Kvalitetshåndbok for bygg- og eiendom i Helse Sør-Øst

Transkript

1 Dokumenter som er overordnet kvalitetssystemet i sin helhet: HF- Prosjekt Dok. type L.nr Beskrivelse OD 0001 Overordnede strategier, vedtak, føringer, rammer OD 0002 Overordnede krav til eiendommer i Helse Sør-Øst OD 0003 Overordnede krav til eiendomsprosjekter i Helse Sør-Øst OD 0004 Overordnede krav til FDVSBA i Helse Sør-Øst (ikke opprettet, jfr. gjeldende mandat fra FUBE) HF- Prosjektnavn: Tittel: Kvalitetshåndbok for bygg- og eiendom i Helse Sør-Øst (Gjelder fra og med utviklingsplan til og med gjennomføring) HF - Prosjektnummer: Dokumenttype Løpenummer Rev.nr.: Status: Gjelder prosjektfase: Gjelder fag.: SD ,1 U Alle Alle Kontraktor/leverandør Kontrakt referanse Gjelder Bygg Gjelder Etasje Gjelder System ISO-ref Dato Rev. Beskrivelse Rev. dato Utarbeidet Kontroll Godkjent 1 Anbefalt av kvalitetsnettverket for bygg og eiendom EF 1 Anbefalt av Forum for Utvikling av Bygg og Eiendom EF Dokumenter som er underordnet kvalitetshåndboka: HF - Prosjekt Dok. type L.nr Beskrivelse SD 0002 Politikk, strategi og ledelse (ISO-9001 kap 5, samt ISO-9004, kap 4 og 5) SD 0003 Prosess-styring for realisering av målsettinger (ISO-9001/4, kap 7) SD 0004 Organisering, ressurssetting og ressursstyring (ISO-9001/4, kap 6) SD 0005 Måling, avvikshåndtering og videreutvikling av kvalitetsssystemet (ISO-9001, kap 8) SD 0006 Læring, innovasjon og kontinuerlig forbedring av virksomheeten (ISO-9004, kap 9) SD 0007 Definisjoner, termer og referanser (ISO-9000, kap 2 og 3) SD 0008 Dokumentstyring og kontroll med registreringer (ISO-9001, kap 4) SD 0009 Revisjon av kvalitetssystemet (ISO-19011) PP Alle Alle prosess og prosedyrebeskrivelser M Alle Alle maler, sjekklister etc. KB Alle Kunnskapsbasen Side 1 av 14

2 Innhold 1 Kvalitetssystemet for bygg og eiendom i Helse Sør-Øst Overordnet beskrivelse av kvalitetssystemet Kvalitetssystemets overordnede formål, mål og strategi Kvalitetssystemets autoritet i forhold til etablerte ledelseshierarkier Ledelsens ansvar Ledelse av kvalitetsarbeidet og tilhørende myndighet Sentrale prinsipper som er innarbeidet i kvalitetssystemet Strategi deretter mål- og resultatstyring Prosessfokus og prosessplanlegging Prosessledelse Hovedprosessen vedrørende konkretisering og gjennomføring av politikk Program- og porteføljestyring Enkeltprosjekter Organisering, ressurssetting og ressursstyring Øvrige prinsipper Kvalitetspolicy for prosjektstyring i Helse Sør-Øst Tydeliggjøring av prosjektets fundament, mål, og rammer - mandat Prosjektplanlegging Prosjektorganisering Brukermedvirkning Standarder og standardisering Usikkerhetsvurderinger Kontraktsstrategi Kontrollopplegg for fremdrift, økonomi og kvalitet Avvikshåndtering Erfaringsoverføring og læring Spesielle fokusområder Utforming av kvalitetssystemet og hvordan det kan brukes hos HF-ene Dokumentstruktur og IKT Dokumentstruktur Dokumentnavn, filnavn, revisjons- og statusbetegnelser IKT og software Norske standarder (NS) og ISO Nedlasting av dokumenter og tilpasning til egne kvalitetssystemer Lagring av dokumenter og informasjon Måling, avvikshåndtering og videreutvikling av kvalitetssystemet Kvalitetssikringskrav og måling Avvikshåndtering og korrigerende tiltak Sertifisering Læring, innovasjon og kontinuerlig forbedring av virksomheten Ansvarsfordelingen mellom RHF-et og HF-ene Side 2 av 14

