BEVISST VIRKSOMHETSSTYRINGSSYSTEM NTNU

Transkript

1 BEVISST VIRKSOMHETSSTYRINGSSYSTEM NTNU BEVISST: SUPERBRUKERE Innføringskurs Tomas Hermansen og Gry Jordet Kibsgaard Delprosjektledere BEVISST-prosjektet Controller Stab, Seniorrådgiver Personalavdelinga

2 Agenda Virksomhetsstyringssystem : forventninger Brukerutvikling Se og lær! Learning by doing Evaluering Individuell veiledning BEVISST?!

3 Mål med virksomhetsstyringssystem Effektmål ved NTNU NTNU får bedre prosesstøtte til plan-, budsjett- og oppfølgningsprosess Ledere på alle nivå i NTNU får lettere tilgang til relevant informasjon om sin virksomhet NTNU får økt fokus på datakvalitet, og dermed et grunnlag for løpende å forbedre datakvaliteten. NTNU får et grunnlag for videre utvikling og analyse av sin virksomhet igjennom bedre tilgjengelighet til data.

4 BEVISST prosjektorganisasjon Linjeansvarlige data/analyse Avklaringer Ressurser Analysebehov Avklaring superbrukere Referansegruppe brukerutvikling Frank Arntsen Ida Munkeby Inge Fottland Håkon Alstad Petter Wiig Styrings gruppe BEVISST prosjektgruppe Tore Indreråk, PL Jens P Nygård, Ass PL Tomas Hermansen Torgeir Sesseng Gry Jordet Kibsgaard Assosierte prosjektdeltakere Kilde-/dataavklaring Rapportutvikling Brukerutvikling/støtte

5 FS DBH/ Cristin Paga Endelig fremdriftsplan, Hovedplan A HOVEDPLAN A (masterplan, etablering av Datavarehus NTNU, samt utvikling og innføring av Utdanning, Forskning og HR. Komplett 1. generasjon løsning.) UTDANNING (Kuber/rapporter Cognos) FORSKNING (Kuber/rapporter Cognos) HR (Kuber/rapport er Cognos) Produksjon Test Innføring Forankring Opplæring Samlet innføring ØKONOMI Produksjon, Test Innføring, Forankring Opplæring TM1 Jan Feb Mar Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des DATAVAREHUS NTNU

6 Innhold scope 2014 (1. generasjon Virksomhetsstyring NTNU) Rapportområder Budsjett Regnskap (Prognoser) Søkertall Opptakstall Kandidatproduksjon Studiepoengproduksjon Publikasjonsproduksjon Formidlingsproduksjon Dr.gradsproduksjon BOA-virksomhet Bemanning Likestilling Midlertidighet Prestasjon (utdanning/forskning) Lønnsstatistikk Økonomi Utdanning Forskning HR Datasett: Dagens tabeller for Cognos og dimensjoner i Cognos Datasett: Søketall (FS) Opptakstall (FS) Studiepoengproduksjon (DBH) Kandidatproduksjon (DBH) Datasett: Publikasjonspoeng/antall publ. (DBH) Antall formidlinger (Cristin) Dr.grader (inngått)/avlagt (DBH) Datasett (Paga): - antall ansatte/årsverk med stillingsopplysninger, herunder fast/midl. tilsetting, kjønn, alder, kontering, lønnsopplysninger, (medarbeidersamtale, midlertidighetshjemmel) COGNOS NTNU DATAVAREHUS RAPPROD DBH DBH OF Org reg FS Tabeller fra Christin Paga Daglig oppdatering Halvårlig oppdatering Årlig oppdatering (april) Månedlig oppdatering

7 PBO og sammenheng Cognos/Virksomhetsstyringssystem: Excel Analytix Discoverer DBH, FS, SFP, PAGA Excel Discoverer Analytix DBH, FS, SFP, PAGA Excel DBH, FS, SFP, PAGA PBO Cognos Cognos 1.0 Cognos 2.0 Cognos 3.0 BEVISST-prosjekt 2014 Forvaltning/brukerutvikling ->

8 Høy standardiseringsgrad, lav detaljeringsgrad, rask tilgjengelig informasjon Høy detaljeringsgrad, noe mulighet til tilpassing av parameter, rask tilgjengelig informasjon Høy detaljeringsgrad, stor fleksibilitet, krav til kompetanse for å finne informasjon Forskning, utdanning, HR, økonomi Lederrapport Områderapporter Kuber Dekaner, instituttledere Primær målgruppe: ledere Seksjonssjefer, kontorsjefer Primær målgruppe: lederstøtte e, controllere Primær målgruppe: superbrukere og lederstøtte

9 Modenhetsskala for bruk av BI-system Business Intelligence: er et sett med metodikker, teorier, prosesser, arkitekturer og teknologier som omformer rådata til meningsfull og nyttig informasjon for forretningsformål Business analytics turning data into insight Smarter Analytics: Reducing the cost of risk at University of California Office of The President

10

11 BEVISST : hva forventer jeg

12 Plan for brukerutvikling økonomi Brukerutvikling og opplæring lederstøtte e sentralt og fakultet (6+10) Kurs Innføringskurs Analysekurs Rapportkurs kurs Controllere, kontorsjefer (25+52) Budsjett- og rapporteringsbrukere Innføringskurs Planmodulkurs (superbrukere) Leveranser Analysekurs Planmodulkurs PILOT april: Leveranse: Seminar for controllere (delleveranse) PILOT mai: Leveranse: Tertialrapportering, prognose og langtidsbudsjett PILOT2 juni: Leveranse: innlegging av tidligere rapporterte data

