1459 Info.brosjyre.orig.QXD 18/10/00 14:08 Page 23. Informasjons- og kommunikasjonsstrategi for BFD

Transkript

1 1459 Info.brosjyre.orig.QXD 18/10/00 14:08 Page 23 i Informasjons- og kommunikasjonsstrategi for

2 1459 Info.brosjyre.orig.QXD 18/10/00 14:08 Page 24 Diskurs-demokrati: Der politikk blir en samtale mellom ulike aktører med ulike interesser, blir målet å bryne meninger og nedtone konflikter for å komme frem til alles felles beste. Jørgen Habermas (1984) Innhold: Sitatet er valgt for å vise retningen i en informasjons- og kommunikasjonsstrategi, nemlig kommunikasjonsaspektet. Vi definerer kommunikasjon som en prosess der deltakerne skaper og deler informasjon med hverandre for å komme frem til en forståelse. Hva er en informasjonsstrategi? 2 Målene: Eksterne og interne 4 Viktige forutsetninger 6 Roller og ansvar 10 Målgrupper 12 Profil 14 Kriseinformasjon 15 Hovedprinsipper i sammendrag 16

3 1459 Info.brosjyre.orig.QXD 18/10/00 14:08 Page 2 Hva er en informasjonsstrategi? Strategien er overbygningen for informasjons- og kommunikasjonsvirksomheten. Før vi spør om hvordan vi skal utføre arbeidet, må vi kjenne de prinsipper og mål vi skal bygge vår informasjonsvirksomhet på. Altså hva som ligger til grunn for informasjonsarbeidet. 2? 3 I håndboken som følger strategien, skal vi gå nærmere inn på satsingsområder og hvordan BFD skal omgjøre informasjons- og kommunikasjonsstrategien i praksis. Vi skiller altså mellom strategisk og taktisk/operativt informasjonsarbeid. Det taktiske er hvordan vi omgjør strategien til operativt informasjonsarbeid. Informasjon er ett av flere virkemidler som kan benyttes for å oppnå BFDs mål. I tillegg til informasjon benytter vi også økonomiske, juridiske, pedagogiske, organisatoriske og tekniske virkemidler. Informasjon i kombinasjon med ett eller flere andre virkemidler har best effekt, og informasjon er som oftest nødvendig for at de andre innsatsområdene skal virke. Strategien omfatter BFDs totale informasjons- og kommunikasjonsvirksomhet. Den skal være ledelsens og alle medarbeidernes redskap for å sikre den enkelte innbygger og virksomhet reell tilgang til informasjon om BFDs virksomhet og ansvarsområder, i tillegg til mulighet for medvirkning og påvirkning. Fravær av tilfeldigheter En strategi betyr fravær av tilfeldigheter. Å overlate informasjon til tilfeldighetene kan bli en kostbar affære. Ikke planlagt informasjon betyr ofte «brannslukking» og gir færre muligheter til å styre informasjonstiltaket målrettet. Ved planlagt informasjon kan vi bruke ressurser målrettet, etablere et godt forhold til omverdenen, påvirke i riktig retning og dele på kunnskap. En informasjons- og kommunikasjonsstrategi skal hjelpe oss til å nå vårt felles mål på en bedre måte. BFDs strategi bygger på den statlige informasjonspolitikken og departementets mål og virksomhetsplan, i tillegg til BFDs nye eksterne og interne informasjons- og kommunikasjonsmål.

