Konkurransegrunnlag Rammeavtale mobiltelefonar og tilleggsutstyr HFK

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for open anbodskonkurranse (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tenester) ved anskaffing av: Rammeavtale mobiltelefonar og tilleggsutstyr HFK

2 Innhald 1 GENERELL SKILDRING Oppdragsgjevar Føremålet med anskaffinga Deltilbod Oppbygginga av konkurransegrunnlaget Kunngjering Viktige datoar REGLAR FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBOD Anskaffingsprosedyre Krav til arbeids- og lønsvilkår Teieplikt Offentlegheit Atterhald og avvik Frist tilbodet står ved lag til Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysningar KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglege kvalifikasjonar Forpliktingsfråsegn TILDELINGSKRITERIUM INNLEVERING AV TILBOD OG TILBODSUTFORMING Innlevering av tilbod Utforming av tilbodet VEDLEGG Side 2 av 12

3 1 GENERELL SKILDRING 1.1 Oppdragsgjevar Hordaland fylkeskommune, HFK, har ansvar for å utvikle hordalandssamfunnet. Vi gir vidaregåande opplæring, tannhelsetenester og kollektivtransport til innbyggjarane i fylket. Vi har ansvar for vegsamband og legg til rette for verdiskaping, næringsutvikling, fritidsopplevingar og kultur. Som del av eit nasjonalt og globalt samfunn har vi ansvar for å ta vare på fortida, notida og framtida i Hordaland. Fylkestinget er øvste politiske organ i fylkeskommunen. Hordaland fylkeskommune er ein av fylket sin største arbeidsgjevarar med tilsette og eit årleg driftsbudsjett på om lag millionar kroner (2012). Organisasjonen Hordaland fylkeskommune (HFK) består av Fylkesadministrasjonen, Bybanen Utbygging, Skyss, om lag 46 vidaregåande skular, og 5 tannhelsedistrikt med totalt 65 tannklinikkar. Opplæringsavdelinga i Hordaland fylkeskommune gir vidaregåande opplæring til alle. Målet er å førebu til yrkesliv og høgare utdanning. Vi gir òg opplæring til alle med særskilte behov. Gjennom vidaregåande skular, fagskular, lærlingordning og vaksenopplæring gir vi Hordaland viktig kompetanse. Kultur- og idrettsavdelinga i Hordaland fylkeskommune skaper rom for eit rikt og mangfaldig kulturliv i Hordaland. Vi medverkar til at alle kan oppleve tradisjonell og nyskapande kunst og kultur og delta i idrett og fysisk aktivitet. Vi vernar kulturminna og tek vare på historia vår for framtida. I samarbeid med kommunar, institusjonar og frivillige utviklar vi kulturen og samfunnet til gagn og glede for alle. Samferdselsavdelinga i Hordaland fylkeskommune har ansvar for at fylket har eit funksjonelt transporttilbod med bil, bane, båt og buss. Vi driftar, planlegg og utviklar kollektivtilbodet og fylkesvegane for at folk skal reise trygt og miljøvennleg til jobb, skule og fritidsaktivitetar. Tannhelsetenesta i Hordaland fylkeskommune gir tannhelsetenester til alle under tjue år. Vi behandlar menneske med psykisk utviklingshemming, mottakarar av heimesjukepleie, personar på institusjonar og rusavhengige. Vi har ein unik kompetanse som òg kjem vaksne betalande pasientar til gode. Gjennom førebyggjande arbeid og behandling legg vi grunnlag for god folkehelse i Hordaland. Regionalavdelinga i Hordaland fylkeskommune stimulerer til nyskaping, vekst og sysselsetting i Hordaland. Vi er ein pådrivar og støttespelar for kommunar og næringsliv, driv samfunnsutvikling og legg til rette for ei berekraftig forvalting av naturressursane. Side 3 av 12

