Møteinnkalling. SNÅSA KOMMUNE Kontrollutvalget. TID: Onsdag kl STED: Møterom Herredshuset

Transkript

1 SNÅSA KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: Onsdag kl STED: Møterom Herredshuset Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet holdes for lukkede dører jfr. Kommunelovens 77 pkt 8. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 004/06 Snåsa kommunes årsregnskap Kontrollutvalgets uttalelse 005/06 Snåsa kommunes årsberetning /06 Kontrollrapport for skatteoppkreverfunksjonen i Snåsa kommune /06 Formell forvaltningsrevisjon- Gjennomgang av vedtak 008/06 Referater Eventuelt Rådmann og kommunekasserer er invitert til å orientere/svare på spørsmål i forhold til årsregnskap og årsberetning. Grong, Torstein Mossing (sign) leder Per Morten Bjørgum kontrollsekretær Dir.tlf / per.morten.bjorgum@komsek.no Kopi: -KomRev Trøndelag IKS -Ordfører (e-post) -Rådmann (e-post)

2 SAK 004/06-SNÅSA KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL ÅRSREGNSKAPET Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Svein-Arne Myrvold/ Snåsa kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 004/06 Snåsa 06 Snåsa formannskap Snåsa kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet for Snåsa kommune for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg: 1. Forslag til uttalelse til Snåsa kommunes årsregnskap for Revisjonsberetning til Snåsa kommunes årsregnskap for 2005, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) 1. Snåsa kommunes årsregnskap for 2005 (utsendt fra kommunen) 2. Snåsa kommunes årsmelding for 2005 (utsendt fra kommunen) 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 5. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Alle kommuner og fylkeskommuner skal ha et årsregnskap. Dette fastslår kommuneloven i 48. Årsregnskapet og årsberetningen 1. Kommuner og fylkeskommuner skal for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. 2. Årsregnskapet skal omfatte alle økonomiske midler som disponeres for året, og anvendelsen av midlene. Alle kjente utgifter og inntekter i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes. Årsregnskapet skal føres i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk. 3. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv årsregnskapet. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. Ved parlamentarisk styreform skal rådet avgi innstilling som nevnt. Vedtaket må angi disponering av regnskapsmessig overskudd eller dekning av regnskapsmessig underskudd. 4. Underskudd på årsregnskapet som ikke kan dekkes på budsjettet i det år regnskapet legges fram, skal føres opp til dekning i det følgende års budsjett. Under særlige forhold kan kommunestyret og fylkestinget, etter å ha foretatt de nødvendige endringer i økonomiplanen, vedta at underskuddet skal dekkes over inntil ytterligere to år. 2

3 Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap framkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR ). I forskriftens 3, 1. ledd heter det om årsregnskapet Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Driftsregnskapet skal omfatte 1. Alle løpende inntekter og innbetalinger i året 2. Løpende inntekter og innbetalinger avsatt i tidligere regnskapsår som er anvendt i regnskapsåret 3. Anvendelsen av midler som nevnt i nr. 1 og 2 i driftsregnskapet, herunder avsetninger av slike midler for anvendelse i senere regnskapsår og til finansiering av investeringer i årets investeringsregnskap. Investeringsregnskapet skal omfatte 1. Bruk av lånemidler. 2. Inntekter fra salg av anleggsmidler, og inntekter og innbetalinger knyttet til investeringsprosjekter, jf. likevel fjerde og femte ledd. 3. Øvrige inntekter og innbetalinger som ikke er løpende. 4. Inntekter og innbetalinger som nevnt under nr. 1-3 avsatt i tidligere regnskapsår som er anvendt i regnskapsåret. 5. Inntekter i driftsregnskapet anvendt for investeringer i årets investeringsregnskap. 6. Utlån, forskutteringer og tiltak av investeringsmessig karakter dekket inn ved inntekter og innbetalinger som nevnt under nr. 1-5, herunder avsetninger. 7. Øvrige finansieringstransaksjoner knyttet til utlån og forskutteringer. Krav til revisor Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR ) pålegger kommunestyret å påse at kommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt omtalte forskrifts kap 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Snåsa kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS avd. Grong. Revisjonen er gjennomført av Tone Røttesmo (oppdragsansvarlig revisor) og Svein Vikestad (revisor). KomRev Trøndelag IKS og de omtalte revisorene tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon framgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 3

