1 I NNLEDNING K ATALOGISERING...

Transkript

1 1 INNLEDNING KATALOGISERING KATALOGMODULENS FUNKSJONER Verktøylinjer Ikoner for snarveier OPPRETTELSE / REDIGERING AV EN POST OPPRETT POST Opprette post ved bruk av maskepost Ny post fra bunnen Ny post kopi av eksisterende LAGRE POST HENT POST REDIGER POST Lagre post på server Lagre post på PC Redigeringsmuligheter Åpne skjema Flett med maskepost Hjelp til felt Lokaliser post Postens meldinger Bytt format på posten Skriv inn Unicode-verdier Rediger HOL-poster Sett inn tomt felt / Nytt felt Sett inn nytt delfelt Bytt alfabet Søking Klipp ut Kopier Lim inn Slett Søk / Erstatt Kontroller felt Kontroller post Sorter felter Konverter post Generer ny post Vis postens katalogisatorer Tekstmodus ARBEIDE MED FULL SKJERM FORMATER MASKEPOSTER Lag lokal maskepost VALIDERING OVERFØR EN POST TIL ANDRE KLIENTER OG MODULER OVERFØR TIL EKSEMPLAR MENYEN KATALOGISERING IMPORT AV ÉN ELLER FLERE POSTER LOKALISER...26 November 2005 Katalogisering Side 1 av 34

2 7.1.1 Lokaliser én post Lokaliser flere poster SØKING Import av fremsøkte poster MELDINGER ALEPH-SPESIFIKKE FELTER ANALYSEPOSTER MONOGRAFI MONOGRAFI ARTIKKEL I TIDSSKRIFT HOL-POSTER ARBEID MED OVERSIKT FLYTTE ADMINISTRATIVE DATA SYSTEMADMINISTRATOR MASKEPOSTER MELDINGER November 2005 Katalogisering Side 2 av 34

3 1 Innledning ALEPH er oppdelt i et antall fysiske baser, som inneholder forskjellige typer data og poster. Databasene er navngitt etter konvensjonen 3 bokstaver + 2 sifre, hvor sifrene uttrykker typen poster i databasen. (Basene kalles av og til biblioteker.) XXX01 XXX09 XXX10 XXX19 XXX20 XXX29 XXX50 XXX59 XXX60 XXX69 BIB Bibliografiske poster AUT Autoritetsposter: navneformer, tesaurus ILL Bibliografiske fjernlånsdata ADM Administrative data (lånere, eksemplarer, fjernlånsbestillinger, ordre, långivende bibliotek, leverandører etc.) HOL Lokale poster (lokale felter) Ved opprettelse av eksemplarer eller andre administrative objekter (ordre m.m.) opprettes en administrativ post, som brukes internt i ALEPH til å lenke administrative data til en bibliografisk post. De administrative postene skal sjeldent oppdateres i katalogmodulen. I tillegg til de lokale feltene inneholder en HOL-post også et felt som lenker opplysningene til den bibliografiske posten. Data som gjelder én og samme post kan være spredt over 5 baser (biblioteker). For sluttbrukeren fremtrer dataene som én post, mens de for katalogisatoren er inntil 5 forskjellige poster, som skal behandles i hver sin database. Katalogiseringsklienten har som de andre klienter en søkemodul. Man skifter mellom modulene ved hjelp av funksjonstaster: F2 Katalogisering F8 Eksemplar F9 Søk Denne beskrivelsen gjelder katalogmodulen. 2 Katalogisering I katalogiseringsklienten kan du både opprette, redigere, slå sammen, validere og slette bibliografiske poster, lokale poster (HOL-poster) samt autoritetsposter (katalogmodulen) samt eksemplarer (eksemplarmodulen). Du kan importere bibliografiske poster via z39.50 eller fra fil. En bibliografisk post består av følgende data: MARC-data: felter og delfelter i henhold til NORMARC. Felter og delfelter brukes til å beskrive materialet. Tillatte felter og delfelter er definert på serveren. I tillegg til NORMARC-feltene finnes en rekke ALEPH-spesifikke felter (se avsnitt 9) November 2005 Katalogisering Side 3 av 34

4 Systemnummeret er postens unike identifikasjon i ALEPH og er et løpenummer som tildeles automatisk ved opprettelse av posten på serveren. Systemnummeret kan ikke endres. FMT, som er postens format. Se avsnitt 3.6 CATALOGER = katalogisator, d.v.s. den brukeren som har opprettet og lagret posten. Dataene lagres i et CAT-felt. Oppsettet til katalogiseringen som gjelder for generelle filer, skjer i tabeller på serveren, f.eks. validering, autoritetsoppslag, tillatte felter, hjelp og eventuelt globale maskeposter. Når tabeller som gjelder feltinformasjon og globale maskeposter har blitt oppdatert, blir de pakket slik at de kan overføres til PC-ene. Overføringen vil gå automatisk neste gang katalogisatoren logger seg på ALEPH. I tillegg til tabeller på serveren finnes et lokalt oppsett, primært lokale maskeposter som kan opprettes i katalogmodulen. Du kan katalogisere offline og lagre postene lokalt på PC-en. Dette gjør du ved å velge Katalogisering / Offline katalogisering i menylinjen. Ved offline katalogisering brukes funksjoner som feltinformasjon, hjelp og lokale maskeposter som er lagret på PC-en. Offline-katalogiserte poster sendes til oppdatering på serveren når forbindelsen er opprettet. I den forbindelse kan du foreta autoritetsoppslag på f.eks. forfatter. Validering og autoritetsoppslag (hvis det er satt opp) utføres ved lagring av posten på serveren. Når en post er lagret på serveren, d.v.s. har fått tildelt et systemnummer, kan du overføre posten til innkjøps- eller tidsskriftsstyring via menylinjen: Katalogisering / Send til innkjøp (Ctrl+k) eller Send til tidsskrift (Ctrl+i). Eksisterende poster kan hentes til redigering ved: direkte søk på systemnummer i katalogiseringsklientens verktøylinje å overføre fra søk i katalogiseringsklienten å overføre fra én av de andre klientene via oversikten November 2005 Katalogisering Side 4 av 34