4 For meir informasjon om oppdragsgjevar sjå Kontaktperson hjå oppdragsgjevar er: Namn: Postadresse: e-post Senior rådgjevar Hilde Bjørkmann Hordaland fylkeskommune, Postboks 7900, 5020 Bergen Eventuelle spørsmål skal rettast til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikkje vere kontakt/kommunikasjon med andre personar hjå oppdragsgjevar om anbodskonkurransen enn nemnde kontaktperson. 1.2 Føremålet med anskaffinga Rammeavtale skal inngåast med ein leverandør som kan levere eit bredt utval av mobiltelefonar og tilleggsutstyr i tråd med nedanståande kravspesifikasjon. Aktuelt tilleggsutstyr kan vere hands-free, deksla/skydd, berevæsker, batteri, lader m.v. Rammeavtalen omfattar mobiltelefonar (enkle og avanserte mobiltelefonar), tilhøyrande originalt og uoriginalt tilleggsutstyr for dei tilsette i HFK med avtale om telefoni samt service på leverte mobiltelefonar og tilleggsutstyr. Hordaland fylkeskommune har mellom 400 og 500 mobilabbonement i dag. Ein reknar ein utskiftingstakt på ca. 30 % kvart år. Hordaland fylkeskommune har nyleg inngått avtale med TDC om levering av mobiltelefonitenester. Registrering av SIM-kort og oppretting/endring av abonnement vil bli utført av HFK/TDC. Alle mobiltelefonar skal difor leverast ulåste/opplåste, uavhengig og ubundne av teleoperatør. Rammeavtalen omfattar ikkje telefonabonnement eller telefoni-/datatrafikk. Rammeavtalen omfattar ikkje levering av nettbrett. Nærare skildring av leveransen følgjer av Vedlegg 1 til kontrakt - Kravspesifikasjon. For oppdraget skal det bli inngått rammeavtale med ein leverandør. Rammeavtalen si lengd vil vere 2 år. Oppdragsgjevar skal ha opsjon på forlenging av rammeavtalen i ytterlegare 1 år + 1 år, til saman maksimalt 4 år. 1.3 Deltilbod Det er ikkje høve til å gje tilbod på delar av oppdraget. Side 4 av 12

5 1.4 Oppbygginga av konkurransegrunnlaget Del 1 Dette dokumentet med reglar om konkurransegjennomføringa med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterium. o Bilag 1: Mal HMT-eigenerklæring o Bilag 2: Mal Samtykkeerklæring o Bilag 3: Mal Forpliktingsfråsegn o Bilag 4: Mal Tilbodsbrev o Bilag 5: Mal Atterhald og avvik Del 2 Kontrakt med dei vedlegga som er oppgjevne i tabellen nedanfor Alle rubrikkar skal vere kryssa av (Ja eller Nei): Ja Nei Vedlegg A: Kravspesifikasjon x Vedlegg B: Leverandøren si skildring av leveransen x Vedlegg C: Pris x Vedlegg D: Administrative føresegner x Vedlegg E: Krav til elektronisk samhandling x Vedlegg F: Einingar i økonomi- og miljøregnskapet x Vedlegg G: Endringar i avtalen etter avtaleinngåing x 1.5 Kunngjering Konkurransen er kunngjord i DOFFIN-databasen Sjå Viktige datoar Aktivitet Tidspunkt Kunngjering i DOFFIN Siste dag for spørsmål til konkurransegrunnlaget kl. 16:00 Frist for å levere tilbod kl. 14:00 Tilbodet skal stå ved lag til Evaluering Veke Melding om tildeling Karenstid 10 kalenderdagar Kontraktinngåing Det blir gjort merksam på at tidspunkta etter opning av tilboda er rettleiande. Side 5 av 12

