Møte Regionalt Brukerutvalg i Helse Nord RHF

Transkript

1 Møte Regionalt Brukerutvalg i Helse Nord RHF Innkalling med saksdokumenter Dato: 8. juni 2016 Kl.: til ca Sted: Helse Nord RHFs lokaler, Bodø

2

3 Møtedato: 8. juni 2016 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: 2016/8 Hanne H. Haukland, Bodø, RBU-sak Godkjenning av innkalling og saksliste I samråd med lederen i det Regionale brukerutvalget inviteres RBU i Helse Nord RHF til å vedta følgende saksliste for møtet, den 8. juni 2016: Sak Godkjenning av innkalling og saksliste Side 1 Sak Godkjenning av protokoll fra møte i Regionalt Side 3 brukerutvalg 18. mai 2016 Sak Plan inkl. planpremisser, rullering av Side 11 investeringsplanen og midlertidig oppdragsdokument 2017 Saksdokumentene ettersendes. Sak Veileder for arbeidet med utviklingsplaner Side 12 Sak Pasienttransport - tiltak for å bedre kvaliteten, oppfølging Side 29 av styresak /4 Sak Brukerkonferansen 2016 oppnevning av programkomité Side 34 Sak Regionalt fagråd for psykisk helsevern for barn og unge, Side 35 oppnevning av brukerrepresentant, jf. RBU-sak Sak Fagråd for rehabilitering - oppnevning av Side 41 brukerrepresentant Sak Møteplan 2017 Side 42 Sak Orienteringssaker Side Informasjon fra RBU-leder muntlig Fagråd for kreft og fagråd for radiologi, oppnevning av brukerrepresentant, jf. RBU-sak , vedtakets punkt 5 2. Informasjon fra RBU-medlemmer muntlig 3. Informasjon fra RHF-ledelsen muntlig 4. Styremøter i Helse Nord RHF informasjon om Side 46 planlagte styresaker Sak Referatsaker, jf. RBU-sak Side 48 Saken var utsatt fra RBU-møte 18. mai Saksdokumentene er tidligere oversendt. Sak Referatsaker Side Referat fra møte styringsgruppen i prosjektet Mine pasientreiser 9. mai Referat fra møte i Brukerutvalget ved Nordlandssykehuset HF 19. april 2016 side 1

4 3. E-post av 6. mai 2016 fra Sykehusapotek Nord HF v/fagsjef Margaret Antonsen med brev ad. Innmelding av forslag til representanter til nytt brukerutvalg ved Sykehusapotek Nord HF 4. Protokoll fra møte i Brukerutvalget ved Helgelandssykehuset HF 12. mai 2016 Sak Eventuelt Side 67 Regionalt brukerutvalg i Helse Nord RHF inviteres til å fatte følgende vedtak: Innkallingen og sakslisten godkjennes. Bodø, den 1. juni 2016 Lars Vorland Adm. direktør side 2

5 Møtedato: 8. juni 2016 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: 2016/8 Hanne H. Haukland/ Bodø, RBU-sak Godkjenning av protokoll fra møte i det Regionale brukerutvalget 18. mai 2016 Protokoll fra møte i det Regionale brukerutvalget 18. mai 2016 Vedlagt oversendes protokoll fra møte i Regionalt brukerutvalget 18. mai Regionalt brukerutvalg i Helse Nord RHF inviteres til å fatte følgende vedtak: Protokoll fra møte i det Regionale brukerutvalget, den 18. mai 2016 godkjennes. Bodø, den 1. juni 2016 Lars Vorland Adm. direktør side 3

6 Protokoll Vår ref.: 2016/8/012 Referent/dir.tlf.: Hanne H. Haukland, Sted/Dato: Tromsø, Møtetype: Møtedato: 18. mai 2016 Møtested: Scandic Ishavshotell, Tromsø / telefonmøte Neste møte: 8. juni 2016 Tilstede Navn: Tittel: Organisasjon: Arne Ketil Hafstad leder FFO Gunn Strand Hutchinson nestleder SAFO Asbjørn Larsen medlem RIO Bjørn Helge Hansen - deltok fra kl medlem FFO Jørgen Dahl medlem FFO Randi Nilsen medlem FFO Else Marie Isaksen medlem FFO Marit Sirijord medlem FFO Olav B. Johnsen medlem Fylkeseldrerådene Inge Hyld medlem Fylkeseldrerådene Kari Sletten medlem Fylkeseldrerådene Nina Danielsen varamedlem - observatør FFO Karin Paulke stabsdirektør Helse Nord RHF Randi Brendberg fagsjef Helse Nord RHF Brite Jacobsen rådgiver Helse Nord RHF Hanne Husom Haukland med. rådgiver Helse Nord RHF Hilde Rolandsen eierdirektør Helse Nord RHF Nils B. Normann rådgiver Helse Nord RHF Randi Spørck seksjonsleder Helse Nord RHF På grunn av snøvær i Bodø var flere flyavganger til Tromsø kansellert. Møtet ble derfor avholdt som et kombinert fysisk møte/telefonmøte. Forfall Ingen hadde meldt forfall til dette møte i Regionalt brukerutvalg. Postadresse: Helse Nord RHF 8038 BODØ Besøksadresse: Sjøgata BODØ Tlf.: Faks: postmottak@helse-nord.no Org.nr.: side 4

7 RBU-sak Godkjenning av innkalling og saksliste Sak Godkjenning av innkalling og saksliste Sak Godkjenning av protokoll fra møte i Regionalt brukerutvalg 17. mars 2016 Sak Nasjonal helse- og sykehusplan - mandat for det videre arbeidet Saksdokumentene var ettersendt. Sak Samisk helsepark - idé- og konseptfase for bygg for somatiske spesialisthelsetjenester, styringsdokument og mandat Sak Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø - arealer til psykisk helsevern og rusbehandling, idéfase - mandat Sak Oppnevning av arbeidsutvalg i det Regionale brukerutvalg Sak Valg av vararepresentanter til Regionalt brukerutvalgs observatør i styret i Helse Nord RHF Sak Felles regionalt mottaksprosjekt for pasientreiser uten rekvisisjon - informasjon og oppnevning av brukerrepresentant til styringsgruppe Sak Oppnevning av brukerrepresentanter til regionale fagråd Sak Regionalt fagråd for psykisk helsevern for barn og unge, oppnevning av brukerrepresentant Sak Orienteringssaker 1. Informasjon fra RBU-leder muntlig 2. Informasjon fra RBU-medlemmer muntlig 3. Informasjon fra RHF-ledelsen muntlig 4. Styremøter i Helse Nord RHF informasjon om planlagte styresaker Sak Referatsaker 1. Brev fra Finnmarkssykehuset HF av 29. mars 2016 ad. valg av brukerutvalg ved Finnmarkssykehuset HF med vedlegg 2. Brev fra Nordlandssykehuset HF av 18. mars 2016 ad. Brukerutvalget Nordlandssykehuset HF - Årsmelding med vedlegg 3. Protokoll fra møte i brukerutvalget ved Sykehusapotek Nord HF 30. november Referat fra møte i Brukerutvalget ved Nordlandssykehuset HF 8. mars Brev fra LHL-klinikkene Skibotn av 10. mars 2016 ad. Overvektsytelsene i Helse Nord 6. Referat fra møte i Brukerutvalget ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF 20. april Agenda, saksfremlegg og referat fra møte i styringsgruppen i prosjektet Mine pasientreiser 6. april Protokoll fra styremøte i Helseforetakenes senter for Pasientreiser ANS 6. april Protokoll fra styremøte i Helseforetakenes senter for Pasientreiser ANS 20. april 2016 side 5

