INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalgets medlemmer Ebba Farre Roksvold, leder Arne Frivoll, nestleder Tommy Antonsen, medlem Hege Lønning, medlem meldt forfall, Vara Idar Tronstad innkalles for Lønning Trond Birkeland, medlem INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tirsdag 6. mai 2014 kl , bystyresalen SAKSLISTE: SAK 04/14 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 05/14 ÅRSREGNSKAP FOR MANDAL KOMMUNE SAK 06/14 ÅRSREGNSKAP FOR 2013 MANDAL HAVN KF SAK 07/14 FORVALTNINGSREVISJON POLITISKE VEDTAK FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 01/14 Attestasjonsrapport om finansforvaltningen 2013 Ref. 02/14 Vedtak fra bystyret bestilling av utredning om revisjonsordning Mandal, 28. april 2014 Ebba Farre Roksvold Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall og melding om mulig inhabilitet bes meldt til Willy Gill på tlf Kopi av innkalling er sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann og revisor Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

2 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Mandal kommune Sak 04/14 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 04/14 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE Vedlegg: Forslag til møtebok fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møtebok fra legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken.

3 MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/14 Dato: , kl Sted: Rådhuset, bystyresalen Tilstede: Ebba Farre Roksvold, leder Trond Birkeland, medlem Arne Torbjørn Frivoll, nestleder Hege Lønning, medlem MØTEBOK Andre til stede: Kommunalsjef Erik Tronstad Ass. Revisjonssjef Lene Rugland Forvaltningsrevisor Veronika Andresen Agder Sekretariat v/willy Gill Forfall: Tommy Antonsen møtte ikke. Forfallet var ikke innmeldt og vara ble følgelig ikke innkalt. Det var ingen merknader til innkalling eller saksliste. SAKSLISTE Orientering - Arbeidet mot mobbing i skolene v/ kommunalsjef Erik Tronstad: Planer, rutiner, status og utfordringer på området. Tilstanden på skolene når det gjelder nivå på mobbing, og tiltak som settes i verk. Resultat fra statlige tilsyn på når det gjelder mobbing. SAK 01/14 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 02/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2013 SAK 03/14 MØTEPLAN FOR 2014 FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Underskrift Ebba Farre Roksvold Leder 1

4 Møtebok Mandal kontrollutvalg Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor ORIENTERINGER Arbeidet mot mobbing i skolene v/ kommunalsjef Erik Tronstad: Planer, rutiner, status og utfordringer på området. Tilstanden på skolene når det gjelder nivå på mobbing, og tiltak som settes i verk. Resultat fra statlige tilsyn på når det gjelder mobbing. Kommunalsjefen gav en grundig orientering om temaet, herunder også de største utfordringene på området. Utvalget stilte spørsmål som ble grundig besvart. Konklusjon: Utvalget takket for en grundig orientering. SAK 01/14 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møtebok fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møtebok fra legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. SAK 02/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2013 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2013 godkjennes med korreksjoner gjort i møtet. 2. Årsmeldingen oversendes bystyret til orientering. 2

5 Møtebok Mandal kontrollutvalg Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2013 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget. Jeg har utarbeidet et forslag til årsmelding som inneholder informasjon om kontrollutvalgets oppgaver og arbeidet som er utført i Forslag til vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2013 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes bystyret til orientering. SAK 03/14 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN FOR 2014 Kontrollutvalget drøftet foretatt prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekter. Utvalget fant ikke noen grunn til å endre prioriteringen og ønsker at det fremlegges forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Ansvarsfordeling til mai-møtet. Utvalget drøftet også mulige stikkord til problemstillinger for prosjektet Mobbing (ungdomsskole, skjult mobbing, digital mobbing, gutt/jente). Dette prosjektet planlegges gjennomført i Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget vedtar forslag til møteplan for Møtenummer Møtedato Spesielle saker Orienteringer Mobbing Årsregnskap (kommune + havn) FR Prosjektplan Ansvarsfordeling Oppfølging Selskapskontroll i Brannvesenet Sør IKS FR Politiske vedtak? Helse/omsorg: Generell presentasjon, samt Eldreplan + Medisinsk senter Budsjett Oppfølging SK/FR Halse Eiendom AS Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 3

6 Møtebok Mandal kontrollutvalg Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget behandlet denne saken i forrige møte Det ble da lagt inn 3 møter for våren 2014; 25. februar, 6. mai og 10. juni. Møtetidspunkt ble endret fra kl til kl Det vil være en fordel å fastsette også høstens møter allerede nå. Mitt forslag til møtedatoer for høsten er: 14. oktober og 2. desember. Møtenummer Møtedato Spesielle saker Orienteringer Mobbing Årsregnskap (kommune + havn) FR Politiske vedtak Budsjett Oppfølging SK/FR Halse Eiendom AS For øvrig vil det være fornuftig å planlegge orienteringer for møtene fremover. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget vedtar forslag til møteplan for FASTE POSTER Nytt fra revisor: Årsregnskapet for 2013: Revisor orienterte om arbeidet, herunder utfordringer knyttet til årlig investeringsbudsjett. Nytt fra sekretær: Oppfølging av tidligere selskapskontroll i Brannvesenet Sør IKS: Sekretær orienterte om svikt i behandling av selskapskontrollen, samt forslag til oppfølging av rapporten fra Konklusjon: Kontrollutvalget gav sin tilslutning til at det sendes brev til administrasjonen og selskapet angående oppfølging av anbefalingene i rapporten. Det legges frem egen sak om dette i kontrollutvalgets neste møte. Deretter oversendes saken bystyret til orientering. Møteplanlegging: Utvalget er innstilt på et lengre møte i mai ved behov, i så fall med enkel bevertning. I forbindelse med planlagt orientering om Helse/omsorg på junimøtet oppfordres medlemmene om å sende innspill om tema/problemstillinger til leder eller sekretær. 4

