Til aksjonærene i Roxar ASA / To the shareholders of Roxar ASA CALLING NOTICE TO ORDINARY GENERAL MEETING IN ROXAR ASA

Transkript

1 Til aksjonærene i Roxar ASA / To the shareholders of Roxar ASA Office translation in English INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING I ROXAR ASA CALLING NOTICE TO ORDINARY GENERAL MEETING IN ROXAR ASA Det innkalles med dette til ordinær generalforsamling i Roxar ASA fredag 30. mai 2008 kl ved Roxar ASA sitt kontor i Gamle Forusvei 17, 4033 Stavanger. Til behandling foreligger: 1. ÅPNING AV GENERALFORSAMLINGEN VED STYRETS LEDER HANS OLAV TORSEN OG OPPTAK AV FORTEGNELSE OVER MØTENDE AKSJONÆRER 2. VALG AV MØTELEDER 3. VALG AV PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN 4. GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN 5. GODKJENNELSE AV ÅRSREGNSKAPET OG ÅRSBERETNINGEN 6. GODTGJØRELSE TIL STYRET 7. GODTGJØRELSE TIL REVISOR 8. FORSLAG OM EMISJONSFULLMAKT TIL STYRET 9. FORSLAG OM STYREFULLMAKT TIL ERVERV AV EGNE AKSJER 10. FORSLAG TIL FULLMAKT FOR OPPTAK AV KONVERTIBLE LÅN 11. VALG AV STYRE 12. VALG AV VALGKOMITÉ The annual general meeting of Roxar ASA is hereby convened, to be held at 14:00 hours Friday 30th May 2008 at Roxar ASA s offices at Gamle Forusvei 17, 4033 Stavanger. The following will be considered at the meeting: 1. OPENING OF THE MEETING BY THE CHAIRMAN HANS OLAV TORSEN AND REGISTRATION OF SHAREHOLDERS PRESENT 2. ELECTION OF CHAIR PERSON 3. ELECTION OF PERSON TO CO SIGN THE MINUTES OF MEETING 4. APPROVAL OF NOTICE AND THE AGENDA 5. APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND ANNUAL REPORT 6. REMUNERATION TO THE BOARD 7. REMUNERATION TO AUDITOR 8. BOARD PROXY TO INCREASE THE SHARE CAPITAL 9. BOARD PROXY TO ACQUIRE OWN SHARES (TREASURY SHARES) 10. BOARD PROXY TO TAKE UP CONVERTIBLE LOANS 11. ELECTION OF BOARD 12. ELECTION OF NOMINATION COMMITTEE

2 13. ENDRING AV VEDTEKTER 14. ERKLÆRING FRA STYRET OM FASTSETTELSE AV LØNN OG ANDRE GODTGJØRELSER TIL LEDENDE ANSATTE Utfyllende informasjon om de enkelte punkter og styrets forslag følger vedlag som Vedlegg 1. * * * Innkalling sendes alle aksjonærer med kjent adresse. Selskapets årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning er utlagt på selskapets forretningsadresse og selskapets hjemmeside Dette vil i tillegg publiseres på Oslo Børs hjemmeside. På selskapets generalforsamling har hver aksje 1 stemme. Aksjeeier hvis aksjer er registrert gjennom en godkjent forvalter etter allmennaksjeloven 4 10 (såkalt nominee registrering/konto), er stemmeberettiget for det antall aksjer som forvalteroppdraget omfatter så fremt aksjeeieren innen to (2) virkedager før generalforsamlingen overfor selskapet oppgir detaljer for navn og adresse og i tillegg innen samme frist fremlegger bekreftelse fra forvalteren om at aksjeeieren er den reelle eier av aksjene under forvaltning, under forutsetning av at styret i selskapet ikke nekter godkjennelse av slikt reelt eierforhold. Aksjonærer som ønsker å delta på generalforsamlingen anmodes om å melde fra om dette til Roxar ASA v/ Hege Forus pr telefaks eller e post hege.forus@roxar.com senest innen kl onsdag 28. mai Aksjonærer kan møte ved fullmektig. Skriftlig melding om dette sendes Roxar ASA senest innen samme frist. Melding om deltagelse/fullmaktserklæring følger som Vedlegg 2. Stavanger, 16. mai 2008 For styret i Roxar ASA 13. AMENDMENT OF ARTICLES 14. BOARD STATEMENT ON THE DETERMINATION OF SALARIES AND OTHER BENEFITS TO LEADING EMPLOYEES Additional information on the above items and the suggestions of the Board is set out in Appendix 1. * * * The notice is sent to all shareholders with known address. The annual accounts, annual report and auditor report will be available at the company s registered office and the web site of the company In addition these will be made available at the web site of Oslo Stock Exchange. Each share has 1 vote at the general meeting. Share holders whose shares are registered through authorised nominee in accordance with the Public Limited Liability Companies Act 4 10, are free to vote for the number of shares comprised by the assignment as nominee, provided that the shareholder not later than two (2) business days prior to the general meeting informs the company with details of name and address and in addition within the same deadline submits a confirmation from the nominee that the shareholder is the true owner of the shares, conditioned by the fact that the Board does not reject the approval of such true shareholding. Shareholders who wish to be present at the general meeting are requested to inform Roxar ASA Attn.: Hege Forus at facsimile or e mail hege.forus@roxar.com no later than 16:00 hours Wednesday 28 May Shareholders can be represented by proxies. Written notice in this respect must be sent to Roxar ASA within the mentioned deadline. Notice of participation / proxy form is attached as Appendix 2. Stavanger, 16 th May 2008 On behalf of the Board of Directors of Roxar ASA Hans Olav Torsen Styrets leder Hans Olav Torsen Chairman

