Godkjenning av systemløsninger i Noark 5

Transkript

1 kandidatnummer 715 Godkjenning av systemløsninger i Noark 5 Har Riksarkivets endring fra én godkjenning til «midlertidig» og «endelig» godkjenning fungert i henhold til sin hensikt? Bacheloroppgave 2016 Bachelorstudium i arkivvitenskap Høgskolen i Oslo og Akershus Institutt for Institutt for arkiv-, bibliotek- og informasjonsfag

2 Sammendrag Problemstillingen handler om godkjenning av Noark 5 systemløsninger. Mer spesifikt hvorvidt Riksarkivets hensikt er innfridd angående innføring av endelig godkjenning som et nytt trinn i prosessbeskrivelsen. Reglene gjennomgås og hensikt med innføringen vurderes. For å vurdere om disse er innfridd benyttes en kvantitativ spørreundersøkelse til arkivskapers og leverandør. Deres erfaringer og holdninger undersøkes. Representanter fra Riksarkivet intervjues. Deretter analyseres etterlevelse av regelverket, med fokus på overholdelse av tidsfrister, oppfølging og informasjonsformidling. Jeg ser så på kjennskap og holdninger til godkjenningene og vurderer om det er støtte bak den retningen Riksarkivet har utviklet godkjenningen i. Abstract The problem to be addressed is regarding the approval process of Noark 5 system solutions. Specifically, whether Riksarkivets purpose of implementing a final approval stage as a new step in the approval process is fulfilled. The approval rules are assessed and the purpose of the implementation is reviewed. To consider if the rules and purposes are fulfilled, a quantitative questionnaire is sent to the record managers in public services and the system developers. Their experiences and attitudes regarding the subject is surveyed. Representatives from Riksarkivet has been interviewed. Finally, an analysis is performed regarding compliance of the rules, with focus on complying to deadlines, how Riksarkivet follows up the system developers and conveyance of information. I then look into knowledge and attitude towards the approval process and analyze whether there are community backing of the direction that Riksarkivet has developed their approval processes. Høgskolen i Oslo og Akershus, Institutt for Institutt for arkiv-, bibliotek- og informasjonsfag Oslo 2016

3 Forord Bachelorstudiet i arkivvitenskap ved Høgskolen i Oslo og Akershus går mot slutten. Jeg har lært så utrolig mye, men likevel er det enda mer jeg så gjerne skulle ha lært. Etter flere år med krevende studie ved siden av full jobb og familie er dette likevel en etterlengtet avslutning. Jeg vil takke ansatte ved Høgskolens i Oslo og Akershus som har tilpasset studiet og veiledet meg slik at jeg kunne fullføre som deltidsstudent. Takk til arbeidsgivere som har tilpasset seg slik at jeg har fått studere ved siden av jobb. En spesiell takk til veileder Thomas Sødring som har ledet meg gjennom en krevende oppstart, oppmuntret og hatt troen på meg, tilpasset veiledningen og svart meg til alle døgnets tider. Og takk til Børge Lund for lån av velegnede striper. Til slutt vil jeg takke mine foreldre for oppmuntring. Mine barn for at de tålmodig har godtatt at jeg til tider må fokusere på eksamen istedenfor dem, selv om de ikke liker det. Og sist men ikke minst min kjære. For all kjærlighet, tålmodighet og ikke minst teknisk hjelp når pc en ikke gjør som jeg vil. Som har stått i ansvaret for hus og barn nærmest alene til tider og likevel oppmuntret meg og rost meg for innsatsen jeg har gjort ved studiet. Jeg elsker deg! Jeg hadde ikke klart dette uten dere! Side 3 av 120

4 Innhold 1. Innledning Forskningsspørsmål og delmål Prosessbeskrivelsen og Riksarkivets hensikter Kjennskap og holdninger til Noark 5 godkjenningen Analyse av avvik Avgrensning, tidligere forskning og kildebruk Avgrensning Hjemmel, tidligere forskning og kilder Metode Etikk Prosessbeskrivelsen og Riksarkivets hensikter Noarks historiske utvikling Prosessbeskrivelse for Riksarkivarens Noark 5-godkjenning Trinn 1 - Egenerklæring Trinn 2 Demonstrasjon Trinn 3 Prøveuttrekk Trinn 4 Reelt uttrekk Trinn 5? - Regodkjenning Hva ønsket Riksarkivet å oppnå? Endret egenerklæring Innebygd uttrekksfunksjon Testverktøy for uttrekket Nytt trinn endelig godkjenning Kjennskap og holdninger til Noark 5 godkjenningen Side 4 av 120

5 3.1. Om spørreundersøkelsen til arkivskaper og leverandør Metodisk Teknisk Formidling Kritikk fra respondenter Svarene på spørreundersøkelsen til arkivskaper og leverandør Spørsmål 1- Sektorinndeling av arkivskaper Påstand 2 Forståelse for forskjellen mellom midlertidig og endelig godkjenning Påstand 3 Holdning til uttrekk med reelle data Påstand 4 Innebygd funksjon for uttrekk Påstand 5 Holdning til tidsfrist for endelig godkjenning Påstand 6 Konsekvenser for de som bryter tidsfristen Påstand 7 Bevissthet på at ansvar for uttrekksfunksjonalitet bør kontraktfestes Påstand 8 Ansvaret er kontraktsfestet Påstand 9 Arkivskapers bevissthet på egenerklæringene Påstand 10 Leverandørs holdning til Riksarkivets rutiner rundt egenerklæringene Påstand 11 Arkivskapers krav til leverandør om kvaliteten på uttrekkene Påstand 12 Stiller midlertidig godkjenning og endelig godkjenning løsning likt? Påstand 13 Kvaliteten på uttrekkene er blitt bedre Påstand 14 Det var bedre når det bare var bare godkjent og ikke-godkjent Kommentarer Riksarkivets holdninger og erfaringer Side 5 av 120

6 Påstand 12 fra spørreundersøkelsen Stiller midlertidig godkjenning og endelig godkjenning løsning likt? Påstand 3 fra spørreundersøkelsen Holdning til uttrekk med reelle data Påstand 9 fra spørreundersøkelsen Spørsmål til kvaliteten på uttrekkene Påstand 6 fra spørreundersøkelsen Konsekvenser for de som bryter tidsfristen Nye utfordringer - Hva skal Noark 5 systemet brukes til? Nye utfordringer - Hva er det som godkjennes? Diskusjon - Analyse av avvik Endret egenerklæring Kjennskap og holdning til egenerklæringen og prosessbeskrivelsens krav til arkivskaper Mulighet for medbestemmelse Innebygd uttrekksfunksjon Testverktøy for uttrekket Nytt trinn - Prossessbeskrivelsens endelig godkjenning Melding om produksjonssetting av ny systemløsning Antall systemløsninger med midlertidig og endelig godkjenning Tidsbruk før, under og etter søknad om endelig godkjenning Analyse av innholdet i vedtakene for midlertidig godkjenning Oppfølging av systemløsninger med midlertidige godkjenning Oppfølging av systemløsninger med endelig godkjenning Uttrekk med Riksarkivet tilstede Tilgjengeliggjøring på Arkivverkets hjemmeside Kjennskap og holdninger til prosessbeskrivelsen til Noark Holdninger til godkjenning i to trinn Holdning til tidsfrister og reaksjoner ved brudd på tidsfrister Side 6 av 120

7 5. Konklusjon Oppsummering Reelle uttrekk en refleksjon Videre undersøkelser Referanser Lov og forskrift Privat kommunikasjon Liste over figurer Liste over tabeller Vedlegg Innsynsbegjæringer E-post med Øivind Kruse ved Riksarkivet E-post til Håkon Strand ved Strand Comics /Strand&Øverli Spørreundersøkelsene Mottakere hos systemleverandør Funn systemleverandør Kommentarer fra systemleverandør Mottakere hos arkivskaper Funn for arkivskapere Kommentarer fra arkivskaper Invitasjon til spørreundersøkelse Tabell tidsbruk før søknad om endelig godkjenning Side 7 av 120

8 1. Innledning Under studiet i arkivvitenskap på Høyskolen i Oslo og Akershus har jeg lært om Noark 5, og jo mer jeg lærte om databaseoppbygging jo mer interessert ble jeg. Jeg har noen års erfaring med arbeid innen arkiv og fått med meg noen av utfordringene og diskusjonene i fagmiljøet. Alle deler ikke min interesse og glød for Noark 5. Jeg ser forbedringspotensial i standarden, men mener de største utfordringene ikke skyldes standarden i seg selv. I hvor stor grad systemløsningene stemmer med standarden er en av problemstillingene jeg gjerne skulle forfulgt. Noe av det som ble nytt med Noark 5 var at man gikk fra godkjenning i ett trinn til en ordning der systemløsninger først får «midlertidig godkjenning», deretter «endelig godkjenning». Godkjenningsordningen har mottatt mye kritikk, blant annet at er det uklart hva forskjellen mellom godkjenningene er og hvordan skal man forholde seg når praksis er at ikke alle systemer får en endelig godkjenning. Som tidligere jusstudent lar jeg meg fasinere av regler, så en annen problemstilling jeg har interessert meg for er om det er selve reglene i Noark 5 godkjenningen som er problemet eller om problemet er etterlevelsen av reglene. Og dette har jeg fulgt videre Forskningsspørsmål og delmål Fremgangsmetoden for å få en Noark 5 godkjenning er beskrevet i «Prosessbeskrivelse for Riksarkivarens Noark 5-godkjenning» (arkivverket.no, 2013). Jeg tar for meg prosessbeskrivelsen med fokus på det som er nytt med innføringen av endelig godkjenning. Et av hovedmålene er å se om Riksarkivet har oppnådd det de ønsket ved denne innføringen. Overordnet problemstilling er: Har Riksarkivets endring fra èn godkjenning til «midlertidig» og «endelig» godkjenning fungert i henhold til sin hensikt? For å kunne vurdere dette går jeg gjennom tre deler med følgende delmål: 1) Reglene: a. Hva sier prosessbeskrivelsen, med hovedvekt på endelig godkjenning? b. Hva var Riksarkivets hovedhensikt ved innføringen av endelig godkjenning? 2) Kjennskap og holdning: a. I hvilken grad kjenner arkivskaper til bestemmelser i prosessbeskrivelsen som påvirker dem? Side 8 av 120

9 b. Hvilke holdninger har leverandør, arkivskaper og Riksarkivet til godkjenningen? 3) Diskusjon og analyse: a. Følges prosessbeskrivelsens bestemmelser rundt endelig godkjenning? Er Riksarkivets hovedhensikt innfridd? b. Er det holdninger som støtter utviklingen med endelig godkjenning? Prosessbeskrivelsen og Riksarkivets hensikter Vanlig metode i jusen er å studere forarbeidene til en lov ved tolkning av loven. Forarbeidene forteller noe om problemstillinger loven skulle løse, hva de ønsket å oppnå og dermed hvordan lovteksten skal tolkes der denne er utydelig. Når en lov revurderes er det nødvendig å se hvilken hensikt man hadde med loven og sammenlikne den med det man har oppnådd. Eventuelle avvik kan ha mange årsaker som så må vurderes særskilt. Med dette som utgangspunkt ønsker jeg å starte med å beskrive relevante trekk i prosessbeskrivelsen, med hovedfokus på det nye ved godkjenningen. Deretter vil jeg se på Riksarkivets hensikt bak innføringen av to-trinns godkjenningen og presentere det jeg anser som tre viktige grep for at hensikten bak endelig godkjenning innfris. De øvrige grepene vil vurderes, men kun endelig godkjenning utredes Kjennskap og holdninger til Noark 5 godkjenningen Siden både leverandører og arkivskapere har rettet kritikk mot godkjenningen er det ønskelig å undersøke kjennskap til reglene nærmere. Har manglende støtte for endelig godkjenning sammenheng med manglende forståelse for ordningen? Jeg er også interessert i hvilken grad grunnleggende holdninger er i overensstemmelse med godkjenningsprosessens utvikling. Har Riksarkivet støtte for retningen de har valgt å utvikle seg mot? Har leverandør og arkivskaper sammenfallende holdninger? Legg merke til at jeg her anser det som irrelevant hvorvidt kritikken er berettiget eller ikke på dette stadiet, det er kun kjennskap og holdning jeg er ute etter. Dette kan fortelle meg noe om det er reglene i prosessbeskrivelsen i seg selv i det er uenighet om eller om det er etterlevelsen av de som er utfordringen. Deretter vil jeg søke etter Riksarkivets erfaringer og holdninger. Hvilke utfordringer og erfaringer har de? Side 9 av 120

10 Analyse av avvik Her vender jeg tilbake til funn fra del en før jeg benytter funnene fra undersøkelsen i del to til å analysere om regelverket etterleves i praksis og om Riksarkivets hensikt er innfridd eller ikke. Jeg antar her at etterlevelse og oppnåelse henger sammen, men er åpen for at det ikke må være tilfelle. Detaljer i reglene undersøkes. Overholdelsen av tidsfrister for søknad om endelig godkjenning vurderes spesielt, for å se om kritikken de mottar er berettiget eller ikke. På grunn av avvikende funn i de innledende undersøkelsene her, velger jeg å gå grundigere til verks. Et stort fokus rettes derfor mot oppfølging av leverandørene og formidling av informasjon på ulike vis. Etter å ha fokusert på regelverket vil jeg så se på holdningene og kjennskapen rundt endelig godkjenning. Er Riksarkivet på rett spor? Tre ytterligere grep vurderes, men kun endelig godkjenning utredes tilstrekkelig til å kunne konkludere. Endelig konklusjon presenteres i kapittel Avgrensning, tidligere forskning og kildebruk Avgrensning Det er atskillig flere spørsmål jeg gjerne skulle ha stilt. Etter hvert som undersøkelsen gikk fremover var det også ting jeg gjerne skulle gjort annerledes. Men fordi omfanget må begrenses blir det nødvendigvis slik at det er mer som ikke er vurdert enn det som er vurdert. Det betyr at det er sterkt begrenset hva som undersøkes innenfor problemstillingen av hensyn til omfang. Av hensyn til omfang har jeg også valgt å ikke sammenlikne prosessbeskrivelsene fra Noark 4 med Noark 5. Det er derfor kun Noark 5 som vurderes. Problemstillingen tar for seg endringen fra én godkjenning til «midlertidig» og «endelig» godkjenning, der endelig godkjenning vurderes som «det nye» og derfor kommer i fokus. Det er viktig å presisere at kriteriene og metodene Riksarkivet benytter for å vurdere hvor vidt en løsning skal få innvilget godkjenning eller ikke, ligger utenfor studiet. Jeg vurderer ikke innholdet i godkjenningskriteriene, egenerklæringen eller om systemløsningene oppfyller standarden. Jeg forholder meg kun til prosessbeskrivelsen slik den står med fokus på etterlevelsen av denne, uten å vurdere hensiktsmessigheten av den. «Endelig» godkjenning inngår i en helhetlig prosess. Jeg har kommet frem til tre ytterligere grep som også ble endret med Noark 5 som etter min mening er forutsetninger for at den endelige Side 10 av 120

11 godkjenningen kan fungere som tilsiktet, eller som i stor grad påvirker holdningen til endelig godkjenning. Derfor er de verdt å ta med, uavhengig av hvor i prosessen det er forankret. Det negative er at det kan fremstå som uklart om det er hele prosessbeskrivelsen eller den endelige godkjennelsen jeg ser på. Jeg må derfor påpeke at det er den endelige godkjenningen som er i fokus, tre øvrige grep trekkes frem med hver sine hensikter, men disse utredes ikke. I spørreundersøkelsen forholder jeg meg til en innføring i likert-skalaen, uten å gå inn i teoriene. Systemleverandører som er med i studiet er status pr. januar 2016, jf. vedlegg 7.5. Fasit utviklet av Bouvet ASA for Oslo kommune har fått midlertidig godkjenning. Undersøkelsen var på dette tidspunktet i gang, løsningen er derfor holdt utenfor studiet. Terminologisk avklaring Jeg skiller ikke mellom deponering og avlevering, men benytter kun begrepet avlevering. Systemløsningen som godkjennes av Riksarkivet trenger ikke være ett system, det kan være en løsning basert på ulike systemer. I studiet benyttes begrepene system, løsning og systemløsning om hverandre. Med leverandør eller systemleverandør forstås den som leverer en Noark 5 systemløsning Hjemmel, tidligere forskning og kilder Offentlige organ har plikt til å føre arkiv (arkivloven 6) og for elektronisk journalføring skal arkivsystem som følger Noark standarden benyttes (arkivforkrifta 2-9 jf. Riksarkivarens forskrift kapittel IX 2-1). Riksarkivaren har tildelt tilsynsmyndighet (arkivloven 7), står bak utviklingen av Noark standardene og godkjenning av arkivsystem etter Noark standarden. Juridisk hjemmel for Noark 5 godkjenning blir Riksarkivarens forskrift kapittel IX 2-1 jf. arkivforkrifta 2-9 jf. arkivloven 7, hvor den konkrete fremgangsmetoden for å få en Noark 5 godkjenning er beskrevet i «Prosessbeskrivelse for Riksarkivarens Noark 5-godkjenning» (arkivverket.no, 2013, Prosessbeskrivelse for Riksarkivarens Noark 5-godkjenning). Jeg oppfatter ikke prosessbeskrivelsen som en juridisk lovtekst, men som en overordnet beskrivelse av hvem som skal gjøre hva når, skrevet med leverandør som hovedmottaker. Jeg mener derfor juridisk teori ikke gir fruktbare resultater og prioriterer en praktisk tilnærming til teksten. Side 11 av 120

12 Siden temaet jeg har valgt handler om detaljer i Norsk regelverk har jeg valgt å avgrense søk etter litteratur og tidligere forskning innenfor landegrensene. Arkivverket.no er statsarkivene og Riksarkivets felles hjemmeside, hvor Noark har sitt eget område. Under Noark 5 finner vi blant annet de offisielle listene over godkjente systemløsninger, prosessbeskrivelsen og standarden som er relevant. Studiet ser på hensikten bak prosessens endring ved innføring av endelig godkjenning og om denne er oppnådd, derfor er prosessbeskrivelsen hovedkilden og utgangspunktet for studiet. Studiet ser ikke på innholdet i uttrekket, selv om prosessbeskrivelsen inneholder mye beskrivelse av xml-filene i uttrekket. Endringen i standarden, særlig fra Noark 4 til Noark 5, er med på å forme hensikten med endringen av prosessbeskrivelsen. For å forstå disse endringene og deres konsekvenser forutsettes derfor kjennskap til Noark 5 standarden, samt en viss forståelse av endringene fra Noark 4 standarden. Kjennskap til standardene ligger i bunnen og påvirker tolkningen av prosessbeskrivelsen, selv om de i liten grad nevnes som kilder. Fra arkivverkets hjemmesider er også egenerklæringene til søknad om godkjenning samt vedtak om godkjenning benyttet. Dette gjelder både midlertidig og endelig godkjenning. Skriftlig kilder fra samtiden som beskriver vurderingene som ble foretatt ved endring av prosessbeskrivelsen har ikke latt seg oppdrive. I 2013 ble artikkel «Noark En felles arkivstandard for offentlig forvaltning» publisert i Norsk Arkivråd, skrevet av Tor Anton Gaarder fra Riksarkivet. Her beskrives arbeidet med Noark 5 standarden og kravene i godkjenningen, men han avslører også noen av hensiktene ved reglene som jeg har dratt nytte av. I tillegg har personlig kommunikasjon med Øivind Kruse og Jon Atle Haugen på Riksarkivet vært sentralt for å komme frem til hensikten bak prosessbeskrivelsen og erfaringer fra Noark 5. Bak Noark historiens utvikling er tre kilder benyttet. Trond Sirevåg beskrivelse av Noarks utvikling i artikkelen «Utviklingen av Noark-standarden » publisert i Tidsskriftet Arkiv (2014). Arkivverkets hjemmesider der Noark og alle Noark standardene beskrives benyttet. Kandidat 805 har skrevet bacheloroppgaven «Noark-standarden utvikling og styrende faktorer» (2015) ved Høgskolen i Oslo og Akershus. Disse tre gir samlet en utfyllende forklaring på Noarks utvikling. I forhold til brukerundersøkelsen har jeg benyttet Google for å søke opp informasjon om likertskala. Valg av kilde ble tilslutt Monkeysurvey.no kombinert med en artikkel på dansk Wikipedia. Side 12 av 120

13 Kildene gir en innføring i fallgruver, tips og hensyn som bør tas. Teknisk veileder i limesurvey har vært nødvendig for det tekniske oppsettet av spørreundersøkelsen. Før gjennomføring av selve oppgaven startet jeg med å lese Rienecker og Jørgensens bok «Den gode oppgaven» (2013). Som inspirasjon til arbeidets struktur og orden har Heidi Kristiansens masteroppgave «Brukernes forhold til sak/arkivsystemet» (2015) ved Høgskolen i Oslo og Akershus vært til god hjelp. Riksarkivet skal selv vurdere hvordan godkjenningsordningen fungerer, men arbeidet er ikke startet pr. april 2015 (personlig kommunikasjon, ). Det er mange som har ulike meninger om godkjenningsordningen, men det er pr i dag lite forskning på det konkrete området. Dette kan forklares med ordningens begrensede levetid, og det tar flere år før det er mulig å se noen praktisk konsekvens av endringene i prosessbeskrivelsen Metode Det er vanlig på skille mellom kvalitativ og kvantitativ metode som de to store motsetningene (Pickard, 2007). Kristiansen (2015, s 45) forklarer forskjellen på metodene ved at kvalitativ metode kjennetegnes av å gå i dybden og si noe om kvalitetene og egenskapene på det som undersøkes. Metoden egner seg der man ønsker å oppnå en grundigere forståelse. Kvantitativ metode kjennetegnes ved at man vil kartlegge utbredelsen av det som undersøkes og egner seg derfor ved datainnsamling fra større grupper. Når man henter inn data fra et større antall individer må dybden begrenses. Kvantitativ metode benyttes derfor ofte på større men mer overfladiske undersøkelser. Ulempen med kvalitativ metode er at planlegging kun er mulig i begrenset grad, siden man ikke på forhånd vet hvor svarene vil ta deg (Pickard, 2007, s 14). Ulempen med kvantitativ metode er at man på forhånd må bestemme seg for hva som er interessant å spørre om, variabler og svaralternativene (Kristiansen, 2015, s 45). Blant risikoene er at man ikke får med alt som er relevant eller at spørsmål misoppfattes. I dette studiet benyttes en blanding av både kvantitativ og kvalitativ metode. Datainnsamlingen foregår som en kvantitativ anonym spørreundersøkelse til et stort antall arkivskapere og et mindre antall leverandører. Selv om antall respondenter på leverandørundersøkelsen er begrenset er undersøkelsens struktur kvantitativ på lik linje med arkivskapers. Vurderingen av Side 13 av 120

14 datainnsamlingen i spørreundersøkelsen fremstilles i kapittel 3.1 fordi jeg ønsker en tydelig nærhet av metode, kritikk og spørreundersøkelsen, fordi det er relevant for tolkning av svarene. Datainnsamlingen er ikke meldt NSD da den ikke registrerer direkte eller indirekte personidentifiserbare opplysninger. NSDs meldeplikttest er tatt for å bekrefte dette og resulterte i at datainnsamlingen ikke var meldepliktig (nsd.uib.no, udatert, Skal det registreres personopplysninger?). I kapittel fire gjennomføres en kvantitativ dokumentanalyse av vedtak og egenerklæring for å se på likheter og forskjeller i vedtakene og beregne ulike tidsperioder. Riksarkivet er derimot bare én respondent og kvalitativ metode benyttes gjennom personlig kommunikasjon med Øivind Kruse, Arkivar, og Jon Atle Haugen, Seniorrådgiver, begge i Seksjon for elektronisk arkivdanning på Riksarkivet. Dette følges opp med et kvalitativt intervju med begge representanter. Intervjuet preges av å være delvis strukturerte samtaler om godkjenningen, men fortid, regler og erfaringer flyter raskt i hverandre. Skillene var derfor mindre strukturert i virkeligheten enn slik det fremkommer i studiet. I tillegg suppleres og kontrolleres den personlige kommunikasjonen med en artikkel av Gaarder (2013). Den juridiske metoden jeg startet med i utgangspunktet vurderte jeg tidlig dithen at det var mer fruktbart å benytte en mer praktisk tilnærming til prosessbeskrivelsen enn det ville være å behandle prosessbeskrivelsen som en juridisk lovtekst. Analysen i kapittel fire har foregått delvis før, under og etter datainnsamlingen. Det er særlig hvilke leverandører og systemløsninger jeg hadde å forholde meg til ved utsendelse av spørreundersøkelsen som ga flere utfordringer enn antatt, som presenteres i Dette har jeg likevel valgt å legge samlet i analysekapittelet, fordi det viste seg å være starten på en videre undersøkelse jeg fortsatte med mens spørreundersøkelsen pågikk. Flere av funnene i analysen ble Riksarkivet spurt om i intervjuet for å få en ytterliggere forklaring, blant annet fordi ikke all informasjon viste seg å stemme. Dette vises i analysen Etikk Avlevering og vanskeligheter med uttrekk er tidvis heftig debattert, og godkjenningsordningen av Noark 5 systemer er en del av denne debatten. Det er helt klart at kritikken jeg har hørt er med på å forme hvilke spørsmål jeg forfølger i undersøkelsen. Jeg skriver derfor flere steder at jeg tar Side 14 av 120

15 dette med nettopp fordi jeg vet at det er rettet kritikk på dette punktet, målet blir da også å undersøke i hvilken grad kritikken stemmer. Som arbeidstaker i kommunalt arkiv kan studiet oppfattes politisk rettet. Det er viktig for meg å poengtere at dette ikke er intensjonen. Jeg ser at det også er en juridisk og praktisk side av saken, så min personlige mening før studiet starter, er at det ikke er mulig å peke på én syndebukk. Jeg tror årsaken til at vi er der vi er i dag er svært komplisert. Jeg vet ikke i hvilken grad det er belegg for kritikken jeg har hørt, men antar virkeligheten er nyansert. Uansett er en god måte å forbedre seg på å ta på alvor både intensjon og reaksjon, i dette tilfelle på godkjenningsordningen. Jeg ønsker ikke å benytte studiet for å bevise mine personlige meninger, jeg har fulgt funnene og kan avsløre med en gang at jeg ikke endte opp der jeg trodde. Og det er greit. Jeg legger likevel ikke skjul på at min erfaring fra kommunalt arkiv har betydning for tolkningen i alle ledd. Spørreundersøkelsen som ble sendt min arbeidsgiver havnet i min e-post. For å unngå rolleblanding lot jeg være å svare på spørreundersøkelsen, men det kan være relevant for tolkningen at jeg selv har fått kjenne på hvordan jeg skulle svart på mine egne spørsmål. Jeg tror dette er en styrke for tolkningen av svarene til arkivskaper, men kan ikke utelukke at det er en svakhet overfor leverandør og Riksarkivet. Tilslutt vil jeg komme med en oppfordring: Det er lettere å kritisere det skapte enn å skape. Jeg velger å tro at de fleste mennesker gjør så godt de kan ut fra det utgangspunktet de har. Det er kun gjennom åpen diskusjon og vilje til forbedring vi kan oppnå en positiv utvikling. Det er derfor mitt ønske at kritikken benyttes konstruktivt! 2. Prosessbeskrivelsen og Riksarkivets hensikter For å forstå bakgrunnen for temaet i studiet tar jeg en titt på den historiske utviklingen og bakgrunnen for Noark 5. Ved godkjenningen av Noark 1-4 opererte Riksarkivet kun med godkjente systemer. Med Noark 5 endret dette seg. Etter å ha sett på Noarks utvikling ser jeg på «Prosessbeskrivelse for Riksarkivarens Noark 5-godkjenning» (arkivverket.no, 2013), som beskriver fire trinn systemleverandør skal gjennom før løsningen kan bli endelig godkjent. Så vil jeg trekke frem tre ytterligere grep og deres hensikter som påvirker den endelige godkjenningen. Side 15 av 120