6 2 REGLAR FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBOD 2.1 Anskaffingsprosedyre Anskaffinga blir gjennomførd i samsvar med lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffinga skal gjennomførast etter del I og del II i forskrifta (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tenester). Kontraktstildeling vil bli gjord etter prosedyren Open anbodskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Berre dei tilbydarane som oppfyller kvalifikasjonskrava vil få tilboda sine evaluerte. I denne konkurransen er det ikkje høve til å forhandle. Det er følgjeleg ikkje høve til å endre tilbodet etter at tilbodsfristen er over. Vidare blir det gjort merksam på at tilbod som inneheld avvik, atterhald, feil, uklåre moment, ufullstendige moment mv. som kan medføre tvil om korleis tilbodet skal vurderast samanlikna med dei andre tilboda, skal avvisast etter FOA (1). Leverandøren blir difor oppfordra på det sterkaste til å følgje dei rettleiingane som blir gjevne i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg, og eventuelt stille spørsmål ved uklåre punkt per e-post til kontaktperson. 2.2 Krav til arbeids- og lønsvilkår Kontrakten vil innehalde krav om løns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjonar i samsvar med forskrift om løns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr Dette gjeld òg kontraktar med lågare verdi enn dei som er omfatta av forskrifta. 2.3 Teieplikt Oppdragsgjevar og dei tilsette der pliktar å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysningar om tekniske innretningar og framgangsmåtar eller drifts- og forretningsforhold det av konkurranseomsyn vil vere grunn til å halde hemmeleg, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningslova Offentlegheit Inntil val av leverandør er gjort kan det nektast innsyn i tilbod og innkjøpsprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Side 6 av 12

7 Etter at val av leverandør er gjort er tilbod og protokollar som utgangspunkt opne for innsyn. Det er likevel gjort ymse unntak frå innsynsretten i offentleglova. Av desse unntaka er unntaket for innsyn i opplysningar som er underlagde teieplikt i lov eller i medhald av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbydarane skal levera ein oversikt over kva opplysningar ein meiner er unnateke innsyn, samt signera eigenerklæring på at oppdragsgjevaren er friteken frå teieplikt i forhold til opplysningar som ikkje er særskild identifiserte som teiepliktige i tilbydaren si opplisting. Mal for dette er vedlagt i Bilag 2. Ved krav om innsyn skal oppdragsgjevaren uavhengig av dette vurdera kor vidt opplysningane er av ein slik art at oppdragsgjevaren pliktar å nekta innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgjevar er pålagt å følgje prinsippet om meirinnsyn, jf. Offentleglova Atterhald og avvik Dersom leverandøren tek atterhald mot delar av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokument, skal dette klårt gå fram av tilbodet. Atterhalda skal spesifiserast med kva konsekvensar dette har for yting, pris eller andre forhold. Det same gjeld for avvik. Atterhald og avvik skal vere presise og eintydige og takast inn i tilbodsbrevet slik at oppdragsgjevar kan vurdere dei utan kontakt med leverandøren, jf. FOA Vesentlege atterhald og atterhald eller avvik som kan medføre tvil om korleis tilbodet skal bedømmast i forhold til dei andre tilboda vil føre til at tilbodet blir avvist, jf. FOA 11-11(1). Tilvising frå leverandøren til standardiserte leveringsvilkår eller liknande vil bli vurderte som atterhald dersom dei avvik frå føreliggjande konkurranse- eller kontraktreglar. 2.6 Frist tilbodet står ved lag til Leverandøren må stå ved tilbodet sitt til det tidspunktet som er oppgjeve i pkt. 1.6 ovanfor. 2.7 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettingar, suppleringar eller endringar av konkurransegrunnlaget, attåt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidla til alle leverandørar som har registrert si interesse for anskaffinga på Doffin.no. 2.8 Tilleggsopplysningar Dersom leverandøren finn at konkurransegrunnlaget ikkje gjev tilstrekkeleg rettleiing, kan han skriftleg be om tilleggsopplysningar hjå oppdragsgjevar ved kontaktpersonen der. Side 7 av 12

