System for tildeling og oppfølging av spillemidler i Akershus fylkeskommune

Transkript

1 Rapport 11/2015 System for tildeling og oppfølging av spillemidler i Akershus fylkeskommune Akershus og Østfold fylkesrevisjon

2 INNHOLDSFORTEGNELSE SAMMENDRAG INNLEDNING BAKGRUNN FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER REVISJONSKRITERIER / REVISJONSKILDER METODE / INFORMASJONS- INNSAMLING AVGRENSNINGER HØRING SYSTEM FOR TILDELING OG OPPFØLGING AV SPILLEMIDLER TIL ORDINÆRE ANLEGG OG NÆRMILJØANLEGG REVISJONSKILDER OG UTLEDNING AV REVISJONSKRITERIER Bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet 2015 (V-0372 B) KUDs rundskriv V Øvrige bestemmelser som gjelder ordinære anlegg Sektorplan for idrett friluftsliv og fysisk aktivitet i Akershus Evaluering av sektorplan om anlegg for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet i Akershus Nærmiljøanlegg Fylkeskommunens rapportering av tildelinger, utbetalinger og innestående spillemidler per Revisjonskriterier FAKTABESKRIVELSE SØKNADS- PROSESS OG TILDELING Tilskudd av spillemidler til ordinære anlegg og nær- miljøanlegg i Akershus fylkeskommune Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse - Sak 35/15 - «Fordeling av spillemidler til anlegg for idrett og fysisk aktivitet for 2015» Revisjonens undersøkelse av søknadsprosessen for Revisjonens vurdering FAKTABESKRIVELSE REGNSKAP OG KONTROLL Sak 22/13 - Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse -«Fordeling av spillemidlenes overskudd for 2012 til anlegg for idrett og fysisk aktivitet for tildelingsåret 2013» Revisjonens undersøkelse av tilskuddsmottakeres levering av revidert sluttregnskap for spillemidler Revisoruttalelse vedrørende tildeling av spillemidler til idrettsanlegg i Akershus fylkeskommune Sak 21/15 i Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folke- helse - «Fordeling av inndratte spillemidler og rentemidler for 2014» Revisjonens avstemming av innestående midler til idretts-anlegg per Revisjonens vurdering KONKLUSJON SYSTEM FOR TILDELING OG OPPFØLGING AV SPILLEMIDLER TIL KULTURARENAER I AKERSHUS DESENTRALISERT ORDNING FOR TILSKUDD TIL KULTURBYGG Retningslinjer for desentralisert ordning for tilskudd til kultur-bygg Retningslinjer for spillemidler til kulturarenaer i Akershus Fylkeskommunens rapportering av tildelinger, utbetalinger og innestående spillemidler per Revisjonskriterier FAKTABESKRIVELSE SØKNADS- PROSESS OG TILDELING Tilskudd av spillemidler til kulturarenaer i Akershus Sak 36/15 i Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse -«Fordeling av spillemidler til kulturarenaer for 2015» Revisjonens undersøkelse av søknadsprosessen for Revisjonens vurderinger Akershus og Østfold fylkesrevisjon

3 3.3. FAKTABESKRIVELSE - REGNSKAP OG RAPPORTERING Sak 37/13 i Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse Fordeling av spillemidler til kulturarenaer i Akershus for Revisjonens undersøkelse av tilskuddsmottakernes levering av revidert sluttregnskap for spillemidler til kulturarenaer for Revisoruttalelse vedrørende tildeling av spillemidler til kulturbygg i Akershus fylkeskommune for Revisjonens vurderinger KONKLUSJON VEDLEGG: FYLKESRÅDMANNENS HØRINGSSVAR BREV AV Akershus og Østfold fylkesrevisjon 3

4 Sammendrag Fylkesrevisjonen har gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjektet «System for tildeling og oppfølging av spillemidler i Akershus fylkeskommune». Prosjektet er avgrenset til en gjennomgang av søknadsprosessen for spillemidler for tildelingsåret Revisjonen har valgt å gjennomgå søknadsprosessen for 2015 fordi dette er seneste års tildeling av spillemidler. Revisjonen har undersøkt om det foreligger tilstrekkelig dokumentasjon i søknadsprosessen og om departementets bestemmelser og fylkeskommunens kriterier for tildeling av spillemidler er ivaretatt. Revisjonen har også foretatt en oppfølging av utbetaling av spillemidler (tilsagn) for søknadsåret Revisjonen har gjennomgått søknader/tilsagn om spillemidler for 2013 for å kunne følge hele prosessen frem til innlevering av sluttregnskap og revisjonsuttalelse. Formålet med prosjektet har vært å undersøke hvorvidt fylkeskommunen følger opp bruken av spillemidler. Hovedproblemstillingen som er besvart i prosjektet er: Har fylkesrådmannen et godt nok system for tildeling og oppfølging av spillemidler? Følgende delproblemstillinger er besvart i prosjektet: Foreligger det tilstrekkelig dokumentasjon i søknadsprosessen? Er tildeling av spillemidler i tråd med Kulturdepartementets (KUDs) bestemmelser og fylkeskommunens føringer i sektorplanen? Blir kravene om at tilskuddsmottakerne skal oversende revidert sluttregnskap og regnskap for anlegget til fylkeskommunen overholdt? Rapporterer fylkeskommunen til departementet tildelinger, utbetalinger og innestående spillemidler pr 31.12? For å besvare ovennevnte problemstillinger har revisjonen gjennomgått vedtak om fordeling av spillemidler for årene 2013 og Det er innhentet informasjon vedrørende søknader om spillemidler ved tilgang og søk i departementets saksbehandlersystem kkd-idrettsanlegg.no. Denne databasen inneholder alle søknader og andre dokumenter/vedlegg i søknadsprosessen. I tillegg er informasjon knyttet til revidert sluttregnskap og bruk av spillemidler innhentet fra fylkeskommunens saksbehandler- og arkivsystem ephorte. Revisjonen har sett på dokumentasjon i tilknytning til søknadsprosessen og fram til sluttføring/ferdigstillelse av anleggene. System for tildeling og oppfølging av spillemidler til ordinære anlegg, nærmiljøanlegg og friluftsliv er beskrevet i kapittel 2. Når det gjelder ordningen for tilskudd til kulturbygg, er denne omtalt for seg i kapittel 3. Delproblemstillingene er besvart for hver av ordningene. I kapittel 2 og 3 blir det gitt en beskrivelse av bestemmelser om tilskudd, retningslinjer, politiske vedtak og fastsatte revisjonskriterier på området. «Sektorplan for idrett og friluftsliv og fysisk aktivitet i Akershus » og evaluering av sektorplanen er beskrevet i kapittel 2. Nedenfor følger en oppsummering av revisjonens konklusjoner i kapittel 2.4 og 3.4. Ordinære anlegg og nærmiljøanlegg Revisjonens mener at fylkesrådmannen gjennomfører og dokumenterer søknadsprosessen for spillemidler på en god måte og i tråd med bestemmelsene om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet. Spillemidler til idrettsanlegg tildeles i tråd med de føringer som er fastsatt i fylkeskommunens sektorplan om anlegg for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet og i samsvar med politiske vedtak. Administrasjonen følger opp at revidert sluttregnskap blir levert og arkivert i ephorte. Administrasjonen har sendt brev/varsel om inndragning av spillemidler ved manglende levering innen tilsagnsperioden. Akershus og Østfold fylkesrevisjon 4

5 I følge bestemmelsene om tilskudd til spillemidler skal fylkeskommunen sende departementet en oversikt over tildelinger, utbetalinger og innestående spillemidler per Fylkesrådmannen har utarbeidet en slik oversikt i tråd med bestemmelsene. Revisjonen konkluderer med at fylkesrådmannen har tilrettelagt for gode administrative rutiner og et godt system for tildeling og oppfølging av spillemidler til anlegg for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet. Kulturarenaer Revisjonens mener at fylkesrådmannen gjennomfører og dokumenterer søknadsprosessen for spillemidler til kulturarenaer for 2015 på en god måte og i tråd med departementets og fylkeskommunens retningslinjer. Tildeling av spillemidler til kulturbygg er i samsvar med politisk sak vedrørende årlig tildeling av spillemidler til kulturarenaer. Administrasjonen følger opp at revidert sluttregnskap blir levert og arkivert i ephorte. Administrasjonen sender brev/varsel om inndragning av spillemidler ved manglende levering innen tilsagnsperioden. I følge retningslinjene skal fylkeskommunen sende departementet en oversikt over innestående spillemidler til kulturbygg per Fylkesrådmannen har utarbeidet en slik oversikt i tråd med retningslinjene. Revisjonen konkluderer med at fylkesrådmannen har tilrettelagt for gode administrative rutiner og et godt system for tildeling og oppfølging av spillemidler til kulturbygg. Akershus og Østfold fylkesrevisjon 5

6 1. Innledning 1.1. Bakgrunn Forvaltningsrevisjonsprosjektet «System for tildeling og oppfølging av spillemidler i Akershus fylkeskommune» er gjennomført i henhold til kontrollutvalgets bestillinger av forvaltningsrevisjoner for Prosjektet inngår i Plan for forvaltningsrevisjon for Akershus fylkeskommune. Gjennom overskuddet fra Norsk Tipping fordeler fylkeskommunen statlige spillemidler til anlegg for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet og til kulturhus etter søknader fra kommuner, lag og foreninger. Midlene brukes til anleggsutvikling og tilrettelegging av kulturelle og sosiale arenaer. Spillemidler til anlegg for idrett og fysisk aktivitet er hjemlet i lov om pengespill mv. (pengespilloven) av 28. august 1992 nr. 103 med senere endringer. Det kan søkes om spillemidler til: Tilskudd til ordinære anlegg for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet. Tilskudd til nærmiljøanlegg Tilskudd til kulturbygg 1 Spillemidler til mindre kostnadskrevende nærmiljøanlegg (MKN) ble avviklet i Siste frist for å søke om slike midler var 1. april Informasjon om tilskuddsordningene ligger ute på Søknad skal sendes inn digitalt gjennom søkeportalen For 2015 tildelte Akershus fylkeskommune totalt 101,2 mill. kroner i spillemidler til idrettsanlegg (både ordinære idrettsanlegg og nærmiljøanlegg). Midlene ble fordelt på 68 ordinære anlegg og 31 nærmiljøanlegg. Av årets samlede tildeling ble det gitt tildeling til 16 anlegg for friluftsliv med totalt ,- kroner. I tillegg fikk 14 nærmiljøanlegg og 18 ordinære anlegg tildelingen gjennom renter og inndratte 1 Fylkeskommunen bruker «kulturarenaer» i sine retningslinjer. midler i sak 21/15 i Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse (HoU-KFF). Fylkeskommunen tildelte også ,- kroner, inklusiv rentemidler og ordinære midler, til kulturarenaer i 2015 i sak 36/15 i HoU-KFF. Søknader om spillemidler fremmes gjennom egen søknadsportal gjennom den enkelte kommune som er satt til å håndtere spillemidler til ovennevnte anlegg Formål og problemstillinger Hensikten med prosjektet vil være å undersøke hvorvidt fylkeskommunen følger opp bruken av spillemidler. Hovedproblemstillingen som er besvart i prosjektet er: Har fylkesrådmannen et godt nok system for tildeling og oppfølging av spillemidler? Følgende delproblemstillinger er besvart i prosjektet: Foreligger det tilstrekkelig dokumentasjon i søknadsprosessen? Er tildeling av spillemidler i tråd med Kulturdepartementets (KUDs) bestemmelser og fylkeskommunens føringer i sektorplanen? Blir kravene om at tilskuddsmottakerne skal oversende revidert sluttregnskap og regnskap for anlegget til fylkeskommunen overholdt? Rapporterer fylkeskommunen til departementet tildelinger, utbetalinger og innestående spillemidler per 31.12? 1.3. Revisjonskriterier / revisjonskilder Revisjonskriterier (jf kap.1.4) er de krav og forventninger som brukes i den enkelte Akershus og Østfold fylkesrevisjon 6

