Årsmøteinnkalling Klæbu Skolemusikkorps Side 1 av 2. Medlemmer av KSMK og foreldre/foresatte innkalles herved til

Transkript

1 Årsmøteinnkalling Klæbu Skolemusikkorps Side 1 av 2 Klæbu Skolemusikkorps Årsmøteinnkalling 2013 Medlemmer av KSMK og foreldre/foresatte innkalles herved til ÅRSMØTE TORSDAG 14. FEBRUAR 2013, KL STED: BLÅFLØYA SØRBORGEN SKOLE 1. Åpning 2. Navneopprop 3. Godkjenning av innkalling 4. Godkjenning av dagsorden/saksliste 5. Valg av møteleder 6. Valg av møtesekretær 7. Valg av protokollunderskrivere 8. Godkjenning av årsmelding 9. Godkjenning av revidert regnskap 10. Saker fremmet av KSMK s styre og medlemmer 11. Budsjett Valg Frist for å komme med saker til årsmøtet settes til 14. jan Årsmøtesaker kan leveres til styremedlemmer eller sendes på epost: epost@klabu-smk.com VELKOMMEN!!!!! Styret i KSMK Dokument / filnavn : Arsmoteinnkalling_2013 Klæbu Skolemusikkorps

2 Årsmøteinnkalling Klæbu Skolemusikkorps Side 2 av 2 4 ÅRSMØTET 4.1 Status Årsmøtet er KSMK`s høyeste myndighet. 4.2 Årsmøteperiode, innkalling, og saker til årsmøtet a. Ordinært årsmøte holdes hvert år innen 15.februar. b. Det innkalles til ekstraordinært årsmøte dersom styret i korpset eller 1/3 av musikkorpsets medlemmer krever det. c. Innkallingen sendes ut minimum 6 uker før ordinært og 2 uker før ekstraordinært årsmøte. d. Styrets årsmelding, revidert regnskap, valgkomiteens innstilling og saker til behandling på årsmøtet skal sendes medlemmene senest 2 uker før årsmøtet avholdes. e. Medlemmer må fremme saker til behandling på årsmøtet gjennom musikkorpsets styre. Slike saker må være styret i hende senest 4 uker før årsmøtet avholdes. Styret plikter å legge saker som kommer inn i rett tid fram på årsmøtet. 4.3 Representasjon, rettigheter og voteringer a. På årsmøtet deltar KSMK`s medlemmer, komitemedlemmer og gjester invitert av styret. b. Følgende har tale-, forslags- og stemmerett: - Medlemmer som har fylt 12 år. For medlemmer under 12 år kan en foresatt møte med tale-, forslags- og stemmerett. - Styrets medlemmer i alle saker, dog ikke stemmerett under behandling av årsmelding og regnskap. c. Følgende har tale - og forslagsrett: - Medlemmer som ikke er fylt 12 år. d. Følgende har talerett: - Representanter fra NMF - Årsmøtet kan gi talerett til hvem det måtte ønske. e. Gyldig vedtak krever mer enn halvparten av de avgitte stemmene, dersom ikke annet er bestemt i vedtektene. Dokument / filnavn : Arsmoteinnkalling_2013 Klæbu Skolemusikkorps

