Mellom barken og veden? Innsyn, partsinnsyn og fagetikk for arkivarar. Gudmund Valderhaug

Transkript

1 Mellom barken og veden? Innsyn, partsinnsyn og fagetikk for arkivarar Gudmund Valderhaug

2 Er dette OK? Barne- og likestillingsdepartementet har hemmeligholdt nesten alle dokumenter i saken om ansettelse av nytt barneombud. (-) BT ba i går departementet om en fullstendig dokumentliste over alle dokumenter i saken om ansettelse av nytt barneombud. Svaret fra arkivavdelingen i Barne- og likestillingsdepartementet var at «prosessen foreløpig har gått utenom vårt journalsystem». (Bergens Tidende )

3 Offentlegprinsippet i Norge Forslag om alminneleg offentlegheit i forvaltninga blei reist i Stortinget så tidleg som i 1845, men blei avvist fordi «Statsadministrasjonen tiltrænger, som enhver anden menneskelig Idræt, en viss grad av Ro og Uafhængighed, hvis den skal kunde virke på en forsvarlig Maade...» Det skulle ta 125 år før dette vart lovfesta i offentlegheitslova av (no erstatta av offentleglova av ) Saman med forvaltningslova frå 1967 etablerte ooffenlegheitslova eit system for innsyn i forvaltninga som utvida den demokratiske kontrollen av styresmaktene

4 To hovudprinsipp Alle har rett til innsyn i forvaltningas saksdokument, jf offentleglova 3: «Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ» Enkeltmenneske har rett til partsinnsyn og informasjon når saker eller opplysningar som gjeld vedkommande blir behandla, som «sakspart» etter forvaltningslova, «den registrerte» etter personopplysningslova, «pasient» etter pasientjournalforskrifta, etc

5 Case 1 Du arbeider sentralarkivet i ein kommune. Ein dag ringer far til ein tidlegare PPT-klient, ei jente som har avslutta grunnskolen og no er 17 år gammal. Faren ber om å få tilsendt kopi av dokumenta i jenta si mappe. Alle i PP-tenesta er på kurs denne dagen, og mannen forlangar eit klart svar. Kva svarar du og korleis begrunnar du svaret?

6 Forvaltningslova 2 e part, person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder

7 Case 2 Du er arkivar ved eit IKA. Ein dag ringer ein saksbehandlar frå sosialkontoret/nav i ein kommune og ber om å få oversendt barnevernsmappa til ei kvinne. Du spør kvifor, og det viser seg at kvinna og mannen hennar har søkt om adopsjonsløyve. Saksbehandlaren vil ha mappa for å lage vurderinga til sosialrapporten. Kva svarar du, og korleis begrunnar du svaret?

8 Forvaltningslova 13 Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold, eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår.

9 Forvaltningslova 13, forts. Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige.... Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Han kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i denne paragraf i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre.

10 Forvaltningslova 13b Taushetsplikt etter 13 er ikke til hinder for: at opplysningene brukes for å oppnå det formål de er gitt eller innhentet for, bl.a. kan brukes i forbindelse med saksforberedelse, avgjørelse, gjennomføring av avgjørelsen, oppfølging og kontroll,...

11 Case 3 Du er arkivleiar i kommunen: Ein dag kjem ein journalist som ber om å få sjå ei barnevernsmappe. Han arbeider med ei sak der ei mor anklagar barnevernet for å ta frå henne barnet utan sakleg grunn. Han har med seg ei fullmakt der ho gir han lov til å sjå alle opplysningane om henne i mappa. Korleis handterer du denne forespørselen?

12 Forvaltningslova 13a Taushetsplikt etter 13 er ikke til hinder for: 1. at opplysninger gjøres kjent for dem som de direkte gjelder, eller for andre i den utstrekning de som har krav på taushet samtykker,...

13 Forvaltningslova 13b 1. Taushetsplikt etter 13 er ikke til hinder for at opplysningene i en sak gjøres kjent for sakens parter eller deres representanter Part eller partsrepresentant som blir gjort kjent med opplysninger etter første ledd nr. 1, kan bare bruke opplysningene i den utstrekning det er nødvendig for å vareta partens tarv i saken.

14 Case 4 Du arbeider ved byarkivet. Ein dag kjem ein uflidd og lite tillitsvekkande person og ber om å få kopi av barnevernsmappa til ein venn. Han har med fullmakt frå vennen Kva gjer du? Korleis begrunnar du det du gjer?