4 1459 Info.brosjyre.orig.QXD 18/10/00 14:08 Page 4 Målene En kvalitetsbevisst, effektiv og åpen barne- familie og forbrukerforvaltning. BFDs hovedmål 5 4! 5 Eksterne informasjonsmål: Vi definerer ekstern informasjon som plikt- og rettighetsinformasjon, fakta- og saksinformasjon, samt politisk informasjon som innebærer vurderinger, innspill og meninger. Ansvaret for å gå ut med politisk informasjon er tillagt politisk ledelse i departementet, mens all annen informasjon tillegges linjen. 1. BFD skal i sin kommunikasjon med omverdenen sikre den enkelte innbygger og virksomhet reell tilgang til informasjon om BFDs politikkområder: barne- og ungdomspolitikk, familie-, barnehage-, likestilling- og forbrukerpolitikk. 2. BFD skal sikre den enkelte innbygger og virksomhet relevant informasjon til rett tid om hans/hennes rettigheter, plikter og muligheter innenfor BFDs forvaltningsområde. 3. Ved planlagt informasjonsvirksomhet skal vi legge til rette for åpen kommunikasjon mellom forvaltning og innbygger. 4. Ved informasjon og fagrelaterte profileringstiltak skal BFD bidra til å gjøre regjeringens og statsrådens politikk på området kjent. For BFD betyr dette at: Det blir laget avdelingsvise informasjonsplaner der vi skaper rutiner for å identifisere informasjonsbehov og planlegger informasjonstiltak, på samme tid som vi planlegger bruken av andre virkemidler i virksomhetsplanene. Avdelingene og INFO søker systematisk kunnskap om og har kontakt med målgruppene for vår kommunikasjon, evaluerer informasjonstiltak og er pådrivere for dialog med målgrupper og andre berørte grupper. Vi aktivt tar i bruk velegnede kanaler for å nå målgrupper og berørte grupper, samt planlegger for bruk av ny informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT). Vi utvikler budskap i informasjonstiltaket tråd med prinsippene for kommunikasjon og sikrer: - aktiv og forståelig informasjon - åpen og pålitelig informasjon - tilgjengelig, brukervennlig og samordnet informasjon - gjenkjennelig informasjon med tydelig identitet og design Interne informasjonsmål Vi definerer interninformasjon som kommunikasjon basert på faglig informasjon, styringsinformasjon og/eller sosial informasjon. Interninformasjon er et ledelsesverktøy, der dialog må sees på som en investering. Forutsetningen for god kommunikasjon med eksterne grupper er god internkommunikasjon. De ansatte er ofte en god kanal for synspunkter og erfaringer fra utenverdenen, og de kan dermed bidra til å øke kvaliteten i BFDs eksterne kommunikasjon. Internkommunikasjon er ledernes ansvar. 1. Alle ansatte i BFD skal ha så god informasjon om BFDs mål og strategier at man forstår sin plass i totalbildet. 2. Interninformasjon innen og mellom avdelingene skal bidra til effektiv og hensiktsmessig utførelse av arbeidet, samt helhetlig og koordinert ekstern informasjon. 3. Interninformasjon skal bidra til økt åpenhet i BFD. 4. Interninformasjon skal bidra til bedre grunnlag for beslutninger og en kvalitativ utvikling av BFD. For BFD betyr dette at: Det må legges opp gode rutiner for kommunikasjon mellom leder og medarbeider. Dialog er nøkkelordet også for interninformasjon. Det må legges vekt på et godt kommunikasjonsklima. Det må etableres gode rutiner for at den enkelte kan få tilgang til informasjon som er viktig for arbeidet. Interninformasjon skal være basert på medarbeidernes informasjonsog kommunikasjonsbehov til enhver tid.