3 1 Kvalitetssystemet for bygg og eiendom i Helse Sør-Øst 1.1 Overordnet beskrivelse av kvalitetssystemet Dette er et kvalitetssystem utarbeidet av Helse Sør-Øst RHF i samarbeid med helseforetakene i regionen. Det overordnede formålet for kvalitetssystemet er at prosjekter innenfor bygg- og eiendomsområdet skal utvikles, styres og ledes etter beste praksis. Systemets input er: overordnede vedtak, mål, føringer og rammer med spesiell relevans for eiendomsvirksomheten i Helse Sør-Øst overordnede krav til eiendommer i Helse Sør-Øst overordnede krav til gjennomføring av eiendomsprosjekter i Helse Sør-Øst Disse punktene er samlet i egne dokumenter, som samlet sett skal utgjøre Helse Sør-Øst sine krav til prosjekter innenfor bygg- og eiendomsvirksomheten i de ulike helseforetakene. Kvalitetssystemet skal være et hjelpemiddel til å utvikle, styre og lede prosjekter innenfor byggog eiendomsområdet etter beste praksis og i tråd med nevnte krav. Systemet er kunnskaps- og prosessorientert, og beskriver overgangen fra strategi til enkeltprosjekter, via prosjektprogram og porteføljehåndtering. Vedrørende enkeltprosjekter er det for de tidligste prosjektfasene lagt opp til én omfattende prosess for store/komplekse prosjekter, og én forenklet prosess for mindre krevende prosjekter. Systemet skal vedlikeholdes og videreutvikles av RHF-et, og stilles til disposisjon for HF-ene. Helseforetakene kan bruke de delene av systemet som de finner hensiktsmessig. De kan også tilpasse det til sine egne kvalitetssystemer og det enkelte prosjekt sine utfordringer og karakteristika herunder distribuere det til leverandører og andre tredjeparter etter behov. 1.2 Kvalitetssystemets overordnede formål, mål og strategi Kvalitetssystemet sitt hovedformål er at prosjekter innenfor bygg- og eiendomsområdet skal utvikles, styres og ledes etter beste praksis. Implisitt i dette ligger det et behov for å omsette overordnede strategier og krav til enkeltprosjekter av hensiktsmessig størrelse og omfang. Bygg- og eiendomsvirksomheten er en støttefunksjon for kjernevirksomheten, men er også en viktig premissgiver for hvordan kjernevirksomheten kan/bør organiseres. Dette innebærer at kvalitetssystemet adresserer en rekke tverrfaglige samarbeidsprosesser og kontaktpunkter mot andre fagområder. Systemet skal beskrive beste praksis i disse prosessene. Den overordnede målsettingen for kvalitetssystemet er at det skal dokumenteres løpende forbedringer, fremkommet gjennom systematisk forbedringsarbeid med utspring i systemet. Side 3 av 14