15 Forvaltningslova 12 En part har rett til å la seg bistå av advokat eller annen fullmektig på alle trinn av saksbehandlingen. Som fullmektig kan brukes enhver myndig person eller en organisasjon som vedkommende er medlem av. Forvaltningsorganet kan likevel tilbakevise den som uten å være advokat, søker erverv ved å opptre for andre i forvaltningssaker Fullmektig som ikke er advokat skal legge frem skriftlig fullmakt...

16 Case 5 Du jobbar som arkivleiar i ein kommune. Ein dag ringer ein pensjonert lærar og ber om å få kopi av alle karakterane han har gitt mellom 1983 og Kva svarar du? Korleis grunngir du svaret?

17 Forvaltningslova 13a Taushetsplikt etter 13 er ikke til hinder for: at opplysningene brukes når behovet for beskyttelse må anses varetatt ved at de gis i statistisk form eller ved at individualiserende kjennetegn utelates på annen måte, og...

18 Case 6 Du er arkivar ved eit IKA. Ein dag ringer ein mann og ber om å få kopi av si eiga barnevernsmappe. Han var barnevernsklient for 25 år sidan. Du svarar at du skal undersøke om mappa finst i arkivet og lover å ringe tilbake. Du finn mappa, men oppdagar at den er ei «familiemappe, som også inneheld opplysningar om mannens søsken som også vart overtatt av barnevernet. Korleis løyser du denne saka?

19 Forvaltningslova 19 En part har ikke krav på å få gjøre seg kjent med de opplysninger i et dokument a. som er av betydning for Norges utenrikspolitiske interesser eller nasjonale forsvars- og sikkerhetsinteresser, når slike opplysninger kan unntas etter offentleglova 20 og 21, b. som angår tekniske innretninger, produksjonsmetoder, forretningsmessige analyser og berekninger og forretningshemmeligheter ellers, når de er av en slik art at andre kan utnytte dem i sin egen næringsvirksomhet, c. som angår forskningsideer eller forskningsprosjekter i sak som gjelder økonomisk støtte eller rådgivning fra det offentlige i forbindelse med forskningsprosjekt, eller

20 Forvaltningslova 19, forts. d. som det av hensyn til hans helse eller hans forhold til personer som står ham nær, må anses utilrådelig at han får kjennskap til; likevel slik at opplysningene på anmodning skal gjøres kjent for en representant for parten når ikke særlige grunner taler mot det. Med mindre det er av vesentlig betydning for en part, har han heller ikke krav på å få gjøre seg kjent med de opplysninger i et dokument som gjelder a) en annen persons helseforhold, eller b) andre forhold som av særlige grunner ikke bør meddeles videre....

21 Case 7 Du er arkivleiar i kommunen. Ein dag blir du kontakta av ordføraren som ber deg slette eit dokument han har skrive i det elektroniske sak-/arkivsystemet. Saka handlar om bygging av moske i kommunen, og ordføraren var positiv til bygging i dette dokumentet. No har han skifta meining, og vil ha dokumentet fjerna. Kva gjer du?

22 Forvaltninga og innsynsretten Offentlege organ må leggje regelverket om innsyn og partsinnsyn til grunn for arkivbehandlinga, dvs føre postjournal sørge for at alle saker er tilstrekkeleg «opplyst» og dokumentert i arkiva varsle og informere sakspartar gjere arkiva er tilgjengelege for innsyn samtidig som opplysningar unntatt teieplikt ikkje blir gjort tilgjengelig for uvedkommande, og bevare arkiva for ettertida

23 Forvaltningsarkivaren Ansvaret for at dette skjer ligg hos administrasjonssjefen, men forvaltningsarkivaren er ein sentral aktør i arbeidet for at organet oppfyller lovverkets krav til arkiva og i «førstelinetenesta» i forholdet til media og publikum Det er ho som må sikre at alle arkivdokument er registrert, klassifisert og knytta til rett sak Det er er (som regel) ho som tar i mot forespørslar om innsyn i dokumenta (sjølv om vurderinga av partsinnsyn kan bli gjort av saksbehandlarar)

24 Forvaltningsarkivarens samfunnsrolle Forvaltningsarkivarens samfunnsrolle er knytta til arkivdanninga og til forholdet mellom forvaltningsorganet og publikum Forvaltningsarkivaren er underlagt leiinga i organet, men har samtidig eit særleg fagansvar for arkiva Forvaltningsarkivaren er arkivspesialisten i organet og må ha god kjennskap til faglege prinsipp og regelverket som regulerer arkiva, men også ei fagetisk forståing av utfordringane ved si rolle

