentrale forhandlinger er en del av hovedoppgjøret i kommunal sektor som gjennomføres annethvert år. I hovedoppgjøret revideres hele HTA, herunder minstelønnssatsene. Det forhandles også 5

9 frem generelle lønnstillegg for stillingsgruppene i kapittel 4, og det avsettes som oftest en egen pott som det forhandles om lokalt i kommunen. I tillegg til hovedoppgjørene kan det forekomme sentrale forhandlinger om lønnsreguleringer midtveis i avtaleperioden (mellomoppgjør). For nærmere informasjon om sentrale forhandlinger vises det til bestemmelsene i HTA kapittel 3, 4 og 5, samt føringer fra KS og fagorganisasjonene. 7 LOKALE FORHANDLINGER Det gjennomføres årlige lokale forhandlinger for stillingene på kapittel 3 og 5 i HTA. Det er bestemmelsene/resultatet fra det sentrale hovedoppgjøret som styrer eventuelle lokale forhandlinger på stillingene i HTA kapittel 4. Lokale forhandlinger gjennomføres mellom kommunens sentrale forhandlingsutvalg og de lokale fagorganisasjonene. Forhandlingsutvalget består av rådmannen, HR-sjefen og controller, med utvalgssekretær fra OTU. Virksomhetene og de administrative avdelingene involveres i forberedelsene til forhandlingene. 7.1 Administrative forberedelser Det sentrale forhandlingsutvalget ledes av rådmannen og har det overordnede ansvaret for gjennomføring av drøftinger og lokale forhandlinger med fagorganisasjonene etter HTAs kapittel 3, 4, og 5 (med unntak av kapittel «Toppledere»). Utvalgets myndighet er nærmere definert i Sørum kommunes Delegeringsreglement punkt 4.5. OTU har ansvar for å utarbeide tallmateriale til fagforeningene som gir oversikt over forhandlingsgrunnlaget og lønnsnivået til deres medlemmer. Sistnevnte forutsetter at fagforeningene kontrollerer at alle deres medlemmer er registrert som fagorganisert i kommunens personalsystem. 7.2 Lederes ansvar ved lokale forhandlinger Informere medarbeidere om Sørum kommunes lønnspolitikk og forhandlingsprosedyren Foreta prioriteringer blant sine medarbeidere og gjøre vurderinger av kandidater for lønnstilbud fra arbeidsgiver på bakgrunn av vedtatte lønnskriterier (se punkt 7.5) Melde inn forslag til lønnstilbud til det sentrale forhandlingsutvalget innen fastsatt frist Bistå det sentrale forhandlingsutvalget i den grad det er nødvendig for å sikre riktig og effektiv gjennomføring av forhandlingene 6

10 7.3 Tillitsvalgtes ansvar ved lokale forhandlinger Informere medlemmer om Sørum kommunes lønnspolitikk og forhandlingsprosedyren Levere krav innen fastsatt frist, holde frister Delta i forberedelsene, drøftingsmøter etc. Forhandle i samsvar med bestemmelsene i HTA og den lokale lønnspolitikken Vurdere sin habilitet ved forhandlinger for seg selv og nære familiemedlemmer 7.4 Forhandlingsprosedyre I samsvar med HTAs bestemmelser avholdes det årlig lønnspolitisk drøftingsmøte mellom det sentrale forhandlingsutvalget og de lokale fagforeningene. Drøftingene tar utgangspunkt i kommunens totale situasjon, lokal lønnspolitikk, retningslinjer for lokale forhandlinger, bruk av forhandlingsbestemmelsene og kriteriene for lønnstillegg. Møtet avholdes så tidlig at foreningene og arbeidsgiver har mulighet til å arbeide med konkrete krav/tilbud i etterkant. Forhandlinger på alle nivå følger vedlegg til HTA kapittel 3 «Retningslinjer for god forhandlingsskikk». I etterkant av sentrale forhandlinger (hovedoppgjør i kommunal sektor) beregnes en samlet pott til forhandling for stillinger i HTA kapittel 4. Beregningene gjøres i tråd med vedtatte føringer fra de sentrale partene (KS utarbeider B-rundskriv med nærmere veiledning). Økonomi- og administrasjonsutvalget (ØA) kan gi råd om at det sentrale forhandlingsutvalget tilgodeser bestemte grupper når rammene for forhandlingene fastsettes. Det kan gis kompensasjon for spesielle forhold som for eksempel tiltak rettet mot å rekruttere og beholde markedsutsatt arbeidskraft. Det kan vurderes om en andel av forhandlingsrammen bør settes av til økt lønn til spesielle grupper innen tjenesteområdet (for eksempel lederlønn, lavtlønnede grupper, likelønn, etc.). Ved eventuell uenighet om lønnsregulering/brudd følges bestemmelsene i HTA og Hovedavtalen (del A 4-7). 7.5 Kriterier for lønnsfastsettelse Kompetanse Formell kompetanse Lønnstillegg for formell utdanning kan være aktuelt dersom denne er relevant og resulterer i at den aktuelle arbeidstakeren får utvidet sitt ansvarsområde og får vesentlig nye arbeidsoppgaver i sin stilling. 7