7 forvaltningsrevisjon for å vurdere den reviderte virksomheten/objektet. Revisjonskriteriene i denne undersøkelsen er utledet fra følgende kilder: Bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet KUD 2 Retningslinjer for forvaltning av desentralisert ordning for tilskudd til kulturbygg 3 Sektorplan om anlegg for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet i Akershus Retningslinjer for spillemidler til kulturarenaer i Akershus Revisjonskildene og revisjonskriterier som er hentet fra disse er nærmere beskrevet i kapittel 2 og Metode / informasjonsinnsamling Formålet med en forvaltningsrevisjon er å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra fylkestingets vedtak og forutsetninger. Denne rapporten er utarbeidet i samsvar med RSK Standard for forvaltningsrevisjon 4. Fremgangsmåten som følges ved gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekter, kan illustreres av følgende modell: 2 Rundskriv V-0967 av vedrørende orientering om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet Fastsatt av Kulturdepartementet og gjelder fra 1. januar RSK 001 er fastsatt av Norges Kommunerevisorforbunds styre 1. februar 2011 og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk for forvaltningsrevisjonsprosjekter med oppstart etter samme dato. Standarden bygger på norsk regelverk og inter-nasjonale prinsipper og standarder som er fastsatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute og Internal Auditors (IIA). Informasjon om regelverket og kjennskap til dette er innhentet ved møter og korrespondanse (e-post) med ansatte i sentraladministrasjonen. Revisjonen har gjennomført oppstartmøte med administrasjonen Referat fra møtet er verifisert. Revisjonen har også gjennomført et høringsmøte med administrasjonen i forbindelse med rapportutkastet. Aktuelle politiske saker er gjennomgått. Det er innhentet informasjon vedrørende søknader om spillemidler ved tilgang og søk i departementets saksbehandlersystem kkd-idrettsanlegg.no. Denne databasen inneholder alle søknader og andre dokumenter/vedlegg i søknadsprosessen. I tillegg er informasjon knyttet til revidert sluttregnskap og bruk av spillemidler innhentet fra fylkeskommunens saksbehandler- og arkivsystem ephorte. Revisjonen har sett på dokumentasjon i tilknytning til søknadsprosessen og fram til sluttføring/ferdigstillelse av anleggene. Ordningen for tilskudd til anlegg for idrett, fysisk aktivitet og friluftsliv er beskrevet i kapittel 2, mens ordningen for tilskudd til kulturbygg, er omtalt for seg i kapittel 3. Delproblemstillingene er besvart for hver av ordningene. Innledningsvis under kapittel 2 og 3 blir det gitt en beskrivelse av regelverket på området med utledning av revisjonskriterier. Delproblemstillingene om søknadsprosessen og tildelingen er beskrevet sammen under faktadelen i kapitlene 2 og 3. Tilsvarende er Akershus og Østfold fylkesrevisjon 7

8 delproblemstillingene om krav til oversendelse av regnskap og regnskapsføring beskrevet sammen Avgrensninger Prosjektet er avgrenset til en gjennomgang av søknadsprosessen for spillemidler for tildelingsåret Revisjonen har valgt å gjennomgå søknadsprosessen for 2015 fordi dette er seneste års tildeling av spillemidler. Revisjonen har undersøkt om det foreligger tilstrekkelig dokumentasjon i søknadsprosessen og om departementets bestemmelser og fylkeskommunens kriterier for tildeling av spillemidler er ivaretatt. Revisjonen har også foretatt en oppfølging av utbetaling av spillemidler (tilsagn) for søknadsåret Revisjonen har gjennomgått søknader/tilsagn om spillemidler for 2013 for å kunne følge hele prosessen frem til innlevering av sluttregnskap og revisjonsuttalelse Høring Fylkesrådmannen har hatt et rapportutkast til høring. Høringssvaret fra fylkesrådmannen er mottatt i brev av Høringssvaret ligger som vedlegg til rapporten. Akershus og Østfold fylkesrevisjon 8

9 2. System for tildeling og oppfølging av spillemidler til ordinære anlegg og nærmiljøanlegg Revisjonen viser til punkt 1.2 og beskrivelse av problemstilling og spørsmål som vil bli besvart i prosjektet. I dette kapitlet har revisjonen undersøkt følgende spørsmål vedrørende system for tildeling og oppfølging av spillemidler til ordinære anlegg og nærmiljøanlegg. Foreligger det tilstrekkelig dokumentasjon i søknadsprosessen? Er tildeling av spillemidler til idrettsanlegg i tråd med KUDs bestemmelser og fylkeskommunens føringer? Blir kravene om at tilskuddsmottakerne skal oversende revidert sluttregnskap og regnskap for anlegget til fylkeskommunen overholdt? Rapporterer fylkeskommunen til departementet tildelinger, utbetalinger og innestående spillemidler pr 31.12? De to første spørsmålene er beskrevet og besvart under kapittel 2.2, mens de to siste er omtalt og besvart i kapittel Revisjonskilder og utledning av revisjonskriterier Nedenfor følger en kort beskrivelse og utdrag av bestemmelser og retningslinjer som ligger til grunn for tildeling av spillemidler til ordinære anlegg og nærmiljøanlegg. Med hensyn til fullstendig innhold i bestemmelsene fra Kulturdepartementet (punkt 2.1.1) og Sektorplan for for idrett friluftsliv og fysisk aktivitet i Akershus (pkt ) viser revisjonen til disse Bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet 2015 (V-0372 B) Med hjemmel i kgl.res. av 3. april 1987 bemyndiget Kultur- og vitenskapsdepartementet (nå Kulturdepartementet, heretter nevnt departementet) fylkeskommunen til å foreta fordelingen av de spillemidler som hvert år stilles til disposisjon for bygging av anlegg for idrett og fysisk aktivitet. Det Kongelige Kulturdepartementets rundskriv av til kommuner og fylkeskommuner inneholder en «Orientering om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet 2015.» Rundskrivet inneholder blant annet henvisning til bestemmelser, søknadsprosedyre, krav til søker, forutsetninger for tilskudd, krav til regnskap og frister for søknader som sendes inn elektronisk via nettstedet Videre fremgår det av rundskrivet at alle bestemmelser om tilskudd av spillemidlene til anlegg for idrett og fysisk aktivitet i 2015 er inntatt i heftet «Bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet 2014 (V-0732 B).» Utdrag fra bestemmelsene «Med hjemmel i kgl. Res. Av 3. april 1987 bemyndiget Kultur- og vitenskapsdepartementet (nå Kulturdepartementet), fylkeskommunene til å foreta fordelingen av de spillemidler som hvert år stilles til disposisjon for bygging av anlegg for idrett og fysisk aktivitet (post 1.1 «Idrettsanlegg i kommunene» på hovedfordelingen av spillemidler til idrettsformål.) Formålet med bestemmelsene er å sikre at spillemidlene kommer idrettsanlegg og dermed idrettslige formål til gode. Departementet har fastsatt særskilte krav til prosedyre og behandling av søknadene. Mottaker av spillemidler forplikter seg til enhver tid å holde seg orientert om gjeldende bestemmelser.» I tilknytning til ordningen gir departementet årlig slike rundskriv. Akershus og Østfold fylkesrevisjon 9

10 KUDs rundskriv V-0967 Det fremgår av KUDs rundskriv (kap. 2) at alle bestemmelser om tilskudd av spillemidler til anlegg for idrett og fysisk aktivitet i 2015 er inntatt i heftet «Bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet 2014 (V-0732 B).» Rundskrivet beskriver blant annet søknadsprosedyre, krav til søker, forutsetninger for tilskudd, krav til regnskap og frister for søknader. Nedenfor følger et utdrag av rundskrivets beskrivelse av søknadsprosedyre og tidsfrister: Kommunen fastsetter egen søknadsfrist. Kommunen skal oversende søknadene elektronisk til fylkeskommunen innen 15. januar Samtidig skal fylkeskommunen ha mottatt brev med kommunens prioritering. Fylkeskommunen skal sende oversikt over søknader til departementet innen 15. mars Fylkesvis fordeling av beløp meddeles fra departementet til fylkeskommunen normalt innen 1. mai I juni fordeles spillemidlene i AFK gjennom politisk sak til behandling i hovedutvalget for kultur, frivillighet og folkehelse. Fylkeskommunen fordeler beløp på den enkelte søker, og sender melding til departementet med saksframlegg og vedtak innen 15. juli Øvrige bestemmelser som gjelder ordinære anlegg Med ordinære anlegg (V-0732 B) menes anlegg for organisert idrett og fysisk aktivitet samt egenorganisert fysisk aktivitet. Nedenfor følger utdrag av noen sentrale bestemmelser i kapittel 2 i V-0732 vedrørende tilskudd til ordinære anlegg, herunder krav til vedlegg av dokumentasjon: Vilkår og krav i søknad Det er et vilkår for å søke om spillemidler at anlegget er en del av vedtatt kommunal plan som omfatter idrett og fysisk aktivitet. Dette gjelder også om idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning. Det er et krav at idrettsanlegg skal være tilgjengelig for personell med nedsatt funksjonsevne både som utøver, publikum, trenere, dommere og arrangementsteknisk personell. Idrettsfunksjonelle forhåndsgodkjente planer/tegninger for anlegget skal følge søknaden. Kostnadsoverslaget skal være satt opp på en slik måte at det lar seg kontrollere. Finansieringsplanen i søknadsskjemaet skal redegjøre for og dokumentere finansiering av anleggets samlede kostnader. Dokumentasjon av egenkapital, kommunale- eller fylkeskommunale tilskudd og garantier, private tilskudd/gaver, dugnadsarbeid og verdien av dette samt lån og lånevilkår. Planen skal redegjøre for planlagt drift og bruk av anlegget, herunder et minimum av opplysninger om forvaltning, driftsbudsjett/-finansutgifter og plan for vedlikehold. Krav til regnskap og kontroll Alle tilskuddsmottakere / anleggseier plikter å føre regnskap i tråd med de retningslinjer som er fastsatt av departementet. Det skal foreligge bilag over alle utbetalinger og innbetalinger. Kommunen skal, så snart anlegget er ferdig, foreta ferdigbefaring. Kommunen skal attestere at anlegget er fullført i samsvar med godkjente planer. Det skal gjøres Akershus og Østfold fylkesrevisjon 10