5 1459 Info.brosjyre.orig.QXD 18/10/00 14:08 Page 6 Prinsipper og viktige forutsetninger Den statlige informasjonspolitikken bygger på fem prinsipper. Disse prinsippene er en viktig plattform både for intern og ekstern 6 : 7 Hovedprinsippene er: 1. Kommunikasjonsprinsippet 2. Prinsippet om aktiv informasjon 3. Helhetsprinsippet 4. Linjeprinsippet 5. Prinsippet om informasjon som lederansvar BFD følger disse prinsippene, og har i tillegg: 6. Prinsippet om at andre kan være gode budbærere 7. Prinsippet om åpenhet Sentralt står informasjon om rettigheter og plikter, deltakerdemokrati, toveiskommunikasjon og brukerorientering. Den statlige informasjonspolitikkens prinsipper får følgende betydning for BFD: Kommunikasjonsprisippet. Kommunikasjon betinger at vi bygger relasjoner og får kunnskap om de berørte grupper. Vi får bedre gjennomslag for vår kommunikasjon der vi klarer å komme i en dialog. Vi skal ta hensyn til mottakerens behov og være opptatt av interessene til de berørte grupper. Ansatte i BFD har kontinuerlig samvirke med andre aktører i samfunnet, for eksempel ved politisk behandling av høringssaker og lignende. Det finnes allerede en del kunnskap om de ulike grupper som blir berørt av vår kommunikasjon. Denne må identifiseres og utvikles, fordi kunnskap om målgruppene er en viktig forutsetning for at vi skal nå frem med vårt budskap. Prinsippet «vis interesse for andres syn» er en kommunikasjonsstrategi som har gode muligheter for å lykkes. Å planlegge informasjon i god kontakt med representanter for målgruppene øker vår mulighet til å nå frem med vårt budskap. Vi må være genuint opptatt av den andre partens argumentasjon. Til forskjell fra en overtalelsesteknikk, er samarbeid et kjennetegn på konstruktiv kommunikasjon. Effektiv kommunikasjon er ikke bare fakta, men også følelser. I en noe forenklet form kan vi si at fakta gir rasjonelle begrunnelser for å endre noe, men følelsene gir motivasjonen for endringen. God kommunikasjon kombinerer følelser og fakta, og sjansen for innlevelse og involvering øker. God intern kommunikasjon er en viktig forutsetning for god ekstern kommunikasjon. Dialog og samarbeid om kommunikasjon er nøkkelord. Det må derfor legges opp til gode rutiner og skapes klima for samarbeid, for å få til god informasjonsflyt internt. Prinsippet om aktiv informasjon BFD skal drive aktiv informasjon og ta initiativ til informasjonstiltak i god tid, slik at de berørte grupper får den informasjonen de behøver. Informasjon om lover, rettigheter og plikter skal være planlagt. Barne- og familiedepartementets virksomhet, politikk og fagområder angår mange grupper. Ofte vil den enkelte bruker ta det som en selvfølge at informasjon skal være tilgjengelig når han/hun søker denne. Den store interessen for vår virksomhet gjør at mange vil ha meninger om vårt arbeid. Derfor er det viktig at vi selv tar initiativet til å gå ut med informasjon. Den som ikke tar initiativet, blir fratatt initiativet! Føre- var- prinsippet er en varsko om at vi må planlegge vår kommunikasjonsvirksomhet, og dermed også planlegge for det uventede. Kan vårt budskap misforstås eller endres av andre? Aktiv interninformasjon betinger at lederne og medarbeiderne informerer hverandre i god tid, og at det legges opp til gode felles internkanaler for alle ansatte i BFD. Helhetsprinsippet Vi skal i størst mulig grad gå ut med helhetlig informasjon, og dermed samordne ulike informasjonsbudskap med andre parter. Det viktige er at de berørte grupper får en informasjon som fremstår som helhetlig. Dette vil styrke offentlige myndigheters troverdighet, og gjøre det enklere for publikum å finne frem. Internt blir helhetsprinsippet styrende for måten vi organiserer vår interne informasjonsvirksomhet. Vi må sørge for at alle medarbeiderne har tilstrekkelig kunnskap om hele departementet til å kunne gi god informasjon utad. Vi må også gjøre det enkelt å lete opp informasjon, ved å gjøre informasjon tilgjengelig ved aktiv bruk av Intra- og Internett.