5 2.1 Katalogmodulens funksjoner Katalogmodulen har følgende utseende: Verktøylinjer Dokumentlinje Postrute Navigasjonsrute Oversiktsrute Informationsrute Hovedfunksjoner i katalogiseringsklienten: - eller trykk F2: Katalogisering - eller trykk F8: Eksemplarregistrering - eller trykk F9: Søk November 2005 Katalogisering Side 5 av 34

6 2.1.1 Verktøylinjer Verktøylinjen brukes til direkte gjenfinning av en bibliografisk post eller et eksemplar via søk på: Systemnummer på bibliografisk post (bytter automatisk til katalogisering) Eksemplarstrekkode (bytter automatisk til eksemplarregistrering) Skriv inn systemnummer eller strekkode og trykk <enter>. Den fremsøkte tittelen står i dokumentlinjen Ikoner for snarveier På høyre side av verktøylinjen finnes en rekke ikoner for snarveier: Åpne maskepost eller Ctrl+A Vis oversikt, d.v.s. vis posten med tilhørende administrativ post, eksemplarer, ordre m.m. Del skjermen slik at det er plass til to poster eller oversikter Bytt mellom maksimert og minimert visning av postruten Send den aktuelle posten til server eller Ctrl+L. Posten lagres samtidig på PC-en Valider (kontroller) posten eller Ctrl+U Aktiver tastatur til skriving av tegn som ikke finnes på ditt tastatur (Unicode) Vis i katalogiseringsklientens søkemodul Overfør til innkjøp (åpner eventuelt klienten samtidig) Lukker aktuell post Lukker alle poster og tømmer eventuelle poster i navigasjonsruten Nullstiller eksemplarregistreringen November 2005 Katalogisering Side 6 av 34

7 3 Opprettelse / redigering av en post Man bruker de samme redigeringsmekanismer ved opprettelse av en ny post som ved redigering av en eksisterende. 3.1 Opprett post Poster kan opprettes ved hjelp av en maskepost eller fra bunnen, d.v.s. katalogisator setter selv inn felter og delfelter. Uansett hvor du befinner deg i katalogiseringsklienten, kan du aktivere de punktene i menyen Katalogisering som gjelder opprettelse av post. Med ALEPH leveres et sett maskeposter, som du kan bygge videre på. Se avsnitt Opprette post ved bruk av maskepost Aktiver menypunktet Katalogisering / Åpne maskepost eller trykk Ctrl+A. Alternativt kan du klikke på funksjonsknappen i øverste høyre hjørne: Dette åpner en dialog med maskeposter, hvor listen over tilgjengelige maskeposter er vist i venstre del, og den markerte maskeposten er vist i høyre del. Velg en passende maskepost og trykk Åpne. Dette åpner en kopi av maskeposten klar til å skrive i. Se eventuelt avsnitt 3.7 om vedlikehold av maskeposter. November 2005 Katalogisering Side 7 av 34

8 3.1.2 Ny post fra bunnen Man kan opprette en post fra bunnen, hvor katalogisator selv setter inn felter og delfelter. Det kan eventuelt være satt opp standardfelter som skal fylles ut når man legger inn en post fra bunnen, f.eks. 004, 008 og 009. Aktiver menypunktet Katalogisering / Ny post. Velg format og fyll ut de oppsatte standardfeltene. Rediger posten med bruk av de funksjonene ALEPH stiller til rådighet. Se avsnitt Ny post kopi av eksisterende Du kan hente en eksisterende post og bruke den som grunnlag. Ta en kopi av posten ved å aktivere menypunktet Katalogisering / Kopier til ny post eller Ctrl+N. Rett den kopierte posten og send den til serveren (se avsnittet nedenfor). ALEPH kan være satt opp slik at to poster med samme ISBN eller ISSN ikke er tillatt. 3.2 Lagre post Når en post er opprettet (eller endret), skal den lagres på serveren. Dette gjør man ved å aktivere menypunktet Katalogisering / Send til server eller Ctrl+L. Du kan også klikke på ikonet i øverste høyre del: Når en post sendes til server, gjennomføres validering og en rekke såkalte fixer. Dette er små konverteringsprogrammer som kjøres. Det kan være innsetting av et UID-felt, som er postens unike ID. Validering og fixer gjennomføres hver gang en post lagres på serveren. Samtidig med at posten lagres på serveren, lagres den også lokalt på PC-en. 3.3 Hent post Hvis du skal redigere en eksisterende post, må den hentes inn i katalogmodulen. Kjenner du postens systemnummer, kan du søke den frem via verktøylinjen. Du kan også søke frem posten via søkemodulen og overføre den til katalogisering. Hvis du befinner deg i utlåns- eller innkjøpsklienten, kan du overføre posten fra disse klientenes oversiktsrute. Egentlig hentes det en kopi av posten over på PC-en, hvor den lagres med et filnavn som starter med NEW. Samtidig låses posten på serveren, så ikke flere kan rette i posten samtidig. Posten er låst i et fastsatt tidsrom (standard er 1 time). Hvis du ikke har returnert posten til serveren innen 1 time, vil posten på serveren bli låst opp igjen. Hvis du senere retter den kopien du har på PC-en og sender til server, vil det ikke være mulig hvis posten er blitt endret eller låst av en annen person i mellomtiden. Da må du hente posten fra serveren igjen og gjennomføre endringen på nytt. November 2005 Katalogisering Side 8 av 34

