RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON Offentlige anskaffelser anbud på byggeprosjekt ALTA KOMMUNE

Transkript

1 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON 2008 Offentlige anskaffelser anbud på byggeprosjekt ALTA KOMMUNE

2 FORORD Bakgrunnen for denne rapporten er Plan for forvaltningsrevisjon , vedtatt av kommunestyret i Alta den (sak 0081/05). Det framgår av planen at det skal gjøres en forvaltningsrevisjon av offentlige anskaffelser/anbud ved byggeprosjekter. Prosjektet er gjennomført av fagansvarlig forvaltningsrevisjon Bente Willumsen, som har vært prosjektleder, og revisjonssjef Tove Mathisen. Vår kontaktperson i kommunen har vært avdelingsleder ved utbyggingsavdelingen Johan Fredrik Nilsen. Vi har også hatt samtaler med prosjektleder Marte Kollstrøm. Informantene har verifisert faktaopplysningene i rapporten. Rapporten har vært forelagt rådmann Bjørn-Atle Hansen til uttalelse. Rådmannen hadde ingen kommentarer til innholdet i rapporten. Vi takker for et positivt samarbeid. Alta, Tove Mathisen revisjonssjef Bente Willumsen fagansvarlig forvaltningsrevisjon

3 INNHOLD 0. SAMMENDRAG FORMÅLET MED PROSJEKTET REVISORS VURDERINGER OG KONKLUSJONER er Konklusjon ANBEFALINGER INNLEDNING PROSJEKTETS BAKGRUNN OG FORMÅL Bakgrunn Formål PROBLEMSTILLING REVISJONSKRITERIER Lov om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser Utdyping av problemstilling i forhold til revisjonskriteriene METODE Datainnsamling Avgrensing Dataenes gyldighet og pålitelighet BAKGRUNN ORGANISERING PROSJEKTMENGDE KLAGESAKER UNDERSØKELSER OG VURDERINGER GAKORI SKOLE, PLANLEGGINGSTJENESTER Bakgrunn Kunngjøring Anskaffelsesprosedyre Konkurransegrunnlag Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Tidsfrister Protokoll Avslutning av konkurransen GAKORI SKOLE, BYGNINGSARBEID Avgrensing Kunngjøring Anskaffelsesprosedyre Konkurransegrunnlag Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Tidsfrister Protokoll Avslutning av konkurransen ELVEBAKKEN SKOLE, PLANLEGGINGSTJENESTER Bakgrunn Kunngjøring Anskaffelsesprosedyre Konkurransegrunnlag Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Tidsfrister Protokoll... 18

4 3.3.9 Avslutning av konkurransen ELVEBAKKEN SKOLE, BYGNINGSARBEID Avgrensing Kunngjøring Anskaffelsesprosedyre Konkurransegrunnlag Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Tidsfrister Protokoll Avslutning av konkurransen BUL-HALLEN, PLANLEGGINGSTJENESTER Bakgrunn Kunngjøring Anskaffelsesprosedyre Konkurransegrunnlag Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Tidsfrister Protokoll Avslutning av konkurransen NORDLYSBADET, PLAN- OG DESIGNKONKURRANSE Bakgrunn Kunngjøring Anskaffelsesprosedyre Konkurransegrunnlag Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Tidsfrister Protokoll Avslutning av konkurransen SAMLET VURDERING OG KONKLUSJON SAMLET VURDERING KONKLUSJON ANBEFALINGER LITTERATURLISTE TABELLOVERSIKT Tabell 1: Terskelverdier... 5 Tabell 2: Anskaffelsesverdiens betydning for kunngjøring og anskaffelsesprosedyrer... 6 Tabell 3: Klagesaker KOFA... 9 VEDLEGG Vedlegg1: Rådmannens kommentarer til rapporten Vedlegg 2: Utvalgte bestemmelser fra lov og forskrift om offentlige anskaffelser Vedlegg 3: Eksempel på anskaffelsesprotokoll

5 0. SAMMENDRAG 0.1 Formålet med prosjektet Formålet med prosjektet har vært å undersøke om Alta kommune følger bestemmelsene om offentlige anskaffelser ved inngåelse av kontrakter med planleggere og utførere ved byggeprosjekter. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser er svært omfattende, og vi har her valgt ut noen bestemmelser som undersøkelseskriterier. 0.2 Revisors vurderinger og konklusjoner Denne undersøkelsen omfatter seks anbudskonkurranser ved fire byggeprosjekter. Under følger en samlet vurdering fra undersøkelsen er Er konkurransen kunngjort i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? I henhold til regelverket om offentlige anskaffelser er det krav om kunngjøring i den norske databasen Doffin for alle anskaffelser over kr Fram til 9. september 2005 var grensen for kunngjøring i Doffin kr For anskaffelser over EØS-terskelverdiene er det i tillegg krav om publisering i den europeiske TED-databasen. Alle konkurransene i denne undersøkelsen er kunngjort i henhold til regelverket. Er benyttet anskaffelsesprosedyre i henhold til regelverket? Forskrift om offentlige anskaffelser har regler om hvilken anskaffelsesprosedyre som kan benyttes ved ulike typer anskaffelser og avhengig av anskaffelsens verdi. I denne undersøkelsen er fem av de kunngjorte konkurransene gjennomført som åpen anbudskonkurranse, og en som en plan og designkonkurranse. Anskaffelsesprosedyren anses å være i henhold til regelverket i alle de undersøkte anskaffelsene. Inneholder konkurransegrunnlaget de opplysninger som forskriften krever? Uavhengig av konkurranseform skal oppdragsgiver utarbeide et konkurransegrunnlag, som skal inneholde opplysninger om hvilke betingelser som gjelder for konkurransen. Konkurransegrunnlaget skal inneholde opplysninger om hvilken ytelse som skal anskaffes og hvordan konkurransen skal gjennomføres. Forskriften angir klare minstekrav til hvilke opplysninger som skal være med i konkurransegrunnlaget. Vår vurdering er at alle de undersøkte konkurransegrunnlagene inneholder de opplysningene som det stilles krav om i forskriften. To av konkurransegrunnlagene manglet et par opplysninger (kap og 3.4.4), men disse anses ikke som vesentlige Er bruken av kvalifikasjonskrav i henhold til regelverket? Oppdragsgiver kan stille krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner, og til leverandørens finansielle og økonomiske stilling. I tillegg skal det stilles krav om skatteattest og HMSegenerklæring. Krav til leverandørens kvalifikasjoner skal i hovedtrekk angis i kunngjøringen, og kan utdypes i eget kvalifikasjonsgrunnlag. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav skal føre til avvisning. Oppdragsgiver kan imidlertid gi en kort tilleggsfrist for ettersending av dokumentasjon. Det er imidlertid leverandøren som bærer risikoen for å innlevere den dokumentasjonen oppdragsgiver etterspør. Undersøkelsen viser at det i alle konkurransegrunnlagene er stilt krav til leverandørenes kvalifikasjoner. Kunngjøringene har ofte bare en henvisning til konkurransegrunnlaget når det 1