7 Møtebok Mandal kontrollutvalg EVENTUELT 5

8 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Mandal kommune Sak: 05/14 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 05/14 ÅRSREGNSKAP FOR MANDAL KOMMUNE Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskapet for 2013 Årsberetning for 2013 Revisjonsberetning av 10. april 2014 Oppsummeringsbrev av 10. april 2014 Saksopplysninger: Årsregnskapet viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Regnskapet og årsberetningen ble levert innen fristene 15. februar og 31. mars. Det er avlagt «ren» revisjonsberetning. I oppsummeringsbrevet kommenterer revisor forhold knyttet til kommunens likvide situasjon, samt budsjettavvik. For nærmere beskrivelse vises det til nummerert brev nr. 8 og revisors orientering i møtet. Det foreligger ikke noen skriftlige kommentarer fra rådmannen til revisors oppsummeringsbrev, men det vil være anledning til å komme med kommentarer i tilknytning til regnskapsbehandlingen i kontrollutvalget. Administrasjonen vil gjennomgå/presentere kommunens årsregnskap i kontrollutvalgets møte, og vil kunne svare på eventuelle spørsmål fra utvalgets medlemmer. Revisor vil også være til stede på møtet og vil orientere om utført revisjonsarbeid. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet Mandal kommunes regnskap for Sammen med årsregnskapet og årsberetningen forelå revisjonsberetning og oppsummeringsbrev fra Kommunerevisjonen Vest.

9 Kontrollutvalget støtter revisors påpekning av at det er svært viktig at kommunen fortsetter å bygge opp sine fondsreserver for å dekke framtidig utgiftsføring av premieavviket. Kontrollutvalget støtter også opp om revisors anbefalinger om rutinegjennomgang knyttet til budsjettregulering av avvik i drift og investering slik at bystyret kan foreta nødvendige budsjettendringer når forutsetningene for budsjettet endrer seg. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet og oppsummeringsbrevet, begge datert 10. april 2014, har kontrollutvalget ingen merknader til Mandal kommunes årsregnskap for 2013.

10

11

12

13

14 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Mandal kommune Sak: 06/14 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 06/14 ÅRSREGNSKAP FOR MANDAL HAVN KF Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for kommunale foretak av Saksdokumenter vedlagt saken: 1. Årsberetning og regnskap 2013 Mandal Havn KF 2. Havnestyret, sak 05/14 3. Revisjonsberetning, datert Saksopplysninger: Regnskapet viser et netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Det foreligger standard «ren» revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Revisor uttaler at: Årsberetningen, sammen med regnskap og noter, gir en informativ beskrivelse av foretakets virksomhet. På samme måte som de foregående år, er det mitt inntrykk at virksomheten drives i ryddige former, og at det er god økonomistyring. Revisor opplever å ha meget god og åpen kommunikasjon med foretakets ledelse. Havnefogd vil presentere regnskap og årsberetning i møtet og det vil være anledning til å stille spørsmål. Vurdering: Slik jeg oppfatter det, skulle alt ligge til rette for en standard uttalelse fra kontrollutvalget. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet regnskapet til Mandal Havn KF for Sammen med årsregnskap og årsberetning fra foretaket, forelå revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 14. april 2014, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for 2013 for Mandal Havn KF.

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Mandal kommune Sak 07/14 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 07/14 RAPPORT FRA FORVALTNINGSREVISJON POLITISKE VEDTAK Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport fra Kommunerevisjonen Vest Bakgrunn for saken: Etter oppdrag fra kontrollutvalget har Kommunerevisjonen Vest gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt med følgende tema: Registrering, effektuering og ferdigmelding av politiske vedtak. Prosjektets problemstillinger lyder som følger: 1. Har Mandal kommune etablert et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak? 2. Blir utvalgte politiske vedtak iverksatt? Formålet med prosjektet er å undersøke i hvilken grad kommunen har utarbeidet et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. Videre å undersøke om et utvalg av politiske vedtak er iverksatt iht. vedtak. Utvalget av vedtak er avgrenset til 20 kommunestyrevedtak for årene 2012 og Prosjektet hadde ikke som tema å undersøke om saker blir forsvarlig utredet. Heller ikke å vurdere hensiktsmessigheten av vedtakene. Følgende revisjonskriterier er brukt i prosjektet: Kommunen bør ha system og rutiner for iverksetting av politiske vedtak System og rutiner for iverksetting av politiske vedtak bør formaliseres og dokumenteres. Disse bør klargjøre roller, ansvar og myndighet. De bør vedlikeholdes og jevnlig følges opp. Iverksetting/oppfølging av politiske vedtak bør inngå og synliggjøres i faste rapporteringer. Funn i rapporten: Jeg viser til sammendraget i rapporten som sier følgende: Etter revisjonens vurdering har Mandal fra januar 2014 fått etablert et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. Revisjonen mener at kommunen bør sikre skriftlige rutiner for partsunderretning ved oppfølging/iverksetting av vedtak. Kommunen har siden 2012 hatt rutine for jevnlig rapportering til bystyret om oppfølging av bystyrevedtak.

44 Gjennomgangen av enkeltsakene viser også at administrasjonen har god kontroll på oppfølging/iverksetting av kommunestyrevedtak. Revisjonen mener at resultatene indikerer at politiske vedtak normalt blir iverksatt som forutsatt. Anbefalinger: Revisjonen opplyser at de ikke har noen anbefalinger. Høring: Rapporten har blitt sendt på høring til kommunen v/rådmannen og han uttaler: «Rådmannen har ikke behov for å kommentere rapporten ytterligere, siden vurderingene og konklusjonene virker svært samstemte. Vi ser at revisjonen og vi har samme oppfatning av status for gjennomføring av vedtak, og det er vi glad for. Oppfølging av vedtak er noe rådmannen legger stor vekt på, og denne revisjonen har vært en positiv og nyttig gjennomgang av rutiner og praksis, som likevel alltid kan bli bedre.» Vurderinger: Det overordnede målet med gjennomføring av forvaltningsrevisjon er å være et grunnlag for forbedring. Rapporten viser at politiske vedtak normalt blir iverksatt som forutsatt. Forslag til innstilling: 1. Bystyret tar rapporten til etterretning.