11 før regnskap legges fram for revisor. Regnskapet skal gjennomgås av kommunens revisor og revisorattestasjon skal vedlegges regnskapet. Sammen med regnskapet skal det følge et utfylt regnskapsskjema. Kontroll av regnskap for anlegg med tilskudd inntil kr kan utføres av annen revisor, for eksempel organisasjonens valgte revisor. Revisorattestert anleggsregnskap er også grunnlag for å søke om kompensasjon av merverdiavgift ved bygging av idrettsanlegg. Fylkeskommunen skal sende inn en oversikt innen 1. april 2015 over tildelinger, utbetalinger og innestående spillemidler Sektorplan for idrett friluftsliv og fysisk aktivitet i Akershus Fra og med 1994 har det vært et krav om en fylkeskommunal plan for prioritering av midler til anlegg som mottar spillemidler. Det kan enten være en egen sektorplan, eller en regionalplan etter plan og bygningsloven. 5 Sektorplan om anlegg for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet ble vedtatt av fylkestinget Planen skulle gjelde for perioden Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse vedtok i møte under sak 46/13 at Sektorplanen om anlegg for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet prolongeres og er gyldig til ny regional plan om fysisk aktivitet, idrett og friluftsliv vedtas. Det arbeides nå med en ny regional plan for fysisk aktivitet, idrett og friluftsliv i Akershus for Sektorplanen trekker opp målsettinger og strategier om anleggsutviklingen i fylket og fordeling av spillemidler til kommunene. Videre inneholder planen prinsipper og 5 Utdrag fra internt notat om «Evaluering av Sektorplan om anlegg for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet i Akershus retningslinjer for fordeling av spillemidler til kommunene. Sektorplanens fireårige handlingsprogram gir en oversikt over hvilke store anlegg som kan søke om spillemidler for planperioden. Handlingsprogrammet omfatter de store anleggstypene med godkjent søknadssum på 2 millioner kroner eller mer som skal vurderes for tilsagn om spillemidler. Fylkeskommunens føringer til handlingsprogrammet fremgår av kapittel 6 i planen. Sektorplanens vedtatte føringer samt «Bestemmelser om spillemidler (V-0732), er bestemmende for fordeling av spillemidler. Sektorplanens føringer er som følger: - «Kommunal prioritering skal vektlegges og det er en hovedregel at kommunene skal få sin første prioritet innvilget. I tillegg vil faktorer som anleggsdekning, befolkning- og aktivitetsutvikling sett i sammenheng med de tidligere nevnte mål og strategier i dette dokumentet bli vurdert. - Anlegg for friluftsliv vil bli prioritert ved at det årlig settes av 10% av fylkets tildelte ramme innen ordinære anlegg. Det forutsettes at det foreligger tilstrekkelig antall godkjente søknader. Hvis ikke fordeles midlene til andre formål / søknader. - Mangel på motorsportanlegg for ungdom gjør at disse vil bli prioritert. - Regionale samarbeidsprosjekter om større anlegg vil bli prioritert. - Anleggsprosjekter knyttet til skoleutbygging vil under ellers like forhold bli prioritert. - Det er mangel på svømmeanlegg i store deler av fylket, og slike anlegg vil prioriteres. - Det er ønskelig at det bygges flere flerbrukshaller i størrelse 23 x 44 meter. Disse vil bli prioritert foran mindre haller dersom det ikke foreligger gode behovsvurderinger for de mindre hallene. - Det legges vekt på universell utforming og gode miljømessige Akershus og Østfold fylkesrevisjon 11

12 løsninger ved vurdering av søknadene. For øvrig viser revisjonen til sektorplanen med hensyn til øvrig innhold. blant annet å formulere tiltak som ikke bare angår bruken av økonomiske virkemidler til anleggsutbygging, men for eksempel aktivitetstilbud." Evaluering av sektorplan om anlegg for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet i Akershus Fylkesrådmannens analysestab har i internt notat av til styringsgruppen for planprogrammet for regional plan for fysisk aktivitet, idrett og friluftsliv utarbeidet et internt notat «Evaluering av sektorplan om anlegg for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet i Akershus Det fremgår av notatet at målet med evalueringen er å lære hva som kan forbedres i kommende plan. Videre fremgår det at hensikten med evalueringen av sektorplanen for planperioden er å vurdere: I hvilken grad målene i planen er oppnådd I hvilken grad planen har fungert som et effektivt styringsverktøy for fordeling av spillemidler til ulike anlegg Om fylkeskommunen faktisk har klart å gjennomføre planens intensjoner Revisjonen viser til rapportens anbefalinger for det videre arbeid og gjengir følgende utdrag: «Det anbefales at det arbeides videre med veiledning av kommunene og organisasjonene med sikte på at innmeldte prosjekter er basert på økonomisk realistiske planer og grundige budsjetter for framtidig drift av anleggene. Det bør også gjøres et arbeid for å kartlegge om det er realistisk å få relevante idrettsorganisasjoner til å stå bak søknader om spillemidler til større regionale anlegg i samarbeid med kommuner. I tillegg anbefales det at man i arbeidet med en ny regional plan vier stor oppmerksomhet til målstrukturen. Mål, strategier og/eller føringer og handlingsprogram (tiltak) kan knyttes tettere sammen. Man bør heller ikke ha innbyrdes mål- og strategikonflikter. En utfordring blir Nærmiljøanlegg Med nærmiljøanlegg (V-0732 B) menes anlegg eller område for egenorganisert fysisk aktivitet, hovedsakelig beliggende i tilknytning til bo- og/eller oppholdsområder. Med nærmiljøanlegg menes kun utendørsanlegg. Anleggstyper som er tilskuddsberettiget fremgår av punkt i bestemmelsene. Som eksempel på anleggstyper nevnes: - flerbruksområder, inntil 2400 m², med underlag tilrettelagt for f.eks ballspill, hopp, løp, kast og turnaktiviteter - skateboard/rullebrettbane/inline hockey - tursti/turløype lengre enn 500 m - utendørs klatrevegg/buldrevegg/bmx/ offroad/trick/ferdighetsløype - kunstisflate - nærmiljøkart - skøyteaktiviteter - mindre golfanlegg Bestemmelser som gjelder nærmiljøanlegg Det fremgår av bestemmelsene i kapittel 3 i V-0732 vedrørende tilskudd til nærmiljøanlegg at der ikke annet er bestemt, gjelder de generelle vilkårene for tildeling av spillemidler til ordinære anlegg for idrett og fysisk aktivitet (jf. kap. 2 i V-0732). For utfyllende bestemmelser vises det til V-0732 både når det gjelder ordinære anlegg og nærmiljøanlegg Fylkeskommunens rapportering av tildelinger, utbetalinger og innestående spillemidler per Kapittel 6 i «Bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet 2014» inneholder bestemmelser om kommunal og fylkeskommunal saksbehandling. Det fremgår av kapittel og hvordan fylkeskommunen skal føre oversikt over Akershus og Østfold fylkesrevisjon 12

13 tildelte og utbetalte beløp, mottatte regnskap, innestående ikke-utbetalte midler m.m. Nedenfor følger et utdrag av kapittel 6.2.7: «Innen 1. april 2015 skal fylkeskommunen sende departementet en oversikt som viser status over innestående midler per 31. desember Denne oversikten skal bekreftes av fylkesrevisjonen. Eget skjema for rapportering skal sendes fylkeskommunene. Viser oversikten at det er betydelige ikke-utbetalte midler i fylket, kan det få innflytelse på neste års fordeling av midler. Tilskuddsmottakere som ikke har levert regnskap og redegjørelse for tidligere innvilget og utbetalt tilskudd, skal som hovedregel ikke tildeles nytt tilskudd. Tilskuddsmottakere som har innestående spillemidler skal som hovedregel ikke innvilges nytt tilskudd.» Bruk av rentemidler og inndratte midler Beløp som blir inndratt, settes av fylkeskommunen inn på rentebærende konto og nyttes til idrettsanleggsformål etter nærmere bestemmelser gitt av departementet. Nedenfor følger et utdrag av kapittel 6.2.7: «Rente- og inndratte midler skal benyttes til idrettsanlegg som oppfyller de formelle krav til å motta spillemidler. Midlene skal først og fremst være tilgjengelige ved behandlingen av klagesaker, enten fylkeskommunen eller departementet imøtekommer klagen. Etter at klagebehandlingen er avsluttet kan midlene benyttes til; - å gå videre på prioriteringslisten fra den ordinære tildelingen - å gi tilskudd til idrettsanlegg utenom søknadsfristen, f.eks ved tilleggsbevilgning ved mindre overskridelser Det er et vilkår at samlet tilskudd av rente-, inndratte og spillemidler ikke overskrider maksimalsatsen til vedkommende anleggstype. Opptjente renter og inndratte midler i 2014 fordeles primært i 2015.» Revisjonskriterier Ut fra ovennevnte bestemmelser og krav i kapittel har revisjonen utledet følgende revisjonskriterier: Søknadsprosessen skal gjennomføres i tråd med bestemmelsene. Kommunene skal som hovedregel få sin første prioritet innvilget. Tildeling av spillemidler til anlegg i skal være i tråd med fylkeskommunens føringer for dette. Avslag på søknader om tildeling av spillemidler skal begrunnes. Tilskuddsmottaker skal føre regnskap for bruk av spillemidler til idrettsanlegg og levere revisorattestert sluttregnskap. Fylkeskommunen skal sende inn en oversikt innen 1. april 2015 over tildelinger, utbetalinger og innestående spillemidler. De fire første kriteriene er knyttet til søknadsprosessen og tildelingen av spillemidler. Det femte kriteriet gjelder krav til tilskuddsmottakers levering av revidert sluttregnskap. Det sjette kriteriet gjelder fylkeskommunens rapportering til departementet pr 1. april Faktabeskrivelse søknadsprosess og tildeling Tilskudd av spillemidler til ordinære anlegg og nærmiljøanlegg i Akershus fylkeskommune Revisjonen viser til oppstartsmøte med administrasjonen og til referat fra møte. Fra referatet gjengis: «Hovedtrekk ved tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet (spillemidler) «Det har vært en stor økning i tildeling av spillemidler til anlegg for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet fra staten til Akershus fylkeskommune (AFK). I 2014 var summen på 77,9 mill. kr og i 2015 er summen økt til 101,2 mill. kr. I AFK har de jobbet Akershus og Østfold fylkesrevisjon 13