4 7. Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 8. Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. Snåsa kommunes årsregnskap for 2005 ble avlagt den av kommunens fagsjef for regnskap og rådmannen. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter. Kommunens årsregnskap for 2005 viser kr ,- til fordeling drift, og et regnskapsmessig merforbruk (underskudd) på kr ,-. Driftsregnskapet nøkkeltall: 2005 Rev. budsjett Til fordeling drift Netto driftsresultat Bruk av tidligere års avsetninger Årets avsetninger Regnskapsmessig merforbruk Investeringsregnskapet Investeringsregnskapet er gjort opp i balanse. Balanseregnskapet Kravene til balanseregnskapet er gitt i Forskrift om årsregnskap og årsberetning 3 hvor det sies at Balanseregnskapet skal vise status for kommunens og fylkeskommunens eiendeler, gjeld og egenkapital ved utgangen av regnskapsåret. Balanseregnskapet skal stilles opp i henhold til vedlegg 3 til denne forskriften. Balanseregnskapet skal minst vise beløp for sist avlagte årsregnskap i tillegg til for årets regnskap. Det fremlagte balanseregnskapet synes på alle måter å tilfredsstille de krav som forskriften stiller. Noter til regnskapet Note 2 forklarer kommunens pensjonsutgifter i hhv. Kommunal Landspensjonskasse KLP og Statens Pensjonskasse SPK. 4

5 Note 3 viser kommunens garantiansvar i ulike sammenhenger, med garantibeløp og når garantiansvar utløper. Snåsa kommune har per garantiansvar for til sammen kr ,- I tillegg kommer garantier gjennom eierskap, eksempelvis for Namdal Rehabilitering Høylandet Drift IKS/Eiendom IKS. Note 4 viser salg av finansielle anleggsmidler gjennom året, i dette tilfellet salg av kommunens aksjer i Snåsa Vekst AS I forskrift om årsregnskap og årsberetning 5, pkt. 5 heter det Aksjer og andeler i selskaper som er ført opp som anleggsmidler skal spesifiseres etter selskap. Det skal opplyses om balanseført verdi, eventuell markedsverdi og eierandel i hvert selskap. I note 7 er antall aksjer og andeler samt balanseverdi og eierandel. Kravet i forskriften må dermed sies å være oppfylt. Balanseført verdi for aksjer og andeler pr er kr ,- Note 8 omhandler fond, likviditetsreserven og udekkede investeringsutgifter. Note 10 viser selvkostberegninger innen VAR- området Note 12 omhandler momskompensasjonsordningen og viser virkningen av nyordningen for Snåsa kommune. Andre forhold- tidsfrister: I henhold til Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner samt Forskrift om årsregnskap og årsberetning skal a. Årsregnskapet være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. b. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. c. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. d. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Revisjonsberetningen: KomRev Trøndelag IKS avd. Grong har som kommunens revisor utstedt revisjonsberetning for Beretningen er datert og er undertegnet av oppdragsansvarlig revisor. Revisjonen mener at: Årsregnskapet er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling 31. desember 2005 og for resultatet i regnskapsåret i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk i Norge De disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god kommunal regnskapsskikk i Norge Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og i samsvar med lov og forskrifter 5

6 Revisjonsnotat til regnskapet for 2005: I tillegg til revisjonsberetningen er det fra KomRev Trøndelag IKS utarbeidet et revisjonsnotat til regnskapet 2005 som er oversendt rådmannen. Notatet kommenterer diverse forhold- og gir anbefalinger til tiltak. De nevnte forhold er ikke av en slik art at de tas med i vurderingen av årsregnskapet, men er ment som en veiledning til administrasjonen fra revisjonen. Notatet legges fram under referatsaker, og følger ikke automatisk med til formannskapet og kommunestyrets behandling. Saksbehandlers vurdering: Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet, utkast til slik uttalelse er vedlagt. Det framkommer ikke revisjonsmerknader i revisjonsberetningen. Under henvisning til ovenstående kan Snåsa kommunes årsregnskap for 2005 anbefales godkjent. Saksbehandler anbefaler kontrollutvalget å vedta vedlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet

7 SAK 005/05 SNÅSA KOMMUNES ÅRSBERETNING FOR 2005 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Snåsa kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 005/06 Snåsa 06 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget finner Snåsa kommunes årsberetning for 2005 oversiktlig og informativ. Årsmeldingen gir et godt bilde på kommunens virksomhet i 2005, og er dermed egnet som styringsverktøy for kommunestyret. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): I. Snåsa kommunes årsberetning 2005, (utsendt direkte til KU s medlemmer) Saksopplysninger: Om behandlingen av kommunens årsberetning heter det i Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner): 10. Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Som det framgår legges årsberetningen fram for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet behandles. Kontrollutvalget gis gjennom denne behandlingen mulighet for å uttale seg om kommunens årsberetning. KU kan eksempelvis kommentere hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er hvorvidt årsberetningen gir en oversiktlig og informativ framstilling av kommunens virksomhet foregående år andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere Rådmannen i Snåsa har i henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner, utarbeidet årsberetning for kommunens virksomhet i Beretningen er på totalt 69 sider i A4- format. 7

8 Årsberetningen har 19 kapittel, der hver enkelt enhet i Snåsa kommune er gitt sitt eget kapittel (kap 3-15). I tillegg er prosjektet Samisk rådgivingstjeneste i helse og sosialspørsmål samt det interkommunale selskapet IKT Indre Namdal IKS gitt hvert sitt kapittel (hhv kap 16 og 17). Økonomiske forhold er kommentert i et eget kapittel (kap 2), der nøkkeltall fra regnskapet er gjengitt og kommentert. Kapitlene 18 og 19 inneholder hhv. Status på investeringsprosjekter og KOSTRA- tall for Saksbehandlers vurdering: Snåsa kommune har en to-nivå-struktur, noe som medfører mange enheter. Når alle kommunens 13 enheter rapporterer så grundig som det her er gjort, blir årsmeldingen et omfattende dokument. Enhetenes årsmeldinger er i utgangspunktet bygd opp etter samme mål og med felles overskrifter: administrasjon/ansatte mål for virksomheten måloppnåelse særskilte forhold ved året 2005 statistiske data for virksomheten Mål for virksomheten hentes fra enhetenes styringskort. Måloppnåelse rapporteres i forhold til disse. Hvor entydige og lette målene er å rapportere etter, varierer noe. Allikevel oppleves rapporteringen i forhold til måloppnåelse som presis og god. Flere av enhetene kunne med fordel ha redusert mengden statistikkopplysninger i sine kapittel. Detaljert rapportering av stillingshjemler og antall slaktgris levert fra Snåsa i 2005 er vel ikke helt nødvendig i kommunens årsberetning, i hvert fall ikke når disse størrelsene ikke er nevnt i enhetenes mål. I tillegg til kommunens enheter, er det i årsberetningen tatt med to funksjoner som ikke er en del av Snåsa kommunes ordinære virksomhet. Dette er I. Prosjektet Samisk rådgiving i helse- og sosialspørsmål II. Utdrag fra forslag til årsmelding for IKT Indre Namdal IKS Tradisjonelt er det kun kommunens ordinære virksomhet som rapporteres gjennom årsberetningen. Både prosjekter og interkommunale selskaper rapporter vanligvis på annen måte, prosjekter gjerne til prosjekteier og IKS gjerne til eierne. Rådmannen vil etter det saksbehandler forstår grunngi nærmere hvorfor disse to funksjonene er tatt med i årsberetningen i sitt saksframlegg til kommunestyret. Saksbehandler mener det er uheldig å ta med utdrag fra forslag til årsmelding for IKT Indre Namdal IKS i årsberetningen. Dette av flere grunner: Forslag til årsmelding for IKT Indre Namdal IKS er per dato ikke vedtatt av selskapets representantskap Interkommunale selskaper rapporterer til sine eiere (kommunene) gjennom årsmelding som vedtas av representantskapet. Når slik årsmelding er vedtatt av representantskapet er det naturlig at kommunestyret får den til orientering. 8

