KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE Molde, 27. august 2014 Til medlemmene i kontrollutvalget MØTE NR.: 4/14 TID: kl. 12:00 MØTEINNKALLING STED: Møterom «Innsikten» Molde rådhus SAKSLISTE: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 24/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MOTE 18. JUNI 2014 PS 25/14 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 26/14 OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK PS 27/14 REVISJONSRAPPORT FOR 1. HALVÅR 2014 PS 28/14 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2014 PS 29/14 OPPFØLGINGSLISTE PS 30/14 EVENTUELT Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i senere møte, kan dette gjøres under Eventuelt. Eventuelle forfall meldes på tlf , evt. mob E-post: jane.anita.aspen@molde.kommune.no Innkallingen går som melding til varamedlemmer som innkalles etter behov. Finn Myrland (s) leder Jane Anita Aspen daglig leder kontrollutvalgssekretariatet Kopi: Ordfører Rådmann Kommunerevisjonsdistr. 2 M & R

2 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Jane A. Aspen Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg PS 24/14Kontrollutvalget Møtedato GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 18. JUNI 2014 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen fra møte 18. juni 2014 godkjennes. Saksopplysninger Vedlagt følger protokollen fra forrige møte. Protokollen er tidligere utsendt. Det er ikke fremkommet merknader til protokollen. Jane Anita Aspen daglig leder

3 KONTROLLUTVALGET MOLDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 3/14 Møtedato: Tid: kl kl Møtested: Formannskapssalen, Molde rådhus Sak nr: 18/14 23/14 Møteleder: Finn Myrland, leder (Ap) Møtende medlemmer: Evy Olin Strømme (V) Are Krohn Venås (Frp) Harald Valved (Sp) Forfall: Tove A. Melsæter, nestleder (H) Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Rolf I. Gaasø Fra sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Fra revisjonen: Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Av øvrige møtte: Terje Tveeikrem Sæter, seksjonsleder økonomi (under sak 20/14) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 18/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 6. MAI 2014 PS 19/14 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 20/14 MOLDE KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 1. TERTIAL 2014 PS 21/14 DELTAKELSE I NY INTERKOMMUNAL REVISJONSORDNING I MØRE OG ROMSDAL VALG AV ORGANISASJONSFORM VIDERE PROSEDYRE PS 22/14 PS 23/14 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT PS 18/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET 6. MAI 2014 Kontrollutvalgets vedtak Protokollen fra møte 6.mai 2014 godkjennes. Side 1 av 5

4 Kontrollutvalgets behandling Leder orienterte. Sekretæren svarte på spørsmål til protokollen fra forrige møte. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 19/14 REFERAT OG ORIENTERINGER Kontrollutvalgets vedtak Referat - og orienteringssakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Referatsaker: RS 05/14 Molde kommunes årsrapport for saksprotokoll fra Molde kommunestyremøte , sak 24/14 RS 06/14 Moldebadet KF Årsrapport saksprotokoll fra Molde kommunestyremøte , sak 25/14 RS 07/14 Molde Eiendom KF Årsrapport saksprotokoll fra Molde kommunestyrernøte , sak 26/14 RS 08/14 Molde Havnevesen KF Årsberetning og årsregnskap saksprotokoll fra Molde kommunestyremøte , sak 27/14 RS 09/14 Molde Vann og Avløp KF Årsrapport for saksprotokoll fra Molde kommunestyremøte , sak 28/14 RS 10/14 Protokoll fra møte i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Orienteringssaker: OS 07/14 KU sekretariatet. Årsmelding for 2013 OS 08/14 Årsmelding 2013 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal OS 09/14 Informasjon om innkjøpssamarbeid om rør og rørdeler kopi av e-post av 3. juni 2014 fra Molde Vann og Avløp v/ H. Tharaldsen, jf. KU-sak 15/14 i møte Distriktsrevisor orienterte og viste til e-posten fra Molde Vann og Avløp som redegjør for innkjøpssamarbeidet. Det vil bli lyst ut åpen anbudskonkurranse om rammeavtale. Det forutsettes at de andre kommunene i samarbeidet får en rett til å tre inn i avtalen på samme vilkår som Molde kommune. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 20/14 MOLDE KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 1. TERTIAL 2014 Side 2 av 5

5 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar økonomirapport for 1. tertial 2014, sammen med administrasjonens muntlige redegjørelse til orientering. Kontrollutvalgets behandling Seksjonsleder økonomi Terje Tveeikrem Sæter redegjorde for avvikssituasjonen for kommunen og prognosene for årsresultat for Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug kommenterte enkelte poster i regnskapet. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 21/14 DELTAKELSE I NY INTERKOMMUNAL REVISJONSORDNING I MØRE OG ROMSDAL VALG AV ORGANISASJONSFORM VIDERE PROSEDYRE Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret slutter seg til utredningen om etablering av en ny interkommunal revisjonsordning i fylket, og at Molde kommune vil delta i forhandlingene om selskapsavtalen for det interkommunale selskapet. Kontrollutvalget blir bedt om å velge representant fra kommunen i forhandlingene om avtaleverket for den interkommunale revisjonsordningen og gitt fullmakt til å ta stilling til konkrete spørsmål som i den sammenheng måtte bli lagt fram. Styringsgruppen for utredningsprosessen oppfordres til å gjennomføre forhandlingsprosessen og legge fram en omforent avtalestruktur for det nye selskapet. Kontrollutvalgets behandling Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug og sekretæren redegjorde for den videre prosessen og kontrollutvalgets rolle i saken og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 22/14 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalgets vedtak I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: FR prosjekt Refusjon sykepenger i Molde kommune Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten Refusjon sykepenger i Molde kommune i møte i sak 42/11. Oppfølging av rapporten ble behandlet av kontrollutvalget Kontrollutvalget ønsket å følge denne saken videre og ber revisjonen legge fram en statusrapport i løpet av Side 3 av 5

