Ny avtale for utskrift og kopi

Transkript

1 Ny avtale for utskrift og kopi

2 Agenda 1. Anskaffelsesprosessen 2. De nye modellene 3. Safecom 4. Management 5. Printernett 6. Eksisterende printerflåte 7. Veien videre

3 ANSKAFFELSESPROSESSEN

4 Mål med anskaffelsen Etablere avtale for kjøp av mfp og skrivere Vi ønsker i prosessen å anskaffe et management-system for MFP og skrivere. Vi ønsker avtale med en leverandør som besitter kompetanse på Safecom og management av printere /MFP-er. I tillegg har vi følgende målsetninger Redusere utskriftsvolum med 30 % i perioden Redusere skriver-, MFP- og kopimaskinparken med 30 % i perioden Understøtte UiOs innkjøpsprosesser Understøtte UiO standardisering Bidra til lavt miljømessig fotavtrykk og best mulig vilkår for aktørene i verdikjeden

5 Prosess Fra Uninett kunne vi velge mellom følgende: Leverandør Produsent Levert tilbud Dustin Norway AS Ricoh Norge AS Xerox AS Canon, Safecom og Uniflow Ricoh, Safecom og Equitrac Xerox, Safecom og Equitrac Nei Ja Ja

6 Sentrale premisser og volum Beskrivelse Antall*) Volum*) Forespurt MFP 50 stk Forespurt skriver 30 stk Andel Farge 22 % Betaling: (kontant eller leasing) Kontant *) Volumene er ment som et estimat, og vil bli benyttet ved evaluering av tilbudene. Det er derimot ikke å anse som bindende. Dette er årsvolum. Tallene er fra omsetning, fakturaer i 2014, samt forventet kjøp og anses som det beste mulige estimatet UiO har. UiO har valgt å standardisere på Safecom

7 Kriterier i konkurransen Tekniske forhold vekt 60 %: 1. Tilbudte produkter skal støtte de tekniske kravene som fremkommer i «Bilag 2. Tekniske og funksjonelle krav» 2. Ut over imøtekommelse av de obligatoriske kravene vil vi vurdere eventuelle forskjeller i innholdet og kvaliteten på de etterspurte beskrivelsene, dette gjelder både beskrivelsen av hvorledes obligatoriske krav er imøtekommet og særlig beskrivelsen av hvorledes øvrige krav er imøtekommet. 3. Løsning for management- og administrasjonsverktøy vektlegges. 4. Leverandørens synliggjorte kompetanse og påvirkningsmulighet mot Safecomprodusent vektlegges Økonomiske forhold vekt 40 %: Prisen på de etterspurte produkter. Ut i fra de oppgitte volumene og parameteren angitt i tabell 2 over vil vi beregne «årskostnaden» for den enkelte leverandør. Det vil tas hensyn til ekvivalent tjenestenivå.

8 Vurderinger Delkriterium Tekniske forhold vekt Ricoh Xerox Punkt 1 i kriteriene er minimumskrav og bidrar ikke i sammenligningen Punkt 2 Ut over imøtekommelse av de obligatoriske kravene vil vi vurdere eventuelle forskjeller i innholdet og kvaliteten på de etterspurte beskrivelsene, dette gjelder både beskrivelsen av hvorledes obligatoriske krav er imøtekommet og særlig beskrivelsen av hvorledes øvrige krav er imøtekommet. 40 % 9 10 Punkt 3 Løsning for management- og administrasjonsverktøy vektlegges. 20 % 10 8 Punkt 4 Leverandørens synliggjorde kompetanse og påvirkningsmulighet mot Safecom-produsent vektlegges 40 % 10 4 Samlet Tekniske forhold: Økonomiske forhold Samlet skår 60 % 9,6 7,2 40 % 9,87 10,00 9,71 8,32 Forskjellen anses av vesentlig betydning når det gjelder drifts og forvaltningsmessige forhold

9 Resultat Ricoh er valgt En foreløpig versjon av avtalen ble implementert 16. desember Modules/Contract/Card/Default.aspx?ContractId=40 26&search=Ricoh Modellene vil oppdateres. Kun standardmodeller skal benyttes. Det standardiseres på klikkpris på både MFP og skriver

10 Småskrivere Ønsker færrest mulig av disse Hjemmekontor Liten kontorprinter ikke aktuelt med pullprint Ikke på UiO-nett Leverandører Imento Ricoh

11 Hva ønsker vi og hvor mange modeller trenger vi? NYE PRINTER- OG MFP- MODELLER

12 Modellvalg - kriterier Uninettavtalen og avtalen med Ricoh. Safecom-pullprint: Kun ekstern kortleser skal være nødvendig ekstrautstyr for pullprint. Konsolidering: Ønske om reduksjon av antall skrivere på UiO.

