Vedlegg 1 styresak 54/2008

Transkript

1 Vedlegg 1 styresak 54/2008 FELLESOMRÅDETS SAMHANDLING MED FAKULTETENE Endelig utgave pr. 30.august 2008 Det er et felles mål for Kunsthøgskolens at alle deler av organisasjonen skal støtte opp om den faglige virksomheten. Organiseringen av KHiO skal ikke være til hinder for en god samhandling mellom de enkelte områdene på KHiO. Dette gjør at vi må ha noen kjøreregler for å sikre at vi benytter ressursene på en tifredsstillende måte. For at sikre at de teknisk-administrative oppgaver løses på en optimal måte må det være spesielt fokus på å utvikle god praksis i samhandlingen mellom fakultet og fellesområdet. 1. Administrativt ansvar ved Kunsthøgskolen Dekanene har enhetlig ansvar dvs. både faglig og økonomisk/administrativt ansvar for fakultetets virksomhet. Seksjonssjefene har ansvar for at Kunsthøgskolens administrative oppgaver løses på en hensiktsmessig måte og i samsvar med de lover, regler og forskrifter som gjelder. Seksjonssjefene har personalansvar og myndighet for de teknisk-administrativt tilsatte. Seksjonssjefer skal disponere de administrative ressursene mellom de ulike oppgavene og fakultetene. Direktøren har overordnet ansvar for at den administrative virksomheten fungerer helhetlig på tvers av fakultetene og seksjonene. 2. Dekanenes administrative støtte - dagens situasjon Dekan får administrativ støtte ved å fremme behov for seksjonssjefene. Denne samhandlingen fungerer bra i noen tilfeller, men kan oppleves komplisert fordi den fører til at mange for lokale problemstillinger må innom seksjonssjefene for vurdering. Dekan får (uformelt) direkte støtte av en del øvrige teknisk-administrativt ansatte som dekan pålegger arbeidsoppgaver selv om dekan ikke har formell myndighet til dette. Denne samhandling fungerer bra i mange tilfeller, men mangel på avklaring av myndighetsforholdene skaper til tider usikkerhet og det kan være behov for formalisering. Dekanen får direkte støtte av fakultetskoordinator spesielt innen plan- og økonomiarbeid. Dekan kan pålegge fakultetskoordinator arbeidsoppgaver selv om fakultetskoordinator er organisert under seksjonssjef for plan og økonomi. Denne samhandling fungerer bra og kan danne grunnlag for håndtering av administrativ støtte innen andre områder. 3. Endringer og presiseringer De gode erfaringene med direkte administrativ støtte til dekan (ref. pkt. 2) bør danne mønster for samhandling mellom fellesområde og fakultet, slik at flere oppgaver løses lokalt. Dekan Dekanens administrative myndighet må stå i forhold til dekanens administrative ansvar. Myndigheten må utvides fra å gjelde fakultetskoordinator til å inkludere flere administrative ressurser, spesielt de studieadministrative. Med begrepet "myndighet" menes at dekanen skal kunne utøve arbeidsledelse og prioritering mellom oppgaver tillagt den administrativt ansatte. Dekanen skal kunne disponere arbeidstiden til den administrativt ansatte innen avtalte rammer for fleksibel arbeidstid og ferieavvikling. Dekanen skal samtidig samarbeide aktivt med seksjonssjefen for å sikre ansattes rettigheter og faglige utvikling. Seksjonssjef Seksjonssjefen opprettholder personalansvar og faglig ansvar for den administrativt ansatte. Det innebærer ansvar for den ansattes kompetanseutvikling, for de gjennomgående oppgavene og for de generelle utviklingsoppgavene ved seksjonen.

2 Forholdet mellom dekan og seksjonssjef Forholdet mellom dekan og seksjonssjef skal være preget av at seksjonssjef har prosessansvar og dekan prioriteringsansvar. Prosessansvar innebærer at seksjonssjefen definerer hvordan oppgaver skal løses og avklare rammer for gjennomføring. Prioriteringsansvar innebærer at dekan definerer og leverer innholdet og de faglige prioriteringer. Dette forhold forutsetter god kommunikasjon og faste møtepunkt mellom seksjonssjef og dekan. Det skal lages en supplerende stillingsbeskrivelse som konkretiserer forholdet mellom dekanens myndighet og seksjonssjefens personalansvar med fakultetskoordinatorrollen som modell. Skjematisk oversikt Det skjelnes mellom A. Dekans myndighet: oppgaver som løses av administrativt personale som i hovedsak støtter ett fakultet/studiested og under dekans myndighet og seksjonssjefs personalansvar (ref. pkt. 3). B. Seksjonssjefs myndighet: oppgaver som løses av administrativt personale som støtter flere fakultet/studiested samt felles oppgaver som utføres under seksjonssjefens myndighet og personalansvar, men i tett samarbeid med dekan. For at samhandlingen skal fungere forutsettes et godt og tett samarbeid mellom seksjonssjef og dekan. Det må presiseres at prosentangivelsene i tabellen under er ca tall for å vise til omfanget av administrativ støtte til fakultetene. Dette er et uttrykt ønske fra organisasjonene.