9 De aktuelle postene vises i navigasjonsruten med base og systemnummer. Navnet i parentes er det lokale filnavnet. Den øverste posten er en ny post som ikke er lagret på serveren; den har ikke angitt base og systemnummer. En asterisk ( * ) foran en post indikerer at det er endringer i posten som ikke er lagret, hverken lokalt eller på serveren. 3.4 Rediger post En ny post som er klar til å fylles ut og redigeres, ligger som en fil lokalt på PC-en med filnavnet NEWxxx.mrc, hvor xxx er et fortløpende nummer. Dette fremgår av dokumentlinjen øverst. Dokumentlinjen beskriver ved opprettelse av ny post: Database XXX01: Den databasen hvor posten lagres Format (se avsnitt 3.66) Lokal post (erstattes av postens systemnummer, nå den er lagret på serveren) Filnavn på PC-en Fyll ut relevante felter ved å skrive på linjen til høyre for et delfelt. Det settes automatisk inn en ny linje der hvor det er behov for det. Du kan bruke kjente Windowsfunksjoner som klipp-og-lim. Du kan redigere posten, f.eks. sette inn nye felter eller delfelter, ved hjelp punkter i menyen Rediger, som er beskrevet nedenfor Lagre post på server Når posten er ferdigutfylt, skal den sendes til serveren. Hvis det er felter eller delfelter i maskeposten som ikke er utfylt, er det ikke nødvendig å slette dem. De slettes automatisk når posten sendes til serveren. Send til server aktiveres fra menypunktet Katalogisering / Send til server eller ved hjelp av snarveien Ctrl+L. Alternativt kan du klikke på funksjonsknappen i øverste høyre hjørne. Funksjonen Send-til-server setter automatisk i gang en validering samt sortering av feltene i henhold til den fastlagte rekkefølgen. Eventuelle tilbakemeldinger fra valideringen vil komme frem i en egen dialog. Se eventuelt avsnitt 4 vedr. validering. Valideringsmeldingene vil også fremgå av fanekort 1 i informasjonsruten. Rett opp i henhold til valideringen og send posten til server igjen. Noen valideringsmeldinger kan man velge å hoppe over, og lagre posten likevel. Når valideringen er OK og posten November 2005 Katalogisering Side 9 av 34

10 godtatt, kvitteres med et systemnummer. Identifikasjon av den nye posten fremgår da av dokumentlinjen (format, systemnummer, tittel) Lagre post på PC Man kan ha behov for å lagre en post lokalt på PC-en, før den sendes til serveren. Aktiver Katalogisering / Lagre som og gi posten et eget filnavn. Hvis posten ikke endrer filnavn, risikerer du at den blir slettet automatisk etter 7 dager. November 2005 Katalogisering Side 10 av 34

11 3.4.3 Redigeringsmuligheter De redigeringsmulighetene du har til rådighet vises i menyen Rediger: * * * Menypunkter som er ren Windowsfunksjonalitet er ikke beskrevet. Søking * * * November 2005 Katalogisering Side 11 av 34

12 3.4.4 Åpne skjema Til visse felter er knyttet et skjema for å lette innskrivingen av data. Skjemaet inneholder en ledetekst til hvert delfelt. I motsetning til vanlig registrering, hvor hvert delfelt har sin linje med (nesten) ubegrenset antall tegn, kan man kun registrere det antall tegn som det enkelte feltet i skjemaet tillater. Stå i det feltet som det er knyttet et skjema til, og aktiver enten ved hjelp av menypunktet Rediger / Åpne skjema eller Ctrl+F. Samtidig med at skjemaet åpnes, skifter informasjonsruten til fanekort 2, og du får vist hjelpen til feltet. Når du har fylt ut relevante felter trykkes OK, og da kommer du tilbake til vanlig registreringsmåte. Alle delfelter som finnes i skjemaet, vises nå i posten også tomme delfelter. Man kan sette opp ALEPH slik at man bare kan registrere ved hjelp av skjemaer. Som standard gjelder dette postens hode (LDR-feltet) Flett med maskepost En post kan flettes med en maskepost. Da tilføyes de feltene fra maskeposten som ikke finnes i posten fra før, slik at de kan fylles ut. Inneholder maskeposten færre felter end allerede brukt i posten, slettes de ikke. Du kan f.eks. opprette en maskepost som består av ett felt (det kunne være en lokal note), som du kan flette med en post etter behov. Se eventuelt avsnitt 3.7 vedrørende vedlikehold av maskeposter. Aktiver menypunktet Rediger / Flett med maskepost eller trykk Ctrl+E Hjelp til felt Underveis i katalogiseringen kan du aktivere hjelp til det aktuelle feltet ved hjelp av menypunktet Rediger / Hjelp til felt. Hjelpeteksten vises på fanekort 2 i nederste rute. Hvis du har fanekort 2 fremme i nederste rute, vil du kunne se at innholdet skifter og relateres til det feltet du aktivt arbeider i. November 2005 Katalogisering Side 12 av 34

