Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalget Tidspunkt: , kl 11:30 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, Arild Olsen leder Side 1

2 Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 26/16 Godkjenning av protokoll fra møte PS 27/16 Nytt overløp Isdammen PS 28/16 Forslag til medlem av styret for Universitetssenteret på Svalbard - Informasjon fra lokalstyrelder og administrasjonssjef - Orientering om bruk av midler til mulig oppstart av folkehøyskole og søknad om dette. Side 2

3 PS 26/16 Godkjenning av protokoll fra møte Side 3

4 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/42-14-M10 Marius Larsen Nytt overløp Isdammen Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 27/ Anbefaling: Med hjemmel i delegasjonsreglement for Longyearbyen lokalstyre kapittel 4, 1. kulepunkt, jfr. Svalbardloven 36b, vedtar AU å gjennomføre oppgradering av overløpet til Isdammen i 2016 innenfor en kostnadsramme på xx mill kr. Prosjektet innebærer at overløpet bygges i hht anbefalte kriterier fra NVE, anbudsgrunnlag og vinnende tilbud. Vedtaket fattes etter hasteparagrafen for å sikre nødvendig fremdrift i prosjektet. Kostnaden ut over vedtatt budsjett 2016, xx mill kr, finansieres med xx mill kr fra omstillingsmidler fra staten og ved et låneopptak på inntil xx mill kr. Lånet avdras over 40 år. Budsjett 2016 korrigeres tilsvarende. Saksopplysninger: Longyearbyen lokalstyre (LL) har i lang tid jobbet med tre problemer på Isdammen: sedimentasjon, flomkontroll og overløpskonstruksjonen. Sedimentasjonproblematikken går ut på at sedimenter som følger med Endalselva fra Bogerbreen avsettes i Isdammen og reduserer kapasiteten (volumet) på drikkevannskilden. Mulige løsninger har vært skissert som sedimentbasseng på østlig side av endalsveien og omlegging av Endalselva. Omlegging av Endalselva ville løse alle tre problemene, og i 2014 utførte Sweco et forprosjekt, som skulle ta form som en konsekvensanalyse av en mulig omlegging. Rapporten konkluderte med at en omlegging vanskelig kunne gjennomføres på grunn av CO2-feltet, men det ble skissert en løsning med å ha et sedimentbasseng i østre del av Isdsammen. Kostnaden med vollen som måtte til for å få bukt med sedimentproblemet følte administrasjonen ble for høy i forhold til gevinsten, da flomkontroll og overløpet fortsatt måtte gjøres noe med. Høsten 2014 ble det derfor bestemt at det i 2015 skulle utarbeides en ny batymetrisk måling (kartgrunnlag av bunnen av Isdammen), den forrige var i 2009, som kunne gi en pekepinn på hvor rask deponeringen av sedimenter i Isdammen er, og at dagens overløp skulle rehabiliteres på grunn av dårlig HMS forhold for vår FDV-partner. Målingen viser at sedimentasjonen ikke er et akutt problem. På de siste 6 årene er det deponert m3, noe som tilsvarer årlig ca 1% av totalvolumet. Utviklingen av sedimenteringen vil følges med i drift, og tiltak planlegges deretter. Det vil antageligvis ikke være et behov for å gjøre noe her på flere tiår. Da vi begynte å se på overløpskonstruksjonen var tilstanden av overløpet blitt mye dårligere på kort tid. I løpet av sommeren og høsten rev vannstrømmen opp bunnen i kulvertrørene og vi så at betongen hadde sprukket slik at vannet rant inn i konstruksjonen og i Side 4