3 Årsmelding 2012 KSMK Side 1 av 6 Årsmelding 2012 Klæbu Skolemusikkorps Styret og komiteer har siden årsmøtet i 2012 bestått av følgende: Leder Grete Bjørkøy Gjenvalg 2012-okt 12 1 år Leder Monica Haugan Nov Konstituert. Nestleder Berit Hjellien Ny år Kasserer Monica Haugan 2011-nov 12 på valg Kasserer Morten Kjøren Nov Sekretær Ronny Wigdahl på valg Styremedlem. Åsmund Straum Ny På valg Arbeidskomite: (valgte leder og nestleder selv på første møte-leder er styremedlem) Marit Meland på valg May Jorun Sellesbakk 2011-juli 12 sluttet Åsmund Straum på valg Marianne Løland på valg Dag Robin Hansen Ny Ikke på valg Eva Langlie Ny 2012-juli 12 Sluttet Uniformskomite: Leder Rita Tellugen Ikke på valg Ingunn Brønstad Ny år Materialforvaltere: Leder Arne Svendsen på valg Jan Morten Bonde på valg Asgeir Aasen Gjenvalg 2012-jul 12 Sluttet Aspirantutvalg: Leder Gina Strøm Ny Ikke på valg Linda Overvik på valg Tøffe Tørk: Stig Overvik Gjenvalg Ikke på valg Svein A.Halvorsen på valg Bjørn Terje Pettersen på valg Morten Kjøren Gjenvalg Tar på annet verv Valgkomite: Magne Storsve på valg Unn Kristin Moen Aune på valg Ida Ustad Ny Ikke på valg Revisorer: Anne Aasen Ny Sluttet Marianne Løland Ny På valg

4 Årsmelding 2012 KSMK Side 2 av 6 Kort om endringer i styret gjennom årsmøteperioden. Til sommeren sluttet medlemmer med foreldre som hadde verv. Dette gikk spesielt utover arbeidskomiteen som mistet to av sine og ble sittende igjen med 4 medlemmer. På høsten sluttet også Asgeir Aasen i materialforvaltning og Bjørn Terje Pettersen i Tøffe Tørk, i tillegg til at Grete trakk seg som leder pga sykdom. Monica rykket opp som leder og i den forbindelse kom Morten inn i styret som kasserer for å ta over etter Monica. Musikkutvalg: Dirigent Svend Arne Sørum, Julie Ervik Halvorsen og Ragna Elise Skjermo Iversen fra korpsmedlemmene. Tillitsvalgte 2012: Maiken Skogstad og Ida Johanne Karlsen Styrets aktivitet : Etter årsmøtet i februar 2012, har styret hatt 12 styremøter, det er gjennomført 3 foreldremøter, samt 1 informasjonsmøte for aspirantforeldrene. I tillegg er det avholdt flere arbeidsmøter. Korpset medlemstall: KSMK har pr medlemmer i alderen 8 19 år. 16 aspiranter 7 junior 1 9 junior 2 35 hovedkorpsmedlemmer. På Stjerneaften i mars 2012 var det 5 korpsmedlemmer som mottok 5 års medaljen, 2 medlemmer som fikk 10 års medalje, og 3 korpsmedlemmer som mottok blokk, den største utnevnelsen nemlig å være aktiv medlem i korpset, det året man fyller 19 år. Det var i år meget bra rekruttering til korpset og i høst var det 16 aspiranter som hadde meldt sin interesse. AKTIVITETER/SPILLEOPPDRAG Korpset har også i år holdt en ganske høy aktivitet. Hele KSMK har i hovedsak hatt øvelser på alle torsdager det ikke har vært skolefri. Svend Arne Sørum er dirigent for HK og JK2. AK og JK1 har øvelse med Ruth Eriksen. Fra nyttår vedtok styret å igjen redusere juniortid til ett år. Det skal være en dialog på juniorers tredje år for inntreden i HK. Korpset skal derfor kjøpe 10% mindre dirigentstilling fra august Antall aspiranter/ juniorer hvert år skal være med å legge grunnlaget for vurdering av et eller to år juniortid. Korpset har mange engasjerte foreldre og dugnadsånden er stor. Viktige hovedinntektskilder for korpset er: Salg av toalett og tørkepapir. Blomstersalg to ganger i året. Loppemarkedet. SOMMERKURS På sommerkursene deltok 5 av våre medlemmer. 1 på gult kurs/ Melhus og 4 på blått kurs/ Grong. Utover ordinære øvelser på torsdager har vi gjennomført følgende aktiviteter : JANUAR 26.jan Øvelse med foreldrekaffe, FEBRUAR 10.feb. Ekstraøvelse for ungdomsgruppa.