16 2.1. Noarks historiske utvikling I arkivets journal skrives det fortløpende ned opplysninger om innkommende og utgående brev. På slutten av 1600-tallet ble journalen utvidet med et påbud om kopi (kopibok) for visse typer utgående brev gjennom kong Christian Vs lov (Vistdal, 2011, s 1). Jeg nevner dette for å vise at norsk arkivdanning ikke er noe nytt. Men arkiv var kun et verktøy for administrasjonen inntil den første offentlighetsloven kom i Journalen fikk da en ny funksjon den ble offentlighetens mulighet til å kreve innsyn i forvaltningen. Den samtidige utviklingen av edb på 1970-tallet presset frem endringer av journalen. Når journalføringen blir elektronisk i et datasystem istedenfor nedskrevet i bøker må informasjonen i datasystemet kunne bevares. Det gjøres ved å trekke dataene ut av systemet i et uttrekk. Riksarkivet forsto at de måtte være med på utviklingen hvis de skulle bevare arkivene. Ulike datasystemer ble testet ut fra 1970-tallet og i 1984 kom Norsk arkivsystem (Noark) (Sirevåg, 2014, s 7-10). Noark 1 skulle være en standard for elektroniske journalsystemer i statsforvaltningen, og det ble vektlagt at denne skulle være maskinuavhengig (arkivverket.no, 2010, Noark 1). Denne uavhengigheten settes fremdeles høyt. Noark 2 (1987) ble videreutviklet med blant annet tilgangsstyring og journalføring av interne dokumenter (arkivverket.no, 2010, Noark 2). Utviklingen fortsatte og det ble skrevet flere oppdaterte rapporter, som til slutt ble renskrevet og samlet i Noark 3 (1994) (Riksarkivet, 1994, s 3). Fylkeskommunene og kommunene ønsket en tilsvarende standard som resulterte i Koark (1995), utviklet av Kommunenes Sentralforbund (arkivverket.no, 2010, Koark). Politisk utvalgsbehandling og mulighet for integrasjon med fagsystemer ble bygd ut. Tidligere var et dokument noe som var stedbundet. Teksten i et dokument var knyttet til et stykke papir, antall eksemplarer var begrenset. En kopi var en manuell avskrift, en stensil eller blåpapirkopi, kopi ved kopimaskin kom mot slutten av 1900-tallet. Felles var at man var avhengig av å ha den originale papirversjonen for å kunne lage flere og det var lett å forstå forskjell på en original og en kopi. Denne verdenen preges arkivloven (1992) av. Teknologisk utvikling endret dette, et elektronisk dokument er langt mer tilgjengelig, kan videresendes eller publiseres med få tastetrykk. Nå diskuteres det hvordan man skal definere hva en «original» og en «kopi» er (Bing, 2004, s 1)! Tidligere formell kommunikasjon med offentligheten via papir pr post var oversiktlig og enkel å administrere. I dag har vi i tillegg flere elektroniske kommunikasjonsveier (e-post, webskjema, sosiale medier, sms m.fl.). Saksbehandlingen blir elektronisk. Samtidig blir lovverket, fagsystemene og saksbehandlingen mer spesialisert, som Side 16 av 120

17 igjen påvirker arkivdanningen. Da arkivloven (1992) med forskrifter trådte i kraft i 1999 ble det obligatorisk for all offentlig forvaltning å benytte et system som var godkjent av Riksarkivaren for elektronisk journalføring, primært et Noark-system (arkivverket.no, 2010, Tidligere Noark versjoner). Tekniske og juridiske endringer førte til et paradigmeskifte, som Noark standarden måtte utvikles for å håndtere. Noark 4 var svaret. Der tidligere Noark versjoner kun fokuserte på journalføring, legger Noark 4 «grunnlaget for en fullelektronisk saksbehandling og arkivering i offentlig forvalting» (arkivverket.no, 2015, Noark). For å få dette til ble Noark 4 omfattende og det innebar detaljerte beskrivelser av hvordan databasen og systemet skulle være. Ikke alle systemer hadde behov for alle funksjonene, som ble løst med at det var flere nivåer med krav (arkivverket.no, 2014, Noark 4). En nivåinndeling som er videreutviklet i Noark 5 (2008). Noark 4 var på flere måter en suksess. Med et godkjent fullelektronisk arkiv kan papiroriginalen, der denne finnes, makuleres. Likevel viser det seg å være store utfordringer med å produsere uttrekk. De detaljerte reglene gjorde dessuten at Noark 4 ble mindre fleksibelt enn planlagt, dermed falt mye saksbehandling utenfor arkivsystemet. Dette fikk utilsiktede konsekvenser. Med Noark 5 ønsket man å endre dette, kravene til databasen ble redusert og fokuset ble rettet mot strukturen, funksjonaliteten og metadataene. Noark 5 skulle enkelt kunne tilpasses den enkeltes behov og integreres med ulike fagsystemer, samtidig som kjernefunksjonen i arkivbevaring ble ivaretatt. Men - denne friheten betyr at Noark 5 standarden, i motsetning til tidligere standarder, ikke er en fullstendig kravspesifikasjon i seg selv. Noark 5 må utvikles av hver enkelt bruker i henhold til deres behov. Konsekvensen er at man ikke lengre bare kan bestille et sak-/arkivsystem som dekker Noark kravene, arkivskaper må nå gjøre et større forarbeid for å avdekke behov og være bevisste på hvilke funksjoner systemet de bestiller skal dekke (arkivverket.no, 2016, Noark 5). En forutsetning for at dette skal fungere etter hensikten er da at arkivskapere generelt har kompetansen og ressursene som kreves for å få dette til. Et annet område Noark 4 skiller seg fra Noark 5 på er selve prosessen leverandørene skal gjennom før deres system godkjennes. Noark 1-4 hadde godkjente og ikke-godkjente systemer. Med Noark 5 har Riksarkivet innført to trinn, midlertidig godkjenning og endelig godkjenning av systemløsninger. I neste delkapittel vil jeg derfor se på hva Riksarkivet ønsket å oppnå med denne endringen. Side 17 av 120

18 2.2. Prosessbeskrivelse for Riksarkivarens Noark 5-godkjenning I dette delkapittel trekker jeg frem hovedpunktene i prosessbeskrivelsen slik denne beskrives på Arkivverket.no «Prosessbeskrivelse for Riksarkivarens Noark 5-godkjenning» (2013) Trinn 1 - Egenerklæring Første trinn er egenerklæringsskjemaet leverandøren må fylle ut. Her krysses det av for obligatoriske (O-krav), betinget obligatoriske (B-krav) og valgfrie (V-krav) krav. Gjennom skjemaet bekrefter leverandøren at løsningen tilfredsstiller relevante krav i Noark 5 standarden. Eventuelle avvik må beskrives (arkivverket.no, 2013, Prosessbeskrivelse for Riksarkivarens Noark 5-godkjenning). I praksis diskuterer Riksarkivet og leverandør hva løsningen skal brukes til, før Riksarkivet vurderer om det er krav som ikke er relevante for løsningen og eventuelt fjerner disse. For eksempel vil mange O-krav for en mindre systemløsning som kun håndterer importering av objekter være irrelevant. Kravene som gjenstår diskuteres nøye slik at man er enige om forståelsen av kravene (personlig kommunikasjon, ). Prosessbeskrivelsen forklarer at Riksarkivet ikke kontrollerer om opplysningene i egenerklæringen stemmer utover eventuelle misforståelser. De tester heller ikke om systemet faktisk tilfredsstiller kravene. Det opplyses at dette er kjøpers ansvar. Imidlertid er denne bestemmelsen med «Hvis det avdekkes alvorlige avvik fra obligatoriske krav som angis oppfylt i egenerklæringen, kan løsningen fjernes fra oversikten over Noark 5-godkjente løsninger» (arkivverket.no, 2013, Prosessbeskrivelse for Riksarkivarens Noark 5-godkjenning). Altså tydeliggjøres det at feilinformasjon kan få konsekvenser også etter at løsningen er godkjent. Riksarkivet forbeholder seg retten til å gripe inn hvis en leverandør ikke følger opp sitt ansvar. Egenerklæringsskjemaet går ikke «ut på dato». I egenerklæringen kan det derfor være informasjon arkivskaper må forholde seg til. Jeg vil derfor ta med dette til spørreundersøkelsen for å se i hvor stor grad arkivskapere er kjent med dette Trinn 2 Demonstrasjon Leverandøren demonstrerer løsningen for Riksarkivet slik at de ser hvordan systemet faktisk fungerer. Særskilt skal produksjon av dokumenter, konvertering til godkjent filformat og produksjon av uttrekk for avlevering demonstreres. «Det skal gjøres rede for hvordan Side 18 av 120

19 uttrekksfunksjonen er implementert i løsningen» (arkivverket.no, 2013, Prosessbeskrivelse for Riksarkivarens Noark 5-godkjenning). Siden presentasjonen og uttrekket baserer seg på fiktive og begrensede mengder data skjer uttrekket med Riksarkivet tilstede. Her får Riksarkivet kontrollert at løsningen har en innebygd funksjon for uttrekk (personlig kommunikasjon, ). Det var dessuten et mål at funksjonen skulle være så enkel at arkivskaper selv kunne produsere uttrekk (Gaarder, 2013, s 21). I spørreundersøkelsen vil jeg derfor undersøke både hos leverandør og arkivskaper i hvilken grad dette stemmer i praksis Trinn 3 Prøveuttrekk Uttrekket testes av Riksarkivet som eventuelt godkjenner uttrekket. På bakgrunn av trinn 1-3 vil systemet kunne få vedtak om midlertidig godkjenning. Hvis systemet ikke oppfyller alle O-krav vil vedtaket inneholde vurderingen for hvorfor systemet likevel har fått midlertidig godkjenning. Dokumentasjonen publiseres på Arkivverkets hjemmeside over godkjente løsninger. Jeg ønsker å trekke frem følgende jeg opplever som viktig: «Den som tar i bruk en Noark 5- godkjent løsning bør uansett forsikre seg om at funksjonaliteten for produksjon av arkivuttrekk fungerer i henhold til kravene i Noark 5-standarden. Det oppfordres til at man ved anskaffelse av en Noark 5-løsning kontraktfester at leverandøren av løsningen står ansvarlig for at uttrekksfunksjonaliteten til enhver tid oppfyller kravene i standarden» (arkivverket.no, 2013, Prosessbeskrivelse for Riksarkivarens Noark 5-godkjenning). I spørreundersøkelsen vil jeg derfor undersøke i hvilken grad arkivskaper faktisk kjenner til dette Trinn 4 Reelt uttrekk Før trinn 4 kan starte skal løsningen være tatt i bruk hos kunde. Leverandør som selger system med midlertidig godkjenning skal melde fra til Riksarkivet når første kunde tar i bruk systemet. Når systemet har vært i bruk hos kunde i minimum 6 måneder kan leverandør søke om endelig godkjenning. Søknad om endelig godkjenning bør sendes Riksarkivet når systemet har vært i bruk i 9 måneder, og skal senest være mottatt hos Riksarkivet innen 12 måneder (mine uthevninger). Uttrekk skal så produseres enten av kunden selv eller av leverandøren med Riksarkivet til stede. Uttrekket med faktiske data testes så av Riksarkivet med et testopplegg Side 19 av 120

20 beskrevet i (arkivverket.no, 2013, Prosessbeskrivelse for Riksarkivarens Noark 5- godkjenning og personlig kommunikasjon, ). Avdekkes det feil blir dette rapportert og uttrekket returnert leverandøren som må rette feilene. Denne prosessen kan gjentas flere ganger. Hvis Riksarkivet tilslutt godkjenner uttrekket får systemet en endelig godkjenning (personlig kommunikasjon, ). Resultat av testingen og eventuelt revidert egenerklæringsskjema publiseres på Arkivverkets hjemmeside. Det er altså i trinn 4 endelig godkjenning oppstår, og Riksarkivet vil blir stilt flere spørsmål rundt dette. I beskrives hva endelig godkjenning egentlig innebærer nærmere Trinn 5? - Regodkjenning Prosessbeskrivelsen sier ikke noe om trinn 5 selv om det høres ut det er et. Nesten nederst i prosessbeskrivelsen spesifiseres det at «En endelig godkjenning er gyldig i tre år. Innen 2 år og 9 måneder etter endelig godkjenning bør Riksarkivet ha mottatt søknad om fornyet godkjenning. Hvis søknad om fornyet godkjenning ikke er mottatt innen tre år, kan løsningen fjernes fra oversikten over godkjente løsninger.» En endelig godkjenning varer altså heller ikke evig og må fornyes regelmessig. Dette er naturligvis også noe som skal undersøkes hos Riksarkivet Hva ønsket Riksarkivet å oppnå? Etter å ha lest prosessbeskrivelsen var jeg ivrig etter å studere kilder for å se hva man tenkte og vurderte under utviklingen av regelverket til Noark 5. Særlig var jeg spent på grunnen til at tidsfristene ble slik de ble. Jeg har bedt om innsyn i flere runder hos Riksarkivet i dokumenter som kunne belyse diskusjonen for området eller grunnlaget avgjørelsen ble tatt på. Det har imidlertid ikke vært mulig å finne skriftlige kilder av denne typen. Jon Atle Haugen forklarer at det ble nok skrevet private notater, men de er ikke journalført (privat kommunikasjon, ). Hovedkilden er derfor privat kommunikasjon på e-post, telefon og intervju med Jon Atle Haugen, som var med på utviklingen av Noark 5, og Øivind Kruse, begge fra Riksarkivet. Dette suppleres blant annet med artikkel av Tor Anton Gaarder fra Riksarkivet (2013). Fellestrekket er at de forteller hva man ville oppnå i ettertid, som nødvendigvis er mindre pålitelig enn kilder fra samtiden. Side 20 av 120

21 Når man gjør revidering ligger det et naturlig ønske om forbedring til grunn. Siden Riksarkivets hovedanliggende er å bevare arkiver virker kanskje hensikten bak endringene innlysende arkivene skal vel bli bedre? Spørsmålet her er imidlertid hvilke grep man tar for å få til dette, ikke minst for elektroniske arkiv. Innføring av endelig godkjenning er et tiltak som står i fokus i dette studiet. Men en endelig godkjenning står åpenbart ikke alene, det er en del av en større helhet. Etter noen undersøkelser har jeg valgt å trekke frem tre ytterligere grep jeg mener henger sammen med hensikten bak innføring av endelig godkjenning. Disse er endring av egenerklæringen, innebygd uttrekksfunksjon og testverktøy for uttrekket. Disse tre vil derfor også beskrives, selv om den endelige godkjenningen blir hovedfokuset, og den eneste som utredes Endret egenerklæring Egenerklæringen i Noark 4 gikk i liten grad inn på hvorvidt de enkelte krav i standarden var oppfylt (Gaarder, 2013, s 21). Leverandørene svarte bolkevis om alle krav var oppfylt, svarte man nei, skulle dette angis nærmere. I praksis så man imidlertid at det var enklere å svare ja enn det burde være. Det var derfor en bevisst avgjørelse å utvide egenerklæringen. Hensikten er at Riksarkivet i større grad synliggjør hvert enkelt krav og som en konsekvens blir leverandør i større grad ansvarliggjort for sine svar (personlig kommunikasjon, ). Dette er et virkemiddel som direkte får konsekvens for arkivskaper i det denne i større grad enn tidligere kan kreve leveranse ovenfor leverandør (Gaarder, 2013, s 22) og indirekte for Riksarkivet når uttrekket avleveres. Men der leverandør svarer nei på at krav oppfylles kan ikke arkivskaper kreve retting. Hovedårsaken til at jeg anser dette som relevant for endelig godkjenning er at hvis arkivskaper ikke er klar over sitt ansvar kan det få avgjørende konsekvenser for holdningen til endelig godkjenning. I spørreundersøkelsen vil jeg prøve å undersøke og skille bevissthet til ansvaret Riksarkivet legger på arkivskaper og holdning til endelig godkjenning. En ulempe ved endringen av egenerklæringen er at denne er blitt omfattende. Slik jeg ser det betyr ikke nødvendigvis det at arkivskaper trenger mer kompetanse for å forstå svarene og deres betydning, men det har blitt mer synlig enn tidligere. Dermed blir kritikk av endringen kritikk av egenerklæringen i seg selv. Man er da heller ikke enige i at egenerklæring fungerer. Gaarder går i sin artikkel inn på hvorfor Noark 5 godkjenning ikke er like grundig som en Moreq 2010 godkjenning. «Det er kommet mange tilbakemeldinger til Riksarkivet om at en slik ordning Side 21 av 120

22 med grundig testing av Noark-løsninger er ønsket, men per i dag har det ikke vært aktuelt» (2013, s 24). I Noark 5 produseres et uttrekk som viser at leverandør har forstått Noark 5 standarden, men Riksarkivet gjør ingen grundig test av «funksjonalitet, hensiktsmessighet eller brukervennlighet» (2013, s 23). I en Moreq 2010 godkjenning blir også disse aspektene vurdert, det er liten tvil om at dette er et betydelig mer omfattende og krevende løp før en eventuell godkjenning. I intervju forteller Haugen og Kruse at det stadig diskuteres i hvilket omfang egenerklæringene skal gjennomgås. En ordning tilsvarende Moreq 2010 godkjenningen er meget krevende, og det er ikke kapasitet til dette. Det vil innebære at godkjenningen settes ut til en privat bedrift og systemløsninger som søker godkjenning må betale en ganske høy pris for sin godkjenning. Foreløpig har det vært ønskelig å få flere aktører med Noark godkjente løsninger, ikke færre (personlig kommunikasjon, ). For leverandør forblir Noark 5 godkjenning en vederlagsfri ordning fra Riksarkivet i håp om å trekke til seg flere systemleverandører. Jeg er derfor også interessert i å høre hva leverandørene mener om ordningen. Ellers går jeg ikke inn i diskusjonen om hvorvidt egenerklæring er en konstruktiv måte å fortsette på. Hensikten bak endringen i egenerklæringen innebærer at leverandør bevisstgjøres og ansvarliggjøres slik at det blir lettere for arkivskaper å sammenlikne systemløsninger og kreve oppfyllelse av leverandør. Her må det derfor gjøres presiseringer: Dette studiet vil ikke vurdere om egenerklæringen faktisk har gjort det lettere for arkivskaper å sammenlikne eller kreve oppfyllelse av leverandør. Jeg vil imidlertid følge opp grunnlaget for dette - kjenner arkivskaper til viktigheten av egenerklæringen? Hva er leverandørenes holdning til ordningen? Innebygd uttrekksfunksjon Gaarder forteller i sin artikkel at da Noark 4 kom i 1999 var det krav om en funksjon for å eksportere arkivperioder fra systemløsningen. Da versjon 4.1 kom i 2001 var dette kravet fjernet og erstattet med et generelt krav om mulighet for å produsere arkivuttrekk etter standarden. Siden har ingen Noark 4 godkjente systemer hatt standardfunksjon for eksport. Samtidig var det ingen kontroll av selve produksjonen av uttrekket i systemløsningen (2013, s 21). Altså vites det ikke hvordan uttrekkene blir til. I intervju med Riksarkivet forteller Haugen og Kruse at det mistenkes at enkelte uttrekk er fiktivt produsert fra bunnen av hos leverandøren (personlig kommunikasjon, ). I praksis ser vi også at det er vanskelig å lage gode arkivuttrekk av Side 22 av 120

23 Noark 4. Derfor krevde man en innebygd «funksjon som gjør det enkelt å produsere et godkjent arkivuttrekk» (Gaarder, 2013, s 21) i Noark 5. I praksis er det slik at ved søknad om midlertidig godkjenning blir funksjonen demonstrert for representanter fra Riksarkivet, som på denne måten kvalitetssikrer at funksjonen faktisk er på plass (personlig kommunikasjon, ). Jeg ønsker å komme med en kommentar til Gaarders sitat. Brukergrensesnitt og funksjonalitet er viktige elementer for å tilrettelegge ønsket bruk av systemet, men alt ansvar for innholdet i uttrekket kan ikke legges på leverandør. Flere forhold ligger på arkivskaper. Jeg er derfor delvis uenig med Gaarder i at det kan kreves at leverandør sørger for at det skal være lett å produsere et godkjent uttrekk men det bør være lett å produsere et uttrekk der statusverdiene er i henhold til standarden og hvor xml-filene valideres. I spørreundersøkelsen vil jeg derfor etterspørre hvorvidt arkivskapere spør leverandører om dette, snarere enn om uttrekk blir godkjent. Jeg vil også spørre både leverandør og arkivskaper om de har denne funksjonen, vel og merke vil det kun være relevant for de med Noark 5. Er leverandør og arkivskaper enige her? På linje med kriminaletterforskere er «chain of evidence» helt sentral for å kunne opprettholde etterprøvbarheten (accountability) innen arkiv. Med en innebygd uttrekks-funksjon er denne styrket. Det er dessuten ønskelig at arkivskaper skal være mindre avhengig av konsulentbistand fra leverandør. Hensikten bak uttrekksfunksjonen blir derfor først og fremst å styrke uttrekket, men også redusere avhengigheten mellom systemløsning og leverandør Testverktøy for uttrekket Da Noark 4 kom og systemløsningene skulle godkjennes hadde ikke Noark 4 noen gode testverktøy hvor Riksarkivet kunne kvalitetssikre prøveuttrekkene, kvalitetssikringen besto derfor av manuelle stikkprøver. Under intervju ( ) forteller Haugen og Kruse fra Riksarkivet at de frykter enkelte Noark 4 systemløsninger kan ha blitt godkjent på sviktende grunnlag. Med Noark 5 var det derfor ønskelig at man lagde et testopplegg for uttrekkene (avleveringspakker) som ble produsert. Testopplegget er ikke et enkelt testprogram (Haugen, 2014, s 1), men et teknisk testverktøy som utarbeider en testrapport er en del av testopplegget. Testrapporten har 62 testpunkter bestående av kontroller og analyser som gjennomgås delvis maskinelt og delvis manuelt for å avdekke feil i uttrekket og eventuelt alvorlighetsgrad (fordelt på informasjon, advarsel eller feil) (Haugen, 2014, s 1 og Gaarder, 2013, s 22). Side 23 av 120

24 Hensikten bak testopplegget blir slik jeg tolker det å styrke godkjenningen ved å sikre systematisk gjennomgang av systemene og ikke minst uttrekket. Etter min mening er dette en klar forutsetning for en vellykket standard. Hvis systemløsninger godkjennes på sviktende grunnlag undergraves tillitten til både leverandør, standarden og godkjenningsordningen. Skal det gi mening å kreve uttrekk i forbindelse med godkjenningene er det en forutsetning at uttrekket testes systematisk. Jeg skulle gjerne gått i dybden på testverktøyet, hvilke elementer det etterprøver og i hvor stor grad testopplegget faktisk gir det man ønsker. Dette forutsetter dessverre et selvstendig studium. Men jeg konstaterer viktigheten av at dette kommer på plass Nytt trinn endelig godkjenning På tross av Noark og dennes utvikling har det vist seg i praksis at det å levere uttrekk for avlevering som blir godkjent er en stor utfordring. Det er derfor en logisk slutning at det er en fordel å foreta et prøveuttrekk fra systemløsningen etter at den har vært i bruk en liten stund, før systemløsningen blir godkjent. «Hovedpoenget med en endelig Noark 5-godkjenning, er en ytterligere kontroll av at funksjonen for produksjon av lovligere arkivuttrekk fungerer etter hensikten» (Gaarder, 2013, s 23). For å kunne foreta et reelt uttrekk må systemet ha vært i bruk. Men Arkivforskriften 2-9 sier at offentlige organ skal benytte Noark system og at «Nye system skal vere godkjende av Riksarkivaren før dei blir tekne i bruk» (1998). Altså: du har ikke lov til å ta i bruk et system som ikke er godkjent, derfor må du kunne foreløpig godkjenne systemet for å få mulighet til å foreta et reelt uttrekk. Som tidligere jusstudent mener jeg dette høres helt logisk ut. Dermed innføres godkjenning i to trinn der forvaltningen har lov til å ta løsningen i bruk etter en midlertidig godkjenning, samtidig som leverandør plikter å følge opp og få en endelig godkjenning. Da er det viktig å være klar over hva en midlertidig godkjenning er. Øivind Kruse fra Riksarkivet forklarer: «En midlertidig godkjenning baserer seg på et uttrekk med konstruerte data, dvs. data som leverandøren selv har lagt inn i løsningen for å kunne lage et prøveuttrekk. En endelig godkjenning baserer seg derimot på test av et uttrekk med reelle data. dvs. data fra en løsning som har vært i produksjon en viss tid, minimum seks måneder. ( ) Den eneste forskjellen på en midlertidig og en endelig godkjenning er dermed at de løsningene som har fått endelig godkjenning har vært i produksjon en stund, og dermed har kunnet levere et datauttrekk Side 24 av 120

25 med reelle produksjonsdata som vi kan kjøre gjennom vårt testverktøy» (personlig kommunikasjon, ). En midlertidig godkjenning etter Noark 5 ligger på samme nivå som og står like støtt som en godkjenning etter Noark-4 (personlig kommunikasjon, ). Altså er det nye at det kreves videre oppfølging av leverandørene, slik at de også må få et reelt uttrekk godkjent. I trinn fire er det flere tidsfrister, dette vil bli fokusert på flere steder videre. Jeg har lurt på hvorfor tidsfristene ble som de ble og hvordan det var tenkt at dette skulle følges opp. Siden jeg ikke har fått tak i noe skriftlig materiale fra samtiden stilte jeg spørsmål om dette både på e-post og under intervjuet med Haugen og Kruse på Riksarkivet, men det har blitt få svar. Kravet om at systemet skal være brukt i produksjon i minimum 6 måneder er fordi dette normalt er nok tid til å få tilstrekkelig data i systemet. Hvis en venter med å ta uttrekk til systemet er brukt i 5 år vil systemet ha så store mengder data at det kan oppstå vanskeligheter. Utover dette forteller de at de øvrige fristene er diskutable, men de har ingen konkret begrunnelse for dem (personlig kommunikasjon, ). Det er derfor vanskelig å si noe om hensikten utover at uttrekket som et minimumskrav ikke skal være for lite eller for stort altså ha hensiktsmessig størrelse. I utgangspunktet har endringen av godkjenningen handlet om å utvide godkjenningen med en endelig godkjenning bestående av uttrekk fra produksjonsbasen som kontrolleres av Riksarkivet. Men hensikten Riksarkivet ville oppnå handler om mer enn bare en ekstra tilleggskontroll av et enkelt uttrekk. Det handler om å sette uttrekket i sentrum gjennom hele godkjenningsprosessen. Ikke bare ved avlevering. Ved å endre egenerklæringen for å bevisstgjøre og ansvarliggjøre systemleverandører i større grad. Ved å styrke godkjenningen, inkludert et automatisk testverktøy for å kontrollere systemløsningene det søkes godkjenning for. Ved å styrke arkivskapers mulighet til enkelt å kunne foreta uttrekk på egenhånd. Og tilslutt ved å teste et reelt uttrekk for å avdekke eventuelle mangler. I siste ledd får man svaret på om egenerklæringen, uttrekksfunksjonen og testverktøyet gir «bedre» uttrekk. Derfor ønsker jeg å se på alle disse tre øvrige punktene også, for å vise viktigheten av samspillet. På bakgrunn av dette vil jeg si at hensikten med endelig godkjenning er en ny kontroll for å se om et system som har vært tatt i bruk avdekker mangler som ikke har vært avdekket tidligere, og at denne utføres mens uttrekket har «hensiktsmessig størrelse». Side 25 av 120