5 2016/42-14 Side 2 av 4 demningen/veien. Det begynte å danne seg synkehull i nærheten av betongen, og det ble bestemt at det måtte gjøres store tiltak for å forbedre konstruksjonen. Høsten 2015 gikk vi derfor i gang med å se på og prosjektere nytt overløp. Dagens overløp er begrensende for å ta unna ved en stor flom. Det er derfor en risiko for overtopping av demningen, noe som kan føre til dambrudd. Ved å bygge nytt overløp inkluderte vi et fast overløp (i motsetning til dagens regulerbare med bjelkestengsel) i prosjekteringen, slik at prosjektet også løste HMS-problemet med dagens overløp. Et nytt overløp vil derfor løse de 2 største problemene på Isdammen i dag. Det ble i budsjettfremlegget (økonomiplan ) lagt til grunn at administrasjonen starter arbeidet med å få på plass en ny løsning på overløpet. Opprinnelig budsjett var på 8,4 mill. NOK. Uavhengig av nytt overløp, men også en forutsetning for nytt overløp, så vi at vi ikke kunne vente med kulvertrørene da vi ikke visste om de tålte en ny smeltesesong. Nye kulvertrør er nå på plass, slik at vi er klar for vårflommen Dette for å sikre åpen vei inn i Adventdalen gjennom sommeren. Da vi skulle sette dimensjoneringskriteriene for nytt overløp tok vi kontakt med NVE og fikk veiledning angående krav vi burde sette som standard for å få en bærekraftig konstruksjon. Anbefalingene vi fikk bygger på damsikkerhetsforskriften som er hjemlet i vannressursloven, men som ikke gjelder for Svalbard. Vi gikk videre med detaljprosjektering med kriterier basert på anbefalingen (som er så nært fastlandet som mulig) i bunn, og vi så fort at prosjektet kom til å bli dyrere enn først antatt. Kriteriene var: - et fast overløp (høyere og bedre HMS enn dagens overløp), - dam i konsekvensklasse II (dagens dam oppfyller ikke kravene i denne konsekvensklassen) - overløpet skal kunne ta unna for 1000 års flom (krav til konsekvensklasse II etter damsikkerhetsforskriften). Administrasjonen legger til grunn at vi skal bygge for fremtiden, og derfor forholder vi oss så godt vi kan til krav som også gjelder for fastlandet. Hvis det i fremtiden skulle bli krav til, eller et ønske om, at demningen også skal oppgraderes til konsekvensklasse II, vil det være svært lønnsomt at overløpet som bygges i dag også er dimensjonert for dette. Beregningene av størrelse på overløp og kulvert (mengde betong), og konstruksjonsmessig utforming er utført nå i vinter. Da vi la ut ferdig prosjektert kulvert på anbud, ble det informert om at denne kom til å bli dyrere enn først forespeilet. For å kunne lettere budsjettere riktig kostnad, hadde alternativet vært å prosjektere og kostnadsberegne det ene året og så legge kostnadsberegningen til grunn for budsjettarbeidet for året etter og så bygge. r. I anbudsdokumentene er teoretisk beregnede masser lagt til grunn. Faktiske masser, som vi først vet når prosjektet er gjennomført, vil påvirke endelig prosjektpris (kan gå både opp og ned). Anbudsprisen ble klar klokken 15:05 mandag 25. april Begge anbydere er kalt inn til forhandlinger. Begge summene er høyere enn budsjettert (kostnad legges frem på AU sitt ekstraordinære møte, da vi er i kontraktsforhandlinger og prisen må være konfidensiell frem til kontraktsforhandlingene er over). For å kunne holde tidsfristene som det er lagt opp til, dvs å bygge overløp sommeren 2016 og få fylt magasinet igjen til høsten 2016, må kontrakten signeres i løpet av uke 18 (2-6 mai). Dette ligger også inne som forutsetning til anbyderne. En utsetting vil føre til at arbeidet ikke Side 5

