1.0 Bakgrunn for prosjektet

Transkript

1

2 Innholdsfortegnelse 1.0 Bakgrunn for prosjektet Hovedmål Målgruppe Prosjektorganisering Styringsgruppe Prosjektleder Rolle- og ansvarsfordeling Planlegging, oppfølging og statusrapportering Prosjektadministrative rutiner Arbeidstid og arbeidssted Prosjektets interne møterutiner Månedlig timeregistrering Milepæler Målsettinger Risikoanalyse og kvalitetssikring Kritiske suksessfaktorer Dokumentasjon Økonomi Budsjett for Budsjett for Budsjett for Finansieringsplan... 11

3 1.0 Bakgrunn for prosjektet Kommunene Grong, Høylandet og Overhalla har tidligere gjennomført Hoga Heim - treff i Trondheim og Oslo som ett av flere delprosjekter i MIN-prosjektet. Målgruppen har vært ungdommer som bor i disse byene som enten er i jobb eller studerer. Gjennom Hoga Heim har ordførere, næringsliv og ansatte i disse kommunene fått anledning til å treffe ungdommer som kan være interessert i Namdalen som en framtidig plass å bo og arbeide. Det har vært prøvd ulike opplegg med forskjellig vinkling og det har møtt mellom ungdommer på disse treffene hvert år. Tilbakemeldingene fra ungdommer og ordførerne i disse tre kommunene har vært svært positive og målet har vært å se på muligheten for å skalere opp prosjektet til å omfatte ungdommer fra hele Namdalen. Det har i tillegg vært arrangert Ka Skjer Heim i romjula i Namsos fire ganger, men oppslutningen med unntak av første året, tross et meget teknisk profesjonelt opplegg har vært svært liten ved disse arrangementene. I 2014 ble «Heimkjær» arrangert for første gang, og dette var et samarbeid mellom alle kommunene i Namdalen bortsett fra Snåsa. Med arrangører og deltakere var det ca. 100 personer som møtte til arrangementet, og etter evalueringen å dømme var alle godt fornøyde. Vi hadde 50 besvarelser på evalueringen, og 85% av disse meddelte at de ønsket å delta på neste «Heimkjær». De resterende svarte at de var usikre, men ingen av deltakerne svarte nei. Deltakerne var positive til arrangementet, og hadde i evalueringen gode tips til å gjøre arrangementet enda bedre. Det tar vi sikte på fremover, og ønsker derfor å ha trygge rammer mens vi jobber videre med konseptet. Vi ser i første omgang tre år frem i tid. Vi ser også at bedrifter ønsker å være representert på arrangementet, noe vi ser på som en god referanse for prosjektet. 2.0 Omfang og avgrensing Prosjektarbeidet skal avgrenses til å gjennomføre Heimkjær 2015, «Heimkjær 2016» og «Heimkjær 2017» i Trondheim, og det første treffet er satt til den Ungdommer fra hele Namdalen får treffe aktører fra næringslivet samt politikere og administrasjonen i den enkelte kommune. Treffet skal bygges opp slik at det er muligheter for at bedrifter og kommuner får profilere seg gjennom innlegg på scenen, møte med deltakere på stands, mingling i pausene og deltakelse for øvrig. Dette arrangementet skiller seg fra andre rekrutteringsarrangementer med at kommunen er involvert, noe vi ønsker å spille mer på ved neste arrangement. Arrangementet er heller ikke rettet bare mot næringsliv, men har en sosial tilnærming. Dette var i følge evalueringen av fjorårets treff noe som treffer deltakerne, da næringsdelen var vektet med 60% og det sosiale aspektet med 90%.

4 Vi ser for oss å ha med 10 ulike næringslivsaktører som får tilbud om to forskjellige sponsoravtaler, for å dekke næringslivets del av arrangementet. I tillegg til de faktiske sponsormidlene har vi regnet med at næringslivet også bidrar med tid og ressurser til arrangementet. Dette står som egen post i budsjettet. 3.0 Hovedmål Det overordnede målet for prosjektet er å bidra til økt rekruttering til næringslivet i Namdalen gjennom tilflytting av ungdommer som jobber eller studerer i Trondheimsregionen. 3.1 Målgruppe Studenter, og ungdom i arbeid. 4.0 Prosjektorganisering Enhet Navn Rolle Prosjekteier Region Namdal Følge opp prosjektet Godkjenne mandat Ressursbruk Prosjektansvarlig Ikke avklart Styringsgruppe Svein Håvard Karlsen Inger Helland Inger Sofie Aune Johannessen Dag Roar Opdal Odd Arne Flasnes Edel Holand Sørge for kvalitet i planer og beslutningsprosesser. Bistå PL med å påse at beslutningstakere og ressursgivere oppfyller sine forpliktelser til avtalt tid. Prosjektadministrasjon Edel Holand Prosjektleder Prosjektgruppe Tabell 1: Prosjetorganisering Ungdommer fra de ulike regionene som bor i Trondheim Støtte for prosjektleder av faglig karakter.