26 3. Kjennskap og holdninger til Noark 5 godkjenningen I kapittel 2 undersøkte jeg reglene for og hensikten bak godkjenning av Noark 5 løsninger. I denne delen vil jeg fokusere på hvordan arkivskapere, systemleverandører og Riksarkivet opplever godkjenningsordningen. For arkivskaper og systemleverandør baserer jeg meg på kvantitative spørreundersøkelser, for Riksarkivet et kvalitativt intervju. Utgangspunktet for spørreundersøkelsen er prosessbeskrivelsen for godkjenning av Noark 5 løsninger og Riksarkivets hensikt bak endringene. Formålet er å danne et inntrykk av nivået for kjennskap og holdninger til enkelte av bestemmelsene og grunnleggende forutsetninger bak dem. Selektering av spørsmål skjer på bakgrunn av hva jeg oppfatter som sentralt, andre kunne ha prioritert annerledes. Siden Riksarkivets endringer i stor grad skjer med Riksarkivet og arkivskaper for øyet, bærer spørsmålene preg av dette. I kapittel 4 Diskusjon - Analyse av avvik benyttes funnene som elementer for å vurdere om godkjenningene fungerer etter sin hensikt. Spørreundersøkelsene i sin helhet, fullstendig liste over mottakere og informasjon i e-posten er gjengitt i vedlegg Om spørreundersøkelsen til arkivskaper og leverandør Metodisk Spørreundersøkelsen består av en rekke påstander respondent skal svare hvor grad man er enig i basert på en 5 punkts Likert-skala der «vet ikke» også er lagt til som ett mulig svaralternativ. Svar alternativene er typisk Ikke enig Litt uenig Nøytral Litt enig Helt enig Vet ikke. Det er bevisst valgt mulighet til å være nøytral og til å svare vet ikke da det ikke er ønskelig å tvinge frem synspunkter som kanskje ikke er der. Enkelte spørsmål har andre svaralternativer. Det er noen store svakheter med denne metoden en må være obs på. For det første er det en menneskelig egenskap å si seg enig, denne siden står derfor i fare for å bli overrepresentert. For å redusere denne effekten noe blir påstandene i enkelte tilfeller stilt med «positiv» vinkling, andre gang med «negativ» vinkling. Neste argument er at det også er en tendens til å unngå ytterpunkter. Formuleringen på skalaen er bevisst valgt for å få de til å være mindre «ekstreme», for å redusere denne effekten noe. Tilslutt er det alltid en fare for at man ønsker å stille seg i et bedre lys enn man kanskje har belegg for (Wikipedia.dk, 2014 og SurveyMonkey.com). Dette Side 26 av 120

27 gjelder også her, mer for enkelte påstander enn andre. Imidlertid er det kanskje viktigere i dette tilfellet at enkelte har bestemte meninger om godkjenningen og lar svarene påvirkes av dette. Som med alle undersøkelser er det en fare for at de som interesserer deg for et tema svarer i større grad enn andre. I denne undersøkelsen er det vanskelig å konkludere med om det betyr at de som kan mye eller om det nettopp er de som kan lite om temaet som svarer. Tilslutt vil jeg også påpeke at undersøkelser fra studenter vektlegges ulikt og er mindre formell enn om den hadde kommet fra et offentlig organ. Det er med andre ord flere fallgruver, spørreundersøkelsen må derfor aldri tolkes som en fasit. Jeg mener likevel det er et nyttig verktøy for å vise trender. For arkivskaper blir svarene sammenliknet mellom stat og fylkeskommune/kommune. Siden ovenfor nevnte kritikk antas å gjelde likt for begge gruppene bør forholdet mellom gruppene være mindre påvirket av dette Teknisk Undersøkelsen er produsert i Høyskolens skjemagenerator Limesurvey som en anonym spørreundersøkelse. IP adresse, avsenders URL, tidspunkt og tidsbruk for besvarelse registreres ikke. Alle mottakere har fått samme lenke, det er risiko for at en og samme person svarer flere ganger. I praksis er denne risikoen vurdert som lav. Det er ikke stilt spørsmål om personopplysninger. Antall spørsmål er begrenset for å øke deltakelse, det er antatt at 5 minutter er tilstrekkelig tid. Arkivskaper er stilt 11 spørsmål pluss et åpent kommentarfelt til slutt, fordelt på 8 nettsider. Leverandører er stilt 9 spørsmål pluss et åpent kommentarfelt til slutt, fordelt på 8 nettsider. Mulighet til å bla tilbake er skrudd på. Det betyr en risiko for at man går tilbake og endrer svarene sine etter at man har fått nye opplysninger. Jeg har vurdert denne risikoen som liten, da jeg antar at få vil bruke unødvendig tid på en anonym undersøkelse. Fordelen er at færre får ufullstendige undersøkelser fordi de feilaktig klikker på «neste» uten å ha mulighet til å gå tilbake. Utarbeidede statistikker tar kun hensyn til fullstendige besvarelser. Det vil si at respondenten ved slutten av undersøkelsen har klikket på en knapp og bekreftet at de ønsker å sende inn svarene. Side 27 av 120

28 Formidling Til arkivskapere For å nå flest mulig arkivskapere og øke svarprosenten ble undersøkelsen først varslet i arkivgruppe på Facebook av veileder Thomas Sødring. Deretter ble e-post sendt ut med lenke til spørreundersøkelsen. Jeg har manuelt slått opp e-postadresser til kommuner, fylkeskommuner og statlige organ. Sistnevnte har vært vanskelig å få oversikt over, og det er antatt at mange ikke er nådd. I Oslo kommune er alle etater listet opp på deres nettside, dermed har alle fått tilsendt hver sin e-post. Utover dette har kun det sentraliserte postmottaket blitt nådd i fylkeskommune og kommune, ikke underliggende avdelinger/etater. I statlig sektor er det flere som ikke har felles postmottak, for eksempel NAV og Skatteetaten. Der jeg har funnet pressekontakt er e-posten sendt dit. Enkelte steder kan kun kontaktes ved skjema. Av hensyn til tid har disse i de fleste tilfeller ikke blitt kontaktet. Dessuten er det en fare for at e-posten havner i spamfilter. Det er derfor flere grunner til at jeg ikke har nådd alle. Undersøkelsen ble sendt til 656 offentlige organer, hvorav 185 statlige, 19 fylkeskommunale og 452 kommunale postmottak. Der e-post har kommet i retur fordi mottaker var ukjent har jeg søkt opp mottakers e-postadresse på nytt og sendt igjen. I e-posten har jeg oppmuntret til å videresende lenken. Beregnet svarprosent er 36.3%, men denne er i beste fall omtrentlig. Antall respondenter er vektlagt høyere enn høy svarprosent. Totalt har 304 klikket inn på undersøkelsen, av disse er 238 fullstendige. Det representative utvalget som har svart antas å være tilstrekkelig til å kunne gi en antydning av kunnskapsnivå og holdninger, men må ikke tolkes som en fasit. Til systemleverandørene Påstandene i undersøkelsen til leverandørene har dreid seg om deres synspunkter på prosessbeskrivelsen og erfaring med arkivskapere. Jeg har antatt at leverandør kjenner til godkjenningsordningen. Flere av påstandene er like eller liknende påstandene stilt arkivskaper for å få et bredere forståelsesgrunnlag. Ved utsendelse av spørreundersøkelsen hadde jeg ønsket å sende en undersøkelse til hver leverandør. Arkivverkets liste over leverandører med ulike godkjenninger er såpass vanskelig å tolke at det i praksis ikke var så lett som jeg forventet. Tilslutt har jeg tatt utgangspunkt i alle egenerklæringene som har endt med et vedtak om midlertidig godkjenning, og sendt en e-post til Side 28 av 120

29 hver som har fått vedtak. Personlig er jeg uenig i denne måten å gjøre det på. Når valget ble tatt er det fordi alternativet innebar en rekke personlige vurderinger av bl.a. hva som er en leverandør, er Noark 5 kjerne og Noark 5 komplett én systemløsning eller to, og hvorvidt flere godkjenninger til løsning med samme navn er versjoner (dermed én løsning) eller om det er tillegg til løsningen (dermed to løsninger), eller om det er samme bunnprodukt utviklet av flere firmaer (for eksempel Documentum). Jeg har derfor sendt ut e-poster for alle de 20 midlertidige godkjente systemene. Den første kritikken går dermed på at det betyr at for eksempel Ciber har fått e-post for tre versjoner av det jeg tror er samme system fordi alle tre vedtakene og egenerklæringene ligger på Arkivverkets liste over leverandører med midlertidig godkjenning. I egenerklæringene er det oppgitt kontaktperson/er, det samme gjelder flere vedtak. I noen tilfeller (for eksempel de som har endelig godkjenning) har jeg vurdert kontaktperson basert på historikken i dokumentene. Enkelte oppgir e-postadresse i egenerklæringen, der det ikke er oppgitt har denne blitt funnet på nett. I mange tilfeller er e-post sendt til et kundemottak hvor jeg ber om at e-posten videresendes produktsjef for {systemnavn}, hvor jeg også oppgir hvem som var kontaktperson i egenerklæring eller eventuelt vedtak hvis det avviker. Siden det i mange tilfeller er flere år siden egenerklæring og vedtak ble skrevet har jeg valgt å oppgi flere kontaktpersoner der det er gjort i egenerklæringen eller vedtaket. Neste kritiske punkt er derfor at i ett og samme firma kan flere personer ha mottatt e-post og besvart undersøkelsen. I flere tilfeller har en av e-postene kommet i retur da e-postadressen ikke lenger er i bruk. Det betyr at denne risikoen er betraktelig redusert, men ikke eliminert. Det er 8 som har klikket seg inn på undersøkelse, hvorav 7 er fullstendige svar. Tar jeg utgangspunkt i 20 systemer gir dette en potensiell svarprosent på 35%, omtrent den samme for arkivskaper. Jeg gjentar at jeg ikke kan bekrefte om besvarelsene representerer 7 ulike leverandører. Det jeg derimot kan bekrefte er at når jeg sammenlikner de 7 svarene samt at de 4 som har avgitt kommentarer ser jeg 7 ulike meninger. I statistikken forholder jeg meg til dette som et representativt utvalg, men tar samtidig inn over meg at 7 besvarelser er for få til å kunne angi en generell trend, og statistikkene må benyttes med forsiktighet. Side 29 av 120

30 Kritikk fra respondenter Utgangspunktet for formuleringene av påstandene har i stor grad vært prosessbeskrivelsen til Riksarkivet. I enkelte tilfeller er denne gjengitt som sitat, i andre tilfeller er det ikke oppgitt at teksten er hentet fra denne. I mine egne formuleringer ser jeg at liknende språkbruk er benyttet. Det er tre som har kommentert at språket er tungt, kronglete eller vanskelig å forstå, og at det kan påvirke svaret. I tillegg er det to som har kommentert at enkelte av spørsmålene kan virke ledende. Dette er berettiget kritikk. Jeg ser i ettertid at jeg kunne gjort mine egne formuleringer enklere. Det som er hentet fra prosessbeskrivelsen kan imidlertid ikke endres da respondentens evne til å forstå det denne sier er en del av det jeg vil undersøke. I tillegg ser jeg at jeg har undervurdert muligheten for misforståelser, som er sterkt beklagelig. Til påstand 6 har jeg mottatt en kommentar som indikerer at respondent har oppfattet påstanden stikk motsatt av hva jeg har intendert. Det påvirker tolkningen, noe jeg skriver mer om i det aktuelle avsnittet. En leverandør har kommentert at undersøkelsen er rettet mot arkivskaper, det er berettiget kritikk. Begrunnelsen er at undersøkelsen preges av Riksarkivets endringer og hensiktene bak disse, som i større grad rettes mot arkivskaper enn mot leverandør. Det er naturligvis en svakhet Svarene på spørreundersøkelsen til arkivskaper og leverandør Arkivskaper har fått 11 påstander, systemleverandør 9 påstander. Av disse er 4 unike hos arkivskaper, 2 unike hos systemleverandør. Påstandene som er like presenteres samlet for å kunne sammenlikne svarene. Under blir resultatene presentert for en og en påstand, med en tabell som viser antall besvarelser og prosent av totalen. Prosent rundes av til nærmeste hele tall. I teksten til arkivskaper står svarene oppgitt i prosent (antall besvarelser oppgitt i parentes). For systemleverandør er det ikke benyttet prosenter, da det er få besvarelser og prosentberegning kan virke misvisende. For lettere fremvisning representerer grønn farge helt/litt enig, rød farge ikke enig/litt uenig, oransje farge vet ikke og nøytral. Det er irrelevant om spørsmålsformuleringen er positivt eller negativt formulert. Side 30 av 120

31 Spørsmål 1- Sektorinndeling av arkivskaper Hvilken sektor jobber du i? Figur 1 - Sektortilhørighet Av hensyn til anonymitet er fylkeskommune og kommune plassert i samme gruppe. Undersøkelsen ble sendt til 656 postmottak, hvorav 185 var antatt statlige (28%) og 471 antatt fylkeskommunale/kommunale (72%). Andelen respondenter fra statlig sektor har en noe høyere svarprosent med 34% av de spurte, mens fylkeskommunal/kommunal sektor er på 66%. Det representative utvalget i begge sektorer antas tilstrekkelige til at undersøkelsen kan vise en trend. 3 har svart «annet». Det kan skyldes sykehus eller høyskoler jeg har trodd var statlig. Svarene til disse 3 er vurdert særskilt og viser at de har relevant erfaring og holdning til Noark på lik linje med øvrige. Svarene tas derfor med i analyse av totale svar, men er ikke med der svar fra stat sammenliknes med svar fra fylkeskommune/kommune. Side 31 av 120

32 Påstand 2 Forståelse for forskjellen mellom midlertidig og endelig godkjenning Jeg forstår forskjellen mellom midlertidig og endelig godkjenning av Noark 5 løsninger. Figur 2 Kunnskap om godkjenningene Det var en viss spenning til hvor mange som ville svare uenig på dette, tatt i betraktning kritikken om at ordningen er komplisert. Totalt: 72% (171) er litt/helt enig - mens 12% (28) er ikke enig/litt uenig. Stat: 80% (63) er litt/helt enig (hvor 51% (40) er helt enig) - mens 11% (9) er ikke enig/litt uenig. Fylkeskommune/kommune: 68% (106) er litt/helt enig (hvor 37% (57) er helt enige) mens 12% (19) er ikke enig/litt uenig. Tolkning Siden dette er forutsetningen for å forstå godkjenningsordningen er det ønskelig at alle kunne svare bekreftende på påstanden. Her kan man si at, kan man ikke bekrefte at man forstår forskjellen, så kan du den heller ikke. Flertallet har forståelse for hva de ulike godkjenningene betyr, statlige organer har høyere andel. Når jeg samler ikke enig/litt uenig og vet ikke/nøytral ser man at særlig for fylkeskommune/kommune er det et betydelig antall som ikke kan bekrefte kjennskapen. Svaret må dessuten tolkes mot påstand 4 der det fremkommer at 8% (20) ikke har Noark 5, dermed er problemstillingen mindre aktuell. Side 32 av 120

33 Påstand 3 Holdning til uttrekk med reelle data Arkivskaper fikk så en kort forklaring på forskjellen mellom midlertidig og endelig godkjenning. Leverandør og arkivskaper fikk deretter påstanden Jeg syns det er en god ide at en ny Noark løsning skal produsere uttrekk med reelle data etter å ha vært i produksjon en bestemt tid, og at uttrekket kontrolleres av Riksarkivet før løsningen får en endelig godkjenning. Figur 3 Arkivskaper - Det er en god ide med uttrekk av reelle data før endelig godkjenning Statistikken viser at 10% ikke har en bestemt mening om dette, mens 90% er positive. Det var ingen signifikante forskjeller mellom stat og fylkeskommune/kommune. Forklaringen og Riksarkivets hensikt med endringen kan imidlertid tolkes ledende for påstanden som kom umiddelbart etter. Leverandør fikk ikke tilsvarende forklaring på forhånd men er også støttende til ordningen. Spørsmålet er viktig for å se i hvilken grad Riksarkivet får støtte for retningen de har gått i når de har inkludert reelt uttrekk som en del av godkjenningen. Figur 4 - Leverandør Det er en god ide med uttrekk av reelle data før endelig godkjenning Side 33 av 120

34 Tolkning Siden kompetansen forventes å være høyere hos systemleverandør, overrasker det ikke at meningene beveger seg i ytterkantene. En forsiktig tolkning er at leverandør og arkivskaper i hovedtrekk viser at de er enige om at det er ønskelig med en godkjenning som inkluderer test av et reelt uttrekk. Det er også her mulig at de som svarer vet ikke/nøytral ikke har Noark 5, og derfor ikke har satt seg inn i problemstillingen, jf. påstand Påstand 4 Innebygd funksjon for uttrekk Påstanden for arkivskaperene er: Vårt sak-/arkivsystem har en innebygd funksjon som gjør det forholdsvis enkelt for meg som arkivskaper å produsere arkivuttrekk. Det er lagt til en forklaring: «Spørsmålet handler ikke om kvaliteten på uttrekket. Formålet er å få vite om arkivskaper etter litt opplæring selv har mulighet til å lage uttrekk, uten hjelp av innleid konsulent.» Dette spørsmålet er tatt med fordi det var et bevisst valg fra Riksarkivets side ved innføring av Noark 5 at systemleverandørene skulle legge til en innebygget funksjon for uttrekk. Skal Noark 5 fungere etter sin hensikt er en av forutsetningene at uttrekk er enkelt å foreta for arkivskaper. Figur 5 Andel arkivskapere med enkel innebygd uttrekksfunksjon For systemleverandørene er påstanden: «Vår Noark 5 systemløsning har en innebygd funksjon som gjør det forholdsvis enkelt for arkivskaper å produsere arkivuttrekk etter litt opplæring.» Side 34 av 120

35 Figur 6 - Andel leverandører med enkel innebygd uttrekksfunksjon Total arkivskaper: 26% (63) ja 34% (81) nei 31% (74) vet ikke 8% (20) ikke relevant (totalt 79) Stat: 24% (19) ja 42% (33) nei 18% (14) vet ikke 16% (13) ikke relevant (totalt 79) Fylkeskommune/kommune: 28% (43) ja 30% (47) nei 38% (59) vet ikke 4% (7) ikke relevant (totalt 156) Systemleverandør: 7 av 7-100% - svarer ja. Tolkning Det mest påfallende er at alle systemleverandørene har svart at en slik funksjon finnes, mens en høy andel av arkivskapere svarer at den ikke finnes. Mulige forklaringer kan være 1) Noen kan svare nei selv om årsaken er at de ikke har Noark 5. 2) Funksjonen finnes, men arkivskaper kjenner ikke til den. Men da er «vet ikke» et svaralternativ. 3) Funksjonen finnes, men teknisk oppsett er gjort på en måte som gjør at den ikke er tilgjengelig for arkivleder. Dette kan for eksempel være tilfelle der IKT er satt ut til en samordningstjeneste som et IKS eller DSS, og arkivleder ikke har full tilgang til systemet. 4) Funksjonen finnes, men er lite intuitiv. 5) Systemleverandør og arkivskaper har ulik oppfatning av hva arkivleder skal vite og dermed hva «litt opplæring» er. Fylkeskommune/kommune viser større usikkerhet ved at flere svarer vet ikke enn i stat (38% mot 18%). Det er høyere andel i stat som svarer nei enn i fylkeskommune/kommune (42% mot 30%). Dessuten er det 20 som har svart at de ikke har Noark 5, og spørsmålet blir da ikke relevant. Av 20 er 13 i statlig sektor. Dette kan påvirke svarene i påstand 2 og 3. Side 35 av 120

36 På bakgrunn av krav i midlertidig godkjenning og svar fra systemleverandør konkluderer jeg at det finnes antakelig en innebygd funksjon for uttrekk men av ukjente grunner er denne i praksis lite tilgjengelig for arkivskaper. Det burde være i alles interesse at andelen som svarer ja vokser Påstand 5 Holdning til tidsfrist for endelig godkjenning Påstanden ble stilt ovenfor arkivskaper og systemleverandør: «Den som har fått innvilget midlertidig godkjenning av en Noark 5-løsning skal melde fra til Riksarkivet om dato for produksjonssetting av løsningen hos første kunde. Søknad om endelig godkjenning bør være Riksarkivet i hende innen 9 måneder etter produksjonssetting og må senest være mottatt innen 12 måneder.» Påstand: Det er ønskelig at en slik bestemmelse praktiseres. Det ville øke tillitten til godkjenningsprosessen for Noark 5-løsninger. Sitatet er hentet fra Prosessbeskrivelse for Riksarkivarens Noark 5-godkjenning (Arkivverket.no, 2013), men dette ble ikke oppgitt i spørreundersøkelsen. Jeg anser tidsfristen og oppfølgingen som noe av kjernen i den nye godkjenningsordningen i Noark 5, derfor er det interessant å se hva arkivskapere og systemleverandører mener om tidsfristen, og ikke minst om disse har ulike meninger. 1 har ikke svart denne kommer i tabellen frem som «tom». Figur 7 Arkivskapere som støtter tidsfrist før søknad om endelig godkjenning Arkivskapere ser i stor grad ut til å støtte en slik tidsfrist. Side 36 av 120

37 Figur 8 Leverandører som støtter tidsfrist før søknad om endelig godkjenning Systemleverandørene viser derimot et delt bilde. 3 svarer ikke enig/litt uenig mens 4 svarer litt/helt enig. Det kan tyde på en polarisering i fagmiljøet. Tolkning Arkivskaperene viser en klar tendens til å støtte en slik bestemmelse uten at det er vesentlige forskjeller mellom stat og fylkeskommune/kommune. Systemleverandør deler ikke en slik enighet her tyder svarene på en betydelig uenighet i fagmiljøet. Det betyr likevel at det en betydelig andel (4) helt eller delvis støtter krav om tidsfrist, til tross for at det er dem det går ut over hvis de ikke innfrir. Det er en noe overraskende høy andel Påstand 6 Konsekvenser for de som bryter tidsfristen En naturlig forlengelse av spørsmålet om man ønsker en tidsfrist er hva som skal skje med de som ikke overholder tidsfristen. Riksarkivet og ordningen har blitt kritisert for at det ikke får noen konsekvenser for leverandør når de ikke følger opp og får endelig godkjenning. Personlig mener jeg derfor at akkurat dette er et meget viktig punkt skal systemleverandør som ikke innfrir tidsfristen utsettes for reaksjoner? Jeg sier ingenting om hva «reaksjoner» er. Arkivskaper og leverandør fikk hver sin bevisst negativt ladede påstand med tilnærmet lik ordlyd: Jeg/ min organisasjon mener det er galt at systemleverandører som ikke overholder en slik tidsfrist utsettes for reaksjoner fra Riksarkivet fordi det kan få utilsiktede negative og alvorlige konsekvenser, ikke bare for leverandøren men også for arkivskaper. Side 37 av 120

38 Det var en frykt at arkivskaper lett kunne svare at systemleverandør skal utsettes for reaksjoner ved brudd på tidsfristen, derfor ble det bevisst lagt til at reaksjoner kan få konsekvenser for arkivskaper, da det er en reell problemstilling. Dette et av punktene med størst uenighet. Figur 9 Arkivskapere som er mot reaksjoner fra Riksarkivet ved brudd på leverandørs tidsfrist 36% (85) er ikke enig/litt uenig i påstanden, 40% (95) er litt/helt enig i påstanden. Analyse viser en tendens til at statlig forvaltning er sterkere uenig i påstanden (29% ikke enig og 9% litt uenig) enn fylkeskommunal/kommunal (19% ikke enig og 17% litt uenig), men ingen påfallende uoverensstemmelse. Figur 10 Leverandører som er mot reaksjoner fra Riksarkivet ved brudd på leverandørs tidsfrist Samtidig er det interessant å se at det også hos systemleverandørene er en uenighet som likner. Tolkning Side 38 av 120

39 Til spørsmålsformuleringen er det kommet en meget viktig kommentar: «Vær obs på det ene spørsmålet ang sanksjon fra Riksarkivet ifm ikke overholdelse av tidsfrist. Det ser ut til at spørsmålet ikke er formulert slik det er ment...? Svaret blir i såfall helt motsatt.» Dessverre betyr det at det kan være vanskeligere å konkludere enn ønsket. Totalt har det kommet 49 kommentarer fra arkivskaper, 4 fra systemleverandør, og jeg ser at ingen øvrige har kommentert denne konkrete påstanden. På forhånd var det forventet noe uenighet. Det er derfor vanskelig å si om svarene er misforstått eller ikke. Det kan bety at spørsmålet må settes til side. Tar jeg tabellene slik de står er det tydelig splittelse hos både arkivskaper og hos leverandør. Dette kan naturligvis få konsekvenser for Riksarkivets oppfølging av systemleverandører. En mulig tolkning er også at det er delte meninger om hva som er ønskelig og hva som er praktisk gjennomførbart. Det hadde vært interessant med et dypere dykk i hva som ligger bak disse svarene, men det er utenfor dette studiet Påstand 7 Bevissthet på at ansvar for uttrekksfunksjonalitet bør kontraktfestes Skal avlevering fungere slik Riksarkivet ønsker, er det en forutsetning at alle parter vet om og følger opp sitt ansvar. Indirekte kan det også påvirke synspunktet for godkjenningsordningen hvis du tror andre tar ansvar for noe du skulle fulgt opp, øker sannsynligheten for misnøye med ordningen. De neste tre påstandene til arkivskaper er tatt med for å se i hvilken grad de er bevisste på ansvaret Riksarkivet legger på arkivskaper. Systemleverandør er gitt to påstander som støtter opp under dette. Den første påstanden er gitt i hver sin variant til arkivskaper og systemleverandør og lyder: På Arkivverkets nettsider står det: «Den som tar i bruk en Noark 5-godkjent løsning bør uansett forsikre seg om at funksjonaliteten for produksjon av arkivuttrekk fungerer i henhold til kravene i Noark 5-standarden. Det oppfordres til at man ved anskaffelse av en Noark 5-løsning kontraktfester at leverandøren av løsningen står ansvarlig for at uttrekksfunksjonaliteten til enhver tid oppfyller kravene i standarden». Påstanden som følger er for arkivskaper: Dette har jeg/min organisasjon en bevisst holdning til. Påstanden som følger er for systemleverandør: Vår erfaring er at mange av våre kunder er bevisste på at en slik eller tilsvarende bestemmelse skal være med i avtalen. Side 39 av 120

40 Figur 11 Arkivskapere er bevisste på å kontraktfeste ansvaret for uttrekksfunksjonalitetens kvalitet Total arkivskaper: 62% (147) er litt/helt enig, 11% (28) ikke enig/litt uenig. Stat: 53% (42) litt/helt enig, 16% (13) ikke enig/litt uenig. Fylkeskommunene/kommunene: 66% (103) litt/helt enig, 8% (13) ikke enig/litt uenig. Det betyr at de øvrige ikke har et bevisst forhold til dette, ikke har ansvar for det eller ikke vet at dette bør inn i kontrakten. Med andre ord viser det en liten trend på et høyere bevissthetsnivå for fylkeskommune/kommune på dette område. Figur 12 - Leverandør Arkivskapere ønsker å kontraktsfeste ansvaret for uttrekksfunksjonalitets kvalitet Side 40 av 120

