NANNESTAD KOMMUNE MØTEREFERAT. Referat - Driftsstyremøte. Maura skole. Driftsstyret ved Maura skole. Kopi til:

Transkript

1 NANNESTAD KOMMUNE Maura skole MØTEREFERAT Til: Kopi til: Fra: Driftsstyret ved Maura skole Haldis Sofie Härkönen Direkte telefonnr: Dato: Saksnr: 2016/ Referat - Driftsstyremøte Tid: Sted: Maura skole møterom Tilstede: Christian Bendz Foreldre repr.fra FAU Erik Lunde Foreldre repr Linn Rønning Foreldre repr fra FAU Jeanette Sigvartsen Lærer repr Siw Olsen Lærer repr Jina Langgård Andre ansatte repr Kjell-Erik Dahl OK repr. Haldis S Härkönen Sekretær/rektor Forfall:

2 Sak Konstituering (valg av leder og nestleder) Saksopplysninger: Oppnevning og sammensetning. (vedlagt elektronisk dokumentet Reglement for Driftsstyrer ved skolene i Nannestad) Forslag: Leder i Driftsstyret Erik Lunde Nestleder i Driftsstyret Christian Bendz Nestleder Linn Rønning VEDTAK : Leder i Driftsstyret Erik Lunde Nestleder i Driftsstyret Linn Rønning

3 Sak Økonomi Saksdokumenter: a) Utskrift fra økonomisystemet Unit4 fram til b) Sykefraværsoppfølging Saksopplysninger: a) September lønnen var ikke registrert i utskriften som ble presentert i innkallingen. Oversikten som følger nedenfor er tatt ut inklusivt september lønnen. b) Sykefraværstallet i mai 2016 for SFO var veldig høyt. I tillegg til 2 langtidssykemeldte som er både på skole og SFOdel var det 4 som var sykemeldt fra kun SFOdel. Ett av tiltakene som ble innført 1.aug 2016 er en omorganisering av ledelsesmodellen hvor suksess faktoren bl a er pedagogisk profil på SFO, bedre arbeidsmiljø for team SFO medlemmene og tettere samarbeid med 1.trinnets lærere. VEDTAK : a) Til neste Driftsstyremøte jobber Driftsstyreleder Erik Lunde sammen med sekretær en ny presentasjonsform av regnskapet. b) Driftsstyret tar orienteringen til etterretning. Nedenfor følger utskriften ved utgangen av sept Konto Konto (T) Regnskap hittil i år (1) Justert budsjett hittil i år (1) Avvik i kr (1) Justert budsjett Totalt i år (1) Regulativlønn , , Regulativlønn, lærere , , Andre faste godtgjøringer/tillegg , , Sykevikarer , Sykevikar lærere , Sykevikarer lærere , Styrbare vikarer , Styrbare vikarer - lærere , Ekstrahjelp , , Engasjementer , Overtid , Annen lønn , Trekkpliktig telefongodtg. o.l

4 10505 Trekkpl. andel skyssgodtgjørelse Møtegodtgjøringer øvrige utvalg 363, , , Pensjon , Gruppeliv-/ulykkesforsikring , , Arbeidsgiveravgift , , , , Kontormateriell , , Aviser, tidsskrifter 7 369, Faglitteratur 1 694, Undervisningsmateriell , Skolebøker , Arbeidsmateriell , Skolebibliotek 8 313, Medisinsk forbruksmateriell 6 338, Matvarer , Skolefrukt , Bevertning 9 878, Forbruksmateriell bygninger 5 110, Velferdstiltak , Velferdstiltak brukere Bl a leirskole , Råvarer/materiell 236, Annet forbruksmateriell , Posttjenester 54, Teletjenester , Annonsering 5 049, Kopiering / intern trykking 5 626, Kurs - Spes.u lærere Lærere & ass , Opplæringsfond KS , Skyssgodtgjørelse 4 602, Passasjertillegg/utstyr 402, Transportutgifter 4 578, Skyss for skoleelever , , Barneforsikring 9 062, Kjøp av vakttjenester 4 864, Kontingenter 2 562, Lisenser , Gebyrer Kopieringsavtaler , Kontorinventar 589, Øvrig inventar/kontormaskiner ,