9 Det er uheldig å integrere dette interkommunale selskapet så tett til kommunens årsberetning samtidig som øvrige 5 interkommunale selskaper Snåsa kommune er eier i, ikke kommenteres Saksbehandler savner etatsvis rapportering i forhold til arbeidsgiveransvaret, eksempelvis etatsvis sykefraværsstatistikk. Totalt sykefravær i kommunen er kommentert i kap. 4, men det kunne også vært interessant å se tallene per enhet. Videre savnes oversikt over politisk virksomhet, så som avholdte møter og antall saker behandlet. Konklusjon: Årsberetningen framstår som særdeles detaljert og grundig. Beretningen er dermed et egnet redskap for politikerne for å vurdere kommunens virksomhet i Årsberetningen oppfyller de krav som stilles gjennom forskrift om årsregnskap og årsberetning. Saksbehandler mener årsberetningen er unødig detaljert, noe som gjør den til et litt tungt dokument. Enhetsvis rapportering kan med fordel standardiseres ytterligere. Interkommunale selskaper er ikke en del av kommunens ordinære virksomhet, og rapportering fra disse selskapene til eierne bør etter saksbehandlers mening skje gjennom egen årsberetning fra selskapene. 9

10 SAK 006/06 RAPPORT FOR SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN I SNÅSA KOMMUNE 2005 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Snåsa kontrollutvalg Joar Stiklestad/Per Morten Bjørgum 006/06 Snåsa 06 Snåsa kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar skattefogdens kontrollrapport for skatteoppkreverfunksjonen i Snåsa kommune 2005 til orientering. 2. Rapporten oversendes kommunestyret til orientering. Vedlegg: 1. Brev av til kommunestyret i Snåsa kommune fra Nord-Trøndelag skattefogdkontor Kontrollrapport 2005 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Snåsa kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Brev av fra Sør- Trøndelag skattefogdkontor til Skatteoppkreveren i Snåsa Saksopplysninger: Fra ble staten gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunk-sjonen. Riksrevisjonen overtok den formelle revisjonen av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkreveren ble overført til regionale kontrollenheter lokalisert til fem skattefogdkontor. For vår regions vedkommende til Sør-Trøndelag skattefogdkontor. Fra samme dato opphørte også tidligere praksis med behandling og godkjenning av skatteregn-skapet i kommunestyret. Skatteregnskapet avgis nå overfor Skattedirektoratet v/skattefogden, og anses som delregnskaper til Skatteetatens samlede regnskap. Det er Stortinget som foretar den formelle behandlingen av Skatteetatens samlede regnskap. Skattedirektoratet anser det derfor ikke lenger som naturlig at kommunestyret skal foreta en formell desisjon (behandling og avgjørelse) av den enkelte kommunes skatteregnskap. Men i følge brev av fra Skattedirektoratet til Kommunene v/rådmannen er det i nest siste avsnitt gitt uttrykk for at: Skattedirektoratet anser det likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret/kontrollutvalget. Videre er det i Skattedirektoratets brev av til skatteoppkreverne blant annet uttalt at: 10