6 Videre oppfølging av rapporten ble behandlet i møte i sak PS 04/14. Grunnet manglende oppfølging av gamle restansekrav, ønsker kontrollutvalget at revisjonen foretar ytterligere en ny oppfølging som blir lagt fram i utvalgets møte i juni : Distriktsrevisor orienterte og viste til notatet som var vedlagt saken. Kontrollutvalget ønsker å følge saken videre og vil be om en orientering fra personalog org. avdelingen om status i arbeidet med refusjon av sykepenger i utvalgets møte i desember. «Saman om ein betre kommune» «Saman om ein betre kommune» er et prosjekt i regi av Kommunal- og regional departementet og KS. Prosjektet har vært rettet mot sykefravær, kompetanse/rekruttering, heltid/deltid og omdømme. Molde kommune er deltaker i prosjektet og arbeider med tema sykefravær, men har også vært innom tema som rekruttering/kompetanse, omdømme og heltid/deltid. Kontrollutvalget fikk en orientering fra Personal- og org.sjef om Molde kommunes deltakelse i prosjektet «Sarnan om ein betre kommune» i juni Prosjektets hovedmål er å redusere sykefraværet i kommunen over et 5-års perspektiv. Kommunen har fått prosjektmidler til å iverksette tiltak og det ble redegjort for planlagte og iverksatte tiltak i dette arbeidet. Kontrollutvalget onsket å følge opp denne saken videre og ville be om en ny orientering om et år : Personal- og org.sjefen hadde ikke anledning til å komme i dagens møte. Ny orientering utsettes derfor til høsten. Oppfølging av politiske vedtak Ifølge kommunens årshjul skal restanseliste for oppfølging av politiske vedtak oversendes kontrollutvalget som i sin tur skal rapportere til kommunestyret. Denne oversikten skal inneholde vedtak fattet av formannskapet, kommunestyret og andre politiske utvalg med beslutningsmyndighet, og som av ulike årsaker ikke er iverksatt innen slutten av kalenderåret. Sekretariatet har tilskrevet kommunen om dette og bedt om å få slik oversikt. Grunnet manglende kapasitet i administrasjonen, var ikke oversikt over politiske vedtak ferdig til behandling i møte : Sekretariatet mottok oversikt over politiske vedtak etter at saksdokumentene til dagens møte var sendt ut. Saken vil derfor bli lagt fram i neste møte. Oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr. revisjon av Molde kommune Etter gjennomført revisjon av regnskapsåret 2013 for Molde kommune og de kommunale foretakene, fant revisjonen at kommunen ikke har vært ute på anbud med sine rammeavtaler for innkjøp. Dette kan være i strid med Lov om offentlige anskaffelser. Saken ble behandlet i møte i sak PS 15/14. Kontrollutvalget ønsket at revisjonen skulle følge opp saken videre og rapportere tilbake til kontrollutvalget :Distriktsrevisor orienterte og viste til e-post fra Molde Vann og Avløp som redegjør for innkjøpssamarbeidet. Det vil bli lyst ut åpen anbudskonkurranse om rammeavtale. Kontrollutvalget ønsker en ny statusrapport fra revisjonen til neste møte. Kontrollutvalgets behandling Sekretær orienterte. Utvalget gjennomgikk de saker som var listet opp i saksframlegget. I dette møtet var det lagt opp til følgende orientering fra revisjonen: Status Refusjon sykepenger i Molde kommune Side 4 av 5

7 Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) PS 23/14 EVENTUELT Virksomhetsbesøk I kontrollutvalgets møteplan er det satt av tid til besøk i en kommunal virksomhet. Alternativt kan en enhetsleder inviteres til å gi informasjon om sin enhet. Utvalgets medlemmer kan komme med forslag til hvilken kommunal virksomhet det kan være aktuelt å besøke eller få informasjon om. Kontrollutvalgets behandling Alternativ til virksomhetsbesøk eller orientering fra enhetsledere ble drøftet i møtet. Kontrollutvalget konkluderte med at de ønsker en orientering fra Molde Eiendom KF i utvalgets møte 22. oktober. Utvalgets medlemmer skal i neste møte (4. september) sette ned noen punkt de ønsker orientering om. Byggesak og geodata kapasitetsproblemer? I den senere tid har det vært flere oppslag i pressen med fokus på saksbehandlingstiden for byggesaker i Molde kommune. Underbemaiming i avdelingen har ført til at saksmengden har hopet seg opp og oppfølging av ulovlige tiltak og tilsyn har blitt nedprioritert. Stor utskiftning i etaten kan være noe av årsaken til problemene som har oppstått. Dette berører bl.a. i sterk grad byggenæringen i kommunen hvor store deler av byggebransjen tidligere i vinter hevdet at prosjekt ikke kom i gang grunnet treg saksbehandling i kommunen. Gjennom presseoppslag hevdet bransjen at kommunal treghet i verste fall kunne føre til oppsigelser dersom ikke nye byggeprosjekt kom i gang. Situasjonen for byggesaksavdelingen i Molde kommune var noe kontrollutvalget ønsket å se nærmere på. Saken var satt opp til drøfting i forrige møte, men ble utsatt til utvalgets møte i juni. Kontrollutvalgets behandling Utvalgsmedlemmene drøftet situasjonen for byggesak og geodata som var kjent fra oppslag i media o.a. Det ble konkludert med at kontrollutvalget ønsker en orientering fra Byggesak og geodata om dagen situasjon i et senere møte. Finn Myrland Harald Valved Evy Olin Strømme leder Are Krohn Venås Rolf I. Gaasø Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 5 av 5

8 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Jane A. Aspen Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg PS 25/14Kontrollutvalget Møtedato REFERAT OG ORIENTERINGER Kontrollutvalgssekretariatets Referat- og orienteringssakene innstilling tas til orientering. Saksopplysninger Orienteringssaker: OS 10/14 OS 11/14 Statusrapport fra distriktsrevisor om oppfølging av nummerert brev nr 1 vedr revisjon av Molde kommune. Dette gjelder anbudskonkurranse om rammeavtaler for innkjøp. Habilitet for lokalpolitikere «Bernt svarer: Er rådmannen din sønn? Du er ikke automatisk inhabil for det» - artikkel fra Kommunal Rapport, (vedlagt) Jane Anita Aspen daglig leder

