Prosjekt: Hyllestad Fleirbrukshall PILOT NOTAT FORPROSJEKT. INVITASJON TIL DIALOGMØTE Framtidsretta fleirbrukshall

Transkript

1 Prosjekt: Hyllestad Fleirbrukshall PILOT NOTAT FORPROSJEKT INVITASJON TIL DIALOGMØTE Framtidsretta fleirbrukshall

2 Bakgrunn og føremål: Hyllestad kommune har gjennomført eit forstudie for bygging av fleirbrukshall på Hyllestad. Ein er no starta eit forprosjekt for å føre dette arbeidet vidare, og dette arbeidet er basert på vedtak i Hyllestad kommunestyre av i sak nr. 041/14. Hyllestad kommune har i dag eit godt og aktivt idrett og kulturmiljø, men desse er spreidd i mange ulike lokalar med til dels dårleg funksjonalitet og kvalitet. Hyllestad kommune ynskjer med prosjektet å skape ein bygningsmessig hovudarena for idrett og kultur, samt å skape ein sosial samlingsstad for alle aldrar, men med særleg fokus på born og unge. Hyllestad kommune ynskjer eit prosjekt gjennomført med sterkt fokus på låge energi, drift og vedlikehaldskostnader. Ein har difor inngått samarbeid med NHO/KS/DIFI Nasjonalt program for leverandørutvikling og det regionale programmet i Sogn og Fjordane. Programmet sin visjon er å utnytte offentlege innkjøp på ein meir aktiv måte som stimulerer til konkurranse, næringsutvikling og innovasjon, for slik å legge til rette for betre behovsretta produkt og tenester til tilpassa vilkår for offentlege kundar. Meir informasjon om programmet finn ein på Gjennom dette samarbeidet ynskjer Hyllestad kommune, så tidleg som mogleg, å opprette ein dialog med marknaden for å få til ein best mogleg tilrettelagd prosess for vegen vidare med å få realisert prosjektet Hyllestad Fleirbrukshall. Ved å opprette denne type kontaktpunkt ynskjer ein å få gode innspel frå marknaden som kan vere til hjelp ved utvikling av ein tilrettelagd kravspesifikajson for prosjektet. Prosjektbeskriving: Hyllestad kommune har i dag ein mindre idrettshall med tilhøyrande symjeanlegg og garderobar. Heile anlegget treng til sterk oppgradering, både i forhold til teknisk installasjon og bygningsmessig vedlikehald. Symjehall med garderobar er i dag stengd og ein har vurdert rehabilitering av dette anlegget som lite aktuelt ut frå ei samla kostnadsvurdering. Vidare har Hyllestad skule eit vedteke behov for utviding av romfunksjonar, definert i tidlegare prosjekt som skule fase-2. Hyllestad kommunestyre har difor, basert på ei samla vurdering, vedteke at ny fleirbrukshall skal plasserast på nordsida av skulen, i området der i dag idrettshall og symjeanlegg er plassert. Hyllestad kommune skal stå som innkjøpar og ansvarleg eigar av prosjektet og ynskjer å ha fokus på bruk av framtidsretta løysingar og produkt. Gjennom forstudie har ein definert ei skisse til prosjektløysing og romprogram, som no vert vidare utgreidd og konkretisert i forprosjektet. Prosjektgruppa har definert tre-3-hovudområde som særleg viktige for det vidare prosjektarbeidet, dette er: energi, drift og vedlikehaldskostnader. Ein ynskjer vidare at prosjektet skal legge til rette for stor grad av frivillig innsats opp mot vakthald, drift og ettersyn, dette må igjen avspegle seg i brukarvenlege drift og vedlikehaldssystem.

3 Organisering: Prosjekteigar: Samarbeidspartnar: Styringsgruppe: Prosjektgruppe: Prosjektleiar forprosjekt: Hyllestad kommune NHO/KS/DIFI Nasjonalt program for leverandørutvikling, regionalt program i Sogn og Fjordane. Hyllestad formannskap Plan og utviklingsjef Stig Tverberg Oppvekstsjef Gjermund Flage Ordførar Morten Askvik Leiar Hyllestad idrettslag Svein Arild Dale Leiar ungdomsrådet John Gerick Bårøy Ryland Bygg v. Jostein Ryland Gjennomføring av prosjektet: Hyllestad kommune vil i samarbeid med NHO/KS/DIFI Nasjonalt program for leverandørutvikling, og det regionale programmet i Sogn og Fjordane, invitere til eit opent dialogmøte for interesserte produsentar, leverandørar og øvrige aktuelle tilbydarar til prosjektet (heretter kalla leverandørar som fellesbetegnelse). Føremålet med dialogmøtet er å informere om kommunen sine behov, ynskjer og utfordringar knytt til oppføring av Hyllestad Fleirbrukshall, samt å informere om programmet for leverandørutvikling. Ein ynskjer gjennom dialogkonferansen å klarlegge kva ulike aktuelle leverandørar kan tilby i prosjektet. For leverandørane er dialogkonferansen ein arena for å synleggjere sine innovative og framtidsretta løysingar innan sine ulike fagfelt, samt ein arena for å finne moglege samarbeidspartnarar. Oppsummert skal dette gje eit betre grunnlag for utarbeiding av ein framtidsretta kravspesifikasjon fram mot tilbodsfase og innkjøps beslutningar i prosjektet. Verksemder som ynskjer delta i dialogmøtet kan i ettertid av dialogmøtet sende inn skriftleg omtale av korleis dei best kan løyse det skisserte behova i prosjektet, relatert til deira fagfelt, og slik komme med sine råd til Hyllestad kommune som innkjøpar i prosjektet. Eit slikt innspel ynskjer ein er relativt kort oppsummert, gjerne ikkje på meir enn 4- A4 sider. Det er ynskjeleg at dei løysingsframlegg som vert presentert er omtalt på eit overordna og funksjonelt nivå. Idear som kjem fram i denne prosessen vil kunne verte nytta som grunnlag for utarbeiding av kravspesifikasjonar til grunnlag for seinare anskaffelsar. Deretter vert dialogmøtet sin andre del gjennomført der alle interessentar vert invitert til dialogmøter ein til ein for å presentere sine innspel munnleg og deri opne for dialog kring utfordringar og moglege løysingar. Målet er å samle best mogleg kunnskap om kva som er mogleg innafor prosjektet sine økonomiske rammer, og kva som er tilgjengeleg av alternative løysingar, særleg knytt opp mot prosjektet sine 3-fokusområder, drift, energi og vedlikehaldskostnader.

