Rutinebeskrivelse. UNEs praksisbase, innlegging av avgjørelser i basen

Transkript

1 Rutinebeskrivelse En rutinebeskrivelse (RB) sikrer god og effektiv saksflyt ved å gi detaljerte rutiner om den konkrete fremgangsmåten ved behandlingen og avgjørelsen av UNEs saker. En RB godkjennes og revideres av avdeling for faglig støtte og analyse (fagavdelingen). Saksnr. (360º) : 15/00591 Dato : Versjon : 01 Ansvarlig : Seksjonssjef GJS Saksbehandler : JBA Nummer : RB-22 UNEs praksisbase, innlegging av avgjørelser i basen Formål Legge til rette for en hensiktsmessig og effektiv forvaltning av UNEs praksisbase.

2 Innhold 1 Om praksisbasen Generelt om innlegging av avgjørelser i praksisbasen Hvilke avgjørelser skal legges inn i praksisbasen? Avgjørelser i nemndmøte Avgjørelser av nemndleder etter forberedelse av sekretariatet Avgjørelser av sekretariatet Anmodninger om omgjøring Avgjørelser i saker der det foreligger instruks fra departementet til UDI Avgjørelser truffet i stornemnd... 5 Side 2 av 6

3 1 Om praksisbasen UNE har to praksisbaser som inneholder sammendrag av avgjørelser truffet i UNE. Den ene basen inneholder sammendrag av avgjørelser truffet i UNE før Den andre basen inneholder sammendrag av avgjørelser truffet i UNE etter , dvs. etter ikrafttredelsen av utlendingsloven av Begge basene er offentlig tilgjengelig via og de er også internt tilgengelig via UNEtt. Forskjellen mellom det som er offentlig og det som er internt tilgjengelig, er at sammendragene i de interne basene er påført sakens DUF-nummer. Basene inneholder ikke alle avgjørelser som er truffet i UNE. Det ville bli uhåndterlig for brukerne. Basen skal heller ikke være et statistikkverktøy, idet UNEs statistikkverktøy er INKA. Men basen skal, gjennom de avgjørelsene som er lagt inn, gi et så dekkende bilde av UNEs praksis som mulig. Med unntak av stornemndavgjørelser, jf. pkt. 3.6, er det for øvrig ingen avgjørelser i UNE som kan betegnes som presedensavgjørelser e.l. Praksisbasen har en redaksjonskomité (praksisbasegruppa). Praksisbasegruppa har ansvaret for a) å sjekke sammendragene før de legges inn i basen, og legges ut offentlig. Det gjelder kvalitetssikring mht. personvern, innholdet i sentrale felter, lengden på sammendraget og ev. åpenbare mangler i innhold og stikkordbruk. Sammendraget skal leveres tilbake til den som har skrevet det for korrigering dersom det er nødvendig med rettelser for forståelsen av det, eller dersom det er andre mangler ved sammendraget b) å vedlikeholde brukerveiledningen for innlegging av avgjørelser, listen over gyldige stikkord og malene for innlegging. Før nye stikkord legges til listen, bør det vurderes om stikkordet er tilstrekkelig entydig og om det eventuelt grenser opp til, eller dekkes av, andre stikkord eller sakskategorier c) å vedlikeholde dokumenter som allerede ligger i basen (både den interne og den eksterne), erstatte sammendrag og å foreta korrigeringer dersom det er nødvendig av for eksempel personvernhensyn 2 Generelt om innlegging av avgjørelser i praksisbasen Det skal brukes samme mal for alle innlegginger i basen, unntatt stornemndavgjørelser som har egen mal. Avgjørelsene skal legges inn i anonymisert form slik at verken navn, fødselsdato eller fødselsår til klageren eller andre som eventuelt omfattes av saken, fremgår. Dersom alder er av interesse, kan den angis omtrentlig. Sammendraget skal ikke inneholde noen opplysninger som er egnet til å identifisere klageren. Utenforstående skal ikke kunne etterspore hvem saken gjelder. Internt vil vi imidlertid kunne få alle opplysninger gjennom å slå opp avgjørelsen i DUF. For øvrig vil avgjørelsene være tilgjengelige i det elektroniske og/eller UNEs fysiske arkiv. Brukerveiledning for skriving av sammendrag ligger på UNEtt under Organisasjon-Faggrupper- Praksisbasen. I retningslinjene står det hvor man finner malene for sammendrag, og det er gitt anvisning på hvordan malen skal fylles ut. Malene for innlegging består av flere standardfelt som skal fylles ut, og ett felt som begynner med Sammendrag: der selve sammendraget skrives. Beslutninger om avgjørelsesform og personlig fremmøte legges ikke inn som egne avgjørelser, men det skal fremgå av sammendraget hvilken avgjørelsesform som ble besluttet, og om det ble gitt eller ikke gitt adgang til personlig fremmøte. Side 3 av 6

