FYLKESKOMMUNENS. Nu'dlonJ KUNSTSAMLIN6 FYLKESKOMMUNE. Fylke s revisjo ne n. Forvaltningsrevisjon - november 2013

Transkript

1 Nu'dlonJ Fylke s revisjo ne n FYLKESKOMMUNE FYLKESKOMMUNENS KUNSTSAMLIN6 Forvltningsrevisjon - november 2013 I

2 Tidligere undersøkelser fr Fylkesrevisjonen i Nordlnd. Offentlige nskffelser i smferdse/s se ktore n (20 1 3). Sykepengerefusjon (2012) o Eiendomsforultningen (2012) o Likestilling og mngfold (2011) o Prosjektstyring i byggeprosjekter (2011) o Lønn - overføring underuisningspersonell fr sttlig til kom m u n lt t riffo m ràde (200 5) Mo m skom penss. bnsord n i nge n (200 5) Økonomifunksionen i t n n h el setje neste n (200 5) Lønn, prktisering v h ovedt riff vt l e n (20 0 4). Oppfølging v fgopplæringen (2010) o Beredskp iden videregâende sùle (2010) o Ràdgivning iskolen (2010) Ressurssen te rui rksomhete n (200 4) Telefonisken (2004) Nordlnd fylkeskomm u nes kunstsmling (2004). Spesr/underuisning (2009) o Etiske retningslinjer (2009) o Tnnhelsetilbudet til eldre/uføre mv. (2008) o Offentlige nskffelser (2008) o Rmmevtler og innkjøpsprksis (2008) o Tilskuddsmidler i kulturvdelingen (2008) o Nturlytelser og utgiftsgodtgjørelser (2007) o Vedtksoppfølging(2007) o IKT ifylkeskommunen (2007) o lnventr og utstyrskontroll (2007). Regionle utviklingsmidleri næringsog s mfe rd sel svde I i nge n (2006) o IKT- funksjonen styring og orgnisering (2003) Lønn - gjennomgäende kontroller (2003) I nn kjøpsordninge n (2002) Boligforultninge n (200 1 ) Flyreisevtlen med Brthens (2001 ) For ytterligere informsjon om revisjonens undersøkelser vises til våre hjemmesider httpla vr4 ry.nfklo

3 FORORD Fylkeskommunens virksomhet skl med hjemmel i kommuneloven være gjenstnd for forvltningsrevisjon. Forvltningsrevisjon innebærer å gjennomføre vurderinger v økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fr fylkestingets vedtk og forutsetninger. Formålet med forvltningsrevisjon er å utføre systemtiske undersøkelser v den fylkeskommunle tjenesteproduksjon, myndighetsutøvelse og økonomiske forvltning herunder vdekke eventuelle svkheter, mngler og muligheter for forbedring. Fylkesrevisjonens forvltningsrevisjonsprosjekter gjennomføres med bkgrunn i prioriteringer gjort v Nordlnd fylkeskommunes kontrollutvlg. Denne rpporten oppsummerer resulttene v forvltningsrevisjonsprosjektet "Forvltningen v fylkeskommunens kunstsmling". Undersøkelsen er gjennomført v fylkesrevisjonen i Ansvrlig for utførelsen v prosjektet hr vært hovedrevisor Jonn Bjørn Kristinsen. Bodø fylkesrevisor

4 Forvltningsrevisjon: Forvltning v fylkeskommunens kunst Smmendrg Fylkesrevisjonen hr i denne undersøkelsen sett nærmere på om fylkeskommunens kunst forvltes på en tilfredsstillende måte og itråd med fylkespolitiske forutsetninger. Dette prosjektet som ble bestilt v kontrollutvlget gjennom vedtk i sk27l12 er et oppfølgingsprosjekt v fylkesrevisjonens forvltningsrevisjonsprosjekt fr 2004 <Nordlnd fylkeskommunes kunstsmling>. Prosjektet hr derfor også htt som målsetting å undersøke i hvilken grd erfringene og nbeflingene fr fylkesrevisjonens forrige undersøkelse i 2004 er fulgt opp. Undersøkelsen viser t fylkeskommunens prksis per i dg ikke fullt ut er i tråd med Reglement for offentlig utsmykking v nye og eldre fylkeskommunle bygg (FT- sk 38/1987). Oppfølgingen v fylkesrevisjonens nbeflinger fr 2004 er i liten grd gjennomført hittil. Felles system/rutiner for forvltning v kunstverkene er ennå ikke på plss og nsvrsforholdene omkring forvltningen v fylkeskommunens kunstverk bør også vklres bedre enn hv tilfellet er i dg. Det er ingen sentrl/smlet kontroll med hvordn fylkeskommunens kunstverk forvltes, herunder mngler det også en smlet og oppdtert fortegnelse over lle fylkeskommunle kunstverk. Etter fylkesrevisjonens oppftning er ikke forvltningen v fylkeskommunens kunstverk tilfredsstillende. Kultur- og miljøvdelingen hr imidlertid opplyst om flere plnlgte tiltk, som hr til hensikt å forbedre kunstforvltn ingen. Fylkesrevisjonen i Nordlnd, november 2013 Side 2 v 13

5 Forvltn n: Forvltning v fylkeskommunens kunst lnnholdsfortegnelse I z. ronnnår,, IRoBLEMSTTLLINGER oc AvcRENSNING METODER OG GJENNOMFØRING REVISJONS-/VI]RDERINGSKRITERIER FÁ.KTÄBESKRIVELSE OG REVISJONENS VTJRDERING OvERoRDNEDE MArsErrINGER......' Revisjonsl+riterierogfunn/nbefølingerfrþrrigeundersøkelse...'....'...'...-.'.' Revisjonens vurdering INTERNE nscr-sry'rurrner oc ANSVARSFORHOLD......'.' t Revisj onskriterier og funn/ nbeflinger fr forrige undersøkelse I Revisjonens vurdering..'.".' FYLKESKOMMTJNENS PRAKSIS..., I Rev isj ons kr it er i e r o g funn/ nb efl inger fr þrr i ge under s ø ke I s e 9 t2 l3 Tbeller: Tbell l: Er nsvrsforholdene for forvltning v kunstverkene som befinner seg ved din enhet vklrt?...9 Tbell 2: Hr din enhet en oppdtert fortegnelse/oversikt over lle kunstverk som eies v enheten? l0 Tbell 3: Blir kunstverkenes behov for vedlikehold og reprsjoner tilfredsstillende ivrettt ved enheten?...10 Tbell 4: Er lle kunstverk ved enheten merket med virksomhetens /Slkeskommunens nvn?...' I I Vedlegg'1 Revisjonskriterier Vedlegg 2 Høringsuttlelse Fvlkesrevisio nen i Nordlnd, november 2013 Side 3 v 13