14 målrettet for å få økt tildelingen til idrettsanlegg i AFK. Fylkeskommunen bruker ca 3 årsverk på forvaltning av spillemidler og holder 8 12 kursdager pr. år for kommunene. AFK er bevisst på å heve kompetansen i kommunene. De har et høyt fokus på å bygge kompetanse og veilede de kommunale saksbehandlerne. AFK har et mål om å ta ut sin forholdsvise andel av potten for spillemidler på landsbasis, et mål som AFK har nådd med god margin gjennom målrettet arbeid for å høyne kvaliteten på søknadene. Hovedutfordringen for AFK er at man har flere godkjente anlegg enn midler. Departementet har en fordelingsnøkkel å gå ut i fra, hvor man tar hensyn til totalt godkjent søknadssum, befolkning og anleggsdekning. Departementet gir ut nye retningslinjer/ bestemmelser pr hvert år. Bestemmelsene revideres hvert år. (Bestemmelsene som ble utgitt sommeren 2015 gjelder for søknadsperioden fra nå (juni 2015) til neste sommer). Gjennom sektorplan i AFK (sektorplan om anlegg for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet i Akershus ), som er politisk vedtatt, er det satt kriterier for hvordan anlegg skal prioriteres i forhold til tildeling av spillemidler. Sektorplanen prolongeres til ny Regional plan om fysisk aktivitet, idrett og friluftsliv blir vedtatt. Sektorplanen gir føringer om fordeling av spillemidler i Akershus. Sektorplanens vedtatte føringer samt «Bestemmelser om spillemidler (V- 0732)», er bestemmende for fordeling av spillemidler. Det fører til få klager på vedtak om fordeling av spillemidler. Kulturdepartementet er ankeinstans for klage på fordeling av spillemidler. (Siden det foreligger politisk vedtatte kriterier er det ikke vanskelig å fordele midlene). Hver kommune må prioritere søknader til ordinære idrettsanlegg og til nærmiljøanlegg. Alle friluftslivsanlegg prioriteres opp i Akershus for å sikre at denne type anlegg blir ivaretatt gjennom spillemiddelordningen! I AFK skal 10 % av potten prioriteres til friluftslivsanlegg, mens golfanlegg nedprioriteres. Det kan sendes flere søknader som gjelder samme anleggssted, f.eks. søknad om midler til klatrevegg, til garderober, til hall osv. Kommunene i Akershus er ulike med hensyn til antall søknader om spillemidler som sendes årlig. Eksempelvis kan Bærum ha 60 søknader i året, mens Hurdal kan ha en søknad annet hvert år. AFK forholder seg til de fastsatte kriteriene i planen, noe som medfører få klager, siden det er gode og gjennomarbeidede tildelingskriterier og et godt strukturert forvaltningssystem. Nå fremgår avslagsgrunnen svært detaljert av de politiske sakene, noe som ikke ble vist så detaljert tidligere (for tre år tilbake). Politikerne har liten direkte innvirkning på tildeling for enkeltsøknader, siden kriteriene for tildelinger er fastsatt politisk. Politikerne kan påvirke og endre kriteriene ved tidspunktet for revidering av sektorplanen. (Behandling av enkeltsaker bestemmes nesten utelukkende av Bestemmelser om spillemidler (V-0732). Politikerne kan bestemme prioritering av fordeling av spillemidler til anleggene) Det jobbes nå med en ny regional plan for fysisk aktivitet, idrett og friluftsliv i Akershus for For øvrig ligger det i økonomiplanen en ambisjon om å øke potten for spillemidler i Akershus fra det ene året til det andre. I forståelsen av saksbehandling knyttet til spillemidler er det viktig å skille mellom det som er administrasjonens handlingsrom (Saksbehandling i hht Bestemmelser om spillemidler (V.0732), og politikernes handlingsrom når de skal fatte beslutning om å godta fylkesrådmannens forslag til prioritering av spillemidler til den enkelte kommune og søker.» «Prosessen ved behandling av søknader: Søknadsprosessen skjer elektronisk ved bruk av skjema som finnes under departementets link Søknader fremmes elektronisk gjennom kommunen der anlegget ligger. Søknader forberedes fra juni og utover høsten. Kommunenes frist for å få inn søknader er seinest Kommunene skal skrive politisk sak med prioritering av søknader; saken behandles som regel politisk i desember. Kommunenes frist for å sende Akershus og Østfold fylkesrevisjon 14

15 søknader med prioritering til AFK er På det tidspunktet skal søknadene være komplette og formelt i orden, men det er ikke alltid slik. Søknadene har blitt bedre, men AFK ber ofte om å få ettersendt ulike dokumenter, og det tar tid å få dette inn og registrert riktig. AFK mottar ca. 270 spillemiddelsøknader til idrettsanlegg årlig (2015), til behandling og godkjenning. Pr har staten oversikt over alle søknadene. Da oversendes alle søknadene fra AFK til KUD- både godkjente og ikke godkjente søknader! Norsk Tipping avholder generalforsamling, (og det er Kulturministeren som er generalforsamlingen) på våren, og innen skal fylkene få opplyst hva de tildeles av midler. Fordelingen gjøres i statsråd. I juni fordeles spillemidlene i AFK gjennom politisk sak til behandling i hovedutvalget for kultur, frivillighet og folkehelse. Hovedfordelingen skjer alltid i juni. Inndratte midler og rentemidler fordeles i annen politisk sak. De siste årene har dette blitt gjort i april, men fra 2016 planlegger vi å gjøre det på høsten. Inndratte midler kan komme fra anlegg som blir rimeligere enn først beregnet eller andre forhold som gjør at tildelinger ikke blir gjennomført (eks. brann i et forsamlingshus som hadde fått tildelt midler til nytt tak, men ennå ikke hadde startet arbeidene).» «Dokumentasjon arkivering: Søknadene ligger i basen under kkdidrettsanlegg.no. Her har saksbehandlere for spillemidler i alle fylker og kommuner tilgang. Revisjonen kan få en lesetilgang (mottatt leseident ) til databasen for å se søknadene. Det gjelder også andre i kommunen, som kan ha behov for å se søknadene, f.eks. byggesakstjenesten. Dokumenter vedrørende utbetalinger arkiveres i ephorte. I AFK tilstreber vi at alle dokumenter skal påføres ephorte saksnummer samt anleggsnummeret fra anleggsregisteret. Da finner en alltid fram i kkd/idrettsanlegg og i ephorte. I AFK har man opprettet et eget saksnummer pr. søknad. Dette blir gjort ulikt fra fylke til fylke. KD er i ferd med å utvikle et nytt system for forvaltning av spillemidler, der integrasjon mot kommunale og fylkeskommunale egne arkiv- og regnskapssystem tilstrebes å bli bedre ivaretatt enn dagens system er tilrettelagt for. På økonomisiden har man etablert rutine for å følge opp tildelinger og utbetalinger for spillemidler. Det er saksbehandler i økonomiseksjonen som håndterer dette. Utbetalingsrutine for spillemidler er nylig revidert, oppdatert versjon vil bli lagt ut på AFKs ansattportal etter sommerferien. Det er også utviklet en generell forvaltningsrutine for tilskudd som er presentert på ansattportalen her: Fylkesrevisjonen har i etterkant av møte fått oversendt følgende dokumenter fra administrasjonen: - Årshjul for behandling av spillemidler og skjematisk oversikt over «brukerreise for spillemiddelsøknader» i AFK. - Evalueringsrapport vedr. evaluering ved revidering av de politiske dokumentene. (Jfr kapittel 2.1.5) Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse - Sak 35/15 - «Fordeling av spillemidler til anlegg for idrett og fysisk aktivitet for 2015» Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse vedtok i møte 2. juni 2015 under sak 35/2015 Akershus fylkeskommunes fordeling av spillemidler til anlegg for idrett og fysisk aktivitet for Totalt ble det fordelt ,- kroner for tildelingsåret Herav ble det fordelt kroner på 68 ordinære anlegg og kroner på 31 nærmiljøanlegg. Av saksfremlegget fremgår følgende sammendrag: «Kulturdepartementet kunngjorde tilskuddsordningen i rundskriv V-0967 datert 13. juni 2014 til kommuner og fylkeskommuner, med søknadsfrist til fylkeskommunene Akershus og Østfold fylkesrevisjon 15

16 Innen fristens utløp mottok fylkeskommunen i alt 269 søknader fordelt med 195 for ordinære anlegg og 74 for nærmiljøanlegg. Av disse er det totalt innkommet 13 søknader på friluftsliv ordinære anlegg og 3 søknader som friluftsliv nærmiljøanlegg. I brev av (vedlegg 7), ble fylkeskommunen meddelt årets fylkesrammer og kulturdepartementets føringer for årets tildeling. Totalt fikk Akershus kr ,- til ordinære anlegg og nærmiljøanlegg, mot kr ,- i Fra og med 2014 fordeler fylkeskommunen selv spillemidlene mellom ordinære anlegg og nærmiljøanlegg. Fylkesrådmannen viser til sak 21/15 i Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse med fordeling av inndratte spillemidler og rentemidler for I denne saken tildeles kr ,- til nærmiljøanlegg. Fylkesrådmannen velger derfor å gi ordinære anlegg prioritet ved årets hovedfordeling. Av totalt kr ,- fordeles kr ,- til ordinære anlegg og kr ,- til nærmiljøanlegg. I tillegg fikk 14 nærmiljøanlegg og 18 ordinære anlegg tildelingen gjennom renter og inndratte midler i sak 21/15 i HoU-KFF. I tråd med kulturdepartementets fordelingsbrev, oversendes hovedutvalgets innstilling og vedtak til departementet til orientering.» Det fremgår av fylkesrådmannens saksutredning at antall søknader totalt har økt med 41 søknader siden av årets søknader er ikke godkjent, hovedsakelig på grunn av manglende midler og lav kommunal prioritering. Dette fordeler seg på 18 søknader på ordinære anlegg, og 5 på nærmiljøanlegg. Oversikt og begrunnelse over de søknadene som ikke er godkjent, finnes i vedlegg til saken. To søknader ble ikke godkjent fordi de ikke var berettiget til støtte innenfor ordningen. Fylkesrådmannen uttaler i saken at forslag om tildeling av midler til kommunene følger i hovedsak kommunens prioriteringsliste der hovedregelen er at førsteprioritet skal innvilges. I saksfremlegget redegjør og begrunner fylkesrådmannen også sin innstilling for tildeling av spillemidler til større og kostnadskrevende anlegg og spesielle saker, herunder hvilke større anlegg som han velger å gi søknadssummen til. Når det gjelder søknader til friluftslivsanlegg viser fylkesrådmannen til fylkeskommunens føringer på at inntil 10 % av den årlig potten til ordinære anlegg skal tilgodeses friluftslivsanlegg. Det fremgår av føringer i sektorplanen at det forutsettes at det foreligger tilstrekkelig antall godkjente søknader. Av årets søknadsmasse er det mottatt totalt 16 søknader om støtte til friluftslivsanlegg. Av dette var 13 søknader på ordinære midler og tre på nærmiljøanlegg. Fylkesrådmannen foreslo i saken at alle gis tilsagn om spillemidler ved årets fordeling på til sammen kr ,-. Dette utgjør 7,6% av summen for samlet tildeling. Fylkesrådmannens anbefalinger Ved bruk av vedtatte retningslinjer i «Sektorplan om anlegg for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet i Akershus » anbefaler fylkesrådmannen å gi tilsagn om hele eller deler av godkjent søknadssum til 98 av 247 godkjente søknader. Det gis da tilsagn til 67 ordinære anlegg og 31 nærmiljøanlegg (i tråd med fordeling i vedlagte to tabeller til saksfremlegget). Av totalt kr ,- fordeles kr ,- til nærmiljøanlegg og kr ,- til ordinære anlegg: Fylkesrådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt i Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse. «Vedtak: 1. Spillemidlenes overskudd for 2014 fordeles i tråd med de to følgende tabellene 6 en for ordinære anlegg og en for nærmiljøanlegg. Totalt fordeles 6 Viser til tabeller i saksfremstillingen til den politiske saken. Akershus og Østfold fylkesrevisjon 16