6 1459 Info.brosjyre.orig.QXD 18/10/00 14:08 Page Linjeprinsippet Den som har ansvaret for å oppnå resultater på et bestemt saksområde, har også ansvaret for å vurdere informasjonsbehov og få satt i gang tiltak. Det betyr at informasjonsarbeidet skal planlegges som en integrert del av avdelingenes oppgaveløsning. I alle avdelinger skal en informasjonsplan følge virksomhetsplanene, og det stilles samme krav til kvalitet og resultat til informasjonsvirksomheten som til andre oppgaveløsninger. I dette arbeidet tilbyr INFO sin rådgivningstjeneste. Linjen skal aktivt søke faglige råd for informasjon og kommunisere informasjonsplaner med INFO. Internt betyr linjeprinsippet at lederne og mellomlederne har informasjonsansvaret overfor sine medarbeidere på sine saksområder, i tillegg til ansvaret for et godt kommunikasjonsklima, slik at den enkelte kan bli hørt. Prinsippet om informasjon som lederansvar Informasjon er et strategisk styringsredskap som toppledelsen har ansvar for. Den enkelte leder i BFD har ansvaret for å realisere BFDs informasjons- og kommunikasjonsstrategi i sin avdeling/seksjon. Å ha ansvar for det løpende informasjonsarbeidet, både det interne og eksterne, vil si å sikre at informasjonsarbeidet holder god, profesjonell kvalitet, og at informasjon blir brukt på en etisk forsvarlig måte. BFD har også lagt til grunn følgende prinsipper: Prinsippet om at andre kan være budbringere Svært ofte kan andre nå vår målgruppe bedre enn oss selv. Et budskap kan bli bedre kommunisert via andre personer eller organisasjoner som står de berørte gruppene nærmere. Prinsippet om at andre kan være bedre budbringere, betyr også at de som er nærmest publikum må kunne informere godt. Derfor må vi forsikre oss om at «førstelinjetjenesten» får den informasjon de trenger for å svare publikum eller henvise dem til riktig saksbehandler. Internt betyr dette at de som mottar fortløpende henvendelser som krever raske svar, må bli holdt løpende orientert. Vi må sikre at ytre etat og samarbeidende organisasjoner blir gode formidlere for vår informasjonsvirksomhet. I planleggingen av et informasjonstiltak må vi i tillegg til å definere målgrupper og de berørte grupper, også definere hvem som står disse gruppene nærmest. Det kan være god ressursbruk å kommunisere via andre parter, de som er nærmest og best egnet til å videreformidle vårt budskap, i stedet for å kommunisere direkte. Prinsippet om åpenhet Offentlighetsloven av 1970 regulerer borgernes rett til innsyn. Kravet om åpenhet og innsyn i offentlige virksomheter øker. Åpenhet styrker forvaltningens legitimitet, og kan bidra til å styrke oppslutningen om BFDs virksomhet og funksjon. Vi er avhengig av tillit for å nå frem med vårt budskap. Åpenhet kan bidra til økt tillit. Internt betyr åpenhet at det legges opp til gode rutiner og metoder for kommunikasjon mellom ledere og medarbeidere, kolleger og mellom avdelingene. Oppsummert: Kommunikasjon betyr å gjøre noe felles, ta derfor hensyn til mottakeren. Kjenn de berørte grupper, lytt til andres argumenter og samarbeid om kommunikasjon. Planlegg for det uventede, da kan du også være aktiv. Vi skal gjøre det enklere for publikum og ansatte å finne frem og forstå helheten. De som har ansvar for saksområdet har også et informasjonsansvar Lederansvaret omfatter strategisk, kvalitativ og etisk forsvarlig bruk av informasjon. Sjekk ut om andre kan være bedre budbringere. Vær åpen.