13 3.4.7 Lokaliser post Du kan lokalisere en post i en annen base underveis i en katalogisering. Funksjonen er beskrevet i forbindelse med import, se avsnitt Postens meldinger Du kan registrere en melding (trigger), som gjelder den aktive posten (BIBsystemnummeret). En melding er aktiv fra en gitt dato og vises ved aktivering av punktet Meldinger i Navigasjonslinjen. Behandling av meldinger er beskrevet i avsnitt Bytt format på posten En post må ha et format knyttet til seg, fordi det brukes ved validering. Format er en del av maskepostene. Hvis det er knyttet feil format til posten, kan det endres ved hjelp av dette menypunktet. Se avsnitt 3.6 for beskrivelse av format Skriv inn Unicode-verdier Kjenner du Unicode-verdien på det tegnet som skal skrives inn, kan du aktivere menypunktet Skriv inn Unicode-verdier eller trykke F11. Plasser markøren der hvor tegnet (tegnene) skal settes inn, skriv inn Unicode-verdien. Da skrives korrekt tegn inn i feltet. Du går ut av Unicode-modus ved trykk på F11. Se evt. for korrekte koder. November 2005 Katalogisering Side 13 av 34

14 Alternativt kan du aktivere et tastatur fra menypunktet Katalogisering / Aktiver tastatur. Klikk på de tegnene som skal settes inn der hvor markøren befinner seg. Tastaturet gir begrenset tilgang til Unicode-tegn Rediger HOL-poster Dette menypunktet skifter fokus til nederste rute, fanekort 4. Du kan opprette en HOLpost, hvis det ikke er tilknyttet en slik post fra før. Se avsnitt 11 om HOL-poster Sett inn tomt felt / Nytt felt Skal det tilføyes et nytt felt til posten, kan du få en oversikt over tillatte felter ved å aktivere menypunktet Rediger / Nytt felt - alternativt trykke på F5-tasten. Dette gir en liste over tillatte felter. Marker et felt og trykk OK eller dobbeltklikk. Dette setter feltet inn under det feltet som markøren er plassert på. Kjenner du feltkoden, kan du sette inn et nytt tomt felt ved hjelp av menypunktet Sett inn tomt felt eller trykke F6. Dette åpner en linje under det feltet markøren står i: Fyll inn feltkode som de første tre tegnene, deretter to indikatorer og til slutt delfeltkoden. Systemet kommer opp med navnet på feltkoden, når den er registrert korrekt. November 2005 Katalogisering Side 14 av 34

15 Sett inn nytt delfelt Aktivering av menypunktet Nytt delfelt setter inn et nytt delfelt a under det delfeltet markøren er plassert på. Markøren er nå plassert på den nye delfeltbetegnelsen, og du kan dermed umiddelbart overskrive den med en annen verdi enn a Bytt alfabet Dette menypunktet gjør det mulig å skifte skriveretning fra venstre mot høyre Søking Mens du katalogiserer kan du gjøre oppslag i egen eller ekstern database fra det feltet markøren er plassert i, for å hente korrekt navneform eller term inn i posten. ALEPH leveres med et standardoppsett. Søking åpner en undermeny. Oppslag i aktiv base F3 Oppslag i annen base Ctrl+F3 Oppslag i egen ordindeks F4 Oppslag i annen ordindeks / Ctrl+F4 Vis mulige verdier for delfelter / Ctrl+F8 Kontroller URL Foretar oppslag i fraseindeksen til den aktive basen, og starter med det som er skrevet inn i det aktuelle feltet. Foretar oppslag i fraseindeksen og starter med det som er skrevet inn i det aktuelle feltet. Velg først hvilken base oppslaget skal foretas i (f.eks. autoritetsbase). Ikke en del av standardoppsettet. Foretar oppslag i ordindeksen i den aktive basen og starter med det som er skrevet inn i det aktuelle feltet. Ikke en del av standardoppsettet. Foretar oppslag i ordindeksen og starter med det som er skrevet inn i det aktuelle feltet. Velg først hvilken base oppslaget skal foretas i (f.eks. autoritetsbase). Ikke en del av standardoppsettet. Foretar oppslag i en indeks som inneholder en liste over de verdiene eller ordene du kan skrive inn i feltet. Ikke en del av standardoppsettet. Du kan kontrollere om en URL i en post er aktiv. Plasser markøren i et felt som inneholder en URL og aktiver menypunktet. Dette åpner en ALEPH-nettleser med resultatet. Det finnes også en tjeneste for generell kontroll av URL-er. November 2005 Katalogisering Side 15 av 34

16 Klipp ut Klipp ut-funksjonen fjerner det som er markert og lagrer det på en utklippstavle (clipboard). Du kan klippe eller kopiere fra én av følgende muligheter av gangen: Ctrl+X: Klipper den markerte teksten og lagrer den på utklippstavlen. Ctrl+X kan brukes i mange Windows-programmer Klipp ut delfelt: Klipper det aktuelle delfeltet, men ikke selve feltet. Du kan markere flere delfelter som følger etter hverandre, som klippes ut på én gang. Teksten som er klippet ut lagres på utklippstavlen. Hvis du klipper feltets eneste delfelt / alle delfelter, står feltet igjen med et tomt delfelt a. Klipp ut felt: Klipper det markerte feltet. Du kan markere flere felter som følger etter hverandre, som klippes ut på én gang. Teksten som er klippet ut lagres på utklippstavlen. Du kan angre gjentatte ganger med Ctrl+Z Kopier Kopier-funksjonen kopierer det som er markert og lagrer det på en utklippstavle. Du kan klippe eller kopiere fra én av følgende muligheter av gangen: Ctrl+C: Kopierer den markerte teksten og lagrer den på utklippstavlen. Ctrl+C kan brukes i mange Windows-programmer. Kopier delfelt eller Ctrl+S: Kopierer det delfeltet markøren står i. Du kan markere og kopiere flere delfelter som følger etter hverandre på én gang. Teksten som er kopiert lagres på utklippstavlen. Kopier felt eller Ctrl+T: Kopierer det feltet markøren står i, inkludert alle delfelter. Du kan markere og kopiere flere felter som følger etter hverandre på én gang. Teksten som er kopiert lagres på utklippstavlen. Kopier post eller Ctrl+D: Kopierer hele posten til utklippstavlen. Du kan angre gjentatte ganger med Ctrl+Z Lim inn Lim inn-funksjonen setter inn den teksten som er klippet ut eller kopiert fra utklippstavlen. Lim inn eller Ctrl+V: Setter inn teksten til høyre for markøren Lim inn delfelt eller Alt+S Lim inn felt eller Alt+T Lim inn post eller Alt+D Du kan angre gjentatte ganger med Ctrl+Z. November 2005 Katalogisering Side 16 av 34

