Premisser for evalueringen Det ble som en del av styresaken forhåndsdefinert tre sett av premisser som evalueringen skal ta utgangspunkt i:

Transkript

1 Vedlegg 1: Oppdragsbeskrivelse Evaluering av langsiktig utvikling og omstilling (LUO) ved UNN HF Direktørens ledergruppe ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF har vedtatt å igangsette en evaluering av omstillingsprosjektet Langsiktig Utvikling og Omstilling (LUO) våren 2012 med utgangspunkt i de føringer som foreligger i styresak 84/2007 Ny organisasjonsmodell for UNN HF. I styrevedtaket framgår det at Administrasjonen bes evaluere organiseringen to år etter implementeringen, og orientere styret om resultatet av evalueringen. Dette gir en tidshorisont for evaluering på 2 år etter at klinikkene er etablert. Og videre at Det legges opp til evaluering etter to år ut fra forhåndsdefinerte resultatindikatorer. Evalueringen har som mål å avdekke om den nye klinikkstrukturen har bidratt til å sikre forbedret organisatorisk funksjonalitet. Det forutsettes at evalueringen er utviklingsorientert, og bidrar til å videreutvikle organisasjonsmodellen. Gitt at effekten av ny organisasjonsmodell ikke lar seg isolere, skal evalueringen være bredt anlagt. En skal både vurdere effekter av organisasjonsendring og av andre tiltak som fulgte i kjølvannet av LUO. Premisser for evalueringen Det ble som en del av styresaken forhåndsdefinert tre sett av premisser som evalueringen skal ta utgangspunkt i: 1. LUOs mandat og mandatets målsetting 2. De kriterier som ble satt for omorganiseringen 3. De problematiseringer og risikoer som høringsprosessen mv avdekket. LUOs mandat Prosjektets mål var å: Styrke UNN som universitets- og regionsykehus Forbedre lokalsykehusfunksjonene Oppnå økonomisk handlingsrom Redusere de ansattes opplevelse av misforhold mellom oppgaver og ressurser Bidra til en ny, felles organisasjonskultur i hele UNN Kriterier for LUO I arbeidet med å operasjonalisere ny organisasjonsmodell ble det utviklet et sett med kriterier som skulle være retningsgivende for arbeidet. Kriteriene forutsatte at den nye organisasjonen la til rette for: Side 1 av 5

2 Helhetlige og bedre koordinerte pasientforløp Bedre og mer forpliktende samhandling med primærhelsetjenesten Tydelig ledelse og styring En struktur som sikrer helhetlig ledelse og styring Dokumentert høy kvalitet på tjenestene Effektiv og fleksibel utnyttelse av kapasitet og ressurser Konkurransedyktige fagmiljøer som gir gode vilkår for videreutvikling og rekruttering av nøkkelpersonell Et godt arbeidsmiljø I styresak 84/2007 ble det forutsatt en fleksibel organisering som muliggjorde at direktøren kunne foreta løpende vurderinger av hvilke strukturer som var funksjonelle og kunne iverksette endringer som lot seg implementeres raskt. Risiko forbundet med LUO Den tredje premissen for evalueringen tar utgangspunkt i de problematiseringer og risikoer som høringsprosessen mv avdekket. Vedlagt følger tabell 1: Risikovurdering og tabell 2: Risiko jf. Høring fra styresak 84/2007. Prosjektets faser Fase I: ny organisasjons- og ledelsesstruktur Det ble vedtatt å gjennomføre LUO-prosjektet i to faser, der man i første fase skulle etablere en ny organisasjons- og ledelsesstruktur. Denne skulle redusere avstanden mellom kjernevirksomheten og toppledelsen, tydeliggjøre den ledelsesmessige linjen i organisasjonen og styrke medvirkningen fra ansatte og brukere. Det ble gitt klare føringer om at den framtidige organisasjonen skulle medføre samling av den tids mange selvstendige avdelinger i færre og større driftsenheter (klinikker). Ny overordnet organisasjonsstruktur ble vedtatt og besluttet gjennomført innen Fase II: Deltiltak og tiltak i kjølvannet av LUO Prosjektets andre fase ble innledet etter vedtak om ny organisasjonsmodell der man parallelt med rekruttering av nye ledere planla og igangsatte ulike delprosjekter som forberedelse til klinikkdannelsene. Tiltak i kjølvannet av LUO skal evalueres. Dette gjelder de deltiltak som ble gjennomført i fase II Utvikle styringsparametre/styringsverktøy/kvalitetsregistre Tilpasse styringssystemer/rapporter til ny struktur Utvikle startpakker for klinikksjefer/stabssjefer Plan for reduksjon i antall mellomledere Utvikle og gjennomføre nytt lederutviklingsprogram Senge- og poliklinikkdrift Observasjonspost Leanprosjekter for pasientforløp Tilpasset møtestruktur Side 2 av 5