6 gjelder betingelser for deltakelse. Undersøkelsen viser videre at det blir kontrollert om leverandørene har dokumentert at de oppfyller kravene for deltakelse. Vi ser at manglende dokumentasjon som oftest fører til avvisning av leverandøren. I en av konkurransene er leverandørene gitt en kort tilleggsfrist for å ettersende manglende dokumenter, slik forskriften åpner for. Av hensyn til de grunnleggende kravene om likebehandling er det viktig at avvisningsreglene praktiseres likt for alle deltakerne i en konkurranse. Dersom oppdragsgiver velger å gi en leverandør tilleggsfrist for ettersending av dokumenter, må alle leverandørene i konkurransen få samme mulighet, og dersom en leverandør bli avvist på grunn av manglende dokumentasjon må alle leverandørene behandles like strengt. I de undersøkte konkurransene er dette likhetsprinsippet fulgt. Bruken av kvalifikasjonskrav anses å være i henhold til regelverket. Er bruken av tildelingskriterier i henhold til regelverket? Tildeling skal skje enten på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, eller utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen. Dersom tildeling skjer etter andre kriterier enn laveste pris skal kriteriene oppgis i kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget, om mulig i prioritert rekkefølge. Oppdragsgiver skal vurdere samtlige av de oppgitte kriteriene, og det er ikke lov å vektlegge andre kriterier enn de om er oppgitt. Det er påvist brudd på bruken av tildelingskriterier ved konkurransen om bygningsmessige arbeider ved Gakori skole (kap ). Det ble oppgitt at tilbudssum og kvalitet ville bli lagt til grunn for tildelingen, men det foreligger ikke noen vurdering av kriteriet kvalitet. Ved konkurransen om planleggingstjenester til renovering av BUL-hallen (kap ) ble det oppgitt at tildelingskriterine var pris og saksbehandlers kompetanse og erfaring. Det foreligger ingen dokumentasjon av vurdering av tildelingskriteriene, og på alle fagområdene er kontraktene gått til leverandør med lavest pris. Protokoll fra anbudsåpningen viser imidlertid at det var så stor forskjell på prisen i tilbudene at de andre kriteriene neppe ville blitt utslagsgivende. Vi har derfor ingen grunn til å si at resultatet av konkurransen ville blitt annerledes. en av kriteriene burde imidlertid vært dokumentert. Vi har ingen merknader til bruken av tildelingskriterier ved de andre konkurransene. Er tidsfristene i henhold til regelverket? Forskriften inneholder flere bestemmelser om minimumsfrister ved anbudskonkurranser over terskelverdi. For anskaffelser under terskelverdiene er det ikke satt bestemte minimumsfrister. Der må fristen vurderes i hvert enkelt tilfelle, men settes så rommelig at alle leverandører får tilstrekkelig tid til å innhente nødvendig dokumentasjon, og foreta nødvendige undersøkelser og beregninger. Vi har ingen merknader til de fastsatte tidsfristene i de undersøkte konkurransene. Er protokollføringen i henhold til regelverket? Oppdragsgiver skal føre protokoll fra konkurransen uavhengig av om kontrakten er over eller under terskelverdi. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen, herunder anslått verdi på kontrakten, hvilke anskaffelsesprosedyrer som er benyttes, hvem som har bedt om å få delta og hvem som eventuelt er avvist, hvorfor de som deltar er utvalgt til å delta i konkurransen, hvem som vant konkurransen og begrunnelse for valg av tilbud, tilbudets verdi, fordeler og egenskaper sammenlignet med andre tilbud. Kravet om anskaffelsesprotokoll har utspring i lovens krav om gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i anskaffelsesprosessen. Manglende anskaffelsesprotokoll kan gjøre det vanskelig å vurdere om anskaffelsene har foregått i henhold til regelverket. Det vesentlige er imidlertid at viktige forhold ved konkurransen er dokumentert i henhold til kravene til innhold en anskaffelsesprotokoll. 2

7 Badelandprosjektet (kap. 3.6) er omfattet av bestemmelsene om plan- og designkonkurranser, der det kreves at juryens vurderinger, konklusjoner og anbefalinger skal nedtegnes i en protokoll. Dette er gjort, og protokollføringen er så langt vi kan se i henhold til regelverket. Når det gjelder de fem andre konkurransene viser undersøkelsen at det ikke er ført anskaffelsesprotokoll i henhold til regelverket. Det er imidlertid skrevet protokoll fra anbudsåpningene, og det foreligger i de fleste tilfellene dokumentasjon som samlet tilfredsstiller kravene til innhold i en anskaffelsesprotokoll. Det er imidlertid et ufravikelig krav i forskriften at det skal føres anskaffelsesprotokoll. Det er ikke nødvendig å skrive alle opplysningene inn i selve protokollen. I en avgjørelse i KOFA (251/2004) er det slått fast at det i protokollen kan henvises til dokumenter som kan følge protokollen som vedlegg. For å sikre at forskriftens krav blir oppfylt, og at det skjer på en brukervennlig og kostnadseffektiv måte, kan oppdragsgiver bruke ferdig skjema utarbeidet av Fornyings- og administrasjonsdepartementet (se vedlegg 3) og henvise til/legge ved relevante dokumenter fra konkurransen Konklusjon Følger Alta kommune lov og forskrift om offentlige anskaffelser ved tildeling av kontrakter ved byggeprosjekter? Etter undersøkelse av seks anbudskonkurranser ved fire byggeprosjekter er det vår oppfatning at Alta kommune i all hovedsak følger lov og forskrift om offentlige anskaffelser ved tildeling av kontrakter ved byggeprosjekter. Vi har vist til brudd i bruken av tildelingskriterier i en av konkurransene, og mangelfull dokumentasjon av vurderingen av tildelingskriteriene i en annen konkurranse. Vi har imidlertid ikke grunn til å stille spørsmål ved utfallet av den sistnevnte konkurransen. Vi har tilslutt påpekt at kommunen ikke fører anskaffelsesprotokoll etter forskriftens bestemmelser. Selv om det i hovedsak foreligger dokumentasjon som dekker alle viktige forhold i konkurransene er det ikke tilfredsstillende etter forskriftens krav om anskaffelsesprotokoll. 0.3 Anbefalinger På bakgrunn av hovedfunnene i undersøkelsen vil revisjonen gi følgende anbefaling: Dersom tildeling av kontrakter skal skje på bakgrunn av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige må alle oppgitte kriterier vurderes i de innkomne tilbudene. Det bør oppgis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget hvordan kriteriene skal vurderes og prioriteres, og det bør dokumenteres at innkomne tilbud er vurdert i henhold til de oppgitte kriteriene. For å sikre at kravene om gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i anskaffelsesprosessen overholdes, bør det føres anskaffelsesprotokoll etter kravene i forskriften. 3