6 Forvltningsrevisjon : Forvltning v fylkeskommunens kunst l. lnnledning Kontrollutvlget vedtok i sk27l12 t fylkesrevisjonen skulle gjennomføre et forvltningsrevisjonsprosjekt rettet mot forvltningen v fylkeskommunens kunstsmling. Dette er et oppfølgingsprosjekt v fylkesrevisjonens forvltningsrevisjonsprosjekt fr 2004 <Nordlnd fyl kesko m munes kunsfs ml i ng >. 2. Formå1, problemstillinger og vgrensning Hovedmålsettingen med dette forvltningsrevisjonsprosjektet hr vært å undersøke om Nordlnd fylkeskommunes kunstverk blir forvltet på en tilfredsstillende måte i smsvr med fylkespolitiske forutsetninger og i hvilken grd erfringene og nbeflingene fr fylkesrevisjonens forrige undersøkelse i 2004 er fulgt opp. Ut fr hovedmålsettingen hr vi definert de enkelte problemstillingene til: 1. I hvilken grd oppfylles fylkeskommunens overordnede målsettinger og regelverk ved utsmykking v fylkeskommunle bygg? 2. Er det innført tilfredsstillende regler/rutiner for forvltning v fylkeskommunens kunst og er nsvrsforholdene mht. forvltning v kunstsmlingen klre og entydige? 3. Hr fylkeskommunen en tilfredsstillende oversikt over fylkeskommunens kunstsmling, verdien v denne, smt hvordn denne forvltes v fylkeskommunens driftsenheter? Kontrollutvlget godkjente fylkesrevisjonens prosjektpln for dette prosjektet i sk 033/13. Problemstillingene er i hovedsk de smme som i forrige forvltningsrevisjonsprosjekt, selv om ordlyden ikke er nøyktig den smme. Vi mener de vlgte problemstillinger er godt egnet til å gi svr på hovedmålsettingen for dette prosjektet. Ansvret for større utsmykkinger v fylkeskommunle bygg er i hovedsk tillgt kultur- og miljøvdelingen. Dette fremgår v FT- sk 38/1987. Undersøkelsen omftter derfor i første rekke kultur- og miljøvdelingen. Fylkeskommunens kunstverk befinner seg ved de enkelte fylkeskommunle driftsenheter. Undersøkelsen omftter derfor også de fylkeskommunle driftsenheter som eier kunstverk. Vi hr, som i2004-undersøkelsen, følgende defintsloner:. Når vi i undersøkelsen henviser til <kunstverk>, mener vi lle originle rbeider utført v profesjonelle kunstnere i det mterilet kunstneren selv hr funnet hensiktsmessig.. <Fylkeskommunens kunstsmling> defineres til de kunstverk som befinner seg i eller i tilknytn ing til fylkeskommu nle eiendommer/bygg og eies v Nord lnd fylkeskommune. 3. Metoder og gjennomløilng Dette forvltningsrevisjonsprosjekt er gjennomført i smsvr med stndrd for forvltningsrevisjon fststt v Norges Kommunerevisorforbund (RSK001). Utledning v revisjonskriterier er forettt gjennom dokumentnlyse v fylkeskommunle dokumenter og fylkespolitiske vedtk, smt kommuneloven. Alle ktuelle dokumenter fremgår v rpportens litterturliste. For å smle inn fkt hr fylkesrevisjonen sendt brev til kultur- og miljøvdelingen der vi hr stilt en rekke spørsmål knyttet til prosjektets problemstillinger. Vi hr motttt brev med diverse vedlegg fr vdelingen der de hr besvrt lle våre spørsmå. Svrene er også underbygget gjennom ndre dokumenter som er vedlgt vdelingens svrbrev. Dette er nærmere beskrevet i rpportens punkt Fylkesrevisjonen hr gjennomført dokumentnlyse v de besvrelser vi hr motttt fr vdelingen. Det er etter dette sendt ut en e-post fr oss til kultur- og miljøvdelingen med oppfølgingsspørsmål som er besvrt med e-post fr vdelingen. Vi hr bedt om t informsjonen knytter seg til de tre siste gjennomførte utsmykkingsprosjekter. Ut fr dette mener vi å kn si noe om prksis på området. Fylkesrevisionen i Nordlnd, novembel 2013 Side 4 v 13