4 Den overordnede strategien skal være å arbeide kontinuerlig med kvalitetsarbeid, gjennomført i et samarbeid mellom helseforetakene og det regionale helseforetaket, der Forum for Utvikling av Bygg og Eiendom (FUBE) spiller en nøkkelrolle. Dette skal innebære å arbeide strukturert og metodisk for å etablere og kontinuerlig utvikle et kvalitetssystem. Systemet skal bidra til å: 1. avdekke brukerne og andre interesseparters behov og forventninger 2. sikre en god strategi for kvalitetsarbeidet 3. definere de målsettingene som kvalitetssystemet skal bidra til å nå 4. definere aktiviteter og prosesser som er nødvendige for å nå målene 5. sikre at de nødvendige aktiviteter og prosesser blir tilfredsstillende organisert 6. sikre at roller og ansvar er tydelig definert, og at det blir tilført tilfredsstillende ressurser 7. rapportere slik at prosessene kan vurderes, følges opp og forbedres 8. sikre kontinuerlig forbedring av selve kvalitetssystemet 1.3 Kvalitetssystemets autoritet i forhold til etablerte ledelseshierarkier Ledelse i Helse Sør-Øst er definert i ledelseshierarkier i de basisorganisasjonene som er omfattet. Kvalitetssystemet er derfor bare et hjelpemiddel til ledere og besluttende organer, og har ikke egen autoritet - med mindre det blir eksplisitt vedtatt at systemet skal benyttes i en organisasjonsenhet, i et enkeltprosjekt, i en prosjektfase, e.l. Kvalitetssystemet har heller ingen egen autoritet mot fagområder utenfor bygg- og eiendom med mindre noe annet blir eksplisitt vedtatt. Ved praktisk bruk av systemet i det enkelte HF, og med referanse til ISO-9001, medfører dette at innhold som vedrører kap. 5 i ISO-9001 (Ledelsens ansvar), kap 6 (Ressursstyring) og kap 8 (Måling, analyse og forbedring), bare har veiledende kraft, med mindre noe annet er eksplisitt vedtatt i det enkelte tilfellet. 1.4 Ledelsens ansvar Ledelsen i RHF-et har et spesielt ansvar for å: 1. Vedta overordnede mål, strategier, føringer og rammer som skal legges til grunn for kvalitetsarbeidet 2. Vedta overordnet kvalitetspolitikk (se kapittel 2) 3. Vedta overordnede krav til eiendommer i Helse Sør-Øst 4. Vedta overordnede krav til eiendomsprosjekter i Helse Sør-Øst Ledelsen i et HF som benytter systemet har et spesielt ansvar for å: I. Vedta omfanget av kvalitetssystemets gyldighetsdområde. II. Vedta eventuelle lokale tilpasninger til egne systemer, og i så fall overta ansvaret for de konsekvenser som måtte følge av slike tilpasninger. 1.5 Ledelse av kvalitetsarbeidet og tilhørende myndighet Konserndirektør er tillagt rollen som den øverste ledelsen, jfr. ISO 9001 kap 5. Vedkommende har uinnskrenket myndighet vedrørende kvalitetssystemets innhold, og skal godkjenne alle endringer i kvalitetshåndboken. Direktør for Bygg og Eiendom er tillagt rollen som ledelsens representatnt, jfr ISO Ledelsens representant har uinnskrenket myndighet vedrørende Side 4 av 14

5 kvalitetssystemets innhold, med unntak for innholdet i kvalitetshåndboken. Ledelsens representant skal godkjenne alle styrende dokumenter og prosesskartene. Kvalitetsleder har det daglige ansvaret for utvikling og vedlikehold av kvalitetssystemet. Vedkommende har myndighet til å godkjenne enkeltprosedyrer, malverk, og dokumenter knyttet til kunnskapsbasen. 2 Sentrale prinsipper som er innarbeidet i kvalitetssystemet Det er lagt til grunn at kvalitetssystemet skal være kunnskapsbasert og bygge på beste praksis, fremfor at det skal beskrive erfaring og etablert praksis. 2.1 Strategi deretter mål- og resultatstyring Kvalitetssystemets bruksområde omfatter noen strategiske prosesser innenfor bygg- og eiendomsområdet, og systemet har grensesnitt mot andre strategiske prosesser i virksomheten. I kvalitetssystemet blir det lagt til grunn at strategi handler om langsiktige veivalg, og systemet berører hvordan man kan komme frem til disse veivalgene. Når strategiske beslutningene er tatt, blir det lagt til grunn at mål- og resultatstyring er en egnet metode for å få strategier gjennomført. Med mål- og resultatstyring i denne sammenhengen menes at gjennomføringen i enkeltprosjekter har et spesielt fokus på kvalitet, kostnader og fremdrift, og må ikke forstås som et verktøy for langsiktighet og klokskap i strategiske prosesser. 2.2 Prosessfokus og prosessplanlegging Det er kvaliteten på de ulike prosessene og de underliggende aktivitetene som til slutt gir kvaliteten på sluttresultatet for virksomheten. Kvalitetssystemet tar derfor utgangspunkt i hovedprosessene for kvalitetssystemets bruksområde, og legger til grunn at det er disse prosessene som også er utgangspunktet for planlegging. Se også SD-0003-Prosess-styring for realisering av målsettinger 2.3 Prosessledelse Prosessledelse er et grunnleggende prinsipp i kvalitetssystemet, og består av følgende elementer. Prosessbevissthet Prosesseierskap Prosessmåling Prosessforbedring Prosessledelse Det blir lagt til grunn at kvalitetssystemet kan bidra til bedre prosesser også i basisorganisasjonen som eier de ulike prosjektene, men dette krever i så fall prosessledelse i basisorganisasjonen i tillegg til at kvalitetssystemet blir benyttet i prosjekter. Det er derfor ønskelig at den lokale ledelsen i HF-ene, i tillegg til å ta i bruk kvalitetssystemet, også legger til rette for prosessledelse i egen basisorganisasjon. Side 5 av 14