3 Myndighet A. Dekan Design Visuell kunst Scenekunst Fakultetskoordinator 1: Fred Arild - plan og budsjett - beslutningsstøtte, rådgivning dekan Studiekonsulent 1: Alexandra (90%) - søkerinformasjon, veiledning kontrakter og timelister vurderinger, registrering, arkivering, Resepsjon ol. (design): Anne (50%) praktisk støtte v. visninger, utstillinger, møter service studenter, lærere lokalt opptak Fakultetskoordinator 1 : Thomas Fakultetskoordinator 2 (50-80%): Ny - plan og budsjett, beslutningsstøtte, rådgivning dekan Ullevålsveien - kunstfag StOlavsgt - billedkunst -kunstakademiet Studiekonsulent 1: Tove Berit lokalt opptak vurderinger, registrering, arkivering, Studiekonsulent: Frode (70%) lokalt opptak kontrakter, timelister vurderinger, registrering, arkivering, Resepsjon ol. (kunstfag): Anne (50%) praktisk støtte v. visninger, utstillinger, møter service studenter, lærere - lokalt opptak Verkstedansvarlig Ullevålsveien og St. Olavsgt. Sven (50%) Studiekonsulent 1: Berit - søkerinformasjon, veiledning - lokalt opptak - vurderinger, registrering, arkivering, Arcueil, utleie Studiekonsulent 2 (billedkunst): Helena kontrakter, timelister Resepsjon ol. (billedkunst):oddvar praktisk støtte v. visninger, utstillinger, møter service studenter, lærere - lokalt opptak Fakultetskoordinator 1: Bodil - plan og budsjett - beslutningsstøtte, rådgivning dekan Studiekonsulent 1:Gry kontrakter og timelister vurderinger, registrering, arkivering, fravær Studiekonsulent 2: Britt Heidi kontrakter og timelister vurderinger, registrering, arkivering, fravær Resepsjon ol.(scenekunst) (50%): NN - service studenter, lærere Praktisk støtte v. Visninger, forestillinger, møter, service gjestelærere Serviceleder (50%): Mette invitasjon, program, annonsering, pressemeldinger, publikumsavvikling olikn. Teknisk produsent (80%): Ellen Produksjonsplanlegger (80%): Kjetil

4 Verksmester snekker (XX%): Odd-Svein Medialab 3D (40%): Christopher Verksmester stofftrykk (50%): Ingunn Verksmester vev (50%): Ellen Verksmester grafikk (50%): Lu Verksmester form (100%): Lina Medialab data/video (50%): Christian Skulptur metall/gips (60%): Germain Medialab data/video (50%): Christian B. Seksjonssjef Studiekonsulent: Jan Erik (15%) Studiekonsulent: Anette (10%) - oppfølging Cirrus netteverk Studiekonsulent Alexandra (10%) Studiekonsulent: Jan Erik (15%) Studiekonsulent: Heidi (40%) Anette (10%) Alle studiekonsulenter i kategori A og B: Felles studieadminstrative oppgaver, klagebehandling Studiekonsulent a: Heidi (rest 60%) Reglement, registrering, Felles rutiner knyttet til søknader, skjemaer kompetansebehandling, overordnet ansvar TimeEdit permisjonssaker M-stas/Arena regsireringer mm Studiekonsulent b: Jan Erik (rest 70%) Teknisk produsent (20%): Ellen Produksjonsplanlegger (20%): Kjetil Overscenemester (100%): Thomas Inspisient (100%): Melody Kostymemester (100%): Wenche Snekkermester (100%): Anders Malemester (100%): Gaute Rekvisitør (100%): Gøril (vikar) Lysmester (100%): Tor Lydmester (100%): Olaf Smed/rustmester (50%): Sven Kostyme (50%): Signe Scenemester (100% prosjektstilling '08): Atle - produksjonsstøtte, vedlikehold, utleie Resepsjon og lignende (Seilduken) (50%): NN Praktisk støtte v. Visninger, forestillinger, møter, service gjestelærere Serviceleder (50%): Mette invitasjon, program, annonsering, pressemeldinger, publikumsavvikling o.likn. Utlån foto/video (60%): Tom Bibliotek Bygningsdrift IT

5 Reglement, kompetansebehandling Felles registrering og rapportering Kompetansebehandling Superbruker M-stas. Arena Intern opplæring M-stas, Arena Elektronisk evaluering Vitnemål Permisjonssaker Økonomi Personal Studiekonsulent c: Anette (rest 80%) studieplaner, revisjon og nye godkjenningssaker kompetansebegandling Studiekonsulent d: Frode (rest 30%) Administrasjon av elektroniske evalueringer Internasjonal koordinator: Anne-Cathrine Utveksling

6