Sluttrapport fra prosjekt verktøy, systemer og prosedyrer

Transkript

1 Sluttrapport fra prosjekt verktøy, systemer og prosedyrer

2 1 Prosjekt verktøy, systemer og prosedyrer Mandat og organisering Føringer, avhengigheter og avgrensinger Arbeidsgiverstrategien... 4 HR prosessene... 4 Strategihjulet... 4 Prosjekt «Framtidens HR»... 5 SOL styrings- og ledelsesinformasjon... 6 Andre avgrensinger Status på personalområdet Teknologi datasystemer/verktøy Lønns- og personalsystemet... 7 Arbeidstid og fraværsregistrering Intranett vårt viktigste verktøy og informasjonskilde Håndbøker og prosedyrer Informasjon til ansatte Intranett som verktøy for ledere Styringsverktøy Beskrivelse av strategiske HR verktøy Analyse av ståsted Planlegge Gjennomføre Evaluere og forbedre Effektivisering av administrative verktøy, systemer og prosedyrer Innledning Forslag til tiltak for effektivisering av administrative verktøy, systemer og prosedyrer Automatisering Selvbetjening Standardisere og forenkle Sentralisering og spesialisering Enklere tilgang til informasjon på intranett Nye verktøy Forslag til forenklinger i administrative oppgaver som ikke eies av PO Anbefaling av HR verktøy, systemer og prosedyrer som styrker lederes arbeid med systematisk og langsiktig utvikling av medarbeidere Innledning

3 4.2 Analyse og HR styringsdata Planlegge og gjennomføre Rapportere og følge opp Verktøy, systemer og prosedyrer som støttet ny organisasjonsmodell for POA Forslag til ny organisering av arbeidsgiverområdet i PO HR støtte Strategisk HR partner HR utvikling Oppsummering, anbefalinger og prioriteringer Prioriteringer og kostnader

4 1 Prosjekt verktøy, systemer og prosedyrer 1.1 Mandat og organisering Det overordnede målet for prosjektet er «å øke kommunens handlekraft og gjennomføringsevne ved å styrke personalfunksjonen som en integrert aktivitet i helhetlig lederskap i organisasjonen». Rådmannen vil styrke personalfunksjonens rolle i strategisk tjeneste- og virksomhetsutvikling, og samtidig legge bedre til rette for en god ivaretakelse av den daglige personalledelsen 1. Prosjektet verktøy, systemer og prosedyrer skal indentifisere behov for, og anbefale tiltak for å utvikle verktøy, systemer og prosedyrer innen personalområdet. Formålet med prosjektet er å tilrettelegge for en styrket og mer strategisk HR-funksjon, som en integrert aktivitet i helhetlig lederskap. For å nå målet må det legges til rette for at ledere kan ivareta daglig personalledelse på en profesjonell måte og sørge for at administrative personaloppgaver løses på en effektiv måte. En forutsetning for å styrke lederes strategiske personalledelse og personalarbeid er at det kan frigis tid hos ledere til å jobbe systematisk og langsiktig med de menneskelige ressursene. Dette kan illustreres som i figuren under. Fig 1 Prosjektet skal: beskrive status på verktøy, systemer og prosedyrer på HR området i dag anbefale tiltak og løsninger for effektivisering av administrative HR verktøy anbefale HR verktøy, systemer og prosedyrer som styrker lederes arbeid med systematisk og langsiktig utvikling av medarbeidere gi en samlet oversikt over anbefalte tiltak og forslag til prioritering av disse For å kunne styrke lederes arbeid med strategisk personalarbeid må den sentrale personalfunksjonen være en effektiv leverandør av felles policyer, systemer og verktøy for en profesjonell utøvelse av personaladministrative oppgaver, daglig personalledelse og strategisk personalledelse. Kartlegging og anbefalinger fra prosjektet må derfor dekke lederes arbeid med systematisk og langsiktig utvikling 1 Hentet fra saksframlegg, ny arbeidsgiverstrategi 3

5 av medarbeidere og personalfunksjonens strategiske arbeid på overordnet nivå/konsernnivå og hvordan personalfunksjonen gjennom verktøy, systemer og prosedyrer legger til rette for at ledere skal kunne jobbe mer strategisk. Prosjektet er et rent utredningsprosjekt med prosjektdeltakere fra personal og organisasjon. Prosjektets styringsgruppe har bestått av fagsjef Gunn Claire Westad, fagsjef Oddvar Skaar, tillitsvalgt Kirsten Harstad Prosjektet har vært ledet av Ranveig Isdal Hansen. Prosjektgruppen har ellers bestått av Torbjørg Skaustein, Torbjørn W. Stornes og Asbjørn Gjerstad. 1.2 Føringer, avhengigheter og avgrensinger Prosjektet har fått i oppdrag å identifisere behov for, og anbefale tiltak for å utvikle verktøy, systemer og prosedyrer på personalområdet. Personal og organisasjon arbeidsgiverområdet omfatter i dag rekruttering og kompetanse, personalavdelingen, HMS/BHT, forhandling og strategisk organisasjonsutvikling. Prosjektet har i oppdrag å jobbe med utgangspunkt i arbeidsgiverstrategien, sentrale HR prosesser og strategihjulet Arbeidsgiverstrategien En handlekraftig organisasjon og attraktiv arbeidsgiver er hovedmålene i arbeidsgiverstrategien. Av saksframlegget går det fram at: «Rådmannen har som mål å øke kommunens handlekraft og gjennomføringsevne ved å styrke personalfunksjonen som en integrert aktivitet i helhetlig lederskap i organisasjonen. Rådmannen vil styrke personalfunksjonens rolle i strategisk tjeneste- og virksomhetsutvikling, og samtidig legge bedre til rette for en god ivaretakelse av den daglige personalledelsen. Målet om en styrket og mer strategisk personalfunksjon utgjør et viktig fundament i forslaget til ny arbeidsgiverstrategi.» Prosjektet «Verktøy, systemer og prosedyrer» er sammen med prosjektet «Framtidens HR» en del av gjennomføringen av arbeidsgiverstrategien. For å nå målet om en mer strategisk og styrket personalfunksjon er det viktig at det videreutvikles og gjøres tilgjengelig verktøy, prosedyrer og systemer som bygger opp under utøvelse av strategiske HR aktiviteter HR prosessene HR arbeidet blir ofte delt inn i hovedprosesser slik som illustrert i figuren under. De ulike prosessene inneholder mange arbeidsoppgaver og oppgavetrinn. I prosjektet går vi ikke gjennom alle arbeidsprosessene, men vi vil bruke hovedoppgavene for å identifisere og systematisere verktøyene, systemene og prosedyrer som kommunen har og identifisere hvor det er behov for utvikling av nye. Ressursplanlegging Tiltrekke og rekruttere Motta Utvikle og beholde Avvikle Figur Strategihjulet For å kunne si noe om hvilke verktøy, systemer og prosedyrer som finnes for å støtte systematisk og langsiktig arbeid og hva vi har behov for å utvikle eller anskaffe, vil vi bruke strategihjulet 2 som viser prosess-trinnene i strategisk arbeid. Det illustrerer hvordan vi kan jobbe mer systematisk og 2 Strategihjulet er utarbeidet ved etableringen av SOU 4