5 Årsmelding 2012 KSMK Side 3 av 6 10.feb. Årsmøte 12.feb. Spilleoppdrag ungdomsgruppa? Hvor? Avlyst? 12.feb. Deltok aspirantene på NMF sitt aspirantseminar i Børsa. 13.feb. HK deltok på Tanemsrevyen i Klæbuhallen. MARS 01.mars. Langøvelse 08.mars. Generalprøve Stjerneaften 09.mars Skolekonsert på morgenen. 09.mars Stjerneaften på kvelden. 22.mars Dro vi på konsert i Olavshallen med Trondheim symfoniorkester og Luftforsvarets Musikkorps med b.l.a Tine Thing Helseth - Circus Maximus. 29.mars Øvelse med foreldrekaffe. APRIL 12.mars Marsjøvelse. 19.mars Ekstraordinært årsmøte. 26 mars Marsjøvelse MAI 3. mai Marsjøvelse på Tanem Skole. 10.mai Marsjøvelse. 15.mai Generalprøve i Klæbuhallen. 17.mai Spilling rundt omkring i bygda før frokost på rådhuset, deretter marsjering i barnetoget til Klæbuhallen. Avsluttet med konsert i Klæbuhallen. JUNI 12.juni Deltok HK på Sørborgen skole sin avslutningskonsert. 14.juni Langøvelse /marsjering juni Årets korpstur til Norsøfestivalen i Danmark. AUGUST 23.aug Høstens første øvelse. 28.aug Øvelse ungdomsgruppa/ kulturskolearrangement 29.aug Spilleoppdrag ungdomsgruppa/ kulturskolearrangement 30.aug Basar SEPTEMBER 1.okt Oppmarsj på markedsdagen i kulturuka. 27.okt Øvelse med foreldrekaffe. OKTOBER okt Bli kjent seminar med overnatting 24.okt Ungdomsgruppa på spilleoppdrag for Klæbu historielag i Gamle Festsal. 25.okt Konsert og feiring av korpsets 45-års jubileum i kulturhuset. NOVEMBER 29.nov Øvelse med foreldrekaffe. DESEMBER 13.des Generalprøve før Luciakonserten 14.des. Skolekonsert for Sørborgen og Tanem skole i Klæbuhallen. Samme kveld var det Lucia konsert i Klæbuhallen.

6 Årsmelding 2012 KSMK Side 4 av 6 20.des Hk øvde i kirka. 20.des Juleavslutning med pizza og brus på Milano. 24.des. Hk deltok under julegudstjenesten kl Informasjonskanaler i Klæbu skolemusikkorps Månedlige utgaver av Tut & Blæs med aktivitestsplan er vår hovedinformasjonskanal. I tillegg benyttes mail og sms. All informasjon blir også lagt ut på hjemmesiden som har godt besøk. Foreldrekaffen som er siste torsdag i måneden er hyggelige samlinger for både store og små. Dette er en sosial samling for foreldre og musikanter der det går på rundgang å bidra med noe til kaffen. Informasjon fra styret blir gitt og det er en anledning for foreldre å treffe leder og resten av styret i korpset. Styret opplever svært ulike behov blant foreldre på informasjon, noe som til tider oppleves svært frustrerende. Det er like mange meninger som det er foreldre, og med 4 nivåer i korpset samt stor aktivitet, har det vært nesten umenneskelig å ha 110% oversikt hele tiden. Da kan det skje glipper innimellom og sms/ epost kan komme tett. Noen har barn på flere nivåer og kan dermed få flere informasjoner nesten samtidig. Det er et innstendig ønske fra styret om at alle foreldre tar dette til ettertanke, ser utover egne behov og bruker energien sin positivt på barnas hobby. Foreldre er selv med å velger et styret for driften av korpset, og bør ha tillit til at disse gjør den beste jobben de kan for barna og miljøet i korpset. Det er ungdommen vi er her for. Konstruktive tilbakemeldinger mottar styret med takk. Sponsorer Hovedsponsor for korpset er Klæbu Sparebank. I 2012 har vi også fått til et samarbeid med Nåva.no som fast sponsor på klær, kopiering, trykk, medlemsfordeler i butikken Denne avtalen vil det komme mer informasjon om. Korpset har også fått støtte fra flere lag og foreninger i Klæbu, i tillegg til enkeltpersoner. Mvh styret i Klæbu skolemusikkorps, Januar 2013.