3 I tillegg ble enkelte tiltak utsatt til fase II: Den endelige arbeidsdelingen mellom de strategiske stabene og administrativ støtte i klinikkene. Utvikling av avdelingsinndelingen i samarbeid med de nye klinikksjefene. Unntaket her var Akutt- og prehospitalklinikken der direktøren fremmet et konkret forslag om intern organisering allerede i styresaken Det ble samtidig åpnet for omorganisering av denne dersom den foreslåtte organisering ikke fungerte som forutsatt. Utprøving av en modell hvor det på klinikk- eller avdelingsnivå ble etablert felles administrativ og faglig ledelse av senge- og poliklinikkressursene. En kritisk gjennomgang av alle vaktordninger skulle gjennomføres på klinikknivå. Det skulle vurderes om alle terapeuter i UNN burde samles i Rehabiliteringsklinikken. En ROS-analyse ble anbefalt gjort for kritiske områder. Gjennomføringen av disse tiltak skal evalueres. I forkant av etableringen av de enkelte klinikker, senter og stabsenheter ble alle ledere gitt grundig innføring i hvilke føringer administrerende direktør og styringsgruppen hadde gitt for LUO. Dette skulle vektlegges ved etableringen av intern struktur i egne enheter. Evalueringen skal omfatte hvorvidt de enkelte klinikker, senter og stabsenheter samlet sett er etablert i henhold til de forhåndsdefinerte føringer. I beslutningsnotatene fra direktøren vedrørende intern organisering av klinikker, sentra og staber er det ingen spesifikke føringer med hensyn til evaluering, annet enn at direktøren viser til en helhetlig evaluering av LUO. Det eneste unntaket er vedtak om å etablere Nevro-ortopediklinikken og Rehabiliteringsklinikken som to separate klinikker. I høringsforslaget til ny organisatorisk struktur inkluderte Nevro-ortopediklinikken hele 14 tradisjonelle avdelinger, også rehabilitering. Direktøren fant det fornuftig å dele denne klinikken ved å skille ut rehabiliteringsfagene i en egen klinikk, men understreket at det i forbindelse med evalueringen kunne bli aktuelt å samle klinikken igjen i tråd med det opprinnelige forslaget. Forhåndsdefinerte indikatorer Et sett med forhåndsdefinerte indikatorer ble utviklet og forutsettes brukt i evalueringen som en baseline å måle endring i forhold til. Disse er: Økonomistyring og budsjettkontroll, antall ansatte, overtid/vikarbruk Aktivitet: Døgnopphold, poliklinisk og dagkirurgisk aktivitet og DRG Kvalitet: Klagesaker, prevalens av sykehusinfeksjoner, reinnleggelser Effektivitet: Korridorpasienter, epikrisetid, ventetid planlagte innleggelser (poliklinikk), liggetider, strykninger på operasjonsprogrammet Arbeidsmiljø: Arbeidsmiljøkartlegging, sykefravær, turnover av personell Pasientforløp og samhandling: DIPS, antall utskrivningsklare pasienter Forskning: Antall publikasjoner og dr-grader Brukermedvirkning: PasOpp Side 3 av 5