8 Sak Referat fra dialogmøte 4. april 2016 ad. Plan , inkludert rullering av investeringsplan Nasjonal rapport fra spesialisthelsetjenesten Forskning og innovasjon til pasientens beste 12. Faglig rapportering hovedrapport forskningsaktivitet Helse Nord Eventuelt A. Forbedringspris - pasientsikkerhetskonferansen 2016, oppnevning av brukerrepresentant i jury Saken er etteranmeldt og kommer i tillegg til tidligere utsendt saksliste. Saksdokumentene var ettersendt. B. Pasientreiser - ledsager/pasient Vedtak: Innkallingen og sakslisten godkjennes med de endringer som kom frem under behandling av saken. RBU-sak Godkjenning av protokoll fra møte i Regionalt brukerutvalg 17. mars 2016 Vedtak Protokoll fra møte i det Regionale brukerutvalget, den 17. mars 2016 godkjennes. RBU-sak Nasjonal helse- og sykehusplan - mandat for det videre arbeidet Saksdokumentene var ettersendt. Vedtak: 1. Regionalt brukerutvalg i Helse Nord RHF gir sin tilslutning til de foreslåtte tiltakene for oppfølging av foretaksmøtets vedtak med hensyn til organiseringen av kirurgisk akuttberedskap og stedlig ledelse i foretaksgruppen, slik det fremkommer av saksfremlegget. 2. RBU forutsetter at brukermedvirkningen ivaretas i utredningsarbeidet og i det kommende arbeidet med utarbeidelse av utviklingsplaner i helseforetakene, jf. veileder for arbeidet med utviklingsplaner. 3. RBU ber om at grunnleggende verdier for organisasjonen innarbeides i det videre arbeidet på en slik måte at de kan brukes til å vurdere målbilde, tiltak og organisering i forhold til disse verdiene. side 6

9 RBU-sak Samisk helsepark - idé- og konseptfase for bygg for somatiske spesialisthelsetjenester, styringsdokument og mandat Vedtak: 1. Regionalt brukerutvalg i Helse Nord RHF er tilfreds med at arbeidet med idé- og konseptfase for Samisk Helsepark iverksettes, og gir sin tilslutning til mandatet for idé- og konseptfasen for Samisk helsepark - bygg for somatiske spesialisthelsetjenester slik det fremgår av styringsdokumentet. 2. RBU forutsetter at det videre arbeidet skjer i nært samarbeid med brukerutvalget i Finnmarkssykehuset HF. 3. RBU ber om at idé- og konseptrapporten med plan for oppstart av forprosjektet legges frem for RBU, når den er behandlet av styret i Finnmarkssykehuset HF. RBU-sak Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø - arealer til psykisk helsevern og rusbehandling, idéfase - mandat Vedtak: 1. Regionalt brukerutvalg i Helse Nord RHF er tilfreds med at arbeidet med idéfasen for Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø - arealer til psykisk helsevern og rusbehandling iverksettes, og gir sin tilslutning til mandatet for arbeidet slik det fremgår av styringsdokumentet. 2. RBU forutsetter at det videre arbeidet skjer i nært samarbeid med brukerutvalget i Universitetssykehuset Nord-Norge HF. 3. RBU ber om at idé- og konseptrapporten med plan for oppstart av forprosjektet legges frem for RBU, når den er behandlet av styret i Universitetssykehuset Nord- Norge HF. side 7

10 RBU-sak Oppnevning av arbeidsutvalg i det Regionale brukerutvalg Vedtak: Regionalt brukerutvalg i Helse Nord RHF oppnevner følgende representanter til arbeidsutvalget i det Regionale brukerutvalg i perioden : A. Medlemmer: 1. Arne Ketil Hafstad 2. Gunn Strand Hutchinson 3. Asbjørn Larsen B. Varamedlem: 1. Jørgen Dahl 2. Randi Nilsen RBU-sak Valg av vararepresentanter til Regionalt brukerutvalgs observatør i styret i Helse Nord RHF Vedtak: Regionalt brukerutvalg i Helse Nord RHF velger følgende medlemmer som personlige vararepresentanter til Regionalt brukerutvalgs observatør i styret i Helse Nord RHF for perioden : 1. Gunn Strand Hutchinson 2. Jørgen Dahl RBU-sak Felles regionalt mottaksprosjekt for pasientreiser uten rekvisisjon - informasjon og oppnevning av brukerrepresentant til styringsgruppe Vedtak: 1. Regionalt brukerutvalg i Helse Nord RHF tar informasjonen om Felles regionalt mottaksprosjekt for pasientreiser uten rekvisisjon til orientering. 2. RBU oppnevner Bjørn Helge Hansen til styringsgruppen for det felles regionale mottaksprosjektet for pasientreiser uten rekvisisjon. side 8

11 RBU-sak Oppnevning av brukerrepresentanter til regionale fagråd Vedtak: 1. Regionalt brukerutvalg i Helse Nord RHF oppnevner Else Marie Isaksen som brukerrepresentant i Regionalt fagråd for hudfaget for perioden 1. april 2016 til 1. april RBU oppnevner Jørgen Dahl som brukerrepresentant i Regionalt fagråd for infeksjonsmedisin, smittevern og mikrobiologi for perioden 1. juni 2016 til 1. juni RBU oppnevner Bjørn Helge Hansen som brukerrepresentant i Regionalt fagråd akutt fra dags dato til juni RBU oppnevner Gunn Strand Hutchinson som kontaktperson for Ernly Eriksen, brukerrepresentant i Regionalt fagråd for øyefaget. 5. RBU ber arbeidsutvalget til RBU om å oppnevne brukerrepresentant til fagrådet for kreft og fagrådet for radiologi. RBU-sak Regionalt fagråd for psykisk helsevern for barn og unge, oppnevning av brukerrepresentant Saken ble utsatt til neste RBU-møte. RBU-sak Orienteringssaker Saken ble utsatt til neste RBU-møte. RBU-sak Referatsaker Saken ble utsatt til neste RBU-møte. RBU-sak Eventuelt A. Forbedringspris - pasientsikkerhetskonferansen 2016, oppnevning av brukerrepresentant i jury Saken er etteranmeldt og kommer i tillegg til tidligere utsendt saksliste. Saksdokumentene var ettersendt. side 9

12 Vedtak: Regionalt brukerutvalg i Helse Nord RHF oppnevner Cathrin Carlyle (leder av brukerutvalget ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF) som brukerrepresentant i juryen som vurderer kandidater til forbedringsprisen som deles ut under Pasientsikkerhetskonferansen B. Pasientreiser - ledsager/pasient RBU-nestleder Gunn Strand Hutchinson stilte spørsmål ad. problematikken rundt referansenummer, der pasienter og ledsager får forskjellige referansenummer som gir utfordringer ved innsjekk, ev. ombookinger m. m. Vedtak: Regionalt brukerutvalg i Helse Nord RHF ber om at dette spørsmålet sees nærmere på, og at det gis tilbakemelding til RBU. Tromsø, den 18. mai 2016 godkjent av Arne Ketil Hafstad, i etterkant av RBU-møtet, den 18MAI2016 kl Arne Ketil Hafstad RBU-leder side 10

