Saksbehandler: Marianne Hoff Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Hovedutvalg for teknikk og miljø

Transkript

1 Revidering av utleiereglement Saksbehandler: Marianne Hoff Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Hovedutvalg for teknikk og miljø Rådmannens innstilling: 1. Nytt overordnet reglement for kommunale bygg og lokaler i Ås godkjennes. Reglementet erstatter gjeldende fellesreglement for utleie av Ås kommune bygninger og lokaler vedtatt Nytt reglement for bruk av idrettshallene og svømmehallene i Ås godkjennes med følgende prinsipielle endringer: a) Idrettshallene kan åpnes for bruk i skolens ferier. b) Nordby svømmehall åpner for noe begrenset bruk og Ås svømmehall holdes helt stengt i skolens ferier. c) Bruk av idretts- og svømmehall i skolens ferier forutsetter at det ikke går ut over nødvendige drift- og vedlikeholdsoppgaver. Det må søkes i forkant av hver ferie og vurderes fra gang til gang. d) Merutgifter ved utvidet bruk av svømme- og idrettshaller utgjør kr Dette må innarbeides i budsjettet fra e) Idretts- og svømmehallene skal kun benyttes til idrettsformål. f) Reglementet for svømmehallene krever minst en person over 18 med oppdatert og godkjent livredningsprøve til stede under hele leietiden. 3. Revidert versjon av retningslinje for tildeling av halltid i Ås kommune godkjennes og gjøres gjeldende fra tildelingsåret 2017/ Mindre revideringer av reglementene uten prinsipiell betydning delegeres til Rådmannen. 5. Reglementene gjelder fra 2017, forutsatt økonomisk dekning i budsjettet. Ås, Trine Christensen Rådmann Nils Erik Pedersen Teknisk sjef Avgjørelsesmyndighet: Formannskapet 16/ Side 1 av 8

2 Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg for teknikk og miljø Hovedutvalg for oppvekst og kultur Formannskapet Vedlegg: 1. Gjeldende fellesreglement for utleie av Ås kommunes bygninger og lokaler av Gjeldende leiebestemmelser for Nordbyhallen av Gjeldende leiebestemmelser for Åshallen av Gjeldende leiebestemmelser for Nordbytun svømmehall av Gjeldende leiebestemmelser for Ås svømmehall av Nytt overordnet reglement for utleie av kommunale bygg og lokaler i Ås 7. Nytt reglement bruk av idrettshallene i Ås kommune 8. Nytt reglement for bruk av svømmehallene i Ås kommune 9. Ny retningslinje for tildeling av halltid 10. Uttalelse fra Ås idrettsråd av Uttalelse fra Ås Idrettsråd av Øvrige relevante dokumenter som ligger i saken: Reglement for utleie av skolelokaler Leieavtaler, ordensregler og søknadsskjemaer Vedtak i saken sendes til: Ås Idrettsråd Sammendrag De nye reglementene inneholder følgende prinsipielle endringer: 1. Idrettshallene kan åpnes for bruk i skolens ferier. 2. Nordby svømmehall åpner for noe begrenset bruk og Ås svømmehall holdes helt stengt i skolens ferier. 3. Bruk av idretts- og svømmehall i skolens ferier forutsetter at det ikke går ut over nødvendige drift- og vedlikeholdsoppgaver. Det må søkes i forkant av hver ferie og vurderes fra gang til gang. 4. Idretts- og svømmehallene skal kun benyttes til idrettsformål. 5. Reglementet for svømmehallene krever minst en person over 18 med oppdatert og godkjent livredningsprøve til stede under hele leietiden. Fakta i saken: Bakgrunnen for saken er behov for en gjennomgang av kommunens utleiereglementer som ble utarbeidet for ca 15 år siden. Kommunen har betydelig 16/ Side 2 av 8