7 Forvltningsrevisj on: Forvltning v fylkeskommunens kunst I tillegg til dette er det vi et strukturert spørreskjem (Questbck) til lle ledere ved fylkeskommunens driftsenheterl innhentet opplysninger om enhetenes forvltning v egne kunstverk. Spørreundersøkelsen som er sendt ut er delt i tre, der to v delene omftter spørsmål brukt til to ndre forvltningsrevisjonsprosjekt. Bkgrunnen for t vi i smme spørreundersøkelse innhentet fkt til bruk i tre forskjellige forvltningsrevisjonsprosjekt vr fordi dette ble nsett ressurssprende både for respondentene og fylkesrevisjonen. Vi kn ikke se t det medfører noen metodiske problemer ved å gjøre det på denne måten. Vi hr motttt svr fr 25 driftsenheter. Dette gir en svrprosent på 80,6 %, dette nses å være en tilstrekkelig høy svrprosent til å foret vurderinger ut fr. lkke lle respondenter hr besvrt lle spørsmå. Dette fremgår nærmere i rpportens tbeller som hr oversikt over spørsmål og svr smt hvor mnge respondenter som hr besvrt de enkelte spørsmå1. Dtinnsmlingen ble forettt i september/oktober Vi mener t innhentet fkt fr kultur- og miljøvdelingen smt fr lederne v de fylkeskommunle driftsenheter gir et godt grunnlg for å besvre prosjektets problemstillinger. Kultur og miljøvdelingen er gitt mulighet til å vgi uttlelse til revisjonskriteriene smt vår foreløpige beskrivelse v fkt og vurderinger. 4. Revisjons-/vurderingskriterier Revisjonens vurderinger bygger på en smmenligning v fylkeskommunens prksis med revisjons- /vurderingskriterier som sier noe om hvordn prksisen bør være. Revisjons- eller vurderingskriterier kn utledes fr politiske vedtk, lover og forskrifter, nerkjent prksis osv. I dette prosjektet er revisjonskriteriene utledet fr FT- sk 38/1987 Reg lement for offentlig utsmykking v nye og eldre fylkeskommunle bygg2 Kommunelovens $ 20 (lntern kontroll) Fylkeskommunens økonomihåndbok kpittel 3 om intern kontroll Fylkesutvlgets vedtk i møte den 23. pril 1992 (kontroll/vedlikehold kunstsmling) Disse kriteriene er nærmere redegjort for i vedlegg nr. 1 til denne rpport. I tillegg gjengis de opersjonliserte revisjonskriterier under hvert punkt i rpporten hvor de behndles. For å vurdere om nbeflingene fr revisjonens forrige undersøkelse er fulgt opp gjengis også disse nbeflingene under hvert punkt. 5. Fktbeskrivelse og revisjonens vurdering Dette kpitlet gir en redegjørelse for de innsmlede fkt. Kpitlet er inndelt i delkpitler hvor vi innledningsvis omtler den ktuelle problemstilling. Deretter redegjøres det for de kriteriene fktgrunnlget måles opp mot. Avslutningsvis gir revisjonen sin vurdering v de enkelte forhold t Med driftsenhet her menes vdelingene ved f,lkesdministrsjonen, de videregående skolene, skolen ved Nordlndsykehuset, Nordlnd kunst- og filmfgskole, tnnhelsedistriktene, f,lkesbiblioteket, Arkiv i Nordlnd og Musikk i Nordlnd. Vi hr ikke sendt undersøkelsen til Logopedisk senter i Nordlnd eller Spesilpedgogisk senter i Nordlnd, d fflkeskommunens engsjement her er under wikling. Alt i lt utgjør dette 3l driftsenheter. 2 I rpporten også benevnt som <utsmykkingsreglemented. Fylkesrevisionen i Nordlnd, novembet 2013 Side 5 v 13

8 Forvltni srevision: Forvltning v fylkeskommunens kunst 5.1. Overordnede mâlsettinger Her hr vi sett på i hvilken grd fylkeskommunens overordnede målsettinger og regelverk ved utsmykkinger oppfylles Revisjonskriterier og funn/nbeflinger fr forrige undersøkelse Revisjonskriterier:. Det skl søkes Norsk Kulturråd3 om støtte til hvert enkelt utsmykkingsprosjekt. o Til kunstnerisk utsmykking vsettes mellom 0_,5 og 1,5 o/o v byggebudsjettet. Til eldre bygg vsettes årlig kr ,- over kulturstyretso budsjett. Beløpet overføres til et rentebærende fond.. Fylkeskulturstyret oppnevner en utsmykkingskomite som skl utrbeide en utsmykkingspln for hvert bygg. o Det skl oppnevnes en kunstnerisk konsulent for hvert utsmykkingsprosjekt.. Minst 50 % v utsmykkingsoppdrgene bør gis til kunsthåndtverkere bostt i Nord-Norge. o Det skl føres egen protoko[ for overtkelse v hvert enkelt kunstverk og det skl utrbeides sluttrpport til fylkesutvlgetb når hvert enkelt utsmykkingsprosjekt v nye bygg er vsluttet. For elåie uygg irt fytkeãkuttursjefen utrbeide en årlig éluttrôport til Úlkeéutvlgef. o Fylkeskultursjefen er hovednsvrlig for å påse t utsmykkingsreglementet for nye bygg blir fulgt. Fu n n/ n beflin g f r fyl kesrevisjonens u ndersø kelse i 2004: Behov for å se nærmere på reglement for utsmykking v bygg (svært gmmelt reglement).. Prksis bør ses på og bringes itråd med utsmykkingsreglementet Fkt Overordnede målsettinger og regelverk er bestemt v fylkestinget i sk Her fremgår premissene for fylkeskommunens forvltning v egne kunstverk. Dette regelverket er som nevnt fr 1987 og under revisjonens undersøkelse i 2004 opplyste dværende kulturvdeling" t gjeldende reglement på flere vesentlige punkter ikke vr i overensstemmelse med dgens situsjon og prksis. Dette gjennom t reglementet bl.. henviser til instnser og institusjoner som ikke lenger eksisterer. Til tross for t utsmykkingsreglementet forutstte protokollføring for hver utsmykking med rpport til politisk nivå ble dette ikke gjennomført i Kulturvdelingen opplyste i 2004 t de ville t inititiv til t det skulle legges frem forslg til revidert reglement for fylkestinget. Etter revisjonens forrige undersøkelse hr fylkestinget i sk 86/11 vedttt <Strtegi for visuell kunst i Nord-Norge>. Dette er imidlertid en sk som omftter mer enn forvltning v fylkeskommunens egne kunstverk. Sken berører derfor ikke dette prosjektet i vesentlig grd. lmidlertid hr fylkesrådet i FRsk215t12 (23. oktober 2012) behndlet <Hndlingspln for visuell kunst>. FR- sk er bsert på FT- sk 86/11 og omhndler flere forhold som vedrører kunstverk i fylkeskommunlt eie. Fylkesrådet vedtok i denne sken t det skulle utrbeides en ny og revidert utgve v retningslinjer for utsmykking v fylkeskommunle bygg. I brev v 6. september 2013 til fylkesrevisjonen opplyser kultur- og miljøvdelingen t utsmykkingsreglementet fr 1987 fortstt gjelder. Det er imidlertid også opplyst t det den 30.ugust 2013 ble nedstt en rbeidsgruppe bestående v nstte fr eiendomsseksjonen, kultur og miljø og utdnningsvdelingen med mndt til å komme frm med nye retningslinjer. Det ts sikte på t dette skl være ferdig i løpet v høsten 2013/vinter Kultur og miljø viser også til hndlingsplnen for visuell kunst vedttt v fylkesrådet. ' Endret nvn til Kunst i offentlig rom (KORO). Kulturstyret eksisterer ikke per i dg. t Etter innføring v prlmentrisme i Nordlnd finnes ikke lenger fflkesutvlget. 6 Endret nvn til kultur- og miljøvdelingen. Fvlkesrevisione n i Nordlnd. novembet 2013 Side 6 v 13