13 Møtedato: 8. juni 2016 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Hilde Rolandsen, Bodø, RBU-sak Plan inkl. planpremisser, rullering av investeringsplanen og midlertidig oppdragsdokument 2017 Saksdokumentene ettersendes. side 11

14 Møtedato: 8. juni 2016 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Tor-Arne Haug, Bodø, RBU-sak Veileder for arbeidet med utviklingsplaner Formål/sammendrag Det vises til foretaksmøte i Helse Nord RHF, den 12. januar 2016 hvor de regionale helseforetakene blant annet fikk følgende oppdrag: Oppdatere overordnede planer for regionen etter at Nasjonal helse- og sykehusplan er behandlet i Stortinget. Utarbeide felles veileder for arbeidet med utviklingsplaner. Dette ble omtalt med følgende tekst (i kursiv) i protokollen fra foretaksmøtet: Om å oppdatere overordnede planer. Det vil være behov for en samlet plan for utvikling av spesialisthelsetjenestetilbudet i hvert av de regionale helseforetakene. En slik regional utviklingsplan må fange opp samlet demografisk utvikling, sykdomsutvikling, fordeling av oppgaver mellom helseforetakene og samlet kapasitetsbehov. Foretaksmøtet la til grunn at de regionale helseforetakene oppdaterer overordnede planer for regionen etter at Nasjonal helse- og sykehusplan er behandlet i Stortinget. Regjeringen legger opp til å legge fram en nasjonal helse- og sykehusplan hvert fjerde år. Foretaksmøtet ba om at de regionale helseforetakene tilpasser planprosessene tilsvarende og har like tidshorisonter for sitt planarbeid. Adm. direktør tilrår at Helse Nord RHF samordner utviklingsplanene for de enkelte HFene, og at oppdatering av utviklingsplanene skal gjennomføres hvert fjerde år. Utviklingsplanene skal ta utgangspunkt i Meld. St. 11 ( ) Nasjonal helse- og sykehusplan ( ) og legge opp planer som samsvarer med denne og vedtakene i Stortinget som behandlet meldingen, den 17. mars For Helse Nord vil det være naturlig å samordne de foretaksvise utviklingsplanene i tilknytning til rullering av plansaken som styret behandler hvert år i juni. Hovedrevisjoner av planene må skje hvert fjerde år, slik at plansyklusen passer med oppdateringene som gjøres i Nasjonal helse- og sykehusplan. Om å utarbeide felles veileder. De regionale helseforetakene skal i fellesskap, og i regi av Sykehusbygg HF, utarbeide en veileder for utviklingsplanarbeidet innen 1. mai Helse- og omsorgsdepartementet vil delta som observatør i arbeidet. Hovedelementet i utviklingsplanen skal være virksomhetsdelen og skal beskrive status for helseforetakets aktivitet og virksomhet. Denne skal gi grunnlag for å beskrive endringer i virksomheten og tallfeste det framtidige aktivitetsnivået og kapasitetsbehovet. Virksomhetsdelen av utviklingsplanen skal vise side 12

15 mulige endringer i oppgavefordeling og sykehusstruktur, aktivitet, kapasitetsbehov, organisering og driftsøkonomi, samt konsekvenser av endringer og alternative løsninger. Veilederen skal sikre forsvarlig utredning og gode lokale prosesser i utviklingsplanarbeidet. Vesentlige endringer skal ikke skje uten forsvarlig utredning av konsekvensene. Det vil også bli satt krav om at utviklingsplanene skal kvalitetssikres av eksterne fagmiljøer. Det er nå utarbeidet en veileder for utviklingsplanarbeidet som skal godkjennes av styrene i de regionale helseforetakene. En foreløpig versjon av Veileder for arbeidet med utviklingsplaner er lagt ved denne saken. Dokumentet er midlertidig, inntil det er behandlet av styrene i de regionale helseforetakene. I protokoll fra foretaksmøte i Helse Nord RHF, den 4. mai 2016 sto det følgende om utviklingsplaner: Foretaksmøtet la til grunn at alle helseforetak skal utarbeide utviklingsplaner i tråd med utviklingsplanen. Arbeidet skal skje i tett dialog med kommunene og andre aktuelle aktører. Utviklingsplanene for de ulike helseforetak må ses samlet og sikre det totale helsetilbudet i regionen. Som ledd i arbeidet med utviklingsplaner skal helseforetakene utarbeide en kommunikasjonsplan. Som oppfølging av Stortingets vedtak ved behandlingen av Nasjonal helse- og sykehusplan presiserte foretaksmøtet følgende føringer for arbeidet med utviklingsplanene: Konklusjonene i scenariene beskrevet i Nasjonal helse- og sykehusplan skal ikke være førende for lokale og regionale utviklingsprosesser. Sykehus som i dag har akuttkirurgisk tilbud, skal fortsatt ha dette når hensynet til pasienten gjør det nødvendig og kvalitet og pasientsikkerhet er ivaretatt. I forbindelse med helseforetakenes arbeid med utviklingsplaner skal de regionale helseforetakene gjennomgå basestrukturen for luftambulanser i Norge. Det skal startes en prosess med å flytte mer av den elektive kirurgien i foretakene til akuttsykehusene, der det ligger til rette for dette, for derigjennom å styrke den generelle kirurgiske kompetansen ved disse sykehusene. Arbeidet med avklaring av akuttfunksjoner skal være gjennomført innen 1. april To av helseforetakene i Helse Nord (Finnmarkssykehuset HF og Helgelandssykehuset HF) har nylig ferdigstilt sine utviklingsplaner, mens Universitetssykehuset Nord-Norge HF er ferdig med den faglige delen og skal ferdigstille den bygningsmessige delen av planen i løpet av Sykehusapotek Nord HF og Nordlandssykehuset HF har ikke utviklingsplan. Det er heller ikke en helhetlig, overordnet utviklingsplan samlet for Helse Nord. Det utarbeides imidlertid hvert år en plansak som inneholder vesentlige punkter fra helseforetakenes utviklingsplaner og de strategier Helse Nord samlet har på ulike områder. Denne saken rulleres årlig. Om utviklingsplaner Alle helseforetakene skal ha utviklingsplaner. Utviklingsplanene må ses som del av de regionale helseforetakenes samlede planansvar. En utviklingsplan er en plan for hvordan et helseforetak vil utvikle sin virksomhet for å møte framtidig behov for helsetjenester. Den er en samlet plan som skal sørge for at underliggende planer støtter opp om et overordnet felles formål. side 13