8 1. INNLEDNING 1.1 Prosjektets bakgrunn og formål Bakgrunn Det framgår av Plan for forvaltningsrevisjon, vedtatt av kommunestyret i Alta den 24. oktober 2005 (sak 0081/05), at det skal gjøres en forvaltningsrevisjon av offentlige anskaffelser/anbud på byggeprosjekt. Bakgrunnen var blant annet at kommunen våren 2005 hadde fått negativ omtale i media i forbindelse med anbudskonkurranser på byggeprosjekter. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser stiller strenge krav til kommunens gjennomføring av anskaffelser, og brudd på regelverket kan medføre erstatningsansvar og påføre kommunen dårlig rykte. Området er vesentlig for kommunen både ut fra et økonomisk perspektiv og for kommunens omdømme Formål Formålet med prosjektet har vært å undersøke om Alta kommune følger bestemmelsene om offentlige anskaffelser ved inngåelser av avtaler med planleggere og utførere ved byggeprosjekter. 1.2 Problemstilling Det er satt opp følgende problemstilling for undersøkelsen: 1 Følger Alta kommune lov og forskrift om offentlige anskaffelser ved tildeling av kontrakter ved byggeprosjekter? 1.3 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er samlebetegnelsen på de krav og forventninger som brukes i den enkelte forvaltningsrevisjon for å vurdere den reviderte virksomhet. Kriteriene holdes opp mot faktagrunnlaget, og er utgangspunkt for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. Revisjonskriteriene i denne undersøkelsen er utledet fra følgende kilder. Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (offanskl.) Forskrift om offentlige anskaffelser av 15. juni 2001 (FOA-01) Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA-06) Lov om offentlige anskaffelser Lovens formål Lov om offentlige anskaffelser 1 angir regelverkets grunnleggende formål; at loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser. Virkemidlene for å oppnå dette skal være foretningsmessighet og likebehandling av leverandører. 1 Vedtatt av kontrollutvalget i Alta i møte den (sak 13/07) 2 Fra 1. januar 2007 trådte det i kraft en ny forskrift om offentlige anskaffelser (vedtatt ). Anskaffelsene i denne undersøkelsen vil i hovedsak være regulert av det gamle regelverket. Vi vil bruke henholdsvis FOA-01 og FOA-06 ved henvisninger, slik at det er klart hvilket regelverk vi viser til. Hovedprinsippene og mange av bestemmelsene er like i gammel og ny forskrift, men det er også endringer. Forskriftene er også ulikt bygd opp slik at mange bestemmelser ikke ligger under samme paragraf i gammel og ny forskrift. 4

9 Oppdragsgivere og anskaffelser som er omfattet I henhold til bestemmelsene i 2 og 3 gjelder lov og forskrift om offentlige anskaffelser alle oppdragsgivere for statlige, kommunale og fylkeskommunale myndigheter og offentligrettslige organer, og alle anskaffelser av varer, tjenester, og bygge- og anleggskontrakter, som foretas av nevnte oppdragsgivere. Grunnleggende krav Det framgår av 5 i loven at en anskaffelse så langt det er mulig skal være basert på konkurranse, og at oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Gjennomføring av reelle konkurranser regnes som en grunnleggende forutsetning for å kunne oppfylle lovens formål om å sikre effektiv ressursbruk i anskaffelsesvirksomheten Forskrift om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser er svært omfattende, og vi har her valgt ut noen bestemmelser for nærmere undersøkelse. 3 Anvendelsesområde for de ulike bestemmelsene (FOA 2-1, 2-2) Regelverket regulerer alle offentlige anskaffelser, men det er ulike bestemmelser avhengig av type anskaffelse og kontraktsverdi (terskelverdi). Forskriftens del en gjelder alle typer anskaffelser, uansett art og verdi, mens det er det ulike bestemmelser for anskaffelser der den anslåtte verdien på kontrakten overskrider den gitte terskelverdien og for anskaffelser under terskelverdi. 4 Anskaffelser over terskelverdi er regulert av bestemmelsene i WTO avtalen og EØS-direktivene for offentlige anskaffelser. 5 Terskelverdiene justeres av Nærings- og handelsdepartementet hvert annet år i forhold til EØS-direktiver fastsatt i myntenheten ECU. Tabell 1: Terskelverdier Forskrift om offentlige anskaffelser Terskelverdier Kommunale vare- og tjenestekjøp 1,8 mill. eks. mva. 1,7 mill. eks. mva. 1,7 mill. eks. mva. Bygge og anleggskontrakter 38,55 mill. eks. mva 41,25 mill. eks. mva 43,5 mill. eks. mva. Det er ikke tillatt å dele opp en planlagt anskaffelse med den hensikt å komme under terskelverdien. Anskaffelsens anslåtte verdi beregnes på grunnlag av oppdragsgivers anslag av det samlede beløp oppdragsgiver kommer til å betale for de kontrakter som utgjør anskaffelsen (FOA 2-3). Kunngjøringsregler (FOA , 6-2, 6-3, 6-4, 13-1, 13-2) 6 Det er ikke krav om kunngjøring for anskaffelser som har anslått verdi under kr For alle anskaffelser over kr er det krav om kunngjøring i den norske databasen Doffin (Database for offentlig innkjøpsinformasjon). 8 For anskaffelser over EØS-terskelverdiene er det i tillegg krav om publisering i TED-databasen, som er EUs offisielle kanal for kunngjøring av offentlige innkjøp i hele EØS-området. 3 De utvalgte bestemmelsene følger rapporten som vedlegg. 4 I FOA-01 er bestemmelsene om anskaffelser over terskelverdi satt inn i del to av forskriften, men i FOA-06 finnes disse bestemmelsene i del tre. Det vil si at det er en slags opptrapping mot strengere krav fra del en til tre. 5 Gjennom EØS-avtalen og WTO-avtalen har Norge forpliktet seg internasjonalt til å følge bestemte fremgangsmåter ved offentlige anskaffelser over visse verdier. 6 FOA , 9-2, 18-1 til Det skal likevel så langt som mulig gjennomføres konkurranse. 8 Fram til 9. september 2005 var det kunngjøringsplikt for anskaffelser over kr ,-. 5