6 langsiktig. Det er ikke slik at det i alle trinnene er verktøy, systemer eller prosedyrer, men det vil være en hjelp til en systematisk tilnærming til vårt arbeid. Strategihjulet aktiviteter og sammenheng Visjon og verdier Overordnede mål 1. Analyse av ståsted 7. Evaluere og forbedre 2. Strategiske valg 6. Rapportere, følge opp 3. Planlegge 5. Gjennomføre 4. Organisatorisk tilpasning STAVANGER KOMMUNE Figur Prosjekt «Framtidens HR» Prosjektene «Framtidens HR» og «Verktøy, systemer og prosedyrer» er begge deler av gjennomføringen av arbeidsgiverstrategien. Prosjektene må derfor ses i sammenheng og som to deler av en helhet. Prosjektene skal levere hver sin sluttrapport som skal sys sammen til en samlet rapport. Det er i utredning av organiseringen av HR avdelingen lagt føringer for prioriteringer som får konsekvenser for prioriteringer i prosjekt «Verktøy, systemer og prosedyrer». «Det skal være en klarere prioritering av policyer, verktøy og systemer. Følgende områder skal prioriteres i videreutviklingen: Teknologiske løsninger som effektiviserer personalprosessene for ledere og/eller interne arbeidsprosesser i POA. Løsninger som understøtter vedtatte strategier i gjeldende arbeidsgiverstrategi og avledede funksjonsstrategier (strategisk kompetansestyring, likestillings- og mangfoldstrategi, lønnspolitikk) Verktøy innen strategisk personalledelse.» Prosjektet «Framtidens HR» baserer seg på at det skal opprettes en egen stab for strategi- og virksomhetsutvikling som skal ha ansvar for kommuneovergripende strategier og forbedringsprosesser. Enhetens omfang og mandat er ikke besluttet ennå, men det vil bli viktig å gå opp grensegangen mellom denne PO. Det legges til grunn at ansvar for strategiutvikling på et overordnet nivå vil ligge i den nye staben, men at ansvar for HR relaterte delstrategier og planer vil ligge til HR avdelingen. I det følgende vil vi beskrive verktøy, systemer og prosedyrer for strategisk HR arbeid. Verktøy for overordnet kommuneovergripende strategisk arbeid inngår derfor ikke i denne rapporten. 5

7 1.2.5 SOL styrings- og ledelsesinformasjon SOL prosjektet skal etablere en påbyggbar grunnstruktur for innhenting, bearbeiding og presentasjon av viktig ledelses- og styringsinformasjon tilpasset ulike organisasjonsnivåer og roller. Datavarehusløsningen skal både mate data til styringsindikatorer i kommunens system for balansert mål- og resultatstyring, og være datagrunnlag for mer detaljerte spørringer og analyser ved hjelp av presentasjons- og analyseverktøy. Dette arbeidet ledes av økonomi. Dette prosjektet har avgrenset sitt arbeid mot SOL prosjektet Andre avgrensinger LØP er en fellesbetegnelse på de integrerte lønns- og personalsystemene, mens oppgavene og rutinene som omfattes eller hørere sammen med systemet «eies» av henholdsvis økonomi og personal og organisasjon. Ledere har ansvar for både lønn, godtgjørelser og personaloppgaver og for å bestille tilganger og roller til ulike dataverktøy. Det kan diskuteres om bestilling av tilganger og roller kan defineres som en del av administrative HR oppgaver eller om det ligger utenfor prosjektets mandat. Vi mener at dette er et område som kan defineres inn i prosessen «motta», og kommer med innspill til forenklinger på disse aktivitetene. Stavanger kommune har anskaffet nytt arkivsystem. Med innføringen av nytt arkivsystem vil kommunen få full-elektronisk sentralt personalarkiv for alle enheter. Anskaffelse og implementering av nytt elektronisk arkiv ivaretas i et eget prosjekt og inngår ikke som en del av dette prosjektet. Det pågår et arbeid med gjennomgang av avvikshåndtering, varsling og internkontrollrutiner. Prosjekt verktøy, systemer og prosedyrer vil derfor ikke omfatte bruk av Synergi eller internkontrollrutinene og varsling. 2 Status på personalområdet 2.1 Teknologi datasystemer/verktøy Kommunen har mange ulike verktøy for støtte av HR arbeidet. Oversikt over de verktøyene vi har i dag er gjengitt i tabell 1 nedenfor. Tabell 1: Systemer og verktøy på HR området i Stavanger kommune Navn Funksjon Automatisk rolletilgang/ Opprettelse av ansatt i systemet Basis (beslutningsstøtte verktøy) Resultatoppfølging, rapportering og evaluering nei LØP Kursbasen KS rekrutteringsmodul Intraweb Agresso personal og lønn Agresso reiseregning Rekrutteringsverktøy Kompetanse- og medarbeiderutviklingsmodul Forhandlingsmodul Analyse og planleggingsverktøy, og prognoser bemanningsbehov Viktigste informasjonskilde, personalhåndbok, policy, prosedyrer og rutiner, regelverk Kontaktinformasjon, kurs, e-læring, brukerveiledning 6 Ansattrolle opprettes, men merkantil og lederrolle må tildeles, og meldes på eget skjema Alle har tilgang via Intraweb nei Alle har tilgang