9 Bernt svarer: Er rådmannen din sønn? Du er ikke automatisk inhabil for det kommun... Side 1 av 4 MenyLogg ut Søk Foto: Terje Lien Bernt svarer: Er rådmannen din sønn? Du er ikke automatisk inhabil for det Slektskap med rådmannen er ikke nok til å gjøre en lokalpolitiker inhabil, understreker jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Av Kommunal Rapport 19. mai :07 (Oppdatert: 19. mai :07) Liker < 0 Tweet 2 Nylig fikk et medlem av formannskapet og kommunestyret i Bo kommune fritak for sine verv ut perioden, fordi hun er mor til den relativt ferske rådmannen i kommunen og dermed inhabil i saker som legges fram av rådmannen. Kommunalhttp ://kommunal-rapport.no/artikkel/bernt svarer_er r_d 173_mannen din s nn D

10 Bernt svarer: Er rådmannen din sønn? Du er ikke automatisk inhabil for det kommun... Side 2 av 4 Rapport.no tok med problemstillingen sjekke om det virkelig kan være riktig. til jussekspert Jan Fridthjof Bernt, for å Spørsmål Kommunen ansetter ny rådmann. Rådmannens mor sitter i formannskapet og kommunestyret. Blir lokalpolitikeren da inhabil i alle saker rådmannen selv har forberedt til politisk behandling? Hvis ikke, i hvilke situasjoner vil et slikt slektsforhold medføre inhabilitet? Bernt svarer Rådmannens mor var selvsagt inhabil ved tilsettingen, se forvaltningsloven 6 første avsnitt, bokstav b, om inhabilitet for tjenestemann eller folkevalgt "når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje'', og det samme vil gjelde i andre saker som vedrører rådmannen personlig - privat - slik han er part etter denne loven, se som definerer part som "person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder". Men rådmannen er ikke part fordi han legger fram en sak for de folkevalgte organene, da kunne han jo ikke gjøre jobben sin, og han blir heller ikke part fordi folkevalgte eller andre er uenige med eller retter sterk kritikk for saksframlegget hans. Ogda blir heller ikke moren inhabil. Hvis det blir reist en svært skarp kritikk som retter seg mot rådmannens utføring av sine oppgaver, og denne kritikken også kommer til uttrykk i forslag til vedtak, kan dette likevel være "særegne forhold" som er "egnet til å svekket tilliten til" morens upartiskhet, med den konsekvens at hun blir inhabil etter bestemmelsen om dette i 6 andre avsnitt. Menså lenge ikke rådmannensperson og tjenestemessig forhold gjørestil tema i forslags form, vil moren ikke bli inhabil, selv om det måtte falle harde ordom rådmanneni møtet. Fakta Flere artikler om Bernt svarer svarer Er r_d 173 mannen_din s_nn D

11 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Jane A. Aspen Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg PS 26/14Kontrollutvalget Kommunestyret Møtedato OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kommunestyret tar oppfølging av politiske vedtak pr til etterretning. Saksopplysninger I henhold til lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (koml.) 77 nr 1 skal kontrollutvalget på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsyn og etterfølgende kontroll med kommunens virksomhet og forvaltning. Kontrollutvalget skal samtidig påse at det føres kontroll med at den kommunale forvaltning foregår i samsvar med politiske vedtak og forutsetninger. Herunder kan kontrollutvalget kreve å få fremlagt en årlig oversikt over politiske vedtak som administrasjonen av ulike årsaker ikke har fått iverksatt ved utgangen av året. Molde kommunestyre vedtok i K sak 44/09 Kontrollutvalgets årsmelding for 2008 følgende: Kontrollutvalgets årsmelding for 2008 tas til orientering. Ikke gjennomførte politiske vedtak rapporteres årlig til kommunestyret gjennom årsrapport fra kontrollutvalget. Vedlagt følger: Rådmannens rapportering om status for oppfølging av politiske vedtak pr som ikke er iverksatt, datert VURDERING Antall saker som er behandlet i det aktuelle år går frem av tabellen nedenfor: Utvalg I Kommunestyret Formannskapet Drift- og forvaltningsutvalget Plan- og utviklingsutvalget Rådet for funksjonshemmede Eldrerådet Totalt pr. år

12 Av fattede vedtak i 2013 var 9 vedtak fra Plan- og utviklingsutvalget ikke avsluttet pr Saksnummer, sakstittel og status fremgår av rådmannens rapport. Restanser fra 2011 Av fattede vedtak i 2011 er 3 ordinære saker fra kommunestyret ikke avsluttet. Det er redegj ort for årsaken til at vedtakene ikke er avsluttet i rådmannens brev. Jane Anita Aspen daglig leder

13 MOLDE KOMMUNE Rådmannen Drifts- og forvaltningsavdelingen Kontrollutvalgssekretariatet v/ Ase Eriksen Deres ref: Vår ref: Saksbeh: Arkivkode: Dato: 2011/1129 Ann-Mari Abelvik Oversikt over ikke oppfulgte saker 2013 Vedlagt følger oversikt over ikke iverksatte vedtak i politisk behandlede saker fra 2013 i Molde kommune. Magne Orten Kommunalsjef Ann-Mari Abelvik Kontorsjef Dokumentet er elektronisk godkjent Kontoradresse Postadresse: Telefon: Telefaks: Kontonummer Org.nr: Rådhuset Rådhusplassen 1, 6413 Molde Postmottak@molde.kommune.no

14 Oversikt over vedtak som ikkje er i verksatt eller som er under arbeid Utvalg Saknr./dato Sakstittel Ikke iverksatt Kommunestyret grunnet Fra 2013 Ingen saker som ikke er iverksatt Fra 2012 Ingen saker som ikke er iverksatt Fra /11 Molde parkeringshus Under arbeid. Tetting pågår /11 Krisesenteret i Molde kommune tomt Reguleringssak pågår til nytt bygg 130/11 Mulighetsstudien-Molde utvikling i Utvalg i arbeid harmoni Drift og Ingen vedtak som ikke er forvaltning iverksatt eller oppfulgt Plan og utvikling Fra /13 Detaljregulering for del av Avventer valg av sjukehustomt Oppdølvegen, P1annr /13 Planprogram for Reguleringssak Detaljregulering for Retiro pågår 31/13 Oppstart kommunedelplanarb. for nytt Planarbeid pågår akuttsjukehus i Nordmøre og Romsdaltomtelokalisering 44/13 Bjønnan. Opprettelse av midlertidig Planarbeid pågår forbud etter pbl /13 Detaljregulering Retiro Planarbeid pågår 78/13 Kommunedelplan for nytt Under arbeid akuttsjukehus for Nordmøre og Romsdal 86/13 Gnr.14 bnr 39 Søknad om regulering Planarbeid pågår 91/13 Reguleringsplan for Bolsønes området Saken er oversendt Fylkesmannen 101/13 Detaljregulering Villa Bjerteli, plan Planarbeid pågår