9 Forvltni srevision: Forvltnin g v fylkeskommunens ku nst På vår forespørsel hr kultur- og miljøvdelingen lgt frem dokumentsjont som viser t utsmykkingsreglementets krv om vsetning til kunstnerisk utsmykking til nye bygg er fulgt. For eldre bygg hr det, ifølge kultur- og miljøvdelingen, ikke vært gjort vsetninger til utsmykkingsprosjekter før Avdelingen opplyser imidlertid t det i en prosjektperiode lr finnes en budsjettpost til kunstinnkjøp fr visuell kunst, kunst og kulturformidling". Avsetning gjøres ifølge kultur- og miljøvdelingen i budsjettet innenfor hvert år. For 2013 vr beløpet ifølge opplysninger fr kultur- og miljøvdelingen på kr ,-. Det er også fremlgt dokumentsjont som viser t det søkes KORO (tidligere Norsk kulturråd) om støtte til utsmykkingsprosjekter. Kultur- og miljøvdelingen opplyser også t det i tråd med utsmykkingsreglementet oppnevnes utsmykkingskomite for hvert bygg. I følge utsmykkingsreglementet er mndtet til å oppnevne denne komiteen lgt til fylkeskulturstyret. Fylkeskulturstyret eksisterer imidlertid ikke lenger. Kultur- og miljøvdelingen opplyser t mndt til å utnevne utsmykkingskomite er gitt eiendomssjefen ut fr hns budsjettnsvr for byggesker. Det er også dokumentertt t det i tråd med utsmykkingsreglementet blir oppnevnt kunstnerisk konsu lent for hvert utsmykkingsprosjekt. Ut fr utsmykkingsreglementet bør minst 50 % v utsmykkingsoppdrgene gis til kunsthåndtverkere bostt i Nord-Norge. Dette gjennomføres imidlertid ikke fordi et slikt krv ifølge kultur- og miljøvdelingen er i strid med KORO's regelverk. Kultur- og miljøvdelingen opplyser imidlertid t mn i prksis likevel ser t det er blitt gitt oppdrg til en rekke kunstnere fr Nord-Norge. På vår forespørsel hr kultur og miljø også lgt frem dokumentsjont som viser t det i tråd med utsmykkingsreglementet føres protokoll/sluttrpport for overtkelse v kunstverk. Utsmykkingsreglementet setter krv om rpportering til fylkesutvlget. Dette utvlget eksisterer ikke lenger etter t Nordlnd fylkeskommune hr gått over til prlmentrisme. Fylkesrådet ersttter imidlertid i dg de oppgver som dværende fylkesutvlg hdde. Det blir ifølge kultur- og miljøvdelingen ikke gjort sluttrpport til politisk nivå. Kultur- og miljøvdelingen utrbeider imidlertid sluttrpport til KORO der de hr gitt sttlig støtte. Dette gjøres enten v kultur- og miljøvdelingen selv eller så påser vdelingen t kunstnerisk konsulent gjør dette. Det blir også gitt sluttrpport til eiendomsseksjonen. Eiendomsseksjonen melder på eget skjem til kultur- og miljøvdelingen det beløp som er vstt for hver byggesk. Ved gjennomgng v disse meldingene følger fylkeskultursjefen opp t utsmykkingsreglementet følges Revisjonens vurdering Fylkeskommunens prksis per i dg er ikke fullt ut itråd med utsmykkingsreglementet. Følgende forhold kn vurderes nærmere: Om det er tilstrekkelig vklrt hvem som skl h myndighet til å utnevne utsmykkingskomite. Utsmykkingsreglementet gir mndtet til et politisk utvlg som ikke lenger eksisterer, rent fktisk ligger imidlertid mndtet i dministrsjonen. Vi nbefler t mndtet vklres når det nye reglementet utrbeides. ' Iväre spørsmål til kultur- og miljøvdelingen hr vi bedt om dokumentsjon for oppfullelse v utsmykkingsreglementets forskjellige krv. Det er bedt om dokumentsjon for de 3 siste utsmykkingsprosjekter 8 Kunst og kulturformidling er en seksjon under kultur- og miljøvdelingen. Fylkesrevisjo nen i Nordlnd, november 2013 Side 7 v 13