8 Kommunens hjemmesider: Jobb og karriere Papirfly Extens NOTUS - Tiltrekke nye medarbeidere Papirfly er knyttet til annonseverktøyet i LØP. Føre fravær og variabel lønn, lønnsopplysninger, fravær og lønn overføres automatisk til Agresso. Planleggingsverktøy for turnusbasert arbeid. Fraværsregistrering, men ingen overføring til Agresso. Alle som er interessert i å jobbe i Stavanger kommune PO gir tilgang og roller Nei Cosdoc Fordele personalressurser på brukere Nei etter kompetanse og brukers behov. Rapportering/pasientjournal. Fraværsregistrering. Safir Administrasjon av lærlinger nei MIN TID Registrere arbeidstid og fravær. Ingen integrasjon mot Agresso ESA - personalarkiv Elektronisk arkiv, på personalområdet brukes det kun av rådmannsnivå og Må bestille tilgang og rolle barnehage LØP selvbetjeningsløsninger Reiseregning Alle ansatte automatisk Lønnslipp/lønns- og trekk oppgaver Alle ansatte automatisk LØP kompetanse og medarbeidermodul Alle ansatte Automatisk dersom du er fast ansatt Lønns- og personalsystemet Stavanger kommune har med innføringen av lønns- og personalsystemet (LØP) allerede gjort store grep for å modernisere og effektivisere oppgaver og rutiner innen lønn og personalområdet. I LØP ble flere systemer integrert og oppgaver automatisert. Det er brukt store ressurser på innføringen, men ytterligere gevinster kan tas ut ved å forbedre systemet, og ved at det legges til rette for at hele organisasjonen tar verktøyene i bruk. LØP består i dag av Agresso lønns og personalsystem, annonserings- og rekrutteringsverktøy, kompetanse- og medarbeiderutviklingsmodulen og reiseregninger Arbeidstid og fraværsregistrering Det brukes i dag flere ulike datasystemer for registrering av arbeidstid, fravær og overtid. Det er ingen elektronisk overføring av data fra MinTid og Notus til Agresso. Dette betyr at fravær og variabel lønn må rapporteres på eget skjema og registreres i Agresso av lønnsseksjonen og at samme dataene registreres to ganger. 2.2 Intranett vårt viktigste verktøy og informasjonskilde Intranett er vårt viktigste verktøy for å finne informasjon og skal hjelpe både ledere og ansatte til å finne håndbøker, skjemaer og rutiner og er inngangen til kommunens selvbetjeningsløsninger. Intranett som verktøy kan avlaste ledere og personalrådgiverne i den sentrale HR avdelingen dersom det er enkelt å finne nødvendig informasjon om regelverk, rutiner og praksis på personalområdet. I 7

9 dag er den logiske inndelingen på intranettet i stor grad bygget rundt kommunens organisering. Personal og organisasjon leverer tjenester og støtte til organisasjonen, men for å finne informasjonen må en gå via arkfanen organisasjon. Vi skal se nærmere på arkfanen ansatt og ledelse og målstyring som er sider der personal og organisasjon formidler informasjon Håndbøker og prosedyrer Stavanger kommune har i dag syv forskjellige håndbøker i tillegg til informasjon på LØP sidene på Intranett. Seks av disse håndbøkene har PO ansvar for, den siste eier økonomi. Se tabell 2 for nærmere beskrivelse. Personal og organisasjon og økonomi har gjennom et formalisert samarbeid delt ansvar for LØP sidene. Tabell 1 HÅNDBOK Personalhåndbok 9 kapitler Håndbok forhandlingsbestemmelser Inneholder forhandlingsbestemmelser, lønns- og stillingsoversikt, lønnsrammesystem, forskudd og feilretting, utbetaling av feriepenger, tilbakebetaling og fagforeningskontingent Håndbok Internkontroll HMS For ledere, ansatte, tillitsvalgte og VO. 8 EIER og HVOR FINNE VI DEN Eier personalavdelingen, kan finnes under: Ansatt Ledelse og målstyring Ledelse og målstyring, administrativ styringsmodell/planer og strategier/internt regelverk organisasjon/ personal og organisasjon/personal Eier PO v/forhandling, finnes under: Organisasjon/personal og organisasjon/forhandling eller Ledelse og målstyring/administrativ styringsmodell/planer og strategier/internt regelverk Eier PO v/hms, kan finnes under: HMS og kvalitet

10 Håndboken sier noe om HMS mål, organisering, myndighetskrav, systematisk HMS arbeid og sentrale rutiner Arkivhåndbok For ledere og merkantile Kap 9.3 Personalarkiv Har rutiner for arkivering av tilsettingssaker, personalmapper og dokumenter i forbindelse med oppfølging av sykmeldte Lærlinghåndbok Er en håndbok for både lærlinger og ledere/instruktører. Informasjon om kommunen og regler og rutiner. Egen rutine for oppfølging av sykmeldte, egenmeldinger og sykmeldinger sendes til opplæringskontoret. Fravær og ferieavvikling, kopi av permisjonssøknader skal sendes til opplæringskontoret. Egen rutine for mottak og introduksjon Lønnsopplysninger registreres «i lønnssystemet sentralt». Lønn føres på eget ansvar (PO). Bruker ikke lønnsmelding i LØP? Eier PO v/arkiv, kan finnes under: Organisasjon/personal og organisasjon/stavanger byarkiv/arkivhåndbok Eier PO v/opplæringskontoret, kan finnes Organisasjon/personal og organisasjon/rekruttering og kompetanse/opplæringskontoret/lenke til opplæringskontoret sin hjemmeside Håndbok for kompetanseutviklingsprogrammet Fagstigen For både ledere og ansatte. Omfatter all informasjon om fagstigen inkludert skjemaer. Økonomihåndbok Ledere og merkantile Kap 4 Lønn Dette kap har mange oppgaver med grensesnitt til PO. Eget punkt Rutiner for lærlinger ingen lenke til lærlinghåndbok. LØP hjemmesider For ledere/merkantile og ansatte Eier PO v/r&k, kan finnes under: På forsiden under «Kompetanse og kurs» er det lenke «Fagstigen» Organisasjon/Personal og organisasjon/rekruttering og kompetanse/kompetanseutvikling Eier Økonomi, finnes under: Økonomi/økonomihåndbok Eier PO v/løp team Ledelse og målstyring/ Lønns- og personalsystem LØP/ valg mellom Leder og merkantil og ansatt. Ansatt/ A-Å/ Lønns- og personalsystem, Brukerstøtte/Ansatte Organisasjon/Personal og organisasjon (PO)/Lønns- og personalsystemet/for ansatte Håndbøkene inneholder lov- og avtaleverk, policy og retningslinjer. Det går ikke tydelig fram hva som er rutiner/prosedyrer, retningslinjer eller regler. De ulike håndbøkene/kapitlene er ofte en blanding av lov- og regelverk, skjemaer, praksis og delvise rutinebeskrivelser. Håndbøkene bærer preg av «silotenkning» både internt i PO og mellom PO og økonomi. Det er, med unntak av LØP sidene, ingen 9

11 kontaktinformasjon for brukerstøtte, men det opplyses under kontaktinformasjon om hvem som er direktør/leder. I tillegg til håndbøkene som er felles for alle ledere/medarbeidere i kommunen finnes det kvalitetshåndbøker på levekår og en egen håndbok for BMU fellestjenester. 2.3 Informasjon til ansatte Under ansattfanen finner en «Ansatte A-Å», Personalhåndbok og telefonliste. Denne siden er laget for at ansatte skal «finne den mest relevante informasjonen. På en kjapp og oversiktlig måte.» På siden er det lenke til tre skjemaer, egenmelding, reiseregning og utlegg. Til tross for at det skal være relevant informasjon for ansatte er det mange eksempler på tema eller informasjon som ikke er lagt på ansattsidene. Ansatt sidene dekker i stor grad det som står i personalhåndboken, og har ikke tatt utgangspunkt i hva ansatte i Stavanger kommune trenger informasjon om eller hva de kan ha spørsmål om. 2.4 Intranett som verktøy for ledere For ledere er det egne sider under arkfanen «Ledelse og målstyring». Her er oppbyggingen en helt annen enn på ansatt sidene. Sidene «beskriver Stavanger kommunes styringsmodell og personalpolitikk.» På forsiden er det lenke til personalhåndboka. 10