15 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Jane A. Aspen Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato PS 27/14 Kontrollutvalget REVISJONENS RAPPORT FOR 1. HALVÅR 2014 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisjonens rapport til kontrollutvalget for 1. halvår 2014 til orientering. Saksopplysninger Kommunelovens 77 nr. 4 og Forskriftene for kontrollutvalg 6 og 9 omhandler kontrollutvalgets tilsynsansvar overfor revisjonen. 1henhold til kommunelovens 77, nr. 4 skal kontrollutvalget påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift. Dette kan bl.a. skje ved at revisor rapporterer om sitt arbeid til kontrollutvalget. Vedlagt saken følger: Revisjonsrapport 1. halvår 2014 VURDERING 1 revisjonsplanen er det lagt opp til en rapportering til kontrollutvalget to ganger pr. år på det arbeidet som er utført. Grurmlaget for rapporteringen er revisjonsplan for revisjonsåret 2013, behandlet i kontrollutvalgets møte 15. oktober 2013, sak 33/13. Rapporten henviser til prioriterte oppgaver og konklusjoner på revisjonens følgende 3 hovedoppgaver: Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Regnskapsrevisjon: Revisjonsmeldinga viser til at kvaliteten på regnskapsføringen i Molde kommune er tilfredsstillende. Merknader fra revisor til regnskapsføringen har blitt fortløpende rapportert og rettet av økonomiavdelingen. Revisjonen er utført i henhold til plan. Fordringer på BUFetat Tvisten er nå avsluttet og kommunen må ta et tap på 17 mill kroner pluss det som er fakturert i 2014 Beregning av pensjonskostnader Det ble ikke avdekket vesentlige feil knytet til denne risikoen

16 Samhandlingsreformen Det ble ikke avdekket vesentlige feil knyttet til denne risikoen Nummerert brev nr 1 ble sendt kontrollutvalget i april og gjelder brudd på lov om offentlige anskaffelser Forvaltningsrevisjonsrapporten «Refusjon sykepenger i Molde kommune» - Det er sannsynlig at 4 mill kroner kan være tapte penger. Forvaltningsrevisjon: Forvaltningsrevisjon er utført som planlagt. Det er utarbeidet ny Plan for forvaltningsrevisjon for som ble vedtatt av kommunestyret i Molde Kontrollutvalget bestilte i møte forvaltningsrevisjonsprosjekt «Samhandlingsreformen i Molde kommune». Det har blitt arbeidd med prosjektet våren Selskapskontroll: Plan for selskapskontroll ble vedtatt av Molde kommunestyre Kommunen rullerte eierskapsmeldingen i fjor høst I rapportperioden er det ikke planlagt eller gjennomført selskapskontroll. Revisjonsenheten De økonomiske rammene for revisjonen er laget av revisjonsstyret i vedtatt budsjett. Revisjonsdistriktet har i dag 4 regnskapsrevisorer (medregnet distriktsrevisor) og 2 forvaltningsrevisorer. Bemanningen er således økt med 1 person og er tilbake på 2010-nivå. Revisjonsenheten er i en prosess der det skal utredes en sammenslåing med andre revisjoner i fylket. Utredningen var ferdig 30. april og er nå til politisk behandling i kommunene. Kontrollutvalgssekretariatet har ingen generelle merknader til halvårsrapporten, slik den her er presentert ut over dette og revisors kommentarer/merknader til det enkelte punkt. Jane Anita Aspen daglig leder

17 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Telefon: direkte Telefon: hovedkontor Telefaks: E-post: sigrnund.harneshaug molde.kommune.no Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalget i Molde kommune Deres referanse: Vår referanse: Arkivkode: Sted/dato Sigmund Harneshaug 12/29114 Molde, august 2014 REVISJONSRAPPORT 1. HALVAR 2014 Revisjonen rapporterer til kontrollutvalget to ganger i året. Utvalget orienteres på et overordnet nivå om resultatet og status av utført revisjon. Det rapporteres i forhold til vedtatte planer for regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll, misligheter og revisjonsenheten. I tillegg til planene vises det til rammene for revisjonen som ligger i engasjementsbrevet og uavhengighetserklæring. Det vil bli supplert muntlig i forhold til punktene nedenfor i møte i kontrollutvalget 4. september 2014 Regnskapsrevisjon Kommunerevisjonsdistrikt 2 har gjennomført revisjonen for regnskapsåret 2013 for Molde kommune. Revisjonen er i i all hovedsak gjennomført i tråd med revisjonsplanen som ble oversendt til kontrollutvalget høsten Revisjonsberetningen ble avlagt 2. april Som en forberedelse til årsoppgjøret ble det i desember utsendt ny fil med oppdaterte avstemmingsskjemaer til regnskapsmappen. Denne mappen blir brukt til å samle alle avstemminger som regnskapsavdelingen gjør. I revisjonsplanen punkt 6 identifiserte vi risiko for vesentlige feil i regnskapet. Utfallet av revisjonen av forholdene kan oppsummeres slik. Fordring på BUFetat Tvisten er nå avsluttet og kommunen må ta et tap på 17 mill kroner pluss det som er fakturert i Anken til lagmannsretten ble trukket av kommunen. Dette innebærer at kravet må utgiftsføres i regnskapet for Beregning av pensjonskostnader Det ble ikke avdekket vesentlige feil knyttet til denne risikoen. Pensjonskostnaden og fikk en forventet økning. Samhandlingsreformen Det ble ikke avdekket vesentlige feil knyttet til denne risikoen. Regnskapsføringen med små etteroppgjør. ble som budsjettert har vært ajour og Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Rådhusplassen MOLDE 1 (3) Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna

18 Attestasjonsoppgaver knytta til statlig rapportering tas fortløpende. Kontroll og godkjenning av momskompensasjonsoppgaver gjøres annenhver måned. Nummerert brev nr 1 ble sendt kontrollutvalget i april og gjelder brudd på lov om offentlige anskaffelser. Det er i juni gitt en tilbakemelding til kontrollutvalget på forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjon sykepenger i Molde kommune», som går på eldre refusjonskrav. Det er sannsynlig at 4 mill kroner kan være tapte penger. Planleggingen av revisjonen av regnskapet for 2014 gjøres i juni og planen legges fram til orientering for kontrollutvalget i september. Konklusjon: Kvaliteten på regnskapsføringen i Molde kommune er tilfredsstillende. De merknader revisjonen har hatt til regnskapsføringen har blitt fortløpende rapportert og blitt rettet av økonomiavdelingen. Revisjonen er utført i henhold til plan. Forvaltningsrevisjon Revisjonen har utarbeidet utkast til Plan for forvaltningsrevisjon for perioden med tilhørende Analyse av overordnede risikofaktorer i kommunens virksomhet. Planen ble behandlet i kontrollutvalget 25. januar og vedtatt i kommunestyret 9. februar Kontrollutvalget bestilt i sak 23/13 i møte 3. juni.2013 prosjekt om «Samhandlingsreformen i Molde kommune». Det har blitt arbeidet med prosjektet våren Konklusjon: Revisjonen er utført i henhold til plan. Selskapskontroll Revisjonen har utarbeidet utkast til Plan for selskapskontroll for perioden med tilhørende Analyse av overordnede risikofaktorer i kommunens interesser i selskaper. Planen ble behandlet av kontrollutvalget 25. januar og godkjent av kommunestyret 9. februar Kommunen rullerte eierskapsmeldingen i fjor høst. Misligheter Konklusjon: Revisjonen er utført i henhold til plan. Revisjonen skal undersøke forhold som gjelder påstand om misligheter og rapportere dette til kontrollutvalget. Konklusjon: Det har ikke vært oppdaget misligheter i denne perioden. Kornmunerevisionsdistrikt 2 Møre og Romsdal Rådhusplassen MOLDE 2 (3) Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna

19 Revisjonsenheten Virksomhetsplanen for Kommunerevisjonsdistrikt 2 M&R viser fordeling av timeressursene på de ulike oppgavene og sier hva revisor spesielt vil fokusere på i Fokusområdene i år er revisjon av samhandlingsreformen, barnehagereformen, egenkontroll i kommunene og oppfølging av eierskapsmeldinger. De økonomiske rammene for revisjonen er lagt av revisjonsstyret i vedtatt budsjett. En medarbeider, Kjell Engdahl, har sluttet. Stillingen etter ham ble lyst ut i begynnelsen av juni. Han ble erstattet med Anne Oterhals som tiltrer i revisj onsdistriktet 1. november I tillegg har revisjonsdistriktet ansatt en ekstra medarbeider, June Beøy Fostervold, som tiltrådte stillingen 1. mai 2014 Revisjonsdistriktet har i dag 4 regnskapsrevisorer (medregnet distriktsrevisor) og 2 forvaltningsrevisorer. Bemanningen er således økt med 1 person og er tilbake på 2010-nivå. Dette har etter en samlet vurdering vært nødvendig for å sikre en forsvarlig revisjon av kommunenes regnskaper. Revisjonsenheten er i en prosess der det skal utredes en sammenslåing med andre revisjoner i fylket. Utredningen var ferdig 30. april og er nå til politisk behandling i kommunene. Kornrnunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Rådhusplassen MOLDE Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, 3 (3) Nesset, Gjemnes, Eide, Frmna

20 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Jane A. Aspen Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato PS 28/14 Kontrollutvalget REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2014 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisjonsplanen for revisjonsåret 2014, sammen med revisors vurdering av uavhengighet, til orientering. Saksopplysninger Ihh. til Forskrift om revisjon kap. 2, 4 er revisor pålagt å arbeide planmessig og effektivt. Kontrollutvalget skal føre løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, jmfr. Forskrift om kontrollutvalg, kap. 3, 4 og kommunelovens 78 nr. 1. Vedlagt følger: Revisjonsplan for revisjonsåret 2014 Nøkkeltall for 2013 Revisors vurdering av uavhengighet Engasjementsavtale VURDERING Revisjon av kommunens virksomhet skal skje ihh. til god kommunal revisjonsskikk, revisjonen skal planlegges, gjennomføres og rapporteres. dvs, at Årsplanen vil være retningsgivende for revisjonens arbeid i perioden 1. mai 2014 til 30. april 2015, såfremt kontrollutvalget ikke mener at helt andre områder eller felt bør prioriteres. Revisjonsplanen bygger på virksomhetsplanen for hele revisjonsenheten og har stort fokus på begrepene risiko og vesentlighet. Dette fordi det vil ha stor betydning for revisjonshandlingene og hva som blir rapportert til kontrollutvalget. Endringer i 2014: Iflg. overgangsbestemmelsene i regnskapsforskriften skal 100 % av investeringsmomsen inntektsføres i investeringsregnskapet mot 80 % i Dette vil redusere driftsinntektene. Det er ansatt ny leder for regnskapsavdelingen fra 1. september. Det blir tatt i bruk nye moduler av Visma økonomisystem og tilhørende fagsystemer. Revisjonsplanen hovedoppgaver: henviser til prioriterte oppgaver og målsettinger på revisjonens følgende