6 2016/42-14 Side 3 av 4 kan gjøres i sommer, og da tidligst i En kan risikere at færre eller ingen entreprenører byr neste år, eller man kan få flere anbydere. Vurdering: Dagens overløp er ikke i god teknisk stand, og det er HMS-messig utfordrende for vår FDVpartner. Hvis anbudet ikke aksepteres og signeres i uke 18, vil vi måtte ruste opp dagens overløp. Dagens overløp er etterberegnet til å ikke engang kunne ta unna for 100-årsflom (Norges Geotekniske Institutt (NGI), 2009) og vi vil derfor fortsatt kunne risikere å få overtopping og dermed dambrudd. Rapporten fra NGI konkluderer med «slik overtopping er ikke akseptabelt for Isdammen og bør unngås. Hendelsen kan gi stort tap av vann selv om selve bruddstedet kan være begrenset til en mindre del av dammen. Skaden og risiko for tap av vann kan reduseres ved å legge inn et nytt overløp eller konstruert lavpunkt i dammen.» Det finnes selvsagt flere alternativer til oppgradering av overløpet. Alternativ 1 Utsette prosjektet, innarbeide det i budsjettet for 2017 og gjennomføre det i Vedståelsesfrist på de anbud vi har fått inn nå vil ikke gjelde og vi må gå ut på et nytt anbud. Det er en risiko for at både færre og flere anbydere melder interesse. Alternativ 2 Å «leve med» dagens overløp enda noen år, og utsette prosjektet til for eksempel Vi tar da på oss en større risiko, f.eks. ved at en flom fører til dambrudd, noe som kan være svært kritisk for Longyearbyen i sen høst/ vinterhalvåret. Alternativ 3 Nedskalere prosjektet til det utgangspunktet som vi startet prosjekteringen ut i fra. Det blir da ikke et anlegg som vil kunne stå imot en 1000 års flom, men hvis LL er villig til å ta denne risikoen så er det et alternativ. Prosjektet vil vanskelig kunne gjennomføres i 2016 på grunn av at det må gjennomføres ny prosjektering og nye forhandlinger med entreprenørene. AU har muligheten til å fatte flere ulike vedtak, jfr. alternativene som er omtalt ovenfor. Med bakgrunn i risikovurdering, og hvor stor risiko LL er villig til å ta - og bør påta seg, mener administrasjonssjefen at det beste alternativet er å gjennomføre prosjektet i En viktig basis for dette valget er at vi har kun én vannkilde og at vi er svært avhengig av vann til byens innbyggere og for å kunne produsere energi på energiverket. Finansiering av oppgradering av overløpet. I budsjettet for 2016 er budsjettsummen på 8,4 mill kr finansiert ved lån som avdras over 40 år. Differansen mellom budsjettert beløp og prosjektets totalkostnad kan finansieres ved låneopptak. Et alternativ er også låneopptak samt bruk av deler av beløpet på 9,2 mill kr som er reservert til etablering av infrastruktur på Hotellneset (vedtatt i lokalstyrets møte Disponering av omstillingsmidler fra staten). Det vil ikke bli etablert infrastruktur på Hotellneset i år, da reguleringsplanen må ferdigstilles først, menprosjekteringsarbeid kan startes i år. At overløp Isdammen blir dyrere enn budsjettert vil påvirke selvkostberegningen for vann. Samtidig vil selvkostberegningene også påvirkes av at lokalstyret i møte vedtok at vannledning til Bykaia og vannledning til Haugen skal finansieres ved bruk av Side 6

7 2016/42-14 Side 4 av 4 omstillingsmidler fra staten. I økonomiplan var disse prosjektene budsjettert gjennomført i 2017, finansiert ved lån. Prosjekter finansiert med lån øker isolert sett vanngebyret. Prosjekter finansiert med statlige midler påvirker ikke vanngebyret. Hvis differansen mellom prosjektets budsjetterte beløp og totalkostnaden lånefinansieres, viser selvkostberegningen at vanngebyret må økes i 2017 og 2018 ut over det økonomiplanen har lagt opp til. Hvis differansen mellom prosjektets budsjetterte beløp og totalkostnaden f.eks finansieres med 8 mill kr fra omstillingsmidler og lånefinansiering av resten, vil vanngebyret de nærmeste årene kunne holdes på det nivået som var vedtatt i økonomiplan Administrasjonssjefen innstiller på dette finansieringsalternativet. Mer informasjon om beregningene kan legges fram i møtet. Alternativ innstilling Et alternativ til administrasjonssjefens anbefaling kan være slik: Med hjemmel i delegasjonsreglement for Longyearbyen lokalstyre kapittel 4, 1. kulepunkt, jfr. Svalbardloven 36b, vedtar AU å gjennomføre oppgradering av overløpet til Isdammen i 2016 innenfor en kostnadsramme på xx mill kr. Prosjektet innebærer at overløpet bygges i hht anbefalte kriterier fra NVE, anbudsgrunnlag og vinnende tilbud. Vedtaket fattes etter hasteparagrafen for å sikre nødvendig fremdrift i prosjektet. Kostnaden ut over vedtatt budsjett 2016, xx mill kr, finansieres ved et låneopptak på inntil xx mill kr. Lånet avdras over 40 år. Budsjett 2016 korrigeres tilsvarende. Andre vedlegg (ikke vedlagt): Side 7