17 kr for tildelingsåret 2015 i Akershus, som beskrevet nedenfor 7.» Revisjonens undersøkelse av søknadsprosessen for 2015 På bakgrunn av utvalgets vedtak om fordeling av spillemidler for 2015 har revisjonen gjennomgått dokumentasjon i søker-databasen og i fylkeskommunens arkivsystem ephorte. Revisjonen har hovedsakelig sett nærmere på dokumentasjon vedrørende alle søknader om spillemidler som kommunene har ønsket som første, annen og tredje prioritet for Revisjonen har totalt gjennomgått dokumentasjon for 42 av 68 godkjente søknader om tilsagn til ordinære anlegg i databasen. Det utgjør 76,4 mill. kroner eller en andel på 81,4 % av fordelte spillemidler på 93,8 mill. kroner. Videre har revisjonen gjennomgått søknadsdokumentasjon for 16 av 31 godkjente søknader om tilsagn til nærmiljøanlegg. Det utgjør 4,7 mill. kroner eller en andel på 63,7 % av fordelte spillemidler på 7,4 mill. kroner til nærmiljøanlegg. Ved gjennomgangen har revisjonen hatt fokus på søknadsprosessen, herunder utfylling av innsendte søknader, krav til dokumentasjon og nødvendige vedlegg til søknaden. I tillegg har revisjonen undersøkt om tildeling av spillemidler til anlegg er i tråd med fylkeskommunens føringer/kriterier. Fylkesrådmannens saksframlegg i sak 35/15 viser at forslag om tildeling av midler til kommunen i hovedsak følger kommunenes prioriteringsliste der hovedregelen er at førsteprioritet skal innvilges. Revisjonens undersøkelser viser at 20 av 22 kommuner har fått sin første prioritet innvilget. To kommuner har fått innvilget sin annen prioritet. I disse tilfellene er dette gjort innenfor AFKs føringer i sektorplanen. Dette gjelder også i de tilfellene der noen kommuner også har 7 Viser til tabeller i saksfremstillingen til den politiske saken. fått innvilget flere søknader med lavere prioritet. I tråd med kriteriene gjelder flere av tildelingene prioritering av anlegg til friluftsliv og flerbrukshaller og kunstgressbaner. Det fremgår av fylkesrådmannens saksframlegg i sak 35/15 at 23 av årets 269 søknader er ikke godkjent med avslagsgrunn. Oversikt og begrunnelse over de søknadene som ikke er godkjent, finnes i vedlegg 5 og 6 til saken. Av årsaker til dette nevnes blant annet: - søknaden er ikke satt i orden av respektive kommune - søknaden mangler tinglyst leieavtale - mangler ved kostnadsoverslag / dugnad - mangler ved dokumentasjon av finansieringsplan - mangler ved dokumentasjon / bekreftelse på bruk av grunn / eiendomsrett - mangler vedrørende krav til vedlegg - mangler dokumentasjon av egenkapital - mangler knyttet til kommunal saksbehandling og prioritering / planprosess /handlingsprogram - mangler en drifts- og vedlikeholdsavtale - mangler idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning - mangler bekreftelse på kommunal selvskyldnergaranti - søknaden mangler alle vedlegg Godkjente søknader med avslag på grunn av manglende midler og lav kommunal prioritering fremgår av saksvedlegg 3 og 4. Dette gjelder 94 søknader til ordinære anlegg og 24 søknader til nærmiljøanlegg. Det fremgår av administrasjonens redegjørelse i oppstartsmøtet at AFK forholder seg til de fastsatte kriteriene i planen, noe som medfører få klager, siden det er gode og gjennomarbeidede tildelingskriterier og et godt strukturert forvaltningssystem. Dessuten fremgår avslagsgrunnen svært detaljert av de politiske sakene om fordeling av spillemidler. Revisjonen har heller ikke registrert brev om klager ved gjennomgang av dokumenter i søknadsprosessen. Akershus og Østfold fylkesrevisjon 17

18 Revisjonens vurdering Revisjonens vurdering gjelder samlet for både ordinære anlegg og nærmiljøanlegg og er relatert til revisjonskriteriene 1-4 i kapittel Er søknadsprosessen gjennomført i tråd med bestemmelsene og vedtak? På bakgrunn av faktabeskrivelsen og revisjonens gjennomgang av søknader og dokumentasjon, mener revisjonen at søknadsprosessen for tildeling av spillemidler for 2015 er gjennomført i tråd med bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet og politisk behandling. Er hovedregelen om at kommunene skal få sin første prioritet innvilget fulgt? Revisjonens gjennomgang av kommunenes søknader og fordeling av spillemidler for 2015 viser at alle kommunene som hovedregel har fått innvilget sin første prioritet. I tilfeller der noen kommuner har fått innvilget flere søknader med lavere prioritet er de innvilget innenfor de kriteriene som følger av sektorplanen. På bakgrunn av administrasjonens redegjørelse og revisjonens gjennomgang av søknader i databasen, mener revisjonen at kommunene som hovedregel får sin første prioritet innvilget. Er øvrig tildeling av spillemidler til anlegg i tråd med fylkeskommunens føringer for dette? På bakgrunn av gjennomgang av søknader i databasen og vurdering av fylkesrådmannens saksfremlegg, mener revisjonen at øvrig tildeling av spillemidler for 2015 er gjennomført i tråd med fylkeskommunens føringer i sektorplanen. Er avslag på søknader om spillemidler begrunnet? Etter en vurdering av administrasjonens redegjørelse og fylkesrådmannens saksfremstilling, mener revisjonen at avslag på søknader blir begrunnet og ivaretatt ved fordeling av spillemidler Faktabeskrivelse regnskap og kontroll Revisjonen har valgt å undersøke søknader/tilsagn om spillemidler for 2013 for å kunne følge hele prosessen frem til innlevering av sluttregnskap og revisjonsuttalelse. Ifølge bestemmelsene (V punkt 5.1) skal siste del av tilskuddet ikke utbetales før kontrollert sluttregnskap og revisorattestasjon er levert. Ifølge bestemmelsene (V punkt 6.2.6) skal tildelt tilskudd fortrinnsvis brukes i tildelingsåret. Midler som ikke er brukt i løpet av to år etter at tilskudd er tildelt, dvs. fra datoen på tildelingsbrevet, blir inndratt. Spillemidler for 2013 til ordinære anlegg og nærmiljøanlegg ble fordelt i sak 22/13 i Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse. Saken omtales under Sak 22/13 - Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse - «Fordeling av spillemidlenes overskudd for 2012 til anlegg for idrett og fysisk aktivitet for tildelingsåret 2013» Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse vedtok i møte 4. juni 2013 under sak 22/13 Akershus fylkeskommunes fordeling av spillemidler til anlegg for idrett og fysisk aktivitet for Fylkeskommunen mottok innen fristens utløp i alt 221 søknader fordelt med 157 for ordinære anlegg og 64 for nærmiljøanlegg. Dette var en øking i antall på 19 søknader fra Totalt ble det fordelt ,- kroner for tildelingsåret Herav ble det fordelt kroner på 44 ordinære anlegg og kroner på 23 nærmiljøanlegg. I alt 67 av 198 godkjente søknader ble gitt tilsagn om spillemidler. Revisjonen viser til fylkesrådmannens saksfremstilling for fordeling av midler og til vedlegg i den politiske saken som viser Akershus og Østfold fylkesrevisjon 18

19 til søknader som ikke har fått tildeling på grunn av manglende midler eller på grunn av at søknadene ikke ble godkjent. Fylkesrådmannens anbefalinger I alt 67 av 198 godkjente søknader foreslås gitt tilsagn om hele eller deler av godkjent søknadsbeløp ved hovedfordelingen av spillemidler for Fylkesrådmannen har søkt å ivareta en rimelig fordeling av midlene regionene imellom. Fordelingen er gjort på bakgrunn av vedtatte retningslinjer vedtatt i «Sektorplan om anlegg for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet i Akershus ». Totalt fordeles kr ,- fordelt på kr til ordinære anlegg og kr til nærmiljøanlegg. Fylkesrådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt i Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse. Vedtak: Årets totale rammebevilgning, kr ,- fordeles på følgende søkere, som er ført opp alfabetisk kommunevis og innenfor den søknadskategori de hører hjemme: Ordinære anlegg og nærmiljøanlegg (se tabell i saksfremstillingen) Revisjonens undersøkelse av tilskuddsmottakeres levering av revidert sluttregnskap for spillemidler 2013 Med utgangspunkt i Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse vedtak om fordeling av spillemidler for 2013 til ordinære anlegg og nærmiljøanlegg, har revisjonen gjennomgått om nødvendig dokumentasjon finnes i fylkeskommunens arkivsystem ephorte. Revisjonen har undersøkt dokumentasjon vedrørende søknader og tilsagn om spillemidler og om tilskuddsmottakerne har levert inn sluttregnskap og revisoruttalelse i tråd med bestemmelsene og etter at anleggene er ferdige. Ordinære anlegg Revisjonen har gjennomgått dokumentasjon for 22 av totalt 44 godkjente søknader fra kommuner som fikk tildelt spillemidler til ordinære anlegg. Det utgjør 39,5 mill. kroner eller en andel på 64 % av fordelte spillemidler på 61,8 mill. kroner til ordinære anlegg. I arkivsystemet ephorte er det arkivert dokumentasjon for hvert anlegg (anleggsnummer/saksnr) vedrørende søknader om spillemidler, herunder korrespondanse mellom fylkeskommunen og tilskuddsmottaker/kommunen. Dette gjelder blant annet tilsagnsbrev, anmodning om delutbetalinger og sluttutbetalinger, regnskapssammendrag og revisjonsuttalelser. Administrasjonen har opplyst at revidert sluttregnskap og brev om delutbetalinger er arkivert både i nåværende database og historisk database i ephorte. Den historiske databasen i ephorte ble avsluttet i I de tilfellene revisjonen ikke har funnet dokumentasjon for sluttregnskap og revisoruttalelse i ephorte, har revisjonen fulgt opp dette i e-post til administrasjonen. Det fremgår av administrasjonens tilbakemelding på revisjonens e-post at revidert sluttregnskap foreligger eller at det er sendt varsel til tilskuddsmottaker. I seks tilfeller har administrasjonen fulgt opp med brev / varsel til kommunen om inndragning av spillemidler med frist for tilbakemelding innen oktober I enkelte tilfeller fremgår det av brev fra kommunen at revidert regnskap er sendt fylkeskommunen i forbindelse med utbetaling av tilsagn om spillemidler for tidligere år (2009 og 2012). Det gjelder i tilfeller kommunen har forskuttert finansieringen av anlegget ved lån. Søknad og tilsagn om utbetaling av spillemidler kan skje over flere år. I ett tilfelle vises det til kommunens brev av hvor revidert regnskap ble sendt inn for alle anleggene. Det foreligger derfor ingen ny revisjonsuttalelse eller nytt regnskapssammendrag arkivert i ephorte ved sluttutbetaling av innvilgede spille- Akershus og Østfold fylkesrevisjon 19