21 Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Revisjon av internkontrollen Formålet med revisors risikovurdering er å sikre at de forhold som kan medføre at vesentlige feil oppstår, blir avdekket og vurdert så fort som mulig. Dette gjennomføres ved at revisor foretar en vurdering vedrørende risiko, kontrollrisiko og analytiske kontroller. Den iboende risiko vurderes å være lav. Det er erfaringsmessig lite feil i regnskapet. Summen av iboende risiko og kontrollrisiko vurderes å være lav. I Molde kommune er det konstatert følgende risikoforhold: Feilperiodisering av inntekter og utgifter, forskyvinger mellom år Driftsutgifter bokføres i investeringsregnskapet og investeringsinntekter i driften Uvanlige poster (inntekter og utgifter) Pensjonskostnader feilberegnes Avgiftsmessige forhold ved salg av eiendom, overtakelse av infrastruktur fra utbyggere Utsetting av tapsføring av uerholdelige krav Revisor vil rapportere skriftlig til kontrollutvalget hvert halvår om revisjonsmålsettingene i pkt. 5 og prioriterte oppgaver i pkt. 7 av den løpende revisjonen. I timebudsjettet for 2014 er det satt av totalt timer fordelt på timer til regnskapsrevisjon, 766 timer til forvaltningsrevisjon og 40 timer til selskapskontroll. Kontrollutvalgssekretariatet har ingen innvendinger eller generelle merknader til den revisjonsplan som her foreligger, ei heller til vesentlighetsgrensen på 10 mill, kroner som fremkommer i plandokumentet. Sekretariatet har heller ingen merknader til revisors egenvurdering revisjonsoppdraget. av uavhengighet tilknyttet Jane Anita Aspen daglig leder

22 KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT 2 Arkiv: 13-1 OPPDRAG: MOLDE KOMMUNE Side 1 av 7 Dato: REVISJONSPLAN 2014 INNLEDNING Revisor er pålagt å arbeide planmessig og effektivt. Dette framgår av revisjonsforskriften 4 som gjelder regnskapsrevisjon, kontrollutvalgsforskriften 10 som gjelder forvaltningsrevisjon og kontrollutvalgsforskriften 13 som gjelder selskapskontroll. I planen vil det være mye fokus på begrepene risiko og vesentlighet, siden disse vil ha stor betydning for revisjonshandlingene og hva som blir rapportert til kontrollutvalget. Revisors plikter Revisjonen skal planlegges, gjennomføres og rapporteres slik lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk krever, herunder vurdere risikoen for at det kan foreligge feilinformasjon i årsregnskapet som følge av misligheter og feil. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at konmmnestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planene vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planene skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Plan for gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden Revisjonsplanen er bygd på en egen metodikk for kommunal revisjon. I bunnen for planleggingen av revisjonen i den enkelte kommune er det laget en virksomhetsplan som dekker hele revisjonsdistriktet. Virksomhetsplanen omhandler alle oppgaver revisor skal utføre og de ressurser som revisjonsdistriktet har til disposisjon. I tillegg er det lagt føringer på hvilke overordna prioriteringer som skal legges til grunn i revisjonsplanen. GENERELL INFORMASJON OM KOMMUNEN Oversikt over den politiske og administrative organiseringen i kommunen finnes i revisjonens permanente arkivmappe. Den inneholder opplysninger om politiske og administrative oppbygging samt ulike reglementer.

23 KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT 2 Arkiv: 13-1 OPPDRAG: MOLDE KOMMUNE Side 2 av 7 Dato: I planleggingsfasen vil en måtte være spesielt oppmerksom på endringer i regelverk organisering økonomisystem skifte av nøkkelpersonell Situasjonen for 2014 kan i korte trekk beskrives slik: For 2014 skal 100% av investeringsmomsen inntektsføres i investeringsregnskapet mot 80% i 2013, dvs driftsinntektene blir reduserte. Det er ansatt ny leder for regnskapsavdelingen fra 1. september. Ellers ingen større endringer i organisering og nøkkelpersonell. Det blir tatt i bruk nye moduler av Visma økonomisystem og tilhørende fagsystemer. Økonomireglement og finansforvaltningsreglement ble revidert i fjor. ØKONOMISK INFORMASJON OM KOMMUNEN Nøkkeltall fra regnskapene for perioden er vedlagt. I forbindelse med revisjonen av regnskapet for 2013 konkluderte revisor følgende om statusen for Molde kommune: Drift Kommunen har et netto driftsresultat i 2013 på minus 1,9 mill kroner for konsernet. Dette tilsvarer 0,1 % av inntektene. På konsernnivå burde netto driftsresultat vært på 59 mill kroner for å tilfredsstille måltallet på minimum 3 % av driftsinntektene. Soliditet Kommunen har en relativ høg gjeld og er derfor spesielt sårbar for økning i lånerentene. Kommunen har en reserve på 108 mill kroner som ubundne investeringsfond. Likviditet Kommunen har bedret likviditeten, men den er fortsatt anstrengt. TIMEBUDSJETT Det er budsjettert å bruke 1956 timer på de revisjonsoppdragene som er i Molde kommune. Oppdragsansvarlig revisor er Sigmund Harneshaug for regnskapsrevisjon og Einar Andersen og Anny Sønderland for forvaltningsrevisjon. Timene tilsvarer det kommunen betaler for. ENAS SH OT SUM Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll SUM EA AS OT SH Einar Andersen Anny Sønderland Ole Tønnesen Sigmund Harneshaug