7 1459 Info.brosjyre.orig.QXD 18/10/00 14:08 Page 10 Roller og ansvar Politisk ledelse Statsråden er prinsipielt og faktisk ansvarlig for virksomheten i departementet, herunder også informasjons- og kommunikasjonsvirksomheten. Statsråden angir retning og ønsker i forbindelse med informasjonsarbeidet. Politisk ledelse gir politiske kommentarer og uttalelser i det offentlige rom ofte via media. Faktainformasjon og den informasjonsvirksomhet som følger av saksbehandlingen, som for eksempel plikt- og rettighetsinformasjon, blir delegert til avdelingene eller informasjonssekretariatet, i tråd med linjeprinsippet. Departementsråden informasjonssjefen Departementsråden skal sørge for at arbeidet i departementet utføres så rasjonelt som mulig i samsvar med målene. Informasjonssjefen skal holde departementsråden underrettet om arbeidet og informere om saker av særlig viktighet. Departementsråden har delegert det praktiske/ administrative ansvaret for den løpende informasjonsvirksomheten til informasjonssjefen. Informasjonssjefen rapporterer direkte til departementsråden som leder av staben (INFO). Informasjonssjefen tar på eget initiativ nødvendig kontakt med politisk ledelse og ekspedisjonssjefene, avdelingsledelsen og seksjonslederne. Avdelingsledelsen - ekspedisjonssjefene Ekspedisjonssjefene skal sørge for implementering av informasjonsog kommunikasjonsstrategien i avdelingene og påse at informasjonsprinsippene blir fulgt. De har også ansvaret for god informasjonsplanlegging og for at informasjonsmålene blir fulgt opp i praktisk handling. Å utarbeide retningslinjer og systemer for håndtering av informasjonsvirksomheten i departementets styringssystemer (tildelingsbrev, virksomhetsplaner, lederkontrakter m.v), er også en avdelingsleders oppgave, samt sørge for god faglig kompetanseutvikling blant medarbeiderne. Lederne skal utvikle systemer og sikre flyt av informasjon gjennom alle nivåer. Fagavdelingene har budsjettansvaret for informasjon på sine fagområder. Mellomledere og øvrige ansatte Den som har ansvaret for å oppnå resultater på et bestemt saksområde, skal også ha kontroll over de ressurser som skal til, inkludert informasjon. Den enkelte avdeling/seksjon er selv ansvarlig for å gjennomføre informasjonstiltak. Informasjonsplanlegging og gjennomføring av tiltak i henhold til strategien er linjelederes ansvar. Avdelingene skal også følge opp informasjon fra ytre etat og samarbeidspartnere og være pådrivere for at disse skal publisere relevant informasjon, og i tillegg sørge for god interninformasjon fra sitt område. Den enkelte ansatte har plikt til å vurdere om informasjon kan være et nyttig og/eller nødvendig virkemiddel i oppgaveløsningen. Avdelingene orienterer INFO i tidlig fase av planleggingen og kan be om råd fra INFO når det gjelder analyse, gjennomføring og evaluering av informasjonstiltak. Informasjonssekretariatet (INFO) INFO gir informasjonsstrategiske råd til politisk ledelse og avdelingen, og har ansvaret for å koordinere informasjonsvirksomheten i departementet og påse at informasjonssprinsippene blir fulgt. INFO har en faglig, rådgivende og støttende funksjon for politisk ledelse og avdelingene i alle informasjonsspørsmål. INFO er ansvarlig for praktisk mediehåndtering for departementet som helhet. Det er også INFOs rolle å overvåke medienes fremstilling av saker og politikk på departementets fagområder. INFO skal også gi råd om målgrupper, brukerbehov og aktuelle saker som kan få konsekvens for vår informasjons- og kommunikasjonsvirksomhet. INFO har ansvaret for å utvikle informasjonsberedskapen i departementet og tilby organisert informasjonsfaglig komptetanseoverføring til departementets ansatte. Oppsummert: Politisk ledelse står for informasjon knyttet til politiske vurderinger om BFDs virksomhet. Departementsråden har det overordnede ansvaret, og informasjonssjefen har det operative ansvaret for informasjons- og kommunikasjonsvirksomheten. Avdelingslederne har ansvaret for at informasjonsstrategien danner grunnlag for informasjonsvirksomheten i avdelingene/seksjonene. Informasjonsplanlegging og gjennomføring er linjelederes ansvar. Alle ansatte har plikt til å vurdere informasjon som virkemiddel i sin oppgaveløsning, samt bidra til god interninformasjon. INFO (sekretariatet) skal ha en koordinerende, faglig, rådgivende og støttende funksjon for avdelingene og politisk ledelse, samt være ansvarlig for praktisk mediehåndtering.