4 Føringer fra vedtak i Direktørens ledermøte Denne sak ble lagt fram for direktørens ledergruppe første gang 17. oktober Ledergruppen var spesielt opptatt av medvirkning og involvering forut for evalueringen. Saken ble derfor lagt fram for foretakstillitsvalgte, Arbeidsmiljøutvalg og Brukerutvalg før endelig beslutning i ledergruppen 13.desember 2011og 7. februar Innspillene derfra gjengis kortfattet her: Brukerutvalget ga i møte 15. november 2011 sin tilslutning til foreslått plan for evaluering. Utvalget påpekte viktigheten av å involvere brukere, pårørende og deres organisasjoner, spesielt kronikere og pasienter med sammensatte lidelser, for derigjennom å avdekke hvorvidt organisasjonsendringen har påvirket kvaliteten på pasientbehandlingen i den ene eller andre retning. Utvalget ønsker også å få belyst hvordan UNN som helhet (Tromsø, Harstad, Narvik) utnyttes. Flyt, kommunikasjon og samhandling er stikkord her. De vil involvere primærhelsetjenesten i evalueringen. Pasientreiser likeså. Utvalget mente at klinikknavnene bør vurderes på nytt mht om de er opplysende nok. Arbeidsmiljøutvalget ga i møte 23. november 2011 sin tilslutning til foreslått evaluering. Utvalget påpekte at etablering av KVAM-grupper (kvalitet og arbeidsmiljø) bør evalueres som en del av LUO og at medarbeidermedvirkning må sikres. De påpekte at evalueringen omfatter stort og smått og at en prioritering av områder for evaluering må foretas. De foretakstillitsvalgte uttrykte i møte 7. desember 2011 tilfredshet ved at evalueringen igangsettes nå, og at fokus er på evaluering av klinikkstrukturen. De ga sin tilslutning til en tidsavgrenset og utviklingsorientert evaluering ut fra de vedtatte rammer. Av områder som ønskes særlig belyst ble medvirkning og informasjonsflyt, lokalsykehusfunksjonen, samhandling mellom klinikkene, helhetlig overordnet utvikling for foretaket og ledelsesnivåer nevnt. Oppdraget; oppsummert og konkretisert Evalueringen skal gjennomføres i tråd med styrevedtak og tilhørende dokumenter. Det er ny organisasjonsmodell som skal vurderes i forhold til de overordnede mål, kriterier og risikoområder som er gjengitt i denne oppdragsbeskrivelsen. Ved evalueringen skal de forhåndsdefinerte indikatorene benyttes. Det er ikke gjengitt spesifikke områder/deler av virksomheten som skal evalueres, med ett unntak; delingen av nevro- ortopedi og rehabiliteringsfagene i to klinikker. Dette er angitt å kunne reverseres. Ut over dette omfattes tiltak som fulgte i kjølvannet av LUO, dvs at deltiltak som ble gjennomført i fase II skal inngå i evalueringen. I tillegg er det er rekke arbeidsoppdrag og områder som ble utsatt til fase II som også omfattes. Evalueringen ønskes gjennomført i løpet av første halvår i Dette er innenfor tidsrommet styret i sin tid besluttet; i løpet av 2 år etter implementeringen av klinikkene. Evalueringen skal gjøres av eksterne konsulenter eller forskere, både mht ressursbruk, kompetanse og for å kunne sikre en uhildet evaluering av LUO. Oppdraget påbegynnes omgående etter valg av utfører. Oppdragsbeskrivelsen er utarbeidet på bakgrunn av føringer fra styrevedtak og vedtak i Direktørens ledergruppe, og oppdraget settes ut på anbud blant egnede konsulentselskaper og forskningsinstitusjoner. Det forutsettes at tilbyder er kjent med helsevesenets virksomhetsområde og på en relativt enkel måte kan skaffe seg innsikt i og hente informasjon ut fra UNNs systemet for virksomhetsdata, jfr. indikatorene foran. UNN henvender seg derfor i denne sammenheng til de miljøer vi mener har forutsetninger for å gjennomføre et prosjekt som beskrevet. Side 4 av 5

5 Tilbyder bes angi en detaljert beskrivelse av egnet evalueringsmetode hvor omfang, design og resursbruk framgår. Tilbudet må inneholde et omtrentlig anslag på totalt ressursbehov fra UNN. Det er en forutsetning at oppgaven løses på en måte som gjør at bruk av interne ressurser i UNN holdes på et lavest mulig nivå. Involvering av organisasjonen, ansatte, brukere og samarbeidspartnere forutsettes. Følgeforskningsprosjektet som ble initiert under LUO som et Dr.gradsprosjekt i samarbeid med Institutt for samfunnsvitenskap ved UiT, kan inngå som en del av evalueringen så fremt data foreligger i publiserbar form når evalueringen gjennomføres. Evaluering av pasientforløpsprosjektet som ble initiert som en del av LUO vil bli evaluert ved inngangen til Dersom resultater fra denne foreligger ved evaluering av LUO, kan resultater derfra inngå i evalueringen av LUO. Det er ikke utarbeidet en mer detaljert kravspesifikasjon for oppdraget utover det som fremgår av denne beskrivelsen. Statens avtaleformular for konsulentoppdrag vil bli benyttet for oppdraget. Vedr. tildelingskriterier henvises det til konkurransegrunnlagets pkt. 5. Vedlegg: Risikovurdering og risiko jfr. høring (tabell 1, vedlegg 5, tabell 2, vedlegg 6 i styresak 84/2007) Side 5 av 5

6

7

8

9