6 2.3.1 Hovedprosessen vedrørende konkretisering og gjennomføring av politikk Figuren nedenfor viser den hierarkiske strukturen fra overordnet politikk, tydeliggjort i strategi, strukturert i prosjektprogram, og til slutt gjennomført i enkeltprosjekter. Denne strukturen er lagt til grunn for prosessfokuset og dokumentstrukturen i kvalitetssystemet. Porteføljestyring er en teknikk for å koordinere ulike programmer og ulike prosjekter med henblikk på fremdrift, ressurser osv. Med bakgrunn i at bygg- og eiendom både er viktige forutsetninger for kjernevirksomheten, og også trenger spesifikk output fra kjernevirksomhetens strategiprosesser, bør bygg- og eiendom være en naturlig del av kjernevirksomhetens strategiske prosesser. Kvalitetssystemet adresserer derfor strategi fra og med utviklingen av utviklingsplanen, da det også er et krav at denne skal inneholde eiendomsspesifikke problemstillinger Program- og porteføljestyring Program- og porteføljestyring ligger utenfor kvalitetsnettverkets opprinnelige mandat/milepælsplan. Arbeidet på dette området er tenkt oppstartet i januar Enkeltprosjekter Bygg og eiendom skal benytte den generelle prosjektmodellen i Helse Sør-Øst. Denne er inndelt i 7 prosjektfaser, med definerte faste beslutningspunkter mellom fasene. Dette innebærer en port-steg -tankegang, der man må gjennom et beslutningspunkt før man starter opp neste fase. I dette beslutningspunktet skal det vurderes om arbeidet i forrige fase er av god nok kvalitet til å bygges videre på, og premissene for arbeidet i kommende fase skal legges i et nytt mandat. Tidligfase Gjennomføring Side 6 av 14

7 Beslutningenes hovedinnhold er som følger: B1 Beslutning om å starte en idéfase B2 Beslutning om hvilke prosjektalternativer som kan utredes, og hvordan dette skal skje B3 Beslutning om å planlegge ett prosjektalternativ, og premisser for dette B4 Beslutning om oppstart detaljplanlegging B5 Beslutning om å bygge det som er detaljplanlagt * B6 Beslutning om ibruktagelse B7 Beslutning om overlevering/ordinær drift * En prinsippiell beslutning om å gjennomføre prosjektet, kan komme tidligere i prosjektløpet. Dette avhenger blant annet av hvilken kontraktsstrategi som blir valgt. 2.4 Organisering, ressurssetting og ressursstyring Se også SD-0004-Organisering, ressurssetting og ressursstyring Det er de prosessene som er nødvendige for å oppnå et resultat som er utgangspunktet for å organisere arbeidet - først i koordinerte overordnede prosesser, deretter i enkeltprosesser som er egnet til å bryte opp i spesifiserte arbeidspakker. Kvalitetssystemet legger til grunn at hovedprosessene i et prosjekt blir koordinert i et prosesskart, der avhengigheter, grensesnitt og avstemmingspunkter mellom delprosessene tydeliggjøres. Dette prosesskartet danner grunnlaget for å fastsette milepæler på kritiske punkt i gjennomføringen. Figuren nedenfor illustrerer en milepælsplan for en prosjektfase. Hver kolonne viser ett RESULTATLØP. Pilene viser sammenhenger og avhengigheter mellom ulike resultatløp. Start Prosjektfase Dato Tiltakshavers aktiviteter Prosjektering Organisasjon Personell Beskrivelse M1 M3 M9 M2 M4 M5 M6 M7 M8 M10 M11 Slutt prosjektfase Side 7 av 14