8 1459 Info.brosjyre.orig.QXD 18/10/00 14:08 Page 12 BFDs målgrupper Vi har ulike relasjoner til en rekke målgrupper i samfunnet; enkeltpersoner, grupper, private og offentlige organisasjoner, kommunale, fylkeskommunale og statlige etater, media, departement, Storting, og politikere lokalt og sentralt. Ikke alle vil bli direkte berørt av vårt arbeid, men mange vil ha meninger om det, eller bli indirekte berørt Vi skiller mellom: brukergrupper berørte grupper målgrupper Innbyggere enkeltpersoner og grupper en samlebetegnelse for samarbeidspartnere de som blir berørt av vår handling de som vi ønsker å nå og oppnå en effekt hos Stortinget Fylkesmennene Samarbeidspartnere: Andre kan være gode budbringere Ved å kartlegge aktørene, kan vi også avdekke hvorvidt andre aktører vil nå vår målgruppe på en bedre og mer hensiktsmessig måte enn oss selv. I svært mange tilfeller baserer vi oss på samarbeidspartnere som for eksempel fylkesmannen, fylkeskommunen, kommunen, trygdeetaten, SUAK, Barne-, Likestillings- og Forbrukerombudet, forbrukerapparatet, Kompetansesenter for likestilling, Produkt- og Elektrisitetstilsynet, andre departement, næringslivet, og ulike private og offentlige organisasjoner, både nasjonale og internasjonale. Media Næringsliv Utenlandske organisasjoner Norske organisasjoner BFD Egne etater Andre dep. og statsintstitusjoner Kommuner Fylkeskommuner Når vi delegerer vår informasjonsvirksomhet, blir det spesielt viktig at avdelingene legger forholdene best mulig til rette for våre faste samarbeidspartnere slik at informasjonsflyten sikres. Det er viktig at den informasjonen vi sender ut blir oppfattet korrekt. Vi må skape gode kanaler for tilbakemelding, både fra ytre etat og de berørte grupper. Derfor må avdelingene være pådrivere for å legge til rette for dialog og erfaringsutveksling, samt finne frem til gode kanaler (IKT) der saksbehandlere lett kan nå hverandre på tvers av sektorgrenser og lignende. Når vi utarbeider informasjonsplaner må vi identifisere hvilke grupper som er brukere, hvem som blir berørt og hvem som er målgrupper. En analyse av målgruppen skal avlede budskapets form og hvilke kanaler vi ønsker å gjøre bruk av for å nå målgruppen. Vi må både identifisere informasjonsbehov og om det eventuelt er noe som hindrer oss i å nå frem med vårt budskap. Oppsummert: Identifiser de grupper som blir berørt av vår kommunikasjon, og analyser målgruppen. Kommunikasjonskartet forteller hvilke andre aktører vi får en relasjon til. Andre kan være gode budbringere, men vårt ansvar for god kommunikasjon består. Dialog er viktig for forståelse. Lytt til motpartens argumenter. Flere på banen? Det er som oftest flere aktører som ønsker å markere sitt syn når et informasjonsbudskap offentliggjøres. Noen ganger kan det være enkeltpersoner, andre ganger organisasjoner eller interessegrupper. Disse er ikke nødvendigvis vår primære målgruppe, men deres syn og utspill kan komme til å påvirke i hvilken grad vi når frem til vår målgruppe med vårt budskap. For å sikre god kommunikasjon ved et informasjonstiltak av en viss størrelse, skal vi alltid lage et kommunikasjonskart som gir grunnlag for å vurdere hvem som bør informeres om en sak. Da avdekker vi hvilke aktører vi kommer til å ha en relasjon til. Vi kan gi en prioritet i informasjonsplanleggingen, samt forutsi andre aktører som vil komme på banen. I håndboken gir vi eksempel på bruk av kommunikasjonskart.

9 1459 Info.brosjyre.orig.QXD 18/10/00 14:08 Page 14 BFDs profil I BFDs hovedmål 5 er kvalitet, effektivitet og åpenhet formulert som mål. Svaret på i hvilken grad vi lykkes å nå disse målene, kan si noe om hvordan vi blir oppfattet av andre, altså vår profil. Kriseinformasjon En krise oppstår raskt, uventet og tar eller truer menneskeliv eller grunnleggende verdier. Den krever raske beslutninger og avviker fra det som betraktes som normalt Generelt kan vi si at vi blir målt på resultat av vårt arbeid, hvordan vi arbeider, opptrer og fremstår i det offentlige rom. Profil skapes av mange faktorer, der informasjon og grafisk design inngår som én av flere. Vår evne til å kommunisere vil bidra til å styrke kontakten med omverdenen, og dermed styrke oppslutningen om vår virksomhet og funksjon. En god profil er viktig for at omverdenen skal ha tillit til BFD. BFDs profilmål blir som