3 utleievirksomhet. Det er derfor behov for et klart og tydelig reglement for å kunne administrere utleien effektivt. Kultur har ansvar for utleie av Kulturhuset, Kulturskolen, Ungdomshusene, til bl.a. konserter, selskaper, møter og begravelser. Skolene leier ut klasserom på kveldstid til bl.a. kurs, barnebursdager og gymsaler til fast trening. Idretts- og svømmehallene er fullt utleid kvelder og helg til fast trening og kamparrangementer. Det ble nedsatt en reglementsgruppe ledet av oppvekst og kultursjef Ellen Benestad. I gruppen deltok to representanter fra skole, en representant fra kultur og en representant fra eiendomsavdelingen. Det ble avholdt fire møter. En representant fra økonomiavdelingen ble invitert til ett av møtene. Gruppen arbeidet med fellesreglementet for utleie, reglement for utleie av skolelokaler, idretts- og svømmehaller og kulturbygg. Det var også gjennomgang av retningslinjen for tildeling av halltid, samt leiekontrakter og søknadsskjemaer. Det overordnede reglementet for utleie vil være retningsgivende for andre utleiereglement og leiekontrakter. I reglementene for bruk av idretts- og svømmehallene, samt retningslinje for tildeling av halltid, er det noen prinsipielle endringer fra gjeldende reglement og saken trenger derfor en politisk avklaring. I reglementene for utleie av skolelokaler og kulturlokaler er det kun gjort mindre endringer og de behandles derfor ikke politisk. Det foreligger høringsuttalelse fra Ås idrettsråd av hhv og på reglementene for idretts- og svømmehaller, samt retningslinjen for tildeling av halltid. Høringsuttalelsene er vurdert og noen punkter i utkastene til reglementet er endret på bakgrunn av uttalelse. Uttalelsene fra Idrettsrådet følger som vedlegg til saken. Hallutvalget har vært involvert i forarbeidet med å revidere kriteriene for tildeling av halltid. Hallutvalget er et utvalg med to representanter fra Ås idrettsråd og en representant fra Ås kommune. Hallutvalget tildeler treningstid i idretts- og svømmehallene. Vurdering: Overordnet reglement for utleie av kommunale bygg og lokaler i Ås er en revidert versjon av gjeldende «fellesreglement for utleie av Ås kommunes bygninger og lokaler, vedtatt av HTM i Reglementet skal være førende for all utarbeidelse av leiekontrakter, søknadsskjemaer og ved egne reglement for de enkelte bygg. Det er gjort endringer i oppsett og struktur, men innholdsmessig er det ikke vesentlige prinsipielle endringer. I gjeldende reglement var det et krav om at leietaker skal ha en ansvarlig kontaktperson, men ikke krav om aldersgrense. I det reviderte reglementets punkt 8 er det satt krav om at «leietaker skal ha en ansvarlig navngitt kontaktperson over 20 år. Den ansvarlige skal undertegne på leiekontrakten». Reglement for idretts- og svømmehallene I det nye reglementet for idretts- og svømmehaller er det noen prinsipielle endringer fra tidligere bestemmelser. Det gjelder reglementets punkt 7 a) om at hallene skal benyttes kun til idrettsformål og punkt 7 d) hvor kommunen åpner for noe bruk av 16/ Side 3 av 8