8 Det er videre lagt til grunn at organisasjonskartet for et prosjekt blir et resultat av en slik strukturering av aktiviteter i ulike resultatløp. Deretter vil det være denne organisasjonen som blir tilført ressurser, disponert av den/de som har ansvar for den enkelte prosess eller aktivitet. 2.5 Øvrige prinsipper For øvrige prinsipper vises det til kvalitetspolicy for prosjektstyring i Helse Sør-Øst. 3 Kvalitetspolicy for prosjektstyring i Helse Sør-Øst 3.1 Tydeliggjøring av prosjektets fundament, mål, og rammer - mandat Alle prosjekter skal ha en prosjekteier, en prosjektleder og et prosjektmandat. Prosjektmandatet er å anse som en avtale mellom prosjekteier og prosjektleder. Prosjektmandatet skal utformes slik at det viser prosjektets fundament, mål, og rammer for gjennomføring. Se også KB-0001-Beste praksis for mandater, samt mandatmaler for de ulike prosjektfasene. 3.2 Prosjektplanlegging Alle enkeltprosjekter skal gjennomføres etter Helse Sør-Øst sin prosjektmodell, der det er definert prosjektfaser med definerte beslutningspunkter mellom disse fasene. Prosjektplanleggingen skal ta utgangspunkt i de aktivitetene som det er nødvendig å utføre for å nå målene definert i prosjektmandatet for hver enkelt prosjektfase. Aktivitetene skal først defineres på et overordnet nivå, og deretter detaljeres i hensiktsmessig grad. Se også KB-0001-Beste praksis for mandater, samt mandatmaler for de ulike prosjektfasene. 3.3 Prosjektorganisering Prosjektorganiseringen skal starte med å sette definerte aktiviteter i system, jfr. forrige punkt om planlegging. Dette skal innebære å sette aktiviteter sammen til hensiktsmessige prosesser, med eventuell videre oppdeling i arbeidspakker. Prosessene skal være egnet til å følge opp som egne resultatløp, og de skal være egnet til å integreres med tilgrensende prosesser. Arbeidspakkene skal være kontrollerbare, og tilpasset markedssituasjonen på den ene siden og tilgjengelige interne ressurser på den andre siden. Aktivitetene skal knyttes mot roller. Rollene skal fylles av personer eller organisasjoner med tilstrekkelig kompetanse til å ta ansvar for at aktiviteten blir tilfredsstillende utført. Alle prosesser og aktiviteter skal ha en ansvarlig, eventuelt med tilstrekkelig myndighet til å råde over ressurser. Side 8 av 14

9 Se også KB-0001-Beste praksis for mandater, samt mandatmaler for de ulike prosjektfasene. 3.4 Brukermedvirkning De fremtidige brukerne av prosjektets leveranse, skal ha anledning til å påvirke og medvirke til at det blir valgt hensiktsmessige løsninger for klinikk og drift. Dette gjelder også i de tidligste prosjektfasene der sentrale premisser for prosjektet blir fastlagt. Det vises for øvrig til regelverk om medbestemmelse. 3.5 Standarder og standardisering I de prosjektfasene som er bygg- og eiendomsrelaterte i den grad at de berører tekniske Norske Standarder, skal disse standardene og NS-systemets nummereringsstruktur legges til grunn så langt dette er mulig. Med mindre noe annet er eksplisitt vedtatt, skal relevante Norske Standarder være gjeldende fullt ut. Det skal søkes standardiserte løsninger og prosjekteringsanvisninger så langt dette er hensiktsmessig. Se også SD-0007-Definisjoner, termer og referanser. 3.6 Usikkerhetsvurderinger Som et minimum, skal det gjennomføres usikkerhetsvurderinger på et overordnet og helhetlig nivå i hver prosjektfase, og ved spesielt utsatte beslutningspunkter. Usikkerhetsvurderinger skal omfatte både vurderinger av risiko for uønskede utfall, og vurderinger av muligheter for gevinster. Vurderingene skal gjøres både i forhold til kvalitet, fremdrift og økonomi. Vurderingene skal også gjøres i forhold til selve gjennomføringen av prosjektet ikke bare prosjektets leveranser. Se også KB-0002-Beste praksis vedrørende usikkerhetsvurderinger. 3.7 Kontraktsstrategi Det skal utarbeides en kontraktsstrategi som viser byggherrens helhetlige plan for anskaffelser. Planen skal tilpasses det enkelte prosjekt, og ha et spesielt fokus på markedstilpasning, få og oversiktlige grensesnitt, lav risiko og tidlig kostnadsoversikt for prosjekteier. Se også KB-0003-Beste praksis vedrørende valg av kontraktsstrategi. 3.8 Kontrollopplegg for fremdrift, økonomi og kvalitet Det skal etableres et kontrollopplegg for fremdrift, økonomi og kvalitet som er tilpasset til prosjektenes størrelse og kompleksitet. For store/komplekse prosjekter skal kontrollopplegget være basert på en hierarkisk nedbrutt struktur av aktiviteter, tilsvarende strukturen i prosjektorganiseringen. På laveste nivå skal det for hver arbeidspakke utarbeides en beskrivelse av arbeidsomfang, resultateer, ansvarlig, kostnader, tid og ressurser. Se KB-0004-Beste praksis vedrørende kontrollopplegg. Side 9 av 14