20 midler for 2013 utover ovennevnte henvisning. I høringsmøte med administrasjonen ble det opplyst at i enkelte tilfeller har kommunen forskuttert anleggskostnadene og finansiering av anleggene ved lån til tilskuddsmottaker. I slike tilfeller foreligger det vedtak i kommunen om igangsetting og bygging av større idrettsanlegg før berettiget søknad om spillemidler foreligger. Videre kan større tilskudd deles over flere år. To til tre år er vanlig. Årlig tildeling av spillemidler til slike anlegg anses som delutbetalinger til kommunene / tilskuddsmottakere inntil sluttutbetaling foreligger. Regnskapet ferdigstilles fra kommunen så fort som mulig og revidert sluttregnskap foreligger ved første delutbetaling på bakgrunn av anleggets totalkostnad. Senere års delutbetalinger blir derfor utbetalt på grunnlag av tidligere revidert sluttregnskap for anlegget. Nærmiljøanlegg Revisjonen har gjennomgått dokumentasjon for 15 av totalt 23 godkjente søknader fra kommuner som fikk tildelt spillemidler til nærmiljøanlegg i Det utgjør kr av totalt fordelte spillemidler på kr , dvs. at 68,1 % av godkjent beløp er gjennomgått. I fire tilfeller har administrasjonen fulgt opp med brev / varsel til kommunen om inndragning av spillemidler. Brevene er sendt ut i juli 2015 med frist til oktoberdesember 2015 for innsending av nødvendig dokumentasjon. I de øvrige tilfellene foreligger det revisjonsuttalelse, regnskapssammendrag og anmodning om sluttutbetaling Revisoruttalelse vedrørende tildeling av spillemidler til idrettsanlegg i Akershus fylkeskommune 2014 I tråd med departementets bestemmelser har Akershus og Østfold fylkesrevisjon i brev av oversendt en revisjonsuttalelse vedrørende tildeling av spillemidler til idrettsanlegg i Akershus fylkeskommune for Vedlagt brevet fulgte fylkeskommunens oversikt over innestående midler til idrettsanlegg per Årsrapporten viser fordeling av sum innestående midler per Revisjonen har i brevet bekreftet at innestående midler på bankkontoen til spillemidler idrettsanlegg inklusive renter er kr ,84 per Dette beløpet er avsatt til bundet fond i Akershus fylkeskommunes regnskap for Det fremgår også av brevet at fylkesrevisjonen har kontrollert administrasjonens regnskapsoppstilling vedrørende tildeling av spillemidler til idrettsanlegg mot Akershus fylkeskommunes regnskap Sak 21/15 i Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse - «Fordeling av inndratte spillemidler og rentemidler for 2014» Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse behandlet i møte under sak 21/15 Fordeling av inndratte spillemidler og rentemidler for Det totale beløpet som var til fordeling i saken var ,- kroner. Fylkesrådmannens forslag til fordeling: Fylkesrådmannens forslag til tildeling av rentemidler utgjør kroner. Dette fordeles til 7 ordinære anlegg. Et av disse anleggene får også tildeling fra inndratte midler. Inndratte midler, totalt ,- kroner fordeles på 12 ordinære anlegg. Tilbakebetalte midler, totalt ,- kroner fordeles på ett ordinært og ett nærmiljøanlegg. Midler fra ordningen mindre kostnadskrevende nærmiljøanlegg, totalt ,- kroner fordeles på 15 nærmiljøanlegg. Differansen i spillemiddelregnskapet på kr ,- fordeles på ett nærmiljøanlegg. Fylkesrådmannens anbefalinger Fylkesrådmannen anbefaler å følge tidligere praksis og vedtak knyttet til fordeling av renter og inndratte spillemidler. Dette innebærer at ordinære søknader med godkjent søknadsbeløp på Akershus og Østfold fylkesrevisjon 20

21 mindre enn ,- kroner, samt noen søknader om nærmiljøanlegg prioriteres. Videre er de kommunalt vedtatte prioriteringer fulgt. I alt gis det tilsagn til 18 ordinære anlegg og 15 nærmiljøanlegg i henhold til godkjente søknadsbeløp. Fylkesrådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: «Hovedutvalget for kultur, frivillighet og folkehelse vedtar fordeling av totalt kroner av opptjente renter for 2014, inndratte midler i perioden , ufordelte midler fra ordningen mindre kostnadskrevende nærmiljøanlegg og diverse korrigeringer. Dette fordeles på følgende anlegg:» jf. liste i vedlegg i saken Revisjonens avstemming av innestående midler til idrettsanlegg per Revisjonen har med bakgrunn i revisjonsuttalelsen i brev av og kontroll av administrasjonens regnskapsoppstilling per foretatt en kontroll av fordelingen av inndratte spillemidler og rentemidler for 2014 slik dette fremgår av sak 21/15 foran. Revisjonen bekrefter at tallgrunnlaget for fordelingen er i samsvar med de kontrollerte tallene i revisjonens bekreftelse per Revisjonens vurdering Revisjonens vurdering gjelder samlet for både ordinære anlegg og nærmiljøanlegg og er relatert til revisjonskriteriene 5 6 i kapittel Er det levert revisorattestert sluttregnskap for tildelte spillemidler for 2013? Revisjonens gjennomgang og administrasjonens tilbakemelding i høringsmøte viser at det er levert sluttregnskap og revisjonsuttalelse for de undersøkte tilsagnene om spillemidler. I de tilfellene revisjonen har etterspurt dette har administrasjonen gitt tilbakemelding i e-post på revisjonens forespørsel. For ti idrettsanlegg har administrasjonen sendt ut brev / varsel i juli 2015 til kommuner om inndragning av spillemidler på grunn av manglende sluttregnskap og regnskapssammendrag. Svarfristen er satt til oktober-desember 2015 for innsending av nødvendig dokumentasjon. På bakgrunn av ovennevnte mener revisjonen at krav til levering av revisorattestert sluttregnskap blir fulgt opp og i varetatt av administrasjonen. Rapporterer fylkeskommunen til departementet innen 1. april 2015 i tråd med bestemmelsene (V-0732)? Med henvisning til faktainformasjonen og rapportering til departementet i brev av , mener revisjonen at fylkeskommunen rapporterer til departementet i tråd med bestemmelsene. Fordelingen av inndratte spillemidler og rentemidler for 2014 stemmer med fylkeskommunens regnskapsoversikt over innestående midler per Konklusjon Revisjonen mener at fylkesrådmannen gjennomfører og dokumenterer søknadsprosessen for spillemidler på en god måte og i tråd med bestemmelsene om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet. Spillemidler til idrettsanlegg tildeles i tråd med de føringer som er fastsatt i fylkeskommunens sektorplan om anlegg for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet i Akershus Videre tildeles spillemidler i samsvar med politisk sak vedrørende årlig tildeling av spillemidler. Et av kravene for tildeling av spillemidler er at tilskuddsmottaker skal levere revidert sluttregnskap for tildelte spillemidler. Gjennomgangen har vist at administrasjonen følger opp at revidert sluttregnskap blir levert og arkivert i ephorte. I de tilfellene dette mangler foretar administrasjonen oppfølging. I enkelte tilfeller har administrasjonen sendt brev/varsel om inndragning av spillemidler Akershus og Østfold fylkesrevisjon 21

22 ved manglende levering innen tilsagnsperioden. Et annet krav er at fylkeskommunen skal sende inn en oversikt over tildelinger, utbetalinger og innestående spillemidler per Fylkesrådmannen har utarbeidet en slik oversikt i tråd med bestemmelsene. Revisjonen konkluderer med at fylkesrådmannen har tilrettelagt for gode administrative rutiner og et godt system for tildeling og oppfølging av spillemidler til anlegg for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet. Akershus og Østfold fylkesrevisjon 22

23 3. System for tildeling og oppfølging av spillemidler til kulturarenaer i Akershus Revisjonen viser til punkt 1.2 og beskrivelse av hvilke spørsmål som vil bli besvart i prosjektet. I dette kapitlet har revisjonen undersøkt følgende delproblemstillinger vedrørende system for tildeling og oppfølging av spillemidler til kulturarenaer i Akershus: Foreligger det tilstrekkelig dokumentasjon i søknadsprosessen? Er tildeling av spillemidler til kulturarenaer i tråd med KUDs retningslinjer og fylkeskommunens formål? Blir kravene om at tilskuddsmottakerne skal oversende revidert sluttregnskap og regnskap for anlegget til fylkeskommunen overholdt? Rapporterer fylkeskommunen til departementet tildelinger, utbetalinger og innestående spillemidler per 31.12? 3.1. Desentralisert ordning for tilskudd til kulturbygg 8 Departementet har i rundskriv av 1. januar 2010 fastsatt premisser for fylkeskommunens forvaltning av ordningen. Revisjonen viser i den forbindelse til beskrivelse av KUDs «Retningslinjer for forvaltning av desentralisert ordning for tilskudd til kulturbygg» og til «Retningslinjer for spillemidler til kulturarenaer i Akershus» Retningslinjer for desentralisert ordning for tilskudd til kulturbygg Kulturdepartementet har vedtatt «Retningslinjer for desentralisert ordning for tilskudd til kulturbygg.» Kulturdepartementet reviderte retningslinjene i 2010 og de nye retningslinjene gjaldt fra 1. januar Departementet bruker ordet «kulturbygg» Rundskrivet inneholder blant annet en beskrivelse av: - Formål - Vilkår for tilskudd - Sikkerhet for at kulturbygg som mottar tilskudd skal benyttes til kulturformål i minst 20 år etter at midlene er utbetalt. - Tilskuddssatser - Vilkår fastsatt av den enkelte fylkeskommune for søknader om tilskudd - Kunngjøring og søknadsfrister - Klageadgang - Utbetaling - Elektronisk rapportering til departementet innen 1. april, herunder fylkesrevisjonens bekreftelse av regnskapstall og innestående midler. Utdrag fra retningslinjene «Formål Tilskuddene skal bidra til egnede lokaler, bygninger og utearenaer som gir rom for ulik kulturell virksomhet. Tilskudd kan gis til kulturhus, flerbrukslokaler eller spesiallokaler for kunst og kultur, som bibliotek, bygg for museum eller andre kulturverntiltak, scenekunstlokaler, konsertsal eller formidlingslokaler for billedkunst. Midlene kan brukes til nybygg, ombygging og modernisering av kulturbygning, men ikke til vedlikehold og drift.» Nedenfor følger et utdrag av departementets bestemmelser i retningslinjene. Lokalene må være planlagt ut fra definerte behov og bør være fleksible. Bygg som mottar tilskudd skal utføres i samsvar med de til enhver tid gjeldene bestemmelser i planog bygningsloven, herunder at de er universelt utformet i samsvar med samme lov. Akershus og Østfold fylkesrevisjon 23

