MØTEREFERAT/SJEKKPUNKT

Transkript

1 Møte: Planleggingsdag Visma Enterprise ehandel Vik, Balestrand, Leikanger, Sogndal, Luster, Årdal, Lærdal, Aurland Dato/tid: Tirsdag , kl 09:00 15:00 Sted: Leikanger Til stede: Deltakende kommuner / fylkeskommune Vik kommune, Balestrand kommune, Leikanger kommune, Sogndal kommune, Luster kommune, Årdal kommune, Lærdal kommune, Aurland kommune, Sogn og Fjordane Fylkeskommunen, Fra Visma Unique (VU): Vegard Skogen, Fagkonsulent vegard.skogen@vima.com, tlf Distribusjon: Deltagere (Prosjektleder distribuerer videre til alle deltagere) Side 1 av 7

2 TEMA/SJEKKPUNKT: KOMMENTARER: TILTAK/ANSVAR/FRISTER: Hensikten med planleggingsmøte: Skape trygghet Forventninger Grunnlag for grunndatadagen/kodeverk Arbeidsbelastning Agenda for dagen: Prosjektplan Status prosjekt kunde-difi Generell gjennomgang ehandel, se egen presentasjon Avklaringer vedr systemoppbygging Sjekkliste Gjennomgang prosjektplan Systemplanleggingsdagen og påfølgende opplæringsdager er avsatt til innføring av Visma Enterprise ehandel. Antatt driftsstart av Visma Enterprise ehandel mars 2014: Kvalsjekk oppkobling hos kunde: Kodeverk og Oppfølgingsdager via webex: Dedikert ressurs hos kunden for å sikre framdrift: Kundens forventninger til Visma Enterprise ehandel: Redusere antall bestillere, kvaltetssikre innkjøpene og økonomiske effekter. Kvalitetsforbedring, sikring og kvalitetsarbeid. Bedre økonomistyring og rapportering Bedre kjennskap til inngåtte avtaler Fagkonsulent er ansvarlig for opplæringsdagene, innhold i disse og kursdokumentasjon. Kunde ansvarlig for å stille med riktige ressurser ihht plan. Trenger kontaktperson for pålogging. Bruker må være administrator i Økonomi, Fakturabehandling og ehandel Ved kommunesamarbeid: Kunde bestemmer selv om disse dagene skal gjennomføres samlet eller hver for seg. Vil også avhenge av tema. Se egen prosjektplan Kontaktperson: Katrine R.W. sender kontaktinfo Kunde ønsker å kjøre hver for seg. Navn: Katrine innhenter fra kommunene. Status prosjekt kunde-difi: Orientering fra kunde Status Ehandelsplattformen: Kunde orienterer kort om intern organisering og prosess med Capgemini Rapporterer månedlig og til DIFI og benytter DIFI s prosjektveiviser. Avstemmer planer og koordinerer og avstemmes. Prosjektansvarlig fra Sogn og Fjordane Fylkeskommune Katrine Røkke Wilson som kjører prosjektet med DIFI. Ansvarlig: Katrine R. W. og Visma prosjektleder Status Samhandlingsavtale: Må være signert for å kunne kjøre Ansvarlig: Katrine R. W. opplæringsdagene som planlagt Status triggerdokumenter, utvelgelse av Aktivering av testleverandør (3-6 uker Ansvarlig: Katrine R. W. Side 2 av 7

3 testleverandør (1 stk) og prosess rundt elektronisk varekatalog til test aktiveringstid hos Cap Gemini) Leverandører: kunde kommer tilbake ang valg av leverandører. Frist: Må være på plass før opplæring i artikkelreg. Bruk av Content Work Bench: Opplæring via Cap Gemini Ansvarlig: Katrine R. W. koordinerer Teknisk kartleggingsskjema for teknikker hos VU Utvalg av 3-4 interne pilotvirksomheter og 2-4 pilotleverandører Generell utrullingsplan i virksomheten: Må fylles ut og returneres til Visma slik at teknisk konsulent kan generere sertifikat som er nødvendig for utfylling av buyer specification Pilotvirksomheter, brukere og pilotleverandører inngår i prosjekt med DIFI må være avklart så raskt som mulig etter systemplanleggingsdagen og før kodeverksdagen. Utarbeides av kunde, evt. i samarbeid med DIFI Aktivere leverandørene til driftsstart: Disse må aktiveres hos Cap Gemini (3-6 uker før driftsstart) Prosjektleder hos kunden er ansvarlig for at dette er utført Fremskaffe elektroniske kataloger fra disse leverandørene innen driftsstart Ta stilling til hvilke eksterne nettbutikker (punch-out) som skal kobles opp i prosjektfasen Kundens organisering av innkjøp pr i dag: Må være klare til nedlastning i Visma Enterprise ehandel til driftsdagen. Prosjektleder hos kunden er ansvarlig for at dette er utført Må foreligge før driftsstart. Tidligst i pilotfase Ansvarlig: prosjektlederne i hver enkelt kommune. Ansvar: kunde Frist: så raskt som mulig Sjekkes ut Prosjektleder i hver kommune Ansvar: kunde Ansvar: kunde Kommunene må avklare hvordan katalogene fra felles innkjøp skal lastes ned fra Content Work Bench. Skal det lastes ned sentralt eller hver for seg? Må avstemmes med Katrine. Frist: Før driftsstart Kunde melder tilbake hvilke leverandører som er aktuelle. Felles innkjøpssamarbeid med Sogn og Fjordane Fellesinnkjøp. Ellers innkjøp pr tlf, epost og direkte i nettbutikk Antall selskaper hos kunden som skal benytte ehandel: Nødvendige Grunndata som må opprettes i Økonomi: Reskontrotype for ehandel: Kun 1 selskap inngår i prosjekt. Flere er opsjon i avtalen. Må legges inn før kodeverksdagen av Kommunale foretak ligger inne som opsjon sjekkes ut mot kontrakt. (Kun 1 selskap i hver kommune?) Ved pålogging til kodeverksdagen så vil fagkonsulent avstemme Side 3 av 7