41 Jeg ønsket at systemleverandør skulle svare på det samme, for å vurdere om disse tallene stemte overens. Basert på det representative utvalget jeg forholder meg til synes tendensen hos arkivskaperene til å stemme med leverandørenes erfaringer. Siden fokuset snus mot systemleverandør er det ikke overraskende om de legger mer merke til dette. I det store og hele støtter disse to bildene hverandre. Tolkning Et flertall har noe bevisst holdning til at det bør spesifiseres i kontrakten at leverandør er ansvarlig for at uttrekksfunksjonaliteten alltid oppfyller kravene til standarden. Siden erfaring viser at uttrekk er kostbart og langt fra smertefritt er det kanskje noe overraskende andelen ikke er høyere. Som vi skal se senere kan en forklaring være at arkivleder ikke alltid har så stor innflytelse på kontrakten som Riksarkivet tilsynelatende legger opp til. En forklaring på at bevissthetsnivået er noe høyere hos fylkeskommune/kommune kan skyldes at disse i større grad krever tilpasning til fagsystemer, og derfor oftere tvinges til å tenke grundigere gjennom muligheten for uttrekk Påstand 8 Ansvaret er kontraktsfestet En ting er å være bevisst på ansvarsfordelingen, en annen ting er hvorvidt arkivleder faktisk har hatt mulighet til å implementere dette i kontrakten. En oppfølgende påstand ble stilt arkivskaper: Et slikt eller liknende krav er inkludert i kontrakten ovenfor vår systemleverandør. Figur 13 - Ansvaret er kontraktfestet Side 41 av 120

42 Analyse viser at tallene for stat er 29% (23) ja og 22% (17) nei, mens for fylkeskommune/kommune er tallene 37% (57) ja og 9% (14) nei. Tolkning At andelen som svarer ja er høyere for fylkeskommune/kommune enn for stat henger godt overens med funnen i forrige påstand. Ved sammenlikning av de som svarte ikke enig/litt uenig på forrige påstand og nei på denne påstanden finner vi følgende sammenheng: Andel svarte ikke enig/litt uenig og Stat Fylkeskommune/kommune Totalt nei til: Bevisst på at ansvaret bør 16% (13) 8% (13) 11% (27) kontraktfestes Ansvaret er kontraktfestet 22% (17) 9% (14) 13% (31) Det er altså en litt høyere andel som svarer at de ikke har en slik bestemmelse med i kontrakten enn de som svarer at de ikke er bevisste på at en slik bestemmelse bør med i kontrakten. Det er som forventet. Som i påstand 7 er stat noe høyere representert. Åpenbare årsaker kan være at kontrakten er signert av en annen avdeling, et annet organ eller en tidligere ansatt. Mange kan ha signert kontrakt med Noark 4 system, som så er oppgradert til Noark 5. Den høye andelen som ikke kan svare ja eller nei på dette er heller ikke overraskende da dette er detaljer det ikke kan forventes at alle husker. Jeg tar kritikk på at dette kanskje ikke er rett anledning for å undersøke dette Påstand 9 Arkivskapers bevissthet på egenerklæringene Leverandør må levere inn egenerklæringsskjema ved søknad om godkjenning av Noark 5- løsning. I egenerklæringsskjemaene informerer leverandøren om hvilke krav og funksjonaliteter som er oppfylt i henhold til Noark standarden. En løsning kan få midlertidig og endelig godkjenning selv om ikke alle krav oppfylles. Kravene som ikke er oppfylt må kundene forholde seg til. Påstand: Jeg/min organisasjon er klar over viktigheten av å lese egenerklæringsskjemaene for å se om det er forhold som er relevante for oss. Side 42 av 120

43 Bakgrunnen for påstanden er fra kapittel og hvor leverandør bekrefter i egenerklæringsskjemaet at løsningen tilfredsstiller relevante krav i Noark 5-standarden, men fordi en løsning kan være godkjent uten at alle O-krav er oppfylt, forutsettes det at arkivskaper setter seg inn i egenerklæringen for å vurdere hvilke konsekvenser et eventuelt avvik får. En av hensiktene var at arkivskaper lettere skulle kunne sammenlikne egenerklæringene. Figur 14 Jeg er bevisst på egenerklæringenes betydning Totalt: 68% (162) litt/helt enig (hvorav 45% (107) er helt enig), 10% (23) er ikke enig/litt uenig. Stat: 67% (53) litt/helt enig (hvorav 52% (41) er helt enig), 13% (10) er ikke enig/litt uenig. Fylkeskommune/kommune: 68% (106) litt/helt enige (hvorav 41% (61) er helt enig), 8% (13) er ikke enig/litt uenig. Tolkning Det er noen flere helt enig i stat enn i fylkeskommune/kommune (52% mot 41%). I statlig sektor er det en svak tendens til polarisering sammenliknet med fylkeskommune/kommune, men det er ikke de store ulikhetene. På tross av fallgruver nevnt i delkapittel 3.1 som ønske om å fremstille seg selv i et positivt lys betyr det at ca. 1 av 3 svarer at de ikke har et bevisst forhold til dette. Side 43 av 120

44 Påstand 10 Leverandørs holdning til Riksarkivets rutiner rundt egenerklæringene Leverandør ble de ovenfor en liknende påstand: Leverandør må levere inn egenerklæringsskjema ved søknad om godkjenning av Noark 5-løsning. I egenerklæringsskjemaene informerer leverandøren om hvilke krav og funksjonaliteter som er oppfylt i henhold til Noark standarden. En løsning kan få midlertidig og endelig godkjenning selv om ikke alle krav oppfylles. Kravene som ikke er oppfylt må kundene forholde seg til. Påstand: Jeg/min organisasjon opplever at dette er en tilfredsstillende ordning. Jeg valgte å ikke spørre arkivskaper om de syntes dette var tilfredsstillende, da jeg antar mange vil ønske at andre tar ansvar for dette. Merinteressant var det å se om leverandør ønsket mer kontroll eller ikke. Økt kontroll betyr mindre fleksibilitet, men også økt sannsynlighet for at feil oppdages tidlig. Figur 15- Riksarkivets rutiner rundt egenerklæringene er tilfredsstillende Tolkning Som vi ser av de 7 som har svart er det uenighet i fagmiljøet. En mulig tese er at systemleverandør som har fulgt Noark 5 standarden er kritiske til eventuelle konkurrenter som har fått godkjenning uten at standarden er fulgt like strengt. At løsninger kan godkjennes uten at alle O-krav er et faktum og ikke ment å være verdiladet. Jeg ser likevel at påstanden kan kritiseres for å være verdiladet i retning av kundene får urettmessig mye ansvar. Det er ikke intensjonen og kommer kanskje tydeligere frem ved sammenlikning av Side 44 av 120

45 påstand 10. Behovs- og forventningsavklaring er nødvendig ved samarbeid mellom leverandør og arkivskaper for at en implementering skal kunne lykkes. Dermed må ansvaret gå begge veier. For leverandør kan kontroll være ønskelig, ikke minst i en tidlig fase før lansering. En av kommentarene fra leverandørene går i en slik retning Påstand 11 Arkivskapers krav til leverandør om kvaliteten på uttrekkene Leverandør ble derfor stilt ovenfor påstanden: Vår erfaring er at kundene i liten grad stiller spørsmål til kvaliteten på uttrekkene, for eksempel om statusverdiene i xml-uttrekket oppfyller kravene i Noark standarden. Påstanden er med for å belyse arkivskapers innsikt i Noark 5 standardens uttrekksfunksjonalitet (jf. kapittel 2.3.2) og ble ikke stilt arkivskaper da dette kun er aktuelt for det mindretallet som har tegnet ny kontrakt med en Noark 5 system. Særlig fordi Noark 5 ikke er en kravspesifikasjon til en arkivløsning får forståelse for uttrekket i seg selv egenverdi. Her har systemleverandør ulike erfaringer, men det representative utvalget viser at et mindretall av arkivskapere er opptatt av dette. Figur 16 - Stilles lite spørsmål til kvaliteten på uttrekkene Tolking En mulig forklaring til gapet kan skyldes ulike holdninger i arkivmiljøet til de ulike leverandørene. Her skulle jeg gjerne hatt mer data og gjort en skikkelig analyse. Jeg stiller spørsmål ved om det forventes at dette er noe av det Riksarkivet sjekker ved godkjenning av Noark 5 systemer, og at det derfor stilles få spørsmål til dette. Det er også en viss sannsynlighet for at det er mangel på kompetanse på dette område, både hos leverandør og arkivskaper. Side 45 av 120

46 Påstand 12 Stiller midlertidig godkjenning og endelig godkjenning løsning likt? Hvis jeg var med på anskaffelse av nytt sak-/arkivsystem i dag, ville jeg i liten grad vektlagt løsninger med midlertidig godkjenning annerledes enn løsninger med endelig godkjenning. Påstanden ble tatt med for å se i hvor hvilken grad de to ulike godkjenningene vurderes forskjellig. Ved analyse viser det seg at svarene fra stat og fylkeskommune/kommune så ulike at nedenfor vises tabellene for total, stat og fylkeskommune/kommune hver for seg. Figur 17 - I liten grad vurdert midlertidig godkjente løsninger annerledes enn endelig godkjente løsninger totalt I statlig sektor svarer 48% at de er helt/litt enig i at hvilken godkjenning en systemløsning har i liten grad vektlegges ved anskaffelse i dag, 27% er ikke enig/litt uenig i dette. Figur 18 - Statistikk for stat Side 46 av 120

47 For fylkeskommune/kommune er 37% enig i utsagnet, mens hele 46% er ikke enig/litt uenig. Figur 19 - Statistikk for fylkeskommune/kommune Tolkning Årsaken til forskjellen kan skyldes mange forhold. Statlig forvaltning avleverer til statsarkivene og har et tettere bånd til Arkivverket. Det er mulig det påvirker svaret i denne sammenheng ikke alle fylkeskommuner/kommuner har et depot å deponere til som har hatt en slik kontrollfunksjon over tid. Antall fagsystemer som ønskes integrert og kompleksiteten av dette kan være en medvirkende årsak. Generell mindre kompetanse og ikke minst ressurser kan også være medvirkende forklaring. Det er også en mulighet for at spørreundersøkelsen i seg selv har påvirket svarene. I alle tilfeller er det interessant at fylkeskommune/kommune virker mer opptatt av en endelig godkjenning enn stat Påstand 13 Kvaliteten på uttrekkene er blitt bedre Som tidligere nevnt er den viktigste årsaken til at man utvikler Noark standarden implisitt ønske om forbedring. Et mål er derfor naturlig nok at uttrekkene skal bli bedre, derfor ble leverandørene silt ovenfor påstanden: Min/vår erfaring er at kvaliteten på uttrekkene har blitt bedre med Noark 5 sammenliknet med Noark 4. Side 47 av 120

48 Figur 20 - Kvaliteten på uttrekkene er blitt bedre Tolkning For å kunne svare på dette må man ha hatt erfaring å sammenlikne med fra tidligere Noark standarder. Det var dessuten forventet at leverandør av systemløsninger som kun har en mindre funksjon i et større Noark system vil ha vanskeligheter med å besvare dette. Det er også et definisjonsspørsmål hva «bedre kvalitet» er, siden noe kan ha blitt bedre mens nye problemer har oppstått. Dette er mulige forklaringer til de 2 som har svart vet ikke. Spenningen gikk på om leverandørene virkelig har erfart om kvaliteten er bedret, og tolkes positivt at 5 svarer helt enig på dette. Dette ligger an til at Riksarkivets utvikling av standarden har gått i en positiv retning. Spørsmålet vil også bli stilt Riksarkivet Påstand 14 Det var bedre når det bare var bare godkjent og ikke-godkjent Siste påstand ble stilt både leverandør og arkivskaper: Før fantes det kun godkjente og ikkegodkjente Noark løsninger. At godkjenningsprosessen i dag er to-delt, med både midlertidig og endelig godkjenning, gjør at den er vanskeligere å forstå. Alt i alt er jeg/min organisasjon derfor negative til utviklingen med godkjenning i to trinn. Side 48 av 120

49 Figur 21 Arkivskaper Jeg er negativ til godkjenning i to trinn Totalt 47% (113) helt/litt enig og 22% (53) ikke enig/litt uenig. Stat: 40% (22) helt/litt enig (15% (12)/25% (20)) og 31% (25) ikke enig/litt uenig (15% (12)/16% (13)) Fylkeskommune/kommune: 50% (79) helt/litt enig (21% (33)/29% (46)), og 17% (27) ikke enig/litt uenig (7% (11)/10% (16)). Statistikken for leverandørene kan tyde på en liknende trend i deres holdninger. Figur 22 - Leverandør - Jeg er negativ til godkjenning i to trinn For leverandørene hadde det kanskje vært nærliggende å forvente at de ønsket et enklere system, med en godkjenning Riksarkivets byråkrati krever unektelig tid på leverandørenes side. Likevel har bare 3 svart helt/litt enig. Med så få svar er det ikke mulig å konkludere, men de Side 49 av 120

50 svarene jeg har fått inn tyder på at også leverandørene er splittet i hvorvidt det er ønskelig med en eller to godkjenninger. Leverandørenes svar ser ut til å stemme overens med arkivskaperenes. Tolkning Det er viktig å skille ut hva som diskuteres her. Dette handler ikke om ansvarsfordeling slik spørsmålene i del handler om. Dette handler kun om man skal ha én godkjenning eller om godkjenningen skal foregå i to trinn, og der er man uenige. I stat sier 40% seg helt/litt enig til å foretrekke en ett-trinns godkjenning, mens andelen er 50% hos fylkeskommune/kommune. I stat svarer 31% at de er ikke enig/litt uenig, mens andelen for fylkeskommune/kommune er bare 17% som indikerer andelen som foretrekker dagens to-trinns godkjenning. Overraskende nok er også leverandørene splittet, og svarer sammenfallende med arkivskaper. Altså ønsker et flertall godkjenning i ett trinn, og flere i fylkeskommune/kommune enn i stat, men det er betydelig uenighet. Det var ønskelig å ha med et konkret spørsmål om dette, for deretter å tolke dette opp tidligere påstander. I kapittel 4 vil jeg gå dypere inn i å trekke linjer mellom de ulike påstandene Kommentarer Siste felt i begge spørreundersøkelsene var et åpent kommentarfelt. 49 arkivskapere (21%) og 4 leverandører skrev kommentarer. Disse er gjengitt it sin helhet i vedlegg og En rekke av disse handler om noen få temaer som går igjen som jeg derfor ønsker å trekke frem. Kommentarer på spørreundersøkelsen i seg selv er tatt opp innledningsvis i kapittel 3. Til å starte med er der hyggelig å se at flere er glade for at det settes fokus på temaet. Det vises på kommentarene og på tilbakemeldingene på Facebook. Det viser et visst engasjement samt at det er behov for å se hva som fungerer og hva som kan forbedres. Mer problematisk er det at mange på en eller annen måte refererer til at anskaffelse av arkiv og signering av kontrakt og vilkår skjer utenfor arkivleders kontroll. Dette kan være en forklaring på manglende kompetanse på området, men det er også flere som uttrykker en fortvilelse over gapet mellom krav fra Riksarkivet og fraværende mulighet for å oppfylle dem. 10 av kommentarene Side 50 av 120

51 peker i denne retningen, i tillegg er det ytterliggere tre som fremhever at mange av kravene er vanskelig å få med fordi arkivleder bare er en av mange som setter krav. Den neste gruppen med tilbakemeldinger dreier seg om hvordan arkivskaper føler seg hjelpeløs ovenfor leverandørene. 4 kommentarer peker i denne retningen, i tillegg er det i hvert fall 6 til som på ulike måter beskriver sin frustrasjon over at leverandørene ikke har tydeligere krav fra Riksarkivet. «Godkjenningsordninger som er basert på egenerklæringer har liten eller ingen verdi. Grunnen er at det leverandørens tolkning som legges til grunn. Selv der vi har hatt dette i kontrakten blir det en tolkning mellom leverandør og kunde» starter en kommentar, en annen starter med å si «Hei, flott at du har fokus på dette! Min erfaring er at når vi stiller spørsmål og krav til uttrekk hos leverandør har de begrenset kunnskap. Etter hvert som man ikke får svar, blir man resignert. Riksarkivet sin rolle som pådriver her er kjempeviktig!» Siden leverandørenes løsning og Riksarkivets krav ser ut til å gå hånd i hånd er det ikke overraskende at kravene og Riksarkivet er den neste gruppen som kritiseres. To av leverandørenes kommentarer går i en liknende retning med å si at det er greit at Riksarkivet tester, men de savner testverktøy og at feil blir fulgt opp med forbedringer. En sier: «Vanskelig for brukere av andre fagsystemer å forstå at et lite system med Noark godkjenning ikke er et fullgodt arkivsystem alle kan bruke. Selgere selger inn mer enn de burde.» I delkapittel under Riksarkivets erfaring blir denne problemstillingen fulgt opp. Videre påpeker noen at det må være myndighetene som godkjenner og kvalitetssikrer, ikke arkivleder. En av leverandørene støtter dette ved å si at Noark burde være en obligatorisk software komponent som Riksarkivet utvikler og validerer etter. Andre mener Riksarkivet og Noark ikke viser god nok forståelse for arkivskapers behov Riksarkivets holdninger og erfaringer Istedenfor spørreundersøkelse fikk jeg mulighet til å intervjue Øivind Kruse og Jon Atle Haugen på Riksarkivet. I dette delkapittelet baserer jeg i hovedsak på informasjon fra intervjuet Jeg har valgt å trekke frem noen av de samme spørsmålene som fra spørreundersøkelsen samt legge til et par sentrale tema som dukket opp. Side 51 av 120

52 Påstand 12 fra spørreundersøkelsen Stiller midlertidig godkjenning og endelig godkjenning løsning likt? I delkapittel forklarte Øivind Kruse forskjellen mellom midlertidig godkjenning og endelig godkjenning, hvor midlertidig godkjenning og endelig godkjenning egentlig skal være det samme. I teorien. Likevel kommer det opp noe nytt som er relevant i intervjuet (personlig kommunikasjon, ). I spørreundersøkelsens kommentarer fremkommer det at enkelte har satt krav om endelig godkjenning i konkurransegrunnlaget ved anskaffelse av nytt sak/arkivsystem. Jeg finner det derfor interessant at Riksarkivet kan fortelle at Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) har forhørt seg med Riksarkivet der tilbydere har krevet endelig godkjenning i anskaffelsen. Er en midlertidig godkjenning tilstrekkelig eller kan tilbydere kreve endelig godkjenning? Her kommer forskjellen på godkjenningene på spissen. Kruse og Haugen resonerer litt rundt dette. Leverandørens egenerklæring er oftest lik ved søknad om midlertidig godkjenning og endelig godkjenning. Det skal derfor ikke ha noe å si om et system har midlertidig godkjenning eller endelig godkjenning. I utgangspunktet skal derfor en midlertidig godkjenning være nok. Jeg trekker frem resultat fra spørreundersøkelses påstand 12, som viser at underkant av halvparten i stor grad ville behandlet de to godkjenningene likt, en større andel av fylkeskommuner/kommuner foretrekker endelig godkjenning, mens hos statlige er skepsisen til midlertidig godkjenning lavere. Dette overrasker dem ikke. De har inntrykk av at mange er skeptiske til midlertidig godkjenning. Jeg lurer derfor på om det likevel kan ligge noe i det, for eksempel ved at det er et tegn i seg selv at enkelte leverandører er raske til å følge opp mens andre ikke er det. Her nikker begge gjenkjennende og bekrefter at det nok er noe hold i dette Påstand 3 fra spørreundersøkelsen Holdning til uttrekk med reelle data Jeg syns det er en god ide at en ny Noark løsning skal produsere uttrekk med reelle data etter å ha vært i produksjon en bestemt tid, og at uttrekket kontrolleres av Riksarkivet før løsningen får en endelig godkjenning var en påstand leverandør og arkivskaper ble stilt ovenfor. Jeg lurer på om Riksarkivet har endret synspunkt på dette eller om det fremdeles anses som veien å gå? Side 52 av 120

53 Erfaring viser at det fremdeles er utfordringer med å få godkjent uttrekk. Det vises til eksempler med løsninger som har oppgradert fra Noark 4 til Noark 5 uten at periodeskille og avlevering er foretatt. Samtidig som uttrekk fremdeles er en utfordring er det også et tegn på at det er behov for en kontroll av disse. Det nevnes fort alternative løsninger. En mulighet de ønsker er en ordning der dagens endelig godkjenning erstattes med et reelt uttrekk. Dette har å gjøre med at prøveuttrekket som skal produseres etter 6 måneder skal være avsluttet slik det ville vært ved en reell deponering, og det bør inkludere periodeskille. Mykt periodeskille forutsetter overlappingsperiode på 2 år som er uforenlig med 6 måneders fristen. Uansett er dette en stor jobb for arkivskaper, og generelt sett lite ønskelig kort tid etter anskaffelse. Det er derfor i praksis kun aktuelt for de som har oppgradert fra Noark 4 til Noark 5 på eksisterende plattform, men dette byr jo da på egne utfordringer igjen. Det ville imidlertid bety at leverandør fikk midlertidig godkjenning i mange år. Den andre muligheten er synkron overføring til depot. Da får man fortløpende kvalitetssikring, og slipper de enorme datamengdene som kommer allerede etter få år med bruk. Den siste løsningen startet sin pilottesting i slutten av 2014 (samsok.no, 2014) Påstand 9 fra spørreundersøkelsen Spørsmål til kvaliteten på uttrekkene Riksarkivet fikk samme spørsmål som leverandørene: Min/vår erfaring er at kvaliteten på uttrekkene har blitt bedre med Noark 5 sammenliknet med Noark 4. Men det var ikke et lett spørsmål, hva er «bedre kvalitet»? Hvis man tar utgangspunkt i en database og tar to uttrekk av denne, ett som et Noark 4 og ett som et Noark 5 uttrekk, så kan det oppstå uoverensstemmelser mellom disse. I Noark 5 blir for eksempel det å ha kontroll på antall filer, journalposter og saker viktig, for å sikre at ikke noe forsvinner typisk fordi det er feil i klassifikasjonen, mens Noark 4 har en rekke andre utfordringer. Fordelen med Noark 5 er at det er mulig å redusere feil ved å kontrollere antall filer, journalposter og saker i uttrekk og database noe som skal gjøres (personlig kommunikasjon, ). Personlig mener jeg dette er et meget interessant område som bør studeres videre, men det ligger dessverre utenfor dette studiet. Kruse og Haugen har derfor ikke noe grunnlag for å si noe om det ene eller det andre. Likevel konkluderer de begge med at magefølelsen deres sier at kvaliteten har blitt bedre med Noark 5 (personlig kommunikasjon, ). Side 53 av 120

54 I forhold til muligheten til at leverandør og arkivskaper kan få testet prøveuttrekk har det vært snakk om å utvikle testverktøyet ArkN5. Det bekreftes at det etterlengtede testverktøyet ment for leverandør og arkivskaper er under utvikling, men det vites ikke hvor langt dette har kommet. Men de forteller også at testverktøyet ikke er hemmelig, men Riksarkivet har holdt kortene noe tett for brystet fordi de ikke ønsker å drive support på systemet. Men det er leverandører som har fått tilgang til det så lenge de er selvdrevne (personlig kommunikasjon, ). Det er derfor fremdeles kun Riksarkivets eget system som kan teste uttrekk, og at det kun unntaksvis er eksterne som gjør dette. Dermed blir man i stor grad prisgitt Riksarkivets tid og tolkning Påstand 6 fra spørreundersøkelsen Konsekvenser for de som bryter tidsfristen Jeg gjentok påstanden til arkivskaper og leverandør: Jeg/ min organisasjon mener det er galt at systemleverandører som ikke overholder en slik tidsfrist utsettes for reaksjoner fra Riksarkivet fordi det kan få utilsiktede negative og alvorlige konsekvenser, ikke bare for leverandøren men også for arkivskaper. Hva var deres mening? Her var de begge tydelig på at praksisen er og har alltid vært at det skal foregå en dialog med leverandøren, de vil ikke helt enkelt trekke en godkjenning. Men de poengterer at muligheten for sanksjon er et viktig virkemiddel. Her velger jeg å sitere en kommentar fra spørreundersøkelsen til arkivskaper «Dumt å trekke godkjenning». Samtidig kom det frem i kommentar fra leverandørundersøkelsen at respondenten var skeptisk til at Riksarkivet ikke benyttet seg av denne muligheten. Som undersøkelsen viste var det delte meninger om reaksjoner fra Riksarkivet. Hos både leverandør og arkivskaper. Jeg spurte hva de forventet av svar fra arkivskaper og leverandør til påstanden. Med forutsetning om at påstanden er forstått rett viser svarene en jevn splittelse hos både leverandør og arkivskaper. Dette overrasket dem noe, de forventet nok at arkivskaper ville støtte reaksjoner, mens leverandør ville motsette seg det Nye utfordringer - Hva skal Noark 5 systemet brukes til? Det er alltid interessant å se om nye utfordringer oppstår som følge av endringer. Og dette er intet unntak. Med Noark 4 kommer kravspesifikasjonen først, så må saksbehandlingen tilpasse seg sak/arkivsystemet. I praksis er ikke dette alltid mulig eller ønskelig, og resultatet er bruk av Side 54 av 120

55 fagsystem istedenfor. Som nevnt i delkapittel 2.1 er Noark 5 derimot ikke en kravspesifikasjon. Riksarkivet anbefaler en Dirks analyse i organisasjonen for å kartlegge prosesser og behov - før anskaffelse av Noark 5 systemløsning. Arkivskaper skal vurdere sine behov, og på denne måten få en kravspesifikasjon som gir mulighet til å sette egnede krav for sakarkivsystemet (personlig kommunikasjon, ) Kruse og Haugen forteller at Noark 5 likevel benyttes som en kravspesifikasjon. Mange bestiller at «alle krav i Noark 5 standarden skal oppfylles». Konsekvensen er at man krever mer enn nødvendig på enkelte områder, samtidig som behovene ikke dekkes på andre. Siden mange av kravene i Noark 5 komplett er valgfrie sier ikke standarden noe om hvordan disse funksjonene skal løses, eller om de blir løst. Det er derfor ingen garanti for at løsningen man velger er egnet med mindre dette vurderes særskilt. Intensjonen er nok ikke helt den samme, likevel kan det nok hende man bør vurdere poenget fra følgende stripe fra tegneserien Lunch: Figur 23 - Gjengitt etter tillatelse fra Lunch Børge Lund, distr.strandcomics.no Nye utfordringer - Hva er det som godkjennes? Slik jeg oppfattet det er en konsekvens av den «romslige» standarden at noe av det vanskeligste har blitt å formidle hva som faktisk er godkjent. Som også kom frem i kommentarene fra spørreundersøkelsen med arkivskaper. Dette henger sammen med at Noark 5 er en mer spesialisert og dermed tilpasset godkjenning enn Noark 4. Som vist tidligere kan alt fra en liten integrasjon med objekter til et komplett Side 55 av 120