10 3.9 Avvikshåndtering Det skal etableres et system for avvikshåndtering som fanger opp avvik i forhold til gitte krav, herunder kvalitet, fremdrift og kostnader, sikkerhet, helse og arbeidsmiljø - samt ytre miljø. Se KB-0005-Beste praksis vedrørende avvikshåndtering Erfaringsoverføring og læring Til forskjell fra de fleste ressurser i en organisasjon, kan kunnskap vokse og utvikles når den blir delt. Det er derfor viktig at læring i og mellom prosjektene blir målrettet. Store eller kompliserte prosjekter skal ha erfaringsoverføring som en del av prosjektets leveranse. Se KB-0006-Beste praksis vedrørende erfaringsoverføring og læring Spesielle fokusområder HMS herunder SHA Helse Sør-Øst er en arbeids- og kunnskapsintensiv virksomhet som er avhengig av et velfungerende, helsefremmende og trygt arbeidsmiljø. Helseforetakene har mange utfordringer og identifiserte risiki knyttet til arbeidsmiljøet, som også bidrar til økt arbeidsrelatert fravær. Derfor er Helse, miljø og sikkerhet (HMS) et satsingsområde i Helse Sør-Øst. Miljø og klima Helse Sør-Øst skal være en pådriver for at planlegging, prosjektering, utførelse og drift har et miljøvennlig fokus. Under planlegging av den enkelte anskaffelse skal det tas hensyn til kostnader knyttet til bruken av produktet i dets levetid (livsløpskostnader) og miljømessige konsekvenser av produksjon og deponering av produktet. I anskaffelsesprosesser skal det tas hensyn til at produkter, byggverk og uteområder som er i alminnelig bruk, skal utformes slik at alle mennesker skal kunne bruke dem på en likestilt måte så langt det er mulig, uten spesielle tilpasninger eller hjelpemidler. Etisk handel, sosial dumping og økonomisk kriminalitet Leverandørkjeder kan ofte være komplekse, særlig der produksjonen skjer i fattige land, og det er vanskelig å fjerne risikoen for brudd på menneskerettigheter eller miljøhensyn globalt. Helse Sør-Øst skal være en pådriver for etiske leverandørkjeder. Dette skal gjøres ved hjelp av å foreta risikoanalyser ved større anskaffelser ut i fra produkt og produksjonsland, og sette nødvendige krav til leverandørene. I kontraktsperioden skal foretakene følge opp leverandørene, for å se til at kravene blir møtt. Sosial dumping skjer når arbeidstakere utsettes for brudd på helse-, miljø- og sikkerhetsregler og/eller tilbys lønn som er uakseptabelt lav for bransjen. Som offentlige oppdragsgivere har vi et særskilt ansvar for å forhindre sosial dumping i anskaffelser. Anskaffelsesregelverket og forskriften om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter krever at offentlige virksomheter stiller krav og følger opp leverandører for å motvirke sosial dumping i sine kontrakter. Økonomisk kriminalitet, herunder korrupsjon, er profittmotiverte, lovstridige handlinger som ofte begås innenfor eller med utspring i en økonomisk virksomhet som i seg selv er eller gir seg ut for å være lovlig. Denne kriminaliteten kjennetegnes ved at den i mindre grad retter seg mot enkeltindivider i samfunnet. I stedet rammes økonomiske eller ideelle Side 10 av 14