7 Årsmelding 2012 KSMK Side 5 av 6 Årsmelding arbeidskomite 2012 v/ Åsmund Straum Medlemmer: Åsmund Straum, leder Marit Meland Marianne Løland Dag Robin Hansen May Jorun Sellesbakk (Sluttet til sommerferien 2012) Arbeidskomitéen er arrangementskomité for den ikke- musikalske delen av korpsets arrangementer, og har i tillegg ansvar for å organisere loppemarked, samt blomstersalg før jul og 17. mai. Blomstersalg: Arbeidskomitéen besluttet i samråd med styret å øke prisen fra 60 til 75 kr. pr. plante. Dette førte til at fortjenesten på blomstersalget ble nesten doblet fra ca ,- i 2011 til ,- i Dette til tross for at antall solgte planter var noe lavere i 2011 enn i Det reduserte salget er vurdert til å være delvis betinget i prisøkningen og delvis i at det har blitt noe færre familier å fordele rodene på. Det har også vært flere tilbakemeldinger enn vanlig fra Klæbus innbyggere om at de ikke har fått besøk Stjerneaften: Arbeidskomiteen hadde ansvar for arbeidslister til de forskjellige oppgavene; lyd, lys, stoler i salen, kakebord, billetter, rydding, loddsalg osv. Stjerneaften ga et underskudd på 1137, mai: Arbeidskomiteen organiserte frokost på rådhuset til korpsmedlemmer og støtteapparatet. Loppemarked oktober: Hovedregelen er at alle må levere loppene sine selv de to siste dagene før loppemarkedet. Når vi fikk tilbud om noen større oppdrag som dødsbo ol. hentet arbeidskomiteens medlemmer sammen med flere av de andre foreldrene i korpset dette. Loppene ble som tidligere lagret på låven til Lis og Egil Grendstad frem til loppemarkedet i oktober. (Takk til Lis og Egil). Loppemarkedet ble forberedt med rigging og mottak av lopper 4. og 5. oktober og gjennomført 6. og 7. oktober. Rydding 7. oktober. Det var gledelig at så mange stilte opp også på oppryddingen slik at denne ble gjennomført på rekordtid!! Arbeidskomiteen hadde inntrykk av at loppemarkedet ble opplevd som sosialt og hyggelig for alle som deltok, og det ga en inntekt på ,60 Luciakonsert : Arbeidskomiteen hadde ansvar for arbeidslister til de forskjellige oppgavene, og oppfølging av at oppgavene ble utført. Lyd, lys, stoler i salen, kakebord, billetter, rydding, loddsalg osv. Luciakonserten ga et overskudd på 3240,50 Oppsummering: På alle arrangementer har vi i arbeidskomiteen blitt møtt av velvilje, og så godt som alle foreldrene har stilt lojalt opp og gjort sin del av dugnadsinnsatsen. Medlemmene i abeiskomiteen opplever i midlertid at komiteen har vært betydelig underbemannet det siste året. Frem til årsmøtet 2012 var det 9 medlemmer i arbeidskomiteen. Det var ifølge valgkomiteen 2012 vanskelig å skaffe medlemmer til alle vervene for På årsmøtet 2012 ble det derfor besluttet å nedbemanne til 5 medlemmer i arbeidskomiteen. I løpet av noen måneder på våren krympet dette til 4. Det planlegges nå en økning til 7 medlemmer i kommende valgperiode. Dette ser vi gjenværende medlemmer i arbeidskomiteen frem til, og vi tror den nye organiseringen og størrelsen vil gjøre arbeidet betydelig enklere. Arbeidskomiteen vil til slutt takke alle korpsforeldrene for god innsats i 2012, og velkommen til dugnad i 2013 Med vennlig hilsen Arbeidskomiteen