56 journalføringssystem godkjennes. Disse tilfredsstiller naturligvis ikke de samme behovene, likevel får begge den samme godkjenningen: midlertidig eller endelig godkjenning. Haugen og Kruse (personlig kommunikasjon, ) forteller at kun 7 av løsningene er godkjent til journalføring av dokumenter, mens flertallet av de Noark 5 godkjente systemene er mindre løsninger. Derfor er det viktig å forstå hva med løsningen som er godkjent, slik at man ikke kjøper en liten løsning og tror man kan journalføre i denne. Et eksempel er Weblager der det er spesifisert at løsningen kun gjelder skanning av byggesaker. Men, som Haugen forteller, har de ikke har vært konsekvente og gode nok på dette. Inkonsekvensen er også et resultat av en kontinuerlig diskusjon om ordningen. Så trekker Kruse og Haugen frem et annet eksempel: En leverandør ønsker godkjenning av sin Noark 5 kjerne. Løsningen blir godkjent. Men kjernen integreres mot et fagsystem, og integreringen er det ikke søkt om godkjenning for. Det er derfor ingen garanti for at det du ønsker bevare i fagsystemet blir bevart. Leverandøren kunne kanskje søkt om godkjenning for integrasjonen også, men det er ikke et krav at leverandør må gjøre det. Et tredje eksempel er at det i løsningen til Noark 5 kjerne er mange obligatoriske krav. Kjernen kan utvides til Noark 5 komplett. Men de fleste tilleggene mellom kjerne og komplett er stort sett valgfrie krav. Dermed kommer spørsmålet hva er det som godkjennes når noe er valgfritt? De ser naturligvis på de betingede og obligatoriske kravene, men reflekterer over at dette er noe underlig å skulle godkjenne. Mens vi snakker forteller de at de holder på å lage en tekst som skal legges ut på nettsidene som tar for seg problematikken rundt hva som godkjennes. I praksis kan de fortelle at ulike leverandører har ulikt syn, for eksempel når det gjelder utvidelser og nye versjoner. Noen ber om ny godkjenning selv om det bygger på en godkjent kjerne, andre ikke. Også her kan det derfor være vanskelig å vurdere om en løsning burde fått en ny godkjenning eller ikke. Når det i praksis er et så stort behov å formidle hva som er godkjent ser jeg at dette er noe jeg gjerne skulle stilt noen spørsmål om i spørreundersøkelsen til både leverandør og arkivskaper. Men min spørreundersøkelse er dessverre over. Side 56 av 120

57 4. Diskusjon - Analyse av avvik Med Noark 5 endret godkjenningen seg fra en ett-trinns godkjenning til en to-trinns godkjenning. I kapittel 2 skrev jeg at hensikten bak de fleste endringer er et mål om forbedring. Spørsmålet var hvilke grep man tar for å komme dit. Innføring av endelig godkjenning som et nytt godkjenningstrinn er et stort tiltak. På bakgrunn av innledende undersøkelser trakk jeg imidlertid frem tre støttende grep jeg mener er vesentlig for at den endelige godkjenningen vil lykkes: endring av egenerklæringen, innebygd uttrekksfunksjon og testverktøy for uttrekk. Disse tre har også sin egen hensikt, men til sammen utgjør de en helhet med endelig godkjenning. I denne delen av studiet vil jeg vurdere funn fra undersøkelsene og gjøre ytterliggere analyser der det viser seg nødvendig. Jeg vil reflektere over om hensiktene bak de tre støttende grepene er oppnådd, men utreder og konkluderer ikke. Hensikten med innføring av endelig godkjenning er hovedfokuset og det er kun her jeg utreder tilstrekkelig til å kunne konkludere. Til slutt ser jeg så på holdninger og erfaringer rundt endelig godkjenning for å se om Riksarkivets retning har støtte, uavhengig av hva reglene og etterlevelsen av disse viser Endret egenerklæring Kjennskap og holdning til egenerklæringen og prosessbeskrivelsens krav til arkivskaper I kapittel 2 konkluderte jeg med at hensikten bak endringen av egenerklæringen innebærer at leverandør skulle ansvarliggjøres slik at det skulle bli lettere for arkivskaper å sammenlikne løsninger og kreve oppfyllelse fra leverandør. Forutsetningen for dette er at arkivskaper kjenner til viktigheten av å lese egenerklæringen. Skal avlevering fungere etter Riksarkivets ønsker, forutsettes det at alle parter vet om og følger opp sitt ansvar. I spørreundersøkelsen undersøkte jeg derfor i hvilken grad arkivledere er bevisste på ansvaret Riksarkivet legger på dem, i tillegg blir systemleverandør stilt to påstander som støtter opp under dette. Som nevnt innledningsvis vil jeg ikke vurdere om egenerklæringen fungerer som tiltenkt, kun om arkivskaper kjenner til at de skal forholde seg til den. På påstanden: Jeg/min organisasjon er klar over viktigheten av å lese egenerklæringsskjemaene for å se om det er forhold som er relevante for oss viste svarene at ca. 1 av 3 ikke har et bevisst forhold til dette. Leverandørene ble stilt ovenfor en påstand for å vise deres holdning til egenerklæringen i prosessbeskrivelsen: Jeg/min organisasjon opplever at dette Side 57 av 120

58 er en tilfredsstillende ordning. Jeg har valgt å ikke stille arkivskaper samme påstand, da mye tyder på at det ikke er tilfelle. Det var derfor mer interessant å se hva leverandørene mente, og her var det uenighet i fagmiljøet. En mulig tese var at leverandør som har fulgt regelverket er kritiske til konkurrenter som ikke følger regelverket like strengt, men det er spekulasjoner. Det er også relevant å trekke inn påstandene om hvorvidt man er bevisst på at kravene til funksjonaliteten for uttrekk bør være kontraktfestet, som ble stilt leverandør og arkivskaper. 62% av arkivskaperene svarte litt/helt enig, kun 11% svarte ikke enig/litt uenig, men det betyr likevel at 38% ikke bekrefter at de er bevisste på dette. Det var en liten trend til høyere bevissthetsnivå hos fylkeskommune/kommune sammenliknet med stat. Som tidligere nevnt kan noe forklares med at man ikke har eller har hatt ansvar for denne type bestemmelser. Hos leverandør var flertallet enig i at arkivskaper er bevisste, en svarte ikke enig. Jeg tolker disse svarene til å være i overensstemmelse med hverandre. Arkivskaper ble så stilt ovenfor påstand om disse kravene faktisk er stilt i kontrakten. Dette hadde begrenset betydning da flertallet har svart «vet ikke». 34% svarte «ja», 13% «nei», og igjen viser fylkeskommune/kommune noe høyere bevissthet. Tilslutt vil jeg trekke frem påstand stilt leverandør: Vår erfaring er at kundene i liten grad stiller spørsmål til kvaliteten på uttrekkene, for eksempel om statusverdiene i xml-uttrekket oppfyller kravene i Noark standarden. Her svarte 2 leverandører ikke enig, mens 5 var helt/litt enig. Når jeg ser disse fem påstandene i sammenheng ser jeg at rundt 1 av 3 kan ikke bekrefte et bevisst forhold til krav Riksarkivet legger på arkivskaper. Men jeg ser også at leverandørene er uenige om hvorvidt de er tilfredse med ordningen til egenerklæringen. Samtidig viser undersøkelsen til leverandør at det er færre som stiller mer detaljerte krav til uttrekket, som kan tyde på begrensninger i kompetansen. Ellers vises det en noe høyere bevissthet for Riksarkivets krav til arkivskaper hos fylkeskommune/kommune sammenliknet med stat. På bakgrunn av de erfaringer man har gjort over lengre tid ved utfordringene med uttrekk, mener jeg personlig at det her er ønskelig med et høyere bevissthetsnivå, for leverandør, arkivskaper og Riksarkivets skyld. Når jeg sammenlikner svarene kan det tyde på at det i større grad stilles krav til at leverandør skal sørge for at uttrekksfunksjonen oppfyller kravene, men at det i mindre grad undersøkes hva dette innebærer. Dermed kan det tyde på at kompetansen svikter noe for å forstå egenerklæringen fullt ut. Her tar jeg også med at det var flere kommentarer som antydet at de hadde lite å stille opp med mot leverandør. Side 58 av 120

59 Konklusjonen blir at flertallet ser ut til å vite at egenerklæringen er viktig, men til syvende og sist blir det vanskelig å si om det betyr at arkivskaper forholder seg til innholdet. Dessverre kan det også hende at den positive effekten man kunne sett kan være noe redusert av begrensningen som diskuteres i neste delkapittel, uten at jeg kan kommentere omfanget Mulighet for medbestemmelse Riksarkivet legger opp til at arkivskaper må gjennomgå en stor del før en anskaffelse av sak/arkivsystem, for eksempel DIRKS analyse, samtidig som de kommer med klare råd til innhold i kontrakten. Ovenfor indikerer jeg at rundt 1 av 3 ikke kan bekrefte kjennskap til eksempler på slike krav. Det er flere som stiller spørsmål ved kompetansen til arkivledere, særlig i fylkeskommune/kommune (for eksempel Riksrevisjonen, 2010, s 51). Min undersøkelse har imidlertid vist et helt annet problem: Arkivleder er ikke alltid involvert ved anskaffelsen av arkivsystem. Konsekvensen er at arkivleder i flere tilfeller har lite eller ingenting de skulle ha sagt. Kommentarene i undersøkelsen viser at for eksempel høgskolene har gått sammen om anskaffelse av nytt arkivsystem i regi av Uninett. Her kan konsekvensen være økt kompetanse. Men det behøver ikke være tilfelle. Mitt poeng er at hvis arkivleder eller arkivskaper mangler kompetanse ved anskaffelse av nytt system er det mulig å kjøpe ekstern bistand til dette. Men hvis arkivleder ikke har nødvendig myndighet til å kunne ta de hensyn Riksarkivet forutsetter er det etter min mening et adskillig større problem. Dette er funn utelukkende på bakgrunn av kommentarer fra spørreundersøkelsen med arkivskaper. Det er ikke stilt direkte spørsmål om dette i undersøkelsen. Siden flere går i retning av å antyde dette som et problem på tross av at det ikke blir spurt om det blir det relevant å påpeke at Riksarkivets forutsetninger kan være urealistiske. Det er derfor behov for å undersøke dette videre. På den ene siden kan det ikke kreves at Riksarkivet skal tilrettelegge for alle forhold, et sted må arkivskaper ta over ansvaret. Her mener jeg det er viktig å ta et stort steg tilbake. Hva er det man vil oppnå? Hvis flere og bedre arkivuttrekk er målet må det tilrettelegges for å oppnå dette. Jeg stiller spørsmål om andre muligheter burde vurderes. Kunne arkivverket.no inneholdt en nettside skrevet for arkivskapere, med sjekkliste over vanlige krav arkivskaper bør se etter/vurdere relevansen av? Kan Riksarkivet, i samarbeid med for eksempel KS, leie ut konsulentbistand ved anskaffelser? Side 59 av 120

60 4.2. Innebygd uttrekksfunksjon I kapittel 2 konkluderer jeg med at hovedhensikten bak innføring av en innebygd uttrekksfunksjon var å styrke uttrekket, men også redusere den avhengigheten vi har sett hos arkivskapere mellom systemløsning og leverandør. Begge deler er sentrale for å opprettholde etterprøvbarheten (accountability). I kapittel 3 undersøkte jeg derfor hos arkivskaper og leverandør hvorvidt deres system hadde en uttrekksfunksjon der arkivskaper etter litt opplæring kunne foreta uttrekk på egenhånd. Alle 7 leverandørene svarte ja, mens hos arkivskaperene svarte flertallet på 34% «nei», og nesten like mange «vet ikke». Kun 26% svarte «ja», noen flere i fylkeskommune/kommune enn i stat. I delkapittel drøfter jeg ulike muligheter til dette gapet og konkluderer med at systemleverandør har laget systemet med en innebygd funksjon for uttrekk men at denne i praksis, av ukjente årsaker, er lite tilgjengelig for arkivskaper. Det kan være mange grunner til at arkivskaper ikke svarer ja her. En antakelse er at mange med Noark 5 ikke har planlagt uttrekk enda, og derfor ikke har satt seg inn i dette. Slik sett er det mer interessant å se at 34% har svart nei. En av kommentarene fremhever at de må benytte konsulent for å gjøre dette. Er det mulig at systemløsningen er satt opp på en slik måte hos arkivskaper at arkivleder ikke har tilgang til uttrekksfunksjonen? Selv om jeg ikke kan si hvorfor så mange svarer noe annet enn ja, kan jeg si at for andelen som svarer nei er hvert fall ikke hensikten bak regelendringen innfridd. Fra en teoretisk vurdering alene burde sannsynligheten for økt etterprøvbarhet være stor når uttrekksfunksjonen er innebygd. Men dette er ikke vurdert Testverktøy for uttrekket Hovedhensikten med testverktøyet konkluderte jeg i kapittel 2 at var for å styrke godkjenningen ved å sikre systematisk gjennomgang av systemene og uttrekket. Dessverre er hvorvidt Riksarkivets testopplegg fungerer etter hensikten utenfor studiet, men det anbefales at dette forfølges videre. Det eneste jeg kan bekrefte er at Haugen og Kruse virker begeistret for at de har verktøyet (personlig kommunikasjon, ). Uavhengig av testresultatene Riksarkivet oppnår ved test for midlertidig godkjenning mener jeg det reelle uttrekket på mange måter viser Side 60 av 120

61 om testingen bak den midlertidige godkjenningen er god nok eller ikke. Jeg velger derfor å rette fokuset hit. Enn så lenge er det begrenset med Noark 5 avleveringer. Likevel kan Kruse og Haugen fortelle i delkapittel at et Noark 4 uttrekk og et Noark 5 uttrekk fra samme database kan ha uoverensstemmelser. I Noark 5 må antall filer, journalposter, saker og arkivdeler kontrolleres det er grunnleggende at antallet i uttrekket sammenliknes med antallet i databasen. Jeg konstaterer at i «Kravspesifikasjon for testing av avleveringspakker» (Haugen, 2014) kontrolleres selve uttrekket på en rekke punkter for å se etter feil i selve uttrekket. Men det er ingen kontroll mot selve databasen, jeg vet derfor ikke i hvilken grad dette systematisk testes. Da oppdages heller ikke avviket. Pr i dag må uttrekket sammenliknes med den opprinnelige databasen, ellers kan man ikke ha tillitt til uttrekket. Jeg anser dette som en betydelig svakhet. Jeg ønsker også å påpeke at testverktøyet for leverandør og arkivskaper, ArkN5, ikke er tilgjengelig enda. Kommentarene fra leverandørundersøkelsen viser at dette er et stort savn. I praksis betyr det at Riksarkivet ikke får jobbet proaktivt for å redusere feil i uttrekkene. Jeg ønsker her å legge til at uttrekksfunksjonalitet og testprogram henger nøye sammen. Prøveuttrekk er på flere måter en forutsetning for å sikre bedre bevaring fordi her gis mulighet til å avdekke feil på et tidlig stadium hos arkivskaper. Jeg vil påstå at det nærmest er meningsløst å avdekke feil etter at et system er brukt i år, sammenliknet med å ta et prøveuttrekk etter 6 måneder. Fokuset må være å analysere avvik, rette og forbedre. Ikke bare, i beste fall, dokumentere hva som gikk galt. Forutsetning for bedring er at det ligger et testverktøy eller et testopplegg til grunn der disse prøveuttrekkene kan testes. Men ArkN5 er fremdeles ikke på plass snart 8 år etter Noark 5 ble lansert. I stedet for å bli mer selvstendige er arkivskapere i dag i praksis like avhengige av hjelp til å foreta uttrekk som før. Enten fra Riksarkivet eller fra konsulenter, fordi et prøveuttrekk har lite verdi så lenge man ikke får testet det for feil og mangler som kan rettes. Siden jeg ikke har undersøkt testopplegget ved midlertidig godkjenning kan jeg ikke uttale meg om hvor vellykket dette er. Hvis målet er å styrke godkjenningen ved å sikre systematisk gjennomgang av systemene og uttrekket er det etter min mening positivt at Riksarkivet har et testopplegg, men jeg setter spørsmålstegn ved om det er godt nok når uttrekket må sammenliknes mot databasen for å ha nødvendig tillitt. Samtidig er det veldig passivt at ikke andre kan kontrollere uttrekkene, det er de som har både databasen og uttrekket foran seg. Hvis Riksarkivet Side 61 av 120

62 mener alvor av å sørge for at arkivskaper selv skal kunne foreta uttrekk må arkivskaper også ha mulighet til å teste uttrekket. Først da kan arkivskaper rette krav mot leverandør hvis det avdekkes feil. Tiltakene er altså et steg i riktig retning, men Riksarkivet bør går lengre Nytt trinn - Prossessbeskrivelsens endelig godkjenning Siden dette er trinnet som er identifisert som «det nye» i prosessbeskrivelsen rettes hovedfokuset hit. I kapittel 2 konkluderte jeg med at hensikten med endelig godkjenning i praksis var en ny kontroll for å se om uttrekket avdekker mangler ved systemløsningen som ikke har vært avdekket tidligere. Metoden som benyttes for å komme ditt er beskrevet i prosessbeskrivelsen. Jeg vil derfor starte med å trekke frem detaljer i prosessbeskrivelsen og sammenlikne disse med den faktiske etterlevelsen av dem. Tidligere i studiet har det vært fokus på tidsfristen mellom midlertidig og endelig godkjenning. Fokuseringen skyldes at mange viser frustrasjon over at teori og praksis ikke stemmer overens, jeg vil likevel undersøke om dette stemmer og i hvilken grad det eventuelt stemmer. På bakgrunn av funn og forklaringer jeg har fått velger jeg så å analysere alle vedtakene om midlertidig godkjenning for å undersøke hvilken informasjon vedtakene formidler. Deretter er det relevant å se på Riksarkivets oppfølging av godkjente systemløsninger. Jeg avslutter med å se på hvordan vedtakene og egenerklæringen tilgjengeliggjøres. «Hovedpoenget med en endelig Noark 5-godkjenning, er en ytterligere kontroll av at funksjonen for produksjon av lovligere arkivuttrekk fungerer etter hensikten» (Gaarder, 2013, s 23). Til å begynne med hadde jeg vanskeligheter med å forstå ordet «lovligere» i setningen, men etter hvert har det gitt mer mening. Jeg har valgt en detaljert tilnærming til prosessbeskrivelsens trinn fire. Endelig konklusjon presenteres i kapittel Melding om produksjonssetting av ny systemløsning I forbindelse med prosessbeskrivelsens trinn 4 står det «Den som har fått innvilget midlertidig godkjenning av en Noark 5-løsning skal melde fra til Riksarkivet om dato for produksjonssetting av løsningen hos første kunde» (arkivverket.no, 2013, Prosessbeskrivelse for Riksarkivarens Noark 5-godkjenning). Side 62 av 120

63 I intervju med Haugen og Kruse (personlig kommunikasjon, ) fortelles det at de ikke har oversikt over hvilke av de midlertidig godkjente systemløsningene som har fått kunder og dermed er tatt i produksjon. I analyse av vedtakene senere vil jeg vise at vedtakene til midlertidig godkjenning har vært ulikt formulert, og vil nevne at de viser tegn til at dette ikke rapporteres slik det var tiltenkt. Riktignok har Riksarkivet andre kontrollmekanismer hvor nye systemer som tas i bruk kan bli fanget opp, men dette bærer preg av tilfeldigheter mer enn systematisk oppfølging. Riksarkivet har i tillegg en generell regel om at de når som helst kan kreve uttrekk og hvis alvorlige feil avdekkes kan disse kreves rettet. Hvis dette ikke blir gjort er ytterste sanksjons-mulighet å fjerne løsningen fra listen over godkjente løsninger (arkivverket.no, 2013, Prosess-beskrivelse for Riksarkivarens Noark 5-godkjenning). Manglende kontroll på hvilke systemer som er tatt i bruk vil nødvendigvis gjøre oppfølgingen beskrevet i prosessbeskrivelsen vanskelig. Jeg mener det er viktig at regelen følges fordi det får konsekvenser for all videre oppfølging Antall systemløsninger med midlertidig og endelig godkjenning Jeg vil nå fastslå hvor mange midlertidig godkjente og endelig godkjente systemløsninger vi har. I prosessbeskrivelsen kommer det frem at resultat av midlertidig og endelig godkjenning vil bli publisert på Arkivverkets nettsider. I kapittelet om Noark 5 på arkivverket.no er det et delkapittel som heter «Godkjente Noark 5-systemer» (2016) som igjen har tre underdeler: «Midlertidig godkjente løsninger» (2016), «Endelig godkjente løsninger» (2015) og «Historikk: Tidligere godkjenninger» (2014). Jeg vil gå nærmere inn på disse nettsidene i delkapittel Ved gjennomgang av de tre oversiktene finner jeg 20 systemløsninger med midlertidig godkjenning og 7 systemløsninger med endelig godkjenning som presenteres i tabell 1. Tabellen viser også de leverandører som har fått separat godkjenning for Noark 5 kjerne og deretter komplett Noark 5 løsning, og de leverandører som har oppdatert sin løsning og derfor fått ny godkjenning. Disse er plassert under hverandre, systemløsninger med endelig godkjenning er plassert nederst, forøvrig er rekkefølgen tilfeldig. Steria AS har fått ny godkjenning med oppdatert versjon av sin systemløsning, slik at at første versjon erstattes. I vedtaket til Ciber Norge AS fremkommer det at versjon 2.0 erstatter de to Side 63 av 120

64 Tabell 1 - Systemløsninger med midlertidig og endelig godkjenning Systemløsning Leverandør Type Vedtak om endelig godkjenning? W3D3 FormPipe Software AB N5-kjerne Nei Noark 5 for Documentum, N5D JOINT Collaboration AS og CIBER Norge AS N5-kjerne Nei Noark 5 for Documentum, N5D versjon 1.7 CIBER Norge AS N5-kjerne Nei Noark 5 for Documentum, N5D versjon 2.0 CIBER Norge AS N5 komplett Nei Skipsregistrene NIS og NOR Skipsregistrene N5-kjerne Nei Noark 5 for iipax Ida Infront AB N5-kjerne Nei Noark 5 Komplett for iipax Ida Infront AB N5 komplett Nei WebLager Dansk Scanning A/S N5 for skanning av byggesaker Nei EDB Sak og Arkiv (ESA) EDB ErgoGroup N5 komplett Nei Tieto Noark 5 for Documentum Tieto AS N5-kjerne Nei Steria Noark 5 kjerne, sakarkiv Steria AS N5-kjerne Nei Steria Noark 5 kjerne, sakarkiv Steria AS N5-kjerne Nei Documaster Arkiv Documaster AS N5 komplett Nei Documaster DOTS Documaster AS N5-kjerne Ja ephorte Gecko informasjonssystemer AS N5 komplett Ja Socio Tieto Norge AS avd. Velferd N5-kjerne Ja braarkiv N5 Geomatikk IKT AS N5-kjerne Ja Acos Websak Acos N5 komplett Ja Public 360 versjon 4.0 SP5 Software Innovation ASA N5 komplett Ja Visma Samhandling arkiv Visma Unique AS N5-kjerne Ja tidligere versjonene. Ida Infront AS og Documaster AS har først fått godkjenning for Noark 5 kjerne og senere for komplett Noark 5 løsning. Uten at dette er undersøkt kan det bety at de siste Steria AS har fått ny godkjenning med oppdatert versjon av sin systemløsning, slik at at første versjon erstattes. I vedtaket til Ciber Norge AS fremkommer det at versjon 2.0 erstatter de to tidligere versjonene. Ida Infront AS og Documaster AS har først fått godkjenning for Noark 5 kjerne og senere for komplett Noark 5 løsning. Uten at dette er undersøkt kan det bety at de siste søknadene erstatter den første også her. Dette er av betydning siden utdaterte løsninger antas aldri vil få endelig godkjenning. Hvis jeg tar disse to forbeholdene, sitter vi igjen med 15 unike Side 64 av 120

65 systemløsninger. Av disse 15 systemløsningene er det 7 som har fått endelig godkjenning. Ciber Norge AS versjon 2.0 og Documaster Arkiv fikk midlertidig godkjenning i mars og april 2015, altså er ett-års fristen først nylig passert. Selv dette medberegnet har kun ca. 50% fått endelig godkjenning. Hvor mange av løsningene som er satt i produksjon og derfor skulle ha søkt om endelig godkjenning vet vi som tidligere nevnt ikke, men det er ingen hemmelighet at det syndes. Jeg ønsker også å trekke inn at egenerklæringen i Noark 5 forble slik at Riksarkivet godkjenner og leverandørene ikke må betale for godkjenningen. Sammen med endringene i selve Noark 5 standarden var det et mål å få flere Noark 5 godkjente systemløsninger. I intervjuet kan Kruse og Haugen fortelle at det var et ønske å få flere aktører med Noark godkjente løsninger på markedet. Ser man på antallet midlertidig godkjenninger er dette oppnådd. Men ser man på antallet godkjente journalføringssystemer er det bare totalt 7 av disse, og det er i stor grad de samme aktørene på markedet som tidligere. I et slikt perspektiv har man derfor ikke lykkes med å få flere sak/arkivsystemer på markedet (personlig kommunikasjon, ). Utsagnet bekreftes i tabellen som vises i vedlegg Tidsbruk før, under og etter søknad om endelig godkjenning Neste spørsmål blir om de som har søkt om endelig godkjenning har overholdt tidsfristen i prosessbeskrivelsen. «Søknad om endelig godkjenning bør være Riksarkivet i hende innen 9 måneder etter produksjonssetting og må senest være mottatt innen 12 måneder» (arkivverket.no, 2013, Prosessbeskrivelse for Riksarkivarens Noark 5-godkjenning). Jeg har undersøkt dato for signert egenerklæring og dato for vedtak av midlertidig godkjenning (Arkivverket.no, 2016, Midlertidig godkjente løsninger; Arkivverket.no, 2015, Endelig godkjente løsninger; Arkivverket.no, 2014, Historikk: Tidligere godkjenninger) for samtlige leverandører for å se hvor mange dager det går fra leverandør leverer egenmelding til vedtak mottas. Antall dager er beregnet i henhold til 365 dager i året. Tabellen ligger i vedlegg 7.5. Det vites ikke om og er derfor ikke tatt hensyn til tiden før den publiserte egenerklæringen er signert. Nedenfor tar jeg for meg leverandører med endelig godkjenning. Jeg ønsker å få frem 1) om tidsfristen på 1 år er overholdt, og måler derfor hvor mange dager det har gått mellom vedtak om midlertidig godkjenning til egenerklæring om endelig godkjenning er signert. 2) Hvor lenge Side 65 av 120

66 Riksarkivet har søknaden til behandling før vedtak fattes og måler derfor antall dager mellom signert egenerklæring for endelig godkjenning og vedtak om endelig godkjenning. 3) Hvor lenge omverdenen må vente mellom vedtak om midlertidig og endelig godkjenning, og måler derfor antall dager det gått mellom vedtakene er fattet. Dataene i tabell 2 er fylt inn etter opplysninger fra leverandørens egenerklæring med vedlegg og vedtak om godkjenning fra Riksarkivets lister (Arkivverket.no, 2016, Midlertidig godkjente løsninger; Arkivverket.no, 2015, Endelig godkjente løsninger; Arkivverket.no, 2014, Historikk: Tidligere godkjenninger). Datoene er hentet fra egenerklæringene med tilhørende vedtak. 1) Antall dager det har gått fra Riksarkivet har fattet vedtak om midlertidig godkjenning til leverandøren har fylt ut ny egenerklæring i forbindelse med søknad om endelig godkjenning. Under denne perioden skal systemløsningen være brukt i minimum 6 måneder, og søknad om endelig godkjenning sendt inn innen 12 måneder. Det er kun Documaster AS som har overholdt fristen, til gjengjeld har det gått mindre enn 6 måneder. Var systemløsningen allerede tatt i bruk ved søknad om godkjenning? Tre leverandører har brukt ca. 13 måneder. De tre resterende leverandørene har brukt 2 år og 8-11 måneder før de har søkt om endelig godkjenning. Et betydelig avvik fra Riksarkivets avvik på 6-12 måneder. 2) I tabellen har jeg så beregnet tiden det tok fra leverandørens siste signerte egenerklæring ved midlertidig godkjenning til vedtak midlertidig godkjenning ble fattet. På grunn av det store gapet har jeg undersøkt dato for signert egenerklæring og dato for vedtak av midlertidig godkjenning for samtlige leverandører for å se hvor mange dager det går fra egenmelding til vedtak ved midlertidig godkjenning. Gjennomgangen viser at alle systemer som har fått innvilget godkjenning før 2012 har fått dette saksbehandlet på under 100 dager, uavhengig av om det er snakk om Noark 5 komplett eller kun Noark 5 kjerne. Men for fem leverandørene søkt i 2013 og senere har saksbehandlingstiden vært på 144 dager ved ett tilfelle mens øvrige ligger på dager. Noark 5 komplett har tatt noe lengre tid enn Noark 5 kjerne, men forskjellene er små. Det er altså lite som tyder på at Noark 5 kjerne er enklere å godkjenne enn Noark 5 komplett. Dette er relevant sammenlikningsgrunnlag for punkt 3). 3) Her måles tiden fra leverandørens siste signert egenerklæring ved endelig godkjenning og Riksarkivets vedtak om endelig godkjenning. Her er det også et betydelig gap fra 11 til 546 Side 66 av 120