3 Vedlegg 1 / Appendix 1 (Office translation in English) Ad pkt. 2 Møteleder Styrets leder vil foreslå møteleder under åpningen av den ordinære generalforsamlingen. Re s. 2 Chairperson The chairman of the board will make a proposal as to who will preside at the outset of the ordinary general meeting. Ad pkt. 3 Person til å medundertegne protokollen Person til å medundertegne protokollen vil foreslås under den ordinære generalforsamlingen. Re s. 3 Co signer The person to co sign the protocol will be suggested during the ordinary general meeting. Ad pkt. 5 Godkjennelse av årsregnskapet og årsberetning Det vises til det utsendte årsregnskapet for Roxar ASA og for Roxar ASA konsernet. Det foreslås at årets underskudd i Roxar ASA på NOK overføres til annen egenkapital Det foreslås ikke å utdele utbytte for Re s. 5 Approval of the annual accounts and report With reference to the annual accounts for Roxar ASA and for the Roxar AS corporation it is suggested that this year s deficit in Roxar ASA, amounting to NOK 12,113,000, is transferred to other own capital. It is suggested that no share dividends for 2007 is distributed. Ad pkt. 6 Fastsettelse av godtgjørelse til styret og valgkomité Styrehonorar for regnskapsåret 2007 foreslås utbetalt som følger: Styrets leder NOK Ordinære styremedlemmer NOK [Det forslås for øvrig at ledere av styreutvalg mottar NOK for dette, og at ordinære medlemmer godtgjøres med NOK per verv. Valgkomiteens medlemmer foreslås å motta følgende vederlag: Leder NOK , ordinære medlemmer mottar NOK

4 Re s. 6 committee Emoluments for the board of directors and the members of the nomination The board of directors emoluments are suggested to be as follows: Chairman of the board NOK 200,000 Ordinary board members NOK 100,000 Furthermore, it is suggested that executives of the board s committees should receive emoluments in the amount of NOK 10,000 for their assignments, and that the ordinary members of such committees should receive emoluments in the amount of NOK 5,000 per assignment. It is suggested that the executive of the nomination committee should receive an emolument amounting to NOK 15,000, whereas the ordinary member should receive NOK 7,500. Ad pkt 7 Godtgjørelse av revisors honorar Roxar ASA og konsernets revisor Ernst & Young AS foreslås godgjort med NOK eks. mva. for revisortjenester utført i løpet av regnskapsåret Re s. 7 Accountant s emolument Roxar ASA and Ernst & Young AS, the latter being the auditor of the corporation, is suggested to receive emoluments in the amount of NOK 520,000 (VAT exclusive) for services rendered during the financial year of Ad pkt. 8 Fullmakt til utvidelse av aksjekapitalen Styret ble på ekstraordinær generalforsamling den 26. juni 2007 gitt fullmakt til å forhøye selskapets aksjekapital med opp til NOK , med pålydende NOK 1 per aksje. Fullmakten ble delvis benyttet ved utstedelse av aksjer i forbindelse med ansatteemisjon den 28. januar 2008 og ved utstedelse av aksjer i forbindelse med oppkjøpet av PolyOil Limited den 4. mars I tråd med Roxar ASAs strategi, vurderer man fortløpende mulighetene for utvidelse og videreutvikling av konsernets virksomhet. Av hensyn til tidsaspektet og behovet for fleksibilitet med hensyn til oppgjørsform mv. og av hensyn til selskapets overordnede finansiering og egenkapital er det ønskelig at styret, gjennom en fullmakt fra generalforsamlingen, gis mulighet til å styrke egenkapitalen ved utstedelse av nye aksjer. Med disse begrunnelser foreslår styret at styret gis fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK (10 %). Styret foreslår følgende vedtak: (i) Styret gis fullmakt til å øke selskapets aksjekapital med opp til NOK Dersom aksjens pålydende endres i perioden for fullmakten skal nærværende fullmakt endres tilsvarende.