10 Ulike anskaffelsesprosedyrer (FOA , 4-2, 4-3, 18-1) 9 Anskaffelser etter forskriftens del I Her foreligger det få eksplisitte krav til hvordan anskaffelsen skal foretas. Det er blant annet ikke krav om kunngjøring. Oppdragsgiver må imidlertid sørge for å overholde lovens grunnleggende krav til konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Åpen anbudskonkurranse Denne prosedyren tillater alle interesserte leverandører å levere tilbud. Det skjer ingen prekvalifisering, men leverandørene må levere dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer tilbudet. Det er ikke tillatt å forhandle med leverandørene. Begrenset anbudskonkurranse En prosedyre som bare tillater de leverandørene som er invitert av oppdragsgiver til gi tilbud. Det foretas først en prekvalifisering der interesserte leverandører kan levere inn forespørsel om å få delta i konkurransen, sammen med dokumentasjon på at de er kvalifisert. Oppdragsgiver inviterer kvalifiserte leverandører, eller et utvalg av disse, til å levere tilbud. Det er ikke tillat å forhandle med leverandørene. Konkurranse med forhandling Prosedyren gir oppdragsgiver anledning til å forhandle med leverandørene om alle sider ved tilbudet. Denne konkurranseformen kan valgfritt benyttes for anskaffelser under terskelverdi, men bare unntaksvis for anskaffelser over terskelverdi. Det kan gjennomføres konkurranse med forhandlinger etter forutgående kunngjøring eller uten forutgående kunngjøring, avhengig av hvilke tilfeller det gjelder. Plan- og designkonkurranse Prosedyren går ut på at oppdragsgiver inviterer til en konkurranse om et konsept, design eller plan. Konkurranseformen er forbeholdt konkurranser om tjenesteytelser, for eksempel ingeniør- eller arkitektarbeid. Oppdragsgiver plikter ikke å utarbeide et detaljert konkurransegrunnlag, men må oppgi reglene for konkurransen. Tilbudene skal bedømmes av en jury som har fått bidragene anonymt til vurdering. Juryens vurderinger, konklusjoner og anbefalinger skal nedtegnes i en protokoll, som skal underskrives av juryens medlemmer. Tabell 2: Anskaffelsesverdiens betydning for kunngjøring og anskaffelsesprosedyrer Anskaffelsens verdi Krav til kunngjøring Anskaffelsesprosedyre Over terskelverdi Doffin og TED Åpen eller begrenset anbudskonkurranse (forhandling ikke tillatt) Under terskelverdi Doffin Åpen eller begrenset anbudskonkurranse, eller konkurranse med forhandling. Under kr ,- Direkte henvendelser til en eller flere leverandører er (før kr ) Ikke krav til kunngjøring. tillatt. Krav til konkurransegrunnlaget (FOA , 12-1) 10 Oppdragsgiver skal ved alle konkurranseformer utarbeide et konkurransegrunnlag, som skal inneholde opplysninger om hvilke betingelser som gjelder for konkurransen. Konkurransegrunnlaget skal inneholde opplysninger om hvilken ytelse som skal anskaffes og hvordan konkurransen skal gjennomføres. Det skal minst opplyse om: 9 FOA , 14-1, 14-2, 14-3, FOA ,

11 hvilken anskaffelsesprosedyre som er valgt endelig frist for mottak av tilbud (dag og klokkeslett), adressen disse skal sendes eller leveres til, samt hvordan tilbudene skal være merket vedståelsesfrist for tilbudene kriterier for tildeling av kontrakten på hvilket språk tilbudet skal være skrevet en henvisning til kunngjøringen Krav til leverandøren (FOA , 12-5) 11 Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Oppdragsgiver kan stille krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner, og til leverandørens finansielle og økonomiske stilling. Krav til leverandørens kvalifikasjoner skal i hovedtrekk angis i kunngjøringen, og kan utdypes i eget kvalifikasjonsgrunnlag. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav skal føre til avvisning. Kriterier for valg av tilbud (FOA , 17-2) 12 Tildelingskriterier er de kriterier leverandørens tilbud vurderes etter. Tildeling skal skje enten på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, eller utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen. Dersom tildeling skjer etter andre kriterier enn laveste pris skal disse oppgis i kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget, om mulig i prioritert rekkefølge. Det er ikke lov å vektlegge andre kriterier enn de om er oppgitt. Tidsfrister (FOA -01 kap. 7 og 14) 13 Forskriften inneholder flere bestemmelser om minimumsfrister ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse, konkurranse med forhandling, tilbudsfrist, vedståelsesfrist og frist for mottak av forespørsler om å delta i en konkurranse for anskaffelser over terskelverdi. For anskaffelser under terskelverdiene er det ikke satt bestemte minimumsfrister. Der må fristen vurderes i hvert enkelt tilfelle, men settes så rommelig at alle leverandører får tilstrekkelig tid til å innhente nødvendig dokumentasjon, og foreta nødvendige undersøkelser og beregninger. Protokollføring (FOA og 15-1) 14 Oppdragsgiver skal føre protokoll fra konkurransen uavhengig av om kontrakten er over eller under terskelverdi. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Protokollen skal minst inneholde følgende opplysninger: 15 oppdragsgivers navn og adresse, og en beskrivelse av hva som skal anskaffes forhold som begrunner eventuell bruk av konkurranse med forhandling eller bruk av hasteprosedyrer anslått verdi på kontrakten hvilke anskaffelsesprosedyrer som skal benyttes hvem som har bedt om å få delta og hvem som eventuelt er avvist og hvorfor hvilke deltagere i prosessen med skatte/avgifts/momsrestanse som likevel får delta hvorfor de som deltar er utvalgt til å delta i konkurransen hvem som vant konkurransen og eventuell andel som går til underleverandør begrunnelse for valg av tilbud, tilbudets verdi, fordeler og egenskaper sammenlignet med andre tilbud. 11 FOA , 17-4, 12 FOA , FOA -06 kap. 10 og FOA , kravene til protokoll etter FOA-06 følger som vedlegg til rapporten 15 Se også vedlegg 3 7