12 Informasjonen til ledere fungerer ikke som et verktøy for ledere som trenger støtte til daglig personalarbeid. En ny leder som eksempelvis mottar en sykmelding, må lete mange steder. Den nødvendige informasjonen om hva som skal gjøres med sykemeldingen og hvordan sykmeldte skal følges opp er fragmentert og finnes i mange ulike håndbøker Styringsverktøy Kommunens overordnede styringsprinsipp bygger på balansert mål- og resultatstyring. Balansert målstyring tilsier at kommunen skal sette seg mål innenfor flere dimensjoner av driften, inkludert utvikling av bemanning og arbeidsmiljø, og hvordan vi skal ivareta lederskap og kompetanse. Til hjelp i arbeidet med balansert målstyring har Stavanger kommune brukt verktøyet BASIS. BASIS eies av økonomi. Det har imidlertid vist seg at gjennomføringen av balansert mål- og resultatstyring er begrenset på grunn av problemer med å skaffe data til definerte styringsindikatorer. Overordnede styringsinkatorer definert i handlings- og økonomiplanen har møtt de samme utfordringene. SOL prosjektet utvikler nå en ny datavarehusløsning som vil korte ned utviklingstiden for styringsindikatorer etter hvert som fagsystemene koples opp til datavarehusløsningen. (mandat for SOL) Mange av fagsystemene som nyttes i kommunen inneholder mye viktig styringsinformasjon for oppfølging av virksomhetene. Styringsinformasjonen er imidlertid i for liten grad tilgjengelig for nærmere analyser. Det er ønskelig at tiltak for omstilling, innovasjon og effektivisering i større grad enn i dag må kunne følges opp med analyser og vurdering av effekter. I SOL prosjektet inngår en oppgradering av BASIS. SOL skal være det nye verktøyet for balansert målstyring, planlegging, rapportering og oppfølging av overordnede mål. Ledersamtalen er et av kommunens styringsverktøy og er forankret i kommunens ledelsesplattform. Ledersamtalen skal være dialogbasert og er lederes medarbeidersamtale, men omfatter både enhetens utvikling og resultater og leders utvikling og måloppnåelse. Ledersamtalen skal blant annet omhandle mål og resultater for driften, arbeidsmiljø, læring og utvikling og er leders medarbeidersamtale. Det er utarbeidet et eget skjema for gjennomføring av samtalen som ligger tilgjengelig på intranett under ledelse og målstyring. 2.5 Beskrivelse av strategiske HR verktøy Det inngår ikke i prosjektet å beskrive verktøy, systemer og prosedyrer for overordnet strategisk arbeid. Dette er oppgaver som er foreslått overført til en ny felles stabsenhet. I dette kapittelet beskrives verktøy og systemer som brukes i strategisk HR arbeid i dag. 11

13 2.5.1 Analyse av ståsted Personal og organisasjon bruker i dag analyseverktøyet KS rekrutteringsmodul for å lage prognoser for framtidig kompetansebehov. Analyseverktøy brukes i ressursplanlegging sammen med styringsdata som generes fra personalsystemene. Ledere har tilgang til rapporter for egne enheter i Agresso, men kan ikke sammenligne seg med tjenesteområdet eller andre virksomheter. Personal og organisasjon er avhengig av enkeltpersoner i avdelingen for å ta ut tall og rapporter fra Agresso. Dataene må «bestilles» ved tertialrapportering og årsrapportering, og i forbindelse med planarbeid. Noen av dataene bearbeides og legges i mapper på PO sitt fellesområdet Planlegge I HR arbeidet inngår ressursplanlegging og strategisk kompetansestyring. Kompetanse- og medarbeidermodulen gir ledere oversikt over kompetansebeholdningen i virksomheten. Det er planlagt å videreutvikle kompetanse- og medarbeiderverktøy med en kompetanseplanmodul. Det vil da være mulig å lage planer på overordnet nivå, på virksomhetsnivå og for den enkelte medarbeider. Utvikling av medarbeidere kan settes i system og ses i sammenheng med virksomhetens kompetansebehov Gjennomføre For å tiltrekke nye medarbeidere har Stavanger kommune egne Jobb og karriere sider på kommunens hjemmeside på internett. Kommunen har allerede gode verktøy for rekruttering gjennom LØP. Rekrutteringsmodulen, annonseverktøy og papirfly er tatt i bruk. Kommunen mottar elektroniske jobbsøknader og søkerlistene kan enkelt genereres og sorteres. Når det er valgt kandidat som en ønsker å ansette vil CVen automatisk legges inn i kompetansemodulen. Elektronisk lønnsmelding er også integrert i dette verktøyet. Det er viktig at nyansatte blir i jobben sin. Enkelte tjenesteområder og enkelte virksomheter har satt dette i system og har gode ordninger for å motta nyutdannede og nytilsatte. Det er i dag i stor grad opp til enkelte leder og virksomhet hvordan dette skjer og det er ikke et system eller verktøy som støtter ledere i å sette dette i system. Kompetanse- og medarbeiderutviklingsmodulen er et sentralt verktøy i det konkrete utviklings- og planarbeidet. Modulen er tatt i bruk og det er utarbeidet en plan for videreutvikling av verktøyet. Kompetanse og medarbeiderutviklingsmodulen er ikke tatt i bruk i alle virksomheter. Det rapporteres ikke til personal og organisasjon på HR området. Rapportering og oppfølging er et linjeansvar. Personal og organisasjon har ansvar for at ledersamtalen som verktøy for rapportering og oppfølging blir en god utviklings-samtale, og skal bidra med HR styringsdata til fagsjefene sin forberedelse til ledersamtalene. Det er i dag ingen systematisk tilbakemelding fra ledersamtalen fra fagsjefene til personal og organisasjon Evaluere og forbedre Det er i dag lite fokus på prestasjonsmåling innen HR i Stavanger kommune. Det er i liten grad definert hva som er god HR og hvordan vi måler om vi lykkes. For å måle om vi lykkes er det nødvendig å sette resultatmål og definere hvordan vi skal måle. På HR området er det i dag fire indikatorer med resultatmål. Det gjelder sykefravær og andel ansatte med godkjent høyskoleutdanning i skoler og barnehager og resultat på medarbeiderundersøkelsen og andel heltidsansatte. Det gjennomføres årlig medarbeiderundersøkelse og resultatene av denne brukes av ledere til å evaluere og iverksette tiltak. Det gjennomføres også årlig en internbrukerundersøkelse. Resultatene fra denne brukes i evaluering og forbedring av personal og organisasjon sine tjenester til linjen. 12