16 En utviklingsplan skal peke på ønsket utviklingsretning for sykehusene i helseforetaket og hvilke tiltak som er nødvendige for å møte framtidens utfordringer. Formålet er å skape pasientens helsetjeneste gjennom riktig kompetanse, nye arbeidsformer og riktige bygg og utstyr. Utviklingsplanene i helseforetakene må således avspeile de regionale helseforetakenes samlede ansvar for spesialisthelsetjenester i regionen og understøtte «sørge for»- ansvaret. Utviklingsplanen vil typisk ha en planhorisont på år. Økonomisk langtidsplan oppdateres hvert år i Helse Nord i juni, og denne prosessen starter alltid med en vurdering av virksomheten som bør baseres på utviklingsplanen. En nærmere beskrivelse er gitt i vedlagte veileder. Om veilederen for utviklingsplan I veilederen er det gjort rede for: prinsipper som skal legges til grunn for arbeidet med planen risiko og mulighetsanalyser for områder med vesentlige endringer, for eksempel akuttområder planprosessen og kvalitetssikring bruken av utviklingsplanen som grunnlag for tidligfaseplanlegging av sykehusbygg veiledende innholdsfortegnelse for utviklingsplaner med tilhørende stikkord Adm. direktør mener veilederen er enkel, og innholdsfortegnelsen gir god oversikt over arbeidet med utviklingsplaner. Ut over dette vil det for hvert helseforetak være behov for deler av en utviklingsplan som viser særtrekk for dekning av sørge-for-ansvaret gjennom nasjonalt, regionalt og lokalt samarbeid. Adm. direktør vil be alle helseforetakene om å utarbeide og/eller tilpasse eksisterende utviklingsplaner til innholdet i den nye veilederen med utgangspunkt i de delene av protokollen fra foretaksmøte 4. mai 2016 som omhandler utviklingsplanen. Grunnleggende verdier Et godt rammeverk for utviklingsplaner i helseforetakene legger til rette for et helhetlig planverk med bedre gjennomgående kvalitet, og gi styrene større trygghet for at de vesentlige sider ved langsiktig planlegging er godt ivaretatt. Konklusjon Styret i Helse Nord RHF vil i styremøte 15. juni 2016 behandle sak om veileder for arbeidet med utviklingsplaner. Adm. direktør anbefaler å ta i bruk den nye veilederen, og at utviklingsplaner fra helseforetakene samordnes i enda sterkere grad med plansaken som rulleres hvert år i juni og med oppdateringen av Nasjonal helse- og sykehusplan hvert 4. år. side 14

17 Nye og oppdaterte planer skal ferdigstilles innen mai Videre anbefales det at plansaken fra og med plan for som behandles i juni 2017, koordinerer utviklingsplanene fra de fem helseforetakene i vår region. Hovedrevisjon av utviklingsplanene vil deretter skje hvert fjerde år etter oppdatering av nasjonal helseog sykehusplan. Regionalt brukerutvalg i Helse Nord RHF inviteres til å fatte følgende vedtak: 1. Regionalt brukerutvalg i Helse Nord RHF gir sin tilslutning til at Veileder for arbeidet med utviklingsplaner og krav fra foretaksmøte i Helse Nord RHF, den 4. mai 2016 ad. utviklingsplaner, legges til grunn for arbeidet med utviklingsplaner i Helse Nord. 2. RBU ber om at helseforetakene utarbeider utviklingsplan og/eller oppdaterer allerede utarbeidet planverk etter innholdsfortegnelsen i veilederen innen mai RBU er enig i at helseforetakenes utviklingsplaner samordnes og innarbeides i den årlige rulleringen av plansaken i juni, første gang i 2017 og at det gjennomføres en hovedrevisjon av utviklingsplanene hvert fjerde år i etterkant av oppdatert Nasjonal helse- og sykehusplan. 4. RBU forutsetter at arbeidet med utviklingsplanene i helseforetakene skjer i nært samarbeid med brukerutvalgene i helseforetakene. Bodø, den 1. juni 2016 Lars Vorland Adm. direktør Vedlegg: Veileder for arbeidet med utviklingsplaner (foreløpig utgave) Utrykt vedlegg: Protokoll foretaksmøte i Helse Nord RHF 4. mai 2016 (foreløpig utgave) Utrykte vedlegg oversendes etter forespørsel. side 15

18 Veileder for arbeidet med utviklingsplaner 1 side 16

19 I) Om arbeidet med utviklingsplan Hva er en utviklingsplan? En utviklingsplan er en plan for hvordan et helseforetak vil utvikle sin virksomhet for å møte framtidig behov for helsetjenester. Den er en samlet plan som skal sørge for at underliggende planer støtter opp om et overordnet felles formål. En utviklingsplan skal peke på ønsket utviklingsretning for sykehusene i helseforetaket og hvilke tiltak som er nødvendige for å møte framtidens utfordringer. Formålet er å skape pasientens helsetjeneste gjennom riktig kompetanse, nye arbeidsformer og riktige bygg og utstyr. Om «sørge for»-ansvar og lovmessig forankring Alle helseforetakene skal ha utviklingsplaner. Utviklingsplanene må ses som del av de regionale helseforetakenes samlede planansvar. De regionale helseforetakene skal i henhold til spesialisthelsetjenestelovens 2-1a sørge for at personer med bopel eller oppholdssted innen helseregionen tilbys spesialisthelsetjeneste i og utenfor institusjon. De regionale helseforetakenes ansvar innebærer bl.a. en plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten slik at tjenestenes omfang og innhold er i samsvar med krav fastsatt i lov eller forskrift. Helseforetakene er de regionale helseforetakenes viktigste virkemidler for å oppfylle «sørge for»-ansvaret og står for hoveddelen av helsetjenestene. Utviklingsplanene i helseforetakene må således avspeile de regionale helseforetakenes samlede ansvar for spesialisthelsetjenester i regionen og understøtte «sørge for»-ansvaret. Arbeidet med utviklingsplanene i helseforetakene må ta utgangspunkt i de regionale helseforetakenes lovpålagte ansvar, nasjonale og regionale føringer og understøtte en tjenesteutvikling i regionene i tråd med framtidig behov for helsetjenester, god kvalitet og effektiv utnyttelse av samlede ressurser. Utviklingsplanen skal beskrive dagens situasjon, virksomhetens profil sammenlignet med andre helseforetak og hvilke strategiske og overordnede føringer som er gjeldende. Deretter beskrives hvilke trender som åpner for endringer før det gjøres en framskriving. Dette er grunnlaget for å velge utviklingsretning for virksomheten, og for å prioritere nødvendige tiltak. Samhandling, oppgavedeling og sykehus som virker sammen i nettverk er basis for utviklingsplanene. Det overordnede målet er å legge til rette for god og framtidsrettet pasientbehandling og god bruk av ressurser. 2 side 17

20 Utviklingsplanen vil typisk ha en planhorisont på år. Økonomisk langtidsplan oppdateres hvert år, og denne prosessen starter alltid med en vurdering av virksomheten som bør baseres på utviklingsplanen. Langsiktige satsninger som krever investeringer vil innarbeides og prioriteres gjennom økonomisk langtidsplan. Figur 1. Utviklingsplanen baserer seg på nasjonale og regionale føringer og overordnet strategi. Den virker sammen med økonomisk langtidsplan og skal gi samlet utviklingsretning for de viktigste innsatsfaktorene. Målet er god og framtidsrettet pasientbehandling Prinsipper som legges til grunn i arbeidet med utviklingsplan Målet for denne veilederen er å beskrive en prosess som er åpen, involverende og forutsigbar. Om åpenhet Arbeidet skal foregå i åpenhet. Det skal være mulig å følge prosessen for alle som ønsker innsyn. Det betyr for eksempel at mandat, prosjektsammensetning, delutredninger, utkast til utviklingsplan, tidslinje og milepæler med mer skal være tilgjengelig for alle. I praksis forutsetter dette en åpen og oppdatert nettside som er tilgjengelig for alle. Om interessenter og involvering Ved arbeidets oppstart skal det gjøres en interessentanalyse som omfatter både interne og eksterne interessenter. 3 side 18