13 MFP eller printer? MFP + Display - bruker kan velge utskrifter + Både kopi og scan (kopi fases inn i Safecom) + Litt lavere klikkpris - Dyrere innkjøp enn tilsvarende printer

14 Modellvalg To modeller: 1. Medium MFP (40 sider pr minutt, farge, A4, mnd.volum sider) 2. Stor MFP (MPC 4503) for miljøer som trenger A3 mm. Modeller utover dette behandles som unntak. Kun MFP gir lik funksjonalitet og likt brukergrensesnitt. Rimelige rene printere blir forholdsmessig dyrere grunnet pullprintintegrasjon (lisenser og nødvendig hardware) Spørsmål: Er det nok med to valg?

15 Pull- og pushprint STATUS SAFECOM

16 Safecom i tall Ca. 850 skrivere med kun pushprint Ca. 120 skrivere med pullprint Bestilt lisenser til ytterligere 30 skrivere

17 Fordeling, pullprint HF: 17 MatNat: 16 UB: 15 LOS/USIT: 15 Odontologi: 13 SV: 14 JUS: 10 UV: 10 KHM: 7 Andre: 6

18 Safecom i statistikk November 2015: Pullprint: jobber skrevet ut, slettet av systemet (etter 48 timer), slettet av bruker sider skrevet ut, slettet av systemet, slettet av bruker -> sider inkl. forsider er potensielt spart Pushprint: utskriftsjobber sider skrevet ut

19 MANAGEMENT

20 Management En del av tilknytningsavtalen (anbudet) Gjøre arbeidsdagen enklere Status Overvåkning Varsling Konfigurasjon Rollebasert tilgang Device Manager NX Pro

21 Management Initiell konfigurasjon og basis-config Maler, policyer Rapportering av bl.a. sideteller Status forbruksmateriell Restart Firmware-oppgradering Klone innstillinger mellom skrivere

22 Management Mulighet til å automatisk bestille forbruksmateriell fra Ricoh, samt behov for service API-tilgang: Nei Alarmer via e-post eller integrasjon med f.eks. Zabbix via kjøring av eksternt script Mulighet for eskalering etter gitte kriterier Også for andre enn Ricoh

23 Management Rollebasert tilgang Via LDAP- eller AD-grupper Tilgang til funksjonalitet og/eller grupper av skrivere Innebygde roller, men vi kan lage egne Autentisering LDAP eller AD Kerberos om ønskelig

24

25

26 PRINTER-NETT

27 Printer-nett Satt av til printere: /15 en del av 20-bit RFC1918-blokk / adresser (23-bit maske) per gateway de som deler gw deler også printer-nett Tilgang fra lita-ts og lkit-ts DNS: <navn>.printer.uio.no Settes opp med DHCP Standard ACL

28 Printer-nett Målsetning: Alle over i løpet av 2016 Standardisert konfigurasjon Enklere 1.gangs installasjon av ny skriver Aldri mer ACL!

29 Veien videre for EKSISTERENDE FLÅTE

30 Praktisk drift Klikkprisavtaler videreføres Forbruksmateriell, leverandør er under vurdering: Toner: Lyreco eller Ricoh Annet forbruksmateriell: Imento eller Ricoh Ved feil etter utløpt supportavtale: Vurder utfasing

31 Økonomi ved utskifting Toner og fuser etter dagens pris Ny mfp sparer også kostnad ved forsideark Ny mfp gir fargemulighet Utfaset skriver/p4015 kan settes inn annet sted og erstatte dyrere skriver

32 VISJONER OG VEIEN VIDERE

33 Bedre hverdag for brukerne Utskrift skal bare fungere Bedre hverdag for IT-ansvarlige Standardisering, automatisering Bedre hverdag for USIT Effektivisering

34 Pullprint overalt Grønt universitet Konfidensialitet, sikkerhet Drastisk reduksjon i antall drivere/køer Større og færre skrivere (MFP) Enklere å kopiere/scanne Mindre administrasjon

35 Management-programvare Proaktiv overvåkning Standardisering Automatisering Printer-nett Standardisering Sikkerhet

36 Utfasing av PRISS Når vi har fikset spesialutskrifter o.l. Utskrift fra mobile enheter Utsatt til vi har mer tid Samarbeid på tvers i UH-sektoren Anbud Erfaringer Tilpasninger

37 Diskusjon Hvordan bedre samarbeidet mellom sentral og lokal IT? Faste møter? månedlig? Egen chat-kanal? Tilbakemeldinger Hvor trykker skoen mest?