Ny versjon av HogiaLønn

Transkript

1 Til brukere av HogiaLønn med serviceavtale Oslo, november 2014 Revidert desember 2014 Ny versjon av HogiaLønn Ny versjon er tilgjengelig uten ekstra kostnad for brukere med Serviceavtale. Installer ny versjon med en gang! Se veivisere på Kundeservice, Veivisere, Installasjon. TA SIKKERHETSKOPI AV ALLE FIRMAER FØR INSTALLASJON AV OPPDATERINGEN! TA SIKKERHETSKOPIEN TIL EKSTERN ENHET, IKKE TIL MAPPEN HOGIALØNN ER INSTALLERT I. Nyheter og forbedringer Se oversikt side 2. MÅ GJØRES FØR OPPDATERING TIL HOGIALØNN OBS!!! Ta sikkerhetskopi av ALLE dine firmaer/klienter Har du synspunkter? Vi tar gjerne i mot både ros og ris. Kom gjerne med skriftlige forslag til forbedringer. Har du spørsmål av noen art, ta kontakt med kundeservice på telefon valg 2 eller e-post: support@hogia.no. Vi setter stor pris på at du oppgir ditt kundenummer ved henvendelser til oss. Kundenummeret finnes nede til høyre i bildet på HogiaLønn. Åpningstider kundeservice telefon Kundeservice har åpent fra kl mandag til og med fredag. I tillegg hver tirsdag fra kl til kl fra september til og med juni. I hele januar også utvidet åpningstid til kl mandag til torsdag. Med vennlig hilsen Hogia Lønn AS Kundeserviceavdelingen Er du godt nok forberedt og vet hva A-ordningen betyr av endrede rutiner for deg? Hvis ikke, begynn med å se her på Premietipset Tips oss, få premie! Tips oss om andre bedrifter som også kan ha nytte av et godt lønnssystem. Mer info på

2 Hogia Lønn AS side 2 Nyheter i HogiaLønn versjon ALTINNHOGIATRANSFER 3 MÅ GJØRES FØR OPPDATERING TIL HOGIALØNN OM DU PR. I DAG IKKE HAR VERSJON INSTALLASJON AV OPPDATERING OPPRETTING AV ANSATTREGISTER SOM VIL BLI GRUNNLAG FOR RAPPORTERING TIL A-ORDNINGEN 5 Hvilken informasjon overføres til det nye ansattregisteret? 5 ANSATTREGISTERET 6 Samme opplysninger på flere ansatte 6 YRKESKODER 8 Liste over ansatte med yrkeskoder 8

3 Hogia Lønn AS side 3 ALTINNHOGIATRANSFER I denne versjonen er versjon 5.6 av AltinnHogiaTransfer som gjelder. Den har dere oppdatert til om der i dag bruker versjon MÅ GJØRES FØR OPPDATERING TIL HOGIALØNN OM DU PR. I DAG IKKE HAR VERSJON På grunn av ny versjon av AltinnHogiaTransfer MÅ du FØR oppdatering avinstallere gammel versjon av AltinnHogiaTransfer. Det gjør du under Start, Kontrollpanel, Programmer. Dere som kjører på server, terminalserver, ASP, må avinstallere alle installasjoner av AltinnHogiaTransfer. I løpet av installasjonen av denne oppdateringen får du mulighet til å installere ny versjon (5.6) av AltinnHogiaTransfer. Den nye versjonen er nødvendig for å kunne levere A-meldinger. OBS! DET ER ALTINNHOGIATRANSFER SOM SKAL AVINSTALLERES. IKKE HOGIALØNN. INSTALLASJON AV OPPDATERING Start installasjonen som en vanlig oppdatering. Se Kundeservice, Veivisere, Installasjon, Installere oppdatering. Denne versjonen av HogiaLønn krever,.net Framework 3.5. Dersom du ikke har den installert får du beskjed om det. Normalt vil den være installert om du har Windows Vista eller Windows 7. De som har Windows 8 må installere den. Se egen veiviser under Installasjon, Installasjon på Windows 8. I løpet av installasjonen av HogiaLønn kommer du til: Forslaget er å Ikke installere AltinnHogiaTransfer og det godtar du KUN om du oppdaterer fra versjon Om du oppdaterer fra en tidligere versjon markerer du Installer/oppdater AltinnHogiaTransfer. En forutsetning er at den tidligere versjonen av AltinnHogiaTransfer er avinstallert under Kontrollpanel. Klikk Neste.

4 Hogia Lønn AS side 4 Du få opp neste bilde: Klikk Next. Om du ikke installerer på en server, godtar du forslaget på mappe for installasjon. AltinnHogiaTransfer behøver IKKE ligge i samme mappe som HogiaLønn.