11 Om utdanningen skal være grunnlag for lønnstillegg må den være av et visst omfang og en viss varighet. Deltakelse i interne kompetansetiltak i henhold til kommunens/virksomhetens kompetanseplaner vil ikke være grunnlag for lønnsøkning. Sistnevnte vurderes som naturlig vedlikehold av nødvendig kompetanse. Dersom medarbeider i stilling med krav om høgskole-/universitetsutdanning hever sin kompetanse utover de krav som settes til stillingen, for eksempel ved videreutdanning av minimum ett års varighet, må det vurderes i hvert enkelt tilfelle om dette skal kompenseres med høyere lønn. Det vurderes om det er nødvendig/ønskelig med en slik videreutdanning eller eventuell spesialistutdanning, (jfr. Hovedtariffavtalen og virksomhetenes kompetanseplan) Erfaringsbasert kompetanse Lønnstillegg for kompetanse tilegnet gjennom erfaring kan være aktuelt dersom kompetansen gjenspeiler seg i den ansattes arbeidsutførelse og i særlig grad bidrar til at virksomheten når sine mål Oppnådde resultater Ved lokale forhandlinger kan det gis lønnstillegg på grunnlag av arbeidstakers prestasjoner og oppnådde resultater. Resultatene bør være direkte knyttet til definerte mål i virksomheten/kommunen, og graden av måloppnåelse vil være avgjørende. Utviklingssamtalen vil være en viktig arena for å avklare og evaluere resultatoppnåelse. Personlig tillegg for gode resultater bør ses i sammenheng med kapitalbegrepene i Det Fullstendige Balanseregnskapet (FBR). Innenfor hvert av disse målområdene foretas det månedlig resultatoppfølging i alle virksomheter og personlige tillegg kan knyttes til resultater og bidrag innenfor disse områdene. Eksempler på viktige områder for resultatoppnåelse: Jobbutførsel og vilje til ny kunnskap Arbeidskapasitet Samarbeidsevne og bidrag til godt arbeidsmiljø Nytenkning og innovasjon Endringsvilje og fleksibilitet Serviceinnstilling For ledere vil resultatoppnåelse knyttet til fastsatte mål i den individuelle lederavtalen utgjøre hovedgrunnlaget for vurdering av lønnstillegg ved lokale forhandlinger. 8

12 7.5.3 Rekruttere og beholde Lønnstillegg kan vurderes for stillinger hvor kommunen/virksomheten ønsker å rekruttere og beholde kvalifiserte medarbeidere med kompetanse som er høyt ettertraktet/etterspurt blant andre offentlige arbeidsgivere i regionen. Denne typen lønnstillegg må vurderes konkret utfra virksomhetens/tjenesteområdets behov. I særskilte tilfeller kan det tilbys økt lønn til eksisterende medarbeidere som har fått tilbud om jobb hos annen arbeidsgiver. Denne typen lønnstilbud må også være hjemlet i virksomhetens/tjenesteområdets behov for (spiss)kompetanse og eventuell sårbarhet ved brudd i stillingens kontinuitet Skjevheter Det kan ha oppstått skjevheter for enkeltpersoner ved sentrale forhandlinger som det kan være naturlig å rette opp i lokale forhandlinger. Normalt skal grunnlønn for leder være høyere enn medarbeidere som lederen har linjeansvar for. Personlige tillegg kan medføre at medarbeidere i spesielle tilfeller oppnår høyere lønn enn sin leder, for eksempel som følge av unik kompetanse som kommunen har spesielt behov for Likelønn Lokale lønnstillegg kan benyttes for å utjevne lønnsforskjeller mellom menn og kvinner. I stillinger på HTA kapittel 4 kommer ansiennitetsbestemmelsene inn i likelønnsvurderinger. Av den grunn vil det ofte være vanskelig å sammenlikne stillinger på kapittel 4 og 5 ut fra dette lønnskriteriet. 9