67 Løsning Leverandørs navn Tabell 2 - Systemløsninger som har fått endelig godkjenning for Noark 5 Documaster DOTS - Documaster AS ephorte Gecko informasjonssystemer AS Socio - Tieto Norge AS avd. Velferd braarkiv Noark 5 - Geomatikk IKT AS Acos Websak Acos Public 360 versjon 4.0 SP5 - Software Innovation ASA Visma Samhandling arkiv - Visma Unique AS Type Dato for vedtak om midlertidig godkjenning Dato for egenerklæring til endelig godkjenning Dato for vedtak om endelig godkjenning 1) Dager mellom vedtak midlertidig godkjenning og ny egenerklæring 2) Midlertidig godkjenning: Dager fra egenerklæring - vedtak 3) Endelig godkjenning: Dager fra egenerklæring - vedtak 4) Dager mellom vedtakene Noark 5 kjerne Noark 5 komplett Noark 5 kjerne Noark 5 kjerne Noark 5 komplett Noark 5 komplett Noark 5 kjerne Antall dager er beregnet ut fra 365 dager pr år, antall virkedager er derfor lavere Dato for egenerklæring ved midlertidig godkjenning er beregnet men ikke oppgitt. Denne er oppgitt i tabell 3 i vedlegg 7.5. Side 67 av 120

68 dager. Her har derimot løsningene med Noark 5 kjerne tatt kortere tid enn Noark 5 komplett. For de tre systemene som har Noark 5 komplett løsning er behandlingstiden 1-2 år. Jeg ønsker så å sammenlikne perioden det tar mellom egenerklæring til vedtak for henholdsvis midlertidig godkjenning og endelig godkjenning. Tesen min var at det tok lengre tid å få endelig godkjenning enn midlertidig godkjenning, fordi det var større utfordringer med det reelle uttrekket. Sammenlikningen ovenfor av kolonne 2) og 3) viser ikke noe slikt tydelig bilde, tvert imot ser det igjen ut til at tidspunktet kan ha større betydning enn hvor vidt det er en midlertidig godkjenning eller en endelig godkjenning det er snakk om. Jeg spurte Haugen og Kruse om årsaken. En forklaring var at de som leverte uttrekk fra databaser som hadde oppgradert fra Noark 4 til Noark 5 hadde fått en del tilleggsutfordringer. Uttrekket hadde typisk blitt sendt frem og tilbake flere ganger før det ble endelig godkjent. Det kunne gjerne gå flere måneder før de mottok uttrekket med revideringer, leverandørene prioriterte dette ulikt. Det hendte at det var noe ventetid hos dem, men de mente det ikke var deres saksbehandlingstid som var årsaken til at det tok så lang tid (personlig kommunikasjon, ). Her trekker jeg samtidig frem en kommentar fra leverandørundersøkelsen «Godkjenningsprosess var for så vidt grei nok, men hemmet av at det ikke finnes testprogram for å validere uttrekk tilgjengelig for leverandørene. Det ble da en del unødig venting på svar fra Arkivverket i prosessen, og vi måtte klage noen ganger for å få fortgang i tilbakemeldinger.» Dette stemmer overens med uttalelser jeg har hørt fra leverandører tidligere. Jeg konstaterer at det kan bety en viss uoverensstemmelse om årsaken til at tidsfristen brytes. 4) Til slutt viser tabellen antall dager det har tatt fra vedtak om midlertidig godkjenning til vedtak om endelig godkjenning. Jeg ønsker å vise denne tiden også, selv om det ikke er noen regler for perioden, fordi det viser perioden omverdenen må forholde seg til, for eksempel arkivskaper som ikke vet hva som foregår eller hvorfor. For Documaster AS var tiden 55 dager. Det er overraskende lavt siden systemet skal benyttes i 6 måneder før søknad om endelig godkjenning. For tre av systemløsningene har det tatt mellom dager. For de tre systemene som har komplett Noark 5 løsning har det tatt rundt 4 år. Her viser det seg å være en forskjell på Noark 5 kjerne versus komplett. Konklusjonen er derfor at tidsfristen brytes, tre av systemene går lagt over fristen. Samtidig er behandlingstiden på Riksarkivet lang, og det er uoverensstemmelser hva dette skyldes. Noe Side 68 av 120

69 overraskende er det at det ikke kan fastslås at behandling av endelig godkjenning tar lengre tid enn midlertidig godkjenning Analyse av innholdet i vedtakene for midlertidig godkjenning Kruse forteller i sin e-post (personlig kommunikasjon, ) «I brevet leverandørene får med en midlertidig godkjenning står det at de skal varsle Riksarkivet når løsningen tas i bruk første gang, og at de deretter har en frist på 9-12 måneder med å sende inn søknad om endelig godkjenning.» Dette stemte imidlertid ikke med det jeg så i vedtakene under analysene ovenfor. Jeg har derfor valgt å gå gjennom samtlige vedtak hvor midlertidig godkjenning er gitt for å studere disse nærmere, og det er enkelte opplysninger jeg ønsker å fremheve. Vedtakene er hentet fra Arkivverket.no (2016, Midlertidig godkjente løsninger og 2014, Historikk: Tidligere godkjenninger). Det er påfallende at enkelte standardfraser går igjen med tydelig tegn på at minst to maler er benyttet og gjenbrukt opp igjennom årene. Alle vedtakene inneholder for eksempel beskrivelse av forutsetningene godkjenningen gis på samt presisering av at godkjenningen ikke bygger på en systematisk testing av opplysningene i egenerklæringen. Det er videre tydelig at vedtakene er tilpasset den enkelte systemløsningen og Riksarkivets funn ved sin gjennomgang av systemløsningen. Haugen bekrefter dette i intervjuet (personlig kommunikasjon, ). Eksempel på dette er at seks vedtak har konkrete krav om retting for å få endelig godkjenning, 14 vedtak har kommentarer til godkjenningen om for eksempel mangelfull oppfylling av krav. Det henvises flere steder til egenerklæringen, hvor jeg antar kravene er hentet fra. Dette viser viktigheten av at arkivskaper leser og forstår egenerklæringene, jf. at spørreundersøkelsen viste at ca. 1 av 3 ikke kan bekrefte at de gjør det. Når det gjelder tydeliggjøring av kravene som skal til for å få endelig godkjenning er det de store variasjoner i vedtakene som slår meg, som vises i tabellen nedenfor. Alle vedtakene har en av få ulike standardtekster som alle sier at Riksarkivet forbeholder seg retten til å kreve et nytt uttrekk for å opprettholde godkjenningen, retting av eventuelle feil eller at Riksarkivet kan inspisere og trekke godkjenningen hvis kravene ikke er tilfredsstilt. Husk at dette forutsetter en aktiv oppfølging fra Riksarkivets side. Så vil jeg poengtere at de fleste av vedtakene ikke spesifiserer at det skal søkes om endelig godkjenning innen 12 Side 69 av 120

70 måneder. Kun 6 vedtak spesifiserer at søknad om endelig godkjenning skal være Riksarkivet i hende innen 12 måneder, 14 vedtak nevner ikke dette. Tabell 3 Varslingskrav og tidsfrister nevnt i vedtak om midlertidig godkjenning Krav om varsling til Riksarkivet når systemet tas i bruk 1. gang Tidsfrist for søknad om endelig godkjenning innen 1 år er spesifisert Krav om at systemet må være brukt i minimum 6 mnd. før søknad om endelig godkjenning kan sendes er spesifisert Systemløsning Acos Websak Nei Nei Ja Noark 5 for Dokumentum (v 1.0) Nei Nei Ja Noark 5 for Dokumentum (v 1.7) Ja Ja Nei Noark 5 for Dokumentum (v 2.0) Nei Nei Ja Weblager Nei Ja Ja Documaster DOTS (kjerne) Ja Ja Nei Documaster Arkiv Nei Nei Ja EDB Sak og Arkiv (ESA) Nei Nei Ja ephorte Nei Nei Ja braarkiv Nei Nei Nei iipax (kjerne) Nei Nei Ja iipax (komplett) Nei Nei Nei Skipsregistrene, NIS/NOR Nei Nei Nei Public 360 Nei Nei Ja Socio Ja Ja Nei Steria Noark 5 kjerne Nei Ja Ja Steria Noark 5 kjerne - oppdatert godkjenning Nei Ja Ja Tieto Noark 5 for Documentum Nei Nei Ja Visma samhandling arkiv Nei Nei Ja W3D3 Nei Nei Ja Av de 6 som har spesifisert en tidsfrist har det gått slik: 2 har fått endelig godkjenning (Documaster DOTS og Socio) 2 har kommet med ny oppdatering for en av dem er tidsfristen også spesifisert i oppdateringen (Steria Noark 5), for den andre spesifiserer ikke oppdateringen tidsfrist (Noark 5 for Dokumentum (v 1.7). Ingen av dem har endelig godkjenning. 1 har ikke fått endelig godkjenning eller oppdateringer av sitt system (Weblager) Side 70 av 120

71 Jeg spør om ulikhetene på intervjuet med Haugen og Kruse. Haugen, som har vært med på å signere vedtak, korrigerer Kruses utsagn om hva som står i vedtakene. Tanken var at tidsfristene skulle være oppgitt, men fordi det ikke er blitt fulgt opp er ikke dette gjennomført (personlig kommunikasjon, ). Jeg ser at ulikheten kan skyldes leverandørenes ulike ståsted, at de fleste vedtakene ikke krever at Riksarkivet varsles ved produksjonssetting hos første kunde kan skyldes at systemløsningen allerede er tatt i bruk. Hvis så er tilfelle har jeg en personlig refleksjon. Ulikhetene blir da et resultat av samtalene Riksarkivet har hatt med leverandøren. Vedtakene og egenerklæringene er derimot ikke skrevet som personlig kommunikasjon mellom Riksarkivet og leverandøren, tvert imot har jeg poengtert at arkivskapere forventes å gjøre seg kjent med innholdet. Men da bør arkivskaper eller konkurrerende leverandører - kunne forvente at all relevant informasjon står i vedtaket, uavhengig av hva leverandør og Riksarkivet har snakket om tidligere. For tredjepart som ikke kjenner til samtalene vil det være vanskelig å forstå vedtakene annerledes enn at de fleste systemleverandører ikke har fått krav om en tidsfrist på ett år etter produksjonssetting for søknad om endelig godkjenning. For utenforstående kan det se ut som forskjellsbehandling av leverandørene. Min anbefaling er derfor at vedtakene i større grad standardiseres og at betingelsene som gis er så komplette som mulig, uavhengig av om dette er sagt muntlig Oppfølging av systemløsninger med midlertidige godkjenning Analysene i delkapittel bekreftet at tidsfristen brytes og til dels betydelig. Neste steg er derfor å se hva Riksarkivet gjør når tidsfristene brytes. I tillegg til søknadsfristen om endelig godkjenning er det en generell regel om at Riksarkivet når som helst kan kreve uttrekk og kreve retting av alvorlige feil. Det er altså lagt opp til systematisk og usystematisk oppfølging av systemene som har fått midlertidig godkjenning. Jeg er interessert i begge. (Oppfølging av endelig godkjenning drøftes i neste delkapittel). Under intervju med Riksarkivet blir bruddene på tidsfristen bekreftet. Kruse og Haugen (personlig kommunikasjon, ) forklarer at de konkrete tidsfristene er diskutable. Det kommer frem at de ikke er så absolutte som de skriftlige reglene kan se ut til å være. Dette har i bunn og grunn med at ideen bak uttrekket som skal foretas i forbindelse med en endelig godkjenning skal tilsvare et reelt uttrekk. Riksarkivet ønsker ikke at det skal være avsluttet ved et script. Dette innebærer blant annet at restanser skal være avskrevet, saker Side 71 av 120

72 avsluttet og et periodeskille. Et mykt periodeskille går over to år, dermed er det ikke mulig å foreta dette innen fristen. Alternativet er hardt periodeskille men få arkivskapere vil ønske dette 6 måneder etter en større oppgradering, for ikke snakke om der man har anskaffet nytt system. For sistnevnte er dette i praksis utelukket. For leverandører som oppgraderer eksisterende kunder til Noark 5 er mulighetene tilstede, men dette får to konsekvenser. Den ene er at uttrekket får Noark 4 og Noark 5 i uttrekket. Dermed kommer en rekke tilleggsutfordringer en ikke har med et rent Noark 5 system. Den andre er at det innebærer at nye systemleverandører vil ha større vanskeligheter med å få innfri fristen og dermed få fotfeste i markedet. Riksarkivet opplever derfor at tidsfristen i seg selv ikke er hensiktsmessig. I intervjuet stilles det spørsmål om det ville vært bedre om tidsfristen var lengre, kanskje 5 år? Men det er vanskelig å forene med arkivskapers behov for endelig godkjenning innen rimelig tid (personlig kommunikasjon, ). Dette antas å være med på å forklare hvorfor det ikke er fokusert mer på tidsfristene enn det er. Videre forklarer Kruse at en årsak kan være at enkelte leverandører fremdeles kan stå uten kunder og således ikke tilfredsstille kravet om at systemløsningen skal ha vært i bruk i 6 måneder før søknad om endelig godkjenning (personlig kommunikasjon ), men de har ikke kontroll på hvor mange av løsningene med midlertidig godkjenning som faktisk er tatt i bruk. Videre forteller Kruse at «Riksarkivet tar ikke egne initiativ for å kontrollere om leverandører har fått kunder, og om løsningen dermed er satt i produksjon.» Og legger til «(Riktignok vet vi med sikkerhet at det er løsninger som er i drift, og som ikke har sendt søknad om endelig godkjenning, som vi heller ikke har fulgt opp, hovedsakelig pga. manglende ressurser)» (personlig kommunikasjon, ). Videre forklarer han «Per i dag har vi med andre ord ingen etablerte rutiner for oppfølging av leverandører som ikke sender inn søknad om endelig godkjenning, og det skjer dermed heller ingenting med leverandører som ikke følger opp» (personlig kommunikasjon, ). Til slutt kommer det også frem at det aldri var en konkret plan for hvordan dette skulle følges opp når reglene ble til, og det har heller ikke blitt laget etter hvert som tiden gikk. Dette er imidlertid noe Riksarkivet skal ta opp til vurdering (personlig kommunikasjon, ). Min tolkning er at det betyr at selv om reaksjonsmuligheten naturligvis er tilstede, foregår det hverken systematisk eller usystematisk kontroll slik prosessbeskrivelsen legger opp til. Heller ikke når det er kjent at leverandør bryter tidsfristen. Kruse og Haugen forklarer at tanken har vært at det var i leverandørens interesse å følge opp fristene fordi markedet ville reagere negativt hvis en leverandør ikke fulgte sine forpliktelser Side 72 av 120

73 (personlig kommunikasjon, ). Altså skulle markedskreftene være den viktigste kritikeren, det ble aldri laget noen plan for hvordan man skulle følge opp fristene. I ettertid ser man imidlertid at ulike leverandører har hatt ulike holdninger til dette. På direkte spørsmål om effekten av markedskreftene har vært mindre enn de hadde ventet bekrefter de at det til en viss grad nok stemmer (personlig kommunikasjon, ). Jeg ønsker å komme med en personlig refleksjon rundt dette. Juridisk er det et krav om Noark godkjenning i offentlig forvaltning. Det har tradisjonelt vært begrensede leverandører å velge mellom. Det var et ønske at dette ville endres med Noark 5, men i dag viser det seg at de som har fotfeste som komplette sak arkivsystemer i all hovedsak er de samme som tidligere. I praksis har leverandørene et oligopol med få tilbydere. En må derfor vurdere særskilt mulighetene for å påvirke oligopol i et marked bestående av mange mindre kjøpere samtidig som investeringene er kostbare, varer lenge, krever høy kompetanse og arbeidskapasitet og ikke minst er lovpålagte. Jeg antar markedskreftene har begrensede påvirkningsmuligheter, spørsmålet er derfor om dette er vurdert tilstrekkelig Oppfølging av systemløsninger med endelig godkjenning I prosessbeskrivelsen står det «En endelig godkjenning er gyldig i tre år. Innen 2 år og 9 måneder etter endelig godkjenning bør Riksarkivet ha mottatt søknad om fornyet godkjenning. Hvis søknad om fornyet godkjenning ikke er mottatt innen tre år, kan løsningen fjernes fra oversikten over godkjente løsninger» (arkivverket.no, 2013, Prosessbeskrivelse for Riksarkivarens Noark 5-godkjenning). Så jeg lurer på hvordan de skal følge opp Visma, den første som fikk endelig godkjenning, nå som deres VSA løsning egentlig gikk ut høsten Når jeg spør om oppfølging av fristen for endelig godkjenning blir det litt latter i rommet og med et lite sukk spør Kruse om det er en frist for dette også? Jeg viser derfor Kruse hvor på nettsiden dette står. Han kommenterer at det heldigvis står så langt ned at det sikkert ikke er noen som leser så langt ned. De er begge helt enige om at denne regelen må fjernes (personlig kommunikasjon, ). Altså er det heller ikke her praktisert noen oppfølging slik prosessbeskrivelsen sier. Side 73 av 120

74 Uttrekk med Riksarkivet tilstede Under trinn 4 i prosessbeskrivelsen står det at «Uttrekket produseres av leverandør eller arkivskaper selv, mens Riksarkivets personale er til stede» (arkivverket.no, 2013, Prosessbeskrivelse for Riksarkivarens Noark 5-godkjenning). Personlig kommunikasjon ( ) viser imidlertid at Riksarkivet normalt ikke er tilstede når dette uttrekket foretas. Det forklares med at et slik uttrekk inneholder store mengder data, og selve produksjonen kan derfor ta opptil flere døgn. Dessuten er det normalt mye som må rettes før uttrekket er vellykket, noe som også kan skyldes forhold hos arkivskaper (for eksempel saker som mangler klassifikasjon). Det er derfor vanlig med flere tester på produksjon av uttrekk før det faktisk fullføres, og det er ikke bare enkelt å forutse i god tid når dette er. I forhold til dette svarer Kruse og Haugen at de får demonstrert uttrekksfunksjonen og kontrollert den i trinn 2 før midlertidig godkjenning vedtas, derfor er ikke det et stort behov for å se funksjonen en gang til. Det har vært forsøk på live overføring via nett når uttrekk skal produseres, men av årsaker nevnt ovenfor har dette vist seg å være mindre egnet (personlig kommunikasjon ). Jeg kan ikke kommentere hvor stor betydning dette har i realiteten, men konstaterer et avvik i forhold til opplysningene i prosessbeskrivelsen Tilgjengeliggjøring på Arkivverkets hjemmeside Innledningsvis i delkapittelet fortalte jeg at informasjonen jeg har analysert er hentet fra arkivverket.no sitt område for Noark 5, delkapittel «Godkjente løsninger» som har tre underdeler: «Midlertidig godkjente løsninger», «Endelig godkjente løsninger» og «Historikk: Tidligere godkjenninger» (2014). Det er primært den siste jeg ønsker å si litt om. Her finner man midlertidig godkjenning over fire systemleverandører alle disse har fått endelig godkjenning. Slik sett er jeg med på tanken når en systemløsning får endelig godkjenning utgår den midlertidige godkjenningen. Derfor legges denne på en egen oversikt for historiske godkjenninger da dette er godkjenninger som ikke lenger er gjeldende. Imidlertid oppstår raskt første problem: Det er 7 systemløsninger som har endelig godkjenning, likevel er bare 4 av disse overført til historisk side. De 3 andre ligger fremdeles på oversikten over midlertidige godkjenninger. Så har du vedtakene til Steria og Ciber som uttrykkelig spesifiserer at oppdatert versjon og godkjenning erstatter eldre versjon og godkjenning. Likevel ligger alle vedtakene på samme side over midlertidig godkjente Side 74 av 120

75 løsninger. Når man først har opprettet en egen side for historiske godkjenninger ville det ikke vært naturlig at også disse ble lagt der? En årsak til oppdateringene er nettopp kritikken Riksarkivet kom med til den første løsningen. En skulle derfor forvente at leverandører som har fulgt opp og forbedret systemet sitt, ønsket at siste versjon skulle fremheves. Siden disse hjemmesidene er den offisielle listen over systemleverandører offentlig forvaltning i Norge plikter å forholde seg til, stiller jeg derfor spørsmålstegn ved oversikten i seg selv. Det bør være et mål at denne er intuitiv og enkel å forholde seg til. Dagens inndeling hadde nok en god hensikt, men fordi den ikke er fulgt opp blir den forvirrende for alle parter. Jeg konfronterte derfor Haugen og Kruse med dette under intervjuet på Riksarkivet. De visste at det ikke var helt oppdatert der, men ikke hvor mye det var snakk om. De mente derfor dette burde ryddes opp. Vi ble enige om at jeg sender en e-post om mine funn slik at de kan se på det (personlig kommunikasjon, ) Kjennskap og holdninger til prosessbeskrivelsen til Noark 5 I delkapittel 4.4 gikk jeg inn i detaljer på etterlevelsen av reglene i prosessbeskrivelsen. Her vil jeg fokusere på kjennskap og holdning til reglene og deretter tidsfrister ved endelig godkjenning. Uavhengig av etterlevelsen av reglene i trinn fire er det betydningsfullt å se om endringene inneholder elementer som har støtte hos arkivskaper og leverandør. Spørreundersøkelsen preges av tankegangen og endelig skal jeg få muligheten til å se på dette Holdninger til godkjenning i to trinn Målet med trinn fire og den endelig godkjenningen var en ytterligere kontroll av et uttrekk av passe størrelse. Jeg starter med spørreundersøkelsens påstand i «Før fantes det kun godkjente og ikke-godkjente Noark løsninger. At godkjenningsprosessen i dag er to-delt, med både midlertidig og endelig godkjenning, gjør at den er vanskeligere å forstå. Alt i alt er jeg/min organisasjon derfor negative til utviklingen med godkjenning i to trinn.» I stat sier 40% seg helt/litt enig til å foretrekke en ett-trinns godkjenning, mens andelen er 50% hos fylkeskommune/kommune. I som svarer at de er ikke enig/litt uenig, altså andelen som foretrekker dagens to-trinns godkjenning, er 31% for stat mens andelen for fylkeskommune/ kommune er bare 17%. Også leverandørene er splittet, og svarene sammenfaller med arkivskaper. Altså ønsker et flertall godkjenning i ett trinn, men det er betydelig uenighet. Side 75 av 120

76 Først vil jeg sammenlikne dette med forståelse for forskjellen på midlertidig godkjenning og endelig godkjenning. I statlig sektor sa 80% seg litt eller helt enig med at de forsto forskjellen på midlertidig godkjenning og endelig godkjenning, 11% var ikke enig/litt uenig mens 9 % svarte vet ikke/nøytral. I fylkeskommunal/kommunal sektor var 68% er litt eller helt enig, 12% svarte ikke enig/litt uenig mens 20% svarte vet ikke/nøytral. Altså er flere av de som svarte at de forsto forskjellen på godkjenningene også negative til utviklingen med to trinns-godkjenning. Den andre sammenlikningen jeg vil trekke frem som særlig relevant er 3.2.3, andelen som stilte seg positive til at godkjenningen inkluderte en godkjenning av uttrekk med reelle data. I er spørsmålet formulert positivt, mens det i er formulert negativt. I var det 2 personer som svarte ikke enig 10% svarte nøytrale/vet ikke og 90% var helt/delvis enig. Blant de som har svart nøytral/vet ikke kan en forklaring være at de har Noark 4 og derfor ikke har vurdert dette. Hos leverandørene fant vi et liknende bilde, da 6 av 7 svarte helt enig, 1 svarte ikke enig. Når et så stort flertall støtter en ordning der reelle data vurderes i uttrekket før en endelig godkjenning blir gitt hvordan skal man da forstå at flertallet likevel ønsker seg én godkjenning? Jeg velger å trekke inn kjennskap til godkjenningene og ansvaret Riksarkivet pålegger arkivskaper her. Opprinnelig hadde jeg en tese om at misnøye med ordningen kunne skyldes at arkivskaperene ikke kjente til godkjenningene og ansvaret Riksarkivet la på dem. Undersøkelsen viste i at 12% (28) svarte ikke enig/litt uenig på at de hadde forståelse for forskjellen mellom godkjenningene, 72% (171) var litt/helt enig, men generelt var forståelsen noe lavere hos fylkeskommune/kommune (68%) enn stat (80%). Men i delkapitlene 3.2.7, og spurte jeg etter bevissthet rundt arkivskapers ansvar. Resultatet viste rom for forbedringer, rundt 2 av 3 var litt/helt enig i at de var bevisste på forutsetningene. Her hadde fylkeskommune/kommune høyere bevissthet enn stat. Likevel er det nettopp i fylkeskommune/kommune flere ønsker seg tilbake til en ett trinns-godkjenning (10% flere enn i stat). Det ser derfor ut til at kjennskap til detaljene i ansvaret Riksarkivet legger på arkivskaper ikke er særlig relevant for hvorvidt man ønsker en eller to godkjenninger. Derimot kan det tyde på at forståelse for godkjenningene er relevant. Men, Sammenlikner jeg så dette med svaret fra Riksarkivet i der jeg spør dem om forskjellen mellom godkjenningene, er det ikke bare lett å vite hvordan man skal tolke dette. For i teorien er godkjenningene ganske like, men i praksis kan man si noe om leverandørene likevel på Side 76 av 120

77 deres vilje til å følge opp. På grunn av manglende oppfølging ender en endelig godkjenning opp med å også vise noe annet enn den var tiltenkt. For arkivskaperene er kanskje svarene i til hjelp? Her var påstanden at hvilken godkjenning en systemløsning har i liten grad vektlegges hvis det skulle foretas anskaffelse i dag. Totalt sett svarte 40% helt/litt enig og 40% ikke enig/litt uenig. Fylkeskommune/kommune viste at de var betydelig mer negative enn stat til å anskaffe en løsning med midlertidig godkjenning. Når arkivskaperene er så uenige om hvorvidt hvilken godkjenning systemløsningen har skal vurderes i større eller mindre grad, vil dette antakelig få konsekvenser på hvorvidt man ønsker en to trinns godkjenning. I så vi at leverandørene hadde ulike meninger om at Riksarkivet ikke kontrollerer egenerklæringene nøyere. Det er åpent for tolkning om dette kan ha betydning for deres syn på om én godkjenning er å foretrekke fremfor to. Kommentarene deres viser imidlertid at de er positive til testing og kontroll, men ønsker å kunne teste selv, og ønsker at Riksarkivet skal følge opp regelverket. Jeg stiller et åpent spørsmål: Ville behovet for godkjenning i to trinn bli mindre hvis egenerklæringene ble kontrollert nøyere? Det er ikke sikkert, men interessant. Det er flere muligheter. Forklaringen jeg finner mest nærliggende er at både arkivskapere og leverandører ønsker én godkjenning ikke et to trinns-system. Men denne ene godkjenningen skal gis etter at det er foretatt uttrekk med reelle data. Det vil si etter at det er foretatt en ytterliggere kontroll av at det fungerer slik det skal i praksis. Med fare for at leverandørenes kommentarer tildeles urettmessig mye vekt mener jeg også å se at de er positive til kontroller og testing, men det skal skje i en tidlig fase, være lett tilgjengelig og alle skal følge reglene. Tilslutt vil jeg trekke frem at Kruse og Haugen ved Riksarkivet i delkapittel forteller at de også har inntrykk av at mange er skeptiske til midlertidig godkjenning, og at de bekrefter at det i praksis nok er noe hold i dette, selv om godkjenningen i teorien skal være likeverdige. Implisitt sier det meg at de har en holdning om at godkjenning i to trinn kan vise noe positivt som ikke vil fremkomme uten endelig godkjenning Holdning til tidsfrister og reaksjoner ved brudd på tidsfrister Påstanden tok utgangspunkt i tidsfristen å søke endelig godkjenning for å finne ut av om det var støtte for en slik bestemmelse. Arkivskaperene viser en klar tendens til å støtte at en slik tidsfrist ville øke tilliten til godkjenningsprosessen og det er ingen vesentlige forskjeller Side 77 av 120