25 Case 8 Som arkivar i Olje- og energidepartementet journalfører du eit dokument der den nye statssekretæren opplyser om sine kundar som kommunikasjonsrådgivar i Second House. Dokumentet er unntatt offentlegheit, men du les det. Alt 1: Han har hatt Esso og Shell som sine kundar dei siste åra Alt 2: Han har ikkje hatt kundar innafor departementets fagfelt Ved middagsbordet same dag startar ektefellen din ein diskusjon om statssekretærens evt bindingar til oljebransjen. Korleis handterer du dette med utgangspunkt i alt 1 og alt 2?

26 «Arkivaren veit alt» «Need to know»-prinsippet gjer at ein arkivar gjennom sitt arbeid kan få tilgang til opplysningar om heile verksemda til eit organ, mens den enkelte saksbehandlar som regel berre har tilgang til sitt arbeidsområde Dette stiller store krav til fagleg, etisk og personleg integritet hos arkivarane

27 Case 9 Du arbeider i sentralarkivet i kommunen. Ein dag du mens du arbeider med å skanne post, legg du merke til eit brev til barnevernsavdelinga frå ein av naboane. Denne naboen har i lang tid klaga på oppførselen til ungane dine. Les du brevet?

28 Case 10 Du er arkivleiar i kommunen. Mens du førebur ei avlevering av sosialklientarkiv til Arkiv i Nordland, oppdagar du at det manglar fleire klientmapper. Du undersøker saka og får vite at det er den tidlegare sosialsjefen som har makulert mappene. På spørsmål frå deg svarar han at «den elendigheita skal vi berre gløyme». Korleis handterer du denne saka?

29 Ei historie om ulovleg øydelegging av arkiv, Sør-Afrika 1993: Verne Harris arbeider i det sørafrikanske nasjonalarkivet, og blir gjort kjent med eit rundskriv frå Security Secretariat om å makulere dokument om apartheidregimets overvaking og trakassering av apartheidmotstandarar Makuleringa var i strid med arkivlova Harris informerte direktøren for arkivverket, som forsikra at det ville bli sett i verk tiltak for å stoppe kassasjonen

30 Verne Harris dilemma Men makuleringa heldt fram, anten fordi det tok tid før arkivdirektørens tiltak blei sett i verk, eller fordi dei blei neglisjert Harris var stilt overfor eit val mellom å avvente situasjonen og håpe på det beste eller å gå utanom dei offisielle kanalane og varsle offentlegheita om det som var i ferd med å skje

31 Mellom lov og rett? Rundskrivet var hemmelegstempla, det var m.a.o. lovbrot å gjere det kjent, men makuleringa av dokumenta var også ulovleg S.A. Code of Ethics: Arkivaren har ei moralsk plikt til å bevare arkiv og verne arkivets integritet mot endringar, informasjonstap, øydelegging og tjuveri, men skal også respektere graderinga til dokumenta

32 Konklusjonen Eg var konfrontert med motstridande imperativ utan å få råd om korleis eg skulle løyse dei. Til slutt gjorde eg det som var galt, i forhold til lova, min arbeidsgivar og... avsnitta frå etikkodeksen, og gjorde rundskrivet kjent for ein journalist og ei gruppe juristar som arbeida mot apartheid I had become a whistleblower - ein varslar

33 Erfaringane Når Verne Harris skal oppsummere sine erfaringar frå denne saka, er hovudbodskapen hans «getting the how right», dvs ta avgjerda på eit forsvarleg grunnlag We can neither stand outside process nor avoid bringing into process a pre-impression shaped by our unique experiences as individuals. The most we can do is ensure that in taking difficult decisions we have done so in an appropriate way in other words, getting the how right

34 «Verne Harris metode» «Getting the how right» always involves at least four elements: Firstly, an illumination of the web of rights that applies to interested parties at different levels Secondly, an analysis aimed at weighing competing claims against one another in the specific circumstances confronting the archivist Thirdly, a testing of one's views and feelings with respected colleagues and friends And finally, paying heed to one's conscience

35 Harris si grunngjeving If we follow conscience without taking the first three steps, we abandon accountability and risk assuming godlike powers. If we ignore conscience and rely only on the exercise of reason, we deny our humanity and seek to avoid bearing the burden of choice. It is only when we embrace all four elements that we can feel confident about having fulfilled the responsibilities invested in us as professionals.