11 Etter direktoratets oppfatning er det ikke noe som tilsier at kommunens kontrollutvalg skal følge opp skatteoppkreverfunksjonen i mindre grad, selv om staten overtar kontroll og revisjon fra kommunerevisjonen. Ifølge Midlertidig instruks for skattefogdens kontroll av skatteregnskapet skal skattefogden innen den året etter regnskapsåret utarbeide en kontrollrapport for skatteoppkreverfunk-sjonen i den enkelte kommune. Denne rapporten omfatter også regnskapskontrollen som utføres av de regionale kontrollenhetene. Rapporten sendes til kommunestyret i den enkelte kommune med kopi til fylkeskommunen, Skattedirektoratet, Riksrevisjonen, skatteoppkrever og kommunens kontrollutvalg. Kommunestyret/kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten fra skattefogden en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Saksbehandlers vurdering: I og med at kommunestyret/kontrollutvalget forutsettes å motta kopi av skatteoppkreverens redegjørelse, og skattefogdens kontrollrapport, synes det naturlig at dokumentene også undergis behandling i nevnte organer. Begge dokumentene omhandler skatteoppkreverfunksjonen, og som det derfor er naturlig å legge fram til behandling samlet. Vanlig behandlingsmåte vil være at kontrollutvalget avgir innstilling overfor kommunestyret. Som tidligere vil det være skatteoppkreverens redegjørelse som har størst informasjonsverdi, da denne også inneholder utdrag av det tallmaterialet som selve skatteregnskapet representerer. I kontrollrapporten fra skattefogden gis det en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen er utført på en tilfredsstillende måte. Kontrollrapporten fra skattefogden har nå avløst den tidligere revisjonsberetningen. Fra Skattedirektoratets side ligger en formodning om at kontrollutvalget fortsatt skal følge opp skatteoppkreverfunksjonen. Dette med utgangspunkt i den informasjon som er gitt i skatteopp-kreverens redegjørelse og skattefogdens kontrollrapport Skatteoppkreverens rapport for skatteoppkreverfunksjonen: Sum utestående restanser pr er økt sammenlignet med utgangen av 2004 fra kr ,- (2004) til kr ,-(2005), en økning på kr ,-. Den totale skatteinngangen er for hele året redusert fra kr ,- (2004) til kr ,- (2005),en reduksjon på kr ,- Skattefogdens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen: Resultatet av utført oppfølgning og kontroll er oppsummert på side 2 slik: 11

12 Pålitelig regnskapsrapportering: Det er etablert rutiner med mer som sikrer at skatteregnskapet i det alt vesentlige er korrekt, fullstendig og tidsriktig bokført og rapportert. Forsvarlig oppfølgning av skatte- og avgiftsrestanser: Skatteoppkreverens behandling av restansene er tilfredsstillende. Forsvarlig utførelse av skatte- og avgiftsinnkrevingen: Skatteoppkrever har oppfylt sin plikt til å utarbeide tilstrekkelige rutiner for innkrevings-arbeidet. Gjøremål som er pålagt skatteoppkreveren i gjeldende bestemmelser er utført på en forsvarlig måte. Tilstrekkelig arbeidsgiverkontroll: Det er utarbeidet tilstrekkelige rutiner for kontormessig og stedlig kontroll av pliktige oppgaver fra arbeidsgivere, og at de etablerte rutiner blir fulgt. Uten at det har betydning for konklusjonene ovenfor, har utførte kontroller avdekket visse forbedringspunkter som er meddelt skatteoppkrever i brev av Disse følges opp av skattefogden i fortsettelsen, og fordrer ingen kommentar fra kontrollutvalgets side. Skatteoppkreverfunksjonen i Snåsa kommune er i 2005 utført uten vesentlige merknader fra Skatteetatens kontrollorganer. Ut fra dette anbefales kontrollutvalget å ta kontrollrapporten til orientering, og oversende rapporten til kommunestyret. 12