13 BEVISST kompetansetrapp Lederstøtte Rapportkurs Planmodulkurs Analysekurs Brukerkurs (lese) Ledere

14 Team: brukerutvikling vår 2014 e sentralt fakultet Økonomisjef

15 Økonomisjefenes rolle i brukerutvikling Pådriver for eget fakultet sin bruk av BEVISST virksomhetsstyringssystem Ansvar for ressursallokering Tidsplan Informasjon Oppfølging av superbruker og opplæring lokalt

16 BEVISSTe ekspertbrukere og superbrukere BEVISST? Ekspertbrukere og superbrukere i fellesadm e fakultet Opplæringsansvar superbrukere Støtter lokal superbruker Koordinere arbeidet med standardisering av rapporter og systembruk Skal ta alle Cognos kurs i kompetansetrappen Delta i superbrukerforum Opplæringsansvar lokalt Støtte lokale brukere Løser oppgaver knyttet til bruk og innhold Skal ta alle Cognos kurs i kompetansetrappen Delta i superbrukerforum Bidra med å drive BEVISST café Delta på BEVISST café

17 : egenskaper og kompetanse God forståelse av NTNU sitt økonomisystem og datagrunnlag Selvstendig Innsikt i PBO-prosessen Positiv innstilling Interesse for virksomhetsstyring Se muligheter Pedagogisk Økonomisk basiskompetanse

18 Støtte og oppfølging av superbrukere Månedsmøtene med fast controller: Fokus på brukerutvikling pr fak Controllere Kontorsjef Planmodulkurs Tidsplan/omfang opplæring Kompetanseplan knyttet til brukere Støtteapparat: kurs Kursmateriell er ferdig utarbeidet til alle kurs (inkl. presentasjoner) Lage egne case: får hjelp av sentral superbruker Pedagogisk opplæring og veiledning BEVISST café Brukerstøtte: forum

19 Team: brukerutvikling vår 2014 SVT HF Marit Sivertsen Berg fakultet sentralt Nina Melum Lars Gunnar Indreiten Bjørn Dybwad Økonomi sjef Ivar Pettersen Tove Svenning Kristian Angen Ståle Rønning

20 Team: brukerutvikling vår 2014 IVT IME Espen Bakke fakultet sentralt Nina Melum fakultet sentralt Trude Wictoria Bersvendsen Økonomi sjef Anders Kvernberg Økonomi ansvarlig Stig Holiløkk Helge Garberg Vegard Kildal Vegard Kildal

21 Team: brukerutvikling vår 2014 NT DMF Morten Valseth fakultet sentralt Hanne Bergfjord Økonomi sjef Ingunn Kjøllmoen Gorm Beck

22 Team: brukerutvikling vår 2014 AB VM Geir Furhovden fakultet sentralt Bjørn Dybwad Avd.dir/ adm.sjef Ivar Margido Jensås Ivar Margido Jensås

23 Team: brukerutvikling vår 2014 Fellesadministrasjonen sentralt Rolf Willy Iversen Bjørn Dybwad sentralt sentralt sentralt Andreas Slettebak Wangen Trude Wictoria Bersvendsen

24 Nettverk av brukerutviklingsteam SUPERBRUKERFORUM

25 Ressurser i brukerutviklingen Innsida: BEVISST brukerstøtte BEVISST system for virksomhetsstyring Brukerstøtte: bevisst-hjelp@ntnu.no Meldingskanalen: BEVISST virksomhetsstyringssystem

26 Kursplan første fase: opplæring superbrukere Uke 7 Innføringskurs Økonomisjefer Sette dem i stand til å være Tirsdag 18 feb lesebrukere av Cognos. Fokus på brukerutvikling, valg av superbrukere, lokal opplæring og Tirsdag 25 feb oppfølging, øksjefs roller i dette Uke 10 Innføringskurs e Sette dem i stand til å være lesebrukere av Cognos. Fokus på brukerutvikling, lokal opplæring og oppfølging, superbrukeres roller i dette. Uke 11 Analysekurs e Kan lage egne analyser som gir bedre virksomhetsstyring på egen enhet. Kan gjenbruke egne og andres analyser. Kan videreutvikle analysemuligheter ut fra ledelsens behov. Uke 12 Rapportkurs e Kan lage rapportelement og presentasjoner til bruk i virksomhetsstyring ved enheten. Designe dashbord til egen ledelse. Uke 13 kurs e Bygge på analysekurs og rapportkurs. Opplæring i å kurse andre. Uke 14 BEVISST cafe Alle påkoblede brukere forum e, økonsjefer, sentrale controllere Uke 15 BEVISST cafe Alle påkoblede brukere Uke 15 LEVERANSE april Kaffe, kjeks og kunnskap. Lavterskel workshop for påkoblede brukere Fokus for møtet: leveranse dekanmøtet. Status opplæring og brukerutvikling Kaffe, kjeks og kunnskap. Lavterskel workshop for påkoblede brukere Tomas, Gry Sentral controller, Tomas, Gry Sentral controller, Tomas, Gry Sentral controller, Tomas, Gry Sentral controller, Tomas, Gry Sentral controller, Tomas, Gry Sentral controller, Tomas, Gry Sentral controller, Tomas, Gry

27 Veien videre Bli BEVISST: bruk verktøyet Bidra til å standardisere rapporter Brukerutviklingsteam forum Planlegg lokal opplæring Gå veien sammen!

28