78 mellom stat og fylkeskommune/kommune. Likevel er det verdt å merke at 12% svarer nøytral på dette. For leverandørene tyder svarene på en betydelig uenighet i fagmiljøet. Det kan også skyldes at det i praksis er vanskelig å få til et reelt uttrekk på denne korte fristen med mindre du har innført Noark 5 som en oppgradering av Noark 4. Som Kruse og Haugen fortalte i krever et reelt uttrekk periodeskille som innebærer en rekke utfordringer som ikke har noe med godkjenningen i seg selv å gjøre. Så kommer det interessante. «Jeg/ min organisasjon mener det er galt at systemleverandører som ikke overholder en slik tidsfrist utsettes for reaksjoner fra Riksarkivet fordi det kan få utilsiktede negative og alvorlige konsekvenser, ikke bare for leverandøren men også for arkivskaper.» Under forutsetning av at respondentene har svart slik jeg intenderte, viser svarene at man er dypt uenige. For arkivskaper er det nesten jevnt fordelt mellom de som støtter og ikke støtter påstanden, hvor statlig forvaltning ser ut til å være noe kraftigere uenig enn fylkeskommune/kommune. For leverandørene svarte, noe overraskende, bare 1 helt enig, 2 litt enig, 1 litt uenig og 3 ikke enig. Om jeg tolker det representative utvalget slik det står betyr det at leverandør er større tilhenger av reaksjoner fra Riksarkivet enn arkivskapere (!) ved brudd på tidsfrist hos leverandør. En kommentar fra leverandørundersøkelsen viste nettopp at hvis det skal være to godkjenninger må Riksarkivet kunne fjerne godkjenningen hvis fristene ble brutt. I er Haugen og Kruse tydelig på at dialog med leverandøren er og alltid har vært praksisen, og at det ikke er aktuelt å helt enkelt trekke en godkjenning. Undersøkelsen viser imidlertid tydelig tegn på at både leverandør og arkivskaper ville foretrukket en tydeligere bruk av reaksjoner enn man ser i dag. 5. Konklusjon 5.1. Oppsummering Innledningsvis startet jeg med problemstillingen «Har Riksarkivets endring fra én godkjenning til «midlertidig» og «endelig» godkjenning fungert i henhold til sin hensikt?» For å kunne svare på dette startet jeg med reglene i prosessbeskrivelsen før jeg sa litt om hensikten til Riksarkivet bak endringene ved Noark 5 i kapittel 2. Jeg har valgt å trekke frem tre støttende, nye grep i Noark 5 som støtter hensikten ved innføringen av endelig godkjenning. Side 78 av 120

79 Disse tre støttende grepene er ikke utredet tilstrekkelig til å kunne konkludere om hensikten er innfridd, det ligger utenfor studiet. På bakgrunn av datainnsamlingen og analysene vil jeg derimot gi en sammenfatning over funn som er relevant for den endelige godkjenningen. Før jeg oppsummerer funnene fra analysen av den endelige godkjenningen og konkluderer om Riksarkivets hensikt er innfridd. 1) Endret egenerklæring. Her sa jeg at hensikten var å ansvarliggjøre leverandør for å styrke arkivskapers krav. I studiet har egenerklæringen først og fremst vært relevant for å se i hvilken grad arkivskaper var klar over ansvaret Riksarkivet pålegger dem. Og eventuelt om en manglende bevissthet kunne korreleres til negativ holdning mot endelig godkjenning. Undersøkelsen viste at flertallet på 68% er klar over egenerklæringens viktighet, det er ønskelig at andelen er høyere. Fylkeskommune/kommune skårer høyere på bevisstheten på sitt ansvar enn stat, men støtter likevel i liten grad godkjenning i to trinn. Imidlertid skårer fylkeskommune/kommune lavere på forståelse for godkjenningene enn stat. Når jeg sammenlikner tallene kan de indikere på at det ikke er en korrelasjon mellom graden av bevissthet til ansvaret og hvorvidt man ønsker en eller to godkjenninger. Men det ser ut til å være en korrelasjon mellom manglende forståelse for godkjenningene og ønske om godkjenning i ett trinn. Det er ikke undersøkt om arkivskaper har kunnskap til å rette krav mot leverandør, men undersøkelsen har avdekket utfordring med manglende myndighet i forhold til krav Riksarkivet pålegger arkivskaper. Kommentarene i undersøkelsen fra arkivskaper bekrefter at Riksarkivets praktisering av egenerklæring ikke fungerer tilstrekkelig. Leverandørene er svært delt i synet på om ordningen fungerer. Riksarkivet forteller at dette stadig diskuteres. Undersøkelsen har imidlertid ikke dokumentert i hvilken grad arkivskaper faktisk forholder seg til egenerklæringen og kan derfor ikke konkludere om hvorvidt hensikten er innfridd eller ei. 2) Innebygd uttrekksfunksjon. Her var hensikten å styrke uttrekket og redusere avhengigheten mellom systemløsning og leverandør. Undersøkelsen viste at leverandørene svarte enstemmig at funksjonen er innebygd. Riksarkivet forteller at de krever demonstrasjon (teknisk og praktisk) av denne ved midlertidig godkjenning. Likevel er det kun et mindretall på 26% av arkivskaperene som svarer ja på at de har funksjonen, 34% svarer nei. Det tyder på en delvis oppfyllelse av hensikten, men utredningen er for tynn til å kunne konkludere. Årsaken til avviket bør undersøkes. Side 79 av 120

80 3) Testverktøy for uttrekk. Hensikten her var å styrke godkjenningen og uttrekket. Riksarkivet har et testverktøy som Kruse og Haugen uttrykker begeistring for. Slik jeg tolker det er grunnlaget for midlertidig godkjenning bedre i dag enn tidligere. Resultater fra reelle uttrekk viser imidlertid betydningsfulle mangler, som gjør at min tillitt settes under tvil. Det er også et sterkt ønske fra leverandører om et testverktøy de kan benytte seg av. Personlig mener jeg dette også er av interesse for meg fra arkivskapers side. Mangel på testverktøy bremser utviklingen for alle parter og nærmest forhindrer arkivskapers mulighet til å rette krav mot leverandør. Det er tegn som tyder på bedring, men det er fremdeles betydelige mangler. Saken er ikke utredet tilstrekkelig til å kunne konkludere. 4) Nytt trinn - endelig godkjenning. Her beskrev jeg hensikten som ny kontroll for å se om det ble avdekket mangler som ikke har var avdekket tidligere, og at denne utføres mens uttrekket hadde «hensiktsmessig størrelse». I delkapittel 4.4 har jeg sett på en rekke detaljer i trinn fire av prosessbeskrivelsen som tar for seg den endelige godkjenningen. Noen punkter tar direkte for seg detaljer i prosessbeskrivelsen, mens andre tar for seg tidsfrister, formidling av disse og oppfølging av Riksarkivet. Jeg har forutsatt at etterlevelse av reglene og oppnåelse har sammenheng. Undersøkelsen har gitt følgende funn for etterlevelsen av reglene i prosessbeskrivelsen: Prosessbeskrivelsen sier at leverandør skal sende melding til Riksarkivet når systemløsningen tas i bruk. Riksarkivet har imidlertid ikke kontroll på hvilke løsninger som er tatt i bruk. Det er konstatert at regelen ikke følges. Prosessbeskrivelsen sier at søknad om endelig godkjenning skal være Riksarkivet i hende innen 12 måneder etter vedtak om midlertidig godkjenning. Likevel har ca. 50% av løsninger med midlertidig godkjenning ikke søkt om endelig godkjenning. Av de syv som har fått endelig godkjenning har én leverandør overholdt fristen på ett år, tre leverandører brukt ca. 13 måneder, tre leverandører har brukt 2 år og 8-11 måneder. For søknad om endelig godkjenning viser det seg at de som søker etter kort tid får sine søknader behandlet på dager. De tre leverandørene som søkte etter 2-3 år har brukt dager på å få sin godkjenning. Forklaringen på hvorfor viser at uttrekket er komplisert og stort. Det er flere faktorer i bildet, likevel virker det rimelig å tolke det slik at kun fire leverandører har levert uttrekk av «hensiktsmessig størrelse». Side 80 av 120

81 På bakgrunn av intervju er det noe usikkert i hvilken grad Riksarkivet ønsker at fristen skal overholdes. Prosessbeskrivelsen legger opp til systematisk og usystematisk oppfølging av systemene med midlertidig godkjenning. Det er konstatert at dette ikke utføres, heller ikke i tilfeller der man er bevisst på brudd. Det var ikke kjennskap til reglene for og derfor heller ikke fulgt opp ved reglene for regodkjenning av endelig godkjente systemer. Prosessbeskrivelsen sier at uttrekk ved endelig godkjenning skal foregå med Riksarkivet tilstede. Det er forklart at det i praksis ikke følges. Gjennomgang av vedtakene viser at tidsfristene ikke er tydelig kommunisert i vedtakene, og det er kommunisert ulikt til ulike leverandører. Prosessbeskrivelsen sier at egenerklæring og vedtak skal publiseres på arkivverkets nettsider, i tillegg kommer det frem at arkivskaper må forholde seg til disse dokumentene samt anskaffe en systemløsning som er godkjent. På bakgrunn av dette har jeg gjort følgende funn jeg velger å presentere særskilt som informasjonsformidling: Vedtakene og egenerklæringene publiseres på arkivverket.no. Arkivskaper er blant de som er forpliktet til å forholde seg til disse dokumentene. Til tross for dokumentenes offentlige karakter og hensikt er vedtakene skrevet på en måte som er så tilpasset hver enkelt leverandør, at det er vanskelig for utenforstående å vite hva som ikke er nevnt i vedtaket fordi dette i stedet er kommunisert muntlig. Publiseringen på nettsiden er vanskelig å navigere i. Det er tre nettsider som tilsynelatende skal inneholde systemløsninger som har henholdsvis 1) midlertidig godkjenning 2) endelig godkjenning 3) historiske vedtak. Imidlertid er dette dårlig fulgt opp. Særlig ved regodkjenning av systemer ved utvidelse fra kjerne til komplett eller versjonering er det vanskelig å vite hva som gjelder, selv for meg som har studert de nøye. Formidlingen av hva arkivskaper og konkurrerende leverandører skal forholde seg til er til dels lite tilgjengelig og forvirrende. Dette studiet bærer også med seg usikkerheten ved hvilke vedtak som faktisk er gjeldende. Jeg vil også trekke frem at antall journalføringssystemer i liten grad er endret, men det har kommet flere mindre systemer som kan integreres mot journalføringssystemene. Det siste punktet er et stort løft som det kan ta lengre tid før vi ser effekten av i samfunnet, derfor skal Side 81 av 120

82 ikke denne effekten underdrives. Dette har imidlertid lite med prosessbeskrivelsen å gjøre, men kunne vært påvirket av om Noark 5 hadde hatt en godkjennelse liknende Moreq Summa summarum: det er lite som tyder på overholdelse av reglene i prosessbeskrivelsens trinn fire både hos de fleste leverandører og Riksarkivet. Formidlingen fra Riksarkivet er i tillegg utydelig og vanskeliggjort. Hensikten bak den endelige godkjenningen kan derfor ikke sies å være oppnådd. Erfaring og holdninger til endelig godkjenning Neste punkt jeg har valgt å se på er om det finnes støtte for reglene i prosessbeskrivelsen og den retningen Riksarkivets utvikling har tatt. Det første og viktigste punktet her er at det store flertallet støtter en ordning der reelle data vurderes før endelig godkjenning blir gitt, her er leverandør og arkivskaper enige. Ut fra dette punktet alene kan man si at det er en viss støtte for hensikten bak endelig godkjenning. Samtidig sammenfaller også svaret fra arkivskaper og leverandør på påstanden om at det var bedre med én godkjenning, men her er det sammenfallende betydelig uenighet. Som nevnt ovenfor i egenerklæringen er det funn som tyder på at forståelse for forskjellen på godkjenningene er relevant for holdningen på at man foretrekker én godkjenning. Det er fristende å si at økt kunnskap vil redusere motstand til to-trinns godkjenning. Men. Bildet forvanskes av den manglende oppfølgingen fra Riksarkivet. Tidsfristene har nå fått en ny og utilsiktet funksjon. De har en betydning i form av at den endelige godkjenningen nå forteller noe om leverandørens vilje til å følge opp. Dette kan være en positiv «bieffekt», men det finnes bedre måter, uten Riksarkivets innvirkning, å lage et kundebarometer på. Samtidig viser analyse også at flere av de som svarte at de forsto forskjellen på godkjenningene likevel er negative til utviklingen med to trinns-godkjenning. Bildet virker meget nyansert. Riksarkivet har også lagt opp til tett oppfølging med trussel om reaksjoner hvis tidsfrister ikke møtes. Om jeg tolker det representative utvalget slik det står viser det betydelig uenighet om leverandører skal utsettes for reaksjoner, men overraskende nok er det nettopp hos leverandør støtten for reaksjoner er tydeligst. Riksarkivet påpeker at de ikke vil trekke en godkjenning, men foretrekker å gå i dialog. Det er derfor fristende å konkludere at det er støtte for denne utviklingen, men at Riksarkivet skal være mer frempå. Jeg konkluderer med at det finnes holdninger som støtter retningen Riksarkivet har tatt. Det virker rimelig å anta at holdningene kan være farget av måten regelverket har blitt praktisert eller snarere ikke praktisert. Det foretrekkes én godkjenning, som skal inkludere uttrekk med Side 82 av 120

83 reelle data. Litt dristig vil jeg si det slik: det er tydelige tegn på støtte for prosessbeskrivelsens trinn fire, men ikke praktiseringen av den. Det er også tegn som tyder på at det er midlertidig godkjenning som er problemet, ikke endelig godkjenning. Det burde derfor undersøkes videre om dagens endelige godkjenning skulle blitt en ett trinns godkjenning. Og at det er den midlertidige godkjenningen som burde utgå. Figur 24 - Gjengitt etter tillatelse fra Lunch Børge Lund, distr.strandcomics.no 5.2. Reelle uttrekk en refleksjon I delkapittel forteller Kruse og Haugen fra Riksarkivet om utfordringer de ser med de reelle uttrekkene de mottar til endelig godkjenning. Her fremkommer det at uttrekket de mottar skal være avsluttet, med alt det innebærer. På bakgrunn av dette kravet blir tidsfristen en utfordring. Det vises også en holdning til at de ikke ønsker uttrekk avsluttet av script. Dette er en stor diskusjon som ligger utenfor oppgaven, men fordi den får så store og direkte konsekvenser for den faktiske overholdelsen av tidsfristen og holdningen til dette anser jeg den som så sentral, at jeg vil komme med noen refleksjoner. Gjennom bachelorstudiet i arkivvitenskap har jeg lest og hørt, side etter side, filosofi og teori, time etter time fra Den Nederlandske manualen, Jenkins, Schellenberg og Records continuum. Måten vi ser på arkiv og arkivarens inngripen i arkivet har endret seg fra passiv oppbevarer til en aktiv premissleverandør. Kanskje er det jeg som henger meg opp i de gamle filosofiene om at arkivet skal bevares som det er. Jeg er så absolutt tilhenger av å rydde arkivet og tilpasse det for gjenfinning. Men selv etter flere runder mener jeg fremdeles det er feil å kreve eksempelvis at alle journalposter skal avskrives og alle saker skal avsluttes før avlevering når det ikke har skjedd underveis i arkivdanningen ene og alene fordi Side 83 av 120

84 Riksarkivet krever det. Hvis et innkommende brev ikke er avskrevet, da er det ikke det. Som arkivar er det min etiske forpliktelse å dokumentere det som faktisk har skjedd. Jeg anser det som et problem at jeg tvinges til å avslutte noe på vegne av saksbehandler flere år senere. Ja, dette er sporbart i loggen, men min mening er at dette er å pynte på sannheten. Og holdningen kommer i direkte konflikt med oppfølgingen av reglene i prosessbeskrivelsen. Jeg må presisere at jeg er for avskriving og avslutting av saker. Men mener funksjoner og rapporter som kostra-rapportering, saksbehandlingstid eller endret arbeidsmengde er en praktisk og etterlengtet gulrot som kunne vært brukt i stedet for en pisk jeg har vanskeligheter med å se nytten av. Det er kun ved å ta bort forventningen om at uttrekket skal være et avsluttet uttrekk vi kan oppnå gode reelle tester tidlig. Som igjen er forutsetningen for raskere forbedring. Jeg oppfordrer derfor til en reell diskusjon vedrørende hva man skal oppnå med slike bestemmelser. Ikke minst når den vedtatte prosessbeskrivelsen ikke tilrettelegger for kravet. Hvis alternativet om å utvide fristen for endelig godkjenning vurderes betyr dette i praksis at arkivskapere benytter et system i mange år uten å vite om de blir endelig godkjent, og vi er i realiteten på mange måter tilbake til Noark 4s godkjenning Videre undersøkelser Det anbefales at det vurderes om hensikten bak testopplegget og testverktøyet er oppnådd. Tillitten til uttrekkene kan pr i dag settes i tvil. Er verktøyene og godkjenningen gode nok? Videre anbefales det å se nærmere på hvilke forutsetninger arkivleder har for å oppfylle kravene Riksarkivet setter med tanke på medbestemmelsesrett. Er det andre metoder Riksarkivet kan benytte for å oppnå målene sine? Hvordan gjøre det enkelt for de med myndighet å ta gode beslutninger? Generelt sett anbefales det også at Riksarkivet får bistand fra Språkrådet og har et prosjekt på Klarspråk på prosessbeskrivelsen, malen for vedtak og egenerklæring samt hjemmesiden. Til slutt vil jeg nevne at konsekvensen av at bestemmelsene i prosessbeskrivelsen ikke følges og leverandører ikke følges opp bør vurderes. Samfunnskostnaden kan være betydelig, og tillitten til Noark i sin helhet synker. Side 84 av 120

85 6. Referanser Arkivverket.no (2010). Koark. Oslo. Lokalisert på Arkivverket.no (2010). Noark 1. Oslo. Lokalisert på Arkivverket.no (2010). Noark 2. Oslo. Lokalisert Arkivverket.no (2010) Tidligere Noark-versjoner. Oslo. Lokalisert på Arkivverket.no (2014). Historikk: Tidligere godkjenninger. Oslo. Lokalisert på Arkivverket.no (2013) Prosessbeskrivelse for Riksarkivarens Noark 5-godkjenning. Oslo. Lokalisert på Arkivverket.no (2014). Noark 4. Oslo. Lokalisert Arkivverket.no (2015). Endelig godkjente løsninger. Oslo. Lokalisert på Arkivverket.no (2015). Noark. Oslo. Lokalisert på Arkivverket.no (2016). Godkjenning av Noark 5-systemer. Oslo. Lokalisert på 5/Godkjenning-av-Noark5-systemer Arkivverket.no (2016). Midlertidig godkjente løsninger. Oslo. Lokalisert på Side 85 av 120

86 Arkivverket.no (2016). Noark 5. Oslo. Lokalisert Bing, J. (2006) Offentlighetsloven og datamaskinbaserte systemer: Særlig om dokumentbegrepet. Universitetet i Oslo. Lokalisert på Gaarder, T. A. (2013) Noark En felles arkivstandard for offentlig forvaltning i Norsk Arkivråd 2/2013, Oslo. Funnet på Haugen, J. A. (2014). Kravspesifikasjon for testing av avleveringspakker fra Noarkløsninger som følger kravene i Noark 5, versjon 3.1. Riksarkivet, Oslo. Kandidatnummer 805. (2015) Noark-standarden utvikling og styrende faktorer, Høgskolen i Oslo og Akershus, ARK3900 Bacheloroppgave. Lokaliser 05. januar på 05.pdf Kristiansen, H. (2015) Brukernes forhold til sak/arkivsystemet. En casestudie i Hamar kommune. Høgskolen i Oslo og Akershus, Oslo. Lokalisert på Nsd.uib.no (udatert), Skal det registreres personopplysninger? Universitetet i Bergen. Lokalisert på Packard, A. J Research methods in information. Facet Publishing, London. Rienecker, L. og Jørgensen, P. S. (2013) Den gode oppgaven. 2.utgave, Fagbokforlaget, Bergen. Riksrevisjonen, Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor - Dokument 3:13 ( ). Riksarkivet, Noark-3. Standardsystem for EDB-basert journalføring i statsforvaltningen. Samdok.no, Synkron overføring av data frå Riksantikvaren til Riksarkivet pilot godt i gang. Funnet på Sirevåg, T Utviklingen av Noark-standarden , i Tidsskriftet Arkiv, volum 5. Identifisert på Surveymonkey.com (udatert). Likert-skala: en forklaring. Funnet på Side 86 av 120

87 Vistdal, O. (2011). Forvaltnings- og arkivrutiner i historisk perspektiv - brudd eller sammenheng? I Tidsskriftet Arkiv, volum 2. Funnet på file:///d:/users/julie/downloads/slettes/ sm.pdf Wikipedia.dk (2014). Likert-skala. Funnet på Lov og forskrift Arkivlova, Lov om arkiv. Kulturdepartementet. Lokalisert på Arkivforskrifta, Forskrift om offentlege arkiv. Kulturdepartementet. Lokalisert på Riksarkivarens forskrift, Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Kulturdepartementet. Lokalisert på Privat kommunikasjon Epost fra Øivind Kruse, Arkivar i Seksjon for elektronisk arkivdanning, Riksarkivet, Oslo Telefon til Jon Atle Haugen, Seniorrådgiver i Seksjon for elektronisk arkivdanning, Riksarkivet, Oslo Intervju med Seniorrådgiver Jon Atle Haugen og Arkivar Øivind Kruse, begge i Seksjon for elektronisk arkivdanning, Riksarkivet, Oslo Liste over figurer Figur 1 - Sektortilhørighet Figur 2 - Kunnskap om godkjenningene Figur 3 - Arkivskaper - Det er en god ide med uttrekk av reelle data før endelig godkjenning Side 87 av 120

88 Figur 4 - Leverandør Det er en god ide med uttrekk av reelle data før endelig godkjenning Figur 5 - Andel arkivskapere med enkel innebygd uttrekksfunksjon Figur 6 - Andel leverandører med enkel innebygd uttrekksfunksjon Figur 7 - Arkivskapere som støtter tidsfrist før søknad om endelig godkjenning Figur 8 - Leverandører som støtter tidsfrist før søknad om endelig godkjenning Figur 9 - Arkivskapere som er mot reaksjoner fra Riksarkivet ved brudd på leverandørs tidsfrist Figur 10 - Leverandører som er mot reaksjoner fra Riksarkivet ved brudd på leverandørs tidsfrist Figur 11 Arkivskapere er bevisste på å kontraktfeste ansvaret for uttrekksfunksjonalitetens kvalitet Figur 12 - Leverandør Arkivskapere ønsker å kontraktsfeste ansvaret for uttrekksfunksjonalitets kvalitet Figur 13 - Ansvaret er kontraktfestet Figur 14 Jeg er bevisst på egenerklæringenes betydning Figur 15- Riksarkivets rutiner rundt egenerklæringene er tilfredsstillende Figur 16 - Stilles lite spørsmål til kvaliteten på uttrekkene Figur 17 - I liten grad vurdert midlertidig godkjente løsninger annerledes enn endelig godkjente løsninger totalt Figur 18 - Statistikk for stat Figur 19 - Statistikk for fylkeskommune/kommune Figur 20 - Kvaliteten på uttrekkene er blitt bedre Figur 21 Arkivskaper Jeg er negativ til godkjenning i to trinn Figur 22 - Leverandør - Jeg er negativ til godkjenning i to trinn Figur 23 - Gjengitt etter tillatelse fra Lunch Børge Lund, distr.strandcomics.no Figur 24 - Gjengitt etter tillatelse fra Lunch Børge Lund, distr.strandcomics.no Liste over tabeller Tabell 1 - Systemløsninger med midlertidig og endelig godkjenning Tabell 2 - Systemløsninger som har fått endelig godkjenning for Noark Tabell 3 - Systemløsninger som har fått midlertidig godkjenning for Noark 5 pr. januar Side 88 av 120

89 7. Vedlegg 7.1. Innsynsbegjæringer Dokumentasjonen inneholder personopplysninger det ikke er ønskelig å publisere. Jeg velger derfor å ikke legge disse ved, men de er tilgjengelig på forespørsel E-post med Øivind Kruse ved Riksarkivet Dokumentasjonen inneholder personopplysninger det ikke er ønskelig å publisere. Jeg velger derfor å ikke legge denne ved, men den er tilgjengelig på forespørsel E-post til Håkon Strand ved Strand Comics /Strand&Øverli Dokumentasjonen inneholder personopplysninger det ikke er ønskelig å publisere. Jeg velger derfor å ikke legge denne ved, men den er tilgjengelig på forespørsel. E-posten gir tillatelse til gjenbruk av Lunch-striper under forutsetning av kreditering til Lunch Børge Lund, distr.strandcomics.no. Kreditering er gjengitt i bildetekstene Spørreundersøkelsene Mottakere hos systemleverandør Løsning Leverandørs navn Kontaktperson W3D3 FormPipe Software AB Per Ellverson Noark 5 for Documentum CIBER Norge AS Øivind Bohn Vestli Skipsregistrene NIS og Skipsregistrene Bjørn Tore Fasmer NOR ephorte Gecko Steinar Abrahamsen informasjonssystemer AS Noark 5 for iipax Ida Infront AB Annar Hansen contry manager Norge og Hans Jönsson - Produktansvarlig i Sverige Steria Noark 5 kjerne, sakarkiv Steria AS Eiliv Sveen og Jórunn Bergljot Ólafsdóttir WebLager Dansk Scanning A/S Dennis Mølholm Hansen Side 89 av 120

90 Noark 5 Komplett for iipax Ida Infront AB Annar Hansen contry manager Norge og Hans Jönsson - Produktansvarlig i Sverige EDB Sak og Arkiv (ESA) EDB ErgoGroup Espen Sjøvoll og Ragnar Sturtzel Tieto Noark 5 for Documentum Tieto AS Linda Ellingsen, Alfred Johnsen, avdelingsleder, Anne-Merete Lassen Steria Noark 5 kjerne, sakarkiv Steria AS Eiliv Sveen og Jórunn Bergljot Ólafsdóttir N5D - Noark 5 for Documentum CIBER Norge AS Sven L- Pihl - direktør og John Lavold prosjektleder Socio Tieto Norge AS avd. Heidi Skillingstad, produkteier Velferd braarkiv N5 Geomatikk IKT AS Per Ø. Markussen avd. leder Noark 5 for Documentum, CIBER Norge AS Adm. dir. Steinar Sveen N5D versjon 2.0 Documaster Arkiv Documaster AS Christian Lundvang Acos Websak Acos Jan Ivar Moldekleiv - Per Helge Refvik Public 360 versjon 4.0 SP5 Software Innovation ASA Knut-Erik Gudim Product Manager 360 Visma Samhandling arkiv Visma Unique AS Harry Myrene Product Manager Documaster DOTS Documaster AS Daglig leder Christian Lundvang Påstand Funn systemleverandør Jeg/min organisasjon syns det er en god ide at nye Noark løsninger skal produsere uttrekk med reelle data etter å ha vært i produksjon en bestemt tid, og at uttrekket kontrolleres av Riksarkivet før løsningen får en endelig godkjenning. Side 90 av 120