10 Forvltningsrevisj on: Forvltning v fylkeskommunens kunst Utsmykkingsreglementets nbefling om t <r50 % v utsmykkingsoppdrgene bør gis til Nordnorske kunstnere> er ikke fulgt. Dette punktet i utsmykkingsreglementet er heller ikke i tråd med bestemmelser fr KORO. Vi nbefler t mn ser på denne problemstillingen i forbindelse med revidering v utsmykkingsreglementet. Utsmykkingsreglementets krv om rpportering til politisk nivå (den gng fylkesutvlget) følges ikke. Det nturlige vil etter fylkesrevisjonens oppftning være å rpportere til fylkesrådet. Vi nbefler t dette ses nærmere på i forbindelse med revidering v reglementet.. Utsmykkingsreglementets bestemmelser om budsjettmessig vsetning for utsmykking v eldre bygg er frem til 2012ikke fulgt. Hittil er det kun for perioden det er lgt opp til å gjøre slik vsetning. I fylkesrevisjonens forrige undersøkelse fr 2004 ble det påpekt t det vr behov for å se nærmere på utsmykkingsreglementet og fylkeskommunens prksis i forhold til dette reglementet. Vi registrerer imidlertid t det frem til FR- sk 215 fr oktober 2012 hr skjedd lite for å revidere gjeldende utsmykkingsreglement. Gjennom denne sken er det imidlertid vedttt t det skl utrbeides et nytt og revidert utsmykkingsreglement. Arbeidsgruppe som skl komme med forslg til nytt reglement er også nedstt lnterne reglerlrutiner og nsvrsforhold Vi hr under dette punkt sett på om det er innført tilfredsstillende regler/rutiner for forvltning v fylkeskommunens kunstsmling smt om lle nsvrsforhold omkring kunstverkene er klre og entydige Revisjonskriterier og funn/nbeflinger fr forrige undersøkelse Revisjonskriterier:. Det skl være rutiner som sikrer t kunstverkene er tilfredsstillende registrert, oppbevrt, sikret, merket og vedlikeholdt. o Ansvrsforholdene omkring kunstsmlingen skl være klre/entydige. Funn/nbefling fr fylkesrevisionens undersøkelse i 2004: o Ansvrsforholdene for forvltning v kunstverkbør vklres. o Det bør finnes felles system/rutiner for registrering v ll fylkeskommunl kunst, og driftsenhetenebør veiledes v kulturetten sentrlt iforhold tilforvltning v kunstverkene Fkt Undersøkelsen i 2004 viste t det ikke vr retningslinjer/rutiner for fylkeskommunens forvltning v kunstverk opplyser kultur- og miljøvdelingen t det fortstt ikke er egne skriftlige rutiner omkring forvltning åv kunstverf,hen t nedst rbeidsgruppes vil se på dette punktet og komme med forslg. Ansvrsforholdene opplyses også å ikke være vklrt. lfølge kultur- og miljøvdelingen hr kunst og kulturformidling'u ttt på seg nsvret for å registrere kunsten. Hver driftsenhet hr i følge kultur og miljøvdelingen i prinsippet selv forvltningsnsvret når kunstverket er ferdig. Kunst og kulturformidling hr en rådgivende funksjon. I svrbrevet til fylkesrevisjonen opplyser også kultur- og miljøvdelingen t nsvret ikke er godt nok opplyst til den enkelte driftsenhet og t det bør vurderes eget punkt i nye retningslinjer og legges inn i fylkeskommunens system for kvlitetsstyring. e Jfr. punkt forn, rbeidsgruppe nedstt den 30. ugust r0 Kunst og kulturformidling er en seksjon under kultur- og miljøvdelingen. Fylkesrevisjo nen i Nordlnd, november 2013 Side I v 13

11 Forvltningsrevisjon : Forvltning v fylkeskommunens kunst Det er ifølge kultur- og miljøvdelingen heller ikke gitt veiledning til lle driftsenheter i forhold til forvltning v kunstverkene. Svrene på spørreundersøkelsen sendt til lederne ved fylkeskommunens driftsenheter bekrefter også t det kun i begrenset omfng er gitt veiledning til driftsenhetene. På spørsmål om driftsenhetene hdde fått veiledning/informsjon fr kultur- og miljøvdelingen om forvltning v kunstverk på områdene merking, sikring, vedlikehold og reprsjon vr det kun 2 v 22 respondenter som opplyste t de hdde fått veiledning/informsjon. Veiledningen gjldt informsjon om merking v kunstverk. Vi hr også spurt driftsenhetene om nsvrsforholdene for forvltning v fylkeskommunle kunstverk er tilstrekkelig vklrt. Tbell 1: Er nsvrsforholdene for forvltning v kunstverkene som beflrnner seg ved din enhet vklrt? Svrlterntiv J 5 Nei Antll t7 22 Som det fremgår v tbell I viser svrene fr driftsenhetene t 17 v 22 enheter (77 o/o') mener t nsvrsforholdene ikke er tilstrekkelig vklrt. Dette bekrefter kultur- og miljøvdelingens oppftning om nsvrsforholdene. Når vi i spørreundersøkelsen ber driftsenhetene ngi hvem de mener hr forvltningsnsvret er det imidlertid mnge som peker på t driftsenheten selv sitter med nsvret. 16 v 22 driftsenheter mener t de selv sitter med nsvret mens 6 enheter hr svrt <<nnet> på dette spørsmålet. De som hr svrt <<nnet> og gitt kommentrer i kommentrfeltet til dette spørsmålet opplyser t både kultur- og miljøvdelingen og den enkelte driftsenhet selv hr nsvr, en respondent oppgir <vet ikke>. Driftsenhetenes syn, på hvem som hr forvltningsnsvret, er ltså i ll hovedsk i tråd med kulturog miljøvdelingens syn Revisjonens vurdering Felles system/rutiner for forvltning v kunstverkene er ennå ikke på plss. Fylkesrevisjonens oppftning er t det per i dg heller ikke er innført rutiner med en klr nsvrsfordeling for forvltning v fylkeskommunens kunstverk. Dette innebærer t både revisjonskriteriene og fylkesrevisjonens nbeflinger fr 2004 ikke kn nses oppfylt. Slike mngler kn medføre t verdifull kunst ikke forvltes på en optiml måte med risiko for verdiforringelse. Vi ser dog positivt på t det etter lt å dømme nå blir ttt et inititiv for t dette forholdet vil bli vurdert Fylkeskom munens prksis Det er her sett nærmere på om fylkeskommunen hr en tilfredsstillende oversikt over kunstverkene, verdien v denne, smt hvordn kunstverkene forvltes v fylkeskommunens driftsenheter Revisjonskriterier og funn/nbeflinger fr forrige undersøkelse Revisjonskriterier: o Det skl finnes en smlet oversikvfortegnelse over lle fylkeskommunle kunstverk. o Oversikten bør vise hvor kunstverkene oppbevres.. Det bør være en sentrl/smlet kontroll med hvordn fylkeskommunens kunstverk er oppbevrt og sikret. o Det bør være en prksis som sikrer et tilfredsstillende vedlikehold v lle kunstverk. Funn/nbeflino fr fylkesrevisionens undersøkelse i 2004: o Det nbefles å vurdere forhold som plssering, sikring, merking og vedlikehold v kunstverkene. Fvlkesrevisione n i Nordlnd. novembel2013 Side 9 v 13