14 3 Effektivisering av administrative verktøy, systemer og prosedyrer 3.1 Innledning Før vi kan komme med anbefalinger til effektivisering av administrative verktøy, systemer og prosedyrer vil vi si noe om hva vi mener med administrative oppgaver og effektivisering. Administrative oppgaver defineres som regelbundne, standardiserte, og/eller rutinepregede oppgaver som bygger på lov, avtaleverk samt interne reglementer/prosedyrer/vedtak, og som kan gi en merverdi og stordriftsfordeler ved å sentraliseres (standardiserte arbeidsprosesser). Dette er typiske oppgaver eller aktiviteter som skal utføres på bakgrunn av at det er fattet en beslutning eller gjort et vedtak. Den som utfører oppgaven trenger ikke beslutningsmyndighet og fatter ikke vedtak, men gjør de nødvendige aktiviteter for å effektuere vedtak. Effektivitet omfatter måten en oppgave løses på og hva som blir resultatet. Tiden det tar å utføre en oppgave, hvor mye feilproduksjon man har og hvilke kostnader som er knyttet til produksjonen er de faktorene som legges til grunn. En måte å effektivisere på er å standardisere prosedyrer og rutiner. En sikrer da at oppgaven utføres på samme måte hver gang. Det skaper forutsigbarhet og reduserer beslutnings- og produksjonskostnader. Ved å sentralisere og spesialisere kan en også øke effektiviteten i oppgaveløsningen. Effektivisering av administrative verktøy, systemer og prosedyrer kan gjøres gjennom: Sentralisering og spesialisering Standardisering og forenkling rutiner og prosedyrer, reglementer, håndbøker Automatisering Utvikling selvbetjeningsløsninger (SBL) Å gjøre informasjon og prosedyrer og rutiner lett tilgjengelig 3.2 Forslag til tiltak for effektivisering av administrative verktøy, systemer og prosedyrer I rapporten har vi definert hva som er administrative oppgaver og hvilke verktøy, systemer og prosedyrer som finnes i dag. Tiltak for å effektivisere administrative arbeidsoppgaver er ofte knyttet til sentralisering, standardisering og spesialisering av oppgaver. Stavanger kommune har allerede en sentralisert personalfunksjon og med innføringen av LØP ble det innført selvbetjeningsløsninger og automatisering av oppgaver. Sentralisering sikrer en ensartet praksis og forutsigbarhet. Det er stor variasjon i størrelse på virksomhetene i kommunen og en sentralisering av administrative oppgaver med standardisering og spesialisering fører til effektiv oppgaveløsning Automatisering Gjennom LØP er det allerede innført både automatisering av oppgaver og selvbetjeningsløsninger. Når det gjelder automatisering er det først og fremst overføring av fravær og lønn fra MinTid og Notus som gjenstår. Det skal være fullt mulig få automatisk overføring fra MinTid og Notus til Agresso, men det krever oppdatering av programvare. Et alternativ til dette er å anskaffe en ny modul i Agresso for registrering av fravær. En ordning som automatiserer overføring av fravær og variabel lønn vil bety mindre dobbeltarbeid og kan føre til mer pålitelige og raskere oppdaterte fraværstall. Det er ellers mulig å automatisere rapporteringen av sykefravær fra Stavanger kommune til NAV. Dette er mindre aktuelt å iverksette etter endringer i IA avtalen med virkning fra 1.juli 2014 som medfører langt mindre krav om rapportering. I rekruttering av nye medarbeidere er det på enkelte områder et stort antall søkere og gjerne mange søkere som ikke fyller kravene til den utlyste stillingen. En bedre sortering av søkere og om mulig en automatisk siling av kandidatene slik at leder enkelt kan ta ut en søkerliste hvor søkere som ikke fyller absolutte krav til stillingen er utelatt. 13

15 Aktuelle tiltak: Overføring av fravær og tiddata, variabel lønn automatisk, bli kvitt papirrapportering. Notus og MinTid med automatisk overføring til Agresso eventuelt ta i bruk ny modul i Agresso Funksjon i rekrutteringsverktøyet som kan generere søkerliste hvor søkere som ikke fyller krav til stillingen er utelatt Automatisk rapportering til NAV fra LØP i forbindelse med sykeværsoppfølging. Eventuelt ta i bruk Alt inn for sykefraværsrapportering til NAV i stedet for å sende dette til NAV i papirform Selvbetjening HR-selvbetjening skal sette ledere og ansatte i stand til gjøre oppgaver og få relevant og nødvendig informasjon i sitt daglige «personalarbeid» elektronisk. Dette forutsetter at det finnes verktøy og systemer som gjør data og informasjon lett tilgjengelig. Selvbetjeningsløsninger forutsetter vanligvis bruk av en type webportal hvor informasjonen er tilgjengelig. Det finnes i dag ulike selvbetjenings-løsninger på ulike områder, blant annet «Agresso Selvbetjening», «Notus portal», «Forsikringsmegler extranett», «Synergi» m.fl. Stavanger kommune bruker i dag episerver- intranettløsning og Sharepoint samhandlingsplattform. Fremtidige selvbetjeningsløsninger bør være integrert med intranettet, og relevant informasjon som finnes innenfor de ulike delene av personalområdet. Selvbetjeningsløsningene bør også sees i sammenheng med og være en del av en leder/ansattinngang. Intranettløsningen bør tilpasses eller skreddersys til den enkeltes rolle og organisatorisk plassering. Multimedia og e-læringskurs kan også ses på som en type selvbetjeningsløsning. Det er mange måter å ta bruk multimedia og elektroniske kurs for å nå effektivt ut til aktuelle målgrupper med informasjon. Utviklingen av den nye digitale læringsplattformen beskrives i kap Aktuelle tiltak: Selvbetjening bør ses i sammenheng med og være en del av en leder og ansattinngang på intranett Intranettløsningen bør tilpasses eller skreddersys den ansattes rolle/organisatorisk plassering Standardisere og forenkle Som tidligere beskrevet er det i dag delvise prosedyrer og rutiner i håndbøkene. Prosjektet vil anbefale at det utarbeides fullstendige prosedyrer/rutinebeskrivelser på HR området hvor det går tydelig fram hvem som har ansvar for de ulike oppgavene. Det er i dag noen enheter som har utarbeidet egne stillingsbeskrivelser og andre som ikke har. Som en del av videreutviklingen av kompetanse- og medarbeiderutviklingsmodulen skal det utarbeides rollebeskrivelser og forventninger til kompetanser for å utøve ulike typer stillinger. Aktuelle tiltak: Utarbeide fullstendige prosedyrer/rutinebeskrivelser på HR/lønn Utarbeide felles stillingsbeskrivelser Elektroniske skjemaer/digitale løsninger må alltid være førstevalg for skjemaer, men det er også viktig å tenke enkle løsninger som krever lite administrasjon når det utvikles nye HR tiltak som for eksempel seniortiltak, stipendordninger eller annet Sentralisering og spesialisering Prosjektgruppen har som en del av kartleggingen gått systematisk gjennom alle administrative oppgaver i HR prosessene. Det er vår vurdering at det er få oppgaver som i dag utføres lokalt som kan sentraliseres. Det er i dag ansiennitetsberegning og utdanningskoder som prosjektet ser som mulige oppgaver som kan vurderes å legges til en sentral HR enhet eller til lønnsseksjonen. 14