4 hallene i skolens ferier. Videre er det i reglementet for svømmehallene innført krav om at det skal være en person med godkjent livredningsprøve til stede ved bruk av bassenget. Bruk av hallene, reglementets punkt 7 a En endring fra gjeldende reglement er bruken av hallene. I det nye reglementet står den klart at hallene kun skal benyttes til idrettsaktivitet. Det presiseres at idrettshallene ikke skal benyttes til overnatting. Hallene er ikke tilrettelagt for overnatting og ved slik bruk vil risiko og kostnader øke betydelig. Bruk av hallene, reglementets punkt 7 d) Idrettsrådet ønsker en mer fleksibel bruk av idretts- og svømmehallene. De ønsker utvidede åpningstider og samtidig bruk av hallene i skolens ferier. Dersom kommunen har behov for å utføre drift- og vedlikeholdsoppgaver, må kommunen gi beskjed om behovet og brukerne vike. Rådmannen foreslår en omvendt ordning som går ut på at hallen i utgangspunktet er stengt i skolens ferier, men kan åpne for bruk under visse forutsetninger. Nedenfor følger nærmere beskrivelse og begrunnelse. Idrettshallene Rådmannen foreslår at Nordbyhallen og Åshallen kan åpnes for bruk i skolens høstog vinterferie, arbeidsdagene i jul- og påskeferie, samt fra 1. august og frem til skolestart. Rådmannen krever at det i forkant av hver ferie skal søkes på tid og at det gjøres en konkret vurdering fra gang til gang om det passer i forhold til drift- og vedlikeholdsoppgaver. Nødvendige drift- og vedlikeholdsoppgaver blir i dag lagt til skolens ferier når hallen ikke er i bruk. Dette er eneste mulighet til å utføre arbeid som krever at hallen er ledig over noe tid. Juli måned er ikke nok til dette arbeidet. Erfaring viser at entreprenører og eksterne håndverkere i mindre grad er tilgjengelig i juli måned. Videre er det også i denne perioden kommunens egne ansatte avvikler sine ferier. Rådmannen hevder at en løsning som skissert ovenfor, som praktiseres i andre kommuner i Follo, vil være en god løsning. Vedrørende utvidelse av disponibel tid i hallene for idretten for øvrig, vil rådmannen holde på utleietiden fra kl Idretten ønsker åpningstid fra kl Akershus fylkeskommune har avtale om at Ås videregående skal disponere Åshallen frem til kl I Nordbyhallen må drift disponere hallen fra skolen slutter kl 1430 til de driftsansatte slutter kl Har et lag eller en gruppe spesielt behov for å starte kl 1500 kan idrettslaget søke kommunen og det vil bli vurdert fra gang til gang om det kan la seg gjøre. Svømmehallene Det er anbefalt at svømmebassengene har hvileperioder for ikke å overbelaste det tekniske utstyret. Når bassenget ikke får hvileperioder, får ikke kjemikaliene fungert optimalt. Vannkvaliteten blir dårligere og vannet må tilføres mer kjemikalier for å opprettholde en akseptabel vannkvalitet. Ved å overbelaste bassenget vil brukerne av hallen oppleve av kvaliteten i svømmehallen generelt blir dårligere og helserisikoen øker. Høst- og vinterferie er svømmehallen åpen for publikumsbad 16/ Side 4 av 8

5 (folkebad) 3 dager i uken. Det anbefales å holde stengt de øvrige dagene i høst- og vinterferieukene slik at bassenget får nødvendig hvile. Ønske om bruk i skolens ferier er stort. I det nye reglementet åpnes Nordby svømmehall for begrenset bruk. Det tåler noe mer enn Ås svømmehall. I reglementets punkt 7 d) står det at «Nordby svømmehall kan ved spesielle behov åpnes for noe begrenset bruk hverdager i skolens høst og vinterferie og arbeidsdagene i jul- og påskeferien.» Kommunen har frem til nå tillatt noe bruk av Nordby svømmehall i ferier. Det har da vært svømmegruppas elitelag som har hatt to, tre treningsøkter for å opprettholde treningsintensiteten og Nordby Sfo som har benyttet bassenget noen få timer i høst- og vinterferie etter søknad. Med «begrenset bruk» tenker man seg ca 4 timer hver dag. Ås svømmehall bør som nevnt holdes helt stengt i feriene. Rådmannen har fra sesongstart i august inngått en avtale om morgensvømming 2 dager i uken fra kl for Ås ILs elitesvømmere. Det er en prøveordning frem til nyttår. Da skal ordningen evalueres bl.a. med tanke på hva bassenget tåler. Når det gjelder å utvide disponibel tid for idretten i svømmehallen, vil rådmannen holde på tidene fra kl Hviletiden bassengene har i tiden er viktig og kommunen vil ikke belaste bassenget mer enn prøveordningen med morgensvømming. Har et lag eller en gruppe spesielt behov for å starte f.eks. kl 1500, kan idrettslaget søke kommunen og det vil bli vurdert fra gang til gang om det kan la seg gjøre. Dette har vært praktisert tidligere. Idrettsrådet mener at man kan se nærmere på utnyttelsesgraden og vurdere kombinasjonsbruk med folkebadet. Det har tidligere vært vurdert om svømmegruppa f.eks. kan benytte en bane i folkebadets åpningstid. Folkebadet er godt besøkt og kommunen er opptatt av å ha et tilbud til både hurtigsvømmere, mosjonssvømmere og andre badende. Å reservere en av hurtigbanene forbeholt svømmegruppa vil gå på bekostning av badegjestene fordi det blir en bane mindre og dårligere plass. Svømmegruppa har imidlertid mulighet til å benytte seg av folkebadets tilbud og bruke hurtigbanen mot betalt billett. Administrasjon Økt bruk av hallene vil også medføre økte administrative ressurser. Flere søknader skal behandles, mer organisering knyttet til registrering av leietid i adgangskontrollsystemet og sentralstyring av varme og ventilasjon. Det anslås at merarbeidet kan utgjøre rundt kr. Innføring av nytt reglement forutsetter at det legges til grunn at dette tilføres driftsbudsjettet fra Praksis i andre kommuner i Follo Andre kommuner i Follo har følgende praksis for hallene i skolens ferier: Frogn: Hovedregel at gymsaler holder stengt i skoleferier. Idrettshallen (Frognhallen) driftes av idrettslaget. Vestby: Stengt i skolens ferier, men åpner for bruk høst- og vinterferie om det ikke er til hindrer drifts- og vedlikeholdsoppgaver. Oppegård: Holder stengt i skolens ferier, men kan åpne for bruk høst- og vinterferie, samt første og siste uke i sommerferien, om det ikke hindrer drifts- og vedlikeholdsoppgaver. 16/ Side 5 av 8