12 Forvltnings revisjon: Forvltning v fylkeskommunens kunst Verdifstsettelse v kunstsmlingen er ikke gjort Fkt Undersøkelsen i 2004 viste t fylkeskommunen ikke hdde en smlet oversikt over kunstverk i fylkeskommunl eie. Kultur- og miljøvdelingen opplyser i brev v 6. september 2013 til fylkesrevisjonen t det per i dg kun finnes en påbegynt fortegnelse over fylkeskommunens kunstverk. Derfor er det vedttt t en ny registrering er nødvendig. Registrering skl foregå i 2013 o92014 i lle bygg/driftsenheter. Vedtk om dette er gjort i FR- sk215l12 <Hndlingspln for visuell kunst>. Den nye oversikten vil også h en oversikt over hvor kunsten befinner seg når det kommer til bygg. Etsje og rom er i følge kultur- og miljøvdelingen mulig ifrmtiden å legge inn i registrering. Det er i smme brev opplyst t det til nå ikke er gjort tiltk for merking og sikring. Derfor vil ll kunsten i forbindelse med ny registrering bli merket med strekkode som smmenfller med dtbse/ktlog. Dette er opplyst å være fullført innen utgngen v På grunn v mnglende oversikter over kunstverk er det i følge kultur- og miljøvdelingen per i dg umulig å svre på om kunstverkene er tilfredsstillende vedlikeholdt. En smlet oversikt vil ifølge kulturog miljøvdelingen være tilgjengelig i Alle kunstverk vil vfotogrferes og skder vil på den måten bli dokumentert. Kunst og kulturformidling vil kunne foreslå evt. utbedringer/reprsjoner, men kostndene må bæres v den enkelte driftsenhet. Det er ikke gjennomført noen verdivurdering v fylkeskommunle kunstverk. Kompetnse til å foret slik vurdering finnes heller ikke tilgjengelig i Nordlnd ifølge kultur- og miljøvdelingen. Avdelingen nser videre t det er usikkert om slik verdisetting er hensiktsmessig. Lederne ved de ulike driftsenhetene er spurt om de selv hr en oppdtert fortegnelse/oversikt over lle kunstverk som eies v enheten. Tbell 2: IJr din enhet en oppdtert fortegnelse/oversikt over lle kunstverk som eies v enheten? Svrlternt v J 7 Nei 15 lkke ktuelt, hr ingen kunstverk Vet ikke Antll Som det fremgår v tbell 2 ovenfor hr i stor grd heller ikke den enkelte enhet selv en oppdtert fortegnelse over egne kunstverk. Vi registrerer t 7 enheter hr opplyst t de hr en oppdtert fortegnelse. Alle disse fikk ispørreundersøkelsen en nmodning om å sende inn en kopi v sitt kunsiregister. lmidlertid hr vi kun motttt slik register/fortegnelse fr 3 enheter. I så måte er det ltså bre 3 enheter som hr dokumentert å h en slik fortegnelse som etterspørres. Driftsenhetslederne er også spurt om kunstverkenes behov for vedlikehold blir tilfredsstillende ivrettt ved enheten. Tbell 3: Blir kunstverkenes behov for vedlikehold og reprsjoner tilfredsstillende ivrettt ved enheten? Svrlterntiv Antll J 9 Nei 7 Annet 6 22 Fylkesrevisj onen i Nordlnd, novembet 2013 Side 10 v 13

13 Forvltni on: Forvltning v fylkeskommunens kunst Som det fremgår v tbell 3 er det 9 enheter (41 %) som opplyser t kunstverkene blir tilfredsstillende vedlikeholdt. 7 driftsenheter (32 %) opplyser t de ikke blir tilfredsstillende vedlikeholdt. Av de 6 enhetene (27 %) som hr svrt <<nnet> er kommentrene enten <vet ikke> eller t de kun hr begrenset med kunst. Driftsenhetslederne er også spurt om de hr merket kunstverkene med virksomhetens/fylkeskommunens nvn. Tbetl 4: Er tle kunstverk ved enheten merket med virksomhetens /fylkeskommunens nvn? Svr terntiv J 0 Nei 20 Annet 2 Antll 22 Som det fremgår v tbell4 er det 20 v 22 driftsenheter (91o/o) som opplyser t kunstverkene ikke er merket. De to enhetene som hr svrt <<nnet> hr i kommentrfeltet oppgitt t de ikke vet om kunstverkene er merket. I spørreundersøkelsen ble det også åpnet for å gi ytterligere kommentrer til våre spørsmål dersom reépondentene ønsket det. 7 driftsenhetsledere nãr Oenyttet seg v dette og gitt kommentrerll. o Renhold bør skoleres i å renholde bildene. Drift bør skoleres i å vedlikeholde kunst. o Vi hr behov for retningslinjer og elektronisk registreringssystem for inventr/utstyr.. Usikker på hvem som eier kunsten her - om det er utleier eller fylkeskommunen. Vi hr unsett ikke mye, ser mest ut som reproduksjoner.. Registrering v kunst er under utrbeidelse. o Er ikke kjent med t det foreligger noen felles KS-rutiner hos skoleeier knyttet til sikring, vedlikehold, registering, merking etc v kunstverk. Kunst som vi hr måtte reprere er blitt utført v fgkyndig personle. o Noen bilder som henger i korridorer, nses som kunst v reltivt lv verdi. En skulptur er skrudd fst i vegg. o Vi hr svært lite kunst Revisjonens vurdering Per i dg er ikke revisjonskriteriene og fylkesrevisjonens nbeflinger fr2004 oppfylt. Det finnes ingen smlet og oppdtert fortegnelse over fylkeskommunens kunstverk. I ll hovedsk hr heller ikke den enkelte driftsenhet en slik oppdtert fortegnelse. Det er kun tre driftsenheter som kn dokumentere å h et slikt register/fortegnelse Det er heller ingen sentrl/smlet kontroll med hvordn fylkeskommunens kunstverk er oppbevrt og sikret. Driftsenhetene opplyser også selv t kunstverkene ikke er merket med enhetens eller fylkeskommunens nvn. Noen v driftsenhetene opplyser t kunstverkene etter deres oppftning blir tilfredsstillende vedlikeholdt, mens ndre enten ikke vet, eller mener t vedlikeholdet ikke er tilfredsstillende. Det er imidlertid ingen felles rutiner eller smlede oversikter som kn være med å sikre et tilfredsstillende vedlikehold v lle kunstverk. Kultur- og miljøvdelingen nser det som usikkert om det er hensiktsmessig å foret en verdivurdering v kunstsmlingen. Fylkesrevisjonen hr ikke ttt stilling til dette, men etter vår oppftning kn dette vurderes nærmere og ts konkret stilling til. I I Kommentrene er redigert noe slik t det ikke fremgår hvilken leder som hr svrt hv. Fylkesrevisjo nen i Nordlnd, november 2013 Side 11 v 13