4 Sammendraget må for øvrig skrives slik at det er meningsbærende og formidler det som er sentralt i saken. Alle utfylte maler for innlegging i praksisbasen skal printes ut og sendes til/legges i posthyllen merket Praksisbasen i postrommet i 5. etasje. Her vil de bli hentet av Praksisbasegruppa. 3 Hvilke avgjørelser skal legges inn i praksisbasen? 3.1 Avgjørelser i nemndmøte Den nemndlederen som hadde saken i nemndmøtet har ansvaret for å skrive sammendraget. Sammendraget skal være skrevet og lagt i hyllen senest to uker etter at avgjørelsen ble ferdigstilt i DUF. Sammendrag av alle avgjørelser truffet i nemndmøter skal legges inn i praksisbasen. I saker der hovedregelen er at klageren kan få møte personlig etter utlendingsforskriften (utf) 16-12, skal det fremgå hvorfor klageren eventuelt ikke fikk møte personlig. I andre saker skal det fremgå hvorfor klageren ev. fikk møte personlig. I saker der temaet er avgrenset i medhold av utf 16-11, skal dette angis ved bruk av stikkord, og årsaken til avgrensningen skal kort angis i sammendragsteksten. 3.2 Avgjørelser av nemndleder etter forberedelse av sekretariatet Den seksjonen som forbereder saken har ansvaret for at det månedlig blir skrevet sammendrag av avgjørelser truffet av nemndleder etter forberedelse av sekretariatet. Sammendrag skal være skrevet og lagt i hyllen senest en måned etter at avgjørelsen ble registrert i DUF. Basen skal inneholde et representativt utvalg av avgjørelser. Gjennom basen skal det være mulig få et inntrykk av hva som er UNEs alminnelige praksis når det gjelder avgjørelser som ikke byr på vesentlige tvilsspørsmål. Dette hensynet skal ivaretas når seksjonen velger ut avgjørelser som skal legges inn i basen. Avgjørelser der det er gitt tillatelse etter utlendingsloven (utl) 28 og 38, skal alltid legges inn. Det gjelder likevel ikke når UNE gir tillatelse etter 28 første ledd bokstav b til alle borgere ut fra sikkerhetssituasjonen i et land. Da er det nok å legge inn én slik sak pr. måned. Avgjørelser der borgere av et slikt land, som etter søknad om beskyttelse ikke får tillatelse etter utl 28 første ledd b, skal alltid legges inn. I tillegg skal seksjonen hver måned legge inn minst to avgjørelser som er egnet til illustrere seksjonens alminnelige praksis. Ved vurderingen av hvilke andre avgjørelser som skal legges inn, må det sees hen til bl.a. hvilke avgjørelser som allerede ligger i basen (uavhengig av avgjørelsesform) i tilknytning til seksjonens ansvarsområde, og hvilke avgjørelser seksjonen selv skal legge inn etter disse retningslinjene. Man må vurdere om en avgjørelse skal legges inn fordi den er interessant, i den forstand at den f.eks. kan dreie seg om avgjørelser som knytter seg til spørsmål som har vært aktuelle i få avgjørelser, spørsmål som knytter seg til lite brukte bestemmelser, eller avgjørelser som egner seg spesielt godt til å illustrere et bestemt forhold. Avgjørelser kan ellers være interessante for å illustrere likheter og forskjeller fra avgjørelser i sammenlignbare saker som allerede ligger i basen. Det gjelder både materielt innhold, resultat og avgjørelsesform. For hvert sammendrag som skrives i interessante saker, og/eller avgjørelser der det er gitt tillatelse etter utl 28 og 38, skal det i tillegg skrives sammendrag av et tilstrekkelig antall Side 4 av 6