16 I rekruttering av nye medarbeidere har personal og organisasjon oppgaver knyttet til felles annonser ved utlysning av stillinger. Det er stor konkurranse om arbeidskraft i vår region og søkere kan i mange tilfeller søke på ledige stillinger i flere virksomheter og bli innkalt til intervju for samme type stilling til flere virksomheter. Det bør vurderes om det er mulig for personal og organisasjon å oppfordre til og legge til rette for en samordning av intervjuer når en person søker til flere stillinger. Aktuelle tiltak: Vurdere å sentralisere ansiennitetsberegning Vurdere om valg og registrering av utdanningskoder kan/bør sentralisere Legge til rette for samordning av intervjuer når en person er søker til flere stillinger Enklere tilgang til informasjon på intranett Intranettet er vårt viktigste verktøy og informasjonskilde. Her skal ansatte og ledere få tilgang til verktøy, regelverk og rutiner, informasjon og brukerstøtte. I beskrivelsen av verktøyene kommer det tydelig fram at det ikke er enkelt å finne informasjon på intranettsidene verken for ansatte eller ledere. Det er vår vurdering at det er helt nødvendig å videreutvikle sidene og tenke brukerperspektiv i arbeidet. Det er allerede en arkfane for ansatte og en for ledelse og målstyring. Det kan derfor være naturlig å bygge videre på det som finnes i dag slik at ansattsidene og ledelse og målstyringssiden videreutvikles slik at ansatte og ledere lett kan finne informasjon og verktøy og at det blir hovedinformasjonskilden for ledere. På den andre siden må det vurderes om en slik endring lar seg gjennomføre og hvor lang tid det tar før brukerne av sidene blir kjent med ny struktur og finner fram. Vi foreslår 2 alternativer: 1. Bygge videre på «Ledelse og målstyring» og «Ansatt» sidene ved å utvikle en «HR og organisasjon» side for ledere slik at en går vekk fra å ha mange håndbøker. Samtidig som det utvikles en ny HR side for ledere må «Ansatt» sidene utvides og suppleres med flere tema. 2. Utarbeide en ny side for støtte og tjenester som erstatter dagens arkfaner ledelse og målstyring, økonomi, HMS og kvalitet. Det vil bety at PO sine sider under organisasjon, legges under «Støtte og tjenester». HR sidene vil primært rette seg mot ledere slik at vi beholder en «ansatt-side» og utvikler en ny «leder-side» for støtte og tjenester. Ansattsidene utvides og suppleres med flere temaer på tvers av avdelinger. Se vedlegg 1 for et eksempel på hvordan en kan bygge opp en HR og organisasjonsside. Viktige momenter ved utvikling av nye intranettsider er: For å gjøre sidene til et godt støtteverktøy er det viktig at det er opplysninger om hvor en kan henvende seg for brukerstøtte og rådgiving og at dette er tilknyttet verktøy, rutiner og regelverk slik som det i dag er på LØP sidene. I større grad vise til kildene som for eksempel NAV.no og MinPensjon, foreldrepenger på facebook Legge inn 10 vanligste spørsmål og svar på samme side som informasjonen ligger, slik at den som søker informasjon kanskje får svar uten å ta kontakt med brukerstøtte eller HR rådgivning I større grad få hjelp og støtte på skjermen Om mulig få en bedre søkefunksjon på intranett Være i forkant med informasjon publisere informasjon om skattekort og ekstra skattetrekk i desember, informere om beregning av feriepenger i juni før lønnsutbetalingen, publisere sak om stipend i forkant av fristen for å søke, informasjon om overføring av ferie en gang i november/desember. Å være i forkant med slik informasjon kan føre til færre henvendelser. 15

17 3.2.6 Nye verktøy Vi har allerede i dag mange verktøy som vi kan ta i bruk på nye måter. Det er et mål å utvikle verdiskapende nettverk. På HR området kan det bety at det opprettes et forum der ansatte med leder og merkantilrolle i LØP kan delta for erfaringsutveksling og kompetansedeling. Det er imidlertid viktig at det tas beslutninger om hvilke verktøy Stavanger kommune skal bruke og at det utarbeides retningslinjer for bruk av verktøy. Dette gjelder bruk av sosiale medier internt som facebook og Yammer, men også hvordan kommunen skal bruke Sharepoint. Dersom det besluttes å bruke Sharepoint i stedet for Episerver vil det være uheldig om PO velger å bruke et annet verktøy. Det vil uavhengig av hvilke dataverktøy vi bruker være viktig for effektivisering av støtte til organisasjonen å utvikle og ta i bruk nye virkemidler i en brukerstøtte og informasjonsdeling. Stavanger kommune kan som medlem av KS KommIT (Program for IKT-samordning i kommunesektoren) ta i bruke den nasjonale digitale læringsarenaen, til både kompetanseutvikling og kunnskapsdeling. Her ligger mange muligheter for verdiskapende samhandling. Aktuelle verktøy og tiltak: Ta i bruk sosiale medier til erfaringsutveksling og kompetansedeling Ta i bruk mulighetene i KS KommIT digital læringsarena til kunnskapsdeling og samhandling Forslag til forenklinger i administrative oppgaver som ikke eies av PO Aktuelle verktøy og tiltak: Om mulig bør ansatte opprettes automatisk i IKT systemer slik at ledere slipper å opprette ansatt manuelt i systemene Forenklet bestilling av tilganger og roller til datasystemer bestille alle tilganger og roller en plass, i et elektronisk bestillingssystem. Det bør vurderes om alle typer utlegg kan utbetales via lønn i Agresso En kan på den måten bli kvitt håndkasser, og får færre skjemaer og manuelt registreringsarbeid i lønnsseksjonen 4 Anbefaling av HR verktøy, systemer og prosedyrer som styrker lederes arbeid med systematisk og langsiktig utvikling av medarbeidere 4.1 Innledning I kapittel 2.5 beskrev vi hvilke verktøy, systemer og prosedyrer kommunen har. I dette kapittelet vil vi ta utgangspunkt i hvordan man jobber systematisk og langsiktig og gjennom strategihjulet. Vi vil her identifisere behov for tiltak og utvikling av nye verktøy og systemer for å styrke strategisk HR arbeid. 4.2 Analyse og HR styringsdata For å kunne jobbe mer systematisk og langsiktig er det avgjørende at det legges til rette for enklere tilgang til HR styringsdata og analyser. Behovene for verktøy og analyser er ulike på ulike nivå i organisasjonen. Det vil være behov for planlegging på et overordnet (kommune) nivå, på det enkelte tjenesteområdet og på virksomhetsnivå. Analyser på overordnet nivå vil kunne gi et bakgrunnsbilde også for tjenesteområder og virksomheter og vil sammen med lokale HR data danne grunnlag for strategiske valg og planer. Analyser og prognoser vil være en del av strategisk HR arbeid på kommunenivå. Ved å ta i bruk kompetanse- og medarbeiderutviklingsmodulen og gi enkel tilgang til rapporter og styringsdata på HR området (så som alder, kjønn, antall ansatte, årsverk, andel med fulltidsstillinger, pensjonsalder, sykefravær og turnover) vil ledere kunne jobbe mer med langsiktig planlegging i egen virksomhet eller tjenesteområde. I arbeidet med kompetansestyring vil Agresso kompetanseplanlegger være et viktig verktøy for analyse og planlegging av virksomhetenes kompetansebehov nå og 4, 8 og 12 år frem i tid. 16