21 Figur 2. En utviklingsplan vil ha både interne og eksterne interessenter Som hovedregel skal interessentene selv avgjøre om de vil involveres eller informeres. Kommunene skal gjennom eksisterende samarbeidsorgan alltid involveres, ikke bare informeres. Brukermedvirkning og medvirkning fra tillitsvalgte er en selvfølge. Arbeidets omfang tilsier at man bør vurdere å oppnevne to brukerrepresentanter. Involvering betyr for eksempel deltagelse i prosjekt- og/eller styringsgrupper. Det skal vurderes hvordan hver enkelt gruppe av interessenter informeres. Det kan eksempelvis skje gjennom aktive tiltak som informasjonsbrev eller lignende, eller bare passivt via tilgang til nettside. Administrerende direktør i helseforetaket vil være (prosjekt)eier for utviklingsplanen. Om forutsigbarhet Alle interessenter skal kunne forstå hva som skjer, når det skjer og hvor beslutningspunktene er. 4 side 19

22 II) Vesentlige endringer krever risiko- og mulighetsanalyse Framtidens kapasitetsutfordringer må i større grad løses ved at pasientene behandles utenfor sykehus. Det betyr forebygging, nye pasientforløp, innovasjon, bruk av ny teknologi og ikke minst samarbeid i og om helse på tvers av nivåer. Den største risikoen kan være at en ikke gjør endringer. Det betyr at analyse av både risiko og muligheter vil være viktige. Det er et overordnet mål å flytte oppgaver slik at de løses nærmest mulig pasienten, på første tilstrekkelige kompetansenivå (LEON/BEON-prinsippet, ikke løfte oppgaver til høyere grad av spesialisert kompetanse enn nødvendig) og slik at ressursene samlet sett utnyttes best. Rett og tilstrekkelig kompetanse på rett sted vil være en av morgendagens største utfordringer innen helse. Det krever spesiell oppmerksomhet på kompetanseoverføring mellom nivåer og profesjoner. Endringer i samhandling og oppgavedeling krever involvering fra alle berørte parter. Oppgaver kan ikke overføres uten at dette skjer i forståelse mellom avgivende og mottagende part. Risiko- og mulighetsanalyser Det skal gjøres risiko- og mulighetsanalyser av alle vesentlige endringer i oppgaver. Vesentlig kan bety at endringene har betydning for flere enn de som er direkte involverte. Endringer i akuttfunksjoner vil for eksempel alltid være vesentlige. Risikoanalysen må som minimum inneholde en beskrivelse av hva som kan gå galt, sannsynligheten for at det inntreffer og hvilke konsekvenser det kan medføre. Analysen må involvere de som omfattes av tiltaket, for eksempel kan ikke risikoanalysen av endring i akuttfunksjoner gjøres internt i foretaket uten at kommunene med flere er involvert. Mulighetsanalysen skal som minimum beskrive muligheter som oppstår og hvordan disse kan brukes. Spesielt om endring i akuttfunksjoner Alle vesentlige endringer i oppgaver krever risiko- og mulighetsanalyser enten det gjelder planlagt virksomhet eller akuttfunksjoner. Ivaretakelsen av pasienter som trenger øyeblikkelig hjelp, som følge av for eksempel hjerneslag, hjerteinfarkt, akuttpsykiatri, ulykker med flere har betydning for hele helseforetakets utvikling, og utviklingsplanene må gjennomgås når endringer planlegges. Nasjonal helse- og sykehusplan forutsetter at sykehus skal samarbeide i nettverk, også om hvordan man best løser øyeblikkelig hjelp-tilbudet. Dette samarbeidet må involvere berørte kommuner, og hele akuttberedskapen må ses og planlegges i helhet. Det betyr at fastleger, legevakt, distriktspsykiatriske og lokalmedisinske sentre, prehospital kapasitet, utstyr og kompetanse må ses som en helhet og planlegges sammen med sykehusenes akuttfunksjoner. 5 side 20

23 Helseforetaket skal beskrive sykehusene utfra de definisjoner av sykehustyper som er gitt i Nasjonal helse- og sykehusplan. Risiko- og mulighetsanalysen må beskrive både dagens situasjon og de ulike alternative løsninger knyttet til akuttfunksjoner, og må dekke pasientenes, fastlegenes, kommunenes og helseforetakets perspektiv. 6 side 21

24 III) Om planprosessen og kvalitetssikring Arbeidet med utviklingsplan starter med en forberedende fase der man har en formalisert dialog med det regionale helseforetaket knyttet til premisser og føringer. Disse gis gjennom en regional utviklingsplan eller andre styrende dokumenter. En interessentanalyse skal gjøres før arbeidet starter, og revurderes etter at arbeidet har startet slik at man sikrer at alle interessenter er involvert på riktig måte. Det skal være ny formalisert dialog med det regionale helseforetaket underveis, for eksempel når første utkast foreligger eller når særskilte forhold tilsier det. Risiko- og mulighetsanalyse gjøres sammen med dem som endringene involverer. Det skal videre være ny formalisert dialog med det regionale helseforetaket før endelig behandling i helseforetaket. Utviklingsplanen vedtas av helseforetakets styre og godkjennes av det regionale helseforetaket. Figur 3. Arbeidet med utviklingsplan. Kvalitetssikring av utviklingsplaner Hensikten med kvalitetssikring er å sikre at prosessen som beskrives i veilederen er fulgt og at det er sikret tilstrekkelig åpenhet og involvering, samt gjort tilstrekkelige risiko- og mulighetsanalyser. For gjennomføring av kvalitetssikringen foreslås det å etablere en gruppe bestående av regionenes planansvarlige. Ved behov kan ekstern kvalitetssikring benyttes. Videre bruk av utviklingsplanen Etter gjennomførte risiko- og mulighetsanalyser og ferdigstillelse av utviklingsplanen, må helseforetaket vurdere behov for oppretting/justering av mer detaljerte planer innen følgende områder: 7 side 22

25 Organisasjon og ledelse Samhandling og oppgavedeling Kompetanse Teknologi og utstyr Bygg Planlegging av sykehusbygg følger veileder for tidligfaseplanlegging som før (denne er under revisjon). Utviklingsplanen vil danne grunnlag for årlige vurderinger i langtidsbudsjett. Figur 4. Sammenhengen mellom utviklingsplan og tidligfaseplanlegging for sykehusbygg 8 side 23