12 1.3.3 Utdyping av problemstilling i forhold til revisjonskriteriene På bakgrunn av problemstillingen og bestemmelsene over (revisjonskriteriene) har vi formulert noen spørsmål/underproblemstillinger som vi ønsker å besvare i undersøkelsen. Hovedproblemstilling Følger Alta kommune lov og forskrift om offentlige anskaffelser ved tildeling av kontrakter ved byggeprosjekter? Underproblemstillinger Er konkurransen kunngjort i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? Er benyttet anskaffelsesprosedyre i henhold til regelverket? Inneholder konkurransegrunnlaget de opplysninger som forskriften krever? Er bruken av kvalifikasjonskrav i henhold til regelverket? Er bruken av tildelingskriterier i henhold til regelverket? Er tidsfristene i henhold til regelverket? Er protokollføringen i henhold til regelverket? 1.4 Metode Datainnsamling Metode er samlebetegnelsen på de framgangsmåtene som benyttes for å samle inn data som kan gi svar på problemstillingen i en undersøkelse. Framgangsmåten i denne undersøkelsen har hovedsakelig vært dokumentanalyse. Vi har gjennomgått aktuelle dokumenter fra de utvalgte byggerprosjektene, herunder kunngjøringer, konkurransegrunnlag, protokoller, brev, saksframlegg til plan- og byggekomiteen og kontrakter. I tillegg har vi hatt samtaler med avdelingsleder ved utbyggingsavdelingen Johan Fredrik Nilsen og prosjektleder Marte Kollstrøm Avgrensing Undersøkelsen er avgrenset til fire utvalgte byggeprosjekter. De fire prosjektene er Gakori skole, Elvebakken skole, BUL-hallen og Nordlysbadet. Når det gjelder Gakori skole og Elvebakken skole har vi sett på både anskaffelser av planleggingstjenester/prosjekterende og anskaffelse av utførere av bygningstjenester. På de to andre prosjektene har vi bare sett på anskaffelser av planleggingstjenester. Tidsmessig er undersøkelsen avgrenset til Dataenes gyldighet og pålitelighet Med gyldige data menes at det skal være samsvar mellom formålet for undersøkelsen og de data som er samlet inn. Vi mener at data i denne undersøkelsen er egnet til å svare på problemstillingene, ved at vi har relevant og tilstrekkelig informasjon. Det er likevel viktig å være klar over at opplysningene i rapporten representerer et utvalg av fakta. Vi har ikke sett på alle sider ved de undersøkte byggeprosjektene, men bare undersøkt forhold som angår de oppsatte problemstillingene. Med pålitelige data menes at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. Dette er ivaretatt ved kvalitetssikring av faktaopplysningene som er framkommet fra dokumenter, og verifisering av faktaopplysninger framkommet i intervju. Tilliten til analyseresultatene er styrket ved at det er samsvar mellom data som er framkommet i dokumenter og i intervju. 8

13 2. BAKGRUNN 2.1 Organisering Ansvaret for kommunale utbyggingsprosjekt er lagt til utbyggingsavdelingen i sektor for driftog utbygging. Utbyggingsavdelingen skal ivareta Alta kommunes interesser som byggherre og utbygger, og påse at kommunale utbyggingsprosjekt blir gjennomført innefor vedtatte økonomiske og fremdriftsmessige rammer. Avdelingen består av avdelingsleder, prosjektledere, byggeledere/arbeidsledere og tømrere, som sammen er kommunens prosjektorganisasjon i kommunale byggeprosjekter Prosjektmengde Alta kommune har hatt stor aktivitet i forhold til byggeprosjekter de senere år, både i forhold til nybygg og tilbygging/ombygging. Søk i Doffin 17 viser at kommunen i tidsrommet til hadde mellom 40 og 50 kunngjøringer 18 knyttet til byggeprosjekter. 19 Flere av disse var også kunngjort i TED. Hver kunngjøring omfatter som regel flere konkurranser. En kunngjøring av planleggingsoppdrag omfatter ofte både arkitekter, ingeniører byggteknikk, VVS-teknikk og el-teknikk, mens en kunngjøring på utførelse gjerne omfatter både bygningsmessige arbeider og arbeider innen, sanitær, ventilasjon og elektronikk. Det vi si at kunngjøringer kan omfatte rundt 200 entrepriser. 2.3 Klagesaker I samme periode har Alta kommune hatt fem klagesaker tilknyttet byggeprosjekter behandlet i KOFA. 20 Det ble påvist brudd på regelverket i fire av dem. To av klagesakene var i Begge gjaldt Saga skole, men hadde forskjellige innklagere. De to andre klagesakene der det ble påvist brudd på regelverket var i 2005 (Gakori skole og Alta ungdomsskole). 21 Tabell 3: Klagesaker KOFA Årstall Saken gjelder Avgjørelse 2007 Saga skole - avvisning av leverandør. Brudd på regelverket 2007 Saga skole - avvisning av leverandør 22 tildelingskriterier. Brudd på regelverket 2005 Gakori skole kvalifikasjons- og tildelingsvurdering Brudd på regelverket 2005 Alta ungdomsskole, innredning. Forutberegnelighet. Indeksregulering Brudd på regelverket og valutaforbehold. Tildelingskriterier Møbler til Alta ungdomsskole. Klager mente at kommunen ikke hadde saklig grunn til å avlyse konkurransen. Avvist - saken ubegrunnet eller kan klart ikke føre frem Opptelling etter overskriftene i kunngjøringene. En helt nøyaktig opptelling ville krevd at vi gikk inn på hver enkelt kunngjøring. Det er det ikke brukt ressurser på. 19 Totalt 111 kunngjøringer. De øvrige gjaldt vei, brøyting, vann, kontorrekvisita mm 20 Klagenemnda for offentlige anskaffelser 21 I tilegg har kommunen hatt tre klagesaker på andre områder behandlet i KOFA i dette tidsrommet. 22 I følge KOFA skulle tilbudet vært avvist på grunn av manglende dokumentasjon i forhold til kravene. 9