5 4.1 Styringsgruppe Det skal avholdes styringsgruppemøter i forhold til framdriftsplanen slik at godkjenning av hovedmilepæler kan skje uten unødig forsinkelse. Det foreslås følgende møteplan for styringsgruppen: Dato Klokkeslett Sted Grong Grong Grong Grong Grong Tabell 2: Styringsgruppemøter Møteplaner for 2016 og 2017 vil bli satt ved siste møte i Hver av styringsgruppens medlemmer kan innkalle styringsgruppen til møte. Dette skal skje skriftlig og med minst en ukes varsel. Et lovlig innkalt styringsgruppemøte er pr. definisjon beslutningsdyktig uavhengig av fremmøte. 4.2 Prosjektleder Edel Holand har prosjektlederansvaret for gjennomføringen av prosjektet og ansettes i en 30% stilling. 4.3 Rolle- og ansvarsfordeling Rolle Ansvarsfordeling Prosjekteier Styre prosjektet på overordnet nivå ved å sørge for at prosjektets mandat, overordnede planer og organisering blir vedtatt. Følge opp at framdriften er i følge vedtatte planer. Være prosjektets talerør overfor basisorganisasjonen og omverdenen. Støtte og veilede prosjektleder og prosjektgruppa. Styringsgruppe Følge opp prosjektets fremdrift økonomi og øvrige ressurser Treffe beslutninger angående mål, rammer og planer i henhold til. prosjektplan, kvalitetsplaner og krav om endringer Godkjenne leveranser i henhold til hovedmilepæler Godkjenne endringer Prosjektleder Detaljert planlegging og oppfølgning mht. fremdrift, ressursforbruk, resultater og kvalitet. Rapportering til styringsgruppe Gjennomføre vedtak gjort hos styringsgruppen Tabell 3: Rolle- og ansvarsfordeling

6 5.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering Prosjektleder er ansvarlig for løpende planlegging, oppfølging og rapportering av prosjektets fremdrift, prosjektkostnader og rapportering mot budsjettrammene. Innrapportering fra alle prosjektdeltakerne i hvert styringsgruppemøte, av brukt tid (i timer) og estimater for gjenstående arbeid danner grunnlaget for en grundig statusvurdering. Status blir rapportert på hvert styringsgruppemøte. I prosjektets statusrapport til styringsgruppen skal følgende rapporteres: Gjennomført forrige periode. Planlagt neste periode. Framdrift. Problemer/utfordringer. Risikovurdering. I tillegg til normal rapportering på styringsgruppens møter, skal følgende saker snarest legges frem for styringsgruppen i visse tilfeller: Avdekket mangler. Godkjenning av endringer. Oppståtte forsinkelser av betydning for milepælene 6.0 Prosjektadministrative rutiner 6.1 Arbeidstid og arbeidssted Arbeidstiden vil variere etter behov. Det vil være behov for noen kveldsmøter og reiser utenom ordinær arbeidstid. Prosjektlokalene er etablert ved kommunehuset i Lierne Kommune. Det kan være nødvendig å utføre en del av arbeidet andre steder når dette synes mest praktisk. Noen turer til Trondheim vil det bli. Både for å treffe arbeidsgruppa og å sikre seg at lokaler og opplegg blir slik vi ønsker det. 6.2 Prosjektets interne møterutiner Møter avholdes etter møteplan og prosjektledelsen har møteplikt. Fast dagsorden: Gjennomgang av referat fra forrige møte. Informasjon fra prosjektleder eller andre.

7 Statusgjennomgang, diskutere løsninger på eventuelle problemer og avvik, samt sette i verk tiltak og utnevne ansvarlig for gjennomføring av oppgaven. Oppfølgingssaker fra forrige møte. Møtereferatet skal være møtedeltakerne i hende senest en uke etter møtet. Dersom det er noe styringsgruppen skal sette seg inn i, sendes papirer ut en uke før møtet. 6.3 Månedlig timeregistrering Prosjektleder fører timelister pr. mnd. på eget definert skjema. Styringsgruppemedlemmer tar med timelister på hvert styringsgruppemøte. 7.0 Milepæler Milepæl Oppnådd innen dato: Har ungdomsgruppa på plass Har en markedsføringsstrategiplan klar Funnet tilholdssted Har logo på plass Booket underholdning Ordnet med markedsføringsmateriell Bedriftene på plass Har opplegget for kvelden klart Heimkjær Tabell 4: Milepæler Milepælsplan for 2016 blir satt på siste møte i 2015, sammen med møteplan for Milepælsplan for 2017 blir satt på siste møte i 2016, sammen med møteplan for Sponsoravtaler Vi vil ha to forskjellige sponsoravtaler å tilby til slik at man har mulighet for å ha med både små og store bedrifter. Vi håper at sponsoravtalene skal gjøre arrangementet mer attraktivt og at vi etter hvert vil ha en stor gruppe følgere på facebook og på Instagram som vil være interessante for bedriftene å nå. Vi vil også ha muligheten for å invitere en bedrift til å delta gratis, dersom vi ser at det kan være aktuelt.