17 Slett I tillegg til å klippe ut ord, delfelter og felter kan du også bruke slett-funksjonen: Slett delfelt eller Ctrl+F7 Slett felt eller Ctrl+F5 Slett posten i basen på serveren eller Ctrl+R Du kan angre gjentatte ganger med Ctrl+Z Søk / Erstatt Funksjonene gjør det mulig å søke på ordene som er registrert i en post. Menypunktet Søk åpner en søkedialog (Windows), hvor du skriver inn ditt søkekriterium og trykker OK. Det som blir søkt frem utheves. Erstatt gjør det mulig å søke frem en tekst og erstatte den med annet innhold Kontroller felt Underveis i en katalogisering kan du gjennomføre validering av ett enkelt felt. Tilbakemeldingen vises på fanekort 1 i nederste rute. Validering av felter gjennomføres også alltid når posten lagres på serveren. Funksjonen kan også aktiveres ved Ctrl+W Kontroller post På samme måte kan du validere hele posten under en katalogisering. Validering av posten blir også alltid gjort når posten lagres på serveren. Funksjonen kan også aktiveres ved Ctrl+U Sorter felter Ved aktivering av dette menypunktet sorteres feltene i posten. Eventuelle tomme felter og delfelter slettes. Det endres ikke på rekkefølgen av delfelter. Sortering og sletting av tomme felter gjennomføres uansett når posten lagres på serveren. Funksjonen kan også aktiveres med Ctrl+M. November 2005 Katalogisering Side 17 av 34

18 Konverter post Poster kan konverteres underveis etter de oppsatte konverteringstabellene. Aktiver menypunktet, og du får opp en dialog med mulige konverteringer. Velg og trykk OK. Posten konverteres med det samme. ALEPH leveres med standardoppsett som bl.a. inneholder konvertering fra BIBSYS til NORMARC Generer ny post Du kan opprette en ny post med utgangspunkt i en eksisterende, f.eks. en analytt til et verk som allerede er registrert. Hent den posten som det skal genereres en ny post ut fra. Aktiver menypunktet og velg et passende program. ALEPH leveres ikke med noe standardoppsett til generering av poster Vis postens katalogisatorer Hver gang en post lagres på serveren, lagres også informasjon om den katalogisatoren (dvs. bruker i ALEPH) som gjennomførte lagringen. Med aktivering av funksjonen Vis postens katalogisatorer vises en liste med katalogisator, katalogiseringsnivå, tidspunkt og klokkeslett Tekstmodus Brukes til registrering av f.eks. kommandoer i tekstmodus. November 2005 Katalogisering Side 18 av 34

19 3.5 Arbeide med full skjerm Du kan endre på innstillingen slik at den posten du arbeider med fyller mer av skjermen eller hele skjermen. En post kan dermed fremstå i tre visninger. For hver gang du aktiverer Vis > Maksimer endres utseendet på skjermen. Maksimeringen gjelder så lenge du arbeider med den aktuelle posten. Når neste post hentes inn vises den på vanlig måte. I tillegg til den vanlige måten å vise på skjermen finnes "full postrute" November 2005 Katalogisering Side 19 av 34

20 Og "full skjerm : Du kan også bytte ved å bruke funksjonsknappen øverst til høyre eller. (knappen endrer utseende underveis). 3.6 Formater Formater er rettet mot forskjellige publikasjonstyper og bestemmer valideringsregler, registreringsskjemaer samt hjelp. Format er ALEPH-spesifikt og har ingen kobling til MARC-felter. Format er beskrevet ved en kode, f.eks. BK for bøker eller SE for tidsskrifter. Med ALEPH leveres et sett standardformater. En post må ha et format knyttet til seg, og formatet bør derfor være innebygd i maskepostene. Formatet fremgår av postens dokumentlinje, og ved visning av en post i MARC-format i søkemodulen eller på webben. November 2005 Katalogisering Side 20 av 34