18 Det er nødvendig å si noe om hva vi trenger av HR styringsdata og utarbeide faste definisjoner av styringsindikatorer slik at vi kan se utvikling over tid. Den nye HR kuben i SOL gir nye muligheter for å få enkel tilgang til styringsdata og analysemuligheter. For virksomhetsledere vil status på HR indikatorene være tilgjengelige i SOL. Aktuelle verktøy og tiltak: Løse problemer med organisasjonsstrukturer i datasystemene slik at verktøyene kan brukes som forutsatt Anskaffe Agresso kompetanseplanlegger Videre utvikle HR styringsdata og HR kuben som analyseverktøy Videreutvikle SOL for å gi enkel tilgang til HR styringsdata for ledere 4.3 Planlegge og gjennomføre Tiltrekke og rekruttere Stavanger kommune har allerede gode verktøy som er tatt i bruk både for å tiltrekke og rekruttere nye medarbeidere. Motta, utvikle og beholde Kommunen har som mål å sikre at medarbeidere har nødvendig kompetanse for dagens og framtidens oppgaver. Det er nylig besluttet at Stavanger kommune skal inngå et samarbeid med KS KommIT og ta i bruk den digitale nasjonale læringsarenaen som KommIT har utviklet. Den digitale læringsarenaen er et nettbasert dataverktøy som blant annet kan administrere brukere, kurs og kompetanse. Dette verktøyet skal være integrert med kompetanseplaner i kompetanse- og medarbeiderutviklingsmodulen i LØP. Det skal legges til rette for, og etableres system og struktur for kunnskapsdeling og refleksjon. Digital læringsarena er her et verktøy med mange muligheter for å legge til rette for verdiskapende samhandling og for å støtte og fremme kompetanseutvikling og kompetansedeling. Personal og organisasjon prøver nå ut nye verktøy i opplæring og kurs. Med den nye digitale læringsarenaen ligger det til rette for å ta i bruk ulike multimedia verktøy som film og videoklipp eller live-kringkasting av foredrag eller kurs, og lage video av videopresentasjoner (skjermfangst) for å demonstrere datasystemer eller forklare oppbygging av intranettsider og systemer. For å lage enkle multimedia-produksjoner trengs det relativt rimelig utstyr og programvare. Utstyr til dette er kjøpt inn (mikrofoner og lydopptak-utstyr)og prøvd ut. For å få full nytte av slike verktøy er det behov for kompetansehevende tiltak i HR avdelingen på bruk av verktøyet. Multimedia kan sammen med andre virkemidler gi nye muligheter ved opplæring og kurs. En kan ta i bruk tekst, video, bilde og lyd og kombinere dette med oppgaver underveis. For eksempel kan det lages en videofilm med påfølgende oppgaver som personen må løse. Kompetanse- og medarbeidermodulen skal bygges ut med nye elementer. Modulen skal utvikles for å gi ledere et verktøy til å jobbe mer systematisk og langsiktig med kompetanseutvikling i egen enhet. Det vil bli enklere å administrere ansattes kompetanse og planlegge fremtidig behov. Det åpner for å målrette og tilpasse opplæring og kursrekker for stillings- eller ansattgrupper og for å utvikle egne prosesser eller kursrekker for nyansatte og tilpasse disse til ulike stillingskategorier og tjenesteområder. For å sette ledere i stand til å jobbe mer strategisk med kompetanse, skal det utvikles en verktøykasse som skal være en støtte i arbeidet. Verktøykassen er tenkt å inneholde den digitale læringsarenaen, mal og veileder for virksomheten til hjelp i arbeidet med å lage egne kompetanseutviklingsplaner og mal for evaluering av utviklingstiltak. Stavanger kommune har også andre verktøy som kan brukes i samhandling og kompetansedeling. MS Sharepoint 2013 og MS Office 2013 har samme brukergrensesnitt og er derigjennom integrert 17

19 med hverandre. Dette er verktøy som kan brukes i to-veiskommunikasjon, chat og åpner for deling av kompetanse og informasjon. Gjennom Office 365 har vi tilgang til programmer og filer fra i praksis hvor som helst, noe som gjør deling enklere. Nettkonferanser kan gjennomføres enkelt. MS Lync gir brukerne tilgang til å dele og samhandle via PC. Nettmøter kan enkelt organiseres og det finnes også chatte-funksjon. Kommunens nye sak og arkivsystem fra 2016, Public 360, er bygget på og integrert med Sharepoint og MS Office. Aktuelle verktøy og tiltak: Avvikle Utvikle og ta i bruk KS KommIT digital læringsarena Videreutvikle kompetanse- og medarbeidermodulen som planlagt Utvikle verktøykasse for ledere til støtte til strategisk HR arbeid Vurdere å anskaffe lisens til Sony Platinum videoredigeringsprogramvare Ta i bruk verktøyet Camtasia til skjermfangst Bruke video-hosting (Youtube Stavanger kommune har konto / alternativt Vimeo) Ta i bruk mulighetene for kompetansedeling og samhandling ved å bruke Sharepoint og MS Office 2013 Det er viktig å avvikle arbeidsforhold på en god måte. For Stavanger kommune som arbeidsgiver gir sluttsamtalen i mulighet til å kartlegge hvorfor ansatte slutter. På et overordnet nivå kan informasjon om sluttårsaker danne grunnlag for evaluering av for eksempel lønnspolitikk og utviklingsmuligheter. Det er i dag ingen registrering av sluttsamtaler eller statistikk på hvem som slutter og hvorfor. Den nye digitale læringsarenaen kan også brukes til en type kartlegging av sluttårsaker og kjønn og alder osv. Det er ellers mulig å bruke en enkel questback som kan ligge tilgjengelig på intranettet hvor ansatte som slutter kan svare på spørsmål om sluttårsak og lignende. Dette vil ikke kunne erstatte en sluttsamtale med nærmeste leder, men kan være en enkel måte å få informasjon om hvem som slutter og hvorfor. Det vil kunne danne grunnlag for nye HR styringsdata og danne grunnlag for analyse og evaluering av tiltak. Aktuelle verktøy og tiltak: Utarbeide en enkel elektronisk questback om sluttårsaker 4.9 Rapportere og følge opp Rapportering og oppfølging av resultater på HR området skjer i dag i den årlige ledersamtalen som linjeledere har ansvar for å gjennomføre. Dagens ledersamtale som verktøy for rapportering og oppfølging skal revideres. Aktuelle verktøy og tiltak: Revidere ledersamtale som verktøy 18