24 Kulturbygg som mottar tilskudd skal benyttes til kulturformål i minst 20 år etter at midlene er utbetalt. I tillegg til de andre punktene i disse retningslinjene fastsetter den enkelte fylkeskommune nærmere vilkår for søknader om tilskudd i tråd med disse retningslinjene. Fylkeskommunen skal kunngjøre at det kan søkes om tilskudd til desentraliserte ordningen for tilskudd til kulturbygg. Søknadene skal fremmes gjennom den kommunen der bygget skal ligge og fylkeskommunen fastsetter frist for kommunens innsending av prioriterte innstillinger av søknader. Departementet utbetaler midlene til fylkeskommunen forutsatt at fylkeskommunen opprettholder krav om årlig spesifisert rapportering over de enkelte tilsagn og utbetalte beløp fordelt på hvert prosjekt innen 1. april. Tallene i rapporten og innestående midler pr skal bekreftes av fylkesrevisjonen Retningslinjer for spillemidler til kulturarenaer 9 i Akershus Akershus fylkeskommune har vedtatt «Retningslinjer for spillemidler til kulturarenaer i Akershus. Følgende fremgår av retningslinjenes forord: «Akershus fylkeskommune deler ut midler til kulturarenaer i fylket. Midlene er en del av overskuddet til Norsk Tipping. Kulturdepartementet reviderte de overordnede retningslinjene i januar Retningslinjene for Akershus ble sist regulert i oktober 2009 og det var behov for å revidere disse i forhold til de nye retningslinjene fra departementet. Det har tidligere vært to tilskuddsordninger for kulturbygg. En som Kulturdepartementet har administrert, og én som er 9 Akershus fylkeskommune bruker ordet «kulturarenaer» delegert til fylkeskommunene. Gjennom forvaltningsreformen fra 2010 er den statlige ordningen faset ut, og midlene samordnet som «Desentralisert ordning for tilskudd til kulturbygg» administrert av fylkeskommunene. Fylkestinget vedtok disse retningslinjene i sak 90/12 den Informasjon om tilskuddsordningen ligger ute på Søknadsskjema skal sendes inn digitalt og finnes på Retningslinjene inneholder blant annet en beskrivelse av: - Formål - Vilkår for tilskudd - Utforming av kulturarenaen - Kvalitetssikring av planene - Universell utforming - Arkitektonisk utforming - Akustikk - Sikkerhet søker skal eksplisitt forplikte seg til å stille lokalene til disposisjon til kulturformål i 20 år etter at bygget er tatt i bruk. - Tilskuddssatser - Søknadsprosedyre og søknadsfrist - Krav til hva søknaden skal inneholde - Kommunal behandling av søknaden - Hvem kan søke - Klageadgang - Regnskapsplikt - Utbetaling av tilskudd Krav til regnskap og rapportering De lokale retningslinjene i Akershus inneholder gjennomgående de samme bestemmelsene som de sentrale retningslinjene. I tillegg inneholder disse også følgende krav til regnskapsplikt og revisjon: Alle søkere som mottar tilskudd til spillemidler til kulturarenaer har plikt til å levere regnskap. Revidert regnskap er et krav for å få utbetalt siste del av tilskuddet. Det skal føres byggeregnskap som skal være sammenlignbart med det Akershus og Østfold fylkesrevisjon 24

25 godkjente prosjektbudsjettet som ble sendt inn med søknaden. Regnskapet skal revideres av kommunerevisjonen. All utbetaling formidles gjennom kommunen. Sluttutbetaling finner sted når fylkeskommunen mottar regnskapssammendrag og revisoruttalelse for prosjektet. Ferdigattest skal legges ved. Tilsagn om tilskudd gjelder i inntil 3 år fra dato på tilsagnsbrevet. Er prosjektet ikke igangsatt og søker ikke har bedt om utbetaling, bortfaller tilsagnet, og midlene inndras. For øvrig fremgår det av forordet i de lokale retningslinjene at Akershus fylkeskommune har flere planer og satsingsområder som det er naturlig å se i sammenheng med disse midlene, blant annet Kunstpolitisk plan (KPP) og Den kulturelle Skolesekken (DKS) Fylkeskommunens rapportering av tildelinger, utbetalinger og innestående spillemidler per Kapittel 6 i «Retningslinjer for forvaltning av desentralisert ordning for tilskudd til kulturbygg» inneholder bestemmelser om fylkeskommunens rapportering til departementet innen 1. april. Nedenfor følger et utdrag av kapittel 6: «Fylkeskommunen skal utarbeide årsrapport over de enkelte tilsagn og utbetalte beløp fordelt på hvert prosjekt. Rapporten skal også inneholde oversikt over følgende summer for rapporteringsåret: - Innestående midler per 1. januar - Tildelte midler fra Kulturdepartementet - Renter i perioden 1. januar til 31. desember - Eventuelle tilbakebetalinger i rapporteringsåret - Summen av alle utbetalte tilskudd - Innestående midler per 31. desember Tallene skal bekreftes av fylkesrevisjonen. Dersom innestående midler per 31. desember er mer enn 2 mill. kroner, skal dette begrunnes.» Revisjonskriterier Ut fra ovennevnte bestemmelser og krav i kapittel 3.1 har revisjonen utledet følgende revisjonskriterier: Søknadsprosessen skal gjennomføres i tråd med bestemmelsene. Tildeling av spillemidler til kulturarenaer skal være i tråd med fylkeskommunes formål om tilskudd til kulturarenaer (jf punkt 4.1). Avslag på søknader om spillemidler til kulturarenaer skal begrunnes. Tilskuddsmottaker skal føre regnskap for bruk av spillemidler til kulturarenaer og levere revisorattestert sluttregnskap. Fylkeskommunen skal rapportere til departementet i tråd med retningslinjene for forvaltning av desentralisert ordning for tilskudd til kulturbygg. De tre første kriteriene gjelder søknadsprosessen og tildelingen, mens de to siste kriteriene gjelder regnskap og rapportering Faktabeskrivelse søknadsprosess og tildeling Tilskudd av spillemidler til kulturarenaer i Akershus Revisjonen viser til oppstartsmøte med administrasjonen og til referat fra møte hvor det blant annet fremgår: «Desentralisert ordning for tilskudd (spillemidler) til kulturbygg (kulturarenaer): Kulturdepartementet har vedtatt retningslinjer (gjeldene fra 1. januar 2010) for forvaltning av desentralisert ordning for tilskudd til kulturbygg. Akershus fylkeskommune har også vedtatt egne retnings- Akershus og Østfold fylkesrevisjon 25

26 linjer for spillemidler til kulturarenaer i Akershus (gjeldende fra 24. september 2012). Tildelingen på nasjonalt nivå går ned. AFK har måttet fastsette nye kriterier i 2015 siden de får inn søknader for tre ganger så høyt beløp som de mottar av midler. AFKs retningslinjer skal revideres og behandles politisk høsten I 2014 fikk AFK tildelt ca. 11 mill. kr. til kulturhus, noe som er det høyeste beløpet som AFK har fått tildelt. Det er ulike retningslinjer for tildeling av spillemidler til idrettsanlegg og til kulturbygg. AFK rapporterer på bruk av spillemidlene pr Ved behandlingen av søknader til kulturbygg ser man søknadene pr. år opp mot hverandre, her ser man ikke på søknader fra år til år. Søknadene ligger i samme basen som søknader som gjelder idrettsanlegg.» Sak 36/15 i Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse - «Fordeling av spillemidler til kulturarenaer for 2015» Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse vedtok i møte 02. juni 2015 under sak 36/15 - Akershus fylkeskommunes fordeling av spillemidler til kulturarenaer for Totalt ble det fordelt ,- kroner for tildelingsåret 2015 på 14 søknader. Det kom inn søknader for over 38 millioner kroner. Midler til fordeling Renter opptjent i 2014 Kr Inndratte midler i 2014 Kr Tildeling til Akershus i 2015 Kr Totalt beløp til fordeling Kr Av saksfremlegget fremgår følgende sammendrag: «Fylkeskommunen fordeler hvert år spillemidler til kulturarenaer. Det foreslås endring i kriterier for tildeling: Det er søkt om svært mye mer enn det som er tilgjengelig til fordeling. Det foreslås derfor to vesentlige endringer i måten midlene fordeles på. Det foreslås en øvre grense for tildeling på 6 millioner kroner til ett prosjekt/én kulturarena, og at tildelinger deles over flere år, med omtrent 2 millioner kroner hvert år til de største prosjektene. Årets søknader: Det har kommet inn 15 søknader. 14 søknader er godkjente, én er ikke godkjent og får avslag. Det vil bli et «etterslep» på ordningen i Akershus, uansett hvordan en velger å fordele midlene i år. Innstillingen innebærer at alle godkjente søknader får enten full uttelling, eller minimum 2 millioner kroner i år. Noen større søknader får deltilsagn i år, og må søke igjen seinere. Fylkesrådmannens anbefalinger «Hovedutvalget anbefales å vedta innstillingen med forslag til endringer i fordelingskriteriene. Det er vesentlig større søknadstilfang enn tidligere, og det vil bli et etterslep på ordningen uansett hvordan en velger å prioritere søknadene. Det foreslåes derfor å møte dette med å endre kriteriene, slik at en setter en øvre grense på 6 millioner kroner til ett kulturhus, og gi deltilsagn over flere år. Det anbefales også at hovedutvalget vedtar forslag til fordeling av årets spillemidler til kulturarenaer. Årets forslag til fordeling innebærer at alle godkjente søknader får betydelige tildelinger.» Fylkesrådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt i Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse. Vedtak: 1. «Endring i kriterier for tildeling av spillemidler til kulturarenaer i Akershus Det innføres følgende endringer i kriterier for tildeling: a) Det innføres en øvre grense for tilskudd på 6 millioner per prosjekt/kulturhus. b) Tilskudd til større prosjekter kan deles opp og fordeles over flere år. Dette gjelder fram til det foreligger ny, revidert utgave av «Retningslinjer for Akershus og Østfold fylkesrevisjon 26

27 spillemidler til kulturarenaer i Akershus.» 2. Fordelingen av spillemidler til kulturarenaer 2015 Det vises til vedlagte tabell i saksfremstillingen. Spillemidlene fordeles i henhold til innstilling og opplisting med totalt kroner til 14 godkjente søknader.» For øvrig opplyste administrasjonen i oppstartsmøte at de nye retningslinjene for spillemidler til kulturarenaer vil bli politisk behandlet våren Revisjonens undersøkelse av søknadsprosessen for 2015 På bakgrunn av utvalgets vedtak om fordeling av spillemidler til kulturarenaer for 2015 har revisjonen gjennomgått dokumentasjon i søker-databasen og i fylkeskommunens arkivsystem ephorte. Revisjonen har sett nærmere på dokumentasjon for godkjente søknader om spillemidler til kulturarenaer fra kommunene for Revisjonen har gjennomgått dokumentasjon for 11 av 14 godkjente søknader. Totalt er det fordelt 13,9 mill. kroner i tilsagn til 11 søknader om tilskudd. Det fremgår av alle søknadene at de gjelder kulturbygg. Alle søknadene er forhåndsgodkjent av søkerkommunen, men dette er ikke et krav i bestemmelsene. Fem av de godkjente søknadene har fått tilsagn i størrelsesorden 2,1 2,5 mill. kroner. Seks søknader har fått tilsagn i størrelsesorden kr kr Tre kommuner har sendt inn 2-4 søknader. En av disse kommunene har levert fire søknader til kulturhus. Fylkesrådmannen foreslo i saksfremlegget å se alle fire søknader under ett med et tilsagn på til sammen 2,5 mill. kroner, slik at kommunen fikk én tildeling for hele prosjektet. Dette ble vedtatt. Ved gjennomgangen har revisjonen hatt fokus på søknadsprosessen, herunder utfylling av innsendte søknader, krav til dokumentasjon og nødvendige vedlegg til søknaden. I tillegg har revisjonen undersøkt om tildeling av spillemidler er gitt til kulturanlegg i tråd med fylkeskommunens retningslinjer for tildeling av midler. Det fremgår av fylkesrådmannens saksframlegg i sak 36/15 at en av årets 15 søknader ikke er godkjent med avslagsgrunn. Ifølge vedlegg til saken skyldes dette blant annet at eierforholdene var uavklarte, og søknaden ikke oppfyller krav til å stille lokalene til disposisjon for kulturformål i 20 år, jf punkt 2.2 «Sikkerhet» i «Retningslinjer for kulturarenaer i Akershus. Godkjente søknader og søknader som ikke er godkjent fremgår av vedlegg til saken Revisjonens vurderinger Revisjonens vurdering om søknadsprosessen og tildeling er relatert til revisjonskriteriene 1-3 i kapittel Er søknadsprosessen gjennomført i tråd med bestemmelsene? På bakgrunn av faktabeskrivelsen og revisjonens gjennomgang av søknader og dokumentasjon, mener revisjonen at søknadsprosessen for tildeling av spillemidler til kulturarenaer for 2015 er gjennomført i tråd med sentrale og lokale bestemmelser. Er tildeling av spillemidler til kulturarenaer gjennomført i tråd med KUDs retningslinjer og fylkeskommunes retningslinjer og vedtak? Revisjonen viser til departementets retningslinjer omtalt i rapportens punkt Videre viser revisjonen til kapittel om fylkeskommunens retningslinjer og AFKs vedtak i sak 36/15 om fordeling av spillemidler til kulturarenaer for På bakgrunn av revisjonens gjennomgang av søknader i databasen og vurdering av fylkesrådmannens saksfremlegg, mener revisjonen at tildeling av spillemidler til kulturarenaer for 2015 er gjennomført i tråd med KUDs retningslinjer og fylkeskommunens retningslinjer og vedtak. Akershus og Østfold fylkesrevisjon 27