21 3.7 Maskeposter Maskeposter er en hjelp ved katalogisering av en ny post. En maskepost foreslår felter og delfelter, som eventuelt kan være utfylt på forhånd. Du kan også flette en eksisterende post med maskepost, og dermed få hjelp av denne. Maskeposter aktiveres fra menylinjen Katalogisering / Åpne maskepost eller ved Ctrl+A, som åpner denne dialogen: Maskeposter kan være felles eller lagret lokalt. Felles maskeposter er lagret på serveren. Lokale maskeposer er lagret på PC-en, og de kan enten være standardmaskeposter som leveres med ALEPH, eller lokalt opprettet. Det fremgår av parentesen etter maskepostens navn, hvor den er lagret Lag lokal maskepost Det enkleste er å opprette en lokal maskepost med utgangspunkt i en eksisterende. Hent maskeposten som skal være grunnlaget inn i katalogmodulen. Sett inn de ønskede felt og delfelt og eventuelt standardinnhold. Skift eventuelt postens format (formatet brukes primært ved validering). Du kan opprette en maskepost som består av ett felt med tanke på å kunne flette med en post etter behov, f.eks. en lokal note: Tar du utgangspunkt i en eksisterende (maske)post som inneholder et LDR-felt, vil dette overføres til den nye maskeposten, da dette feltet ikke kan slettes. Det har ingen betydning hvis det flettes med en post som allerede inneholder et LDR-felt. I så fall bevares det opprinnelige LDR-feltet. November 2005 Katalogisering Side 21 av 34

22 Lagre maskeposten under menypunktet Katalogisering / Lagre som maskepost. Gi maskeposten et navn på inntil 8 tegn unngå æ ø å. Du blir advart hvis du bruker et navn som allerede er brukt. På samme måte redigeres en eksisterende maskepost. Når du skal lagre maskeposten, skal du gi den samme navn og svare Ja til å overskrive den gamle. Lokale maskeposter er lagret på PC-en under ALEPH-katalogen på C-stasjonen. De ligger i katalogen AL500\CATALOG\TEMPLATE. Skal du slette maskeposter, skal det foregå via Windows Utforsker. 4 Validering Validering av et felt eller av hele posten kan gjennomføres underveis i en katalogisering. Uansett gjennomføres validering automatisk ved lagring og oppdatering av posten på serveren. Validering kan settes opp til å kontrollere følgende: tillatte felter og delfelter obligatoriske felter og delfelter repeterbare felter og delfelter avhengige felter numerisk kontroll på f.eks. ISBN og ISSN nye innførsler i fraseindekser dublering i indekser, f.eks. ID-nr. i 001 eller ISBN 020 Hvis det er problemer i posten når det gjelder validering, vil det komme opp en dialog med tilbakemelding. Valideringsmeldinger som er røde og merket med!, må rettes før posten kan lagres. Ved 'grønne meldinger', som er merket med?, kan du overstyre tilbakemeldingen og lagre posten likevel. Lukk dialogen og rett feilene. Valideringsmeldingene vises også på fanekort 1 i nederste rute. Hvis du her klikker på én av linjene, vil det gjeldende feltet bli markert rødt eller grønt. November 2005 Katalogisering Side 22 av 34

23 En valideringsmelding om dobbeltinnførsel i indeksfilen betyr, at det allerede finnes en post med samme ISBN- eller ISSN-nummer. Du kan kalle frem den eksisterende posten ved klikk på Vis relatert. Validering under katalogisering av et felt kan gjennomføres med hurtigtasten Ctrl+W. Validering under katalogisering av posten kan gjennomføres med hurtigtasten Ctrl+U eller ved klikk på ikonet i øverste høyre hjørne: 5 Overfør en post til andre klienter og moduler En katalogisert post kan overføres fra katalogmodulen til eksemplarregistrering eller til innkjøps- eller tidsskriftsmodulen. Posten må være lagret på serveren, dvs. den må ha et systemnummer. 5.1 Overfør til eksemplar Den katalogiserte posten skal være aktiv i modulen. I oversiktsruten nederst til venstre ses en oversikt over postens relasjoner til andre poster (ADM + HOL). Når en post nettopp er opprettet, finnes det ingen relasjoner. Bytt til oversiktsruten ved hjelp av Ctrl+4. Marker Eksemplar (trykk bokstaven e) og aktiver menypunktet Oversikt / Hent/Opprett post. Dette oppretter en administrativ post og skifter til eksemplarregistrering. Man kan også dobbeltklikke på ordet Eksemplar. November 2005 Katalogisering Side 23 av 34

24 6 Menyen Katalogisering Menypunktet Katalogisering brukes primært til håndtering av poster. Menyen inneholder følgende funksjoner: Åpne maskepost eller Ctrl+A. Se avsnitt for opprettelse av en post ved hjelp av maskepost og avsnitt 3.7 for vedlikehold av maskeposter. Ny post: Denne funksjonen aktiveres hvis du vil opprette en post fra bunnen av uten å bruke maskepost. Rediger lokal post: alle poster som enten opprettes eller hentes inn i katalogmodulen lagres som en lokal post. En lokal post har et filnavn som starter med NEW. I oppsettet på klienten er det fastlagt et antall dager for hvor lenge filer som starter med NEW skal lagres på PC-en; som standard er det 7 dager. Aktiver punktet hvis du vil hente en post du har brukt innenfor de siste 7 dagene eller lagret under eget filnavn. Kopier til ny post eller Ctrl+N: Denne funksjonen brukes til å ta en fullstendig kopi av en post, som utgangspunkt for en ny post. Funksjonen er spesielt anvendelig ved import av poster via Z Vis i Søk: Bytter til katalogklientens søkemodul og viser posten i standardformat. Funksjonen er mulig hvis posten er lagret på serveren, og det innholdet som er lagret blir da vist. Det vil komme opp en melding hvis du har foretatt endringer som ikke er lagret. Velger du allikevel å se posten, vil ikkelagrede endringer ikke vises. Vis i Websøk eller Ctrl+O: Viser posten slik den vil bli vist på web i standardformat på fanekort 3 i nederste rute. Send til innkjøp eller Ctrl+Shift+B: Bytter til innkjøpsmodulen og tar med seg posten. Send til tidsskrift eller Ctrl+I: Bytter til tidsskriftsmodulen og tar med seg posten. Lagre / Lagre alle: Lagrer de postene som finnes i navigasjonsruten lokalt på PC-en. Lagre som: Lagrer en post lokalt på PC-en med mulighet for å gi den et annet filnavn. Gir du den et filnavn som ikke starter med NEW, vil den ikke bli slettet automatisk. Lagre som maskepost: Se avsnitt 3.7 for vedlikehold av maskeposter. Send til server eller Ctrl+L: Denne funksjonen gjennomfører validering og lagrer den aktuelle posten på serveren, hvis valideringen ikke gir tilbakemeldinger. Funksjonen kan også aktiveres via ikonet i øverste høyre hjørne: November 2005 Katalogisering Side 24 av 34