13 SAK 007/06 FORMELL FORVALTNINGSREVISJON: GJENNOMGANG AV VEDTAK Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Snåsa kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 007/06 Snåsa 06 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. Rapporten oversendes kommunestyret til orientering. Vedlegg: 1. Rapport: Gjennomgang av møteprotokoller og vedtak 2. halvår 2005 fra KomRev Trøndelag IKS Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Som et ledd i revisjonsarbeidet skal revisjonen påse at vesentlige økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. For å oppfylle denne målsetningen er det gjennomført systematiske gjennomganger av vedtak i politiske organer. Prosjektet er gjennomført som en gjennomgang av alle vedtak fattet av formannskapet og kommunestyret i 2. halvår Revisjonen har gått gjennom de dokumenter som er lagt ut på kommunens hjemmeside, og således er offentlige tilgjengelige. Aktuelle dokumenter er møteinnkallinger, møteprotokoller og saksframlegg. For de funn som er gjort henvises til vedlagte rapport. Revisjonen skal ikke vurdere om politiske vedtak er hensiktsmessige. Vurderingene som skal gjøres går på om vedtak er fattet på ufullstendig eller feilaktig grunnlag, om vedtak fra et økonomisk synspunkt framstår som vilkårlige eller åpenbart urimelige eller om vedtak er i strid med overordnet vedtak eller lov. Revisjonen konkluderer med at Snåsa kommune har gode rutiner for sin saksbehandling. Uten at det har betydning for konklusjonen, gis det også noen anbefalinger til forbedringer. Saksbehandlers vurderinger: Systematiske gjennomganger av vedtak i formannskap og kommunestyre som et ledd i revisjonens kvalitetssikring av kommunens virksomhet, er nyttige for både administrasjonen og politikerne. Kommunene forvalter fellesskapets ressurser, samtidig som kommunen på mange områder regulerer sine innbyggeres muligheter. Ofte forvalter kommunene lover og 13

14 regelverk på vegne av storsamfunnet, og er også gjennom det avhengig av troverdighet i forhold til egen opptreden i forhold til de lover og regler som gjelder. I forhold til de konkrete funn som er gjort her, er saksbehandler enig i revisjonens hovedkonklusjon; Gjennomgangen viser at Snåsa kommune har gode rutiner for sin saksbehandling. I tillegg har revisjonen gitt noen anbefalinger til forbedringer. Hjemmel og årsak når habilitet skal behandles: Etter saksbehandlers vurdering er det en selvfølge at årsak og hjemmel angis ved all behandling av habilitet. Jamfør forvaltningslova 8 2. ledd, er det organet sjøl som avgjør habilitetsspørsmålet i kollegiale organ. Dvs. at spørsmålet om habil/inhabil skal avgjøres av formannskapet/kommunestyret sjøl, og etter at den det gjelder har fratrådt. Både fratreden, forslag i habilitetsspørsmålet og organets vedtak samt korrekt hjemmel bør framgå av møteprotokollen. Regnskapsavslutning av prosjekter/sluttrapport: Revisjonen påpeker at rapporteringsdelen i saksframstillinger ang. sluttregnskap av prosjekter burde være mer utdypende/omfattende. Blant annet bør det framgå om prosjektet er gjennomført som forutsatt, og eventuelle overskridelser/innsparinger forklares. Saksbehandler er enig i revisjonens vurderinger. Innstilling eller vedtak: Revisor påpeker at det i noen skaler finnes protokollert formuleringer som Formannskapets innstilling/vedtak og Rådmannens innstilling/vedtak, og at det bør framgå klart om formannskapet foretar innstilling eller gjør vedtak. Likeledes om rådmannen foreslår innstilling eller vedtak. Saksbehandler mener det her bør benyttes vedtak i alle tilfelle, der vedtaket eksempelvis formuleres slik: Rådmannens forslag til vedtak: Formannskapet vedtar følgende innstilling overfor kommunestyret: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Rapporten oversendes fylkesmannen til orientering Hjemmel for vedtak: Manglende oppgitt hjemmel for vedtak fattet av formannskapet er kommentert. Saksbehandler er enig i revisors konklusjon om at det konsekvent bør angis hjemmel, enten delegasjonsreglementet (oppgis da punkt i reglementet) eller annen hjemmel. Konklusjon: Saksbehandler er enig i revisjonens konklusjon: Snåsa kommune ser ut til å ha gode rutiner for sin saksbehandling. De bemerkede forhold er lite vesentlige. 14

15 SAK 008/06 REFERATER Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Snåsa kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 008/06 Snåsa 06 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Vedlegg: 1. Brev fra Kommunal- og regionaldepartementet til kommunene ang. godkjenning av forsøk: Indre Namdal barnevernstjeneste 2. Samarbeidsavtale for Indre Namdal barnevernstjeneste 3. Fra KomRev Trøndelag IKS: Statusrapport pr ang. revisjonsarbeidet Unntatt offentlighet jfr off.loven 6.2c (legges fram i møtet) 15