24 KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT 2 Arkiv: 13-1 OPPDRAG: MOLDE KOMMUNE Side 3 av 7 Dato: REVISJONSMÅL For å oppfylle formålet med revisjonen skal revisor søke å nå følgende revisjonsmålsettinger: FORMÅL: MÅLSETTING: (revisor skal svare på følgende spørsmål) Regnskapsrevisjon 1. Er alle transaksjoner bokført? Er transaksjonene/saldoer reelle? Er transaksjoner/saldoer korrekt vurdert? Er transaksjoner/saldoer korrekt klassifisert? Revisjon av internkontrollen 5. Er IK etablert? 6. Fungerer IK? Forvaltningsrevisjon 7. Er ressursbruken måleffektiv? 8. Er ressursbruken kostnadseffektiv? 6. GENERELL RISIKO - OG VESENTLIGHETSVURDERING Formålet med revisors risikovurdering er å sikre at de forhold som kan føre til at vesentlige feil og mangler oppstår, blir avdekket og vurdert så tidlig som mulig, slik at tilstrekkelige og effektive revisjonshandlinger blir foretatt. Vesentlige feil eller mangler er det totale omfang av feil og mangler som gjør det sannsynlig at brukerne av den økonomisk informasjonen ville fatte en annen beslutning enn om disse feilene ikke var til stede. Risikovurderingen er ment å gjennomføres ved at revisor foretar en vurdering vedrørende iboende risiko og kontrollrisiko. Dette gjøres i vårt revisjonsverktøy Descartes som risikovurderingshandlinger (B/C). "Rettesnora" er kommunen sitt kvalitetsstyringssystem som skal sikre god intern kontroll. Vi merker oss at kommunen ikke har tatt i bruk risikoanalysemodulen. En samlet analyse av hele kommunen sin virksomhet ble også etterlyst i KRD sin gjennomgang av egenkontrollen i kommunene i Konklusjon om risikoforhold Den iboende risiko vurderes å være lav, ingen nye reformer eller rettssaker osv, som vil skape usikkerhet. Det er erfaringsmessig lite feil i regnskapet dvs lav kontrollrisiko. Anslått risiko som er summen av iboende og kontrollrisiko er vurdert å være lav. Vi vurderer at det likevel med kommunen sin trange økonomi kan være en forhøyet risiko knyttet til Feilperiodisering av inntekter og utgifter, forskyvningen mellom år Driftsutgifter bokføres i investeringsregnskapet og investeringsinntekter i driften Uvanlige poster (inntekter og utgifter) Pensjonskostnader feilberegnes Avgiftsmessige forhold ved salg av eiendom, overtakelse av infrastruktur fra utbyggere Utsetting av tapsføringer av uerholdelige krav Vi vil følge opp disse risikoforholdene spesielt og rapportere til kontrollutvalget om utfallet. Konklusjon om vesentlighetsnivå Kommunens økonomi tilsier at det er viktig at regnskapet som styringsverktøy er å stole på. Kombinasjonen høy gjeld, manglende disposisjonsfond og en drift som per dato ikke er i balanse gjør at regnskapet blir viktig som grunnlag for økonomiske beslutninger. Regnskapet bør derfor gi et mest mulig riktig bilde av økonomien.

25 KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT 2 Arkiv: 13-1 OPPDRAG: MOLDE KOMMUNE Side 4 av 7 Dato: På denne bakgrunn settes den totale vesentlighetsgrensen beregnet til 10 mill kroner for hele regnskapet for Molde kommune til lav, og er 7. REVISJONSMESSIG ANGREPSVINKEL Regnskapsrevisjon Det som framkommer under foregående punkt om generell risiko og vesentlighetsvurdering tyder på at den iboende risiko ikke er mindre enn tidligere år. Ut fra foranstående vurdering av kontrollrisikoen vil vi legge opp til å bygge på den interne kontroll der det synes mest effektivt, dvs at en vil benytte seg av systemtester. For øvrig gir risikovurderingen grunnlag for følgende prioriteringer: Generelt Bokføringsloven gjelder for kommunene fra i år. Det krever spesiell oppfølging. En del av kommunens reglementer begynner å bli gamle og bør ajourføres Lønnsområdet Innkjøpsområdet Driftsmiddelområdet Det har vært noe feil på området, derunder mangelfulle avstemminger. Har blitt bedre men må fortsatt følges opp. Refusjon sykepenger har vært vanskelig å avstemme og vært forbundet med noe usikkerhet, men skal nå være ryddet opp i. Må følges opp. Det er skriftlige rutiner der det er lagt vekt på å bedre den interne kontroll. Det er avdekket svært lite feil de senere årene. Forutsatt at den spesifikke risikovurderingen bekrefter at det er lagt opp til tilfredsstillende IK på området vil vi omtrent utelukkende basere oss på systemtester. Det er tidligere konstatert at oppfølging vedr. investeringer har vært ganske bra de senere årene. Lite med momsfeil, små overskridelser på byggeprosj ekter. Følge opp skille mellom driftsregnskap og investeringsregnskap (standard for god kommunal regnskapsskikk) Overføringsområdet Området har få transaksjoner og det benyttes derfor utelukkende substanskontroller totalavstemming Salgsområdet Den iboende risiko knyttet til fullstendighet bør følges opp nærmere både ved en nærmere kartlegging og testing av rutinen og ved analyse av regnskapstallene. Risikoen for feil er høyere på ikke rutinemessige transaksjoner Likvidområdet Det er tidligere konstatert gode rutiner og god IK. Det foretas noen substanskontroller av bank og kasse. Finansområdet Området har få transaksjoner og egner seg for substanskontroller totalavstemming. Prioritering mellom hovedoppgavene regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon er gjort ved ressursfordelingen i virksomhetsplanen. Til å utføre forvaltningsrevisjon basert på prosjekt er det satt

26 KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT 2 Arkiv: 13-1 OPPDRAG: MOLDE KOMMUNE Side 5 av 7 Dato: av 2 stillinger. I tillegg utfører alle revisorer noe forvaltningsrevisjon politiske vedtak og gjennom regnskapsrevisjonen. i forbindelse med oppfølging av Her følger en oppstilling over de prioriteringer vi har gjort innen regnskapsrevisjon, revisjon av intern kontroll samt forvaltningsrevisjon. Regnskapsrevisjon Påse at reglene for beregning av selvkost følges og at det gjøres for- og etterkalkyler Påse at endringer i KOSTRA-veilederen blir fulgt opp av administrasjonen Påse at en ikke kommer under minste lovlige låneavdrag, og da spesielt ved forlengelse av avdragstiden. Det skal foreligge dokumentasjon med en beregning Påse at administrasjonen følger opp med budsjettendringer ved vesentlige endringer i forutsetningene i budsjettet, jfr KL 47,3 og ny veileder fra KRD Påse at det ikke foretas direktekjøp av varer og tjenester i strid med anskaffelsesreglene. Dette vil også bli fulgt opp ved forvaltningsrevisjon Påse at kommunen overholder bestemmelsene i kommuneloven om lovlige låneformål Påse at ikke finansforvaltningen er i strid med finansforvaltningsreglementet Påse at administrasjonen ikke opptrer i strid med delegasjonsreglementet Påse at 100 % av investeringsmomsen inntektsføres i investeringsregnskapet Påse at administrasjonen forstår innholdet i fullstendighetserklæringen og engasjementsbrevet Oppfølging av merknader vi har gjort til regnskapet for 2013, dvs uavklarte forhold Se nænnere på inntektsføring/beregning av refusjon ressurskrevende brukere Revisjon av internkontroll Revisjonen må ha fokus på det forebyggende i gode rutiner. God intern kontroll innebærer at feil og misligheter blir oppdaget og nødvendige korrigeringer/rapporteringer blir foretatt. Revisjonen må påse at kommuneregnskapet løpende blir avstemt og avstemmingene dokumentert på en tilfredsstillende måte. Avstemmingene skal oppbevares i 10 år. Administrasjonen kan gjeme benytte regnskapsmappen som vi sponser kommunene med. Revisjonen bør foreta en vurdering av om finansforvaltningsreglementet, delegasjonsreglementet, etiske retningslinjer oppfyller intensjonen i kommuneloven og om det er behov for ajourføring Revisjonen må vurdere om administrasjonen har tilstrekkelig kompetanse (oppdatering) og kapasitet på økonomiområdet Revisjonen må ha en god dialog med rådmannen knytta til risikoen for misligheter og feil. Dette gjøres ved møter med rådmannen i planleggingsfasen og konldusjonsfasen (revisjonsberetningen). Revisjonen må foreta en vurdering av risikoen for overfakturering på varekjøp pga dårlige rutiner, bekjentskaper og leverandører som er i en monopolsituasjon. Alle formelle krav til en faktura må være oppfylt, jfr bokføringsloven Revisjonen må foreta en vurdering om det forekommer tilfeller der kommunen mottar sponsing fra leverandører Følg nærmere opp at kommunen overholder bokføringsforskriften Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, regelverket etterleves,