20 5 Verktøy, systemer og prosedyrer som støttet ny organisasjonsmodell for POA 5.1 Forslag til ny organisering av arbeidsgiverområdet i PO Utredning av ny tjenestemodell og organisering av arbeidsgiverområdet i PO er en del av bakgrunnen for prosjektet. I figuren under vises forslag til ny tjenestemodell I dette kapittelet skal vi beskrive og anbefale verktøy og systemer som skal støtte organiseringen. 5.2 HR støtte HR støtte vil være organisert slik at førstelinjen er selvbetjeningsordninger for både ansatte og ledere. Andre linjen vil være HR rådgivere som vil ha ansvar for transaksjonell og operasjonell HR og skal veilede og støtte ledere i operasjonell HR. Ved behov skal andre linjen kobles på og overføre oppgaver til HR spesialistsenter. Med denne måten å organisere tjenestene på vil det være behov for tydelige grensesnitt og god overføring av henvendelser og oppgaver internt. Det gjelder spesielt overføring av oppgaver fra HR rådgivere til spesialistsenter. For å sikre gode tjenester til brukerne og få en god overlevering av oppgaver fra førstelinjen til spesialistsenter er det behov for et verktøy for registrering og behandling av oppgaver og henvendelser (også kalt Customer Relations Management og forkortet til CRM). Med slikt dataverktøy vil det være mulig å følge opp at henvendelser og oppgaver løses uavhengig av den enkelte ansattes tilstedeværelse. Verktøyet vil også kunne gi informasjon om hva brukerne henvender seg om og hvor ofte. Det kan gi grunnlag for systematisk forbedring av tjenestene og avdekke opplæringsbehov hos brukerne. Løsningen kan kombineres med Lync-løsninger hvor en blant annet kan ta i bruk delt skjerm løsninger. Det må vurderes hvordan støtten skal organiseres og om det for eksempel skal skilles mellom LØP brukerstøtte og HR rådgivning. Et tillegg til CRM kan være å benytte chat/lynmeldinger hvor flere personer utveksler meldinger på nettet i sanntid. Dedikerte ressurspersoner svarer på spørsmålene. En fordel med lynmeldinger er at man kan legge inn lenker i meldingene hvor brukeren kan få mer informasjon. 19

21 I de senere år har bruk av sosiale medier (Facebook, Twitter, Instagram etc) i privat sammenheng eksplodert. Sosiale medier kan også benyttes i en jobbsammenheng. Her kan for eksempel ledere legge ut generelle spørsmål og andre ledere/ansatte på tvers av områder kan svare eller dele erfaringer. Slike løsninger kan av denne grunn bidra til kompetanse- og kunnskapsdelings på tvers og spille på den enkeltes erfaring og kunnskaper. Aktuelle verktøy: Anskaffe et CRM system Vurdere å ta i bruk chat/lynmeldinger Support på telefon og skjermvisning via Lync telefonsystem Vurdere å ta i bruk sosiale medier i kommunikasjon med brukere. Facebook, Yammer og Sharepoint bruker i dag kan brukes, men hvilket verktøy som tas i bruk må ses i sammenheng med den digitale strategien og beslutninger om hvilke verktøy kommunen skal bruke 5.3 Strategisk HR partner Strategisk HR partner skal jobbe med langsiktig ressurs- og kompetanseplanlegging sammen med fagavdelinger og tjenesteområder. Pålitelige og lett tilgjengelige HR styringsdata og analyseverktøy og prognoser er avgjørende for at den strategiske HR partneren skal kunne fylle rollen. Alle verktøyene for å jobbe mer strategisk med HR vil være viktige for arbeidet til de strategiske HR partnerne. Disse er beskrevet i kap. 4. SOL og det nye analyseverktøyet i kuben vil gi enkel tilgang til styringsdata for de strategiske partnerne. 5.4 HR utvikling HR utvikling skal ha ansvar for å utvikle HR verktøyene. HR utvikling skal også utvikle og følge opp felles HR tiltak. Digital læringsarena og videreutvikling av kompetanse- og medarbeidermodulen er sammen med gode og lett tilgjengelige styringsdata viktig for å kunne evaluere og forbedre tiltak og virkemidler. Kompetanseplaner og kompetanseplanlegger i Agresso sammen med ny digital læringsarena er viktige verktøy i den systematiske og langsiktige utviklingen av de menneskelige ressursene, se kapittel 4 for mer utdypende beskrivelse. I tillegg til verktøyene, systemene og prosedyrene vi har beskrevet og anbefalt vil SOL og den nye HR kuben vil gi enklere tilgang til HR styringsdata og muligheter for analyse. Aktuelle verktøy og tiltak: KS KommIT digital læringsarena Løse problemer med organisasjonsstruktur og tilganger slik at verktøyene kan brukes som forutsatt Agresso kompetanseplanlegger 6 Oppsummering, anbefalinger og prioriteringer Stavanger kommune har mange gode verktøy og har langt på vei gjort en administrativ HR transformasjon med innføringen av LØP. Det er innført selvbetjeningsløsninger og delvis automatisering av administrative oppgaver i LØP. For å effektivisere og kutte dobbeltarbeid anbefaler vi at fravær og variabel lønn blir automatisk overført fra MinTid og Notus til Agresso. Videre må intranettsidene for ansatte og ledere tilrettelegges for brukerne på en slik måte at de enkelt kan finne informasjon og verktøy på HR området i en ansattportal og en lederportal. Dagens håndbøker må avvikles i nåværende form og utarbeides som en samlet veiledning for ansatte, medarbeidere og ledere på intranett. Ledersidene på intranett bør videreutvikles og organiseres etter tema, og ha strategier og policyer, regelverk og rutiner lett tilgjengelig. På ledersidene bør det også ligge gode rutinebeskrivelser som er tydelige på hvem som har ansvar for de enkelte arbeidsprosessene. 20