5 (ii) (iii) (iv) (v) (vi) Styret kan ikke beslutte å fravike aksjonærenes fortrinnsrett til å tegne de nye aksjene i henhold til allmennaksjeloven Fullmakten inkluderer rett til å øke aksjekapitalen mot innskudd i andre eiendeler enn penger og til å pådra selskapets særskilte forpliktelser i henhold til allmennaksjeloven Fullmakten gir også rett til å vedta fusjoner i henhold til allmennaksjeloven 13 5, herunder fusjoner i datterselskap. Fullmakten kan brukes i oppkjøpssituasjoner, og som beskyttelse ved overtakelse, jf verdipapirhandelloven. Fullmakten kan benyttes ved ett eller flere tilfeller. Alle tidligere fullmakter til å øke aksjekapitalen tilbakekalles herved. Fullmakten er gyldig til selskapets ordinære generalforsamling i 2009, likevel ikke lenger enn 30. juni Re s. 8 Power of attorney regarding increase of the share capital In the extraordinary general meeting held on 26 June 2007 the board of directors was authorised to increase the company s share capital up to NOK 26,592,427 with a nominal value amounting to NOK 1 per share. The authorisation was partly used by the emission of 833,882 shares in connection with the share issue directed to employees on 28 January 2008 and by the emission of 3,879,670 shares in connection with the purchase of PolyOil Limited on 4 March In line with Roxar ASA business strategy the possibilities of expansion and development of the current operation of the corporation is considered consecutively. Considering the need for swift actions, flexibility as regards the choice of terms of settlements, and with further regard to the company s financing and equity, it is desirable that the board is given the opportunity to strengthen the company s equity by the emission of further shares through a power of attorney given by the shareholders in the general meeting. Thus, the board of directors suggests that the board of directors is authorised to increase the share capital by NOK 24,349,647 (10 %). The board of directors suggests the following decision: (i) The board of directors is given a power of attorney to increase the company s share capital by NOK 24,349,647. Should the nominal value of the shares alter during the duration of this power of attorney, this power of attorney shall be altered correspondingly. (ii) The board of directors cannot decide that the shareholders right of priority in subscribing for shares according to the Joint Stock Public Companies Act 10 4 should be deviated from. (iii) The power of attorney includes the right to increase the share capital through investments in other assets than money and to subject the company specific obligations according to the Joint Stock Public Companies Act The power of attorney also gives the right to adopt mergers according to the Joint Stock Public Companies Act 13 5, including mergers in subsidiary companies. The power of attorney may be used in acquisitions and as protection in takeovers, cf. the Securities Trading Act. (iv) The power of attorney may be used more than once. (v) All former power of attorneys to increase the share capital are hereby revoked. (vi) The power of attorney is valid until the 2009 ordinary general meeting, yet no longer than 30 June Ad pkt. 9 Fullmakt til erverv av egne aksjer

6 Styret ønsker at man har fleksibilitet til erverv av egne aksjer for å sikre ønsket fleksibilitet og kontroll over selskapets kapitalstruktur. Styret ønsker at man gis en fullmakt innenfor allmennaksjelovens rammer, hvilket gir en maksimalramme innenfor lovens maksimalramme på 10 % av aksjekapitalen. Styret foreslår følgende vedtak: (i) Styret i Roxar ASA gis fullmakt til på vegne av selskapet å erverve inntil aksjer à pålydende NOK 1, hvilket innebærer en fullmakt til å erverve aksjer med en samlet pålydende verdi på NOK , som tilsvarer ca 10 % av den nåværende aksjekapital. Dersom aksjenes pålydende skulle endres innenfor fullmaktsperioden, skal nærværende fullmakt endres tilsvarende. (ii) Det beløp som kan betales per aksje skal være minst NOK 1 og maksimalt NOK 20. (iii) Styret står fritt i forhold til på hvilke måter erverv og avhendelse av aksjer kan skje, samt å bestemme tidspunktet for dette. Styret skal påse at lovens regler om likebehandling av selskapets aksjonærer og forbudet mot å gi aksjonærer en urimelig fordel på andre aksjonærers bekostning overholdes. (iv) Fullmakten kan benyttes ved en eller flere anledninger og gjelder frem til neste ordinære generalforsamling i 2009, likevel ikke lenger enn 30. juni (v) Hvis egne aksjer selges, omfatter fullmakten også kjøp av nye aksjer til erstatning for de solgte aksjer så lenge samlet beholdning på noe tidspunkt ikke overstiger maksimal grense fastsatt i fullmakten. (vi) Fullmakten kan også anvendes i situasjoner hvor det foreligger tilbudsplikt på selskapet eller for øvrig er informasjon om at det vil fremsettes tilbud på selskapets aksjer, jf verdipapirhandelloven. (vii) Tidligere fullmakt bortfaller herved. Re s. 9 Power of attorney regarding acquisition of own shares The board of directors is of the opinion that there should be flexibility regarding acquisition of own shares to secure the desired flexibility and control over the company s capital structure. The board of directors wishes that there be given a power of attorney within the scope of the Joint Stock Public Companies Act which stipulates for a maximum limit within the maximum limit under the said Act, i.e. within 10 % of the share capital. The board of directors suggests the following decision: (i) The board of directors in Roxar ASA is given a power of attorney to acquire up to 24,349,647 shares on behalf of the company at a nominal value of NOK 1 per share which implies an authorisation to acquire shares at an aggregated amount of NOK 24,349,647, being equivalent to approx. 10 % of the current share capital. Should the nominal value of the shares alter during the duration of this power of attorney, this power of attorney shall be altered correspondingly. (ii) The amount payable per share shall be at least NOK 1, yet no more than NOK 20. (iii) The board of directors may, at its own discretion, choose the time for and the way in which sales and acquisitions hereunder shall be affected. The board of directors shall ensure that legal requirements are complied with as regards equal treatment of the company s shareholders and the prohibition against giving some shareholders an unreasonable benefit at the expense of others. (iv) The power of attorney may be used more than once and shall be valid until the 2009 ordinary general meeting, yet no longer than 30 June 2009.