8 Dersom det blir oppdaga feil i konkurransegrunnlaget, bed ein det om at dette blir formidla skriftleg til kontaktpersonen hjå oppdragsgjevar. Skriftleg førespurnad om tilleggsopplysningar skal merkjast: Anbodskonkurranse, ref saksnummer: «HFK , og sendast til kontaktpersonen hjå oppdragsgjevar pr e-post. 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordna forhold m.o.t. skatteinnbetaling og meirverdiavgiftinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest, ikkje eldre enn 6 månader rekna frå tilbodsfrist Meirverdiavgiftsattest, ikkje eldre enn 6 månader rekna frå tilbodsfrist Ein attest for skatt og ein attest for betalt avgift blir utferda anten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkrevjarkontoret der leverandøren har sitt hovudkontor. Utanlandske leverandørar skal leggje fram attestar frå tilsvarande styresmakter som dei norske. Leverandøren skal ha eit fungerande HMTsystem (HMS-system). HMS-eigenerklæring. Mal som er vedlagt konkurransegrunnlaget kan nyttast. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal vere eit lovleg etablert føretak Dokumentasjonskrav Norske selskap: Firmaattest Utanlandske selskap: Godtgjering på at selskapet er registrert i bransjeregister eller føretaksregister som føreskrive i lovgjevinga i det landet der leverandøren er etablert Side 8 av 12

9 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Leverandørens årsrekneskap inkludert noter med styre- og revisjons melding frå det siste året. Om årsrekneskapen for fjoråret ikkje er ferdigstilt ved dato for tilbodsfrist i denne konkurransen skal det i tillegg leggjast ved mellombels årsrekneskap for fjoråret. Oppdragsgjevar tek atterhald om å sjølv foreta ei kredittvurdering frå AAA Soliditet AS. Finansiell styrke vurderast i forhold til omsetning, resultatgrad, soliditet og likviditet. Dersom leverandøren av gyldige grunnar ikkje kan leggje fram den dokumentasjonen oppdragsgjevar har bede om, kan han godtgjere den økonomiske og finansielle stillinga si med eit kvart anna dokument som oppdragsgjevar kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglege kvalifikasjonar Krav Leverandøren skal ha god røynsle frå tilsvarande leveransar. Leverandøren skal ha god leveransekapasitet og -evne. Leverandøren skal ha fokus på miljø i tilknytning til dei produkta han forhandlar. Dokumentasjonskrav Skildring av dei mest relevante oppdraga frå leverandøren i løpet av dei siste 3 år. Skildringa må inkludere informasjon om verdien av oppdraget, tidspunkt og mottakar (namn, telefon og e-post.) Referansar vil kunne bli kontakta ved behov for klårgjering av relevansen av oppdraget. Det er likevel slik at det er leverandøren sitt ansvar å dokumentere relevans gjennom skildringa. Skildring av leverandørens leveranse- og serviceorganisasjon, herunder antal tilsette, og skildring av leverandørens logistikk og reparasjonsordningar. Gjer greie for leverandørens miljøkompetanse og rutinar. Dersom dette er skildra i verksemda sitt kvalitets- eller miljøleiingssystem i samsvar med ISO 9001, ISO eller tilsvarande 3.partsverifiserte system, er det nok å leggje fram eit gyldig sertifikat. Side 9 av 12