4 Det er også mogleg for aktuelle leverandørar, som ikkje kan delta på sjølve dialogmøtet, å sende inn ein eigen omtale som svar på oppdragsgjevar sine behov og utfordringar, innan oppgitt frist i utlysinga. Mellombels tidsplan Veke-22 Utlegging av invitasjon til dialogmøtet via Doffin Veke-23/24 Frist for påmelding til dialogmøte Veke-22 Behandling av grunnlag forprosjekt i k.styre sak Veke-24 Dialogkonferanse på Hotel Sognefjord Veke-23 Kontraktsinngåing for utarbeiding tilbodsdokument Veke-25 Frist for levering av innspel og påmelding ein til ein møter etter dialogkonferanse Veke-26 og 27 Ein til ein møter etter dialogmøte Veke-27 (28) Levering rapport forprosjekt til adm. sjef. Veke-24 til 32 Utarbeide konkurransegrunnlag Veke-33 Utlysing av konkurranse Veke-34 Synfaring tilbodskonkurranse Veke-42 Tilbodsfrist Veke-42/43 Gjennomgang og evaluering av innkomne tilbod Ferdigstilling finansieringsplan Innstilling entreprise m. atterhald samt overlevering prosjekt til adm. Saksførebuing budsjettarbeid adm. Hyllestad kommune Veke-46 Presentasjon prosjekt i samband med budsjettpresentasjon 2017 Veke-50 Endeleg vedtak om utbygging Januar Kontraktsinngåing Februar Oppstart anleggsarbeid Desember Ferdigstilling prosjekt del Juli Ferdigstilling prosjekt del-2 Agenda dialogkonferanse Hyllestad kommune, Hotel Sognefjord, 6953 Leirvik i Sogn 10:30 Kaffi og rundstykker 11:00 Velkommen ved ordførar 11:10 Kort om program for leverandørutvikling v/nho 11:25 Orientering om prosjektet Hyllestad Fleirbrukshall v/prosjektleiar 11:45 Orientering om prosjektet sine fokusområde v/prosjekteigar 11:55 Tema: Beskriving av no-situasjon 12:05 Pause 12:35 Tema: Entrepriseform m. dialog rundt tema 12:50 Tema: Støttemoglegheiter knytt opp mot hovudfokus prosjekt 13:00 Spørsmål og diskusjon :00 Vegen vidare

5 Representantar frå prosjektgruppa samt prosjektleiar vil vere tilgjengeleg for å svare på øvrige spørsmål fram til ca. kl. 15:00, og det vert og høve til å gjere synfaring i dette tidsrommet i eksisterande lokalitetar og skissert utbyggingsområde. Konferansen vil vere eit godt utgangspunkt for å knyte nye kontaktar med potensielle samarbeidspartnarar. Invitasjon til dialogmøtet vil verte utlyst via Doffin 3. juni 2016, og frist for påmelding til dialogkonferansen vert i utlysinga sett til seinast måndag 13. juni Presentasjonar frå dialogmøtet vil i ettertid av konferansen verte gjort tilgjengeleg via og via prosjektutlysinga på Doffin, samt også anna aktuelt prosjektunderlag. Skriftlege innspel frå leverandørar samt påmelding til ein til ein møter sendast til plan og utviklingssjef Stig Tverberg på Epost: stig.tverberg@hyllestad.kommune.no innan torsdag 23. juni Dialogmøtet vil bli streama via kommune-tv på og saman med underlag til konferansen vil dette kunne gje eit godt grunnlag for aktuelle leverandørar å knyte seg på prosjektet. Men ein anbefalar sterkt å delta på sjølve dialogmøtet for der å ha moglegheit til å knyte kontakt med aktuelle samarbeidspartnarar. MVH Prosjektgruppa Hyllestad Fleirbrukshall