14 3. UNDERSØKELSER OG VURDERINGER 3.1 Gakori skole, planleggingstjenester Bakgrunn Kommunestyret vedtok i 2003 (sak 75/03) en tilbygging og ombygging av Gakori skole. Første steg for å realisere vedtaket var at utbyggingsavdelingen ba om bistand fra et arkitektfirma 23 til å utarbeide et skisseprosjekt. Oppdraget ble utført etter en direkte henvendelse. Honoraret for skisseprosjekt var kr inkl mva. Ifølge leder av utbyggingsavdelingen er det vanlig at kommunen henvender seg direkte til en arkitekt i forbindelse med utarbeidelse av skisseprosjekt. Dette begrunnes med at det er vanskelig å lage et konkurransegrunnlag for en anbudskonkurranse på et tidlig stadium. Når skisseprosjektet er ferdig har man grunnlag for utarbeidelse av konkurransegrunnlag og kontrahering av arkitekt- og ingeniørtjenester til detaljprosjektering. Bestemmelsene om direkte anskaffelse er omtalt i 11-2 i den da gjeldende forskriften. Der framkommer det at direkte anskaffelser kan anvendes for anskaffelser som ikke overstiger kr eks. mva. 24 Det vil si at bistand til skisseprosjektet for Gakori skole lå innenfor denne grensen Kunngjøring Konkurransen om planleggingsoppdrag i forbindelse med til- og ombyggingen av Gakori skole ble kunngjort i databasene Doffin og TED den Konkurransen omfattet arkitekt og planleggingstjenester innenfor byggeteknikk, elektronikk og VVS-teknikk. Konkurransen om planleggingstjenester i forbindelse med til- og ombyggingen av Gakori skole ble korrekt kunngjort i henhold til bestemmelsene for anskaffelser over terskelverdi (jf. tab. 2 kap og kap ) Anskaffelsesprosedyre Det framgår av kunngjøringen at konkurransen skal gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. I konkurransegrunnlaget står det i tillegg at konkurransen skal gjennomføres i henhold til forskriftens del II, det vil si bestemmelsene for anskaffelser der den anslåtte verdien er over terskelverdi, etter den da gjeldende forskriften. Dokumentasjonen fra undersøkelsen viser at prosessen ble gjennomført som en åpen anbudskonkurranse. Åpen anbudskonkurranse kan brukes for anskaffelser både over og under terskelverdi. Oppdragsgiver må selv beregne anskaffelsens verdi ut fra anslag av det samlede beløp for kontraktene som utgjør anskaffelsen. I 2004 var terskelverdien for vare- og tjenestekjøp 1,8 mill. eks. mva., mens samlet verdi av denne anskaffelsen kom på vel 1,7 mill eks. mva. Det var etter vår vurdering riktig å følge bestemmelsene for anskaffelser over terskelverdi, da det kan være vanskelig å anslå nøyaktig hva anskaffelsens verdi vil bli. Anskaffelsesprosedyren var i henhold til regelverket. 23 Atelier 2 24 Fra 9. september 2005 er denne terskelen hevet til kr ,-. 10

15 3.1.4 Konkurransegrunnlag Konkurransegrunnlaget, datert 8. januar 2004, inneholder tilbudsinnbydelse, konkurransebestemmelser, herunder blant annet kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier, ytelsesbeskrivelse, prosjektbeskrivelse og kontraktsbestemmelser. Konkurransegrunnlaget inneholder alle de opplysninger som det stilles krav om i forskriften Kvalifikasjonskrav Det er oppgitt i konkurransegrunnlaget at kvalifikasjonskravene, det vil si kravene for å få delta i konkurransen, er dokumentasjon på leverandørens finansielle stilling, tekniske kvalifikasjoner, arbeidsstyrke, oversikt over relevante oppdrag, foretaksregistrering, skatteattester og HMSerklæring. Den gjennomgåtte dokumentasjonen viser at alle som har levert tilbud er blitt vurdert i forhold til kvalifikasjonskravene. Dokumentasjon fra vurderingene viser at alle som hadde levert tilbud på arkitekttjenester og planlegging innenfor elektronikk hadde oppfylt kvalifikasjonskravene. En av tilbyderne på VVS-teknikk hadde ikke framlagt dokumentasjon på finansiell stilling, arbeidsstyrke og foretaksregistrering. To av tilbyderne innenfor byggeteknikk hadde ikke framlagt gyldig HMS-egenerklæring og skatteattest innen tilbudsfristens utløp. Disse tre ble avvist fra konkurransen. Det ble ikke gitt noen tilleggsfrist. Dokumentasjonen viser at alle tilbyderne ble vurdert i forhold til de forespurte kravene, og at tilbydere som mangler dokumentasjon på at de oppfylte kravene ble avvist fra konkurransen. Oppdragsgiver har i noen tilfeller plikt til å avvise leverandører på grunn av forhold ved leverandøren eller tilbudet. I andre tilfeller har oppdragsgiver rett til å avvise. I sistnevnte tilfelle må oppdragsgiver bruke skjønn. Oppdragsgiver har absolutt avvisningsplikt dersom leverandøren ikke oppfyller kvalifikasjonskravene eller har unnlatt å levere HMS-egenerklæring eller skatteattest. Oppdragsgiver kan imidlertid sette en kort tilleggsfrist for ettersending av dokumentasjon. I denne konkurransen ble det ikke gitt noe tilleggsfrist. Selv om det kan være gode grunner for å gi tilleggsfrist, både av hensyn til at leverandøren har lagt mye arbeid i å utarbeide tilbud og for å unngå å avvise gode tilbud, er det helt opp til oppdragsgiver å avgjøre hvorvidt det skal gis tilleggsfrist eller ikke. Det er imidlertid viktig at de grunnleggende kravene til likebehandling og forutberegnelighet overholdes. Det vil si at alle leverandørene i konkurransen behandles likt. I denne konkurransen ble alle som ikke hadde levert forespurt dokumentasjon avvist. Det er tilbyder som bærer risikoen med å innlevere den dokumentasjonen oppdragsgiver etterspør. Bruken av kvalifikasjonskrav anses å være i henhold til regelverket Tildelingskriterier Det er oppgitt i konkurransegrunnlaget at tildelingskriteriene, det vi si de kriteriene tilbudene skal vurderes ut fra, er økonomisk mest fordelaktige tilbud, vurdert ut fra pris, faglige kvalifikasjoner og tidligere dokumentert erfaring fra tilsvarende prosjekt. Dokumentasjon fra vurdering av tildelingskriteriene viser at tilbudene med lavest pris er blitt regnet som mest fordelaktig på alle områdene. Kvalifikasjoner og erfaring er kartlagt, men ble vurdert å være så lik at pris ble utslagsgivende. Av saksframlegg til plan- og byggekomiteen framgår det at tilbudene varierte sterkt i pris, og at derfor var bare de tre rimeligste tilbudene innenfor hvert fagområde vurdert Sak 07/04, behandlet