11 samfunnsinteresser eller store organisasjoner som finansinstitusjoner eller industriselskaper. Helse Sør-Øst skal satse særlig på arbeid mot økonomisk kriminalitet. Det vises for øvrig til lov om offentlige anskaffelser. Varsling av (mulige) kritikkverdige forhold Ledelsen i Helse Sør-Øst er avhengig av informasjon fra ansatte for å forbedre virksomheten. Derfor oppfordres de ansatte til å varsle om kritikkverdige forhold, slik at disse kan stoppes. Det vises til egen prosedyre for hvordan en varsling skal skje og hvordan den skal behandles videre. Det vises for øvrig til arbeidsmiljølovens 2,4. 4 Utforming av kvalitetssystemet og hvordan det kan brukes hos HF-ene Se også SD-0008-Dokumentstyring og kontroll med registreringer. 4.1 Dokumentstruktur og IKT Se også SD-0008-Dokumentstyring og kontroll med registreringer, samt SD-0009-Revisjon av kvalitetssystemet Dokumentstruktur OD (Overordnede Dokumenter) Overordnet kvalitetssystemet ligger alt som utgjør Helse Sør-Øst sine krav til prosjekter innenfor bygg- og eiendomsvirksomheten i de ulike helseforetakene, og som er besluttet på et nivå som er kvalitetssystemet overordnet. Referanser til slike vedtak og dokumenter, er samlet i dokumenter med betegnelsen OD. SD (Styrende og Definerende dokumenter) Dokumenter som omhandler hvordan kvalitetssystemet skal styres, vedlikeholdes og utvikles samt sentrale definisjoner og presiseringer som er gjennomgripende og relevante i mange deler av systemet er betegnet SD. PP (Prosesser og Prosedyrer) Dokumentene er strukturert tilsvarende prosessene i prosjektmodellen, og deretter hierarkisk innenfor hver enkelt prosjektfase, jfr. det som er grått i nedenforstående figur. Dokumenter som viser prosesskart, prosessbeskrivelser eller prosedyrer, er betegnet PP. Side 11 av 14

12 PP er også benyttet for dokumenter som omhandler utviklinkgsplaner, prosjektprogram og porteføljestyring, selv om disse prosessene har andre prosjektfaser og beslutningspunkter enn den definerte prosjektprosessen i Helse Sør-Øst. M (Maler) Tilhørende prosedyrene er det laget et malverk, bestående av maler, sjekklister, skjemaer og lignende. Disse dokumentene er betegnet M. KB (Kunnskapsbasen) Alle dokumenter i kvalitetssystemet kan være linket mot egne dokumenter med tanke på erfaringsoverføring og kunnskapsutvikling. Slike dokumenter, som ikke skal legges til grunn som prosedyrer, er betegnet KB Hierarkisk kan de nevnte dokumentkodene fremstilles slik: Dokumentnavn, filnavn, revisjons- og statusbetegnelser Alle dokumenter skal merkes med dokumenttype, løpenummer og en forklarende tittel. Til sammen utgjør dette dokumentnavnet og filnavnet som dokumentet er lagret under. Dette dokumentet heter SD-0001 Kvalitetshåndbok_for_bygg_og_eiendom_i_Helse_SorOst, og er lagret i en fil med samme navn. Dokumentene skal være merket med prosjektfase og fag der dette er relevant, og med dokumentets status. Side 12 av 14