26 IV) Veiledende format for utviklingsplan Helseforetakenes utviklingsplaner bør gradvis gis en likere form og en harmonisert planhorisont. Under vises et veiledende format for utviklingsplaner. Det presiseres at formatet er anbefalt og ikke obligatorisk. Veiledende innholdsfortegnelse for utviklingsplaner Sammendrag 1. Bakgrunn og historikk (Hvordan kom vi hit?) 1.1 Historikk for helseforetaket Gjennomføring av prosjektet (Slik har vi gjort det) Nåsituasjon (Hvem er vi i dag?) 2.1 Pasientens helsetjeneste brukertilfredshet Pasientbehandling faglig prioritering, pasientsikkerhet, kvalitet og pasientopplæring Oppgavedeling og samhandling Organisering og ledelse Bemanning og kompetanse Forskning og innovasjon Økonomi Teknologi og utstyr Dagens bygg tilstand og muligheter Overordnede strategier og føringer (Hva må vi ta hensyn til?) 4. Utviklingstrekk og framskriving (Hvordan vil trender påvirke oss?) 4.1 Demografi og sykdomsutvikling Endringsfaktorer Kapasitetsberegning Analyse og veivalg (Hvilke muligheter har vi, hvordan velger vi og hva velger vi?) 5.1 Alternative veivalg for helseforetaket Risiko- og mulighetsanalyser Kriterier for valg mellom alternativene Valgt hovedløsning Målbilde, tiltak og organisering for pasientens helsetjeneste (Hvordan vil vi ha det og hva må vi gjøre?) 6.1 Pasientens helsetjeneste - brukertilfredshet Pasientbehandling - faglig prioritering, pasientsikkerhet, kvalitet og pasientopplæring Oppgavedeling og samhandling Bemanning og kompetanse Forskning og innovasjon Økonomi Teknologi og utstyr Bygg... 9 side 24

27 Stikkord til de ulike kapitlene i anbefalt format for utviklingsplan Denne innholdsfortegnelsen og stikkordene er veiledende, ikke obligatoriske eller nødvendigvis komplette. De er ment å gi navigasjonshjelp i det praktiske arbeidet med utviklingsplanen Sammendrag Sammendraget skal være kort (maks to sider), skal kunne leses for seg selv, med hovedtyngde på kapitlene 5 og Bakgrunn og historikk (Hvordan kom vi hit?) 1.1 Historikk for helseforetaket 1.2 Kort om tidligere vesentlige endringer (flytting, nedlegging, funksjonsendringer) Ved revisjon: hva har skjedd siden siste versjon av utviklingsplan Hva er utløsende årsak til ny plan (oppdrag fra RHF, planlagt revisjon eller lignende) Gjennomføring av prosjektet (Slik har vi gjort det) Mandat og organisering Mandat (føringer) Slik ble utviklingsplanarbeidet organisert Interessenter Hvilke interessenter har vært involvert og hvordan Medvirkning og aktiviteter Hvordan har man ivaretatt en åpen og gjennomsiktig prosess der alle som ønsker det har hatt mulighet for å komme til orde/gi innspill? Hvilke aktiviteter og delprosjekter gjennomføres for å involvere/informere 2. Nåsituasjon (Hvem er vi i dag?) Her beskrives nå-situasjonen for helseforetaket, og det gjøres en enkel (ikke omfattende) vurdering og sammenligning med andre helseforetak. Skal bygge på regionale analyser/standardiserte metoder. 2.1 Pasientens helsetjeneste brukertilfredshet Pasientforløp Brukertilfredshet 2.2 Pasientbehandling faglig prioritering, pasientsikkerhet, kvalitet og pasientopplæring Aktivitet, kapasitet og pasientstrømmer faglig prioritering Helseatlas og forbruksrater Kvalitet og pasientsikkerhet Pasientopplæring 2.3 Oppgavedeling og samhandling Innen eget helseforetak Med andre helseforetak Med kommuner og fastleger (hvordan er samhandling/samarbeid organisert, hva har man fått til og hva er utfordringene i dag) Med private (samarbeid med private, både kommersielle og ideelle) Bruk av og samarbeid med avtalespesialister 10 side 25

28 2.4 Organisering og ledelse Dagens organisering Ledelse (struktur) Hva viser medarbeiderundersøkelsene om ledelse og arbeidsmiljø 2.5 Bemanning og kompetanse Analyse baseres på RHF-enes nasjonale bemanningsmodell Utdanning og kompetanseplaner, samarbeid med utdanningsinstitusjoner 2.6 Forskning og innovasjon Strategier og planer innen forskning og innovasjon (kun beskrivelse av type og omfang av aktiviteter, forskningsmessige prioriteringer/profil, satsning på innovasjon) 2.7 Økonomi Dagens økonomiske situasjon (foretaket økonomiske bærekraft og handlingsrom) 2.8 Teknologi og utstyr Status for standardisering og utvikling (grad av plattformlikhet, grad av felles applikasjoner, telemedisin, etc.) innen IKT Pågående arbeid som vil åpne for nye arbeidsformer (internt eller eksternt) Gjennomsnittsalder medisinsk teknisk utstyr, fornyingsplaner, større satsninger Spesielle utfordringer/muligheter 2.9 Dagens bygg tilstand og muligheter Areal Areal og kapasitet i forhold til kjernevirksomhet Tilstandsvurdering Teknisk tilstand Egnethet (egnethet for dagens virksomhet) Tilpasningsdyktighet (fleksibilitet, generalitet og elastisitet) Tomt og eiendomsforhold 3. Overordnede strategier og føringer (Hva må vi ta hensyn til?) Det regionale helseforetaket vil gi forutsetninger for arbeidet og dette vil inkludere nasjonale helse- og sykehusplaner, krav fra foretaksmøtene og regionale prioriteringer og føringer. Det samme gjelder faglig utviklingsretning og regionale kapasitetsberegninger. Her kan det også legges forutsetninger for pasientstrømmer, opptaksområder, kvantifisering av endringsfaktorer (effektivisering, forventet endring i oppgaveoverføring mm), og oppdrag til enkelte foretak (for eksempel om endring i akuttfunksjoner eller andre former for oppgavedeling). Disse føringene vil foreligge før foretakene starter sitt arbeid. 4. Utviklingstrekk og framskriving (Hvordan vil trender påvirke oss?) Hvilke faktorer vil påvirke framtidig aktivitet i spesialisthelsetjenesten? 4.1 Demografi og sykdomsutvikling Befolkningsutvikling (SSB-prognoser) Sykdomsutvikling 11 side 26