5 Øvrig utstyr - Uteområde Garderobehyller , Datautstyr , Innkjøp av bøker 554, Leie av maskiner Leie av kontormaskiner Ny kopimaskin , Leie av øvrig utstyr , Vedlikehold - andre utgifter 1 667, Vedlikehold anlegg Bl a hinderløypa ,20 Serviceavtale/reparasjon av kontormaskiner ,17 Serviceavtale/reparasjon av andre eiendeler 4 155,60 Snørydding, strøing, opprydding 2 40 Vedlikehold inventar og utstyr Konsulent-/kontrolltjenester Tolketjenester 2 887, Kjøp av vikartjenester Interkommunale tiltak , Til andre Merverdiavg. som gir rett til kompensasjon , Erstatninger , Tap på fordringer 13, , , Betaling for opphold , Andre avgiftsfri brukerbetalinger Andre refusjoner , , Refundert sykelønn , Feriep. av refusjoner , Kompensasjon mva påløpt i driftsregnskapet , Refusjon fra kommuner - fakturering Andre refusjoner , Andre statlige overføringer , Gaver/tilskudd , , , Bruk av bundne driftsfond , , TOTALT Skole & SFO , ,

6 Kommentarer: Totalt skole & SFO (inkl. skyss) viser et større forbruk enn budsjettert i perioden sept. Standardperiodiseringen er lagt opp til at forbruket kan ligge på 75 % ved utgangen av september. Det totale avviket er på kr. Dette dekkes ved at vi venter inn følgende: a) Refusjoner fra andre kommuner +fylke: kr b) SFO foreldrebetaling venter vi blir de 4 siste mnd kr (sept des 16) Mere detaljert: 1) Skoledel har et større forbruk enn det budsjetterte. Dette henger sammen med at skolen har fått inntekter fra andre kommuner og de lå ikke i budsjettgrunnlaget som ble lagt aug Lønnsavviket er på kr og dette balanseres ved at inntekten på det som går på lønn ligger på kr Konto pensjon ligger med et avvik på vel kr. Andre driftsutgifter har et avvik på kr Dette balanseres med inntektssiden hvor summen (fra lønnsdelen) samt gaver pålydende og gjenstående kr som blir refundert av bolig og eiendom i forb med hinderløypa samt pålydende momsref. I tillegg venter vi noen budsjettjusteringer fra kommunalt hold. 2) SFOdel: Skolen har hatt fokus på å få balanse i inntekter og utgifter. Budsjettbildet viser at differansen mellom utgifts- og inntektsdelen er marginal og at vi klarer å hente inn det underskuddet som ble i løpet av vårhalvåret. Vi stipulerer med de månedsinntektene som vi har nå at vi ved utgangen av desember vil kunne komme opp mot det budsjetterte som er 3,2 mill kr. Utfordringen ser vi i bemanningen. I dag ligger barnetallet på 122 og årverket er 4,2 %. Lønnskostnadene på SFO viser et betydelig mindre forbruk og vi ser rom for å kunne øke bemanningen med totalt 72 % fordelt på 3 personer. Dette vil vi et årsverk på 4,9 %. Behovet er pga av barnetallet og hensynet til barnas sikkerhet. Konklusjon: Budsjettet er under kontroll.

7 b) Sykefraværsoversikten jan 2014 og til og med aug 16 Jan Feb Mars Apr Mai Juni Juli 2014 Skole 16,65 14,46 14,89 9,39 10,02 5,11 2,01 SFO 24,11 23,01 28,14 19,49 24,49 26,37 4, Skole 12,47 10,49 9,09 7,82 10,38 10,69 16,79 SFO 35,68 41,51 16,68 12,30 17,85 18,80 11, Skole 7,24 7,29 4,20 9,88 7,04 11,56 5,76 SFO 9,04 23,69 8,09 27,37 18,33 58,5 22,6 Aug Sept Okt Nov Des 2014 Skole 2,19 6,06 6,36 8,61 9,62 SFO 0,56 10,18 16,00 20,06 20, Skole 7,17 9,75 7,25 9,94 8,36 SFO 16,42 19,06 11,02 10,48 15, Skole 2,19 SFO 11,4 Kommentar følger på neste side.