25 Lås post / Lås opp post: Når en eksisterende post hentes inn til katalogisering låses posten på serveren, så ikke flere kan rette i posten samtidig. Posten er låst i et fastlagt tidsrom (standard er 1 time). Hvis du ikke har returnert posten til serveren innen 1 time, vil posten på serveren automatisk bli låst opp igjen. Du kan også selv låse posten. Dette vil fremgå av dokumentlinjen: Dette innebærer at kun du kan rette posten inntil du låser den opp igjen. Du kan imidlertid ikke låse posten lenger en det som er satt opp i systemet. Slett New -poster: Som standard er klienten konfigurert til å slette alle lokale poster med filnavn som starter med NEW etter 7 dager. Du kan i tillegg selv slette ved å aktivere dette punktet. Katalogiser lokalt: Man kan katalogisere offline og lagre postene lokalt på PCen. Funksjoner som feltinformasjon, hjelp og lokale maskeposter brukes ved offline katalogisering, da de er lagret på PC-en. Lokalt katalogiserte poster sendes til oppdatering på serveren, når det er opprettet forbindelse. I den sammenheng kan man foreta autoritetsoppslag på f.eks. forfatter. Validering samt hvis oppsatt autoritetsoppslag gjennomføres ved lagring av posten på serveren. Delt skjerm: Du kan dele opp skjermen, slik at du kan arbeide med to poster av gangen. Begge postene skal befinne seg i navigasjonsruten, og den ene skal være aktuell i postruten. Når du aktiverer Delt skjerm, vil den aktuelle posten legge seg i venstre del av ruten. Marker den høyre delen, så kantlinjen blir rød (Hurtigtast: Ctrl+Shift+2). Marker deretter den posten i oversikten som skal hentes inn i denne delen (Hurtigtast Ctrl+1). Posten i den hvite delen er den aktuelle. Bytt mellom poster med henholdsvis Ctrl+2 og Ctrl+Shift+2. Se eventuelt avsnitt 12 vedr. arbeid med oversikt. Oversikt: Se avsnitt 12 November 2005 Katalogisering Side 25 av 34

26 Aktiver tastatur aktiverer et tastatur i nederste rute. Tastaturet gir begrenset tilgang til Unicode-tegn. Klikk på de tegnene du vil sette inn i posten. De settes inn der hvor markøren befinner seg. Skriv ut eller Ctrl+P: Du kan skrive ut den aktuelle posten. Dette åpner en dialog hvor du skal ta stilling til hvilket visningsformat posten skal skrives ut i. 7 Import av én eller flere poster Du kan importere poster fra andre databaser til katalogmodulen. Det kan være andre baser på samme server eller eksterne baser. Det skal være satt opp søketilgang til de eksterne basene via Z Etter import kan du foreta en online konvertering, før du lagrer posten på serveren. Det finnes to metoder: lokalisering av én eller flere poster med etterfølgende import eller import av poster som er vist i et søk. 7.1 Lokaliser Ved lokalisering tas det utgangspunkt i en post i katalogmodulen, og du søker/lokaliserer den i andre databaser etter fastlagte kriterier. Får du treff, kan du ta en kopi og flette den sammen med den posten du brukte som utgangspunkt. Metoden kan brukes ved oppdatering av en pre- eller hurtigkatalogisert post, som kan lokaliseres f.eks. i Bibsys. Du kan også bruke metoden med utgangspunkt i en maskepost altså i en post som ikke er lagret på serveren. Resulterer lokaliseringen i at du vil hente flere poster, kan dette gjennomføres på en gang. Skulle en lokalisering ikke gi treff, kan det være fordi det lokaliseres på for mange felter. Slett i så fall noen felter (de kan settes inn igjen ved Ctrl+Z), så det bare er ett felt å lokalisere på. November 2005 Katalogisering Side 26 av 34

27 7.1.1 Lokaliser én post Åpne en maskepost og skriv inn ISBN, ISSN og/eller hovedtittelen, f.eks a sten i skoen Eller søk og hent en pre- eller hurtigkatalogisert post. Aktiver menypunktet Rediger / Lokaliser post, som gjør at valg av database kommer opp. Velg én eller flere baser og trykk Søk. Bruk ctrl + klikk ved valg av flere baser. Lokaliseringen gir en tilbakemelding i samme dialog med antall treff. Marker den basen hvor postene skal vises fra. Postene vises i oversiktsformat, men du kan også se posten i fullt format. November 2005 Katalogisering Side 27 av 34