29 4.2 Endringsfaktorer 4.3 Effekt av primær og sekundær forebygging, effekt av nye behandlingsmetoder, nye legemidler, ny teknologi i behandling, nye screeningprogram mm Endring i oppgavedeling (internt i helseforetak, mellom helseforetak, mellom offentlige og private sykehus/avtalespesialister og mellom helseforetak og kommunehelsetjeneste) Endring i organisering av tjenestetilbudet (f.eks. fra døgnopphold til dagopphold og polikliniske konsultasjoner, bruk av observasjonsenheter, pasienthotell, etc.) Generell effektivisering, reduksjon i interne ventetider Befolkningens etterspørsel og atferd Organisering og nye arbeidsformer Ny teknologi Andre Kapasitetsberegning Framskriving skal bygge på regionale analyser/standardiserte metoder 5. Analyse og veivalg (Hvilke muligheter har vi, hvordan velger vi og hva velger vi?) Kapitel 5 og 6 må sees i sammenheng. Punktene kan grupperes ulikt, og omtales i ulike rekkefølger. 5.1 Alternative veivalg for helseforetaket Her beskrives de ulike alternativene vedrørende sykehusstruktur og overordnet oppgavedeling 5.2 Risiko- og mulighetsanalyser De alternative veivalgene må vurderes for både risiko og mulighet før man velger 5.2.1Spesielle vurderinger ved endring i øyeblikkelig hjelp-tilbud Organisering og samarbeid med andre foretak og primærhelsetjenesten Aktivitet i aktuelt sykehus inkludert fødetilbud og skadepoliklinikk Bemanning og kompetanse Prehospitale tjenester (organisering, kapasitet, utstyrspark og kompetanse, endringer i transportforutsetninger (nye veier, tunneler, flyplasser), framkommelighet og regularitet (vei, sjø og luft)) 5.3 Kriterier for valg mellom alternativene 5.4 Her beskrives hvilke kriterier helseforetaket har valgt å vektlegge (her er det mulig å definere felles evalueringskriterier som skal gjelde virksomhetsalternativene) Valgt hovedløsning Sykehusstruktur og overordnet oppgavedeling 6. Målbilde, tiltak og organisering for pasientens helsetjeneste (Hvordan vil vi ha det og hva må vi gjøre?) Her beskrives målbildet med tilhørende tiltak, gjerne beskrevet som skisser til prosjektprogrammer eller prosjekter. Tiltak innen alle innsatsområdene skal peke mot formålet som er pasientens helsetjeneste og god pasientbehandling. Målbildet og tiltakene bør ha en kort og en mellomlang tidshorisont (f.eks. 4 og år). Organiseringen av både løpende driftsaktiviteter og tiltak beskrives. 12 side 27

30 6.1 Pasientens helsetjeneste - brukertilfredshet Mål og tiltak for bedre pasientforløp Mål og tiltak for brukertilfredshet 6.2 Pasientbehandling - faglig prioritering, pasientsikkerhet, kvalitet og pasientopplæring Mål og tiltak for bedre pasientsikkerhet, kvalitet og brukeropplæring Faglige prioriteringer Framtidens aktivitet, kapasitet og pasientstrømmer 6.3 Oppgavedeling og samhandling Overordnet målbilde for oppgavedeling er beskrevet i 5.4. Her beskrives eventuelle tiltak for å nå målbildet og hvordan disse tiltakene skal organiseres. Her beskrives målbildet for samhandling mellom ulike enheter, eventuelle tiltak for å nå målbildet og hvordan disse tiltakene skal organiseres. 6.4 Bemanning og kompetanse Hvordan påvirker framtidig aktivitet behovet for bemanning og kompetanse? Hvordan påvirker det behov for kompetanseoverføring og samhandling mellom sykehus i et helseforetak og mellom sykehus og kommunehelsetjeneste? 6.5 Forskning og innovasjon Målbilde, eventuelle tiltak og organisering av driftsaktiviteter og tiltak. 6.6 Økonomi Målbilde, eventuelle tiltak og organisering av driftsaktiviteter og tiltak. 6.7 Teknologi og utstyr Målbilde, eventuelle tiltak og organisering av driftsaktiviteter og tiltak. 6.8 Bygg Målbilde, eventuelle tiltak og organisering av driftsaktiviteter og tiltak. 13 side 28

31 Møtedato: 8. juni 2016 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Hilde Rolandsen, Bodø, RBU-sak Pasienttransport - tiltak for å bedre kvaliteten, oppfølging av styresak /4 Innledning/bakgrunn Styret i Helse Nord RHF behandlet styresak /4 Anskaffelse av pasientreiser landeveistransport område Midt-Troms, oppfølging av styresak , sak A og C i styremøte 24. februar Styret fattet følgende vedtak: Styret i Helse Nord RHF ber adm. direktør om å gi styret tilbakemelding i styremøtet i mai 2016 om tiltak som er iverksatt for å bedre kvaliteten på pasienttransporten. Vedlagt oversendes styresak 52/2016 Orienteringssaker nr. 1 ad. Pasientreiser landeveis i Midt-Troms som behandles av styret i Universitetssykehuset Nord-Norge HF i styremøte, den 1. juni I styresaken gis en orientering om bakgrunnen for saken og iverksatte tiltak. Styret i Helse Nord RHF vil få lagt frem orientering om saken i styremøte, den 15. juni Regionalt brukerutvalg i Helse Nord RHF inviteres til å fatte følgende vedtak: Regionalt brukerutvalg i Helse Nord RHF tar informasjonen om pasienttransporten i Midt-Troms og iverksatte tiltak til orientering. Bodø, den 1. juni 2016 Lars Vorland Adm. direktør Vedlegg: Styresak 52/2016 Orienteringssaker nr. 1 ad. Pasientreiser landeveis i Midt- Troms (styremøte i Universitetssykehuset Nord-Norge HF 1. juni 2016) side 29

32 Sak 52/ Orienteringssak 1 ORIENTERINGSSAK Sak: Til: Fra: Møtedato: Pasientreiser landeveis i Midt-Troms Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge Nord HF (UNN) Tor Ingebrigtsen/ Gøril Bertheussen/ Grethe Andersen/ Bernt Nerberg Sammendrag Etter at nye avtaler for pasientreiser landeveis trådte i kraft var pasienttransporten i Midt-Troms i de påfølgende tre månedene preget av forsinkelser og problemer, samt mange avviksmeldinger fra behandlere andlere og klager fra pasienter grunnet utilstrekkelig kapasitet ble det inngått avtale med ytterligere transportører som løste kapasitetsproblemene og situasjonen ble normalisert. Likevel har en del innkjøringsproblemer vedvart. Det er normalt at det tar lang tid før samspillet mellom alle parter (pasient, behandler, pasientreiser og transportør) fungerer optimalt ved endringer som rokker ved etablert lokal sedvane innenfor pasientreiser når en ny transportør trer inn. Universitetssykehuset Nord-Norge Norge HF (UNN) har høyt fokus på tiltak ak for å redusere avvik knyttet til dette og sikre at tjenesten fungerer tilfredsstillende fremover. Bakgrunn Det vises til tidligere saker i styret i Helse Nord RHF i forbindelse med anskaffelse av pasientreiser landeveis 2015 og utfordringer i Midt-Troms, Midt Troms, samt muntlig orientering i styret i Universitetssykehuset Nord-Norge Norge HF (UNN).. Følgende orienteringssak redegjør for nåsituasjonen i Midt-Troms Troms og tiltak med sikte på å redusere avvik ved tilrettelagt transport i området. Helse Nord RHF er ansvarlig for gjennomføringen av anskaffelse av pasientreiser landeveis, mens UNN er avtalepart i kontrakter for landeveistransport i eget opptaksområde og er ansvarlig for oppfølging pfølging av leverandører som det er inngått kontraktt med. Nye avtaler for pasientreiser landeveis i UNN sitt område trådte i kraft , med unntak av noen få kommuner som utlyses senere. I noen områder i Midt-Troms Troms var kapasiteten etter oppstart ikke tilstrekkelig. Vinneren av anbudskonkurransen var Stein Sørensen Persontransport (SSP), men det hadde ikke lyktes oppdragsgiver å få på plass en andreprioritetsleverandør som dekket det øvrige transportbehovet. I de påfølgende tre månedene var pasienttransporten i disse områdene preget av forsinkelser og problemer grunnet utilstrekkelig kapasitet, samt mange avviksmeldinger fra behandlere og klager fra pasienter. UNN HF 9038 Tromsø Besøksadresse: Sykehusveien Tromsø Kontonr: Org nr: MVA NO Sak 52/ side 2 av 15 Telefon: * Telefaks: Internett: side 30