7 (v) (vi) (vii) The power of attorney shall also include the right to purchase new shares as a replacement for own shares sold. However, the aggregate shareholdings may never exceed the maximum limit stipulated for in the power of attorney. The power of attorney may also be used in situations of mandatory bids or in situations where there is information indicating that there will be advanced offers on the company s shares, cf. the Securities Trading Act. Former power of attorneys are hereby revoked. Ad pkt. 10 Fullmakt til opptak av konvertible lån Styret foreslår, med samme begrunnelse som for styrets fullmakt til å foreta kapitalforhøyelser nevnt i punkt 8 at styret gis fullmakt til å ta opp konvertible lån. Fullmakten vil gi styret mulighet til å tilby konvertibler til ansatte i forbindelse med incentivprogrammer for disse. Det foreslås at styret gis en fullmakt til å ta opp lån som gir rett til utstedelse av opp til NOK aksjer hver pålydende NOK 1 (5 %), innenfor allmennaksjelovens rammer. Styret foreslår følgende vedtak: (i) (ii) (iii) (iv) (v) Re s. 10 Styret i Roxar ASA tildeles fullmakt til å utstede lån som gir långiver fullmakt til å få utstedt aksjer mot innbetaling av kontanter eller ved motregning av lån, jf allmennaksjeloven 11 8 og Styret kan beslutte å fravike aksjonærenes fortrinnsrett til å tegne de nye aksjene i henhold til allmennaksjeloven Fullmakten kan benyttes til å utstede ett eller flere lån. Den samlede verdien av lån som kan utstedes skal være fra minimum NOK til maksimum NOK Aksjekapitalen kan forhøyes med opp til NOK ved utstedelse av opp til aksjer, hver pålydende NOK 1. Dersom aksjens pålydende endres i perioden for fullmakten skal nærværende fullmakt endres tilsvarende. Styret skal utstede lånet på alminnelige vilkår for slike lån, og fullmakten er begrenset til lån som kan tegnes av ansatte i Roxar konsernet. I denne forbindelse skal styrets medlemmer ikke anses som ansatte i konsernet. Fullmakten kan benyttes ved en eller flere anledninger og gjelder frem til neste ordinære generalforsamling i 2009, likevel ikke lenger enn 30. juni Power of attorney regarding convertible loans The board of directors suggests that, for the same reasons as stipulated for in relation to the increase of capital above (s. 8), the board of directors should be given a power of attorney to enter into convertible loan agreements. Such power of attorney will give the board of directors the opportunity to offer convertibles to its own employees under their respective incentive programmes. Thus, it is suggested that the board of directors is given a power of attorney to enter into loan agreements giving right to issue up to NOK 12,174,823 shares, each with a nominal value of NOK 1 (5 %) within the scope of the Joint Stock Public Companies Act. The board of directors suggests the following decision: (i) The board of directors in Roxar ASA is given a power of attorney to issue loans giving the lender a power of attorney to have issued shares against payment of cash or by setting off loans, cf. the Joint Stock Public Companies Act 11 8 and 11 1.

8 (ii) The board of directors may decide to deviate from the shareholders right of priority of subscribing for the new shares, cf. the Joint Stock Public Companies Act (iii) The power of attorney may be used to issue one or more loans. The aggregate value of loans that may be issued may range from a minimum of NOK 1,000,000 to a maximum of NOK 60,000,000. The share capital may be increased up to NOK 12,174,823 by the issuance of up to 12,174,823 shares, each with a nominal value of NOK 1. Should the nominal value of the shares alter during the duration of this power of attorney, this power of attorney shall be altered correspondingly. (iv) The board of directors will issue the loan on terms customary for such loans and the power of attorney shall be confined to loans being made available for employees in the Roxar corporation. For the purpose of this power of attorney, the members of the board shall not be considered as employees in the corporation. (v) The power of attorney may be used more than once and shall be valid until the 2009 ordinary general meeting, yet no longer than 30 June Ad pkt. 11 Valg av styre Styret viser til innstillingen fra selskapets valgkomité vedlagt som Vedlegg 3. Jan Leif Kristiansen ble valgt som observatør til styret på den ekstraordinære generalforsamlingen den 17. oktober Valg av Kristiansen som observatør var ment å gjelde frem til man hadde gjennomført nytt valg av representanter for de ansatte. I valg den 12. mars 2008 ble det utpekt nye ansatterepresentanter for Roxar ASA. Imidlertid er man i ferd med å søke om konsernordning hos Bedriftsdemokratinemnda, slik at selskapene som ble ervervet ved oppkjøpet av Roxar AS sommeren 2007 også omfattes av ordningen for Roxar ASA, og det vil da gjennomføres et nytt valg av og blant alle ansatte som da inkluderes. Det foreslås på denne bakgrunn at oppnevning av Jan Leif Kristiansen som observatør forlenges frem til det tidspunktet hvor det er gjennomført et nytt valg av og blant samtlige ansatte i Roxar ASA konsernet i henhold til ny konsernordning. Bakgrunn for søknad om konsernordning er av praktiske hensyn både for konsernet og for de ansatte å inngå avtale om at selskapet ikke skal ha bedriftsforsamling, samtidig som det avtales en konsernordning for ansatterepresentanter i styret. Det søkes videre om at det bare skal være ansatterepresentasjon i konsernselskapsstyret og ikke i det enkelte datterselskap. Tilbakemelding fra de ansatte er positiv. Re s. 11 Board election The board of directors directs attention to the nomination made by the company s nomination committee, attached hereto as Appendix 3. Jan Leif Kristiansen was elected as the board s observer on the extraordinary general meeting on 17 October Kristiansen was supposed to serve as the observer until new staff representatives had been elected. New staff representatives for Roxar ASA were elected on 12 Mach However, one is about to apply for a new group employee representation to the Company democracy committee (NO: Bedriftsdemokratinemnda), such that the companies acquired through the acquisition of Roxar AS during the summer of 2007 is also included in the arrangements for Roxar ASA. Consequently, there will be held a new election of staff representatives by and from all employees thereby included. Thus, it is suggested that Jan Leif Kristiansen s commission as the board s observer is prolonged until such election of staff representatives has been carried through according to the new group employee representation.