5 Hogia Lønn AS side 5 Om du installerer på en server, endrer du til mappen du ønsker å installere i på serveren. For eksempel H:\Hogia\AltinHogiaTransfer. Klikk Next og installasjonen fortsetter. Klikk Close til slutt. Installasjonen av HogiaLønn fortsetter. Ved installasjon på server og terminalserver må tidligere versjon av AltinnHogiaTransfer byttes ut med ny versjon av AltinnHogiaTransfer. Det gjelder både server og arbeidsstasjon. Start så HogiaLønn OPPRETTING AV ANSATTREGISTER SOM VIL BLI GRUNNLAG FOR RAPPORTERING TIL A-ORDNINGEN I denne versjonen av HogiaLønn vil du kunne legge inn all informasjon om de ansatte for å få korrekt innrapportering til A-ordningen i Første gang du går inn på et firma/en klient etter oppdatering vil det bli opprettet et nytt ansattregister. I utgangspunktet vil det bli en kopi av det ansattregisteret du har i dag. Men i det nye ansattregisteret kreves det informasjon som ikke finnes i dagens ansattregister. Den må du legge inn. Hvilken informasjon overføres til det nye ansattregisteret? Nedenfor finner du en tabell som viser felt i dagens ansattregister og felt i ansattregisteret som blir opprettet for A-ordningen. Dersom informasjon fra dagens ansattregister overføres til nytt ansattregister går det fram av tabellen. Arbeidsforhold settes til Ordinært arbeidsforhold. Om det skal være noe annet må du endre på de ansatte. Skillekortene Skatt, Trekk, Firmabil, Utbetalinger, Arbeidsgiveravgift, Forening, Notater og Diverse er uforandret og overføres i sin helhet til nytt register. Feltene på disse skillekortene er derfor IKKE med i tabellen under. ANSATTREGISTER Skillekort- Ansatt Andel stilling i % Skillekort- Dager og datoer Ansattdato Ansattdato Ansattdato Sluttet dato Pensjonsalder Lønnsjusteringsdato Spesiell overv. dato Spesiell overv. årsak Ferieloven Avtalefestet Egendefinert Ferierett Gjenværende Sparte Forskudd Statistikk-knappen Yrkeskode Arbeidstid pr. uke Skiftarbeid Ansiennitet Avlønningsform ANSATTREGISTER FOR A-ORDNINGEN Skillekort - Arbeidsforhold Stillingsprosent Startdato Siste dato for endring av stillingsprosent Siste lønnsendringsdato Sluttdato Pensjonsalder Lønnsjusteringsdato Spesiell overvåkingsdato Spesiell overvåkingsårsak Skillekort Ferie Ferieloven Avtalefestet Egendefinert Ferierett Gjenværende Sparte Forskudd Skillekort - Arbeidsforhold Yrkeskode Antall timer pr. uke full stilling Arbeidstidsordning Lønnsansiennitet Avlønningstype For mer utfyllende informasjon om de ulike feltene, se veiviseren Ansattregisteret som du finner på Veivisere, A-ordningen.

6 Hogia Lønn AS side 6 ANSATTREGISTERET Når du klikker på Ansattknappen eller velger Ansatte under Register, vil du ha to ansattregistre. Et som er det vanlige som du har hatt hele tiden og et som er tilpasset A-ordningen. Det kalles for A- ordning. Når du går inn på ansatte vil det se slik ut: Om du nå går inn på for eksempel Anders vil du få opp det vanlige bildet. Om du gjør en endring vil du når du klikker OK bli overført til registeret for A-ordningen slik at endringene blir lagret begge steder. Det er derfor det beste om du ved endringer endrer en og en ansatt ved å klikke på OK (Ikke Ok & Neste) slik at du får med endringen på den ansatte i A-ordning-registeret også. Hver oppmerksom på at om du legger inn informasjon om de ansatte med Spes.funk knappen i dagens ansattregister, vil ikke disse bli overført til det nye ansattregisteret. OBS! SJEKK AT ALLE ANSATTE ER OVERFØRT TIL DET NYE REGISTERET Samme opplysninger på flere ansatte En del opplysninger vil gjelde for flere ansatte. Det er da mulig å få disse registrert under ett slik at man slipper å gå på hver ansatt. I bildet der ansatt velges, kan du klikke på Spes. funk.

7 Hogia Lønn AS side 7 Du vil da få mulighet til å gjøre utvalg på ansatte og velge den informasjonen som er felles: Kun feltene du fyller i vil bli overført til de ansatte du velger.

8 Hogia Lønn AS side 8 YRKESKODER I denne versjonen av HogiaLønn er yrkeskoderegisteret oppdatert. Skulle det allikevel finnes yrkeskoder vi ikke har fått med, hører vi gjerne fra deg. Send gjerne en e-post til support@hogia.no. Bruk emne Manglende yrkeskode og oppgi kundenummeret ditt. Liste over ansatte med yrkeskoder Du har nå mulighet til å få ut en liste fra ansattregisteret med yrkeskoder pr. ansatt. Rapporten har dagens ansattregister som utgangspunkt. Rapporten lager du under Rapporter, Egne, Ansattlister: Rapporten blir slik: