Varamedlemar får særskilt melding når dei skal møte.

Transkript

1 VESTNES KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalet Innkalling til møte i Arbeidsmiljøutvalet Møtestad: Dato: Formannskapssalen, Rådhuset, Kl.09:00 Dei som er inhabile i ei sak vert bedne om å gje melding, slik at varamedlemar kan bli innkalla, - jf. 8, 3. ledd i forvaltningslova. Varamedlemar får særskilt melding når dei skal møte. Saksdokumenta ligg frå i dag til gjennomsyn i servicekontoret, biblioteket og på heimesidene til kommunen. Dersom du ikkje kan møte på grunn av lovleg forfall må du snarast melde frå til servicekontoret på e-post servicekontoret@vestnes.kommune.no, tlf.: Ev. spørsmål til saksutgreiinga kan rettast til administrasjonssjefen før møtet enten på e-post: tone.roaldsnes@vestnes.kommune.no, eller tlf ordførar Side 1

2 Orienteringssaker Arbeidsgjevar og arbeidstakarsida må klargjere for val av AMU for perioden Administrasjonssjefen orienterer om Vestnes kommune si deltaking i KS Effektiviseringsnettverk. Hovudverneombodet ønskjer drøfting når det gjeld funksjonen AKAN-kontakt. Referatsaker RS 1/2013 RS 2/2013 RS 3/2013 Varamedlem til AMU - referatsak Administrativ rutine for handtering av inhabilitet Organisering av prosess for arbeidet med budsjett og økonomiplan hausten Saksliste Saksnr Innhald Lukka PA 17/2013 PA 18/2013 PA 19/2013 Godkjenning av innkalling Godkjenning av protokoll frå siste møte HMS-kalender for AMU PA 20/2013 Sjukefråversrapport for 1. termin 2013 PA 21/2013 Mål- og handlingsplan Side 2

3 PA 17/2013 Godkjenning av innkalling PA 18/2013 Godkjenning av protokoll frå siste møte Side 3

4 VESTNES KOMMUNE Administrasjonssjefen Til tilsette i Vestnes kommune Dato Dykkar ref. Vår ref. Saksnr. Saksbehandlar / Tlf / /1000 Tone Roaldsnes Administrativ rutine for handtering av inhabilitet Etikk i kommunesektoren har dei siste åra stått høgt på dagsorden. Kommuneforvaltninga skal skape tillit og bygge på ein høg etisk standard, jf. kommunelova 1. Kommunelova understrekar dette ytterlegare ved å fastslå at kommunen i sin årsrapport skal gjere greie for tiltak som er planlagt eller iverksett for å sikre ein høg etisk standard, jf kommunelova 48. Ein høg etisk standard inneber at innbyggarane skal ha stor tillit til at kommuneforvaltninga opptrer objektivt og uavhengig. Nasjonalt regelverk legg også til rette for dette. M.a. skal reglane om inhabilitet i forvaltningslova og kommunelova bidra til at forvaltningsvedtak blir fatta på objektivt grunnlag, utan påverknad av utanforliggande omsyn. Som tilsette i Vestnes kommune må vi difor alltid ha habilitetsvurderingar i bakhovudet. Det er også grunn til å merke seg at det i seg sjølv ikkje er kritikkverdig å vere inhabil. Men det er kritikkverdig dersom ein kommunalt tilsett ikkje seier frå om sine relasjonar til saka og fråtrer ved inhabilitet. Konsekvensen av inhabilitet kan bli at vedtaket blir ugyldig. Rutine for vurdering og handtering av inhabilitet: 1. Etter forvaltningslova 8 avgjer ein tilsett sjølv om han/ho er inhabil. Dersom han/ho finn å vere inhabil, eller dersom han/ho er i tvil, skal forholdet takast opp med nærmaste leiar. Utgangspunkt for vurderingane er forvaltningslova 6-10 og Veileder for habilitet og inhabilitet i kommuner og fylkeskommuner (utgitt av Kommunal- og regionaldept i 2011) Veilederen er utlagt på Vestnes kommune sine heimesider under Organisasjon Informasjon til tilsette. 2. Ved inhabilitet skal den tilsette ikkje fatte vedtak i saka, og han/ho skal heller ikkje delta i utgreiinga/saksførebuinga. Han/ho skal heller ikkje delta i interne drøftingar som legg grunnlag for å treffe vedtak i saka. 3. Dersom leiar er inhabil, vert også direkte underordna tilsett inhabil til å treffe avgjerd i saka, og saka skal takast opp med administrasjonssjefen. 4. Dersom administrasjonssjefen er inhabil, vert alle i administrasjonen inhabile til å treffe avgjerd, og saka må leggast fram for politisk behandling. 5. Brot på rutinene må rapporterast til administrasjonssjefen som avvik. Postadresse: Telefon: Telefaks: Org.nr. Rådhuset Vestnes E-post:postmottak@vestnes.kommune.no Side 4

5 Kva seier lov og rettleiar på dette saksområdet? Det å avgjere habilitet/inhabilitet kan både vere svært enkelt og svært komplisert. Fvl 6, 1.ledd bokstav a til e klargjer forhold som medfører direkte inhabilitet. Dette kan det vere ukomplisert å forhalde seg til dersom det går klart fram om det dreier seg om eit enkeltvedtak og kven som er part i saka. Ved tvil her kan vi rådføre oss med Fylkesmannen. En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak a) når han selv er part i saken; b) når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken; c) når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part; d) når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte; e) når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for 1. et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken, eller 2. et selskap som er part i saken. Dette gjelder likevel ikke for person som utfører tjeneste eller arbeid for et selskap som er fullt ut offentlig eid og dette selskapet, alene eller sammen med andre tilsvarende selskaper eller det offentlige, fullt ut eier selskapet som er part i saken. Noko meir kompisert vert vurderingane når det gjeld skjønnsmessig og indirekte/avleda inhabilitet etter Fvl 6, 2.ledd: Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part. I veilederen heiter det på side 11: Bestemmelsen åpner for en bred, skjønnsmessig vurdering av om tjenestemannen har en slik tilknytning til saken eller partene at tilliten til at hun eller han vil behandle saken på en nøytral måte kan bli svekket. Dersom tjenestemannen har flere former for tilknytning til saken eller partene, må disse vurderes samlet. Ved denne vurderingen skal det blant annet legges vekt på om avgjørelsen vil innebære en «særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til». Det har også betydning om en part i saken har reist inhabilitetsinnsigelse, det vil si påstått at tjenestemannen er inhabil. Konsekvensar av at du er inhabil: Veilederen side 7: En som er inhabil må avstå fra å «tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak». Med tilrettelegging siktes det til arbeidet med å utrede eller forberede saken. Man kan grovt sett si at den saksbehandlingen som skjer i forkant av at en avgjørelse Journalpostnr:12895/2013 Vestnes kommune Side 2 av 3 Side 5

6 fattes, er å tilrettelegge saken. Begrepet avgjørelse skal forstås vidt. Begrepet er ikke definert i forvaltningsloven, men favner videre enn vedtaksbegrepet slik det er definert i forvaltningsloven 2 første ledd bokstav a. Beslutninger som ledd i alle typer forvaltningsvirksomhet, blant annet privatrettslige avgjørelser om innkjøp og beslutninger knyttet til det offentliges service- og tjenesteytelser, er omfattet. Avgjørelsesbegrepet kan også omfatte beslutninger som ledd i den løpende saksbehandlingen, for eksempel om innsyn i sakens dokumenter, og det å avgi uttalelser, retningslinjer, utredninger mv. dersom de er ment å være autoritative eller få betydning for andres saksbehandling. Også rene unnlatelser kan i visse tilfeller være avgjørelser. Eg vonar at dette skrivet kan vere rettleiande og medføre debatt internt. Det å drøfte mulige inhabilitetssituasjonar hjelper oss til å vere vakne og merksame. Det å ta inhabiltetsproblematikk på alvor vil styrke administrasjonen sitt omdømme hos innbyggarane. Lykke til! Med helsing Tone Roaldsnes administrasjonssjef Journalpostnr:12895/2013 Vestnes kommune Side 3 av 3 Side 6

7 VARAMEDLEM TIL AMU - REFERATSAK Arbeidsmiljøutvalet fatta i sak 16/2009 følgjande vedtak: Dersom ein av medlemmane sluttar som tillitsvalt eller sluttar i stillinga si, vert følgjande prosedyre følgd: 1 Arbeidstakarrepresentant: den nye tillitsvalte i same organisasjon går inn som ny medlem 2 Arbeidsgjevarrepresentant: arbeidsgjevar peikar ut ny medlem Knut Arne Nordvik som har vore vara, har bedt seg fritatt frå vervet. Sveinung Talberg er vald som plasstillitsvald for Delta på Rådhuset, og er derfor ny vara i AMU. Dette til orientering. Side 7

8 VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 2013/738 Saksbehandlar: Tone Roaldsnes Dato: Organisering av prosess for arbeidet med budsjett og økonomiplan hausten Utval Møtedato Utvalssak Formannskapet /2013 Arbeidsmiljøutvalet /2013 Administrasjonssjefen si innstilling Formannskapet godkjenner prosess for utarbeiding av budsjett for 2014 og økonomiplan for som skissert i saka. SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Forslag til budsjettprosess bygger på kommunelova sin heimel for budsjett og økonomiplan: Kommunelova 44. Økonomiplan. 1. Kommunestyret og fylkestinget skal en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. 2. Økonomiplanen skal omfatte minst de fire neste budsjettår. 3. Økonomiplanen skal omfatte hele kommunens eller fylkeskommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Planen skal være satt opp på en oversiktlig måte. 4. I økonomiplanen skal det for hvert enkelt år økonomiplanen omfatter anvises dekning for de utgifter og oppgaver som er ført opp, jf. 46 nr Planer som omfatter avgrensede deler av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet, skal integreres i økonomiplanleggingen og bruken av midler innarbeides i planen. 6. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv økonomiplanen og endringer i denne. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. Ved parlamentarisk styreform skal rådet avgi innstilling som nevnt. 7. Innstillingen til økonomiplan, med de forslag til vedtak som foreligger, skal legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før den behandles i kommunestyret eller fylkestinget. Dette gjelder likevel ikke ved innstilling som gjelder endringer i økonomiplanen. Side 8

9 8. Økonomiplanen og endringer i denne oversendes departementet til orientering. Kommunelova 45. Årsbudsjettet. 1. Kommunestyret og fylkestinget skal innen årets utgang vedta budsjett for det kommende kalenderår. 2. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv årsbudsjettet og endringer i dette. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. Ved parlamentarisk styreform skal rådet avgi innstilling som nevnt. 3. Innstillingen til årsbudsjett, med alle de forslag til vedtak som foreligger, skal legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før den behandles i kommunestyret eller fylkestinget. Dette gjelder likevel ikke ved innstilling som gjelder endringer i årsbudsjettet. 4. Kommunestyrets og fylkestingets vedtak om årsbudsjett, samt formannskapets og fylkesutvalgets saksdokumenter, sendes departementet til orientering. Understreking er føreteke av administrasjonssjefen for å framheve vesentlege moment. Det er altså formannskapet som skal gi innstilling til årsbudsjett og økonomiplan. I denne saka kjem administrasjonssjefen med framlegg om prosess som skal leie til at formannskapet får gitt si innstilling. Det er også viktig at formannskapet drøftar på kva måte kommunestyret får ta del i prosessen og skaffe seg nok kunnskap. Formålet med dette må vere at den einskilde kommunestyrerepresentant kjenner seg i stand til å føreta dei prioriteringar som trengst. Prosess og tidsforløp: August Formannskap 26.august: Administrasjonssjefen kjem med framlegg til ei førebels sektorvis grovskisse til budsjett for Inntektsrammene er korrekte i forhold til kommuneproposisjon for Utgiftsrammene for sektorane tek utgangspunkt i inneverande års budsjett med einskilde korrigeringar utfrå årests driftssituasjon. Endringane kjem fram som kommentarar/vurderingar i saka. Grovskissa dannar også grunnlag for økonomiplan Framlegg til budsjett og økonomiplan følgjer same sektorinndeling som førre år, og same som rapportering i årsmelding: - Politisk verksemd - Sentraladministrasjon/servicekontor/fellesutgifter - Barnehagane - Grunnskulen - Barne- og ungdomstenestene - Kulturskulen, allmenn kultur og fritid - Helse, omsorg og velferd - Bu- og habiliteringstenestene - Teknisk sektor - Ymse September: Administrasjonssjefen presenterer formannskapet sine førebelse rammer til sektorane for administrasjonen. Administrasjonssjefen utarbeider mal for skriftlege tilbakesvar frå driftsleiarar og fagansvarlege: - Kva konsekvensar vil rammene ha for drifta? - Kva tiltak må gjennomførast for å kunne halde budsjettet for 2014? - Kva nye behov og tiltak bør prioriterast for 2014? (kort og lang sikt) - Kva nye tiltak må takast inn i økonomiplanperioden ? - Kva tiltak/oppgåver kan nedprioriterast eller omorganiserast i økonomiplanperioden? Side 9

10 Dei skriftlege rapportane frå kva sektor skal sendast til kommunestyret til møtet den 24.oktober. Dette skal danne grunnlag for dialogmøte. Utvida kommunestyremøte 3.september Vestnes kommune deltek i Effektiviseringsnettverk for Robek-kommunar. Dei som leiar nettverket vil møte kommunestyret og alle leiarar i kommunen. Det er von om at dette møtet vil gi inspirasjon til arbeidet med budsjett og økonomiplan. Dersom opplegget vert endra som følgje av dette, vil det i så fall bli teke opp med formannskapet den 16.september. Oktober Kommunestyremøte 24.oktober: Dialogmøte i forkant av ordinært kommunestyre. Administrasjonssjefen si leiargruppe, driftsleiarar og einskilde fagansvarlege møter kommunestyret. Det at kommunestyret får seg førelagt skriftlege vurderingar skal kunne gjere at ein i dialogmøte kan ha meir fokus på spørsmål og avklaringar enn på presentasjon av sektoren. Dette er ei endring frå føregåande år, og eit forsøk på å gjere kommunestyret meir førebudd og slik sett i stand til å stille spørsmål og få avklaringar allereie i dialogmøte. November/desember: Dialogmøtet skal danne grunnlag for vidare politisk arbeid med budsjett og økonomiplan. Kommunestyret 21.november: Alle saker som gjeld fastsetting av betalingssatsar, eigendel og avgifter vert behandla i dette møtet. Dette er med å fastsette delar av inntektssida i budsjettet for Formannskapet 25.november: Administrasjonssjefen kjem med framlegg til økonomiplan , samt driftsbudsjett og investeringsbudsjett for Formannskapet gjer vedtak med tilråding til kommunestyret. 26.november 12.desember: Formannskapet sitt framlegg til økonomiplan , samt driftsbudsjett og investeringsbudsjett for 2014 vert utlagt til offentleg ettersyn. 12.desember: Kommunestyret gjer endeleg vedtak om økonomiplan , samt driftsbudsjett og investeringsbudsjett for Særutskrift til: Kontrollutvalssekretariatet Side 10

11 VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 2011/2053 Saksbehandlar: Karin Pedersen Dato: HMS-kalender for AMU Utval Møtedato Utvalssak Arbeidsmiljøutvalet /2013 Innstilling 1 Framlagt HMS-kalender for 2013 vert gjennomgått 2 Årshjul for HMS vert godkjent slik det går fram av forslag frå administrasjonen SAKSUTGREIING: Bakgrunn: 1 HMS-kalender for 2013 over gjennomførte og planlagde aktivitetar er ikkje i tråd med dei tidspunkta som er lagt inn i årshjulet for HMS-arbeidet. AMU-møtane i 2013 er forskyve. Talet vert 3 og ikkje 4 møtar i IA-forum ble etablert i 2012 og det var 2 møtar i starten, i november og desember. Hittil i år har det berre vore eitt møte. Dette møtet var i mai i staden for april. Neste møte vil vere i november. 2 HMS-arbeidet følgjer eit årshjul der dei ulike aktivitetane er lagt inn. Hovudverneombod har i lag med administrasjonen gått gjennom årshjulet for 2013 og aktivitetane er justert i tråd med planlegginga i IA-forum. Frå 2014 vil møta bli lagt inn fast og i forkant av AMU møta. På same måte vil ein sjå til at møta vert lagt til dagar Bedriftshelsetenesta (BHT) er i Vestnes kommune. Særutskrift til: Medlemmar og varamedlemmar AMU Vedlegg: HMS-kalender for 2013 Side 11

12 Årshjul for HMS Side 12

13 HMS - KALENDER VESTNES KOMMUNE 2013 gjennomførte og planlagte aktiviteter Tema Når kommentar IA-forum Nov & des IA-forum etablert i 2012 Nettverkssamling for HVO i Møre og Romsdal Februar Opplæring og erfaringsutveksling Vernerunde (2014) 2. kvart år Driftsleiar og VO (vaktmeister) går runden. Kopi av tiltaksliste blir sendt HVO Februar/mars, seinast 1.april Arbeidsmiljøkonferansen Mars HVO deltok AMU møte Mai Leiar valt vekselvis mellom arbeidsgjevar og arbeidstakar for 1 år om gongen Avviksrapport BHT årsrapport Nærvær/fravær HVO-rapport IA-forum Mai Evaluering av mål- og handlingsplan HMS - kurs o.a. Evaluering Møteplassen AMU Påmelding til grunnkurs i HMS Mai Levere namn på nye verneombod utan grunnkurs til HVO Verneombodssamling juni Faglig påfyll AMU møte September NB! Leder innkaller til formøte 14 dager før AMU Nærvær/fråver rapp 1. term -13 HMS-kalender 2013 Mål- og handlingsplan 2013 Oppfølging vernerunde: Fullstendig tiltaksliste over løyste og uløyste oppgåver går til AMU September IA-forum September/oktober Verneombodsamling September/oktober Faglig påfyll VO samlast i 4 grupper med erfaringsutveksling og felles HMS-tema Felles HMS-samling for driftsleiarar og September/oktober Roller i HMS-arbeidet verneombod 2-dagars konferanse november Faglig tema Val av verneombud November VO blir valt for 2 år, tiltrer ved årsskifte. VO med kurs vert oppmoda om å stå lenger Avvik som ikkje kan lukkast og skaderapportar blir sendt AMU AMU møte November Driftsleiarane rapporterar avvik etter gjennomgang med VO Evaluering November el desember IA-forum Desember Evaluering mål- og handlingsplan 2013 Ny mål- og handlingsplan for 2014 NB! AMU-møter har ikkje fulgt årshjulet dette året Side 13

14 IA-forum Påmelding grunnkurs nye verneombod Val av verneombod Konstituering AMU Behandle avvik vernerunde Nærværsrapport Årsrapportar - HVO og bedriftshelseteneste Handlingsplan Avviksrapport Felles vernerunde for heile organisasjonen. Nærværsrapprt Oppfølging vernerunde Evt. gjennomgang Samlingar for verneomboda - erfaringsutveksling Samling verneombod - fagleg tema Arbeidsmiljøundersøking Heile org. 3. kvart år IA-forum IA-forum Nærværsrapport Info/drøfting komm. økonomi Avviksrapport Side 14

15 VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 2011/2053 Saksbehandlar: Karin Pedersen Dato: Sjukefråversrapport for 1. og 2. termin 2013 Utval Møtedato Utvalssak Arbeidsmiljøutvalet /2013 Innstilling Vedlagte rapport om sjukefråver for 1. og 2. termin vert teken til etterretning. Det vert elles lagt fram mål- og handlingsplan for IA-arbeidet for avtaleperioden og referat frå IA-forum der tema knytt til sjukefråver er drøfta. SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Vestnes kommune er ein IA-bedrift, noko som inneber at kommunen har forpliktingar m.o.t. oppfølging av personar som er sjukemelde, som har helseplagar eller på anna måte krev særleg tilrettelegging for å kunne stå i arbeid. Som IA-bedrift har vi underteikna ein mål- og handlingsplan, der eit av delmåla er å redusere sjukefråveret. AMU har vedteke at sjukefråversrapport skal framleggjast 3 gonger i året. På starten av året vert 3. termin i fjoråret lagt fram. På våren skal 1. termin leggjast fram og 2 termin i haustens møte. AMU-møte våren 2013 var den 15. mai og sjukefråver for 1. termin var ikkje ajourført til mai-møte. Derfor vert både 1. og 2. termin lagt fram no. Vurdering: Utviklinga av sjukefråveret i Vestnes kommune Sjukefråveret har vore vedvarande høgt i Vestnes kommune over mange år. Fråveret i 1. termin 2013 låg på 9,8 % mot 7,2 % i 3. termin For heile 2012 var fråveret på 8,6 %, mot 9,9 % i Vi ser at legemeldt fråver av lengre varigheit i stor grad trekker opp fråversprosenten. Det vil derfor vere avgjerande å kome inn tidleg for å følgje opp arbeidstakarar som fell ut av arbeidet grunna sjukdom. Side 15

16 Frå NAV sin IA-web for vår kommune, kan ein lese at 42 % av tapte dagsverk er knytt til muskel-/skjelettlidingar og 22 % til psykiske lidingar. Sjukefråver ser ut til å auke med aukande alder, men er relativt høgt også i yngre aldersgrupper. Størst del av sjukefråversdagane er knytt til fråver mellom 8 20 veker og veker. Kostnadane ved høgt sjukefråver Om ein reknar 1 500,- kroner pr. tapt dagsverk og sjukefråveret held seg på same nivået resten av året, så vert kostnadane anslått til ca. 16 mill: Talet på tapte dagsverk ca Kostnad pr. dagsverk ca kr ,- Berekna kostnad pr. år ca kr ,- (tal frå NAV arbeidslivssenter) Årsakane til høgt sjukefråver? Tung pleie med krevjande brukarar og til dels slitasje hos eldre arbeidstakarar, kan vere noko av forklaringa på det høge fråveret over tid. Likevel er ikkje dette biletet utfyllande, då mange arbeidstakarar i statistikken er yngre arbeidstakarar. Det vil vere viktig å sjå på korleis arbeidsgjevar gjennom eit systematisk oppfølgingsarbeid, kan få ned sjukefråveret. Årsakane til sjukefråver er samansette, men det er grunn til å tru at arbeidstakarar i Vestnes kommune utgjer ein gjennomsnitt av befolkninga og at reduksjon av sjukefråveret er eit realistisk mål. Vi har sett som mål å få redusert sjukefråveret med 10 %, til 7,9 % i 2013 (sjå mål- og handlingsplan). Oppfølgingsplikta som arbeidsgjevar Frå 2013 har Vestnes kommune satt i gang eit oppfølgingsregime som inneber faste månadlege møter der driftseiningane melder inn aktuelle deltakarar som er sjukemeldte eller har særskilde behov for tilrettelegging - Møteplassen. I desse møta deltek driftsleiar i lag med den sjukemeldte, legen, Bedriftshelsetenesta, NAV lokalkontor og NAV Arbeidslivssenter, samt personalkonsulent. På Møteplassen prøver ein å finne løysingar for at den tilsette skal kome attende i arbeid eller anna avklaring med omsyn til oppfølging. Ved nokre einingar er sjukefråveret høgt og har vore det over tid. Statistikken syner at einskildpersonar sitt langtidsfråver bidreg til høg fråversprosent. Det vil vere viktig at driftseiningane har merksemd på korttids- og langtidsfråver parallelt. Nokre driftseingar nyttar Møteplassen meir enn andre, noko som både kan ha samanhang med at erfaring og kjennskap til sine tilsette variarar. Uavhengig av røynsle og erfaring hos driftsleiar, kan Møteplassen fungere som ein arena for nye perspektiv og idear til korleis jobbe med sjukefråveret. Å arbeide med sjukefråveret eller arbeidsnærvær er å arbeide med kulturen i ein organisasjon og er ein kontinuerleg prosess. Vedlegg: 1 Oversikt sjukefråver for 1. og 2. termin 2013 Side 16

17 Oversikt over s'ukefråver i Vestnes kommune 1. o 2.termin termin 2013 fnb! NB! Fraver 3.termin 2012 i parantes Fråver barns sjukdom Eigenmeldt sjukefråver 1-24 dagar Forr.per. Denne per. Forr.per. Denne per. Legemelcit sjukefråver 1-9 dagar Forr.per. Denne per. Legemeldt sjukefråver dagar Forr.per. Denne per. Legemeldt sjukefråver over 40 dagar Forr.per. Denne per. Totalt sjukefråver 3.term 2012:7 2% Totalt Totalt sjukefråver sjukefråver 1. term 2. termin atiisrb. 2013: 8,1% Tekniske tenester 0,1 0,2 0,3 1,1 0,0 0,0 0,0 1,4 3,8 1,7 4,2 4,4 3,8 BUT 0,3 0,4 1,2 1,4 0,4 0,5 0,8 2,2 0,0 1,4 2,7 5,9 8,3 Heimetenestene 0,3 0,2 1,6 1,4 1,5 0,5 1,5 1,4 2,1 4,8 6,9 8,3 7,6 Sjukeh/Trygdeh/sent.kj 0,1 0,2 1,5 1,3 0,5 1,3 2,7 3,2 7,3 7,5 12,0 13,6 10,9 Hellandtunet 0,1 0,1 1,1 1,4 0,7 0,7 2,1 3,4 7,8 6,5 11,8 12,1 11,9 Bu- og habilitering 0,1 0,1 1,3 1,5 0,8 0,9 1,7 2,1 3,9 6,3 7,6 10,8 9,7 Legesenter/fysio 0,1 0,5 0,5 1,2 1,4 0,2 7,1 5,5 1,9 5,7 11,0 13,2 18,3 Kulturskulen 0 0,1 0 0,8 0,3 0,5 0 1,2 6,2 0 0,3 8,7 3,4 Helland skule/sfo 0,1 0,2 1 1,3 0,4 1,1 0,8 0,3 1 0,3 3,3 3,2 2,8 Tresfjord skule/sfo 0 0 0,1 0,3 1,8 0,2 1,1 1,2 1,9 2,8 5,0 4,4 4,6 Tomrefjord skule/sfo 0,3 0,6 1,2 1,4 0,4 0,6 2,5 0,9 1 0,8 5,4 4,4 1,9 Fiksdal Oppvekstsent 0 0,4 1 1,1 1 0,3 0 0,4 2,5 4,5 4,6 6,6 0,7 Helland barnehage 0,7 1,2 1,5 1,9 0,6 1,7 1,6 2,7 2,8 10,6 7,2 18,0 17,1 Tresfjord bamehage 0 0,6 1,2 0, , ,2 3,1 4,3 Gardstunet bamehage 0,1 0,3 0 1,1 2,2 2,1 2 1,7 2 2,8 4,2 7,9 11,3 Tomrefjord barnehage 0,2 0 1,9 2,1 0 1, ,7 2,1 10,6 7,5 Servicektr/bibl/frivill 0,3 0 1,3 0,9 0,2 1,8 0 6,6 17,9 13,7 19,6 23,0 11,7 Sentraladm. 0 0,1 0,4 1,5 0,5 0,3 3,9 2,6 1,5 3 6,2 7,4 4,2 NAV kommune 0,2 0,2 1,7 1,2 0 1,3 0 7,9 12,9 3,1 5,1 10,6 19,3 Side 17

18 VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 2011/2053 Saksbehandlar: Karin Pedersen Dato: Mål- og handlingsplan revidert mai 2013 Utval Møtedato Utvalssak Arbeidsmiljøutvalet /2013 Innstilling 1 Revidert mål- og handlingsplan for perioden , vert lagt fram for AMU til gjennomgang. 2 Referat frå IA-forum vert teken til vitande. SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Vestnes kommune og Arbeids- og velferdsetaten v/nav Arbeidslivssenter har ein gjeldande samarbeidsavtale om inkluderande arbeidsliv. Samarbeidsavtalen bygger på Intensjonsavtale om eit meir inkluderande arbeidsliv 1. mars desember IA-avtalen forpliktar partane om felles innsats for å førebyggje og redusere sjukefråveret og styrke inkluderinga. Verksemdene skal med bakgrunn i IA-avtalen sine 3 delmål, fastsette eigne mål for arbeidet som er tilpassa verksemda sine utfordringar. Med utgangspunkt i dei 3 delmåla, har ein i kommunen fastsett tiltak som skal settast i verk. Tiltaka er skissert i vedlagte mål- og handlingsplan. Side 18

19 Vurdering: Eit godt oppfølgingsarbeid og inkludering av arbeidstakarar med redusert funksjonsevne er avgjerande for å skape eit godt arbeidsmiljø og få ned sjukefråveret i kommunen. I Vestnes kommune har sjukefråveret vore relativt høgt over mange år. Det kan vere fleire grunnar til sjukefråver, som høg gjennomsnittalder, mange tilsette i pleie- og omsorg i kommunen, krevjande arbeidsoppgåver og at oppfølgingsarbeidet vert omfattande. Meir fokus på oppfølging av tilsette som står i fare for å bli sjukemeld eller har utfordringar, samt generelt betre struktur rundt oppfølgingsverksemda i kommunen, kan gjere at sjukefråveret vert redusert. Samarbeid med Bedriftshelseteneste, NAV, legane og dei ulike aktørane er avgjerande for at kommunen skal lykkast. Verneomboda har ein sentral rolle i dette arbeidet og tillitsvalde kan vere ein viktig støttespelar. Mål- og handlingsplanen skal vere eit reiskap for å følgje opp at skisserte tiltak vert følgt opp i høve tidsperspektiv og ansvarsfordeling. Vedlegg: Mål- og handlingsplan Referat frå IA-forum Særutskrift til: Medlemmar og varamedlemmar Side 19

20

21

22

23 Referat IA-forum Til stades: Greta Bjerke, Anna Balstad, Irene Skjegstad, Øystein Solbakken, Astrid Egset (HTV), Kirsti Skjegstad(HVO,) Synnøve Sæterøy, Karin Pedersen Frå NAV: Nils Reimer Eidhammer, Ingeborg Hiller Frå BHT: Anne Gundersen og Åsmund Nyhus 1 Evaluering av mål- og handlingsplan Gjennomgang av gjeldande mål- og handlingsplan som vert vidareført ut 2013 med nokre nye mål og presiseringar, jf. vedlagt mål- og handingsplan Andre innspel her delmål 1 og 2; Fleire prosjekt med mål om reduksjon av sjukefråver kan takast inn i mål- og handlingsplanen Manglande samsvar mellom IA-web og registrert sjukefråver i kommunen sjekke at org.nr. er riktig registrert Slitasje på tilsette når ein ikkje får inn fast tilsett Registrering av vikarbruk med mål om å sikre stabilirtet Omgjering praksisplass til IA-plass: skaffe oversikt og avklare med organisasjonane Oppfølging av lærlingar Delmål 3; Vere tydelegare på regelverk Tilrettelegge for eldre arbeidstakarar Samkøyre overgangen arbeidstakarar som går av og dei som kjem inn Innspel om møteplassen (sjå pkt 3) 2 HMS i Vestnes kommune HMS-planboka til Vestnes kommune er frå 2011 (ligg på fellesområdet O:HMS) HMS-planboka er ikkje oppdatert med omsyn til m.a. organisasjonskartet Deler av planen er i altfor liten grad forankra i driftseiningane og det er usikkerheit om korleis verktøyet skal nyttast Det bør vere eit enkelt verktøy og det er behov for opplæring og gjennomgang for driftsleiarane Faste møte mellom tillitsvald, verneombod og driftsleiar på einingane informasjon & medverknad er ikkje på alle einingar Kurs med BHT: o 3 dagars kurs for nye verneombod og driftsleiarar juni (avklare med Rune om event andre som kan delta) o Dagskurs til hausten om systematikk i HMS-arbeidet HVO og personal har sett på malen for kalender (s. 8 i planen) og kjem med forslag til rekkefølgje på dei faste aktivitetane Side 23

24 3 Evaluering av Møteplassen Møteplassen gir systematikk i oppfølgingsarbeidet og er m.a. viktig i høve; o Refusjon o Leiarstøtte o erfaringsdeling Behov for justeringar må takast undervegs ein større evaluering må gjerast etter kvart nokre innspel; o Dialogmøte 1 driftsleiar kallar inn o Dialogmøte 2 NAV kallar inn o Personar som har vore lenge ute Karin kallar inn (må drøftes i høve grad av tilknytning i eininga) Det bør skrivast oppfølgingsplan og ikkje referat kun oppsummert kva ein vart einig om Oppfølgingsplan kan skrivast i møtet ta utskrift av planen før møte eller gå inn på planen via nettet driftsleiar sitt ansvar Driftsleiarar bør få tilgang til Altinn Vere tydelegare på arbeidstakar sin møte- og medverknadsplikt og at manglande oppmøte kan få konsekvensar for sjukepengar Møta må planleggast i god tid, m.a. av omsyn til å ha med lege Behov for felles innkallingsskriv/mal. Anna Balstad har laga eit utkast som ho justerer og sender forslag til einingane. Informasjon om MØTEPLASSEN (eige skriv) vert lagt ved brevet Skal møteplassen informerast om historikken til den tilsette i forkant, varigheit av sjukemelding, kva er gjort av utprøving, faktiske hendelser m.v. Det er ulike synspunkt på dette. Kva skal gjerast og kven som gjer kva i møtet følger av rutiner, t.d; o Personalkonsulent informerer o Driftsleiar leiar samtalen o Arbeidstakar informerer om sin situasjon o BHT, NAV og lege bistår o Oppfølgingsplan vert laga Informere driftsleiarane om rutine for Møteplassen i driftsleiarmøte (Karin) 4 Arbeidsmiljøutvalget (AMU) Presentasjon av saksliste til AMU (sjå heimesida) Viktig at det vert halde formøte for at møta skal bli betre BHT skal vere innkalla til desse møta Forslag at det vert informert frå AMU i driftsleiar og at t.d. hovedverneombodet kan møte Til AMU-møte i september: o Sjukefråversrapport for 1. termin 2013 o HMS-kalender vert lagt fram o Mål- og handlingsplan for 2013 Vestnes, Karin Pedersen Side 24