45 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Registrering, effektuering og ferdigmelding av politiske vedtak Mandal kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Mars 2014

46 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS SAMMENDRAG Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har, etter oppdrag fra kontrollutvalget i Mandal kommune, gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt om oppfølging av politiske vedtak. Vi har i prosjektet behandlet følgende problemstillinger: 1. Har Mandal kommune etablert et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak? 2. Blir utvalgte politiske vedtak iverksatt? Formålet med prosjektet er å undersøke i hvilken grad kommunen har utarbeidet et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. Videre undersøkte vi om et utvalg av politiske vedtak er iverksatt iht. vedtak. Avgrensning og metode Utvalget av vedtak er avgrenset til bystyrevedtak for årene 2012 og Prosjektet hadde ikke som tema å undersøke om saker blir forsvarlig utredet. Heller ikke å vurdere hensiktsmessigheten av vedtakene. Prosjektarbeidet er basert på oppstartsmøte med administrasjonen, gjennomgang av ulike data/dokumenter vedrørende kommunens system og rutiner, samt gjennomgang av bystyrevedtak. Revisjonskriterier På grunnlag av kommuneloven med tilhørende lovforarbeid, rapport fra KRD 1 «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» og KS 2 idéhefte «Rådmannens internkontroll hvordan få orden i eget hus?», utledet vi følgende revisjonskriterier i prosjektet: Kommunen bør ha system og rutiner for iverksetting av politiske vedtak. System og rutiner for iverksetting av politiske vedtak bør formaliseres og dokumenteres. Disse bør klargjøre roller, ansvar og myndighet. De bør vedlikeholdes og jevnlig følges opp. Iverksetting/oppfølging av politiske vedtak bør inngå og synliggjøres i faste rapporteringer. System og rutiner, og gjennomgang av bystyrevedtak I prosjektarbeidet har vi undersøkt i hvilken grad kommunen har utarbeidet et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. Vi har også undersøkt om et utvalg av politiske vedtak er iverksatt iht. vedtak. Vi undersøkte til sammen et utvalg på 20 bystyrevedtak fra 2012 og Etter revisjonens vurdering har Mandal kommune fra januar 2014 fått etablert et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. Revisjonen mener at kommunen bør sikre skriftlige rutiner for partsunderretning ved oppfølging/iverksetting av vedtak. Kommunen har siden 2012 hatt rutine for jevnlig rapportering til bystyret om oppfølging av bystyrevedtak. Gjennomgangen av enkeltsakene viser også at administrasjonen har god kontroll på oppfølging/iverksetting av bystyrevedtak. Revisjonen mener at resultatene indikerer at politiske vedtak normalt blir iverksatt som forutsatt. Revisjonen har ingen anbefalinger. 1 Kommunal og regionaldepartementet (2009). 2 Kommunesektorens organisasjon (2013). Politiske vedtak - Mandal kommune Side 1

47 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS INNHOLD SAMMENDRAG... 1 INNHOLD... 2 FORORD INNLEDNING Bakgrunn Problemstillinger, avgrensning og metode Faktasjekk og høring REVISJONSKRITERIER Innledning Vedtaksmyndighet Administrasjonssjefen sine oppgaver og myndighet Revisjonskriterier SYSTEM OG RUTINER Innledning Kommunens system og rutiner Revisjonens vurdering BYSTYREVEDTAK Innledning Gjennomgang av bystyrevedtak Revisjonens vurdering KONKLUSJON OG ANBEFALINGER Konklusjon HØRING Kommunens høringssvar Revisjonens kommentar til høringssvar DOKUMENTOVERSIKT VEDLEGG Oversikt over bystyrevedtak Tabelloversikt: Tabell 1 Utvalgte vedtak fordelt på enhet/avdeling Tabell 2 Status for iverksettelse av bystyrevedtak Politiske vedtak - Mandal kommune Side 2

48 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS FORORD Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt i Mandal kommune med tema oppfølging av politiske vedtak. Prosjektet er prioritert i planen for forvaltningsrevisjon for Mandal kommune for perioden Kontrollutvalget bestilte gjennomføringen av prosjektet i møtet Revisjonen har gjennomført prosjektet fra januar til februar Undersøkelsen er gjort i tråd med fastsatt standard for forvaltningsrevisjon RSK 001. Revisjonen ønsker å takke Mandal kommune for et godt samarbeid under gjennomføringen av prosjektet. Prosjektet er gjennomført av forvaltningsrevisor Veronika Andresen. Irene Loka er oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjonen. Flekkefjord, 27. mars 2014 Irene Loka Revisjonssjef Veronika Andresen Forvaltningsrevisor Politiske vedtak - Mandal kommune Side 3

49 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS 1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn I planen for forvaltningsrevisjon i Mandal kommune for perioden , er forvaltningsrevisjon av kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak et prioritert prosjekt. Kontrollutvalget bestilte prosjektet , og vedtok i møtet revisjonens forslag til prosjektplan. Revisjonen startet arbeidet med prosjektet i januar Problemstillinger, avgrensning og metode Formål og problemstillinger Formålet med prosjektet er å undersøke om kommunen har et system og rutiner for å registrere, effektuere og melde politiske vedtak ferdig. Videre har vi sett på et utvalg av politiske vedtak for å undersøke om disse er iverksatt i tråd med vedtak. I prosjektplanen er følgende problemstillinger utformet: Avgrensning 1. Har Mandal kommune etablert et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak? 2. Blir utvalgte politiske vedtak iverksatt? I prosjektet undersøker vi i hvilken grad kommunen har utarbeidet et system og/eller rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. Prosjektet er avgrenset til å undersøke kommunens system og rutiner for bystyrevedtak. Videre gjennomgås et utvalg av politiske vedtak for å undersøke i hvilken grad vedtakene er iverksatt. Utvalget av vedtak er avgrenset til bystyrevedtak. Ut fra prosjektets ramme har vi undersøkt et utvalg av bystyrevedtak fra 2012 og Revisjonen har ikke gått gjennom sakspapirer knyttet til de enkelte vedtakene. Opplysninger om hvordan vedtakene er iverksatt er gitt av ansvarlige enheter/avdelinger. Prosjektet har ikke som tema å undersøke om saker blir forsvarlig utredet. Det faller også utenfor revisjonens oppgave å vurdere hensiktsmessigheten av de politiske vedtakene. Metode Forvaltningsrevisjonen er gjennomført i henhold til krav fastsatt i kommuneloven 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon er ifølge nevnte regler å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra bystyrevedtakets vedtak og forutsetninger. Revisjonen har før igangsetting av prosjektarbeidet vurdert egen uavhengighet når det gjelder Mandal kommune, jf. kommuneloven 79 og revisjonsforskriften kapittel 6. Vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. Den metodiske tilnærmingen i prosjektarbeidet er i hovedsak gjennomført ved en metodisk triangulering 3. Vi har søkt svar på problemstillingene ved utgangspunkt i en kombinasjon av samtale/møte, dokumentanalyse og gjennomgang av vedtak. 3 Metodetriangulering innebærer at bestemte fenomener studeres fra ulike synsvinkler og synspunkter, og at problemstillingen belyses ved hjelp av forskjellige metoder (S. Grønmo, Samfunnsvitenskapelige metoder). Politiske vedtak - Mandal kommune Side 4