28 Er avslag på søknader om spillemidler begrunnet? Det fremgår av fylkesrådmannens saksframlegg at en av årets 15 søknader ikke er godkjent, herunder med avslagsgrunn. Oversikt og begrunnelse for søknad som ikke er godkjent, finnes i vedlegg til saken. På bakgrunn av administrasjonens redegjørelse og fylkesrådmannens saksfremstilling, mener revisjonen at avslag på søknad er begrunnet og ivaretatt ved fordeling av spillemidler til kulturarenaer for kroner får en prosentvis avkortning som er lik for alle disse fire.» Fylkesrådmannens anbefalinger «Fylkesrådmannen vurderer det slik at en her har kunnet imøtekomme de innkomne søknadene på en hensiktsmessig måte, og i tråd med de retningslinjene som gjelder. Fylkesrådmannen anbefaler innstillingen, som følger av alternativ 1 over.» Vedtak: Fylkesrådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt Faktabeskrivelse - regnskap og rapportering Sak 37/13 i Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse Fordeling av spillemidler til kulturarenaer i Akershus for 2013 Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse vedtok i møte 10. september 2013 under sak 37/13 Akershus fylkeskommunes fordeling av spillemidler til kulturarenaer for Det fremgår av saksfremstillingen at fylkeskommunen mottok i alt 13 søknader innen fristens utløp. Én søknad ble ikke godkjent, da den var mangelfull. Samlet godkjent søknadsbeløp for de 12 godkjente søknadene var kroner. Totalt beløp til disposisjon var kroner. Det fremgår av saksfremstillingen at alle søknadene fikk tilsagn om midler etter fylkeskommunens prinsipp for fordeling av midler. For øvrig fremgår fylkeskommunens prinsipp for fordeling som fire alternativer. For ordens skyld gjengis fylkesrådmannens anbefaling som følger alternativ 1 i saksfremstillingen: 1. «Det alternativet som ligger i innstillingen: Alle søknader med søknadssum på en mill. kroner eller mindre får tilsagn om hele søknadsbeløpet. De fire søknadene som har søknadssum på over en mill Revisjonens undersøkelse av tilskuddsmottakernes levering av revidert sluttregnskap for spillemidler til kulturarenaer for 2013 På bakgrunn av utvalgets vedtak om fordeling av spillemidler for 2013 til kulturanlegg, har revisjonen gjennomgått dokumentasjon i fylkeskommunens arkivsystem ephorte. Revisjonen har hovedsaklig undersøkt dokumentasjon vedrørende søknader og tilsagn om spillemidler til kulturarenaer med fokus på at tilskuddsmottakerne har levert inn sluttregnskap og revisoruttalelse etter at anleggene er ferdige. Revisjonen har ikke kontrollert at ferdigattest er vedlagt sluttutbetaling utover attestasjon som er gjort på skjema for regnskapsammendraget. Revisjonen viser til kapittel 1.5 vedrørende avgrensninger i rapporten. Revisjonen har valgt å undersøke søknader/tilsagn om spillemidler til kulturarenaer for 2013 for å kunne følge hele prosessen frem til innlevering av sluttregnskap og revisjonsuttalelse. Tilsagn om tilskudd gjelder i inntil 3 år fra dato på tilsagnsbrevet. Ifølge retningslinjene skal sluttutbetaling skje etter at ferdigattest og revidert regnskap er innsendt. Inntil disse dokumentene foreligger, skal fylkeskommunen holde tilbake minst 10 % av tilskuddet. Dersom søkeren ikke har bedt om utbetaling av tilskuddet i samsvar med dokumentert framdrift og likviditetsbehov Akershus og Østfold fylkesrevisjon 28

29 innen tre år etter underretningen, bortfaller tilsagnet. Revisjonen har gjennomgått dokumentasjon for alle de 12 godkjente søknadene fra kommunene som fikk tildelt spillemidler til kulturarenaer i Totalt ble det fordelt 18,1 mill. kroner. I arkivsystemet ephorte er det arkivert dokumentasjon for hvert anlegg (anleggsnummer/saksnr) vedrørende prosjekter/søknader om spillemidler til kulturarenaer, herunder korrespondanse mellom fylkeskommunen og tilskuddsmottaker/kommunen. Dette gjelder blant annet tilsagnsbrev, anmodning om delutbetalinger og sluttutbetalinger, regnskapssammendrag og revisjonsuttalelser. Av revisjonens gjennomgang fremgår det av brev og e-poster fra administrasjonen i november 2014 at i seks tilfeller har administrasjonen bedt kommunene om tilbakemelding på status for ferdigstillelse av prosjekter. Administrasjonen har også bedt om at revisjonsuttalelse og regnskapssammendrag sendes fylkeskommunen, sammen med anmodning om sluttutbetaling, dersom prosjektet er fullført. I åtte tilfeller 10 har revisjonen ikke funnet dokumentasjon i ephorte som bekrefter at det er levert sluttregnskap og revisjonsuttalelser. Revisjonen har fulgt opp dette i e-post til administrasjonen Administrasjonen har i e-post av redegjort for status med hensyn til disse tilfellene. Det fremgår av tilbakemeldingen at i seks tilfeller har administrasjonen sendt forespørsel til kommunen vedrørende status for prosjektet. Administrasjonen har opplyst at for to av disse byggene er det bare foretatt delutbetaling, fordi byggene ikke er fullført. For de to siste byggene er det opplyst at disse er avsluttet og sluttutbetaling er foretatt. 10 Revisjonen viser til at tilsagn om tilskudd gjelder i inntil 3 år fra dato på tilsagnsbrevet Revisoruttalelse vedrørende tildeling av spillemidler til kulturbygg i Akershus fylkeskommune for 2014 Akershus og Østfold fylkesrevisjon har i brev av oversendt en revisjonsuttalelse vedrørende tildeling av spillemidler til kulturbygg i Akershus fylkeskommune for Vedlagt brevet fulgte fylkeskommunens årsrapport for 2014 for desentralisert ordning for kulturbygg. Årsrapporten viser sum innestående midler per Revisjonen har i brevet bekreftet at innestående midler på bankkontoen til spillemidler til kulturbygg inklusive renter er kr ,59 per Herav utgjør opptjente renter i 2014 kr ,- og inndratte midler i 2014 kr ,-. Det fremgår av tallene i årsrapporten at disse stemmer med oppgitte tall for opptjente renter og inndratte midler. I årsrapporten for 2014 har administrasjonen i tråd med retningslinjene også gitt en kort begrunnelse for mer enn 2 millioner kroner innestående på konto per Innestående midler til kulturarenaer er avsatt til bundet fond i Akershus fylkeskommunes regnskap for Det fremgår også av brevet at fylkesrevisjonen har kontrollert administrasjonens regnskapsoppstilling vedrørende tildeling av spillemidler til kulturbygg mot Akershus fylkeskommunes regnskap Revisjonens vurderinger Revisjonens vurdering om regnskap og rapportering er relatert til de to siste revisjonskriteriene i kapittel Er det levert revisorattestert sluttregnskap for bruk av spillemidler til kulturarenaer? Revisjonens viser til faktabeskrivelsen og revisjonens undersøkelse om tilskuddsmottakerne har levert revidert sluttregnskap for tildelte spillemidler til kulturarenaer for Akershus og Østfold fylkesrevisjon 29

30 På bakgrunn av faktabeskrivelsen og administrasjonens tilbakemelding for prosjektstatus i e-post og i høringsmøtet, mener revisjonen at krav til levering av revisorattestert sluttregnskap for tildelte spillemidler til kulturarenaer er fulgt opp og i varetatt av administrasjonen. I de tilfellene dette mangler foretar administrasjonen oppfølging. I enkelte tilfeller sender/har sendt administrasjonen brev/varsel om inndragning av spillemidler ved manglende levering innen tilsagnsperioden. Revisjonen forutsetter også at krav til ferdigattest blir fulgt opp. Rapporterer fylkeskommunen årlig til departementet i tråd med retningslinjene for forvaltning av desentralisert ordning for tilskudd til kulturbygg? På bakgrunn av faktabeskrivelsen mener revisjonen at fylkeskommunen rapporterer til departementet i tråd med retningslinjene. Fordelingen av inndratte spillemidler og rentemidler til kulturarenaer for 2014 stemmer med fylkeskommunens regnskapsoversikt over innestående midler per Konklusjon Revisjonens beskrivelse og vurderinger av de ulike revisjonskriteriene knyttet til revisjonens spørsmål fremgår av kapittel og Revisjonen mener at fylkesrådmannen gjennomfører og dokumenterer søknadsprosessen for spillemidler til kulturarenaer for 2015 på en god måte og i tråd med departementets og fylkeskommunens retningslinjer. Videre tildeles spillemidler til kulturbygg i samsvar med politisk sak vedrørende årlig tildeling av spillemidler til kulturarenaer. Et av kravene for tildeling av spillemidler er at tilskuddsmottaker skal levere revidert sluttregnskap for tildelte spillemidler til kulturarenaer (2013). Gjennomgangen har vist at administrasjonen følger opp at revidert sluttregnskap blir levert og arkivert i ephorte. Revisjonen forutsetter at administrasjonen følger opp de prosjektene hvor status for prosjektet er etterspurt i kommunen eller hvor prosjektet ikke er fullført. Revisjonen forutsetter også at krav til ferdigattest blir fulgt opp. Et annet krav i retningslinjene er at fylkeskommunen skal sende inn til departementet en oversikt over innestående spillemidler til kulturbygg per Fylkesrådmannen har utarbeidet en slik oversikt i tråd med retningslinjene. Revisjonen konkluderer med at fylkesrådmannen har tilrettelagt for gode administrative rutiner og et godt system for tildeling og oppfølging av spillemidler til kulturarenaer. Sarpsborg, 4. november 2015 Ketil Roppestad revisjonsdirektør Ingar Dahlby forvaltningsrevisor Akershus og Østfold fylkesrevisjon 30

31 4. VEDLEGG Fylkesrådmannens høringssvar brev av Akershus og Østfold fylkesrevisjon 31