9 The application for a new group employee representation is based on practical considerations, both for the corporation and for the employees. There will be made an agreement that there shall be no corporate assembly in the company, together with an agreement regarding staff representatives in the company s board of directors. It will furthermore be applied for staff representation in the corporation s board of directors only, i.e. not in each of the subsidiaries. Employees feedback has been positive. Ad pkt. 12 Valg av valgkomité Styret viser til innstillingen fra selskapets valgkomité vedlagt som Vedlegg 3. Re s. 12 Nomination committee election The board of directors directs attention to the nomination made by the company s nomination committee, attached hereto as Appendix 3. Ad pkt. 13 Endring av vedtekter Valgkomiteen har avgitt innstilling om at bestemmelsen om valgkomiteen i Roxar ASAs vedtekter endres ved at det åpnes opp for at valgkomiteen kan består av fra 3 til 4 medlemmer etter generalforsamlingens beslutning. Endringen er begrunnet med et ønske om økt fleksibilitet i forhold til antall medlemmer i komiteen. Vedtektsendringer krever 2/3 flertall på generalforsamlingen, jf asal Det vises til valgkomiteens innstilling vedlagt som Vedlegg 3. Det foreslås at vedtektens 7 endres fra å lyde: 7 Valgkomité Selskapet skal ha en valgkomité som velges av generalforsamlingen. Valgkomiteen skal ha fire medlemmer. Komiteens medlemmer velges av generalforsamlingen, som også velger komiteens leder. Valgkomiteen skal forberede valg av styremedlemmer og skal gi innstilling til generalforsamlingen om styrehonorar. Generalforsamlingen kan vedta instruks for valgkomiteens arbeid. til å lyde som følger: 7 Valgkomité Selskapet skal ha en valgkomité som velges av generalforsamlingen. Valgkomiteen skal ha fra tre til fire medlemmer etter generalforsamlingens nærmere beslutning. Komiteens medlemmer velges av generalforsamlingen, som også velger komiteens leder. Valgkomiteen skal forberede valg av styremedlemmer og skal gi innstilling til generalforsamlingen om styrehonorar. Generalforsamlingen kan vedta instruks for valgkomiteens arbeid. Re s. 13 Alteration of the articles of association The nomination committee has put forth a proposed amendment of the regulations concerning the nomination committee in Roxar ASA s articles of association. The proposed amendment suggests that the nomination committee should consist of 3 to 4 members to be decided by the shareholders in the general meeting. The proposed amendment is based on a wish for increased flexibility as regards the number of members in the nomination committee. Alterations of the articles of association requires a 2/3 majority in the

10 general meeting, cf. the Joint Stock Public Companies Act Attention is directed to the nomination made by the company s nomination committee, attached hereto as Appendix 3. It is suggested that the articles of association 7 is changed from: 7 Nomination Committee The company shall have a Nomination Committee consisting of four members. The members of the Committee, including the chairman, shall be elected by the General Meeting. The Nomination Committee shall make proposals to the General Meeting regarding candidates and remunerations to Board Members. The General Meeting may decide to adopt rules regarding the mandate of operation for the Nomination Committee. Into: 7 Nomination Committee The company shall have a Nomination Committee consisting of three to four members, the number of members to be decided by the General Meeting. The members of the Committee, including the chairman, shall be elected by the General Meeting. The Nomination Committee shall make proposals to the General Meeting regarding candidates and remunerations to Board Members. The General Meeting may decide to adopt rules regarding the mandate of operation for the Nomination Committee. Ad pkt. 14 Erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse I samsvar med allmennaksjeloven 6 16a har styret utarbeidet en erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte, vedlagt innkallingen som Vedlegg 4. På bakgrunn av ovennevnte foreslår styret at generalforsamlingen i Roxar ASA treffer følgende vedtak: Styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte godkjennes. Re s. 14 Declaration regarding the stipulation of salaries and other compensation The board of directors has prepared a declaration regarding the stipulation of salaries and other compensation for executive employees in consideration of the Joint Stock Public Companies Act 6 16a. The declaration is attached hereto as Appendix 4. On basis of the above, the board of directors suggests that the general meeting in Roxar ASA decides as follows: The declaration from the board of directors regarding the stipulation of salaries and other compensation for executive employees is approved.