16 I henhold til forskriften kan tildeling skje enten på bakgrunn av hvilket tilbud som har den laveste prisen eller hvilket tilbud som samlet sett er økonomisk mest fordelaktige. I denne konkurransen ble tildelingskriteriene oppgitt å være økonomisk mest fordelaktige tilbud, vurdert ut fra pris, faglige kvalifikasjoner og tidligere dokumentert erfaring. På alle områdene er tilbudet med lavest pris valgt. Oppdragsgiver har relativt vidt rom for skjønn i vurderingene, men skal foreta en saklig og forsvarlig vurdering av samtlige tildelingskriterier. 26 I denne konkurransen er samtlige kriterier vurdert, men på grunn av at erfaring og kvalifikasjoner ble vurdert å være nokså lik hos tilbyderne ble pris utslagsgivende Tidsfrister Konkurransen ble kunngjort i Doffin den Frist for å be om konkurransegrunnlaget var , og frist for innlevering av tilbud var satt til Det vil si at tilbudsfristen var 55 dager. Det framgår av konkurransegrunnlaget at fristen for å akseptere tilbudet er 60 dager etter tilbudsfristens utløp. Den gikk det ut brev til alle tilbyderne med opplysning om hvem kommunen hadde til tilhensikt å tildele kontakt. Klagefrist var satt til For anskaffelser over terskelverdi er det flere bestemmelser om tidsfrister, blant annet skal fristen for mottak av tilbud være minst 52 dager fra den dagen kunngjøringen blir sendt. Det framgår av konkurransegrunnlaget at denne konkurransen skulle gjennomføres etter reglene for anskaffelser over terskelverdi. Anbudsfristen var satt til 55 dager etter kunngjøringen. Det vil si at fristen var i henhold til regelverket. Oppdragsgiver skal videre fastsette en vedståelsesfrist, det vil si den tiden tilbudene er bindende. Dersom ikke annet framgår av konkurransegrunnlaget utløper vedståelsesfristen 30 dager etter tilbudsfristens utløp. 27 I denne konkurransen er tilbyderne gitt en vedståelsesfrist på 60 dager, det vil si dobbelt så lang tid som forskriften krever. 28 I meddelelse om hvem som skal tildeles kontrakt skal det angis en frist for leverandørene til å klage, men det framgår ikke av forskriften hvor lang klagefristen skal være. Fristen må imidlertid ses i sammenheng med vedståelsesfrist og tidspunkt for undertegning av kontrakt. Her var klagefristen 17 dager. Det vil si at fristen lå innenfor rimelig tid for undertegning av kontrakt. Klagefristen kan avgjøres skjønnsmessig i hvert tilfelle, og vi har ingen merknader til denne Protokoll Det er ikke utarbeidet anskaffelsesprotokoll fra konkurransen, men det er skrevet protokoll fra anbudsåpningen. Protokollen inneholder opplysninger om tilbyders navn, når tilbudet er mottatt, tilbudssum og kontroll av obligatoriske skatteattester og HMS-erklæring. 29 Rett anbudsåpning og avskrift er bekreftet med to signaturer. Et tilbud ble avvist fordi det var for sent innkommet. 30 I tillegg foreligger det skriftlig dokumentasjon fra vurderingen av kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier, og saksframlegg til plan- og byggekomiteen med argumentasjon for valg av tilbud på de ulike områdene Amdal, Gro og Roll-Mathisen, Inger (2004): Lov og forskrift om offentlige anskaffelser, kommentarutgave 27 FOA og Blåboka, som er Statsbyggs anbuds-, tilbuds- og kontraktsbestemmelser oppgir 90 dager vedståelsesfrist dersom ikke annet er angitt 29 Det kom inn seks tilbud på arkitekttjenester, ti på byggeteknikk, fire på elektronikk og syv på VVS-teknikk. 30 Tilbud regnes som mottatt når det er stemplet inn i postmottaket på kommunen. 31 Møte (sak 07/04) 12

17 Oppdragsgiver skal føre protokoll fra konkurransen som skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Protokollen skal blant annet inneholde beskrivelse av hva som skal anskaffes, kontraktens verdi, anskaffelsesprosedyre, oversikt over deltakere og eventuelle avviste, hvem som har vunnet konkurransen og begrunnelse for valget. I denne anskaffelsen foreligger det ikke en samlet protokoll etter kravene i forskriften. Formålet med plikten til protokollføring er at det i ettertid skal være mulig å kontrollere at konkurransen har vært gjennomført i tråd med regelverket. Vi mener at den dokumentasjonen som foreligger samlet tilfredsstiller forskriftens krav til innhold i anskaffelsesprotokollen, og ivaretar hensynet til etterprøvbarhet. Vi vil likevel anbefale kommunen å føre anskaffelsesprotokoll for hver anskaffelse etter kravene i forskriften Avslutning av konkurransen Den gjorde plan- byggekomiteen vedtak om tildeling av kontrakter i henhold til administrasjonens innstilling. Dagen etter gikk det ut brev til alle tilbyderne med opplysning om hvem kommunen hadde til tilhensikt å tildele kontakt. Det kom ikke inn noen klager, og alle som fikk tilbud aksepterte. Kontraktene ble oversendt den Samlet verdi av alle kontraktene kom på vel 1,7 mill eks. mva. Revisjonen har kontrollert at det er samsvar mellom beløpene i protokollene fra anbudsåpning og beløpene i kontraktene. 3.2 Gakori skole, bygningsarbeid Avgrensing Når detaljprosjektet er ferdig er det behov for utførere på de ulike fagområdene. Vi har her sett på prosessen med anskaffelse av utførere til det planlagte bygningsarbeidet Kunngjøring Alta kommune publiserte den en veiledende kunngjøring i Doffin og TED angående tilbygging og ombygging av Gakori skole. Kunngjøringen omfattet bygningsmessige arbeider, og arbeider innen elektronikk, sanitær, ventilasjon, SD-anlegg og heis. Antatt kostnad for kontraktene som ville utgjøre anskaffelsen var beregnet til mellom 35 og 40 mill. eks. mva. Hovedkunngjøringen ble publisert i Doffin og TED den , med henvisning til den veiledende kunngjøringen. På tidspunktet for undersøkelsen var det kunngjøringsplikt i Doffin for alle anskaffelser over kr ,- og i TED for bygge- og anleggsprosjekter over 38,55 mill eks.mva. (FOA , 6-4). Det var videre krav om veiledende kunngjøring for bygge og anleggskontrakter med antatt verdi som nevnt over. Ut fra anslått verdi på kontraktene var der det riktig å kunngjøre konkurransene i Doffin og TED Anskaffelsesprosedyre Det framgår av kunngjøringen og konkurransegrunnlaget at konkurransen skal gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. Dokumentasjon fra konkurransen viser at det ble gjennomført en åpen anbudskonkurranse. 32 Det ble inngått kontrakter med Sivilarkitekt Kirsti Knudsen AS (arkitekt), AS Planas (byggeteknikk), Jørstad AS (VVS-teknikk) og Effekt RI AS (elektronikk). 13