13 I tillegg er det laget muligheter for at det enkelte HF, kan merke dokumenter med egne indekser for prosjektnummer, leverandør, kontraktsreferanse, bygg, etasje og system. HF- Prosjektnavn: Tittel: Kvalitetshåndbok for bygg- og eiendom i Helse Sør-Øst (Gjelder fra og med utviklingsplan til og med gjennomføring) HF - Prosjektnummer: Dokumenttype Løpenummer Rev.nr.: Status: Gjelder prosjektfase: Gjelder fag.: SD ,5 U Alle Alle Kontraktor/leverandør Kontrakt referanse Gjelder Bygg Gjelder Etasje Gjelder System ISO-ref Dato IKT og software Alle prosesser skal tegnes i Visio, og lagres i klikkbart pdf-format. Andre dokumenter skal lages i MS-Office og linkes til prosesskartene der dette er formålstjenlig. Sluttbrukerne av systemet skal derfor ikke trenge andre programmer enn en pdf-leser og MS-Office. 4.2 Norske standarder (NS) og ISO-9000 I de prosjektfasene som er bygg- og eiendomsrelaterte i den grad at de berører tekniske Norske Standarder, skal disse standardene og NS-systemets nummereringsstruktur legges til grunn så langt dette er mulig. Med mindre noe annet er eksplisitt vedtatt, skal relevante Norske Standarder være gjeldende fullt ut. Se også SD-0007-Definisjoner_termer_og_referanser. 4.3 Nedlasting av dokumenter og tilpasning til egne kvalitetssystemer Helseforetakene står fritt til å laste ned dokumenter fra Prosjektplassen og tilpasse disse til egne systemer, egne organisasjoner og egne prosjekter. Dersom dokumenter blir tilpasset, skal dette fremgå av revisjonsloggen, og det enkelte HF overtar i så fall samtidig det videre ansvaret for dokumentet i sin helhet herunder ansvaret for avvikshåndtering, videreutvikling, revisjoner og eventuell manglende fremtidig integrasjon mot kvalitetssystemet, slik dette blir tilbudt fra RHFet sin side. 4.4 Lagring av dokumenter og informasjon Systemet inneholder ikke noen form for lagringsmuligheter eller produksjonsfunksjonalitet. Dette fordi det daglige arbeidet vil foregå i spesialiserte data- og dokumenthåndteringssystemer. Dette er i helhet det enkelte HF sitt ansvar. 5 Måling, avvikshåndtering og videreutvikling av kvalitetssystemet Se også SD-0005-Måling, avvikshåndtering og videreutvikling av kvalitetssystemet. 5.1 Kvalitetssikringskrav og måling Side 13 av 14

14 Det er i første rekke overordnede krav til gjennomføring av prosjekter, og krav satt direkte i kvalitetssystemet som utgjør kvalitetskravene. Måloppnåelse relatert til disse kravene skal måles, følges opp vedrørende avvik, og eventuelt iverksettes korrigerende tiltak i forhold til. 5.2 Avvikshåndtering og korrigerende tiltak Som en konsekvens av at kvalitetssystemet blir tilbudt HF-ene til fri bruk, vil her oppstå behov for avvikshåndtering på tre nivåer: 1. Systemavvik i det kvalitetssystemet som RHF-et tilbyr HF-ene. 2. Systemavvik som følger av at et HF har tilpasset systemet til lokale forhold. 3. Prosjektavvik som oppstår ved praktisk bruk av systemet i et konkret prosjekt. Det er innebygd avvikshåndtering vedrørende pkt 1 i systemet, slik RHF-et tilbyr dette til HFene. Korrigerende tiltak skal godkjennes av person med tilstrekkelig myndighet, jfr kap Sertifisering Alle dokumenter skal merkes med referanse til NS-ISO-9000, med tanke på eventuell fremtidig sertifisering. 5.4 Læring, innovasjon og kontinuerlig forbedring av virksomheten Til forskjell fra de fleste ressurser i en organisasjon, kan kunnskap vokse og utvikles når den blir delt. Det er derfor viktig at læreprosessen blir målrettet gjennom for eksempel opplæringsprogram, møteplasser, overlapp, mentorordninger, målrettet forskning, osv. Det legges videre til grunn at hensiktsmessige læreprosesser er en forutsetning for at læring av noe omfang skal kunne skje fra en (prosjekt)organisasjon til en annen. Dette vil også være grunnlaget for innovasjon og kontinuerlig forbedring. Temaet er videre behandlet i dokumentet; SD-0006-Læring_innovasjon_og_kontinuerlig_forbedring_av_virksomheten 5.5 Ansvarsfordelingen mellom RHF-et og HF-ene Systemet skal vedlikeholdes og videreutvikles i regi av Helse Sør-Øst RHF, med FUBE v/kvalitetsnettverket som referansegruppe. Dersom et HF tilpasser systemet til egne systemer, overtar dette HF-et samtidig ansvaret for vedlikehold og videreutvikling av de delene av systemet som HF-et har tilpasset. Side 14 av 14