33 Sak 52/ Orienteringssak 1 Side 2 av 4 UNN satte inn ekstraordinære tiltak i området i perioden juli til oktober 2015 av hensyn til pasientenes transportbehov. Dette inkluderer blant annet innleie av ekstra biler på dagspris, samt at det ble hentet biler fra andre avtaleområder for å skaffe transport til flest mulig pasienter, når kapasiteten lokalt var begrenset ble det inngått andreprioritetsavtale med Troms Taxi AS (TT), som har de fleste lokale drosjene som underleverandører. Etter dette har kapasiteten vært tilstrekkelig, og situasjonen er normalisert. Til tross for dette oppleves det fortsett flere avvik og klager enn det som er vanlig i øvrige områder leverte Troms taxi stevning for Nord-Troms tingrett. Troms taxi saksøker UNN for brudd på avtalen inngått , knyttet til fire ulike forhold, blant annet fordelingen av oppdrag mellom de to leverandørene i Midt-Troms. Hovedforhandling i saken er berammet til siste uken av september Saksutredning Det er etter registrert 14 skriftlige klager fra pasienter knyttet til transporten i området Senja, Finnsnes, Sørreisa, Målselv og Balsfjord. Omfanget har avtatt de siste månedene. I tillegg er det registrert en del henvendelser fra behandlere i området. Pasientreiser registrerer selv løpende avvik i sitt interne system for hendelsesregistrering. I gjeldende periode er om lag 14 % av disse knyttet til det aktuelle området. Det er omtrent på gjennomsnittet for de øvrige områdene. Disse hendelsene fordeler seg som følger: Om lag 1/4 av hendelsene er knyttet til klager eller avvik hos de to transportørene. Det dreier seg eksempelvis om forsinket transport, pasient ikke hentet som avtalt eller klage på sjåfør. Over 1/3 er saker hvor det er gjort feil av behandler. Dette kan være at det er angitt feil behandlingstidspunkt, feil leveringssted, spesielle behov eller behov for ledsager er ikke oppgitt mv. En god del er feil som må tilskrives pasient selv eller ledsager. Eksempler er at pasient/ledsager ikke er klar som avtalt eller har med ledsager som ikke er avtalt, samt at pasient avslår reisen utfra transportmidlet eller transportøren som tildeles. Til slutt er en del knyttet til pasientreisekontorets håndtering eller svakheter ved kommunikasjon mellom systemene. Herunder hører misforståelser ved intern kommunikasjon, så vel som i kommunikasjon med de andre aktørene i kjeden. I tillegg til dette mottar pasientreiser på UNN daglig avviksmeldinger fra Troms Taxi for dette området, som blir undersøkt og besvart etter beste evne. Dette er ikke normal prosedyre for våre transportører, og fra de andre avtalepartene til sammen mottar vi kun en håndfull slike henvendelser i året. Mange av disse er grunnløse og fremstår som et ledd i leverandørens pågående rettsprosess mot UNN. Troms taxi tar på seg rollen som kontrollør, som naturlig ligger til UNN som ansvarlig for tjenesten. Blant annet meldes det om forsinkelser som i realiteten er innenfor normal ventetid for pasienten i henhold til Helse Nords reisepolicy. UNN HF 9038 Tromsø Besøksadresse: Sykehusveien Tromsø Kontonr: Org nr: MVA NO Sak 52/ side 3 av 15 Telefon: * Telefaks: Internett: side 31

34 Sak 52/ Orienteringssak 1 Side 3 av 4 I områder hvor det er to leverandører med ulik prioritet, skal førsteprioritetsleverandør videreformidle oppdrag de selv ikke har kapasitet til å håndtere til leverandør med andreprioritetsavtale. Innenfor åpningstid går dette i hovedsak via pasientreisekontoret, ettersom pasientreiser har oversikt over alle transportene i området og kan finne den mest hensiktsmessige løsning. Denne ordningen er krevende å administrere. Det er mange manuelle prosesser knyttet til dette, i tillegg til omfattende teknisk oppsett av systemene som utveksler trafikkinformasjon mellom bestiller (UNN) og leverandør. Vi har opplevd en del problemer som i noen tilfeller har ført til forsinkelser for pasientene, og i enkelte tilfeller at de har mistet oppsatt time. Dette er imidlertid unntaksvis. Etter oppgjørskontroll er det funnet et antall avvik i faktureringen fra begge leverandørene. Dette blir fulgt opp med krav om tilbakebetaling og endring, der det har vært feil praksis. Tiltak iverksatt Det jobbes med interne forbedringsprosesser hos pasientreiser ved UNN. Dette gjelder både i forhold til justeringer av systemteknisk art og i rutinene for samhandling og transportplanlegging. Arbeid med detaljerte rutiner for transporten i hvert enkelt avtaleområde er igangsatt med bakgrunn i utfordringene som har oppstått etter overgangen til to transportører i området. Målet er å gjøre reguleringen av forholdet mellom de to transportørene klarere. Leverandøroppfølging, herunder oppgjørskontroll, for å sikre at leveransene er i henhold til avtale er prioritert med hovedfokus på området Midt-Troms. Informasjon til, og møter med, behandlerne i Midt-Troms er det viktigste enkelttiltaket. Det er gjennom behandlerne som rekvirerer transport at pasientreiser best når ut med informasjon til pasientene. Det er avgjørende at behandlerne har en korrekt forståelse av regelverk, rutiner og transporttilbudet. Pasientreiser har vært ute hos behandlerne i Midt-Troms både i juli 2015 og januar En ny besøksrunde i Midt-Troms er planlagt primo juni Fokus da vil være informasjon om rutiner, kvaliteten på transporttilbudet og spesielt ivaretakelse av pasienter med spesielle behov. Vurdering I hovedsak fungerer transporten i området bra. Utfordringene er per i dag først og fremst knyttet til samhandlingen mellom de to transportørene i området og pasientreisekontoret. Problemer rundt dette har ført til enkelte forsinkelser for pasientene. Etter flere tiår med samme leverandør og uten endringer i tilbudet for tilrettelagt transport har det etablert seg en del lokale sedvaner som skaper utfordringer rundt pasientenes forventninger til tjenesten og misforståelser i forhold til rettigheter og regelverk. Dette er en vesentlig hindring for et velfungerende tilbud. Så lenge pasientene har en forventning til tjenesten som ikke er realistisk, eller som ikke har grunnlag i hverken syketransportforskriften eller Helse Nords reisepolicy, er det vanskelig å unngå misforståelse og klager. I denne sammenheng er kommunikasjonen mellom rekvirent og pasient helt avgjørende, da det er der transportbehovet avklares. UNN HF 9038 Tromsø Besøksadresse: Sykehusveien Tromsø Kontonr: Org nr: MVA NO Sak 52/ side 4 av 15 Telefon: * Telefaks: Internett: side 32