6 Ski: Åpner idrettshallene for bruk i skolens ferier, men stenger i juli måned. Det må imidlertid søkes god tid i forkant og det avklares med eiendomsavdelingen at det ikke er til hinder for driftsoppgaver. Svømmehallene holder stengt med begrunnelse i at bassenget må hvile. Kort oppsummert, er inntrykket at hallene i utgangspunktet er stengt, men at det åpnes for noe bruk i spesielt høst- og vinterferien om det ikke hindrer drifts- og vedlikeholdsoppgaver. Renhold Idretten har ved flere henvendelser tilbudt å utføre renholdet selv for å kunne benytte hallene i skolens ferier. For å sikre en profesjonell og helsemessig betryggende utførelse, skal kommunens renholdspersonale foreta disse oppgavene, i henhold til gjeldende renholdsplaner. Livredningskompetanse, svømmehallreglementets punkt 10 Det er ikke krav om livredningskompetanse for brukerne av svømmehallene i gjeldende leiebestemmelse. Rådmannen anbefaler et punkt om krav til livredningskompetanse i det nye reglementet. Det skal være minst en person over 18 år med oppdatert og godkjent livredningsprøve i vann til stede under hele leietiden. I reglementet vises en veiledende tabell over hvor mange en person med livredningskompetanse kan ha ansvaret for. Godkjent livredningsprøve (oppdatert gjeldende år) må dokumenteres i forbindelse med inngåelse av leiekontrakt for svømmehallen. Leiepriser Idrettsrådet stiller seg undrende til at det skal betales leie ved arrangementer og ønsker en diskusjon rundt temaet. Prisene vedtas av Ås kommune i forbindelse med budsjettbehandlingen. Leiepris pr. time for arrangement er for 2016 kr 260. Leiepris for «trening voksne» er for 2016 kr 200 pr time (idrettshall) Leiepris for «trening voksne» er for 2016 kr 70 pr time (svømmehall) Barn og unge t.o.m. 19 år trener gratis. For 2015 var inntekt på idretts- og svømmehallene total ca kr Ca kr var leieinntekt fra kamparrangement og ca var leieinntekt fra trening voksne. Hovedsakelig var inntekten fra kamparrangementer i idrettshallene. Dersom det vedtas fri leie for arrangementer, vil inntekten på driftsbudsjettet reduseres med ca kr Arrangementer gir økte drift- og renholdskostnader på grunn av økt belastning med flere mennesker i hallen og kiosksalg m.m. I budsjettet for 2017 foreslår rådmannen å justere prisen for leie av svømmehall for trening voksne slik at den reflekterer de faktiske utgiftene. En gruppe voksne betaler kr 70 pr. time. Et mer korrekt nivå for å leie svømmehallen, vil være samme nivå eller noe over leieprisen for idrettshallen som er kr 200 pr. time. Navngitt reglement Reglementene gjelder kun for Nordbyhallen og Åshallen, men det ble vurdert om reglementene også skulle gjelde flerbrukshallene som skal bygges. Flerbrukshallene er ikke med da administrasjonen ikke har avklart hvordan flerbrukshallene på Solberg 16/ Side 6 av 8