28 Marker og velg den ønskede posten. Du må også ta stilling til om posten skal flettes med posten i katalogmodulen. Svarer du ja, slettes eventuelt innhold i posten i katalogmodulen og erstattes med den importerte. Du bør sjekke posten for eventuelle manuelle rettelser, eventuelt ved hjelp av konvertering. Posten lagres på serveren med Ctrl+L. Ved lagringen foretas validering, samt eventuell automatisk konvertering, f.eks. av alfabetiseringstegn til den metoden som brukes i ALEPH Lokaliser flere poster Resulterer en lokalisering i et ønske om å hente flere poster i samme arbeidsgang, skal du markere dem i oversiktsformatet og trykke Velg. Når du henter flere poster av gangen, får du ikke mulighet til å flette med en eksisterende post. Hvis postene stammer fra en ekstern base, ligger de i katalogmodulen, hvor de tilhører EXT03 (eller EXT01). Opprett hver post som ny post i den aktuelle databasen ved hjelp av menypunktet Katalogisering / Kopier til ny post (ctrl+n). Sjekk dem, foreta eventuelt konvertering og lagre dem hver for seg på serveren. Se eventuelt avsnitt November 2005 Katalogisering Side 28 av 34

29 7.2 Søking Du kan bruke søkemodulen til å søke frem de postene du vil importere. Søk i egen database og den eksterne basen. Søkeresultatet vises med én linje pr. base, f.eks.: Trykk på Vis for å få vist postene. Det skiftes automatisk base hvis postene ligger i en annen base enn den som koblet til Import av fremsøkte poster Marker den eller de posten(e) du vil importere og trykk Katalogisering. Dette kan du gjøre både fra oversiktsformatet (flere poster) og fullt format (én post). Dermed hentes postene over til katalogmodulen: Av navigasjonsruten fremgår det at postene stammer fra en ekstern base (EXT03). Av feltbeskrivelsen fremgår det også at posten ikke hører hjemme i din egen base. November 2005 Katalogisering Side 29 av 34

30 Kopier den aktuelle posten til egen base ved hjelp av Katalogisering / Kopier til ny post (ctrl+n). Se igjennom posten, foreta eventuelt konvertering og lagre den på serveren. Gjenta prosedyren for de øvrige importerte postene. 8 Meldinger Punktet Meldinger i Navigasjonsruten inneholder aktive meldinger for en valgt avdeling i den aktive databasen: Meldinger er knyttet til en post. En melding kan være opprettet som følge av validering, noe du kan ta stilling til senere. Dette er satt opp sentralt på serveren. En melding kan også være registrert manuelt (jf. avsnitt 3.4.8). Velg antall dager før og etter dagens dato som det skal vises meldinger fra, samt avdeling som meldingene gjelder for. Hent eventuelt markert post med inn i katalogmodulen ved å trykke Katalogisering. 9 ALEPH-spesifikke felter LDR - DEL (i slettede poster) - LKR (for ulike typer av lenking av poster) - UID (unik identifikasjon for å matche innkommende poster) - YR (første året i 008) - STA (postens status, kan brukes for å logisk slette poster) 10 Analyseposter 10.1 Monografi monografi November 2005 Katalogisering Side 30 av 34

31 LKR a ANA b[hovedpostens systemnr.] 10.2 Artikkel i tidsskrift LKR a ITM l [tidsskriftpostens ADM-base] b [tidsskriftpostens systemnr.] y [tidsskriftheftets år] v [tidsskriftheftets vol./årgang] p [tidsskriftheftets del/part] i [tidsskriftheftets hefte] k [sider i tidsskriftheftet] 11 HOL-poster 12 Arbeid med oversikt Poster kan vises i MARC-formatet som er standard, og i oversiktformat. Aktiver menypunktet Katalogisering / Oversikt eller klikk på funksjonsknappen. Oversikten i oversiktsruten til venstre viser relaterte poster og eksemplarer, og oversikten i postruten viser alle relaterte enheter, som lån, ordre og abonnement. November 2005 Katalogisering Side 31 av 34

32 Detaljer om lån, ordre m.v. må ses i de respektive klientene/modulene. Vis først posten i søkemodulen (Katalogisering / Vis i Søk). Velg Oversikt i høyre rute ved hjelp av ctrl+alt+2. Aktiver derfra den ønskede klienten. I katalogmodulen kan du få vist to poster ved siden av hverandre, både i MARC-format og i oversiktsformat. Begge postene skal befinne seg i navigasjonsruten i venstre del av skjermen. Angi først at to poster skal vises side om side med Katalogisering / Delt skjerm eller klikk på funksjonsknappen oppdelte postruten.. Den aktive posten legger seg i venstre del av den Marker den tomme ruten enten med museklikk eller med ctrl+shift+2. Marker deretter den posten i navigasjonsruten som skal settes inn i den delte postrutens høyre del. Posten vises nå i denne ruten. November 2005 Katalogisering Side 32 av 34

33 Den aktive posten er hvit, og kantet med en rød strek. Den andre posten har gråblå bakgrunn Flytte administrative data Du kan flytte administrative enheter som ordre og eksemplarer fra én post til en annen fra oversikten. Få de to postene det dreier seg om vist i delt skjerm som beskrevet ovenfor. Få dem vist i oversiktsformat. Marker den enheten som skal flyttes, og dra den over i den andre posten. Bekreft flyttingen. November 2005 Katalogisering Side 33 av 34

34 Du får tilbakemelding om resultatet av flyttingen, f.eks. her hvor en ordre er flyttet og dermed også dens eksemplar: 13 Systemadministrator 13.1 Maskeposter Felles maskeposter er opprettet og lagret i /XXX01/pc_tab/catalog. De skal navngis med suffikset ',mrc'. Det skal pakkes en katalogiseringspakke etter opprettelse eller endring av en felles maskepost ved hjelp av Util M/ Meldinger Hvis en validering av et felt skal lagres som en melding, skal dette settes opp i check_doc_mandatory i tab-katalogen. November 2005 Katalogisering Side 34 av 34