50 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Samtale/møte Revisjonen avholdt oppstartsmøte med formannskapssekretæren, som også var oppnevnt som kontaktperson i prosjektet. Vi har hatt løpende dialog/korrespondanse underveis i prosjektet med kontaktpersonen. Dokumentanalyse I dokumentgjennomgangen har revisjonen benyttet seg av ulike data, bl.a. dokumentasjon vedrørende system og rutiner for oppfølging/iverksetting av politiske vedtak, møteprotokoller og saksdokumenter. Gjennomgang av vedtak Revisjonen har gått igjennom et utvalg av politiske vedtak for å undersøke om disse er iverksatt. På grunnlag av møteprotokoller fra bystyremøter i 2012 og 2013 har revisjonen plukket ut 20 saker for nærmere gjennomgang. Det er tatt hensyn til at vedtakene skal dekke flere tjenesteområder i kommunen, og at vedtakene forutsetter en viss grad av oppfølgingsarbeid fra administrasjonen. Revisjonen mener at resultatene fra undersøkelsen kan gi en indikasjon på i hvilken grad politiske vedtak blir iverksatt i kommunen, både i undersøkelsesperioden, og på generell basis. Gyldighet og pålitelighet Med gyldige data (validitet) menes at det skal være samsvar mellom problemstillingene og revisjonskriteriene for undersøkelsen, og de data som er samlet inn. Vi mener at data i denne undersøkelsen er egnet til å svare på problemstillingene ved at vi har relevant og tilstrekkelig informasjon. Gyldighet er sikret gjennom kombinasjon av faktafunn fra dokumentanalyse, gjennomgang av vedtak, samt muntlig og skriftlig informasjon fra kommunen. Med pålitelige data (reliabilitet) mener vi at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. For å sikre at data er pålitelige, er det nødvendig å vurdere eventuelle feilkilder. Dette er ivaretatt ved kvalitetssikring av faktaopplysningene som er fremkommet fra dokumenter, og verifisering av faktaopplysninger fra møte og mottatt informasjon/dokumentasjon. 1.3 Faktasjekk og høring Rapporten har vært til faktasjekk i kommunen. Rapporten ble sendt på høring til kommunen ved rådmannen 13.mars Høringsfristen var satt til 27. mars Høringssvar fra kommunen er mottatt. Politiske vedtak - Mandal kommune Side 5

51 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS 2 REVISJONSKRITERIER 2.1 Innledning I dette kapittelet utledes revisjonskriterier for de problemstillingene som belyses i prosjektet. Revisjonskriterier er de krav og forventninger som benyttes for å vurdere kommunens praksis. Sammenholdt med faktabeskrivelsen, danner revisjonskriteriene grunnlag for de analyser og vurderinger som foretas, samt de konklusjoner som trekkes. De er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere eventuelle avvik eller svakheter. Revisjonskriteriene i denne undersøkelsen er utledet fra kommuneloven 4 (kml), forarbeider til kommuneloven, Kommunal- og regionaldepartementets rapport «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane», samt KS sitt idéhefte «Rådmannens internkontroll hvordan få orden i eget hus?» 2.2 Vedtaksmyndighet Av kommuneloven (kml) 6 fremkommer det følgende om kommunestyre og fylkesting: «Kommunestyret og fylkestinget er de øverste kommunale og fylkeskommunale organer. Det treffer vedtak 5 på vegne av kommunen eller fylkeskommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak» I kommuneloven 8 andre ledd, omtales formannskapets rolle: «Formannskapet og fylkesutvalget behandler forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak. Før øvrig fastsetter kommunestyret og fylkestinget selv området for formannskapets og fylkesutvalgets virksomhet. Formannskapet og fylkesutvalget kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov.» I kommuneloven 9 femte ledd, står det om ordførerens rolle: «Kommunestyret og fylkestinget kan gi ordfører og fylkesordfører myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning.» Om faste utvalg og komiteer står det bl.a. i kml 10 andre ledd at: «Kommunestyret og fylkestinget fastsetter selv området for de faste utvalgs virksomhet. Slike utvalg kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov.» Kommunestyret/Bystyret er det øverste kommunale organet, og har vedtaksmyndighet så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak. Bystyret skal vedta delegasjonsreglement innen året etter at bystyret ble konstituert, jf. kml 39 andre ledd. Mandal kommunes delegasjonsreglement ble sist vedtatt av bystyret Administrasjonssjefen sine oppgaver og myndighet I henhold til kml 23 er administrasjonssjefen den øverste leder for den samlede kommunale administrasjon, med de unntak som følger av lov, og innenfor de rammer bystyret fastsetter. Administrasjonssjefen har ansvaret for å se til at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter, overordnede instrukser og at den er gjenstand for «betryggende kontroll». Det står følgende om administrasjonssjefens oppgaver og myndighet i kml 23 andre ledd: 4 Lov av 25.september 1992, nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner. 5 Når 6 omtaler vedtak, er begrepet ikke synonymt med vedtaksbegrepet i forvaltningsloven, men i betydningen «alle endelige avgjørelser». Politiske vedtak - Mandal kommune Side 6