7 og Rustad bør administreres. Det vil lages et eget reglement for flerbrukshaller når de ferdigstilles. Det nye reglementet for Åshallen og Nordbyhallen kan være et godt grunnlag for utarbeidelse av reglement for flerbrukshallene. Retningslinje for tildeling av treningstid i Ås kommune Den nye retningslinjen har fått endringer i oppsett og struktur. Det er blant annet tatt inn et punkt om hallutvalgets mandat og et punkt om saksgang. En endring fra dagens ordning er reglementets punkt 5 k om klageadgang. «Svar på søknad om halltid er ikke et enkeltvedtak og kan ikke påklages. Innkomne henvendelser om tildelt halltid, må vurderes av hallutvalget på nytt innen 15. juni.». I gjeldende reglement er det ikke skrevet noe om klageadgang, men det har blitt praktisert 3 ukers klagefrist etter forvaltningsloven. Da tildelt halltid kun er et gode og ikke et kommunalt ansvar, kan det ikke anses som et enkeltvedtak og kan således ikke påklages etter forvaltningslovens regler. Denne ordningen er hentet fra Ski kommune. Dersom Hallutvalget mottar henvendelser på misnøye rundt fordelingen, vil Hallutvalget ta opp saken på nytt og prøve å finne løsninger for eksempel gjennom dialog med brukerne. Økonomiske konsekvenser: Bruk av Åshallen og Nordbyhallen 6 uker utover ordinær drift, vil ha en merkostnad i året på ca kr Dette er basert på følgende utregning: Åshallen: Renhold kr Varme og ventilasjon kr Driftsutgifter pr. uke Åshallen kr Kr Nordbyhallen: Renhold kr Varme og ventilasjon kr Driftsutgifter pr. uke Nordbyhallen kr Kr Sum driftsutgifter idrettshallene pr.uke Kr Sum driftsutgifter idrettshallene 6 uker (Kr x 6 uker) Kr Bruk av Nordby svømmehall 3 uker utover ordinær drift, vil ha en merkostnad i året på ca kr Dette er basert på følgende utregning: Nordby svømmehall (25 m) Bassengdrift, Kjemikalier, vannprøver kr Varme og ventilasjon kr Renhold kr Driftsutgifter Nordby sv.hall pr. uke kr Sum driftsugifter Nordby svømmehall Kr i 3 uker = kr (Kr x 3 uker) Fratrekk: Det er åpent folkebad svømmehallen i høst- og vinterferie hvor bassenget er i drift 3 dager i uken. Utgiftene de tre dagene i høst- og vinterferie trekkes fra oppstillingen. Det utgjør ca. kr / Side 7 av 8

8 Sum driftsutgifter Nordby svømmehall 3 uker (kr kr ) Kr For anleggene totalt utgjør merkostnadene kr I tillegg: Administrative ressurser for meroppgaver knyttet til ekstrautleie kr TOTALT kr Konklusjon med begrunnelse: Det overordnede reglementet for utleie av bygg og lokaler i Ås godkjennes. Reglementene for bruk av idretts- og svømmehaller godkjennes under forutsetning av økonomisk dekning av konsekvensene det medfører. Retningslinjen for tildeling av halltid godkjennes og gjøres gjeldende fra fordelingsåret 2017/2018. Eksisterende reglementer og retningslinje utgår. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Reglementene gjøres gjeldende fra 2017 forutsatt et positivt budsjettvedtak. Dersom det ikke innvilges økte budsjettrammer, skal punktene vedrørende utvidet åpningstid fjernes fra endelig reglement. Retningslinje for tildeling av halltid gjøres gjeldende fra og med tildelingsåret 2017/ / Side 8 av 8