følger Informasjon fra BFD skal finnes i de kanaler og på de steder der den etterspørres. Grafisk profil i alle trykksaker skal samordnes og ha et uttrykk som gjør BFD lett gjenkjennelig som avsender. BFD skal aktivt ta i bruk de nye kanalene Internett og Intranett, etablere god tilgjengelighet og tilby relevant og verdifull informasjon. Vi skal være forberedt på interaksjon og kunne håndtere masserelasjoner. Henvendelser fra publikum skal behandles fortløpende, og de som er nærmest publikum i BFD skal sikres god, oppdatert og løpende informasjon fra virksomheten. All informasjon som er gitt ut skal holdes ajour og oppdateres fortløpende, og tas ut av sirkulasjon når den ikke lenger er aktuell. Et godt og lett tilgjengelig språk er forutsetning for god kommunikasjon. I alle kriser oppstår det et stort informasjonsbehov. Det er alltid mange aktører på banen og der det ikke blir gitt informasjon, vil spekulasjonene oppstå. Der rykter, spekulasjoner og usannheter får grobunn, vil skaden alltid bli større enn nødvendig. Informasjon er altså et svært vesentlig virkemiddel for å takle en krisesituasjon. Vi skiller mellom tre typer kriser der det skal utløses en beredskap: 1. Det ansvar departementet har for den sivile beredskapsplanlegging som følge av krig og ved store nasjonale katastrofer - som er styrt av Justisdepartementet/direktoratet for sivilt beredskap. 2. En krise i departementet eller blant departementets ansatte, definert som en akutt hendelse der menneskeliv er tapt og/eller stor materiell skade står i fare/er inntruffet. 3. En krise innen departementets ansvar- og fagområde. Det er punkt to og tre som behandles i denne sammenheng og begrenser seg til å omfatte krise i betydning reell fare for liv, helse og virksomheten. Det må ikke forveksles med en såkalt kritisk situasjon, feilbehandling eller lignende, som kan oppstå ved at departementet må behandle saker av kritisk art. I BFD skal det utvikles en egen informasjonsplan for beredskap i tilfelle kriser som opplistet i punkt 2 og 3. Utgangspunktet for kriseberedskapen er å minske skadene - ikke øke dem. Prinsipper for kriseinformasjon: Det er minst tre viktige målgrupper for kriseinformasjon: Pårørende, ansatte og massemedia. Det er flere faser i en krise: Sjokkfasen, reaksjonsfasen, bearbeidingsfasen og nyorienteringsfasen. Informasjonsbehovet er svært stort i de første fasene. All informasjon må være basert på fakta og være pålitelig. Troverdighet baseres på åpenhet, og derfor må informasjonsarbeidet være en integrert del av krisehåndteringen. Høy informasjonsberedskap gir autoritet og minsker muligheten for ulike kilder med avvikende informasjon og mange spekulasjoner.

10 1459 Info.brosjyre.orig.QXD 18/10/00 14:08 Page 16 Hovedprinsippene for informasjonsog kommunikasjonsstrategien i sammendrag: 16 Føre var som betinger at vi planlegger informasjonsvirksomheten aktivt. Kommunikasjon som innebærer at vi samarbeider med den andre parten om konstruktiv kommunikasjon, og gjør oss kjent med de som blir berørt av vår kommunikasjon. Helhet som minner oss om at vi skal bearbeide informasjon slik at den lettere kan bli forstått, og at den er samordnet og tilgjengelig på ett sted. Linje som betyr at de som har saksansvaret også har ansvaret for informasjon og kommunikasjon. Lederansvaret som setter krav om at det strategiske informasjonsarbeidet kan utføres i praksis. Åpenhet som betyr at vi gir innsyn, er tilgjengelige og dermed i stand til å skape tillit. De beste budbringere der vi skal være oppmerksomme på samarbeidspartnere og velge de mest velegnede kanaler. Felles profil som setter krav til at grafisk design gir tydelig signal om BFD som én avsender, og at vi fremstår som en kvalitetsbevisst, effektiv og åpen barne- familie og forbrukerforvaltning. Informasjon fra BFD skal finnes i de kanaler og på de steder som publikum forventer å finne informasjonen. Prosjekt og referansegruppen besto av: Ingri Assum, Hege Tumes (SI), Gerd Vollset, Wenche Kverneland (FBL), Bodhild Fisknes, Erik Skaudal (FOR), Bjørn Bredesen (BUA), Ellen Hov Aanæs, Eva Karin Dahle og Ragnhild Samuelsberg (INFO).

11 1459 Info.brosjyre.orig.QXD 18/10/00 14:08 Page 18 Opplag: 1000 Design: Ashley Booth Design AS Trykk: Løren Grafisk AS Q 1005 BFD 2000 Barne- og familiedepartementet Postboks 8036 Dep, 0030 Oslo