52 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS «Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges frem for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtaket blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.» Ifølge loven er det en del av administrasjonssjefens oppgaver å påse at bystyrevedtak blir iverksatt. Kommuneloven 23 andre ledd, fastslår at administrasjonssjefen skal ha «betryggende kontroll». 6 Regelen om «betryggende kontroll» kom inn i kommuneloven i I lovforarbeidet (Ot.prp. nr. 70 ( )) står det at siktemålet med lovendringen var å markere det ansvaret administrasjonssjefen har for å føre kontroll med virksomheten, bl.a. ansvaret for å etablere tilfredsstillende rutiner 7 for å sikre seg slik kontroll. 8 Videre i proposisjonen står det: «Selv om administrasjonssjefen etter kommuneloven i dag ikke eksplisitt er pålagt å etablere internkontroll, må ansvaret for slik kontroll regnes som en nødvendig del av administrasjonssjefens ledelsesansvar. Det er i tråd med allment aksepterte ledelsesprinsipper at en leder av en virksomhet etablerer rutiner og systemer som bl.a. skal bidra til å sikre at organisasjonen når de mål som er satt, og at formuesforvaltningen er ordnet på en forsvarlig måte» (Ot.prp. nr. 70 ( ), s. 104). Intensjonen var at kravet om «betryggende kontroll» skulle synliggjøre et allment og allerede gjeldende krav om at administrasjonssjefen i kraft av ansvaret sitt som leder, skal ha rutiner og system for internkontroll. 9 Internkontroll er et system for å dokumentere at lover og forskrifter blir fulgt 10, og defineres vanligvis som: «Systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetenes aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov» 11 En arbeidsgruppe i Kommunal- og regionaldepartementet har lagt frem rapporten «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» (2009). I rapporten pekes det på viktigheten av internkontroll i kommuner. 12 Internkontrollen er et av tre elementer i kommunenes egenkontroll 13. De andre elementene er virksomheten til kontrollutvalget og virksomheten til revisor. Internkontrollen er en avgjørende del av egenkontrollen fordi den er en løpende kontroll med virksomheten som kommer før de to andre elementene i egenkontrollen. 14 Arbeidsgruppen la til grunn en forståelse av kommuneloven 23 andre ledd som innebærer både et krav om prosess for å sikre kontroll, og et ansvar for å ha tilstrekkelig kontroll. Administrasjonssjefen kan ikke personlig ha full oversikt over alt i kommunen, eller selv sørge for at alle tjenester er i tråd med interne og eksterne krav. Internkontrollansvaret innebærer at administrasjonssjefen skal etablere system for å sikre «betryggende kontroll» og teste at disse systemene virker. Ifølge arbeidsgruppen ligger det i definisjonen 6 Agenda leverte i 2008 en rapport på oppdrag av KRD «Internkontroll i norske kommuner». En av hovedkonklusjonene var at operasjonalisering av begrepet «betryggende kontroll» er utfordrende for administrasjonssjefer. 7 Rutiner kan forstås som etablerte normative, standardiserte prosedyrer eller handlinger som følges fast. Rutiner kan f.eks. gi detaljerte beskrivelser av arbeidsprosesser, ansvar og roller og etterlevelse og kontroll av rutiner. Rutiner kan også omtales som: Arbeidsformer, funksjon, kontrolltiltak, prosedyrer, rapporteringer, metode, etc. 8 KRD «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» (2009), del 2, nr 8. 9 KRD «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» (2009), del 2, nr En del grunnleggende elementer bør inngå i et internkontrollsystem. Det bør stilles krav til målsettinger, utførelse, oppfølging, avviksbehandling, korrigerende tiltak, erfaringstilbakeføring, ledelse, ansattes medvirkning og dokumentasjon (NOU 2004: 17). 11 Internkontrollforskriften 3 og NOU 2004: I rapporten vises det til COSO sin definisjon av «internkontroll»: Den prosessen som er utformet og gjennomføres av de som har overordnet ansvar for styring og kontroll og av andre medarbeidere, for å gi rimelig sikkerhet for at enheten når sine mål med hensyn til pålitelig økonomisk rapportering, effektiv drift samt overholdelse av gjeldende lover og forskrifter. 13 I rapporten defineres «egenkontroll» som den kontrollvirksomhet kommunene og fylkeskommunene utfører overfor egen virksomhet med utgangspunkt i bestemmelsene i kommuneloven om kontrollutvalg, revisjon og internkontrollen til administrasjonssjefen. 14 KRD «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» (2009), del 2, nr 8. Politiske vedtak - Mandal kommune Side 7