18 Åpen anbudskonkurranse kan benyttes for anskaffelser både over og under terskelverdi. Det vil si at benyttet anskaffelsesprosedyre var i henhold til regelverket Konkurransegrunnlag Konkurransegrunnlaget inneholder opplysninger om hva som skal skaffes, tilbudsgrunnlaget, opplysninger om tilbudsbefaring, angivelse av kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier, hva som må leveres med tilbudet, hvor og når det må leveres, og tidspunktet for tilbudsåpningen. Konkurransegrunnlaget inneholder de opplysninger som kreves i forskriften. Den eneste opplysningen som mangler er vedståelsesfrist for tilbudene. Det framgår imidlertid av forskriften at vedståelsesfristen er 30 dager dersom ikke annet er oppgitt Kvalifikasjonskrav Det framgår av konkurransegrunnlaget at kvalifikasjonskravene er tekniske -, administrative- og økonomisk/finansielle kvalifikasjoner. For hvert krav er det spesifisert hva slags dokumentasjon som kreves, og det er opplyst at manglende dokumentasjon vil føre til avvisning. De mottatte tilbudene ble vurdert av rådgivende arkitekt/prosjekteringsleder, og i anbudsvurderingen står det at det ikke er funnet vesentlige mangler på det innsendte materialet med hensyn til HMSerklæring, skatteattester og øvrige dokumenter som er forlangt innsendt ved vurdering av tilbudskriteriene 34. I svarbrev fra kommunen heter det at den mottatte vurderingen ikke utgjør et godt nok beslutningsgrunnlag for kommunen, blant annet fordi det ikke er redegjort for om den etterspurte dokumentasjonen faktisk foreligger og om den gir den informasjon som trenges for å vurdere om foretaket er kvalifisert for å delta i konkurransen. Det blir samtidig bedt om en ny gjennomgang av materialet. 35 Kommunen bestilte seinere en uavhengig gjennomgang av samtlige tilbud 36 (jf. kap ). I den nye gjennomgangen er det dokumentert grundige vurderinger av kvalifikasjonskravene. 37 Det konkluderes med at kvalifikasjonskravene er oppfylt for alle tilbyderne. Det foreligger ikke noen dokumentasjon på den første vurderingen av kvalifikasjonskravene, og kommunens egen oppfatning var at beslutningsgrunnlaget var for dårlig. Den andre vurdering av kvalifikasjonskraven er dokumentert, og vi har ingen merknader til måten det er gjort på. Vi viser også her til avgjørelse i KOFA 38 av 3. april 2006 hvor det konkluderes med at klagenemnda ikke har noen kommentarer til kommunens vurdering av kvalifikasjonskravene Tildelingskriterier Når det gjelder tildelingskriterier framgår det av konkurransegrunnlaget at tilbudssum, korrigert for forbehold og regnefeil, og kvalitet vil bli lagt til grunn for tildelingen. I anbudsvurderingen fra prosjekteringsleder framkommer de enkelte anbudssummene før og etter kontrollregning. Det framgår at det er funnet regnefeil feil i samtlige tilbud, og at noen er vesentlige. Det anbefales at 33 FOA og Brev av Brev av Ved Paulsen RI as 37 av innkomne tilbud, dokument av Klagenemnda for offentlige anskaffelser 39 Sak 153/

19 det laveste anbudet forkastes på grunn av forbehold, og at oppdraget gis til tilbyder med nest laveste anbud. Det er ikke gjort noen vurderinger av kriteriet kvalitet. I svarbrev fra kommunen stilles det kritiske spørsmål ved de foretatte utregningene og den øvrige tilbudsvurderingen, og det bes om at tilbudene blir gjennomgått på nytt (jf. kap ). Kommunen bestilte senere en ny og uavhengig gjennomgang av tilbudene fra en annen konsulent, og det ble det foretatt helt nye kontrollregninger. Når det gjelder vurdering av tildelingskriteriet kvalitet heter det i innstillingen fra konsulenten at dette er vanskelig å vurdere på bakgrunn av framlagte referanser, og at det i konkurransegrunnlaget ikke er angitt noe om hvor stor vekt man skal legge på dette kriteriet. Det anbefales derfor at kriteriet tillegges liten vekt. I denne konkurransen ble det oppgitt at tilbudssum og kvalitet ville bli lagt til grunn for tildelingen. Vi kan imidlertid ikke se at det er gjort noen særskilt vurdering av kriteriet kvalitet. Vi viser også her til at KOFA konkluderte med at kommunen hadde brutt forskriften ved å ikke foreta en selvstendig og separat vurdering av tildelingskriteriet kvalitet. 40 Her kan vi legge til at kommunen har vært uheldig med hjelp og råd fra de innleide konsulentene, men at kommunen som oppdragsgiver likevel er ansvarlig for beslutningene Tidsfrister Kommunen publiserte den en veiledende kunngjøring i Doffin og TED, mens selve konkurransen ble kunngjort den Frist for å be om konkurransegrunnlaget var satt til , mens frist for levering av tilbud var satt til Det vil si at tilbudsfristen var 38 dager fra kunngjøring. Det var ikke satt noen vedståelsesfrist. Ved første varsel om tildeling av kontrakt var klagefristen satt til 18 dager (fra 11.3 til 29.3), og ved andre varsel var klagefristen satt til 11 dager (fra 25.4 til 6.5 ). er Ved åpen anbudskonkurranse over terskelverdi skal fristen for mottak av tilbud være minst 52 dager fra den dagen kunngjøringen blir sendt til TED databasen, mens tilbudsfristen her var satt til 38 dager fra kunngjøring. Det følger imidlertid av forskriften 7-1 (3) at tilbudsfristen kan forkortes fra 52 til 36 dager dersom oppdragsgiver forut for kunngjøringen av selve konkurransen har publisert en veiledende kunngjøring, slik det her var gjort. Det vil si at tilbudsfristen var i henhold til regelverket. Det framgår ikke av forskriften hvor lang klagefristen skal være. Fristen kan avgjøres skjønnsmessig i hvert tilfelle, og vi har ingen merknader til denne Protokoll Det foreligger ikke en fullstendig protokoll fra hele anskaffelsen, men det er skrevet protokoll fra anbudsåpningen. Av protokollen framgår det når tilbudene er mottatt, tilbydere, tilbudssum og kontroll av obligatoriske skatteattester og HMS-erklæring. Protokollen viser at det kom inn seks tilbud på bygningsmessige arbeider. 41 Tilbudene lå tett i forhold til pris, med i underkant av tre millioner mellom laveste og høyeste anbud. I tillegg til anbudsprotokoll er det skrevet to ulike vurderinger av tilbudene i forhold til kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier (jf. kap og 3.2.6). 40 Sak 153/ Entreprenørene som hadde levert tilbud var Bengt Andersen, T. Johansen, Roald Johansen, Geir Svendsen, Harald Nilsen og Ulf Kivijervi. 15