27 KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT 2 Arkiv: 13-1 OPPDRAG: MOLDE KOMMUNE Side 6 av 7 Dato: forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de polniske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt. (Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 7) Det skal etter forskrift om kontrollutvalg lages en plan for forvaltningsrevisjon. Prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt vil komme frem i denne planen. Plan for forvaltningsrevisjon ble behandlet av kontrollutvalget 25. januar og godkjent av kommunestyret 9. februar Kommunestyret har i nevnte plan prioritert følgende prosjekter: Uklare mål for kvaliteten i kommunens virksomhet Kvalitet i grunnskoleopplæringen Samhandlingsreformen Kvalitet i sykehjemstjenester Kvalitet i Hjemmebaserte tjenester Kvalitet i tiltak funksjonshemmede Vedlikehold av kommunal bygg Sykefravær Kommunens økonomiske situasjon spesielt innenfor Helse og omsorg Organisering i kommunale foretak Kommunens interne kontroll Kommunen som miljømyndighet Kommunens arbeid med klimatilpasning av egen virksomhet Kontrollutvalget bestilt i sak 23/13 i møte 3. juni.2013 prosjekt om «Samhandlingsreformen i Molde kommune». Prosjektet er under arbeid med sikte på sluttbehandling høsten Rapporten «Kvalitet i grunnskoleopplæringen» behandla i kommunestyret sak 18/13 vil bli fulgt opp i kontrollutvalget Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kapittel 3. eller Plan for selskapskontroll ble behandlet av kontrollutvalget 9. februar og godkjent av kommunestyret 9. februar 2012

28 KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT 2 Arkiv: 13-1 OPPDRAG: MOLDE KOMMUNE Side 7 av 7 Dato: Det er satt av 40 timer til selskapskontroll basert på plan for selskapskontroll. Andre revisjonsoppdrag Ved regnskapsrevisjon av kommunale selskaper, stiftelser, legater, er det laget egne tilpassede programmer. Descartes benyttes der det en hensiktsmessig. tillegg er det en rekke attestasjonsoppdrag (mva-kompensasjon, spillemiddelregnskap, osv) som håndteres løpende. Revisjonshandlinger tilpasses den enkelte attestasjon. 8. RAPPORTERING Revisjonen vil rapportere skriftlig til kontrollutvalget på identifiserte risikoer for vesentlige feil, jfr pkt 6 i revisjonsplanen, to ganger i året. I tillegg vil det ved hvert møte i kontrollutvalget bli gitt muntlig orientering om forskjellige forhold under punktet referatsaker. VEDLEGG Nøkkeltall 2013 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor Engasjementsavtale

29 Kommunerevisjonsdisbikt 2 Møre og Romsdal KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE Engasjementsavtale Innledning Med utgangspunkt i de revisjonsbestemmelsene som gjelder for kommuner og fylkeskommuner, herunder standarder for god kommunal revisjonsskikk, vil det gjennom denne engasjementsavtalen, redegjøres nærmere for revisjonens oppgaver og plikter som kommunens revisor og for de rammer og forutsetninger som er lagt til grunn for oppdraget. Oppgaver etter selskapsavtalen Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal (KR2) er gjennom selskapsavtalen forpliktet til å dekke deltakernes behov for: Revisjonstjenester. Andre tjenester, herunder undersøkelser og selskapskontroll, så langt dette er forenlig med oppgaven som revisor. Molde kommunes behov for revisjonstjenester omfatter regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. 3. Revisjonens formål og innhold Etter forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner plikter en kommune å ha en revisjonsordning som omfatter: revisjon av kommunens årsregnskap, herunder revisjon av årsregnskap for kommunale foretak forvaltningsrevisjon av kommunen, herunder av kommunale foretak. Regnskapsrevisjon Hovedoppgaven for regnskapsrevisor er å vurdere og avgi en uavhengig uttalelse om hvorvidt kommunens årsregnskap er avgitt i samsvar med lov, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk, samt om ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. I tillegg skal revisjonen uttale seg om de disposisjoner som ligger til grunn for om regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og om beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett. KR 2 vil også kontrollere at opplysningene i årsberetningen som er knyttet til årsregnskapet, herunder om eventuelt forslag til anvendelse av overskuddidekning av tap er konsistent med årsregnskapet og samsvar med lov og forskrifter. Videre er det revisjonens oppgave å vurdere om kommunens økonomiforvaltning og den interne administrative kontroll er ordnet på en betryggende måte og med forsvarlig kontroll. Revisjon vil bli utført i samsvar med bestemmelsene i kommuneloven og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner samt god kommunal revisjonsskikk. God kommunal revisjonsskikk er etablert gjennom praksis og dokumentert gjennom internasjonale revisjonsstandarder fastsatt av International Auditing og Assurance Standards Board og som Norges Kommunerevisorforbund har vedtatt skal gjelde også for regnskapsrevisjon etter de kommunale revisjonsbestemmelsene. 1 (6)