53 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS av internkontroll som en prosess, at systemer og rutiner alltid kan bli bedre. Internkontrollen skal redusere risikoen for uønskede hendelser, ikke fjerne all risiko. 15 Ifølge rapporten omfattes ikke bystyret av internkontrollen. Men iverksetting av bystyrets vedtak hører inn under internkontrollansvaret til administrasjonssjefen. Av de 85 anbefalingene i rapporten er noen særlig relevante når det gjelder politiske vedtak: 16 Kommunene bør basere seg mindre på uformell kontroll. En formalisering vil gjøre kommunen mindre sårbar for skifte av personell, endringer i omgivelser og habilitetskritikk, og vil øke det organisatoriske minnet. Kommunene bør i sammenheng med behovet for økt formalisering av internkontrollen, dokumentere internkontrollen i større grad. Kommunene bør ha, bruke og holde ved like dokumenter som gjør rede for roller og ansvar. I tillegg bør kommunene i større grad inkludere kontrollansvaret for disse dokumentene. En annen anbefaling var at administrasjonssjefen bør rapportere årlig om arbeidet med internkontrollen i bystyret. I 2013 ble det gjort endringer i kommuneloven 48 femte ledd, hvor rapportering av internkontrollen i årsmeldingen gjøres lovpålagt. Bestemmelsen lyder nå: «Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten». KS har utarbeidet et idéhefte om rådmannens internkontroll «Rådmannens internkontroll hvordan få orden i eget hus?» (2013). Det står i heftet at internkontroll utføres for å sikre at kommunen har den ønskede utviklingen, at lover og regler overholdes, at det er kvalitet og effektivitet i tjenestene, og at omdømme og legitimitet ikke svekkes. I praksis er internkontroll formaliseringer og utarbeidelse av dokumenter og rutiner 17. Formalisering av internkontroll må vedlikeholdes, kontrolleres og følges opp. 18 Styring av internkontroll bør skje ved innføring av risikovurderinger og mer formalisering. Synliggjøring av internkontroll i årshjul og i styringsdokumenter vil understreke at dette er en del av virksomhetsstyringen. I heftet er det eksempler på aktiviteter som bør inngå og synliggjøres i rapportering og årshjul. Det står om oppfølging av politiske vedtak at dette bør inngå som en del av måneds-, tertial- eller årsrapport. Rapporteringen bør omfatte status for vedtak, samt oppfølging og gjennomføring av politiske vedtak. 19 I heftet gis det informasjon og veiledning om relevante reglementer, retningslinjer og rutiner for internkontroll. En av disse er «Rutiner som sikrer iverksettelser og oppfølging av politiske vedtak». Hensikten med rutinene er å sikre at vedtak følges opp og gjennomføres i tråd med folkevalgte intensjoner. Ifølge KS bør rutinene inneholde: 1. Klargjøring av ansvar/hierarki 2. Etablerte prosedyrer for utkvittering (saksbehandler, leder) 3. Ansvar for rapporter, eks fra saksbehandlingssystem, gjennomgang og oppfølging 4. Rutiner for behandling i ledergruppe/rådmannsnivå 5. Form og hyppighet på rapportering til ulike folkevalgte organ (kontrollutvalget) 15 KRD «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» (2009), del 2, nr KRD «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» (2009), del 2, nr Arbeidsformer, kontrolltiltak, prosedyrer og rapporteringer. 18 KRD «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» (2009), del KRD «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» (2009), del 9. Politiske vedtak - Mandal kommune Side 8

54 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS 2.4 Revisjonskriterier Problemstillingene i prosjektet er knyttet til administrasjonssjefens ansvar for å påse at vedtak blir iverksatt. På grunnlag av kommuneloven, lovforarbeid, rapporten «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» og idéheftet «Rådmannens internkontroll hvordan få orden i eget hus?», har vi utledet følgende revisjonskriterier: Kommunen bør ha system og rutiner for iverksetting av politiske vedtak. System og rutiner for iverksetting av politiske vedtak bør formaliseres og dokumenteres. Disse bør klargjøre roller, ansvar og myndighet. De bør vedlikeholdes og jevnlig følges opp. Iverksetting/oppfølging av politiske vedtak bør inngå og synliggjøres i faste rapporteringer. Politiske vedtak - Mandal kommune Side 9

55 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS 3 SYSTEM OG RUTINER 3.1 Innledning Iverksetting av politiske vedtak inngår i rådmannens internkontrollansvar for å sikre betryggende kontroll. En forutsetning for betryggende kontroll er risikovurdering, formalisering og kontrollaktiviteter. 20 Tema i forvaltningsrevisjonen er formalisering, herunder system og rutiner for iverksetting av politiske vedtak. På bakgrunn av dokumentasjon og informasjon fra kommunen gis det her en fremstilling av kommunens system og rutiner for iverksetting av bystyrevedtak og revisjonens vurdering av disse. 3.2 Kommunens system og rutiner Bystyret er kommunens øverste kommunale organ og treffer vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak, jf. kml. 6. Vedtaksmyndighet er delegert til driftsstyret, politiske utvalg, råd og styrer og rådmannen. Delegasjonsmyndighet fra politiske organer til administrasjonen skjer til rådmannen. Han er øverste leder for administrasjonen, og har det overordnede ansvaret for tilrettelegging av saker og iverksetting av vedtak. Rådmannen har instruksjonsmyndighet overfor alle ansatte, og kan normalt videredelegere vedtaksmyndigheten. Saksutredning, beslutninger (vedtak), og iverksetting/oppfølging av vedtak, inngår i kommunens saksbehandling. Kommunen bruker ephorte 21 saksbehandlingssystem til hoveddelen av saksbehandlingsprosessen. ephorte er et elektronisk saksbehandlingssystem for dokument-, arkiv- og saksbehandling, samt utvalgsbehandling. Utvalgsmodulen i systemet brukes bl.a. ved opprettelse av saksliste, føring av møteprotokoller og ekspedering av vedtak. Utvalgsmodulen har en funksjon for vedtaksoppfølging av politiske saker. Kommunen tok denne i bruk i januar Ifølge kommunen skal funksjonen bidra til å gi saksbehandlere og ledere god oversikt over vedtaksoppfølging. Om bruk av ephorte og vedtaksfunksjonen, skriver kommunen: «Når Ephorte brukes gjennomgående og slik rutinene sier, kan oppfølging av vedtak etterprøves og dokumenteres. Rådmannens vurdering er at systemet fungerer godt etter hensikten og gir god mulighet for å følge med og ha oversikt over sakers utvikling og håndtering.» Kommunen har utarbeidet skriftlige rutiner for bruk av vedtaksfunksjonen. 22 Utvalgssekretæren lager særutskrift av bystyrevedtak og registrerer oppfølging på disse ved bruk av vedtaksfunksjonen. Saksbehandlere får oversikt over vedtak som ligger til oppfølging, og ledere kan bl.a. foreta søk i registrerte saker/vedtak, og hente ut oversiktsrapporter. I tillegg sender utvalgssekretær vedtaket på epost til ansvarlig saksbehandler og nærmeste leder. 23 Kommunen har også skriftlige rutiner fra 2011 for politiske saker. 24 Disse omtaler til en viss grad rutiner for oppfølging av vedtak. 25 Ved å ta i bruk vedtaksfunksjonen er deler av tidligere rutiner og praksis endret. I tillegg til skriftlige rutiner har kommunen innarbeidet praksis og ulike manuelle rutiner for vedtaksoppfølging: «Oppfølging av et vedtak kan variere fra å sende et enkelt brev eller mail, til å implementere og gjennomføre overordnede planer eller store byggeprosjekter. Når det gjelder reguleringssaker, sendes vedtaket skriftlig til berørte parter. Saksbehandler har ansvar for å sende ut kunngjøring av 20 KRD «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» (2009), del 2, nr Et fullelektronisk system som tilfredsstiller standard for edb-baserte saks- og arkivsystem (Noark 5). 22 Vedtatt i ledergruppa Vedtaket sendes når protokollen er skrevet, som regel dagen etter bystyremøtet. 24 Vedtatt i ledergruppa Iht rutinen skal vedtak/protokoll oversendes til saksbehandler som har ansvar for iverksettelse. Saksbehandler skal melde ifra til enhetslederen og rådmannen ved ferdigbehandling av sak. Politiske vedtak - Mandal kommune Side 10

56 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS vedtatt plan med informasjon om klagemuligheter og frister, /-frister, arkivering og innlegging av plan i digitalt kartsystem. Det brukes en sjekkliste for vedtatte planer, der hvert enkelt av oppfølgingspunktene gjennomgås og sjekkes ut. Såkalte manuelle rutiner som praktiseres, er særlig at saksbehandler har løpende kontakt med sin overordnede enhetsleder/kommunalsjef/rådmann/ ordfører), både skriftlig og muntlig. I noen saker holdes det formelle møter, i de fleste ikke.» Kommunen opplyser at de praktiserer prinsippet om «fullført saksbehandling». Det innebærer at saksbehandlere har saksansvar frem til vedtaket er iverksatt. Saksbehandler skal bl.a. delta i utvalgsmøter for å få kjennskap til politiske vurderinger som ligger til grunn for vedtaket. Kommunen skriver følgende: «På den måten bygger man også tillit og respekt mellom administrasjon og politikk. Vår erfaring er at personlig møte, dialog og kontakt er viktig for begge parter.» Kommunen understreker at informasjon om vedtak til relevante parter er en viktig del av vedtaksoppfølgingen. Det foreligger ikke skriftlige rutiner for dette, men kommunen skal utarbeide slike. Ifølge rådmannen er det viktig å ha en bevisst informasjonsstrategi ved oppfølging av vedtak, og det planlegges et større og bredere arbeid med informasjon, både internt og eksternt. Fra 2012 har kommunen hatt rutine for jevnlig rapportering til bystyret om oppfølging av bystyrevedtak. 26 Det foreligger skriftlige rutiner for denne rapporteringen. 27 Utvalgssekretær samler informasjon om hvordan vedtakene er iverksatt, og opplysningene kvalitetssikres av rådmannen/ledergruppen. Rapport om vedtakene legges frem for bystyret som referatsak. 28 I 2012 fikk bystyret oversikt for hvert halvår, for 2013 ble alle saker samlet i en rapport. Kommunen skriver følgende om rapporteringen: «Politikerne har gitt positive tilbakemeldinger og setter pris på denne rapporteringen. For rådmannens del er det også en god måte å få oversikt over både kvalitet og mengde. Rapporteringen er et ledd i den interne kvalitetskontrollen, og erfaringene internt er gode. Det er med å bevisstgjøre både saksbehandler og leder/rådmann, og det er med å bygge tillit mellom politikk og administrasjon.» 3.3 Revisjonens vurdering I januar 2014 tok kommunen i bruk en elektronisk funksjon for vedtaksoppfølging i ephorte. Funksjonen kan tas i bruk når saker er politisk behandlet, og gir kommunen/saksbehandler flere registreringsmuligheter. 29 Revisjonen har ikke vurdert om vedtaksfunksjonen fullt ut dekker alle behov for internkontroll ved iverksetting av vedtak, men anser at den kan fungere som et brukbart verktøy. Revisjonen vurderer det som positivt at kommunen har tatt i bruk vedtaksfunksjonen, og at det er utarbeidet rutiner for registrering, effektuering og ferdigmelding av politiske vedtak. Revisjonen er enig med kommunen om at det bør utarbeides skriftlige rutiner for partsunderretning og informasjon ved oppfølging/iverksetting av vedtak. Revisjonens helhetlige vurdering er at det er etablert et system og rutiner som skal sikre at alle vedtak følges opp. En av anbefalingene fra KRD og KS er rapportering om oppfølging av vedtak. Etter revisjonens vurdering har kommunen rutiner for å informere bystyret om status for oppfølging av vedtak. 26 Rapporten skal inneholde oversikt over alle politiske saker som har vært behandlet i bystyret siste halvår, og skal legges fram for bystyret i september og januar. 27 Vedtatt i ledergruppa Rapporten for 2013 opplyser om: Vedtaksdato, sakstittel, ansvarlig enhet og saksbehandler, og statusrapportering. 29 Bl.a. utvalgsnavn, vedtaksdato- og tittel, ansvarlig enhet og saksbehandler(e), vedtaksstatus, vedtaksfrist, registrering av vedtaksdato og utførtdato ved ferdigmelding av sak, og eventuelle merknader. Politiske vedtak - Mandal kommune Side 11