5 avgjørelser slik at UNEs alminnelige praksis for det aktuelle landet eller sakstypen blir gjenspeilet. Dette må gjøres så praksisbasen ikke gir et skjevt bilde av praksis. Disse sammendragene av avgjørelser som er egnet til å illustrere seksjonens alminnelige praksis, kommer i tillegg til de obligatoriske sammendragene, jf. ovenfor. 3.3 Avgjørelser av sekretariatet Seksjonene har også ansvaret for at det månedlig blir skrevet sammendrag av avgjørelser truffet av sekretariatet. Sammendrag skal være skrevet og lagt i hyllen senest en måned etter at avgjørelsen ble registrert i DUF. Hver seksjon skal påse at basen avspeiler seksjonens praksis for så vidt gjelder avgjørelser avgjort av sekretariatet og eventuelle endringer i praksisen. Seksjonen bør legge inn to avgjørelser hver måned. 3.4 Anmodninger om omgjøring Alle avgjørelser truffet i nemndmøter skal legges inn i praksisbasen, jf. pkt Selv om avgjørelsen endrer en tidligere avgjørelse som er lagt inn, skal den tidligere avgjørelsen ligge uendret i basen. Avgjørelser truffet av en nemndleder etter forberedelse fra sekretariatet skal legges inn etter reglene i pkt Når det gjelder avgjørelser truffet av sekretariatet, kan en avgjørelse legges inn pr. måned i tillegg til de som omtales i pkt Avgjørelser i saker der det foreligger instruks fra departementet til UDI Hvis UNE har avgjort en sak i strid med en instruks fra departementet til UDI, skal det uavhengig av avgjørelsesform skrives sammendrag av saken for innlegging i praksisbasen. Instruksen skal nevnes i sammendraget. Andre saker som er avgjort i UNE og hvor departementet har instruert UDI, legges inn etter de vanlige kriteriene her. Instruksen skal nevnes i sammendraget dersom den er nevnt i avgjørelsen. Se IR-08 UNEs behandling av saker der departementet har instruert UDI, se pkt. 2. Hvem som har ansvaret for å skrive sammendrag for innlegging i praksisbasen, og hvilke frister som gjelder, kommer an på avgjørelsesformen, jf. ovenfor. 3.6 Avgjørelser truffet i stornemnd Den nemndlederen som har hatt ansvaret for saken, skriver sammendraget i malen for slike sammendrag. Skriving av sammendrag i stornemndavgjørelser og innlegging av slike sammendrag i basen, skal prioriteres foran skriving og innlegging av andre sammendrag. Se IR- 03 Avgjørelse av saker i stornemnd, se pkt. 6. Alle avgjørelser truffet i stornemnd skal legges inn i praksisbasen i en egen mappe for slike avgjørelser. Sammendraget skal være ferdigskrevet og levert praksisbasegruppa når nemndleder har ferdigstilt avgjørelsen. Det skal fremgå av sammendraget om det var departementet, UDI eller UNE som besluttet at saken skulle avgjøres i stornemnd. Den prinsipielle delen av avgjørelsen skal gjengis i sin helhet. Det skal fremgå av sammendraget at avgjørelsen er presedensdannende. Side 5 av 6

6 For øvrig gjelder pkt. 2 så langt retningslinjene passer, samt pkt. 3.1 hva angår avgjørelser truffet i nemndmøter. Øyvind Havnevik (sign.) seksjonssjef Side 6 av 6