14 Forvltningsrevisj on: Forvltning v fylkeskommunens kunst Kultur- og miljøvdelingen hr opplyst om flere tiltk som hr til hensikt å sikre t fylkeskommunes kunstverk forvltes på én tilfredsstillende måte ifrmtiden. Tiltkene er imidlertid ikke gjennomført ennå, den endelige prksis vil først kunne vurderes når lle de plnlgte tiltk er på plss. 6. Konklusjon, nbefling Undersøkelsen viser t fylkeskommunens prksis per i dg ikke fullt ut er i tråd med utsmykkingsreglementet. Oppfølgingen v fylkesrevisjonens nbeflinger fr2004 er i liten grd glennomført fr ttil. fetles system/rutiner for forvltning v kunstverkene er ennå ikke på plss. Ãnsvrsforholdene omkring forvltningen v fylkeskommunens kunstverk bør også vklres. Fylkeskommunen mngleien smlet og oppdtert fortegnelse over fylkeskommunens kunstverk. Det mngler også en sentrávsmlet kontroll med hvordn fylkeskommunens kunstverk er oppbevrt og vedlikeholãt. Ut fr dette er det revisjonens oppftning t det per i dg ikke kn sies å være en tilfredsstillende forvltning v fylkeskommunens kunstverk. Vi registrerer dog t det i disse dger er stor ktivitet på dette området. Mnge tiltk som også ble nbeflt v fylkesrevisjonen i 2004 er nå i ferd med å settes iverk. 7. Høringsuttlelse Fytkesråd for kultur, miljø og folkehelse hr i brev v vgitt høringsuttlelse til fyikesrevisjonens rpport. Uttlelsen fremgår som vedlegg 2 til denne rpporten. Det fremgår v høringsuttlelsen t fylkesråden stiller seg bk hovedkonklusjonen med nbeflinger. Høringsuttlelsen redegjør også for hvilke tiltk som er strtet opp og hvordn de skl følges opp Fvlkesrevisio nen i Nordlnd, november 2013 Side 12 v 13

15 Forvltnings revisjon : Forvltning v fylkeskommunens kunst Litterturliste: o FT- sk 38/1987 (Reglement for offentlig utsmykking v nye og eldre fylkeskommunle bygg) o Kommunelovens $ 20 (lntern kontroll) o Fylkeskommunens økonomihåndbok kpittel 3 om intern kontroll. Fylkesutvlgets vedtk i møte den 23. pril 1992 (kontroll/vedlikehold kunstsmling). Filkesrevisþnens rpport om forvltning v fylkeskommunens kunst (2004) o Fr- sk 215t12 ( ) <Hndlingspln for visuell kunsb. Fylkesrev rstonen i Nordlnd, november 2013 Side 13 v 13

16 - Revisjonskriterier - Vedlegg nr. I til rpport <Forvltning v fflkeskommunens kunsbr Fylkesrevisjonen hr utledet revisjonskriteriene fr følgende dokumenter:. FT- sk 38/1987 (Reglement for offentlig utsmykking v nye og eldre fylkeskommunle bygg) o Kommunelovens $ 20 (lntern kontroll) o Fylkeskommunens økonomihåndbok kpittel 3 om intern kontroll. Fylkesutvlgets vedtk i møte den 23. pril 1992 (kontroll/vedlikehold kunstsmling) Funn og nbeflinger fr forrige undersøkelse er hentet fr fylkesrevisjonens rpport: < Fylkeskommunens kunsb> (2004) Nedenfor følger en beskrivelse v de enkelte revisjonskriteriene og nbeflinger/funn fr fylkesrevisjonens forrige undersøkelse innenfor hver enkelte problemstilling: PROBLEMSTILLING REVISJONSKR TERIER OG FUNN FRA FORRIGE UNDERSøKELSE 1. I hvilken grd oppfylles fylkeskommunens overordnede màlsettinger og regelverk ved utsmykking v fylkeskommunle bvgg? Revisionskriterier: I fylkestingsk 38/1987 ble reglement for offentlig utsmykking v nye og eldre fylkeskommunle bygg vedttt. Dette reglementet hr bl.. som formål t Nordlnd fylkeskommune gjennom innkjøpsordningen skl bidr til å formidle de opplevelser og verdier som kunst kn representere i rkitektonisk smmenheng, innendørs og utendørs. Reglementet beskriver flere konkrete retningslinjer for hvordn prosessen for innkjøp v kunst skl foregå. Vår vurdering v fylkeskommunens innkjøpsprksis vil bli målt mot retningslinjene i ovennevnte reglement' Funn/nbeflino fr fvlkesrevisionens undersøkelse i 2004: o Behov for å se nærmere på reglement for utsmykking v bygg (svært gmmelt reglement).. Prksis bør ses på og bringes itråd med reglement' brukt som revisionskriterier:. Til kunstnerisk utsmykking vsettes mellom 0,5 og 1,5 o/o àv byggebudsjettet. Tileldre bygg vsettes årlig kr ,- over kulturstyrets budsjett. Beløpet overføres til et rentebærende fond. o Det skl søkes Norsk Kulturråd om støtte til hvert enkelt utsmykkingsprosjekt o Fylkeskulturstyret toppnevner en utsmykkingskomite som skl utrbeide en utsmykkingspln for hvert bygg. Det skl oppnevnes en kunstnerisk konsulent for hvert utsmykkingsprosjekt o Minst 50 o/o v utsmykkingsoppdrgene bør gís til kunsthåndtverkere bostt i Nord-Norge o Det skl føres egen protokoll for overtkelse v hvert enkelt kunstverk og Oeî sfát utrbeides sluttrpport til fylkesutvlgetl når hvert enkelt utsmykkingsprosjekt v nye bygg er vsluttet. For eldre bygg skl fylkeskultursjefen utrbeide en årlig sluttrpport til fylkesutvlgetl.. Fylkeskultursjefen er hovednsvrlig for å påse t utsmykkingsreglementet for nye bygg blir fulgt. I Eksisterer ikke lenger. -Fylkesrevisjonen i Nordlnd -