8 Sponsorpakke 1: kr. Man får 8 minutter presentasjon, mat, mingle med deltakerne, skryteliste for hva de gjør for lokalsamfunnet. Sponsorpakke 2: kr. 13 minutter presentasjon, mat, mulighet for stand, synliggjøring med logo der Heimkjær er synlig med annonsering, vi presenterer ledige stillinger, skryteliste for hva de gjør for lokalsamfunnet. 8.0 Målsettinger Vi har som mål at deltakerantallet i 2015 vil være 150 personer. Vi håper at dette skal øke med 25 personer i 2016 og ytterligere 25 i Vi har også en målsetting om å nå flere av de som jobber i Trondheim og har røtter i Namdalen, da vi kan se at deltakerne tidligere år ser ut til å være studenter. Her kreves det noe mere markedsføring fra kommunenes side. Vi har også som mål å lage en oversikt over antall hjemflyttere, noe som er vesentlig for å se eventuell virkningen av Heimkjær i forhold til heimflytting. Dette er noe vi ser på når vi har forutsigbar finansiering. 9.0 Risikoanalyse og kvalitetssikring 9.1 Kritiske suksessfaktorer Prosjektleder tar en løpende risikovurdering av prosjektet. Det gjøres ved å identifisere risikofaktorer, vurdere sannsynligheter for at de slår til, og konsekvensene for prosjektet. Kritiske suksessfaktorer bestemmer om prosjektet vil bli en suksess eller fiasko i forhold til de etablerte prosjektmålene. Disse faktorene som også kan betegnes som risikofaktorer, vil spesiell oppmerksomhet fra prosjektleders side. Den løpende risikostyringen vil basere seg på følgende kritiske suksessfaktorer: Manglende finansiering - Prosjektet startes ikke opp/avsluttes Prosjektleder kan bli syk, eller fratre fra stillingen. - Fortrinnsvis i erstattes prosjektleder av en i styringsgruppa eller ekstern rekruttering. Avhenger av tidsrom før arrangementet avholdes.

9 Lite påmelding av ungdom - Arrangementet gjennomføres, men deltaker antall tas med i vurdering av videre satsing Ingen interesse fra næringslivet - Arrangementet avholdes Uforutsette kostnader oppstår - Ved utarbeidelse av budsjettet er det lagt inn en reserve på 10 % for å håndtere usikkerhet 10.0 Dokumentasjon For prosjektet vil det bli utarbeidet følgende dokumentasjon: Tidsplaner/aktivitetsplaner. Prosjektrapport/statusrapport. Møtereferater fra prosjektgruppa. Referat fra styringsgruppe. Sluttrapport. Etter hvert arrangement vil det også bli gjennomført en evaluering av arrangementet, slik at arrangementet kan forbedres for hvert år. Vi vil ha en innsjekk på arrangementet slik at vi har oversikt over alle som deltar Langsiktige planer Vi søker i utgangspunkt om finansiering for de neste tre årene, men det vil komme ny søknad neste år. For øyeblikket ser planene våre ut som man ser nedenfor, men vi har et langsiktig mål om at fylkeskommunen skal bli en finansieringspartner, og at næringslivet skal stå for større deler av finansieringen en de gjør i dette budsjettet. Dette er ikke noe vi har på plass nå, men tar sikte på, og det kan etter hvert føre til at kommunenes bidrag reduseres.

10 12.0 Økonomi 12.1 Budsjett for 2015 Poster Kostnader Prosjektledelse Styringsgruppe Reisekostnader/overnatting etc Leie av lokale Underholdning Lyd/lys Planlegging, organisering/gjennomføring Diverse kostnader Bevertning Markedsføring Deltakelse næringsliv SUM Kostnader Tabell 5: Budsjett Budsjett for 2016 Poster Kostnader Prosjektledelse Styringsgruppe Reisekostnader/overnatting etc Leie av lokale Underholdning Lyd/lys Planlegging, organisering/gjennomføring Diverse kostnader Bevertning Markedsføring Deltakelse næringsliv SUM Kostnader Tabell 6: Budsjett 2016

11 12.3 Budsjett for 2017 Poster Kostnader Prosjektledelse Styringsgruppe Reisekostnader/overnatting etc Leie av lokale Underholdning Lyd/lys Planlegging, organisering/gjennomføring Diverse kostnader Bevertning Markedsføring Deltakelse næringsliv SUM Kostnader Tabell 7: Budsjett Finansieringsplan Finansiering pr år Sum Tilskudd, reg. næringsfond Indre Namdal , , ,- Tilskudd fra Flatanger Kommune , , ,- Tilskudd, reg. næringsfond Ytre Namdal , , ,- Tilskudd, reg næringsfond Midtre Namdal , , ,- Næringslivstilskudd , , ,- Deltakelse næringsliv , , ,- Samarbeidsparter (Bank) , , ,- Sum finansiering , , ,- Tabell 8: Finansiering Lierne, Edel Holand Styringsgruppa for Heimkjær 2015