36 Case 11 Du er arkivleiar i kommunen. Ein dag kjem rådmannen og ber deg endre sakstittelen til ei sak om forurensing ved eit avfallsdeponi, slik at den kan framstå som ei ordinær vedlikehaldssak. Det er openbart at rådmannen ikkje ønskjer publisitet om saka. Kva gjer du?

37 «The power to name» Journalføringa kan bidra til å synleggjere eller usynleggjere saker og dokument i arkivet, særleg formuleringa av sakstitlar klassifiseringa av saker Denne mulegheita blir brukt det har vi fleire døme på

38 Forvaltningsarkivarens handlingsrom er definert av lovbestemte, jobbrelaterte og etiske forhold: Kva seier lovverket? Kva lover skal vi leggje mest vekt på? Kva seier sjefen? Kva er fagleg forsvarlege handlemåtar? Kva seier samvittigheita, eller: kva er moralsk rett å gjere? Men desse spørsmåla kan ikkje besvarast uavhengig av kva interessekonfliktar er til stades i den gitte situasjonen, jf. Verne Harris' metode

39 ICAs etikkodeks (i kortversjon) arkivarane si fremste oppgåve er å sikre arkivets integritet for ettertida 2. arkivarane skal bevare arkiva i samsvar med proveniensprinsippet og prinsippet om den opphavlege orden, regel nr 3. autentisiteten til arkiva skal bevarast 4. arkiva skal gjerast tilgjengelege for ettertida og regel 5. arkivarane skal dokumentere sine disposisjonar for å kunne forsvare dei på fagleg grunnlag

40 ICAs etikkodeks (i kortversjon) arkivarane skal fremje størst mogleg tilgang til arkiva og likebehandle brukarar 2. arkivarane skal balansere personvern med retten til innsyn og arbeide innanfor gjeldande lovverk 3. arkivarane skal ikkje utnytte si stilling til fordel for seg sjølv eller andre, 4. arkivarane skal halde seg fagleg oppdatert 5. arkivarane skal samarbeide med andre arkivarar og nærskylde profesjonar.

41 Case 12 Du er arkivleiar i kommunen og har deltatt i ei gruppe som har lagt fram forslag om innkjøp av eit nytt elektronisk arkivsystem. Rådmannen har i si innstilling gått mot gruppas forslag og tilrår innkjøp av eit system som er billegare. Du fryktar at dette systemet kan føre til dokumentasjonstap fordi det ikkje tilfredsstiller NOARK-standardens krav til elektroniske arkiv. Saka skal til behandling i formannskapet om nokre dagar, og du er omgangsvenn med eitt av medlemene. Informerer du henne om ditt syn? Kva handlingsrom har du i denne saka?

42 Case 13 Du er arkivleiar i kommunen og får forespørsel frå ein journalist om innsyn i saksdokumenta om bygging av eit nytt kultur- og idrettsbygg. Det viser seg at vesentlege delar av teikningane av bygget er lagra i eit dataskydomene der arkitektar, ingeniørar og tilsette i kommunen har samhandla om utviklinga av prosjektet. Desse dokumenta er ikkje journalførte i kommunens arkivsystem. Den eksterne lagringa har dessutan blitt gjort utan nokon formell godkjenning. Korleis grip du an denne saka?

43 Case 14 Du jobbar ved sentralarkivet og blir kontakta av ein tidlegare tilsett som ønskjer innsyn i si personalmappe. I mappa finn du ein lukka konvolutt med påskrifta «Personalsak fortruleg». Korleis løyser du saka? Opnar du konvolutten for å sjå kva den inneheld?

44 Case 15 Du arbeider i sentralarkivet i kommunen. Ein dag kjem ein mann og ber om å få sjå planteikningar til fleire av husa i det finaste villastrøket i kommunen. På direkte spørsmål seier han at han er interessert i arkitekturen til husa, men du tvilar på om han snakkar sant. Du har ei kjensle av at han kan ha kriminelle hensikter. Kva gjer du?

45 Case 16 Du er arkivleiar i kommunen. Ein dag ber rådmannen deg finne fram personalmappa til ein tidlegare lærar, som for nokre år sidan sa opp stillinga si etter langvarige samarbeidsproblem med rektor på skolen der han jobba. Den tidlegare læraren har no søkt ei anna stilling i kommunen, og det verkar som om rådmannen vil finne ut kva samarbeidsproblema handla om. Korleis handterer du denne saka?