8 Årsmelding 2012 KSMK Side 6 av 6 Årsmelding uniformskomiteen v/ Ingunn Brønstad Uniformskomiteen har bestått av Rita Tellugen og Ingunn Brønstad. Det har vært gjennomført uniformssjekk for korpsmedlemmer 4 ganger : før 17 mai, før korpstur, i august/september og før Luciakonsert. Andre arbeidsoppgaver i 2012: Utdeling av stjerner m.m på stjerneaften. Medansvar for Luciakonsert (luciatoget). Vi har startet en opprydding på uniformsloftet, kastet utslitte korpsgensere m.m. Denne oppryddingen vil fortsette i Årsmelding aspirantkomiteen v/ Gina Strøm Det første oppdraget etter årsmøtet var å være med på aspiranttreffet i Børsa 12. februar. Våre aspiranter hadde en kjempefin dag, der de både spilte gruppevis og sammen hele gjengen. Dagen ble avsluttet med en konsert for foreldre, søsken og besteforeldre. 9. mars var det stjerneaften i Klæbuhallen, og aspirantene fikk sin første stjerne. Aspirantkorpset hadde sin egen avdeling på konserten og framførte noen nummer under ledelse av sin faste dirigent Ruth Eriksen. Det gikk veldig greit å få aspirantene til å være på rett sted til rett tid. Aspirantansvarlig var med på de fleste marsjøvelsene ila våren. Det er mye som skal innøves det første året man er ute og marsjerer og skal spille samtidig. Aspirantene viste stor framgang og fikk vist sine kunster 17. mai. Som avslutning på sesongen var det tur til Danmark. Det var bare 3 aspiranter som ble med dit, og alle så ut til å kose seg. Så var det tid for å tenke på neste sesongs aspiranter, og før skolen startet på igjen, ble alle nye aspiranter lagt inn i medlemskartoteket. Det var hele 17 aspiranter i 2012, en dobling fra året før. Før oppstart ble det laget en mappe med informasjon om korpset, stell av instrument, uniform mv. Mappene ble delt ut på oppstartmøtet 23. august. Allerede uken etter oppstart hadde aspirantene et oppdrag. Da var det basar i Klæbuhallen, og de nye aspirantene ble presentert og fikk vist fram sine instrumenter. Det var en stolt og spent gjeng som sto på podiet den dagen. Klæbuposten var også tilstede og tok bilde av aspirantene. I løpet av høsten er det blitt laget en egen vaktliste for aspirantkorpset. En forelder har vært til stede på øvelsene, og det har fungert veldig bra. 14. desember var det Luciakonsert i Klæbuhallen, og aspirantene var med i Luciatoget. Aspirantene var også med og spilte sammen med JK og HK. Aspirantkomiteen hjalp til med påkledning samt å holde ro i rekkene mens barna sto på scenen. 12. januar var aspirantene med på korpsets seminar. Mange av aspirantene har blitt veldig flinke til å spille i løpet av høsten, og de har en bra besetning i og med at de er så mange. 3. februar var aspirantene med som publikum under Trøndersk Mesterskap. Endelig fikk de bruke uniformen! Gina Strøm, aspirantansvarlig