8 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/ Joakim Damkås Forslag til medlem av styret for Universitetssenteret på Svalbard Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 28/ Anbefaling: Som styremedlem for UNIS foreslås: Som vara foreslås: Saksopplysninger: Longyearbyen lokalstyre er bedt om å foreslå en kandidat og vara til styremedlem i UNIS. Vedkommende skal ha lokal forankring og kravet til kjønnsmessig balanse skal ivaretas. Det bes derfor om forslag på kandidat av begge kjønn. Forslagsfristen er 13. mai Vurdering: Styret i UNIS fatter beslutninger av stor betydning for Longyearbyen og er en svært viktig del av lokalsamfunnet. Blant annet på denne bakgrunn har man tidligere vurdert det slik at kandidaten som foreslås bør finnes blant de sentrale politikerne, innværende periode sitter Geir Hekne som da han ble foreslått var nestleder i Lokalstyret. Administrasjonssjefens vurdering er derfor at kandidaten bør søkes blant AUs medlemmer. Vedlegg: 1 Forslag til medlemmer av styret for Universitetssenteret på Svalbard AS (UNIS) Andre vedlegg (ikke vedlagt): Side 8

9 Longyearbyen lokalstyre Postboks LONGYEARBYEN Deres ref Vår ref Dato 16/ Forslag til medlemmer av styret for Universitetssenteret på Svalbard AS (UNIS) UNIS er et statsaksjeselskap der eierskapet forvaltes av Kunnskapsdepartementet. Selskapets formål er å gi studietilbud og drive forskning med utgangspunkt i Svalbards geografiske plassering i et høyarktisk område, og de spesielle fortrinn dette gir gjennom bruk av naturen som laboratorium og arena for observasjoner og innsamling og analyse av data. Studietilbudet skal være på universitetsnivå og fremstå som et supplement til den undervisningen som gis ved universitetene på fastlandet, og inngå i et ordinært studieløp som fører frem til eksamener og grader på bachelor-, master- og doktorgradsnivå. Generalforsamlingen våren 2016 skal velge styremedlemmer, herunder ett medlem og personlig varamedlem med lokal forankring i Longyearbyen. Styremedlemmene velges for to år. Vi ber Longyearbyen lokalstyre om å foreslå kandidat til styremedlem og varamedlem med lokal forandring i Longyearbyen, men understreker likevel at styret velges av generalforsamlingen. Kravene til kjønnsmessig balanse i styret skal ivaretas, jf. aksjeloven Vi ber derfor om at det foreslås både mannlige og kvinnelige kandidater. Kandidatene som foreslås må være forespurt og ha sagt seg villige til å ta på seg vervet. Vi ber om forslag innen 13. mai Med hilsen Lars Vasbotten (e.f.) avdelingsdirektør Erling H. Dietrichson seniorrådgiver Postadresse Kontoradresse Telefon* Universitets- og Saksbehandler Postboks 8119 Dep Kirkeg * høyskoleavdelingen Erling H. Dietrichson 0032 Oslo Org no postmottak@kd.dep.no Side 9

10 Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Side 2 Side 10