17 - Revisjonskriterier - Vedlegg nr. I til rpport <Forvltning v f,lkeskommunens kunst> 2. Er det innført tilfredsstillende regler/rutiner for forvltning v fylkeskommunens kunst og er nsvrsforholdene mht. forvltning v kunstsmlingen klre og entydige? vklres o Det bør finnes felles system/rutiner for registrering v ll fylkeskommunl kunst, og driftsenhetene bør veiledes v ku ltu retten sentrlt i forhold ti I forvltn ing v ku nstverkene. tilf redsstil le nde reg istrert, oppbevrt, sikret, merket og vedlikeholdt. o Ansvrsforholdeneomkr ng kunstsmlingen sklvære klrêntydig. 3. Hr fylkeskommunen, en tilfredsstillende oversikt over fylkeskommunens kunstsmling, verdien v denne, smt hvordn denne forvltes v fylkeskommunens driftsenheter? Revisionskriterler: En tilfredsstillende forvltning v kunstverkene forutsetter t fylkeskommunen til enhver tid hr oversikt over hvilke kunstverk institusjonene eier, hvor de oppbevres, og kontroll med t de er tilstrekkelig sikret. Herunder er det v stor viktighet t kunstverkene er oppbevrt-på en betryggende måte og merket, slik t mn reduserer r iifoen toi tp. Det fórvêntes også t det er en prksis for vurdering v reprsjon - uêolifenotosbehov som sikrer t kunstverkene ikke går tpt, eller veåentlig verdiforringes. Ovenstående vurderinger bekreftes også gjennom fylkésutvlgets vedtk i møte den 23' pril 1992 hvor [lfesutvíget b dérinistrsjonen om t det skulle utrbeides en smlet oversikt ovär fylkeskommunens kunstgjenstnder. Fylkesutvlget ønsket videre å forsikie seg om t kunstverkene vr forsvrlig oppbevrt og vedlikeholdt. Fvlkesutvlqets vedtk: " Ove rsi kt ove r ku n stve rd ie r: Fytkesutvlget er Rient med t det forefinnes f/ dels verdifull kunst ved fylkets i n stitu sion e r - t. Fytkesutvlget-ber om t det btir utñeidet en smlet oversikt ove r ku n stgie n st nde n e. 2.Fytkesutvlgetbørforsikresegomfdlsseerforsvrlig oppbevft og vedlikeholdt". -Fylkesrevisjonen i Nordlnd -

18 - Revisjonskriterier - Vedlegg nr. I til rpport <Forvltning v f,lkeskommunens kunst> Fylkeskomm unens forsikringsordning forutsetter t fylkeskommunen kn snnsynliggjøre eierforhold til sine kunstverk itilfel le et tp med påfølgende forsikringsoppgj øl Fylkesrevisjone n nser t den beste måte ä $øre dette på er gjennom en oppdtert oversikt over lle kunstverk i fylkeskommunl eie. Fu n n/n befl ino fr fylkesrevisjonens u ndersø kelse i 2004 : Oet nbefles å vurdere forhold som plssering, sikring, merking -. og vedlikehold v kunstverkene. Verdifstsettelse v kunstsmlingen er ikke gjort. o Det skl finnes en smlet oversikufortegnelse over lle fylkeskommunle kunstverk. Oversikten bør vise hvor kunstverkene oppbevres o Det bør være en sentrl/smlet kontroll med hvordn fylkeskommunens kunstverk er oppbevrt og sikret Det bør væ e en prksis som sikrer et tilfredsstillende vedlikehold v lle kunstverk -Fylkesrevisjonen i Nordlnd -

19 Nu'dlnd FYLKE5KOMMUNE UEOI. Eqf.,,. r,rf â Vår dto: 14, Vår refernse: 13/41040 Deres dto: Deres refernse : Org.ru: Fylkesrevisjonen Fylkeshuset 8048 BODØ Høringssvr til Forvltningsrevisjon - fflkeskommunens kunst Fylkesrevisjon hr sendt på hønngutkst til rpport Forvltningsrevisjon - fflkeskommunens kunst. Som nsvrlig fflkesråd for kulturområdet, stiller jeg meg bk hovedkonklusjonen med de nbeflinger som frmkommer der. I dette brevet vil jeg kommentere rpportens nbeflinger, si litt om hvilke tiltk som er strtet opp, og hvordn de skl følges opp. l. Utsmykkingsreglement for nye bygg. Som det frmkommer i rpporten er det nedstt en rbeidsgruppe som skl revidere og oppdtere fylkeskommens rutiner på området' Arbeidet skl være ferdig i senest i løpet urr rorä 2u+" ókonomivdelingen ved Eiendomsseksjonen leder rbeidet. I tillegg deltr Kultur- og miljøvdelingen med seksjon for kunst og kulturformidling;gúidnningsvdelingen. Rpportens vurderinger og nbeflinger vil bli ttt med i dette rbeidet. 2. Ansvrsforhold - hvem skl h forvltningsnsvret for fflkeskolnmunens strtet opp et prosjekt for registrering v ku Prosjektet innebærer t kunsten fot dtbse. Prosjektet plnlegges gi e forhold som ivretkelse og konservering li miljøvdelingen bør først og fremst h en r kunst' Det er r som ikke kn flyttes). Hvordn nsvrsforhold vil bli vurdert. Økonomivdelingen ved n ser blnt nnet på dette forholdet når eiendom fr nyttår overtr nsvret for indre vedtikehold v bygninger' Med vennlig hilsen Hild-Mrit Olsen Fylkesråd for kultur, miljø og folkehelse Adresse Besøksdresse Postmottk Fylkeshuset 8048 Bodø Prinsens gte 100 Dir.: Tlf.: Fks Sksbehndler: Avdeling: Enhet: E-post: Rndi Lervik Kultur og miljø Kunst og kulturformidling post@nfl<.no

20

21

22