11 Til Roxar ASA v/hege Forus Gamle Forusvei Stavanger Telefaks eller e post hege.forus@roxar.com Vedlegg 2 MELDING OM DELTAGELSE På ordinær generalforsamling i Roxar ASA, 30. mai 2008 kl Jeg eier aksjer Jeg er fullmektig for aksjer Jeg er lovlig stedfortreder for (styremedlem, verge for mindreårige m.v.) Navn eier: antall aksjer: Navn eier: antall aksjer: Sted Dato Underskrift av den som møter Navn og adresse på den som møter Postnr Poststed

12 Til Roxar ASA v/hege Forus Gamle Forusvei Stavanger Telefaks eller e post hege.forus@roxar.com FULLMAKT Undertegnede eier av (antall) aksjer i Roxar ASA gir herved herved følgende person Styrets leder Hans Olav Torsen Chief Executive Officer Gunnar Hviding (navn på fullmektig eller uten navn in blanco) fullmakt til å møte og stemme på mine/våre vegne på den ordinære generalforsamlingen i selskapet den 30. mai Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Dersom det generelt eller for enkelte av punktene ikke er angitt instruks om stemmegivning, vil dette ansees som en fullmakt til fullmektigen til å stemme FOR punktene i innkallingen til generalforsamlingen, dog slik at fullmektigen selv står fritt til å avgi eller endre stemmegivning dersom det skjer som del av det som fremgår av innkallingen, eller som endringer eller tillegg i eller enkelte punkter erstattes før eller under generalforsamlingen. Punkt For Mot Avstår 1. Åpning av generalforsamlingen (ingen avstemming) 2. Valg av møteleder 3. Valg av person til å medundertegne protokollen 4. Godkjennelse av innkalling og dagsorden 5. Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning for 2007 etc. 6. Godtgjørelse til styret 7. Godtgjørelse til revisor 8. Forslag om emisjonsfullmakt 9. Forslag om styrefullmakt til erverv av egne aksjer 10. Forslag om fullmakt for opptak av konvertible lån 11. Valg av styret 12. Valg av valgkomité 13. Endring av vedtekter 14. Erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse Sted Dato Underskrift av fullmaktsgiver Navn med blokkbokstaver:

13 TO Roxar ASA ATT: Hege Forus Gamle Forusvei Stavanger, Norway Telefax or e mail hege.forus@roxar.com PARTICIPATION NOTICE At the ordinary general meeting of Roxar ASA, 30 May 2008 at hrs. I hold shares I am representing (by power of attorney) shares I am the legal representative (board member, guardian for an under aged etc) Owners name: number of shares: Owners name: number of shares: Place Date Signature by attendee Name and address for those attending Postal code Place

14 To: Roxar ASA ATT. Hege Forus Gamle Forusvei Stavanger, Norway Telefaks or e mail hege.forus@roxar.com PROXY The undersigned as owner of (number) shares in Roxar ASA herewith authorises Chairman of the Board of Directors Hans Olav Torsen Chief Executive Officer Gunnar Hviding (name of specially appointed attorney, or no name in blanco) To attend and vote at the ordinary general meeting of Roxar ASA on my/our behalf on 30 May Voting shall be made in accordance with the instructions issued below. If no instruction are given below (by crossing or in another way) this will be regarded as the owner has issued an instruction to vote In favor of the motions set out in the notice to the general meeting, however, the proxy has a right to amend the voting if and to the extent that this is as part of the suggestions indicated in the calling notice or as part of changes that are made or if certain matters are withdrawn on or prior to the general meeting. Item In Against Absention favor 1. Opening of the general meeting (no vote) 2. Election of person to chair the meeting 3. Election of person to co sign the minutes 4. Approval of notice and agenda 5. Approval of the annual account and annual reports for 2007 etc. 6. Approval of the remuneration to the board of directors 7. Approval of the remuneration to the auditor 8. Authorization to issue shares 9. Authorization to acquire own shares 10. Authorization to issue convertible bonds 11. Election of representatives to the Board of Directors 12. Election of representatives to the election committee 13. Amendment of Articles of Association 14. Statement regarding salary etc Place Date Signature by issuer Print name:

15

16

17 Nomination from the nomination committee in Roxar ASA prepared for the ordinary general meeting on 29 May Trondheim, Oslo, London, 8 May The members of the nomination committee have been Oddvar Aam (chairman), Svein Høgset, Erik Must, Leif Eriksrød. The committee has held two meetings and has had consultations with the board of directors, the corporate management and the largest shareholders in the company. Furthermore, the committee has based its evaluations on the board of directors evaluation of their own activities, given during the board meeting held on 18 April During the autumn of 2007 the then existing nomination committee carried through extensive consultations with the new shareholders following the CorrOcean s acquisition of Roxar. The conclusions made by the then existing nomination committee were as follows: After the acquisition of Roxar, which has led to considerable changes in the composition of shareholders, and considering that a large part of the operation [of the company] will be made from Stavanger, the nomination committee has chosen to place emphasis on the following arguments: The need for continuity and the need for securing the Trondheim based community Few inputs from the offshore community in Stavanger Take up board members which reflects the new composition of shareholders appropriately and which could give the current shareholders the confidence needed for the development of a large, internationally oriented industry group. Obtain the widest possible board qualifications which represents: o experience within business development as regards internationally oriented industry groups o trade knowledge o expert knowledge within relevant categories o financial insight, international trading and financial operations o general experience within the operation of industry groups The number of members of the board of directors has been discussed given the new configuration and the nomination committee recommends that the articles of association should be formulated such that the board may consist of 5 to 7 members chosen by the shareholders. This will in turn give a certain degree of flexibility concerning the configuration of the board of directors, depending on which challenges the company faces. The committee is of the opinion that it is sensible in a start up phase following the acquisition of Roxar that the board be set by 7 members chosen by the shareholders, to secure the considerations set out above. In the longer term it should be considered to reduce the number of members to 6 The current election committee, consisting of two persons from the previous committee together with two new representatives, has based its suggestions on the same considerations as the previous committee and has also taken the development of the company and the board of directors work during the last six months into consideration. The following has been noted:

18 The board of directors has met considerable challenges within the area of long term financing of the operation [of the company]. The work of the board of directors is believed to be dominated by important strategic choices, including the work with creating a satisfactory degree of financial freedom for the company and, furthermore, the ability to make visible the assets in the company as has been addressed in the company s latest emissions. The committee is therefore of the opinion that the board of directors will put focus on strategic and financial operations, and put emphasis on structural actions and showing effectiveness. Nevertheless, the committee finds that the board of directors on a longer term will be in need of members with trade knowledge within the offshore market and international management. Given the individual qualifications of the members of the board the nomination committee recommends that the board of directors should still consist of 7 members chosen by the shareholders. The current board of directors has only served for approximately 6 months and the nomination committee recommends that the current members continues their assignment throughout the next year before a new scope of expertise for the board of directors is considered. The current composition of the board of directors is thus recommended to remain unchanged, such that the members of the board will be Hans Olav Torsen, chairman of the board Kaare M. Gisvold Marit Jannecke Olstad Johan Fr. Odfjell Gunn Jane Håland Morten Bergesen jr. Eli Skyberg The committee suggests that the directors emoluments should be NOK 100,000 for ordinary board members and NOK 200,000 for the chairman of the board. The nomination committee is suggested to have the following new composition: Oddvar Aam (chairman) Svein Høgset Erik Must Harald Espedal For the nomination committee Oddvar Aam

19 Vedlegg 4 ERKLÆRING TIL GENERALFORSAMLINGEN I ROXAR ASA VEDRØRENDE FASTSETTELSE AV LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE TIL DAGLIG LEDER OG ANDRE LEDENDE ANSATTE Etter allmennaksjeloven 6 16a skal styret utarbeide en erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til daglig leder og andre ledende ansatte. Erklæringen skal inneholde retningslinjer for fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse, og herunder angi hovedprinsippene for selskapets lønnslederpolitikk. Lovens 6 16a (3) pålegger også styret å redegjøre for den lederlønnspolitikk som har vært ført i det foregående regnskapsår. Denne erklæring avgis for første gang til selskapets ordinære generalforsamling i HOVEDPRINSIPP FOR SELSKAPETS LEDERLØNNSPOLITIKK Som en større internasjonal aktør innenfor sin bransje, er ROXAR ASA ved fastleggelse av lønninger for ledere i selskapet henvist til å konkurrere i et marked som på toppledernivå er internasjonalt. Som ledende global aktør innenfor flere høyteknologiske nisjer for oljeserviceindustri, er ROXAR ASA avhengig av å tilby lønninger som kan rekruttere de dyktigste ledere innenfor området samt at disse lederne har kapasitet til å utføre det arbeidet som en global organisasjon krever. Det er styrets politikk at man for å sikre seg det best mulige lederskap må tilby lønninger på dette nivå som den enkelte er fornøyd med, som gir økonomisk fleksibilitet og som er konkurransedyktige i et internasjonalt marked. Lederlønnsnivået skal som utgangspunkt ligge forholdsvis høyt i nasjonal sammenheng, også sett i forhold til andre børsnoterte selskaper av samme størrelse. Det kan også vise seg nødvendig at lønninger for ledernivå basert i utlandet, kan overskride lønnsnivået for tilsvarende stillinger i Norge, og omvendt. 2. LØNN OG ANDRE GODER Det er selskapets politikk at lederlønningene i all hovedsak skal komme til uttrykk i en fast månedslønn som reflekterer det nivå vedkommendes stilling og praksis innebærer. Pensjonsordninger skal i utgangspunktet være de samme for ledere som fastsatt generelt for ansatte i virksomheten. Bonusordninger for ledergruppen skal være knyttet opp mot selskapets resultat for én del, og etter styrets skjønnsmessige vurdering for en annen del. Styrets skjønnsmessige vurdering skal blant annet hensynta kvaliteten i HMS arbeidet i selskapet, og resultatene etter selskapets HMS statistikker.