57 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS 4 BYSTYREVEDTAK 4.1 Innledning I dette kapittelet presenteres funn og vurderinger fra en gjennomgang av 20 utvalgte bystyrevedtak i årene 2012 og En fullstendig presentasjon av alle vedtakene og opplysninger om hvordan disse er iverksatt, fremgår i vedlegg Gjennomgang av bystyrevedtak Revisjonen foretok et utvalg på 20 bystyrevedtak for nevnte år. Tabell 1 viser antall undersøkte vedtak fordelt på ansvarlige enheter/avdelinger. Noen saker er registrert med flere ansvarlige enheter/avdelinger. Ansvarlig enhet/avdeling Antall vedtak Rådmannens stab 3 Kultur 2 Mandal bydrift 2 Teknisk forvaltning 2 Byutvikling / Mandal bydrift 1 Helse og omsorg 1 Mandal bydrift / Veiavdelingen 1 Mandal havn KF 1 NAV Mandal, Mandal bydrift, Kvalifiseringsenheten, Familiens hus 1 Oppvekst 1 Ordfører / Mandal bydrift 1 Rådmannens stab / Byutvikling 1 Rådmannen / Helse og omsorg 1 Rådmannens stab / IKT-avdelingen 1 Rådmannens stab / politisk sekretariat og IKT 1 TABELL 1 Utvalgte vedtak fordelt på enhet/avdeling Administrasjonen har gitt revisjonen opplysninger om hvordan bystyrevedtakene er iverksatt, samt en vurdering av status for iverksettelse. Revisjonen har ikke kontrollert opplysningene, men mottatt utfyllende informasjon fra kommunen i hver enkelt sak. I de tilfeller kommunen har vurdert vedtak som iverksatt, ba vi om informasjon om hva som er gjort og ca. tidspunkt for gjennomføring/iverksetting. For vedtak vurdert som delvis iverksatt ba vi om tilsvarende informasjon, samt årsak til hvorfor vedtaket ikke fullt ut er iverksatt. Tabell 2 viser status for iverksettelse av bystyrevedtakene. Kommunen har ved egen vurdering konkludert med at 16 av vedtakene er iverksatt, mens 4 vedtak ble vurdert som delvis iverksatt/pågående av kommunen. Dette gjaldt PS-sakene 9/13, 26/13, 62/13 og 80/13. Ingen vedtak ble vurdert som ikke iverksatt. 30 I hver sak er det oppgitt sakstittel, saksnummer, vedtakstekst, enhet/avdeling med oppfølgingsansvar, og administrasjonens opplysninger om iverksettelse av vedtaket og vurdering av status for iverksettelse. Politiske vedtak - Mandal kommune Side 12

58 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Totalt antall kontrollerte vedtak Iverksatt iht. vedtak Delvis iverksatt iht vedtak/pågår Ikke iverksatt iht. vedtak TABELL 2 Status for iverksettelse av bystyrevedtak Vedtak vurdert som iverksatt omtales ikke nærmere her. Utfyllende informasjon om alle vedtakene fremgår i vedlegg 1. Kommunen opplyste at det var utfordrende å vurdere noen saker som iverksatt eller delvis iverksatt. Dette fordi forutsetninger i noen tilfeller var endret og at flere saker er i en gjennomføringsprosess. Fire bystyrevedtak ble vurdert som delvis iverksatt/pågående av kommunen. Disse omtales nærmere her. PS 9/13 gjaldt konkurranseutsetting av veidrift. Vedtaket omhandlet bl.a. driftsform, vurdering av virksomheten mht lønnsomhet, organisering etc., konkurranseutsetting, etablering av en veidatabase og alternative tiltak for kostnadsreduksjoner. Kommunen opplyser at noen av punktene i vedtaket er effektuert, mens andre er under arbeid eller planlagt gjennomført. PS 26/13 omhandlet åpning av vippen på Adolph Tidemands bro og protokollføring av bruk av broen. Kommunen opplyser at vippen på broen ikke har latt seg åpne, og kommunen venter på ferdigstillelse av anlegget. Arbeidet med å avkorte klaffen pågår nå, og arbeidet ventes avsluttet i februar PS 62/13 gjaldt kommunale eiendommer som skulle legges ut for salg, og vurdering av muligheter for salg av eiendommer. Arbeidet med å følge opp vedtaket er igangsatt. Ifølge kommunen er det vanskelig å vurdere et slikt vedtak som iverksatt, da vedtaket/oppdraget er å gjøre løpende vurderinger og strategiske valg for mange eiendommer. PS 80/13 omhandlet bosetting av flyktninger i og nedsettelse av en arbeidsgruppe for å utarbeide et strateginotat om kommunens integreringspolitikk. Kommunen opplyser at arbeidet med iverksetting av vedtaket er i gang, og at kommunen har gjort det arbeidet som har vært mulig frem til nå. Planen er langsiktig, og det gjenstår derfor mer oppfølgings- og forberedelsesarbeid. 4.3 Revisjonens vurdering Revisjonen har vurdert et utvalg på 20 bystyrevedtak for å undersøke om disse er iverksatt. Ifølge opplysninger fra kommunen er 16 av vedtakene iverksatt. Fire vedtak ble av kommunen vurdert som delvis iverksatt/pågående. På grunnlag av mottatte opplysninger om de enkelte vedtakene, er revisjonen enig i kommunens vurderinger av status for iverksettelse. Gjennomgangen synliggjør at administrasjonen har god kontroll på oppfølging/iverksetting av bystyrevedtak. Revisjonen mener at resultatene indikerer at politiske vedtak normalt blir iverksatt som forutsatt. Revisjonen ønsker å understreke at gjennomgangen av vedtak omfatter bystyrevedtak. Revisjonen har ikke undersøkt iverksetting av andre vedtak. Politiske vedtak - Mandal kommune Side 13

59 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS 5 KONKLUSJON OG ANBEFALINGER 5.1 Konklusjon Revisjonen har i dette prosjektet undersøkt følgende problemstilling: 1. Har Mandal kommune etablert et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak? 2. Blir utvalgte politiske vedtak iverksatt? I prosjektarbeidet har vi undersøkt i hvilken grad kommunen har utarbeidet et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. Vi har også undersøkt om et utvalg av politiske vedtak er iverksatt iht. vedtak. Vi undersøkte til sammen et utvalg på 20 bystyrevedtak fra 2012 og Etter revisjonens vurdering har Mandal kommune fra januar 2014 fått etablert et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. Revisjonen mener at kommunen bør sikre skriftlige rutiner for partsunderretning ved oppfølging/iverksetting av vedtak. Kommunen har siden 2012 hatt rutine for jevnlig rapportering til bystyret om oppfølging av bystyrevedtak. Gjennomgangen av enkeltsakene viser også at administrasjonen har god kontroll på oppfølging/iverksetting av bystyrevedtak. Revisjonen mener at resultatene indikerer at politiske vedtak normalt blir iverksatt som forutsatt. Da kommunen nå har etablert et system for vedtaksoppfølging og har rutiner for rapportering av status på bystyrevedtak, har revisjonen ingen anbefalinger. Politiske vedtak - Mandal kommune Side 14