91 Påstand 2 Vår Noark 5 systemløsning har en innebygd funksjon som gjør det forholdsvis enkelt for arkivskaper å produsere arkivuttrekk etter litt opplæring. Påstand 3 «Den som har fått innvilget midlertidig godkjenning av en Noark 5-løsning skal melde fra til Riksarkivet om dato for produksjonssetting av løsningen hos første kunde. Søknad om endelig godkjenning bør være Riksarkivet i hende innen 9 måneder etter produksjonssetting og må senest være mottatt innen 12 måneder.» Påstand: Det er ønskelig at en slik bestemmelse praktiseres. Det ville øke tillitten til godkjenningsprosessen for Noark 5-løsninger. Side 91 av 120

92 Påstand 4 Jeg/ min organisasjon mener det er galt at systemleverandører som ikke overholder en slik tidsfrist utsettes for reaksjoner fra Riksarkivet fordi det kan få utilsiktede negative og alvorlige konsekvenser, ikke bare for leverandøren men også for arkivskaper. Påstand 5 På Arkivverkets nettsider står det: «Den som tar i bruk en Noark 5-godkjent løsning bør uansett forsikre seg om at funksjonaliteten for produksjon av arkivuttrekk fungerer i henhold til kravene i Noark 5-standarden. Det oppfordres til at man ved anskaffelse av en Noark 5-løsning kontraktfester at leverandøren av løsningen står ansvarlig for at uttrekksfunksjonaliteten til enhver tid oppfyller kravene i standarden» Påstand: Vår erfaring er at mange av våre kunder er bevisste på at en slik eller tilsvarende bestemmelse skal være med i avtalen. Side 92 av 120

93 Påstand 6 Vår erfaring er at kundene i liten grad stiller spørsmål til kvaliteten på uttrekkene, for eksempel om statusverdiene i xml-uttrekket oppfyller kravene i Noark standarden. Påstand 7 Min/vår erfaring er at kvaliteten på uttrekkene har blitt bedre med Noark 5 sammenliknet med Noark 4. Påstand 8 På Arkivverkets nettsider står det: «Den som søker om godkjenning, har fylt ut egenerklæringsskjemaet og dermed bekreftet at løsningen tilfredsstiller relevante krav i Noark 5-standarden. Riksarkivet gjennomfører ingen tester av den faktiske tilfredsstillelsen av kravene. Dette må den som kjøper løsningen selv gjøre.» Påstand: Jeg/min organisasjon opplever at dette er en tilfredsstillende ordning. Side 93 av 120

94 Påstand 9 Før fantes det kun godkjente Noark løsninger. At godkjenningsprosessen i dag er to-delt, med både midlertidig og endelig godkjenning, gjør at den er vanskeligere å forstå. Alt i alt er jeg/min organisasjon derfor negative til utviklingen med godkjenning i to trinn Kommentarer fra systemleverandør Dersom det skal være 2 godkjenninger, må Riksarkivet kunne fjerne godkjenningen, dersom reglene ikke overholdes. Viser til en e-post som vi sendte til Riksarkivet i fjor: vi ønsker en avklaring vedr konkurrerende virksomheter som ligger på midlertidig godkjenning på Riksarkivet sine hjemmesider. Enkelte leverandører ligger med godkjenninger helt tilbake i 2010 som enda ikke har mottatt endelig godkjenning. Hva er praksisen for Riksarkivet i slike tilfeller? Burde disse leverandørere mistet sin midlertidig godkjenning? Viser til beskrivelsen av godkjenningsprosessen: 5/Godkjenning/Prosessbeskrivelse Den som har fått innvilget midlertidig godkjenning av en Noark 5-løsning skal melde fra til Riksarkivet om dato for produksjonssetting av løsningen hos første kunde. Søknad om endelig godkjenning bør være Riksarkivet i hende innen 9 måneder etter produksjonssetting og må senest være mottatt innen 12 måneder Godkjenningsprosess var for så vidt grei nok, men hemmet av at det ikke finnes testprogram for å validere uttrekk tilgjengelig for leverandørene. Det ble da en del unødig venting på svar fra Arkivverket i prosessen, og vi måtte klage noen ganger for å få fortgang i tilbakemeldinger. Det er en sterk anbefaling at testverktøy for godkjenning utarbeides på forhånd før neste større revisjon av Noark. Vi har besvart undersøkelsen fra vår rolle som systemleverandør. Undersøkelsen er primært rettet mot kunde / bruker. Som systemleverandøren er vi positive til at Riksarkivet utfører tester. Det er da viktig at Riksarkivet retter opp feil og forbedrer spesifikasjon og testverktøy ut fra de erfaringer som er gjort i denne prosessen. Dette er dessverre ikke tilfelle per i dag. Noark burde ha vært en obligatorisk software-komponent som Riksarkivet selv utviklet - og validerte uttrekkene fra. Side 94 av 120

95 Mottakere hos arkivskaper Kommunal sektor Side 95 av 120

96 Agdenes, Sør-Trøndelag Alstahaug, Nordland Alta, Finnmark Alvdal, Hedmark Andebu, Vestfold Andøy, Nordland Aremark, Østfold Arendal, Aust-Agder Asker, Akershus Askim, Østfold Askvoll, Sogn og fjordane Askøy, Hordaland Audnedal, Vest-Agder Aukra, Møre og Romsdal Aure, Møre og Romsdal Aurland, Sogn og fjordane Aurskog-Høland, Akershus Austevoll, Hordaland Austrheim, Hordaland Averøy, Møre og Romsdal Balestrand, Sogn og fjordane Ballangen, Nordland Balsfjord, Troms Bamble, Telemark Bardu, Troms Beiarn, Nordland Berg, Troms Bergen, Hordaland Berlevåg, Finnmark Bindal, Nordland Birkenes, Aust-Agder Bjerkreim, Rogaland Bjugn, Sør-Trøndelag Bodø, Nordland Bokn, Rogaland Bremanger, Sogn og fjordane Brønnøy, Nordland Bygland, Aust-Agder Bykle, Aust-Agder Bærum, Akershus Bø, Nordland Bø, Telemark Bømlo, Hordaland Båtsfjord, Finnmark Tana, Finnmark Tysfjord, Nordland Dovre, Oppland Drammen, Buskerud Drangedal, Telemark Dyrøy, Troms Dønna, Nordland Eid, Sogn og fjordane Eide, Møre og Romsdal Eidfjord, Hordaland Eidsberg, Østfold Eidskog, Hedmark Eidsvoll, Akershus Eigersund, Rogaland Elverum, Hedmark Enebakk, Akershus Engerdal, Hedmark Etne, Hordaland Etnedal, Oppland Evenes, Nordland Evje og Hornnes, Aust- Agder Farsund, Vest-Agder Fauske, Nordland Fedje, Hordaland Fet, Akershus Finnøy, Rogaland Fitjar, Hordaland Fjaler, Sogn og fjordane Fjell, Hordaland Flakstad, Nordland Flatanger, Nord-Trøndelag Flekkefjord, Vest-Agder Flesberg, Buskerud Flora, Sogn og fjordane Flå, Buskerud Folldal, Hedmark Forsand, Rogaland Fosnes, Nord-Trøndelag Fredrikstad, Østfold Frogn, Akershus Froland, Aust-Agder Frosta, Nord-Trøndelag Fræna, Møre og Romsdal Frøya, Sør-Trøndelag Fusa, Hordaland Fyresdal, Telemark Førde, Sogn og fjordane Kåfjord, Troms Gamvik, Finnmark Gaular, Sogn og fjordane Gausdal, Oppland Gildeskål, Nordland Giske, Møre og Romsdal Gjemnes, Møre og Romsdal Gjerdrum, Akershus Gjerstad, Aust-Agder Gjesdal, Rogaland Gjøvik, Oppland Gloppen, Sogn og fjordane Gol, Buskerud Gran, Oppland Grane, Nordland Granvin, Hordaland Gratangen, Troms Grimstad, Aust-Agder Grong, Nord-Trøndelag Grue, Hedmark Gulen, Sogn og fjordane Kautokeino, Finnmark Hadsel, Nordland Halden, Østfold Halsa, Møre og Romsdal Hamar, Hedmark Hamarøy, Nordland Hammerfest, Finnmark Haram, Møre og Romsdal Hareid, Møre og Romsdal Harstad, Troms Hasvik, Finnmark Hattfjelldal, Nordland Haugesund, Rogaland Hemne, Sør-Trøndelag Hemnes, Nordland Hemsedal, Buskerud Herøy, Møre og Romsdal Herøy, Nordland Hitra, Sør-Trøndelag Hjartdal, Telemark Hjelmeland, Rogaland Hobøl, Østfold Side 96 av 120

97 Hof, Vestfold Hol, Buskerud Hole, Buskerud Holmestrand, Vestfold Holtålen, Sør-Trøndelag Hornindal, Sogn og fjordane Horten, Vestfold Hurdal, Akershus Hurum, Buskerud Hvaler, Østfold Hyllestad, Sogn og fjordane Hægebostad, Vest-Agder Høyanger, Sogn og fjordane Høylandet, Nord- Trøndelag Hå, Rogaland Ibestad, Troms Inderøy, Nord-Trøndelag Iveland, Aust-Agder Jevnaker, Oppland Jondal, Hordaland Jølster, Sogn og fjordane Karasjok, Finnmark Karlsøy, Troms Karmøy, Rogaland Klepp, Rogaland Klæbu, Sør-Trøndelag Kongsberg, Buskerud Kongsvinger, Hedmark Kragerø, Telemark Kristiansand, Vest-Agder Kristiansund, Møre og Romsdal Krødsherad, Buskerud Kvalsund, Finnmark Kvam, Hordaland Kvinesdal, Vest-Agder Kvinnherad, Hordaland Kviteseid, Telemark Kvitsøy, Rogaland Kvæfjord, Troms Kvænangen, Troms Lardal, Vestfold Larvik, Vestfold Lebesby, Finnmark Leikanger, Sogn og fjordane Leirfjord, Nordland Leka, Nord-Trøndelag Leksvik, Nord-Trøndelag Lenvik, Troms Lesja, Oppland Levanger, Nord-Trøndelag Lier, Buskerud Lierne, Nord-Trøndelag Lillehammer, Oppland Lillesand, Aust-Agder Lindesnes, Vest-Agder Lindås, Hordaland Lavangen, Troms Lom, Oppland Loppa, Finnmark Lund, Rogaland Lunner, Oppland Lurøy, Nordland Luster, Sogn og fjordane Lyngdal, Vest-Agder Lyngen, Troms - Romsa Lærdal, Sogn og fjordane Lødingen, Nordland Lørenskog, Akershus Løten, Hedmark Malvik, Sør-Trøndelag Mandal, Vest-Agder Marker, Østfold Marnardal, Vest-Agder Masfjorden, Hordaland Meland, Hordaland Meldal, Sør-Trøndelag Melhus, Sør-Trøndelag Meløy, Nordland Meråker, Nord-Trøndelag Midsund, Møre og Romsdal Midtre Gauldal, Sør- Trøndelag Modalen, Hordaland Modum, Buskerud Molde, Møre og Romsdal Moskenes, Nordland Moss, Østfold Målselv, Troms Måsøy, Finnmark Namdalseid, Nord- Trøndelag Namsos, Nord-Trøndelag Namsskogan, Nord- Trøndelag Nannestad, Akershus Narvik, Nordland Naustdal, Sogn og fjordane Nedre Eiker, Buskerud Nes, Akershus Nes, Buskerud Nesna, Nordland Nesodden, Akershus Nesset, Møre og Romsdal Nissedal, Telemark Nittedal, Akershus Nome, Telemark Nord-Aurdal, Oppland Norddal, Møre og Romsdal Nord-Fron, Oppland Nordkapp, Finnmark Nord-Odal, Hedmark Nordre Land, Oppland Nordreisa, Troms Nore og Uvdal, Buskerud Notodden, Telemark Nærøy, Nord-Trøndelag Nøtterøy, Vestfold Odda, Hordaland Oppdal, Sør-Trøndelag Oppegård, Akershus Orkdal, Sør-Trøndelag Os, Hedmark Os, Hordaland Osen, Sør-Trøndelag Oslo, Oslo Osterøy, Hordaland Overhalla, Nord-Trøndelag Porsanger, Finnmark Porsgrunn, Telemark Røyrvik, Nord-Trøndelag Radøy, Hordaland Side 97 av 120

98 Rakkestad, Østfold Rana, Nordland Randaberg, Rogaland Rauma, Møre og Romsdal Re, Vestfold Rendalen, Hedmark Rennebu, Sør-Trøndelag Rennesøy, Rogaland Rindal, Møre og Romsdal Ringebu, Oppland Ringerike, Buskerud Ringsaker, Hedmark Rissa, Sør-Trøndelag Risør, Aust-Agder Roan, Sør-Trøndelag Rollag, Buskerud Rygge, Østfold Rælingen, Akershus Rødøy, Nordland Rømskog, Østfold Røros, Sør-Trøndelag Røst, Nordland Røyken, Buskerud Råde, Østfold Salangen, Troms Saltdal, Nordland Samnanger, Hordaland Sande, Møre og Romsdal Sande, Vestfold Sandefjord, Vestfold Sandnes, Rogaland Sandøy, Møre og Romsdal Sarpsborg, Østfold Sauda, Rogaland Sauherad, Telemark Sel, Oppland Selbu, Sør-Trøndelag Selje, Sogn og fjordane Seljord, Telemark Sigdal, Buskerud Siljan, Telemark Sirdal, Vest-Agder Skaun, Sør-Trøndelag Skedsmo, Akershus Ski, Akershus Skien, Telemark Skiptvet, Østfold Skjervøy, Troms Skjåk, Oppland Skodje, Møre og Romsdal Skånland, Troms Smøla, Møre og Romsdal Snillfjord, Sør-Trøndelag Snåsa, Nord-Trøndelag Sogndal, Sogn og fjordane Sokndal, Rogaland Sola, Rogaland Solund, Sogn og fjordane Songdalen, Vest-Agder Sortland, Nordland Spydeberg, Østfold Stange, Hedmark Stavanger, Rogaland Steigen, Nordland Steinkjer, Nord-Trøndelag Stjørdal, Nord-Trøndelag Stokke, Vestfold Stord, Hordaland Stordal, Møre og Romsdal Stor-Elvdal, Hedmark Storfjord, Troms Strand, Rogaland Stranda, Møre og Romsdal Stryn, Sogn og fjordane Sula, Møre og Romsdal Suldal, Rogaland Sund, Hordaland Sunndal, Møre og Romsdal Surnadal, Møre og Romsdal Sveio, Hordaland Svelvik, Vestfold Sykkylven, Møre og Romsdal Søgne, Vest-Agder Sømna, Nordland Søndre Land, Oppland Sør-Aurdal, Oppland Sørfold, Nordland Sør-Fron, Oppland Sør-Odal, Hedmark Sørreisa, Troms Sørum, Akershus Sør-Varanger, Finnmark Time, Rogaland Tingvoll, Møre og Romsdal Tinn, Telemark Tjeldsund, Nordland Tjøme, Vestfold Tokke, Telemark Tolga, Hedmark Torsken, Troms Tranøy, Troms Tromsø, Troms Trondheim, Sør-Trøndelag Trysil, Hedmark Træna, Nordland Trøgstad, Østfold Tvedestrand, Aust-Agder Tydal, Sør-Trøndelag Tynset, Hedmark Tysnes, Hordaland Tysvær, Rogaland Tønsberg, Vestfold Ullensaker, Akershus Ullensvang, Hordaland Ulstein, Møre og Romsdal Ulvik, Hordaland Nesseby, Finnmark Utsira, Rogaland Vadsø, Finnmark Vaksdal, Hordaland Valle, Aust-Agder Vang, Oppland Vanylven, Møre og Romsdal Vardø, Finnmark Vefsn, Nordland Vega, Nordland Vegårshei, Aust-Agder Vennesla, Vest-Agder Verdal, Nord-Trøndelag Verran, Nord-Trøndelag Vestby, Akershus Vestnes, Møre og Romsdal Vestre Slidre, Oppland Vestre Toten, Oppland Side 98 av 120

99 Vestvågøy, Nordland Vevelstad, Nordland Vik, Sogn og fjordane Vikna, Nord-Trøndelag Vindafjord, Rogaland Vinje, Telemark Volda, Møre og Romsdal Voss, Hordaland Værøy, Nordland Vågan, Nordland Vågsøy, Sogn og fjordane Vågå, Oppland Våler, Hedmark Våler, Østfold Øksnes, Nordland Ørland, Sør-Trøndelag Ørskog, Møre og Romsdal Ørsta, Møre og Romsdal Østre Toten, Oppland Øvre Eiker, Buskerud Øyer, Oppland Øygarden, Hordaland Øystre Slidre, Oppland Åfjord, Sør-Trøndelag Ål, Buskerud Ålesund, Møre og Romsdal Åmli, Aust-Agder Åmot, Hedmark Årdal, Sogn og fjordane Ås, Akershus Åseral, Vest-Agder Åsnes, Hedmark Barne- og familieetaten, Oslo Beredskapsetaten, Oslo Brann- og redningsetaten, Oslo Byantikvaren, Oslo Bymiljøetaten, Oslo Bystyrets sekretariat, Oslo Eiendoms- og byfornyelsesetaten, Oslo Energigjenvinningsetaten, Oslo Enhet for mangfold og integrering (EMI), Oslo Gravferdsetatens, Oslo Helseetaten, Oslo Klima- og energiprogrammet, Oslo Kommuneadvokaten, Oslo Kommunerevisjonen, Oslo Kulturetaten, Oslo Næringsetaten, Oslo Plan- og bygningsetaten, Oslo Renovasjonsetaten, Oslo Sykehjemsetaten (SYE), Oslo Utdanningsetatens, Oslo Utviklings- og kompetanseetaten, Oslo Vann- og avløpsetaten (VAV), Oslo Velferdsetaten, Oslo Kemnerkontoret i Oslo kommune kontaktet via skjema. Fylkeskommunal sektor Akershus Fylkeskommune Aust-Agder Fylkeskommune Buskerud Fylkeskommune Finnmark Fylkeskommune Hedmark Fylkeskommune Hordaland Fylkeskommune Møre og Romsdal Fylkeskommune Nord-Trøndelag Fylkeskommune Nordland Fylkeskommune Oppland Fylkeskommune Oslo kommune Fylkeskommune Rogaland Fylkeskommune Sogn og Fjordane Fylkeskommune Sør-Trøndelag Fylkeskommune Telemark Fylkeskommune Troms Fylkeskommune Vest-Agder Fylkeskommune Vestfold Fylkeskommune Østfold Fylkeskommune Statlig sektor Statsministerens kontor Arbeids- og sosialdepartementet Arbeidsretten Arbeids- og velferdsetaten (NAV) Arbeidstilsynet Side 99 av 120 Pensjonstrygden for sjømenn Petroleumstilsynet Riksmekleren

100 Statens arbeidsmiljøinstitutt Statens pensjonskasse Trygderetten Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet Barne-, ungdoms- og familieetaten (Bufetat) Barneombudet Forbrukerombudet Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) Likestillings- og diskrimineringsnemnda Likestillings- og diskrimineringsombudet Markedsrådet Statens institutt for forbruksforskning (SIFO) Utlendingsdirektoratet Finansdepartementet Direktoratet for økonomistyring Finanstilsynet Folketrygdfondet Skatteetaten Statistisk sentralbyrå Tolletaten Forsvarsdepartementet Forsvarets forskningsinstitutt Forsvarsbygg Nasjonal sikkerhetsmyndighet Helse- og omsorgsdepartementet Helsedirektoratet Statens helsetilsyn Nasjonalt folkehelseinstitutt Direktoratet for e-helse Norsk pasientskadeerstatning Bioteknologirådet Statens legemiddelverk Mattilsynet Justis- og beredskapsdepartementet Direktoratet for nødkommunikasjon Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Kriminalomsorgsdirektorat et Politidirektoratet Politiets sikkerhetstjeneste Utlendingsdirektoratet Utlendingsnemnda Klima- og miljødepartementet Miljødirektoratet Norsk Kulturminnefond Norsk Polarinstitutt Riksantikvaren Kommunal- og moderniseringsdepartemen tet Datatilsynet Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) Direktoratet for byggkvalitet Direktoratet for forvaltning og IKT Husbanken Kartverket Statsbygg Kulturdepartementet Arkivverket Kirkerådet Lotteri- og stiftelsestilsynet Medietilsynet Nasjonalbiblioteket Norsk filminstitutt Norsk kulturråd Rikskonsertene Riksteatret Språkrådet Kunnskapsdepartementet Artsdatabanken BIBSYS CRIStin Felles studieadministrativt tjenestesenter Forskningsrådet Meteorologisk institutt Norgesuniversitetet NUPI - Norsk utenrikspolitisk Institutt Utdanningsdirektoratet Landbruks- og matdepartementet Landbruksdirektoratet Mattilsynet Norsk institutt for bioøkonomi Veterinærinstituttet Nærings- og fiskeridepartementet Fiskeridirektoratet Justervesenet Konkurransetilsynet Norsk Romsenter Patentstyret Sjøfartsdirektoratet Olje- og energidepartementet Oljedirektoratet Norges vassdrags- og energidirektorat Statnett Samferdselsdepartementet Jernbaneverket Kystverket Luftfartstilsynet Nasjonal kommunikasjonsmyndighe t Statens havarikommisjon for transport Statens jernbanetilsyn Utenriksdepartementet Norad Norges Bank Statens Innkrevingssentral Side 100 av 120

101 Havforskningsinstituttet Norsk institutt for bioøkonomi Brønnøysundregistrene Sivilombudsmannen Ombudsmannen for Forsvaret Pasientombud Helse Vest HRF Helse Stavanger HF Helse Fonna Helse Bergen Helse Førde Helse Vest innkjøp Helse Midt-Norge RHF Helse Møre og Romsdal HF St. Olavs Hospital HF Helse Nord-Trøndelag HF Helse Nord RHF Helgelandssykehuset HF Finnmarkssykehuset HF Nordlandssykehuset HF Universitetssykehuset Nord-Norge HF Helse Sør-Øst RHF Akershus universitetssykehus HF Oslo universitetssykehus HF Sunnaas sykehus HF Sykehuset i Vestfold HF Sykehuset Innlandet HF Sykehuset Telemark HF Sykehuset Østfold HF Sørlandet sykehus HF Vestre Viken HF Nord universitet Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Norges teknisknaturvitenskapelige universitet Universitetet i Agder Universitetet i Bergen Universitetet i Oslo Universitetet i Stavanger Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo Høgskolen i Molde Vitenskapelig høgskole i logistikk Norges Handelshøyskole Norges idrettshøgskole Norges musikkhøgskole Høgskolen i Bergen Høgskolen i Hedmark Høgskolen i Lillehammer Høgskolen i Oslo og Akershus Høgskulen i Sogn og Fjordane Høgskolen Stord/Haugesund Høgskolen i Sørøst-Norge Høgskulen i Volda Høgskolen i Østfold Kunsthøgskolen i Bergen Kunsthøgskolen i Oslo Samisk høgskole (Sámi allskuvla) Politihøgskolen, Oslo, B Fylkesmannen i Østfold Fylkesmannen i Oslo og Akershus Fylkesmannen i Hedmark Fylkesmannen i Oppland Fylkesmannen i Buskerud Fylkesmannen i Vestfold Fylkesmannen i Telemark Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder Fylkesmannen i Rogaland Fylkesmannen i Hordaland Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Fylkesmannen i Møre og Romsdal Fylkesmannen i Sør- Trøndelag Fylkesmannen i Nord- Trøndelag Fylkesmannen i Nordland Fylkesmannen i Troms Fylkesmannen i Finnmark Side 101 av 120

102 Funn for arkivskapere Innledende Hvilken sektor tilhører du? spørsmål 1 Påstand 2 Jeg forstår forskjellen mellom midlertidig og endelig godkjenning av Noark 5 løsninger. Side 102 av 120

103 Påstand 3 Hovedforskjellen mellom midlertidig og endelig godkjenning: En midlertidig godkjenning baserer seg på et uttrekk der dataene er lagt inn i systemløsningen av leverandøren. En endelig godkjenning derimot baserer seg på et uttrekk der dataene er lagt inn i systemløsningen av arkivskaper som har benyttet systemløsningen i sin produksjon over en viss tid, minimum seks måneder. Et hovedpoeng med innføring av endelig godkjenning var en ytterligere kontroll for å se om løsningen kunne produsere et godkjent arkivuttrekk etter at systemet var brukt over litt tid. Påstand: Jeg syns det er en god ide at en ny Noark løsning skal produsere uttrekk med reelle data etter å ha vært i produksjon en bestemt tid, og at uttrekket kontrolleres av Riksarkivet før løsningen får en endelig godkjenning. Side 103 av 120

104 Påstand 4 Vårt sak-/arkivsystem har en innebygd funksjon som gjør det forholdsvis enkelt for meg som arkivskaper å produsere arkivuttrekk. Side 104 av 120

105 Påstand 5 «Den som har fått innvilget midlertidig godkjenning av en Noark 5-løsning skal melde fra til Riksarkivet om dato for produksjonssetting av løsningen hos første kunde. Søknad om endelig godkjenning bør være Riksarkivet i hende innen 9 måneder etter produksjonssetting og må senest være mottatt innen 12 måneder.» Påstand: Det er ønskelig at en slik bestemmelse praktiseres. Det ville øke tillitten til godkjenningsprosessen for Noark 5-løsninger. Side 105 av 120

106 Påstand 6 Jeg mener det er galt at systemleverandører som ikke overholder en slik tidsfrist utsettes for reaksjoner fra Riksarkivet fordi det kan få utilsiktede negative og alvorlige konsekvenser, ikke bare for leverandøren men også for arkivskaper. Side 106 av 120

107 Påstand 7 På Arkivverkets nettsider står det: «Den som tar i bruk en Noark 5-godkjent løsning bør uansett forsikre seg om at funksjonaliteten for produksjon av arkivuttrekk fungerer i henhold til kravene i Noark 5-standarden. Det oppfordres til at man ved anskaffelse av en Noark 5-løsning kontraktfester at leverandøren av løsningen står ansvarlig for at uttrekksfunksjonaliteten til enhver tid oppfyller kravene i standarden». Påstand: Dette har jeg/min organisasjon en bevisst holdning til. Side 107 av 120

108 Påstand 8 Et slikt eller liknende krav er inkludert i kontrakten ovenfor vår systemleverandør. Side 108 av 120

109 Påstand 9 Leverandør må levere inn egenerklæringsskjema ved søknad om godkjenning av Noark 5-løsning. I egenerklæringsskjemaene informerer leverandøren om hvilke krav og funksjonaliteter som er oppfylt i henhold til Noark standarden. En løsning kan få midlertidig og endelig godkjenning selv om ikke alle krav oppfylles. Kravene som ikke er oppfylt må kundene forholde seg til. Påstand: Jeg/min organisasjon er klar over viktigheten av å lese egenerklæringsskjemaene for å se om det er forhold som er relevante for oss. Side 109 av 120

110 Påstand 10 Hvis jeg var med på anskaffelse av nytt sak-/arkivsystem i dag, ville jeg i liten grad vektlagt løsninger med midlertidig godkjenning annerledes enn løsninger med endelig godkjenning. Side 110 av 120