20 Styret har mulighet til å tilby opsjonsordninger eller bonusordninger knyttet til aksjekurs for ledergruppen. Slike ordninger kan tildeles de som styret anser som sentrale i forhold til selskapets verdiutvikling, også personer uten lederansvar. Styret har i 2007 vedtatt et eget aksjebonusprogram for noen av konsernets nøkkelpersoner. Andre nøkkelpersoner har andre ordninger knyttet til salg eller resultat eller en kombinasjon av disse. Vurdering av bonusordninger blir foretatt individuelt og etter en samlet vurdering for den aktuelle stilling. Ansatte har ikke firmabil, men noen fåtall personer har mindre faste godtgjørelser knyttet til bilbruk. Førtidspensjonsordninger kan inngås med ledende ansatte, med gjensidig rett til å kreve fratreden som utløser førtidspensjon ved fylte 62 år. Slik pensjonsordning vil bli finansiert over drift. Etterlønnsordninger som etableres ved fratreden, vil normalt bli sett i sammenheng med konfidensialitetsklausuler og konkurransebegrensende klausuler i den enkeltes arbeidsavtale. Administrerende direktør og finansdirektør har avtale om 1 års etterlønn dersom styret ønsker at vedkommende fratrer sin stilling. 3. LØNNSPOLITIKKEN I FOREGÅENDE REGNSKAPSÅR (2007) Lederlønnspolitikken i foregående regnskapsår har vært ført i samsvar med de prinsipper som er gjeldende også for Det vises til det som ovenfor er anført. 4. BEHANDLINGEN AV DENNE ERKLÆRING Denne erklæring utsendes sammen med innkalling til generalforsamling i selskapet og selskapets årsoppgjør. Denne erklæring skal behandles av generalforsamlingen, og generalforsamlingen skal holde rådgivende avstemming, der man kan godkjenne retningslinjene, eventuelt forkaste disse. Når det gjelder retningslinjer om aksje og aksjeverdibaserte godtgjørelser (aksje /opsjonsprogram mv, jf allmennaksjeloven 6 16a første ledd tredje punktum nr 3), skal disse godkjennes av generalforsamlingen, jf allmennaksjeloven 5 6 (3).

21 (Office translation) STATEMENT TO THE ANNUAL GENERAL MEETING OF ROXAR ASA REGARDING DETERMINATION OF SALARY AND OTHER BENEFITS FOR EXECUTIVE PERSONNEL In accordance with sect. 6 16a of the Norwegian Public Limited Companies Act (the Act ), the Board shall prepare a statement on the determination of salaries and other benefits for executive personnel. The declaration shall include guidelines for how the salaries and other benefits are determined, including the main principals of the executive remuneration policy: Section 6 16a (3) of the Act also obliges the Board to account for the executive remuneration policy followed in the preceding financial year. This statement is issued for the first time to the annual general meeting for MAIN PRINCIPLES FOR THE COMPANY S EXECUTIVE REMUNERATION POLICY When determining the salaries for the Managing Director and executive personnel, ROXAR ASA, as a large international corporation within its industry, must compete with salaries for senior international executives. As a leading player within several high tech niches for the oil and gas industry, Roxar ASA must offer salaries which can attract the best executives within its area of operations, and that such executives have the necessary capacity to execute the work required in a global organisation. It is the Board s policy to ensure recruitment of the best personnel by offering salaries which will satisfy individual requirements and which are competitive on the international market. In general, the remuneration level for executives shall be relatively high in a national context, also compared to other listed companies of a similar size. It may be necessary to apply salary levels for foreign executives in a range exceeding the similar salary level in Norway, and opposite. 2. SALARIES AND OTHER BENEFITS It is the policy of the company that the salary to executives mainly shall source from a fixed monthly payment reflecting the level such executives position and practice entails. Pension benefits shall at the outset be the same for executives as for other employees. Bonus arrangements for the executives shall be tied partly to the company s result, and partly based on the board s discretion. The board s discretion shall, amongst other, take into account the quality of the HSE work of the company, and the results of the company s HSE statistics. The Board of Directors has the possibility to offer options or bonuses tied to the share price for the executives. Such arrangements can be granted to those the board of directors deems as key in relation to the value growth of the company, including also personnel without management responsibilities. The Board of Directors has in 2007 resolved to issue a separate option program for some of the company s key employees. Other key employees have other incentives tied to sales or results or a

22 combination thereof. The assessment of bonus schemes are made on an individual basis, and after a total evaluation of the relevant position, There is no arrangement for company cars, but a few employees receive a minor contribution related to the use of car. Early retirement arrangements may be agreed with executives, with a mutual right to ask for retirement releasing an early retirement pension at 62 years. Such arrangements will be financed over the operations of the company. Termination payment arrangements established will normally be seen in connection with confidentiality and non compete clauses in each relevant employees service agreement. The Chief Executive Officer and the Chief Financial Officer have agreements granting them a termination payment equal to 1 year s salary, should the Board of Directors require any of these to leave their position. 3. SALARY POLICY FOR THE PRECEDING FINANCIAL YEAR (2007) The executive salary policy applied in the preceding financial year has been applied in accordance with the principles also applied in Please see the above. 4. CONSIDERATION OF THIS DECLARATION This declaration is distributed along with notification of the company s general meeting and the company s annual report. It is to be considered by the annual general meeting which will hold a consultative vote where members may adopt or reject the guidelines. Guidelines for share and share value based benefits (share/option program etc. in accordance with sect. 6 16a, part 1, item no. 3 of the Public Limited Companies Act 6 16a) must be adopted by the general meeting, in accordance with sect. 5 6 (3) of the Act.