9 2012/2013 Regnskap og budsjett Regnskap 2012 Resultat Budsjett 2013 Resultat Dugnader Inntekt Utgift Resultat Inntekt Utgift Resultat Blomstersalg , , , , , ,00 Papirsalg , , , , , ,00 Loppemarked , , , , , ,00 Basar , , ,41 0,00 Resultat dugnader , , , , , ,00 Konserter Inntekt Utgift Resultat Inntekt Utgift Resultat Lucia , , , , , ,00 Stjerneaften , , , , ,00 0,00 Ungdomsgruppespilli 2 000,00 0, , , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Resultat Konserter , , , , , ,00 Eksterne tilskudd Inntekt Utgift Resultat Inntekt Utgift Resultat Sponsor ,00 0, , , ,00 Gaver 2 240, , , ,00 Grasrotandel , , , ,00 Kulturfond banken , ,00 0,00 Saniteten , , , ,00 Kommunens kulturfo , , , ,00 VO midler +frifond , , , ,00 NMF instrumentfond , , , ,00 MVA kompensasjon 0, , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Resultat Tilskudd ,87 0, , ,00 0, ,00 Medlem Inntekt Utgift Resultat Inntekt Utgift Resultat Kontigent , , , ,00 Sommerkurs 8 555, , , , ,00 Tur , , , , , ,00 Rekruttering , , , ,00 Kontigent NMF 4 605, , , ,00 Forsikring NMF , , , ,00 Seminar 600,00-600, , ,00 Sosialt nærvær 570, , , , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Summert , , , , , ,00 Lønn honorar Inntekt Utgift Resultat Inntekt Utgift Resultat Dirigentlønn , ,00 0,00 0,00 Dirigentlønn , , , ,00 Dirigentlønn , , , ,00 Ledsagere tur/instruksjon 8 000, , , ,00 Summert 0, , ,00 0, , ,00 Drift Inntekt Utgift Resultat Inntekt Utgift Resultat Uniform Fane , , , , ,00 Instrument kjøp , , , , ,00 0,00 Instrument vedlikehold , , , ,00 Noter 7 795, , , ,00 Kurs og konferanseutgifter 4 380, , , ,00 PC til korpset 4 398, ,00 0,00 0,00 Innkjøp av Mamut regnskaps 8 521, ,25 0,00 0,00 Mobilt bredbånd/tlf 4 759, , , ,00 Porto postboks 1 404, , , ,00 Weblisenser 6 138, , , ,00 Bank og kortgebyr 5 821, ,00-651, , ,00 Gaver Stjerner 3 394, , , ,00 Scenemoduler , , , , ,00 Blekk/papir , , , ,00 Annonsering 8 634, , , ,00 Påmeldingsavgifter til rennebuspæll , , ,00 Summert , , , , , ,00 Inntekt Utgift Resultat Inntekt Utgift Resultat Totalresultat , , , , , ,00 Sponset til tur fra spare konto ,00 fratrekk for forskyvning av dirigentbetaling ,00 Restinvestering av fondsmidler ,00 Virkelig resultat ,73 Kundereskontro ,00 Papirbeholdning 7 290,00 Leverandørreskontro 0,00 Beholdning bankkonto ,26 Samlet aktiva ,26

10

11 Årsmøtesak fra styret til årsmøtet Styret ønsker å jobbe for en ny musikalsk handlingsplan. Vi ber årsmøtet godkjenne målsettingene for dette arbeidet som føringer for Innholdet og metodene i planen er tenkt utarbeidet av styret og dirigentene, da dette er variabler knyttet til hver enkelt sesong, besetning og medlemstallet i korpset. Men det forutsettes at også innhold og metoder er en del av en den langsiktig tenkningen og lages for 2 år av gangen. For målformuleringer: se dokumentet «Spilleglede og høy musikalsk kvalitet gjennom et tett sosialt samspill» Styret KSMK

12 KSMK 2013 Visjon: Musikalsk kvalitet og spilleglede gjennom et tett sosialt samspill Målsettinger: Musikalsk kvalitet Spilleglede Samarbeid med Variert repertoar kulturskolen Jevn rekruttering Sosiale sammenkomster Konkurranser og «Å se bra ut og å konserter høres bra ut» Musikalske Stolthet, glede og utfordringer latter Solister og Å bli sett, solistgrupper fadderordning Gode instrumenter Ingen reservebenk Besetningsplan Musikalsk handlingsplan del 1 målsettinger KSMK 2013