4 Det opprettes reskontrotype EI, for Internkunder ehandel Denne trenger ikke kontering/balansekonto systemansvarlig/fagansvarlig Økonomi. Evt. fagkonsulent gis fullmakt til å legge inn på vegne av kunde. med kontaktperson hva som er lag inn. Det som evt mangler har fagkonsulent fått fullmakt til å legge inn på vegne av kommunene. Luster har DVPRO Løpenummerkode: Det opprettes kode EHAN, for forbruksenhet ehandel. Vi anbefaler at løpenummer starter på hvis ledig. Bilagstype: Inngående faktura Leverandørreskontro: Hvilken benyttes hos kunden? Kontering av artikler: Økonomi og innkjøp MÅ samarbeider om dette, slik at konteringen på varegruppene stemmer godt med regnskapsforståelsen for øvrig i kommunen. Kan gjøre avvik ved innkjøp og overstyre det som er lagt inn. Kontering av internkunder/avdelinger: Vi anbefaler fortløpende nummer ved oppretting ut fra serien. Artikkelgrupper: UNSPSC internasjonal standard som brukes i kataloger fra Ehandelsplattformen Mva-behandling: Økonomi er styrende Fullmaktsmatrise og brukeradministrasjon: Superbruker ehandel bør MINIMUM være tildelt rollen «revisor» på Økonomi og Fakturabehandling. Kommunene gir konsulent tilbakemelding IF (inngående faktura) og SF(scannet og elektronisk faktura). Bekreftelse sendes konsulent VU Frist: før kodeverksdagen Bruker L og LEV Økonomi og Innkjøpsansvarlig er stort sett samme person hos de ulike kommunene.. Side 4 av 7

5 Samarbeid med superbruker økonomi viktig hvis ulike personer. Superbruker ehandel vil på modulspesifikke egenskaper tildele tilgang til ulike avdelinger/forbruksenheter. Gjennomgang statusgang Brukerroller Vi anbefaler å opprette 3 roller. Superbruker, Bestiller, Godkjenner Kartleggingsskjema Fagkonsulent setter opp en standard i systemet på kodeverksdagen. Evt. avvik fra standard kan legges inn. Må samsvare med Fakturabehandling for at automatikken skal virke: Bestiller konterer/attesterer Godkjenner anviser Har kunden kartlagt bestillende enheter og fullmakter i enhetene (bestiller og godkjenner)?.. Kunde sjekker at brukerne får «like» fullmakter Kunde tar utgangspunkt i Brukeradm. fra Fullmakter i Økonomi /fakturabehandling GLN-lokasjonsnr. Skal tas i bruk Varemottak fokus hos sluttbruker Internkommunikasjon Side 5 av 7

6 Generelt Opplæringsdagene starter kl. 09:15 og varer til kl. 15:15 hvis ikke annet er avtalt. Antall deltakere er iht avtalen/kontrakten. Det er nødvendig at Office-produkter som kommunen benytter er lagt til rette, slik at integrasjon mellom Visma Enterprise ehandel og disse fungerer under opplæringen. Kommunens IT sørger for at Office-produkter (Word og Excel) er installert på alle PC er som skal brukes inn mot Enterprise. Dette gjelder også for kurs- PC er. Det er også en fordel at brukeren logger seg på med sine reelle initialer på kurspc ne slik at man slipper å håndtere kursbrukere i Security og systemoppsett. Med mindre noe annet avtales vil kursdokumentasjon bli oversendt elektronisk (PDF) på e-post. VU oversender denne og anbefaler den gjennomlest til hver kursdag. VU anbefaler at kursdeltakerne leser igjennom dokumentasjonen før kursdag. Opplæringsplanen for ehandel: Hvem bør delta: Systemplanlegging ehandel (hos kunde) Kvalsjekk (kun fagkonsulent) Grunndata/kodeverk ehandel (kun fagkonsulent) Oppfølgingsdag (kan brukes senere i prosjektet) Innkjøpsparameter (hos kunde) Oppfølgingsdag (webex) Artikler, avtaler og produktkataloger (hos kunde) Oppfølgingsdag (webex) Web ehandel (hos kunde) Bistand driftsstart (hos kunde) Fakturamatch (hos kunde) Oppfølgingsdag (webex) Driftsrutiner (hos kunde) Innhold på opplæringsdagen: Se egen prosjektplan Kodeverksdagen kan med fordel kjøres på webex ihht hva som er avtalt på systemplanleggingsdagen - uten kunden. Gjennomgang med kunden på kursdager i etterkant. Se egen prosjektplan Side 6 av 7

7 Rapporter og statistikker ca 3 mndr - ½ år etter driftsstart (hos kunde) Side 7 av 7