10 3.5 Forpliktingsfråsegn Leverandørar kan støtte seg på andre leverandørar for å oppfylle Kvalifikasjonskravet «Krav til økonomisk og finansiell stilling» i punkt 3.3 og Kvalifikasjonskravet «Krav til tekniske og faglige kvalifikasjonar» i punkt 3.4. Dersom Leverandøren støttar seg på andre leverandørar for å oppfylle kvalifikasjonskravet, må det leverast forpliktingsfråsegn frå denne leverandøren. Manglande forpliktingsfråsegn i dei tilfelle der det er naudsynt med ein samarbeidspartner/underleverandør for å oppfylle kvalifikasjonskravet vil medføre avvising. Vedlagde mal kan nyttast. 4 TILDELINGSKRITERIUM Berre tilbod som er leverte av kvalifiserte tilbydarar og som innfrir dei obligatoriske krava og spesifikasjonane som er oppgjevne i konkurransegrunnlaget medrekna kontraktsframlegget og kravspesifikasjonen vil bli vurderte i forhold til tildelingskriteria. Tildelinga skjer på basis av kva for tilbod som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på desse kriteria: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Tilbydd løysing for utstyr, leveranse og oppfølging/service Prisar Vedlegg B Samanstilling av tilbudde prisar og påslagsprosent for mobiltelefonar og tilbehør. Alle godkjente tilbod vil verte evaluerte med poeng på tildelingskriteria, der 6 er høgst og 0 er lågast. Tilbod med poeng 0 på tildelingskriteria utanom prisen vil verte avvist, jf. FOA INNLEVERING AV TILBOD OG TILBODSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbod Tilbodet skal leverast til: eller sendast til: Hordaland fylkeskommune Hordaland fylkeskommune Dokumentsenteret, 3. etg. Dokumentsenteret Agnes Mowinckelsgate 5 Postboks 7900 Side 10 av 12

11 5020 Bergen 5020 Bergen Tilbodet skal vere datert og underteikna av ansvarleg representant for leverandør, leggjast i nøytral, lukka konvolutt og tydeleg merkjast med: "Tilbod, saksnr HFK v/hilde Bjørkmann Skal berre opnast av adressat Tilbodet skal leverast i eitt eksemplar utan noka form for innbinding eller stifting, anten sett inn i ringperm med skiljekort, eller i plastlomme eller liknande. I tillegg skal tilbodet leverast elektronisk på cd-rom eller minnepenn, og som sladda versjon i redigerbar PDF. Sjå samtykkeerklæring i bilag 2 til konkurransegrunnlaget. Papirversjonen har forrang føre den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og/eller motstrid. 5.2 Utforming av tilbodet Tilbodet skal utformast i samsvar med den disposisjonen som følgjer av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er sjølv ansvarleg for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkt er svara på / belyste og dokumenterte i tilbodet. Tilbodet skal utformast med denne disposisjonen: Tilbodsbrev o Signert av ansvarleg representant for leverandøren. o Ein aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt med vedlegg. o Eventuelle atterhald må kome fram her og vere oppgjevne i samsvar med dei reglane som er gjevne om atterhald og avvik i dette konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt med vedlegg. o Namn og kontaktinformasjon til kontaktpersonen hjå leverandøren. Kvalifikasjonskrav o Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgjevaravgift frå kemnerkontoret (ikkje eldre enn 6 månader frå tilbodsfrist). o MVA-attest, attest på betalt meirverdiavgift frå skatteoppkrevjarkontoret (ikkje eldre enn 6 månader frå tilbodsfrist). o HMT / HMS-eigenerklæring. o Firmaattest. o Årsrapport, revisorstadfest årsrekneskap og oversikt over omsetninga dei siste åra, og eventuelt mellombels årsrekneskap for fjoråret. o Skildring av dei mest relevante leveransane frå leverandøren dei siste 3 åra. o Skildring av leverandørens leveranse- og serviceorganisasjon, herunder antal tilsette Side 11 av 12

12 samt skildring av leverandørens logistikk og reparasjonsordningar o Utgreiing om leverandøren sitt kvalitetssikringssystem/- styringssystem eller kopi av systemsertifikat utferda av akkrediterte sertifiseringsorgan eller tilsvarande dokumentasjon. o Utgreiing om leverandørens miljøkompetanse. Tildelingskriterier o Leverandøren sitt svar på kundens kravspesifikasjon (Vedegg B). o Utfylt prisskjema (Vedlegg C). 6 VEDLEGG Mal HMT-eigenerklæring Mal Samtykkeerklæring Mal Forpliktingsfråsegn Mal Tilbodsbrev Mal Atterhald og avvik Kontrakt m/ vedlegg Side 12 av 12