8 Kommentar: Sykefraværstallet i mai 2016 for SFO var veldig høyt. I tillegg til 2 langtidssykemeldte som er både på skole og SFOdel var det 4 som var sykemeldt fra kun SFOdel. Ett av tiltakene som ble innført 1.aug 2016 er en omorganisering av ledelsesmodellen hvor suksess faktoren bl a er pedagogisk profil på SFO, bedre arbeidsmiljø for team SFO medlemmene og tettere samarbeid med 1.trinnets lærere. Videre har vi 4 langtidssykemeldte på skoledel og skolen følger kommunens og NAVs sykefraværsoppfølging. I tillegg deltar to fra skolens ledelse i de tre sykefraværsmoduler som er igangsatt av kommunens HR i samarbeid med NAV for alle enhetene i kommunen. I følge den lokale IA handlingsplanen skal ledelsen jobbe forebyggende bl a ved å være i dialog med medarbeider med tanke på ev tilrettelegginger eller bruk av egenmeldinger. Framover vil ledelsen ta opp til drøfting med verneombud og plasstillitsvalgte hva bør Maura skoles praksis være med tanke på: når skal samtalen med en medarbeider som står i fare for å bli sykemeldt være og hvordan forankre hos medarbeiderne dette med rettigheten til egenmeldingsdager. I forbindelse med gradert sykemelding lage en liste som viser tilretteleggingsmulighetene

9 14-16 Plan for hjem-skole-samarbeid Saksdokumenter: Folderen «Skole-hjem samarbeidet» VEDTAK : Saken utsettes til neste Driftsstyremøte den 20.oktober kl 17:00 Saksforberedelse: Skolens ledelse har vært i dialog med FAU hvor kommunikasjonsrutinene har vært drøftet. Vi ser at de ikke alltid fungerer optimalt. Videre vet vi at skolens FAU jobber med å utvikle et velfungerende FAU. For å få dette til, er arbeidet avhengig av samarbeid, involvering, engasjement og tillit mellom foreldrene, skolen og elevene. Både skolen og FAU ser behovet av å jobbe fram en plan som tar for seg kommunikasjonslinjene hvor sak og adresse kommer tydelig fram. I folderen «Skole-hjem samarbeidet» finner vi under Dialog og samarbeid kulepunktet Skolen skal ha gode informasjons- og kommunikasjonsrutiner. Skolens informasjons- og kommunikasjonsrutiner: For ansatte: o Kontaktlærer rutiner o Interne rutiner på utveksling av informasjon på vår skole som skal skape forutsigbarhet og trygghet på arbeidsplassen: Felles informasjon fra administrasjonen legges på ITL under «Maura skole personal». Team og enkeltpersoner gis også info på mail ev posthyllen. Det er alle ansattes ansvar å oppsøke denne informasjonen daglig. Informasjonstid: Alle dager 08:15 08:30 på team og mellom avdelingsleder og team/ansatte. Onsdager 12:50 13:10 på personalrom. Referat legges ut på ITL. Spesielle aktiviteter skal fortløpende føres inn på Årshjulet (ligger på ITL). Ved spesielle aktiviteter og ev lærerbytte skal avdelingsleder få beskjed. Utgående brev skal ha skolens logo og kvalitetssikres av avdelingsleder/rektor. Innkallinger/referater fra møter leveres til avdelingsleder/rektor.

10 Det skal ikke brukes privat mail i forbindelse med jobben. Administrasjonen må alltid informeres ved hendelser/situasjoner i forbindelse med elever der foresatte kontaktes. Til foresatte: o Webside o Samarbeidsarenaer som foreldremøter, utviklingssamtaletid. o Telefon o Mail/tekstmelding o Til en klasse/trinn brukes Transponder-systemet. o ITL (Its learning) o Læringsplan o Ranselpost I tillegg kommer de 6 resterende kulepunktene i folderen «skole-hjem samarbeid» under Dialog og samarbeid. De ovenfor nevnte punktene samt de resterende kulepunktene kan være et godt utgangspunkt til det videre arbeidet med å definere kommunikasjonslinjene tydeligere Eventuelt Sammen med utgående referat legges Driftsstyremøtetidene. Driftsstyrets årshjul legges ved elektronisk.